BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO

Barra de Herramientas Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseo, frmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo. Conozcamos la Barra de Herramientas:

Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas pestaitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineacin e interlineado; formato de

nmeros; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rpidas que ayudan a realizar nuestro trabajo. Barra de Acceso Rpido Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite accesar a funciones seleccionadas de una forma rpida. En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rpido (sin necesidad de ingresar a funciones o ms vietas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir. Si queremos aadir ms botones de acceso rpido, podemos hacerlo. Para ello, posicionados en esta barrita, pulsamos el botn derecho del ratn y se abrir un pequeo men.

Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y se abrir un cuadro de opciones donde podemos elegir que botones deseamos accesar de forma rpida. Por ejemplo, si deseamos agregar el botn Vista preliminar, lo seleccionamos

Y luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones

Ya aparecer en nuestra configuracin de la barra de acceso rpido esta funcin LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo consta de una cuadrcula compuesta por filas y columnas, de ah que para nombrar a una celda determinada se haga una combinacin de ambos parmetros. En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por nmeros. Columnas

Filas

Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicacin de la celda. Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con el cursor y ya podremos proceder a escribir en ella. Podemos tambin identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de nombre de la celda y la barra de frmulas que se encuentra sobre la cuadrcula de trabajo

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la funcin o frmula que se

encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, as que se encuentra vaco. UNA NOMINA SENCILLA CON EXCEL

En esta leccin vamos a hacer una nmina sencilla y poner en prctica lo que llevamos aprendido hasta el momento. En este ejemplo utilizaremos una nmina compuesta por 10 empleados para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo. En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo. En las filas listaremos los empleados por orden alfabtico en sus apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente informacin.

1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2, Cargo.

Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamao de la columna, como lo hemos aprendido. Recordemos... nos posicionamos en el lmite entre las columnas C y D, manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado nos movemos hacia la derecha hasta darle a la columna C el ancho deseado. Hagamos lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente espacio para escribir la informacin. 2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la informacin de los empleados

En la imagen anterior podemos ver que se estn escribiendo los datos de una de las empleadas, especficamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria. En una leccin anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentra una barra de frmulas, que muestra la informacin o funcin que se est escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra:

, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria

3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo. Veamos como estara quedando nuestra tabla

CONTINUACIN DE LA ELABORACIN DE NMINA

Tenemos nuestra nmina de empleados de la siguiente manera:

Arreglemos un poco nuestra nmina, para presentarla como una tabla.

1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sera Nombre del Empleado

2. Buscamos en el botn Inicio de la barra de herramientas la opcin Centrar de Alineacin

3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2. 4. Ya tenemos nuestros atributos centrados

5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos ubicamos en primer lugar en Nombre del Empleado y buscamos la opcin Negrita (N) de la seccin Fuente del botn Inicio de la barra de herramientas.

6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2.

5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas

DIBUJAR TABLA

Ya tenemos nuestra informacin de la nmina, con los atributos centrados y marcados en negrita. Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos. Sombreamos el rea en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la informacin que hemos escrito. Cmo sombreamos? Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, comenzamos a mover el ratn para captar toda la informacin

En la imagen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el rea deseada

Una vez sombreada la informacin hasta la celda E12, buscamos un botn ubicado para dibujar bordes en la opcin Fuente del botn Inicio de la barra de herramientas.

Botn Inicio:

Opcin Dibujar Bordes:

Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cules son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.

Ya quedar nuestra nmina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados

DAR FORMATO A LOS DATOS

En esta leccin aprenderemos a darle formato a los datos con los que estamos trabajando en Excel. Para cambiar el tipo de fuente 1. Sombreamos el rea a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos que manteniendo apretado el botn izquierdo del ratn nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar.

