Gestión Por Procesos y Su Evaluación

Gestión por procesos y su evaluación
Luz Karine Martínez Oliveros

Cindy Nallely Hernandez Reina
Angie Katherine Jimenez Montero
Calidad Diana Carolina Montealegre Rodríguez
Fundación Universitaria Área Andina

Sede Bogotá D.C. - Virtual
Programa Ingeniería Industrial
Septiembre 2024
Introducción
El presente trabajo se realiza con el fin de describir, estructurar y aplicar los diferentes
conceptos de los procesos así mismo un esquema general planificación en la realización del
proceso de auditoría, debido a que es una herramienta de gran ayuda a la hora de realizar
cualquier tipo de auditoría y poder medir, conocer, diferentes objetivos o planteamientos
como por ejemplo el nivel de preparación de cualquier área de una organización y su manera
dar respuesta ante el ente auditor.
Además de realizar un proceso de auditoría es importante mencionar que las
organizaciones deben estar familiarizadas y preparadas para presentar una auditoría de
cualquier tipo porque es un factor muy importante y elemental en las empresas ya que estás
deben estar en constante mejoramiento de procesos implementando metodologías muy
prácticas.
Objetivos Generales
Comprender e identificar la gestión por procesos de una empresa por medio de la

evaluación de sus resultados.
Objetivos específicos
Identificar los principales conceptos de la gestión de procesos.
Establecer como se debe realizar una auditoría interna
Exponer los resultados por medio de ideas graficas.

1. Identificación de fundamentos de los principales conceptos de la gestión por procesos
y realice un mapa gráfico con los mismos, simulando una empresa real.
Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que al interactuar

juntas convierten los elementos de entrada en resultados. Caracterizadas por la
necesidad de determinadas entradas, actividades y salidas con el fin de garantizar la
transformación del producto.
Otros autores afirman
En general, cualquier organización tiene establecida una gestión funcional, esto es, se
trabaja en departamentos con una definición clara de la jerarquía y se concentra la
atención en el resultado de las actividades de cada persona o cada departamento. Al
adoptar un enfoque de gestión por procesos, no se elimina la estructura de
departamentos de la organización, pero se concentra la atención en el resultado de
cada proceso y en la manera en que éstos aportan valor al cliente. (QAEC, 2019)
¿Qué elementos hacen parte de un proceso?
● Equipos e instalaciones
● Materiales
● Procedimiento, instrucciones
● Habilidades y conocimientos para realizar las cosas
¿Cómo comprender un proceso?
Para comprender un proceso se debe realizar una serie de actividades que permitan un
desarrollo óptimo de su objetivo.
a. Un sistema que trabaja en conjunto para lograr una meta.

b. Es la comunicación entre todas las áreas de la empresa.
c. Un sistema que controla los procesos de forma independiente.
d. Mejorar la eficiencia y la eficacia.
e. Se cumplen los objetivos.
¿Elementos fundamentales para lograr un buen proceso?
• Software o hardware
• Salidas u outputs cliente externo
• Input=resultado
¿Clasificación de los procesos?
● Estratégicos
● Operativos
● De soporte o apoyo.
2. Mapa Grafico de empresa
MAPA DE PROCESOS AEROLINEA HELISTAR
Nota: En esta ilustración se identifican los componentes de un mapa de procesos para la

empresa Aerolinea Helistar.
3. Realice un documento en Word con las apreciaciones de todo el grupo sobre el tema e
indique como se realizaría una auditoría de algún proceso de la empresa.
Ejecución de la auditoria
Para los responsables de gestionar el programa de auditoría:
• Determinar los objetivos y el alcance del plan de auditoría.

