INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL

MANUAL DEL ESTUDIANTE

EXCEL BASICO

SEMINARIO
Nivel de Formación: COMPLEMENTACIÓN

Enero, 2020
MANUAL DE EXCEL BASICO
 CRÉDITOS

Esta es una publicación del Instituto Nacional Tecnológico INATEC, con el apoyo técnico de
la Lic. Cristhian del Rosario Hernández Gómez.

Los contenidos de este manual son una recopilación de diversos autores. Se han realizado
todos los esfuerzos para que este material de estudio muestre información fiable, por tanto,
su contenido está en constante revisión y actualización, sin embargo, INATEC no asumirá
responsabilidad por la validación de todo el material o por las consecuencias de su uso.

Se autoriza la reproducción y difusión del contenido de este manual para fines educativos
u otros no comerciales sin previa autorización escrita, siempre que se especifique
claramente la fuente.
PRESENTACIÓN

MISION:

Somos la Institución Rectora de la Educación, Educación

técnica y Tecnológica en Nicaragua, que forma con calidad a
jóvenes y adultos, contribuyendo a su inserción en el mercado
laboral, para el desarrollo económico y social.

VISION:

Consolidarnos como referencia nacional y regional de la

Capacitación, Educación Técnica y Tecnológica, con una
oferta formativa innovadora, articulada con el territorio,
el sector productivo y flexible a la dinámica social,
económica y políticas del país.
 BIENVENIDA AL PROTAGONISTA.

Este manual de “Excel Básico” está dirigido a Protagonistas principiantes con el

único fin de facilitar el proceso enseñanza aprendizaje durante su formación en
esta herramienta.

Este manual está conformado por tres unidades.

Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera:

• Contenido
• Actividades.
• Glosario.

En los contenidos se presenta la información general y técnica, que necesita saber el

protagonista para el desarrollo de las unidades.

Esperamos que logres con éxito culminar tus propósitos.

 INDICE
BIENVENIDA AL PROTAGONISTA. ......................................................................................... 5
UNIDAD I: INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 8
CONCEPTOS BÁSICOS ........................................................................................................... 8
INGRESO AL PROGRAMA.................................................................................................... 13
INTERFAZ GRÁFICA ............................................................................................................. 14
COMBINACIONES DE TECLAS ............................................................................................. 16
OPERACIONES DE ARCHIVO ............................................................................................... 17
• Crear un libro nuevo: ................................................................................................. 17
• Guardar un libro por primera vez .............................................................................. 18
• Guardar cambio o actualizar un archivo previamente guardado ............................. 19
• Abrir libro de trabajo existente ................................................................................. 20
• Cerrar un libro de Excel ............................................................................................. 21
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #1. .......................................................................................... 24
UNIDAD II: TIPOS DE DATOS ................................................................................................. 27
Valores numéricos en Excel: ............................................................................................ 27
Texto ................................................................................................................................ 28
Formulas ............................................................................................................................. 28
¿Qué son las fórmulas de Excel? ..................................................................................... 28
• Operadores aritméticos ............................................................................................. 28
• Operadores de texto.................................................................................................. 29
• Operadores de referencia ......................................................................................... 29
• Precedencia de operadores en Excel ............................................................................... 29
Partes de una fórmula de Excel.......................................................................................... 31
Tipos de errores ................................................................................................................. 32
Presentación de punteros .................................................................................................. 33
Manipulación de celdas...................................................................................................... 33
Selección de celdas .......................................................................................................... 33
Copiar celdas utilizando el portapapeles ......................................................................... 35
Mover celdas.................................................................................................................... 37
Borrar celda...................................................................................................................... 38
Eliminar celdas, filas o columnas. .................................................................................... 38
Eliminar filas duplicadas .................................................................................................. 39
 Ordenar datos .................................................................................................................. 40
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE #2 ....................................................................................... 41
UNIDAD III: FORMATO DE CELDAS ....................................................................................... 42
Fuente ................................................................................................................................ 42
Alineación de celdas ........................................................................................................... 43
Relleno de una celda .......................................................................................................... 44
Bordes de una celda ........................................................................................................... 45
Estilos de celda ................................................................................................................... 45
Cambia el formato de fechas ............................................................................................. 46
Etiquetas de hojas .............................................................................................................. 47
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #3 ........................................................................................... 49
UNIDAD IV. FUNCIONES......................................................................................................... 1
¿Qué es una función? ........................................................................................................... 1
Partes de una función .......................................................................................................... 1
Trabajar con argumentos básicos ........................................................................................ 1
Crear una función básica ...................................................................................................... 2
Comando Autosuma ............................................................................................................... 3
Biblioteca de funciones .......................................................................................................... 5
Utiliza la Biblioteca de funciones ......................................................................................... 6
¿Cómo usar la Biblioteca?.................................................................................................. 7
Categoría de funciones: ..................................................................................................... 10
Funciones de Fecha y Hora .............................................................................................. 10
ACTIVIDAD #4.1 .................................................................................................................. 12
Funciones Matemáticas ................................................................................................... 13
ACTIVIDAD #4.2 .................................................................................................................. 14
Funciones Estadísticas ..................................................................................................... 15
ACTIVIDAD # 4.3 ................................................................................................................... 18
UNIDAD V: GRÁFICOS ........................................................................................................... 19
4.1 Crear gráfico ................................................................................................................... 19
4.2 Personalizar gráficos ....................................................................................................... 19
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #5 ........................................................................................... 21
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................... 22
 Manual Excel Básico

UNIDAD I: INTRODUCCIÓN

Objetivos:
- Explicar la utilidad de Excel como herramienta para automatizar tu trabajo.
- Establecer diferencia entre hoja de cálculo y celda
- Citar los tipos de datos que trabaja Excel
- Identificar elementos del entorno gráfico de la aplicación de Excel.
- Citar los tipos de referencias que se utilizan en una hoja de cálculo
- Establecer diferencia entre fórmula y funciones.

CONCEPTOS BÁSICOS
a. ¿Qué es Excel?
b. Libro de trabajo
c. Hoja de cálculo
d. Celda

¿QUÉ ES EXCEL?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula.

¿PARA QUE SIRVE?

El rol que desempeña MS Excel, es el de una hoja de cálculo que te permite crear y manipular
tablas de datos, gráficos, bases de datos, etc. Excel puede automatizar gran parte de tu
trabajo.

¿QUIÉNES LO USAN?

Los campos de aplicación de MS Excel alcanzan diversas áreas, como por ejemplo: Educación
✓ Finanzas
✓ Producción
✓ Administración
Entre muchas otras. Cualquier persona que trabaja en áreas donde se necesite procesar datos
numéricos podrá sacarle mucho provecho a esta herramienta.

8
 Manual Excel Básico

LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca
como tal.

HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

CELDA
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna, su identificación es única.
Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones,
funciones u otros datos.

