UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA Y ADMINISTRACIÓN

Evidencia #2

Gestión de Proyectos Tecnológicos.

Informe sobre la aplicación de las fases de Inicio y Planeación en la
Gestión de un Proyecto Tecnológico.
Lic. en Tecnologías de Información

Semestre: 7° Grupo: 72
Maestro: García Sánchez América

Integrantes de equipo:
Gallardo González Aldo - 1978039
Guerrero Arreola Lorena - 2009950
Hernández Frías Jazmín - 2016259
Iracheta Vázquez Jahir Alejandro - 2084169
López Cantú Luis Ángel - 1933348

Contenido Mínimo A Evaluar Cumplimiento

Índice ☐
Introducción ☐
Análisis y emisión de juicio ☐
Conclusiones individuales ☐
Conclusión del equipo ☐
---------------------------------------------------------------------------------------------------
Calificación Calificación final.

Ciudad Universitaria, 25 de octubre de 2024

 Índice
Información del Proyecto ................................................................................... 3
Propósito del Proyecto ....................................................................................... 3
Necesidades del Negocio ............................................................................... 3
Alcance del Proyecto ...................................................................................... 4
Objetivo del Proyecto ...................................................................................... 5
Características del Proyecto ............................................................................... 5
Requerimientos de Alto Nivel .............................................................................. 5
Restricciones y Limitaciones ........................................................................... 6
Supuestos o Asunciones................................................................................. 6
Factores Críticos de Éxito (CSF) .......................................................................... 7
Riesgos de Alto Nivel .......................................................................................... 7
Resumen del Cronograma de Hitos ..................................................................... 8
Resumen del Presupuesto .................................................................................. 8
Interesados ....................................................................................................... 9
Criterios de Éxito del Proyecto (KPI) ..................................................................... 9
Autoridad o Persona Responsable de Aprobar el Proyecto .................................. 11
Gerente del Proyecto ....................................................................................... 11
 Información del Proyecto

Empresa Ejecutora Equipo – Grupo 72

Proyecto Sistema de Inventario

Fecha de preparación 20 de agosto del 2024

Cliente Refacciones y Autopartes - Penitenciaria Librado

Patrocinador principal Grupo 72

Gerente de Proyecto Jazmín Hernández Frías

Propósito del Proyecto

El propósito del proyecto es desarrollar un sistema de gestión de inventario y punto de
venta (POS) para la refaccionaria "Refacciones y Autopartes - Librado Penitenciaría". Este
sistema busca solucionar problemas relacionados con la gestión manual de inventarios,
desabasto y exceso de piezas, lo que afecta las operaciones diarias de la empresa. El
sistema permitirá una automatización del registro de inventario en tiempo real,
integración con el sistema POS para gestionar ventas, y facilitará el proceso de pedido de
productos faltantes a los proveedores.

Necesidades del Negocio

Mejorar la gestión de inventarios: Actualmente, el inventario se maneja de manera

manual, lo que provoca errores, desabasto de piezas y exceso de productos con baja
rotación. Es necesario un sistema que permita el control automático y preciso del
inventario en tiempo real.

Automatización del proceso de ventas: Las ventas deben registrarse automáticamente y

reflejarse en el inventario para que las piezas vendidas se descuenten de inmediato. El
sistema POS debe estar integrado con el sistema de inventario para agilizar el proceso de
ventas y evitar desbalances en el stock.

Facilitar la comunicación con proveedores: La empresa necesita un sistema que les

permita gestionar los pedidos a proveedores de manera eficiente, incluyendo un registro
de piezas solicitadas, fechas de entrega y cantidades disponibles, lo que ayudará a reducir
el tiempo de espera y mejorar la planificación de compras.
Controlar el acceso del personal según su rol: Es importante establecer un sistema de
control de acceso basado en los roles de los empleados (administradores, empleados de
ventas, almacén), donde cada uno pueda acceder solo a las funciones necesarias para su
puesto.

Optimización de la operación diaria: La refaccionaria requiere un sistema que optimice

las operaciones diarias, desde la recepción de piezas hasta la venta, mejorando la
eficiencia y reduciendo el tiempo perdido en procesos manuales.

