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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 1
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 2
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. DEFINICIONES 2
4. ASPECTOS A CONSIDERAR 5
5. TECNICAS DE AUDITORIA 5
6. CONDICIONES GENERERALES 6
7. CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS 7
8. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 7
9. REGISTROS 9 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
INTRODUCCIÓN
El presente documento está dirigido al Procedimiento y Funciones de Auditoría
Interna de CONSTRUCCIONES J&D SAS, en él recopilan todas las inquietudes y aportes de las Auditorías Internas, las cuales tiene como objetivo proveer a los Auditores de los elementos técnicos y legales, que les permitan desarrollar su función fiscalizadora con calidad, profesionalismo, eficiencia y eficacia, en la evaluación de los recursos financieros y administrativos, para el desarrollo de sus actividades.
1. OBJETIVO
Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestión por
medio de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las auditorías internas, la información de sus resultados y el mantenimiento de los registros que se deriven de su aplicación.
2. ALCANCE
Inicia con la programación del ciclo de auditorías y finaliza con la evaluación de la
competencia técnica de los Auditores Internos. Aplica páralas Auditorías Internas de cumplimiento a los requisitos de las normas aplicables al sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
3. DEFINICIONES
Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. Para el
sistema de gestión el alcance de la auditoria puede incluir la definición de los criterios de auditoría, procesos y/o áreas a auditar.
Auditado: Macroproceso, proceso, procedimiento, servicio o requisito al que
se le aplica la auditoria. Para el sistema de gestión el auditado se define de acuerdo a la estructura de la auditoria programada. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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Líder del equipo auditor: Persona que por su experiencia o conocimiento
lidera una auditoria. Tiene autonomía para preparar la ejecución de la auditoria, conciliar con los auditados, liderar las reuniones de apertura y cierre de auditorías, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecución de la auditoría y en la solución de posibles problemas.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se evalúa objetivamente la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en
consideración la importancia de los procesos, procedimientos, servicios o requisitos y puede ser posterior a las auditorias ejecutadas.
Auditoria documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificación
de documentos donde se encuentra la información del cumplimiento de los criterios de auditoría y no necesariamente requiere realizar una visita al auditado.
Auditoria extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el
programa de auditorías, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el desempeño del proceso, procedimiento, servicio o requisito.
Auditoria Ordinaria: Es la auditoria que se encuentra detallada en el
programa de auditorías y que es necesario realizar teniendo en cuenta el des empeño del proceso, procedimiento, servicio o requisito.
Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento
continuo a través de los siguientes pasos:
Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los
trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.
Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
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Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están
consiguiendo los resultados deseados.
Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en
la seguridad y salud de los trabajadores.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona
el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de esta.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Coordinador de Auditoría: Persona responsable de la gestión del programa
de Auditoría Interna, coordina las actividades de las auditorías y del Equipo Auditor, es responsable de consolidar los resultados y controlar los registros.
Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia en la verificación y sobre el cual se evalúa el cumplimiento.
Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una
auditoria. El equipo auditor se conformará de acuerdo a la estructura de la auditoría programada y puede incluir auditores, auditores en formación y/o expertos técnicos si los requiere la auditoria. A un auditor del equipo se le designa como líder de este.
Evaluación de la conformidad: Demostración del cumplimiento de los
requisitos especificados relativos al producto, proceso, sistema, persona u organismo.
Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información presentada por el auditado y/o recolectada para la verificación de los criterios de auditoría.
Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento específico o
experiencia (relacionada con la Institución, proceso o actividad que va a ser auditada) al equipo auditor. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoria contra los criterios de auditoría. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de la auditoria.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Observación: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito.
Cumplimiento parcial de un requisito.
Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles
acordados en una auditoria.
Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para
un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Requisito especificado: Necesidad o expectativa establecida.
Sistema de Gestión: Herramienta de gestión sistemática y transparente que
permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción de los usuarios en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades
4. ASPECTOS PARA CONSIDERAR
En la reunión de apertura de la auditoria se realiza las siguientes actividades:
Presentar el equipo auditor.
Presentar el objetivo de la auditoria. Presentar el plan de auditoria. Presentar metodología de la auditoria. Confirmar los canales de comunicación. Responder inquietudes de los auditados.
En la reunión de cierre de la auditoria se debe explicar:
Que la evidencia recopilada se basó en una muestra de la información
disponible. El método de la presentación de la información. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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La forma en que se manejaron los hallazgos.
Presentación de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora. Forma de manejo de las actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: acciones correctivas y manejo de quejas de auditoria.
5. TÉCNICAS DE AUDITORIA
Dentro de las técnicas de Auditoria que pueden ser empleadas para obtener evidencias suficientes sobre las cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y recomendaciones respecto a la auditoria, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoria establecidos:
Encuestas. Entrevistas. Observación y análisis de actividades y procedimientos. Pruebas selectivas. Revisión documental y de registros. Resumen de datos e indicadores.
