Tarea 3:

Análisis de la gestión contractual

Grupo: 101001_33

Contratación Pública y Privada Código: 101001

Presentado por:

Darwin Saulon Burbano Cuaran Cód. 1125412050

Presentado a:

Yaned Patricia Sánchez Varón

Universidad Nacional Abierta y A Distancia “UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios

Diciembre 2024
¿Qué es, y para qué sirve, el “Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II”?

El Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- . es el medio de

información oficial de toda la contratación realizada con dineros públicos. El SECOP es el punto

único de ingreso de información para las entidades que contratan con cargo a recursos públicos.

El SECOP II es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación

Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a

Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.

Desde su cuenta, las Entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar

Procesos de Contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los

Proveedores también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer

seguimiento a los Procesos y enviar observaciones y Ofertas.

¿Para que sirve el “Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II?

El SECOP II permite a compradores y proveedores realizar todas las modalidades de

contratación, excepto por la compra al amparo de Acuerdos Marco y otros instrumentos de

agregación de demanda, que se realiza a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano con

un usuario y contraseña diferentes. Así mismo, le permite al público en general consultar la

actividad contractual de las Entidades Estatales. Así el proceso de contratación gana en

transparencia.

¿En qué casos puede declararse la nulidad de un contrato administrativo?

 Artículo 44. De las Causales de Nulidad Absoluta. Los contratos del Estado son

absolutamente nulos en los casos previstos en el derecho común y además cuando:

1°. Se celebren con personas incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad

previstas en la Constitución y la ley;

2°. Se celebren contra expresa prohibición constitucional o legal.

3°. Se celebren con abuso o desviación de poder.

4°. Se declaren nulos los actos administrativos en que se fundamenten; y

5°. Se hubieren celebrado con desconocimiento de los criterios previstos en el artículo 21

sobre tratamiento de ofertas nacionales y extranjeras o con violación de la reciprocidad de que

trata esta Ley.

Artículo 45. De la Nulidad Absoluta. La nulidad absoluta podrá ser alegada por las

partes, por el agente del Ministerio Público, por cualquier persona o declarada de oficio, y no es

susceptible de saneamiento por ratificación.

En los casos previstos en los numerales 1o. 2o. y 4o. del artículo anterior, el jefe o

representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato mediante acto

administrativo debidamente motivado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

Artículo 46. De la Nulidad Relativa. Los demás vicios que se presenten en los contratos

y que conforme al derecho común constituyen causales de nulidad relativa, pueden sanearse por

ratificación expresa de los interesados o por el transcurso de dos (2) años contados a partir de la

ocurrencia del hecho generador del vicio.

 Artículo 47. De la Nulidad Parcial. La nulidad de alguna o algunas cláusulas de un

contrato, no invalidarán la totalidad del acto, salvo cuando éste no pudiese existir sin la parte

viciada.

Artículo 48. De los Efectos de la Nulidad. La declaración de nulidad de un contrato de

ejecución sucesiva no impedirá el reconocimiento y pago de las prestaciones ejecutadas hasta el

momento de la declaratoria.

Habrá lugar al reconocimiento y pago de las prestaciones ejecutadas del contrato nulo por

objeto o causa ilícita, cuando se probare que la entidad estatal se ha beneficiado y únicamente

hasta el monto del beneficio que ésta hubiere obtenido. Se entenderá que la entidad estatal se ha

beneficiado en cuanto las prestaciones cumplidas le hubieren servido para satisfacer un interés

público.

Artículo 49. Del Saneamiento de los Vicios de Procedimiento o de Forma. Ante la

ocurrencia de vicios que no constituyan causales de nulidad y cuando las necesidades del

servicio lo exijan o las reglas de la buena administración lo aconsejen, el Jefe o representante

legal de la entidad, en acto motivado, podrá sanear el correspondiente vicio.

Defina los términos: Proponente, oferta, selección, pliego de condiciones, contratista,

ejecución y liquidación del contrato administrativo.

