Extraordinario

Estructuras Administrativas

Vázquez Rodríguez Ana Carina

Universidad Interamericana para el Desarrollo Campus Ocotlán.
Lic. En Administración de Empresas
Plan Ejecutivo, Modular.
Estructuras Administrativas
 Abstract
En el siguiente documento se muestran las actividades de todas las sesiones de
estructuras administrativas.
 Tabla de contenido

Diseño organizacional 4

Niveles organizacionales y la gestión administrativa 6

Diseño de la estructura administrativa 6

La estructura y el proceso de organizar 7

Infografía 9

Herramientas de las Organizaciones

Utilizadas en la actualidad 10

Tipos de formalización de estructuras administrativas 13

Descentralización 15

Organizaciones efectivas 16

Conclusión 17

Referencias 20
 Diseño organizacional

Es la planificación del funcionamiento de una empresa según los desafíos que se

presente así también como los procesos que se llevan a cavo para la elaboración de sus
productos o entrega de servicios.

El objetivo del diseño organizacional es definir, proponer y documentar una

nueva estructure que permita una relación racional y eficiente entre recursos
disponibles y las funciones, responsabilidades, relaciones internas y externas de cada
una de las dependencias, de forma que se establezca una organización acorde con los
objetivos para la cual ue creada y que permite alcanzar la visión que se ha establecido

Entre los beneficio del sistema organizacional se encuentran, la focalización de

la empresa en su estrategia de negocios, mejoramiento de la calidad y reducción de de
tiempos de realización y revisión de procesos, subprocesos y actividades,
incrementación de la satisfacción de los clientes internos y externos a través del control
de procesos, integración de múltiples disciplinas para producir soluciones integrales de
negocio, utilización de el conocimiento adquirido, tratando de obtener mayor
eficiencia.

Etapas del diseño organizacional las cuales abarcan aspectos de información de

las actividades y la división del trabajo en un sistema dentro de su entorno, reduce su
complejidad, formalizando funciones y procedimientos, estructurando dependencias y
modelos de estructuración.

En el proceso de diseño de organización se diferencia en 5 etapas:

En la primera etapa tenemos diferenciación e integración, el proceso

diferenciación ase posible la clasificación de las actividades con el propósito redefinir
etapas según la complejidad del sistema, el proceso de integración implica la
coordinación y el control en los diversos sub sistemas que tiene la organización para
mantener su integridad, el cual puede plantearse como solución en el diseño
organizacional.
 En la segunda etapa se tiene el proceso de complejidad, un sistema es complejo
cuando algunos elementos no se relacionan unos con otros de forma directa. Esta
característica depende del tamaño de la organización y su entorno. El proceso permite
reducir esta variabilidad. Los elementos identificados son:

Diferenciación horizontal: Forma predominante de la división del trabajo.

Diferenciación vertical: de nivel jerárquico y según el número de posiciones.

Dispersión espacial: El personal es disperso físicamente separado centros de

poder y laborales.

En la tercera etapa se tiene el proceso de formalización el cual es un proceso por

el cual se establecen normas, procedimientos y medios para administrar las actividades
de la organización. El diseño de los procesos es usualmente formalizado en el manual
de procedimientos, que facilitan la especificación de funciones y el diseño de
organigrama. Permite definir los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la
organización, se diseñan las unidades organizacionales con objetivos específicos, que
conforman áreas agrupando unidades que requieren relacionarse según el ámbito de su
competencia.

En la cuarta etapa se encuentra el proceso dimensional, la decisión de estructurar

una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en análisis
internos y externos, tomando en cuenta sus lineamientos estratégicos y objetivos. Pero
cuando las organizaciones avanzan, identifican dimensiones criticas y desarrollan roles
o tareas que se deben realizar de forma específica, lo que determinan la creación de
dependencias según el criterio de especialización.

En la quinta etapa encontramos el proceso de decisiones, la organización como

sistema de decisiones que tiene relevancia en el entorno organizacional. Con las
premisas de decisión se establece la necesidad de un diseño organizacional bajo una
estructura fórmalo en función a una estrategia general. Los modelos de estructuración
de actividades organizacionales son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y
participativo, según las siguientes variables: Estilo de liderazgo, motivación,
comunicación, toma de decisiones y control
 Las bases de una organización son: Misión, visión, valores y cultura

Niveles organizacionales y la gestión administrativa

Según las funciones de quienes las conducen. Podemos identificar tres niveles
organizacionales: gerencial o de conducción, intermedio y operativo.

