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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE PASAJES Y VIÁTICOS “VORTEX”

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE PASAJES Y
VIÁTICOS “VORTEX”
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

NOMBRE Y CARGO FECHA FIRMA

Osman Alejandro Sánchez Larrea

REVISADO
Profesional en Administración de Sistemas y Datos

Gonzalo Quirós Von Boeck

REVISADO
Técnico en Inspección

Andrea Llano Tapia

REVISADO
Jefe de Planificación, Gestión Integrada y Proyectos

Fernando Tarifa Rodríguez

REVISADO
Director de Gestión Institucional

Liz Pérez Cautín

APROBADO
Directora General Ejecutiva

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................. 3
1.1 INFORMACIÓN GENERAL ......................................................................................................... 3
1.2 FUNCIÓN PRINCIPAL ................................................................................................................. 3
1.3 OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA ........................................................................................ 3
1.4 OBJETIVO ESPECÍFICOS DEL SISTEMA ................................................................................. 3
1.5 ALCANCE .................................................................................................................................... 3
1.6 RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 3
1.7 TIPOS DE USUARIO ................................................................................................................... 3
1.8 MARCO NORMATIVO ................................................................................................................. 4
1.9 INGRESO AL SISTEMA .............................................................................................................. 4
2. AUTORIZACIÓN DE VIAJE Y SOLICITUD DE VIÁTICOS ................................................................ 5
2.1 GENERACIÓN DE SOLICITUD ................................................................................................... 5
2.2 APROBACIÓN DE SOLICITUD ................................................................................................. 12
2.3 REPORTAR SOLICITUD ........................................................................................................... 13
3. PASAJES ........................................................................................................................................... 14
3.1 SOLICITUDES DE PASAJES AÉREOS .................................................................................... 14
3.2 REPORTE MENSUAL ............................................................................................................... 16
4. ADMINISTRACIÓN ............................................................................................................................ 18
4.1 ESCALA DE VIÁTICOS ............................................................................................................. 19
4.2 CATEGORÍAS DE SERVIDORES PÚBLICOS .......................................................................... 20
4.3 TIPOS DE RUTA ........................................................................................................................ 20
4.4 ROLES ....................................................................................................................................... 21
4.5 USUARIOS ................................................................................................................................ 21
4.6 CIUDADES ................................................................................................................................ 23
4.7 UNIDADES ................................................................................................................................ 24
4.8 CARGOS ................................................................................................................................... 25
5. REPORTES ........................................................................................................................................ 26
5.1 VIAJES Y VIÁTICOS POR UNIDAD .......................................................................................... 26
5.2 VIAJES EN COMISIÓN Y VIÁTICOS PARA UNA UNIDAD ....................................................... 27
5.3 VIAJES EN COMISIÓN Y VIÁTICOS PARA UN USUARIO ....................................................... 28
6. ANEXOS ............................................................................................................................................ 29

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 INFORMACIÓN GENERAL

Como soporte al proceso y asignación de pasajes y viáticos para los viajes en comisión oficial,
se ha requerido la construcción de un nuevo sistema informático para la gestión de pasajes y
viáticos institucionales.

1.2 FUNCIÓN PRINCIPAL

La función principal del Sistema de Pasajes y Viáticos “VORTEX”, es la gestión de pasajes y
viáticos de acuerdo al reglamento específico de pasajes y viáticos.

1.3 OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema de Pasajes y Viáticos “VORTEX”, tiene como objetivo generar solicitudes de viáticos
de acuerdo al reglamento específico de pasajes y viáticos y la gestión de los mismos.

1.4 OBJETIVO ESPECÍFICOS DEL SISTEMA

Los objetivos específicos del Sistema de Pasajes y Viáticos “VORTEX” son los siguientes:

a) Generar solicitud de viaje y asignación de viáticos.

b) Calcular el pago de viáticos.
c) Administrar los parámetros del sistema para el cálculo de viáticos.
d) Registro de pasajes aéreos.
e) Disponible en la red internet.

1.5 ALCANCE
El presente documento se aplica a todas las áreas y unidades organizacionales de Vías Bolivia,
incluidas las Oficinas Regionales.

1.6 RESPONSABILIDADES
La Dirección de Administración y Finanzas, son responsables de realizar el seguimiento a la
aplicación del presente documento, a fin de detectar oportunidades de mejora y realizar la
solicitud de ajustes al sistema cuando corresponda y en función a la normativa vigente.

La Dirección de Gestión Institucional a través de la Unidad de Tecnologías de la Información es

responsable de los ajustes al sistema, en función al análisis y solicitud realizada por la
Dirección de Administración y Finanzas, así como de los ajustes correspondientes al presente
documento.

1.7 TIPOS DE USUARIO

El sistema tiene tres tipos de usuario que tienen distintos privilegios y atribuciones dentro del
sistema:

 Administrador: es el administrador del sistema. Tiene acceso a toda la información del

Sistema.