PROPONENTE

Proponente Es la persona natural o jurídica o el grupo de personas jurídicas y/o naturales,

nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio, unión temporal o

promesa de sociedad futura que presenta una Oferta para participar en el Proceso

de Contratación.
 OFERTA

Oferta Es la propuesta presentada a [Nombre de la Entidad Estatal contratante] por los

proponentes.

SELECCIÓN

Es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal contrata directamente con una

persona natural o jurídica, la prestación de servicios profesionales, la prestación de servicios de

apoyo a la gestión o la adquisición de un bien o servicio, que tenga un proveedor exclusivo.

PLIEGO DE CONDICIONES

Pliego de Condiciones Es el conjunto de normas que rigen el proceso de selección y el

futuro Contrato, en los que se señalan las condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro

de los cuales los Proponentes deben formular su Oferta para participar en el Proceso

de Contratación del contratista

CONTRATISTA

En las circunstancias descritas, el contratista se constituye en un colaborador o

instrumento de la entidad estatal para la realización de actividades o prestaciones que interesan a

los fines públicos, pero no en un delegatario o depositario de sus funciones

EJECUCION

Etapa de ejecución del contrato. En esta etapa cada una de las partes debe realizar o

cumplir todas las obligaciones convenidas durante la vigencia del contrato para que se lleve a

cabo su objeto. Se lleve a cabo un estricto cumplimiento de las obligaciones asumidas.

 LIQUIDACION DEL CONTRATO ADMINISTRATIVO

La liquidación es una actuación que procede con posterioridad a la terminación normal o

anormal del contrato estatal18, por causas contractuales o legales o por causas atribuibles a ambos

contratantes o a uno de ellos, es el procedimiento a través del cual una vez concluido el contrato,

las partes cruzan cuentas respecto sus obligaciones. El objetivo de la liquidación es determinar si

las partes pueden declararse a paz y salvo mutuo o si existen obligaciones por cumplir y la forma

en que deben ser cumplidas.

CONTRATACIÓN DIRECTA

Las causales de Contratación Directa de uso más frecuente, son: Contratos y/o

Convenios Interadministrativos: Son los contratos o convenios que se celebran entre las

instituciones públicas y que se rigen por las normas de contratación estatal. Por tal motivo,

requieren de los Estudios Previos, la disponibilidad y del registro presupuestal definitivo, en caso

que exista afectación presupuestal.

LA FUNCIÓN PÚBLICA podrá suscribir contratos interadministrativos con

instituciones públicas, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación

directa con el objeto de la Entidad ejecutora, señalado en la Ley o en sus reglamentos.

Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado: Se podrá acudir a la modalidad

de contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes, cuando solo exista una persona

que pueda proveer el bien o el servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial o

de los derechos de autor o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. Estas

circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.

 Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la

contratación de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas

naturales. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión, corresponden a aquellos de

naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría, que se derivan del cumplimiento de las

funciones de LA FUNCIÓN PÚBLICA; así como los relacionados con actividades operativas,

logísticas o asistenciales.

LA FUNCIÓN PÚBLICA podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica

que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad o

experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya

obtenido previamente varias ofertas. El Jefe de la dependencia que requiere la contratación será

el responsable de verificar y certificar la experiencia e idoneidad técnica de la persona a

contratar. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

La versión vigente de este documento reposa en el Sistema Integrado de Gestión

(Intranet) 14 Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se

podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades

que se requieren. Se entiende que no existe personal de planta en la Entidad, si es imposible

atender la actividad con el personal existente, porque de acuerdo con los manuales específicos,

no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la

prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de

especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la

planta, éste no sea suficiente.

 La inexistencia de personal debe ser certificada por el Director de LA FUNCIÓN

PÚBLICA con base en los estudios previos presentados por la dependencia solicitante de la

contratación. No se podrán celebrar estos contratos, cuando existan relaciones contractuales

vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización expresa del

Director de LA FUNCIÓN PÚBLICA.

