Base de Datos Elda
Base de Datos Elda
Base de Datos Elda
Crear una base de datos analizando la informacin y elaborando cada uno de los elementos que la conforman para dar solucin a problemas donde sea posible implantarlas.
IDENTIFICAR UNA BASE DE DATOS Y LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN OBJETIVO DEL TEMA
Identificar una base de datos, los elementos que las componen y sus gestores utilizando ejemplos prcticos para dar solucin a problemas donde sea posible implementarlas.
Como podemos observar una base de datos puede llevarse a cabo de manera manual, sin embargo en la actualidad la mayora de las bases de datos tienen formato electrnico, ya que ofrecen un amplio rango de soluciones al problema de almacenamiento de datos.
Las entidades estn compuestas de atributos (campos); que son los datos que definen el objeto. Para la entidad persona seran nombre, apellidos.
El conjunto de estos atributos para una persona o cosa; se le denomina
registro.
En este ejemplo tenemos entidades con informacin sobre alumnos inscritos en una escuela y los cursos que se imparten en la misma. El conjunto de alumnos forman la entidad, al igual que el conjunto de todos los cursos que se imparten en la escuela. El conjunto de informacin de cada alumno (nombre, tel., direccin, etc..) forman los registros, y cada uno de estos datos son campos.
DATOS PERSONALES
SOLICITUD INSCRIPCION: NOMBRE DIRECCION EDAD SEXO
Con los datos del ejemplo anterior podemos recuperar la siguiente informacin en pantalla (formularios) o impresa (reportes o informes):
ALUMNOS POR CURSO CURSOS POR ALUMNO DEMANDA ATENDIDA POR SEXO, EDAD, LOCALIDAD, ESCOLARIDAD
Access: Gestor de base de datos perteneciente a la familia de Microsoft Office muy grafico y de fcil uso.
Access ayuda a controlar la informacin y crear informes de datos de manera rpida y sencilla , sin la necesidad de tener conocimientos especializados de bases de datos.
1.-Es relativamente sencillo para principiantes ya que dispone de unos asistentes muy potentes mediante los cuales puedes crear formularios profesionales. 2.-Puedes llegar ha hacer un programa en muy poco tiempo gracias a estos asistentes. 3.-Puedes llegar a hacer un programa verdaderamente profesional. Inconvenientes: 1.-No crea un compilado real (un .EXE). Siempre necesita tener instalado Access para su funcionamiento.
Ejercicio Practico:
Partiendo del principio de que las bases de datos son para almacenar grandes cantidades de informacin. A quien de estas dos personas le
recomendaras aplicar una base de datos. Problema 1 Una seora que vende panuchos en su casa maneja aproximadamente 450 clientes los cuales pedidos cuantiosos de dos a tres veces por semana. A ella le gustara saber que cliente le consume mas, cuales son los das que mas vende y a que clientes.
Problema 2 Un servifresco el cual tiene una venta diaria de 6,850 garrafones de agua, 25,638 cajas de coca cola y 1,566 de sabor pretende tener un control de su nomina de 2 empleados para saber sus faltas, retardos, descuentos, horas extras.
Respuesta:
Al problema 1 debido que la seora de los panuchos requiere llevar el control de sus 450 clientes. En cambio el seor del servifresco aunque vende mas, su problema es la nomina de tan solo dos empleados, por lo cual no tiene nada que ver ni sus clientes, ni las cantidades vendidas.
Es de gran importancia identificar el problema para recabar la informacin necesaria y desechar aquella que no tenga nada que ver con la solucin del mismo.
EN SINTESIS:
DEFINICION DE BASE DE DATOS: es una gran coleccin de informacin de todo tipo, organizada y presentada para servir a un propsito especifico. Puede llevarse a cabo de manera manual pero en la actualidad gracias a la informtica la mayora de las BD se manejan de forma computarizada ya que brindan una gran seguridad y rapidez de recuperacin de la informacin.
Una Base de datos esta compuesta por entidades; que es cualquier objeto del mundo real con existencia propia, sobre el cual queremos almacenar informacin en una base de datos; Las entidades estn compuestas de campos que son los datos que definen el objeto (como seran nombre, apellidos) y se representan en columnas; el conjunto de estos campos; para persona o cosa; se le denomina registros y se representan en filas.
De los datos almacenados en estas entidades podemos recuperar informacin clasifica y ordenada (consultas) segn nuestras necesidades; por medio de la pantalla (formularios) o impresas (informes o reportes).
GESTOR DE BASE DE DATOS (SGBD) Software o programa de aplicacin que permite administrar y organizar sistemticamente grandes lotes de informacin en un ordenador. ACCESS
Por ello cuando creamos una base de datos debemos seguir estas fases:
En la Recoleccin y anlisis de requerimientos Los diseadores entrevistan a los futuros usuarios de la base de datos para recoger y documentar sus necesidades de informacin. En paralelo, conviene definir los requerimientos funcionales que consisten en operaciones (transacciones) que se aplicarn a la base de datos, e incluyen la obtencin de datos y la actualizacin. En este paso seria conveniente realizar un cuestionario que se aplique a cada uno de los futuros usuarios de la BD.