• Definir responsabilidades, recursos y procedimientos.
• Asegurar la ejecución del programa de auditoría.
• Controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.
Es importante enfatizar que la gestión del programa de auditoría debe utilizar el ciclo
PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
https://www.linkedin.com/pulse/una-versi%C3%B3n-del-enfoque-procesos-en-el-marco-
ciclo-phva-borroto/
DESARROLLO DE AUDITORÍA
➢ Fase de Preauditoria: Antes de comenzar el proceso, se realiza un análisis general de la

organización que será auditada. De esta manera, el equipo de auditoría puede tener una
mejor comprensión de cómo funcionan los procesos y cuáles son los objetivos de la
entidad.
➢ Planeación de la auditoría
En esta fase de la auditoría interna se toman los datos recopilados en la etapa anterior y se
crea un plan de auditoría, que debe ser acordado con el cliente. El plan de auditoría debe
contener las siguientes informaciones:
• Objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

• Unidades y áreas que serán auditadas dentro de la empresa.
• Funcionarios encargados de la calidad de los procesos.
• Aspectos prioritarios.
• Tiempo y duración de las inspecciones: fechas y lugares.
• Cronograma de reuniones.
• Requerimientos confidenciales.
• Estructura y entrega del informe final.
➢ Asignación del equipo auditor
El auditor líder debe definir quiénes son los funcionarios que se ocuparán de realizar cada
una de las actividades de la auditoría. Para que el proceso sea lo más objetivo posible, los
miembros del equipo deben estar libres de conflicto de intereses y no deben estar
involucrados en las actividades que están auditando.
• Auditor líder: se asegura de que se cumpla el plan de auditoría, de que las actividades
sean efectivas y de que se mantenga el alcance definido previamente.
• Auditores: son los encargados de planear y desarrollar las tareas asignadas, además,
recopilan y analizan las evidencias, extraen las conclusiones, documentan los resultados y
redactan los informes.
➢ Ejecución de la auditoría
Esta fase de la auditoría interna comienza con una reunión de apertura, en la que se
presentan los miembros del equipo y se revisa el plan. Asimismo, se plantean las
metodologías y los procedimientos que se van a utilizar, se definen los recursos que se
necesitan y se revisan los procedimientos de seguridad y emergencia.
Posteriormente se analiza la información recolectada por el equipo auditor y se evalúa si los

criterios del plan de auditoría se están cumpliendo cabalmente.
Después de que se recopila toda la evidencia, los auditores se reúnen con la gerencia y
con los responsables de las funciones auditadas. En esta reunión se presentan los
resultados, se resuelven los desacuerdos y se plantean las conclusiones.
Para este paso se puede ayudar con diferentes herramientas de análisis o con listas de
chequeo diseñadas para el tipo de auditoría a aplicar.
Ejemplo
➢ Preparación del informe
El objetivo final de la auditoría interna es divulgar los resultados obtenidos. En esta fase de
la auditoría se elabora el informe de auditoría, que debe contener las informaciones que
fueron predeterminadas en el plan inicial de auditoría, como la información del cliente,
los objetivos y el alcance, los criterios acordados, los tiempos de auditoría, la identificación
del equipo auditor, el resumen del proceso, las conclusiones, la declaración de
confidencialidad y la lista de distribución del informe.
➢ Distribución del informe
Cuando ya esté preparado y aprobado el informe final, una copia de este debe ser enviada al
responsable de la sección correspondiente. El informe y los documentos se entregan al
encargado de calidad de la empresa y a la junta directiva para que posteriormente sea
archivado.
➢ Seguimiento de las acciones
Cuando no haya conformidad con el informe final, se plantean y se registran las acciones
correctivas. Estas deben ser notificadas al encargado de calidad para que haga el trámite
correspondiente y las resuelva en el tiempo estipulado.
Es una buena práctica también incluir en el proceso de auditoría una lista de chequeo que
ayude a identificar los aspectos más críticos. Aquí puedes descargar una guía gratuita
para hacerlo.
CONCLUSIONES
✓ El Enfoque hacia los Procesos es uno de los principios de la gestión de la calidad,