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 Usuario: es el tipo de usuario más común que puede generar, aprobar solicitudes de
viaje en comisión y asignación de viáticos.
 Responsable de Pasajes aéreos: es un usuario de una oficina nacional, encargado del
registro de pasajes aéreos para las solicitudes de viajes en comisión.

1.8 MARCO NORMATIVO

 Decreto Supremo 28948, de fecha 25 de noviembre de 2006, Creación de Vías Bolivia.
 Manual de Políticas de Sistemas, aprobado mediante Resolución Administrativa
127/2015.

1.9 INGRESO AL SISTEMA

La forma de ingresar al sistema es a través del siguiente link:

http://pasajesviaticos.viasbolivia.gob.bo/

Y debe contar con usuario y clave asignado por el administrador.

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2. AUTORIZACIÓN DE VIAJE Y SOLICITUD DE VIÁTICOS

2.1 GENERACIÓN DE SOLICITUD

Desde el listado de solicitudes del usuario, hacer clic en “Generar Solicitud”.

Se despliega una ventana modal en la que se puede distinguir 3 secciones: itinerario de viaje y
características, asignación de viáticos y por último información del viaje en comisión.

Ingresar el itinerario de viaje: origen, destino, fecha de viaje y tipo de transporte.

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Esta primera sección sirve para calcular la asignación de viáticos de la segunda sección.

Luego se ingresa los datos del viaje en comisión, como ser: NURI, objeto de viaje, etc.

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Una vez generada la solicitud esta debe ser aprobada como se explica en la sección 2.2 de
este documento.

2.1.1 OPCIONES ESPECIALES

Existe la posibilidad de añadir destinos para viajes de múltiples destinos:

Se despliega una fila para agregar los datos del nuevo destino:

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También se puede quitar un destino:

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La sección de “Características” sirve para especificar los casos en los que el hospedaje o la
alimentación estén cubiertos por Vías Bolivia u otro organismo financiador, lo que permite
ajustar la cobertura de asignación de viáticos.

2.1.2 Impresión de solicitud

Una vez que la solicitud sea aprobada por el responsable esta se puede imprimir desde el
listado de solicitudes como se muestra en la siguiente imagen:

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El formato de impresión permite ver el “estado” de la solicitud y el nombre del responsable que
aprobó el mismo (Ver Anexo A:).

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2.1.3 Edición de solicitud

Se puede acceder desde el listado de solicitudes.

NOTA 1. No se puede modificar una solicitud si esta ya ha sido aprobada.

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2.2 APROBACIÓN DE SOLICITUD

Ingresando al sistema con un usuario habilitado para la aprobación de solicitudes se puede
acceder desde la sección “Aprobar solicitudes”.

Al hacer clic en “Aprobar” aparece una pequeña ventana para la confirmación:

Una vez aprobada la solicitud esta deja de mostrarse en el listado de solicitudes para aprobar.

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2.3 REPORTAR SOLICITUD

Una vez aprobada una solicitud, se puede reportar la misma como concluida o cancelada,
según sea el caso, como se muestra en la siguiente imagen.

En el caso que haya pasajes aéreos asociados a la solicitud estos se deben reportar como
“Utilizado” o “No utilizado”.

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3. PASAJES
Esta sección está reservada al “Responsable de Pasajes Aéreos”.

3.1 SOLICITUDES DE PASAJES AÉREOS

Ingresando con el rol antes indicado se despliega la siguiente página:

Se puede registrar un pasaje desde la opción “Registrar pasaje”.

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Se debe ingresar el número de ticket para cada viaje aéreo además que se puede rectificar la
fecha de viaje.

Por cada ticket distinto que se ingrese en la sección “Itinerario de viaje” se agregará una fila
en la sección “Tickets” para ingresar la información del ticket: factura, costo, línea aérea, etc.

Una vez dado el clic en la opción “Registrar Pasaje” el sistema te muestra esta imagen:

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3.2 REPORTE MENSUAL

Se puede acceder a esta sección desde la opción “Pasajes” del menú principal.

Se despliega un listado de los pasajes registrados, con la opción de filtrarlos por mes.

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Se puede exportar este reporte haciendo clic en “Exportar a excel”:

Ejemplo de la exportacion (Ver Anexo B):

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4. ADMINISTRACIÓN

Esta sección está reservada al administrador del sistema. Se accede a esta sección desde la
opción “Administración” del menú principal, como se ve en la siguiente imagen.

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4.1 ESCALA DE VIÁTICOS

La escala de viáticos. Al acceder a esta sección se despliega el listado de escalas de viáticos,
como se muestra en la siguiente imagen.

Se puede crear, editar y eliminar escalas de viáticos.

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4.2 CATEGORÍAS DE SERVIDORES PÚBLICOS

Se listan las categorías de los servidores públicos que se especifican en el reglamento,
pudiendo agregar nuevas categorías si se necesitara. A continuación, se muestra el listado de
Categorías de los servidores públicos.

