Deficiencia Identificada Condición Actual

Concentración de funciones El área de compras tiene un

número limitado de empleados
que realizan múltiples funciones,
lo que no permite una adecuada
separación de funciones. Esto
aumenta el riesgo de errores y
fraudes, ya que las mismas
personas pueden realizar la
compra, recibir la mercancía y
registrar la transacción contable.

Custodia de inventario Los empleados del

departamento de compras son
responsables de la custodia del
inventario, lo que crea un
conflicto de intereses. Esta
dualidad de funciones puede
llevar a la manipulación del
inventario, ya que los mismos
individuos pueden alterar
registros sin supervisión.

Selección de proveedores La selección de proveedores se

basa principalmente en el precio
más bajo, sin tomar en cuenta
otros factores críticos como la
calidad de los productos,
condiciones de pago y
reputación. Esto puede resultar
en relaciones comerciales
desfavorables y productos de
baja calidad que impacten
negativamente en la operación.
Falta de control en la recepción de mercancía El departamento de compras es
responsable de la recepción de
mercancía y la firma del remito,
lo que implica que no hay
separación de funciones. Esto
puede resultar en errores en la
contabilización del inventario y
en la aceptación de productos
no solicitados o en mal estado.

Inventarios solo al final del ejercicio La realización de inventarios se

lleva a cabo únicamente al cierre
del ejercicio contable, sin un
análisis regular de las
diferencias. Esto puede generar
discrepancias significativas y
falta de control sobre el
inventario en el transcurso del
año.

Contabilización de compras Las compras se contabilizan sin

la emisión de una orden de
compra previa, lo que puede
llevar a la adquisición de
productos no autorizados y a
problemas de control. Esta falta
de documentación formal puede
resultar en gastos innecesarios
o en la compra de productos no
deseados.

Manejo de aumentos de precios Los aumentos de precios se

manejan archivando la
información en un archivo
anexo, sin una discusión formal
con el proveedor. Esto puede
generar confusiones, disputas y
falta de claridad en la relación
comercial, afectando la
confianza entre las partes.
 Criterio Causa Efecto

La alta concentración de funciones Falta de personal suficiente o de Aumenta el riesgo de errores y

en el área de compras representa un diseño organizacional fraudes, ya que las mismas
un riesgo significativo, ya que al no adecuado que permita la personas realizan múltiples
existir una adecuada separación de separación de funciones. Esto funciones sin supervisión.
funciones, se dificulta la detección puede deberse a una estructura
de errores y fraudes. La falta de organizativa compacta o a una
controles puede permitir que un falta de recursos.
individuo tenga el poder de iniciar,
procesar y aprobar transacciones
sin supervisión, lo que puede
resultar en abusos. Es esencial
implementar un sistema donde
diferentes empleados manejen las
distintas etapas del proceso de
compras, como la solicitud, la
aprobación y el pago.

La responsabilidad de la custodia La falta de políticas claras sobre la El conflicto de intereses puede

del inventario y de la compra en el separación de funciones y la llevar a la manipulación del
mismo departamento crea un asignación de responsabilidades. inventario y a la falta de control
conflicto de intereses. Esto puede Esto puede ser resultado de la sobre los activos de la
dar lugar a la manipulación de falta de un marco normativo empresa.
inventarios, donde un empleado interno que regule las funciones
pueda alterar los registros para de cada área.
encubrir robos o pérdidas. Se
recomienda que la custodia del
inventario sea gestionada por un
departamento distinto o, al menos,
por personal diferente al de
compras, para asegurar una
supervisión adecuada.

