UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID FACULTAD DE EDUCACIN

DEPARTAMENTO DE MTODOS DE INVESTIGACIN Y DIAGNSTICO EN EDUCACIN

UNIVERSIDAD COMPLUTENSE

TESIS DOCTORAL

APORTACIONES DE LAS CIENCIAS HUMANAS A LA CONSULTORIA DE PROCESOS INTEGRADA PARA IMPULSAR EL DESARROLLO Y PLANTEAMIENTO ESTRATGICO DE LAS ORGANIZACIONES

DIRECTORA: M Teresa DAZ ALLU AUTOR. Emiliano HERRERO TORANZO

MADRID MAYO
-

1.996

ANeMIVO

TESIS DOCTORAL
APORTACIONES DE LAS CIENCIAS HUMANAS A LA CONSULTORIA DE PROCESOS INTEGRADA PARA IMPULSAR EL DESARROLLO Y PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LAS ORGANIZACIONES

AGRADECIMIENTO Dedico la tesis a mi bija, a mi mujer y a mi madre por sus desvelos y apoyo prestado en todo momento. Mi testimonio de gratitud a M~ Teresa Daz Allu por su tesn, nimo y dedicacin. Sin ella, no hubiera sido posible la finalizacin en estas calendas. Mi testimonio de gratitud como Directora de la Tesis por sus sugerencias, estmulos y atenciones prestadas. Agradezco especialmente a D.Arturo de la Orden y a todo el Departamento MIDE por la acogida prestada en mi retomo a la Universidad Complutense, como Profesor Asociado. Igualmente, agradezco a cuantas personas, colegas (Rafa y Gregorio), amigos (M~ Teresa y Carlos), especialmente a Javier Alvarez y alumnos del Master de Consultorfa, por haberme infundido nimos durante el proceso de elaboracin de esta Tesis. A todos, gracias.

INDICE GENERAL INTRODUCCION PRIMERA PARTE ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES, MODELOS DE ORGANIZACION 1.

CAPITULO 1

PRINCIPALES APORTACIONES DE LA PSICOLOGA DE LAS ORGANIZACIONES

1.LA TEORLA DE LA ORGANIZACION

4
5

1.1.

Orientaciones principales 1.1.1. Orientacin Racionalista A. B. C. Escuela de la Direccin Cientfica La teora de los Principios Universales de Fayal ~ Estructuralista

6 6 8 10
12

1.1.2. Orientacin Psicosociolgica

1.1.3. La Organizacin como un Sistema 1.1.4. Caractersticas de los Sistemas Humanos y Sociales 1.1.5 La Empresa como un Sistema 1.2. Conclusiones: Ausencia de una Teora de Conjunto 2. ORGANIZACION FORMAL Y NO FORMAL
2.1. Organizacin Formal

13 14

17
18

20
21

2.2.

Organizacin No Formal

1~

3.

LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACION 3.1. La polmica en torno al valor de los Principios de Organizacin 22 3.1.1. Posicin Clsica 3.1.2. Posicin Crtica 3.1.3. Posicin Actual 3.2. 3.3. Enumeraciones frecuentes Conclusiones 22 23 24 26 28

4.

ESTRUCTURA HORIZONTAL DE LAS ORGANIZACIONES 4.1. 4.2. 4.3. El Proceso de Departamentalizacin Limites de la Divisin del Trabajo Criterios de Divisin 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4. Divisin Divisin Divisin Divisin por por por por Fines Tcnicas Clientela Zonas 29 30 30 31 32 32 33 33

Crtica y Conclusiones

5.

LA ESTRUCTURA VERTICAL DE LAS ORGANIZACIONES 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

5.5.

Proceso Escalar Jerarqua, Responsabilidad, Autoridad Clases de Jerarqua Amplitud de Control Unidad de Mando Conclusiones sobre la Longitud de la Escala Jerrquica

36 36 37 38 38 40

5.6.

11

6.

ESQUEMAS TIPICOS DE ORGANIZACION 6.1. 6.2. 6.3. Organizacin Lineal Organizacin Funcional Organizacin Jerrquica Funcional 6.3.1. Examen de la Dicotoma lime y staff

42 43 44
45

46

6.3.2. Problemas con las Organizaciones Jerrquicas Funcionales49 6.4. 7. CONCLUSION: Las Organizaciones Mixtas 51
52

Bibliografa

iii.

CAPITULO 2.

NUEVO MODELO DE ORGANIZACION APROXIMACION AL ANALISIS SISTEMICO MINTZBERG

DE

1.

LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES 1.1. 1.2. Las cinco partes fundamentales de la Organizacin segn Mintzberg 58 Las grandes reas de gestin de la Organizacin 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.2.6 1.2.7 1.3. Vrtice estratgico Centro operativo o ncleo operativo Lnea media o de coordinacin jerrquica La tecnoestructura Soporte logstico. Servicios especificas Investigacin y desarrollo Resumen 61 61 65 68 70 72 75 78 78 79 79 80 81 81

La Organizacin como sistema de flujos 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de autoridad formal flujos regulados comunicacin informal constelaciones de trabajos procesos de decisin ad-hoc

2.

LA CONSULTORIA BASADA EN EL ANALISIS SISTEMICO DE MINTZBERG 82 2.1. 2.2. Utilizacin del anlisis sistmico para leer una Empresa 83

Factores de contingencia que influyen en la estructura de la Empresa 84 2.2.1. Primer factor: 2.2.2. Segundo factor: La antigedad y tamao 84

El sistema tcnico de la Empresa 86

iv

2.2.3. Tercer factor: El entorno 2.2.3.1. 2.2.3.2. 2.2.3.3. 2.2.4. Cuarto factor: 2.2.4.1. 2.2.4.2. 2.2.4.3. 2.3. 2.4. Las focalizaciones Las configuraciones estructurales 2.4.1. Estructura simple 2.4.2. Burocracia mecnica 2.4.3. Burocracia profesional 2.4.4. Forma divisional 2.4.5. Adhocracia

88

Diferentes tipos de entorno 88 Estructura versus entorno (tipos cte estructura) 91 Impacto del entorno sobre las Organizaciones 92 El poder 98

Estudio de las influencias directas 99 Sistemas de influencias externas: coaliciones 101 externas Sistemas de poder: coaliciones internas 103 109 113 114 115 116 117 119 120 123

2.5.

Comentario final. Resumen.

Referencias Bibliogrficas

SEGUNDA PARTE DIAGNOSTICO DE LAS ORGANIZACIONES CAPITULO 1. 2.

30

PRESENTACION DE MODELOS DE DIAGNOSTICO 128 129 130 131 132

DIVERSOS ENFOQUES Y MODELOS DE DIAGNOSTICO. FASES DEL DIAGNOSTICO 2.1. 2.2. 2.3. Planificacin del diagnstico organizativo Recogida sistemtica de la informacin Aplicacin del diagnstico y plan de intervencin

3. 4. 5.

FUENTES DE INFORMACION PARA LA RECOGIDA DE DATOS 133 DOCUMENTACION QUE SE DEBE TENER EN CUENTA MODELO DE DIAGNOSTICO INVESTIGACION/ACCION 5.1. 5.2. 5.3. BASADO EN 135 LA 136 137 139 141 141 143 143 144 144 147

El diagnstico a corto plazo (exprs o rpido) Diagnstico funcional Diagnstico de la gestin organizativa 5.3.1. Esquema general 5.3.2. Variables y parmetros de diagnstico 5.3.2.1.
5.3.2.2.

5.3.2.3.
5.3.2.4.

Anlisis de resultados Estudio de polticas Estudio de medio y organizacin Mtodos de gestin y control de funciones

vi

6.

MODELOS EVOLUTIVOS DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL 6.1. 6.2. 6.3. Las fases organizativas cclicas y los lderes (Mieler) Fases de crecimiento institucional (Gordon, Lippitt) Modelo evolutivo de las organizaciones 148 151 159

7.

MODELOS SISTEMICOS, PEDAGOGICOS E INTEGRADOS 7.1. Diagnstico integral sistmico 166

7.1.1 Funciones del consultor en el diagnstico de las organizaciones 167 7 1 2 Modelos sistmicos 7.1.3 La organizacin y los subsistemas 7.1.4. La organizacin como sistema 7.2. 7.3. Modelo pedaggico estratgico
-

169 170 171 172 175 175 176 180 182

Diagnstico integrado en claves 7.3.1. Las claves 7.3.2. Las claves sintomticas 7.3.3. Anlisis organizacional

7.4. 8.

Modelo de diagnstico clnico

DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ORGANIZATIVOS 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. El diagnstico como proceso fundamental Diagnstico de los procesos claves Miedo al diagnstico de las organizaciones El diagnstico sinergtico Anlisis del entorno de las organizaciones 8.5.1. Anlisis del entorno de las organizaciones vii 187 188 189 191 192 192

8.5.2. Evolucin de las tendencias del entorno

8.5.3. Anlisis de las macrotendencias

198 201 203 205 206 207 210 211 213

8.5.4. Anlisis de los escenarios axiolgicos del futuro 8.5.5. Problemas nuevos que plantea el entorno 8.5.6. Anlisis de las cuatro revoluciones pendientes 8.5.6.1. 8.5.6.2. 8.5.6.3. 8.5.6.4. Revolucin cultural Revolucin organizativa Revolucin de la gestin Revolucin de las estrategias

8.5.7. Nueva frontera en el desarrollo sociotcnico de la empresa2l6 8.5.7.1. 8.5.7.2. 8.5.7.3. 8.5.7.4. 8.5.7.5. 8.5.7.6.
8.5.7.7.

8.5.7.8. 8.5.7.9. 8.5.7. 10.

Grupos sociotcnicos Los comites Labor-Management El Programa Employe Involvement Los grupos Quality of Working Life Los crculos de calidad Los crculos de innovacin y de mejora Funcionamiento Temas de trabajo Formacin y consultora Impacto de las nuevas tecnologas

217 219 221 223 224 226 227 228 229 230 232 234 235 240 240 242 244 246

8.5.8. Condiciones sociolaborales y polticas 8.5.8.1. 8.5.8.2. El trabajo flexible en Europa Principales tendencias en la flexibilidad

8.5.9. Orientacin al Mercado y al Cliente 8.5.9.1. 8.5.9.2. Orientacin al cliente Estrategias de anlisis de la com]petencia

8.5.10. Conclusin de Anlisis del Entorno Referencias bibliogrficas

viii

CAPITULO

40

MODELO DE PROCESOS

DIAGNOSTICO

SINERGETICO

DE

1.PREMISAS DE PARTIDA 2.

252

CARACTERISTICAS DE LA VISION TOTAL E INTEGRADA DEL SISTEMA 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. Visin total del sistema Centralizacin de la tarea en el aqu y ahora Orientacin proactiva La sinergia del equipo El proceso de aprendizaje El proceso de mantenimiento de la organizacin 253 253 254 254 255 256

Capacidad para el autodesarrollo y autorediseo de los procesos de trabajo 258 Integracin de procesos cualitativos y cuantitativos de investigacin258

3.

R&DIOGRAFLX DE LOS PROCESOS DE LA ORGAMZACION (MACRO Y FUNCIONALES) 3.1. 3.2. Plataforma de la organizacin Los macroprocesos esenciales de la organizacin 3.2.1. Los macroprocesos actitudinales 3.2.1.1. 3.2.1.2. 3.2.1.3. 3.2.1.4. Cultura Misin-Visin Los valores compartidos Clima organizativo 260 261 262 263 263 264 266 269 273

3.2.2. Los macroprocesos estructurales 3.2.2.1. 3.2.2.2. 3.2.2.3. 3.2.2.4.

Organigrama 274 Polticas y sistemas 276 Sistemas de informacin y comunicacin 278 Sistemas de control de gestin y presupuestario 280
lx

3.2.3. Macroprocesos directivos 3.2.3.1. 3.2.3.2. 3.2.3.3. 3.2.3.4. 3.3.

283

Planificacin estrategica 283 Direccin o programacin por objetivos (DPO)288 Direccin y toma de decisiones 292 Estilos de direccin 297 303 305 305 306 306 307 308

Anlisis de los procesos de transformacin funcionales 3.3.1. Evaluacin de las distintas funciones 3.3.1.1. 3.3.1.2. 3.3.1.3. 3.3.1.4. Gestin de Mercadotecnia Gestin de los Recursos Humanos Gestin Econmico Financiera Gestin de la Produccin

3.3.2. Nueva visin segn la Reingeniera de Procesos 3.3.2.1. 3.3.2.2. 3.3.2.3. 3.3.2.4. 3.3.2.5. 3.3.2.6. 4.

Factores claves de la reingenieria de procesos309 Caractersticas comunes 311 Diferencias entre enfoque de proceso:s y tradicional 312 Las cuatro fuerzas de la Reingenieria de Procesos3l3 Diferencias entre mejora de Calidad y Reingenieria 315 Consecuencias 316

METODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO SINERGETICO 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Creacin de los sinerequipos Objetivos de los sinerequipos Formacin de los sinerequipos 317 318 319

Como garantizar la calidad en el proceso de toma de decisiones 320 Pronosticar la eficacia en la toma de decisiones 321 322 323 325

5. 6. 7.

PROCESO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS SINEREQUIPOS NORMAS DE APLICACION DIAGNOSTICO DE UNA ENTIDAD COMERCIAL
x

8.

DIAGNOSTICO DE UNA ENTIDAD FINANCIERA

328

Referencias Bibliogrficas.

332

xi

TERCERA PARTE CONSULTORIA DE INTERVENCION CAPITULO 5. MODELOS DE INTERVENCION DEL CONSULTOR EN LAS ORGANIZACIONES

1.MODELO MECANICISTA 1.1. 1.2. 2. Principios tericos Estrategias de intervencin del Consultor

337 338 341 343 345

MODELO DE RELACIONES HUMANAS 2.1. Principios tericos de la Escuela de Relaciones Humanas

2.1.1. Importancia del factor humano en las Organizaciones segn E.Mayo 345 2.1.2. Las metanecesidades de Maslow 2.1.3. Los factores de higiene y motivacin de Herzbeirg 2.1.4. La teora emergente Y de McGregor 2.1.5. El comportamiento orgnico de Argyris 2.1.6. La direccin participativa de Likert 347 351 359 366 371

3.

MODELO ANTROPOLOGICO 3.1. 3.2. Concepcin de la Empresa Escenarios del Modelo Antropolgico 3.2.1. Escenarios y retos 3.2.1.1. 3.2.1.2. Los cinco escenarios

372 372 375 376 376

Influencia del entorno en el cambio organizacional 382 xii

3.2.1.3.

Compromiso de las empresas con los niveles de Servicio 383 384 384 384 384 385 387 388 389 390 394 395 397

3.2.2. Marco comunitario de los Recursos Humanos 3.2.2.1. 3.2.2.2. 3.2.2.3. 3.2.2.4. 3.2.2.5. 3.2.2.6 3.2.2.7. 3.2.2.8. 3.3. Tratado constitutivo Acta nica Europea Tratado de la U.E. Europa un espacio social y econmico Ubre circulacin de trabajadores Limitaciones Ventajas Nuevos enfoques

La Organizacin como sistema cultural abierto 3.3.1. Sistema ideolgico 3.3.2. Sistema sociolgico 3.3.2.1.

Elementos clave e informe sobre la situacin de los RR.HH en Espaa 1. Cambios cuantitativos 2. Cambios cualitativos 3. Perfil de los nuevos profesionales 4. Escala de valores 5. La funcin del personal 397 398 398 399 399 400

6. Intervencin del Director de RR.HH 401 7. Evaluacin del departamento de personal40l 8. Funciones del departamento de personal40l 9. Formas de seleccin
xiii

403

10. 11. 12. 13. 14.

Integracin de los nuevos Planes de formacin Inversin en formacin Relaciones industriales Desarrollo de directores

406 408 408 409 410

3.3.3.2. 3.3.3.3.

Conclusin: puntos crticos y retos de futuro4l0 Los Recursos Humanos como principal factor estratgico 413 La gestin estrategica de ]os Recursos Humanos 1. Importancia de los Recursos Humanos4l4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2. 3. Cambios econmicos Cambios demogrficos Derecho y legislacin Complegidad direccin y 414 414 415

dificultades de 415

Nuevo planteamiento de los RR.H?H.416 Gestin estratgica de los RR.HH. 420 422

Referencias Bibliogrficas

xiv

CAPITULO 6.

METODOLOGA DE INTERVENCION EN CONSULTORIA

1.ELABORACIN DE LA METODOLOGA 2. 3. DEFINICIN DE MTODOS DE CONSULTORIA MODELOS DE INTERVENCIN EN CONSULTORA 3.1. Modelo clsico de intervencin del consultor 3.1.1. Fases de la metodologa de la intervencin clsica 3.1.1.1. 3.1.1.2. 3.1.1.3. 3.1.1.4. 3.1.1.5 3.1.1.6 3.1.1.7

427 428 429 429 430

Localizacin del problema 431 Anlisis de la situacin 432 Evaluacin preliminar y evaluacin operativa432 Elaboracin del proyecto de intervencin 433 Puesta en prctica del proyecto comn 434 Evaluacin de los resultados 434 Finalizacin de la accin 435 435

3.1.2 Dinmica del proceso de intervencin clsica 3.1.2.1 3.1.2.2 3.2.

El proceso de intervencin en el orden cronolgico 437 Fases de la metodologa del orden lgico 437 438 438 439 439 440 440 442 443 444

Modelo mdico de intervencin en consultora 3.2.1. Caves del modelo 3.2.2. Puntos crticos 3.2.3. Condiciones de eficacia

3.3.

Modelo experto de intervencin en consultoria 3.3.1. Caves del diagnstico 3.3.2. Comparacin entre modelo mdico y modelo experto 3.3.3. Procedimiento de diagnstico experto 3.3.4. Fases y Tcnicas

xv

3.3.5. Planificacin del modelo experto 3.3.6. Puntos crticos 3.3.7. Condiciones de eficacia 3.4. Modelo cclico de intervencin 3.4.1. Fases del modelo cclico 3.4.2. Puntos criticos
3.5.

446 447 448 449 452 454 456 457

457

El modelo de consultora de procesos 3.5.1. Contacto inicial con el cliente organizacin 3.5.2. Reunin exploratoria 3.5.3. El contrato psicolgico 3.5.4. Setting del consultor 3.5.5. Diagnstico versus intervencin 3.5.6. Dinmica de intervencin centrada en el proceso de grupo 3.5.7. Intervenciones centradas en ofrecer feedback 3.5..8.

459 459 461 463 465

Intervenciones especiales de instruccin o asesoramiento 466 individual, grupal o institucional 468 471

3.5.9. Evaluacin de resultados Referencias Bibliogrficas

xvi

CAPITULO 7.

CONSULTORIA DE INTERVENCION

EL DESARROLLO ORGANIZATIVO: CONSULTORIA, ESTRATEGIA Y MODELOS DE INTERVENCION 1.DESARROLLO ORGANIZATIVO (D.O.) 1.1. 1.2. Introduccin Evolucin histrica del Desarrollo Organizativo 475 476

1.2.1. Importancia de los Sistemas de Aprendizaje en el D .0.476 1.2.2. Sistema de Participacin Grupal en el Dfl. 479

1.2.3. Importancia de las Relaciones Humanas en al D.O.481 1.3. Aproximacin al concepto de D.O. 1.3.1. Visin Terica 1.3.2. Estrategia 1.3.3. Programa Educacional 1.3.4. Cambio Planificado Gerencialmente 1.3.5. Tecnologa 1.3.6. Calidad Humana 1.3.7. Sistema Abierto 1.3.8. Cambio de Valores 1.3.9. Ingeniera de la Intervencin 1.3.10 1.4. 1.5. Consultora de Procesos 488 488 488 489 489 489 489 490 490 490 490 491 493

LoqueesynodebeserelD.O. Objetivos y finalidad del D.O.

xvii

2.

LA CONSIIJLTORIA BASADA EN EL D.O. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Objetivos de Consultora basados en los principios del D.O.495 Supuestos bsicos de D.O. Objetivos operativos del D.O. Caractersticas del D.O. 496 497 498

3.

ESTRATEGIAS Y MODELOS DEL D.O. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. Necesidad de planificar el cambio Proceso de cambio Anlisis de las resistencias al cambio Cmo reducir las fases de resistencia al cambio Fases del cambio planificado Metodologa del cambio El cambio transformador Preguntas que se debe hacer al Consultor 1. 2. 3. 4. 5. Cundo es conveniente el D.O. Cundo triunfa el D.O. Cundo fracasa el D.O. Estrategias que se deben emplear Habilidades que proporciona el D.O. 499 500 503 507 509 512 518 522 522 523 523 524
525

4.

MODELO DE INTERVENCION EN CONSULTORIA ESPECIFICOS DEL D.O. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Enfoque de procesos Enfoque de tarea Tcnicas de intervencin en Consultora del D.O. Futuro del D.O.; enfoque integrador de sistemas 528 529 531 532 534

Referencias Bibliogrficas.

xviii

CAPITULO 8.

CULTURA CORPORATIVA Y MODELO DE CONSULTORIA DINAMICO

1. 2. 3. 4. 5.

La cultura empresarial La Organizacin como cultura Revisin de la cultura corporativa Importancia de la cultura Presentacin de distintos modelos culturales 5.1. 5.2. 5.3.

537 539 540 544 548

Modelo cultural de la teora Z 548 Modelo cultural americano: En busca de la excelencia 555 Modelo cultural espaol 561 563 563 565 569

6.

El Consultor y el cambio de cultura en las Organizaciones 6.1. 6.2. Orientaciones bsicas Fases de cambio de cultura en la Empresa

7.

Modelo de Consultora dinmico 7.1. 7.2. 7.3. 7.4.

El proceso planificado de cambio de cultura 569 Fases del Modelo de Consultora aplicado al cambio de cultura 569 Puntos bsicos para el xito del cambio cultural 573 Ejemplarizacin de cambios de cultura 574 579 582

Referencias bibliogrficas

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA TEMATICA

xix

ANEXOS 1. 2. 3. 4.
5.

Diagnstico de la cultura Cultura corporativa Manual de funciones Perfil Profesiogrfico Diagnstico sinergtico de una Entidad Financiera Diagnstico sinergtico de una Entidad Comercial Valoracin del personal Actividades del Consultor para la implantacin <le un Crculo de Innovacin Anlisis de Normas

6.
7.

9. 10. GLOSARIO

xx

TESIS DOCTORAL
INTRODUCCIN La tesis tiene como finalidad investigar y descubrir el papel que tienen los Profesionales de las Ciencias Humanas cuando actan como Consultores de Empresas, en el desarrollo de las Organizaciones. Al hablar de Profesionales de las Ciencias Humanas, se refiere tanto al Psiclogo como al Pedagogo y Socilogo, cuando estudian las fuerzas de interaccin social que se producen entre individuos, entre personas y grupos, y entre grupos, dentro del mbito de las Organizaciones .Para esta visin, nos apoyamos en la definicin que da F. Petit de la Psicosociologa de las Organizaciones como un conjunto de teorias y mtodos que se proponen estudiar la interaccin social en el marco especfico y cotidiano de las Organizaciones (F.Petit (1984), Psicosociologa de las Organizaciones, Edit. 1-lerder, Barcelona, pg.18}. La tesis trata de analizar algunas teoras y mtodos que ponen al descubierto la influencia mutua entre los factores psicolgicos y los factores organizativos que dan lugar a las estructuras complejas organizativas y cuya incidencia provoca fenmenos organizativos y comportamientos humanos especficos para entender y comprender la evolucin de las Organizaciones. El Consultor de Empresas u Organizaciones no se limita a observar y comprender los factores psicolgicos y organizativos: tiene tambin que intervenir, formar, orientar y, a veces, hacer verdadera ciruga en las Organizaciones que produce traumas, por lo que, para poder intervenir de una forma eficaz y eficiente, necesita de tcnicas modernas cuya eficacia haya sido contrastada, que, inspirndose en los descubrimientos de las Ciencias Humanas aplicadas a las Organizaciones, proporcionen instrumentos conceptuales y metodolgcos para introducir en el Sistema Organizativo los cambios deseados, fortaleciendo la Organizacin y el grado de satisfaccin de los autoresempleados-colaboradores de la Organizacin. Una profesin se define -entre otras cosas- por un cuerpo de conocimientos y de tcnicas transmisibles, un saber que est suficientemente elaborado para poder constituir materia de enseanza y de aprendizaje para las nuevas generaciones. Pero el dinamismo vital de una profesin se mide tambin por su 1

capacidad de creacin y de experimentacin, por la elaboracin de modelos a partir de la prctica, por la definicin de sus mtodos en funcin, de los fines que persigue. Esto implica un esfuerzo colectivo importante y, tambin, vencer numerosos obstculos, tanto objetivos como subjetivos. Pero el esfuerzo bien vale la pena, ms teniendo en cuenta que la elaboracin de un mtodo de trabajo debe renovarse constantemente ya que el mtodo no es ms que un medio, un camino para llegar a un fin. El cuerpo de conocimientos tericos transmisibles no constituye una verdad absoluta, sta slo puede determinarse en el tiempo y en el espacio (aqu y ahora) est sujeta a modificaciones bajo el efecto de diversas influencias. Si se olvida esta condicin, ya no estamos ante un cuerpo de conocimientos tericos sino ante una doctrina. La Consultora es una profesin que tiene su cuerpo de doctrina y ha desarrollado una metodologa especfica de intervencin. En panicular, quiero desarrollar los Modelos fundamentales o Teoras que se han formulado para explicar el funcionamiento de las Organizaciones desde el punto de vista del Consultor. Las diferencias entre estos Modelos se basa en la concepcin que se tiene de la persona humana y del papel que desempea en el desarrollo y evolucin de los mismos. La aportacin de los autores, tanto clsicos como modernos, nos permite vislumbrar no slo las Teoras desde las que parten sino tambin las Metodologas que han desarrollado para su intervencin.

II

MOTIVACIN Y FUENTES Durante 20 aos (1975-95) he trabajado en contacto directo con las Empresas, como investigador, educador y consultor. Este escenano me ha permitido enriquecerme con una realidad multivariada de teoras, ms o menos contrastadas cientficamente, pero s con un fuerte poder de efectividad. Yo mismo he ido evolucionando desde la parrilla directiva de Blake y Mounton, las teoras X e Y de Mc Gregor, la teora 1 de Ouchi, y la Consultora de procesos de E.H.Schein, hasta las ms modernas de la Calidad Total, la matriz estratgica del Boston Consulting Group, y la Reingeniera de Procesos de Hammer y Champy. Mi mayor enriquecimiento se ha producido de compartir mis reflexiones con directores, mandos y empleados de ms de un centenar de empresas, de todos los sectores ms estratgicos del pas, de la Banca, Industrias y Servicios, pertenecientes tanto a la empresa privada como de titularidad pblica. La experiencia internacional me ha permitido colaborar con Consultores de primera lnea, de los que no slo he aprendido sus teoras sobre el Management, sino tambin su Know How sobre consultora. Estas han sido las fuentes ms importantes, que han influido en mi prctica como Consultor experto en Gestin de los Recursos Humanos y en Consultora de la Gestin Organizativa. John Humble (1981) es una de las principales autoridades mundiales en materia de gestin y direccin. Su experiencia como Consultor comprende la mayora de los sectores pblico y privados de Europa, EE.UU. Canad, Amrica del Sur y Sudfrica. Es profesor del INSEAD (Francia) y miembro del Administrative StaffCollege (Reino Unido). Ha escrito numerosos libros, tales como The experienced Manager (1980) How to manage by Objectives (1980), traducidos a 17 idiomas. He participado en sus Seminarios, y he sido entrenado y especializado en dos seminarios que he dirigido y rediseado con notable xito relativos a la Calidad y Servicio al Ciente, y la Mejora de los Resultados mediante la administracin del tiempo. Dom Beck (1979) promotor del Anlisis de los Sistemas de Valores (ASVA), basado en los conceptos de Clare W Graves y adaptado por el National Center for Values Research, NTSU, Denton, Texas con quien trabaj y apliqu la escala de valores tanto a nivel empresarial, como educativo.

JI.

Uno de los Consultores internacionales con quien sigo manteniendo contacto es el Profesor Ytamar Rogovsky (1996), actual presidente del Instituto para el desarrollo Organizacional de Israel y Profesor de la universidad de Bar-lan, nieto de un inmigrante judo lituano, que es un especialista en el Desarrollo Organizativo y la Socio-tecnologa aplicada a la Consultora. El Sistema Servox (1990) de Zarruck, Consultor internacional, de nacionalidad holandesa, quien me ha influido con sus ideas sobre Marketing IN y Marketing OUT; las contribuciones del Ciente interno, y la percepcin de la misin y los intereses de la Organizacin. Todo el movimiento de la Calidad Total (1991) en diversas versiones (001 1992); Calidad de atencin y servicio (1994) han tenido una incidencia fundamental en la programacin de Seminarios de Calidad y Servicio, y la creacin de grupos de mejora (Kaizen) involucrando a toda la empresa, ha sido una de las ltimas experiencias, que han influido decisivamente en mi trayectoria como Consultor de Procesos. El que ms ha influido ha sido 1. Adizes, quien ha ejercido una preponderancia ms directa en esta investigacin (1971), fundador del Instituto Adizes ubicado en California, es profesor asociado en la Anderson Graduate School ofManagement, UCLA, y Profesor visitante en Stanford University, Tel Aviv University y la Hebrew University, Jerusalem. He asistido a varios seminarios sobre Gerencia y he sido entrenado por Profesores de su mismo Instituto en el Diagnstico Sinergtico.

No puedo por menos de resear la influencia de las nuevas corrientes de las Organizaciones Metanoicas de Ch. Kiefer y Peter Senge (1980), cuya finalidad es conseguir, mediante el influjo de la visin, crear una sinergia de grupo que transcienda los resultados actuales y las penNr~ ilusionen ~,n un futuro ms humano y satisfactorio para todos. Estoy en la lnea defendida por Peter Senge (1992), en la Quinta Disciplina, para quien las organizaciones son un potencial de inteligenaa. Las organizaciones inteligentes son el fruto de la convergencia de cinco tecnologas o disciplinas, que les permite complementarse. Estas cinco tecnologas son:

lv

Lectura compartida Pensamiento sistmico Competencia personal Innovacin y creatividad Aprendizaje en equipo

Con ilusin presento este trabajo de investigacin y sintsis experiencial del Departamento MIDE y a la Facultad de Educacin para su reflerdo tcnico y cientfico, al mismo tiempo que se abren nuevas lneas de orientacin para los futuros educadores.

PUNTO DE PARTIDA Los referentes principales de la Tesis vienen expuestos en los siguientes puntos: 1. El papel del Consultor de Empresas est inspirado en los principios tericos de la Psicologa de las Organizaciones; ahora bien, las tendencia histricas y visin de las Organizaciones han ido oscilando a lo largo del tiempo. Se intenta presentar una breve panormica histrica del pensamiento terico organizativo, as como los modelos de diagnstico y de intervencin ms frecuentes y vlidos para el Desarrollo organizativo. Como referencia fundamental en la Tesis est el evidenciar el profundo cambio cultural que se est produciendo en las Organizaciones, poniendo como elemento diferenciador de las mismas el Factor Humano, considerndolo como el protagonista principal de escenario oirganizativo. Los empleados de las Empresas constituyen la lnea de accin ms importante, determinan la competitividad de la misma y son los que proporcionan la calidad del servicio. Tarea del Consultor es descubrir la raz humana de la mayora de los problemas organizativos y poner en evidencia el Factor Humano como elemento clave en el desarrollo de las Organizaciones. Otro aspecto a resaltar es la necesidad de un enfoque integral de las Organizaciones. Esta es una de las principales aportaciones del trabajo. Al enfocar la Organizacin, es preciso tener en cuenta no slo el marco interno, relacin-tarea, persona-Organizacin, sino que es fundamental el estar centrado en el entorno de Mercado, atentos a la oferta y la V

2.

3.

demanda. Este enfoque integral, que tiene en cuenta al Ciente Interno y al Ciente Externo, va a ser uno de los marcos de referencia fundamentales para activar y revitalizar las Empresas y Organizaciones. 4.. El estudio de los movimientos de la Calidad y de la Ingeniera de Procesos son referentes claros del enfoque integral, tanto desde el punto de vista tcnico como humano, presentndolo como una sntesis de esta doble orientacin. La Tesis est centrada en descubrir el valor de la Consultora de procesos integrada y dinmica, donde se tenga en cuenta el anlisis sociotcnico, junto a los macroprocesos organizativos, y los procesos de transformacin funcionales, que permiten crear un dinamismos interno donde las personas se siente miembros activos y satisfechos con su trabajo. Como las Organizaciones se mueven en un Entorno cambiante y turbulento, el Consultor debe saber analizar y descubrir los factores sociales que estn demandando un cambio, y orientar el mismo para el fortalecimiento de la Empresa, consolidando sus principios, resultados y grado de satisfaccin de sus empleados. Debe ser capaz de hacer un Rediseo de las Organizaciones para adaptarse como organismos vivos que son y para hacer frente a las competencias. El Consultor debe proporcionar las lneas de un nuevo modelo de intervencin en Consultora que busca la cooperacin, el trabajo en equipo, potenciando las destrezas y autonoma personal, al mismo tiempo que se impulsa el desarrollo personal y Organizativo. En el Anlisis de la Organizacin parte del supuesto de que no existe una nica organizacin ideal. La misma Organizacin no es vlida en todos los casos. El principio de la relatividad y contingencia rige el funcionamiento de la Consultoila. En el momento de la actuacin hay que tener en cuenta las variables de estilo de mando, antiguedad, entorno, competencia y estrategias y compaginarlo con los parmetros de forma y tipo de especializacin, poder centralizado o descentralizado, su tamao y recursos, y el nivel de eficacia y efectividad que se pretende conseguir.

5.

6.

7.

VI

OBJETIVO GENERAL Analizar las aportaciones de las Ciencias Humanas a la Consultora de Procesos integrada para impulsar el Desarrollo y Planteamiento estratgico de las Organizaciones, centrndose en: descubrir la influencia del entorno sobre las organizaciones analizar los macroprocesos y los procesos funciones como factores fundamentales de las organizaciones desarrollar una metodologa de intervencin para introducir cambios que potencien positivamente la organizacin. comprobar que los Recursos Humanas son el elemento dilFerenciador y estratgico en el desarrollo de las organizaciones.

VII

OBJETIVOS ESPECFICOS El objetivo general se considerar logrado cuando los objetivos especficos hayan sido desarrollados y tratados convenientemente. Como objetivos especficos, se proponen: Presentar y analizar la evolucin histrica de las tendencias del Management de la Teora de las Organizaciones de ]a Consultoria aplicadas al desarrollo de las Organizaciones. Verificar y comprobar que las Ciencias Humanas son un aporte indispensable para trabajar con los Sistemas Humanos dentro de la Organizacin. Comprobar que, a pesar de todas las oscilaciones existentes en las aportaciones tericas, siempre aparece el fador humano, como elemento activo, propulsor y diferenciador de la dinmica organizativa. Aportar un anlisis critico, resaltando los aspectos positivos de las distintas tendencias, autores y sistemas, al mismo tiempo que se ponen de manifiesto las carencias que se observan. Indicar como tendencia predominante en la actualidad un Modelo de Consultora integrado que junto a los procesos psicosociales, tenga en cuenta los procesos sociotcnicos (administrativo, tcnico, marketing, produccin, finanzas) que determinan la dinmica organizativa. Proponer el nuevo perfil del Consultor de Procesos Integrados que, partiendo de la complejidad del fenmeno organizativo, sabe utilizar aquellas tcnicas de diagnstico y de intervencin que le permiten actuar teniendo en cuenta los fundamentos tericos y metodolgicos de la psicologa de las Organziaciones y proponiendo formas de intervencin que propulsen el desarrollo organizativo.

VIII

METODOLOGA CIENTFICA El enfoque metodolgico combina la investigacin derivada de la:s teoras ms actuales sobre los recursos humanos con la gestin de las Empresas. Interesa poner de manifiesto aquellas teoras que proponen principios y Metodologas para trabajar desde el punto de vista de la Consultora de Procesos integrada. 1. Antecedentes
-

Principales concepciones ideolgicas de la Teora de las Organizaciones. Al igual que la naturaleza es interdependiente entre todas sus fuerzas, en las organizaciones existe un sistema ecolgico que la gobierna, desarrollando procesos interdependientes en todo el sistema.

2.

Desarrollo Histrico-Psicolgico
-

Evolucin de contenidos tericos y metodolgicos de la psicosociologa de las Organizaciones, referentes al diagnstico y proceso de intervencin. Autores ms representativos del Anlisis de las Organizaciones y de la metodologa de intervencin.

3.

Corpus Central metodolgico

-

Est determinado por el cuadro de Diagnstico de la Organizacin siguiendo una secuencia causal. Presentacin del mapa de procesos internos organizativos, sincronizados Elementos ms relevantes desde el punto de vista del diagnstico y de la prevencin de problemas. Versin integrada, comprensiva, tratando de armonizar lo cuantitativo con lo cualitativo, en aspectos puntuales, concretos de los procesos organizativos.

IX

4.

EstrategIas de intervencin y de actuacin

-

Modelos ms significativos, metodologa y sistemas de intervencin sinergticos. Estrategias de cambio planificado, creando una cultura social y humana.

5.

Conclusiones
-

Predominio de una metodologa cualitativa. Lo esencial de la consultora es centrarse en procesos. La importancia del factor humano. La Consultora de procesos integrada como ideal.

ESTRUCTURA Y DESARROLLO DE LA TESIS Para lograr los objetivos previstos, la investigacin est estructurada en tres partes que se complementan formando un corpus de doctrina terica derivada de la Psicosociologa de las Organizaciones y determinando el modus operandi del Consultor de Proceso integrado. Primera Parte: Estudio de las organizaciones Modelo de Organizacin

En la Primera Parte se trata de realizar una aproximacin de las Organizaciones, definiendo supuestos bsicos que en la actualidad determinan la dinmica organizativa. PRINCIPALES APORTACIONES DE LA PSICOSOCIOLOG.A, DE LAS ORGANIZAQONES (Cap. 19 Teoras clsicas o racionalistas Teoras de las relaciones humanas
-

Teora de la Organizacin como Sistema abierto

NUEVO MODELO DE ORGANIZACIN. EL ANLISIS SISTEMICO DE MINTZBERG (Cap. 2~) El management intercultural La neurogestin Principales aportaciones Metodologa: anlisis expresar y actuar Revisin crtica

XI

Segunda parte:

Diagnstico de las Organizaciones

En la segunda parte se hace una amplia exposicin del Diagnstico Organizacional, siguiendo una secuencia causal donde se analiza el entorno, los procesos ms significativos internos y las consecuencias que se derivan para la propia Organizacin. PRESENTACIN DE MODELOS (Cap. 3~)
-

Diagnstico de investigacin-accin Desarrollo evolutivo en las organizaciones Sistmicos, pedaggicos Diagnstico de procesos

MODELO DE DIAGNSTICO SINERGTICOS DE PROCESOS (Cap. 4s)

-

Macroprocesos esenciales (cultura, misin, valores y clima). Procesos de transformacin funcionales: Mercadotecnia, Recursos Humanos, econmico-financiero, Produccin. La reingeniera de procesos. Proceso de funcionamiento de los sinerequipos. Diagnstico de varias organizaciones.

XII

Tercera Partet

Consultada de Intervencin DEL CONSULTOR EN LAS

MODELOS DE INTERVENCIN ORGANIZACIONES (Cap. 52)

En la tercera parte se trata de desarrollar una metodologa de intervencin que facilite el introducir en el Sistema Organizativo los cambios y programas estratgicos necesarios para que, por medio de una movilizacin del factor humano, se consiga el desarrollo eficaz de las Organizaciones. Siguiendo el Modelo de Consultora de Procesos integrado conseguir el cambio organizativo. Se presta especial atencin a los distintos modelos de intervencin:
-

mecanicista relaciones humanas antropolgico

EL DESARROLLO ORGANIZATIVO (Cap. 6) Se expone especial nfasis en la Consultora basada en el D.O. La consultora de procesos integrada

CULTURA CORPORATIVA Y MODELO DE CONSULTORIADINMICO (Cap. 72) Como exposicin final presenta el modelo de consultoria dinmico, ejemplarizado en varias experiencias que he tenido la ocasin de dirigir con magnficos resultados.
,

XIII

Conclusiones Considero el proceso como la esencia de la Consultora. Todo trabajo se realiza a travs de un Proceso. La Consultora de Procesos Integrada y Dinmica trata de crear un posicionamiento estratgico, disear el Proyecto de intervencin, identificar los proceso de intervencin, definir alternativas, aportar criterios de seleccin, evaluar los resultados de la gestin aportando parmetros de medida de la eficacia y de la eficiencia. Toda la actividad se debe realizar en equipo, aprovechando la sinergia intelectual y humana de la Empresa. Como sntesis presento el perfil del experto en Consultora de proceso dinmica de las Organizaciones.