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, as que buscamos esta opcin en la barra de herramientas del botn Inicio

3. Desplegamos el men y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow

4. Tambin podemos cambiar el tamao de la fuente en el nmero que aparece contiguo. Desplegamos el men de opciones para seleccionar el nuevo tamao deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamao 11 a un 14

5. Ya nuestros datos tendrn el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imagen

Si tambin queremos cambiar el color de la fuente: a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo

b) Buscamos en la barra de herramientas del botn de Inicio, Color de fuente

c) Desplegamos el men de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo

d) Ya nuestros parmetros estarn marcados con este color. Veamos

FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es suficiente. Veamos cuales son:

, si observamos estn cortados cuando introducimos informacin en la columna a su derecha Tendramos dos opciones para que la informacin se vea: ampliar el ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una leccin anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la informacin en forma de prrafo. Cmo hacemos esto? , sencillo. .

1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por ejemplo, tomemos primero Papelera y suministros de oficina.

2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botn derecho del ratn y se nos desplegar un men

3. Seleccionamos la opcin Formatos de celdas

4. Se abrir otro men de opciones

Seleccionamos Ajustar texto

5. Adems seleccionamos en la misma pantalla de men la Alineacin del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior

6. Nuestra celda quedar ajustada al tamao de la columna, con el alto de la fila requerido para que toda la informacin sea visualizada

7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las dems celdas cortadas al tamao de la columna.

FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO Ya hemos realizado ms cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda la informacin escrita en cada una de las celdas. Formato de Tabla Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentacin. Practiquemos nuevamente este proceso. 1. Sombreamos las celdas que conformarn la tabla.

2. Ahora seleccionamos el botn de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las celdas.

3. En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadricular todas las celdas.

Formato de Cantidades Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas. a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades

b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botn Inicio, la opcin para dar el estilo de miles.

c) Ya nuestra tabla quedar con las cantidades en miles con punto decimal y la informacin visualizada. Veamos nuestro presupuesto:

Combinar Celdas Si observamos el Ttulo es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentacin del mismo. 1. Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las dems celdas a continuacin, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la informacin.

2. Buscamos y seleccionamos el botn Combinar y centrar la alineacin de la barra de herramientas.

3. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto

FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO

Ya hemos realizado ms cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda la informacin escrita en cada una de las celdas. Formato de Tabla Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentacin. Practiquemos nuevamente este proceso. 1. Sombreamos las celdas que conformarn la tabla.

2. Ahora seleccionamos el botn de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las celdas.

3. En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadricular todas las celdas.

Formato de Cantidades Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas. a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades

b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botn Inicio, la opcin para dar el estilo de miles.

c) Ya nuestra tabla quedar con las cantidades en miles con punto decimal y la informacin visualizada. Veamos nuestro presupuesto:

Combinar Celdas

Si observamos el Ttulo es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentacin del mismo. 1. Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las dems celdas a continuacin, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la informacin.

2. Buscamos y seleccionamos el botn Combinar y centrar la alineacin de la barra de herramientas.

3. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto

SUMA EN EXCEL Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para realizar diferentes operaciones matemticas y financieras. Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones que poco a poco iremos aprendiendo.

OPERACION SUMA EN EXCEL Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numricos continuos, y la otra en cualquier situacin que se desee calcular una suma. Suma Cualquiera: Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haramos lo siguiente:

1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades.

2. Para que Excel reconozca una operacin cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un clculo numrico se realizar en dicha celda.

3. Veamos tambin como nuestra barra de frmulas identifica en esta celda el signo igual.

4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril, marcaremos estas cuatro celdas. Cmo lo hacemos? veamos Luego de haber escrito el signo igual con el ratn nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo ms, marcamos la segunda cantidad (posicionndonos nuevamente con el ratn) y escribimos otro signo ms, marcamos la tercera cantidad

Hasta el momento esta sera la suma

5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo ms, seguido de la cuarta cantidad.

Veamos tambin la barra de frmulas, como va mostrando todo lo que se est realizando en la celda seleccionada:

6. Cuando se haya marcado la ltima celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.

Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos posicionarnos con el ratn en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formndose un borde de color alrededor de ella. , en este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 es punteado. Seal que est siendo seleccionado.

SUMA DE VARIAS CELDAS Suma de rangos numricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas en las que se suma en Excel, marcando las celdas que se quieren sumar. En esta leccin veremos cmo se suman rangos numricos, principalmente rangos continuos.

1. Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades.

