WORKMETER - Hoja Ruta Teletrabajo

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JMartinez
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Introducción. Los modelos de trabajo.
2. Rompamos los mitos, la necesidad del teletrabajo
 Beneficios para la organización

 Beneficios para los empleados
3. El presentismo: datos y peligros
4. Productividad. ¿Por qué es importante la evaluación

del desempeño?
 ¿Cómo lo medimos?
 Objetivos Individuales cuantificables
5. Teletrabajo
 Cómo implementar el teletrabajo en una

empresa.
- Barreras
- Riesgos
- Factores Críticos de Éxito
- Fases
 ¿En qué entorno se encuentra tu organización?
6. Conclusiones
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1. Introducción. Los modelos de trabajo.
El trabajo y las maneras de trabajar, como el resto de características
inherentes en nuestra sociedad han evolucionado a lo largo de los años.
Sin embargo, en la actualidad no conseguimos alcanzar un modelo que
permita conciliar la vida profesional con la personal, pese a que ya
contamos con los medios y la tecnología suficiente para lograr un
desempeño eficiente desde cualquier lugar.
200 años atrás nos encontrábamos ante un modelo de trabajo rural

caracterizado por que no existía una separación entre la vida laboral y la
vida personal. Es decir, durante esa época la gente se despertaba,
desayunaba, cuidaba de sus animales, de la casa y el campo y se
ocupaba de los niños durante todo el día. Por tanto, no se etiquetaban
las actividades como trabajo o tiempo personal, solo había vida en
general, sin distinciones. La gente vivía por y para el trabajo.
Esta situación cambia a partir de la segunda mitad del siglo XVIII cuando
se produce la Revolución Industrial, que supuso el nacimiento de los
horarios fijos. En este momento, para que las fábricas pudiesen
funcionar era necesario que todos los empleados estuviesen presentes
al mismo tiempo por lo que había que fijar unos horarios de entrada y
de salida. Así, se empezó a distinguir claramente entre el tiempo de
trabajo en la fábrica y el tiempo de ocio.
Más recientemente otras revoluciones diferentes han impactado en

nuestras formas de trabajar como son la revolución tecnológica y los
trabajos de conocimiento. Hoy en día, gran parte de nuestras tareas no
requieren la presencia de otras personas para poder llevarse a cabo.
Además, los avances tecnológicos actuales permiten que trabajemos
desde cualquier lugar y a cualquier hora. Entonces ¿Por qué seguimos
manteniendo unos horarios y lugar fijo de trabajo cuando ya no son
estrictamente necesarios?
La aparición de internet, los dispositivos móviles, las herramientas en la

nube y todo tipo de innovaciones han provocado la aparición de un
nuevo modelo de trabajo, caracterizado por la desaparición de los
límites entre tiempo y espacio que definían el lugar de trabajo. Sin
embargo, continúa anclado en el modelo de horarios fijos que definía al
trabajo durante la era industrial. Así, hoy en día coexisten dos modelos
de trabajo con características distintas.
Por tanto, nos encontramos ante una contradicción entre las facilidades
que nos ofrecen las nuevas tecnologías y el presentismo y horarios fijos
que caracteriza nuestro modelo de trabajo. De ahí surge la necesidad de
que la cultura de trabajo sepa cómo evolucionar con las características
de sociedad en la que vivimos actualmente y que nos ofrece nuevas
ventajas que antes no disfrutábamos. El teletrabajo, es decir, romper
con el presencialismo que caracteriza la cultura de trabajo de hoy en
día, es una buena forma de evolucionar hacia delante, pero para ello
necesitamos contar con herramientas que nos permitan llevar a cabo
una medición del desempeño eficaz y objetiva.
2. Rompamos los mitos, la necesidad del
teletrabajo.
“Teletrabajar significa hacer tu trabajo desde cualquier lugar”. Alexis
Bellido.
El teletrabajo aparece durante los años 70s en Estados Unidos, una

década marcada por la crisis del petróleo y como una medida de ahorro
al coste que supone para cada empleado el trasladarse hasta el lugar de
trabajo. Sin embargo, todavía en la actualidad la cultura de trabajo en
muchos países es reacia a evolucionar cara modelos de trabajo
alternativos y más conciliadores que se adapten a las características de
la sociedad actual. Por ello, empezaremos explicando cuáles son los
principales beneficios del teletrabajo tanto para las organizaciones
como para los empleados.
Beneficios del teletrabajo para las organizaciones
Entre muchos beneficios del teletrabajo o programas de movilidad

podemos destacar los aumentos del 20% de productividad de sus
empleados. Un reciente estudio de Gallup muestra que los trabajadores
móviles (que combinan parte de su trabajo en la oficina con trabajo a
distancia) dedican más horas y están más involucrados con su trabajo
que sus compañeros desde la oficina. De media, los trabajadores que
cambian de localización trabajan unas cuatro horas más a la
semana que los que realizan su trabajo exclusivamente en la oficina.
Otra ventaja es el ahorro de costes, ya que al reducir el absentismo se

reducen también todos los costes vinculados al mismo. A su vez, se
permite ahorrar gastos en consumo de luz, telecomunicaciones e
incluso de los espacios físicos de oficina, siempre y cuando se pongan
en marcha iniciativas para estructurarlas.
Desde la perspectiva de Recursos humanos los beneficios
también son múltiples
En la actualidad cohabitan dos generaciones distintas en las