El nivel institucional, gerencial o de conducción, es el más alto. Debe cumplir

con todas las funciones del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir y
controlar. Por ejemplo, en este nivel se realizará la planeación estratégica con la
correspondiente definición de los objetivos estratégicos y acciones a ser consensuadas y
coordinadas con el nivel intermedio.

El nivel intermedio articula el nivel gerencial con el operativo. También suele

denominarse mandos medios, y está integrado por los responsables de las distintas áreas
o sectores de la organización.

El nivel operativo corresponde al nivel más bajo de la organización, designado

también nivel de supervisión o gerencia de primera línea. Los que se encuentran en este
nivel reciben distintas denominaciones: capataces, jefes, supervisores, encargados, etc.

Diseño de la estructura administrativa

La estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se

establecen en el interior de una organización/empresa para que ésta alcance sus
objetivos de conservación, productivos y económicos

La estrategia, define los desafíos y metas para la empresa, es el futuro

organizacional, podemos representarla en un balance escor car en base a cuatro bloques.

El primero sería el financiero el cual establece las metas en costos, utilización

de activo, crecimiento y rentabilidad esperada entre otros.

El segundo bloque pertenece al de clientes en este se define como llegamos a

ellos, con que productos o servicios, como desarrollamos el mercado y como lo
fidelismos.

El tercer bloque es el interno se relaciona directamente a como asemos las

cosas, con nuestras normas y procedimientos, en general nuestra gestión organizacional.
 El cuarto bloque sería el de aprendizaje y crecimiento en el cual encontramos
todas las metas y desafíos, para que nuestros colaboradores logren los objetivos
propuestos en los tres bloques anteriores.

Básicamente es decir: lo que le estamos entregando al cliente o cual es nuestra

propuesta de valor, debemos de aprender y optimizar estableciendo procesos de
mejora continua, capacidades y habilidades que debemos incorporar a nuestra
organización para que nuestra gente enfrente adecuadamente el futuro de las
necesidades de capacitación y desarrollo.

Procesos de negocio

Corresponden a la forma en la que asemos las cosas.

Por lo que dentro de ellos encontramos los procesos que se relacionan

directamente con el producto o servicio entregado.

Por otra parte encontramos los de apoyo como lo son recursos humanos,
finanzas y planificación, entre otros.

La forma en la que gestionamos estos procesos constituyen las bases para

cumplir la propuesta de valor que le asemos a nuestros clientes, la implementación de
estos elementos se materializa a través de la estructura organizacional la cual contara
con la cantidad de unidades y cargos que se requieran para cumplir con la estrategia y
cubrir todas las funciones necesarias para el desarrollo de las actividades

La estructura y el proceso de organizar

La estructura se refiere a los componentes que forman algo, organización se

refiere a la forma en que estas piezas se ensamblan (organiza) y el proceso a los
acontecimientos que llevan a esta estructura organizacional. De esta manera, todas las
cosas reales pueden ser descritas como de una estructura organizada.

Para el diseño de esta estructura tomamos en cuenta:

El mercado y las características de la industria en la que nos desenvolvemos

La relevancia de las funciones y las actividades asociadas a la seguridad y

salud laboral de nuestro personal tanto interno como externo.
 Demos considerar la relevancia y las funciones asociadas a la gestión del medio
ambiente según las características del negocio que llevamos a cavo.

Considerar las funciones claves de los procesos las que quedan expresadas en las
descripciones de los cargos que se distribuyen en cada una de las unidades
organizativas

Para el rendimiento y desempeño de cada una de las unidades que conforma la

estructura es necesario establecer modelos de coordinación y modelos de decisiones
permitiendo la colaboración mejorando el flujo del trabajo.

Los recursos más importantes de una empresa son las personas, son quienes
ocupan los cargos, ejecutan las funciones escritas y quienes le dan vida a la cultura
organizacional, por lo que se debe de considerar las políticas y prácticas de recursos
humanos como eje fundamental para lograr el alineamiento y el logro de los objetivos
Infografía
 Herramientas de las Organizaciones
Utilizadas en la actualidad

Las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada organización.

En una empresa para poder alcanzar lo planeado dentro del esquema organizado,
el recurso humano debe ser dirigido, por la gerencia, lo cual, implica tomar decisiones
que derivan en acciones de orientación, comunicación, motivación, ejecución entre
otros, con el fin de influir sobre el personal y conseguir su colaboración para el alcance
de los objetivos.