COLUMNA

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas

verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por
ejemplo A, B, C,.......AA,...IV. (Depende de la versión)

FILA
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la
selección horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos. (Depende de la versión)

9
 Manual Excel Básico

RANGO
Es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos
son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

FÓRMULAS
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza
algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula
para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar
Enter,
obtendremos

CONSTANTES O TEXTO
Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de
una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

REFERENCIAS DE CELDAS
En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras
fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que
apuntarán a la celda que contiene el valor que
queremos incluir en nuestra fórmula.

10
 Manual Excel Básico

Tipos de referencias en Excel

1 Relativas

2 Absolutas

3 Mixtas

4 3D

Relativas: De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término

relativo significa que al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en
relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula.

Absolutas: Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento
de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo
podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila.
Ejemplo $A$1 (celda absoluta).

Mixtas: Fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como
referencias mixtas. Ejemplo $A1 (columna absoluta), A$1(fila absoluta)

3D: Las referencias 3D son útiles cuando necesitamos hacer operaciones con las mismas celdas
en diferentes hojas. Por ejemplo, si vamos a sumar la celda A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3,
normalmente utilizaríamos la siguiente fórmula:

=SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1)

A diferencia de esta nomenclatura, las referencias 3D nos permiten indicar las mismas
referencias de una manera abreviada:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)

11
 Manual Excel Básico

OPERADORES

Los operadores utilizados en Excel son los

mismos operadores matemáticos que
conocemos como el símbolo + para la suma o el
símbolo * para la multiplicación, / División.

FUNCIONES
Podemos utilizar funciones de Excel.
Un ejemplo de una función de Excel
es la función SUMA la cual podemos
incluir como parte de una fórmula.

12
 Manual Excel Básico

INGRESO AL PROGRAMA

a. En el BOTÓN INICIO damos clic izquierdo, seleccionamos la opción TODOS LOS

PROGRAMAS, luego MICROSOFT OFFICE y a continuación MICROSOFT EXCEL

b. El acceso directo que se encuentra en el escritorio.

c. En la barra de inicio rápido podemos encontrar el acceso directo a Microsoft Word

Microsoft Excel

13
 Manual Excel Básico

INTERFAZ GRÁFICA

CUADRO DE NOMBRES BARRA DE FÓRMULAS

BARRA DE ETIQUETAS

BARRA DE ESTADO

1. Barra de título: es donde va el nombre del documento y se puede modificar cuando

se vaya a guardar.

2. Barra de acceso rápido: nos permite ingresar a una serie de acciones de manera
rápida.

3. Cinta de opciones: es la parte más importante porque contiene las opciones de

manejo alojadas en pestañas.

14
 Manual Excel Básico

4. Cuadro de nombres: El cuadro de nombre determina:

- Dirección de la celda activa
- Permite seleccionar rango de celdas
- Selección de rangos discontinuos
- Selección de filas
- Selección de columnas
- Navegación entre celdas u hojas
- Asignar nombre a celda o rangos.

Ejemplo:
Escriba la dirección en el cuadro de nombre y escriba Enter.

Escribe en el cuadro de nombre Resultado

y presiona Enter
X35 La celda activa será X35
A1:B10 Selecciona el rango de celdas desde A1 hasta
B10
A1:B10,D1:E10 o A1:B10;D1:E10 Selecciona el rango de celdas desde A1 hasta
B10 y el rango de celdas desde D1 hasta E10

F Si la celda activa es A1, selecciona toda la fila

actual.
C Si la celda activa es A1, selecciona toda la
columna actual.
Hoja2!X35 La celda activa será X35 de la hoja2
Escribe B1:B10 y luego Precio El rango seleccionado de B1:B10 tendrá un
nombre que es precio.

5. Barra de fórmulas: donde se muestra el contenido que se está plasmando en

determinada celda.

6. Barra de etiquetas: es la que permite el desplazamiento de las diversas hojas que

hayamos creado para nuestro documento.

7. Barra de desplazamiento: nos permite movernos a lo largo y ancho de la hoja y se

mueve con ayuda del mouse.

15
 Manual Excel Básico

8. Barra de estado: nos muestra cómo está el trabajo y tiene como opción el zoom que
le da un aspecto más grande o pequeño a la hoja y la forma de vista o apariencia del
documento.

COMBINACIONES DE TECLAS

TECLAS ACCIÓN
Ctrl + ; (punto y coma) Introduce fecha actual del sistema
Ctrol + Shift + : (dos puntos) Introduce hora actual del sistema
Alt + = (signo igual) Inserta fórmula de Autosuma
Shift + barra espaciadora Selección de fila
Ctrl + barra espaciadora Selección de columna
Ctrl + signo (+) Inserta fila /columna
Ctrl + signo (-) Elimina fila / columna
Ctrl + 9 Ocultar fila actual
Ctrl + 0 Ocultar columna actual
Ctrl + Shift + 9 Mostrar filas ocultas de un rango
Ctrl + Shift + 9 Mostrar columnas ocultas de un rango
Shift + F2 Editar el comentario de una celda
Ctrl + flecha abajo Redirección a la última fila de la hoja de cálculo
Ctrl+ flecha arriba Redirección a la primera fila de la hoja de cálculo
Ctrl + flecha derecha Redirección a la última columna de la hoja de cálculo
Ctrl + flecha izquierda Redirección a la primera columna de la hoja de cálculo
Ctrl + Av Pag Traslada a la siguiente hoja de cálculo
Ctrl + Re pág Traslada a la hoja de cálculo anterior
Ctrl + g Guardar el archivo
Ctrl + a Abrir un archivo

16
 Manual Excel Básico

OPERACIONES DE ARCHIVO
• Crear un libro nuevo:
En Excel el usuario puede crear un libro a partir de:

- libro nuevo en blanco

Se abrirá la vista Backstage

de Microsoft, que oculta
temporalmente la hoja de
cálculo.

Puede utilizar el teclado presionando las teclas Ctrl + N o Ctrl+ U y obtendrá un libro en
blanco, depende de la versión que tenga instalada.

- A partir de una plantilla existente que ya contiene algunos datos, diseño

y formato que desee usar.

Se abrirá la vista Backstage de

Microsoft, que oculta
temporalmente la hoja de
cálculo.

Seleccione una de las plantillas instaladas

17
 Manual Excel Básico

• Guardar un libro por primera vez

El usuario debe asignar un nombre que identifique los datos de su libro de trabajo, es
recomendarlo hacerlo al iniciar el ingreso de los datos y luego de manera periódica lo va
actualizando. Si desea guardar un libro existente con otro nombre, archivo, guardar como.
- Archivo, guardar o guardar como:

Si desea una carpeta

para guardar el libro,
doble clic sobre la
carpeta que lo
contendrá.

Seleccione el
dispositivo o lugar de
almacenamiento

Escriba el nombre del libro de trabajo.

