1.0 Guia Formulario de Alta Colombia
1.0 Guia Formulario de Alta Colombia
1.0 Guia Formulario de Alta Colombia
En Cemex SAB de CV y sus subsidiarias, en adelante denominadas de manera conjunta CEMEX, estamos
comprometidos en actuar de forma ética, conforme a nuestras políticas y al programa de Anticorrupción, Prevención de
Lavado de Activos & Financiación del Terrorismo. Así mismo, esperamos que todos nuestros socios de negocio estén
también en conformidad con estas mismas leyes y principios.
En cumplimiento con las leyes locales vigentes aplicables incluyendo sin limitar FCPA y UK Bribery Act y las políticas de
CEMEX, por tanto les solicitamos diligenciar por parte del Representante Legal facultado, la totalidad del siguiente
formulario de forma completa y fidedigna.
La información que se solicita corresponde a nuestros procesos de debida diligencia el cual es de carácter confidencial.
Este documento es imprescindible para hacer negocios con CEMEX
1. DATOS BÁSICOS Comentado [JPRB1]: Se debe diligenciar en su
Nueva o Actualización
totalidad , indicando la fecha.
Fecha Ciudad Tipo de Solicitud
1/7
FORMATO DE CONOCIMIENTO, VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
Alguno de los (*1) Administradores, Representantes Legales, Miembros de la Junta Directiva, Socios
SI NO
o Accionistas es una persona Pública/Políticamente Expuesta (*2)(PEP)?
(* Ver definiciones Sección 8 )
Por su cargo o actividad, alguno de los (*1) Administradores, Representantes Legales, Miembros de
SI NO
la Junta Directiva, Socios o Accionistas, (*3) administra recursos públicos?
(* Ver definiciones Sección 8 )
Por su cargo o actividad, alguno de los (*1) Administradores, Representantes Legales, Miembros de
SI NO
la Junta Directiva, Socios o Accionistas, es (*4) ordenador del gasto público?
(* Ver definiciones Sección 8 )
Comentado [JPRB5]: Se debe diligenciar las 3
Si alguna respuesta es afirmativa, sírvase diligenciar la sección 7 "Conocimiento Mejorado de Personas Pública / Políticamente Expuestas" y las preguntas
correspondientes Declaraciones contenidas en las secciones 11/12, según aplique.
Tipo ID Número de ID Nombres y Apellidos / Razón Social o Posición % Participación PEP (Si/No)
2/7
FORMATO DE CONOCIMIENTO, VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
Yo como proveedor suministraré directamente el (los) bien(es) o servicios que pretende contratar Comentado [JPRB7]: Se debe diligenciar., si su
Si No
Cemex respuesta es NO se debe proporcionar este mismo
(Si su respuesta es No, proporcione por separado otro formulario igual a éste con la información de su Contratista). formulario pero del contratista
Actuará el proveedor o tercero como intermediario, apoderado, representante o Agente de Cemex Si No Comentado [JPRB8]: Se debe diligenciar. Marcar NO,
si su respuesta es SI, adjuntar en pdf el correo donde
se indica el poder otorgado por cemex para la
Sí el socio/accionista es una persona jurídica, sírvase diligenciar la sección 6 de "Conocimiento Ampliado de Socios -
representación legal de CEMEX
Accionistas y Beneficiarios Finales" y suministre esta información para todos los socios/accionistas directos o indirectos
hasta relacionar la persona natural que ejerce control final sobre la entidad.
6. CONOCIMIENTO AMPLIADO DE SOCIOS - ACCIONISTAS y BENEFICIARIOS FINALES Comentado [JPRB9]: Sí el socio/accionista es una
persona jurídica, Se requiere la información respecto a
Tipo
ID
Número de ID Nombres y Apellidos % Participación Razón Social de la sociedad en la que es accionista NIT la sección 5, si el socio / accionista cumple con el 5% o
más de participación, se debe indicar la información o
adjuntar la composición accionaria de la empresa en
documento aparte.
8. DEFINICIONES
Administradores: (Ley 222 de 1995): Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y
*1
quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.
Persona Expuesta Pública o Políticamente (PEP): (i) Las personas expuestas políticamente, conforme al Decreto 1674 de 2016, (ii) los representantes
legales de organizaciones internacionales y (iii) las personas que gozan de reconocimiento público. Se entiende por persona políticamente expuesta, los
*2 individuos que desempeñan o han desempeñado funciones púbicas destacadas como jefes de estado, políticos de alta jerarquía, funcionarios
gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos (directores y gerentes) de empresas sociales, industriales y comerciales del estado
y de sociedades de economía mixta, unidades administrativas especiales, y funcionarios importantes de partidos políticos.