Glosario He seleccionado algunos trminos ms habituales dentro del vocabulario habitual de la Consultoria. He intentado ofrecer una definicin sencilla, que sea fcil de comprender por el no experto. Se ha buscado sobre todo el enfoque prctico. La fuente de informacin ha sido,entre otras: El Dicionario Empresarial Stanford (1990) Madrid: Expansin; y la Enciclopedia de Direccin y Administracin de Empresas, Barcelona, Orbis.

Anexos Presento diez tcnicas especializadas en la Gestin de la Consultoria. Tcnicas, que yo he utilizado con notable eficiencia y eficacia.

Bibliografa General por Materias He seleccionado una Bibliografia temtica sobre Consultora y Resursos Humanos de la- dcada del 80 al 90.

XIV

PRIMERA PARTE ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES, MODELOS DE ORGANIZACION

CAPITULO 1 PRINCIPALES APORTACIONES DE LA PSICOLOGA DE LAS ORGANIZACIONES

PRIMERA PARTE ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES, MODELOS DE ORGANIZACION

CAPITULO 1

PRINCIPALES APORTACIONES DE LA PSICOLOGIA DE LAS ORGANIZACIONES

1.

LA TEORIA DE LA ORGANIZACION 1.1. Orientaciones principales 1 .1 .1. Orientacin Racionalista

A.
E. C.

Escuela de la Direccin Cientfica La teoria de los Principios Universales de Fayol Escuela Estructuralista

1.1.2. Orientacin Psicosociolgica

1.1.3. La Organizacin como un Sistema

.1 .4. Caracteristicas de los Sistemas Humanos y SocialLes 1.1.5 La Empresa como un Sistema 1.2. Conclusiones:
Ausencia de una Teora de Conjunto

2.

ORG ANIZACION FORMAL Y NO FORMAL 2.1.

2.2.

Organizacin Formal
Organizacin No Formal

3.

LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

:1

3.1.

La polmica en tomo al valor de los Principios de Organizacin 3.1.1. Posicin Clsica 3.1.2. Posicin Crtica 3.1.3. Posicin Actual

3.2. 3.3.

Enumeraciones ftecuentes Conclusiones

4.

ESTRUCTURA HORIZONTAL DE LAS ORGANIZACIONES 4.1. 4.2. 4.3. El Proceso de Departamentalizacin Lmites de la Divisin del Trabajo Criterios de Divisin 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4. Divisin Divisin Divisin Divisin por por por por Fines Tcnicas Clientela Zonas

Crtica y Conclusiones

5.

LAES TRUCTURA VERTICAL DE LAS ORGANIZACIONES 5.1. 5.2. 5.3. Proceso Escalar Jerarqua, Responsabilidad, Autoridad Clases de Jerarqua Amplitud de Control Unidad de Mando Conclusiones sobre la Longitud de la Escala Jerrquica

5.4.
5.5.

5.6.

6.

ESQUEMAS TIPICOS DE OROANIZACION 6.1. 6.2. 6.3. Organizacin Lineal Organizacin Funcional Organizacin Jerrquica Funcional

6.3.1. Examen de la Dicotoma line y staff

6.3.2. Problemas con las Organizaciones Jerrquicas Funcionales

6.4.

CONCLUSION: Las Organizaciones Mixtas

7.

Bibliografia

PRINCIPALES APORTACIONES DE LA PSICOLOGIA DE LAS ORGANIZACIONES 1.LA TEORIA DE LA ORGANIZACION

La consideracin de que la Organizacin, como fenmeno abstracto, puede

constituir el campo de una investigacin cientfica separada, no se ha producido hasta tiempos muy recientes. En efecto, ni en la antiguedad clsica

ni en ninguna otra poca hasta el presente siglo parecen haber existido

tentativas de construir una Ciencia autnoma dedicada al estudio de la Organizacin en general.

No faltan en otras pocas, naturalmente, minuciosos estudios de Organizaciones determinadas realizadas dentro del mbito de disciplinas ms o menos tradicionales, desde puntos de vista concretos y caractersticos de los mismos.

Quiz las manifestaciones ms antiguas de estos estudios de Otianizacin particular hacen referencia al problema de las formas polticas. Ms recientemente, la Organizacin de la Empresa y de la Administracin Pblica pasan tambin a ser objeto de investigaciones que se desarrollan, respectivamente, en el campo de las ciencias econmicas y jurdicas. En todos estos casos, repetimos, resulta muy difcil vislumbrar observaciones formuladas con pretensiones generalizadoras. Todo lo ms, algunas consideraciones de este alcance pueden aparecer realizadas de modo incidental.

Es ms adelante, a principios del presente siglo, cuando toma cuerpo la creencia de que determinadas constantes y principios extrados de la observacin repetida de Organizaciones de toda clase pueden s~r elevados a un plano abstracto y general. Citando a March y Simon (1947), podemos concretar los siguientes datos sobre el origen de la Teoria de las Organizaciones:

1.

Directivos de Empresa que han recogido sus experiencias de forma biogrfica o sistemtica, en libros y artculos.

2.

El movimiento de direccin cientfica que destina al menos uno o dos

captulos a los principios de una buena organizacin.

3.

Algunos socilogos, la mayora de ellos influidos por el anlisis de la burocracia de Max Weber. Psiclogos sociales, preocupados por dos aspectos fundamentales del comportamiento de los hombres en la Organizacin: la direccin y el control, por un lado, y la moral y las aptitudes de los empleados, por otro. Tericos de la ciencia poltica, fundamentalmente en lo que se refiere a las Organizaciones de carcter gubernamental, y Algunos economistas, especialmente en su preocupacin por las relaciones entre una actividad econmica planificada it el laissez faire.

4.

5.

6.

Las obras especializadas nos dejan la impresin de que, en resumen, no se ha escrito mucho sobre organizacin, pero lo poco que se ha escrito se ha repetido una y otra vez en una gran variedad de lenguajes.

Por otra parte, existe una gran disparidad (en las obras especializadas), entre la hiptesis y la realidad. La mayor parte de lo que sabemos o creemos saber acerca de la Organizacin procede del sentido comn y de la experiencia prctica de ejecutivos.

1.1.

Orientaciones principales

La pluralidad de aspectos parciales que en la Organizacin pueden distinguirse ha dado lugar a varias orientaciones en el estudio de la misma. Tres direcciones, sin embargo, son las principales:

La inspirada en el movimiento llamado de la Organizacin Cientfica del trabajo y en consideraciones puramente lgicoformales.

Es la doctrina clsica de organizacin cientfica del trabajo (Scientific Management Movement). Esta doctrina, a la que
Scott llama de la anatoma de las organizaciones formales, est basada, en proposiciones que suponen que los miembros de la Organizacin y, en particular, los empleados, son primordialmente instrumentos pasivos, capaces de realizar un trabajo y aceptar rdenes, pero no de una accin de iniciativa o de ejercer influencia en cualquier forma relevante.

-La que se basa sobre elementos psicolgicos y sociolgicos. -La basada en la visin de la organzacin como un sistema.

1.1.1. Orientacin racionalista

Se distinguen tres corrientes o perspectivas dentro de esta orientacin racionalista:

A.

Escuela de la DiRecin Cientfica

Se inicia con Frederick Winslow Taylor (1916) y se caracteriza por su tendencia racional y abstracta, por perseguir un esquema lgico de la Organizacin. Trata de buscar un dispositivo ideal que asegure la utilizacin ms adecuada de los recursos humanos y materiales. Toma la Organizacin en su aspecto mecanicista, prescindiendo o descuidando las facetas psicolgicas del comportamiento del hombre al cual slo tiene en cuenta desde un punto de vista preponderantemente psicolgico.

La Escuela de la Direccin Cientfica hace hincapi en la medicin del trabajo y no en la naturaleza de la Organizacin o en sus principios de Organizacin. No obstante, ejerci un efecto importante sobre los modos en que las tareas se agrupaban en puestos de trabajo y sobre cmo se unan las Organizaciones. Los tericos de la direccin cientfica supusieron que el hombre es

como una mquina: que sus sentimientos, personalidad

y grupo de trabajo son relativamente poco importantes.

El fundador de esta escuela fue Frederick W. Taylor (1 916). Su obra ms conocida fue el resultado de una investigacin que hizo para determinar cuntos lingotes de hierro fundido poda llevar un obrero de un punto a otro. Estudiando los movimientos corporales de los obreros y el tiempo necesario para ejecutarlos, lleg a la conclusin de que un trabajador poda transportar 47,5 toneladas por da, en lugar de 12-15, si se reduca el peso de la carga que transportaba cada vez y se

programaban periodos de descanso. Importa destacar

que, aunque Taylor se interes por la aplicacin de la ciencia y la investigacin en la bsqueda del nico modo mejor, dio por existente tambin una comunidad de intereses entre los obreros y la direccin. Esta ltima preocupacin, sin embargo, fue ignorada en gran parte por los expertos de la eficacia del decenio de los aos treinta y siguientes.

Uno de los colaboradores de Taylor, Frank Gilbreth, prosigui los estudios de tiempos y movimientos en la industria y descubri los movimientos fsicos ms eficaces para la realizacin de determinadas tareas. Una vez ms, se consider al hombre como una prolongacin de la mquina. Otro de los compaeros de Taylor, Henry L. Gantt, ide un sistema de control industrial, el diagrama de Gana, que todava se utiliza. Los estudios de tiempos y movimientos siguen realizndose en la actualidad como base para la especificacin de los puestos de trabajo.

Las repercusiones del movimiento taylorista fueron considerables durante las primeras dcadas del presente siglo. Baste citar a Walter Rathenau, en Alemania, inventor del tnnino racionalizacin del trabajo, Stajanov, en Rusia, y otros que no hacen sino adaptar el Taylorismo, a veces cambiando su denominacin, para disimular la importacin de ideas extranjeras.

Dentro de la direccin cientfica que apuntamos, merece

destacar Henri Fayol, ingeniero francs nacido en

Estambul, cuya obra es, sin embargo, muy distinta de la de Taylor.

B.

La Teoria de los Principios Universales de H.Fayul

H.Fayol (1916) lleva a cabo una obra ambiciosa estudiando problemas directivos propios de cualquier Organizacin pblica o privada, grande o pequea, enunciando sus clebres infinitivos y formulando una lista de principios de administracin.

Su doctrina est contenida no slo en su Administracin Industrial y General, sino tambin en articulos tales como Importancia de la funcin administrativa en el gobierno de la empresa

Incapacidad industrial del Estado, etc., pudiendo

decirse que la aplicacin de las tcnicas de Organizacin a la Administracin Pblica arrancan de Fayol, cuya obra produjo un considerable revuelo. Los principios de Direccin, segn Fayol, se resumen en los siguientes puntos:

1.

Divisin del trabajo: especializacin de los obreros y de la Direccin, para mejorar la eficiencia yaumentar el -rendimiento. Autoridad y responsabilidad: el derecho a dar rdenes y exigir obediencia. La responsabilidad es consecuencia directa de la autoridad. Disclina: en esencia, la obediencia, dedicacin, energa y conducta dadas a la organizacin, y ello depende del mrito de los jefes. Unidad de mando: nadie debe tener ms de un jefe.

2.

3.

4.

5.

Unidad de Direccin: adems de no tener ms de un jefe, solamente debe existir un plan para la consecucin de los objetivos (relacionado con el nmero 4). Subordinacin del inters individual al inters general: los intereses de la Organizacin deben colocarse por encima de los de los individuos. Remuneracin del personal: acuerdos justos, satisfactorios para todos, con arreglo a los cuales se recompensa la aptitud pero no con exceso. Centralizacin: la consolidacin de la funcin directiva debe hacerse de acuerdo con las circunstancias que rodean a la Organizacin. Cadena jerrquica: es la cadena de mando, que a veces tiene varias trayectorias. Personas situadas en niveles paralelos, segn se desciende en la escala, pueden ser autorizadas a resolver problemas con el conocimiento del superior. Orden: cada uno ocupa un puesto y debe actuar solamente desde ese puesto, de modo semejante, todos los materiales deben tener un lugar determinado y estar en l. Equidad: debe alentarse la lealtad mediante la benevolencia y la justicia; pero ello no excluye la severidad y la energa cuando sea necesario. Estabilidad del personal empleado: el alto indice de rotacin del personal es resultado de la ineficiencia y, a su vez, causa de ella; las mejores Organizaciones tienen un personal directivo estable. Iniciativa: la necesidad de pensar un plan y asegurar su xito. Fayol considera ese principio como un punto fuerte para los negocios, especialmente en las pocas difciles.

6.

7.

8.

9.

10.

II.

12.

13.

14.

Espritu de eq4po: se elevan la moral y el espritu de equipo manteniendo unidos a los equipos y con una buena comunicacin de presencia.

C.

Escuela Estmctumlistn

El socilogo alemn Max Weber (1921), uno de los fundadores de la Escuela Estructuralista, distingue entre poder legtimo e ilegtimo. Segn Weber (1921), el ejercicio del poder ilegitimo distancia al trabajador; por el contrario, el uso del poder legtimo concuerda con las normas de los obreros y, como consecuencia, estos hacen suyas las reglas.

En el sistema de Weber, a este uso del poder legtimo se le denomina autoridad. Weber distingue entre la autoridad tradicional, que se basa en los modos pasados de hacer las cosas, y la burocrtica, que se basa en las reglas consideradas legtimas por las personas que entran en contacto con ellas. La clasificacin de Weber se elena con la autoridad carismtica, que resulta de la personalidad superior atractiva.

M.Weber caracteriz la estructura burocrtica por lo siguiente:

1.

Una Organizacin con continuidad que funciona de acuerdo con unas reglas. Un mbito de competencia en el que las personas implicadas participan en un trabajo encaminado a unos objetivos especficos a las rdenes de unos jefes predeterminados. Una Organizacin con principios jerrquicos. Una Organizacin con reglas que son o normas o reglas tcnicas.

2.

3. 4.

lo

5.

Una Organizacin en la que el personal amdinistrativo est separado de la propiedad de los medios de produccin o de la administracin y en la que los bienes privados y el equipo de la Organizacin estn tambin separados. Una Organizacin cuyos recursos estn libres del control exterior y en la que ningn administrador puede monopolizar un puesto de trabajo. Una Organizacin en la que los actos administrativos, reglas, polticas, etc. deben expresarse por escrito.

6.

7.

La lealtad del empleado, agregada, puede conseguirse haciendo que sea la Organizacin, en lugar de sus clientes, la que pague su salario. Los ascensos y la planificacin organizacional de la carrera suelen ayudar asimismo a aumentar la lealtad. Finalmente, el famoso socilogo consider la necesidad de una. proteccin continua de la Organizacin burocrtica.

Como Weber hace notar, el jefe de una Organizacin burocrtica no posee necesariamente un designio especial para su puesto. Antes bien, podra haber sido elegido o haber heredado el empleo.

Al examinar el modelo de Weber, Etzioni (1965) observa que muchas Organizaciones han mezclado las formas de autoridad; son parcialmente tradicionales, carismticas y burocrticas. En suma, es difcil encontrar una burocracia pura; es ms, quiz no permanezca pura durante mucho tiempo.

Lo importante de Weber es que describe lo que es, no lo que debe ser.

l1

Sin embargo, y a pesar de las diferencias que separan a Taylor, Fayol y Weber, cabe encontrar un rasgo comn, su orientacin formal y abstracta encaminada a tratar los problemas de Organizacin en un plano predominantemente racional. Desde este punto de vista, ambos caen dentro de la primera orientacin racionalista. Los dos enfoques consideran a los empleados como ampliaciones de las mquinas y deducen sus principios de un planteamiento lgico y autoritario.

1.1.2. Orientacin psicosociolgica

La segunda direccin fundamental seguida por los tericos de la Organizacin aparece con el carcter de una verdadera reaccin. Se parte de una base escptica en cuanto al valor de los esquemas ideales y abstractos de Organizacin, estimando tarea intil la encaminada a hallar esquemas perfectos. Se pone de relieve el descuido del estudio de las causas que determinan el comportamiento humano, por lo cual esta segunda orientacin carga el acento sobre elementos psicolgicos y sociolgicos.

La consecuencia fundamental de esta tendencia psicosociolgica es, como seala Cprradini, la de valorizar el aspecto democrtico de la Organizacin, en oposicin al carcter predominantemente autoritario de la teora tradicional. Toda la literatura sobre Relaciones Humanas aparecida a raz de que E.Mayo (1946) realizara la clebre investigacin Hawthorne no hace sino enfocar los problemas de Organizacin desde el punto de vista preponderantemente humano, lo cual supone caer en el extremo opuesto, ya que no es posible acometer nicamente el estudio de la Organizacin sobre la personalidad del individuo, sobre la formacin y conducta de los grupos y dems aspectos psicolgicos y sociolgicos. Las evidentes exageraciones a que se ha llegado en este campo pueden resultar peligrosas y perturbadoras en la prctica.

12

Pero, no obstante su carcter extremo, la nueva orientacin propuesta por E.Mayo (1946), H. A Simn (1947) y F. Herzberg (1954) tiene el mrito de poner de manifiesto la

importancia de los factores citados y su influencia sobre el funcionamiento de la Organizacin, superando de este modo el punto de vista del taylorismo y demostrando que la perfeccin
del esquema organizativo, las ventajas materiales y los incentivos econmicos, que haban venido siendo considerados como los principales factores de productividad, tenan en realidad un papel limitado.

1.1.3. La Organizacin como un Sistema

Sistema lo define Henderson (1936) como la interdependencia

de las variables o factores dentro de una Organizacin; de forma que la interaccin o efecto recproco de cualquiera de las variables afecta a todo el conjunto.

Se puede poner como ejemplo el coche; es un sistema total que se compone de varias partes o subsistemas: encendido, mecnica, motor, direccin, transmisin, electricidad... Si todos los subsistemas funcionan adecuadamente no tendr problemas el coche; pero cualquier fallo en alguno de los subsistemas o panes originar problemas en el funcionamiento del mismo.

Se pueden establecer hasta niveles distintos de sistemas, en funcin de su complejidad, apertura al cambio y al entorno exterior. K.E. Boulding (1956) establece nuevos niveles:

1.

Estructura esttica: la disposicin de los planetas en el sistema solar. Sistema simple, dinmico: la mayora de las mquinas y la mayor parte de la fsica newtoniana. Sistema de ciberntica: mecanismos de regulacin tales como el termostato.

2.

3.

13

4.

Sistema abieflo: la estructura que se perpeta por si misma, como la clula. Sistema gensico-social: la divisin del trabajo, incluidos los subsistemas, tales como la planta. Sistema animal: comprende la percepcin de s mismo y la movilidad, as como subsistemas especializados para recibir y elaborar la informacin procedente del exterior. Sistema humano: comprende la capacidad para tener conciencia de s mismo, la percepcin de s mismo y el uso del simbolismo para comunicar ideas. Organizaciones sociales: los seres humanos como subsistemas dentro de una Organizacin o sistema ms grande. Sistemas trascendentales: alternativos e incognoscibles que todavia han de ser descubiertos.

5.
6.

7.

8.

9.

1.1.4. Caractersticas de los Sistemas Hwnano y Siociales

Desde el punto de vista de la tesis interesa resaltar, sobre todo, los sistemas humanos y sociales por ser los ms complejos y los que interesa conocer ms en profundidad.

Cada sistema se subdivide en otros subsistemas que se relacionan entre s y estn interactuando con el entorno. Tanto los sistemas humanos como las Organizaciones sociales son sistemas abiertos, recogen informacin del exterior (input). En un sistema humano, recogemos la informacin mediante los cinco sentidos, mientras que el input de un sistema social es muy complejo: informacin, personas, energa, materiales,

tcnica. El input entra dentro del sistema, se produce una

transformacin y sale convertido en un resultado (output) que se concreta en una conducta (sistema humano) o en un producto o servicio en el sistema social.

14

Otro de los elementos caractersticos de los sistemas humano y social es el mecanismo de comunicacin y control que existe dentro del sistema y la capacidad de recibir feed-back, o realimentacin, por el que circula un flujo continuo de informacin entre el sistema, sus panes y el entorno. Esta realimentacin es valiossima para el sistema ya que le permite posicionarse constantemente, seleccionando aquellas informaciones que pueden determinar nuevas orientaciones, frenar las que no interesan o reorganizar el sistema de forma diferente.

Otra de las caractersticas que definen a los sistemas humano y social es la existencia de dos fuerzas opuestas: una tiende al
mantenimiento del statu quo y la otra hacia el cambio y el crecimiento. Aunque se han usado palabras como entropa y homeostasis para describir la relacin entre estas ferzas, aqu prefiero hablar de equilibrio, que no implica estatismo o inmutabilidad; ya que la Organizacin puede mantener un equilibrio en diferentes lugares a lo largo de un continuo, el punto de equilibrio puede cambiar dentro de las Organizaciones, dependiendo del momento o proceso evolutivo donde se encuentren.

Por ltimo, sealar que una Organizacin (sistema) tiene multiplicidad de fines, funciones y objetivos, alguno de los cuales pueden estar en pugna. El propsito de toda Direccin es buscar el equilibrio ltimo en los diversos subsistemas.

Dentro del sistema empresarial pueden diferenciarse tres interdependencias parciales o subsistenias que se diferencian entre si por los procesos que realizan, as como por la propia naturaleza de sus elementos.

1.

El subsistema econmico. Se construye con una orientacin racional respecto al objeto o contenido de ese subsistema; afecta a los medios y a las actuaciones con las que se trata de asegurar la economicidad de la actividad empitsanl. Trabaja conforme a dos flujos de valores: porun lado, el flujo que corresponde a los medios monetarios de la empresa que fluyen para

15

adquirir los medios materiales y las prestaciones de

trabajo necesarias, valores que recupera la empresa en base a las prestaciones o productos que vende (o subvenciones). Por otro lado, se trata de aquellos flujos de valores integrados en las prestaciones o productos fabricados, que corresponden a valores materiales y de trabajo, los cuales se recuperan con los productos vendidos. El subsistema econmico de la empresa constituye un entamado global unitario, cuyo criterio de vinculacin ms importante es el clculo econmico y los sistemas contables. Determina los objetivos de la empresa y, por consiguiente, constituye su sistema de Direccin. 2. El subsistema tcnico. Se construye de manera lgica y consiste en el conjunto de medios y procedimientos de produccin necesarios para realizar el proceso productivo. Entre estos medios no deben considerarse solamente los medios tcnicos y mquinas, sino tambin aquellos medios que se derivan de la Organizacin y de la supervisin de los sistemas empresariales y de la Direccin de Personal. Sus elementos no configuran una unidad, sino que se encuentran distribuidos entre un amplio conjunto de elementos parcialmente interrelacionados. La direccin de este sistema mediante sistemas electrnicos est produciendo una creciente integracin de estos sistemas parciales. 3. El subsistema social. Lo define el conjunto de todos los hombres que actan en la empresa y, en especial, aquellos que configuran su plantilla de personal. El subsistema social se integra en el conjunto del sistema empresarial mediante una doble vinculacin: por un lado, su integracin se produce por las exigencias de los procesos empresariales y, por consiguiente, posee un carcter funcional. Se trata de configurar las actividades de todos los hombres que participan en la actividad empresarial, que est orientada a los objetivos que se han establecido. La otra dimensin corresponde a las interacciones que se generan como consecuencia de los propios procesos de ejecucin del trabajo entre los

16

miembros del sistema empresarial; interacciones que integran sus necesidades y expectativas dentro de una unidad global.

1.1.5. La Empresa como un Sistema

Se entiende por sistema la interdepencia global en las

relaciones entre distintos elementos. En el libro de

Cares Rami y Xavier Ballort (1933) se recoge el pensamiento de Fletchner, 1966, p.228; H.Ulrich, 1968,
p.lO5; Mayntz, 1969, p.4O). (Lecturas de Teora de la Organizacin. La evolucin histrica del pensamiento organizativo. Los principales paradigmas histricos. Madrid, M.A.P., Este concepto de sistema se considera como apropiado para la descripcin de lo que es la emprtsa.

1.

Se trata de un sistema abierto, esto es, un sistema que se encuentra en mutua intenclacin

con su entorno. 2. No todos los elementos que configuran el

conglomerado empresarial se encuentran un una mutua interdependencia, como tampoco lo estn de la misma manera, sino que las relaciones son diferentes. Por consiguiente, se producen en ese sistema emptsanal grupos o categoras de relaciones dentro del propio entramado empresarial. En el sistema empnsarial surgen, por lo tanto sistemas parciales o subsistemas de primer orden, de segundo orden, etc.. Estos subsistemas se dirigen -como el sistema empresarial global- por los directivos, interrelacionndose de diferente manera. 3. Se trata de un sistema organizado, configurado por hombres, cuyo objetivo y construccin lo

imponen mediante reglas por parte de aquellos que tienen la capacidad para configurar el
sistema.

17

4.

Este orden del sistema empresarial define a la empresa desde fuera (exgeno). A lo que se aaden en su sistema elementos propios (endgenos), consecuencia de interacciones de los participantes -en particular del personal- lo que caracteriza toda la estructura de relaciones
de manera muy acentuada.

5.

El personal y los dems miembros del sistema empresarial, que representan sus elementos, poseen sus propios objetivos para poder satisfacer sus necesidades. Estos objetivos pueden ser diferentes entre s, y pueden tambin ser distintos a los que fija la empresa, por lo que se da una diferenciacin entre los objetivos determinantes del comportamiento del personal y los objetivos de la empresa Las relaciones entre los miembws del sistema son, en parte, de carcter directo; pero en una parte muy importante, sin embargo, son relaciones de tipo indirecto, lo que ocasiona mayores dificultades en los flujos de comunicacin dentro del sistema empresarial.

6.

1.2.

CONCLUSION: Ausencia de una teora de conjunto

Aunque los escritos que en la actualidad se presentan bajo el ttulo de Teora de la Organizacin son bastante numerosos, dicha teora no

parece haber encontrado todava una base consistente y unificadora. Existen tantas teoras de la Organizacin como puntos de vista
parciales pueden adoptarse para el estudio de la misma, pero falta una teora de conjunto capaz de agrupar esa gama de consideraciones fragmentarias reunindolas en un todo unitario y coherente.

Ms concretamente, falta un desarrollo paralelo y sistemtico de las

dos vertientes -racional y humana- que pueden distinguirse dentro del

fenmeno Organizacin. Es cieno que en la literatura especializada no escasean las obras que se anuncian como teoras de conjunto, pero en la realidad tales estudios terminan por lo general cayendo dentro de una de las direcciones fundamentales antes apuntadas.

18

Un importante problema se plantea, por tanto, en este lugar. Supuesta

la necesidad de basar el conocimiento de la Organizacin sobre sus dos facetas sin descuidar ninguna de ellas, y dada la inexistencia de una teora unitaria, surge la cuestin de determinar si el punto de partida para dicho estudio ha de tener carcter racional y abstracto o, por el contrario, si ha de partirse de un enfoque puramente psicosociolgico.

A nuestro modo de ver, el estudio de la Organizacin debe comenzar por su vertiente racional y completarse mediante la consideracin de los problemas de naturaleza psicosociolgica. La formacin del dirigente no puede considerarse satisfactoria cuando se limita al conocimiento de la personalidad, de los grupos espontneos, de la forma de tratar las situaciones de frustracin o de conflicto de

caracteres, etc.. Todo lo ms esto nos parece un complemento

necesario de aquella formacin directiva, pero no su ingrediente principal.

Recogiendo la opinin ms extendida, la Organizacin ha de desarrollarse lgicamente, partiendo de un esquema racional y no de la personalidad y dems cualidades de los individuos que la componen. Disear la Organizacin en funcin de la personalidad significa, en ltimo trmino, restringir la base de aqulla y hacer ms difcil la coordinacin entre sus diferentes sectores, aumentando la posibilidad de conflictos en su seno.

Este mismo punto de vista puede encontrarse en Urwick (1930), el cual, aun reconociendo que en los problemas de Organizacin se interfieren factores personales que no se pueden ignorar, considera disparatada y fantstica la idea de que la Organizacin pueda estructurarse con arreglo a la idiosincrasia de los individuos en lugar de ajustarse los individuos a exigencias de principios racionales.

Es necesario, por lo tanto, partir de un enfoque abstracto en el estudio de la Organizacin y en el ejercicio de la funcin de organizar, sin caer en la tentacin fcil de supervalorar los aspectos personales, pues este camino conduce frecuentemente a dar como justificadas, por consideraciones especiales las situaciones ms absurdas y las prcticas ms contradictorias. Y esto no significa, naturalmente, que la personalidad humana, el comportamiento del individuo y del grupo y 19

dems aspectos semejantes deben de quedar al margen de una Teora de la Organizacin, sino que, por el contrario, su estudio ha de
considerarse como un complemento necesario para ampliar su contenido, sin llevar al abandono de la idea de racionalidad.

2.

ORGANIZACION FORMAL Y NO FORMAL Dentro del concepto de Organizacin, entendido como dispositivo que reviste
un grupo para la consecucin de objetivos comunes, puede advertirse inmediatamente la existencia de dos aspectos diferentes.

En efecto, a] lado del esquema oficial de la Organizacin, determinado por acto obligatorio, puede distinguirse un aspecto no formal de la misma, constituido por el conjunto de relaciones espontneas y recprocas que surgen de modo necesario entre los individuos y grupos que forman parte de aquella.

Examinemos por separado estos dos importantes aspectos:

2.1.

Organizacion Fonnal

La Organizacin Formal es la estructura abstracta e impersonal plasmada en una norma (Estatutos, Reglamentos) y derivada del ejercicio de una funcin directiva concreta (funcin de organizar). Es la articulacin lgica del grupo que debe quedar detenninada con arreglo a criterios objetivos y consideraciones de eficiencia ajenas al factor personal.

Un esquema formal de la Organizacin que abarque la totalidad del comportamiento de los individuos en el grupo no es fcilmente concebible, ni siquiera conveniente. El esquema formal tiene un lmite ptimo de desarrollo. Sobrepasar este limite equivale, normalmente, a conferir a la Organizacin una excesiva rigidez orgnica acompaada,

por lo general, de una notoria lentitud de movimientos. Un reglamento

orgnico llevado al ltimo grado de detalle puede actuar sobre el grupo como una camisa de fuerza.

20

Por el contrario, el desarrollo insuficiente del esquema formal deja al

grupo a merced de tas tendencias surgidas en su seno haciendo a la Organizacin fluida, confusa y, en definitiva, inestable. Las Organizaciones insuficientemente elaboradas son, por lo general, muy dinmicas, pero ese dinamismo orientado en direcciones cambiantes e incluso opuestas suele traducirse en ausencia de coordinacin y actuacin catica y costosa, ofreciendo adems el riesgo de convertir a la Organizacin en instrumento al servicio de intereses personales.

2.2.

Oiganizacion no fonnal

La Organizacin no formal, real o, segn la terminologa norteamericana, informal, es la estructura de hecho constituida por el complejo de relaciones personales y de grupos espontneos que se desarrollan de modo natural y, por lo menos en parte, a margen de aquel sistema de normas.

La Organizacin de hecho viene a ser, por lo tanto, el contenido vivo del esquema formal. Ambos aspectos coexisten, normalmente, influyndose de modo recproco. La Organizacin informal, por una parte, puede proporcionar en ocasiones la base para una ordenacin racional de los distintos elementos del grupo o para modificaciones posteriores del esquema formal. Por otro lado, la Organizacin oficial constituye a su vez el molde o cauce en que la Organizacin real se desarrolla.

Tericamente al menos, se puede concebir una coincidencia perfecta entre la Organizacin formal y la Organizacin de hecho. En la prctica, sin embargo, la posibilidad de tal coincidencia resulta en extremo dudosa, especialmente en Organizaciones grandes. Normalmente, existir una serie de divergencias de mayor o menor importancia entre ambos aspectos, dependiendo de las mismas en gran parte el grado de eficiencia de la Organizacin. En efecto, ser fcil apreciar en numerosas ocasiones, con el carcter de situacin de puro hecho, la existencia de relaciones de trabajo no previstas en la estructura formal. Podr encontrarse tambin, en ciertos casos, un ejercicio efectivo de autoridad en medida mayor o menor de la atribuida por va oficial. Igualmente, se podr observar la existencia

21

de grupos o unidades de hecho no establecidas formalmente y la inexistencia real de funciones, relaciones u otros aspectos concretos regulados de forma expresa en el esquema oficial..

La capacidad del buen organizador se pone de relieve, por lo tanto, no slo a travs del conocimiento de los aspectos formales y tcnicos, sino tambin por medio de su aptitud para diagnosticar y valorar las situaciones de hecho, cambiando su signo y su naturaleza cuando lo requiera el mejor cumplimiento de los fines de la Organizacin.

3.

LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

3.1.

La polemica en tomo al valor de los principios de organizacion

El pensamiento cientfico ha atravesado por varias fases de elaboracin de la doctrina de los principios. Dichas fases no suponen etapas cronolgicas sino ms bien posiciones doctrinales. Fundamentalmente, se pueden distinguir las tres siguientes:

Posicin clsica Posicin crtica Posicin actual

3.1.1. Posicin clsica

Una primera posicin, a la cual pertenecen casi todos los

autores clsicos, trata de llegar a la formulacin de principios realmente cientficos partiendo de la observacin de coincidencias entre Organizaciones de todo tipo.

Las enumeraciones clsicas son, por lo general, poco sistemticas. Su contenido ofrece, por otra parte, contrastes realmente notables, tanto por lo que se refiere al nmero como

22

a los conceptos concretos relacionados como principios en

dichas enumeraciones.

Pero la caracterstica general de estos autores es la creencia en el valor absoluto y superior de los principios, que tratan de oponer a un empirismo no racional.

Una frase de Wilson puede servir como exponente de esta tendencia clsica: se trata de rescatar los mtodos administrativos de la experimentacin emprica, basndolos sobre cimientos fundados en principios de carcter permanente.

De la misma forma, W.F. Willoughby, de manera contundente, afirma que hay principios fundamentales de aplicacin general, anlogos a los que caracterizan a toda ciencia Si se quiere dar solucin adecuada a los problemas administrativos, es necesaria la formulacin y adopcin de principios de Organizacin y procedimiento administrativo cientficamente establecidos.
.

3.1.2. Posicin crtica

En una segunda posicin doctrinal, que podemos considerar

crtica o escptica, se advierte la tendencia a revisar las listas de los autores anteriores. Las diferencias de contenido apreciadas en las relaciones existentes y, sobre todo, la observacin de numerosas contradicciones, a veces advertidas entre principios de una misma lista, conducen a la negacin del pretendido valor cientfico de los llamados principios.

Como dice Herbert Simon 1947), los supuestos principios, que l prefiere llamar criterios, adolecen del fatal defecto de presentarse por parejas, como los refranes, de forma que para cualquiera de ellos puede encontrarse otro igualmente opuesto e igualmente plausible.

23

De esta forma, los autores discrepantes de la perspectiva

cientfica se han inclinado a negar tanto el concepto de principio, en general, como cada uno de ellos en panicular, calificndolos de generalizaciones apresuradas y no demostradas, o, incluso, dejan de lado el problema de la validez y enumeracin de los principios, sin llegar siquiera a plantearlo, con lo cual se elimina pura y simplemente toda cuestin.

Esta tendencia escptica alcanza quiz su mximo exponente en D.T. Hall (1976), segn el cual la doctrina de los principios est anticuada. Hoy, dice Hall, se sigue ms bien un punto de vista pragmtico y experimental. Es probable que existan ciertos principios fundamentales, pero su numero es tan escaso que no pueden ser de gran utilidad.

Igualmente, J.Wallace (1971) afirma que toda decisin huf&lijiii&h%uWt liIj~ di&rganizacin depende no de
...

una simple frmula sino de una detenida consideracin de

multitud de factores. 3.1.3. Posicin actual

La orientacin que podemos considerar comn a la mayora de la doctrina actual huye de las dos posiciones extremas antes apuntadas. No se suprime la nocin de principio, en general, pero se reconoce que las reglas formuladas por los clsicos carecen de valor absoluto. Se asigna a los principios de Organizacin un valor meramente relativo, orientador y descriptivo. Los principios de Organizacin no son, en definitiva, sino verdades aproximadas y, sobre todo, interdependientes. Su aplicacin a un caso concreto no puede hacerse de forma aislada sino conjunta.

Es incluso frecuente elevar al rango de principio la idea que expresa que la aplicacin de los principios de Organizacin no debe hacerse de forma rgida y aislada. De este modo resulta que la nica regla universal convenida en algunas relaciones de principios de Organizacin es la que niega el carcter absoluto de los mismos.

24

As, por ejemplo, en la enumeracin de principios, se indica, en

ltimo lugar, la existencia de un principio de flexibilidad, segn el cual la Organizacin nunca debe de ser tan elaborada
que llegue a impedir su funcionamiento. Y es que se ha observado, en la prctica, que la aplicacin de algunas reglas entendidas con valor absoluto puede llegar a constituir un factor negativo desde el punto de vista del grado de eficiencia de la Organizacin.

Debe huirse, por lo tanto, de las formulaciones axiomticas de principios de Organizacin que, con frecuencia, se encuentran en algunos manuales y publicaciones. Tales enumeraciones no resisten, por lo general, un examen critico por superficial que sea.

Conviene indicar, por otra parte, que bajo la denominacin de

principios de Organizacin se recogen, a veces, no solamente

ciertas reglas aplicables a la funcin de organizar, en sentido estricto, sino tambin otras relativas al funcionaniiento de la Organizacin o al desarrollo de las dems funciones directivas. Se engloban bajo una misma rbrica, de modo desafortunado y confuso, conceptos heterogneos, lo cual determina inevitablemente diferencias considerables en el contenido de las enumeraciones ms usuales.

Ciertos autores, con mejorcriterio, separan diferentes categoras de principios, distinguiendo al lado de los principios de Organizacin cienos principios de funcionamiento. Asi, R. Brown (1972) enuncia separadamente los principios que rigen el esquema formal de las Organizaciones y los principios que regulan la direccin y funcionamiento. El mismo punto de vista puede apreciarse en Urwick.

Evidentemente, el diferente empleo de la expresin principios de Organizacin nace de tomar esta palabra unas veces en sentido restringido, equivalente a dispositivo formal del grupo, y otras en un sentido amplio que trata de abarcar toda la gama de problemas tcnicos, e incluso humanos, que plantea el ejercicio de las funciones directivas.

25

A nuestro juicio, resulta conveniente limitar el alcance de la expresin principios de Organizacin al estudio de las reglas aplicables a los problemas orgnicos o de estructura. Desde este punto de vista, resultan un instrumento imprescindible para el jefe administrativo en el ejercicio de la funcin de organizar y para el funcionario especializado que se ha de dedicar al anlisis de la estructura de las Organizaciones.

3.2.

Enumeraciones frecuentes

Aunque Taylor (1916) no lleg a formular de una manera explcita ninguna regla de Organizacin, se advienen, a lo largo de su obra, afinnaciones que reflejan su creencia en la existencia y valor absoluto de ciertos principios. H. Emerson (1962) puso de manifiesto doce principios, nmero que despus elev a trece atribuyndoles la denominacin de Principios de Eficiencia.

En 1916, H. Fayol presenta una lista de catorce principios, bajo el titulo de Principios de Administracin.

A nuestro juicio, esta lista de principios no pasa de tener en la actualidad un valor relativo. En ella puede apreciarse la presencia de reglas que se refieren al ejercicio de la funcin de organizar en sentido estricto (divisin del trabajo, unidad de mando), juntamente con otras de alcance moral (equidad) o social (subordinacin de los intereses particulares al inters general). Esta amalgama de reglas slo presenta, como denominador comn la circunstancia de aparecer referidas al ejercicio de las funciones del jefe administrativo, en su conjunto.