organizaciones. La generación X (1965-1980) y la generación Y (1980-
1996). Aunque muy diferentes entre sí, éstas dos generaciones tienen
algo en común y, es que tanto los trabajadores de la generación X como
de la generación Y necesitan conciliar su vida laboral y su vida personal.
No viven sólo para el trabajo, por lo que, para poder realizarse
plenamente, aspiran a alcanzar un equilibrio permanente entre la vida
personal y la profesional. De esta forma, se ven más atraídos por
aquellas empresas que ofrecen políticas de movilidad.
Por lo tanto, el teletrabajo facilita la captación del talento y las

condiciones de reclutamiento, porque atraen a más profesionales, al
mismo tiempo que permiten la contratación de personas
independientemente de su ubicación geográfica. Además, las empresas
que tienen programas de teletrabajo tienen menos rotación de
personal. Según los expertos, los empleados que realizan tareas a
distancia están más comprometidos con la empresa por lo que suelen
cambiar en menor grado de trabajo, lo que te permitirá consolidar un
equipo humano más productivo.
En definitiva, estos modelos de gestión, al adaptarse a las necesidades

de las personas que aspiran a una mayor libertad para asumir el control
de su éxito laboral y, al mismo tiempo, proteger su esfera personal;
favorecen la retención del talento ya que mejoran el compromiso, la
satisfacción y la motivación de los empleados.
Desde la perspectiva de las IT
Ya hemos visto que hoy en día la tecnología ya no es una barrera para la

implementación de programas de teletrabajo. Actualmente existen
multitud de aplicaciones y soluciones, como los escritorios virtuales tipo
Citrix que garantizan el acceso a la información corporativa de una
forma totalmente segura y sin poner en peligro la confidencialidad de
los datos. Muchas de esas aplicaciones son herramientas de pago por
uso alojadas en la nube, por lo que no encarecen los costes de
adquisición de software.
Otra tendencia que te permitirá reducir costes puede ser la política

Bring Your Own Device (BYOD), en las que los empleados traen sus
equipos propios a la oficina. Por ejemplo, en el Reino Unido, hasta un
40% de los trabajadores de pequeñas empresas pueden elegir llevar su
propio dispositivo a la oficina, lo que contrasta con el 20% que pueden
hacerlo en grandes corporaciones.
Actualmente el 90% de los trabajadores en países desarrollados utilizan

sus equipos personales de algún modo para acceder a la información de
la empresa. El 71% de las empresas que aplican una política
de BYOD creen que mejora la moral del empleado y un 65% creen que es
una herramienta muy valiosa para atraer y retener talento, lo que puede
suponer una ventaja competitiva para la empresa.
Finalmente, el teletrabajo beneficia también a la imagen corporativa, ya

que permite reducir la contaminación en las ciudades al limitar el
tráfico, a la vez que facilita la inclusión socio-laboral de profesionales
con movilidad reducida.
Beneficios del teletrabajo para los empleados
Hasta ahora hemos explicado los beneficios del teletrabajo desde el

punto de vista de la organización, pero también es fundamental
destacar las ventajas desde el punto de vista de las personas. La
principal es la conciliación de la vida familiar y profesional. Sobre
todo para aquellos que tienen personas a su cargo, ya se trate de niños
o adultos, porque el hecho de tener que contratar a otras personas para
que se encarguen de ellas supone un gasto añadido para las familias,
que podrían evitar si pudieran optar a realizar su trabajo a distancia.
El teletrabajo también permite ahorrar en transporte. El traslado al

lugar de trabajo, ya sea en vehículo particular o público (siendo este
último inferior pero significativo) supone una de las partidas de gastos
más importantes para el trabajador. Asimismo, ahorrarse el tiempo del
trayecto a la oficina y poder trabajar desde cualquier lugar libera al
empleado de horas de trabajo sin que con ello suponga una merma en
su productividad.
El teletrabajo se traduce también en un mayor tiempo de descanso. El

tiempo que utilizan los empleados en “ir de la oficina al hogar y del
hogar al trabajo” es un tiempo perdido que podrían dedicar a otros
asuntos, ganando tiempo para obtener “unos momentos de descanso”.
Por último, el teletrabajo permite la concentración en las tareas. Al

trabajar desde casa, estarás sometido a menos inputs exteriores,
evitando así interrupciones indeseadas y mejorando tu eficacia.
Como vemos las ventajas son tantas que muchos trabajadores estarían
dispuestos a renunciar a diferentes ventajas si pudiesen acceder a
programas de flexibilidad y teletrabajo. El estudio “Working Habits” de
Wrike muestra que un 78% de los trabajadores estarían dispuestos a
renunciar a los bonos de comida. Un 54% renunciaría al móvil pagado
por la compañía e incluso, un 31% estaría dispuesto a reducir sus
vacaciones.
Aquí aparece la segunda contradicción, si vemos que el teletrabajo es

posible gracias a los avances tecnológicos y que es capaz de ofrecer
múltiples beneficios tanto para las organizaciones como a las personas.
Entonces, ¿Por qué no teletrabajamos más?
3. El presentismo: datos y peligros
En España, según el Instituto Nacional de Estadística sólo un 26% de las
personas realizan trabajo desde casa y no se prevé que la situación
mejore ya que el presentismo ha aumentado en España en los últimos
años (pasando del 45% en el año 2010, al 85% en 2012). Además, los
datos de la Encuesta de Población Actica (EPA) muestran que solo uno
de cada diez empleados realiza trabajos desde casa en España y, al
mismo tiempo, vemos como grandes empresas multinacionales como
Yahoo cancelan sus programas de teletrabajo.
Una explicación es que los empresarios ven el riesgo de perder el