2. Buscamos y seleccionamos la funcin Autosuma de la barra de herramientas del botn Inicio.

3. Una vez pulsada la funcin Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar. Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y mantiendo el botn izquierdo del ratn apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar

Si vemos la imagen, podremos ver cul es el rango de datos que est sumando, desde la celda C5 hasta la celda F5 Tambin podemos ver nuestra barra de frmulas, y mostrar la operacin de la celda

4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.

As podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores. Tambin si queremos saber cunto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatro meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer. a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado

b) Buscamos y seleccionamos la opcin Autosuma de la barra de herramientas.

c) Sombreamos el rea que queremos totalizar o sumar

Veamos la barra de frmulas:

d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el rea. Ya tendremos la cantidad totalizada

OPERACIONES MATEMATICAS Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades especficas ubicadas en celdas determinadas. Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones. Sumar

1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones

3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

Veamos la barra de frmulas, que rastrea la informacin en la celda

4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estar totalizada nuestra suma

Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de frmulas muestra en detalle cada uno de los pasos Multiplicacin a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin

b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

Recordemos que el smbolo de multiplicar es el asterisco (*) Veamos la barra de frmulas

c) Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada

Dividir 1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y las cifras a dividir

La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda

2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de clculo debern cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operacin: 4*5*(20/4) Tenemos primero que realizar la operacin entre parntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendramos: 4*5*5 Elevar a una Potencia Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el smbolo para elevar a una potencia es "^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se har lo siguiente: = 3^4, lo que dar un resultado es 81. FUNCIONES EN EXCEL Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el clculo sencillo de operaciones matemticas, sino tambin para operaciones estadsticas y financieras, entre otras. Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones: - listando los datos: = 4+5+6+7 - marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2 - utilizando la funcin Autosuma:

Excel presenta otras funciones, veamos donde accedamos :

1) Pulsamos el botn Frmulas de la barra de herramientas

2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones

3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una funcin de matemticas y trigonomtricas, desplegamos las opciones

Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores:

Si queremos saber cul es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro, hacemos lo siguiente: 1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado

2) Escribimos la funcin Promedio y sombreamos el rea de clculo

3) Veamos la barra de frmulas, que rastrea lo que se estamos realizando

4) Pulsamos Enter y el resultado es el siguiente:

UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES Aprendamos en esta leccin como insertar una funcin de las pre-establecidas en Excel. El primer caso que tomaremos como ejemplo ser la funcin Contar, til cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el nmero de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opcin entre algunas selectas que tiene el cono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que contiene esta en especfico. Veamos con detenimiento cuales son estas dos formas. Primera forma Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de nmeros

1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el cono Insertar funcin de la barra de herramientas.

2) Se desplegarn algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fcil acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)

Si vemos la imagen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sin embargo, podramos seleccionar otra categora. Sino tambin podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una funcin:, de esta forma Excel automticamente busca la funcin que se adapte a la necesidad.

3) Seleccionamos la funcin Contar.

4) Se abrir el cuadro de controles de esta funcin Contar

5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2

6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fcil contar los elementos, sin embargo la funcin Contar es muy til cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el nmero de elementos.

Segunda Forma

1) Buscamos el cono que contiene esta funcin Contar, de las opciones que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas

2) Seleccionamos la funcin Contar del paquete de funciones Estadsticas.

3) Y nuevamente aparecer el cuadro de controles de la funcin Contar. De ah para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el rea que queremos contar y pulsamos Enter.

El segundo caso de ejemplo, es la funcin Mnimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un conjunto de elementos numricos, cual es el valor mnimo. a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el inventario la funcin Mnimo dentro del paquete de funciones Estadsticas

b) Seleccionamos la funcin MIN, de mnimo

c) Se abrir nuestro cuadro de controles de esta funcin y sombreamos el rea de la que queremos saber el valor mnimo

d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado

Ciertamente el nmero cuatro es el valor mnimo de la serie de cinco nmeros que tenemos. CREAR SERIES Excel al ser utilizado como una hoja de clculo, su mecanismo es lgico y ordenado. Por lo que facilita la creacin de series alfanumricas lgicas. Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del ao escribiendo solamente los dos primeros (enero y febrero). Veamos cmo se hace:

