PROTOCOLO DISTRIBUCIÓN Y

TRANSPORTE DE
MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS
E INSUMOS MÉDICOS
SEDE CHIA
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Grasse Vigoya

Edwar Valverde
Fredi Orlando Diaz Franco. Dra. María Consuelo Pava
Regentes de Farmacia
Líder de Calidad Gerente General
Fecha: 19-11-2024 Fecha:19 -11-2024 Fecha:19 -11-2024
 SALUD ACTIVA MEDICINA BIOLOGICA Y FUNCIONAL Código: DOT-SOGC-008
S.A.S
NIT: 900357998-2 Versión: 2

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INSUMOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

1.INTRODUCCIÓN

El Sistema de Distribución y transporte de Medicamentos, insumos y dispositivos médicos,

no sólo debe ser concebido como una forma óptima de entrega, sino como el vehículo de
obtención de información para las actividades de farmacia.
Se deben mantener registros de despacho que garanticen la trazabilidad de los productos
entregados al destinatario (formato de solicitud de Medicamentos, insumos y dispositivos
médicos, etc.).
Es el proceso que comprende el despacho de medicamentos, insumos y dispositivos
médicos desde la farmacia hacia otras áreas para el cumplimiento de las necesidades del
servicio y permitir la rotación del inventario.
Todo producto debe despacharse de acuerdo al sistema de primero en expirar primero en
salir. El regente farmacéutico debe cumplir la correcta rotación de las fechas de vencimiento
de los medicamentos, insumos y dispositivos médicos, bajo su custodia.

2.OBJETIVO DEL PROTOCOLO

Proveer de manera oportuna los medicamentos, insumos y dispositivos médicos, necesarios

para la prestación de servicios en la IPS Salud Activa Medicina Antihomotoxica S.A.S.

3.ALCANCE
El proceso inicia con la recepción de la solicitud de medicamentos, insumos y dispositivos
médicos, hecho por el personal autorizado y finaliza con la entrega al personal encargado en
las áreas.

4.NORMATIVIDAD APLICABLE

Decreto 2200 de 2005:

Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.

Resolución 1403 de 2007:

Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual
de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.

Resolución 3100 de 2019:

Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de
servicios de salud y de habilitación de los servicios de salud y se adopta el manual de
inscripción de prestadores de habilitación de los servicios de salud.

Decreto 780 de 2016:

Cuatro (4) componentes así: el Sistema Único de Habilitación; la Auditoría para el
Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud; el Sistema Único de Acreditación y el
Sistema de Información para la Calidad. Decreto reglamentario Único del Sector Salud.
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Recopila las disposiciones para el funcionamiento adecuado del Sistema Obligatorio de Calidad
en la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud – SOGCS,
orientado al mejorar los resultados en la atención en salud, centrados en los usuarios a través
de la accesibilidad, oportunidad, seguridad.

Decreto 4725 de 2005:

Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y
vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano.

5.DEFINICIONES

Clases de distribución:
La distribución de medicamentos y dispositivos médicos se podrá hacer por uno o varios de
los siguientes sistemas: a) Sistema de reserva por piso (stock). b) Sistema de prescripción
individual, dosis para veinticuatro horas.

Establecimiento farmacéutico:
Es el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución,
comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los
medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su
elaboración y demás productos autorizados por ley para su distribución en dicho
establecimiento.

Entrega de medicamentos:
El dispensador entregará la totalidad de los medicamentos y dispositivos médicos prescritos
por el facultativo, al momento de la primera comparecencia del interesado o de recibo de la
solicitud del respectivo servicio hospitalario, sin que se presenten retrasos que pongan en
riesgo la salud y/o la vida del paciente. Los productos serán guardados en bolsas
resistentes, cajas o cualquier otro medio que permita ser transportados adecuadamente y
asegurar la conservación de su calidad

Atención farmacéutica:
Es lo que hace un expendedor cuando: a) evalúa las necesidades del paciente; b)
determina si el paciente tiene algún problema real o potencial relacionado con
medicamentos; y c) trabaja con el paciente y con los otros profesionales de la salud, para
promocionar la buena salud, prevenir las enfermedades e iniciar a controlar el uso de los
medicamentos con el fin de garantizar que el plan fármaco terapéutico sea seguro y
efectivo. PRESCRIPTOR: Personal de salud debidamente autorizado y legalizado para
realizar prescripciones de medicamentos en fórmulas médicas.

Servicio farmacéutico:
Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e
intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los
medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la
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prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de

contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y
colectiva.

Distribución de medicamentos y dispositivos médicos:

Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo
médico que se encuentra en el Servicio Farmacéutico, sea entregado oportunamente al
usuario, para lo cual deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio
en el servicio farmacéutico estableciéndose vínculos entre el prestador del servicio, el
usuario y los canales de distribución.

Clasificación del Dispositivo médico:

Clase I – Riesgo Bajo

● No destinados a proteger o mantener la vida.
● Uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana.

Clase II (IIa – IIb) Riesgo moderado

● Sujetos a controles especiales para Seguridad y Efectividad.
● Usados en la Protección o Sostenimiento de la vida humana
INSUMOS: Son productos utilizados por la institución que no son dispositivos
médicos, pero deben cumplir con la normatividad del registro sanitario.

6. RESPONSABLES

● QUIÉN LO DEBE CONOCER: Regente de farmacia, Auxiliares de enfermería

jefe de enfermería.

● QUIÉN LO DEBE EJECUTAR: Regente de farmacia.

✔ Actualizar, modificar y socializar este procedimiento

✔ Vigilar el cumplimiento de lo descrito en este procedimiento.
✔ Ejecutar las actividades descritas en este procedimiento.