control sobre la supervisión de las tareas. Ese miedo está impulsado por
una cultura todavía muy anclada en España y en muchos otros países,
que suele premiar el presencialismo sobre el rendimiento o la eficiencia
y eso viene dado por la falta de modelos de evaluación del desempeño.
De hecho, un 90% de los diferentes jefes de equipo o managers no

saben qué tareas o cuántas tareas puede realizar un empleado en su
puesto de trabajo durante una hora. Entonces, ¿Si no somos capaces de
medir el trabajo estando en la oficina, cómo vamos a poder evaluar si la
gente está trabajando estando fuera de ella?
La solución que hemos encontrado históricamente para paliar esta falta

de información es cumplir con el horario laboral. Tenemos un sistema
que premia más a aquellos empleados que alargan su jornada laboral
más allá de su horario, ya que entiende que estos empleados están más
comprometidos. Así, Los trabajadores menores de 25 años, dedican
más horas de la que dictamina su jornada para intentar conservar su
empleo y el 85% de los trabajadores trabaja más horas de las previstas.
Sin embargo, aquellos que acaban su trabajo en el tiempo previsto son

sospechosos de no estar comprometidos con la empresa. Por tanto, no
sabemos cómo realizar una evaluación del desempeño de los
trabajadores.
Si quieres abordar temas de flexibilidad como el trabajo tienes que

cambiar tu capacidad organizativa, ya que la pregunta que tenemos que
hacernos no es si se trabaja el suficiente número de horas, si no si se
trabaja bien. Para poder contestar a esta pregunta es necesario
implementar modelos de medición del desempeño, dar autonomía a las
personas sobre su trabajo, promover la autogestión, fomentar la
corresponsabilidad y la mejora continua. Al final, lo que se necesitan
son soluciones que permitan adquirir el conocimiento y la confianza
necesaria para emprender el camino de la flexibilización del puesto de
trabajo de forma eficaz y por ello, en el siguiente capítulo, veremos
cómo deberíamos hacerlo.
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4. Productividad: ¿Por qué es importante la
evaluación del desempeño?

“Si quiere trabajadores creativos, dales tiempo suficiente para
jugar”. John Cleese.
Para poder contar con datos reales que permitan la valoración del
desempeño de los trabajadores tienes que ser capaz de medir la
productividad. Esta no es una idea nueva, ya que te pasas la vida
midiendo resultados empezando por tu salud a través de chequeos
anuales, hasta los deportes con la medición de tiempos, mejoras y las
clasificaciones pasando por la educación, donde necesitamos
indicadores que nos muestren cómo evolucionamos. Del mismo modo,
las organizaciones disponen de muchos KPIs o indicadores que les
permiten evaluar los resultados de negocio, pero no disponen de
indicadores que les permitan evaluar el desempeño.
Por tanto, las organizaciones tienen que empezar a medir el trabajo para
poder evaluar en qué están invirtiendo su tiempo y sus esfuerzos. Al
mismo tiempo, esta medición les ayudará a tomar las decisiones más
correctas para poder flexibilizar lo que demanda la sociedad y los
empleados 3.0.
Es crítico, entonces que dispongas de las herramientas con las que

poder medir el desempeño de cada empleado, con el objetivo de
identificar a aquellos que consiguen organizarse mejor y son más
efectivos, tanto si realizan su trabajo en casa como en la oficina, para
poder trasladar sus buenas prácticas al conjunto de la organización. Si
no dispones de estas herramientas seguirás manteniendo modelos de
trabajo basados en la incertidumbre.

Esta realidad se refleja en que los managers piensan que las personas
que hay en su equipo de trabajo están el 80% de su tiempo
concentrados en tareas prioritarias. Sin embargo, nuestra experiencia
nos muestra que los trabajadores dedican casi tanto tiempo a contestar
emails como a realizar sus actividades prioritarias. Por lo tanto su
productividad se aleja de la deseada.
Si desconoces cómo trabajan tus recursos, ¿cómo pretendes mejorar y

qué quieres mejorar?
¿Cómo podemos medir?
La mayoría de las empresas dispuestas a implementar un modelo de

teletrabajo piensan que el impacto para la organización será positivo o,
en el peor de los casos, neutral. Sin embargo, si no tenemos datos de
dónde partimos, cómo pretendemos medir el impacto de la
implementación de modelos flexibles sobre nuestro negocio. En el
momento en el que las empresas disponen de datos objetivos, se
pueden empezar a revisar procesos internos y ver cómo se puede
mejorar la eficiencia de los trabajadores.
Entonces se deben medir unos indicadores de desempeño como, por

ejemplo, el indicador de actividad, que al final te proporciona una
fotografía exhaustiva de cómo estás repartiendo tu tiempo entre las
distintas tareas que tienes que hacer a lo largo del día. En un primer
momento, los datos extraídos de estos indicadores te pueden permitir
identificar oportunidades de mejora. Pero más allá de la actividad, es
importante profundizar y estudiar también la calidad y eficiencia de tu
trabajo. Es decir, no sólo necesitas saber cuánto tiempo estás
trabajando, si no cuánto tiempo de tu trabajo es realmente tiempo
productivo y si tu tiempo productivo lo estás enfocando a las actividades
que aportan mayor valor a tu puesto de trabajo.

