UNIVERSIDAD DE ORIENTE NUCLEO DE ANZOATEGUI

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA CATEDRA:
AUDITORIA III
SECCION:

Informe de Auditoría
Interna

EMPRESA FARMA TOTAL

PROFESOR: BACHILLERES:
Arcenio Aguey Rudeimar Rojas C.I 25.244.578
Betania Sánchez C.I 26.789.853
Hectany Noriega C.I 27.125.991
Nataly Pérez C.I 26.971.462
Omar Avilez C.I 28.142.272

Barcelona, 01 de mayo. de 2024

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 INDICE
1. Instalaciones y servicios 2906, C.A..............................................................................04
1.1. Reseña Historia........................................................................................................04
1.2. Misión......................................................................................................................04
1.3. Visión.......................................................................................................................04
1.4. Objetivos..................................................................................................................04
1.5. Valores.....................................................................................................................04
1.6. Estructura organizacional........................................................................................05
1.7. Direcciones..............................................................................................................06
2. Manual de Descripción de Cargos...............................................................................07
2.1. Gerente General.......................................................................................................07
2.2. Auditoría interna......................................................................................................08
2.3. Secretaria.................................................................................................................10
2.4. Departamento de Administración............................................................................11
2.5. Departamento de Operaciones.................................................................................14
2.6. Departamento de Seguridad e Instalación...............................................................17
2.7. Departamento de Soporte Técnico..........................................................................19
2.8. Departamento de Contabilidad…............................................................................21
3. Manual de procedimientos del departamento de seguridad y prevención..............24
3.1. Objetivo...................................................................................................................24
3.2. Responsabilidades...................................................................................................24
3.3. Procedimientos........................................................................................................24
3.4. Leyes que lo regulan................................................................................................25

4. Informe de Auditoría....................................................................................................33
4.1. Resumen ejecutivo...................................................................................................33
4.2. Proposito..................................................................................................................33
4.3. Alcance....................................................................................................................33
4.4. Enfoque...................................................................................................................34
4.5. Métodos, procedimientos y técnicas.......................................................................35
4.6. Marco Regulatorio..................................................................................................36

2
4.7. Metodología............................................................................................................37
4.8. Hallazgos.................................................................................................................41
4.9. Conclusiones...........................................................................................................42
4.10. Recomendaciones.........................................................................................43
4.11. Plan de Accion..............................................................................................43
4.12. ANEXO 1….................................................................................................46
4.13. ANEXO 2….................................................................................................61

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 FARMATOTAL, C.A
Reseña histórica de la empresa

Es una empresa de origen y tradición familiar manejada por un grupo empresarial de

Colombia, la cual cuenta con una cadena de farmacia de más de 168 sucursales a nivel
nacional. Nace en el año 1995.Desde hace ya varios años que esta cadena de farmacias
se inició con la intención de facilitar el acceso a nivel Latinoamericano países como Chile,
Paraguay, Perú, que necesite productos de la más alta calidad al mejor precio, y a su vez,
posicionándose como una de las empresas más destacadas en la industria de la salud, al
tener una atención diferencial para con sus clientes.

La red de Farmacias Farmatotal, se extiende ampliamente por el territorio Venezolano,

ofreciendo una variedad de productos especializados para los clientes que requieren de
diferentes items para su conveniencia, pensados para abastecer las necesidades de los
consumidores, desde productos generales hasta específicos son los que se pueden encontrar
en sus tiendas de manera similar a los bodegones, ya que se cuenta con todos los servicios
tanto medicinales como alimenticios,

Los medicamentos para adultos y niños no son los únicos productos que tienen estas redes
de farmacia sino también artículos deportivos, al menos en locales de Farma Total. Por otro
lado, Farmacia nació adaptada a los servicios en boga, pues tienen entregas a domicilio para
quien no pueda o no quiera salir de casa.

Pertenece a la asociación colombiana de Droguistas Detallistas ASOCOLDRO. Está

asociado con COOPIDROGAS. Tiene licencia de la Dirección Seccional de Salud de
Caldas. Su esposa es tecnóloga en Regencia de Farmacia de la Universidad del
Magdalena. Siendo inscrita en el Registro Mercantil Tercero el 16 de Abril del año 2006,
por su Gerente General Deisy Cedeño, con su domicilio en la calle Cumanagoto N° 23
Conjunto Residencial Los Cortijos Estado Anzoátegui Venezuela.

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 Misión

“FARMATOTAL, C.A” Somos una droguería dedicados al fortalecimiento y

crecimiento de nuestro negocio, identificando nuevas oportunidades para brindar productos
y servicios más allá de las exigencias del cliente, promoviendo su bienestar a nuestro
equipo de trabajo y ofreciendo el mejor servicio farmacéutico con la más alta calidad para
el cuidado de la salud, contando con productos originales, amabilidad y el profesionalismo
de nuestro personal.

Visión

Ofrecer al cliente servicio de calidad bajo el concepto de farmacia autoservicio.

Objetivos

 Tener capacitaciones frecuentes para los empleados en la atención de la salud.

 Acatar todas las normas de higiene y sanidad.
 Implementar normas de bioseguridad.
 Actualizar e innovar nuestro portafolio de productos.

Valores Corporativos

 Honestidad: Es el valor primordial que debe regir en nuestra empresa,

ofreciendo productos de calidad y originales para la satisfacción de nuestros
clientes.
 Respeto: Interactuamos reconociendo los intereses colectivos, la diversidad
individual y la sostenibilidad de los recursos naturales.
 Equidad: Procedemos con justicia, igualdad e imparcialidad, buscando un
impacto social positivo.

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Estructura Organizacional

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 Direcciones

Calle Cumanagoto N° 23 Conjunto Residencial Los Cortijos Estado

Anzoátegui Venezuela.
TLF: 0412-0862870/ 0424-8161520
Correos: [email protected]

Redes Sociales:

https://www.facebook.com/Farmatotaldefensores/

En Instagram : @tufarmatotal25

Servicios de Suministros:
 Belleza
 Fragancias
 Higiene Personal
 Medicamentos
 Nutrición y Deportes

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 GERENTE GENERAL AUDITOR INTERNO
Sr. Amado Ibarra Emelis Granado
C.I: 10.987.654 C.I: 23.768.123
Tlf: 0414-825-1156 Tlf: 0426.895.3479
[email protected] [email protected]
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION OPERACIONES
Lic. Genesis Ing. Arquímedes
Ibarra C.I: Vallenilla C.I:
24.456.789 20.098.321
Tlf: 0424-845-3975 Tlf: 0426-768-34678
[email protected] [email protected]
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y DEPARTAMENTO DE SOPORTE
PREVENCION TECNICO
Tsu. Rosa Tsu. Maikol Aguilera
Silva C.I: C.I: 25.479.573
23.567.432 Tlf: 0414-684.9823
Tlf: 0412-231-0897 [email protected]
[email protected]
DEPARTAMENTO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CONTABILIDAD
Betania Sánchez Nataly Pérez
C.I: 24.461.999 C.I:
Tlf: 0424-895-1469 27.678.986
[email protected] Tlf: 0412-684-3890
[email protected]
ASISTENTE CONTABLE SECRETARIA
Omar Avilez Hectany Noriega
C.I: C.I: 27.578.390
22.573.246 Tlf: 0424-578-9730
Tlf: 0412-347-8946 [email protected]
[email protected]

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 MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS

GERENTE GENERAL

Nombre del cargo: Gerente General

Puesto del jefe inmediato: Ninguno
Número de personas que ocupan el cargo: 1
Área al que pertenece: Dirección General

Resumen del cargo

Encargado de la gestión general y la toma de decisiones estratégicas, que
incluye distintas funciones que van desde el control de inventario, hasta supervisar
al personal a su cargo. La principal función del gerente de la farmacia es la de
administrar la operación del establecimiento, como tal, es el responsable directo
de los resultados de la misma.
Uno de los requisitos para poder ocupar el puesto de gerente de farmacia
es contar con una licenciatura, ya sea truca o terminada. Si bien, haber estudiado
una licenciatura en particular es requisito indispensable para este puesto, contar
con una licenciatura en administración de empresas o relacionada con la medicina
o industria farmacéutica.

Objetivo:
 Gerencia y administración operativa de la farmacia.
 Asegurar que todos los empleados tengan y mantengan una actitud
agradable
 Liderar y dirigir las operaciones de la empresa, incluyendo sus finanzas,
recursos humanos, marketing, ventas y servicio al cliente.
 Verificar que los productos de la farmacia tengan la rotación ideal y
propuesta.
 Evaluación de desempeño.
 Establecer las medidas correctivas necesarias con el fin de que se mejore el
9
 desempeño de los empleados.
 Gestionar el presupuesto y los gastos de la empresa.
 Venta de medicamentos controlados sin seguir los procedimientos
establecidos
 Supervisar la contratación y el despido de personal.
 Mantener buenas relaciones con proveedores y clientes.

Funciones y responsabilidades del Gerente General

 Administración General de la farmacia.

 Conocer técnicamente las operaciones de la empresa
 Planificar, Organizar, supervisar, controlar y Evaluar las actividades
realizadas en el área de Farmacia

 Gestionar las operaciones diarias de la empresa.

 Verificar la existencia del Plan Operativo Anual del departamento de

Farmacia.

 Asegurar que todos los empleados cumplan cabalmente con sus

funciones para el buen funcionamiento de la farmacia.
 Responsable de la dispensación de medicamentos y asesoramiento a
los clientes.
 Asegura el cumplimiento de las regulaciones de farmacia.

 Certificar de que la farmacia es rentable y tiene suficiente dinero

para pagar sus facturas a los proveedores de la industria.
 Garantizar el cumplimiento de todas las normas y reglamentos
gubernamentales.

 Establecer el presupuesto anual de la empresa.

 Garantizar que todos los empleados trabajen juntos para cumplir

los plazos y mantenerse centrados en los objetivos de la farmacia.

 Garantizar que no haya conflicto entre los intereses de la

10
 farmacia y los de sus empleados.

 Controlar las actividades contables y financieras.

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 Competencias o habilidades del Gerente General

Capacidad para supervisar e instruir a personal a cargo, Excelentes

habilidades de comunicación, Gran capacidad de trabajar en equipo, Habilidades
administrativas y habilidades de liderazgo.

AUDITORÍA INTERNA

El departamento de auditoría interna vigila el cumplimiento de los controles

internos diseñados por la gerencia, por consiguiente la auditoría interna
desempeña un papel fundamental para garantizar el cumplimiento y la eficacia de
las operaciones de la farmacia, esta práctica es extremadamente importante, ya
que implica el control de la fabricación, el almacenamiento y la distribución de los
productos farmacéuticos.

AUDITOR INTERNO

Nombre del cargo: Auditor Interno

Número de personas que ocupan el cargo:
1 Puesto del jefe inmediato: Gerente
General

El auditor interno debe garantizar el correcto funcionamiento de la farmacia Farmatotal,

mejorar su gestión y revisar que las finanzas se hacen conforme a la ley.

Funciones de un auditor interno

Las principales funciones de un auditor en la industria farmacéutica son las
siguientes:

12
 Apoyar a los directores en el desempeño de sus responsabilidades.

 Evaluar la validez y eficiencia de los sistemas y comprobar su cumplimiento, de

acuerdo a leyes, normas reglamentos, acuerdos, planes políticas y
procedimientos emitidos por la institución para lograr los objetivos.

 Garantizar información financiera confiable y oportuna es decir analizar si la

información financiera, administrativa y operativa es correcta y su grado de
exactitud.

 El Auditor Interno debe tener libertad para revisar y valuar métodos, planes y
procedimientos, establecidos por la administración en todas las unidades
administrativas.

 Verificar la existencia física de los activos de la empresa

 Promover la eficiencia operativa de la entidad.

 Asegurar que los recursos son empleados de manera adecuada.

 Inspeccionar si los planes y objetivos son alcanzados y, en caso de que la

respuesta sea no, determinar los motivos.

 inspeccionar que se aplican correctamente las cláusulas establecidas en

normas internacionales en materia de calidad de los productos farmacéuticos
y con sus normas respectivas en materia de salud.

 Identificar las áreas susceptibles de mejora.

 Detectar factores que puedan afectar la fiabilidad de los problemas detectados.

 Evalúa los Manuales de Normas y Procedimientos de cada área de trabajo,

para ser aprobado por la junta directiva de la Empresa.

 Envía los resultados proporcionándoselos a los directivos para las posibles

mejoras y corrección de errores para que la empresa alcance sus objetivos
estratégicos a través de las sugerencias realizadas en el informe

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 Objetivos de un auditor

El objetivo de un auditor de la Farmacia, es proporcionar una evaluación

independiente y objetiva de los estados financieros de una empresa Farmatotal. Para
ello examinan los registros financieros, los controles internos y otra información
financiera para determinar su exactitud, integridad y cumplimiento de las leyes y
reglamentos pertinentes.

Otro de los objetivos de un auditor es garantizar que los estados

contables de la farmacia se elaboren siguiendo los principios contables
generalmente aceptados (PCGA). Esto ayuda a garantizar que los estados
financieros sean comparables, lo que es esencial para tomar decisiones de
inversión informadas.

DEPARTAMENTO DE SISTEMA

Nombre del cargo: Jefe de Sistema

Puesto del jefe inmediato: Gerente General
Área al que pertenece: Dirección
General
Descripción del puesto: Es el encargado del manejo del sistema computarizado de
la farmacia además de sistema en línea.

Funciones:
 Manejo base de datos de clientes sistematizados.

 Cumplir con las disposiciones encomendadas por el gerente.

 Gestión de las Red de Farmacias

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  Recetas electrónicas.

 Envió de reclamaciones automatizados

 Ventas digitales

 Gestión de Inventario

 Interacciones con las Droguerías

 Instalaciones de sistemas

Competencias

El sistema beneficia a cientos de farmacias instaladas en todo el mundo, lo que lo

hace altamente flexible, dinámico y lo suficientemente adaptable para implementar
personalizaciones, procesos o cualquier regla comercial que la organización pueda
necesitar.
Un mecanismo integrado de interacción de medicamentos permite a las farmacias
tomar precauciones adicionales al vender medicamentos, advirtiendo sobre las reglas
de seguridad, interacciones de medicamentos, gravedad, alergias y riesgos como
sobredosis. El mecanismo de interacción de medicamentos puede funcionar como
una farmacia independiente, conectada al EMR o al consultorio de cualquier médico
con capacidades de prescripción electrónica, lo que es alarmante cuando ocurren
interacciones, como medicamento con medicamento, medicamento con enfermedad,
medicamento con alergia, sobredosis y más.

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 El sistema de gestión farmacéutica gestiona la cesta de medicamentos
corporativa desde una base de datos centralizada que gobierna todas las farmacias
de punto de venta con un motor de reglas incorporado que hace cumplir las reglas
corporativas, como qué profesión puede prohibir qué tipo de medicamento. También
permite la presentación automatizada de reclamaciones a las aseguradoras, lo que
reduce drásticamente los gastos administrativos. Ofrece opciones dinámicas de
precios de medicamentos basadas en pólizas de seguro y considera precios
especiales, deducibles y reembolsos para los asegurados.

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 DEPARTAMENTO DE FINANZAS

El Departamento de finanzas de la Farmacia permite utilizar la contabilidad como una

herramienta de gestión del negocio, con el objetivo de tener una información
económico-financiera fiable de la evolución del negocio en tiempo real que permita
planificar y gestionar mejor la tesorería de la farmacia, por consecuencia este
departamento gestiona lo siguiente:

 Diseño e implantación de un plan de cuentas adaptado al sector farmacéutico

 Gestión contable completa: contabilización de asientos, conciliación bancaria,
registros de facturas y libros contables.

 Gestión documental y sistema de archivo para la contabilidad

 Hoja de previsión trimestral para conocer la capacidad de pago a los

proveedores según las distintas formas de pago en cada momento

 Presupuesto de tesorería trimestral para fijar objetivos de liquidez, control de

gasto y planificar la estrategia financiera óptima de la farmacia

 Análisis de balance y cuenta resultados

 Análisis de ratios: rentabilidad, fondo de maniobra, liquidez y endeudamiento

 Elaboración del expediente bancario y negociación con entidades bancarias

para la búsqueda de financiación y colocación de excedente de tesorería

 Revisión y negociación de todos los productos financieros contratados

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 ADMINISTRADOR

Nombre del Cargo: Administrador Jefe

Número de personas que ocupan el
cargo: 1

Cargo del jefe Directo: Gerente General.

Descripción general del cargo

Lider competente, con conocimientos tanto farmacéuticos como de gestión,
capaz de garantizar el funcionamiento efectivo de la farmacia mientras brinda un
excelente servicio al cliente.

Tener formación en áreas relacionadas con la salud, la gestión empresarial,

o una combinación de ambas. De esta manera, desempeñan un papel crucial en
el funcionamiento eficiente y seguro de las farmacias, Su perfil lo convierte en un
profesional único dentro del ámbito de la salud y de la administración de
empresas.

En las farmacias es esencial contar con profesionales altamente capacitados para la

gestión. Es así como el administrador de farmacias se encarga de que el negocio
funcione desde el punto de vista comercial, gestionando y dirigiendo eficientemente
las operaciones. En tal sentido el administrador tiene las siguientes funciones que
debe cumplir en la farmacia FARMA TOTAL:

 Atención al cliente. Garantiza un servicio al cliente de alta calidad,

proporcionando información sobre medicamentos, dosis y posibles
interacciones, así como resolviendo problemas y sus quejas, y mejorando la
experiencia de compra.
 Control de calidad. Verifica que todos los productos cumplan con los
estándares de calidad antes de ser dispensados, almacenando y
conservando los medicamentos de manera correcta para mantener sus
propiedades intactas.