- Barra de acceso directo

Si desea una carpeta

para guardar el libro,
Seleccione el doble clic sobre la
dispositivo o lugar de carpeta que lo
almacenamiento

- Teclado.
18
 Manual Excel Básico

Presione las teclas Ctrl+ G

Si desea una carpeta para

guardar el libro, doble clic
sobre la carpeta que lo
contendrá.
Seleccione el dispositivo o
lugar de almacenamiento

• Guardar cambio o actualizar un archivo previamente guardado

- Utilizando el menú Archivo

- Utilizando el icono guardar de la Barra de acceso directo

- Utilizando el Teclado: presione las teclas Ctrl + G

19
 Manual Excel Básico

• Abrir libro de trabajo existente

El usuario puede visualizar su información guardada anteriormente utilizando cualquiera de
los siguientes métodos:
- Menú archivo.

Si lo tiene en una
carpeta doble clic
sobre ella y a
Seleccione el
continuación ubique el
dispositivo donde lo libro de trabajo
guardó.

- Barra de acceso directo

Clic sobre el icono.

Obtendremos la misma ventana anterior donde debe de seleccionar el dispositivo donde

guardó, carpeta si es necesario y el archivo que desea abrir.

20
 Manual Excel Básico

- Utilice el teclado con la combinación de teclas Ctrl+A

Obtendremos la misma ventana anterior que nos permite seleccionar el dispositivo de
almacenamiento donde lo guardamos, la carpeta si lo tenemos en carpeta, seleccionar el
libro y finalmente clic sobre abrir.
- Libros recientes

Tendremos seleccionada la opción Libros

recientes, que nos muestra en el menú de la
derecha una lista de documentos abiertos
anteriormente.
Estarán ordenados por fecha de última
utilización, siendo el primero el más
recientemente utilizado.

• Cerrar un libro de Excel

Cerrar un libro de Excel y continuar trabajando con la aplicación:

Si hay algún cambio que no ha guardado visualizará una ventana que contiene las opciones de
guardar, no guardar o cancelar. El usuario
debe de hacer clic sobre la opción que
amerite sea su caso.

21
 Manual Excel Básico

• Proteger con contraseña el libro de trabajo

Escriba en la casilla que desee para proteger el libro.

Escriba nuevamente la contraseña

Escriba contraseña para abrir
Escriba contraseña para editar

22
 Manual Excel Básico

Notas:
- Si escribió contraseña de apertura, cuando abra el libro deberá escribir la contraseña
asignada.
- Si escribió contraseña de escritura, el libro se puede abrir pero no podrá realizar
cambios de datos en las celdas.

Consejos básicos para aplicar contraseñas: Debes de utilizar contraseñas que no sean muy
comunes o fáciles de adivinar.

Ejemplo:

- Cuantas menos palabras de diccionario uses, mejor. Sí, "libroordenador" es una

contraseña larga pero son tres palabras comunes, sencillas de adivinar.
- No uses datos personales, o al menos no directamente. Un ordenador no adivinará
que tu contraseña es "managua85", pero igual alguien que sepa dónde y cuándo
naciste igual sí saca esa contraseña.
- Por supuesto, tampoco uses tu nombre usuario o nombre real como contraseña.
- Usa símbolos, números, y al menos un carácter en mayúsculas.

- No uses contraseñas comunes, como "1234", "contraseña" o "asdfg".

- Cambia cada cierto tiempo las contraseñas.

Para que una contraseña sea de verdad segura, tiene que ser fácil de recordar. Para ello hay
dos opciones.

23
 Manual Excel Básico

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #1.

Las orientaciones están basadas en la primera unidad, cualquier duda, consulte a su
docente.
Elabore un archivo de texto para realizar las actividades orientadas. Agregar portada con los
datos del curso y sus datos personales; Entregue a su docente.
1. Lea detenidamente cada una de las siguientes interrogantes y responda de manera
breve en coherente y preciso.

Escribe una fórmula, señale y

nombre las partes que la
¿Qué tipo de datos recibe una componen
hoja de cálculo?

Describa los elementos del

¿Cuál es la utilidad de Excel?
entorno gráfico de Excel

¿Cuántas filas y columnas

¿Qué versión de Excel está
contienen una hoja de cálculo?
utilizando?

¿Qué es un rango?

2. Lea detenidamente cada uno de los siguientes enunciados y aplique negrita en la línea
de texto que contenga la respuesta correcta.

a. Los tipos de datos que se pueden incluir en una hoja de cálculo

o Números, fecha, imágenes y texto
o Valores numéricos, texto y fórmulas
o Texto, números, fecha, hora y fórmulas

b. Los tipos de referencias son:

o Absolutas y Mixtas
o Absolutas, Relativas y Mixtas
o Absolutas, Relativas, Mixtas y 3D

24
 Manual Excel Básico

c. Celda.
a. Intersección de una fila y una columna
b. Conjunto de filas adyacentes
c. Conjunto de filas y columnas adyacentes

3. Abrir la aplicación Excel y realice las siguientes actividades en un libro nuevo:

a. Utiliza las orientaciones y escribe lo que indica en la columna de cuadro de nombre en
hojas diferentes, capture cada pantalla y pegue en su documento que está elaborando.

Orientaciones Escribe en el cuadro de nombre

y presiona Enter
Hoja 1: Ubicarse en la celda A1 X35
Hoja 2: Ubicarse en la celda D1 A1:B10

Hoja 1: ubicarse en la celda D1 A1:B10,D1:E10 o A1:B10;D1:E10

Hoja3: Ubicarse en la celda B5 F

Hoja 2: Ubicarse en la celda F1 C

Ubicarse en la hoja 1 en la celda Hoja2!X35

A1
Ubicarse en la hoja 4 y escriba Escribe B1:B10 y luego Precio
valores entre 100 y 1500 en la
columna B1 hasta B10

b. Cierre el libro de Excel no lo guarde.

c. Envíe el archivo como el docente lo oriente.

25
 Manual Excel Básico

4. Cree un libro nuevo en blanco

a. Guarde con el nombre mi primer libro, utilizando las teclas Ctrl + G
Ubique el cursor en la celda E1: Presione las teclas Ctrl +;

Utilice el teclado
las teclas Ctrl + ;

Escriba en cada
celda la
información
que se muestra
en la tabla
siguiente:

b. Actualice el archivo con las teclas Ctrl + G

c. Ubicarse en la celda A15
d. Seleccione toda la fila (teclas Ctrl + barra espaciadora)
e. Inserte una fila (Ctrl y el signo +)
f. Escriba en las celdas A15: RAAN y en la celda B15: 370216
g. Ubicarse en la celda A19 y seleccione toda la columna (Ctrl + barra
espaciadora)
h. Inserte una columna (Ctrl y el signo +)
i. Escriba en la celda A7: N°
j. Escriba en la celda A8: 1, A9:2, sucesivamente incrementado hasta A18:11
k. Escriba en la celda A19: Total de habitantes:
l. Ubicarse en la celda C19 y presione las teclas Alt+ Shift+ = luego presione Enter
para obtendrá la suma de los valores que será 2371911
m. Proteger el libro con contraseña de apertura, escriba una clave que no la vaya
a olvidar. (Archivo, guardar como, seleccione el archivo mi primer libro,
opciones generales, contraseña de apertura, escribir nuevamente la misma
contraseña que escribió, guardar).
n. Cierre el archivo (archivo, cerrar)
o. Verifique la apertura del archivo con contraseña, abrir el archivo mi primer
libro, luego cierre la aplicación Excel. Entregue el libro como el docente
oriente.
26
 Manual Excel Básico

UNIDAD II: TIPOS DE DATOS

Tipos de datos
Excel permite ingresar tres tipos de datos:

1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas

Valores numéricos en Excel:

Están representadas por cantidades, montos, porcentajes. Cuando
ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la
derecha.

