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    Caso 1:

    Los procesos fundamentales de la administración de proyectos

    Objetivo de la actividad
    Que los estudiantes comprendan e identifiquen los procesos fundamentales de la
    administración de proyectos (alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, recursos y
    comunicaciones) mediante el análisis y resolución de un caso práctico.

    A través de las preguntas, los estudiantes deben reflexionar sobre cómo se abordan
    los distintos aspectos del proyecto, desde la definición del alcance hasta la gestión
    de los riesgos y la calidad, pasando por la asignación de recursos y la comunicación
    efectiva.

    Contexto:
    La empresa TechNova, dedicada al desarrollo de software innovador, está organizando
    su evento navideño anual, el cual tiene como objetivo no solo celebrar la temporada
    festiva, sino también fortalecer los lazos con empleados, clientes estratégicos y socios
    comerciales. Este evento, que incluirá una cena de gala, música en vivo, una entrega
    de premios para reconocer a los empleados destacados, y una actividad especial de
    networking, está programado para el 20 de diciembre, dentro de tres semanas. La
    empresa tiene un presupuesto de $15,000 para cubrir todos los costos asociados.

    El equipo encargado de la organización del evento está compuesto por representantes


    de varios departamentos: el equipo de Recursos Humanos, encargado de coordinar
    la logística general del evento; Marketing, que se encarga de las invitaciones,
    decoración y promoción interna; y Finanzas, responsable de asegurarse de que todos
    los gastos se ajusten al presupuesto. Cada uno de estos equipos tiene su propia área
    de responsabilidad, pero todos deben colaborar para garantizar que el evento sea
    exitoso y que se cumpla con las expectativas de los asistentes.

    A pesar de la planificación anticipada, el equipo se enfrenta a varios problemas


    logísticos que podrían poner en riesgo el éxito del evento:

    1. Presupuesto excedido: El presupuesto inicial de $15,000 ha sido sobrepasado


    debido a los aumentos imprevistos en los costos de los proveedores. El catering

    Preparación y Evaluación de Proyectos 2, Inga. Nora Garcia


    ha incrementado sus precios debido a la alta demanda para la temporada
    festiva, y los costos del alquiler de equipos de sonido y decoración también han
    aumentado más de lo esperado.

    2. Problemas con la locación: La locación inicialmente seleccionada para el


    evento, un hotel en el centro de la ciudad, ha cancelado su disponibilidad
    debido a una sobreoferta de eventos para esa misma fecha. El equipo de
    organización necesita encontrar una alternativa dentro de un plazo corto, lo que
    limita las opciones disponibles para el evento.

    3. Cancelación de proveedores clave: Uno de los proveedores clave para el


    evento, la banda de música en vivo, ha cancelado su participación debido a un
    conflicto de agenda. Esto obliga al equipo a buscar una alternativa rápidamente,
    pero las opciones disponibles son significativamente más caras que la banda
    original.

    4. Falta de personal clave: Algunos de los miembros del equipo, incluidos los
    coordinadores de eventos de Recursos Humanos y algunos miembros de
    Marketing, están de vacaciones o fuera de la ciudad, lo que ha dejado vacantes
    algunas posiciones críticas. El equipo se enfrenta a la tarea de reorganizar
    responsabilidades entre los miembros disponibles o contratar personal
    adicional para cubrir estas ausencias.

    5. Restricciones de tiempo: Con solo tres semanas restantes para la realización


    del evento, la organización del mismo se está volviendo cada vez más compleja.
    Las decisiones deben tomarse rápidamente, y algunas tareas deben acelerarse
    para garantizar que todos los elementos del evento, desde la decoración hasta
    la contratación de proveedores, estén listos a tiempo.

    El equipo de TechNova se enfrenta ahora a una serie de desafíos, tanto logísticos como
    financieros, y debe tomar decisiones clave para garantizar que el evento no solo se
    lleve a cabo, sino que también sea una experiencia memorable para todos los
    asistentes, respetando las expectativas que la empresa ha establecido. Sin embargo,
    el evento debe cumplir con varios criterios:

    • Mantenerse dentro del presupuesto: A pesar de los incrementos inesperados


    en los costos, el evento no puede superar los $15,000 de presupuesto, y las
    decisiones deben ajustarse a esta restricción.

    • Mantener la calidad: El evento debe reflejar los estándares de calidad que


    TechNova ha establecido en términos de ambiente, comida, entretenimiento y
    la experiencia general para los asistentes.

    Preparación y Evaluación de Proyectos 2, Inga. Nora Garcia


    • Cumplir con el tiempo: Dada la proximidad de la fecha del evento, el
    cronograma debe ser seguido al pie de la letra, y cualquier cambio o retraso
    podría poner en peligro la realización exitosa del evento.

    • Gestionar la comunicación eficazmente: Con varios interesados y


    proveedores involucrados, la información debe fluir de manera continua y
    precisa entre todos los involucrados para evitar malentendidos o errores en el
    último minuto.