Por ejemplo: Que pretendes obtener de la base de datos? De donde obtienes los datos del cliente? De donde obtienes los datos de los proveedores? Que datos de los clientes utilizas? Que datos de los proveedores utilizas?
Una vez recogidos todos los requerimientos, el siguiente paso es crear un esquema conceptual para la base de datos. El esquema conceptual contiene una descripcin detallada de los requerimientos de informacin de los usuarios, y contiene descripciones de los tipos de datos, relaciones entre ellos y restricciones. Por ejemplo:
DATOS NOMBRE CLIENTE TIPO TEXTO RESTRICCIONES 40 CARACTERES SE RELACIONES REALACIONA
CON FACTURA
TOTAL
NUMERICO
NO
ACEPTA
NEGATIVOS
El siguiente paso en el proceso de diseo consiste en implementar la base de datos con un S.G.B.D. comercial (en este caso ACCESS), transformando el modelo conceptual al modelo de datos empleados por el S.G.B.D. Y por ultimo se especifican las estructuras de almacenamiento internas y la organizacin de los archivos de la base de datos transformado nuestro diseo lgico en un diseo fsico. Para poder realizar estos ltimos pasos debemos comprender que tipos de objetos puede contener una bd en Access.
Tipos de Datos
Puede usar la propiedad Tipo de datos o de campos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una tabla. Cada campo slo puede contener datos de un tipo.
Texto. En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y nmeros, como por ejemplo, direcciones. Tambin se guardan aqu nmeros con los que no se van a realizar clculos, como nmeros de telfonos o cdigos postales. Para controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse, utilice la propiedad Tamao del campo (en la vista Diseo).
Memo. Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones. Numrico. Se utiliza para almacenar datos numricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de clculos, utilice el tipo Moneda). Use la propiedad Tamao del campo para definir el tipo Numrico especfico.
Fecha/Hora. Sirven para almacenar fechas y horas. Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los nmeros almacenados en este tipo de campo se tiene una precisin de 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Auto numrico. Este tipo de campo almacena exclusivamente nmeros secunciales (en incrementos de una unidad) o nmeros aleatorios insertados automticamente cuando se agrega un registro. Si/No. Son campos que slo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.
Hipervnculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta de acceso a una ubicacin en una red local, o una direccin URL para acceder a una pgina Web. Asistente para bsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opcin en la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automticamente. Los tipos de campo Numrico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualizacin predefinidos. Sugerencia Utilice el tipo de datos Moneda para los campos que requieran muchos clculos con datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Los campos de tipo Simple y Doble requieren clculos en coma flotante. Los de tipo Moneda realizan los clculos en coma fija, que es ms rpido. Precaucin Cambiar el tipo de datos de un campo despus de haber introducido datos en una tabla puede provocar un largo proceso de conversin de datos al guardar la tabla.
Descripcin
Precisin decimal
Entero
Entero largo
Simple
Doble
Id. de rplica
Almacena nmeros entre Ninguna 0 y 255 (no admite fracciones). Almacena nmeros entre -10^38-1 28 y 10^38-1 (.adp) Almacena nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (.mdb) Almacena nmeros entre Ninguna -32.768 y 32.767 (no admite fracciones). (Predeterminado) Almacena Ninguna nmeros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Almacena nmeros entre 7 -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Almacena nmeros entre 15 -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Identificador global nico (GUID) N/D
2 bytes
4 bytes
4 bytes
8 bytes
16 bytes
Propiedad FORMATO Permite personalizar la forma en la que se muestran e imprimen los nmeros, fechas, horas y los textos. Afecta slo el modo de mostrar los datos, no el de almacenarlos. Access proporciona formatos predefinidos para los tipos de datos Numrico, Fecha/Hora, S/No, Texto y Memo. Los formatos predefinidos dependen del pas especificado en la opcin Configuracin regional del Panel de Control de Windows. Access muestra los formatos correspondientes al pas seleccionado.
Formatos numricos:
Nmero general: Muestra el nmero como se escribi. Es el implcito. Moneda: Usa el separador de miles, muestra los nmeros negativos entre parntesis. El valor implcito de la propiedad Lugares Decimales es 2. Fijo: Muestra como mnimo un dgito... El valor implcito de la propiedad Lugares decimales es 2. Estndar: Usa el separador de miles; el valor implcito de la propiedad Lugares Decimales es 2. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y le agrega un signo de porcentaje (%); el valor implcito de la propiedad Lugares Decimales es 2.
Formatos - Tipos de datos Texto y Memo Puede utilizar smbolos especiales para la propiedad Formato (Format) con el fin de crear formatos personalizados para los campos Texto y Memo. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos.