Los recursos humanos, en la actualidad desempeñan un papel muy importante

dentro de cualquier organización. Están representados por todas las personas que
laboran en una empresa y son necesarios para llevar a cabo los diversos procesos que en
ella se realizan. También son los encargados de hacer uso y combinación de los demás
recursos para cumplir las metas.

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura de una empresa

o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la
función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.

El organigrama permite obtener una idea rápida de cómo está organizada una
empresa, cooperativa u organización sin fines de lucros, cualquiera sea el tipo de
organización el organigrama es válido. Como instrumento de análisis servirá para
detectar fallas en la estructura, en un organigrama vemos claramente cada unidad o
departamento y la relación con otras unidades.

Algunos tipos de organigramas más comunes, son el vertical horizontal y mixto,

donde el vertical muestra la jerarquía según una pirámide, de arriba abajo, el horizontal
muestra las jerarquías de izquierda a derecha, el mixto es una combinación del
horizontal y el vertical.
 También podemos encontrar otros tipos de organigramas como lo son el circular,
el escalar y el tabular, donde el circular es la autoridad máxima esta en el centro y
alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades a niveles
decrecientes, el escalar se usa sangría para señalar la autoridad, cuanto mayor es la
sangría, menor es la autoridad de ese cargo y el tabular es prácticamente escalar, solo
que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

Los mapas de procesos son diagramas que representan los procesos, y las fases
de estos, dentro de una empresa y de manera interrelacionada entre sí. Un proceso es el
resultado tanto de la suma de las actividades como de los recursos utilizados en dicho
proceso.

Los pasos para realizar un mapeo de procesos son: identificar los principales
productos o servicios resultados del área, proceso, subproceso o departamento,
identifica a los clientes inmediatos, estos son aquellos, internos y externos que reciben
primeros los resultados, enumera los principales insumos que requiere el area, proceso,,
subproceso o departamento para producir cada uno de los resultados importantes,
identifica la procedencia de los insumos es decir, quien los abastece o son sus
proveedores, las relaciones principales (insumos y resultados) dentro del grupo o
departamento

El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de

representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de
una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo. A
diferencia de los diagramas de procesos estos requieren de símbolos estandarizados, que
complementan a los símbolos de operación.

Los símbolos más utilizados en el diagrama de flujo son: el circulo el cual se

identifica de operación o actividades que agreguen valor al producto, el triangulo el cual
identifica almacenamiento como archivero dentro de las organizaciones, una de
mayúscula el cual indica un retraso como el cuello de botella o fallas mecánicas, el
cuadrado indica inspección como la verificación de estándares de calidad.
 Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización, unificando los criterios de desempeño
y cursos de acción que deben seguir para cumplir los objetivos.

Las políticas no son más que los principios que una empresa se compromete a
cumplir. Reglas y directrices básicas sobre el comportamiento y el procedimiento
adecuado que se espera de todos sus empleados. Algunas políticas pueden ser como la
vinculación de familiares, las compras de la compañía , negocios con familiares,
vacaciones anticipadas, ventas dentro de la compañía, matrimonio o convivencia entre
otras.

Los manuales de procedimientos y funciones son una de las herramientas

técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado
a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Los cuales deben de ser escritos
sencillos, breves y lógicos, por lo que se debe evaluar su aplicación, revisando
diariamente mediante auditorias permitiendo cambios o ajustes, se debe establecer el
grado de efectividad de dichos manuales.

Los manuales de procedimientos y funciones se clasifican; por su alcance en

generales o de aplicación universal, departamentales o de aplicación especifica, de
puestos o de aplicación individual. Por su contenido se clasifican en la historia de la
empresa o institución, de organización, de política, de procedimientos y de contenido
múltiple (manuales de técnicas). Por su función específica tenemos e persona, de ventas,
de producción o ingeniería, de finanzas, generales( que se ocupen de dos o más
funciones), entre otras funciones,

La cadena de valor de Porter es una herramienta de gestión desarrollada por el

profesor e investigador Michael Porter, que permite realizar un análisis interno de una
empresa, a través de su desagregación en sus principales actividades generadoras de
valor. Michel Porter es reconocido a nivel global como la principal autoridad mundial
en materia de competitividad, estrategia empresarial y valor compartido. Considerando
las principales actividades de una empresa como los eslabones de una cadena de
actividades estas añadiendo valor al producto a medida que pasa por cada uno de ellos,
se dice que una empresa competitiva es la que logra aumentar el margen ya sea bajando
los costos o aumentando las ventas.
 Tipos de formalización de estructuras administrativas
La formalización se refiere al grado en que se encuentran estandarizados los
puestos en una organización por lo que veremos lo que es un organigrama así como su
clasificación.