    Tareas para el grupo


    El estudiante debe aplicar los procesos fundamentales de la administración de
    proyectos para identificar y resolver los problemas que surgen en el caso. A
    continuación, se presentan preguntas específicas que guiarán al estudiante para que
    pueda identificar y aplicar cada uno de los procesos clave de la administración de
    proyectos.

    1. Gestión del Alcance: Definir qué incluye y qué excluye el proyecto

    • Pregunta 1: Considerando los objetivos del evento, ¿qué actividades o servicios


    deben incluirse necesariamente en el alcance del proyecto para asegurar su
    éxito? ¿Qué actividades podrían excluirse para ajustarse al presupuesto
    disponible?

    • Pregunta 2: El comité organizador está considerando agregar actividades extras


    como un fotomatón y una zona de juegos interactivos. ¿Cómo decidirías si estas
    actividades deben incluirse dentro del alcance del evento o si deben ser
    descartadas?

    2. Gestión del Tiempo: Creación y seguimiento de un cronograma

    • Pregunta 3: El evento se debe realizar en tres semanas, pero hay retrasos en la


    contratación de proveedores y en la confirmación de la locación. ¿Cómo
    crearías un cronograma de trabajo que permita asegurar que todos los
    entregables estén listos a tiempo? ¿Qué medidas tomarías para asegurar el
    cumplimiento del cronograma?

    • Pregunta 4: Al revisar el cronograma de actividades, ¿cómo asignarías tiempos


    de buffer o márgenes de seguridad para evitar imprevistos de última hora? ¿Qué
    actividades consideras que deberían ser las más críticas y por lo tanto más
    controladas?

    3. Gestión de Costos: Estimación, asignación y control del presupuesto

    Preparación y Evaluación de Proyectos 2, Inga. Nora Garcia


    • Pregunta 5: Dado que el presupuesto inicial está por encima de lo esperado,
    ¿qué estrategia seguirías para ajustar los costos sin comprometer la calidad del
    evento? ¿Cómo asignarías los recursos financieros disponibles para cada área
    (catering, decoración, música, etc.)?

    • Pregunta 6: A medida que el evento se acerca, ¿cómo realizarías el seguimiento


    de los gastos para asegurarte de que el evento no supere el presupuesto
    establecido? ¿Qué herramientas usarías para controlar los costos?

    4. Gestión de Calidad: Asegurar que los entregables cumplen con los estándares
    esperados

    • Pregunta 7: ¿Cómo garantizarías que los entregables del evento, como la


    decoración, el catering y la música en vivo, cumplan con los estándares de
    calidad definidos por la empresa? ¿Qué medidas tomarías para realizar un
    control de calidad durante las etapas de planificación y ejecución?

    • Pregunta 8: El catering contratado ha confirmado que la comida será de calidad,


    pero no ha dado detalles sobre las opciones de menú. ¿Cómo garantizarías que
    se mantenga el nivel de calidad esperado y se cubran todas las expectativas de
    los asistentes?

    5. Gestión de Riesgos: Identificación, análisis y mitigación de posibles problemas

    • Pregunta 9: Al revisar el plan del evento, ¿qué riesgos importantes puedes


    identificar (cancelación de proveedores, mal tiempo, retrasos logísticos, etc.)?
    ¿Cómo planificarías la mitigación de estos riesgos?

    • Pregunta 10: El proveedor de música en vivo ha cancelado su participación y el


    equipo está considerando contratar una banda alternativa, pero el costo sería
    mayor. ¿Cómo evaluarías este riesgo y qué estrategias de mitigación
    considerarías para manejar la situación dentro del presupuesto?

    6. Gestión de Recursos: Asignación eficiente del personal, materiales y


    herramientas necesarias

    • Pregunta 11: El evento requiere de personal para tareas específicas


    (coordinadores, seguridad, recepción, etc.), pero algunos miembros clave del
    equipo están de viaje. ¿Cómo reorganizarías las responsabilidades entre los
    miembros disponibles y qué recursos adicionales buscarías para cubrir estas
    vacantes?

    Preparación y Evaluación de Proyectos 2, Inga. Nora Garcia


    • Pregunta 12: En cuanto a los materiales (decoración, equipo de sonido, etc.),
    ¿cómo asegurarías que todos los recursos estén disponibles y en la calidad
    adecuada para el evento? ¿Qué pasos tomarías para confirmar la disponibilidad
    de los proveedores y asegurar que no haya sorpresas de último momento?

    7. Gestión de Comunicaciones: Flujo efectivo de información entre todos los


    interesados

    • Pregunta 13: El evento involucra a varios departamentos y proveedores. ¿Cómo


    gestionarías el flujo de información entre todos los involucrados para
    asegurarte de que todos estén alineados y actualizados sobre el progreso del
    proyecto?

    • Pregunta 14: Se ha producido un cambio en la fecha de entrega de los


    materiales decorativos, lo cual afectará el cronograma. ¿Cómo comunicarías
    este cambio al equipo y a los proveedores para minimizar el impacto? ¿Qué
    canales de comunicación usarías para asegurar que la información fluya de
    manera eficiente?

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