ENTIDAD PRODUCTORA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
OBJETO:

TIPO DE EXPEDIENTE
FECHAS EXTREMAS
F= FÍSICO UNIDAD DE CONSERVACIÓ
CÓDIGO EXPEDIENTE FÍSICO
H=HÍBRIDO FÍSICO
(dd-mm-aaaa)
NÚMERO E= ELECTRÓNICO/DIGITAL
NOMBRE DE LAS SERIES_
DE ORDEN

DEPENDENCIA F E H INICIAL FINAL CAJA

1 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 02/03/2017 07/03/2018 20

2 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 09/02/2017 21/02/2017 20

3 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 24/03/2017 24/01/2018 20

4 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 26/06/2015 28/12/2015 20

5 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 11/12/2015 29/12/2015 20

6 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 23/02/2018 30/11/2017 20

7 N/A CONVENIO DERIVADO 127SENA X 01/09/2016 18/06/2013 20

8 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 18/12/2015 14/03/2016 20

9 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 23/07/2013 03/11/2015 20

10 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 11/12/2017 29/11/2017 20

11 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 04/05/2017 30/03/2017 20

12 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 06/04/2017 01/04/2017 20

13 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA X 07/07/2017 25/05/2016 21

14 N/A CONVENIO DERIVADO 127 DE 2015 X 02/06/2016 31/03/2016 21

15 N/A CONVENIO DERIVADO 127 DE 2015 X 17/05/2018 31/12/2014 21

16 N/A CONVENIO DERIVADO 127 DE 2015 X 27/03/2017 28/03/2017 21

17 N/A CONVENIO DERIVADO 127SENA 2016 X 9/8/2017 28/08/2017 21

18 N/A CONVENIO DERIVADO 127SENA 2015 X 10/10/2017 20/11/2017 21

19 N/A CONVENIO DERIVADO 127SENA 2017 X 25/10/2016 25/05/2016 21

20 N/A CONVENIO DERIVADO 2 127 2015 X 18/09/2018 01/02/2018 21

21 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA 2015 X 18/11/2015 20/10/2015 21

22 N/A CONVENIO DERIVADO 127 SENA 2015 X 20/10/2015 03/11/2015 21

23 N/A INFORME CONVENIO 127 SENA 2015 X 15/12/2015 Nov 2015 21

24 N/A

25 N/A
26

27

28

29

Cargo:
Firma-:
Lugar:
Fecha:
CESII JARI
 PRIMARIA SECUNDARIA

REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA N. T.

N. T. = Número de Transferencia

UNIDAD DE CONSERVACIÓN EXPEDIENTE N° FOLIOS

FÍSICO EXPEDIENTE FÍSICO
FRECUENCI
A DE OBSERVACIONES
CONSULTA

CARPETA TOMO OTRO Desde Hasta

INFORME
CONVENIO
1/3 1 185 BAJA
SENA127
DERIVADO 02-2016
INFORME
CONVENIO
2/3 186 373 BAJA
SENA127
DERIVADO 02-2016
INFORME
CONVENIO
3/3 374 530 BAJA
SENA127
DERIVADO 02-2016

INFORME
1/2 1 170 BAJA CONVENIO SENA
MARZO 2016

INFORME
2/2 171 341 BAJA CONVENIO SENA
MARZO 2016
 INFORME DE
1/2 1 152 BAJA LIQUIDACION
ENERO DEL 2016
INFORME DE
LIQUIDACION
2/2 170 340 BAJA
SEPTIEMBRE DEL
2016
INFORME
1/2 1 170 BAJA CONVENIO DEL
SENA 127
INFORME
2/2 171 342 BAJA CONVENIO DEL
SENA 128
INFORME
FINANCIERO
2/2 1 187 BAJA
NOVIEMBRE DEL
2017 CD
INFORME
1/2 1 157 BAJA FINANCIERO ABRIL
2017
INFORME
2/2 158 314 BAJA FINANCIERO ABRIL
2017

INFORME DE
1 1 184 BAJA
LIQUIDACIÓN 2016

CONVENIO
2 205 408 BAJA DERIVADO 127
DEL 2015

SENA CONVENIO
1/1 1 247 BAJA
MARCO 127 2015

CONVENIO MARCO
1/1 1 133 BAJA
SENA 127 2015
RETIROS Y
CANCELACIONES
1/2 1 97 BAJA
ETAPA
PRODUCTIVA 2018
 RETIROS Y
CANCELACIONES
2/2 98 196 BAJA
ETAPA
PRODUCTIVA 2017
CONVENIO
1/1 1 204 BAJA
DERIVADO 127
INFORME
FINANCIERO
1/1 1 240 BAJA
FEBRERO-MARZO
ALCANCE 2018
INFORME
1/2 1 189 BAJA CONVENIO SENA
2015