Una relacin de principios de Organizacin bastante conocida y concebida desde el punto de vista que nos parece ms acertado, es la formulada por L. Urwick (1930). Esta enumeracin contiene las diez reglas siguientes:

26

Principio del objetivo. La Organizacin ha de ajustar su estructura a sus fines. El dispositivo orgnico en suL totalidad y en cada una de sus partes debe ser un reflejo de los objetivos
de la entidad.

Principio de especializacin. Las actividades de cada miembro y de cada grupo deben de establecerse de forma que cumplan,
en la mayor medida posible, una sola funcin.

Principio de coordinacin. La estructura se debe disponer de forma que facilite la coordinacin de actividades

Principio de autoridad. Las lneas de autoridad deben estar

claramente establecidas desde el vrtice hasta el ltimo miembro dentro de cada grupo.

Principio de responsabilidad. La responsabilidad <le superior por los actos de sus subordinados es absoluta. Principio de definicin. El contenido de cada puesto, desde el punto de vista de sus funciones, autoridad, responsabilidad y relaciones con los dems puestos, debe estar claramente definido. Principio de correspondencia. Autoridad y responsabilidad deben ser paralelas dentro de cada puesto de trabajo. Amplitud de la esfera de contrul. Ningn jefe debe supervisar a ms de cinco o seis subordinados inmediatos cuyo trabajo sea interdependiente. Principio de equilibrio. La estructura de una buena Organizacin debe de ser equilibrada, de fonna que la importancia concedida a cada funcin est en relacin con la que realmente reviste para la consecucin del fin comun. Principio de continuidad. La reorganizacin es un proceso continuo de mejora. La investigacin matemtica de aspectos mejorables es una funcin necesaria que debe estar atribuida especficamente al punto ms adecuado de la Organizacin.

27

3.3.

Conclusiones Seguir una lista determinada de principios de Organizacin resulta

harto comprometido. La notable variedad que presentan las

enumeraciones existentes, tanto en cuanto a los conceptos considerados como principios, como en lo que se refiere al nmero y denominacin
de los mismos, hace muy difcil la eleccin. Podran, en efecto,

encontrarse enumeraciones de principios que se limitan a recoger tres o cuatro reglas junto a otras que sobrepasan el medio centenar de
principios y subprincipios.

Estas diferencias, en realidad, obedecen a consideraciones de pura

sistemtica. Su origen se encuentra en el hecho de que algunos autores fraccionan los principios ms comnmente admitidos en aspectos paniculares y concretos a los cuales atribuyen igualmente el rango de principios de Organizacin. Por este camino, evidentemente, puede llegarse a formular un nmero de principios tan elevado como se desee de antemano.

A nuestro juicio, entendidos los principios de Organizacin en el sentido restringido antes apuntado, pueden agruparse en dos categoras:

Principios que rigen el proceso de la divisin del trabajo o departamentalizacin (estructura horizontal). Principios que rigen el proceso escalar o de jerarquizacin (estructura vertical).

Partiendo de la anterior consideracin, los problemas estructurales pueden ser estudiados separadamente, distinguiendo los que afectan a ambas dimensiones o aspectos -horizontal o vertical- de la Organizacin. En estos trminos, la cuestin relativa al nmero de principios de Organizacin y la determinacin del orden de exposicin de los mismos se simplifica hasta el punto de permitir agrupar, en las dos categoras antes indicadas, las diferentes reglas y orientaciones concretas que pueden formularse en materia de Organizacin.

28

En consecuencia, sin seguir ninguna de las enumeraciones o listas ms

corrientes, procuraremos desarrollar la materia examinando en primer lugar los problemas fundamentales de estructura horizontal y tratando a continuacin de todos aquellos aspectos particulares que puedan considerarse comprendidos dentro de la idea de jerarqua.

4.

LA ESTRUCTURA HORIZONTAL DE LAS ORGANIZACIONES

El.

El proceso de departamentalizacion

Como ya se ha dicho, la funcin de organizar consiste fundamentalmente -aunque no exclusivamente- en dividir el trabajo entre los diferentes miembros del grupo y en ordenar dichos miembros mediante el establecimiento de relaciones de autoridad y responsabilidad.

Una exposicin amplia de la idea de divisin del trabajo podra hacerse recogiendo por separado los siguientes aspectos:

Divisin del trabajo entre unidades orgnicas integradas en cada escaln o nivel horizontal (departanientalizacin). Divisin del trabajo entre puestos de una misma unidad elemental (distribucin o reparto de tareas).

Entre los trminos divisin del trabajo y depailamentalizacin existe, a nuestro modo de ver, la misma relacin que media entre el gnero y la especie. Los problemas de divisin del trabajo tienen, en el fondo,

una misma naturaleza cualquiera que sea el nivel de que se trate. Del
mismo modo, los criterios utilizables para llevar a cabo dicha divisin y las consecuencias que derivan de la eleccin de uno a otro son las mismas, en lneas generales, tanto si se trata de unidade.s orgnicas como de puestos individuales.

No obstante, la divisin del trabajo entre unidades orgnica.s difiere en

algunos puntos de la distribucin referida a nivel individual. Los

29

problemas que esta segunda modalidad plantea no afectan, normalmente, a la estructura fundamental de la Organizacin, mientras que el primer aspecto -departamentalizacin- tiene carcter evidentemente estructural. A este aspecto tratan de ajustarse, principalmente, los epgrafes siguientes.

4.2.

Limite de la division del tmbajo

Es corriente afirmar, de forma ms o menos explcita, que todo aumento en el grado de divisin del trabajo lleva consigo un incremento de eficiencia (Fayol (1916), Urwick (1930)). Esta idea, sin embargo, no puede entenderse en sentido absoluto.

En efecto, a medida que el trabajo se fracciona progresivamente, las funciones directivas resultan ms complejas. La coordinacin es quiz, entre dichas funciones, la que acusa en primer lugar los inconvenientes de una divisin excesiva.

No puede, por tanto, admitirse la afirmacin de que el lmite ptimo de la divisin del trabajo consiste en llegar a asignar una sola funcin o actividad para cada elemento orgnico, independientemente de cualquier otra circunstancia. La envergadura de la Organizacin, la naturaleza de sus actividades, el volumen de trabajo que cada una de ellas representa, el grado de repeticin de cada ciclo y otros factores semejantes influyen en el lmite ptimo de fraccionamiento en cada caso particular. Con el alcance de regla general solamente podra decirse que el lmite de la divisin del trabajo debe fijarse en aquel punto en que la especializacin resulta compatible con la coordinacin de actividades.

4.3.

Criterios de divisin

Siguiendo la enumeracin clsica formulada por Gulick (1937), la Organizacin puede estructurar horizontalmente sus escalones o niveles dividiendo el trabajo con arreglo a cualquiera de los siguientes criterios fundamentales:

30

Sobre la base de la unidad de fin o de una subdivisin de los fines generales. Sobre la base de la unidad de las tcnicas o procedimientos empleados. Sobre la base de la unidad de clientela o grupo de personas destinatarias de la actividad. Sobre la base de la unidad territorial o geogrfica.

A estos criterios pueden afiadirse algunos otros, como es la distribucin temporal, que suele aparecen en algunos escalones cuando se trata de servicios que han de funcionar de forma ininterrumpida (vigilancia, transportes, etc.).

Pero los dems criterios que puedan sealarse no constituirn sino variantes concretas de los cuatro anteriores y fundamentales y as, por ejemplo, una dependencia creada sobre la base de la especializacin del personal no representar sino un aspecto concreto del criterio de unidad de tcnica o procedimiento.

4.3.1. Divisin porfines

La divisin del trabajo por fines u objetivos fundamentales consiste en agrupar en cada unidad administrativa, dentro de un determinado nivel horizontal, todas aquellas actividades que tiendan a conseguir un fin idntico. As, por ejemplo, la divisin realizada en los primeros escalones de la Administracin Central (Ministerio de Educacin, de Trabajo, de Comercio, etc.) refleja normalmente la aplicacin de este criterio.

El criterio de la unidad de objeto o fin produce corno resultado un notable grado de autosuficiencia de cada unidad administrativa. Pero desaprovecha las ventajas de la unificacin de tcnicas comunes a los distintos fines perseguidos por la

31

Organizacin. Esto equivale a decir que, en un escaln

estructurado segn fines, el grado de especializacin no es, por lo general, muy elevado.

4.3.2. Divisin por tcnicas

La divisin se realiza atribuyendo a cada unidad o a cada miembro todas las actividades que supongan aplicacin de una misma tcnica. As, por ejemplo, una dependencia de contabilidad, una central mecanogrfica comn a los distintos servicios de la Organizacin, una seccin mecanizada, etc., son unidades basadas en tcnicas ms bien que en fines, puesto que normalmente se relacionarn con fines diferentes o con distintos aspectos del fin distintivo de la Organizacin. Lo que hace homogneas las actividades de las dependencias citadas no es la unidad del fin perseguido, sino el tratamiento a que se someten los problemas que se les encomiendan. La divisin por tcnicas determina un escaso grado de autosuficiencia para cada unidad del nivel estructurado segn dicha base, pero logra una mayor especializacin. Un escaln en el cual se haya dividido el trabajo por tcnicas, presenta para el jefe comn mayores problemas de coordinacin que un escaln dividido segn fines.

4.3.3. Divisin por clientela

Se refleja en aquellas unidades cuya actividad toma como base de competencia una determinada clientela o categora de personas. As, por ejemplo, el Ministerio de Asuntos Sociales, la atencin a la 3~ Edad o el de la Juventud, pueden constituir casos de aplicacin de este criterio. La divisin por grupos o categoras de individuos en los niveles ms altos de la Organizacin determina un grado de especializacin muy escaso. En cambio, la coordinacin de todas las actividades referidas a una misma clientela puede lograrse en medida muy apreciable. 32

4.3.4. Divisin por zonas

Se aplica este criterio cuando se atribuyen a cada unidad o miembro, dentro de un determinado nivel horizontal, todas las actividades que hayan de realizarse en una zona o sector delimitado, con independencia del fin perseguido por esas actividades, de las tcnicas empleadas y de las personas destinatarias de los servicios. En servicios centrales, el antiguo Ministerio de Ultramar, la actual Direccin de Plazas y Provincias Africanas y las unidades creadas, en algunos casos, para promover o acelerar el desarrollo de determinadas zonas, pueden constituir ejemplos de aplicacin de este criterio en escalones superiores. Tambin lo son las divisiones territoriales complementarias, sean generales o especiales, utilizadas por la Administracin Central en la Organizacin de sus servicios perifricos.

La divisin por territorio en niveles elevados no ofrece grandes posibilidades de especializacin, cuando los fines de la Organizacin son varios o son muy generales. Por el contrario, esta forma de repartir el trabajo facilita la coordinacin de fines dentro de cada unidad del escaln basado en dicho criterio.
4.3.5. Crtica y conclusiones

Un anlisis de los criterios apuntados pone de relieve inmediatamente que todos ellos vienen a ser aspectos parciales de un mismo principio y se interfieren recprocamente. As, por ejemplo, si en los distintos niveles de la Organizacin aplicamos progresivamente la idea de reparto ~OT fines se observa que, a medida que estos van siendo ms concretos, las actividades realizadas para su consecucin van requiriendo tcnicas cada vez ms especializadas. Del mismo modo, la subdivisin progresiva de objetivos o fines repercute tambin sobre el criterio geogrfico pudiendo incidir igualmente sobre la base personal. Como dice Oulick (1937) cada miembro de la Organizacin trabaja para un fin 33

determinado, utiliza determinados procedimientos, trata con determinada categora de personas y desarrolla su actividad en un territorio tambin determinado. En algunos casos, en definitiva, no se puede decir claramente cul es el criterio que inspira la divisin del trabajo realizado en un determinado escaln, porque todos ellos concurren a caracterizar una dependencia cualquiera, slo que con intensidad variable. Estas interferencias pueden producir alguna confusin pero no privan de valor a los criterios apuntados, ya que los resultados que en la prctica se obtengan al aplicar una u otra forma o combinacin para realizar la distribucin horizontal del trabajo, varan considerablemente segn el criterio empleado. Por ello, la doctrina suele formular, con valor de meras orientaciones, ciertas conclusiones o reglas que pueden resumirse del siguiente modo: La divisin del trabajo debe de ser completa. Toda funcin necesaria en un determinado escaln o nivel debe de estar especficamente asignada a algn elemento dentro del mismo. La divisin del trabajo se debe realizar de forma que no se produzcan superposiciones o duplicidades. Al distribuir el trabajo se ha de procurar que el contenido asignado a cada unidad o a cada puesto este constituido por actividades homogneas o relacionadas entre si. Dentro de un mismo escaln del sector operativo debe aplicarse, a ser posible, un nico criterio de divisin del trabajo. Los volmenes de trabajo asignados a cada elemento de un mismo nivel deben de ser equilibrados.

34

Se aconseja evitar la repeticin de un mismo criterio en escalones sucesivos, salvo aquellos casos en que los fines distintivos de la Organizacin, por ser varios o por ser muy generales, admitan fcilmente ms de una subdivisin, en cuyo caso este criterio (distribucin por fines) se puede repetir en dos o ms niveles. La divisin por tcnicas suele utilizarse como criterio determinante de la competencia de las unidades de apoyo o de staft. En el sector operativo dicho criterio no se considera adecuado para los niveles ms elevados de las Organizaciones de gran envergadura. Ms adecuado parece su empleo, dentro de dicho sector, con carcter complementario de una previa divisin por objetivos o fines. El criterio de divisin por zonas o sobre ba:se territorial no se considera conveniente para estructurar los primeros niveles del sector operativo. Su empleo parece resultar ms indicado en la base de la Organizacin como complementario de divisiones anteriores realizadas segn otros criterios. El criterio de la divisin segn clientela tampoco se considera conveniente en niveles elevados, ya que su aplicacin conducira a un fraccionamiento excesivo de las actividades administrativas, con las complicaciones consiguientes.

Todas estas orientaciones y otras anlogas que acostumbran a formularse tienen, como ha quedado dicho, un valor meramente relativo. Lo que s puede afirmarse, en definitiva, es que los resultados que se obtengan sern distintos segn el criterio o combinacin de criterios que se adopte para realizar la divisin horizontal del trabajo. El margen de especializacin que se produzca, el grado de coordinacin facilitado y, en general, la naturaleza de los problemas que han de ocupar la atencin del jefe administrativo variarn considerablemente, en funcin del criterio utilizado para dividir el trabajo entre sus subordinados inmediatos.

35

5.

LA ESTRUCTURA VERTICAL DE LAS ORGANIZACIONES 5.1. El proceso escalar La funcin de organizar comporta la necesidad de crear una serie de posiciones o grados ligados entre s por una relacin de autoridad responsabilidad denominada vinculo jerrquico. Disponer la estructura vertical equivale a establecer y ordenar posiciones y puestos constituyendo una sucesin o serie de categoras que se diferencian por razn de la distinta medida en que se les asigna autoridad y responsabilidad.
-

5.2.

Jemnjuia, itsponsabilidad y autoridad Jerarqua equivale a escala jerrquica. Esta gradacin vertical representa una caracterstica comn a toda Organizacin formal. De uno u otro modo, en efecto, los miembros de un grupo organizado formalmente siempre estn jerarquizados, pudiendo apreciarse en este punto solamente ciertas variaciones que afectan a la mayor longitud de la cadena jerrquica, a la oscuridad o claridad de las lineas de autoridad, a la existencia o inexistencia de jefaturas concurrentes, a la diversa amplitud de la esfera de control, etc.. El proceso de jerarquizacin requiere la asignacin de responsabilidad formal a cada una de las posiciones que integran la escala jerrquica. Por responsabilidad se ha de entender la obligacin o deber de cumplir o hacer que se cumplan determinadas funciones. En este sentido la responsabilidad aparece como condicin justificativa de la autoridad y determinante de la medida en que sta ha de ser conferida.

La autoridad para Fayol (1916), consiste en el derecho de mandar y poder de hacerse obedecer. El fundamento de tal poder no puede ser otro que la idea de responsabilidad. La autoridad, por tanto, es el instrumento que permite el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. En otros trminos, la autoridad se ha de concebir como el poder de dirigir las actividades de las cuales se responde. 36

Claramente se aprecia que autoridad y responsabilidad han de ser paralelas o equivalentes dentro de cada posicin de la escala jerrquica. Urwick (1930) consagra esta regla de Organizacin bajo el nombre especifico de principio de correspondencia y lo enuncia diciendo que autoridad y responsabilidad han de ser correspondientes dentro de cada puesto de trabajo. Dicho de otro modo, esta regla exige que toda atribucin de responsabilidad formal deba ir necesariamente acompaada de autoridad en la medida que requiera el cumplimiento de las funciones encomendadas. No debe de existir autoridad sin responsabilidad que la justifique ni responsabilidad sin autoridad que la haga posible.

5.3.

Clases de jernqua Suele hacerse por algunos autores la distincin de dos clases de jerarqua llamadas, respectivamente, de linea y funcional. Esta distincin como se ver inmediatamente, apunta al contenido de la relacin de autoridad-responsabilidad. Por eranjuia de lnea se entiende, normalmente, aqulla en la cual el contenido del vnculo jerrquico es genrico o indeterminado. La autoridad que se ejerce a travs de una relacin de esta naturaleza se extiende a todos los problemas y aspectos de la actividad de los subordinados que no hayan sido especficamente atribuidos a otras lneas de autoridad. Por consiguiente, el contenido de la jerarqua de lnea puede ser total, y as ocurrir cuando dich relacin no concurra con ninguna otra. Pero, adems la jerarqua de lnea puede sufrir restricciones concretas sin perder aquel carcter y, en este caso, su contenido aparece simplemente como residual.

Por el contrario, la llamada jenuqula funcional se caracteriza por la limitacin del contenido del vnculo jerrquico. El jefe funcional tiene una autoridad especializada y concurrente. Su jefatura slo se extiende a aquellos aspectos concretos que le hayan sido especficamente asignados y, en consecuencia, slo puede emanar ciertas rdenes y exigir determinadas responsabilidades formalmente establecidas de antemano.

37

5.4.

Amplitud de control

El problema que se plantea bajo este epgrafe hace referencia al

nmero de subordinados inmediatos que pueden hacerse depender de

cada jefatura en un determinado escaln o nivel. La doctrina suele proponer cifras concretas para resolver el problema que se examina. Normalmente aparecen como favoritas las de 5 6 subordinados (excluyendo rganos y puestos con funciones de apoyo) pero, obviamente, ninguna cifra concreta puede ser propuesta con carcter general y absoluto, dada la existencia de numerosos factores que
condicionan el grado de dificultad de las funciones directivas y

determinan, en consecuencia, la necesidad de reducir en algunos casos

aquellas cifras o la posibilidad de ampliarlas en otros supuestos en que el ejercicio de las citadas funciones aparece como ms simple.

En consecuencia ha de llegarse a la conclusin de que, en cada caso particular, existe un nmero ptimo de subordinados directos que ha

de ser fijado atendiendo a las circunstancias que en el mismo concurran. Las cifras que normalmente propone la doctrina han de
tomarse como un simple punto de partida con valor meramente orientador. Posiblemente existen razones para pensar que en las jefaturas de niveles inferiores la esfera de control puede ser ms

amplia que en los escalones superiores de la Organizacin. En definitiva, una formulacin prudente del principio que nos ocupa
no puede ir ms all de afirmar que el nmero de subordinados

inmediatos, en cada caso concreto, no debe exceder de aqul que permita un ejercicio efectivo de las funciones de la jefatura.

5.5.

Unidad de mando
Uno de los principios de Organizacin que han tratado de mantenerse con el carcter de regla absoluta es el llamado principio de la unidad de mando.

Fayol (1916) afirmaba que los hombres no soportan la dualidad de

mando y que cuando dos jefes ejercen autoridad sobre el mismo individuo o sobre el mismo servicio se produce en la Organizacin una

38

situacin de malestar. Si la causa persiste, el malestar aumenta. Si la causa cesa, por desaparicin o inhibicin de uno de los jefes, la salud social renace.

De los prrafos anteriores puede desprenderse la idea de que el principio de unidad de mando establece la conveniencia de disponer las lneas de autoridad-responsabilidad de forma que ningn miembro de la Organizacin dependa de ms de una sola jefatura inmediata.

Tal idea, sin embargo, aparece atenuada en otras formulaciones del citado principio. El mismo Fayol (1916), al definir la unidad de mando afirma que para una accin cualquiera, un agente no debe recibir rdenes ms que de un solo jefe. Conviene observar en esta

definicin una mayor flexibilidad, pues no se exige ya la necesidad de

evitar situaciones de doble o mltiple dependencia orgnica, sino solamente la de impedir el ejercicio concurrente de autoridad sobre unos mismos actos.

Una tercera acepcin, propuesta por autores ms recientes, considera que el principio de unidad de mando no excluye la posibilidad de establecer vnculos jerrquicos concurrentes, sino que por el contrario estima que basta para mantener la unidad de mando -an en situaciones de dependencia mltiple- con que una de las relaciones concurrentes est formalmente configurada como lnea principal de autoridad y responsabilidad. En este sentido, Herbert Sinion (1947) afirma que es suficiente, para mantener la unidad de mando, con que est previsto en el esquema oficial de la Organizacin qu relacin ha de prevalecer sobre las dems en caso de conflicto.

En definitiva, y a la vista de esta diversidad de sentidos, creemos que pueden proponerse las siguientes reglas:

En principio, es conveniente disponer las lineas de autoridad de forma que, en la mayor medida posible, se eviten las situaciones de dependencia doble o mltiple. La concurrencia de varias jefaturas sobre unos mismos elementos orgnicos (unidades o puestos) ha de considerarse como una medida de aplicacin excepcional y restrictiva.

39

Cuando, en atencin a las especiales circunstancias del caso,

resulte conveniente desdoblar la relacin de autoridad y

responsabilidad en dos o ms vnculos concurrentes, deber quedar claramente establecido cul de ellos asume carcter principal o residual y cules quedan configurados como lneas secundarias de contenido funcional o especializado.

Y es que, evidentemente, el desdoblamiento del vnculo jerrquico puede producir, al lado de la ventaja que representa la especializacin de las funciones directivas, numerosos inconvenientes que pueden llegar a revestir mayor importancia. Estos riesgos estn constituidos, fundamentalmente, por la posibilidad de conflictos ente las distintas jefaturas concurrentes, la desorientacin del subordinado al que se exigen comportamientos distintos por dos o ms jefaturas y,

finalmente, el peligro de que la disciplina se quebrante desde el

momento en que el individuo sometido a una pluralidad de jefaturas puede escudarse en la existencia de rdenes procedentes de una de ellas para demorar o dilatar el cumplimiento de las cursadas por cualquiera de las dems.

5.6.

Conclusin soRne la longitud de la escala jeunjuica

Al considerar la estructura de las Organizaciones en su aspecto vertical, se nos plantea el problema de la longitud de la cadena o escala jerrquica como una cuestin fundamental. En este punto se afirma -y slo puede admitirse con reservas- que un nmero elevado de escalones alarga los procedimientos y dificulta la tramitacin de los asuntos, complica los procesos de comunicacin y, en definitiva, redunda en perjuicio del funcionamiento de la Organizacin.

Incluso se han llegado a proponer, con alcance general, cifras concretas de niveles o grados. Y as puede encontrarse en la doctrina la extraa afirmacin de que el nmero ptimo de escalones es el de tres.

40

Evidentemente, si reconocemos algn valor al llamado principio de limitacin de la esfera de control -y desde luego lo tiene- no puede
comprenderse fcilmente que una Organizacin pueda encuadrar en slo tres niveles un nmero cualquiera de efectivos personales. Podramos, quiz, encajar un centenar o dos de individuos en tres escalones, aplicando esferas prudentes de control. Pero resultara imposible partir de unos efectivos personales del orden de la decena de millar y tratar de encuadrarlos en tres niveles sin acudir a esferas de control desorbitadas.

Generalizando, puede afirmarse que el nmero adecuado de niveles para el sector de lnea de una Organizacin cualquiera depende de la aplicacin correcta del principio de amplitud de la esfera de control. Una reduccin excesiva de dicha esfera, reiterada en distintos niveles de la Organizacin, produce como efecto la aparicin de un nmero de grados innecesario. Del mismo modo, la ampliacin de la esfera de control ms all de lmites prudentes determina el acortamiento de la escala jerrquica a costa de dificultar o de impedir el ejercicio de las funciones directivas.

En consecuencia, existe una cifra conveniente de niveles orgnicos para cada Organizacin, en concreto. Esta cifra puede ser calculada por diferentes procedimientos de los cuales el ms elemental consiste en proceder a aplicar esferas razonables de control. Conocido, por simple

recuento o por determinacinde las necesidades previsibles, el nmero

de puestos de trabajo que han de encuadrarse en las unidades elementales, esta operacin resulta extremadamente sencilla.

De esta forma, el nmero de elementos que han de integrar cada nivel orgnico queda determinado por el nmero de elementos de orden inferior. En la ya clsica discusin obre el tema de si la Organizacin ha de establecerse de arriba a abajo o de abajo a arriba, parece que el problema que nos ocupa se resuelve mejor por el segundo de los procedimientos citados.

Uno de los defectos caractersticos de la Organizacin administrativa consiste en la tendencia a crear un nmero excesivo de niveles orgnicos. En ocasiones se puede registrar la existencia de cuatro o cinco niveles establecidos para dirigir las actividades de un pmero de puestos-base que no alcanza el medio centenar. Esta multiplicacin de

41

niveles y consiguiente proliferacin de jefaturas diluye la idea de responsabilidad y determina el encarecimiento de la Organizacin al aumentar los gastos de personal y dilatar los piazos de tramitacin y resolucin de los asuntos.

6.

ESQUEMAS TIIPICOS DE ORGANIZACIN

Las Organizaciones pueden ser clasificadas desde puntos de vista muy diversos, tales como la naturaleza de sus fines distintivos, el sector a que pertenezcan, el rgimen a que se encuentren sometidas, etc.. Muchas de estas clasificaciones tienen su origen en el campo de las disciplinas ms variadas.

Dentro de la Teora de la Organizacin, sin embargo, la clasificacin ms usual puede formularse atendiendo a la forma de hallarse dispuestas las relaciones de responsabilidad y autoridad formal, es decir, desde el punto de vista del criterio utilizado para establecer la estructura de la Organizacin en su aspecto vertical.

Se pueden distinguir de este modo dos esquemas bsicos y radicalmente opuestos:

Organizacin lineal. Organizacin funcional.

Como solucin intermedia se puede proponer un tercer esquema que pretende armonizar las ventajas de los otros dos ya citados al paso que evita sus inconvenientes respectivos.

Finalmente, en la prctica, lo ms frecuente ser hallar estructuras en las cuales se podr registrar la presencia de elementos tomados de los tres tipos fundamentales anteriores. Esto equivale a decir que, en la mayora de los casos, las Organizaciones de cierta envergadura aparecen como mixtas o complejas.

42

6.1.

Organizacion Lineal
La Organizacin lineal o fayolista, llamada tambin impropiamente jerrquica o militar, es sin duda la forma ms natural y simple de Organizacin. En ellas se aplica de forma rigurosa el principio de unidad de mando en su sentido ms restringido. Las relaciones de autoridad-responsabilidad tienen contenido total, no existiendo lneas de autoridad especializada o funcional. Dicho en otros trminos, cada puesto de trabajo, cada unidad orgnica y cada sector de la Organizacin est ligado al resto de la misma por un solo vinculo jerrquico. Nadie tiene ms de un jefe y todo jefe es nico responsable de las actividades de sus subordinados inmediatos.

Ello proporciona estabilidad y claridad a la Organizacin, seguridad en la determinacin de responsabilidad y facilidad para controlar las actividades de los subordinados y mantener la disciplina.

Pero, aparte de la claridad y simplicidad que este tipo de Organizacin presenta como ventajas, se observa en ella un inconveniente fundamental: la inexistencia de especializacin de funciones directivas en todos los niveles.

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Figura 1

43

Dentro del tipo de Organizacin jerrquica o lineal pueden distinguirse variantes o subtipos atendiendo al criterio utilizado para estructurar los diferentes escalones. As, la Organizacin jerrquica podr estar departainentalizada por fines, tcnicas, territorio, etc., o por una

combinacin cualquiera de los distintos criterios fundamentales de

divisin del trabajo.

6.2.

Organizacin Funcional
La Organizacin funcional, llamada tambin taylorista, presenta caractersticas opuestas a las que distinguen a la Organizacin lineal. As se observa en ella, como notas fundamentales:

La negacin de la idea de unidad de mando en su acepcin restringida. La lnea de autoridad-responsabilidad se desdobla en varios vnculos jerrquicos de contenido funcional, concurrentes sobre determinado escaln o sobre determinadas unidades. Esta particularidad puede repetirse en escalones sucesivos.

Especializacin vertical de las funciones directivas, unida a la

divisin horizontal del trabajo.

La aplicacin ms conocida de este esquema de Organizacin fue llevada a cabo por Taylor (1916) en una gran empresa de construcciones metlicas cuya estructura de tipo militar considera inadecuada y determinante de escasa productividad. Pero esta aplicacin no la realiz Taylor (1916) en los niveles superiores, sino en el ltimo escaln de jefatura, mediante la creacin de capataces funcionales.

Por el contrario, las Organizaciones que en la actualidad se inspiran en el citado esquema, suelen hacer aplicacin de la idea de funcionalismo en sectores ms elevados de la Organizacin. De esta forma, las jefaturas funcionales aparecen normalmente cerca del vrtice, dando lugar en ocasiones al nacimiento de relaciones de mando especializado en las que pueden insertarse varios grados o niveles y que corren

44

paralelas a la relacin principal. La figura 2 representa una Organizacin de este tipo en la que aparecen dos jefes funcionales, en
el escaln intermedio.

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2-2

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05 Figura 2

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6.3.

Organizacin Jeninjuico-Funcional

La Organizacin jerrquico-funcional trata de mantener la lnea nica de autoridad-responsabilidad dando solucin al mismo tiempo a la necesidad prctica de especializar las funciones directivas y resolviendo de forma equilibrada la anttesis que parece existir entre
ambas ideas. Para ello aplica el principio de unidad de mando y, al mismo tiempo, apoya a la jefatura mediante rganos de asistencia

especializada que, aun careciendo de autoridad formal sobre las

unidades operativas, pueden influir en ellas a travs de las propuestas que se someten a resolucin del jefe.

A su vez, los servicios operativos no responden de sus actividades ante las unidades de staft, sino solamente ante su jefe inmediato en la escala jerrquica. La lnea de autoridad-responsabilidad, por lo tanto, no se desdobla. 45

Se funda este tipo de Organizacin en la distincin entre los conceptos de une y staff, de la cual se trata a continuacin.

6.3.1. Examen de la dicotoma ~7ine y staif ~

El origen de estos trminos parece encontrarse en la Organizacin militar norteamericana de principios de siglo. De
este campo, no obstante, pasan rpidamente al de la

Administracin Pblica. Parece haber sido Emerson (1962) el

primer autor que realiz una aplicacin de dichos trminos a las actividades administrativas. Ms tarde, Willoughby formula expresamente la distincin en el sentido que a continuacin se indica.

Acostumbran a considerarse servicios line aqullos que realizan actividades que tienden de modo inmediato a la consecucin de los fines distintivos de la Organizacin, y como servicios de staff aquellas unidades cuya misin es apoyar a determinados niveles de jefatura mediante la asistencia, el consejo, la elaboracin de planes de accin y la prestacin de actividades de carcter instrumental o auxiliar. Su relacin con los fines ltimos de la Organizacin es indirecta o mediata.

Las caractersticas que distinguen a los servicios de staff son las dos siguientes:

Funcin consultiva o instmmental. Las unidades de staft no ejecutan. Su misin es asistir a un determinado nivel del sector operativo preparndole el ejercicio de sus funciones o de algn aspecto determinado de las mismas. Constituyen, como suele decirse muy grficamente, una extensin horizontal de la personalidad del dirigente, principalmente en los niveles superiores.

46

Carencia de autoridad fornid sobre el sector opeistivo.

Las unidades de staft no deciden. Carecen de autoridad para imponer sus puntos de vista al sector de lnea. No pueden emanar decisiones que hayan de ser ejecutadas por ste, o lo que es igual, no existe una relacin formal de autoridad-responsabilidad establecida entre los servicios de staff y el sector line de la

Organizacin. La lnea de autoridad no se fracciona en vnculos concurrentes de contenido funcional. Esta segunda nota diferencia a las unidades de staff de las jefaturas funcionales. Ambos conceptos, sin embargo, se confunden con cierta frecuencia. En la prctica, sin embargo, las unidades de staff tienden a ejercer autoridad sobre el sector operativo de modo ms o menos intenso. Esta forma de actuacin desnaturaliza en principio la unidad de staff y se presta a producir fricciones y conflictos.
Dentro del concepto de staff, la opinin ms generalizada

engloba las dos variedades siguientes: Staff consultivo. Incluye aquellos rganos y unidades administrativas que asisten a la jefatura desarrollando una funcin estrictamente consultiva. Su actividad se manifiesta, por tanto, a travs del estudio de los problemas y elaboracin de dictmenes, proyectos e
informes.
-

Staff auxiliar. Comprende aquellos servicios que

desarrollan actividades especializadas de carcter instrumental desde el punto de vista de los fines de la

Organizacin. El staff consultivo, aparte de llevar a cabo funciones que por

su naturaleza asesora se identifican con facilidad, presenta

modalidades y caractersticas muy variadas desde el punto de

vista orgnico, tanto por lo que se refiere a su composicin corno a su encuadramiento y a su nivel o rango. Por razn de

la naturaleza de los problemas que se someten a su 4.7

conocimiento y punto de vista desde el cual el asesoramiento

se lleva a cabo, se suele distinguir dentro del staft consultivo:

Los rganos o unidades que asisten a la direccin en la

elaboracin de las decisiones fundamentales relativas a los objetivos de la Organizacin y en la determinacin

de la poltica general que ha de seguirse para alcanzarlos. Tales unidades suelen denominarse staff general, calificndose en ocasiones de staff sustantivo.
-

Las unidades o servicios con actividades consultivas limitadas o especializadas y que asesoran al dirigente sobre los aspectos tcnicos de las actividades de la

entidad o sobre problemas de naturaleza adjetiva. En

este grupo, que suele calificarse como staff especial,

se

pueden

incluir,

normalmente,

las

unidades

denominadas Gabinetes tcnicos, las Oficinas de Organizacin y Mtodos, de Estudios, de Estadstica, de Presupuestos, as como las Asesoras especializadas en distintas ramas y materias (Actuarial, Econmica,

Financiera, etc.). El staft auxiliar, como ya se ha indicado, lleva a cabo

actividades y prestaciones instrumentales y complementarias que interesan a todos o a la mayora de los servicios de la Organizacin. Tal ocurre con las actividades de personal, caja, material, registro, archivo, reproduccin de documentos, etc..

Tales unidades, en ocasiones, se excluyen del concepto de staff, el cual se reserva para designar exclusivamente a los

servicios que desempean funciones consultivas. De esta forma,

se llega a formular la distincin separando tres categoras de unidades: line staff servicios auxiliares.
-

El staff auxiliar suele representar, a diferencia del staff consultivo, una notable uniformidad orgnica que, a primera vista, puede llevar a confundirlo con las unidades que integran el sector operativo. Esta posibilidad se agrava cuando las distintas funciones aparecen mezcladas en unas mismas unidades.

48

6.3.2. Problemas de las Oganizaciones jerrquico-funcionales

Como toda frmula de compromiso entre dos soluciones

extremas, la Organizacin de line y staff trata de reunir las ventajas de los dos esquemas anteriores evitando sus
respectivos inconvenientes.

Para ello, toma del esquema fayolista o jerrquico en sentido

estricto la idea de unidad de mando, manteniendo la lnea nica

de autoridad y responsabilidad. Pero, reconociendo al mismo tiempo la necesidad de dividir el trabajo directivo en los niveles
ms elevados de jefatura, aplica igualmente esta segunda idea a travs de la creacin de unidades que, sin quedar interpuestas en aquella lnea, apoyan al dirigente preparando su accin. La figura 3 representa, en lneas generales, una Organizacin del tipo que se describe. Las unidades de staff se identifican con facilidad por su posicin grfica en ramas laterales inmediatas a las jefaturas, asistidas por las mismas y al margen de la lnea de responsabilidad y autoridad.

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49

El esquema de organizacin jerrquico-funcional, por lo tanto,

parece ser perfecto, al menos desde un punto de vista terico. En la prctica, sin embargo, puede prestarse a la produccin de cienos inconvenientes. El problema fundamental que plantean las Organizaciones de dicho tipo no es, por supuesto, el del establecimiento de su estructura formal, sino el de asegurar su correcto funcionamiento. Este problema, slo puede resolverse con una direccin plenamente consciente de tales dificultades y suficientemente preparada para tratarlas adecuadamente.

Principalmente, la Organizacin de une y sta?? puede acusar la presencia de los defectos siguientes:

Tendencia del sta?? a fraccionarse excesivamente. Esta tendencia da lugar a un desequilibrio orgnico perjudicial. Apane de ello, la multiplicacin de los rganos de sta?? que rodean a un determinado jefe enerva la funcin de apoyo que, de este modo, puede

resultar impracticable, perdiendo los servicios de sta??

su razn de ser.
-

Alejamiento orgnico de la jefatura llamada a recibir la asistencia del sta??. Si para evitar el inconveniente anterior se procede a agrupar el sta?? excesivamente fraccionado, creando grandes unidades de sta?? que en su interior se estructuran jerrquicamente, los elementos situados en la base de dichas agrupaciones de apoyo se distancian orgnicamente del dirigente. En estas condiciones, el sta??, o algunas de las unidades que lo
componen, puede resultar inoperante o terminar escogiendo la va directa como forma normal de actuacin sobre el sector operativo.

Propensin del sta?? a desnaturalizar sus relaciones con el sector operativo ejerciendo sobre el mismo una autoridad de la que carece formalmente. Esta intromisin convierte a las unidades de sta?? en jefaturas funcionales de hecho, aproximndose la Organizacin al

tipo funcional o taylorista. 50

La actuacin del staff en los trminos que acaban de indicarse puede desembocar, en algunos casos, por la absorcin de funciones operativas. La doctrina considera conveniente evitar dicho proceso de absorcin que, en definitiva, terminar por

acrecentar y complicar la estructura interna de las unidades de

sta??.

6.4.

Conclusion: Las Organizaciones Mixtas

En la prctica no cabe esperar que las grandes Organizaciones se

ajusten por completo a ninguno de los tres esquemas bsicos descritos. As, por ejemplo, si examinamos la estructura de un departamento ministerial se puede apreciar la existencia de algunos sectores cuya Organizacin es de lnea y en los cuales las correspondientes jefaturas no ofrecen ninguna aplicacin de la idea de divisin de las funciones directivas. Al mismo tiempo, especialmente en los niveles superiores, suelen aparecer unidades de sta?? claramente diferenciadas, algunas de ellas configuradas como agrupaciones orgnicas de servicios de apoyo especializado. Finalmente, tambin cabe encontrar manifestaciones concretas del esquema funcional, consistentes en ciertos desdoblamientos de la lnea de autoridad, en diferentes niveles, con la consiguiente aparicin de relaciones concurrentes de mando especializado.

Si a todo ello se aade que, como ya se ha dicho, determinados rganos ofrecen, desde un punto de vista formal, carcter mixto, o complejo, habr de llegarse a la conclusin de que la mayora de las Organizaciones de cierta envergadura aparecen, en la prctica, como Organizaciones mixtas o complejas.