Esta autorización estará precedida de la sustentación sobre las necesidades técnicas de las

contrataciones a realizar. El arrendamiento o adquisición de inmuebles Sin perjuicio de lo

dispuesto en las Leyes de reforma urbana y reforma agraria, se podrán arrendar y adquirir,

previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

Contratación con organismos internacionales Para la celebración de contratos o convenios

de administración de recursos con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional,

el Departamento aplicará las normas vigentes en la materia.

Contratación de encargos fiduciarios y fiducia pública En cumplimiento de lo señalado en

el numeral 5º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los encargos fiduciarios que celebren LA

FUNCIÓN PÚBLICA con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia

Financiera tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los

contratos que tales Entidades celebren. De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1150 de

2007, la selección de las sociedades fiduciarias a contratar, sea pública o privada se hará con

rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en la Ley 1150 de 2007.

No obstante, los excedentes de tesorería de las Entidades estatales se podrán invertir

directamente en fondos comunes ordinarios administrados por sociedades fiduciarias, sin

necesidad de acudir a un
 ETAPA PRECONTRACTUAL

PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

La gestión contractual institucional inicia con la elaboración del Plan Anual de

Necesidades, que consiste en la preparación, planeación y programación de la adquisición de los

bienes, servicios y obras, para suplir las necesidades de la entidad, esto es, cuando los líderes de

los proyectos y jefes de áreas, informan sus requerimientos para el desarrollo de su gestión.

Las necesidades se estiman con base en los procedimientos asociados a cada proceso

institucional, los proyectos a realizar, ya sean financiados con presupuesto de funcionamiento o

de inversión, el recurso humano existente, los consumos históricos y los niveles de existencia de

los elementos. Para elaborar el Plan Anual de Necesidades, el Coordinador del Grupo de

Servicios Administrativos envía un comunicado interno a cada Jefe de área, acompañado del

formato expedido por Colombia Compra Eficiente, mediate el cual solicita la reemission de las

necesidades de bienes, obra y/o servicios, requeridos para la respectiva vigencia fiscal y las

siguientes, cuando aplique, dando las instrucciones del caso, de tal manera que se cuente con los

insumos necesarios para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de la respectiva vigencia fiscal

y el Presupuesto de Gasto de Mediano Plazo (PGMP).

La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones es responsabilidad de los Coordinadores

de los Grupos de Servicios Administrativos y de Gestión Contractual. En lo referente al

presupuesto de funcionamiento estará liderado por el Grupo de Servicios Administrativos y en lo

referente al presupuesto de inversión por la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con las

necesidades de las diferentes áreas. La consolidación del Plan Anual de Adquisiciones

corresponde a la Secretaría General, a través de los Grupos de Servicios Administrativos y de

Gestión Contractual.

En todo caso, corresponde a la Oficina Asesora de Planeación, en coordinación con la

Secretaría General la elaboración del Marco de Gasto de Mediano Plazo, del Anteproyecto de

Presupuesto, del Plan Anual de Adquisiciones, Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC y

de las solicitudes de adiciones y traslados presupuestales que la Entidad requiera.

Consolidado el Plan Anual de Adquisiciones corresponde al Comité de Contratación,

recomendar al Ordenador del Gasto presentarlo para aprobación del Director del

DEPARTAMENTO, quien lo realizará a través de un correo electrónico.

Aprobado el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia fiscal, el Coordinador del Grupo

de Gestión Contractual, deberá publicarlo en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública

– SECOP y en la página web de LA FUNCIÓN PÚBLICA, a más tardar el treinta y uno (31) de

enero de cada año, así como las modificaciones a que haya lugar, de acuerdo con los

lineamientos de Colombia Compra Eficiente.