Gracias a estos datos objetivos, podrás obtener una imagen fidedigna
de cómo estas gestionando tu día de trabajo, para que puedas
identificar dónde estás “perdiendo” el tiempo para aprender a volver a
ganarlo. De esta forma, podrás comparar tu rendimiento con el de tu
equipo para poder repartir adecuadamente las cargas de trabajo e
identificar las áreas de mejorar para focalizaros en objetivos alcanzables
y con alto impacto.
En definitiva, se trata de:
- Entender cómo trabajamos, tanto desde la perspectiva del

individuo como desde la perspectiva del responsable de los
equipos, el cual tiene que involucrar a todos los miembros en el
proceso, ya que al final son ellos los que impulsarán el cambio
desde abajo, solo conociendo estos datos podrán tomar
conciencia de cómo están trabajando para poder identificar
dinámicas de trabajo ineficientes
- Detectar las oportunidades de mejora
- Definir objetivos cuantificables a alcanzar a corto plazo y
compartirlos con los equipos
- Poner en marcha planes de mejora. Alineando las competencias
de cada persona con las tareas clave de su puesto de trabajo.
- Medir el impacto de los planes de mejora. De poco sirve poner
estas iniciativas en marcha si, cuando el proceso haya finalizado,
no podemos medir si han sido beneficiosas o no. Por tanto,
necesitas disponer de unas herramientas que te permitan
disponer de esta información, presentarla a los empleados y
guiarlos en su trabajo hacia una consecución de objetivos que
deben estar claramente definidos.

Objetivos individuales cuantificables
Todas las organizaciones tienen una misión y una visión de las que se
derivan los objetivos estratégicos generales de la compañía. De ellos, se
extraen dos niveles cuyos objetivos ya son cuantificables. En primer
lugar los objetivos específicos de cada departamento de los que
aparecen los objetivos individuales de cada trabajador. Hoy en día, Los
empleados 3.0 requieren métricas y objetivos que sirvan para guiarlos
en su trabajo. Es decir, los empleados tendrán un cuadro de mando
completo en el momento en el que dispongan de información sobre
cómo trabajan, tengan claro cuáles son los objetivos que la organización
espera de ellos y, por último, cuando puedan observar sus resultados.
Esto es un cuadro de mando que informe sobre su actividad, eficiencia,

objetivos y resultados. Lo que nosotros llamamos el “tomtom” del
empleado 3.0.
Si dispones de las herramientas para desarrollar un sistema de

evaluación del desempeño, entonces podrás consolidar una cultura de
corresponsabilidad y eficiencia dentro de la organización y conseguir

obtener paulatinamente un modelo en el que en tu trabajo se prime la
eficiencia y la productividad. Cuando alcances ese modelo, todas las
barreras y los medios que podía haber acerca de políticas de flexibilidad
y teletrabajo deberán desaparecer.
Con todo, debes tener en cuenta que estos modelos no se deberían

aplicar sólo en las organizaciones que se están planteando iniciar un
programa de teletrabajo sino que todas las organizaciones deberían
funcionar de esta forma para poder ser eficientes. Ahora bien, es
completamente imprescindible a la hora de poner en marcha programas
de flexibilidad. Porque si no tenemos datos que hemos medido, ¿cómo
pretendemos saber si la adopción del programa ha sido beneficiosa para
la organización?
5. Cómo implementar el teletrabajo en una
empresa.
“Un emprendedor ve oportunidades allá donde otros solo ven
problemas”. Michael Gerber.
1. Barreras
Dotar de mayor flexibilidad a tu empresa supone un cambio en la

cultura de trabajo de la misma, por lo que, al plantear el teletrabajo
como opción dentro de una organización, siempre van a aparecer una
serie de barreras que incluso van a partir ti mismo. En cualquier caso,
tienes que tener en cuenta que siempre hay medios para superarlas.
Las barreras culturales se superan generando una visión que sea lo

suficientemente motivadora como para comprender todos los beneficios
que reportará a la organización. Al romper con la dinámica de trabajo
tradicional es más fácil ganar adeptos a nivel interno, si se plantea como

un proyecto que busca posicionar a la empresa como innovadora en su
sector o como un referente en políticas de conciliación o en políticas de
movilidad del puesto de trabajo.
Las barreras relativas a la percepción de falta de control del directivo,

son fácilmente salvables en tanto que en el despliegue del proyecto, se
realiza un análisis de los puestos de trabajo, así como de las actividades
que son teletrabajables. Es decir, se tiene que definir qué actividades se
realizarán desde la oficina y cuáles se podrán realizar desde otros
lugares. Con esta definición, se pueden establecer métodos para
gestionar la productividad mediante herramientas que acreditan cuál ha
sido la gestión del tiempo de la persona respecto a dichas actividades
en esa jornada teletrabajada.
Por último, está la barrera relativa al desconocimiento sobre los

medios de los que disponen las organizaciones para realizarlo, muchas
veces basta con realizar una consulta al Departamento de IT para
comprobar que ya se cuentan con aplicaciones que sustentan el
teletrabajo pero que no han tenido suficiente publicidad interna
(sistemas de comunicación integrados, mensajerías instantáneas,
accesos remotos, etc)
2. Riesgos
Por otro lado, existen toda una serie de riesgos del teletrabajo que, tal y
como sucede con las barreras iniciales, son fácilmente salvables.
En primer lugar, parece lógico pensar que trabajar desde casa produce
un mayor aislamiento, pero como veremos a más adelante, existen vías
para evitar que esto ocurra.
También se suele temer la pérdida de control sobre el propio tiempo.

