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Bogotá, 30 noviembre de 2023
PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACION DE INCAPACIDADES ANTE LA ARL
EQUIDAD SEGUROS
Reciba un cordial saludo de la Administradora de Riesgos Laborales de la Equidad
Seguros de Vida O.C.
1. Presentación
➢ El área de prestaciones y pagos describe los pasos a seguir e información que
deben tener en cuenta para la nueva modalidad de radicación de incapacidades por la página web.
2. Objetivos
➢ Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de radicación para las
empresas y trabajadores retirados e independientes. ➢ Garantizar el debido proceso en el cumplimiento de los parámetros establecidos y respuesta oportuna a las solicitudes recibidas.
3. Procedimiento
3.1 Canal de radicación
• Dando continuidad al proceso de liquidación, auditoria y pagos de
incapacidades, la Equidad seguros dispone a partir del 04/12/2023 a través de su página web ó en nuestro portal transaccional, el módulo de radicación de incapacidades, donde las empresas y los trabajadores podrán registrar de manera ágil y segura dichas solicitudes.
3.2 Cargue de información
• A continuación, se describe los pasos para poder realizar su solicitud de pago
de la prestación económica, por favor tener en cuenta las variables que se mencionan, los campos con asteriscos son obligatorios: ➢ Paso 1
▪ Al ingresar número de cédula, el sistema va a traer la información del
trabajador de acuerdo con la consulta en sistema de integral de afiliaciones. ▪ Los datos de contacto debes ser correctos para que llegue la debida notificación. ▪ Si el señor no registra afiliado no podrá continuar con el proceso. ▪ Los datos de la empresa y trabajador deben coincidir.
❖ Datos del trabajador:
El radicador, debe diligenciar los campos: “Cedula del trabajador” y NIT de la
empresa, si estos dos campos tienen o han tenido relación con La Equidad ARL en calidad de afiliados, el sistema arrojará de manera automática el campo “Nombre completo” y “razón social”, de lo contrario por favor validar los datos ingresados. ❖ Datos de la empresa
➢ Paso 2
❖ Datos de la incapacidad
• El diagnóstico debe ser el que se encuentra en el certificado de la
incapacidad, puede buscar por código (cie10) o nombre. • Las fechas de inicio y fin (no acepta incapacidades mayores a 30 días) de acuerdo con la norma 1427 de 2022, el médico debe expedir las incapacidades como se indica: “El médico u odontólogo tratante determinará el periodo de la incapacidad y expedirá le certificado hasta por un máximo de treinta (30) días, los cuales puede prorrogar según su criterio clínico, por periodos de hasta treinta (30) días cada uno”. • La incapacidad para radicar no debe ni puede coincidir en fechas con otra incapacidad ya radicada para el mismo documento. • Los datos del médico tratante quién ordena la incapacidad, Identificación o registro médico, nombres y la especialidad. ➢ Paso 3
❖ Anexo de documentación
• El certificado de incapacidad debe ser la original, tal y como se la entregaron en
el momento de la atención, cumplir con todo lo mencionado en el punto 6. • La historia clínica se solicita para continuar con el proceso de auditoría, no puede faltar para eventos SOAT, incapacidades generadas por EPS. • En los casos de EPS puede subir soporte de pago en la opción otros documentos. • Si es la primera vez de radicación o solicitud por concepto de prestaciones debe aportar los documentos de pago, mencionados en el punto 9. • Se aclara que, de no anexar el certificado de su cuenta bancaria, el pago no podrá ser realizado. • La interfaz de radicación de incapacidades solo permite documentos en formato: PDF, PNG y JPG. • Si registra alguna novedad por afiliación por favor suministrar debido soporte reciente para determinar el tercero de pago. ➢ Paso 4
❖ Confirmación, finalización o si desea radicar otra solicitud.
NOTA: No se aceptarán documentos por otros canales a partir del 1 de enero del 2024.
3.3 Para las solicitudes derivadas de las incapacidades tales como:
▪ Detallados. ▪ Comprobantes de pago. ▪ Confirmación de la radicación de su solicitud. ▪ Novedades de pago. ▪ Acompañamiento y apoyo en la radicación de las incapacidades por el portal a empresas afiliadas o trabajadores independientes. ▪ Creación de terceros y requisitos para pagos. ▪ Validación en la liquidación de incapacidades. ▪ Guía de canales de información.
Remitir la solicitud a los siguientes correos:
❖ Distrito 1 (Bogotá) – Auxiliar Duván Rodríguez y Geraldin Chaparro.
