TEMA: TUTORA: ESTUDIANTE: FECHA:

Recibo y despacho de documentos Sandra Eugenia Maldonado Omen Silvio Eugenio Chicunque Pantoja 18 de junio de 2011

ACTIVIDAD DE APRENDIZJAE

Una vez ledo el material de estudio de la Semana acerca de: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS, en un documento Word, desarrolle la siguiente actividad: 1. Defina con sus propias palabras: a. Que es la normalizacin y qu importancia tiene para las empresas b. Cul es el contenido del Art. 27 de la Ley 594 del 2000 c. Concretamente que indica el Art. 5, 8, 10, 11 2. Evala los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos que se efecten en la empresa donde usted labora, y: a. Mediante un diagrama de flujo describe cada uno de los procedimientos observados tanto en el recibo y despacho de documentos (en la empresa donde labora), posteriormente seala las Ventajas y Desventajas que encuentra en cada uno. b. Disea una Propuesta que permita solucionar los puntos crticos que se detectaron en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realiza en la entidad donde labora. 3. Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momento de radicar un documento, pese a que en el proceso de induccin le dieron toda la capacitacin del caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, el consecutivo de correspondencia es un desorden. Qu pasos podemos sugerirle al seor Vicente Carrillo, para que organice sus labores diarias, qu mecanismos de control puede seguir para que su trabajo sea productivo y oportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve a cabo diariamente en forma organizada, apoymoslo por favor.

DESARROLLO ACTIVIDADES SEMANA 7

1.

Defina con sus propias palabras:

Qu es la normalizacin y qu importancia tiene para las empresas?

La normalizacin es sinnimo de estandarizacin, nace como una necesidad de respuesta ste mundo comercial y globalizado, se requiere con urgencia tener estndares de calidad de bienes o servicios que trasciendan las fronteras de los pases; en otras palabreas se necesita hablar un mismo lenguaje para poder ser competitivos y en ese mbito nacen una serie de normas que aparentemente son voluntarias pero que se vuelven obligatorias cuando queremos comercializar. La tarea de la normalizacin la realizan organismos o agencias nacionales, regionales e internacionales con el fin de fijar normas tcnicas que establezcan la terminologa, la clasificacin, las directrices, las especificaciones, los atributos, las caractersticas, los mtodos de prueba o las prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio con el fin de preservar la seguridad, la proteccin al consumidor, al medio ambiente, a la salud de las personas y animales, y favorecer el efectivo intercambio de bienes. La normalizacin es muy importante para las empresas porque les posibilita ser cada da ms competitivas y penetrar mercados exigentes. De otra parte la normalizacin les permite a las empresas reducir los modelos quedndose nicamente con los ms necesarios (Simplificacin); la intercambiabilidad a nivel internacional (Unificacin) y disminuye el riego de cometer errores de identificacin porque crea un lenguaje claro y preciso (Especificacin)

Cul es el contenido del Art. 27 de la Ley 594 del 2000? El Art. 27 de la Ley 594 de 2000 habla del derecho que tienen todas las personas a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley. Establece que las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.

Concretamente qu indican los artculos 5, 8, 10, 11 de la Ley 594 de 2000? El Art. 5 habla del Sistema Nacional de Archivos: de su definicin, de las instituciones que lo conforman, de los archivos privados, de los principios, de la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica, de los proyectos y programas archivsticos y de su orientacin y coordinacin. El Art. 8 se refiere a la clasificacin de los archivos desde el punto de vista territorial. El Art. 10 establece la obligatoriedad de la creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la Ley 594 de 2000, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos. El Art. 11 deja en el Estado la obligacin de la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos: a. Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; b. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. c. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

d. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad; e. El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; f. Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma;

g. El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

ARTCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a. Archivos de entidades del orden nacional; b. Archivos de entidades del orden departamental; c. Archivos de entidades del orden distrital;

d. Archivos de entidades del orden metropolitano; e. Archivos de entidades del orden municipal; f. Archivos de entidades del orden local;

g. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h. Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle. ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.

2. Evala los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos que se efecten en la empresa donde usted labora. En la Contralora General de la Repblica los procesos de recibo y despacho de correspondencia se realizan de manera automatizada en el Nivel Central y manual en el Nivel desconcentrado (Gerencias Departamentales) Como el lugar donde trabajo es la Gerencia Putumayo, describir los procedimientos manuales. 2.1.1 Comunicaciones oficiales enviadas (Enviada a otras instituciones, personas y Gerencias Departamentales) Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario; la primera copia a la serie respectiva de la dependencia o grupo de trabajo que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes; y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su Tabla de Retencin Documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborar igual cantidad de copias.