Algo que suele suceder por la falta de organización en las tareas y que
puede llegar a romper la armonía familiar al entremezclarse en exceso

los horarios, pero que con una buena organización podremos sortear
sin mayor dificultad.
Otro de los riesgos del teletrabajo es la “Auto explotación”, es decir,

puede suceder que sea la propia persona la que trabaje muchas más
horas de las que le tocaría al entrar en una dinámica de la que es difícil
desconectar. En estos casos se pierden los beneficios personales, ya que
puede llegar a desestabilizar al trabajador a nivel personal o familiar.
Por tanto, es necesario hacer un acompañamiento de la persona para
comprobar que efectivamente está gestionando bien el tiempo y, si no
es así, establecer un plan personalizado para ayudarla a balancear un
poco su carga de trabajo.
Otros riesgos del teletrabajo incluyen la pérdida de integración del

trabajador en la empresa debido a la distancia, sin embargo ya
explicaremos que esto es un mito fácilmente salvable porque no se
recomienda teletrabajar a tiempo completo, si no que hay modalidades
de teletrabajo que ayudarán a que esto no se produzca. También puede
producirse una pérdida de identidad corporativa o que el trabajador
sienta que está perdiendo oportunidades profesionales al juzgar que
está siendo olvidado por parte de la empresa.
Existe el riesgo de que no tengamos acceso a las personas cuando las

necesitemos, es decir, que tengamos dificultades para obtener
respuestas brevemente a consultas que pueden surgir. Como veremos,
este riesgo se supera fomentando el trabajo independiente y dotando de
canales de comunicación adecuados.
Puede darse una resistencia al cambio por parte de los responsables

que evitaremos dejando claros desde el principio las características de
esta nueva cultura de trabajo y cómo se pueden superar fácilmente las
barreras y peligros iniciales

Por último, muchos trabajadores hacen referencia a la falta de
conocimiento de herramientas tecnológicas que se puede sortear
invirtiendo en formación de los mismos, conocimiento que les ayudará
no solo a poder trabajar desde casa, si no que a ser más productivos en
todas las áreas de su trabajo.
3. Factores Críticos de Éxito
Para paliar cada uno de los riesgos y superar las barreras que acabamos
de explicar, existen toda una serie de medidas que te ayudarán a
conseguir una evaluación del rendimiento eficaz que te permita
aumentar la productividad en tu empresa. Estas medidas se denominan
Factores Críticos de Éxito (FCE) y nos permitirán establecer un cuadro de
mando donde podamos definir estos KRI o indicadores de riesgo
- El Cambio Organizativo y la Cultura de la eficiencia. Supone

una evolución desde la cultura de “la presencia” a la cultura de la
“Eficiencia” y, para ello, trabajar con valores en torno a la
confianza, la autonomía y la corresponsabilidad es la clave para
esta transición.
- Tener claro el objetivo a lograr. Hay que tener en cuenta que el
aumento de la productividad no es un objetivo estratégico, si no
que es operativo. Por tanto, lo que es necesario trabajar es el
objetivo estratégico que podría ser, por ejemplo: “Aumentar la
satisfacción de las personas mediante políticas de conciliación”.
- Es imprescindible que la dirección general impulse y respalde
esta iniciativa. De hecho, es imprescindible el apoyo para
cualquier proceso de cambio que se quiera llevar a cabo, ya que la
ausencia de liderazgo desde la dirección abre muchos frentes
internos que no pueden gestionarse.
- Crear un Comité de teletrabajo o un Equipo conductor. Este
equipo nos permitirá desarrollar toda una serie de políticas en
torno a esta nueva filosofía de trabajo. Por ello, según el objetivo

que se quiera lograr, las funciones de este comité podrían ser más
amplias:
 Tratar más temas o desarrollo de políticas de igualdad
 Tratar más temas o desarrollo de políticas de conciliación
 Tratar más temas o desarrollo de políticas de integración
(para la Incorporación personal con discapacidad)
 Tratar más temas o desarrollo de políticas de “Hacemos
equipo”, es decir, conseguir que las personas se sigan
sintiendo como parte de la organización.
- Elegir un equipo piloto. Antes de incorporar esta nueva cultura a

toda la organización, es recomendable seleccionar a un grupo de
personas que crean en la idea y que estén totalmente motivadas
para formar parte de esta iniciativa.
- Decidir qué tipología de modalidades se implantará. Pueden

definirse muchos tipos de teletrabajo, por lo que no es necesario
pensar que esta modalidad es al 100% del tiempo. De hecho, esta
modalidad es totalmente desaconsejada ya que sí genera
aislamiento y pérdida de identidad. Hay modalidades mucho más
amigables, por ejemplo:
 Teletrabajar 2 días por semana
 Teletrabajar 1 día por semana
 Teletrabajar por las tardes
 Teletrabajar por las mañanas
 Teletrabajar días alternos
 Teletrabajar parte de la jornada (un 30%) y así poder entrar

más tarde o poder salir más temprano para teletrabajar ese
30% en casa.