¿Qué es un organigrama?

Acrónimo compuesto de la palabra “organización” y el elemento “grama” que

significa escrito o grafico, por lo que muestra la estructura interna de una organización o
empresa.

Se representa de modo grafico y formal como está estructurada una organización

, ya sea empresarial, social, en sus distintos departamentos, jerarquías, relaciones
funcionales y comunicacionales

Es una herramienta para el análisis organizacional, ya que como instrumento de

análisis servirá para detectar fallas en la estructura, en un organigrama vemos
claramente cada unidad o departamento y la relación con otras unidades. Siendo así, si
algo está funcionando mal podemos estudiar el gráfico para entender y de este modo
solucionar una situación.

Ventajas

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones del trabajo.

Muestra quien depende de quién (cargos o puestos)

Indica a ls administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la

organización.

Tipos de organigramas

Por su naturaleza se divide en tres subtipos de organigramas

1. Micro-administrativo: se refiere global a una sola organización

2. Macro-administrativos: más de una organización
3. Meso-administrativo: una o mas organizaciones de un mismo sector de
actividad.
 Por su finalidad el cual se divide en cuatro subtipos de organigramas

1. Informativo: para dejar en disposición a todo el publico

2. Formal: cuenta con el documento escrito de su aprobación
3. Generales: aspecto general y sirve para aspectos informativos
4. Específicos: muestra en forma particular la estructura de la organización

Por su ámbito se divide en dos subtipos de organigramas

1. Generales: muestra de forma particular la estructura de una organización

2. Específicos: contiene información representativa de una organización hacia
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

Por su contenido se divide en tres subtipos de organigramas

1. Integrales: son representaciones graficas de todas las unidades administrativas y

sus relaciones de jerarquía o dependencia.
2. Funcionales: incluye las principales funciones que tiene asignadas además de las
unidades y sus interacciones.
3. Puestos, plazas y unidades: indica las necesidades en cuanto a puestos y número
de plazas existentes o necesarias para cada unidad asignada.

Clasificaciones de los organigramas

Vertical: se caracteriza por las jerarquías se muestran de arriba hacia abajo es decir
cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior.

Horizontal: se caracteriza porque las jerarquías se muestran de izquierda a derecha

Circular: el centro del mismo es la autoridad más importante y partiendo de el se

van formando los círculos que van representando al resto de miembros de aquella
organización en base a su poder y cargo.

Mixto: se caracteriza por ser una mezcla de los tres primeros tipos citados

Escalar: señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los diferentes niveles
jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes

Tabular: es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los
mandos de autoridad.
 Descentralización

El proceso de transferir y asignar autoridad en la toma de decisiones a los

niveles inferiores de una jerarquía organizacional.

Tales como: divisiones, sucursales, departamentos o subsidiarias

Ayuda a descongestionar el poder central, distribuyendo la jerarquía, la carga de

trabajo y las responsabilidades

Formas de descentralización

 Desconcentración. La forma más débil de descentralización. La autoridad de la

toma de decisiones se redistribuye hacia niveles inferiores o a regiones
dependientes de la misma organización central.

 Delegación. Una forma más extensa de descentralización. A través de esta

delegación la responsabilidad de la toma de decisiones se transfiere a
organizaciones semi-autónomas no enteramente controladas por la organización
central, pero en última instancia son responsables ante ella.

 Descentralización. Un tercer tipo de descentralización es la descentralización

propiamente dicha. La autoridad para la toma de decisiones se transfiere
totalmente a unidades de organización autónomas.

Parte del cambio de una estructura administrativa

Filosofía / énfasis puesto en: de abajo hacia arriba, político, cultural y en la dinámica
del aprendizaje .

Toma de decisiones: democrática, participativa, detallada.

Cambio organizacional: emergente desde las interacciones,

dinámica organizacional.

Ejecución: evolutivo, emergente. Flexible para adaptarse a los temas y a los

cambios de menor importancia.