Alcance del Proyecto

El alcance del proyecto abarca el desarrollo, implementación y prueba de un sistema
de gestión de inventario y punto de venta, los puntos principales son:

Desarrollo de un sistema de inventario: El sistema permitirá el registro, control y

seguimiento de piezas disponibles en el almacén. Se automatizarán las entradas y
salidas de productos y se generarán reportes de piezas en exceso, agotadas o próximas
a agotarse.

Integración con un sistema POS: El sistema POS registrará las ventas diarias y
automáticamente actualizará el inventario. Cada vez que una pieza sea vendida, se
reflejará en el inventario, asegurando que las existencias siempre estén actualizadas.

Gestión de proveedores: El sistema incluirá un módulo para gestionar los pedidos a

proveedores, que permitirá realizar solicitudes de piezas faltantes y llevar un registro
de los pedidos en curso, completados y las fechas de entrega estimadas.

Control de acceso y permisos: El sistema permitirá agregar y gestionar usuarios con

diferentes niveles de acceso. Los empleados podrán tener permisos para registrar
ventas, modificar inventario o agregar nuevos productos, dependiendo de su rol en la
empresa.

Capacitación del personal: Una vez implementado el sistema, se brindará

capacitación al personal de la refaccionaria para que puedan utilizarlo eficientemente,
ajustando su flujo de trabajo al nuevo sistema automatizado.

Pruebas y ajustes: Se realizarán pruebas exhaustivas para asegurar que el sistema

funcione sin errores y cumpla con los requerimientos establecidos. Se harán ajustes
durante la fase de pruebas según las necesidades que se detecten en el proceso.
Objetivo del Proyecto
El objetivo principal del proyecto es desarrollar un sistema de gestión de inventario
y ventas para la empresa "Autopartes y Refacciones - Librado Penitenciaría", que
resuelva las problemáticas actuales de registro manual, desabasto y exceso de
inventario, y la falta de seguimiento de jerarquías entre empleados. Este sistema
debe permitir:

▪ La automatización del registro de inventario en tiempo real.

▪ La gestión de ventas integradas con el inventario (POS).
▪ Compras directas de piezas solicitadas al proveedor y su entrega directa al
cliente.
▪ El establecimiento de un control jerárquico con niveles de acceso.

Características del Proyecto

▪ Nombre del proyecto: Implementación de Sistema de Inventario y POS para
"Autopartes y Refacciones Librado Penitenciaría".
▪ Alcance: Implementar un sistema de software que cubra las áreas de inventario,
control de existencias, gestión de ventas y generación de reportes.
▪ Duración estimada: 3 meses.
▪ Equipo del proyecto: Integrado por desarrolladores, un analista de sistemas, un
coordinador de proyecto y el equipo de la tienda.
▪ Entregables: Instalación de software de inventario y POS, capacitación al personal,
documentación del sistema.

Requerimientos de Alto Nivel

▪ Gestión de inventarios: Capacidad para agregar, actualizar y eliminar productos en
el sistema.
▪ Sistema POS: Procesamiento de ventas, emisión de recibos y control de ventas.
▪ Reportes: Generación de reportes de ventas, inventario y productos más vendidos.
▪ Interfaz amigable: La interfaz debe ser fácil de usar para el personal de la tienda.
▪ Seguridad de datos: Protección de la información con control de acceso y respaldo
periódico.
 Restricciones y Limitaciones
▪ Infraestructura técnica: La empresa cuenta con un equipo de cómputo básico, por lo
que el sistema debe ser compatible con equipos de hardware estándar y no requerir
infraestructura costosa o compleja para funcionar.
▪ Capacitación del personal: Algunos empleados de la tienda tienen conocimientos
limitados en tecnología, por lo que se requiere una capacitación sencilla y gradual
en el uso del sistema.
▪ Tiempo de implementación: Existe una expectativa de que el sistema esté en
funcionamiento en un periodo máximo de tres meses para no interferir con la
operación habitual de la tienda y comenzar a ver beneficios en el corto plazo.
▪ Requisitos de seguridad y privacidad: Debido a que se manejará información sensible
de la empresa y de los clientes, se deben implementar protocolos básicos de
seguridad para proteger los datos y cumplir con las normativas aplicables

Supuestos o Asunciones
Las asunciones representan factores que, si bien no están garantizados, se consideran
verdaderos para el desarrollo del proyecto. Estos supuestos son necesarios para establecer
una base sólida de planificación.