La Unidad de Correspondencia en el Nivel Central est a cargo de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia y en el Nivel Desconcentrado en el Grupo de Trabajo Despacho del Gerente Departamental. Una vez producido el documento, cada dependencia debe asignarle un nmero de radicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de correspondencia sea manual o automatizado. El documento debe estar firmado por el funcionario autorizado.

2.1.1.1 Radicacin de las comunicaciones oficiales enviadas Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la encargada de asignar nmero de radicado consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos: o o o o o o o Nmero de radicacin. Fecha de radicacin. Hora de radicacin. Dependencia y funcionario remitente. Asunto. Destinatario (Entidad y/o persona). Nmero de folios y anexos.

Para la entrega de comunicaciones que estn dentro del permetro urbano, el mensajero de cada dependencia har la entrega de las comunicaciones al respectivo destinatario y guardar la copia en la dependencia productora. Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del permetro urbano definido por la Gerencia Departamental, el mensajero debe entregarlas a la Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente). El funcionario de la Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente) debe verificar que los documentos estn correctamente empacados y sellados. Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente: Nombres y apellidos completos. Dependencia remitente, direccin, ciudad, departamento, telfono. Cdigo de la dependencia. Nmero de Radicado (Proporcionado por el sistema de radicacin manual o automatizada).

Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario: o Nombres y apellidos completos. o Entidad y/o Dependencia destinataria, direccin, ciudad, departamento, telfono.

Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas. Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados, rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros. Solamente pueden firmar correspondencia las personas responsables de las diferentes dependencias y las que sean autorizadas para ello en forma expresa. El correo internacional debe llevar el visto bueno del Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia o su delegado para su envo. El funcionario de la ventanilla de correspondencia saliente, recibir el documento, original y dos copias, original para el destinatario, una copia para la serie consecutivo de correspondencia de la unidad de correspondencia y la otra copia para la dependencia productora, la cual ira en la carpeta del asunto o serie correspondiente.

2.1.1.2 Recibir Comunicaciones Oficiales Enviadas En el caso de las Gerencias Departamentales que no tienen sistema automatizado, deben llevar una planilla de control o libro radicador el cual debe contener como mnimo los siguientes datos: Nmero de radicacin Fecha de radicacin Dependencia remitente Asunto Destinatario (Entidad y/o persona) Nombre de funcionario que recibe el documento. Anexos Una vez realizados los pasos anteriores, el funcionario de la ventanilla, seala como verificado el nmero de radicado de comunicaciones oficiales enviadas en el sistema automatizado para Nivel Central, el cual asigna fecha y hora. El documento es clasificado de acuerdo al servicio de correo por el cual se deba enviar.

2.1.1.3 Clasificacin y organizacin de las comunicaciones oficiales enviadas Las comunicaciones oficiales recibidas se clasifican de acuerdo a su destinatario y el servicio de distribucin que se vaya a utilizar. Si los documentos van con destino a las Gerencias Departamentales se distribuyen y organizan en grupos, por cada ciudad capital usando el servicio CORRA Los dems documentos con destino a Bogot, ciudades capitales, municipios intermedios, apartados areos e internacionales se deben clasificar de acuerdo al servicio por el cual se van a enviar: o o o o o o o o o o o Postexpress Urbano Postexpress Nacional Apartado Areo Correo ordinario Urbano Correo ordinario Nacional Certificado Urbano Certificado Nacional Certificado Urbano con Acuse de Recibo Certificado Nacional con Acuse de Recibo Internacional Internacional Especial

Determinar el peso y el valor de cada documento a enviar. Registra la cantidad de documentos enviados por cada dependencia, indicando el valor y el servicio utilizado. Diariamente se debe generar un documento resumen que muestre el gasto de correspondencia por oficina y clase de servicio. Segn el servicio utilizado para despachar los documentos se deben diligenciar los siguientes formatos: o Postexpress: Planilla Gua Apartado Areo: Planilla Correo ordinario Urbano: Planilla o o o o Correo ordinario Nacional: Planilla Certificado Urbano: Planilla Certificado Nacional: Planilla Certificado Urbano con Acuse de Recibo: Planilla Acuse

o Planilla Internacional Especial: Planilla o CORRA: Planilla Planilla de reparto por Gerencia Departamental

ternacional:

Segn el servicio utilizado para despachar los documentos se deben diligenciar los siguientes formatos: Simultneamente en los casos en que se utilice el servicio de postexpress se deben colocar la gua sobre el documento que se va a enviar, separndola de su copia. El funcionario encargado elaborar las diferentes planillas de distribucin de acuerdo al servicio de correo a utilizar, las cuales sern entregadas junto con los documentos a entregar, al mensajero de la empresa de correo. En caso de que el documento no sea recibido por el destinatario, se devuelve con su respectivo causal de devolucin a la Oficina productora. Cuando sea necesario que la documentacin enviada requiera el acuse de recibo, de acuerdo al servicio se busca la gua o prueba de entrega con que se fue el documento o se solicita a la empresa de correo el certificado del envi. Para el caso de las Gerencias Departamentales, se debe asignar nmero de radicado por el sistema manual y posteriormente se coloca fecha y hora de recepcin al documento. Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia se encargar de la distribucin de las comunicaciones enviadas a las diferentes entidades externas o personas naturales, llevando su respectivo control.

NOTA: Los documentos archivados por la Direccin Imprenta, Archivo y Correspondencia y las Gerencias Departamentales para la serie consecutivo de comunicaciones oficiales se deben foliar, pero no se realizar el inventario descriptivo de carpeta. 2.1.2 Comunicaciones oficiales recibidas (recibidas de otras instituciones, personas y gerencias departamentales) Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo.

El cliente externo entrega el documento a la unidad de correspondencia, en el horario establecido. El funcionario encargado de recibir los documentos, abrir los sobres y revisar datos bsicos del remitente (nombre del remitente y direccin), del destinatario (nombre del funcionario, dependencia, cargo) y que los documentos estn foliados. Si el documento cumple con los parmetros anteriores, se le asigna un nmero de radicado de comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de correspondencia manual o automatizada por el funcionario encargado.

2.1.2.1 Radicacin de las comunicaciones oficiales recibidas Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la encargada de asignar nmero de radicado a las comunicaciones oficiales recibidas, consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos: Nmero de radicacin Fecha de radicacin Hora de radicacin Remitente (Entidad y/o persona) Asunto Dependencia y funcionario Destinatario Nmero de folios y anexos

Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el cual se va a identificar el documento tanto original como copias, se entrega al cliente externo la copia con el respectivo radicado. Posteriormente, se imprime la Planilla de Comunicaciones Oficiales Recibidas para entregar al encargado de distribuir los documentos.

2.1.2.2 Recepcin de comunicaciones oficiales internas y recibidas Para el caso de las Gerencias Departamentales se diligenciar la planilla de control o libro radicador, el cual se debe firmar a la hora de recibir una comunicacin oficial. Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia se encargar de la distribucin de las comunicaciones recibidas a los diferentes grupos de trabajo, llevando su respectivo control de entrega.

NOTA: Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir. Acuerdo 060 AGN

2.1.3 Comunicaciones oficiales internas (aquellas recibidas y enviadas dentro de la entidad) Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados. Acuerdo 060 de 2001. Producida la comunicacin oficial interna, el funcionario de la dependencia se encarga de asignarle un nmero de radicado de comunicaciones oficiales internas, registrando los datos bsicos de la dependencia remitente y de la dependencia destino.

2.1.3.1 Radicacin de las comunicaciones oficiales internas Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la encargada de asignar nmero de radicado consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos: Nmero de radicacin Fecha de radicacin Hora de radicacin Dependencia y funcionario remitente Asunto Dependencia y funcionario destinatario Nmero de folios y anexos

Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el cual se va a identificar el documento tanto original como copia. El funcionario encargado de la distribucin, los recoge para proceder a clasificarlos por dependencias y hacer su respectiva entrega las dependencias destino. El funcionario encargado de recibir el documento verifica los datos y procede a recibir por sistema, si en el sistema los datos no corresponden con los datos de la comunicacin, se devuelve a dependencia origen para su correccin. Una vez recibido el documento en el sistema, se firma la copia del documento recibido y se procede a realizar el trmite. Se entrega la copia de la comunicacin oficial interna firmada al encargado de la distribucin de las comunicaciones oficiales.

El funcionario encargado de la distribucin de las comunicaciones oficiales entrega copia firmada a la dependencia remitente. En el caso de las Gerencias Departamentales el nmero de radicado de comunicaciones oficiales internas, debe ser asignado por la Unidad de Correspondencia con su respectivo control.