- Desplegar Programas de Eficiencia: Dado que la cultura está
sensible a la eficiencia y a la gestión del tiempo, es el momento
perfecto para llevar a cabo diferentes programas enfocados a ella
como es el caso del uso eficaz del correo electrónico y/o de la
gestión de reuniones.
- Ofrecer un Plan de Formación. Cuando una persona se siente
capacitada, su miedo se reduce. Por lo tanto, si realizas un plan
de formación en las herramientas que la persona tendrá que usar
(cómo acceder a través de VPN, cómo realizar una
multiconferencia, cómo realizar una video llamada…) se reducirán
bastantes resistencias.
- Ofrecer un Plan de Comunicación Interna. Se trata de orientar la
comunicación a informar y a sensibilizar. Se tendría que enfocar
en acercar tanto a las personas entre sí, como a la persona a la
organización. También es importante iniciar una campaña interna
para que llegue a todos los empleados esta nueva medida a fin de
ser percibida como algo muy positivo. Cómo se gestione la
comunicación interna marcará la diferencia sobre cómo será
recibido el proyecto: si como un plan de “deslocalización del
trabajador para ahorro de costes” o como una “iniciativa enfocada
a mejorar la calidad de vida de las personas de la organización”.
Las reacciones ante una percepción u otra son evidentes y el
grado de éxito del proyecto también.
- Formalizar los procesos: La gestión por procesos siempre es una

de las buenas prácticas que cualquier organización puede adoptar
y para este caso no va a ser menos. Tener definidos los procesos y
desarrollados los procedimientos asociados en torno al
despliegue, seguimiento y solicitud del teletrabajo, facilita mucho
el trabajo a todas las áreas implicadas. Si todos tienen claro qué,
cómo, cuándo han de hacer las actividades contempladas en los

procesos, los errores/confusiones/malinterpretaciones se reducen
considerablemente.
- Crear un marco regulado (horario, perfiles, requisitos de

acceso…): No es recomendable dejar las cosas “en el aire”. Cuanto
más acotado y regulado esté todo, menos problemas surgirán
después a nivel de interpretaciones. Para ello, alguna de las
pautas que todo marco debería contemplar son las siguientes:
 Un acuerdo entre las partes. Que figure como anexo al

contrato laboral
 La Prevención de Riesgos Laborales. Por ejemplo

proponiendo una visita de un técnico al domicilio.
 Una franja horaria donde todos los teletrabajadores estén

disponibles. Para evitar la pérdida de control sobre el propio
tiempo o la falta de coincidencia en horarios con otras
personas por ejemplo, es necesario definir una franja
horaria donde todos han de estar disponibles para
consultas, dudas, videoconferencias, mensajería
instantánea, etc.
 Las promociones y carrera profesional para que aquellos

que se acojan a este programa no se queden en desventaja.
 Regular los casos en que puede ampliarse los días máximos

semanales: enfermedad de los hijos o alguna otra
circunstancia que lo justifique.

4. Fases de la implementación de un proyecto de
teletrabajo
A la hora de poner en marcha un proyecto de teletrabajo podemos

distinguir entre 4 fases principales: El programa Piloto, Seguimiento y
evaluación, Ajustes y definiciones y Despliegue del proyecto al resto de
la organización.
Implementar esta nueva cultura de trabajo en base a estas cuatro fases

te permitirá realizar una evaluación del rendimiento más eficaz y
personalizada a las características de tu empresa. A continuación te
explicaremos los objetivos principales de cada una y en el siguiente
apartado te explicaremos cómo conseguir ponerlas en práctica.
1. Programa Piloto
Para asegurar el éxito de la implementación de un proyecto de

teletrabajo es aconsejable empezar llevando a cabo un proyecto piloto,
ya que este programa te permitirá validar el buen funcionamiento, los
beneficios esperados, y si se cumplen las expectativas iniciales.
En la fase Piloto el objetivo es realizar el despliegue en un grupo

reducido de personas que nos permita detectar las necesidades reales y

los riesgos, valorar la tipología de teletrabajo o movilidad más
adecuada, etc. En definitiva, se trata de llevarlo a cabo en un entorno
controlado donde las personas sepan que se está en fase de
experimentación y que su implicación es determinante para poder
realizar un despliegue mayor posteriormente.
2. Seguimiento
En la fase de seguimiento, el objetivo es analizar cómo está funcionando

el piloto implantado: si se están logrando los objetivos que se marcaron,
si el nivel de satisfacción de las personas del programa piloto es el
deseable para esta iniciativa, si el nivel de productividad va aumentando
progresivamente, etc. Para una medición eficaz del desempeño, el
seguimiento se volverá a realizar también después de haberse
implementado en la organización, ya que la medición es imprescindible
para saber dónde nos encontramos respecto a los hitos que se habían
marcado al inicio. De esta forma, podrás planificar acciones correctoras
de manera sencilla y no irás a ciegas.
3. Ajustes y definiciones
Tras la fase de seguimiento, llega la hora de realizar ajustes y