Las fechas en Excel son números:

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las
fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras.
En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que
Excel puede aplicar a una misma fecha.

Aunque cada celda muestra un formato

de fecha diferente, en realidad todas las
celdas tienen el mismo valor.

27
 Manual Excel Básico

Texto
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas
de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos
de datos como los nombres de empleados o códigos de
clientes que necesitamos incluir para dar significado a
otros valores numéricos de nuestra hoja.

Formulas
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula
que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o
texto y nos devolverán un resultado.
¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza
algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Fórmula aritméticas
Clasificación de
las fórmulas Fórmula de comparación

Fórmula de texto

Fórmula de referencia

Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda,
funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos.
Operadores Aritméticos
Operador Nombre Ejemplo Resultado
+ Suma =10+15 15
- Resta =10-15 5
- Negación =-10 -10
* Multiplicación =10*5 50
/ División =10/5 2
% Porcentaje =10% 0.1
^ Exponenciación =10^3 1000

28
 Manual Excel Básico

Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de
concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.

Operadores de Texto
Operador Nombre Ejemplo Resultado
& Concatenación =”abc”&”123” abc123

Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para
crear una sola referencia.
Operadores de Referencia
Operador Nombre Descripción
: Rango Producen un rango a partir de dos referencias de celda (A1:D5)
, Unión Produce un rango que es la unión de dos rangos (A1:D5,F1,H5)
(espacio) Intersección Produce un rango con las celdas comunes de dos rangos.(A1:D5 B3:F8)

Precedencia de operadores en Excel

Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el
orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden
de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos:
Precedencia de operadores
Precedencia Operador Operación
1 : Rango
2 (espacio) Intersección
3 , Unión
4 - Negación
5 % Porcentaje
6 ^ Exponenciación
7 *y / Multiplicación y división
8 +y- Suma y resta
9 & Concatenación
10 =< > <= >= <> Comparación

Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel
realizará los cálculos de izquierda a derecha.

29
 Manual Excel Básico

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor
se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a
crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las
fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda
A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado
en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario
Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede
en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

30
 Manual Excel Básico

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también

puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por
dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas,

podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor
que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la
multiplicación.

31
 Manual Excel Básico

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de

Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir
como parte de una fórmula.

Tipos de errores

Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber introducido algún dato de
manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula. Excel detecta los errores y
los clasifica de manera que se nos facilite su resolución.

Si conocemos los tipos de errores en Excel podremos resolverlos fácilmente ya que podremos
identificar rápidamente la causa.

TIPOS DE ERRORES
Error #¿NOMBRE? El tipo de error #¿NOMBRE? se genera cuando una celda hace referencia a una
función que no existe.
Error #¡REF! Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser
localizada porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un
error del tipo #¡REF!.
Error #¡DIV/0! Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error
#¡DIV/0!.
Error #¡VALOR! El error #¡VALOR! sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al
que espera una función.
Error #¡NUM! El error #¡NUM! es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado
sus límites y por lo tanto no puede ser desplegado.
Error #¡NULO! El error #¡NULO! se genera al especificar incorrectamente un rango en una
función.
Error #N/A Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar no
existe.
##### Este error se muestra cuando el valor introducido o calculado en la celda es
más grande que el ancho de la columna.

32
 Manual Excel Básico

Presentación de punteros

Manipulación de celdas
Selección de celdas
Para realizar la modificación de las celdas primero debemos seleccionarlas, existen diferentes
formas de seleccionar las celdas que se desean trabajar, es importante
considerar en qué estado se encuentra el PUNTERO para hacer una
correcta selección de las celdas.

Selección de varias celdas:

Celdas contiguas:
Se hace clic con el botón izquierdo del mouse sobre la celda inicial y sin soltar arrastramos el
puntero hasta la celda donde deseamos seleccionar.

Otra forma de seleccionar un bloque de celdas contiguas es haciendo un click en la celda de

un extremo, luego se presiona la tecla SHIFT y sin soltar esta tecla se hace click en el otro
extremo de la selección.
Celdas separadas:
Se hace seleccionando por bloques y manteniendo presionada la tecla CTRL, para seleccionar
de esta forma solo es factible haciéndolo de la forma (a) de la sección anterior, es decir no se
puede utilizar la tecla SHIFT en la selección.

33
 Manual Excel Básico

Selección de una columna: para seleccionar una columna completa se hace clic en el
identificador superior de la columna.

Selección de una fila: para seleccionar una fila completa se hace clic en el identificador de la
izquierda de la fila.

Selección de la hoja completa: para seleccionar la hoja completa se debe hacer clic en el
recuadro que está entre el indicador de la columna A y la fila 1, según lo indica en la imagen,
otra forma de seleccionar toda la hoja es presionando CTRL+E.

34
 Manual Excel Básico

Copiar celdas utilizando el portapapeles

La operación de copiar utilizando el portapapeles funciona en dos partes:
1. Se hace el copiado de la celda(s) en ese
momento se hace una copia de la información
y se ubica en el portapapeles. Para copiar la
celda(s) se hace clic para seleccionarla y luego
se hace clic en el icono de copiar o se presiona
CTRL + C.

En este momento la información ya se encuentra en el portapapeles.

2. Se pega la información en donde queremos ubicarla, en ese momento la información

pasa del portapapeles a la hoja Excel, además
se queda una copia en el portapapeles por si se
necesita copiar dicha información
nuevamente.
Seleccionamos la ubicación o la celda donde
queremos copiar y hacemos clic en el icono de Pegar
o presionamos CRTL + V

La celda copiada queda seleccionada, y se puede copiar en diferentes partes de la hoja de

cálculo, si se desea deseleccionarla se presiona la tecla ESC.

Para utilizar el portapapeles se debe hacer clic el pequeño icono que

aparece en la esquina inferior derecha del recuadro

El portapapeles puede almacenar hasta 24 objetos copiados previamente, en la imagen

anterior indica que hay 6 objetos copiados. Para copiar algún elemento del portapapeles hay
que hacer clic en la celda donde se desea copiar y se hace clic en el objeto que se desea copiar.

35
 Manual Excel Básico

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar o copiar un rango de celdas sin utilizar el portapapeles debe hacer de la siguiente
manera
1. Seleccionar la celda o celdas a copiar
2. Colocar el puntero del ratón en la parte derecha inferior de la selección,
aparecerá una cruz negra como la que aparece en la imagen.