51

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ROGERS, E.M. (1970): La Comunicacin en las Organizaciones. Mxico; McGraw Hill. TAYLOR, W.F. (1911): The Principies of Scientc Management. Chicago, Dorsey Press. WATSON, T. (1987, red.): Sociology,Work & Industiy.Londres; Routledge & Kegan Paul.
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WALLACE, J. (1971): Psycology: A Social Science., W.B.Saunders WEBER, M. (1971): Economa y Sociedad. Mxico; Fondo de Cultura Econmico

LECTURAS ACFUALIZADAS 1916 1916

1921

1937 1938 1946

1947

F.W.TAYLOR H.FAYOL M.WEBER L.GULICK Ch.BARNARD E.MAYO H.A.SIMON P.SELZMCK R.K.MERTON F.HERZBERG
T.PARSONS K.E.BOULDING C.ARGYRIS J.G.MARCH

Principios de la Direccin Cientfica (1) Principios Generales de la Administracin (2) La Burocracia (4) Notas sobre la Teora de la Organizacin (3)
Las Funciones de los Elementos Dirigentes (12) El Experimento de Hawthorne (7) Algunos Problemas de la Teora Administrativa (13 La Comunicacin (14) Bases de la Teora de la Organizacin (6) Estructura Burocrtica y Personalidad (5) La Teora de la Motivacin Higiene (10) Sugerencias para un Enfoque Sociolgico de la Teora de
-

1948 1949 1954 1956

las

1956
(24) 1957

Organizacines (23) Teora General de Sistemas: El Esqueleto de la Ciencia Organizacin e Individuo (11) Los Lmites Cognitivos de la Racionalidad (15) La Teora X y la Teora Y (8) La Direccin ante la Tarea Organizadora (9)
Sumisin: Metas y Eficacia (16) El Concepto de Organizacin Formal (17)

1958 1960 1961 1961 1962

H.A.SIMON D.A.McGREGOR R.LIKERT A.ETZIONI

P.BLAU R.SCOTT

54

1963 1963 1966 1967

1972 1973 1973 1976

M.CROZIER R.MAINTZ D.KATZ

R.L.KHAN

Datos Elementales de un Circulo Vicioso Burocrtico (18) Las Organizaciones y sus Objetivos (19) Organizaciones y el Concepto de Sistemas (25)

P.R.LAWRiENCE Organizacion y Ambiente (26) J.W.LORSCH R.E.KAST Teora General de los Sistemas: Aplicaciones para la J.E.ROSENZWEJG Organizacion y la Gestin(27) Modelo para el Procesamiento de la Informacin (28) J.GALBRAITH La Regulacin de los Sistemas de Organizacin Complejos M.CROZIER J.C.THOENIG (20) El Juego del Liderazgo: Adaptar el Hombre a la Situacin F.E.FIEDLER H.MJNTZBERG R.KOONTZ R.WEIHRICH
(29) Las Cinco Partes Fundamentales de la Organizacin.(2 1) Configuraciones Estructurales (22) La Departamentalizacin (30)

1979 1988

RAMI, C. y BALLART, X. (1993): Lecturas de Teora de la Organizacin. VoIs. Iy II, La Evolucin Histrica del Pensamiento Organizativo. Los Principales Paradigmas Tericos.

MAP.Ministerio para las Administraciones Pblicas, Madrid; Serie Administracin General.

55

CAPITULO 2 NUEVO MODELO DE ORGANIZACION APROXIMACION AL ANALISIS SITEMICO DE MINrZBERG

CAPITULO 2.

NUEVO MODELO DE ORGANIZACION APROXIMACION AL ANALISIS SISTEMICO MINTZBERG

DE

1.LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES .1.

1.2.

Las cinco partes fundamentales de la Organizacin segn Mintzberg

Las grandes reas de gestin de la Organizacin 1.2.1. Vrtice estratgico 1.2.2. Centro operativo o ncleo operativo 1.2.3. Lnea media o de coordinacin jerrquica 1.2.4. La teenoestructura 1.2.5. Soporte logstico. Servicios especficos 1.2.6 Investigacin y desarrollo 1.2.7 Resumen

1.3.

La Organizacin como sistema de flujos

1.3.1. Sistema de autoridad formal

1.3.2. Sistema de 1.3.3. Sistema de 1.3.4. Sistema de 1.3.5. Sistema de flujos regulados comunicacin informal constelaciones de trabajos procesos de decisin ad-hoc

2.

LA CONSULTORiIA BASADA EN EL ANALISIS SISTEMICO DE

MINTZBERG 2.1.
2.2.

Utilizacin del anlisis sistmico para leer una Empresa

Factores de contingencia que influyen en la estructura de la Empresa

2.2.1. Primer factor:

2.2.2. Segundo factor:

La antigUedad y tamao El sistema tcnico de la Empresa

56

2.2.3. Tercer factor:

El entorno Diferentes tipos de entorno Estructura versus entorno (tipos de estructura) Impacto del entorno sobre las Organizaciones El poder Estudio de las influencias directas Sistemas de influencias externas: coaliciones externas Sistemas de poder: coaliciones internas

2.2.3.1. 2.2.3.2. 2.2.3.3.

2.2.4. Cuarto factor:

2.2.4.1.
2.2.4.2. 2.2.4.3.

2.3.
2.4.

Las focalizaciones
Las configuraciones estructurales

2.4.1. Estructura simple

2.4.2. Burocracia mecnica 2.4.3. Burocracia profesional 2.4.4. Forma divisional 2.4.5. Adhocracia 2.5. Comentario final. Resumen.

Referencias Bibliogrficas

57

1.

LA ESTRUCFURA DE LAS ORGANIZACIONES 1.1. Las cinco partes fundamentales de la Organizacin Si analizamos la creacin de la Organizacin productiva, sta comienza
a partir de dos ncleos motrices:

Unos operarios que realizan el trabajo propio de la Empresa, las

actividades necesarias para transformar la idea en operaciones y

resultados;

Y un empresario que marca la misin, la impulsin y que, inicialmente, dirige al ncleo productivo a los operarios. Acta como el cerebro, coordinando el trabajo en su conjunto.

A medida que la Organizacin crece y se hace ms compleja, aparece

la necesidad de coordinar la gestin, dando lugar a la aparicin de mandos intermedios, como elementos e coordinacin del ncleo
operativo con la funcin motriz del empresario; constituyen la jerarqua administrativa de autoridad.

El desarrollo de la Organizacin y la consiguiente complejizacin del trabajo da lugar a la creacin de la oficina tcnica, de los analistas, que ayudan con sistemas y mtodos tanto al ncleo operativo como a la lnea de mando o al empresario. Se ocupan de la normalizacin de los procesos de trabajo, normalizacin y control de calidad de los resultados y normalizacin de habilidades.

Finalmente, par facilitar la labor de todos ellos y realizar aquellas tareas precisas para su funcionamiento, pero sin formar parte del trabajo directivo ni productivo de la Empresa, aparecen servicios.

Un elemento exgeno a la Empresa, a este conjunto de actividades motrices, productivas, coordinadoras, estructurales y de apoyo, la variabilidad del entorno, la competitividad y la necesidad de desarrollo e innovacin, exigen la creacin de otro elemento, la actividad prospectora, la investigacin, las funciones de desarrollo.

58

Las pocas de estabilidad empresarial han producido un desarrollo de estas funciones caracterizado por los siguientes procesos::

Estructuracin de la Organizacin a partir del vrtice de forma vertical descendente.

Estructuracin de la Organizacin a partir del producto.

Incremento de los departamentos tecnoestructurales y de los de servicios haciendo progresivamente depender a la lnea de sus funciones.

Este proceso da origen e un sistema organizativo centralizado en el vrtice, de carcter vertical descendente, con amplio nmero de niveles en la lnea media y con la capacidad de decisin concentrada en el vrtice. La coordinacin se realiza por sistema vertical jerrquico y no por flujo horizontal de gestin.

59

VERTICE ESTRATEGICO Simbolismo interaccin

-

direccin mantenimiento
-.

O R D E N

J
E

R
A

Q
U 1

O
Direccin
-

mantenimientointeraccin

CENTRO OPERATIVO
Produccin

Fuente: libro de Mintzberg, La Estructura de las Organizaciones

Ariel, Economia. 60

1.2.

Las grandes eas de gestin de la Organizacin

La simple visin de la evolucin de una Empresa que, como veremos,

es aplicable a cualquiera que sea su tamao, nos sita ante las cinco grandes macrofunciones y las cinco grandes reas de gestin de la Organizacin:

El vrtice estratgico El centro operativo Orden jerrquico: linea de coordinacin La tecnoestructura Soportes logsticos. Servicios

Los especialistas en el estudio de Mintzberg, como J.M. Ilundain Vila, Consejero Delegado de DTI (1995, Conferencias y Cursos Masters) ha aadido al esquema bsico una sexta funcin de la Organizacin, donde estaran representadas las operaciones de I+D, Investigacin y Desarrollo, que van a proveer a la Organizacin de la energa necesaria para innovar y evolucionar de acuerdo con los cambios tecnolgicos y necesidades del mercado.

1.2.1. Vrtice estratgico

Se ocupa de que la Organizacin cumpla efectivamente con su misin, lo cual supone supervisin, gestin y desarrollo de la estrategia organizativa. (Mintzberg, 1991).

Entendemos por Vrtice Estratgico la posicin organizativa que dirige la organizacin como un todo. Sus misiones bsicas son:

1.

Conocer la evolucin del entorno: macroentorno o

entorno general, entorno sectorial, el entorno competitivo

y el entorno de consumo.

61

2.

Detectar las rupturas del mercado. Captacin y anlisis sistemtico de informacin.

3.

Establecer las lineas estratgicas de actuacin. El sistema de determinacin de estrategias societarias, de estrategias de gestin y de estrategias financieras. Sintetizacin e informacin de la informacin. Canalizacin de la informacin a las lneas decisionales y operativas.

4.

Impulsar el desarrollo de los objetivos finalistas. El

sistema de determinacin de lneas estratgicas de negocio.

5. 6.

Crear la estructura de negocio. Controlar la evolucin y el desarrollo de la estructura de

negocio.

7.

Representar la Organizacin cara a sus participantes y al entorno.

8.

Integrar los intereses de los miembros de la Empresa.

62

~st~

c~o

res

Fuente: libro de Mintzberg, La Estructura de las Organizaciones

Ariel, Economia.

63

En relacin con las tres primeras funciones, conviene insistir en su creciente importancia, cara a un entorno inestable, dinmico y competitivo.

En relacin con las siguientes funciones, la eficacia de la Empresa depender no tanto del correcto funcionamiento interno como del correcto rumbo marcado. Es el rea de las macrodecisiones y de los macrocontroles.

En cuanto a la quinta funcin, podemos distinguir en ella la estructuracin, la asignacin de recursos, la armonizacin y la solucin de conflictos estructurales y la adaptacin de la estructura de negocio a la evolucin del mercado y a las lneas estratgicas de desarrollo.

En cuanto a la sexta funcin, el ritmo evolutivo actual da lugar a la importancia de los trabajos de investigacin cara al futuro.

En lo que se refiere a la sptima, en una sociedad cada vez ms interrelacionada, la eficacia depender mucho de la apertura al entorno y de la relacin adecuada con los grnpos de poder e influencia del mismo.

Respecto a la octava funcin, la armonia de intereses, en gran parte de las ocasiones contrapuestos, de sus miembros, y la creacin e impulsin de criterios de valor, filosofias y polticas consecuentes de gestin, ser otro elemento decisivo que permita la asuncin de los objetivos y fines de la Empresa por parte de todos los miembros de la misma como suyos.

La confusin de este rea con la lnea de mando a su primer

nivel, encargada del proceso y del da a da, puede ser causa de grandes dificultades, por lo dificil de combinar dos funciones esencialmente diferentes.

En situacin de mercados inestables y alto riesgo empresarial, las exigencias de la Organizacin hacia el vrtice estratgico se centran en:

64

Conseguir que se cumpla la misin de la empresa: la

realizacin de productos o servicios bsicos.

-

Mantenimiento de la visin nica de negocio en toda la

Organizacin y velar para que toda la Organizacin

funcione como una unidad integrada.
-

Detectar las rupturas de mercado y establecer lineas de

actuacin estratgica que mantenga la competitividad de la Empresa.

Mantener una visin y planificacin del negocio que ser

ajustada sistemticamente.
-

Establecer las estrategias competitivas que mantengan un modelo estratgico de desarrollo y un proyecto de Empresa. Integrar a todos los mandos en el diseo del proceso estratgico.

2.2.2. Centm operativo o ncleo operativo

Constituye el centro de toda Organizacin, la parte que produce los resultados esenciales para su supervivencia.

Es el que ejecuta los trabajos propios de la funcin Empresa, el proceso de produccin o de prestacin del servicio que va desde el diseo, pasando por la adquisicin, transformacin, venta, facturacin, hasta el cobro. Es decir, asegura la captacin de necesidades del mercado, realiza su transformacin en productos, los vende y distribuye, factura y cobra.

Es el centro de la Empresa y la labor de las otras reas va

dirigida a facilitar su trabajo. La misin de las otras reas ser

la de proteger sta de la variacin exterior e interior a fin de posibilitar su gestin e incrementar su capacidad y su eficacia.

El ncleo operativo tiene que estar estructurado horizontalmente

en funcin del proceso o de los procesos productivos. Su 65

coordinacin tiene multidisciplinar.

que

ser

bsicamente

horizontal

Su estructuracin, por tanto, debe comenzar el proceso por la deteccin de necesidades del cliente y de manera concatenada

llegar a detectar el grado de satisfaccin de sus expectativas. En su estructuracin se debe incluir en el proceso todas aquellas
acciones que son necesarias para el correcto desenvolvimiento

del flujo de gestin, de tal manera que no queden actividades

fuera del flujo que se salgan de la planificacin, programacin y necesaria coordinacin del flujo. Estas actividades ficticiamente separadas del flujo retrasarn el proceso, introducirn burocracia innecesaria y dificultarn la coordinacin horizontal.

En caso de trabajarse en varios sectores diferenciados de

negocio, representar sus flujos de manera independiente, aunque en un primer diseo aparezcan actividades repetidas en cada flujo que en la actualidad estn compartidas.

Las funciones bsicas o la aportacin al conjunto de la lnea o ncleo operativo es:

Sistematizar la captacin de necesidades del mercado y clientes Disear productos

Disear el sistema operativo de cada producto

Gestionar los recursos y materiales

Producir, transformar, prestar el servicio

Vender

66

Distribuir
Facturar

Cobrar Asimismo, en situacin de mercados inestables y alto riesgo empresarial las exigencias de la Organizacin hacia la lnea
operativa se centran en que su estructuracin y coordinacin interna permitan o posibiliten:

La fabricacin o produccin de series cortas La realizacin de trabajos con frecuentes novedades E] mximo aprovechamiento de los recursos La calidad total de todas las operaciones El autocontro] de todas las operaciones Cero defectos Ejecucin inmediata Mantener un sentido finalista en las acciones funcionales

Trabajar siempre por repercusiones en otras reas Poder realizar una planificacin y programacin de
acciones de carcter simultneo y no secuencial

Comprimir el camino crtico y reducir tiempos

La agrupacin de las actividades debe realizarse en reas

integradas que permitan:

Agrupar ciclos completos de gestin

67

Disminuir los costes de coordinacin

-

Lograr un funcionamiento finalista de impulsin del

flujo, no de carcter especialista

1.2.3. Lnea media o de coordinacin jerrquica

El vrtice estratgico est

unido al centro de operaciones

mediante la cadena de directivos en la lnea media, provistos de autoridad formal.

Por necesidades de coordinacin de las distintas actividades

especializadas, a travs de la supervisin directa, los grupos de trabajo se han de reunir en unidades homogneas y stas en unidades mayores, creando una pirmide articulada. Estas
unidades especializadas es preciso, por otro lado, que estn unidas al vrtice estratgico en una constante coordinacin,

dando lugar as a las dos funciones bsicas de la lnea de coordinacin o de mando: supervisin directa y el mantenimiento de las funciones de informacin e interaccin. Gestiona tres grupos de funciones en este rea: Funciones verticales
Transformar las lineas estratgicas en objetivos de gestin desplegados en el proceso de gestin Recoger informacin y transmitirla ascendente o descendentemente. Tomar las decisiones de polticas de gestin para

lograr funcionamiento del proceso.

68

Funciones horizontales
Coordinar por mutuo ajuste: con el exterior con los servicios y tecnoestructura con otras unidades operativas

Funcin cara a las personas dirigidas

-

Formacin de grupos de gestin autnomos Desarrollo e integracin en el proceso de las personas asignadas a sus unidades.

Controlar los resultados, integrados en el proceso

general y el desarrollo del proceso. En situacin de mercados inestables y alto riesgo empresarial, las exigencias de la Organizacin hacia la lnea media o de coordinacin se centran en que su estructuracin, composicin
y coordinacin interna permitan o posibiliten:

Combinacin de estrategias de ajuste con estrategias de crecimiento. Direccin con visin estratgica de conjunto, la absoluta
eliminacin de la separacin de las reas funcionales en su funcionamiento y la estratificacin vertical de la

Organizacin.
Cohesin de los equipos directivos. Direccin por repercusiones.

Comunicacin interna.
El manejo de la complejidad y de la ambigedad

Direccin por resolucin y desbloqueo de problemas.

Integracin del factor humano en la gestin.

69

Capacidad para cuestionar las estructuras y procesos organizativos.

Reducir el tiempo del ciclo de manera multifuncional.

El objetivo final de la lnea media ser la implantacin del proceso estratgico de mejora competitiva que se centra en el aumento global de la pmductividad de los recursos. Como consecuencia, las lineas de desarrollo y los objetivos de la lnea

media, con la doble combinacin de ajuste y crecimiento,s e

centrarn en:

Maximizacin del empleo de los recursos. Mejora continua. Desarrollo de la autorregeneracin. capacidad de renovacin o

Reduccin de los costes industriales, de transformacin y de coordinacin. Dinamizacin del sistema de gestin y produccin. Transformacin de los procesos de gestin en base a flujo continuo. Reestructuracin cualitativa que agilice y flexibilice la gestin con un sentido finalista. Actuacin sobre los recursos. Liberar recursos que puedan ser aplicados en la generacin de mayor productividad-ingresos. Reduccin o supresin de las actividades que no aporten valor.

1.2.4. La tecnoestructura La tecnoestructura aporta a la Organizacin la racionalidad

apoyando la estrategia y el sentido finalista y la impulsin del desarrollo. Tienen una finalidad de medio y largo plazo, de 70

impulsin y desarrollo de la Empresa, su coherencia interna, para que la Organizacin Empresarial en toda su complejidad se adapte al entorno y se obtengan resultados.

Como dice Mintzberg (1991) la tecnoestructura se compone de los analistas que estudian la adaptacin, el cambio de la Organizacin en funcin del entorno y de los quLe estudian el control, la estabilizacin y la normalizacin de Las pautas de actividad en la Organizacin (La estructura de las organizaciones, Barcelona, Ariel. p. 225).

Los puntos crticos de estas unidades se centran en la coordinacin con las unidades de proceso, la lnea operativa y con el vrtice estratgico.

Las funciones bsicas de la tecnoestructura abarcan:

El diseo y mantenimiento de la estructura organizativa y su adaptacin al entorno, al negocio y a la calidad de las personas. El diseo y mantenimiento de la estructura de sistemas de gestin, no de procedimientos operacionales de cada unidad. El diseo y mantenimiento de la estructura humana y su desarrollo. El diseo y gestin de la estructura financiera y el control de gestin. Implantacin de la estructura filosfica y criterios de valor de la Organizacin.

En situacin de mercados inestables y alto riesgo empresarial, las exigencias de la Organizacin hacia la tecnoestructura se centran en que su estructuracin, gestin y coordinacin con el resto de las unidades permitan o posibiliten:

71

Adaptar la estructura organizativa al ritmo de evolucin de los factores clave de xito derivados del entorno y del mercado. Abandonar las filosofias y tecnologas de trabajo propias de la Organizacin funcional y de la Organizacin

maquinal en pocas de estabilidad, a fin de poder, en funcin de las demandas, introducir nuevas actividades,
tecnologas y modos organizativos diferentes. Desarrollar sistemas de medicin y control coherentes con el nuevo proceso. Establecer un sistema de control de gestin en tiempo real, que permita la toma de decisiones en todos los niveles de la Organizacin. Reevaluar opciones estratgicas en funcin de las nuevas habilidades y capacidades y desarrollos de la Organizacion. Revisar toda la estructura organizativa en funcin de la reduccin del tiempo y la aportacin de valor. El desarrollo de los procesos de mejora continua.

Logra la integracin efectiva de las personas en el

proyecto de Empresa. La optimizacin de los recursos humanos, es decir, la

utilizacin de la capacidad intelectual y la capacidad

profesional de las personas que componen la Empresa. La optimizacin de los recursos financieros.

1.2.5. Soporte logstico: servicios espec(ficos

La misin de los Servicios de apoyo es descargar a las otras unidades de actividades complementarias para que puedan centrarse en su actividad fundamental. Desde otro punto de vista, sedan facilitadores de la gestin que posibilitan que el flujo de produccin no se detenga.

72

La misin de los Servicios de apoyo es, por tanto, realizar una actividad concreta precisa para la actuacin de la linea u otras unidades, a fin de apoyar el proceso propio de la Empresa.

Estos servicios se contratan fuera o forman, muchas veces, parte de la Organizacin, por reducir incertidumbre a las unidades operativas. Bsicamente, las funciones de los servicios se centraran en: Servicios comunes de carcter logstico
Servicios de mantenimiento de instalaciones

Servicios de apoyo tcnico a la estructura organizativa

Servicios de apoyo tcnico al desarrollo de la estructura

humana
-

Servicios de apoyo administrativo

Servicios de Consultora

El tipo de acoplamieto que exista entre una unidad de servicio y una unidad servida siempre depender de los requerimientos y necesidades de la unidad servida. El servicio est para servir, no para ser servido y su coste no puede ser superior al valor del

servicio producido. Esto llevar a:

Determinar si es necesario por calidad tcnica, confidencialidad, seguridad o costes que los servicios de

apoyo sean propios y no subcontratados.

-

Considerar si la descentralizacin de los servicios, aunque

se pierda economa de escala, beneficia la fluidez de la

gestin, la disminucin de tiempos y la rentabilidad de las operaciones.

73

En caso de ser necesaria su centralizacin, tener en

cuenta las dificultades de coordinacin que va a producir

en las unidades de lnea, los retrasos, los costes de transformacin y la burocracia.

Obviamente, sin invalidar lo dicho, el mutuo ajuste con las

unidades servidas ser un mecanismo de coordinacin habitual

y necesario. Asi el mantenimiento se llevar a cabo en acoplamiento recproco, mientras una biblioteca de tecnologa lo har en un acoplamiento tpico en poo. Este factor ser clave a la hora de fijar las comunicaciones Servicios-Lnea o ncleo operativo.

Al ser los Servicios, por su misin, unidades que no participan directamente en el proceso, sus parmetros de eficacia son especficos. Sin embargo, es necesario que los servicios vean su integracin en las distintas fases del proceso y tengan perfectamente clara su aportacin a cada fase.

Muchos servicios son como miniorganizaciones autocontenidas en las que cabe hablar de su producto y por supuesto de su

propia estructura y objetivos. Este hecho no puede crear un

problema de sumisin a los objetivos de la Organizacin.

En situacin de mercados inestables y alto riesgo empresarial,

las exigencias de la Organizacin hacia los servicios se centran

en que su estructuracin, gestin y coordinacin con el resto de las unidades permitan o posibiliten:

Visin y vinculacin al negocio Apoyo a la dinamizacin del proceso Lograr la mxima eficacia operativa con el mnimo de coste directo y de coordinacin El resto de la Organizacin no puede depender de los servicios ni trabajar para ellos.

74

1.2.6. Investigacin y desarrollo

Como hemos indicado, algunos autores lo colocan como lasexta

funcin de las Organizaciones lderes: I+D. Su finalidad es

mantener el nivel de innovacin preciso, partiendo de dos premisas:

Investigacin del exterior, considerando esta actividad como una funcin bsica de aprovisionamiento.
Estudio y aplicacin a los planes de desarrollo y diseo

de productos. La investigacin del entorno, mercados y competencia, as como

la aplicacin de estos estudios a los planes de desarrollo y a la innovacin de productos deben estar ligados al vrtice estratgico.

Sin embargo, la participacin de tcnicos y directivos de otras

reas en los programas de investigacin y desarrollo es una determinante vital del xito de una empresa.

Esta responsabilidad organizativa se concreta en las siguientes

funciones:
-

Estudio de mercados Estudio de sectores de negocio Estudio de productos Diseo de nuevos productos

Desarrollo de productos
Desarrollo de nuevas tecnologas Desarrollo de nuevos sistemas de gestin

75

Desarrollo de nuevas formas comerciales

-

Desarrollo de nuevos materiales Desarrollo de nuevos procesos

En situacin de mercados inestables y alto riesgo empresarial las exigencias de la Organizacin hacia Investigacin y Desarrollo se centran en que su estructuracin, gestin y coordinacin con el resto de las unidades permitan o posibiliten:

Participar activamente en las investigaciones de problemas comerciales, de produccin, de aprovisionamiento y de postventa, y corregir inmediatamente las deficiencias causadas por el diseno. Disear productos que recojan la voz y que satisfagan las necesidades del cliente. Disear productos seguros para el uso previsto.

Disear para la fabricacin con rentabiidad.

Disear para la aprovisionalidad con rentabilidad. Preparar planos, procesos y especificaciones que describan claramente y con exactitud el diseo y los criterios de calidad del mismo.

Prepara planos, diseos, procesos y especificaciones para

ser usadas directamente, sin tener que ser reprocesadas,

por aprovisionamiento y produccion.

-

Investigar y disear pensando en la simplificacin de los procesos productivos y la reduccin de tiempos.

Dominar la planificacin del diseo. Disear en plazo.

Reducir tiempos de diseno. Estandarizacin del diseo. Reducir los tiempos de forma continua y mejorar y simplificar continuamente los procesos. 76

ESTRUOFURA DE UNA ORGANIZACION AL COMPLETO

Algunos miembros y unidades de una empresa de fabricacin.

Fuente: Mmtzberg (1991). La Estructura de las Organizaciones. Barcelona, Ariel

Economiia.

77

1.2.7. Resumen

Simplificando al mximo, podemos decir que las misiones de cada una de estas seis partes son:

Vrtice estratgico Guiar la Organizacin como un todo dentro de un entorno, en funcin de la misin de la Empresa.

Centm operativo o ncleo operativo Realizar el trabajo propio de la misin empresarial.

Lnea de mando: lnea jeninjuica Coordinar y facilitar la gestin horizontal del proceso con visin nica.

Tecnoestructura Racionalizar la estructura y la gestin y lograr su desarrollo.

Soporte logstico: servicios especficos

Descargar tareas no inherentes al proceso y apoyar el proceso.

Investigacin y desarrollo
Investigar el mercado y desarrollar los nuevos productos, sistemas, servicios o formas de gestin.

1.3.

La Organizacin como sistema de flujos

Definidas las cinco partes o reas de gestin de la Organizacin, lo ms

importante para el Consultor es saber cmo funcionan conjuntamente.

Esta parte, junto con lo original del planteamiento de H.Mintzberg, es 78

lo que me ha proporcionado una riqueza mayor para entender como un proceso todo el trabajo de Consultoria. Las partes de la Organizacin estn unidas entre s mediante distintos flujos de autoridad, de material de trabajo, de informacin y de procesos de decisin, constituyendo un todo integrado.

Son cinco visiones que nos permiten entender elE proceso de funcionamiento integral de la Empresa. Segn Mintzberg, se reducen a las siguientes.

1.3.1. Sistema de autoridad formoJ

En la Organizacin como sistema de autoridad formal, su representacin viene simbolizada por el diagrama organizativo.

Tiene carcter simblico. Nos muestra la divisin del trabajo, las posiciones existentes dentro de la Organizacin, cmo se
agrupan en unidades y cmo fluye entre ellas la autoridad formal.

Existe una coordinacin entre las panes mediante la supervisin directa

El organigrama de una Empresa es necesario saberlo interpretar y leer, ya que nos dice, aunque sea de forma incompleta, cules son las relaciones ms importantes de poder dentro de la Empresa, aun a sabiendas que existen otros poderes informales que no estn representados (Mintzberg (1991), pp. 60-63).

1.3.2. Sistema de flujos refilados

La Organizacin aparece como una red de flujos regulados,

perfectamente ordenados. Aparecen tres flujos claramente

definidos:

79

El flujo de trabajo de operaciones

Abarca los movimientos de materiales que son transformados y que estn perfectamente regulados.

Los flujos de control regulados

Son tanto verticales en orden descendente como ascendente. Este flujo comprende tanto la informacin ascendente y descendente como la definicin de los tipos de decisiones que puedan tomarse en cada nivel jerrquico.

Los flujos regulados de informacin de staff Cuya finalidad consiste en proporcionar la informacin y asesoramiento del staff a las decisiones de lnea. La coordinacin de los flujos horizontales de informacin se consigue mediante la normalizacin (Mintzberg (1991) pp. 70-72).

1.3.3. Sistema de comunicacin informal

Es claro que existen centros de poder carentes de reconocimiento oficial. Las vas reguladas se ven complementadas por fuertes redes de comunicacin informal y los procesos de decisin atraviesan la Organizacin independientemente del sistema regulado.

Dalton define lo formal u oficial como lo planeado y acordado, siendo lo informal los enlaces espontneos y flexibles entre distintos miembros, movidos por sentimientos e intereses personales. Existe entre los dos tipos de comunicacin una coordinacin mediante adaptacin. (Mintzberg (1991) Pp. 72-73).

La red de comunicacin informal conecta centros neurlgicos~~ (individuos clave en los distintos niveles) para trasmitir rdenes e informacin vlida, independiente de la vida formal.

80

1.3.4. Sistemas de constelaciones de trabajos

Los estudios sugieren que las personas de las Organizaciones

suelen trabajar en grupos exclusivos, pequeos crculos de compaeros basados en relaciones horizontales y no verticales (Mintzberg (1991) Pp. 81). Cada constelacin se responsabiliza de tomar decisiones determinadas dentro de la Organizacin. Las
constelaciones se encuentran a todos los niveles.

1.3.5. Sistema de procesos de decisin ~zd hoc Existen tres tipos de decisiones fundamentales dentro de la Organizacin.
Las decisiones de operaciones Suelen tomarse rutinariamente en procesos que suelen programarse y ejecutarse con rapidez casi automtica a manos de operarios o miembros del staff.

Las decisiones administrativas Pueden ser rutinarias o excepcionales. Las decisiones excepcionales son las que se toman ad boc, no estn

programadas y las consecuencias pueden tener gran

relieve.

Las decisiones estratgicas Son siempre excepcionales. El contexto y las circunstancias es lo que hace que la decisin sea estratgica. Las decisiones estratgicas suelen iniciar

oleadas de otras decisiones que se extienden por toda la

Organizacin.

81

Los procesos de decisin ad hoc suponen una mezcla de los tres distintos tipos de decisiones (Mintzberg (1991), Pp 86-93).

Para tener una imagen completa de la Organizacin es necesario observarla en su conjunto, dndose cuenta de la complejidad del funcionamiento de la Organizacin, sirviendo de marco

fundamental para entender la descripcin de la estructura

organizativa.

2.

LA CONSULTORIA BASADA EN EL ANALISIS SISTEMICO DE MINTZBERG

La influencia y riqueza de Mintzberg para analizar los procesos e influencia de

las fuerzas, poderes y escenarios existentes dentro de la Empresa han sido una
excelente ocasin para enriquecerme profesionalmente como Consultor.

Al leer una Empresa, es necesario tener en cuenta cinco escenarios donde se almacena informacin sobre la clave o claves de cmo funciona la Empresa. El Consultor tiene que saber preguntarse sobre los procesos en cada uno de los escenarios y analizar las influencias e interrelaciones que se establecen.

Primer escenario: La coherencia entre misin 1 estructura y actuacin Al final del proceso, el Consultor debe observar si existe coherencia o predominan distintas disflincionalidades.

Segundo escenario: Influencia del entorno

Sobre que campos ejerce influencia?

Tercer escenario: Anlisis de sistemas de poder dominantes

Cuarto escenario: Focalizaciones dominantes

Quinto escenario: Configuraciones estructurales que reflejan las fuerzas de orientacin prioritarias en la Empresa. 82

2.1.

Utilizacin del anlisis sistmico para leer una Empresa

COHERENCIAJMISIONIESTRUCTURAIACTUACION

DEL ENTORNO QUE CAMPOS?

LOGICA DE CONFiGURACION DOMINANTE

5)

SISTEMA(S) DE PODER DOMINANTE(S)

83

2.2.

Factores de contingencia que influyen en la estructura de la empresa

Estudiados los parmetros del diseo organizativo, Mintzberg se

pregunta por qu las Organizaciones disean su estructura de un modo

determinado, y encuentra cuatro factores de contingencia referentes a la situacin, estados y condiciones organizativas.

Los cuatro factores que influyen en la estructura de la Empresa son:

Primer factor: Segundo factor: Tercer factor:

La antigedad y el tamao de la Empresa El sistema tcnico de la Empresa El entorno de la Empresa El poder

Cuarto factor:

2.2.1. Primerfactor: La antigUedad y el tantalio de la Empresa

H. Mintzberg (1991) formula una serie de hiptesis en las cuales indica que la estructura de una Organizacin est en funcin de la influencia que tiene sobre ella su edad, fecha de fundacin y los del sector.

Una sencilla observacin de las Empresas nos da pie para formular, a este respecto, algunas notas:

Cuanto ms antigua es una Empresa, tanto ms tiende a un comportamiento formalista. La tendencia a repetir siempre el mismo trabajo potencia la formalizacin de los comportamientos y el desarrollo de la tecnoestructura. Es el sndrome de estar de vuelta de todo. La Organizacin formal aprende del pasado e intenta perpetuar los frutos de su aprendizaje fornializndolos.

84

Cuanto mayor es la Empresa tanto ms tiende al

formalismo. Cuanto mayor sea la Organizacin, ms compleja ser su estructura, es decir, ms especializadas estarn sus tareas, ms diferenciadas sus unidades y ms desarrollado su componente administrativo (Mintzberg (1991) p. 269). Todo lo cual se traduce en:
-

Aumento de la divisin estructural del trabajo.

Mayor nmero de unidades diferenciadas

Ms esfuerzo en actividades de coordinacin y estandarizacin.

Mayor desarrollo de la tecnoestructura.

Tendencia a formalizar los comportamientos.

A medida que crecen las Organizaciones atraviesan transiciones estructurales, cambios de naturaleza; verdaderas metamorfosis que no conciben el crecimiento como un proceso continuo sino como un proceso abrupto y discreto en unos casos y, en otros, de cambios rpidos y traumticos. El proceso evolutivo de las estructuras orgnicas suelen pasar, segn Mintzberg, por unas

etapas con cambios en las formas como se divide y coordina el

trabajo:

Estructura artesanal Slo existe un grupo y su Organizacin es informal.

Estructura empresarial Supone una divisin vertical del trabajo; el director toma las decisiones y coordina todo.

Estructura burocrtica

85

Se origina con la especializacin del trabajo; se separa el trabajo de la supervisin y se aade una tecnoestructura para planificar y formalizar el trabajo.

Estructura divisional
La influencia de los mercados oblig a buscar nuevas soluciones introduciendo la necesidad de crear divisiones en funcin de los distintos mercados. Esto obliga a crear divisiones para enriquecer la estructura. Lo mismo ocurre en la estructura de la Iglesia Catlica y la Universidad, con sedes mltiples y divisiones por especialidades.

Estructura matricial
La estructura de Empresas multinacionales. Se dieron cuenta de que en determinados pases les llevaba a competir consigo mismos. Se han creado nuevas estructuras donde los directivos funcionan a las rdenes de dos o ms superiores aunque jerrquicamente slo dependen de uno.

2.2.2. Segundo factor: El sistema tcnico de la Empresa

La tecnologa supone o constituye un importantsimo factor del diseo de las estructuras organizativas.

Entendemos por sistema tcnico, siguiendo a Mintzberg (1991), el conjunto de instrumentos utilizados por los trabajadores para transformar las entradas en salidas dentro del proceso de fabricacin.

Todo sistema tcnico tiene dos dimensiones:

La regulacin que supone la influencia del sistema tcnico en el comportamiento del operador que lo utiliza. La mayora de las veces el trabajo de los operarios se ve controlado o regulado por los instrumentos. 86

La sofisticacin que representa ]a complejidad del sistema tcnico o, dicho de otro modo, la dificultad que ofrece su comprensin.

J.Woodward (1965) dividi los sistemas de produccin en ms de once categoras que luego resumi en tres grupos:

Produccin por unidades

Con lo cual el trabajo no puede ser formalizado; su

estructura depende de las habilidades de los trabajadores. Trabajan rpidamente y el control es minimo.

Produccin en serie
La produccin normalizada en serie conduca a un

comportamiento formalizado, conllevando este todas las

caractersticas de la burocracia clsica. Descubri que las Empresas que trabajan en serie son las ms conflictivas, por las orientaciones contradictorias entre el corto y largo

plazo; entre los grupos de lnea y staff.

Produccin por procesos La evolucin tecnolgica ha impuesto la automatizacin, por lo que el trabajo tcnico se realiza por personas ms cualificadas y es controlado por diseadores profesionales

que controlan su propio trabajo. Suelen trabajar en

grupos reducidos, crendose unas relaciones informales muy positivas.

La automatizacin coloca a las Empresas en una etapa postburocrtica; el sistema tcnico regula en grado mximo, pero

slo a las mquinas y no a las personas.

Podemos resumir las conclusiones de Woodward (196) y las de Mintzberg (1991) en torno a este segundo factor de contingencia, en las siguientes tres hiptesis bsicas respecto a la relacin existente entre la estructura y el sistema tcnico:

87

Cuanto ms regulado se halla el sistema tcnico, tanto ms rutinario se vuelve el trabajo operativo y tanto ms se burocratiza el centro operativo correspondiente. Cuanto ms sofisticado es el sistema tcnico, tanto ms se reelaboran las estructuras administrativas y logsticas. Cuanto ms predomina la automatizacin del ncleo de operaciones transforma la estructura burocrtica en una estructura orgnica y de esta manera se elimina la fuente de gran nmero de conflictos sociales en la Organizacin.

2.2.3. Tercerfactor: El entorno

El entorno influye en el diseo de la estructura organizativa. Por entorno entendemos todo lo que es ajeno a la Organizacin: su tecnologa (la base de conocimientos de la que parte), la naturaleza de los productos, clientes, competidores, situacin geogrfica, entorno social, poltico y econmico.

Es el tercer factor que influye en la estructura de la Empresa. La

influencia proviene del grado de inseguridad que el entorno produce. Pero no todo entorno genera el mismo grado ni el mismo tipo de inseguridad.

De hecho, se dan entornos mucho ms generadores de

inseguridad que otros. De esto nos vamos a ocupar.

2.2.3.1.

DIFERENTES TIPOS DE ENTORNO

Utilizaremos un determinado nmero de variables, consideradas como variables clave para caracterizar el entorno de una Empresa.

88

Las variables que vamos a estudiar, apoyndonos en

los trabajos de Mintzberg, son estas:

Complejidad/simplicidad del entorno Dinamismo/estabilidad del entorno Hostilidad/cooperacin del entorno Diversificacin/integracin del mercado de la empresa

Definicin de estas variables:

Complejidad/simplicidad del entorno Se considera que el entorno es complejo cuando su comprensin y la elaboracin de las respuestas

que le hemos de dar a travs de nuestras

decisiones estratgicas y de los cambios del producto fabricado no dependen slo del vrtice estratgico de la Empresa. El entorno es complejo en la medida en que requiere que la Organizacin disponga de gran cantidad de conocimientos sofisticados en el rea de la produccin, clientes y productos. Dicho conocimiento sera sencillo si. se puede racionalizar y descomponer en unidades de fcil comprensin. Por ejemplo, la fabricacin de un coche, frente a sistemas electrnicos sofisticados. Es decir, que la Empresa necesitar competencias especializadas y mltiples para comprender su entorno y reaccionar frente a l y no podr hacerlo por s solo el poder del vrtice estratgico.

Dinamismo/estabilidad del entorno Un entorno ser considerado como dinmico cuando origina numerosas inseguridades a la

89

Empresa (clientes que exigen constantemente nuevos productos, fuentes de aprovisionamiento muy inseguras, inestabilidad social o poltica, oposicin fuerte y dinmica, aparicin continua de productos nuevos en concurrencia) y ciclos econmicos impredecibles. El entorno dinmico hace que el trabajo de la Organizacin resulte incierto e impredecible.