● QUIÉN LO DEBE HACER CUMPLIR: Regente de farmacia.

7. CONDICIONES GENERALES

● La recepción de los medicamentos será función exclusiva del profesional de

enfermería o jefe de enfermería.
● Los medicamentos no podrán ser entregados bajo órdenes verbales, en caso de ser
una urgencia se deberá hacer firmar al personal el registro del préstamo.
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● Se tendrán en cuenta las prohibiciones del dispensador.

El dispensador no podrá:

✔ Realizar cambio alguno en la prescripción o fórmula médica.

✔ Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,
frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
✔ Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
✔ Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos.

8. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN

8.1 Pedidos al Servicio Farmacéutico

El auxiliar de enfermería realizará la solicitud de pedido basada en la rotación diaria en

cada sala de procedimiento teniendo en cuenta la necesidad según los días y el tipo de
tratamiento.
Se debe establecer horarios para los pedidos, el horario se debe cumplir a menos de que
sea una emergencia.
Se debe tener registro sobre los Medicamentos, insumos y dispositivos médicos que se
entreguen, y sobre los que no, ya sea por falta de Medicamentos, insumos y dispositivos
médicos o porque no están dentro del listado de medicamentos. Esta información permite
tomar acciones para los próximos eventos.

8.2 Análisis del pedido

El Regente de farmacia realizará un análisis de los medicamentos, insumos y dispositivos
médicos en el sistema para solicitar el pedido necesario del mes de rotación.

8.3 Alistamiento
El regente de farmacia se encarga del alistamiento de los medicamentos, insumos y
dispositivos médicos de acuerdo con sus características, teniendo en cuenta aquellos con
fecha más próxima a vencer.

El procedimiento para el empaque tendrá en cuenta el tipo de producto, de manera

general los siguientes:

● Frascos de vidrio: se deben empacar en separadores de plástico físicamente

evitando que pueda causar daño en el empaque o rotura.
● Líquidos de gran volumen: Se deben empacar en cajas similares a las que tienen
en su empaque original, de no ser posible se debe garantizar que la caja tenga la
capacidad y resistencia para evitar daños en el transporte, deben ir en espacios
separados de otro tipo de productos.
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● Dispositivos Médicos: Se deben empacar en cajas similares a las que tienen en

su empaque original, de no ser posible se debe garantizar que el producto no se
vaya averiar durante el transporte, debe ir en espacios separados de otro tipo de
productos.
● Cajas pequeñas: Los productos empacados en cajas pequeñas se deben alistar
en cajas que garanticen su calidad durante el transporte, no debe ir mezclados con
líquidos de gran volumen o frascos de vidrio, se debe procurar que ocupen el total
del espacio de caja en forma organizada, sin presiones que dañen el empaque
secundario.

8.4 Despacho
El Regente de farmacia se encarga de coordinar con el servicio de enfermería
garantizando la calidad de los medicamentos y/o dispositivos médicos y el cumplimiento
de los tiempos pactados, entregando así el pedido solicitado al personal de enfermería
que lo requiera.

8.5 Controles de los Stocks:

Semanalmente se deben realizar controles a las cantidades despachadas y se verificará
con el líder de compras el consumo de los productos despachados

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.Solicitud de
*Se diligencia el formato de Auxiliar de
medicamentos Medicamentos,
y insumos y dispositivos enfermería o
dispositivos médicos médicos en donde se relaciona Coordinaciones.
cantidad y descripción del producto
solicitado.
*Firma el auxiliar o jefe de enfermería
que solicita Medicamentos, insumos y
dispositivos médicos.
*Cuando por alguna circunstancia no
se pueda realizar la entrega completa
de Insumos y Medicamentos, el
Regente de Farmacia informa sobre
los pendientes al líder de compras
quien, a su vez, podrá gestionar y
realizar de manera oportuna un nuevo
pedido que relacione esos faltantes.
2.Distribución de
*Se deben alistar los Medicamentos, Regente de
medicamentos insumos
y y dispositivos que están farmacia,
dispositivos médicos relacionados en el formato de enfermería.
solicitudes, excepto que se evidencian
fallas que ameriten un ajuste (que
deberá validarse con quien realizó el
pedido).
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*El pedido de Medicamentos, insumos

y dispositivos debe permanecer en
Farmacia hasta que sean retirados por
el personal que se encargue para tal
efecto.
*Una vez esté lista la solicitud de
Medicamentos, insumos y
dispositivos, se informa al auxiliar de
enfermería.
3.Salida del sistema *Registrar en el Sistema la salida de Regente de
los Medicamentos, insumos y Farmacia.
dispositivos entregados.
*Los pendientes se solicitarán a
compras para manejo inmediato con
el proveedor y cumplir con la solicitud
del pedido.
4.Transporte de *Los Medicamentos, insumos y Regente de
medicamentos y dispositivos deberán ser transportados Farmacia.
dispositivos médicos en canastas, bajo medidas de
seguridad que garanticen su
integridad. Protegidos de la incidencia
de la luz, humedad y de condiciones
extremas de temperatura.
*Durante el transporte no se abrirán
las canastas donde se encuentren
depositados los medicamentos.
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9.BIBLIOGRAFÍA

Resolución número 1403 de 2007.

https://www.invima.gov.co/images/pdf/tecnovigilancia/buenas_practicas/normatividad/
Resolucion1403de2007.pdf

Decreto 2200 de 2005.

https://www.invima.gov.co/images/pdf/tecnovigilancia/buenas_practicas/normatividad/
Decreto-2200de-2005.pdf.