Participación, responsabilidad. Poco riesgo de un comportamiento resistente a

propuestas no inventadas en la organización.
 Organizaciones efectivas
Una organización efectiva es la que logra un equilibrio entre eficiencia y
eficacia, logrando coherencia entre sus componentes y que no cambia sus componentes
sin antes a ver evaluado las consecuencias de los otros.

Situación de ajuste o cambio empresarial

Eficiencia, hacer bien las cosas para el éxito y supervivencia de la organización.

Innovación, ofrece nuevos productos aplica la eficacia y eficiencia.

Flexibilidad y adaptabilidad al cambio, capacidades para responder a sus

demandas.

Planeación ordenada y establecimiento de objetivos

Niveles de autoridad

En toda organización para evitar conflictos se debe tener organigramas y mapas

de procesos

Para tener bien establecido el cargo que lleva una persona dentro de una
compañía

Promoción de la cultura organizacional

La búsqueda de una organización ideal implica trazar líneas de organización

Para que una organización funcione debe de tener bien estructurada su cultura,
así como sus valores y principios, que esta es la base de toda empresa
 Conclusión
La estructuras de las organizaciones en el ámbito de la departamentalización,
esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el
producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico
cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos

La departamentalización territorial o geográfica se utiliza generalmente en

empresas que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son relativamente
extensos

La departamentalización por función empresarial organizar la actividad

empresarial por departamentos, área, división o sucursal específica donde se agrupan
distintas funciones y trabajos que desarrollan los empleados asignados y ejercen su
autoridad.

La departamentalización por clientela que son las labores de la empresa se

distribuyen en secciones de acuerdo al tipo de cliente que se atenderá. La organización
basada en la clientela implica la diferenciación y la agrupación de las actividades de
acuerdo con el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo.

La departamentalización por productos o servicios también llamada como

organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en
la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a
todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de
cliente.

Por lo que en toda empresa se cuenta de una departamentalización con diferentes

funciones.

El diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas,

responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones, depende de su
naturaleza y dimensión, para una correcta planificación es esencial desarrollar
organigramas.

Dichas organizaciones se sustentan en dos elementos uno de ellos seria la

estrategia y la otra seria los procesos de negocio

La comunicación es fundamental para lograr el éxito de proceso.

Uno de los pilares básicos que cualquier organización debe cuidar es el orden.
Gracias al avance tecnológico son muchas las herramientas de organización de una
empresa las que han facilitado muchas labores administrativas y de gestión de
proyectos.
 Las herramientas organizacionales ayudaran a lograr el éxito en la organización

Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa

Los manuales de procesos nos sirven para comunicar y para coordinar.

Los manuales de procedimientos son de suma importancia ya que es una

recopilación de procesos en la que lleva una serie de políticas, normas y condiciones
que permiten el funcionamiento de una compañía.

La cadena de valor de Porter es una herramienta de gestión desarrollada por el

profesor e investigador Michael Porter, que permite realizar un análisis interno de una
empresa, a través de su desagregación en sus principales actividades generadoras de
valor debido a que considera a las principales actividades de una empresa como los
eslabones de una cadena

Es importante conocer acerca de los organigramas, ya que una vez que te

integras al campo laboral como nuevo ingreso en la empresa, debes conocer la forma en
cómo se integra la organización e identificar en qué lugar te encuentras

El organigrama sirve para la asistencia y orientación de todas las empresas al

reflejar la estructura organizacional y sus características gráficas, así como las
actualizaciones.

La ventaja que tienes al usar los organigramas es que indica lo más importante
en la estructura de la compañía, muestra quién depende de quién, sirve de enseñanza y
medio de información sobre las relaciones de trabajo en la compañía

Son maneras de transferir poder en la toma de decisiones y de cambiar la

estructura organizacional de las empresa de forma concordada o a lo que yo llamo
empoderar y delegar cargos.

El conocimiento, la información y las ideas fluyen desde la base hasta la cima de

la organización.

El grupo de control de la alta gerencia es relativamente pequeño, y hay

relativamente pocas gradas en la organización, debido a que hay más autonomía en los
niveles más bajos.
 La cultura organizacional es la base de toda empresa puesto que de eso depende
sus objetivos para alcanzas metas o expectativas, estas a su vez nos lleva a una
organización efectiva, que rinde frutos, por lo que es rentable.
 Referencias
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