Informe Administraciòn Documental Mauricio Beltran

INFORME “ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL”
Presentado por:
MAURICIO BELTRAN ANZOLA
Presentado a:
JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN
VIRTUAL: ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

2024
INTRODUCCIÒN
La administración documental es un componente fundamental en la gestión de cualquier

organización, ya que permite el registro, clasificación, organización y conservación de
documentos esenciales para la toma de decisiones y el cumplimiento de objetivos, es por
esto que es muy importante ya que, a través de este proceso, se puede gestionar y controlar
los documentos, desde su creación hasta su eliminación.
Es por esto que toda empresa, además de utilizar las tecnologías de la comunicación, cuenta
con personas o departamentos encargados de la recogida y apertura del correo.
Dependiendo del tamaño e importancia de la empresa, esta persona o departamento estará
adscrito a la misma o, por el contrario, también desempeñará otras funciones. “El artículo
21 Título V de la Ley General de Archivos de Colombia establece que las entidades deben
desarrollar software de gestión documental, capaz de utilizar nuevas tecnologías e
instalaciones en las que se deban seguir lineamientos y procedimientos de
almacenamiento.”
Para finalizar, el siguiente informe de Gestión Documental fue creado para mostrar paso a
paso la recepción, archivo, registro, distribución o empaque de documentos en diferentes
contextos. Tiene dentro y fuera de la empresa, conveniente para registrar, por qué; permite
más velocidad en el lugar; Los documentos se pueden perder durante el transporte de una
región a otra; Constituye un control interno sobre las comunicaciones recibidas y emitidas.
Hay tres tipos de registro: check-in - check-out - correspondencia interna (intercom).
INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
NOMBRE DEL APRENDIZ: Mauricio Beltrán Anzola
1. RECEPCIÒN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÒN DE COMUNICACIONES

OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS
Recepción
El proceso de recepción se realiza en la ventanilla única, la cual cumple con la tarea de

administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los
servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte
integral del programa de gestión documental.
En este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción, la
radicación y finalmente el registro del documento. Su función es la de recibir
correspondencia remitida por persona naturales o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
 La comunicación esta dirigida a la empresa o a un funcionario.

 El sobre debe estar correctamente marcado.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal. Los

documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como correo
tradicional, fax, revistas plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe este completa, firmada, contiene los
anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta y dichos
documentos se encuentren en buen estado.
Apertura: se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se

revisa el sobre y se verifican los anexos. Una vez extraído el documento del sobre se lee
con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido

 Revisar que este firmado, y verificar los anexos.
En el caso de la comunicación que no cumple con todos los requisitos correspondientes en

el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmado el documento, se
considera anónimo y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva
investigación.
Registro y Radicación
Después de recibir las comunicaciones oficiales en ventanilla única, se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas en el Sistema de Gestión Documental (SGD), en
este sistema se deben registrar los siguientes datos:
 Fecha.
 Nombre del remitente.
 Dirección, teléfono y correo electrónico.
 Funcionario destinatario, dependencia y si lleva copia a otra dependencia.
 Asunto.
 Numero de folios y anexos.
Radicación e Impresión de rotulo
Según ICONTEC, en la guía técnica colombiana, el espacio para colocar el sello radicador
en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde
al extremo superior derecho del documento. Al registrar las comunicaciones oficiales en el
aplicativo SGD, se procede a escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al
presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente asignara el número de
radicación del documento.
Enseguida se imprime el rotulo con el numero de radicación asignado por el aplicativo, este
rotulo identifica el documento dentro de la base de datos de la entidad (SGD), se realiza
con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto
orden de recepción de los documentos.
Al inicio de cada año laboral, la numeración debe ser descendiente y continúa, indicando
con el 001 y finalizando con el ultimo numero consecutivo que se registre al cierre de
labores administrativas de la institución, al finalizarse el año.
Distribución o Reparto
El ultimo paso a realizar después del registro, es el de proceder a la distribución o reparto

hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y tramite correspondiente. El
funcionario de la ventanilla única recibe y clasifica las comunicaciones externas en carpetas
por dependencias, luego relaciona estas comunicaciones en el formato de comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno del documento y el formato, para
luego realizar su proceso de distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que
los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la correspondencia
física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar durante su recorrido, posterior a esto se dispone a
empezar dicho recorrido.
El mensajero hace entrega de os documentos en las dependencias y hace firmar el formato
para verificación y control del recibido.
Comunicaciones Oficiales Externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca el sello de

correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el
formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda.
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero, se verifica el aval del envío por

parte de la unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico). Se
diligencia guía y se registra los siguientes datos: nombre, dirección, empresa, teléfono
contenido, ciudad a la que va, tipo de servicio, peso, volumen, forma de pago, observación,
centro de costo y departamento que envió. Llamar al operador para programar recogido de
la correspondencia.
2. CARTA
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA
CORRESPONDENCIA
ENTRADA
Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:
3. CORREO ELECTRÓNICO
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su

trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad,
como lo es el correo electrónico.
El receptor(a) verifica las firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla
de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como el nombre y
código de la dependencia remitente, numero de radicación, fecha y hora de recibido,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempos de respuesta, si lo
amerita, adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.
Se realiza la entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria, y por ultimo la dependencia destinataria recibe el documento,
verifica y da la constancia de recibido.
4. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y
deben contener la siguiente información:
 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombre completo del solicitante o su representante
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificara el

cumplimiento de los requisitos señalados anteriormente. Conforme al principio de celeridad
que rige las empresas de nuestro territorio colombiano, los documentos deben ser
tramitados en el menor tiempo posible, de la siguiente manera:
 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

 Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
 Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
 Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
 Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
 Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento
La dependencia recibe el documento a través de la ventanilla única o de otra dependencia.

Todas las PQRSF – peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben
atenderse en los términos establecidos anteriormente.
Si el documento amerita tramite o requiere respuesta, el jefe de la dependencia entrega el
documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.
El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta,
analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al jefe de la dependencia para revisión,
este la revisa y procede a firmarla.
Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de
documentos externos o internos según sea el requerimiento.
Terminado el tramite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente.
5. MEMORANDOS
Este documento deberá enviarse a través del aplicativo del Sistema de Gestión Documental
- SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el
documento impreso ara un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por
el destinatario y para confirmar su recibido, se envía con el mensajero interno junto con el
formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el asunto el número de
radicación generado por el SGD con el fin de tener evidencia de que se realizo el envío
correspondiente del documento.
el destinatario recibe el documento físico o electrónicamente y debe firmar el formato de

comunicaciones internas despachadas y devolverlo a la dependencia remisora para
verificación y control de envío del documento.
PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

BIBLIOGRAFIA
(S/f). Wordpress.com. Recuperado el 11 de noviembre de 2024, de

https://gestionadminjhenny.wordpress.com/wp-content/uploads/2010/07/recivo-y-
despacho-de-documentos.pdf
Perfil, V. T. mi. (s/f). Normas GTC 185. Blogspot.com. Recuperado el 11 de noviembre de

2024, de https://normasgtc185.blogspot.com/
Jimenez, P. A. [@pedroarroyojimenez3252]. (s/f). Informe “administración documental”

actividad 3. Youtube. Recuperado el 11 de noviembre de 2024, de
https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0

Informe Administraciòn Documental Mauricio Beltran

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Informe Administraciòn Documental Mauricio Beltran

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Informe Administraciòn Documental Mauricio Beltran

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

INFORME “ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL”

VIRTUAL: ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

La administración documental es un componente fundamental en la gestión de cualquier

NOMBRE DEL APRENDIZ: Mauricio Beltrán Anzola

1. RECEPCIÒN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÒN DE COMUNICACIONES

El proceso de recepción se realiza en la ventanilla única, la cual cumple con la tarea de

 La comunicación esta dirigida a la empresa o a un funcionario.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal. Los

Apertura: se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se

 Comprobar las fechas de elaboración y recibido

En el caso de la comunicación que no cumple con todos los requisitos correspondientes en

Radicación e Impresión de rotulo

El ultimo paso a realizar después del registro, es el de proceder a la distribución o reparto

Comunicaciones Oficiales Externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca el sello de

Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero, se verifica el aval del envío por

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su

4. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificara el

 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

La dependencia recibe el documento a través de la ventanilla única o de otra dependencia.

el destinatario recibe el documento físico o electrónicamente y debe firmar el formato de

PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

(S/f). Wordpress.com. Recuperado el 11 de noviembre de 2024, de

Perfil, V. T. mi. (s/f). Normas GTC 185. Blogspot.com. Recuperado el 11 de noviembre de

Jimenez, P. A. [@pedroarroyojimenez3252]. (s/f). Informe “administración documental”

También podría gustarte