Introducción

En el entorno empresarial actual, la eficiencia en la gestión de inventarios y

almacenes es crucial para mantener la competitividad y satisfacer las demandas del
mercado. Los sistemas de información, específicamente los Sistemas de Gestión de
Almacenes (WMS, por sus siglas en inglés), se han convertido en herramientas
indispensables para optimizar estos procesos. Este informe tiene como objetivo destacar
la importancia de estos sistemas en la administración de inventarios, proporcionando una
visión general de sus beneficios y cómo contribuyen a mejorar la precisión, eficiencia y
control de los recursos almacenados.

Los sistemas de información en gestión de inventarios permiten automatizar tareas

críticas, ofrecer visibilidad en tiempo real sobre el estado y ubicación de los productos, y
optimizar el uso del espacio en los almacenes. Además, mejoran la exactitud del
inventario a través de tecnologías avanzadas como códigos de barras y RFID, y se
integran de manera fluida con otros sistemas empresariales, como el ERP y CRM,
proporcionando una visión integral del negocio.

La implementación de estos sistemas no solo reduce costos operativos y minimiza

errores, sino que también facilita la toma de decisiones informadas basadas en datos
precisos y actualizados, adicionalmente proporcionan una ventaja competitiva y mejoran
la satisfacción del cliente (Fawcett, Ellram & Ogden, 2014)
Objetivo General

Analizar los sistemas de información más utilizados en la gestión de inventarios y

almacenes para determinar sus ventajas y desventajas, costos asociados, y adecuación
según el tipo y tamaño de empresa, proporcionando recomendaciones que mejoren la
toma de decisiones en la selección de estas herramientas tecnológicas.

Objetivos Específicos

1. Identificar y describir los sistemas de información predominantes en la gestión

de inventarios y almacenes.

2. Analizar las ventajas y desventajas de cada sistema de información.

 Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA o WMS)

Es un software avanzado que optimiza las operaciones de un almacén o centro de

distribución (CEDI). Administra: la entrada y salida de mercancías, asignación de
ubicaciones, seguimiento de inventarios, números de serie y lotes, y fechas de
caducidad. Además, gestiona pedidos, empaque y envío.

Un WMS moderno se integra con plataformas ERP y de comercio electrónico,

mejorando la eficiencia global de la empresa.

Ventajas de sistema de gestión WMS

1. Automatización de procesos: estos sistemas facilitan la dirección eficiente del

movimiento de equipos robotizados, como transelevadores y transportadores, lo
cual no solo incrementa la productividad, sino que también minimiza los errores
logísticos. Además, la capacidad de un WMS para integrarse con otras
aplicaciones permite una gestión centralizada de todos los procesos del almacén.
Esto se traduce en una mayor agilidad en la manipulación y el movimiento de la
mercancía para diversas operaciones, incluyendo el picking y la reposición de
productos, asegurando así una cadena de suministro más fluida y eficiente.

2. Mejoras en el uso de espacios: este sistema permite analizar el uso del espacio
en el piso según la tarea y las características del producto. La ventaja de esto es
que reduce el tiempo en la ubicación de cada artículo, lo que reduce gastos
operativos.

3. Mayor visibilidad de sistemas de operación: al obtener una mayor visibilidad del

inventario en tiempo real, permite estimar la cantidad de productos que se debe
adquirir con lo que se evitan retrasos de pedidos. Además, al integrar el sistema
de WMS con la tecnología móvil permiten rastrear la ubicación de productos
dentro del almacén.
 4. Optimización en la cadena de suministro: el sistema de WMS potencia la cadena
de suministro, ya que permite el control de los artículos que entran y salen
reduciendo así los costos, y optimizando el rendimiento.

Igualmente, permite compartir flujos de información con centros de producción u

otros almacenes. Al integrarse con programas como el ERP, para coordinar
operaciones con otros departamentos como comercial, compras, etc. Gracias a la
integración de la cadena de suministro se mejora la calidad de servicio.

Desventajas de los WMS

Las desventajas del sistema de WMS están ligadas al uso inadecuado del
software lo que provocaría fallas en el sistema.

1. Fallas en el sistema: estas fallas están ligadas a los problemas que pueden
presentarse en los dispositivos de soporte (hardware), interrupciones en el
sistema como cortes de energía, pérdida de tiempo, retrasos, etc.
2. Fallas de seguridad: otra de las ventajas son las amenazas que pueden ocasionar
los hackers en su acción de extraer información de forma ilegal de las compañías.
3. Altos costos: la inserción de un software de WMS puede ser costosa además de
compleja. Por lo que se recomienda evaluar de forma exhaustiva las ventajas de
acuerdo con los lineamientos de la compañía.