Hostilidad/cooperacin del entorno Esta variable es complemento de la anterior, aadiendo la nota de una necesaria rapidez en la reaccin de la Empresa. En efecto, cuanto mayor sea la hostilidad del entorno, exigir a la Empresa decisiones y respuestas en forma de acciones ms rpidas. La hostilidad obliga a hacer una oferta por cada contrato; est influida por una competencia desleal, por las relaciones con los sindicatos... todo lo cual origina incertidumbre y exceso de presin.

Diversificacin/integracin en el mercado de la Empresa Un mercado diversificado exige de la Empresa respuestas mltiples a necesidades mltiples y distintas:
-

Satisfacer a diferentes segmentos de clientes (industria informtica, por ejemplo). Fabricar productos distintos (industria del juguete). Cubrir diversos puntos geogrficos (gran distribucin).

90

NB. Precisemos que no es tanto la realidad de las cosas en s, cuanto la percepcin que la Empresa tiene

de su entorno lo que determina sus respuestas y sus

actuaciones.

En efecto, depende de la naturaleza de la Empresa y de sus facultades de previsin y anticipacin la dificultad para dominar o no su entorno., que resultar ms fcil para una Empresa A que para una Empresa B (por ejemplo, los fabricantes de automviles americanos y japoneses).

2.2.3.2.

ESTRUCTURA VERSUS ENTORNO (TIPOS DE ESTRUCTURA)

Para hacer frente a las distintas modalidades del entorno, la Empresa tiene que estructurarse.

Podemos encontrar empresas cuya estructura ser:

Burocrtica/orgnica Centralizada/descentralizada

La definicin de estos trminos exige tener en cuenta las caractersticas siguientes:

Burocrtica/orgnica La estructura burocrtica se caracteriza por una fuerte estandarizacin en sus actuaciones, en sus funcionamientos y en sus conductas (divisin y organizacin del trabajo, cualificaciones, planificacin, planes a largo plazo,, etc.).

91

La estructura orgnica se caracteriza por una coordinacin personas/tareas muy fluida que privilegia el funcionamiento de supervisin directa y de ajustamientos mutuos.

Centralizada/descentralizada Una estructura se considera centralizada cuando las decisiones son tomadas por el vrtice estratgico. Una estructura se considera descentralizada cuando las decisiones se toman repartidas en funcin de los mbitos de competencia de los miembros, as como de los poderes que les son atribuidos.

2.2.3.3.

IMPACTO

DEL

ENTORNO

SOBRE

LAS

ORGANIZACIONES

Al Consultor le interesa estudiar no slo el entorno sino la capacidad de la Organizacin para hacer frente al mismo y predecir los resultados enfrentndose a su diversidad y la capacidad de reaccin ante el entorno.

92

Matriz dimensional dc referencias

ENTORNO

ESTABLE

DLNAMiICO

1 1 1 1 1 C O M P L E J O

CENTRALIZADO DE TIPO BUROCRATICO (Estandarizacin de los procesos de trabajo) 1~ DESCENTRALIZADO DE TIPO BUROCRATICO (Estandarizacin de cualificaciones, habilidades)

CENTRALIZADO DE TIPO ORGA.NICO (Supervisin directa)

DESCENTRALIZADO DE TIPO ORGANICO (Ajustamientos mutuos. Adaptacin)

Las Empresas se tienen que enfrentar a mltip Les entornos; se tratar de comprender qu aspecto resulta dominante. Mintzberg considera distintas hiptesis de fbncionamicnto, dependiendo de la combinacin entre entorno (estable o dinmico) y la simplicidad y complejidad del entorno. A veces considera una tercera dimensin que es la del mercado diversificado u hostil.

SI TERCERA
DIMENSION

NO
MERCADO HOSTIL

1 1

NO

MERCADO DIVERSIFICADO

93

Ah

HACIA LA CENTRALIZACION

HACIA LA BALKANIZACION

*
4k

HACIA LA
PROFESIONALIZACION

Fuente: libro de Mintzberg, La Estructura de las Orgamzaciones Ariel, Economa. 94

Hiptesis

la

Cuanto ms estable es el entorno, toda la Organizacin adopta la forma de un sistema protegido y burocratizado al mximo con normas y reglas; planificando acciones, llegando a la estandarizacin de todos los procesos Esto ocurre en los departamentos de produccin que suelen ser los ms protegidos de la turbulencia de los entornos y, por tanto, son los ms burocrticos.

Hiptesis 2~
Cuanto ms complejo sea el entorno ms descentralizada quedar su estructura. La dimensin de la complejidad afecta a la descentralizacin y la dimensin de la estabilidad afecta a la burocratizacin. Cuando se tienen que tomar decisiones complejas, es necesario dividirlas en subconjuntos, cada uno de los cuales puede ser comprendido por distintas personas o equipos. La Organizacin tiene que descentralizarse, pero como mecanismo compensatorio se exige estandarizar las habilidades o cualificaciones de las personas que tienen que tomar las decisiones.

Hiptesis

33

Cuando el entorno es dinmico pero sencillo, la Organizacin necesita la flexibilidad de una estructura orgnica, pero su poder puede seguir centralizado. La supervisin directa se convierte en el principal mecanismo de coordinacin. Es la estructura propia de empresas emprendedoras en la que el Director General mantiene un control personal estricto.

Hiptesis

43

Cuando el entorno dinmico es complejo, la Organizacin tiene que descentralizarse hacia directivos y especialistas capaces de entender los temas en cuestin, 95

permitindose, sin embargo, relacionarse flexiblemente entre s, dentro de una estructura orgnica, a fin de que puedan reaccionar ante cambios imprevisibles. La adaptacin mutua resulta ser el principal mecanismo de coordinacin, mecanismo cuyo uso estimulan los dispositivos de enlace. Muchas Empresas de plsticos estudiadas por Galbraith y la misma Organizacin de la NASA obedecen a esta hiptesis de funcionamiento.

Hiptesis

~a

Tiene relacin cuando introducimos la tercera dimensin de un mercado diversificado y un mercado hostil. La diversificacin de mercado estimula la descentralizacin selectiva de la Organizacin hacia constelaciones de trabajo diferenciadas. Por el contrario, la extrema hostilidad del entorno conduce a toda la Organizacin hacia una centralizacin provisional de su estrategia. Cuando una empresa corre el riesgo de perder a uno de sus clientes VIPS, suele reaccionar centralizando toda la informacin y acudiendo a la direccin de un solo lder. Cuando en el entorno de la Empresa se hacen presentes las variables HOSTILIDAD/COOPERACION y a la vez encontramos DIVERSIDAD/INTEGRACION de mercado, pueden intervenir en la tipologa de la Empresa del siguiente modo:

96

Matriz multidmensjonai de referencias

MERCADO D[VERSITFICADO

HOSTILIDAD

7
Tiende a instaurar la diversificacin del trabajo en el IntenOr de la estructura Tiende a instaurar una cenu-alizaci del poder en el venice estrategico

t 1~ M ~ L 1 ~ Estandarizacin de osprocesosde
ORGANICO (Supervisin directa>

CI o p L i E JI Oir

DESCENTRALIZADO UROCRATICO de 1 andarzacin cualificaciones)

DESCENTRALIZ DE TIPO ORGANICO (Ajustamientos mu os>

Fuente: Elaboracin propia.

97

2.2.4. Citano factor: El poder

El poder tambin influye en el diseo de la estructura. Este poder puede ser externo o tambin interno, protagonizado por las personas que tienen influencia dentro de la Organizacin.

El poder es un juego complejo entre la voluntad de hacer y la capacidad para hacer o no hacer (cuidando cada uno de los protagonistas de preservar sus propios intereses).

Sin duda, ser ganador el que tenga mayor capacidad para influir en los resultados.

Efectivamente, para ejercer un poder, ser necesario ocupar la posicin de detentador de influencia.

El poder de un individuo o de una coalicin de individuos dentro de la Empresa, responde siempre a un fallo o una brecha en el sistema organizativo, en la medida en que este individuo o grupo representan un margen de inseguridad no controlada por la propia estructura; y cuando a largo trmino se hace irreemplazable(s) es la propia estructura la que se sita en dependencia y no a la inversa.

Pero al mismo tiempo que supone una brecha, es tambin una condicin en la vida de la Empresa

En efecto, las mismas formas regulares de distribucin del poder llevan a los agentes del sistema a procurar la activacin de las mismas (para defender y conquistar zonas de poder) y dar vida a un sistema del que forman parte.

Sin embargo, es preciso que estos agentes tengan voluntad de dispensar y repartir la energa para obtener poder y que tengan el talento interrelacional necesario para ejercerlo.

98

Tres condiciones necesarias para ejercer el poder:

Detentar la fuente o el fundamento del poder en la

Empresa supone: Controlar un recurso esencial o crucial para el funcionamiento de la estructura organizativa.
-

Controlar un saber (conocimiento) esencial o crucial para el funcionamiento de la estructura organizativa. Controlar un conjunto de conocimientos esenciales o cruciales para el funcionamiento de la estructura organizativa. Poseer derechos exclusivos o prerrogativas legales. Beneficiarse de la proximidad a una persona que detenta un poder fundamentado en las cuatro bases precedentes.

Disponer de energa para explotar la(s) fuente(s) del

poder detentado.

Saber utilizar esta(s) politicamente hbil.

fuente(s)

de

una

manera

NB. El poder detentado es tanto ms fuerte cuanto menor es el nmero de personas que controlan sus fuentes (es la ley de la concentracin y de la limitacin del poder).

2.2.4.1.

ESTUDIO DE LAS INFLUENCIAS DIRECTAS

Son la consecuencia de la capacidad que los agentes externos a la estructura organizatva poseen para influir directamente en las decisiones de la misma. Distintos tipos de agentes externos:
-

Los propietarios Los miembros del Consejo de Administracin

99

Los proveedores Los competidores Los clientes Los sindicatos Las asociaciones de consumidores El legislador La Administracin Las autoridades locales, etc....

Todos estos agentes externos forman la coalicin exterior.

llamada

Esta coalicin tendr mayor o menor poder para influir las conductas de la Empresa reduciendo en mayor o menor grado sus mrgenes de movimiento.

Segn las circunstancias, esta coalicin exterior puede presentar tres formas:

Una coalicin exterior dominada Cuando uno de sus miembros la domina ejerciendo una influencia mxima sobre la estructura organizativa.

Una coalicin exterior dividida Las fuerzas de influencia (fuertes en si mismas e independientes unas de otras) estn divididas entre ellas y demandan a la estructura organizativa para que vaya en distintas y opuestas direcciones.

Una coalicin exterior pasiva Los agentes que detentan el poder de influir son muchos, en nmero creciente; su poder en el seno de la coalicin se va difuminando y la misma eqalicin se hace aptica.

loo

Coalicin externa

FUNDAMENTO S/RECURSOS
C.E. DOMINADA

CAMPOS DE PODER

ENERGIAL GASTADA PARA ADQUII&IR EL PODER

CL DIVHMDA CAZ. PASIVA

2.2.4.2.

SISTEMAS DE INFLUENCIA COALICIONES EXTERIORES

EXTERNA:

Ya hemos visto que en el entorno de la Empresa pueden hallarse tres tipos de coaliciones constituidas en detentares de influencia.
Grficamente se representa:

La coalicin externa dominada Uno de los miembros de la coalicin externa la

domina y ejerce un mximo de influencia sobre la estructura organizativa.
Eundarrrn~s de poder?

o o
ji

En qu cam~7 En evgla?

Polftiw Tecnolgico Financierr,

o o o o

o o

101

La coalicin externa dividida

Las fuerzas influyentes (fuertes, independientes unas de otras) estn divididas entre ellas y demandan a la estructura organizativa que vaya en direcciones distintas, opuestas.
Fundamentos de podeti

o o o o o
Coalicin externa pasiva

Ei qu

-Poflcc -Vogco

~Fundamentos de podefl

1. Tecnolgico
-

campo?
EM

Financiero

(a?

Los detentores de influencia son muchos, su nmero no cesa de aumentar, los poderes en el seno de la coalicin se hacen cada vez ms difusos, la coalicin termina siendo aptica.

o o o o o o o
102

o o o o o o

Cuando la Organizacin est a merced de los grupos externos, crea una dependencia y esto exige una concentracin de autoridad, como ocurre en las Empresas de propiedad pblica, porque las presiones sobre la fiabilidad de las medidas generan Ja necesaria aprobacin de Comits Centrales para gran nmero de decisiones. La autoridad, al tener que justificar sus comportamientos, tiende a formalizarse ante las personas de fuera. Todo esto lo he vivido en Empresas del INI, la prdida de autonoma, dice Mintzberg (1991) no slo implica la cesin del poder al control externo, sino tambin importantes cambios de la estructura interna de la Organizacin, lo cual conleva ms normalizacin de los procesos de trabajo, ms comunicacin formal, ms informes regulares, ms planificacin y, cada dia. menos adaptacin. En sntesis, y esto lo he podido comprobar, estas situaciones conducen a una centralizacin del poder a nivel organizativo y de la burocratizacin en el uso de dicho poder (Mintzberg, p.333).

2.2.4.3.

SISTEMAS
INTERNAS

DE

PODER:

COALICIONES

Las coaliciones internas estn constituidas por agentes que componen los distintos grupos que, a su vez, constituyen la estructura organizativa:

Los agentes que constituyen el vrtice estratgico Los cuadros jerrquicos El centro operativo Los agentes de la tecnoestructura Los agentes del soporte logstico

Estos juegos de poder se manifiestan a travs de un cieno nmero de sistemas de poder.

103

Los cuatro sistemas de~ poder son:

Sistema ideolgico
Se fundan en los mecanismos de adhesin y de lealtad de cada miembro hacia la Empresa.

Hacen su juego sobre los procesos de identificacin del personal a la Empresa y a su misin.
Es el sistema de poder ms fuertemente integrador y su efecto es reducir considerablemente las reacciones de contestacin y de oposicin. Los dos grandes medios para poner en accin el sistema ideolgico son la formacin del personal y la integracin de nuevos empleados.

Coalicin externa

5.1.

SA.

SISThMAS DE PODER

DOMINANTES
S.C.SP S.P.

El sistema de la autoridad

Se basa en el respeto a la norma y en los procesos de

sumisin frente al que se sita en el grado superior al

suyo. Se expresa a travs de dos mecanismos:
-

El mecanismo del control personal (supervisin

directa de N+I sobre N)

-

El mecanismo del control burocrtico

104

El mecanismo del control burocrticf

-Us cinco fuerzas en

la

organ,zacin,

Fuente: libro de Mintzberg, La Estructura de las Organizaciones Ariel, Economia

105

El sistema de autoridad es un sistema integrador que sita las relaciones interpersonales en la perspectiva de las relaciones jerrquicas y subordinadas.

El sistema de las competencias especializadas

El experto es casi el nico que puede controlar la calidad de su trabajo, necesita autonoma para realizarlo. Si es controlado, slo puede serlo por otro experto. Es muy poco sensible al sistema ideolgico (se siente mucho mas interesado por su propia especialidad que por la misin de la Empresa en la que trabaja).

Se interesa poco, o nada, por el sistema de autoridad

formal. El sistema de competencias especializadas tiende a limitar y debilitar el poder del sistema de autoridad. Es un sistema desintegrador (que tiende a fraccionar el poder dentro de la estructura organizativa) y sita a los empleados como expertos.

El sistema de las polticas

Es un sistema de poder que se origina y evoluciona al margen de las reglas y las leyes de la estructura organizativa. Se trata de un poder paralelo, sin ningn fundamento de legitimidad. Es un sistema que tiene a servir al individuo o al grupo en detrimento del inters general. Es un sistema que se desarrolla sobre las carencias de los tres sistemas precedentes, o bien se da cuando las necesidades del individuo son negadas por la estrucWra organizativa.

1 06

Se trata, entonces, de una especie de sistema de compensacion. El sistema poltico convierte en actores a los individuos que componen la estructura organizativa.

En las Empresas, dice Mintzberg, se supone y se cree

necesario un fuerte control central para lograr una atencin centrada en la accin, una coordinacin de los esfuerzos, un medio de resolucin de conflictos y un control de los resultados necesario para concentrar el poder integrar todos los elementos y poder tratar efectivamente con el entorno externo de la Organizacin. Una Organizacin bancaria est perfectamente integrada para negociar con fuerza y sentirse poderos.a y eficaz. La estructura est muy centralizada y las decisiones estn personalizadas. Ahora bien, la Empresa debe ser capaz de delegar, manteniendo la supervisin. Quienes a toda costa quieren mantener una necesidad de control total centralizado pueden llegar a la esquizofrenia de tener que crear detectives privados internos como tuvo el riesgo de ocurrirle a H.Ford, cuyo afn de poder estuvo a punto de acabar con la Empresa automovilstica.

107

Resumiendo:

SISTEMAS INTEGRADORES (Unifican y refuerzan el poder de la

estructura organizativa)

SISTEMA DE
SISTEMA

IDEOLOGICO Todos los empleados

AUTORIDAD
Directivos y mandos/empleados

SISTEMA POLITICO

SISThMA DE COMPETENCIAS ESPECIALIZADAS

Expertos

Individualidades

SISTEMAS DESINTEGRADORES (Fraccionan y debilitan el poder

de la estructura organizativa)

108

2.3.

Las focalizaciones
Es evidente que una Empresa slo tiene sentido en cuanto que es algo ms que una Organizacin de individuos que trabajan juntos.

En efecto, son las finalidades que se propone, las que dan sentido a la estructura organizativa.

Todo el mundo sabe que en una Empresa se dan dos tipos de finalidades: las oficiales.., y las otras.

Las oficiales son pblicas, fijadas en los documentos oficiales, en los estatutos, en las publicaciones publicitarias, en las comunicaciones de los dirigentes, en los mass media, etc..

Las operativas son las reales, que a veces no figuran en ninguna parte pero explican por qu y cmo la estructura acta. Son las que se deducen cuando se observan las decisiones tomadas y las acciones emprendidas.

La diferencia entre las finalidades oficiales y las operativas es la misma que podemos constatar entre las intenciones y los actos.

Para discernir y comprender las finalidades de una Empresa, es mucho ms pertinente y eficaz observar los hechos que los discursos.

Ese doble concepto de finalidades oficiales y operativas es muy importante, puesto que permite discernir y comprender cules son la intencin y la coherencia operantes en la Empresa.

Efectivamente, en funcin de esta intencin y de esta coherencia en la actuacin se van a dar los juegos de poder entre los agentes de la coalicin interna.

109

Focalizacin evoca un punto preciso de visin que da coherencia a las

distintas miradas desde fuentes diversas de intencin (los distintos

miembros de una estructura organizativa).

Estos puntos de focalizacion son esencialmente el producto de los

juegos de poder que se debaten en el interior de la estructura

organizativa y que, por naturaleza, potencialmente pueden desviar a la Empresa de su misin inicial.

Se descubren cuatro tipos de sistemas de focalizacin:

Las focalizaciones ideolgicas Las focalizaciones formales Las focalizaciones homeostticas

Las focalizaciones personales compartidas

El.

EF. CUADRO DE
FOCALIZACIONES DOMINANTES

EH.

F.P.C.

Las focalizaciones ideolgicas (FI.) Existen en los casos en que la ideologa de la Empresa es fuerte y en la que sus miembros comparten un Sistema de creencias y un Sistema de valores. Los miembros de la estructura han aceptado sus valores ideolgicos y los comparten, cada uno sabe

naturalmente cmo decidir actuar y comportarse en coherencia

con las finalidades de la Empresa.

110

Este tipo de focalizacin es la expresin de un sistema de poder de tipo ideolgico, dominante en la Empresa. u Las focalizaciones formales (F.F.) Se manifiestan en las estructuras organizativas en las que el sistema del valor dominante es el del resultado. En ese caso, lo que moviliza a los colaboradores de la Empresa es el logro de resultados formales (cuantitativos y cualitativos). A travs de unos objetivos formales, previamente fijados, todos y cada uno sabe su puesto en la estructura, lo que debe decidir y cmo actuar para lograr los resultados que esperan de l. Este tipo de focalizacin expresa la existencia de un sistema de poder autoritario, dominante en la Empresa.

Las focalizaciones homeostticas (F.M.)

Existen con fuerza en las estructuras organizativas en las que lo que cuenta es la permanencia de la Empresa, a travs de un logro de sistema estabilizado. Tales focalizaciones homeostticas pueden tomar cuatro formas:
-

F.M. EH. EH. F.H.

de de de de

supervivencia eficiencia control crecimiento

Este tipo de focalizacin puede potenciar la existencia de sistema(s) de poder de autoridad yio de competencias especializadas dominantes en la Empresa.

Las focalizaciones personales compartidas (F.P.C.) Dominan en las Empresas en las que los individuos encuentran ventajas en compartir con otros individuos puntos de focalizacin que no son exclusivamente los suyos, pero que sirven a sus intereses personales.

111

Se forman, pues, sistemas de alianza que permiten la emergencia de grupos de presin interna. Este tipo de focalizacin expresa esencialmente la existencia de un sistema de poder poltico y/o de un sistema de competencias especializadas dominantes.

Resumiendo:

SISTEMAS [NTEG RADORES (Unifican y reluenan el poder de la estructura organizativa) FOCALIIZACION FORMAL

FOCALIZACION
mEOLOGIC SISTEMA [DEOLOCICO Miembros

FOCALIZACION HOMEOSTASICA SISTEMA DE AUTORIDAD Jerarcas/Subordinados

SISTEMA POLITICO Ac toces OCAUZAC ION kPERSONAL)

FOCALIZACION HOMEOSTAflCA

SISTEMA DE COMPETENCIAS ESPECIALIZADAS Expertos FOCALIZACION PERSONAL COMPARTiDA

tOTMPrnp~
SISTEMAS DESINTEGRADORES (Fraccionan y debilitan el poder de la estructura organizativa)

Fuente: Elaboracin propia.

112

2.4.

Las configuraciones estructurales

Las Organizaciones efectivas seleccionan los parmetros de diseo que se ajustan a su situacin; estos parmetros le proporcionan una consistencia interna, dando lugar a autnticas configuraciones estructurales. Cuntas configuraciones se necesitan para describir todas las estructuras organizativas, se pregunta Mintzberg (1991 p.342). Se podra imaginar una gran matriz de p elementos y n forr.nas; lo cual dara pfl, un nmero infmito. Mintzberg no da una explicacin solvente, porque al final se inclina por el nmero cinco, como nmero mgico y simblico, y porque cinco son las fuerzas que aparecen en la estructura bsica de la Empresa. La mayora de las Organizaciones experimentan cada una de las cinco fuerzas; no obstante, dado que las condiciones hacen que predomine una de ellas, la Organizacin acaba por estructurarse de acuerdo con la configuracin correspondiente.
-

S predomna el videe estratgico, su influencia se ejerce sobre la centralizacin y conserva el control de decisiones; de ser las condiciones propicias, surge la denominada estructura simple.

Cuando la tecnoestnctum impone su fuerza de normalizacin, particularmente hacia los procesos de trabajo, esta fuerza conleva una orientacin hacia descentralizacin horizontal limitada. De presentarse las condiciones propicias a esta fuerza, la Organizacin se estructura como una humcmcia mecnica.

Cuando los miembros del centm operativo intentan minimizar la influencia de la tecnoestructura, buscan la descentralizacin horizontal y vertical. Conseguido el objetivo, trabajan con autonoma, se coordinan mediante la normalizacin de habilidades. As pues, los operarios se profesionalizan y, si consiguen que predomine, la Organizacin se estructura de forma de hurocrucia profesional

Los directivos de la lnea media otilen jenliquico desean tambin su autonoma, distrayndolo desde el vrtice estratgico y desde el centro operativo. Fomentan una descentralizacin vertical limitada. Buscan que se fragmente la estructura en unidades de mercado capaces de controlar sus propias decisiones. Si predomina esta fuerza surge una fonna divisional.
-

113

El staff de servicios consigue una mxima influencia en la Organizacin cuando aporta su colaboracin en las decisiones debido a su experiencia; esto sucede cuando en la Organizacin ha quedado selectivamente descentralizado el poder y que son libres de coordinarse internamente y entre s mediante la adaptacin mutua. De prestarse este tipo de colaboracin, la Organizacin adopta la configuracin denominada adhocmcis (Mintzberg (1991) Pp. 343-532). Expongo a continuacin los distintos tipos de configuraciones estructurales, tratando de definir las caractersticas esenciales en cuanto a organizacin, coordinacin y diseo, as como las principales ventajas e inconvenientes que todo Consultor tiene que tener en cuenta al estudiar la Estructura Organizativa de las Empresas; del simple anlisis se deduce que cada estructura tiene sus puntos fuertes y dbiles. La labor del Consultor ser determinar cmo se potencian los primeros y cmo se controlan los efectos negativos de los segundos

2-4-1. Estructura simple

Empresa con sistema tcnico poco sofisticado, entorno simple y dinmico, posibilidad de que est en un entorno de gran hostilidad o con una direccin con fuertes ansias de poder y control. Generalmente empresas jvenes y/o
pequeas.

Parte fundamental de la Oiganizacn Vrtice estratgico.

Principal mecanismo de coordinacin Supervisin directa.

Panimetms de diseo Centralizacin y estructura orgnica.

114

El poder est concentrado en el Director Ejecutivo. Tambin es importante el centro operativo y apenas existe tecnoestrnctura, lnea jerrquica ni staff de apoyo. Ventajas e inconvenientes Entre las ventajas est el que:
-

Favorece la flexibilidad y la rapidez de respuesta de la Organizacin. Propicia satisfaccin en los empleados por la cercana del mando y las relaciones interpersonales.

Los inconvenientes pueden ser:

-

Riesgo de la dependencia de una direccin muy personalizada. Peligro de que direccin confunda estratgicas con problemas concretos. Tambin algunos la critican paternalista y autocrtico. por su cuestiones

carcter

2.4.2. Burocracia mecnica Empresa grande, antigua, muy regulada, con un entorno simple y estable y con fuerte control externo.

Parte fundamental de la Organizacin Tecnoestructura

Principal mecanismo de coordinacin Normalizacin de los procesos de trabajo

Panimetms de diseo Centralizacin vertical y descentralizacin horizontal limitada. 115

Especializacin vertical y horizontal del puesto de trabajo. Agrupacin funcional. Planificacin de acciones.

Presenta una configuracin estructural inflexible, propia de Organizaciones maduras y con tamao suficiente para la repeticin de la estandarizacion.

Ventajas e inconvenientes Ventajas:

-

Diseadas para realizar con la mxima eficacia posible tareas repetitivas claramente definidas de antemano.

Inconvenientes:
-

Problemas humanos derivados de la divisin de un trabajo excesivamente atomizado y rutinario. Problemas de coordinacin por la excesiva diferenciacin de tareas, que hace imposible prever todas las situaciones mediante la normalizacin y hace necesaria la supervisin directa.

2.4.3. Burocracia profesional Organizacin de entorno complejo y estable, integrada por un conjunto de profesionales con conocimientos, habilidades y tcnicas especializadas para solucionar problemas y satisfacer las demandas de sus clientes. Parte fundamental de la Organizacin Centro operativo

Principal mecanismo de coordinacin Normalizacin de conocimientos, habilidades y tcnicas

116

Parmetms de diseo Preparacin y especializacin horizontal del puesto. Descentralizacin horizontal y vertical. Parte del poder y la capacidad de decisin se mantienen en el nivel de los trabajadores, que son quienes han de resolver los problemas de sus clientes. Los profesionales toman como punto de referencia las normas y orientaciones de las asociaciones profesionales.

Ventajas e inconvenientes Ventajas:

-

Profesionales con alto grado de motivacin y gran dedicacin a su trabajo debido a la autonoma de que disfrutan.

Inconvenientes:
-

Dificultades de coordinacin entre los miembros de la Organizacin. Problemas planteados incompetentes. por profesionales

Problemas por incorporacin de innovaciones Respuestas disfuncionales a los problemas anteriores y que intentan aumentar la supervisin directa y la normalizacin del proceso de trabajo.

2.4.4. Forma divisional

Organizaciones grandes, con estructuras diseadas en funcin de los diversos mercados a los que pretende servir, y para ello, con una estructura por divisiones a las que concede el control sobre las operaciones y funciones que han de realizar para proporcionar servicios y productos.

117

Parte fundamental de la Organizacin Lnea jerrquica

Principal mecanismo de coordinacin Nonnalizacin de los outputs

Panimetms de diseo Diferenciacin de grandes unidades en funcin del mercado. Estandarizacin de resultados que permitan un control del rendimiento de cada una de las divisiones Descentralizacin vertical del poder para estas unidades. La estructura divisional contribuye a que las Organizaciones de Burocracia Mecnica lleguen a adoptar formas descentralizadas en sus niveles superiores que permiten diversificar productos/servicios y controlar rendimiento. Las divisiones territoriales suelen adoptar una estructura de Burocracia Mecnica.

Ventajas e inconvenientes Ventajas:

-

Facilita una distribucin adecuada y flexible. Reduce riesgos, evitando que el fracaso de una divisin se convierta en un fracaso global. Presenta una mayor participacin y responsabilidad de directivos.

Inconvenientes:
-

Diversifica los riesgos pero tambin las consecuencias de los riesgos.

118

La Direccin General puede producir disfunciones y problemas al implicarse demasiado en el funcionamiento interior de las divisiones.

2.4.5. Adhocracia

Organizaciones de entorno complejo, dinmico, moderno y de alta tecnologa. Son Organizaciones que hacen posible la innovacin y solucin de problemas no resueltos, con estructura flexible y descentralizada. Paite fundamental de la Organizacin Staff de apoyo

Principal mecanismo de coordinacin Adaptacin mutua

Paitmetms de diseo Estructura orgnica (no burocrtica) con especializacin horizontal del puesto y alto grado de preparaclon. Dispositivos de enlace (equipos de estudio de proyecto, integradores...) Estructura matricial basada en la funcin y en el mercado. La estructura matricial combina un doble criterio a la hora de establecer las distintas unidades. De esta forma, la estructura matriz sacrifica el principio de unidad de mando. Dos o ms directivos son responsables en igual medida y al mismo tiempo de las decisiones y, por tanto, estn obligados a ponerse de acuerdo en las diferencias.

119

Ventajas e inconvenientes Ventajas:

-

Permiten adaptarse a entomos de carcter dinmico y complejo. Es la nica estructura que permite innovaciones complejas, porque la estructura simple slo permite innovaciones de carcter sencillo y las otras tres son adecuadas slo para desarrollar programas preestablecidos.

Inconvenientes:
-

Stress, por el carcter cambiante y temporal de los grupos que puede producir inseguridad. Conflictos entre mandos por objetivos contrapuestos, situaciones conflictivas con respecto al reconocimiento de mritos personales. Mantenimiento de equilibrio de poder entre directivos y adaptacin mutua. Problemas de eficiencia provenientes de investigacin innovadora, especializacin del personal y costes de comunicacin.

2.5.

Comentario final

El Consultor debe conocer las configuraciones como punto de referencia. De hecho, a mi me ha servido para comprender el funcionamiento de muchas Organizaciones Empresas de produccin (Peugeot Talbot) alta tecnologa (Rank Xerox), o en las que predomina la innovacin (AMEX). Las configuraciones representan un conjunto de cinco fuerzas que orientan a las Organizaciones en cinco direcciones estructurales distintas. Ahora bien, estas cinco configuraciones no son formas ideales, ya que tienen sus ventajas e inconvenientes.
-

En la prctica, existen mix o hbridos estructurales y que en muchas ocasiones son disfuncionales, ya que de no decidirse por un modelo 120

generan incongruencias y, queriendo cubrir todos los~ frentes, no consiguen satisfacer ninguno.

Estoy de acuerdo con Mintzberg que existen hbridos que parecen lgicos, que corresponden a la necesidad de reaccionar simultneamente ante ms de una fuerza vlida, como son la tendencia a divisin y la necesidad de una burocracia profesional, situacin que, con frecuencia, se produce en el periodo de expansin de las grandes Consultoras.

121

Resumen

CONFIGURACIONES ES TRUCTIJRALES Configuracin estructural Estructura sinipe Burocracia maquinal Burocracia profesional Forma divisional Adhocracia Principal mecanismo de coordinacin Supervisin directa Parte fundamental de la Organizacin Vrtice estratgico Tecnoestructura Tipo de descentralizacin Centralizacin vertical y horizontal Descentralizacion horizontal limitada Descentralizacion vertical y horizontal Descentralizacin vertical limitada Descentralizacin selectiva

Normalizacin de los procesos de trabajo Normalizacin de las habilidades Normalizacin de los outputs Adaptacin mutua

Ncleo de operaciones Lnea media Staff de apoyo

(Sacado de H.Mintzberg (1991). La Estructuracin de las Organizaciones. Barcelona. Ariel Economa, p. 343).

122

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VAN DE VEN, A.H., A Framework for Organizational Assessment. Academy of Management Review, 1976, Pp. 64-78.

124

SEGUNDA PARTE

DIAGNOSTICO DE LAS ORGANIZACIONES

CAPITULO 3

PRESENTACION DE MODELOS DE DIAGNOSTICO

SEGUNDA PARTE DIAGNOSTICO DE LAS ORGANIZACIONES

CAPITULO

30

PRESENTACION DE MODELOS DE DIAGNOSIlCO

1.

DIVERSOS ENFOQUES Y MODELOS DE DIAGNOSTICO.

2.

FASES DEL DIAGNOSTICO 2.1. 2.2. 2.3. Planificacin del diagnstico organizativo Recogida sistemtica de la informacin Aplicacin del diagnstico y pan de intervencin

3.

FUENTES DE INFORMACION PARA LA RECOGIDA DE DATOS

4.

DOCUMENTACION QUE SE DEBE TENER EN CUENTA

5.

MODELO DE DIAGNOSTICO INVESTIGACION/ACCION 5.1. 5.2. 5.3.

BASADO

EN

LA

El diagnstico a corto plazo (exprs o rpido) Diagnstico funcional Diagnstico de la gestin organizativa 5.3.1. Esquema general 5.3.2. Variables y parmetros de diagnstico 5.3.2.1. 5.3.2.2. 5.3.2.3. 5.3.2.4. Anlisis de resultados Estudio de polticas Estudio de medio y organizacin Mtodos de gestin y control de funciones

125

6.

MODELOS EVOLUTIVOS DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL 6.1. 6.2. 6.3. Las fases organizativas cclicas y los lderes (Mieler) Fases de crecimiento institucional (Gordon, Lippitt) Modelo evolutivo de las organizaciones

7.

MODELOS SISTEMICOS, PEDAGOGICOS E INTEGRADOS 7.1. Diagnstico integral sistmico 7.1 .1 Funciones del organizaciones consultor en el diagnstico de las

7.1.2. Modelos sistmicos 7.1.3 La organizacin y los subsistemas

7.1.4. La organizacin como sistema 7.2. 7.3. Modelo pedaggico

-

estratgico

Diagnstico integrado en claves 7.3.1. Las claves 7.3.2. Las claves sintomticas 7.3.3. Anlisis organizacional

7.4.

Modelo de diagnstico clnico

8.

DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ORGANIZATIVOS 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. El diagnstico como proceso fundamental Diagnstico de los procesos claves Miedo al diagnstico de las organizaciones El diagnstico sinergtico 126

8.5.

Anlisis del entorno de las organizaciones 8.5.1. Anlisis del entorno de las organizaciones 8.5.2. Evolucin de las tendencias del entorno 8.5.3. Anlisis de las macrotendencias 8.5.4. Anlisis de los escenarios axiolgicos del fUturo 8.5.5. Problemas nuevos que plantea el entorno 8.5.6. Anlisis de las cuatro revoluciones pendientes 8.5.6.1. 8.5.6.2. 8.5.6.3. 8.5.6.4. Revolucin Revolucin Revolucin Revolucin cultural organizativa de la gestin de las estrategias

8.5.7. Nueva frontera en el desarrollo sociotcnico de la empresa 8.5.7.1. 8.5.7.2. 8.5.7.3. 8.5.7.4. 8.5.7.5. 8.5.7.6. 8.5.7.7. 8.5.7.8. 8.5.7.9. 8.5.7.10. Grupos sociotcnicos Los comites Labor-Management El Programa Employe Involvement Los grupos Quality of Working Life Los crculos de calidad Los crculos de innovacin y de mejora Funcionamiento Temas de trabajo Formacin y consultora Impacto de las nuevas tecnologas

8.5.8. Condiciones sociolaborales y polticas 8.5.8.1. 8.5.8.2. El trabajo flexible en Europa Principales tendencias en la flexibilidad

8.5.9. Orientacin al Mercado y al Cliente 8.5.9.1, 8.5.9.2. Orientacin al cliente Estrategias de anlisis de la competencia

8.5.10. Conclusin de Anlisis del Entorno

Referencias bibliogrficas

127

SEGUNDA PARTE EL DIAGNOSTICO DE LAS ORGANIZACIONES

CAPITULO

30

PRESENTACION DE MODELOS DE DIAGNOSTICO

1.DIVERSOS ENFOQUES Y MODELOS

Mltiples son los enfoques que podemos adoptar al hacer el diagnstico de las Organizaciones. Existen enfoques psicolgicos, administrativos, jurdicos, sociolgicos, econmicos, etc.. Todo depende de los objetivos que se pretenda alcanzar.

En la prctica de la consultora se considera el diagnstico como una de las herramientas en el logro de los resultados, reestructurando disfuncionalidades que impiden el correcto funcionamiento de la Organizacion.

El diagnstico se puede emplear como medio para adoptar decisiones (bsqueda de la eficiencia) o como instrumento estratgico de gestin para lograr ventajas competitivas; tambin como anlisis para determinar el grado de madurez o etapa de evolucin de la empresa, as como supone una tcnica para detectar las patologas que se pueden advertir en el desarrollo de la Organizacin.

El Consultor tiene que tener la informacin necesaria para poder trabajar con todas las garantas de conseguir los objetivos. Se le exige que pruebe y logre lo que pretende; no que pruebe y cierre.

El diagnstico implica un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un hecho o problema, que permite destacar los elementos ms significativos del desarrollo de una Organizacin o de las alteraciones que se producen en los procesos clave de su dinmica y funcionamiento.

El Consultor debe conocer los signos de alteracin en la Organizacin referentes a los factores vitales que componen la realidad social sobre la que se quiere obrar, bien sean de naturaleza econmica, poltica, comercial, productiva, cultural o social.

128

En el diagnstico no se evalan tendencias y situaciones; se explican hechos y se establecen las asociaciones de causalidad existentes en determinados factores y los efectos que se producen en la prctica organizativa. El diagnstico, desde una perspectiva de gestin, pretende sistematizar todo un conjunto de informaciones para definir un retrato robot de la situacin presente, as como identificar las principales tendencias emergentes.

Con el proceso de diagnstico se pretende hacer un anlisis crtico de la situacin actual de la Organizacin y de las metas hacia donde nos queremos dirigir. Se deben tener en cuenta las repercusiones histricas, administrativas, econmicas, sociales y polticas que estn determinando la estructura y funcionamiento de una Organizacin determinada.

El realizar el diagnstico no es algo excepcional, sino que debe constituir una actividad que se repita con relativa frecuencia, aprovechando situaciones significativas, como puede ser la introduccin de un nuevo producto, la riedefinicin del mercado o implantacin de estrategias organizativas con motivo de una accin comercial, buscando en todo momento el incremento de resultados.

En mi prctica como Consultor, este ha sido uno de los aspectos a resaltar y he comprobado cmo creaba, en su realizacin prctica, un flujo de integracin y sinergia en tomo a objetivos, mitos y cultura corporativa. Era una manera de desmitificar el diagnstico, considerndolo como una tcnica ms de gestin, al igual que ocurre con las tcnicas y sesiones de control y evaluacin de objetivos.

2.

FASES DEL DIAGNOSTICO

La lnea maestra del diagnstico es hacer una sntesis de los elementos esenciales que contribuyen al funcionamiento de la Organizacion.

El Consultor debe ser una persona que busca la integracin a todos los niveles; por lo mismo, en el diagnstico trata de integrar la informacin derivada del estudioinvestigacin y la programacin de un plan de mejora y determinacin de estrategias que determinen las ventajas competitivas.