3. Mantener presionada la tecla CTRL.

4. Hacer click con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrar hasta donde se desea
copiar. Después soltar el click del ratón.
5. Soltar la tecla CTRL.

Copiar celdas adyacentes

1. Seleccionamos la celda o celda a copiar.
2. Colocar el puntero del ratón en la parte derecha inferior de la selección, aparecerá una cruz
negra.
3. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo
arrastrar hasta donde se desea copiar. Después soltar el clic del
ratón.

Notemos que al final de la selección aparece el icono de

opciones de autorelleno, estas nos permiten modificar el
tipo de copiado realizado.

Pegado especial

En ocasiones se necesita copiar solo cierta información de la

celda, por ejemplo se desea copiar el valor o resultado de la
fórmula más no la formula, o se desea copiar solo el formato de
cierta celda, ... para estos y otros casos existe el Pegado
especial.
Para utilizar el pegado especial se copia la celda y al momento
de pegar la celda se hace clic en el botón con la palabra "Pegar"
y después en pegado especial.

Después aparece una ventana con las diferentes opciones del pegado especial de la cual
seleccionaremos la adecuada según lo que necesitamos hacer.
36
 Manual Excel Básico

Estas son las principales opciones:

Todo: se copia todo el contenido de la celda:
formula, formato,...
Fórmulas: copia la fórmula más no el formato.
Valores: copia el valor o resultado de la celda.
Formatos: copia solo el formato de la celda.
Comentarios: copia solo los comentarios más
no los formatos ni la información de la celda.
Validación: para pegar las reglas de validación
de las celdas copiadas.
Todo excepto bordes: copia las formulas, formato pero no los bordes.
Ancho de columnas: copia solo el ancho de la columna copiada.
Formato de números y formulas: copia las fórmulas y todas las opciones del formato de los
números de la celda seleccionada.
Formato de números y valores: copia los valores y todas las opciones del formato de los
números de la celda seleccionada.
Sumar, Restar, Multiplicar, Dividir: cuando se copia una formula sobre una celda que ya tiene
información esta se agrega según la operación que se selecciona.
Transponer: se copia una selección pero se invierte las filas por las comunas

Mover celdas
Utilizando el ratón
Para mover una celda o varias celdas de un lugar a otro seguir el siguiente
procedimiento:
1. Hacer clic en la celda que se desea mover o seleccionar el bloque de celdas que
se desea mover.
2. Hacer clic sin soltar cuando el puntero aparezca como una cruz
con flechas en sus lados similar al de la figura:

3. Sin soltar el botón izquierdo mover el ratón hacia la posición deseada en la hoja.
4. Soltar el botón del ratón.

37
 Manual Excel Básico

Mover celdas utilizando el ratón entre diferentes hojas

Para mover una celda o varias celdas de una hoja a otra seguir el siguiente procedimiento:
1. Hacer clic en la celda que se desea mover o seleccionar el bloque de celdas que se
desea mover.
2. Mantener presionada la tecla ALT.
3. Hacer clic sin soltar cuando el puntero aparezca como una cruz con flechas como en
la imagen anterior.
4. Sin soltar el botón izquierdo mover el ratón hacia la hoja donde se desea mover lo
seleccionado.
5. Cuando ya se ha cambiado a la otra soltar la tecla ALT.
6. Moverse ahora hacia la posición donde se desea colocar la celda o bloque de celdas.
7. Soltar el botón del ratón.

Borrar celda
En ocasiones se necesita borrar solo ciertos datos de una celda, más no su contenido, para
estos casos Excel dispone de diferentes opciones para
borrar. Cuando deseamos borrar de esta forma nos vamos al
menú "Modificar", donde seleccionamos "Borrar" y nos
aparecerá el siguiente submenú:

Borrar todo: borra todo excepto el ancho y alto de la

celda.
Borrar formatos: borra solo el formato de la celda.
Borrar contenido: Borra solo el contenido.
Borrar comentarios: solo borra los comentarios.

La forma más simple y común de borrar una celda es presionando la tecla SUPR o Delete en
inglés, cuando hacemos esta operación solo borramos el contenido.

Eliminar celdas, filas o columnas.

Eliminar propiamente la celda, la fila o la columna
completa, seleccionar lo que queremos borrar ya sea una
celda o un grupo de celdas, presionamos el botón derecho del
ratón y seleccionamos "Eliminar", luego aparecerá la
siguiente con diferentes opciones:

38
 Manual Excel Básico

Desplazar las celdas hacia la izquierda, elimina la celda o las celdas seleccionadas y todas las
demás celdas que se encuentran a su derecha las mueve hacia la izquierda

Desplazar las celdas hacia arriba, elimina la celda o las celdas seleccionadas y todas las demás
celdas que se encuentran por debajo las mueve hacia arriba.

Toda la fila, elimina toda la fila a la cual corresponde la celda o las celdas seleccionadas.

Toda la columna, elimina toda la columna a la cual corresponde la celda o las celdas
seleccionadas.

Si en primera instancia se desea eliminar toda la fila o columna se selecciona primero y se hace
clic con el botón derecho del ratón y después en "Eliminar"

Eliminar filas duplicadas

En ciertas ocasiones se tiene un bloque de información cuyos registros necesitamos que sean
únicos para cierta característica, entonces lo que necesitamos es eliminar los registros que
estén duplicados y dejar solo uno.
Para esta operación nos situamos en cualquier parte de la
tabla y le damos clic en el botón "Quitar duplicados",
automáticamente Excel detecta la tabla y nos muestra
todos sus encabezados, para que el usuario seleccione la
columna o las columnas en las que se desee eliminar los
datos repetidos. Excel ubicará los duplicados y eliminará
toda la fila de la tabla.

Este es un ejemplo en el que se está tomando como referencia el encabezado con el nombre
"Código ALM".

39
 Manual Excel Básico

Ordenar datos
Excel nos permite ordenar los datos de forma simple tomando como referencia una columna,
o tomando como referencia varias columnas en un nivel de jerarquía establecido por el
usuario, entre otras opciones más.
1. Para ordenar de forma simple
2
hacemos clic en cualquier celda
de la columna que servirá para 3
ordenar toda la tabla

Excel detecta automáticamente la tabla y la ordena.

Criterio de ordenación

El botón "Agregar nivel" nos

permite agregar más niveles o
columnas para la ordenación,
los botones "Eliminar nivel"
y "Copiar nivel" para eliminar
y copiar respectivamente el
nivel seleccionado nivel.

Las flechas hacia arriba y abajo permiten modificar el orden en que se tomarán las columnas
para ordenar toda la tabla.

En la parte de abajo aparecen las columnas seleccionadas para hacer la ordenación, donde
indica Ordenar según se colocar el tipo de dato a ordenar puede ser por: Valores, colores e
iconos, por lo general se utiliza Valores, y en Criterios de ordenación se coloca el criterio para
ordenar, es decir una tabla puede ser ordenada de tal forma que una columna quede
ordenada de forma descendente, otra de forma ascendente.