El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser objeto de seguimiento, por parte de los

Coordinadores de los Grupos de Servicios Administrativos y Gestión Contractual, con el fin de

establecer el avance de su ejecución y la pertinencia de las modificaciones y/o ajustes

solicitados, los cuales deben ser presentados al Comité de Contratación para su respectiva

recomendación y posterior aprobación por parte del Director de LA FUNCIÓN PÚBLICA

De igual manera, los Coordinadores de los Grupos de Servicios Administrativos y de

Gestión Contractual deberán presentar al Comité de Contratación, los informes de avance del

Plan Anual de Adquisiciones

 3.1.2 ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

Las dependencias que requieren la contratación, deben elaborar los estudios y

documentos previos, con el apoyo de los profesionales del Grupo de Gestión Contractual, de

acuerdo con las normas vigentes. Los Estudios Previos servirán de base para la elaboración del

pliego de condiciones, o del contrato a suscribir.

ETAPA CONTRACTUAL

ELABORACIÓN DEL CONTRATO

El profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual, proyectará la correspondiente

minuta de contrato, de acuerdo con las condiciones previstas en los Estudios Previos y demás

documentos soportes del respectivo proceso de selección, por lo cual el Jefe del área solicitante

deberá revisarla y dar su visto bueno, antes de pasarlo a firma del Ordenador del Gasto.

De conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de

la Ley 1150 de 2007, los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el

objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Para la ejecución se requerirá de la

aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales

correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras,

de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto. El contratista deberá acreditar
que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad

Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar.

SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA

La vigilancia y control de los contratos estará a cargo de un Supervisor o Interventor

Externo, según el caso, quienes deberán cumplir las obligaciones fijadas en las Leyes

establecidas al respecto, en las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas

en los respectivos contratos.

La designación de la Supervisión está en cabeza del Ordenador del Gasto, quien lo

comunicará, a través del correo electrónico enviado por el Coordinador del Grupo de Gestión

Contractual, previa recomendación del Jefe del Área, a través de los estudios Versión 13

Diciembre 26 de 2018 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La

versión vigente de este documento reposa en el Sistema Integrado de Gestión (Intranet) 8

previos. En el evento que se presente vacancia temporal o definitiva, del Supervisor, entre otras

causas, por vacaciones o retiro de la Entidad, el Jefe del Área deberá solicitar previamente al

Secretario General la designación del nuevo Supervisor, de no hacerlo, se entenderá que este

asume la Supervisión.

OTROS ASPECTOS REFERENTES A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS

Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su

ejecución, razón por la cual, el supervisor deberá solicitar al Ordenador del Gasto, con mínimo

ocho (8) días hábiles de antelación la elaboración de la modificación, adición, prórroga, cesión
y/o suspensión respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el

beneficio que LA FUNCIÓN PÚBLICA obtendrá.

Toda solicitud deberá ser presentada al Ordenador del Gasto, previo visto bueno del

Supervisor del Contrato.

Es de anotar que las modificaciones no podrán realizarse sobre el objeto, sino para

adicionar o disminuir actividades, plazo de ejecución, forma de pago, valor, lugar de ejecución,

entre otros, es decir aspectos que incidan en la ejecución del Contrato, pero que no cambien su

esencia.

ADICIONES Y PRÓRROGAS

Los contratos se pueden adicionar en valor y prorrogar en tiempo. Las adiciones en valor

deben contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El Supervisor

deberá presentar la solicitud de adición o prórroga, con su respectiva justificación, antes del

vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato

La adición en valor no podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor inicial

del contrato, expresado éste en salarios mínimos mensuales legales (artículo 40 de la Ley 80 de

1993)

OTRAS MODIFICACIONES

Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar

algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a las anteriormente mencionadas, los cuales

pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder
garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas

modificaciones deberán estar igualmente justificadas.

SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS

Si se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la

voluntad de las partes que impidan en forma temporal la normal ejecución de los contratos, las

partes de común acuerdo podrán suspender la ejecución del contrato, mediante la suscripción de

un acta en la cual conste el evento que motivó la suspensión, sin que para Versión 13 Diciembre

26 de 2018 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión

vigente de este documento reposa en el Sistema Integrado de Gestión (Intranet) 9 efectos del

plazo de ejecución del contrato, se compute el tiempo de la suspensión. En la solicitud, debe

indicarse el término exacto de suspensión. Al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista

deberá ajustar la vigencia de las garantías

Durante el período de suspensión, las obligaciones contractuales no se ejecutan, sin que

ello implique un incumplimiento de las mismas

CESIÓN DE LOS CONTRATOS

Se presenta cuando el contratista o la Entidad contratante transfieren a otra u otras

personas, total o parcialmente los derechos y obligaciones adquiridos con la firma del contrato.