129

El diagnstico va a servir de nexo de unin entre la investigacin y los planes operativos que permitan la consecucin de los objetivos establecidos, tanto a nivel organizativo como a nivel departamental y personal.

Como se puede apreciar, la primera parte del diagnstico es analtica,mientras que la segunda se preocupa del diseo de las acciones estratgicas para superar la crisis.

Por lo mismo, la primera parte del diagnstico proporciona la informacin necesaria para el diseo de la intervencin que se debe programar. En la lnea de la aplicacin de la informacin se debe poner el nfasis en:
-

Definir el problema como una oportunidad. Estimular la accin, suponer la inercia o resistencia y prioridades. Identificar las alternativas de solucion. Determinar los recursos e instrumentos disponibles. Disear la intervencin necesaria para mejorar la situacin presente, superndola y enriquecindola. Aplicar las soluciones y programas de implantacin operativos determinar

2.1.

Planificacion del diagnstico

Se deben determinar: Objetivos de la investigacin Proceso a seguir en todo el ciclo. Programacin de las etapas Medios tcnicos y humanos Presupuesto econmico Aceptacin, disponibilidad de la empresa.

130

2.2.

Recogida sisteniatica de la infonnacion

Supone cubrir una serie de etapas para seleccionar la informacin ms significativa: Bsqueda de la informacin vlida Datos internos sobre: resultados polticas medios de organizacin mtodos de gestin problemas de funcionamiento entorno especfico de cada funcin tendencia del mercado comportamiento de los clientes entorno sociopolitico y ecolgico

Datos externos sobre:

Observacin sistemtica de los procesos y procedimientos Observar los procesos organizativos y de gestin Observar los procedimientos concretos: Objetivos: Lugar: Procedimiento: Personas: Anlisis de la informacin
-

Qu se hace Dnde se hace Por qu se hace en ese orden Quin lo hace

Balance analtico de la informacin Valor de cada elemento, factor o variable Jerarquizacin de los factores principales

Verificacin de la informacin Establecer relaciones Identificar posibles causas. 131

Diagnstico Exposicin del desarrollo de la informacin Recopilacin de los datos ms significativos Factores ms relevantes (positivos y negativos) Sistematizacin de la informacin Problemas principales de funcionamiento y disfunciones ms significativas

Conclusiones:
-

Evaluacin de los medios materiales, humanos y tcnicos Interpretacin de los resultados Evaluacin de los mtodos de gestin Sntesis

2.3.

Aplicacin del diagnstico y plan de intervencion Elaboracin del Plan de Intervencin

-

Definir lo que se pretende conseguir Determinar objetivos operativos Concretar estrategias y polticas Tener en cuenta medidas preventivas Seleccionar soluciones principales

Aplicacin de la intervencin
-

Programacin de las formas de intervencin ajustadas a la Organizacin Calendario de aplicacin Presupuesto para su aplicacin

Revisin y evaluacin de la intervencin Criterios e indicadores de evaluacin Medicin de los resultados Evaluacin de las actividades

132

3.

FUENTES DE IEORMACION PARA LA RECOGIDA DE DATOS

El Consultor debe revisar y tener en cuenta toda la informacin significativa de la Organizacin. Documentacin econmica
-

Presupuestos Informacin econmico-financiera Relacioneg de interventores de cuentas.

Cuentas de resultados
-

Objetivos y resultados globales Objetivos y resultados de cada divisin

Documentos legales y tcnicos

-

Estatutos Anuarios Decretos Reglamentos

Comunicaciones
-

Documentos de comunicacin interna de la Compaa Memorandums

Reuniones Asambleas generales Acuerdos Informes presentados

133

Estudios
-

Estudios especficos de entorno (econmico,comercia, tcnico, recursos humanos) Publicaciones: revistas y otros documentos Anlisis de mercados

Planes de desarrollo
-

Informes Investigaciones en marcha

Manuales
-

Escritos sobre procedimientos, polticas y normas Escritos sobre funciones y procedimientos.

Procedimientos
-

Estudio del Organigrama Anlisis de fUnciones Cargas de trabajo Diagramas de procedimientos

Informes
-

Se deben tener en cuenta los informes aportados tanto por los proveedores como por los clientes.

Datos del sector y de la competencia

-

Estadsticas del INE Estudios y relaciones del Banco de Espaa Boletines de la Cmara de Comercio e Industria Revistas y publicaciones profesionales Bancos de datos informticos.

]34

Informacin standard Recogida mediante:

-

Observacin Cuestionarios Entrevistas

Toda la informacin debe ser sistematizada y organizada para detectar los problemas, as como aquellos factores que sirvan de apoyo para el logro de los objetivos profesionales en el cambio organizativo.

4.

DOCUMENTACION QUE SE DEBE CONSULTAR

El Consultor no debe dejar nada al azar. Se debe sumergir en la dinmica de la empresa y sus procesos para descubrir las fuerzas vitales y sinergticas que impulsan su trayectoria presente. Se recogen documentos como:

Informes sobre:
-

cultura plan estratgico plan de desarrollo presupuestos generales

Catlogo de productos y servicios

-

Catlogo detallado de los productos actuales y principales servicios Tarifas

Planes de desarrollo e investigacin Campo de actividades:

-

Marketing Tcnico Personal Plan de financiacin 135

Informacin a nivel operativo y funcional

-

Niveles de rendimiento y ratios Indicadores de volumen Indices e informaciones sobre costes

Informe sobre gestin

-

Anlisis de resultados de la gestin Mtodos de gestin (sistemas de previsin y control de gestin) Actividad econmica (anlisis de gastos, movimientos financieros, costes)

La recogida de la informacin es fundamental para investigar el momento evolutivo y de vitalidad que tiene la Organizacin.

5.

MODELOS DE DIAGNOSTICO BASADOS EN LA IVESTIGACION 1 ACCION

El diagnstico investigacin accin consiste en un conjunto de mtodos que nos ayudan a comprender el funcionamiento de la Empresa. El proceso de diagnstico de la Organizacin puede estar orientado por una necesidad de mejora ante las dificultades presentes o bien por una voluntad decidida para medir los resultados logrados y tratar de superarlos.
-

El diagnstico es instrumento de gestin preventivo y estratgico que permitir ayudar a comprender (el pasado y presente) y actuar (en el presente y futuro).

Siguiendo los pasos de Jean Pierre Thibault (1994> en su Manual de Diagnstico en la Empresa (Paraninfo, Madrid, p.24-36), se puede establecer un proceso de anlisis marcando como punto de partida el producto final: los resultados.

La mayora de las Empresas, s busca el diagnstico es porque dudan de los resultados. Siempre piensan que se puede mejorar el nivel de rendimiento. La reflexin sobre los resultados nos permitir hacer un estudio sobre polticas desarrolladas; evaluar los medios y la organizacin de los servicios; explorar los mtodos de gestin utilizados y analizar las interacciones existentes. Estos modelos van buscando la accin inmediata: detectar qu es lo que funciona deficientemente, e inmediatamente tratar de poner remedio. 136

El Consultor tiene que tener en cuenta qu es lo que pretende la organizacin a corto plazo, mientras que sus miras y objetivos deben estar puestos en el medio y largo plazo.

El Consultor debe dominar la herramienta de diagnstico, como uno de los instrumentos clave para comprender el pasado, presente y futuro de la Organizacin. Para intervenir con eficacia, se debe partir del anlisis externo e interno de la Organizacin y sentar las bases para el cambio y progreso de una gestin eficaz.

Paso a exponer algunos de los Modelos cuyos contenidos y procedimientos he tenido que dominar y aplicar, apremiado por las circunstancias.

5.1.

El diagnstico a corto plazo (exprs o rpido)

Es el modelo de diagnstico a corto plazo cuya misin es el detectar en el menor tiempo posible la problemtica existente y proponer medidas que de inmediato se reflejen en los resultados.J.P. Thibaut (1994, 21) lo llama diagnstico expreso cuya finalidad es identificar el motivo de las dificultades y formular medidas de recuperacin inmediata, distinguiendo entre medidas urgentes e importantes. La pequea y mediana empresa, agobiada por la rentabilidad y los resultados, buscan al Consultor para poder salir del paso; enfrentndose ante una dificultad tcnica, juridica, econmica o social, con la premura de salir del bache, sin preocuparse de ir al fondo de los problemas. Muchas veces, el Consultor tiene que actuar de bombero y apagafuegos para solventar la dificultad, aun a riesgo de que la problemtica aflore en breve plazo y de forma ms agudizada.

Para realizar este tipo de diagnstico rpido, se tratara de analizar los resultados actuales, comparando el anlisis del entorno externo con el potencial interno.

Bsicamente, los procesos a seguir sedan los siguientes:

137

Anlisis del entorno externo Anlisis del entorno y mercado Clientes reales y potenciales Anlisis de la competencia Proveedores Formas de financiacin Evolucin tecnolgica

Anlisis del potencial interno

-

Actividades clave (productos y servicios) Medios materiales, humanos y financieros Conocimientos tcnicos Estrategias y polticas Organizacin Mtodos de gestin Sistemas de control

Estudio de resultados
-

Evaluacin: puntos fuertes y dbiles

Planes fUturos
-

Revisiones Resultados esperados

Este tipo de diagnstico supone que la Empresa es pequea y que el Consultor conoce bien el mercado y tiene informacin suficiente sobre cmo opera la competencia en ese sector concreto. De lo contrario, le llevara bastante tiempo analizar en profundidad las variables intervinientes y asesorar con conocimiento de causa sobre las medidas a adoptar en el desarrollo de los planes de reconversin tcnica, diversificacin del mercado y/o bsqueda de capital para subvencionar la expansin o la innovacin tecnolgica.

138

5.2.

Diagnstico funcional

Entre los Modelos clsicos de Diagnstico de las Empresas y que el Consultor debe manejar con entera solvencia y profesionalidad est el diagnstico de las distintas funciones de la Empresa. Con frecuencia se acude al Consultor para hacer un anlisis comercial, tcnico o administrativo. Ante estas demandas, debe saber utilizar aquellas herramientas especificas que le permitan profundizar en los problemas e investigar las causas de las disfuncionalidades y proponer pautas de mejora competitiva y de eficacia y eficiencia.

Presento un modelo de anlisis de las distintas funciones, sabiendo que cada funcin requiere unos instrumentos especficos que el Consultor especialista debe saber emplear por si mismo y buscando la ayuda de consultores profesionales especializados.

139

Esquema del diagnstico funcional Se debe partir siempre de conocer:

-

Misin de la Empresa Objetivos especficos por funciones Estrategias generales y especificas de la Empresa

Proceso dcl diagnstico funcional

CONDICIONANTES DEL ENTORNO DONDE SE_SITUA__J Entorno, competencia Nuevas tecnologas Socio/cultural Grado de dependencia econnuca Apoyo administrativo Mejora de procesos Gestin

FUNCIONES BASICAS

OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO INDICADORES

COMERCIAL TECNOLOGICA PERSONAL FINANCIERA ADMINISTRATIVA ORGANIZACION DIItECCION

Nivel de competitividad Productividad, rentabilidad ~Capacidad interna Solvencia y fiabilidad Coordmacin y flexibilidad Eficacia Eficiencia

Lo esencial en este tipo de diagnstico es analizar las distintas funciones de la Organizacin, tratando de defmiir y establecer los objetivos e indicadores que van a permitir concretar la situacin actual, punto de partida, y sealar las metas y objetivos que nos vamos a proponer a corto plaza o medio plazo. La ventaja competitiva nos va a permitir tener en cuenta el entorno y, de esa manera, proponemos metas que sean realistas, medibles y alcanzables, teniendo en cuenta la competencia, los recursos 140

propios y la situacin en el mercado. Este tipo de diagnstico es muy frecuente y exige del Consultor el conociniiento de los distintos mercados o el dominio de herramientas especificas.

5.3.

Diagnstico de la gestin organizativa Es el diagnstico por excelencia, sobre el que la Empresa tiene depositadas grandes expectativas para tratar de mejorar la gestin de la misma.

Constituye un instrumento muy slido, validado por la prctica; se parte de una perspectiva global de la Organizacin y se analizan las bases de las deficiencias detectadas en la gestin, que conducirn a unas l)ropuestas de mejora. El esquema bsico est tomado de J.P. Thibaut, nplementado con las aportaciones que los quince aos de Consultora me han pemiitido para ennquecerlo y profundizar en algunas reas (J.P. Thibaut (1994), Manual de Diagnstico en la Empresa, Madrid, Ed. Paraninfo).

5.3.1. Esquema general del proceso de diagnstico Punto de partida Previo al diagnstico.

1.Misin de la empresa CONOCIMIENTO TAREA DEL CONSULTOR Confrontar distintos niveles directivos
-

FUENTES DE INFORMACION
Documentacin

Definicin

de

la

cultura

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la

Empresa

Historia

Estrategia

de

la

Empresa

141

II.

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Posicin

en

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del

personal

Proceso

de Diagnstico

VARIABLES DEL DIAGNOSTICO 1. Anlisis de resultados

TAREAS DEL CONSULTOR Comparacin: Objetivos Resultados antenores Competencia Apreciacin Con directivos Evaluacin Evaluacin Evaluacin

FUENTES DE INFORMACION Indicadores generales

2. 3. 4. 5.

Estudio de polticas Estudio de medios y organizacin Medios de gestin y control Actividades nivel de productividad

Entrevista Observacin Anlisis de los resultados de la gestin Indicadores de Cantidad y Calidad

Reflexin de la relacin causa-efecto

Conclusiones y recomendaciones

142

5.3.2. Variables y parmetros de diagnstico

5.3.2.1.

ANLISIS DE LOS RESULTADOS

-Los resultados registrados por la empresa constituyen un conjunto de informaciones muy interesantes que el Consultor podr comparar con otros indicadores econmicos. -El anlisis de los resultados est constituido por un conjunto de indicadores que permiten comparar los resultados obtenidos con los objetivos especficos propuestos y permiten hacer una radiografia cobre la situacin real de la Empresa. -El anlisis de los resultados requiere como tarea previa definir los indicadores que permitan medir los resultados. El Consultor debe trabajar con los responsables en las distintas funciones para analizar juntos una serie de ratios; por ejemplo, la accin comercial, se deber tener en cuenta el crecimiento del mercado; la posicin en el mercado; el volumen de negocios y los mrgenes comerciales. -Existen mltiples indicadores para la medida de la productividad, el consumo, los gastos de estructura de produccin, como son los indicadores de productividad y rendimiento, los indicadores del costo y gastos de la estructura. -En el rea de los Recursos Humanos el Consultor debe manejar indicadores de comportamiento individual (absentismo, despidos) de conflictividad individual y colectivo; de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; indicadores de remuneracin y valoracin de puestos de trabajo. -La direccin es responsable del conjunto de resultados obtenidos de la Empresa, definidos por una serie de indicadores que comprenden la rentabilidad de la Empresa, avance tecnolgico, valor patrimonial, crecimiento en volumen de negocios, posicin en el mercado, independencia financiera, prestigio e imagen, formacin de personal y calidad de servicio. 143

5.3.2.2.

ESTUDIO DE POLTICAS

El estudio de las polticas se refiere a la existencia de planes de la Empresa y en las estrategias concretas que se emplean para conseguir los objetivos.

El anlisis de polticas pretende determinar si existen orientaciones explcitas en cada una de las funciones: comercial, industrial, social o financiera.

La definicin de una poltica consiste en concretar principios y programas de actuacin, determinando los objetivos esperados y las polticas de productos, servicios; de relacin con el cliente y la capacidad comercial.

En el mbito industrial es preciso conocer los planes y estrategia existente, as como las principales lneas de actuacin a lo largo de los ltimos aos, con los resultados obtenidos en produccin, inversin, I+D y en la implantacin de la calidad.

Normalmente, el Consultor, mediante la aplicacin de cuestionarios especficos y la entrevista con los directores recoge las principales lneas de actuacin y las inversiones previstas en ID, ara asegurar la empresa de p cara al futuro y mantener el nivel de liderazgo actual.

5.3.2.3.

ESTUDIO DE MEDIOS Y ORGANIZACIN

El Consultor debe ser capaz de analizar el conjunto de medios humanos y tcnicos de que dispone la Empresa.

Debe saber cmo estn organizados todos esos medios para la realizacin de tareas y la consecucin de objetivos.

144

La evaluacin de los medios define la competencia tcnica y profesional de la Empresa para la consecucin de los objetivos de forma satisfactoria; esta evaluacin conducir a comprobar si los resultados son mejorables o si, por el contrario, su nivel de consecucin es aceptable.

Dentro de la funcin comercial, se deben evaluar los productos o servicios de que dispone, nivel de adaptacin a las necesidades del cliente y la capacidad competitiva de los mismos. Se debe estudiar el tipo de Organizacin comercial existente y la adecuacin a la lnea de productos o servicios; la forma de distribucin y la ayuda que se recibe de los servicios centrales.

Si nos referimos a la funcin de abastecimiento o de compras, la evaluacin de los medios materiales comprende el nivel de existencias, los medios de mantenimiento y las vas y medios de circulacin de las materias existentes.

En el anlisis de la Organizacin se debe tener en cuenta el tamao de la Empresa, naturaleza de sus actividades y el grado de diversificacin existente en las actividades de la Empresa.

En el mbito tcnico y de procesos de produccin conviene analizar, segn O.Gelinier, las cinco categoras tecnolgicas:
-

Tecnologa obsoleta Tecnologa comn Tecnologa corriente Nuevas tecnologas Tecnologa emergente

Se debe tener en cuenta cul de ellos predomina y el grado de preparacin para enfrentarse a la competencia.

145

La evaluacin de los medios humanos permitir definir el nivel de competencia de la Empresa. La valoracin del puesto de trabajo (objetivos, funciones, tareas, relaciones, posicin jerrquica, grado de responsabilidad) y la evaluacin de los medios humanos (directivos,mandos medios y personal calificado, y el resto del personal) permiten concretar el nivel de competencia de la Empresa. La observacin de la funcin de produccin as como el organigrama de distribucin de las tareas, permitirn determinar el grado de ajuste del hombre al puesto de trabajo y la distribucin adecuada de las tareas al conjunto de los recursos humanos. La gestin de los recursos humanos constituye la base y fundamento de todo el proceso empresarial; el nivel de rendimiento social es consecuencia de un equilibrio en la politica de personal.

La evaluacin de la plantilla permite determinar, entre otros indicadores, los costes del servicio de personal; las condiciones de trabajo, higiene y seguridad; los niveles productivos; las diferencias salariales; los niveles promocionales y los niveles de formacin existente.

La evaluacin del potencial humano de la empresa y sus perspectivas de evolucin determinarn las posibilidades de rendimiento en relacin con el potencial tcnico, humano y social.

La evaluacin de los medios y organizacin financiera supone medir la calidad y eficiencia de los medios burocrticos y sistemas informticos. La organizacin de la funcin y gestin financiera supone estructurar los servicios en tomo a un personal calificado en contabilidad analtica y presupuestaria. La gestin debe estar encomendada a directivas competentes en finanzas, tesorera y gestin preventiva.

146

5.3.2.4.

MTODOS DE FUNCIONES

GESTIN

CONTROL

POR

El Consultor debe hacer una auditoria sobre los mtodos de gestin y control existentes en cada uno de los servicios de la Empresa.

Respecto a los elementos que integran el control propio de la auditoria, supone tener en cuenta los siguientes elementos:

Controles de organizacin, estndares de personal Cultura corporativa Desarrollo de sistemas y controles para el cambio Controles de autorizacin y reporte; planeacin y presupuestos, responsabilidad. Controles de sistemas contables Controles de proteccin de activos e invalidacin de riesgo intencional Administracin de controles de supervisin a travs de la informacin Controles de documentacin, procedimientos normales polticas y

147

6.

MODELOS EVOLUTIVOS DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Comento a continuacin tres modelos evolutivos de desarrollo organizacional que he trabajado constantemente con las Empresas. Dependiendo del momento evolutivo en que se encuentran es necesario matizar cules son los elementos que van a ayudar a vivir en plenitud esa etapa, o cmo evitar las consecuencias negativas de permanecer en ese estadio.

En la primera, Miller (1989) presenta las ocho fases evolutivas del liderazgo y cmo influyen en el desarrollo de la Organizacin. La pregunta clave para el Consultor, es cmo integrar las prcticas de liderazgo con las fases evolutivas, para conseguir que la Organizacin sea viable y eficaz y conseguir la satisfaccin de sus empleados.

En el segundo modelo de Lippit y Schmidt (1979) se comparan las fases de desarrollo de la persona humana con las fases de crecimiento institucional, indicando para cada fase el objetivo central, los problemas clave y las consecuencias de no alcanzar los objetivos.

En el tercer modelo de E.Greiner (1972), se afronta el problema de la evolucin y revolucin a medida que van creciendo las Organizaciones.

Las Organizaciones pasan por cinco fases diversas de desarrollo, cada una de las cuales contiene un periodo de crecimiento relativamente tranquilo que desemboca en una crisis de direccin. El Consultor debe ayudar a analizar el periodo por el que pasan para transformar las crisis normales en oportunidades para un futuro crecimiento.

6.1.

Las fases oxanizativas ciclicas y los lideres

MILLER (1989, Barbarians to Bureaucrats: Corporate life cycle Strategies. New York Fawcet Columbine) presenta la teoria de los ciclos de vida corporativos, basndose en un estudio del liderazgo a travs de la historia humana. Brevemente se exponen las fases, incluida una descripcin de las caractersticas de liderazgo que distinguen a cada fase son:

148

La Fase Pmftica. El lder crea (o vuelve a crear) una Organizacin, gracias a su capacidad de inspiracin, innovacin y generacin de la energa necesaria para superar la inercia y hacer avanzar a la Organizacin. Ejemplos: Moiss, Jess, Thomas Edison, Corte Ingls, Transportes ALSA, AIR EUROPA en Espaa. La Fase BArban. El lder prospera en su conquista y gobierna la Organizacin durante un periodo de crecimiento temerario acelerado. Ejemplos: Atila, Galeras Preciados, etc.

La Fase Creadora y Exploradora. El nfasis est en las destrezas y estructuras necesarias para el crecimiento. El creador-lider participa en la construccin de los aspectos de produccin interna y prestacin de servicios de la Organizacin. El Explorador-lider pone nfasis en las ventas del producto o servicio al cliente externo. Ejemplo: creador Horace Becker, de Xerox, diseador/productor de la fotocopiadora 914, pionera en el sector. Explorador Joe Wilson, de Xerox, que logr que los servicios de fotocopias fuesen asequibles a los clientes, al ofrecer servicios de leasing de las fotocopiadoras, en lugar de intentar venderlas a un precio relativamente alto. La Fase Administrativa. El lder cambia el nfasis de la cultura organizativa, de la expansin a la seguridad, mediante el crecimiento mantenido de la capacidad interna para producir bienes y/o servicios, aumentando simultneamente la capacidad de l Organizacin para mantener el orden y administrar los bienes adquiridos. Esta es la fase en la que el lder debe equilibrar con dinamismo las necesidades de capacidad productiva y las exigencias administrativas. Ejemplo: La administracin en el sector de transportes de muchos pases incluye el alza y el declive del sistema de canales fluviales y su sustitucin por los ferrocarriles; y el declive y eventual estabilidad de los ferrocarriles originado por el alza de los sectores de transporte areo y del automvil. La Fase Burocrtica. Llega cuando se pone un mayor nfasis en las exigencias administrativas, que superan la capacidad de produccin. el lder burcrata, crea un imperio de control, al establecer controles 149

rgidos y producir ahorros organizativos a corto plazo. Simultneamente, este tipo de lder deja de fomentar o incluso elimina, los desarrollos oportunos, de productos y/o servicios competitivos, lo que produce a largo plazo, la prdida de clientes y el deterioro de la imagen de la Organizacin. La creatividad del profeta y las iniciativas de expansin del brbaro se eliminan de la Organizacion.

Ejemplo: La prdida de cuota en el mercado nacional del sector automovilstico y el aumento de la cuota de los fabricantes extranjeros. La Fase Aristocnitica. Caracterizada por lderes que han perdido el contacto con la visin que foment y nutri el crecimiento de la Organizacin y se dejan llevar por sus ilusiones personales y no por las necesidades del cliente. Al vivir a costa de las riquezas heredadas de la Organizacin y carecer de capacidad de respuesta tanto a los que hacen el trabajo productivo como al cliente, el lder aristcrata provoca rebeliones internas la desintegracin de la Organizacin como organismo viable. Ejemplo: Auto-recompensas irresponsables y el uso de prebendas y privilegios no relacionados con las condiciones del negocio y la capacidad organizativa, por parte de los ejecutivos, seguido de salidas airosas en paracadas de oro, cuando otros asumen el control de la Organizacin. Ejemplo: Mltiples empresas bajo el manto protector del antiguo INI. La Fase Sinergtica. El lder mantiene el equilibrio y el progreso de la Organizacin madura y compleja, mediante el desarrollo de una cultura que reconoce y utiliza las diversas contribuciones positivas del profeta, el brbaro, el creador, el explorador y el administrador, y evita los aspectos negativos del burcrata y el aristcrata. Ejemplo: Honda of America Manufacturing, Inc. donde no existen despachos privados; todos los empleados son miembros de equipos y asociados, los ingenieros y los mandos pasan la mayor parte del tiempo en la fbrica, en contacto directo con el producto, los procesos y sus asociados; y donde se pone nfasis en la mejora permanente como parte del proceso.

150

La Fase sinergtica es una fase organizativa auto-generada del proceso de anlisis y creacin permanente por un lder iluminado y de mente abierta. Este tipo de lider impulsa continuamente el crecimiento y la auto-correccin de la Organizacin, para alcanzar niveles ms altos de calidad, no slo de forma reactiva, sino decididamente proactiva para satisfacer los requerimientos del cliente. La Organizacin est dirigida por las corrientes cruzadas de cambio, que le permiten prosperar. Esta es la verdadera TQM en accin.

Cmo integrar las prcticas de liderazgo y las Fases Organizativas

A medida que la Organizacin atraviesa las diversas fases, necesita utilizar prcticas diferentes de liderazgo con objeto de guiar la creacin, el crecimiento y el cambio para que la Organizacin siga siendo viable y eficaz. En determinados momentos, algunas acciones de liderazgo son ms necesarias para respaldar el progreso de la Organizacin; en otros, estas mismas acciones pueden resultar menos eficaces, o incluso contraproducentes. Determinadas prcticas pueden ser ms eficaces en determinadas fases. Unicamente el lder sinergtico utiliza todas lLas prcticas de liderazgo, pero slo cuando son necesarias en una Fase concreta.

6.2.

Fases de crecimiento institucional

Basado en distintas investigaciones Gordon Lippit y Warren H. Schmidt (1986) han propuesto un modelo de desarrollo organizativo basado en las etapas bsicas del desarrollo biolgico: nacimiento, juventud y madurez.

Presento diversos cuadros grficos para tratar de visionar pedaggicamente las caractersticas de las: Fases de desarrollo con sus objetivos, problemas clave y efectos que se producen de no lograr los objetivos. Posibles resultados de abordar correcta o incorrectamente las crisis institucionales.

151

Mtodos de la Organizacin durante la evolucin en las cinco fases de crecimiento. Cualidades de liderazgo adecuado a las diversas etapas de desarrollo de la Organizacin (conocimiento, habilidades, actitudes). Decisiones y acciones clave de la Direccin en cada etapa.

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CUALIDADES DE LIDERAZGO ADECUADO A LAS DIVERSAS ETAPAS DE DESARROLLO DE LA ORGANIZACION

OBJETIVO FASE
Crear el sistema

CONOCIMIENTOS
Objetivos a corto plazo percibidos con claridad por equipo directivo Los objetivos a corto plazo que han de ser comunicados.

HABILIDADES
Capacidad para llevar el conocimiento a la accin mediante actividad personal y rdenes adecuadas Saber comuncarse. Capacidad para ajustarse a circunstancias cambiantes. Habilidad para verter la planificacin en objetivos inteligibles y asimilables. Incorporar a otros a los procesos de decisin, comprometerles en ellos y comunicar los objetivos a los clientes. Habilidad para ensear a planificar. Pericia en integrar los planes de los subgrupos en objetivos y recursos al servicio de la Organizacin Habilidad para utilizar los recursos y organizacin propia en la solucin de problemas de la comunidad.

ACTITUDES
Creer en propia competencia, en el producto y en el mercado. Fe en el futuro

Sobrevivir

Estabilizarse

Cmo el directivo puede prever factores decisivos y programar a largo plazo Metodologa de planificacin y comprensin de los objetivos de parte de todo el equipo directivo, Conocimiento por parte del equipo directivo que fija la poltica de cmo los otros deberan fijar sus propios objetivos y como dirigir los subgrupos de la Organizacin Comprensin de los objetivos a largo plazo de la Organizacin y de los objetivos generales de sta y de la sociedad

Confianza en los otros miembros de la Organizacin.

Ganar prestigio

Inters por los clientes

Encontrar su identidad

Seguridad personal

Servir

Sentirse responsable ante la comunidad y la sociedad.

156

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6.3.

Modelo evolutivo de las organizaciones

El estado evolutivo de la Organizacin es un tema de actualidad en el mundo de la Consultora.

El Consultor necesita tcnicas para detectar el momento de desarrollo por el que pasa una Organizacin para pulsar la vitalidad de la misma y sugenr el estilo de direccin y las estrategias para impulsar sus fuerzas dinmicas que le permitan adquirir su mximo de plenitud y efectividad.

Segn L.E.Greiner (1989) la Organizacin en desarrollo pasa por cinco fases diversas de desarrollo, cada una de las cuales contiene un periodo de crecimiento relativamente tranquilo, que desemboca en una crisis de direccin. Lo ms importante de la aportacin de L.E.Greiner (1989) es que el Consultor puede sugerir orientaciones y formas de estrategia para transformar las crisis normales en oportunidades para un futuro crecimiento.

Las fuerzas clave del desanullo

Despus de diversas investigaciones, L.E.Greiner sobre las fases de desarrollo propone cinco claves o elementos para elaborar el modelo de desarrollo evolutivo.

Las cinco dimensiones son:

Edad de la Organizacin

Dimensin Etapas de evolucin Revolucin Crecimiento del mercado

159

Estas dimensiones estn ntimamente relacionadas entre s. Cada dimensin influye sobre las otras a lo largo del tiempo; cuando los cinco factores comienzan a relacionarse entre s, surge una visin completa y dinmica del crecimiento organizativo.

Lo esencial de la investigacin de Greiner es querer demostrar cmo cada etapa de la evolucin da lugar a su propia revolucin, y cmo las soluciones para superar las revoluciones consisten en un cambio de estilo de direccin junto al diferente modo y forma de enfocar los problemas organizativos, estructurales y de funcionamiento, por lo que cada fase es a la vez consecuencia de la precedente y causa de la siguiente.

En el grfico se pueden ver en sntesis las cinco fases de evolucin y de la revolucin, tal y como las propone L.E.Greiner (1989) en la Revista Harvard Business, n0 25, Pp. 3 7-46.

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Fase 1.

Creatividad Crear un producto y un mercado Caractersticas:

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Fundadores orientados a lo tcnico y empresarial Olvidan la direccin Comunicacin frecuente e informal Salario modesto, incentivos Direccin acta segn reaccin de clientes

Crisis de direccion:
-

Exige eficiencia manufactura No basta comunicacin informal Requiere ampliacin capital y control financiero Fundadores abrumados por direccin

Solucin:

Direccin enrgica y tcnica

Fase 2.

Direccin Gobierno eficaz y diretivo Caracteristicas: Estructura (produccin y comercial) y asignacin tareas Sistema contabilidad
-

Normas, presupuestos incentivos

Comunicacin formal
Supervisor: Especialidad

funcional sin autonoma

decisin

Crisis de autonoma:
-

Frenados por centralizacin

Conocimiento ms directo que jefes Dificil renuncia de los jefes 163

Sbditos no habituados a tomar decisiones. Defraudados abandonan

Fase 3.

Delegacin Estructura descentralizada Caractersticas:

-

Mayor responsabilidad local: plantas, regiones Bonificaciones como estmulo Direccin interviene poco: dirigida a la ampliacin Comunicacin poco frecuente Motivados los mandos amplan mercados

Crisis de burocracia:
-

Prdida de control ante operaciones diversificadas Direccin general intenta recuperar control Tcnicas de coordinacin

Fase 4.

Coonlinacin Sistemas formales Caractersticas:

-

Formacin de grupos de produccin Mtodos formales de planificacin Control junto a direccin general Inversiones sopesadas Cada grupo de produccin es centro de inversin Centralizacin de los datos Participacin beneficios como camino e identificacin

Crisis de burocracia: Falta de confianza entre staff central y produccin Burocracia excesiva: trmites valen ms que solucion...

164

Fase 5.

Colabomcin Interaccin humana se afianza, autocontrol, espontaneidad en la direccin gracias a creacin de equipos de trabajo.

Caractersticas:
-

Solucin eficaz de problemas Grupos de trabajo Equipos interdisciplinarios (task-force) Reuniones frecuentes Desarrollo directivos: creacin equipos y conflicto Se fomenta la experimentacin

Crisis de saturacin psicolgica ???

Conclusiones: Ser consciente de la etapa vivida Ser cauto: resulta tentador saltarse etapas Intil intentar evitar las revoluciones Reconocer alcance ilimitado de las soluciones Rechazar la tentacin de repetir soluciones Abandonar direccin a tiempo o cambiar Conocer y promover la relacin interpersonal Comprensin histrica: predecir futuro, preparar estrategias. Decir no crecer ms es justo La evolucin no es automtica: es lucha por supervivencia.

165

7.

MODELOS SISTEMICOS, PEDAGOGICOS O INTEGRADOS

Bajo este epgrafe pretendo desarrollar los modelos sistmicos que tratan de recoger la influencia de la teora de los sistemas y la concepcin de la empresa como un sistema abierto al entorno y que est en interaccin continua con el mismo.

Al mismo tiempo, presento otros modelos de diagnstico que yo he utilizado constantemente, como son el modelo pedaggico 1 estratgico, para crear inconformidad; el diagnstico integrado en claves de Itamar Rogovski (1985-95) y en algunas ocasiones (las menos) el modelo clnico, para determinar el grado de salud o critico que viven algunas Organizaciones.

7.1.

Diagnstico integmi sistndco

La base terica del diagnstico integral sistmico se fundamenta en la teora general de los sistemas, tal y como es propuesta por Bertanlanff~, Von Ludwig (1981), quien lo define como el conjunto de subsistemas relacionados entre si, a saber: teleolgico (cultural), organizacional, sociopersonal, jurdico y funcional, los cuales estn vinculados como el todo y su parte, bajo el enfoque integral de la Organizacin en estudio, a fin de cumplir los propsitos fijados. (Tendencias en la teora general de sistemas, Madrid, Edit. Alianza p. 28)

La visin integral y global debe ser el marco bajo el cual se realiza el diagnstico, tratando de entender las relaciones existentes entre las partes y el todo. Con el Consultor Martnez Chvez, (1989, 40-41), estoy de acuerdo en que se deben tener en cuenta seis criterios en la aplicacin del Modelo de Diagnstico integral de los sistemas. Estos criterios se relacionan entre si y buscan la visin integrada de la Organizacin; por lo mismo se debe tener en cuenta que: Toda Organizacin tiene su historia, un pasado, un presente y un futuro. El diagnstico debe saber interrelacionarlo, asumiendo del pasado lo que es vlido, su identidad; relacionar el pasado con el presente, buscando la mejora hacia el futuro.

166

El diagnstico debe tener en cuenta el entorno, sus influencias controlables y no controlables para ser realistas y no empearse en objetivos intiles, ya que estamos viviendo un entorno impredecible y muchas veces catico. En el diagnstico se tienen que tener en cuenta todas las variables observables y fuentes de informacin. La recopilacin de datos tiene que tener en cuenta los aspectos oficiales y oficiosos y las relaciones existentes, entre los elementos formales (metas, estructura, teenologia, actividades y normas oficiales) y los elementos informales (necesidades, motivaciones, aspiraciones, valores e intereses de la Organizacin. Por encima de todo, se debe tener en cuenta en todo diagnstico el criterio institucional, cuyo objetivo se cifra en la mejera de la Empresa y, por tanto, todos los problemas deben ser analizados desde esta perspectiva como oportunidades de desarrollo para todo el conjunto; no desde el punto de vista de un departamento que puede buscar una situacin de privilegio y de excepcin. El diagnstico debe tener en cuenta la visin sistmica que se trata de aportar soluciones al todo, sabiendo que existen unas partes interrelacionadas. No se puede prescindir de analizar la cultura de la Empresa, ya que su realizacin y plasmacin puede ser la clave para interpretar muchos comportamientos organizacionales.

Dado que la Organizacin es una realidad dinmica y cambiante, el diagnstico deber reflejar la situacin presente, resaltando aquellos aspectos que reflejen la informacin ms significativa, vlida y fiable de la Organizacin, tal como es sentida, percibida y vivida en el momento actual.

7.1.1

Funciones del Consultor en el Diagnstico de las Oiganizaciones

Importancia del diagnstico

La importancia del diagnstico viene determinada porque responde a la necesidad de examinar el estado del Sistema en el que se va a 167

intervenir y es la base para definir las estrategias a seguir en la mejora sistmica de la Organizacin (Backhard, 1969, 26).

Evidentemente, la seleccin del Modelo de diagnstico incide en el tipo de datos que se van a recoger. Si nos fijamos en la teora de los sistemas, el Consultor va a encontrar informacin relevante en los sistemas informticos, tcnicos, en el de los objetivos, en la cultura y en las relaciones entre sus miembros.

Las funciones del diagnstico no se pueden considerar como Igo aislado, estn integradas dentro del proceso de consultora y suponen: establecer una relacin estable entre Consultor cliente; analizar la informacin ms relevante y significativa y desarrollar un modelo de intervencin perfectamente planificada y conseguir la participacin de los miembros de la Organizacin.

El Consultor tiene que estar seguro de la eficacia de su intervencin, basado en la aplicacin profesional de las tcnicas y en la planificacin de la intervencin para incidir de forma eficaz en el desarrollo y mejora organizativa.

Presento a continuacin tres modelos segn los distintos autores que recogen esta visin sistmica; y que ofrecen unas posibilidades de trabajo muy interesantes para el Consultor quien debe ofrecerlo a las Organizaciones para comprobar con cual de ellos se sienten ms identificados. Los dos primeros son una reproduccin de los aportados por FAchilles de Feria Merlo (1973) (Desarrollo Organizacional, Enfoque Integral, Mjico, Limusa). El tercero es de elaboracin propia.

168

7.1.2

Modelos sistmicos

Donald Kingdon (1973) presenta un Modelo de diagnstico sistmico centrado en tres sistemas bsicos Gerencial: abarca aspectos como estructura de solucin de problemas y toma de decisiones, mecanismos de informacin y comunicacin, centralizacin y descentralizacin de autoridades y los elementos clsicos de la administracin: planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control. que incluye las variables tecnolgicas, la organizacin de sus procesos correspondientes y las subsecuentes operaciones. Que abarca las dimensiones relativas al comportamiento individual y de grupo o social, ya sea bajo el aspecto interno (motivaciones, intereses, expectativas, percepciones, emociones, etc.) ya sea bajo el aspecto externo (acciones, reacciones y omisiones).

Tecnco:

Social:

Presenta tambin tres interfases de separacin entre esos sistemas a nivel de Tarea:
-

Desempeo o resultados de la tarea Proceso en la Tarea Relaciones en la Tarea

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169

7.1.3. La Organizacin y los subsistemas

La Organizacin como sistema, tal como la presenta French y BeIl (1982), estada compuesta por los cinco subsistemas bsicos, que estn en una constante interaccin.

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7.2.

Modelo pedagogico-estrategico

Me interesa resaltar el modelo pedaggico de NP! (Nederlaus Pedagogisch Institut) presentado por Zwart (1973) en el libro The Developing Organization, Sievegoed, Bruxelles, como base de modelo definitivo de diagnstico que yo he seguido.

Para conseguir cambios significativos en la Organizacin es imprescindible partir de la educacin y formacin de los Recursos Humanos. La estrategia se basa en que no pueden existir cambios, tanto a nivel tcnico, estructural o de gestin, sin no se consiguen cambios de mentalidad (cultura) y del comportamiento de las personas. Es necesario crear masa crtica (personas) que estn convencidas de impulsar la innovacin como medio de la transformacin del modo de operar en el presente.