definiciones. En esta fase y una vez que has medido el desempeño, se
inicia un ciclo de mejora continua, ya que siempre habrá ajustes y
definiciones que implementar tras todo proceso de análisis. Es decir,
pueden cambiar las circunstancias, también pueden variar las
necesidades detectadas al inicio o se pueden haber detectado otras
distintas. A su vez, puede ocurrir que se concluya que el modelo
diseñado necesita pequeñas modificaciones para ser efectivo. Es decir,
tras realizar el seguimiento tienes que ver qué es lo que necesita tu
empresa para trabajar de forma más efectiva.
En esta etapa hay que decidir la tipología de modelos de teletrabajo que

se van a implantar. Esta decisión tasada se basará en torno a la

experiencia vivida y los resultados obtenidos del programa piloto,
durante el cual se tienen que haber probado diferentes modalidades.
4. Despliegue del proyecto
Por último, una vez realizados los ajustes, hecho las definiciones,
pulidos los indicadores y con un objetivo ya claro, es el momento de
realizar el despliegue a toda la organización o al resto de áreas que se
haya definido. Aquí el papel de la comunicación interna es vital, ya que
supondrá la palanca que genere el cambio si se maneja bien o puede ser
un muro infranqueable que nadie esté dispuesto a saltar si se maneja
mal.
A continuación veremos más en detalle los pasos que hay que dar en
cada una de estas fases.
Actividades a realizar en cada una de las fases de

implementación
En el apartado anterior te introducíamos las 4 fases que se deben llevar

a cabo a la hora de implementar un modelo de teletrabajo en la
empresa. Para que puedas realizar una evaluación del desempeño
eficaz, te explicaremos cuáles son los pasos e indicadores que debes
implantar en cada una de las fases de forma pormenorizada. Recuerda
que estos indicadores te permitirán realizar una evaluación del
desempeño eficaz y que sin ellos, no sabrás en qué estadio se encuentra
tu organización.
Durante el Programa Piloto
1. Define unos objetivos estratégicos:

- Define el objetivo estratégico. Ya comentamos la importancia de
tener bien definido el objetivo estratégico que quieres lograr ya que a
través del objetivo, llegará la definición de la estrategia que deberás
llevar a cabo. Recuerda que cuanto más orientado al coste sea
objetivo, menos acogida entre las personas tendrá, por tanto es de
vital importancia trabajar el marketing interno de la iniciativa.
- Replantea la cultura de trabajo de tu empresa. Definido el objetivo y

la estrategia, debe replantearse la cultura de la organización y
enfocarse para que apoye esta nueva forma de concebir el trabajo.
Por tanto, organiza equipos de trabajo para definir los valores y las
acciones internas a llevar a cabo para transmitir y vivir esta nueva
cultura.
- Crea un comité de teletrabajo. Dado que es una iniciativa nueva para

la organización, crea un equipo conductor o un comité de teletrabajo
o comité de movilidad a fin de que sea un elemento impulsor de
todos los asuntos que rodean la iniciativa. Recuerda que este comité
debe ser heterogéneo, con enfoque operativo y con capacidad de
decisión (sin decisión se genera mucha burocracia).
- Planifica tus proyectos. Es necesario que lleves a cabo una

planificación, es decir, un calendario de proyecto que contemple
todas las fases con una visión a corto, medio y largo plazo, para que
sepas en todo momento hacia dónde te diriges.
- Define el grupo piloto y sus funciones. Ahora es el momento de que

definas el grupo sobre el que se va a llevar a cabo el piloto y que
analices sus funciones. Para ello, crea un perfil de puesto de trabajo y
clasifica las actividades en base a las que pueden ser teletrabajables
y las que no. Para las teletrabajables, asocia las competencias que se

necesitan de cara a organizar formaciones a medio plazo para
aquellas personas que necesiten desarrollarlas.
- Ubicaciones posibles y modalidades. Haz un listado de todas las

ubicaciones posibles para teletrabajar: desde casa, otras oficinas o
ubicaciones, movilidad de calle, en cliente, en proveedor… y define
las diferentes modalidades que ya hemos comentado (2 días semana,
días alternos…)
- Selecciona el modelo que más se adapta a tu empresa. Una vez

tengas los perfiles, las ubicaciones y las modalidades, haz una matriz
y plantea todas las combinaciones posibles que puedan surgir.
Tómate tu tiempo y selecciona las que crees que mejor podrían
adaptase a tu organización.
- Identifica los recursos tecnológicos necesarios. Realiza un análisis del

puesto de trabajo para determinar la tecnología que la persona
necesita para desempeñar sus funciones (Teléfono, tablet, impresora,
etc.) y añade al listado los recursos tecnológicos necesarios para
teletrabajar como una buena conexión a internet, que normalmente
se paga a medias.
2. Define indicadores y objetivos
- Define los objetivos que se han de ir alcanzando a varios niveles ya

que esto te permitirá medir si se están alcanzando los resultados
esperados. Por ejemplo, a nivel de productividad, debes medir si se
produce una alineación de los resultados con los objetivos y
comparar los resultados entre el modelo de trabajo presencial y el
teletrabajo. A nivel de rentabilidad, lleva a cabo un control sobre

inversiones, sobre el retorno de la inversión y los costes y ahorros
derivados de la ejecución del proyecto. También es necesario
establecer indicadores que midan la satisfacción de los empleados
desde percepción propia y las emociones y sentimientos de los
teletrajadores. Sobre la satisfacción de la organización, debes medir
la satisfacción del manager y del resto del equipo frente al nuevo
modelo flexible. También puedes establecer toda una serie de
indicadores distintos para todo aquello que quieras medir y evaluar.
- Crea un mapa de riesgos. Estos indicadores te permitirán realizar una