40
 Manual Excel Básico

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE #2

Cree un libro nuevo en blanco

a. Guarde con el nombre Operadores
b. Ingresa en la hoja1 los siguientes datos

c. Ingrese en la hoja2 los siguientes datos:

d. Guarde el libro de trabajo

e. Cierre el archivo.
f. Entregue al docente.

41
 Manual Excel Básico

UNIDAD III: FORMATO DE CELDAS

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero

puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos
Fuente, Alineación y Estilos. También
podemos encontrar varios de estos
comandos en la mini barra mostrada al hacer
clic derecho sobre una celda o rango:

Fuente
Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la
fuente, su color o tipo de subrayado.
Algunos atajos de comando que podemos
utilizar en este sentido son los siguientes:
Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K),
Subrayado (Ctrl + S), color de la fuente
tenemos el comando respectivo tanto en la
Cinta de opciones como en la mini barra.

42
 Manual Excel Básico

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces
podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de
teclado Ctrl + 1.

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la

izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio
> Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una
celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al
centro de la misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es
de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna
muy estrecha.

43
 Manual Excel Básico

4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su

contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una
celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el
contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y
además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se
mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo

Formato de celdas dentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para
indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se
encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes

encontrar en la mini barra y se
mostrará la misma paleta de
colores a seleccionar. Por otro
lado, si quieres establecer como
relleno una trama entonces es
necesario abrir el cuadro de
diálogo Formato de celdas y en la
sección Relleno podrás elegir tanto
el estilo de la trama como su color.

44
 Manual Excel Básico

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que
dichas líneas no se imprimen de manera
predeterminada en cambio los bordes si son
impresos y de gran utilidad para agrupar un
rango de celdas y distinguirlas de las
demás. Existen diferentes estilos y grosores de
bordes y podrás seleccionar la configuración
deseada desde el comando Bordes que se
encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no
tengamos que hacer cada
modificación por nuestra cuenta
sino que solamente seleccionamos
el estilo de nuestra preferencia
desde la ficha Inicio > Estilos >
Estilos de celda

45
 Manual Excel Básico

Cambia el formato de números

Selecciona los datos a modificar y luego seleccionar de la cinta de opciones

Cambia el formato de fechas

Haz clic con el botón derecho del mouse. Selecciona la opción Formato de celdas en el menú
desplegable. Pulsa el botón Fecha. Explora las opciones que aparecen en el ítem Tipo. Haz clic
sobre alguna de ellas y pulsa el botón Aceptar.

46
 Manual Excel Básico

Etiquetas de hojas
Cuando se abre un libro nuevo de Excel 2007este trae por defecto 3 hojas: la Hoja1 la Hoja2
y la Hoja3, la Hoja1 esta abierta, mientras que a las otras dos se accede mediante las pestañas
de rótulos "Hoja2" y "Hoja3"

Aunque se pueden agregar las que sean necesarias pulsando en el ícono señalado por la flecha
o combinando las teclas Mayúscula+F11, este ícono no aparece en Excel 2003 y en
consecuencia tampoco la leyenda explicativa, estas leyendas aparecen profusamente en esta
nueva versión.
Cuando se trabaja con varias hojas dentro un libro es conveniente utilizar un nombre de hoja
para identificarlas más rápidamente, estos nombres no pueden estar repetidos y tienen un
máximo de 31 caracteres. Hay 3 formas de cambiar el nombre de las etiquetas de las hojas

El más rápido es hacer doble clic en la etiqueta a la que se le quiere cambiar el nombre, por
ejemplo y cuando se transforma en estamos en condiciones de cambiarle
el nombre, por ejemplo

Si se aprieta el botón derecho del ratón

cuando el cursor esta sobre una etiqueta,
aparece un menú emergente con muchas
opciones

Entre ellas la que está señalada por la flecha, que

haciendo clic nos permite cambiar el nombre. Si
pulsamos en "Color de etiqueta", aparecen las
opciones para cambiar el color de las etiquetas

47
 Manual Excel Básico

La tercera manera es ir a la pestaña "Inicio" luego al panel "Celdas"

donde pulsamos en "Formato", luego aparece un menú
desplegable donde cliqueamos en "Cambiar el nombre de la hoja"
, también podemos cambiar el color, como indica la flecha

48
 Manual Excel Básico

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #3

Orientaciones:

1. Crea un libro nuevo

2. Guarda con el nombre de formatos
3. Utilice las diferentes opciones de formato de celdas para obtener los resultados en
cada hoja propuesta, las pantallas muestran la dirección de celdas que utilizará.
Hoja 1: personalice el color de relleno, aplicar bordes y alineaciones como aparece
en la imagen.

Hoja 2: Aplicar bordes y el color de relleno personalizado al color de su preferencia.

49
 Manual Excel Básico

Hoja 3: Aplicar alineación de celdas y bordes necesarios para obtener la imagen propuesta:
Contenido tiene como subtítulos: (Obtiene información, Selección información, Elabora conclusiones, Elabora información)
Creatividad tiene como subtítulos: (Elabora información, Iniciativa)
Responsabilidad tiene como subtítulos: (Curiosidad, Participa activamente en la realización del trabajo, coopera en el grupo, Realiza el
trabajo en tiempo establecido).
De producto tiene como subtítulos: (Presentación del trabajo, Autoinforme a través de cuestionario)

1
 Manual Excel Básico

UNIDAD IV. FUNCIONES

¿Qué es una función?

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos
en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no
es necesario que la escribas tú mismo.

Partes de una función

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el
resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

a. Insertar un signo igual (=).

b. Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la
adición).
c. Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para
hacer el cálculo.

Trabajar con argumentos básicos

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de celdas,
separados ya sea por dos puntos o comas.
Ejemplo:
Dos puntos
Crean una referencia a un rango de celdas.
= PROMEDIO (E19: E23) calcula el promedio del rango de celdas E19 a E23.
Comas
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas en los paréntesis. Si
hay más de un argumento, debes separar cada argumento por una coma.
= COUNT (C6: C14, C19: C23, C28) cuenta todas las celdas en los tres argumentos incluidos
entre paréntesis.

1
 Manual Excel Básico

Crear una función básica

Una función básica nos permite sumar valores específicos.
Ejemplo: aplicar una función básica para obtener el dinero total donado a una fundación.
¿Cómo crear una función básica?
1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. En este caso, B10.

2. Escribe el signo igual (=) y luego, digita el nombre de la función. Aquí usaremos la
función SUMA, abre paréntesis, introduce los argumentos es decir selecciona los datos
a sumar, cierra paréntesis y presiona enter.

2
 Manual Excel Básico

Comando Autosuma
El comando Autosuma te permite obtener de manera automática el resultado de funciones
comunes, como SUMA y PROMEDIO de un rango de celdas.

Ejemplo: Obtener el total donado por una fundación

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. En este ejemplo, B10.

