UNIT 6.

Gestión documental en operaciones de logística

1. Trazabilidad de la documentación y del producto
Trazabilidad: conoce en cada momento el origen y el destino de una operación a través de
documentación.
Trazabilidad de la documentación en una operación de
compraventa:

Documentos que se generan en el aprovisionamiento de un producto:

Empresa cliente: se recibe presupuesto enviado por proveedor, tras comprobarlo y
analizarlo el departamento comercial lo convierte en pedido y se incorpora al registro de
pedidos.
Empresa proveedora:
-Tras recibir el pedido se envía la orden de fabricación al departamento técnico
-Cuando los productos estén listos se prepara el envío junto al albarán
Se contrata a una agencia de transporte que emite la carta de porte
Se da salida a los productos en la ficha de almacén
Empresa cliente:
-Se recibe el albarán que se coteja con el pedido y se comprueba que la mercancía está en
buen estado.
-Esto se anota en el registro de entrada de mercancías
Empresa proveedora: El transportista devuelve el albarán firmado a la empresa
proveedora y esta realiza la factura.
2. Ofertas y solicitudes de mercancías
Cuando el departamento de compras recibe los requisitos de compras, necesita realizar el
pedido de los servicios o productos que se piden. Cuando lo hacemos por primera vez se
tiene que enviar, como hemos visto anteriormente, una carta de solicitud de información
a distintos proveedores para comenzar el proceso de selección
La respuesta de los proveedores es en forma de presupuesto
2.1 Presupuesto
Este documento detalla el coste que tendrá el bien o servicio reclamado.
2.2 Pedido
Una vez seleccionado el proveedor se realiza el pedido que se puede formalizar:
-Por carta
-Correo electrónico
-Teléfono
-Mediante visita del agente comercial del proveedor a la empresa del cliente
-Mediante una nota de pedido
Cuando los pedidos se hacen dentro de la misma empresa, es decir, de una sucursal a
otra, desde el almacén central a fábrica, etc., se usa una hoja de solicitud, que es un
documento interno ya que el suministrador no es una empresa externa

2.3 Pedidos online en el comercio electrónico

Actualmente la mayoría de empresas ofrecen sus productos o servicios por medios
electrónicos; a esto se le llama comercio electrónico o e-commerce
Pedidos online: los que se realizan a través de la plataforma tecnológica de la empresa
Estos pedidos tiene las siguientes características:
-Registro a través de la web: información necesaria del cliente para realizar el pedido
desde dirección de entrega hasta forma de pago
-Gestión de los pedidos en tiempo real: para comprobar la veracidad del pedido, evitar
pedidos duplicados, y comprobar la disponibilidad de stock para que no haya roturas
-Proporcionar al cliente seguimiento online: para que pueda seguirlo en todo momento
2.4 Registro de pedidos emitidos
Documento en el que se registran los pedidos que emite una empresa para sus
proveedores
3. Recepción y envío de mercancías
3.1 Albarán
Las mercancías han de ir acompañadas de un justificante de entrega, el albarán (nota de
entrega)
-El transportista también ha de llevar un justificante con los productos que transporta: la
carta de portes
-El albarán debe de ir firmado por el cliente y le sirve al proveedor como justificante de
haber entregado la mercancía
-A partir del albarán se elabora la factura
-El jefe de almacén o encargado de recepción de la mercancía en la empresa cliente
comprueba la mercancía
-Una vez verificado, se firma el albarán y en caso de haber incidencias se anotan en el
mismo albarán y se rellena la hoja de incidencias
-El Código de Comercio establece 4 días para reclamar cualquier defecto
-Se emite una original, que se queda en almacén o departamento comercial del proveedor,
y dos copias de albaranes que se lleva el transportista al almacén del cliente, allí se firman
y una de ellas la trae de vuelta el transportista para hacer la factura
-Hay dos tipos: el no valorado (muestra cantidad de mercancía y su descripción) y
valorado (donde además aparece el precio unitario, importe total, descuentos, etc.)