2.1.4 Control y seguimiento de gestin de comunicaciones oficiales Recibida la comunicacin oficial, el funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia en el sistema manual o automatizado, procede a registrar en el respectivo sistema el nombre del funcionario responsable con su respectiva tarea para dar trmite al documento, segn asignacin del jefe inmediato. Asignada la tarea, se procede a realizar la distribucin y entrega de las comunicaciones oficiales, de acuerdo a la planilla impresa generada por el sistema o a travs del libro o control de radicacin. El funcionario a quien se le asign la tarea debe verificar el recibido en la planilla, es decir, si es de competencia del funcionario o dependencia destino, recibe el documento y firma la planilla o libro. El funcionario responsable de la comunicacin oficial realiza la tarea correspondiente al trmite asignado, una vez finalizada la tarea informa al funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia, para el respectivo descargue o finalizacin del trmite, ya sea a travs de una accin o traslado a otro responsable o con la radicacin de un nuevo oficio de respuesta, con el fin de hacer la respectiva referencia entre oficios. El funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia, debe registrar la actividad de finalizacin del trmite, fecha y hora en el sistema manual o automatizado. El funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia debe informar sobre los trmites pendientes al jefe inmediato, con el fin de dar seguimiento y cumplimiento al trmite. Para el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales se debe asignar y dar respuesta a los trmites.

2.1.5 Comunicaciones oficiales por mensajes de datos. Controlar las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios electrnicos, pticos o similares, como Internet, correo electrnico, fax (mensajes de datos), tanto internas como externas de la Entidad, en cumplimiento de sus funciones. Toda comunicacin oficial interna y externa que sea enviada o recibida por medio de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe ser registrada y radicada en el sistema manual o automatizado de correspondencia.

2.1.5.1 Comunicaciones oficiales enviadas Todo documento de carcter oficial que se genere y enve por mensajes de datos (Correo electrnico, fax entre otros) en una dependencia de la Contralora General de la Repblica, debe ser registrada y radicada en el sistema de correspondencia manual o automatizado, por el funcionario encargado de operar el sistema de correspondencia de la dependencia, quien informar el nmero de radicado para colocarlo en el campo asunto del mensaje de datos. Dichos mensajes solo se podrn enviar a travs del correo electrnico del directivo de cada dependencia o a quien ste delegue, o por medio de fax, entre otros. 2.1.5.2 Comunicaciones oficiales internas Los mensajes de datos de carcter oficial (Correo electrnico, fax entre otros) entre dependencias, en el caso de correo electrnico se realizara desde el buzn de la cuenta de correo individual del directivo responsable de la dependencia, con previo registro y radicacin en el sistema manual o automatizado de correspondencia, enunciando el nmero de radicacin en el campo de asunto del mensaje de datos que se enviara. Para el caso de fax se debe colocar el nmero de radicado al documento. El envo de las comunicaciones oficiales por medio de mensajes de datos, se debe realizar por uno de los canales de comunicacin y una sola vez, con el fin de evitar duplicidad en documentos.

2.1.5.2 Comunicaciones oficiales recibidas La recepcin de los mensajes de datos que requieran trmite y trazabilidad en la Entidad, deben ser radicados y registrados en el sistema manual o automatizado de correspondencia, para posteriormente dar trmite interno al destinatario. Las comunicaciones oficiales que deben ser radicadas y registradas son: a) Derechos de peticin y consultas.

b) Tutelas. c) Denuncias, quejas, reclamos y solicitudes.

d) Informacin de rendicin de cuentas e informes (cuentas consolidadas; actas de informes de gestin; plan de mejoramiento; avance plan de mejoramiento; directiva 008 de 2003; austeridad del gasto; sistema general de participaciones y Fosyga; regalas; gestin ambiental territorial; Seud; presupuestal; costos de personal, entre otros). e) Informacin institucional (memorandos, circulares, instructivos, conceptos, procedimientos, manuales) f) Documentos remisorios de los actos administrativos. g) Informes (Cubos, gestin documental semestral y anual, ejecutivo del plan de accin, plan de mejoramiento interno y avance, IPU, gestin de gerencias, control interno, procesos administrativos, servicios pblicos, gastos de vehculos, certificados de corra, gastos de correo, relacin de permisos, entre otros). h) Propuestas i) Los dems documentos contemplados en la tabla de retencin documental vigente. Toda comunicacin oficial producida o recibida a travs de mensajes de datos se debe conservar en el soporte original en que se cre. En caso de recibir la misma comunicacin oficial de un mismo remitente a un mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrnico, documentos soporte papel, fax u otro medio, se debe tener en cuenta la radicacin y registro del primer documento recibido en la Unidad de Correspondencia, ya sea en el sistema manual o automatizado. Todo documento sea copia dura, fax, internet y correo electrnico debe radicarse, con el fin de llevar un registro y control de las comunicaciones oficiales que ingresan y se producen en la Contralora General de la Repblica, a fin de establecer las personas y cargos responsables del proceso y el seguimiento del documento, en concordancia con el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin. acuerdos, directivas,

NOTA: Los mensajes de datos que no requieren radicacin son todos los mensajes de datos de carcter personal y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicacin oficial de la Contralora General de la Repblica.