Recursos Públicos: Se denominan a todas las percepciones e ingresos que percibe el estado de cualquier naturaleza que sean con el objeto de financiar los
*3 gastos públicos. Su principal procedencia son de impuestos, gravámenes, tasas, contribuciones, partidas presupuestales, aportes a sistema de seguridad
social, etc.
Los ordenadores de gasto público: Son los órganos o personas competentes para dictar actos administrativos en virtud del cual destina o autoriza un gasto,
*4
una inversión o satisfacción de una necesidad común, o un contrato de bienes, servicios o compromisos con el Estado.
Nota interpretativa Recomendación 24-GAFI: Requiere que la información sobre los Beneficiarios Finales de las personas jurídicas sea accesible para las
autoridades y para ello lo solicita a través de diferentes alternativas esta información. De esta manera, y conforme a la regulación vigente, se tiene en cuenta
*5
la propiedad de más del 5% de las acciones o, por referencia a los Arts. 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, la mayoría del voto, o nombrar al directorio, o tener
influencia sobre la persona jurídica
Vinculados: Las personas que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho con las PEP, los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad,
*6 segundo de afinidad y primero civil de las Personas Públicamente expuestas (padres, hijos, abuelos, hermanos, nietos, suegros, hijastros, cuñados y
abuelos del cónyuge).
3/7
FORMATO DE CONOCIMIENTO, VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
9. DOCUMENTOS REQUERIDOS
Comentado [JPRB10]: Indicar los documentos
solicitados, dependiendo del tipo de persona
PERSONA NATURAL Si/No PERSONA JURIDICA Si/No
1 Copia Cédula de Ciudadanía 1 Copias Cédulas de Ciudadanía Rep.Legal y Suplentes
2 Certificación Bancaria 2 Certificación Bancaria
3 RUT (Registro Único Tributario Completo) 3 RUT (Registro Único Tributario Completo)
4 Formulario de Info. General y Declaraciones Firmado 4 Formulario de Info. General y Declaraciones Firmado
5 Certificado de Existencia y Representación Legal (30 días)
Personas Jurídicas
Con la firma al final de este formulario, el representante legal que actúa en nombre y representación la sociedad legalmente que se vincula a través de este formulario (en adelante
la compañía) por medio de la presente, autoriza de forma expresa e informada a CEMEX COLOMBIA S.A., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT.
860.002.523-1, ubicada en la calle 99 No. 9 A- 54 Piso 8 de la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante simplemente, Cemex), quien actuará como responsable del tratamiento de la
información, para recolectar, almacenar, utilizar, procesar, suprimir, actualizar, divulgar, transferir, transmitir y disponer de los datos de la empresa y aquellos datos personales de
los empleados, proveedores, consultores y terceros con los que la compañía tenga cualquier vínculo, que sean entregados a Cemex como consecuencia de la relación comercial
entre esta y la compañía, los cuales podrán consistir en: nombre, documento de identificación, información de contacto y demás datos personales entregados y tomados de los
documentos requeridos para el procedimiento de creación y registro de clientes, que no tengan el carácter de datos públicos.
El tratamiento y finalidades a los cuales serán sometidos los datos de la empresa y aquellos personales que sean entregados son los siguientes: 1. Registrar los datos personales en
la base de datos de proveedores de Cemex; 2. Surtir el procedimiento de creación de proveedor en el sistema SAP o cualquier o tro sistema que haga sus veces; 3. Recibir
invitaciones a participar en procesos de contratación privados abiertos por Cemex; 4. Realizar procedimientos relativos al pago de los bienes y/o servicios prestados a Cemex; 5.
Realizar análisis de riesgo y validación de la información y datos personales que entrego, con los terceros que Cemex designe para el efecto; 6. Recibir información o publicaciones
de interés relacionadas con Cemex; 7. Suministrar o compartir los datos con entidades bancarias, financieras y/o comerciales con el fin de ejecutar cualquier procedimiento
relacionado con pagos; 8. Recibir mensajes de texto relacionados con el servicio contratado, entre otros; 9. Realizar encuestas; 10. Recibir invitaciones a participar en eventos
organizados por Cemex; 11. Realizar grabaciones de las llamadas realizadas para solicitud de productos y/o servicios, presentación de quejas y reclamos, y cualquier otra llamada
que realice a los canales habilitados por Cemex; 12. Efectuar procesos de conocimiento de cliente en aplicación a las normas y regulación relacionada con Prevención de Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo, 13. Compartir información con las demás entidades pertenecientes al grupo Cemex en Colombia y en el mundo, 14. Actividades de
almacenamiento en la nube, 15. Consultar, recolectar, proporcionar a terceros con quienes el responsable posea un vínculo comercial, legal y/o contractual y reportar la información
que repose en operadores de bancos de datos de información financiera de que trata la Ley 1266 de 2008 o las normas que la modifiquen o sustituyan para las siguientes
finalidades: cálculo de riesgo crediticio, fines comerciales, de mantenimiento de la relación contractual con el Responsable, estudios de mercado, investigaciones, estadísticas,
reporte a entidades públicas y cumplimiento de la normatividad aplicable al Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; y 17.