• Ley 776 de 2002 Artículo 3 “Todo afiliado a quien se le define una incapacidad temporal recibirá un subsidio equivalente al (100%) de su salario base de cotización, calculado desde el día siguiente en el que ocurrió el accidente de trabajo y hasta el momento de su rehabilitación, readaptación o curación o de la declaración de su incapacidad permanente parcial invalidez o su muerte”
• Ley 776 de 2002, Artículo 1 parágrafo 2 “Las prestaciones asistenciales y
económicas derivadas de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional, serán reconocidas y pagadas por la administradora en la cual se encuentre afiliado el trabajador en el momento de ocurrir el accidente o, en el caso de la enfermedad profesional, al momento de requerir la prestación Para enfermedad profesional en el caso de que el trabajador se encuentre desvinculado del Sistema de Riesgos Profesionales, y la enfermedad sea calificada como profesional, deberá asumir las prestaciones la última administradora de riesgos a la cual estuvo vinculado, siempre y cuando el origen de la enfermedad pueda imputarse al período en el que estuvo cubierto por ese Sistema” .
➢ Si las incapacidades o el derecho se generan a partir del año 2012, aplicamos
• Ley 1562 de 2012 Artículo 22. PRESCRIPCIÓN. Las mesadas pensionales y las demás prestaciones establecidas en el Sistema General de Riesgos Profesionales prescriben en el término de tres (3) años, contados a partir de la fecha en que se genere, J concrete y determine el derecho.
• Ley 776 de 2002 Artículo 3 Parágrafo 3 “La Administradora de Riesgos Profesiones
podrá pagar el monto de la incapacidad directamente o a través del empleador. Cuando el pago se realice en forma directa la Administradora deducirá del valor del subsidio por incapacidad temporal el porcentaje que debe cotizar el trabajador a los otros subsistemas de Seguridad Social, valor que deberá trasladar con el aporte correspondiente del empleador señalado en el parágrafo anterior, a la Administradora de Pensiones a la cual se encuentre afiliado el trabajador en los plazos previstos en la ley”
• Ley 776 de 2002 Artículo 17 "SUSPENSIÓN DE LAS PRESTACIONES ECONÓMICAS
PREVISTAS EN EL SISTEMA DE ESTA LEY. Las entidades Administradoras de Riesgos Profesionales suspenderán el pago de las prestaciones económicas establecidas en el Decreto-ley 1295 de 1994 y en la presente ley, cuando el afiliado o el pensionado no se someta a los exámenes, controles o prescripciones que le sean ordenados; o que rehúse, sin causa justificada, a someterse a los procedimientos necesarios para su rehabilitación física y profesional o de trabajo. El pago de estas prestaciones se reiniciará, si hay lugar a ello, cuando el pensionado o el afiliado se someta a los exámenes, controles y prescripciones que le sean ordenados o a los procedimientos necesarios para su rehabilitación física y profesional o de trabajo.
5. Conceptos
• Accidente de trabajo - Artículo No. 3 ley 1562: “Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador”.
• Enfermedad laboral - Artículo No. 4 ley 1562: “Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes.”
por incapacidad temporal, aquella que según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado”.
6. Criterios básicos y de presentación de los documentos radicados
El médico tratante de la IPS donde atiende al empleado por un accidente de
trabajo o una enfermedad profesional expide si es el caso, una incapacidad por presunto AT - EL y le entrega el certificado original de dicha incapacidad al trabajador.
❖ La incapacidad médica es un documento legal que debe contener las siguientes
especificaciones: • Papelería membretada correspondiente a la EPS o RED de IPS adscritas a esta ARL que expide la incapacidad. • Fecha de expedición de la incapacidad. • Diagnóstico. • Nombre y documento de identidad del paciente. • Fecha de comienzo y fin de la incapacidad. • Firma del médico que expide la incapacidad. • Registro médico.
❖ Es importante que los documentos cuenten con las siguientes especificaciones:
• Escáner del documento a color. La imagen escaneada debe ser legible, sin tachones ni enmendaduras. • Incapacidad junto con su historia clínica, que corresponda al día de la consulta o día de expedición de la incapacidad.
❖ Se aclara, que el aporte de la historia clínica siempre aplica para los casos que sean incapacidades por EPS, Soat, o la expedición del certificado con un diagnóstico no relacionado del evento, no especifico ejemplo: dolor agudo, dolor no especificado, etc., para pertinencia de pago de esta.
7. Tipo de afiliación:
❖ Retirado:
• Accidente de trabajo: debe aportar Certificado Laboral (si el trabajador ya no
labora en la empresa).
• Enfermedad Laboral: debe aportar certificación escrita donde manifieste,
nombre de la última empresa en la que laboro, fecha de retiro de la empresa y ultima ARL a la que estuvo afiliado y copia de la cédula ampliada al 150%, cada 6 meses para continuación en el reconocimiento económico por concepto de prestaciones.