▪ Disponibilidad de personal: Se asume que el personal de la tienda estará disponible

para la capacitación y para las pruebas del sistema durante el periodo de
implementación.
▪ Estabilidad del sistema operativo: Se parte del supuesto de que el sistema operativo
de los dispositivos en la tienda es estable y no presentará problemas de
compatibilidad significativos con el nuevo sistema de inventario y POS.
▪ Acceso a internet constante: Se asume que la tienda tiene acceso constante a una
conexión de internet estable, ya que algunos aspectos del sistema podrían requerir
conectividad para actualizar información en la nube o para realizar sincronizaciones
en tiempo real.
▪ Soporte técnico eficiente: Se asume que el proveedor del sistema ofrecerá un
soporte técnico eficiente y oportuno para resolver cualquier inconveniente que
pueda surgir durante la implementación y operación inicial del sistema.
▪ Disposición de los interesados para el cambio: Se asume que tanto los dueños como
el personal están dispuestos a adaptarse al nuevo sistema y a participar activamente
en el proceso de transición.
 Factores Críticos de Éxito (CSF)
Los factores críticos de éxito para este proyecto incluyen:
▪ Implementación efectiva del sistema: La integración exitosa del sistema POS con el
inventario en tiempo real.
▪ Aceptación por parte de los empleados: Los trabajadores deben adaptarse al uso del
nuevo sistema para registrar ventas e inventarios de manera eficaz.
▪ Capacitación del personal: Es fundamental que el equipo de la refaccionaria reciba
una capacitación adecuada para manejar el sistema.
▪ Cumplimiento del cronograma y presupuesto: Se debe asegurar que el proyecto se
complete dentro del tiempo estimado y sin exceder el presupuesto asignado.

Riesgos de Alto Nivel

▪ Retrasos en el desarrollo: Problemas técnicos o dificultades durante la
implementación del sistema podrían retrasar el cronograma.
▪ Resistencia al cambio por parte de los empleados: Los trabajadores pueden mostrar
resistencia a usar un sistema nuevo, afectando la implementación.
▪ Problemas de integración: La integración entre el sistema de inventario y el sistema
POS podría no funcionar como se espera.
▪ Riesgos financieros: Si los costos superan lo previsto, el presupuesto del proyecto
podría verse afectado.
 Resumen del Cronograma

En esta sección se ofrece un cronograma estimado de todos los hitos de alto nivel del
proyecto. Se entiende que esta es una estimación y que seguramente cambiará a medida
que avanza el proyecto y las tareas, los hitos y los requisitos asociados se definan con
mayor claridad.

Resumen del Presupuesto

CATEGORÍA COSTOS ESTIMADOS

Requerimientos De Hardware $20,000

Licencias De Software $15,000

Sueldos Del Equipo $45,000

Infraestructura En La Nube $10,000

Pruebas Y Validación $8,000

Gestión De Riesgos $5,000

Total $103,000
El resumen del presupuesto debe contener los componentes de los costos generales y los
costos planificados. A medida que el proyecto avanza estos costos pueden cambiar a medida
que todas las áreas y los requisitos sean más claros. Cualquier cambio deberá ser
comunicado por el director del proyecto.

Interesados
▪ Propietario de la empresa: Persona responsable de aprobar decisiones y recursos del
proyecto.
▪ Gerente de tienda: Supervisa las operaciones y asegura la transición efectiva hacia
el sistema automatizado.
▪ Empleados de la tienda: Personal encargado de utilizar el sistema en sus tareas
diarias.
▪ Equipo de desarrollo: Desarrolladores y analistas encargados del diseño e
implementación del sistema.
▪ Proveedor del software POS: Responsable de la funcionalidad del software y de
asistir en la implementación.
▪ Cliente final: Los clientes de la tienda, que se beneficiarán de un servicio de venta
más ágil

Criterios de Éxito del Proyecto (KPI)

Los Criterios de Éxito del Proyecto o KPI (Key Performance Indicators) son métricas que se
utilizarán para evaluar si el proyecto cumple con sus objetivos y genera los beneficios
esperados.