Smbolo @
& < >
Descripcin (Descripcin) Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). No se necesita un carcter de texto. Convertir todos los caracteres a minsculas. Convertir todos los caracteres a maysculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo. Seccin Descripcin (Description) Primera Segunda Formato para los campos con texto. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.
Formato para Fechas y Horas. Fecha general: Si el valor es slo una fecha, no se muestra hora; si el valor es slo una hora, no se muestra fecha. Esta configuracin es una combinacin de las configuraciones Fecha corta y Hora. Es la configuracin implcita. Fecha larga: Es la misma que la configuracin Fecha larga de la seccin Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Lunes 27 de Enero de 1997. Fecha mediana: 27-Ene-97. Fecha corta: Es la misma que la configuracin Fecha corta de la seccin Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 27/1/97. Hora larga: Es la misma que la configuracin Hora larga de la seccin Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 5:15:20 PM. Hora mediana: Ejemplo: 05:15 PM. Hora corta: Ejemplo: 17:15.
Formato Aplicado a S/No La propiedad Formato proporciona los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes, como lo son No, Falso y Desactivado. Si especifica un formato predefinido y escribe despus un valor equivalente, se mostrar el formato predefinido de valor equivalente. Por ejemplo, si escribe Verdadero o Activado en un control de cuadro de texto que tenga establecido S/No en su propiedad Formato, el valor se convierte automticamente en S.
Mascaras
Puede usar la propiedad Mascara De Entrada para hacer ms fcil la escritura de los datos y controlar los valores que los usuarios pueden escribir en un control de cuadro de texto. Por ejemplo, podra crear una mscara de entrada para un campo Nmero de Telfono que le muestra exactamente como escribir un nuevo nmero: ____-____-____. A menudo es ms fcil usar el Asistente para mscaras de entrada para que establezca la propiedad por usted.
Descripcin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada obligatoria). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. (Los caracteres utilizados dependen de los valores del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows). Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
< > !
Propiedad LUGARES DECIMALES Puede utilizar la propiedad Lugares Decimales para especificar el nmero de lugares decimales utilizado por Microsoft Access para presentar nmeros. La propiedad Lugares Decimales utiliza los siguientes valores: Auto: (Implcito) Los nmeros aparecen del modo especificado en la configuracin de la propiedad Formato. 0 a 15: Los dgitos situados a la derecha de la coma, aparecen con el nmero especificado de lugares decimales; aquellos situados a la izquierda de la coma aparecen del modo especificado en la configuracin de la propiedad Formato Propiedad Titulo Es opcional y especifican el texto de las etiquetas de los campos cuando se realice un formulario para la tabla; si se omite las etiquetas de los campos sern el mismo nombre del campo.
Propiedad valor predeterminado Es el valor que se le asigna automticamente a los nuevos registros. Ejemplo en el campo ciudad normalmente se le va a contener Campeche, por lo tanto se lo podemos poner como valor predeterminado y cuando inserte un nuevo registro ya va a parecer con la palabra Campeche en el campo ciudad y tenemos opcin a cambiarlo cuando estemos capturando los datos.
Regla de validacin Puede utilizar esta propiedad con el fin de especificar los requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Por ejemplo si queremos que el campo sexo solo acepte las letras F o M tecleamos en regla de validacin F o M; pudiendo utilizar el argumento O cuando son varias opciones.
Texto de validacin Esta propiedad se utiliza en combinacin con la anterior ya que define el mensaje que se va a mostrar en caso de infringir la regla de validacin.
Requerido Esta propiedad solo puede tener si o no; en el caso de que los datos del campo fueran necesarios le ponemos si, en caso contrario no. Por ejemplo si necesitamos que nunca se omita el nombre lo ponemos como requerido, pero en el campo observaciones algunas veces habrn datos y otra veces no entonces lo ponemos como no requerido. Longitud cero Puede usar esta propiedad para especificar si una cadena de longitud cero (cadena de longitud cero: es aquella que no contiene caracteres). Puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que no hay ningn valor para un campo. Para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas (" ").) (" ") es una entrada vlida para un campo de una tabla. Indexado Es una coleccin de elementos que permiten un rpido acceso a los registros que conforman la base de datos. Puede usar esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si busca alumnos basndose en un campo denominado Apellidos, puede crear un ndice para este campo haciendo ms rpida la bsqueda.
Relaciones Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cmo debe combinar la informacin. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con informacin sobre alumnos puede relacionarse con otra de cursos a travs de un campo comn que podra ser el numero de control del alumno.
La relacin uno a varios Es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
CLAVE 01 02
CURSO 01 01 02
03
DIBUJO
Relacin de uno a uno En una, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin no es normal, porque la mayora de la informacin que se relaciona de esta forma estara en una tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los alumnos participantes en un partido en la bolsa de trabajo. Cada alumno de la tabla bolsa de trabajo tiene un registro coincidente en la tabla alumnos.
En una relacin varios a varios un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Una relacin de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Alumnos y la tabla inscripciones tienen una relacin de varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla de cursos. Un alumnos puede estar inscrito en varios cursos.