3.2 Carta de portes
-Sirve como recibo de la mercancía por parte del transportista
-Supone la factura que representa la empresa de transporte a su cliente por el servicio
prestado, por eso incluye conceptos facturados y el IVA
-Si es el proveedor el que corre con los gastos de porte se habla de “portes pagados” o
“portes pagados en origen”
-Si el cliente es el que corre con los gastos son “portes debidos” o ”pagados en destino”
-Hay otra modalidad de pago: contra reembolso: los paga el cliente al recibir la mercancía
-El IVA de transporte de mercancía es el 21%
3.3 Servicios de transporte en el comercio electrónico
Características que debe tener un negocio online con respecto al servicio de entrega y que
debe exigirle por tanto a su operador logístico:
-Ofrecer variedad de servicios en cuanto a entrega (el cliente puede elegir en función de la
urgencia y el coste)
-Pedir al destinatario que indique el horario preferente de entrega
-Posibilidad de modificar el horario de entrega
-Seguimiento del pedido
3.4 Incoterms y transporte internacional
Los Incoterms (International Commercial Terms) son un conjunto de normas que ayudan a
la interpretación de los términos comerciales en los contratos de compraventa mercantil
internacional.
Determinan el punto exacto de la transferencia, el riesgo de daño y la responsabilidad de
entrega de la mercancía entre involucrados.
Existen once incoterms:
-EXW: la mercancía se pone a disposición del cliente (importador) en la misma fábrica del
proveedor (exportador)
-FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT y CIP: el cliente (importador) asume los costes y riesgos
en lo relacionado con el transporte
-DP: el vendedor (exportador) debe hacerse cargo de todos los gastos y responsabilidades
hasta que la mercancía se desembarca en el puerto convenido
-DAT y DDP: el exportador es responsable de las mercancías hasta que estas llegan al
punto de destino que suele ser el almacén del importador.
Ejemplos:
-EXW (Ex Works): Una empresa de muebles en Italia vende sus productos a un comprador
en Alemania. Bajo el término EXW, la empresa italiana pone los muebles a disposición del
comprador en su almacén en Milán. El comprador es responsable de todos los costes y
riesgos desde el momento en que recoge la mercancía en la fábrica y se encarga del
transporte a Alemania
-FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP (Incoterms de transferencia de responsabilidad
durante el transporte): Una empresa en China vende electrodomésticos a un cliente en
España. Bajo el término FOB (Free On Board), el vendedor
-DP (Delivered at Place): Un proveedor de maquinaria agrícola en Estados Unidos exporta
a un cliente en Francia. Con el término DP, el vendedor se encarga de todos los costes y
riesgos de la logística hasta que la maquinaria es desembarcada en el puerto de Le Havre,
en Francia. El cliente solo debe recoger la maquinaria en el puerto
-DAT y DDP (Delivered at Terminal y Delivered Duty Paid): Una empresa textil en India
exporta productos a un almacén en Londres, Reino Unido. Bajo el término DDP (Delivered
Duty Paid), la empresa india asume todos los costes y responsabilidades, incluyendo
aranceles e impuestos, hasta que la mercancía llega al almacén del importador en Londres.
El importador recibe la mercancía ya despachada y sin más costes adicionales
Los documentos que se necesitan para el transporte de las mercancías son:
-Transporte marítimo: conocimiento de embarque, Bill of Lading
-Transporte por carretera: carta de porte por carretera (CMR)
-Transporte por ferrocarril: carta de porte por ferrocarril (CIM)
-Transporte aéreo: conocimiento de embarque aéreo, Air Waybill (AWB)
-Transporte multimodal: sirve como contrato de transporte marítimo y comprobante de que
se ha utilizado más de un medio de transporte principal. El documento se denomina FIATA o
FBL.