Diagrama de flujo produccin documental

Diagrama de flujo proceso recepcin documentos externos

Diagrama de flujo proceso recepcin documentos internos

Diagrama de flujo proceso distribucin de documentos recibidos

Diagrama de flujo proceso distribucin de documentos internos

Diagrama de flujo proceso distribucin de documentos enviados

Ventajas del proceso manual Es la forma tradicional de llevar los registros de correspondencia y para las personas que no estn muy familiarizadas con los sistemas automatizados son ms accesibles. En caso de existir un error en el registro, se facilita su correccin. Son econmicos. No exige conocimientos tecnolgicos o profesionales en TIC.

Desventajas del proceso manual Los registros de la correspondencia que se surte en las gerencias no se pueden unificar con el Nivel Central, si se hace, exige mayores esfuerzos. Demora en los procesos que demandan la gestin documental. Por el volumen de correspondencia a veces los nmeros de registro se dan de manera errada. Como existen libros radicadores, a veces se radica la correspondencia interna en el libro de la externa y viceversa. Envo inoportuno de la correspondencia porque de manera manual, se dificulta llevar un orden segn la prioridad de entrega. Dependiendo de la persona que lleve los libros radicadores, los registros a veces son ilegibles. En los libros es difcil corregir un error de registro y si no se hace de manera correcta pude darse para realizar tachones y enmendaduras. Los libros radicadores son ms expuestos a una prdida o deterioro.

Propuesta que permite solucionar los puntos crticos que se detectaron en los procesos de recibo y despacho de documentos. La propuesta de mejora que siempre se ha realizado al Nivel Central por parte de la Gerencia Putumayo, es que se disee un nuevo aplicativo o se mejore el existente para que las gerencias puedan trabajar en lnea con el Nivel Central y de esta manera tener centralizado y automatizados los procedimientos de correspondencia.

Para corregir las falencias que a diario se presentan en la Gerencia existen los Crculos de Mejoramiento por grupos de trabajo, en nuestro caso pertenezco al Grupo de Vigilancia Fiscal de la Gerencia; nos reunimos mensualmente y ah se discuten los puntos crticos y se proponen Planes de Mejoramiento, todo esto enmarcado dentro de un Sistema de Gestin de calidad debidamente certificado.

3. Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momento de radicar un documento, pese a que en el proceso de induccin le dieron toda la capacitacin del caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, el consecutivo de correspondencia es un desorden. Qu pasos podemos sugerirle al seor Vicente Carrillo, para que organice sus labores diarias, qu mecanismos de control puede seguir para que su trabajo sea productivo y oportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve a cabo diariamente en forma organizada, apoymoslo por favor. Vamos a suponer que el curso de induccin y capacitacin se ense correctamente pero con un nivel elevado para la comprensin del seor Carrillo, ya que l venia del Nivel Operativo y con escolaridad de quinto de primaria, pero si tiene deseos de trabajar en la dependencia de archivo. Con el seor Carrillo se debe hacer lo siguiente para apoyarlo: Dictarle nuevamente el curso de capacitacin utilizando material y pedagoga acorde a su nivel de escolaridad. Realizar talleres con ejemplos de su cotidianidad. Evaluar en tiempo real sus logros durante la capacitacin. Si en la fase de capacitacin no superar el promedio requerido (Ejemplo 75 puntos sobre 100) relvarlo de las funciones de Auxiliar de Archivo. Si pasa con el promedio mnimo requerido se debe realizarle seguimiento y acompaamiento por un tiempo determinado (Ejemplo 1 mes) para corregir en el proceso sus deficiencias. Es importante disearle unos esquemas o diagramas de flujo para cada una de las actividades que realiza a diario y su desarrollo debe estar supervisado diariamente por el Jefe de la Oficina, hasta que el margen de errores sea mnimo.

Creo que con esta capacitacin y acompaamiento, sumado a sus deseos de trabajar como Auxiliar de Archivo; el seor Carrillo mejorar sustancialmente sus competencias.