La selección de proveedores Un enfoque limitado en la La elección de proveedores

basada únicamente en el precio evaluación de proveedores, basada únicamente en el
más bajo es una estrategia de priorizando solamente el costo. precio más bajo puede resultar
compras arriesgada. Esto puede Esto puede ser resultado de una en adquisiciones de baja
llevar a la adquisición de productos política de compras deficiente que calidad y problemas en la
de baja calidad o a proveedores no contemple criterios cualitativos cadena de suministro.
poco confiables, lo que podría o de un desconocimiento de la
afectar la operación de la empresa importancia de la evaluación
a largo plazo. Se sugiere desarrollar integral de proveedores.
un marco de evaluación que
considere múltiples factores, como
la calidad, la reputación y las
condiciones de servicio, además del
precio.
 Al permitir que el departamento de La falta de protocolos establecidos Puede llevar a errores en la
compras recepcione mercancía y para la recepción de mercancías y contabilización del inventario y
firme el remito, se está violando el la falta de un sistema de a la recepción de mercancías
principio de separación de verificación independiente. Esto incorrectas o dañadas.
funciones, lo que puede resultar en puede deberse a una falta de
la aceptación de mercancías no recursos humanos o a una
solicitadas o en la alteración de los inadecuada capacitación del
registros de inventario. Es personal.
recomendable que un departamento
independiente se encargue de la
recepción y verificación de la
mercancía para asegurar que lo
recibido coincida con las órdenes
de compra.
1. Realizar inventarios solo al cierre La falta de un sistema de control de La falta de control durante el
del ejercicio sin un análisis inventarios en tiempo real y la año puede resultar en
ausencia de procedimientos que
intermedio de las diferencias garanticen la revisión periódica de los discrepancias significativas en
representa un riesgo alto de inventarios. Esto puede ser resultado los estados financieros y en la
discrepancias significativas. La falta de una cultura organizacional que no gestión del inventario.
de controles regulares puede llevar prioriza el control continuo.
a la acumulación de errores que
son difíciles de detectar y corregir
en el momento. Se sugiere
implementar un sistema de
inventarios cíclicos que permita
revisiones periódicas.

1. La contabilización de compras sin La falta de un sistema formal de Aumenta el riesgo de

una orden de compra previa es un emisión de órdenes de compra y de adquisiciones no autorizadas y
políticas claras sobre la
fuerte indicativo de debilidad en el contabilización de adquisiciones. Esto problemas de control
control interno. Esto puede dar puede ser consecuencia de la financiero.
lugar a la adquisición de productos ausencia de un software de gestión
no autorizados y a problemas en la que integre todas las funciones o de
reconciliación de cuentas. Es una falta de capacitación en el uso de
herramientas de contro
fundamental establecer un
procedimiento formal que requiera
la emisión de órdenes de compra
antes de la realización de cualquier
compra.

El archivo anexo para manejar La falta de formalización en las Puede llevar a disputas con
aumentos de precios sin una negociaciones con proveedores y proveedores y falta de claridad
discusión formal con el proveedor la ausencia de un proceso en las condiciones comerciales.
puede generar disputas y documentado para la gestión de
malentendidos que afecten la cambios en los precios. Esto
relación comercial. Se recomienda puede ser resultado de una
establecer un protocolo claro para relación informal con los
la negociación y documentación de proveedores y una falta de
los cambios de precios, donde políticas que regulen la gestión de
ambas partes tengan claridad sobre relaciones comerciales.
los términos acordados.
 Recomendaciones Recomendaciones
Correctivas Preventivas
Reorganizar las Implementar políticas de
funciones del área de rotación de personal y
compras para asegurar capacitación cruzada para
que haya una asegurar que más de un
separación adecuada empleado esté familiarizado
de funciones. Por con los procesos y así
ejemplo, designar a disminuir la dependencia de
diferentes individuos individuos específicos.
para las funciones de
solicitud, aprobación y
recepción.

Separar las Establecer un sistema de

responsabilidades de auditoría interna que realice
compra y custodia del revisiones periódicas sobre
inventario entre la custodia y manejo del
diferentes empleados o inventario.
departamentos.

Implementar un Crear un sistema de gestión

proceso de evaluación de proveedores que incluya
de proveedores que la evaluación continua y el
considere calidad, seguimiento de desempeño
condiciones de pago, de cada proveedor.
reputación y
referencias.
 Designar a un Implementar un protocolo
departamento o formal de recepción que
persona independiente incluya la verificación de
para la recepción y mercancías contra las
verificación de órdenes de compra y
mercancías antes de la registros de inventario.
firma del remito.

Realizar inventarios Implementar un sistema de

físicos periódicos (por control de inventario
ejemplo, trimestrales) continuo que permita el
para detectar y corregir seguimiento en tiempo real
discrepancias a tiempo. de las existencias.

Establecer un Capacitar al personal sobre

procedimiento formal la importancia de seguir los
que requiera la emisión procedimientos de compras
de órdenes de compra y realizar auditorías
antes de realizar periódicas para verificar el
cualquier adquisición. cumplimiento.

Formalizar el proceso Establecer un

de revisión y procedimiento estándar
aprobación de para la negociación de
aumentos de precios, precios que incluya la
asegurando que se revisión de contratos y
discutan y documenten acuerdos de suministro.
adecuadamente con los
proveedores.