La estrategia pedaggica consiste en crear una insatisfaccin controlable entre lo que se puede conseguir (ideal) y la realidad presente. Este modelo crea una tensin dialctica entre lo actual lo deseable; busca realizar diagnsticos situacionales y contraponerlos con los diagnsticos y visiones de futuro.

Este modelo pedaggico-estratgico est compuesto por cuatro etapas evolutivas como muestra la figura, tal como lo presenta el propio Zwart (1973).

172

El modelo pedaggico-estratgico se desarrolla en cuatro etapas o procesos, siempre marcados por la polaridad entre lo ideal y lo real.

Primera Etapa: Pmceso conceptual Los nuevos conceptos gerenciales crean una situacin de incomodidad o tensin frente a las prcticas habituales de operar en la Organizacin. Los patrones de comportamiento nuevos se oponen a los antiguos. La finalidad es crear la insatisfaccin.

Segunda Etapa: Pmceso de motivacin El Consultor presenta nuevas formas de abordar los problemas, seleccionando aquellas estrategias que puedan ser ms operativas; esta situacin le permite a la Empresa seleccionar algunos objetivos que requieran una atencin preferente. El diagnstico motivacional se pone en marcha para intentar experimentar nuevas formas de confrontar los problemas.

Tercera Etapa: Pwceso de compwmiso La situacin ideal ofrece un marco de referencia envidiable para seleccionar algunos objetivos y elaborar un programa de cambio concreto, ajustado a las posibilidades y recursos existentes. Se crea un Comit de Control que sea capaz de hacer un seguimiento ajustado a las posibilidades programadas. Cuarta Etapa: Pmceso de implementacin En esta etapa se trata de delimitar el qu, quin, cmo y cundo se van a desarrollar las nuevas estrategias. Al mismo tiempo que el Comit de Control va realizando una evaluacin de hocl 0e nfanidos

Si se programa bien todo el proceso, podremos asegurar que los resultados finales estn garantizados y lo que apareca como un ideal inalcanzable puede convertirse en una realidad, obteniendo la sntesis dialctica entre el ideal y la mejora organizativa.

174

7.3.

DIAGNOSTICO INTEGRADO EN CLAVES

El Consultor ITAMAR RIGOUSKI (1995) con quien mantengo un contacto frecuente en Consultoria, propone un diagnstico basado en tres claves o problemas dentro de los cuales debemos focalizar las tareas de Consultora.

7.3.1. Las claves Se pueden dividir en a. b.

e.

Sintomticas Tecnolgicas Histrico-evolutivas

Deben ir en este orden para profundizar y entender la Organizacin. Ordenamos el material de una manera determinada. Es como el graflogo: vamos paso a paso hasta llegar a la visin total global. El punto de partida son las personas. a. Clave sintomtica (Similitud con el mtodo clnico-mdico). Trata de aproximarse a diagnosticar cules son los principales sntomas que definen los problemas. El proceso a seguir sera hacer:
-

Diagnstico aproximativo (presuncin) Tomar instrumentos y confirmarlos con el segundo. Descubrir los sntomas de la Organizacin Comprensin de la situacin (en sentido emptico a nivel de toda Organizacin)

b.

Clave tecnolgica Se debe analizar en todo momento cual es la tecnologa que se est empleando en la Empresa. En qu momento del proceso de transformacin se encuentran. Nos dan la gravedad del problema. Comparar con el tipo de Organizacin, que es definiendo el tipo de trabajo y los procesos de transformacin que se siguen.

175

Muchos problemas tienen su clave bsica en la tecnologa o en los procesos que se estn siguiendo en la produccin ocasionando problemas de competitividad y exceso de costes que estn bloqueando a la Empresa. c. Clave histrico-evolutiva No se puede olvidar el estudio de la historia y evolucin de la Empresa. Permite hacer otra rectificacin o visin ms global; para hacer el pronstico hay que tener en cuenta su historia evolutiva. (No es lo mismo la esquizofrenia en un joven de 21 aos o en un anciano de 60 aos). Se podra analizar en qu etapa evolutiva se encuentra la Organizacin (niez, adolescencia, juventud, plenitud). Conviene tener en cuenta que:
-

Para hacer un diagnstico de la Organizacin es imprescindible que contemos al menos con tres niveles. Todo anlisis que incluya ms de tres niveles hay que considerarlo macroanlisis (ABC) macroorganzacional. El diagnstico especfico de la Organizacin se debe hacer por niveles. Hacer un anlisis exhaustivo de toda la Organizacin a la vez es imposible.

7.3.2. Las claves sintomdticas Para poder realizar el estudio investigacin de la Organizacin se debe tener en cuenta el area a que pertenece: si es un problema del entorno de la Empresa; si pertenece al nivel operativo o funcional del sistema organizativo o si son manifestaciones de personas concretas o grupos.
-

En la matriz de clasificacin de los problemas sintomticos se tiene que considerar si el conflicto es de las personas, si es intra o intergrupal o es un sntoma que abarca a toda la Organizacin.

176

AREA CONDUCTA NIVEL

O Organizacin

OPERATIVA Sistema Organizativo

CONTEXTO ENTORNO

I IntergrupaJ
I Intragrupal I Individual

A Alguna variante no clasificable

177

Ejemplarizacin de problemas por reas o niveles: El Area define la naturaleza bsica del problema Conducta = personal y de equipos de trabajo Operacin = sistemas de organizacin y de funcionamiento pertenece al entorno de la Contexto = Organizacin -El Nivel nos indicar donde se encuentra localizado. La Columna 1 comprende todo tipo de conductas: -A nivel Organizacin se encuentran sntomas como:
-

moral clima social ansiedad

Intergrupal: conflictos fracasos falta colaboracin entre departamentos sentimientos interdependientes irresueltos

Intragrupal
-

malas relaciones entre evasin agresin falta de liderazgo conflictos entre subordinado y jefe

Individual
-

respuesta frustrante falta de deseo de cambio inmovilismo poco aprendizaje

178

La Columna 2 comprende problemas operativos o funcionales: Organizacin objetivos mal definidos desatendimiento organigrama inapropiado

ntergrupal
-

falta de integracin y coordinacin falta interaccin entre departamentos

Intragrupal rol de os miembros no est claro solapamiento de funciones procedimientos informticos inadecuados

-Individual
-

tareas fciles o dificiles a desarrollar

La Columna 3 comprende sntomas derivados del entorno Organizacin

-

presiones del mercado mala edificacin de la fbrica

Intergrupal
-

competitividad distancia fisica estilos de vida situaciones en distintas ciudades

Intragrupal
-

insuficiencia de recursos mala composicin del grupo encuadre fisico no apropiado enfrentamiento de personalidad

179

Individual mala adecuacin del individuo a la tarea no existe ajuste hombre/puesto de trabajo errores de promocin mala preparacin y entrenamiento de la gente sistema remunerativo inadecuado

7.3.3. Anlisis Organizacional Para poder realizar un anlisis completo de la Organizacin, Itamar propone estas cinco variables que el Consultor debe aclarar con la Direccin de la Empresa:

MEDIO EXTERIOR

PROCESOS PSICOSOCIALES

TECNOLOGIA

OBJETIVOS

TIPOLOGIA ORG.

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7.4.

Modelo de diagnstico clnico

Este modelo, adaptado de Fordyce y Meil (19 Managing with People, Addison, Werley Public. Co,) lo he empleado en muy pocas ocasiones y siempre a nivel de Departamentos que estaban excesivamente problematizados para tratar de ver si predominaban los factores crticos o los factores de salud positivos.

Se trata de utilizar la lista que aparece a continuacin para verificar el estado de salud (o dolencia) de su Organizacin. Verifique cuntas seales hay de DOLENCIA y cuntas de SALtJD; mejor poner factores crticos y factores positivos de salud.

FACTORES CRITICOS
1.Poca iniciativa personal en la consecucin de objetivos organizacionales, excepto en niveles altos. 1.

FACTORES POSITIVOS DE SALUD

Los objetivos de la Organizacin son ampliamente compartidos. Hay un flujo contaminante de energa humana canalizada para la consecucin de esos objetivos, en los diversos niveles. Las personas sienten el desea de hablar de los problemas observados, con la participacin de las personas directamente unidas a ellos, porque hallan que las dificultades se deben considerar abiertamente y de frente.

2.

Las personas observan cosas eqwuivocadas pero nada hacen a ese respecto, ni se ofrecen como voluntarios para corregirlas. Las faltas y problemas se ocultan o se suprimen Se habla de esas dificultades en los pasillos o en la casa pero nunca directamente con las personas_implicadas.

2.

182

3-

Los organigramas y seales de status son ms importantes que la resolucin de problemas. Se prefiere el predominio de que siempre lo hemos hecho as. El inconformismo ni es bien visto ni se acepta.

3.

Se enfatiza en la resolucin prctica de los problemas especficos. Se trabaja sin preocupacin con el status/territorio ocupacional (los sunbolos de status o territorio se toman en cuenta cuando son tiles para resolver problemas y a la consecucin de objetivos de la Organizacin). Se acepta el meonformismo como algo que puede ser til y saludable.

4.

El control del proceso de decsion est centralizado. Se forman cuellos de botella en los vrtices de los embudos jerrquicos.

4.

Los puntos de decisin se determinan segn los factores de competencia, sentido de la responsabilidad, acceso a la informacin necesaria, volumen de trabajo, distribucin del tiempo y no por el nivel jerrquico. Se nota el espritu de equipo en la planeacin, en los trabajos y en la solucin de problemas. Hay responsabilidad compartida. Se toma en consideracin la opinin de las personas situadas en los escalones ms bajos. Las necesidades y los sentimientos personales se toman en consideracin en el diagnstico y solucin de problemas organizacionales. La colaboracin es espontnea y se acepta de buen grado. Las personas buscan y reciben ayuda.

5.

Los gerentes se sienten solos en su intento por realizar y obtener resultados. Se ejecutan las cosas como est prescrito y siguiendo rdenes y procedimientos. La capacidad de juicio de las personas en los niveles ms bajos no se respeta a no ser en el lmite estricto de sus funciones. Las necesidades y sentimientos personales se consideran aspectos secundarios o irrelevantes,

5.

6.

6.

7.

7.

8.

Los individuos estn en rivalidad cuando es necesaria su colaboracin. Son celosos de su rea de responsabilidad Buscar o aceptar ayuda se considera como signo de debilidad. No se piensa en ofrecer ayuda.

8.

183

9.

Cuando hay crisis (en el sentido de dificultades) las personas se retraen, o prefieren culparse imas a otras. Los conflictos se ocultan y se administran por maniobras politicas u otras astucias; de otra manera hay discusiones interminables y sin solucin.

9.

Cuando hay crisis, las personas se renen para trabajar conjuntamente, hasta que Los conflictos se consideran importantes para el proceso de decisin del desarrollo personal. Son administrados de forma eficaz, directa y abierta. La gente dice lo que piensa y siente y desea que todos hagan lo mismo. Se imparte mucha enseanza durante el trabajo basado en procurar dar, buscar, recibir y utilizar retroinformacin constructiva y sugerencias para colaborar, las personas se sienten capaces de progresar y desenvolverse. Se juega a yo II gano y l tambin gana Es comn que la gente se rena para una crtica conjunta de desempeo y resultados. Las relaciones son leales. Las personas se tienen consideracin mutua y no se sienten solas.

10.

10.

11.

Es dificil aprender. Se hace en secreto. Las personas no buscan a sus colegas para aprender de ellos.Cada uno aprende totalmente solo, despreciando la experiencia de los dems. Hay poca retroinformacin en el desempeo de cada uno, y el que hay no es constructivo. Se juega a ganar o perder.

11.

12.

Se evita la retroinformacin.

12.

13.

Relaciones contaminadas por el juego de mscaras, fachadas y falsas apariencias. Las personas se sienten mal, no se tienen respeto ni consideracin, se temen. Las personas se sienten prisioneras en sus cargos o funciones. Se sienten estancadas y aburridas pero se contienen por cuestin de su seguridad. Su comportamiento (por ejemplo en reuniones) es apagado y dcil; no hay vibracin. Solamente muestran entusiasmo hiera del trabajo.

13.

14.

14.

Las personas quieren estar unidas y se sienten comprometidas, con elevada motivacin en su trabajo. Hay entusiasmo y vibracin en el aire. El trabajo se considera como algo importante y agradable (por qu no?)

184

15.

El jefe es como un padre que ordena hacer las cosas

15.

El liderazgo es flexible, variando de estilo y de persona conforme a las necesidades de las diferentes situaciones. Hay un alto grado de confianza en las personas y un sentinnento general de libertad y responsabilidad mutua. Las personas generalmente saben lo que es y lo que no es importante para la empresa. Se acepta el riesgo como una condicin necesaria para el desarrollo y el cambio. Bien, con este error podremos aprender a mejorar? Se le hace frente al bajo rendimiento, buscando en colaboracin una solucin al problema. La estructura de la Organizacin, las polticas y procedimientos se establecen para ayudar a las personas a obtener eficazmente resultados y para proteger a largo pazo la salud de la Organizacin y no para alimentar a la burocracia. Por esto, la estructura, polticas y procedimientos se pueden cambiar rpidamente, son flexibles. Hay un clima de orden, pero tambin un alto grado de Innovacion. Se objetan los viejos mtodos y muchas veces~ se sustituyen.

16.

El jefe controla con rigor los gastos y siempre quiere tener explicaciones al respecto. Casi nunca admite errores ni faltas,

16.

17.

Es importante no correr riesgos.

17.

18. 19.

Un error mas y est despedido. El bajo rendimiento se oculta, disfraza o trata arbitrariamente,

18. ]9.

20.

La estructura de la Organizacin, las polticas y procedimientos atropellan o encadenan a la Organizacin. Las personas se refugian detrs de polticas y procedimientos y utilizan maniobras dentro de la estructura formal,

20.

21.

Las tradiciones son norma de obligado cumplimiento,

21.

185

22.

Las innovaciones la~ controlan algunas personas que centralizan las decisiones.

22.

La Organizacin se adapta de manera flexible a las oportunidades o a los cambios externos porque todas las personas estn abiertas, vigilantes y procurando anticiparse al fixturo. Las frustraciones son un estimulo para la accin y el perfeccionamiento de las cosas: es mi responsabilidad o la nuestra salvar nuestro barco

23.

Las personas sufren en silencio las frustraciones que sienten: yo nada puedo hacer; que ellos salven el barco.

23.

El poder aplicar un cuestionario tan simple ayuda a clarificar el clima organizativo o departamental. Se comienza a ver que todo no funciona mal y que existen puntos crticos en los que puede haber coincidencia y que es necesario abordar con seguridad y objetividad

186

8.

EL DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ORGANIZATIVOS

Por influencia de las nuevas investigaciones sobre la Reingeniera de Procesos, el influjo de E.H.Schein y, sobre todo, la aportacin de I.Adizes, me han llevado a estudiar y apicar un modelo de diagnstico basado en los procesos.

8.1.

El diagnstico como pwceso fundamental

El diagnstico constituye la pieza clave que el Consultor debe saber utilizar de forma eficaz. El diagnstico es parte esencial de cada accin y de cada intervencin inteligente. Si no se entiende lo que sucede, para nada sirve decir lo que hay que hacer.

La palabra diagnstico viene del griego diag-nosis y est compuesta de dos trminos (da a travs de, y gnosis, conocimiento) e indica la adquisicin de conocimientos mediante la observacin de la realidad, siendo ms explcito, y aplicado a las Organizaciones, el reconocimiento de un problema mediante la observacin de los sntomas que estn implcitos en las informaciones que nos proporcionan la dinmica organizativa.

Cuanto ms compleja es una realidad, ms se yuxtaponen los estmulos y ms nuevas resultan las alternativas y el diagnstico se hace indispensable. Sin l no podemos dar respuesta adecuada a los problemas plani:eados.

Por una parte he de confesar que nunca me he encontrado con Consultores de grandes firmas que me hayan asegurado que no tienen respuesta adecuada a los diversos problemas propuestos por los clientes y esto me ha dado un miedo tremendo, porque en el fondo se trata de que los problemas organizativos son de una banalidad desconcertante o la categoria de los grandes consultores est constituida por personas que se creen peligrosamente omniscientes. Mi experiencia me ha demostrado que hay que ser muy humildes y flexibles para poder entender, emprender e interpretar los problemas organizativos.

Algunos Consultores, muy eficaces aparentemente, se fian de la fuerza de mtodo que emplean para sentirse muy seguros a la hora de proponer recetas que mejorarn a corto plazo algunos resultados en la productividad o incentivacin de rentas o con la reduccin de plantillas. Las mejoras 187

organizativas debern aparecer claramente a largo plazo, pero por desgracia no se consigue porque las empresas estn vidas de los resultados en el cortsimo plazo y no se dan cuenta de que a la larga se aprecia un deterioro del clima, una desmotivacin y los resultados se bloquean surgiendo problemas que deterioran la imagen de la Empresa.

El diagnstico supone conocer la vida global de la Empresa, sus procesos clave, la dinmica productiva y los resultados de su actuacin.

El anlisis diagnstico en los fenmenos y procesos clave nos permitirn extraer la cultura organizativa. El proceso de diagnstico es normalmente muy largo y por eso las Empresas renuncian a realizarlo. Se necesita la colaboracin del Consultor, que proponga a la Organizacin una metodologa a travs de la cual se realice un acercamiento gradual al conocimiento analtico de los procesos problemtcos,destacando los elementos ms significativos de las alteraciones sufridas en el desarrollo de las actividades de la institucin y que producen desequilibrios perturbadores, amenazando la supervivencia con posibles repercusiones administrativas, econmicas, sociales y polticas.

Por tanto, conocer qu pasa en la Organizacin es un elemento clave para poder dirigir, gestionar, controlar o intervenir de forma clara y precisa, teniendo en cuenta la situacin presente.

8.2.

Diagnstico de los pwcesos claves

Toda Organizacin est inmersa en un proceso dinmico y cambiante; para poder realizar un diagnstico es preciso partir de una visin global que permita saber situar y conocer las influencias que los distintos procesos ejercen sobre el conjunto de la Organizacin. Existen macro y microprocesos cuya influencia es preciso reconocer en su entorno, al mismo tiempo que se detectan las interferencias que se producen en otros procesos con los que est ntimamente relacionada. No es fcil llegar a tener una visin integrada de la Organizacin, dado su carcter complejo y pluridimensional. Las disfuncionalidades existentes en los procesos departamentales tienen su influencia en los procesos organizativos, ocasionando perturbaciones en la cultura de la Organizacin o cuestionando los procesos de Direccin o Gestin. Todo el Sistema se siente afectado, debido a la interdependencia reciproca entre el Sistema Total y los subsistemas que marcan el funcionamiento de la Organizacin. 188

La Organizacin como sistema social abierto est compuesta por una serie de variables y partes mutuamente interdependientes. Una de las principales aportaciones de I.Adizes en la presentacin del Modelo de Anlisis de las Organizaciones es el poder presentar una visin global concatenada de procesos externos e internos, organizativos y funcionales, que tienen como principal manifestacin y consecuencia la ineficacia e ineficiencia de la Organizacin y en la insatisfaccin personal.

Dentro de este mapa orientativo se aprecian procesos centrales y estratgicos que son como las autopistas de la informacin (actitudes, estructura y procesos estratgicos) por donde discurren las principales lneas de actuacin organizativa y que estn marcando las lineas de actuacin de las otras vas de informacin (carreteras nacionales y autonmicas) cue tienen rango menor pero no por ello menos importante, por donde discurren los acontecimientos ms visibles y funcionales de la Organizacin, como son los procesos de mercadotecnia, produccin, recursos humanos y las fuentes de financiacin de la Empresa. (Ms adelante, expongo el Cuadro de Diagnstico de las Organizaciones).

8.3.

Miedo al diagnstico de las organizaciones

El hacer el diagnstico no es resolver una crisis sobre la marcha; requiere tiempo y sobre todo voluntad de querer mejorar. Es ms fcil encontrar los culpables de un fallo organizativo que investigar las causas, analizar los datos y comprender los procesos, para tratar de encontrar las causas el punto de partida que queremos mejorar. Sin conocer exhaustivamente donde nos encontramos dificilmente podemos saber dnde queremos ir. Es preciso identificar factores, resultados, procesos que son mejorables;. detectar posibles despilfarros de recursos, duplicidad de actividades o la falta de direccin que determinan la necesidad de una intervencin para rectificar el rumbo.

En general, como dice I.Adizes, las Organizaciones no se diagnostican porque implica decisiones no programadas ni estructuradas, que causan una enorme ansiedad a la Organizacin. Es ms fcil aplicar una solucin conocida a un problema que ya ha dado resultados en otra Empresa que identificar el fondo del problema.

189

En general, se tiene miedo al diagnstico porque nos puede llevar a una situacin desestructurada no controlable con riesgo de prdida de credibilidad y no asuncin del riesgo que supone.

As como las personas tienen necesidad de revisiones peridicas mdicas, las organizaciones, que tambin estn expuestas al deterioro de] tienipo,crisis y cambios bruscos estn necesitadas de programas de mantenimiento que mantengan en buen estado todos los procesos del sistema organizativo.

Siempre recordar el smil que propone I.Adizes entre los procesos de mantenimiento de un avin y los que deberan tener las Organizaciones. Dice explcitamente en la introduccin al Diagnstico Sinergtico (SYNDAG) a muchsimas cosas les damos mantenimiento (coche, aviones, mquinas, personas...) sin embargo a las Organizaciones que estn constantemente sujetas en su estructura a presiones y exigencias mucho ms importantes que las que reciben as personas, las mquinas y los aviones, rara vez se les revisa de forma programada y sistemtica (1. Adizes, Fases Evolutivas de la Organizacin, Organizational Passages, 1979).
,

No se puede reparar un avin en vuelo por el riesgo que supone de prdida de direccin, altura y el coste correspondiente. No se pueden exponer vidas humanas porque no se haya improvisado y porque no se haya tenido en cuenta el tiempo de desgaste de determinadas piezas. La vida de las Organizaciones pasa tambin por condiciones atmosfricas y ambientales turbulentas que requieren constantemente de ajustes y puestas a punto. Se deben vigilar los niveles de efectividad y eficiencia pero, al mismo tiempo, se deben tener en cuenta los procesos organizativos y los sntomas operacionales.

Se debe hacer un diagnstico total siguiendo la cadena de causalidad que est reflejado en el cuadro de anlisis de los procesos organizativos. Las manifestaciones de ineficacia e ineficiencia tienen su reflejo y contrapunto en los problemas funcionales por fallos en los procesos intermedios de marketing, productividad o econmico-financiero; a su vez ser necesario acudir a los procesos superiores donde encontraremos la respuesta en la tecnoestructura de la Organizacin, que es la responsable de cmo estn distribuidos los procesos de trabajo y cmo han sido asignados los recursos presupuestarios y econmicos. No tiene culpa el colaborador de una Administracin Local de que a finales de ao se le hayan agotado los recursos para llevar a cabo el programa de mantenimiento previsto porque se han disparado los gastos en otros departamentos y tiene que esperar la aprobacin de los nuevos presupuestos.

190

8.4.

El diagnstico sineixtico

La gran novedad del diagnstico sinergtico es que tiene su base en la capacidad de sinergia que posee la Organizacin y que el Consultor va a ayudar y a impulsar el desarrollo organizativo, se parte del supuesto que nadie mejor que los que forman parte de una Organizacin y estn comprometidos con los resultados, son los primeros interesados en mejorar los procesos de funcionamiento y, al mismo tiempo, tienen informacin de primera mano de qu es lo que funciona mal, cmo se puede corregir y superar el nivel de rendimiento actual.

1. Adizes est plenamente convencido de que la labor de diagnstico debe

ser realizada en equipo. No lo puede realizar el Director por s slo, necesita de la colaboracin y participacin de los otros directivos que comparten con l las funciones de gestin. Siguiendo con el smil del avin, I.Adizes dice que as como el piloto no puede volar, disear y dar mantenimiento al avin, de la misma forma el Director de una Empresa bastante tiene con dirigirla y gestionarla, para conseguir los objetivos planificados. Para realizar las tareas de diagnstico e intervencin necesita de la cooperacin de muchas personas. El dirigente, desde su punto de vista, y el empleado, desde el suyo, pueden aportar visiones o puntos de vista interesantes para la radiografa de la Empresa.

En el diagnstico sinergtico se trata de descubrir las causas, analizar posibles soluciones y, por ltimo, proponer un programa de actuacin para poderlo llevar a la prctica. La novedad es que todas estas actividades se realizan en equipo; todos participan en determinar las causas y problemas; se produce un acuerdo sobre cules son las solucioes y, sobre todo, se preguntan si tienen recursos para poderlos resolver y si cuentan con la capacidad, medios y recursos para poderlo afrontar sin riesgos y llevarlo a
la prctica.

Ms concretamente, el diagnstico sinergtico integral pretende: Analizar los factores histricos, evolutivos, espaciales y competitivos de la Empresa. Concretar las repercusiones que tienen sobre los procesos administrativos, econmicos, sociales y polticos actuales. 191

Identificar los procesos superiores (macroprocesos) que deben ser modificados en la estructura y los diseos de sistemas de comunicacin, informacin y evaluacin de resultados que deben ser reestructurados. Planificar estratgicamente los cambios necesarios para conseguir los objetivos de mejora y las opciones de desarrollo. Realizar una sntesis sinergtica de la dinmica organizativa, teniendo en cuenta los macro, meso y micro procesos ms significativos de toda la estructura interna y sus intervenciones.

8.5.

Anlisis del entorno de la organizacin

83.1

Anlisis por variables

Existen diversas concepciones o puntos de vista con respecto a lo que se entiende por entorno externo en la Organizacin. La definicin de entorno viene determinada por el conjunto de variables que estando fuera de la Organizacin ejercen alguna influencia sobre la misma. La proximidad o lejana no impiden el que proyecten su influencia y la Empresa no tiene capacidad o dominio suficiente para poderlo dominar. Los expertos en marketing y en Direccin de Empresas han sugerido distintas pautas para tratar de analizar el entorno de la Organizacin.

El profesor Harto Roig (1982) del LESE en los Esquemas para el anlisis del entorno y planificacin a nivel de empresa, descubre que existen cuatro grandes sistemas sociales que estn influyendo sobre la Empresa. Sugiere varios cuestionarios para reconocer la influencia que ejercen sobre la Empresa y tratar de priorizar sobre la fuerza de los mismos. Los sistemas que ha descubierto son cuatro:

192

El sistema de consumo y ahorro El sistema administrativo y gubernativo El sistema laboral El sistema educativo

La mayoria de los autores y consultores coinciden en considerar y definir el entorno de una empresa como el conjunto de todas las condiciones e influencias externas que afectan a su vida y a su desarrollo (Kenneth R. Andrews (1984. El concepto de estrategia de la Empresa, Orbis, S.A. Barcelona). Los principales factores ambientales los resume muy bien la Organizacin Internacional del Trabajo (0ff, 1984), distinguiendo los siguientes factores o variables que sirven para analizar las principales influencias sobre la Empresa. Se destacan como variables principales:

Las variables econmicas de entorno Distingue entre factores permanentes internacionales los siguientes: nacionales e

NACIONALES
-

INTERNACIONALES
-

Nivel de desarrollo econmico Indice de crecimiento de la poblacin Disponibilidad de inversiones Nivel de impuestos

Nivel de la actividad econmica mundial Nivel de exportacin Disponibilidad de divisas extranjeras Tarifas aduaneras Efectos de cambios de divisas Competencia extranjera Recesin econmica

Tendencia inflacionista
-

Tipos de inters
-

Poltica fiscal
-

193

Aparece una competencias:

-

economa

mundializada,

con

nuevas

Las multinacionales clsicas (americana, alemana, inglesa...) ven aparecer la invasin japonesa en los aos 90. Se suman los nuevos pases industriales (Taiwan, Corea, Hong Kong). Se ampla la CEE, se abren los mercados del Este y se caen progresivamente las barreras arancelarias.

Las variables culturales y polticas: Se destacan como principales factores los siguientes:
-

Pluralismo institucional creciente El factor educacin y grado de preparacin Reduccin del intervencionismo La estabilidad del pas Las tendencias ideolgicas de los gobiernos Poltica de impuestos y exenciones Desarrollo industrial Evolucin del empleo Niveles de desempleo Sueldos y retribuciones Sindicatos Pensiones y otras prestaciones sociales Poltica social Incorporacin de la mujer a tareas directivas en las Organizaciones.

Las variables tecnolgicas y su influencia en los procesos de produccin y mano de obra. La tcnica es la aplicacin de la ciencia, aplicando los conocimientos. No todas las Empresas reciben el mismo impacto de la tcnica. Las influencias tecnolgicas han contribuido al:
-

Aumento del transporte Aceleracin de la comunicacin Crecimiento de la energa 194

Extensin sin lmites de la capacidad humana Incremento de mejora y de nuevos productos con nuevas tecnologas. Industrializacin de los productos. Nacimiento de nuevos sistemas de fabricacin flexible. Mecanizacin de los procesos de produccin Desarrollo de conocimientos cientfico-tcnicos CAD CAM robtica y telerreuniones

La aparicin de las nuevas tecnologas est produciendo cambios en los procesos internos de funcionamiento de la Empresa. Se est pasando de una concepcin mecanicista y fordista a una especializacin flexible, como dice: Jos Perez Adan (1994).

195

FORDISMO
-

ESPECIALIZACION FLEXIBLE Productos de calidad y sofisticacin

-

Produccin estndar en masa Pocas variantes del producto

Variante al gusto del consumidor Tcnicas programables Trabajadores calificados Baja divisin del trabajo Pequeas unidades de produccin Estructura flexible Competitividad en calidad Presupuesto para 1+D

Tecnologa de nico fin

-

Alta divisin del trabajo

-

Grandes unidades de produccin

-

Estructura burocrtica
-

Competitividad en precio
-

Pocas actividades de I+D

-

Fuente: FAST

Las nuevas tecnologias no slo estn influyendo sobre la Organizacin, en su estructura y en los procesos de gestin s que tambin est modificando sensiblemente el perfil del trabajador, las nuevas habilidades y destrezas que debe poseer. Cambios en los perfiles de la mano de obra por influencia de las Nuevas Tecnologas.

196

PROCESOS MANUALES Y DISCONTINUOS

-

PROCESOS AUTOMATIZADOS Y CONTINUOS

-

Destrezas de manipulacin y sensomotoras Predominio del trabajo realizado segn un mtodo predeterminado Divisin del trabajo en tareas elementales Predominio de procesos de montaje con carcter lineal Relaciones funcionales basadas en el intercambio de materiales

Destrezas de interpretacin y observacin Predominio creciente de responsabilidad y autonomia Contenidos no divisibles en tareas concretas predominio de procesos de retroalimentacin de regulacin y ajuste Relaciones fl~ncionaes basadas en el rpido intercambio de flujos informativos.

Como hemos dicho, las nuevas tecnologas presumen una concepcin del hombre mucho ms humana y la necesidad de una preparacin mucho ms completa. donde predomina la inteligencia sobre la mano de obra; buscando el perfil de una mano de obra calificada y polivalente, desarrollando el mximo de potencialidades.
*

Las variables sociales y su influencia en la Organizacin El influjo de las variables sociales es el que ms se detecta en el ambiente de trabajo. Se manifiestan en el: Cambio de valores (familiares, sociales) Cambio en los patrones de conducta social y profesional Reivindicaciones de la niinoria Inters creciente por la calidad de vida Desarrollo del trabajo de la mujer Actitud respecto al dinero Incremento de los servicios

197

& 5.2.

Evolucin de las tendencias del entorno H. 1. ANSOFF analiza las tendencias existentes a lo largo del siglo XX, y ha detectado las siguientes orientaciones:

Ao 1.900.- Orientacin hacia la rentabilidad productiva.

-

Conjunto de percepciones, actitudes y preferencias orientadas al interior de la Empresa, centrando en la eficacia del Sistema de Produccin-Crecimiento. Productos poco diferenciados Coste unitario y bajos precios Producir al mximo

Ao 1930.-Orientacin hacia la modalidad de marketing (mercado).

Promocin, publicidad, formas de venta Influencia sobre el comprador Mirada hacia el exterior Marketing integral: produccin tecnolgica mercado I-l-D Nuevos avances, mejora en la presentacin Vender al mximo Empresario: hacer negocio: producir y vender Trabajador: deseosos de trabajar por un salario justo.

Ao 1980.-Era postindustrial Ha recibido diversos nombres:

-

La era postndustrial (Daniel Beil) La era de ruptura (Peter Doneker) La era de la turbulencia que implica cambio de valores y de estructuras.

Problemas externos para las Empresas:

-

Competir por cuota de mercado Prever necesidades de los clientes Enviar productos a tiempo Fabricar bienes superiores a los de la competencia Ofrecerlos a precios competitivos Asegurarse la fidelidad de los clientes 198

Problemas internos para las Empresas: Mejorar la productividad diversificndola Conservar posicin en el mercado Remunerar a los propietarios Generar los suficientes beneficios para el crecimiento, progreso, ampliacin del negocio. Nuevos factores:
-

La inflacin y/o recesiones Crecientes restricciones impuestas por el Estado Insatisfaccin de los clientes Invasin de la competencia extranjera Rupturas por la introduccin de nuevas tecnologas.

Ao 1985/2000.-Turbulencias del entorno (Aos 1985-2000) Aparecen nuevas variables y exigencias relacionadas con la economa, mercado y competencia. Se pone el acento en: El crecimiento econmico y su influjo en el progreso social. La oferta y la demanda que exige el uso de nuevas tecnologas La competencia y la internacionalizacin de la economa. Las nuevas tecnologas obligan a un proceso de innovacin tecnolgica constante. Nuevas exigencias del consumidor, demandas ms sofisticadas. En sntesis aparecen:

199

NUEVAS PRIORIDADES SOCIALES Evitar la polucin del entorno Las fluctuaciones de la actividad econmica La inflacin debe controlarse
-

NUEVAS EXPECTATIVAS SOCIALES

-

Mantener la calidad ambiental Exigen ser eficaces Asumir nuevas responsabilidades Renunciar a cieflos beneficios. Extensin a todos los niveles sociales Convergencia de valores democrticos

Las prcticas monopolsticas desaparecen. El conseguir un progreso social positivo Las relaciones de la Empresa con el Estado y con la sociedad son cada da ms intensas

Principales tendencias:
-

Crecimiento del grado de novedad de los cambios Crecimiento de la intensidad del entorno Aumento de la velocidad del cambio Incremento en la complejidad del entorno

Consecuencias:
-

Ms novedades y ms rpidas, dificiles de prever, ms costosas de afrontar.

Cuatro grandes retos

-

Calidad Innovacin Flexibilidad - mejora de servicio del cliente (las 24 horas) Empleo / trabajo (nuevos puestos de trabajo)

200

8.5.3.

Anlisis de las macrotendencias Estamos viviendo en el tiempo del parntesis (NaisbitL)

Otra forma de analizar el entorno es seguir la metodologia marcada por John Naisbitt (1983) en su libro de las Macrotendencias (Edit. Mitra. Barcelona).

Naisbitt (1983) piensa que estamos viviendo entre dos eras, es como un parntesis; hemos pasado de una era industrial, pero no nos hen~os instalado definitivamente en el futuro. Como caractersticas principales, nos encontramos instalados:
-

En la ambigedad y en la incertidumbre En una economa innovadora En una sociedad de la informacin En la inversin de industrias de vanguardia En el dominio de la alta tecnologa En el liderazgo de la electrnica y biotecnologa En la era del ordenador y la informtica En la industria de la informtica En la reestructuracin de las Organizaciones en forma de red (desaparece la jerarquizacin) En el predominio de Organizaciones horizontales.

Para el funcionamiento ptimo de las Organizaciones, cada vez se impone ms certeramente el pensamiento y las orientaciones marcadas por Naisbitt(1983). Esas nuevas megatendencias se estn viviendo con gran intensidad en las Empresas, pues han marcado el referente de actuacin para la mayora de las Empresas lderes.

Aunque marcan las tendencias de futuro, sin embargo, como indica John Naisbitt (1983) estas tendencias ya estn presentes en el mundo socioeconmico.

Como ejes principales de las tendencias se sealan:

El trnsito de una sociedad industrial a una socidad centrada en la informacin

201

El trnsito de una tecnologa intermedia a una tecnologa avanzada. El trnsito de una economa nacional a una economa mundial El trnsito de una visin a corto plazo a otra visin a largo plazo. El trnsito de unas estructuras centralizadas a otras descentralizadas El trnsito de una ayuda institucional a una antiayuda. El trnsito de una democracia representativa a una democracia participativa El trnsito de unas estructuras jerrquicas a un entramado complejo y plural El trnsito de actividades econmicas del Norte al Sur. El trnsito hacia un mundo de aficiones mltiples.

202

8.5.4.

Anlisis de los escenarios axiolgicos del futuro

La tercera ola de Alvin Tffler (1980) representa uno de los libros indispensables de consulta para intuir como ser el futuro y los problemas que plantea. El marco de referencia se expone a continuacin en el siguiente cuadro (A. Tffler (1980), La Tercera Ola, Barcelona, Plaza & Janes)

ESCENARIOS AXIOLGICOS (hacia el 2000)

LAS SIETE POS ITIVIIDADES 1. El nuevo individualismo La oferta del espritu de la Empresa La aceptacin de la meritocracia

LAS SIETE NEGATWIDADES 1. La rebaja del umbral de lo ilcito La tentacin de la desviacin La riqueza perversa

LAS SIETE AMIB IVALENCL&S 1. La impersonalidad de a ciencia y de la tcnica La ilusin de la aldea global Las necesidades inmateriales sobre los comportamientos de consumo El big bang de la infonnaciLn La bsqueda del limite La fragmentacin del tiempo

2.

2.

2.

3.

3.

3.

4.

El aumento de las opciones La reversibilidad de las opciones

La dimensin ldica del trabajo

4.

La ausencia de prejuicios a alto nivel La fonnacin de nuevas marginalidades La tendencia a exceder la justa media

4.

5.

5.

5.

6.

6.

6.

La funcin de 7. La indiferenciacin 7. La caducidad de la utilidad de valor de las virtud aadido de la responsabilidades Empresa sociales Fuente: Varvelli Varvelli (1988) La felicidad del dingente y dmmica del poder en la Empresa. Madrid. Ciencias de la Direccin, p.73.
-

7.

203

Caractersticas de la Tercera Ola Claramente, Tffler habla de la composicin de toda civilizacin o sociedad y analgicamente se podra decir lo mismo de toda Organizacin. Su descripcin nos pone sobre aviso de los componentes esenciales de la Organizacin y de las relaciones con el entorno. Toda civilizacin acta en y sobre la biosfera y refleja las relaciones entre la poblacin y los recursos. Toda civilizacin (Organizacin) posee una tecnosfera caracterstica: un sistema energtico unido a un sistema productivo, que a su vez est ligado a un sistema distributivo. Toda civilizacin (Organizacin) tiene una sociosfera constituida por instituciones sociales unidas entre s. Toda sociedad (Organizacin) tiene una infosfera: los canales de comunicacin por los que pasan las informaciones necesarias. Toda sociedad (Organizacin) tiene una esfera del poder. Toda civilizacin (Organizacin) adems tiene un conjunto de relaciones caractersticas con el mundo externo a la misma: de disfrute, de simbiosis, agresivas o pacficas. Y toda civilizacin (Organizacin) tiene una superideologa: un conjunto de hiptesis culturales fundamentales que estructuran su visin de la realidad y justifican su manera de actuar (Citado por Varvelli, Varvelli /1990, pp. 65-68).

En este prrafo, define claramente una nueva y original estructura de las Organizaciones con los siguientes sistemas:
-

Biosfera: Tecnosfera: Sociosfera: Infosfera:

relaciones con el entorno sistemas productivos relaciones externas Dinmica interna canales de comunicacin esferas o centros de poder superideologa (cultura)

Despus de la Primera Ola de la civilizacin (fase agrcola), tras la Segunda Ola (fase industrial), la Tercera Ola comienza ahora a manifestarse con el carcter del predominio de las 204

actividades de servicio y de la informacin. Esta no representa una extensin lineal de la sociedad industrial, sino un cambio radical de direccin, casi una negacin del pasado. Esta comparte una transformacin completa casi tan revolucionaria para nuestros das como la que se produjo por la civilizacin industrial hace trescientos aos.