6. CONDICIONES GENERERALES
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría interna debe
garantizar y dejar evidencia, en el momento de la selección de auditores, de la independencia de estos con el auditado.
Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las
evidencias de la auditoria.
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría interna debe
garantizar y definir claramente los criterios de selección de los auditores de acuerdo al tipo de auditoría, norma a auditar, proceso a auditar, y competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria.
En el caso de no estar presente el líder del proceso en la ejecución de la
auditoria, debe nombrar formalmente (físico o magnético) un delegado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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Las auditorías internas podrán ser realizadas por personal de la empresa y/o externo, siempre y cuando tenga el perfil y la competencia de acuerdo al sistema de gestión a evaluar y las normas que va a auditar.
Los auditores propuestos son susceptibles de modificación cuando se
presenten dificultades para el desarrollo de la auditoría.
Puede haber variación en las fechas programadas en el plan de auditoría,
previo acuerdo escrito entre auditados y auditores, en donde se presente la justificación correspondiente. Dichos cambios deben ser notificados a la persona responsable de la gestión del programa de auditoría interna.
Cada sistema de gestión será autónomo en la periodicidad de realización de
las auditorías internas y su aprobación.
Se presentan dificultades para la aprobación de los informes de auditoría
interna por desacuerdo entre las partes, el Coordinador de Auditoria debe realizar una revisión técnica para verificar el cumplimiento de los criterios de auditoría y la evidencia presentada, así como orientar a los auditados.
7. CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS
Las auditorías abarcarán la evaluación de los siguientes aspectos como mínimo:
El cumplimiento de la Política de SST.
La evaluación de la participación de los trabajadores.
El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.
La competencia y la capacitación de los trabajadores en SST.
La documentación en SST.
La forma de comunicar la SST a los trabajadores y su efectividad.
La planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST.
La gestión del cambio.
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La prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
La consideración de la SST en las nuevas adquisiciones.
El alcance y aplicación de la SST, en los proveedores y contratistas.
La supervisión y medición de los resultados.
El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y su efecto sobre el mejoramiento de la SST en la empresa.
La evaluación por parte de la alta dirección.
Las acciones preventivas, correctivas y de mejora.
8. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REGISTRO/ N° ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO Responsable de Elaborar Programa de Auditorías, Seguridad y Salud en Programa de 1. estableciendo objetivo y alcance de la el Trabajo Auditorías Internas auditoria Alta dirección. Presentar a las áreas involucradas, el Responsable de Programa de Programa de Auditorías para su Seguridad y Salud en 2. Auditorías Internas conocimiento. el Trabajo Responsable de Gestionar su divulgación y publicación Seguridad y Salud en Correo Electrónico 3. mediante el correo institucional. el Trabajo Convocar al equipo auditor, para Responsable de comunicar las directrices sobre la Seguridad y Salud en Listado de asistencia 4. ejecución de las auditorías internas. el Trabajo a reuniones Preparar los formatos, formularios y listas Responsable de de chequeo a utilizar en la auditoria, Seguridad y Salud en Lista de Chequeo relacionando en la lista del chequeo los 5. el Trabajo Auditorías Internas. criterios a evaluar durante el desarrollo de la auditoria. Realizar reunión de apertura con los Equipo Auditor Acta de Reunión. 6. auditados y participantes invitados al PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
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proceso informando sobre el objetivo,
alcance de la auditoria y demás consideraciones. Ejecutar el Plan de Auditoria Interna. Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Lista de Chequeo Equipo Auditor 7. Conformidad, No Conformidad y Auditorías Internas Observación
Realizar reunión de cierre presentando a
los auditados los resultados de la 8. auditoria, destacando fortalezas Equipo Auditor Acta de Reunión encontradas, informando los hallazgos y las conclusiones de la auditoria.
Elaborar y presentar el informe de
Informe de auditoría interna a las áreas involucradas Equipo Auditor 9. Auditorias. para su aprobación.
Remitir informe de auditoría a las áreas
Registro de Acciones auditadas, requiriendo la elaboración de 10. Equipo Auditor Correctivas, los Planes de Mejoramiento Preventivas y Mejora correspondientes. Continua. Formato de Acciones Responsable de Programar los seguimientos a los planes Correctivas, 11. Seguridad y Salud en de mejoramiento documentados. Preventivas y Mejora el Trabajo Continua Realizar los seguimientos al cumplimiento Formato de Acciones de las Acciones definidas de los planes Responsable de Correctivas, de mejoramiento conforme al Seguridad y Salud en 12. Preventivas y Mejora procedimiento de Acciones Correctivas, el Trabajo Continua Preventivas y Mejora Continua.
9. REGISTROS
Lista de Chequeo Auditorías Internas.
Programa de Auditorías Internas. Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora Continua PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