Cualquier otra actividad inherente a la relación comercial con Cemex. De igual forma, declaro que la información personal que se ha entregado a Cemex es verídica, y que dicha
entrega se ha efectuado de manera libre y voluntaria. La empresa declara que ha puesto en conocimiento a los titulares de la información y conoce que tienen los siguientes
derechos: i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales; ii) conocer el tratamiento que se le dará a los mismos; iii) obtener copia de la presente autorización en cualquier
tiempo; y iv) presentar quejas o reclamos a la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad de protección de datos personales, una vez surtido el
proceso contemplado en la ley para ello.
Toda la información personal que se entrega a Cemex, será siempre tratada para los fines para los cuales se otorgó la presente autorización, con los estándares de seguridad
apropiados para su manejo y de acuerdo a las políticas de tratamiento de la información de Cemex, las cuales podrán ser consultadas en la página web www.cemexcolombia.com.
Finalmente, en mi calidad de representante legal de la compañía, certifico que los datos personales, entre otros, los privados, semiprivados o sensibles, de terceros, en el evento en
que se suministren a Cemex, fueron obtenidos de conformidad a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, así mismo, declaro que la compañía cuenta con autorización
expresa de su(s) titular(es) para transferencia, transmisión y tratamiento a Cemex conforme a los fines anteriormente descritos. Por lo anterior, Cemex podrá solicitar copia de la
autorización en cualquier momento u obtenerla directamente del titular con el objeto de ratificar el consentimiento previamente otorgado, de considerarlo pertinente. Los canales
mediante los cuales los titulares de la información y la compañía podrán ejercer sus derechos son: Correo electrónico: habeasdata@cemex.com, Línea gratuita 018000123369;
Desde celular #236 (Sólo para los operadores Movistar, Tigo y Claro), Fijo 6039100 en Bogotá, Opción Solicitudes, Quejas o Reclamos.
El firmante certifica bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción de este formulario, que la información
provista y declarada en este documento es veraz, cierta, correcta y completa, que en caso de suministrar información falsa y/o carente
de veracidad y/o incompleta, da derecho a CEMEX a iniciar las acciones legales que considere pertinentes. En virtud de lo anterior, de
manera libre, voluntaria y expresa, declaro que:
Me ha sido compartido y conozco el Código de Ética y Conducta CEMEX; Código de Conducta al hacer Negocios CEMEX y la
1
Política Global de Antisoborno-Anticorrupción
Me comprometo al vincularme con CEMEX, a no realizar ningún comportamiento y/o actividad derivado de la comisión de
conductas relacionadas con narcotráfico, prevención de fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción,
2
soborno, antimonopolio, las cuales son sancionadas por la ley y en concordancia con los estándares éticos que me ha compartido
CEMEX.
No me desempeño en cargos públicos, no poseo la calidad de funcionario del gobierno y en consecuencia no manejo recursos
3
públicos. (En caso contrario diligencie la sección 7 de este documento)
Las actuaciones que llevo a cabo con funcionarios del gobierno, ya sean directas o indirectamente, las realizo atendiendo a las
normas vigentes y dentro del giro normal de mis actividades. Dentro de éstas, no se han realizado pagos o conductas que
4
pretendan influir las decisiones de funcionarios de gobierno, ni se han realizado pagos de facilitación. (En caso contrario utilice el espacio
de Observaciones)
No he sido sancionado y/o condenado por la comisión de conductas relacionadas con los delitos de narcotráfico, fraude, lavado
5 de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno o practicas de competencia, bajo y sin limitar la regulación local,
Estadounidense, Reino Unido o cualquier otro que le aplique. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
La actividad, profesión u oficio que ejerzo es lícito y dentro del marco legal. Los recursos que obtengo por la actividad que ejerzo,
no provienen de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano. Los recursos que obtenga de la relación
6
comercial con CEMEX, en caso de llevarse a cabo, no se destinarán a la financiación del terrorismo, grupos terroristas, o
actividades de ese tipo, así como tampoco para la realización de ningún ilícito.
