UNIDAD 8.

Macros
1. Crear macros con la grabadora ............................................................ 1
2. Ejercicio: Grabar una macro ................................................................. 3
3. Insertar la macro en la barra de acceso rápido .................................... 4
4. Editar el código de la macro. ................................................................ 6
5. Ejercicio: Código de una macro ............................................................ 6
6. Ejecutar y eliminar macros ................................................................... 7
7. En este ejercicio aprenderemos cómo eliminar una macro. ................. 8

1. Crear macros con la grabadora

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es
lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los
comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues todo lo que hagamos se
guardará y posteriormente al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener cuidado
en no grabar ninguna acción innecesaria o que no tenga que ejecutarse siempre con la
macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qué
tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la
macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro,
para que así salga sin ningún error.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos
utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante
teclado.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro
es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos,
ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos. Una macro debe
ser genérica.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Vista y deplegar el
menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos en la imagen.

Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.
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Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y
números.
- No puede contener espacios ni símbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente
en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de
Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le
asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que
podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón o el
de Tecladoaparecerán unos nuevos cuadros de diálogo, que veremos en el punto
siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a
tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de
teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la
macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el
sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.
También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones de la
macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese
momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de
estado pulsando en el botón cuadrado.

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del

ratón se transforma con la imagen de una cinta.

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Guardar la macro.
Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar
alguna acción que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro
seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que
termine de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos
pulsado el botón, pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de
teclas, como veremos a continuación.

2. Ejercicio: Grabar una macro

En este ejercicio aprenderemos a grabar una macro. Abre Word. Trabajaremos con un
documento en blanco.
Empezaremos por crear la macro.
1. En la pestaña Vista, despliega el menú Macros haciendo clic sobre la flecha negra
triangular, y selecciona la opción Grabar macro.
2. Se abrirá un cuadro para configurar la macro. Llámala encabezado y deja la
opción Guardar macro en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionado.
Así la macro estará disponible para los nuevos documentos que se creen. Como
descripción escribe el texto Incluir encabezado corporativo.
3. Pulsa Botón. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
4. Se abrirá la ventana de Opciones de Word y se mostrará la categoría Barra de
herramientas de acceso rápido. En la columna de la izquierda se mostrarán las
macros disponibles, deberás seleccionar la única que
hay: Normal.NewMacros.encabezado. Luego, pulsa el botón Agregar que hay entre
las columnas.
5. La macro se incluirá en la columna de la derecha. Pulsa el botón Modificar... que
hay justo bajo ella.
6. Escoge el icono que tiene forma de nube (está al final).
7. En el recuadro Nombre para mostrar escribe Encabezado corporativo. Luego,
pulsa Aceptar. Verás que ahora el botón aparece en la columna tal y como lo has
definido.

8. Pulsa Aceptar para cerrar la ventana de opciones.

Volverás a apreciar la página en blanco y al colocar el cursor sobre ella, verás que tiene

un aspecto distinto . Estamos grabando. A partir de ahora y hasta que

detengamos la grabación, todas las acciones realizadas se guardarán como una macro.
Vamos a crear el encabezado.
1. Haciendo clic en Insertar > Encabezado > Editar encabezado creamos el
encabezado.
2. Escribe:
www.cifprodolfoucha.es.
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3. Haz clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página.
4. Pulsa el botón Detener grabación de la barra de estado inferior.

La macro ya está grabada. Vamos a comprobar que funciona correctamente.

1. Cierra el documento desde Archivo > Cerrar. Escoge la opción No guardar cuando el
mensaje te pregunte si quieres conservar los cambios.
2. Crea un nuevo documento desde Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
3. Pulsa el icono en forma de nube de la barra de acceso rápido superior. Se creará un
encabezado con el texto, tal y como habíamos hecho.

3. Insertar la macro en la barra de acceso rápido

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.
Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la
pestaña Archivo > Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word. Deberemos situarnos
en la categoría del menú izquierdo Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar
el botón en la cinta, o en Barra de herramientas de acceso rápido si queremos incorporar
el botón en la barra de acceso rápido.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas la

macros que hayamos grabado.
- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar >> para que se añada a la
barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá, seleccionándola y haciendo
clic en el botón Modificar.... Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos
preestablecidos para que puedas seleccionar uno y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, en las Opciones de Word, en Personalizar
cinta de opciones, dispondremos del botón Personalizar..., que es el que permite escoger
el acceso de teclado a la acción.
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Se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en la siguiente imagen, que es el mismo que
veríamos si pulsáramos la opción Teclado del cuadro de diálogo Grabar macro que hemos
visto anteriormente.