❖ Activo:
• El trabajador debe hacer llegar al departamento de nómina de su empresa
certificado original de la incapacidad y su empleador debe realizar su respectivo cobro ante ARL Equidad Seguros. 8. Causales de rechazo
• Cobertura: no registra afiliación en el momento del accidente de trabajo.
• Copia: No aportan documentos originales. • Certificado de la incapacidad: No cumple con las especificaciones de una incapacidad, ilegible, borrosa, tachones, sin firma. • Entidad que emite la prestación: Expedición de incapacidades de EPS sin soporte de pagos. • Origen de la incapacidad: Soportes como enfermedad común. • Afiliación en otra Arl. • Objeción del evento reportado, el mismo es considerado de ORIGEN COMUN, en los términos del Art. 12 del Decreto 1295 de 1994. No corresponde a este Organismo Cooperativo la prestación tanto de servicios asistenciales como económicos, sino a la EPS, (Entidad Promotora de Salud) y a la AFP (Administradora de Fondos Pensionales) a las cuales está afiliado el trabajador • Pendiente documentos: Siniestro que no se encuentran calificados pendiente documentos por radicar por parte de la empresa. • El evento no ha sido reportado por la empresa, falta furat; incumpliendo lo dispuesto en el “artículo 62 del decreto 1295 de 1994 (establece para el empleador la obligatoriedad de reportar todo accidente de trabajo que ocurra en una o actividad económica, dentro de los dos días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente) y no se diligencio el furat de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la resolución 156 de 2005.” • Incapacidades retroactivas: La negación se basa en lo estipulado en el Decreto 1427 de 2022, las incapacidades se realizaron en una atención ambulatoria, y no bajo las únicas 3 situaciones descritas a continuación que las avalan: Artículo 2.2.3.3.4 Certificados de incapacidad de origen común por eventos ocurridos con anterioridad o retroactivos. No se podrán expedir certificados de incapacidad por eventos ocurridos con anterioridad, salvo en las siguientes situaciones: ▪ Urgencia o internación del afiliado. ▪ Trastornos de la memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y lugar y otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico. ▪ Eventos catastróficos y terroristas.
9. Documentos para el pago
8.1 Empresa:
• Carta de autorización para pago por transferencia electrónica debidamente
firmada por el Representante Legal de la empresa: el empleador debe notificar que nos autoriza iniciar el pago de incapacidades a través de Transferencia Electrónica en una determinada cuenta bancaria.
• Certificación Bancaria activa y vigente, no mayor a 6 meses: la empresa debe
adjuntar la certificación correspondiente a la cuenta señalada en la Carta de Autorización.
• Cámara de Comercio y RUT legible y en formato PDF.
• Fotocopia de la cédula del Representante legal.
Nota: Es importante resaltar que, como titular de la cuenta debe figurar la empresa y NO una persona natural. Ejemplo: cuenta bancaria cuyo titular es el representante legal.
8.2 Trabajador: • Carta de autorización para pago por transferencia electrónica debidamente firmada por el trabajador.
• Certificación Bancaria activa y vigente, no mayor a 6 meses, expedida por un
banco comercial y a nombre del afiliado.
• Fotocopia de la cédula del trabajador ampliada al 150%.
• Certificación actualizada de vínculo laboral, no mayor a 30 días.
10. Validación previa por parte de las empresas y trabajadores antes del cargue de la incapacidad en el sistema:
• Registro de afiliación vigente con Arl Equidad Seguros en la fecha del evento para incapacidades iniciales. • Reporte de siniestros (AT o EL) en sistema creado. • Calificación de origen como laboral del evento reportado por parte de medicina laboral, para poder continuar con su proceso de reconocimiento. • Soportes completos necesarios para su solicitud de pago (certificado de incapacidad, epicrisis ó historia clínica. • Para empresas que no han recibido pagos por prestaciones económicas ARL, debe aportar documentos para el desembolso. 11. Recomendaciones
• No olviden que el no cumplimiento de algunos de estos requisitos es causal para
la devolución de dicha incapacidad.
• De acuerdo con la normatividad vigente no se puede adquirir un doble pago
por la misma prestación económica ya que tanto las Administradoras de Riesgos Laborales como las Empresas Promotoras de Salud manejan dineros públicos, y estos recursos están vigilados y controlados por los diferentes entes de control que se disponen en el sistema general de seguridad social.
• Verificar que las empresas o trabajadores que soliciten prestaciones económicas
(incapacidades) hayan aportado documentos completos para el pago.
Es de su información que el instructivo está sujeto a cambios, según lo delegue la
compañía.
Cordialmente,
GIOVANI SANABRIA MORENO
Director Prestaciones Económicas y Pagos. REALIZADO POR: JARGUELLO