Flete:
Son los portes de mercancías cuando se realizan por barco o por avión
Es el coste asociado al transporte de mercancías, especialmente cuando se realiza por
barco (marítimo) o por avión (aéreo). Este término incluye tanto el transporte de las
mercancías como los gastos adicionales relacionados, como seguros y manipulación
Ejemplos:
-Transporte marítimo: Una empresa que importa muebles desde Asia a Europa debe
pagar un flete para que un contenedor con sus productos viaje en un buque carguero desde
un puerto chino hasta un puerto europeo. Este flete incluirá los costes de carga y descarga,
así como seguros para proteger los bienes durante el trayecto
-Transporte aéreo: Una compañía de moda necesita enviar una colección urgente desde
Italia a Estados Unidos para un desfile. Para ello, contrata un servicio de flete aéreo, que
garantiza un transporte rápido. Los costes serán más altos que en el transporte marítimo,
pero permitirá que la mercancía llegue a tiempo
Documentos necesarios en operaciones de compraventa internacional
• Contrato de compraventa internacional
• Factura proforma
• Factura comercial: es la factura real de la operación. Si no hay contrato de compraventa,
esta servirá de contrato. Debe de ir firmada e incluir las cláusulas correspondientes a los
contratos de compraventa internacionales
• Packing list: documento que acompaña a la factura comercial y en el que queda recogido
el contenido de los bultos que constituyen la exportación
4. Facturas
4.1 Cálculo de la base imponible
La base imponible es la cantidad sobre la que se aplica el
tipo impositivo para obtener la cuota tributaria. A la base
imponible se le sumará la cuota tributaria para obtener el
total de la factura.
Facturas con distintas bases imponibles de IVA
Las facturas con distintas bases imponibles de IVA ocurren cuando en una misma factura
se incluyen bienes o servicios que tienen diferentes tipos impositivos de IVA (por
ejemplo, 21%, 10% o 4%)
-En las facturas se debe especificar por separado las bases imponibles y los distintos tipos
de IVA
-La cuota de IVA total se hallará con la suma de cada una de las cuotas parciales, que se
calculan multiplicando cada base imponible parcial por el tipo de IVA que le corresponda
Obligación de expedir factura
Por regla general, se debe expedir factura en los siguientes casos:
-Operaciones con empresarios o profesionales (cuando actúan como tal)
-Entregas intracomunitarias de bienes (a otro Estado miembro de la UE)
-Exportaciones (entregas de bienes a países fuera de la UE)
-Bienes que requieren instalación o montaje antes de su puesta a disposición
-Entregas a personas jurídicas (que no actúan como empresarios o profesionales), como las
administraciones públicas
Obligación de expedir factura - ejemplos
1. Operaciones con empresarios o profesionales. Una empresa de limpieza factura sus
servicios a otra empresa de oficinas
2. Entregas intracomunitarias. Un proveedor de muebles en España vende mercancía a
una tienda en Francia
3. Exportaciones. Una empresa española exporta aceite de oliva a una distribuidora en
Estados Unidos
4. Bienes que requieren instalación o montaje. Una empresa de aire acondicionado
factura la instalación de equipos en un edificio comercial antes de que estén operativos
5. Entregas a personas jurídicas. Una empresa tecnológica factura equipos informáticos
al ayuntamiento de una ciudad
No existirá obligación de expedir factura:
En determinadas operaciones exentas de IVA. Las operaciones con respecto a IVA pueden
ser:
-Sujetas: operaciones que son hecho imponible de IVA. El
empresario repercutirá IVA en sus facturas Por ejemplo la
prestación de servicio o la venta de una partida de
mercaderías
-No sujetas: operaciones que no son hecho imponible de
IVA Por ejemplo, el sueldo de los empleados
-Exentas: son las operaciones en las que el empresario no
puede repercutir el IVA en sus entregas
Las operaciones exentas de IVA pueden ser de dos tipos:
-Exentas plenas: entregas intracomunitarias, exportaciones
y envíos a Canarias. En este caso el empresario está exento
de pagar IVA (no repercute el IVA) en sus entregas pero sí
puede deducir el IVA que soportó en las adquisiciones de
materiales , productos y servicios que necesitó para realizar
las entregas
-Exentas limitadas: el empresario no puede deducirse el
IVA soportado. Depende del tipo de actividad (ver cuadro)
Ejemplos:
Exentas Plenas: Una empresa de Canarias exporta productos a Estados Unidos. No aplica
IVA a la factura, pero puede deducir el IVA que pagó al comprar materiales para fabricar
esos productos
Exentas Limitadas: Un médico factura una consulta médica. No incluye IVA en la factura,
pero tampoco puede deducir el IVA de los materiales comprados, como el mobiliario de su
clínica.