Los contratos no podrán cederse sin previa autorización escrita de la Entidad contratante.

En el evento en que el contratista no pueda seguir asumiendo la ejecución del compromiso

formalizado, el Supervisor del Contrato, podrá solicitar al Ordenador del Gasto la cesión del

contrato, a través de una comunicación escrita, proponiendo una tercera persona idónea y
capacitada, para que continúe con la ejecución del contrato. El Contratista cesionario debe reunir

como mínimo las mismas características exigidas al contratista que propone la cesión y, anexar

todos los documentos que acrediten dichas condiciones. Es requisito obligatorio contar con el

concepto técnico favorable del supervisor del contrato y con la autorización expresa y escrita del

Ordenador del Gasto. En estos eventos se debe garantizar que no se afecte el servicio.

TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO

DE LAS PARTES

Procede cuando las partes de común de acuerdo terminan por escrito la relación

contractual, antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado

MEDIDAS POR EL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL DEL CONTRATISTA

LA FUNCIÓN PÚBLICA tendrá la facultad de declarar el incumplimiento del contrato,

cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas y hacer efectiva

la cláusula penal. Para tal efecto, LA FUNCIÓN PÚBLICA respetará el derecho al debido

proceso y aplicará el procedimiento dispuesto en las normas vigentes al momento de los hechos.

El Supervisor del Contrato deberá requerir por escrito al contratista, cuando se presente

demora o incumplimiento de las obligaciones y del objeto contractual e informar por escrito al

Ordenador del Gasto y presentarlo a consideración del Comité de Contratación

ETAPA POSTCONTRACTUAL

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

 La liquidación del contrato procede una vez terminado el mismo, con el fin de efectuar

una revisión total de las obligaciones ejecutadas, efectuando los reconocimientos o ajustes

económicos a que haya lugar, para declararse a paz y salvo, es decir, es un corte de cuentas.

La liquidación del contrato, no libera al contratista de la obligación de responder por la

estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios contratados, por lo tanto, la Entidad

deberá adelantar las acciones administrativas y/o legales a que hubiere lugar, cuando se

presenten hechos posteriores a la Liquidación del Contrato, que se encuentren amparados en las

garantías vigentes del mismo.

En cumplimiento del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del

Decreto 19 de 2012, LA FUNCIÓN PÚBLICA liquidará los contratos de tracto sucesivo,

aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, por ser

necesaria una verificación de los pagos, porque se hayan presentado dificultades durante su

ejecución, o porque la naturaleza del mismo lo amerite

La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios

profesionales y de apoyo a la gestión

LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO

La liquidación de los contratos tiene por objeto que las partes realicen de común acuerdo,

un balance económico general de las obligaciones contractuales.

Este tipo de liquidación se efectuará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la

finalización del plazo de ejecución del contrato y hasta dentro de los dos (2) años siguientes al

vencimiento del plazo anotado.

 Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación de mutuo acuerdo.

Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación y que no sean

objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación

definitiva de la relación contractual.

LIQUIDACIÓN UNILATERAL

En el caso en que el Contratista no se presente a la liquidación, previa citación o

convocatoria que le haga LA FUNCIÓN PÚBLICA, o que no fuese posible llegar a un acuerdo

en la liquidación, LA FUNCIÓN PÚBLICA la efectuará de forma unilateral, mediante acto

administrativo debidamente motivado y dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del

plazo establecido para la liquidación por mutuo acuerdo. Para tal efecto, el supervisor remitirá su

informe final y el estado de cuenta al Grupo de Gestión Contractual

 Referencias bibliográficas

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