Proceso para seleccionar un sistema de información para gestión de inventarios

Este proceso es crucial, debido a que puede influir significativamente en la eficiencia y
rentabilidad de una empresa.
1. Definir las necesidades específicas de la empresa: Identificar las fortalezas y
debilidades de los sistemas actuales de gestión de inventario y almacén. Es importante
determinar qué funcionalidades son imprescindibles en la empresa, como la gestión de
pedidos, rastreo de inventario, pronósticos, entre otros.
2. Investigar las opciones del mercado: generar un listado de proveedores que
cumplan con las necesidades especificas de la empresa, con ello es importante evaluar
las referencias de otros clientes y entender cómo han funcionado estos sistemas en
empresas similares.
3. Evaluación de características técnicas y funcionales: Una vez identificado el
proveedor solicitar demostraciones y versiones de prueba para evaluar la adaptabilidad
a la operatividad de la misma, evaluar la flexibilidad del mismo, es importante considerar
el costo del mantenimiento como ser el soporte técnico del software.
4. Análisis de costos: El costo de compra inicial o la suscripción, el costo de la
implementación, personalización y mantenimiento a largo plazo. Estimar el retorno de la
inversión basado en la eficiencia ganada y la reducción de costos operativos.
5. Evaluación de seguridad y conformidad: verificar que el sistema cumpla con las
normativas de seguridad de datos aplicables.
6. Considerar la escalabilidad y flexibilidad: considerar si el sistema puede escalar
según el crecimiento previsto de la empresa y evaluar la facilidad con la que el sistema
puede adaptarse a cambios en los procesos de negocio y en la industria.
7. Tomar una decisión basada en consenso: asegurar que los jefes de departamento
y usuarios clave participen en el proceso de selección y que sus opiniones sean
consideradas.

Este enfoque sistemático no solo ayuda a elegir el sistema que mejor se adapta a tus
necesidades actuales, sino que también asegura que sea una solución viable a largo
plazo

Tipos de Software para la GIA

1. Pulpo WMS: es un Software de Gestión de Almacenes (SGA) originalmente

alemán que se ha expandido por el resto de Europa y Estados Unidos. Ofrece una
rápida implementación y precios personalizados en función de las necesidades de
cada compañía. Tiene todas las funcionalidades que se espera de un software de
gestión de almacenes y ofrece una prueba gratuita de 14 días. Puede ser utilizado
por cualquier empresa con cierta cantidad de productos físicos que tenga la
necesidad de optimizar y automatizar los procesos de almacenamiento. PULPO
WMS funciona para cualquier E-Commerce, fabricante, distribuidor e incluso
operadores logísticos 3PL.

Ventajas:
• Control preciso de la entrada de mercancías: Verifica las entregas de los
proveedores al instante para garantizar su precisión.
• Reabastecimiento automatizado: Establece reglas para la reposición
automática de stock.
• Selección rápida y sin errores: Aumenta la eficiencia del personal con una
aplicación nativa Android y rutas optimizadas para tu proceso de picking.
• Trazabilidad de envío transparente: Realiza un seguimiento de tiempos de
entrega de tus envíos. Cierra brechas en tus despachos.
• Embalaje y etiquetado precisos: Garantiza envíos precisos y genera
etiquetas automáticamente en tu proceso de empaque.
• Opciones de configuración robustas
• Compatible con dispositivos Android de bajo costo
• Tiempos de formación cortos para un rápido retorno de la inversión
 Ilustración 1 Precios de referencia de Pulpo
WMS

2. iPacky permite a las empresas mejorar su eficiencia operativa y ofrece un manejo

simplificado y automatizado de los pedidos, asegurando una mejor experiencia
tanto para los negocios como para los clientes. Funciona con Shopify en cualquier
dispositivo con un navegador.
Ventajas:
iPacky está diseñado para ahorrar tiempo y eliminar el estrés a todos los
miembros de su empresa. Cuando confía el embalaje y la entrega de sus pedidos
a iPacky, todos trabajan más rápido y con más confianza en el proceso. Y para su
tranquilidad, iPacky le ayuda a verificar los pedidos durante el embalaje para
asegurarse de que se empaquetan y envían los productos correctos.

En promedio, los estudios indican una tasa de error en el embalaje del 2 al 5 %, y

podemos ayudar a reducir esa cifra a prácticamente cero y mantener a sus
clientes satisfechos. Se verifica el código de barras de cada artículo del pedido
para garantizar absolutamente que se empaqueta el artículo correcto. Esto hace
que el embalaje sea más eficiente, lo que ahorra tiempo, dinero y estrés.