INFORME
2/2 190 378 BAJA CONVENIO SENA
2015

INFORME
1 1 178 BAJA CONVENIO 127
SENA 2015

BAJA
Cargo:
Firma-:
Lugar:
Fecha:
 CÓDIGO
NOMBRE
DEPENDENCIA

ENTIDAD PRODUCTORA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
OBJETO:

CÓDIGO
_NOMBRE DE LAS _NOMBRE DEL
NÚMERO DE NOMBRE DE LAS SUBSERIES EXPEDIENTE_RUTA
ORDEN SERIES_ DOCUMENTALES_ UBICACIÓN EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE
 Descripción específica del
expediente DETALLADO
EN LA FICHA TÉCNICA DE
Se INTERVENCIÓN por
Se registra registr series/subserie
el orden a el Nombre de la documental
Se registra el Se registra el Nombre de la serie
los Códig subserie
Código de la Código de la documental de la
expediente o de la documental de la Para el caso de los
TRD de la TRD de la TRD, a la cual
s. Cada fila TRD TRD, a la cual expedientes electrónicos
dependencia subserie corresponde el
equivale a de la corresponde el que reposen en ONEDIVE
productora documental expediente
una serie expediente - SHAREPOINT-MAARIV,
carpeta docum se debe describir la ruta
ental de ubicación del
expedientE PARA
FUTFURA MIGRACIÓN A
ARCHIDHU
Entregado por:
Cargo:
Firma-:
Lugar:
Fecha:
 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓN

NOMBRE

TIPO DE EXPEDIENTE
FECHAS EXTREMAS
F= FÍSICO UNIDAD DE CONSERVACIÓN EXPEDIENTE
EXPEDIENTE FÍSICO
H=HÍBRIDO FÍSICO
(dd-mm-aaaa)
E= ELECTRÓNICO/DIGITAL

F E H INICIAL FINAL CARPETA TOMO N° CAJA N° CARPETA

 Se registra con una
X si el documento
es híbrido.
Se registra Se registra Se
Se
Se registra con una Cuando existan para para Se registra
Se registra con una selecciona
X si el expediente soportes expediente expediente registr el Se registra
X si el expediente si la
es únicamente documentales s FÍSICOS s FÍSICOS a el número el número
es únicamente unidad de
electrónico. Los físicos y la fecha la fecha correla de caja de carpeta
físco. Los campos conservac
campos en amarillo electrónicos de un del primer del último tivo donde se donde se
en verde son ión
son obligatorios mismo expediente, document document para almacena almacena el
obligatorios para correspon
para documentos se registrará como o que abre o que abre tomos el expediente
documentos físicos de a
electrónicos Híbrido, el el Ej. 1-3 expedien
carpeta
diligenciando los expediente expediente te
campos en verde y
en amarillo como
obligatorios.
 Código:
NTAL
Versión:
MENTAL Fecha de Aprobación:

TOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS Pág:

PRIMARIA

TRANSFERENCIA:

REGISTRO DE E
AÑO MES

N° FOLIOS REPOSITORIO / APLICATIVO /

TOTAL CARPETAS / ARCHIVOS / PESO
EXPEDIENTE FÍSICO SOPORTE DE CONSERVACIÓN FECHA DE
CREACIÓN DEL
DDHH DIH
EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
NOMBRE
SOPORTE (CD-
Desde Hasta REPOSITORIO / CARPETAS ARCHIVOS PESO
DISCO-UB..)
APLICATIVO
 Se registra Se registra
se registra la Se registra Se
el total de el peso Se
fecha de el total de registra
Se Se registra el Se registra carpetas total de registra
Se creación de la archivos cuando la
registra nombre del el soporte que archivos cuando la
registra carpeta / que serie/subs
repositorio o para casos contiene el que
el folio expediente contiene el serie/subs
el folio aplicativo de expediente contiene el erie
final digital - En expediente erie
inicial donde se información electrónico. expediente document
que custodia el electrónica
caso del electrónico.
electrónico.
document
que abre SGDEA debe Este dato lo
al registra
registra expediente almacenada Este dato lo Este dato lo al registra
el quedar arroja el con la
el para en CD, SUB, arroja el arroja el con la
expedie registrada la sistema en caracterís
expedie migración a Discos sistema en sistema en característ
nte fecha que propiedade tica de
nte ArchiDHU Duros propiedade propiedade ica de DIH
arroja el s de la DDHH en
s de la s de la en la TRD
sistema carpeta la TRD
carpeta carpeta
Recibido por:
Cargo:
Firma-:
Lugar:
Fecha:
 710,14,15-3
03
echa de Aprobación: 7/27/2022
1 de 1

SECUNDARIA

REGISTRO DE ENTRADA
DIA N. T.

N. T. = Número de Transferencia

FRECUENCIA
OBSERVACIONES
DE CONSULTA