1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie

b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botn izquierdo del ratn y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo

c) Soltamos el ratn y ya estarn nuestros meses creados: marzo, abril y mayo

De igual manera, con solo escribir ene y feb, tambin podemos crear una serie de datos:

a) Sombreamos ene y feb

b) Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, nos movemos hacia la derecha hasta poder crear el mes de mayo, representado por may

c) Soltamos el ratn y ya se encontraran el resto de datos creados hasta may

Series Numricas

1) Seleccionamos los dos primeros nmeros de la serie

2) Manteniendo el botn izquierdo del ratn nos movemos hacia la derecha hasta crear el nmero deseado de la serie

3) Soltamos el ratn y ya se encontrarn los nmeros: 3, 4 y 5 creados como parte de esta pequea serie

NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS

Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas. Nombrar Rangos Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos

1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos Hagamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos

b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Otra forma de realizar esta funcin de una manera ms fcil, es a partir de la barra de herramientas. Nos ubicamos en la pestaa Frmulas de la barra de herramientas

Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango

Se abrir un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarn

Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango

FUNCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GRUPOS DE CELDAS En la leccin anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en esta revisaremos como se realizan las funciones entre los rangos de una forma fcil una vez han sido creados.

Caso 1. Total de Ventas en Febrero

1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas de Febrero. 2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operacin, seguidamente de la palabra Suma y el nombre del rango Febrero

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sin necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente

Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operacin en la celda, seguido de la palabra Suma y escribimos dentro de los parntesis, las palabras Martillos y Clavos separados por un punto y coma.

Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de datos o celdas a sumar a partir de la frmula comn: =Suma(nombre1;nombre2)

c) Damos Enter en el teclado y ya estar calculado el total de la suma de Clavos y Martillos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras

Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fcil insertar funciones sin necesidad de realizar una seleccin de celdas. Adems que puede ser realizada en cualquier parte de la hoja de trabajo, lo nico que debemos recordar es como nombramos nuestro rango. COPIAR Y PEGAR

Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el trabajo de digitacin cuando son datos a repetirse. Hay dos formas de accesar a la funcin copiar: * Desde la barra de herramientas 1) Sombreamos los datos que deseamos copiar

2) Buscamos en la barra de herramientas la funcin Copiar

3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecern punteadas como muestra de que han sido seleccionadas

4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente seleccionados y pulsamos Enter en el teclado

* Botn derecho del ratn a) Sombreamos los datos que deseamos copiar

b) Pulsamos el botn derecho del ratn y aparecer un men de opciones

c) Seleccionamos la opcin Copiar

d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos Enter en el teclado

Para pegar valores previamente seleccionados con copiar. 1) Sombreamos los datos 2) Seleccionamos copiar 3) Nos ubicamos donde queremos pegar los datos 4) Seleccionamos la funcin Pegar de la barra de herramientas

5) Y ya estarn pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si quisiramos pegar los datos dos veces, tendramos que volver a pulsar pegar en la nueva ubicacin donde deseamos los datos. Y nos quedaran tres filas de datos: una con los originales y dos con los que hemos pegado Muy importante : Luego de haber pegado los datos por ltima ver, presionar Esc (escape) del teclado, para borrar la seleccin de datos.

COPIAR DATOS Y FRMULAS

En Excel tambin pueden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente copiamos los datos sino tambin el formato, frmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar. Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente: 1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de palabras, dos veces ms. Primero sombreamos las palabras

2) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el curso en la esquina inferior derecha de las dos palabras y arrastramos el ratn hacia la derecha

3) Una vez sombreada el rea donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratn y aparecern los datos que hemos copiado