En caso de haber realizado donaciones o patrocinios a partidos o campañas políticas y/o a funcionarios públicos, durante los
7
últimos 3 años, se han efectuado en cumplimiento a los preceptos legales respecto a la materia.
No tengo conflictos de interés directos con Cemex o externos a Cemex, que puedan afectar la relación comercial o de los cuales
8
se pueda obtener provecho para si o en favor de un tercero. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
Con la firma de este documento, entre CEMEX y el firmante no se crea ningún tipo de relación contractual, tampoco implica una
9
autorización por parte de CEMEX para actuar en su nombre, en ninguna calidad.
Eximo de cualquier responsabilidad a CEMEX y me comprometo a mantenerla indemne por cualquier reclamo, daño, pérdida,
10
responsabilidad, costo y/o gasto derivado del proceso de conocimiento de cliente y la información que aquí he suministrado.
No tengo litigios vigentes, ni procesos judiciales, ni extrajudiciales, que puedan afectar la prestación del servicio que ofrezco a
11
Cemex y su reputación. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
La información contenida en este documento es verídica y me comprometo a actualizarla anualmente o en el momento en que se
12
presente algún cambio sobre la misma.
Firma :
Nombre Completo:
Número de Identificación:
Huella/Dato Biométrico
Comentado [JPRB12]: Se debe diligenciar con huella,
Observaciones: datos y firma respectiva si es una PERSONA
NATURAL la que se esta vinculando
5/7
FORMATO DE CONOCIMIENTO, VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
El suscrito representante legal certifica bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción de este formulario,
que la información provista y declarada en este documento es veraz, cierta, correcta y completa, que en caso de suministrar
información falsa y/o carente de veracidad y/o incompleta, da derecho a CEMEX a iniciar las acciones legales que considere
pertinentes. En virtud de lo anterior, de manera libre, voluntaria y expresa, declara que:
Me ha sido compartido y conozco el Código de Ética y Conducta CEMEX; Código de Conducta al hacer Negocios CEMEX y la
1
Política Global de Antisoborno-Anticorrupción
En caso de que aplique a la persona jurídica que suscribe el presente documento, de acuerdo con la regulación vigente. Que la
2 empresa cuenta con su propio código de ética y conducta, procedimientos, reglas o manuales relacionados con prevención de
fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo, anticorrupción, antisoborno, antimonopolio.
Las actuaciones que se llevan a cabo con funcionarios del gobierno, ya sean directas o indirectamente a través de los empleados
de la empresa, se realizan atendiendo a las normas vigentes y dentro del giro normal de los negocios de la sociedad. Dentro de
3
estas actividades no se han realizado pagos o conductas que pretendan influir en sus decisiones, ni se han realizado pagos de
facilitación. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
Ninguno de los accionistas, directores, administradores, socios, empelados o ejecutivos de la compañía, sus matrices, ni sus
subsidiarias o vinculadas han sido, sancionados o condenados por conductas relacionadas con los delitos de narcotráfico, fraude,
4
lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno, antimonopolio, bajo la regulación colombiana, Estadounidense
y/o del Reino Unido. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
Ninguno de los accionistas, directores, administradores, socios, empelados o ejecutivos de la compañía ni sus matrices,
5
subsidiarias o vinculadas han sido suspendidos o inhabilitados para ser contratistas del gobierno.
Las actividades, profesiones u oficios que ejercemos, es lícita y dentro del marco legal. Los recursos que se obtienen de la
actividad que desarrolla y que previamente ha sido descrita, y no provienen de actividades ilícitas contempladas como tales en el
6 Código Penal Colombiano. Los recursos que obtenga de la relación comercial con CEMEX, en caso de llevarse a cabo, no se
destinarán a la financiación del terrorismo, grupos terroristas, o actividades de ese tipo, así como tampoco para la realización de
ningún ilícito.
Ninguno de los accionistas, directores, administradores, socios, empleados o ejecutivos de la compañía, sus matrices, ni sus
7 subsidiarias o vinculadas, tienen litigios vigentes, ni procesos que puedan afectar la estabilidad financiera y económica de la
empresa, o de Cemex así como su existencia, y/o reputación de Cemex. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
En caso de haber realizado donaciones o patrocinios a partidos o campañas políticas y/o a funcionarios públicos, durante los
8
últimos 3 años, se han efectuado en cumplimiento a los preceptos legales respecto a la materia.