2. Haz clic en la ficha Inicio y ubica el comando Autosuma. Lo verás en el grupo Modificar.
Allí, pulsa la flecha desplegable y selecciona la función que desees. En este caso, Suma.

3
 Manual Excel Básico

3. La fórmula aparecerá en la celda seleccionada y si su ubicación es lógica, la

Autosuma seleccionará las celdas por tí. Notarás que las celdas involucradas quedan
resaltadas. De lo contrario, tendrás que hacer clic sobre las celdas y así elegir los
argumentos que deseas.

Pulsa la tecla Enter y el resultado aparecerá.

4
 Manual Excel Básico

Biblioteca de funciones

Hay cientos de funciones en Excel 2010. Sin embargo, sólo algunas te serán útiles para el tipo
de datos que estás trabajando. No hay necesidad de aprenderlas todas pero es posible que
quieras explorarlas para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de cálculo.

La biblioteca de funciones está ubicada en la ficha Fórmulas. Aquí puedes buscar y seleccionar
las funciones de Excel basado en categorías como: financiera, lógica, Texto, Fecha y hora, y
mucho más.
Descripción de cada una de las categorías para que puedas ubicarte fácil y rápidamente.

1. Insertar función:
Te permite buscar fácilmente una función ingresando la descripción de lo que estás buscando.
2. Autosuma:
Con este comando puedes obtener automáticamente el resultado de funciones comunes.
3. Recientes:
Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado recientemente.
4. Financieras:
La categoría contiene funciones para cálculos financieros como determinar un pago (PAGO) o
la tasa de interés de un préstamo (RATE)
5. Lógicas:
Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o condición.
Por ejemplo, si una orden es superior a 50 se cobra, 4.99 por envío. Pero si es superior a $ 100,
no cobran.

5
 Manual Excel Básico

Texto:

Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto. Por ejemplo,
convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.

6. Fecha y Hora:

Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes resultados como la fecha y
hora actual.

7. Búsqueda y referencia:

Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y referencia. Por ejemplo, puedes
agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor de la intersección de una fila y columna.

8. Matemáticas y trigonométricas:

Incluye funciones para argumentos numéricos. Por ejemplo, puedes redondear valores
(REDONDEAR), encontrar el valor de Pi (PI), multiplicar (PRODUCTO), subtotal (SUBTOTALES)
y mucho más.

9. Más funciones:

Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de Estadística, Ingeniería, Cubo,

Información y Compatibilidad

Utiliza la Biblioteca de funciones

En este ejemplo, se requiere de una función para contar los días que hay entre la fecha de

pedido y recibido de los productos que requieren tus clientes. En la siguiente hoja de cálculo:

6
 Manual Excel Básico

¿Cómo usar la Biblioteca?

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. E3, por ejemplo.
2. Haz clic en la ficha Fórmulas. En el grupo Biblioteca de funciones, ubica y selecciona
la categoría de la función que necesitas.
En este ejemplo, seleccionaremos el comando Fecha y hora.

3. Selecciona alguna función del menú desplegable. Aquí, vamos a elegir DIAS.LAB. Esta
contará los días entre la fecha en que se hace un pedido hasta el día en que se recibe.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Ubica el cursor en el primer

campo (Fecha_inicial) y escribe o selecciona la o las casillas que desees (C3, por
ejemplo). Luego, ubica el cursor en el siguiente campo (Fecha_final) y repite el mismo
procedimiento.

5. Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda o celdas que

elegiste.

7
 Manual Excel Básico

Comando Insertar Función

Ejemplo: Se desea contabilizar el número total de los productos que figuran en una lista de
registro.
El comando Insertar Función es conveniente porque te permite buscar una función
escribiendo su descripción o seleccionando una categoría para examinarla detenidamente.

En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número total de productos en
una lista. La función básica contar sólo cuenta las celdas con números pero necesitamos una
que cuente aquellas que tienen texto.

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. C3, en este caso.

2. Haz clic en la ficha Fórmulas y selecciona el comando Insertar función.

3. Insertar Función. Allí, escribe una

descripción de la función que estás
buscando y haz clic en el botón Ir. Para
nuestro ejemplo, vamos a escribir: Contar
celdas con texto (también puedes buscar
seleccionando una categoría).

8
 Manual Excel Básico

Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la descripción que aparece en la
parte inferior. Cuando encuentres la que deseas, pulsa el botón Aceptar.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el cursor en el

primer campo y escribe o selecciona la o las casillas que desees (A6: A23). Si necesitas
añadir argumentos adicionales, haz clic en el siguiente campo y repite el mismo
procedimiento.

5. Para terminar, haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá.

9
 Manual Excel Básico

Categoría de funciones:

Fecha y hora

Matemáticas

Estadísticas

Texto

Información

Funciones de Fecha y Hora

Nombre de la función Ahora

Sintaxis Ahora()
Descripción Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.

Nombre de la función Año

Sintaxis AÑO(fecha)
Fecha (obligatorio)
Descripción Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999.

Nombre de la función Dia

Sintaxis Dia(fecha), Fecha (obligatorio), La fecha de la que se desea conocer el día.
Descripción Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).

Nombre de la función Dia.lab

Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial, dias_lab, [festivos])
fecha_inicial (obligatorio): La fecha en la que se inicia el conteo.
dias_lab (obligatorio): Número de días laborables a contar después de la fecha
inicial.
Festivos (opcional): Un rango donde están especificados días festivos que serán
excluidos del conteo.
Descripción Devuelve el número de serie de la fecha antes o después de un número
especificado de días laborables.
Nombre de la función Dias.lab
Sintaxis Devuelve el número de serie de la fecha antes o después de un número
especificado de días laborables.
Descripción DIA.LAB(fecha_inicial, dias_lab, [festivos])
fecha_inicial (obligatorio): La fecha en la que se inicia el conteo.

10
 Manual Excel Básico

dias_lab (obligatorio): Número de días laborables a contar después de la fecha

inicial.
festivos (opcional): Un rango donde están especificados días festivos que serán
excluidos del conteo.

Nombre de la función Mes

Sintaxis MES(fecha)
fecha (obligatorio): La fecha de la que se desea obtener el mes.
Descripción Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre).

Nombre de la función Hoy

Sintaxis HOY()
Descripción Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

Nombre de la función hora

Sintaxis HORA(hora)
Hora (obligatorio): El valor de tiempo que contiene la hora que se desea conocer.
Descripción Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23 (11:00 p.m.).

Sifecha
Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos permitirá elegir
el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días, meses o años.
Sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)
El primero y segundo argumentos son fechas en donde la fecha1 tiene que ser menor que
fecha2. Dicho de otra manera, la fecha2 debe ser la fecha más reciente. Si estos parámetros
se especifican al revés, entonces obtendremos un error del tipo #¡NUM!
El tercer argumentos de la función SIFECHA es de suma importancia porque es donde
especificaremos la unidad de medición de tiempo que deseamos utilizar. A continuación la
tabla de posibles valores para este tercer argumento:
Valor Significado Descripción
“d” Días Número de días entre la fecha1 y la fecha2
“m” Meses Número de meses entre la fecha1 y la fecha2
“y” Años Número de años entre la fecha1 y la fecha2
“yd” Días excluyendo años Número de días entre la fecha1 y la fecha2 donde
ambas fechas tienen el mismo año.
“ym” Meses excluyendo años Número de meses entre la fecha1 y la fecha2
donde ambas fechas tienen el mismo año.
“md” Días excluyendo meses y años Número de días entre la fecha1 y la fecha2 donde
ambas fechas tienen el mismo mes y el mismo
año.