Exentas Limitadas:
• Educación: Una academia imparte clases de inglés y no incluye IVA en las facturas a los
alumnos
• Alquiler de viviendas: El propietario de una casa alquila su vivienda a una familia y no
aplica IVA al alquiler
• Operaciones financieras: Un banco ofrece un préstamo y no incluye IVA en las
comisiones relacionadas con este servicio
En operaciones realizadas por empresarios o profesionales a los que sea de aplicación el
régimen especial del recargo de equivalencia
Los minoristas que vendan el 80% o más de sus productos al por menor y que sean
empresarios individuales están obligados a acogerse al régimen especial del comercio
minorista o recargo de equivalencia
¿Cómo funciona este régimen?
Los proveedores de estos comerciantes cargarán en sus facturas, además del IVA, un
recargo de equivalencia, que después tendrá que ingresar en Hacienda en su declaración
liquidación modelo 303 Ese recargo es:

Recargo de equivalencia
El Recargo de Equivalencia es un régimen especial del IVA para comerciantes
minoristas que venden productos al consumidor final y no realizan ninguna
transformación en esos productos. En este régimen:
• El proveedor les cobra un IVA adicional (el recargo de equivalencia)
• Los comerciantes no tienen que presentar declaraciones de IVA ni deducir el IVA
soportado
¿Beneficia o limita al minorista?
El Recargo de Equivalencia favorece al minorista en ciertos aspectos, aunque también
tiene algunas limitaciones
Ventajas para el minorista:
1. Simplificación administrativa: Los minoristas no tienen que presentar declaraciones
de IVA ni llevar una contabilidad específica para este impuesto. Esto ahorra tiempo y
dinero, especialmente a pequeños comerciantes con poca capacidad de gestión
2. Enfoque en la actividad principal: Al no preocuparse por liquidar el IVA, el minorista
puede centrarse exclusivamente en la venta al consumidor final
3. Cumplimiento automático: Es el proveedor quien se encarga de aplicar y gestionar el
recargo de equivalencia, lo que reduce posibles errores fiscales por parte del minorista
Inconvenientes para el minorista
1. Coste adicional: El recargo de equivalencia es un coste que asume el minorista. No
puede deducir el IVA soportado (como sí ocurre en el régimen general), lo que puede
reducir sus márgenes de beneficio
2. Falta de control del IVA: En el régimen general, las empresas pueden recuperar el IVA
de los gastos relacionados con su actividad. En este régimen, no es posible, lo que puede
suponer un mayor gasto
Es favorable para pequeños minoristas que tienen pocos gastos deducibles o que
buscan simplicidad en la gestión fiscal. Sin embargo, si los costes de sus compras
son elevados (por ejemplo, en grandes inventarios), puede que este régimen no sea tan
ventajoso
En resumen, favorece al minorista al ahorrarle tiempo y trámites, pero puede ser un
inconveniente si los márgenes son estrechos o los costes de compra son altos.
Ejemplo favorable
Ana tiene una tienda de regalos pequeños (llaveros, tazas, peluches)
• Sus compras a proveedores son bajas (100 € al mes)
• El recargo de equivalencia (5,2%) son solo 5,20 € adicionales al mes
• No necesita contratar a un gestor ni hacer trámites de IVA
Resultado: Ana ahorra tiempo y dinero en gestión fiscal. El recargo le conviene
Ejemplo no favorable
Carlos tiene una zapatería y compra grandes cantidades de mercancía (10.000 € al mes)
• El recargo de equivalencia (5,2%) suma 520 € mensuales adicionales
• Como no puede deducir este importe ni el IVA soportado, sus márgenes se reducen
Resultado: Carlos pierde dinero y le sería más ventajoso estar en el régimen general del IVA
4.2 Tipos de facturas
Factura ordinaria: que es la que acabamos de estudiar. Dentro de esta están las
simplificadas y las electrónicas
Factura rectificada: que es una herramienta para subsanar errores en la factura ordinaria
Factura recapitulativa: ayuda a agilizar cuando sea posible, la factura ordinaria
Otros tipos: la proforma y la ordinaria que incluye retenciones IRPF
Factura electrónica o e-factura es la que ha sido expedida y recibida en formato
electrónico previo consentimiento de los clientes
Además de la factura electrónica, desde el 1 de enero del 2015 está vigente un régimen de