En la categoría Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro

en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de
teclado es donde deberemos especificar la combinación de teclas. Para hacerlo,
simplemente las pulsaremos como si fuésemos a ejecutarlas. El texto se escribirá sólo, por
ejemplo, CTRL+ALT+M. Deberemos hacer clic en Asignar para que la combinación se
asigne a la macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente para otro tipo de
comando.
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4. Editar el código de la macro.
Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola. Además puede
servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programación en Visual Basic, para
corregir posibles errores que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro en la ficha Vista vamos a Macros > Ver Macros y pulsamos el
botón Modificar. También podemos editar la macro con la combinación de teclas ALT +
F11 y dentro del diálogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y
pulsamos Modificar.
En ambos casos, nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos
en la imagen.

5. Ejercicio: Código de una macro

En este ejercicio aprenderemos cómo visualizar el código fuente de una macro. Esto
nos permitiría editarla, si disponemos de conocimientos de programación.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el anterior, en que se
creaba la macro sobre la cuál trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo en el
mismo equipo en que hicimos el anterior, ya que la macro se guardó en la plantilla
básica Normal.
Abre Word para mostrar un documento en blanco.
Primero la abriremos desde la opción que nos permite modificarla:
1. En la ficha Vista, pulsa el botón Macros o escoge Ver macros en el menú.
2. Ahí verás la macro encabezado. Asegúrate de que está seleccionada y pulsa el
botón Modificar.
3. Se abrirá una ventana de Visual con el código que especifica las acciones que realiza la
macro. Observa el código.
4. Cierra la ventana.
Veamos ahora otra forma de abrir el código de una macro:
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1. Pulsa ALT+F11. Se abrirá la misma ventana.
En este caso se mostrará la macro encabezado, pero eso no tiene por qué ser así
siempre, ya que se mostrará el código de aquello que se haya consultado por última
vez.
2. Para mostrar la macro adecuada, deberás abrirla desde el panel izquierdo.
En este caso, la ruta adecuada será Normal (el nombre de la plantilla a la que se ha
aplicado la macro) > Módulos > NewMacros.
3. Cierra la ventana de código.

6. Ejecutar y eliminar macros

Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros. Veremos una ventana similar a la
que puedes ver a continuación.
- Seleccionar la macro de la lista. Por ejemplo LogoCIFPRUP.
- Pulsar Ejecutar.

Obviamente, si está asignada a un botón de la cinta se ejecutará al hacer clic sobre él, y
si hemos creado un atajo de teclado también lo hará al pulsar la combinación de teclas.
Comentamos el resto de botones del diálogo.
Paso a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción abriendo el editor de Visual
Basic.
Modificar. Esta opción es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar si tenemos diversas
macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.
Para eliminar una macro, simplemente, hay que seleccionarla y pulsar el
botón Eliminar.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Eliminar una macro
Por otro lado, también podemos crear macros que se autoejecuten, para ello, al crear
la macro debemos asignarle uno de estros nombres:
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AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde
tenemos la macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde
tenemos la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde
tenemos la macro.
Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una
serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

7. En este ejercicio aprenderemos cómo eliminar una macro.

Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el primer paso a paso de esta
unidad, en que se creaba la macro sobre la cuál trabajaremos. Obviamente deberemos
realizarlo en el mismo equipo en que hicimos el otro ejercicio, ya que la macro se guardó en la
plantilla básica Normal.
1. Abre Word para mostrar un documento en blanco.
2. En la ficha Vista, pulsa el botón Macros o escoge Ver macros en el menú.
3. Ahí verás la macro encabezado. Asegúrate de que está seleccionada y pulsa el
botón Eliminar.
4. Se abrirá un mensaje que te pedirá que confirmes la acción. Escoge Sí.
5. En la lista ya no aparece la macro en cuestión.
6. Cierra la ventana.
La macro se ha borrado, pero no el botón que la ejecutaba en la barra de acceso rápido.
Comprobemos qué ocurre si lo ejecutamos y veamos cómo solucionarlo:
1. Pulsa en el botón de la barra de acceso rápido que tiene forma de nube y que
ejecutaba la macro Encabezado corporativo.
2. Un mensaje te informará de que la macro ha sido deshabilitada o eliminada.
Pulsa Aceptar.
3. Para eliminar este botón que ha dejado de ser útil, haz clic con el botón derecho del
ratón sobre él. Se mostrará un menú, donde deberás seleccionar la opción Eliminar de
la barra de herramientas de acceso rápido.
4. El botón ya no está, ya puedes cerrar Word.