4.3 TIPOS DE RUTA

Dentro de esta sección se puede administrar los tipos de ruta definidos en el reglamento. Estos
clasifican las rutas de acuerdo a su ubicación geográfica.

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4.4 ROLES
Desde esta sección se administran los roles del sistema. Estos sirven para asignar privilegios a
los usuarios.

Se puede crear nuevos roles y modificar los existentes.

4.5 Usuarios
Desde esta sección se administran los usuarios del sistema. Se puede crear nuevos usuarios y
modificar los existentes.

Para la creación de usuarios es importante la asignación de los siguientes datos:

Roles: (se puede asignar más de un rol a un usuario).

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Cargo: para que en función de esto se asigne la categoría al servidor público del reglamento de
especifico de pasajes y viáticos, y si está habilitado para aprobar solicitudes.

Unidad: Que define la Unidad organizacional a la que pertenece el usuario.

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4.6 CIUDADES
Las ciudades sirven para definir categorías de rutas.

El territorio hace referencia a un contenedor que tiene asignado un ámbito para la

determinación del tipo de ruta de un viaje en comisión.

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4.7 UNIDADES
Las Unidades organizaciones están constituidas en un orden jerárquico. Una unidad puede
tener una unidad padre.

Se puede crear, editar y eliminar unidades.

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4.8 CARGOS
Los cargos sirven para asignar a un usuario la categoría del servidor público para el cálculo de
viáticos.

Se pueden crear, editar y eliminar cargos.

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5. REPORTES

Se puede acceder desde el menú principal, la opción “Reportes” si el usuario tiene habilitada
esa opción desde el administrador.

Se diseñaron los siguientes reportes:

 Viajes y viáticos por unidad.

 Pasajes aéreos por unidad.

5.1 VIAJES Y VIÁTICOS POR UNIDAD

Al hacer clic en una unidad se puede acceder al detalle por personas como se ve en el
siguiente reporte.

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5.2 VIAJES EN COMISIÓN Y VIÁTICOS PARA UNA UNIDAD

Haciendo clic en una persona se puede acceder al detalle de las solicitudes de esa persona,
como se muestra en el siguiente reporte.

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5.3 VIAJES EN COMISIÓN Y VIÁTICOS PARA UN USUARIO

Desde el anterior reporte se puede acceder al informe de viaje del sistema de correspondencia
institucional como se ve en la siguiente imagen.

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6. ANEXOS

A:

Código Formulario Versión

UTI-FOR-004 1
FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE Y SOLICITUD DE VIÁTICOS

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B:
Código Formulario Versión
UTI-FOR-005 1
FORMULARIO DE PASAJES AÉREOS

Pasajes Aéreos
Cod.
N° Fecha de solicitud Ruta Línea aérea Beneficiario Fecha de salida Fecha de retorno Ticket Factura Costo Estado Observación
Solicitud

La Paz-Santa Cruz / Santa Cruz-

Coral Dabeiba Ergueta
1 09/04/2017 Cochabamba / Cochabamba-La BOA 10/04/2017 12/04/2017 00080 930-1156446038 930-1156446038 950 Utilizado
Torralba
Paz

La Paz-Villamontes / Juan Julio Chuquimia

2 28/04/2017 BOA 28/04/2017 30/04/2017 00079 930-1157442988 930-1157442988 889 Utilizado
Villamontes-La Paz Cordero
Eduardo Antonio Lipa
3 28/04/2017 La Paz-Cochabamba BOA 03/05/2017 03/05/2017 00077 930-1157442459 930-1157442459 420 Emitido
Challapa
Eduardo Antonio Lipa
4 28/04/2017 Cochabamba-La Paz TAM 02/05/2017 02/05/2017 00077 930-1157442397 930-1157442397 350 Emitido
Challapa
La Paz-Cochabamba / Weymar Manuel Lara
5 23/03/2017 BOA 23/03/2017 24/03/2017 00076 930-1157446844 930-1157446844 740 Emitido
Cochabamba-La Paz Flores
No se utilizó el pasaje
La Paz-Santa Cruz / Santa Cruz- porque el vuelvo fue
6 09/04/2017 BOA Mariela Mirna Zapata Gil 11/04/2017 14/04/2017 00087 999-558988 999-558988 1500 Utilizado
Tarija / Tarija-La Paz cancelado y me fui por
tierra.
Michael Lazaro Choque
7 09/04/2017 Tarija-La Paz / La Paz-Tarija Amaszonas 14/04/2017 16/04/2017 00086 456789 45678 500 Emitido Nada
Molina
Weymar Manuel Lara
8 03/05/2017 La Paz-Santa Cruz BOA 04/05/2017 04/05/2017 00089 930-1157446038 930-1157446038 1552 Reutilizado
Flores
La Paz-Cochabamba / Weymar Manuel Lara
9 03/05/2017 BOA 03/05/2017 04/05/2017 00088 930-1157509481 930-1157509481 1322 Emitido
Cochabamba-La Paz Flores

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