No tengo conflictos de interés directos con Cemex o externos a Cemex, que puedan afectar la relación comercial o de los cuales
9
se pueda obtener provecho para si o en favor de un tercero. (En caso contrario utilice el espacio de Observaciones)
Con la firma de este documento, no se crea entre CEMEX y la empresa ningún tipo de relación contractual, ni tampoco se
10
autoriza a actuar en nombre de CEMEX en ninguna calidad.
Eximimos de cualquier responsabilidad a CEMEX y nos comprometemos a mantenerla indemne por cualquier reclamo, daño,
12 pérdida, responsabilidad, costo y/o gasto derivado del proceso de conocimiento de cliente y la información que se ha
suministrado.
La información contenida en este documento es verídica y me comprometo a actualizarla anualmente o en el momento en que se
13
presente algún cambio sobre la misma.
6/7
FORMATO DE CONOCIMIENTO, VINCULACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
El firmante y/o suscrito representante legal certifica bajo la gravedad del juramento que está entregando esta declaración a CEMEX,
S.A.B. de C.V. y/o cualquiera de sus subsidiarias directas o indirectas (“CEMEX”) para certificar su compromiso de:
Contar con su propio Código de Ética o su equivalente en el cual se establece que sus empleados, socios, representantes,
1 subsidiarias, matrices y personal con el cual sostenga un vínculo contractual de cualquier índole respeta y cumple la normatividad
vigente. Asimismo, que el código mencionado regula los conflictos de interés, su manejo y sanciones. En caso de no tenerlo se
compromete a adherirse al compartido por CEMEX.
2 Que para la realización de negocios y sus actividades comerciales se respetan y obedecen las leyes de la libre competencia bajo
las leyes locales vigentes como las internacionales que regulan la materia.
Que la compañía cuenta con procedimientos y políticas robustas relacionadas con la prevención de lavado de activos,
3 financiación del terrorismo, así como la implementación del programa de anticorrupción para prevención de prácticas corruptas
en Colombia y el extranjero.
Que el firmante o la compañía además acuerda cooperar de buena fe en cualquier investigación relacionada directamente con y
4 que se lleve a cabo por parte de CEMEX en caso de cualquier violación real o presunta de alguna ley o al pacto mencionado, que
afecte directamente a CEMEX.
5 La Compañía certifica que las declaraciones contenidas en esta Declaración de cumplimiento de terceros son verdaderas y
completas con la intención de que CEMEX confíe en ellas.
El firmante (incluidos sus propietarios, socios, funcionarios, directores, ejecutivos, empleados, accionistas, empresas matrices y
subsidiarias, la "Compañía") por la presente proporciona esta carta a CEMEX, S.A.B. de C.V., sus subsidiarias y filiales (en conjunto
"CEMEX") para certificar su compromiso de cumplir con todas las leyes aplicables y políticas de CEMEX.
La Compañía, declara y certifica que está familiariza y acepta cumplir con las siguientes políticas de CEMEX: A. Nuestro Código de
Ética y Conducta Empresarial ("Nuestro Código"); B. Código de Conducta al Hacer Negocios con Nosotros; C. Política Global
Anticorrupción; D. Política Global para Prevenir el Lavado de Dinero. Nota: Estas políticas pueden ser encontradas en
https://www.cemex.com
La Compañía certifica que las representaciones contenidas en esta Declaración de Cumplimiento de Terceras Partes son verdaderas y
completas con la intención de que CEMEX confíe en ellas. La Compañía acuerda además que si los desarrollos futuros (incluyendo,
pero no limitado a un incumplimiento de cualquiera de las políticas y estándares de CEMEX a los que se hace referencia en este
documento) hacen que las representaciones y certificaciones proporcionadas en este documento ya no serán exactas o completas, se
enviará de manera inmediata a CEMEX una declaración escrita detallando las causas y el alcance de los cambios.
¿Actuará el proveedor o el tercero como intermediario, apoderado, representante o agente en nombre de CEMEX?
SI NO
Comentado [JPRB14]: Diligenciar la pregunta, marca
No, si marca SI debe anexar el poder otorgado por
Si la respuesta es SÍ, proporcione una breve explicación:
cemex en un documento aparte. Es la misma pregunta
de la pagina 3, las respuestas deben coincidir
Número de Identificación: Huella / Dato Biométrico Número de Identificación: Huella / Dato Biométrico
Comentado [JPRB15]: Se debe diligenciar solo UN
ESPACIO , con huella, datos y firma respectiva
Relacione los Anexos:
Observaciones:
7/7