IVA para el comercio electrónico : el régimen especial para la tributación del IVA de las
empresas electrónicas, que permite a las empresas que se den de alta en él aplicar a sus
productos el IVA vigente en el país de la Unión Europea donde resida el comprador
Factura simplificada
Se puede emitir a elección del emisor cuando el importe no exceda de 400 € IVA incluido o
cuando deba expedirse una factura rectificada
Factura rectificativa
Una factura rectificativa debe emitirse en las siguientes situaciones:
1. Errores en la factura original:
Si la factura original contiene errores en los datos obligatorios, como:
Nombre o CIF del cliente/proveedor
Base imponible, tipo de IVA o importe total
2. Cambios en los importes facturados:
Cuando haya discrepancias en la cantidad facturada, ya sea por errores en el precio,
descuentos no aplicados o servicios/productos incorrectos
3. Anulación de la operación:
Si se cancela la operación comercial y es necesario dejar constancia contable
4. Devoluciones de productos o servicios:
Cuando el cliente devuelve productos o no se recibe el servicio facturado, y es necesario
ajustar los importes
5. Incumplimiento de los requisitos legales:
Si la factura original no cumple con los requisitos legales establecidos por la normativa
vigente (Ley 37/1992 del IVA, en España)
6. Corrección de deducciones indebidas:
Si el IVA declarado en la factura original no es correcto y debe corregirse para evitar
problemas fiscales
Factura recapitulativa
-Incluyen en una sola factura distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un
mismo destinatario, siempre que estas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural
-Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que
se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas
Factura proforma
-Es un documento en el que se detalla una oferta comercial
-La emite el vendedor o exportador antes de concretar la venta, y en ella se especifican las
condiciones de esa venta
-Sirve como un anticipo de la factura comercial
-Se suele utilizar en el comercio internacional, y puede ir acompañada de muestras sin valor
comercial
-En este tipo de facturas debe aparecer bien visible la expresión “factura proforma”.
Retención del IRPF en facturas a profesionales autónomos
Los profesionales autónomos dados de alta en las secciones segunda y tercera del
impuesto sobre actividades económicas (IAE), relativas a actividades profesionales y
actividades artísticas, deben, como norma general, incluir retenciones del IRPF en sus
facturas
No tienen que practicar retenciones en sus facturas los autónomos dados de alta en
actividades empresariales, que son las incluidas en la sección primera del impuesto sobre
actividades económicas (IAE)
En la actualidad, en el año en que inician su actividad y los dos siguientes, los profesionales
autónomos que se dan de alta en actividades profesionales deben aplicar el 7%; a partir del
cuarto año será el 15%
Ejemplos Retención del IRPF en facturas a profesionales autónomos
Autónomo en actividades profesionales (Sección segunda del IAE): Ejemplo: Un
diseñador gráfico autónomo que trabaja por cuenta propia y ofrece sus servicios a
empresas debe incluir una retención de IRPF en sus facturas. Si emite una factura de 1,000
euros por un proyecto de diseño, debe aplicar la retención correspondiente (por ejemplo, un
15% de IRPF). En este caso, la factura incluiría:
Base imponible: 1,000 € Retención IRPF (15%): -150 €
Total a cobrar: 850 €
Autónomo en actividades artísticas (Sección tercera del IAE): Ejemplo: Un músico
autónomo que ofrece conciertos y actuaciones a diferentes empresas y eventos debe incluir
retenciones de IRPF en sus facturas. Si emite una factura de 2,000 euros por un evento, la
retención podría ser del 15%. La factura se vería así:
Base imponible: 2,000 €
Retención IRPF (15%): -300 €
Total a cobrar: 1,700 €
Autónomo en actividades empresariales (Sección primera del IAE): Ejemplo: Un
comerciante autónomo que se dedica a la venta de productos en una tienda o de forma
online no necesita aplicar retenciones de IRPF en sus facturas. Si emite una factura de 500
euros por la venta de mercancía, la factura se presentaría sin retención:
Base imponible: 500 €
Total a cobrar: 500 €