Si quisiramos copiar el bloque de estas dos palabras hacia abajo, realizamos los mismos pasos a) Sombreamos las palabras b) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el cursor en la esquina inferior derecha de las dos palabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos copiar

c) Soltamos el ratn y aparecern los datos que hemos copiado

Copiar Frmulas Tenemos dos columnas de nmeros, y deseamos tener en la tercera columna la multiplicacin de las dos cifras de las columnas contiguas. En vez de realizar la multiplicacin las veces que sea requerido, podemos copiar a partir de la frmula escrita una sola vez Para copiar frmulas seguimos los siguientes pasos: 1) Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la multiplicacin 2) Escribimos la frmula de las cifras que queremos multiplicar

3) Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo. Con el cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicacin

multiplicacin

, ya tenemos los resultados de la

4) Si por ejemplo nos ubicamos en la celda C4, podemos ver que se encuentra la frmula que se ha copiado

Y el resultado es:

OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FRMULAS

Veamos otro ejemplo de copiar frmulas: Ahora deseamos multiplicar las cifras de la columna A con la columna B y el resultado sumarlo con la columna C 1) Escribimos la operacin total que realizaremos en la columna D

2) Una vez teniendo el resultado, para copiar la frmula, con el cursor en la parte inferior derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratn hacia abajo hasta donde deseamos tener la operacin

3) Soltamos el ratn y tendremos los valores ya calculados.

Si deseamos comprobar que nuestra frmula ha sido copiada nos ubicamos en una de estas celdas y visualizamos la barra de frmulas

Si vemos en el ejemplo estamos copiando una frmula que realiza una operacin con las cifras de las columnas y filas correspondientes a donde nos ubicamos. Pero si por ejemplo, deseramos multiplicar columna A por la columna B y a este resultado sumarle el valor de la celda C2, es decir el nmero 4. Deberamos de poner fija esta celda en la operacin. Cmo hacemos eso? veamos... a) Escribimos la operacin en la primera celda donde queremos el resultado, y para fijar la ceda C2, utilizamos el signo de $ para fijar cada uno de los atributos. Es decir para fijar columna y fila. La frmula la escribiramos: = (A2*B2)+$C$2

b) Luego arrastramos la frmula hacia abajo, hasta donde queremos la operacin

c) Soltamos el ratn y tendremos los resultados de la operacin. Manteniendo fija la cifra de la celda C2.

c) Si nos ubicamos en una de las celdas, por ejemplo D4, veremos la frmula que est detrs

Donde efectivamente la celda C2 es fija. MOVER DATOS

Para mover datos de un lugar hacia otro, en Excel como en otras aplicaciones, se toma como que si se fuera a cortar la informacin para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar Si tenemos las siguientes palabras

Deseamos mover las palabras Seguro e Inters, hacia la columna C, manteniendo las filas 2 y 3 para los datos 1) Sombreamos ambas palabras

2) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la funcin Cortar (representado por una tejerita)

3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la funcin Pegar de la barra de herramientas

4) Ya aparecern los datos movidos desde la columna A hasta la columna C

Otra forma de cortar y pegar: a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botn derecho del ratn y seleccionamos del men que se desplegar la funcin Cortar

b) Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y pulsamos el botn derecho del ratn. Seleccionando la funcin Pegar

c) Ya tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar

GRFICOS EN EXCEL

Excel 2007 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la presentacin de la informacin. Demos un vistazo a la barra de herramientas, para conocer como accedamos a la funcin de elaboracin de grficos. La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas

Y presenta una amplia gama de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:

Pero cmo creamos un grfico? 1) Sombreamos los datos que deseamos graficar

2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondientes al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico especfico que deseamos

4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado

Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos de inters. Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina Herramientas de grficos

Escribamos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto? a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente a Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico

c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde escribiremos el nombre

d) Escribimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas

MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL

Hemos creado en la leccin anterior un grfico de columnas de la informacin de las ventas de martillos y clavos en los meses de enero a abril. Aprendimos como tambin escribir el ttulo del grfico. En esta leccin aprenderemos unas cosas ms. Nombre de los ejes.

1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas de grfico Rtulos del eje

2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje

3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje

4) Escribimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses

5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertical primario, especficamente Ttulo girado en este caso

6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dir Ttulo del eje.

7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que est representando el eje

8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.

Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra de herramientas de grfico el cono Cambiar tipo de grfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea

Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico