Politica Proteccion Datos Personales-2020

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL MINISTERIO DE
MINAS Y ENERGIA
AMBITO DE APLICACIÓN
Este documento presenta los lineamientos generales que serán aplicables para
la protección de datos personales en el Ministerio de Minas y Energía,
ofreciendo herramientas que garantizan la autenticidad, confidencialidad e
integridad de la información.
El Ministerio de Minas y Energía en cumplimiento a lo establecido en la
Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 "Por la
cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales"
y el Decreto 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581
de 2012", es responsable del tratamiento de la información y datos personales
obtenidos a través medios físicos, electrónicos o telefónicos.
En ese contexto, el Ministerio de Minas y Energía, reconociendo que el habeas
data o protección de datos personales es una extensión del derecho a la
intimidad, establece las acciones necesarias para proteger a los ciudadanos de
manera permanente contra el abuso del poder informático, y tratar su
información personal de forma tal que su uso no afecte los derechos
fundamentales, respetando su dignidad y tomando como referente primario la
Constitución Nacional de Colombia.
DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente
documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de
2012, en concordancia con el artículo 3 del decreto 1377 de 2013, se entiende
por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a
las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de
las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la orientación
sexual y los datos biométricos.
Datos privados: Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o

reservada sólo es relevante para el titular.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales
por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que

por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable
del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de
los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando
tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta
del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a
las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
PRINCIPIOS
El Ministerio velará por los siguientes principios específicos los cuales
constituyen las reglas a seguir para el tratamiento de Datos Personales:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de
datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido
en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe
el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de
la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo
podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas
previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no
podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable
del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los
términos de la misma.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DATOS PÚBLICOS
El tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser
definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la
información.
El Ministerio de Minas y Energía implementa de manera permanente las
acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional
1377 de 2013, por lo que da a conocer a todos sus ciudadanos-clientes los
derechos que se derivan de la protección de datos personales y que se
relacionan a continuación:
1. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos
establecidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por la entidad o el encargado del tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le he dado a los datos.
4. Presentar solicitudes de la revocatoria de la autorización y/o supresión
del dato por medio del correo electrónico dispuesto para este fin
[email protected], y peticiones, consultas o reclamos
relacionados que serán atendidos conforme a lo dispuesto en los
artículos, 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto
de tratamiento.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quejas
por las infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
7. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido en la
entidad, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo
establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de
2013.
8. Al realizar uso de alguna de las aplicaciones móviles del Ministerio de Minas y Energía,
se estará recolectando información de los tipos de usuarios que acceden, ubicación
(ciudad) y tipos de dispositivos móviles.
VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
La presente Política de Protección de Datos Personales ha sido aprobada por
la Secretaría General y su actualización se realizará conforme a los
lineamientos de Ley por parte del Grupo de Gestión de la Información y Servicio
al Ciudadano, en articulación con las diferentes dependencias de la entidad.
La versión aprobada de esta Política se publicará en el portal Web del

Ministerio de Minas y Energía www.minenergia.gov.co.
Es un deber de todos los servidores públicos de la entidad, conocer esta
política y realizar todos los actos establecidos para su cumplimiento,
implementación y mantenimiento.
La Subdirección de Talento Humano deberá velar por que en cada
incorporación de un nuevo servidor se exija la aceptación de esta Política.
La Subdirección Administrativa y Financiera realizará los ajustes de tipo
contractual y legal para que, en los contratos, acuerdos de confidencialidad, y
demás documentos se incorpore su cumplimiento.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el
Ministerio de Minas y Energía presenta el procedimiento y requisitos mínimos
para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud
le solicitamos suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos

• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de
contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción
del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar
prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la
información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su petición es de quince

(15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el
Ministerio de Minas y Energía informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez
cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas
que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o
parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización,
rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de
la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de
Datos Personales.
MEDIOS HABILITADOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS,

QUEJAS Y RECLAMOS
El Ministerio de Minas y Energía indica los siguientes medios para recibir
solicitudes, peticiones, quejas y reclamos:
• Ministerio de Minas y Energía, con sede en la Calle 43 No. 57-31. Centro

Administrativo Nacional CAN en la ciudad de Bogotá.
• Página Web: www.minenergia.gov.co
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono en Bogotá: (1) 2200300 Opción 2
• Línea gratuita 01 8000 910180
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una
vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las
finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es)
y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su
información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. La
presente política, se emite el primer día del mes de septiembre de 2020 y será
divulgada y promocionada a través de diversos canales de atención, de acuerdo
con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y Decreto Nacional
Reglamentario 1377 de 2013.
LAURA JIMENA MOJICA SALAZAR

SECRETARIA GENERAL
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

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Datos privados: Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que

La versión aprobada de esta Política se publicará en el portal Web del

• Nombre completo y apellidos

El término máximo previsto por la ley para resolver su petición es de quince

MEDIOS HABILITADOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS,

• Ministerio de Minas y Energía, con sede en la Calle 43 No. 57-31. Centro

LAURA JIMENA MOJICA SALAZAR

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