Ilustración 2 Precios de referencia de iPacky

3. MICROSFOT DYNAMICS 365
Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales que combina
funciones de gestión de relaciones con clientes (CRM) y planificación de recursos
empresariales (ERP). Esta plataforma basada en la nube está diseñada para
ofrecer a las organizaciones una solución integrada para gestionar diversos
aspectos de sus operaciones, desde ventas y marketing hasta finanzas y
operaciones de la cadena de suministro. (Prodware, 2023)

Ventajas

• Integra todas las funciones de la cadena de suministro en una sola plataforma,

facilitando la coordinación y el flujo de información.
• Proporciona visibilidad en tiempo real del inventario, pedidos y procesos
logísticos.
• Reduce la intervención manual en tareas repetitivas y propensas a errores.
• Utiliza IA y aprendizaje automático para previsión de demanda, optimización de
inventarios y mejora de la eficiencia operativa.
• Ofrece opciones de personalización para adaptarse a las necesidades específicas
de cada empresa.
• Mejora la productividad a través de una interfaz amigable que facilita la adopción
por parte de los usuarios.

Desventajas

• La implementación puede ser costosa, especialmente para pequeñas y medianas

empresas.
• : La implementación puede ser compleja y llevar un tiempo considerable.
• Los empleados necesitan una capacitación adecuada para utilizar todas las
funcionalidades del sistema eficientemente.
• Aunque la integración con otras herramientas de Microsoft es excelente, puede
ser menos flexible si una empresa utiliza soluciones de otros proveedores.
 • Aunque la integración con otras herramientas de Microsoft es excelente, puede
ser menos flexible si una empresa utiliza soluciones de otros proveedores.
• Puede requerir una infraestructura tecnológica robusta y actualizaciones regulares
para funcionar de manera óptima.

Funciones Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 ofrece herramientas para la gestión de Inventarios y Almacenes

entre las cuales tenemos principalmente a:

Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management

Es una de las aplicaciones dentro de Dynamics 365 que se enfoca en la gestión de

inventarios y almacenes. (Microsoft, 2024)

Ilustración 3 Módulo de Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management

Algunas de sus funcionalidades clave incluyen:

• Control y gestión del inventario en tiempo real, incluyendo la entrada y salida de

productos, ubicación de almacenes, y niveles de stock óptimos.
 • Herramientas para planificar y programar la producción y la distribución,
asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y las demandas se
cumplan oportunamente.
• Creación y seguimiento de órdenes de compra y venta, automatizando procesos
y mejorando la eficiencia en la adquisición y venta de productos.
• Gestión de las relaciones con proveedores, incluyendo la negociación y
seguimiento de contratos, evaluando su rendimiento y asegurando el
cumplimiento de acuerdos.
• Planificación y ejecución de la logística y el transporte, optimizando rutas,
reduciendo costos y mejorando los tiempos de entrega.
• Implementación de sistemas de control de calidad en toda la cadena de
suministro, asegurando que los productos cumplan con los estándares y
regulaciones necesarios.
• Herramientas de análisis y generación de reportes detallados sobre el rendimiento
de la cadena de suministro, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
• Control de los procesos de producción, incluyendo la planificación de recursos,
programación de tareas, y seguimiento de la producción en tiempo real.
• Gestión del mantenimiento de los activos de la empresa, programando y
realizando mantenimientos preventivos y correctivos para asegurar la continuidad
operativa.
• Gestión de la demanda del mercado, ajustando la producción y el inventario para
satisfacer las necesidades del cliente de manera eficiente.

Ventajas

• Se integra fácilmente con otros módulos de Dynamics 365.

• Reduce tareas manuales a través de procesos automatizados.
• Proporciona datos actualizados para una mejor toma de decisiones.
• Mejora la eficiencia en la gestión de inventarios y producción.
• Herramientas de análisis y generación de reportes detallados.
• Facilita la comunicación entre departamentos y con proveedores.
Desventajas

• Puede ser costoso, especialmente para pequeñas empresas.

• Requiere tiempo y capacitación para un uso efectivo.
• Necesita una conexión constante a internet.
• La instalación y configuración inicial pueden ser complicadas.
• Requiere actualizaciones y mantenimiento regulares.
•
Casos de uso

Gestión de inventarios de materias primas y productos

Fabricación terminados, optimización de la producción y cumplimiento
de pedidos.
Distribución y Optimización de las operaciones de almacén y transporte,
logística mejorando la eficiencia y reduciendo costos.
Gestión de inventarios en tiendas y almacenes, optimización
Retail
del reabastecimiento y mejora de la experiencia del cliente.

Microsoft Dynamics 365 para la Gestión de Inventarios y Almacenes es una solución

integral que proporciona a las empresas las herramientas necesarias para gestionar de
manera eficiente y efectiva sus operaciones de inventario y almacén, mejorando la
visibilidad, la eficiencia y la satisfacción del cliente. (Algoritmia, 2023)

Precios y características

Ilustración 4 Precios de referencia de Dynamics 365 Supply Chain Management

 4. SAP

El ERP SAP es una solución integral diseñada para gestionar y automatizar los procesos
empresariales de una organización. SAP ERP integra diversas funciones empresariales
en un único sistema, proporcionando una visión unificada y en tiempo real de las
operaciones.

Características Principales de SAP ERP

1. Integración Completa: SAP ERP integra todas las áreas de la empresa, incluyendo
finanzas, recursos humanos, producción, cadena de
suministro, ventas y más. Esto permite una gestión más
eficiente y coordinada de los procesos empresariales.
2. Automatización de Procesos: Automatiza tareas repetitivas y administrativas, lo que
reduce errores y libera tiempo para actividades estratégicas. Esto incluye desde la
gestión de inventarios hasta la contabilidad y la gestión de recursos humanos.

3. Previsión y gestión de la demanda: Analice los errores y sesgos de las previsiones

utilizando historias para supervisar el proceso de planificación de la demanda y
centrarse en las áreas que necesitan mejoras.
4. Ajuste manualmente las previsiones en función de la información y los conocimientos
no incluidos en el modelo matemático.

5. Información en Tiempo Real: Proporciona datos actualizados y precisos, lo que facilita

la toma de decisiones informadas. Los informes y análisis en tiempo real permiten a
las empresas responder rápidamente a los cambios del mercado.
6. Escalabilidad y Flexibilidad: SAP ERP es altamente escalable, lo que significa que
puede crecer con la empresa. Además, ofrece flexibilidad para adaptarse a las
necesidades específicas de diferentes industrias y modelos de negocio.

7. Seguridad y Cumplimiento: Incluye robustas medidas de seguridad y herramientas de

cumplimiento para proteger los datos empresariales y asegurar que la empresa
cumpla con las regulaciones locales e internacionales.

Ventajas de SAP ERP

• Mayor Productividad: Al optimizar y automatizar los procesos, los empleados
pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.
• Mejora en la Toma de Decisiones: La disponibilidad de datos precisos y en tiempo
real mejora la capacidad de tomar decisiones estratégicas.
• Reducción de Costos: La automatización y la eficiencia operativa pueden llevar a
una reducción significativa de los costos operativos.

Desventajas de SAP ERP

• Costo Inicial Elevado: La implementación de SAP ERP puede ser costosa,
especialmente para pequeñas y medianas empresas.
• Complejidad de Implementación: La implementación puede ser compleja y requerir
tiempo, además de una capacitación adecuada para los empleados.

Inversión Necesaria
Con las opciones en la nube e híbrida, se deben evaluar nuevos factores. Por ejemplo,
mantenimiento del software, instalaciones, capacidad informática, tiempo de inactividad,
recuperación, seguridad, privacidad, y costos de personal de TI son consideraciones
importantes. Como se mencionó, las opciones en la nube reducen significativamente los
costos tanto de capital como operativos –mejorando tanto el ROI como el TCO–
Costo de Software: Varía según el tamaño de la empresa y las funcionalidades
requeridas, aproximadamente un módulo de MM (Logística) puede tener un costo de
$3,500 y si es un módulo de Comercial como facturación puede tener un costo
aproximado de $5,000.

5. Oracle Inventory management

Es el sistema de gestión de inventarios y almacenes en la nube líder de la industria.

Oracle WMS Cloud combina la velocidad y el ahorro de la nube con la mejor gestión de
almacenes y prestaciones logísticas del sector gracias a sus innovadoras funciones, sus
soluciones móviles y una interfaz sencilla.

Beneficios:
Precisión en el inventario
Visibilidad de existencias
Reducción de errores en los pedidos
Optimización del uso del espacio de almacenamiento
Mayor eficiencia en las operaciones de Almacen en general.

Ventajas del sistema de gestión de inventarios de Oracle

Integración: Oracle proporciona un sistema completamente integrado que conecta

diferentes funciones de la cadena de suministro, como compras, ventas y logística, lo
que permite un flujo de información sin interrupciones.