11
 Manual Excel Básico

ACTIVIDAD #4.1
Orientaciones
a. Crea un libro nuevo
b. Guarde el libro con el nombre Fecha
c. Aplicar funciones de fecha y hora para resolver los siguientes ejercicios:

Hoja 1: Utiliza la función año para conocer la edad en años en la siguiente tabla:

Escriba la función hoy()

d. Haga una copia de la hoja 1 en la hoja2.

e. En la hoja 2:
✓ Borre el contenido de la columna años
✓ Aplique la función sifecha para conocer la edad en años.

f. Haga una copia de la hoja2 en la hoja3.

✓ Borre el contenido de la columna años
✓ Aplique la función ahora() para conocer la edad en años.

g. Actualice los cambios en el libro de trabajo.

h. Cierre el libro

i. Cierre la aplicación

12
 Manual Excel Básico

Funciones Matemáticas

Nombre ¿Qué hace? Sintaxis Ejemplo

Aleatorio.entre Devuelve un ALEATORIO.ENTRE(inferior, ALEATORIO.ENTRE(1, 10)
número aleatorio superior) Número aleatorio entre 1 y
entre los números 10
que especifique. ✓ inferior (obligatorio): El límite
inferior de los números
aleatorios.
✓ superior (obligatorio): El límite
superior de los números
aleatorios

Suma Devuelve el SUMA(número1, [número2], …) SUMA(1,3,4) = 8

subtotal de una
lista de valores ✓ número1 (Obligatorio): Primer SUMA(A1:A5) = Suma de
aplicando la número (o rango de celdas) a los valores en el rango
operación considerar en la suma. A1:A5
indicada. ✓ número2 (Opcional): Números (o
rangos de celdas) adicionales a
sumar. Se pueden especificar
hasta 255 números adicionales.

Sumaproducto Multiplica dos o SUMAPRODUCTO(matriz1, SUMAPRODUCTO(A1:A10,

más matrices y [matriz2], …) B1:B10)
devuelve la suma = Multiplica cada celda de
de los productos. ✓ matriz1 (Obligatorio): Primera la columna A por su
matriz que se desea multiplicar y correspondiente de la
posteriormente sumar. columna B y suma cada
resultado.
✓ matriz2 (Opcional): Segunda
matriz que se desea multiplicar y
posteriormente sumar.

13
 Manual Excel Básico

ACTIVIDAD #4.2
Orientaciones
a. Crea un libro nuevo
b. Guardar con el nombre Matemáticas
c. Ingrese los datos en la hoja1:

d. Modificar la apariencia de los datos con un tipo de fuente para los títulos y otros para
los datos, aplicar formato de contabilidad para los valores.

e. Obtener el total aplicando la función suma en cada columna total y en cada fila de total
y total general.

f. Actualice el archivo, guarde nuevamente el archivo.

14
 Manual Excel Básico

Funciones Estadísticas
✓ Nombre Max: Encuentra el valor máximo de una lista de números.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

15
 Manual Excel Básico

✓ Min: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Qué hace? Sintaxis Ejemplo

✓ Promedio: Obtener el promedio de los números especificados

Sintaxis:
PROMEDIO(número1, [número2], …)

número1 (obligatorio): Este parámetro puede ser un número ó también puede ser un rango
de celdas que contiene el conjunto de números a promediar.

número2 (opcional): A partir del segundo número los parámetros son opcionales. De igual
manera puedes colocar un número u otro rango de celdas de donde la función obtendrá más
valores a promediar.

Ejemplo:

16
 Manual Excel Básico

✓ Contando celdas.

Contar: Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.

Sintaxis
CONTAR(valor1, [valor2], …)
valor1 (obligatorio): Primer celda a considerar o el rango donde se desea contar.
valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.
Ejemplo 1: Cantidad de celdas dentro de un rango que contienen números.

Contar: Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.

Ejemplo 2: Recuento de aquellas celdas que no están vacías dentro de un rango especificado.

17
 Manual Excel Básico

Contar blanco: Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.

Ejemplo 3: Cuenta las celdas que están vacías dentro de un rango.

ACTIVIDAD # 4.3
Después de haber estudiado las funciones matemáticas y estadísticas, realice lo que a
continuación se le solicita.

1. Ejecutar la aplicación Microsoft Excel

2. Crear un nuevo libro con el nombre Matemática y Estadísticas

a. Cambie el nombre a la hoja 1 por Matemática
b. Ingrese los siguientes datos:

Utilice funciones matemáticas estudiadas:

✓ Promedio de ventas
✓ Venta máxima realizada
✓ Venta mínima realizada
✓ Total de ventas

Figura 32: Funciones Matemáticas

3. Actualice el libro.
18
 Manual Excel Básico

UNIDAD V: GRÁFICOS

4.1 Crear gráfico

Antes de crear un gráfico es importante considerar la utilidad y definir su objetivo. Los gráficos
deben de facilitar la interpretación de los datos a representar.

Crear un gráfico en Excel:

Organizar y seleccionar datos a graficar

Ficha, insertar, seleccionar el tipo de gráfico

Tipos de gráficos: circular, líneas, barras, columnas, entre otros.

4.2 Personalizar gráficos

Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual, formato la cual

contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier
parte del gráfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del
gráfico que deseas modificar.

Herramientas de gráficos (Diseño) disponibles al

seleccionar el gráfico.

Estilos de diseño

19
 Manual Excel Básico

Herramientas de gráficos (formato) disponible cuando selecciona el gráfico.

20
 Manual Excel Básico

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #5

Orientaciones:
✓ Ejecutar aplicación
✓ Crear un libro con el nombre de gráficos
✓ En la hoja1 ingrese los datos de la siguiente tabla:

Crear un gráfico para

obtener la siguiente
apariencia en la misma
hoja.

Hoja2: Diseñe un gráfico personalizado para graficar los datos de la siguiente tabla

El gráfico debe de estar en una hoja nueva

Actualice el libro, guarde nuevamente.

21
 Manual Excel Básico

BIBLIOGRAFIA

1. https://www.exceltotal.com

2. http://www.todoexcel.com/atajos-del-teclado/

3. http://www.aulaclic.es/excel2010/t_1_2.htm

4. http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/tipos-de-funciones-excel/

5. https://cursoexcelbasico.wordpress.com/2011/08/11/hello-world/

6. https://es.slideshare.net/auraduquel/conceptos-bsicos-de-excel-parte-1

7. http://www.academia.edu/6620637/Conceptos_b%C3%A1sicos_de_Excel

22