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  Control y gestión de inventario. Supervisa la compra de medicamentos y
de suministros, asegurando que estén vigentes y que el abastecimiento sea
adecuado, garantizando su disponibilidad y evitando la escasez o el exceso
de stock.
 Cumplimiento normativo. Asegura que la farmacia cumpla con todas las
regulaciones y normativas gubernamentales relacionadas con la venta y
distribución de medicamentos, garantizando la salud y la seguridad.
 Desarrollo de políticas y procedimientos. Establece y hace cumplir las
políticas y los procedimientos internos para garantizar un funcionamiento
eficiente y seguro de la farmacia, identificando oportunidades de mejora e
implementando estrategias.
 Gestión del personal. Contrata, capacita, supervisa y lidera al personal de la
farmacia, incluidos los farmacéuticos, los técnicos de farmacia y el personal
de apoyo, por medio de la gestión eficiente de este capital humano.
 Gestión financiera. Supervisa los aspectos financieros de la farmacia,
incluyendo los presupuestos, la fijación de precios, la facturación, el cobro, el
manejo de costos, el seguimiento de pagos y la generación de ingresos.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa, es clave para

realizar con éxito para el buen funcionamiento del negocio. Las personas que
administran las compras de la empresa se encargan de la adquisición de bienes y
servicios necesarios para que nuestro negocio pueda producir de manera eficiente.

En relación a lo que acabamos de comentar en la función anterior, en el trabajo

que realiza el departamento de compras de la Farmacia, primordial evaluar los
precios a los que se adquieren los productos.

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 Objetivos del Departamento de Compras

 Adquisición de materiales

Como todo negocio necesita para la producción o sus operaciones una serie
de materiales. Una de las obligaciones el Departamento es asegurarse de que
todas los anaqueles estén abastecidas, para su buen funcionamiento de la
farmacia.

 Evaluación de los precios

En relación a lo que acabamos de comentar en la función anterior, en el trabajo

que realiza el departamento de compras, es primordial evaluar los precios a los
que se adquieren los productos. Un precio muy elevado puede repercutir de
manera negativa la venta de los medicamentos.

 Administración y contabilidad

El departamento de compras se encarga de todo el trabajo administrativo en

relación a las compras de suministro y material, Por lo general, trabaja de
forma estrecha con la dirección de Finanzas, con el fin de evitar problemas de
liquidez.

 Velar por cumplimiento de las políticas de compras

Otra de las tareas que debe de hacer el departamento de compras es

asegurarse de que se cumplan a rajatabla la política de compras de la
Farmacia, por ello aquí se rige con las Normas y los procedimientos
específicos para la adquisición de los productos necesarios en cuanto a
medicamentos ya que existen productos de estricta medicación.

Para Gestionar dicha compra se evalúa que la empresa cumpla con todos los
requisitos exigidos en Ley de Contrataciones Públicas.

20
Nombre del Cargo: Jefe del Departamento
Número de personas que ocupan el cargo: 1.
Cargo del jefe Directo: Administrador

Resumen del cargo

El jefe de compras es un profesional encargado de liderar y administrar el

departamento de compras de una empresa. Es responsable de asegurarse de que la
organización adquiera los bienes y servicios necesarios para operar de manera
eficiente y efectiva, al tiempo que se mantiene dentro del presupuesto y se cumple
con los requisitos de calidad y plazos establecidos. El jefe de compras es el
responsable de coordinar con los proveedores, negociar acuerdos y precios,
supervisar el proceso de compras y asegurar que se cumplan las políticas y
procedimientos de compras de la empresa, en tal sentido es:

 Responsable de adquirir productos y suministros.

 Negocia con proveedores.

Funciones y responsabilidades:

- Planificar las compras del rubro farmacia para toda la red.

- Gestionar los márgenes de compras / rentabilidad

- Negociar y cerrar las compras con distintos laboratorios y droguerías principales

- Presentar propuestas de mejoras y nuevas incorporaciones de productos

- Elabora las Órdenes de Compras

- Evalúa los análisis de precios

- Presentar informes de los KPI´s del sector

- Coordinar equipo de trabajo ( 3 personas)

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- Mantener estrecha relación con las otras áreas de la organización

- Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los
avances a justificar

- Información a tiempo real del stock de la farmacia.

Competencias deseables:

- Liderazgo

- Pensamiento estratégico y analítico

- Proactividad e iniciativa

- Flexibilidad y versatilidad

- Visión comercial

- Capacidad de Gestionar proveedores

- Habilidades comunicacionales

- Capacidad para gestionar presupuestos

- Orientación a:

 innovar
 cumplir objetivos
 afrontar nuevos desafíos

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