Visibilidad en tiempo real: Ofrece herramientas para monitorear el inventario en tiempo

real, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y a responder
rápidamente a las cambiantes necesidades del mercado.

Optimización de inventarios: Sus algoritmos avanzados ayudan a prever la demanda

y optimizar el nivel de inventario, reduciendo costos de almacenamiento y minimizando
la obsolescencia.

Escalabilidad: Las soluciones de Oracle son escalables, lo que significa que pueden
crecer junto con tu negocio, adaptándose a las necesidades cambiantes de una empresa
en expansión.

Cumplimiento normativo: Oracle ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones y

estándares de la industria, facilitando la gestión de la trazabilidad y auditoría de
productos.

Informes y analíticas avanzadas: Proporciona herramientas analíticas robustas que

permiten generar informes completos y analizar el desempeño del inventario para hacer
mejoras continuas.
Desventajas del sistema de gestión de inventarios de Oracle

Costo elevado: Las soluciones de Oracle pueden ser costosas, tanto en términos de
tarifas de licencia como de costos de implementación y mantenimiento.

Complejidad: La implementación y el uso de las soluciones de Oracle pueden ser

complejos, lo que puede requerir una considerable inversión en capacitación y formación
del personal.

Requisitos de infraestructura: Oracle puede requerir hardware y recursos de TI

significativos para funcionar de manera eficiente, lo que puede ser un impedimento para
empresas más pequeñas.

Dependencia de Internet: Para las soluciones en la nube, se necesita una conexión a

Internet confiable, lo que puede ser un problema en lugares con conectividad limitada.

Soporte técnico: Aunque Oracle ofrece soporte, algunos usuarios han reportado que la
atención al cliente puede ser lenta o complicada en ocasiones.

Precios
Los precios de Oracle pueden variar ampliamente dependiendo de la solución específica,
el tamaño de la empresa, y la cantidad de usuarios. Generalmente, Oracle utiliza un
modelo de suscripción basado en la nube, que puede incluir:

Licencias de suscripción: Cálculos basados en el número de usuarios y las

características contratadas.

Costos de implementación: Estos pueden ser significativos dependiendo de la

complejidad de la integración y la personalización necesaria.
Soporte y mantenimiento: Puede haber tarifas adicionales para el soporte técnico y las
actualizaciones regulares.
Estimación de Costos: No hay un precio fijo, pero muchas empresas reportan
inversiones que pueden comenzar desde miles de dólares al mes, y en algunos casos,
pueden alcanzar decenas de miles de dólares dependiendo del alcance del proyecto.
Para obtener una cotización específica, es recomendable contactar a Oracle o a un
distribuidor autorizado para discutir las necesidades y obtener un presupuesto adaptado.

6. Odoo
Odoo es un software de ERP de código abierto que es conformado por diferentes
aplicaciones para uso empresarial. Incluye aplicaciones para uso de gestión de
inventarios, recursos humanos, finanzas, contabilidad, gastos, eventos,
productividad, entre otras. El mercado de Odoo está conformado por pequeñas y
medianas empresas.

Ventajas
• Flexibilidad
• Código abierto
• Modular
• Accesibilidad

Desventajas
• Agobiar al usuario con la cantidad de aplicaciones
• Necesitad de asesoría
• Necesidad de experiencia para ampliar
 Conclusión

1. Los sistemas de información de gestión de inventarios y almacenes son

soluciones tecnológicas que permiten un control preciso y en tiempo real del
inventario, optimizando procesos de compra, almacenamiento y distribución.
2. El éxito de los sistemas de información de gestión de inventarios y almacenes
depende de varios factores clave: la naturaleza de la empresa, el crecimiento
proyectado, las competencias del personal, el ambiente laboral, el plan de
formación y capacitación y el compromiso de las partes interesadas en llevar a
cabo el proyecto de implementación.
 Bibliografía

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Vision to Implementation. Pearson Education.
2. Algoritmia. (2023). MD 365. Obtenido de Supply Chain Management :
https://algoritmia8.com/dynamics-365-supply-chain-management/
3. Microsoft. (2024). Dynamics 365 Supply Chain Management. Obtenido de
https://www.microsoft.com/en-us/dynamics-365/products/supply-chain-management
4. Prodware. (2023). Microsoft Dynamics 365. Obtenido de ¿Qué es Microsoft Dynamics
365?: https://www.prodwaregroup.com/es-es/soluciones/microsoft-dynamics-365/
5. Leafio. (s.f.). Cómo elegir un sistema de gestión de inventarios. Recuperado de
https://www.leafio.ai/es/blog/como-elegir-un-sistema-de-gestion-de-inventarios/