planificación económica del coste de la iniciativa y diseñar un mapa
de riesgos.
- Diseña políticas de conciliación o de RSC. Una vez ya desplegado el

piloto, el equipo puede ir trabajando en diseñar políticas de
conciliación o de RSC o de lo que se haya establecido.
- Amplia el plan de comunicación. Este plan ya debe haber sido

diseñado desde el nacimiento de la iniciativa y haberse comenzado a
poner en práctica. Ahora, es el momento de ampliarlo, enriquecerlo y
pensarlo de cara al despliegue global al conjunto de la organización
(apertura de canales para facilitar la comunicación entre personas,
comunicados frecuentes, revistas, boletines, , etc.)
- Mantén el plan de formación. Se habrá diseñado uno para la fase

piloto y se mantendrá vivo, sin fecha de caducidad cuando se haga el
despliegue a toda la organización. Se trata de ir realizando revisiones
periódicas cada dos meses por ejemplo para ver qué tipo de
contenidos es necesario incorporar. De los resultados de los
indicadores y de la satisfacción de las personas obtendremos la
visión del tipo de formación que las personas necesitan.

Durante la fase de Seguimiento
La fase de Seguimiento tiene como objetivo ver si la iniciativa está

funcionando y los ajustes que necesita para ello. A su vez, también
contempla una acción importante que es el diseño de los procesos.
Estamos en el estadio inmediatamente anterior al del despliegue a toda
la organización, cuando ya se han realizado los ajustes, por lo que se
pueden diseñar los procesos y modelar los procedimientos. Así, cuando
se haga el proyecto extensivo a todos los trabajadores, éstos contarán
con un material al que remitirse. Es decir, los trabajadores se moverán
dentro de un marco de certeza.
Durante la fase de Ajustes y Definiciones
Como veíamos todas las fases del proyecto necesitan métricas que nos
permitan evaluar el desempeño. Durante esta fase, es necesario que en
base a los resultados de los indicadores, realices una definición y puesta
en marcha de los ajustes necesarios, al mismo tiempo que amplias los
planes de formación y comunicación entre tus trabajadores. Así, podrás
diseñar los procesos de forma más eficaz y medir los resultados
después de los ajustes.
Durante el despliegue a toda la organización
Para finalizar tienes que realizar el despliegue a toda la organización.

Este despliegue se implementará de forma progresiva, para que se
asimilen los cambios y la nueva cultura de trabajo. Para ello, es
importante que venga acompañado de una campaña interna de
comunicación que haga partícipe a la gente de manera activa de esta
experiencia. Durante esta fase realizarás el cierre de la política y
normativas corporativas de flexibilidad y la medición gradual de la
rentabilidad y de la productividad y satisfación de tus trabajadores serán
tus garantías de éxito.

¿En qué entorno se encuentra tu organización?
Normalmente las empresas tienen a empezar por un entorno Reactivo,

basado en métricas que por sí mismas no generan ningún cambio ni
evolución, simplemente informan del punto en el que la empresa se
encuentra.
El siguiente paso sería evolucionar hacia una organización Eficiente, en

el momento en el que tenemos datos como la definición de objetivos, un
coaching de productividad y se realiza un uso eficiente de herramientas
para optimizar los procesos.
El tercer estadio es el de una organización Flexible, en la cual la gente

tiene interiorizadas sus funciones y ejerce la corresponsabilidad
respecto a su puesto de trabajo. Se caracteriza porque hay un alto grado
de confianza que se traduce en horarios flexibles, en un balanceo de
cargas y en una planificación conjunta de los recursos. Por tanto, se
trata de un buen entorno para llevar a cabo el teletrabajo.
Por último, diferenciamos el estadio Excelente, donde hay una visión

global del funcionamiento de la empresa, donde se trabaja de manera
proactiva y gracias al cuadro de mandos se va un paso por delante de

los “problemas” debido a la planificación conjunta de los procesos. En
este tipo de organización, la gente tiene asociada su retribución a su
rendimiento como profesional, es decir, se valora su nivel de eficiencia
(su rendimiento objetivo), ya que la cultura está orientada a la eficiencia
organizativa.
Llegar al último estadio, es posible y solo depende de ti poder

alcanzarlo.
6. Conclusiones
A lo largo de este ebook hemos hablado de realidad contra percepción,
de transparencia, de corresponsabilidad, de objetivos y gestión de las
competencias, de éxito del proyecto y satisfacción de empresa y
trabajadores.
Este ebook busca recalcar la necesidad de que sepas en qué punto te

encuentras y a dónde quieres llegar para saber hacia dónde te diriges.
Nada de eso es posible sin un cambio cultural en las organizaciones y
sin disponer de un sistema que proporcione métricas objetivas.
Por tanto, es necesario contar con herramientas que te permitan realizar

una medición del desempeño antes y después de la implementación de
la cultura del teletrabajo en tu organización, ya que la medición es
fundamental para evaluar el impacto y el coste asociado al programa
piloto.

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Por último, está la barrera relativa al desconocimiento sobre los

También se suele temer la pérdida de control sobre el propio tiempo.

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Otro de los riesgos del teletrabajo es la “Auto explotación”, es decir,

Otros riesgos del teletrabajo incluyen la pérdida de integración del