Reducción de Errores en el Inventario: Reducir los errores de inventario provocados por el

registro manual.

▪ KPI: Reducción de un 90% en los errores de inventario dentro de los primeros 3

meses de implementación.
▪ Medición: Número de discrepancias entre el inventario físico y el inventario
registrado en el sistema.

Optimización de la Rotación de Inventario: Mejorar la rotación de piezas en el inventario,

asegurando que las piezas de baja rotación se gestionen mejor.

▪ KPI: Incrementar en un 20% la rotación de piezas dentro del primer año.

▪ Medición: Número de piezas vendidas por cada categoría de producto en un periodo
de tiempo específico.
Tiempo de Procesamiento de Ventas: Reducir el tiempo que toma procesar una venta y
actualizar el inventario.

▪ KPI: Reducir el tiempo de procesamiento de ventas en un 50% comparado con el

sistema manual.
▪ Medición: Tiempo promedio entre el inicio de una venta y la actualización del
inventario en el sistema.

Satisfacción de empleados: Asegurar que los empleados se adapten al uso del sistema y que
este facilite sus tareas.

▪ KPI: Lograr una satisfacción del 85% o más de los empleados sobre el uso del sistema,
medido a través de encuestas internas.
▪ Medición: Resultados de encuestas a los empleados sobre la facilidad de uso del
sistema y su impacto en su productividad diaria.

Cumplimiento de Plazos para Pedidos a Proveedores: Mejorar el seguimiento y

cumplimiento de los tiempos de entrega de los pedidos realizados a los proveedores.

▪ KPI: Asegurar que el 95% de los pedidos realizados a proveedores se gestionen y

reciban dentro del plazo esperado.
▪ Medición: Número de pedidos completados a tiempo versus pedidos retrasados.

Aumento en la Precisión de los Pedidos de Reabastecimiento: Optimizar los pedidos de

reabastecimiento de piezas para evitar desabasto y exceso de inventario.

▪ KPI: Lograr un aumento del 25% en la precisión de los pedidos de reabastecimiento

en función de las necesidades reales del inventario.
▪ Medición: Discrepancia entre las piezas pedidas y las necesidades reales de stock
basadas en la rotación y ventas.

Ahorro de Tiempo en la Gestión de Inventario: Reducir el tiempo que los empleados dedican
a la gestión del inventario.

▪ KPI: Reducción del 70% en el tiempo empleado en tareas relacionadas con la gestión
del inventario.
▪ Medición: Horas semanales dedicadas por los empleados a la gestión manual del
inventario antes y después de la implementación del sistema.

Aumento en la Visibilidad de Datos de Negocio: Proporcionar reportes más detallados sobre

ventas, inventario y proveedores, lo que permitirá una mejor toma de decisiones.

▪ KPI: Generar reportes automáticos y detallados con un 100% de precisión y a tiempo.

 ▪ Medición: Frecuencia y precisión de los reportes generados desde el sistema
comparados con los reportes manuales anteriores.

Incremento en la Eficiencia Operativa: Aumentar la eficiencia general de las operaciones

diarias en la refaccionaria.

▪ KPI: Aumentar la eficiencia operativa en un 30% en términos de tiempo y recursos

gestionados mediante el nuevo sistema.
▪ Medición: Evaluación del impacto del sistema en las tareas operativas de los
empleados, como ventas, inventario y pedidos a proveedores.

Autoridad o Persona Responsable de Aprobar el Proyecto

La persona responsable de aprobar el proyecto es Mario Alberto González Rodríguez, quien
es el encargado principal de la refaccionaria " Refacciones y Autopartes - Penitenciaria
Librado” Todas las decisiones clave sobre el proyecto deben contar con su aprobación.

Gerente del Proyecto

La gerente del proyecto es Jazmín Hernández Frías, quien es responsable de coordinar todas
las actividades del equipo, asegurar que el proyecto siga el cronograma y presupuesto
establecidos, y gestionar los riesgos y cambios que puedan surgir durante la ejecución del
proyecto.