desarrollado en la norma ISO 9000:2015 y que se asume como uno de sus
fundamentos esenciales, por lo cual se hace presente en prácticamente toda su
extensión el poder identificar y analizar los procesos nos permite determinar
resultados para la identificación de los requisitos de sus partes interesadas, así como la
misión/propósito y los objetivos de la organización, resultantes de un ejercicio de
planeación estratégica, que está teniendo lugar, y del cual la identificación y el
encadenamiento de los procesos forma parte.
✓ De la misma manera el identificar fortalezas y debilidades a tiempo para tomar

acciones correctivas, promoviendo la mejora continua, los procesos mejorados nos
ayudan a optimizar los resultados de manera efectiva y crear metas para que las
empresas ágiles y flexibles logren altos niveles actuación.
✓ Las organizaciones que implementan un sistema de gestión de procesos son aquellas

buscan el mejoramiento continuo para su actividad económica por medio de
establecer objetivos y políticas cuyo cumplimiento está dirigido a enfocar y controlar
los estándares de calidad.
✓ También existen varios beneficios para aquellas organizaciones que implementan un

sistema integral de calidad pues esto permite optimización de recursos y de tiempo,
mejor satisfacción a los clientes, comunicación efectiva entre procesos y niveles de la
organización, reconocimiento global por estandarización en calidad, eficiencia y
efectividad de actividades entre otros.
BIBLIOGRAFIA
- Proceso de Auditoria/ (2019) /Institución universitaria Pascual Bravo

https://codeinep.org/wp-content/uploads/2019/04/procesoauditoria.pdf
- Una versión del ENFOQUE A PROCESOS en el marco del ciclo PHVA/

(2020) / LinkedIn/ https://www.linkedin.com/pulse/una-versi%C3%B3n-del-
enfoque-procesos-en-el-marco-ciclo-phva-borroto/
- Etapas y fases de la auditoría interna /(2022) /pirani

https://www.piranirisk.com/es/blog/etapas-y-fases-de-la-auditoria-interna
- Repositorio documental (2024) HELISTAR SAS

http://192.168.0.65:8090/share/page/site/helistar/dashboard

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cualquier tipo de auditoría y poder medir, conocer, diferentes objetivos o planteamientos

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Además de realizar un proceso de auditoría es importante mencionar que las

organizaciones deben estar familiarizadas y preparadas para presentar una auditoría de

deben estar en constante mejoramiento de procesos implementando metodologías muy

Comprender e identificar la gestión por procesos de una empresa por medio de la

Identificar los principales conceptos de la gestión de procesos.

Establecer como se debe realizar una auditoría interna

Exponer los resultados por medio de ideas graficas.

Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que al interactuar

Otros autores afirman

¿Qué elementos hacen parte de un proceso?

¿Cómo comprender un proceso?

a. Un sistema que trabaja en conjunto para lograr una meta.

¿Elementos fundamentales para lograr un buen proceso?

¿Clasificación de los procesos?

2. Mapa Grafico de empresa

MAPA DE PROCESOS AEROLINEA HELISTAR

Nota: En esta ilustración se identifican los componentes de un mapa de procesos para la

Para los responsables de gestionar el programa de auditoría:

• Determinar los objetivos y el alcance del plan de auditoría.

• Asegurar la ejecución del programa de auditoría.

• Controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.

➢ Fase de Preauditoria: Antes de comenzar el proceso, se realiza un análisis general de la

• Objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

➢ Asignación del equipo auditor

Posteriormente se analiza la información recolectada por el equipo auditor y se evalúa si los

✓ El Enfoque hacia los Procesos es uno de los principios de la gestión de la calidad,

✓ De la misma manera el identificar fortalezas y debilidades a tiempo para tomar

✓ Las organizaciones que implementan un sistema de gestión de procesos son aquellas

✓ También existen varios beneficios para aquellas organizaciones que implementan un

- Proceso de Auditoria/ (2019) /Institución universitaria Pascual Bravo

- Una versión del ENFOQUE A PROCESOS en el marco del ciclo PHVA/

- Etapas y fases de la auditoría interna /(2022) /pirani

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