Desde el final de la etapa de desarrollo del mercado hasta la nueva figura del prosumer (productor y consumidor simultneamente); desde la casa electrnica hasta el trabajo a domicilio; desde la diferenciacin de los sexos hasta la desmasificacin de los medios; desde el colapso del concepto de nacin hacia la nueva psicosfera, las seales se entrecruzan en el voluminoso trabajo del cinco veces laureado futurlogo, unificado solamente por la recomendacin de no omitir nunca la sntesis que permanece como condicin fundamental para no perderse entre las propuestas de una cultura caracterizada por la superespecializacin, sumergida por datos fragmentarios y de anlisis, tanto ms parciales cuanto ms detallados. Al libro le falta, de todas las maneras, la verdadera sntesis global, la nica posible, la dimensin tica de referencia, aquella que -por el contrario- debera caracterizar este texto.

8.5.5.

Problemas nuevos que nos plantea el entorno

El entorno est transmitiendo una sensacin cada da ms acelerada de estar viviendo en crisis y esta crisis est instalada en una incertidumbre constante. Quien no ha conocido un prspero negocio en cualquier sector, minero, siderrgico, naval, electrodomstico, automovilstico, construccin de bienes de equipo (textil, que creci de una manera floreciente y que de la noche a la maana. ha entrado en crisis, acarreando la suspensin de pagos o el cierre del negocio. Se podra decir que cualquier empresa puede entrar en crisis porque estamos en un mercado abierto, donde es necesario competir en condiciones de incertidumbre. Bastante tienen las empresas u Organizaciones con intentar sobrevivir. Se dira que existen luces y sombras en el entorno que obligan a una reestructuracin de la Organizacin. Entre las sombras destacan:

205

La productividad ha aumentado demasiado deprisa El mercado est saturado de productos; tenemos excedentes Las disfuncionalidades entre desarrollo tecnolgico y cultural se han acentuado El paro se ha instalado de forma permanente en nuestro mundo occidental Los beneficios ya no son una prioridad para las Organizaciones La eficiencia en la productividad es un derivado de un mercado estable, no objetivo fundamental. Ha disminuido la actividad laboral de los trabajadores menores de 25 aos (por la prolongacin de los estudios) y de los mayores de 60 aos por reduccin de la edad de jubilacin obligatoria). La poblacin ha envejecido, debido al aumento de la esperanza de vida, de forma que la proporcin de personas mayores de 65 aos no activas crece continuamente, poniendo en serio peligro los sistemas de pensiones.

Entre las luces, se vislumbran los nuevos valores emergentes, centrados principalmente en: Recuperacin de la identidad cultural Rehabilitacin econmica del hbitat natural y urbano Identificacin del ocio como tiempo de creatividad y aprendizaje Tolerancia y cooperacin Solidaridad entre los pueblos Capacidad de asociarse Toma de decisiones conjunta Equilibrio social Progreso compartido Calidad de vida Conciencia del dominio de sus propias capacidades.

8.5.6.

Las cuatro revoluciones pendientes; los retos de las Empresas del ao 2000

Los aos 80 sern recordados como un periodo de cambio realizado en la Industria Occidental. Durante la dcada de los 80 hizo eclosin el fenmeno de los ordenadores personales 206

y con ello cambi radicalmente el panorama de Los sistemas de informacin. Junto con el ordenador personal se han desarrollado numerosas aplicaciones de gestin que han crecido con un tratamiento centralizado del a informacion. Conexiones entre las distintas informaciones existentes de la Empresa; para poder tener en un momento toda la informacin referente a la gestin econmico-financiera, comercial, productiva y de los recursos humanos. Esto ha permitido que las Organizaciones, con los primeros EIS (Executive Information Systems) o sistemas de a generacin, tuvieran la informacin ms valiosa permanentemente actualizada y necesaria para tomar decisiones. Junto a esta primera informacin los nuevos EIS permiten recoger la informacin del entorno, incorporando los criterios de interpretacin que pueden afectar a la Empresa, no slo las variaciones de cuota o volumen de mercado o las nuevas estrategias de la competencia, sino tambin la influencia de nuevos productos y las restricciones que pueden suponer una nueva legislacin.

Para muchos especialistas, esos cambios han supuesto una verdadera revolucin industrial. Las Empresas estn cambiando de modelos de gestin y priorizando estrategias que antes parecan totalmente fuera de lugar.

Como bien describe Giorgio Merli (1993), socio director de Coopers and Lybrand-Galgano, un anlisis en profundidad de los factores que han producido esta revolucin industrial sugiere que existen cuatro subrevoluciones en marcha: la revolucin cultural, la revolucin organizativa, la revolucin en la gestin y la revolucin en las estrategias.

8.5.6.1.

REVOLUCION VALORES

CULTURAL:

NUEVOS

En la revolucin cultural est la base de las transformaciones actuales. La transformacin corporativa es un fenmeno reciente; nunca antes en la historia tantas Organizaciones han tenido que cuestionar su propio propsito, su estrategia, su estructura y su cultura. Se han roto los moldes en los que se basaba el xito y la eficacia de las Empresas.
207

Se est cambiando de paradigmas en la concepcin y gestin de la Empresa. Como dice J.OToole (1990) en Vanguard Management, se est cambiando de paradigma cultural organizativo, surgiendo otro modelo de Organizacin que est sustentado por nuevos valores.

208

PARADIGMAS ANTIGUOS ORGANIZACION MECANICISTA OBJETIVOS A CORTO PLAZO CULTURA RGIDA

NUEVOS PARADIGMAS ORGAINIZACION BIOLOGICA VISION CORPORATIVAINDIVIDUAL CULTURA FLEXIBLE

PREDOMINIO DEL CONTROL ORIENTADA AL PRODUCTO FOCO INTERNO (COMPANIA) ESTRUCTURA JERARQUICA REGIONAL CENTRADA EN LA GESTION PARTICIIPACION EMPLEADOS ENFASIS EN PROCEDIMIENTOS ENFASIS EN RIESGO COMUMCACION VERTICAL SOLO ANALISIS COMPETITIVIDAD VALORES AGRESIVOS COOPERACION, COCREACION APRENDIZAJES BAS ICOS ARMONA, HONESTIDAD, CONFIANZA, APRENDIZAJE CONTINUO NUEVAS ThCNOLOGIAS: INFORMACION CREATIVIDAD: ANALISIS X INTUICION CONSCIENTE DE LA CALIII)AD: AUTOCONTROL ORIENTADA AL MERCADO FOCO EXTERNO (ENTORNO) ESTRUCTURA CHATA GLOBAL

209

8.5.6.2.

LA REVOLUCIN ORGANIZATIVA: ORGANIZACIN FN TORNO A PROCESOS

El entorno competitivo cada vez ms exigente est demandando una forma de respuesta mucho ms rpida y eficaz. Las Empresas organizadas verticalmente dificilmente van a poder responder con la celeridad que demanda el mercado. Se est dando paso a un nuevo tipo de Organizacin ms horizontal, sin tantos niveles jerrquicos. La dificultad estriba en cambiar, en cmo pasar de un tipo de Organizacin vertical a otro tipo de Organizacin mucho ms cercano al cliente con enfoques ms modernos donde se pone el nfasis en contar con redes de personas, tener muy bien segmentada a la clientela, practicar el autogobierno, funcionar como una orquesta, ser flexible, horizontal (Franz Ostroff y Douglas Smith (1992), The Wisdorn of Teams, Harvard Business School Press, Boston).

Las Organizaciones verticales se estructuran en tomo a funciones que se desarrollan dentro de un departamento; mientras que las Organizaciones en torno a procesos se organizan en torno a flujos de trabajo, procesos que abarcan a toda la Empresa y que en ltima instancia ligan a la Empresa con las necesidades del cliente. El trabajo se realiza por equipos, que conectan con los proveedores y clientes. Y tendremos ocasin de indicar cules son los flujos o procesos clave.

Se vislumbra un tipo de Organizacin nuevo, de forma que se rompan las fronteras entre Organizacin y entorno; todo fonna un slo proceso. Robert Haas Levi (1990) nos habla de las nuevas Organizaciones con estas caractersticas. Son las que llama ORGANIZACIONES SIN FRONTERAS: Cada da reta los modelos y sistemas

convencionales
*

Trata como socios a proveedores y clientes

210

Elimina la distincin entre empleados y mandos-directivos Establece nuevas lneas personales y profesionales sobre intereses

Da poder (empowerment) a sus empleados de manera que puedan desarrollar al mximo su potencial, responsabilizarse de su contribucin y sentirse propietarios. Es global, la Organizacin basada en procesos clave Es transparente en su estructura Se preocupa de los intereses de la comunidad Es gil; el tiempo es su ventaja competitiva Domina los avances tecnolgicos, especialmente la tecnologa de la informacin. Organizacin horizontal, en tomo a procesos clave de negocio. Predominio de nuevo diseo organizativo: red, reticular, matricial, procesal.

8.5.6.3.

LA REVOLUCIN DE LA GESTIN: REVISIN EN LA PTICA Y PROCESOS DE GESTIN

El objetivo principal de toda empresa viene dado por su fin y misin concretados en una serie de productos y servicios que sean demandados por el mercado. La misin fundamental de la Empresa supone responder al qu hacer, cmo hacerlo cundo y quin debe realizarlo.

La misin de la gestin objetivos de la empresa objetivos empresariales, alarma que detectan 211

consiste en determinar los y asegurar el lgro de los determinando seales de posibles desviaciones e

introduciendo medidas correctas conseguir los objetivos fijados.

oportunas para

Esta funcin est claramente determinada y en ella no han existido cambios. Donde verdaderamente ha existido un cambio radical de orientacin es en la finalidad, pues mientras en un enfoque tradicional de gestin se funcionaba dentro de una poltica econmica, el mximo beneficio y la rentabilidad, economizando recursos y manteniendo el equilibrio financiero, en la actualidad, como dice Theodore Levitt, los beneficios que durante largo tiempo han sido una estrategia prioritaria y la eficiencia en la produccin, que ha sido una prioridad operativa, son contemplados cada vez ms como derivados, no como prioridades para la Empresa. (Cita de Giorgio Man (1993), El reto de la Empresa de los 90. La Gaceta de los Negocios, Madrid, p.9).

El principio fundamental de la gestin debe ser otro, cambiando su visin del negocio y centrndose en aquellos objetivos que aseguren la presencia en el mercado y la aceptacin por parte del usuario o cliente, Desde esta perspectiva, los beneficios ya no son un objetivo prioritario, sino ms bien la recompensa de la satisfaccin del cliente. Supone un cambio radical en la orientacin: no se trata de explotar al cliente, ni de exprimir al proveedor, ni de utilizar al empleado hasta el lmite permisible.

Los clientes deben ser satisfechos al mximo posible para asegurar la supervivencia de la Compaa y posibilitar la obtencin de beneficios. Los proveedores se tratan como socios que son esenciales para el xito de la Compaa; deben ser tratados como colaboradores ms que como adversarios. Los empleados no son meros suministradores de trabajo de acuerdo con contratos cuya base es enteramente econmica. Los empleados son la Compaa, (Idem: p. 11-12).

212

La gestin tiene que estar centrada en el mercado y en las personas (clientes, interno y externo y colaboradores) definiendo las actividades crticas de negocio, adaptndose ~a las necesidades y requerimientos del mercado.. Por tanto, los objetivos de la gestin moderna deben asegurar el funcionamiento de la Empresa, concentrando las fuerzas en la consecucin de aquellos otdetivos que supongan, como dice Jose Luis Cayuela (1993) Director del Departamento de Consultoria de Coopers and Lybrand:

Adaptarse a los requerimientos del cliente Responder a las nuevas necesidades del mercado ms rpidamente que la competencia Desarrollar la cultura corporativa en esta direccin Preparar personal calificado y motivado Asegurar la calidad del proceso de produccin Conocer y gestionar los puntos o centros generadores de costes (J.L. Cayuela (1993), Como mejorar la gestin economico-financiera de la Empresa. Madrid, Argentaria. Tomo IV, p. 812).

8.5.6.4.

LA REVOLUCIN EN LAS ESTRATEGiAS MEDIANTE NUEVAS ESTRATEGIAS DE CALIDAD EN EL SERVICIO

La gestin de las Organizaciones se est centrando en lo esencial de cualquier Empresa, que es satisfacer las necesidades del mercado y conseguir clientes satisfechos. Una vez descubierta esa necesidad, es necesario definir y concretar las estrategias que marquen el grado de satisfaccin con, nuestros productos y servicios. 213

Dentro de esta nueva filosofia existen unas polticas que deben orientar la estrategia, nucleadas en tomo a estos principios: Los clientes son la fuerza de la Organizacin. Desde los aos 80, los clientes han tomado las riendas del negocio; antes se les despreciaba, ahora, si no hay clientes no hay negocio, no hay empresas. La competencia se est intensificando y acerca el mercado mundial. Competir es sano para las Organizaciones, para depurar aquellos servicios y productos no satisfactorios para el cliente. El cambio es algo constante. El cambio es algo normal; su ritmo se ha acelerado. Las Empresas necesitan detectores, radares que localicen los cambios que se operan en la sociedad y en el entorno. La fase de vida de los productos ha pasado de aos a meses. La gestin del cambio, siendo su promotor e impulsor, es tarea obligada de la Direccin. Prestar especial atencin a la calidad del servicio. La calidad implica acertar en aquellos procesos que suponen la satisfaccin del cliente, en el producto, servicio, en la atencin y en las relaciones internas y externas de la Organizacin. Imprescindible el implantar la estrategia de la Calidad Total. Se debe redisear en la Empresa un proceso de calidad total, que abarque a todo y a todos. La Calidad Total implica la calidad de diseo del producto y del servicio; supone mejora en los procesos, en el producto y en el servicio; en la atencin al cliente, en las relaciones internas y externas con el entorno.

214

Tom Peters (1989), Consultor internacional. habl de diez caractersticas que segn l debera tener la estrategia de la calidad en el servicio para que fueran verdaderamente operativos:

Compromiso de la Direccin con la Calidad Sistemas y procesos acordes con la Calidad del producto y/o servicio Medida de Calidad en todos los procesos Reconocimiento segn el rendimiento y los resultados en la revolucin de Calidad Formar y reciclar en la cultura y estndares de Calidad Utilizar equipos para mejora continua de la Calidad Formar equipos en los que participan miembros de diversas funciones o divisiones Las mejoras pequeas son hermosas Efectos Hawthorne constantes Implicar a todos y cada uno en el proceso y seguimiento de la Calidad. (T. Peters (1985), Pasin por la Excelencia, Barcelona. Ediciones Folio)

215

8.5.7. Nuevafrontera en el desarrollo socio-tcnico de la empresa

Me interesa resaltar este nuevo aspecto del desarrollo de procesos sociotcnicos. En los aos 60, tuvo lugar en el seno de la Empresa espaola la llamada explosin del anlisis cuantitativo; al mismo tiempo se desarrollaban los modelos input-output, la econometra y los modelos dinmicos de la economa; a nivel de Empresa, se multiplicaban las aplicaciones de la investigacin operativa, la programacin lineal, la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre y tantas otras teoras que de un modo genrico se han llamado tcnicas cuantitativas. Se afirmaba que lo nico serio que podra hacerse en la empresa y su entorno perteneca al anlisis cuantitativo, que empezaba por la cuantificacin de las variables. Se estableca con carcter axiomtico que toda variable tena que cuantificarse y que siempre haba formas de hacerlo, y a ello contribuy en buena medida el empleo de los ordenadores para el tratamiento de la informacin, que exiga su traduccin a nmeros usando toda clase de cdigos de palabras clave, aunque fuesen tan extensos como las palabras de un diccionario. No hay nada que objetar a este movimiento demodelizacin y tecnificacin de todos los procesos que tienen lugar en la toma de decisiones; se seguir avanzando en este sentido y sus logros se vern correspondidos con su demanda por la comunidad empresarial. Pero un hecho se ha puesto de manifiesto recientemente al analizar las grandes decisiones de las Empresas de excelencia; sin desdear el valor de los anlisis cuantitativos, el rumbo de esas empresas se lleva a travs de una percepcin cualitativa de los problemas, de unas simples evaluaciones de la oportunidad de unas medidas y de una revalorizacin de los factores humanos. Es precisamente en el plano de lo humano donde las empresas sobresalientes han sabido hacer compatible para sus empleados la vida en democracia fuera y dentro de la empresa, poniendo en prctica una democracia industrial, y todo ello sin renunciar al objetivo bsico marcado en la 216

cuenta de resultados, en la que esas empresas han demostrado su excelencia. El azar y la necesidad han explicado muchos comportamientos en todos los tiempos, y en los actuales puede destacarse a la innovacin como la gran necesidad de la empresa. La innovacin, en su doble vertiente de factor de competitividad y de resultado de un proceso de creatividad de la parte humana de la Empresa, es una nueva frontera en su desarrollo que es preciso superar. Como dice el Consultor Jos Gil Pelez (1987), con quien he tenido el gusto de trabajar en la reflexin y elaboracin de un Proyecto de Innovacin, las Organizaciones tienen la capacidad suficiente para renovarse, ~oque necesitan son factores de organizacin interna que propician la formacin de grupos naturales y espontneos para lograr el desarrollo del potencial interno que posee cada persona.

8.5.7.1.

GRUPOS SOCIOTCNICOS Desde hace muchos aflos, se han creado dentro de las Empresas grupos integrados por personas representantes de los trabajadores, tcnicos y directivos, con la finalidad de mejorar las operaciones productivas y administrativas, elevar la satisfaccin en el trabajo e incrementar la productividad. Entre las caractersticas definitorias del funcionamiento de tales grupos estn las siguientes:
-

Bsqueda de la supervivencia, a largo plazo de la empresa, no obstante la existencia de una conflictividad entre las partes en ciertas materias. Participacin con carcter voluntario. Alta representatividad y autoridad de los miembros de cada parte en sus respectivos mbitos.

217

Sinceridad y mxima apertura en las relaciones entre las partes, escuchndose mutuamente y promoviendo nuevos canales de comuncacion. Concentracin en la bsqueda de soluciones a problemas de los que se tiene un fcil conocimiento, con valoraciones objetivas. Rapidez en las respuestas recomendaciones hechas. Promocin de nuevas ideas. Exclusin de aquellas materias que limiten los derechos de cada parte establecidos en los convenios colectivos. a las

Los tipos de proyectos objeto de la ocupacin de esos grupos pueden clasificarse en las siguientes categoras:
-

Conservacin de la energa. Reduccin del tiempo de parada de los equipos. Reduccin de desperdicio de materiales, de rechazo y de devoluciones de los clientes. Mejora de la calidad Mejora de la programacin del trabajo. Mejora de los mtodos de trabajo y de la distrubucin en planta. Introduccin de nuevos diseos. Informacin sobre las condiciones de la empresa y sus cambios.

218

Paso a continuacin a describir los principales rasgos de algunos de los grupos sociotcnicos que han estado operando en estos ltimos aos con un nombre propio. 8.5.7.2. LOS COMITES LABOR-MANAGEMENT Abundantes referencias a una colaboracin de los factores trabajo y direccin en las Empresas las encontramos en los aproximadamente 5.000 Comits L-M (Labor-Management) que se constituyeron en EE.UU. durante la JI Guerra Mundial, para tratar del ahorro energtico y de los materiales escasos, de la mejora del rendimiento y de la moral en el trabajo. Acabada la guerra desaparecieron las urgencias y se disolvieron muchos de esos co:mits; pero en los aos ms recientes, ha habido un creciente inters por el estudio conjunto de problemas sociales, tales como el entrenamiento, la educacin, el alcoholismo, la jubilacin, las drogas, la seguridad y la salud. Aunque no hay establecidas reglas para el eficaz funcionamiento de un Comit L-M, estos suelen organizarse de la siguiente forma: Disponen de igual nmero de representantes de cada parte y con igual voz. Incluyen entre los representantes del Trabajo a algunos miembros del sindicato y entre los de la Direccin al Directos Local, el Director de Personal y algunos mandos medios. Cuentan con dos copresidentes, uno por cada parte, designados por consenso, para actuar conjunta o alternativamente. Mantienen reuniones con un calendario regular o sobre unas bases de necesidad; generalmente una vez al mes con una duracin de hora y media. 219

Preparan una agenda que es enviada a todos los miembros del Comit antes de las reuniones. Desarrollan, informalmente, las reuniones, eludiendo procedimientos parlamentarios y legalistas. Establecen sus propias prioridades, concentrndose, generalmente, en reas en las que ambas partes pueden alcanzar acuerdos. Proporcionan inmunidad a los participantes para favorecer la expresin de puntos de vista personales. Designan subcomits para considerar problemas a niveles ms concretos. Usan la asistencia de expertos cuando es necesaria. Rotan a los miembros de los empleados y mandos medios para aumentar el nmero de personas envueltas en el proceso de consulta conjunta.

Suelen existir temores y reservas en ambas partes ante el establecimiento y fncionamiento de un Comit L-M. Algunos representantes del Trabajo piensan que con la creacin del Comit:
-

Se deteriora la fuerza de los convenios colectivos, Se defiende la posicin de los trabajadores con insuficiente fuerza. Se abre otro camino de acelerar la produccin a travs de un mayor esfuerzo del trabajador.

220

Los representantes de la Direccin pueden pensar que:

-

Se mengua el poder de la Direccin en la toma de decisiones. Se puentea a los canales intermedios de la Direccin en la presentacin de los problemas a la alta direccion. Se crea una especie de inacabada negociacin colectiva.

Es bsico para el establecimiento de un Comit L-M contar con la voluntad de ambas partes, trabajo y direccin, de cooperar en los trminos antes expuestos, llegando, inclusive,, a la firma de un documento Memorandum of Agreement que exprese esta determinacin.

8.5.7.3.

EL PROGRAMA INVOLVEMENT

EMPLOYEE

La Ford Motor Co. de Canad ha desarrollado un Programa que ofrece a la compaa la oportunidad de comunicarse mejer con sus empleados y a stos el involucrarse ms en las operaciones de la compaa, y que denomina Programa E-I (Employee Involvement). Algunas de las caractersticas y justificaciones de este Programa son las siguientes: Constituye Comits E-I comunicacin y la consulta. para la

Busca la mayor participacin de los empleados en el proceso de la toma de decisiones. Esto no quiere decir que se traspase a un rgano colegiado una responsabilidad que es exclusiva de la Direccin; pero a travs de la participacin de un Comit E-I, se puede llegar a unas decisiones mejores, ms informadas y mejor aceptadas. 221

No es un programa de productividad con otro nombre. Por supuesto que del funcionamiento de un eficaz Comit E1, se podrn deducir mejoras en la productividad, pero no es ste su principal objetivo. No es un programa a corto plazo. Se requiere mucho tiempo y cuidado para crear el clima de confianza y comprensin que es necesario para el buen funcionamiento de un Comit EA, sin que se esperen resultados inmediatos. Introduce un cambio en el estilo de la gestin pasando de uno autoritario a otro de naturaleza participativa. No tiene sentido el buscar el consejo de un Comit E-I si no se est preparado para aceptar un porcentaje razonable de sus propuestas. No es un mtodo curativo de todos los problemas de la compaa, cuya solucin requiere de intervenciones llevadas a cabo por especialistas propios o externos. Bajo ningn concepto el Programa ha de interferir en las relaciones con los Sindicatos. Su actitud a este respecto ha de ser de apoyo. La participacin en un Comit E-I ser voluntaria. Requiere la participacin del equipo directivo en su totalidad y especialmente del primer nivel de supervisores. No es tarea fcil el involucrar a la primera lnea de supervisores que pueden percibir en el programa un recorte de las competencias y autoridad que han ejercido hasta ahora. Hay que conseguir 222

la comprensin y colaboracin de esos supervisores para alcanzar la mayor eficacia en un Comit E-I. Mediante una carta dirigida a todo el personal, la Direccin presenta el Programa y pide la colaboracin de todos.

8.5.7.4.

LOS GRUPOS QUALITY OF WORKING LIFE El trmino QWL, acuado en los aos 70, hace referencia a un amplio mbito de condiciones, enfoques y mtodos relacionados con los factores fisicos, sociales, econmicos y psicolgicos, que afectan al bienestar de los trabajadores. De un modo ms especfico, QWL es un conjunto de valores, conceptos y mtodos para el diseo de los puestos de trabajo y de las organizaciones, en trminos de una democracia industrial directa, en la cual las personas participan directamente en el proceso de toma de decisiones que afectan a su puesto y ambiente de trabajo. Desde la filosofia QWL, una organizacin es un sistema abierto tcnico-social. La parte tcnica comprende el equipo, el material, la distribucin en planta y el proceso. La parte social est compuesta por personas que trabajan en el sistema con sus particulares caractersticas y requisitos fsicos, psicolgicos y culturales. Las dos partes del sistema son interdependientes y complementarias, sustituyndose la estructura tradicional y en cierto modo disociativa de una persona una tarea por la de los grupos de trabajo semiautnomos y autorregulados QWL. Estos grupos integran a un nmero de personas que colectivamente tienen la responsabilidad y el entrenamiento para gestionar un conjunto de 223

tareas interdependientes que juntas forman un todo natural. De hecho, los grupos QWL se ocupan de temas muy diversos y muchas prcticas incluidas bajo la denominacin QWL, tales como Crculos de Calidad. Enriquecimiento en el Trabajo, Distribucin de Beneficios, Colaboracin Sindicatos-Direccin, etc., no tienen mucho que ver con la estricta concepcin del nuevo diseo organizativo ni con la democracia del trabajo. Por encima de todas las definiciones, su caracteristica diferencial est en facilitar un proceso de resolucin de los conflictos ms maduro y constructivo y, sobre todo, en permitir a los Sindicatos y a la Direccin identificar y desarrollar reas de mutuo inters, hasta el punto de aceptar como sinnimos a la QWL y a la Cooperacin Sindicatos-Direccin.

8.5.7.5.

LOS CRCULOS DE CALIDAD Creados originalmente en Japn en 1962, se han extendido por todo el mundo; dos nombres hay que recordar a este respecto, el profesor Kaoru Ishakawa y la Unin de Cientficos e Ingenieros Japoneses TUSE. Como indicacin de la madures alcanzada por el movimiento de los Crculos de Calidad, puede researse la existencia de una Asociacin Internacional de Crculos de Calidad (IAQC), abierta a cualquier persona fsica o jurdica interesada en el tema, la existencia de empresas consultoras especializadas en Crculos de Calidad, y la presencia de multitud de publicaciones, seminarios y congresos. Un Crculo de Calidad es un pequeo grupo de empleados en nmero no superior a 1 0, de una misma rea de trabajo que entrenados en las tcnicas de resolucin de problemas, se rene, voluntaria y peridicamente, para identificar 224

problemas de la calidad de los productos, investigar las causas de tales problemas y recomendar soluciones a la Direccion. El Crculo de Calidad ayuda a crear una atmsfera de trabajo sin tensiones, en la que tanto la Direccin como los empleados participan plenamente en las decisiones relacionadas con el trabajo. Es de destacar el carcter voluntario de la pertenencia de los empleados a un Crculo de Calidad, la percepcin de una compensacin econmica por el tiempo extra dedicado, y la formacin y entrenamiento que reciben sobre estadstica, mtodos de control y diagramas de anlisis y tecnologa especfica a sus puestos de trabajo. La implantacin de un Crculo de Calidad exige la introduccin de un nuevo estilo dentro de la empresa, que el personal del Departamento de Control de Calidad puede ver con preocupacin si lo interpreta como una disminucin de sus poderes. El apoyo de la Direccin es imprescindible, especialmente en el perodo de implantacin, que puede durar cerca de un ao. De forma permanente habr un enlace de la Direccin con el Crculo de Calidad a travs de la figura de un Coordinador del Programa. Dentro de una misma planta puede haber varios Crculos de Calidad, programndose su intercomunicacin. Al propio Crculo se le deja en libertad para seleccionar los temas de estudio, considerndose como normal el estudiar una media de 5 temas/ao. La asistencia de asesores externos puede ser conveniente algunas veces.

225

La rapidez en dar respuesta a las propuestas del Crculo de Calidad es fundamental para que no decaiga el entusiasm de los participantes.

8.5.7.6.

LOS CRCULOS DE INNOVACIN Y DE MEJORA Definicin de objetivos de los crculos de innovacin Muchas son las experiencias en las que he podido participar a impulsar crculos de mejora o como se los quiera denominar. El camino marcado por la implantacin de los Comits Tcnico-Sociales y, especialmente, de los Crculos de Calidad, en las ms importantes empresas del mundo y el conocimiento de los principios bsicos que rigen el comportamiento del personal tcnico de una organizacin, han servido de gua para la creacin de los Crculos de Innovacin. El fin ltimo de un Circulo de Innovacin es coincidente con el de otros Comits y Crculos dentro de la empresa: incrementar la participacin mejorando la comunicacin. Pero en el plano de lo especifico sern los principales objetivos de un Crculo de Innovacin.
-

Facilitar los cambios tcnicos en los productos, que por su antigedad requieran ese tratamiento. Apoyar la rpida y plena explotacin de productos innovadores. Desarrollar una actitud favorable a la creatividad.

226

Mejorar la capacidad de resolver problemas a travs de un ms eficaz trabajo en equipo. Promover la potenciacin de los puestos de trabajo que permita el desarrollo personal y de mando. Desarrollar una doble comunicacin entre la Direccin y los empleados. En lo instrumental, un Crculo de Innovacin es un grupo de personas de una Empresa que se renen sobre unas bases de voluntariedad y regularidad para identificar, analizar y resolver problemas relacionados con la innovacin de productos y procesos. Algunas de las principales caractersticas de un Crculo de Innovacin son:
-

La voluntariedad de la participacin. La formacin de sus miembros lderes y

Su enlace con la Direccin y coordinacin, en su caso, con otros crculos. La financiacin por la Direccin de todos los costes de las reuniones. La seleccin y anlisis de los temas por los propios miembros. La presentacin de las propuestas a la Direccin.

8.5.7.7.

FUNCIONAMIENTO El Crculo de Innovacin se reunir generalmente una o dos veces al mes durante una hora y media por reunin, dentro o fuera del horario normal de trabajo. 227

Los costes generados por el Crculo, entre los que estn el pago de las horas extras empleadas, se imputarn a Gastos Generales o al Programa de I+D si la empresa utiliza un Presupuesto por Programas. Como norma general, Ibera de las horas extra antes citadas, no hay una retribucin por participar en un Circulo de Innovacin. Si excepcionalmente se acordase algn tipo de recompensa econmica, sta seria para todo el Crculo por partes iguales a todos sus miembros. La recompensa principal estar en la distincin personal y en el reconocimiento del servicio prestado, que har la Direccin General siempre que se pongan de manifiesto los resultados alcanzados. No debe haber promesas de ascenso por el buen comportamiento dentro de un Crculo, si bien no puede ignorarse el hecho de la posibilidad de trascender a instancias superiores tal comportamiento, con lo que la participacin en un Crculo permitir el ejercicio de una prctica de oportunidad. Todo grupo necesita un jefe, y aunque un Crculo de Innovacin sigue un esquema participativo, hace falta un lder.

8.5.7.8.

TEMAS DE TRABAJO Las tareas de las que se ocupar uh Crculo de Innovacin pertenecern generalmente a las siguientes reas: Modificaciones en el diseo. Sustitucin de materiales. Mejora de prestaciones.

228

Activacin de Innovaciones.

la

implantacin

de

Nuevos productos. La identificacin de un tema provendr de los propios miembros del Circulo o del coordinador, recogiendo sugerencias y recomendaciones de la propia Direccin General o de terceras personas. Es conveniente comenzar con proyectos relativamente sencillos para que &L alcanzarse ms rpidamente un xito sirva de estmulo.

8.5.7.9.

FORMACIN Y CONSULTORIA Los lderes de un Crculo de Innovacin, recibirn una formacin complementaria sobre direccin de reuniones, anlisis de proyectos de innovacin, tcnicas de presentacin de resultados, etc.. El instructor de estos cursos de formacin ser el coordinador o u.n consultor especializado. Una vez que las personas hayan recibido el entrenamiento en las tcnicas antes comentadas, se convertirn en instructor del personal de su Crculo, repitiendo la formacion. en pequeas dosis lectivas. Algunas de las tcnicas de creatividad e innovacin en grupo, son: El Brainstorming o tormenta de ideas, para hacer aflorar de cada miembro una posible rea a mejorar o efecto a corregir, o cualquier sugerencia. Todas las ideas se recogen y analizan posteriormente. Los anlisis Causa-Efecto a travs de un diagrama que, por su apariencia, se

229

denomina espina de pescado. Su uso se ha popularizado en los Crculos de Calidad. La tcnica del anlisis del valor. La aplicacin del story board. La ayuda de terceros es, generalmente, ms necesaria en el establecimiento y puesta en funcionamiento del Crculo de Innovacin. La ayuda puede corresponder a la identificacin de los primeros temas de trabajo, al uso de tcnicas de solucin de problemas en las primeras reuniones o a la recopilacin de informacin complementaria en algn problema difcil. Aunque esta asistencia de terceros usualmente genera sus mximos servicios ayudando a la puesta en marcha del Crculo, algunas veces su trabajo se extiende durante un periodo mayor. La asistencia se presta por consultores, especialistas de Universidades y otros expertos, que aportar su capacidad de consulta dejando que el Circulo de Innovacin tome sus ltimas decisiones. 8.5.7.10. IMPACTO DE TECNOLOGAS LAS NUEVAS

Es evidente y constatabie la aparicin de las nuevas tecnologas y su influencia sobre la Organizacion. La revolucin industrial ha supuesto una eliminacin de cargas y trabajos pesados que son realizados por las mquinas. Este cambio obliga a una mayor especializacin de los colaboradores y empleados. Por otra parte, la innovacin tecnolgica permite hacer frente a la diversificacin de la demanda de productos y satisfacer las mayores exigencias de los consumidores.

230

Concretamente, las Tecnologas de la Informacin estn cambiando la forma en que se desarrollan los negocios y la relacin con los clientes y proveedores. Un reciente estudio de John Rockert y James E. Short (1994) analiza el efecto de las nuevas tecnologas en las Organizaciones y seala como los ms caractersticos:
-

Los cambios en la estructura interna afectando a roles, poder y jerarqua. La emergencia de la Organizacin basada en los grupos de trabajo, soportados por la comunicacin electrnica. La orientacin de las Organizaciones a los mercados. La integracin de sistemas dentro del negocio, debido a la mejora en la capacidad de las comunicaciones y accesibilidad a los datos crticos que proporcionan informaciones clave para poder tomar decisiones. La posibilidad de realizar en tiempo real procesos de planificaciones a todos los niveles para identificar los elementos clave de negocio y reaccionar rpidamente ante estrategias competitivas.

Las nuevas tecnologas permiten reducir los tiempos del ciclo de desarrollo del Producto, acortando los tiempos de dedicacin de trabajo y reduciendo los costes. La revolucin que estamos viviendo est basada en la difusin sin precedentes de la informacin, que est permitiendo la creacin de nuevas formas de Organizacin y de agrupacin dentro de la propia empresa.

231

La rapidez de los cambios tecnolgicos y de la produccin, estn institucionalizando el cambio como algo normal. Al mismo tiempo, los movimientos sociotcnicos estn imprimiendo una dinmica nueva y distinta en las Empresas. Se est reforzando la importancia que tiene el factor humano y la sinergia derivada de trabajar en grupos, aprovechando todas las posibilidades y potencial de las personas que componen la Organziacin. Estos movimientos sociotcnicos estn ayudando a configurar la Organizacin de forma distinta, permitiendo la mayor integracin de las personas en la empresa y la posibilidad de su participacin en beneficios y recompensas. Confort Anexo
-

Actividades del Consultor para implantar un Crculo de Innovacion.

8.5.8. Condiciones sociolaboruJes y polticas La reforma laboral y del mercado de trabajo que se han efectuado en nuestro pais en los ltimos aos han modificado las relaciones laborales entre empresas y trabajadores. La entrada de Espaa en la UF ha producido el que Espaa se haya enganchado en este tren de alta velocidad del cambio que se est operando en Europa y est dejando obsoletas muchas cosas y conceptos que se consideraban inmutables. La internalizacin econmica y la globalizacin de los mercados hace que Espaa tenga que competir con productos de otros pases que trabajan con costes laborales ms bajos (ejemplo evidente es la emigracin de muchas empresas multinacionales a los paises de Europa Central y Rusia). Tres son las leyes que estn afectando al mundo del trabajo, transformando de forma radical el mercado de trabajo. Las 232

tres leyes trata de aproximar nuestra legislacin a la mayora de los pases existentes en la Unin Europea:
-

La ley 10/94, de 19 de mayo, sobre medidas urgentes de fomento de la ocupacin. La ley 11/94 de 1 de junio, por la que se regulan determinados artculos del Estatuto de los Trabajadores y del Texto de la Ley de Procedimientos Laborales y de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La ley 14/94, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal, que acaba con el terico monopolio del INEM.

Estas leyes han supuesto un impacto muy grande sobre los trabajadores, sustituyendo la negociacin colectiva por los contratos individuales, que permiten una mayor flexibilidad en el mundo laboral y la posibilidad de contratar directamente por las Empresas. Los problemas del planeta son los problemas de la Organizacin y de las personas (Theodore Roszak). Los nuevos paradigmas del entorno obliga a manejar esos cambios con gran prudencia y sentido de la responsabilidad y satisfaccin de los trabajadores. Surgen nuevas tendencias que la empresa trata de ponderar y de experimentar los riesgos que comporta la flexibilidad laboral. Bien es verdad que nuestro pas est incorporando nuevos movimientos que en Europa ya se han adelantado, como es el trabajo temporal; desde los aos 50, tanto Blgica, Francia y Reino Unido han utilizado la frmula del trabajo temporal. Segn datos aportados por J.Benavente Barrn (1993), Consultor de Alta Gestin, el 43% del mercado laboral en Europa est en manos de trabajadores con contratos de trabajo temporal. Las empresas, avanza .J.Benavente Barrn (1993) conciben el trabajo temporal como un elemento estratgico de gestin, tratando de:
-

Externalizar las tareas no vinculadas directamente con la actividad, como son el almacenaje, vigilancia, gestin de cobros, relaciones pblicas...

233

-Intensificar los ritmos de produccin en determinados momentos o contingencias especiales como ocurre en las empresas de servicios, con productos estacionarios, que obligan a una flexibilidad en la produccin. -Flexibilizar las plantillas, buscando la adaptacin de la Organizacin a estas posibilidades y seleccionando a aquellas personas que garanticen una mayor preparacin para el producto o servicio que deber operativizar o prestar. (Rev.Capital Humano, n0 54, Marzo 1993, pg. 34-37).

8.5.8.1.

EL TRABAJO FLEXIBLE EN EUROPA La Asociacin Espaola de Direccin de Personal (AEDIPE) que agrupa a ms de 2700 personas pertenecientes a 1 .600 empresas e instituciones espaolas, acaba de publicar un libro sobre flexibilidad en el trabajo (1995) donde se abordan los retos y estrategias de la empresa espaola en este final de siglo. Como estrategias clave se plantean la productividad, la calidad, la flexibilidad. La situacin econmica y politica actual cambia muy rpidamente~ por otra parte, la competencia internacional est siendo muy dura. Las empresas debern vigilar su cuenta de resultados y los costes de su actividad. Los cambios externos son muy profundos y esto est afectando al propio puesto de trabajo. Las Organizaciones ganan en flexibilidad (estructura trbol, neworking) aunque sus mtodos no sean muy eficaces. El modelo de la empresa flexible ha provocado muchas crticas; no se sabe si es fruto del deseo de reducir costes fijos o ms bien constituye una estrategia deliberada para crear empleo flexible, como se preguntan los autores del trabajo sobre Flexibilidad en el Trabajo, Estrategias y Prcticas en Europa, Aedipe, Edic. Gestin 2000, Barcelona). La realidad es que las prcticas del trabajo flexible estn aumentando en todos los pases 234

de la UE excepto en Turquia, en distintas formas de flexibilidad como son La jornada laboral flexible, incluida la flexibilidad contractual; la flexibilidad en el contenido del trabajo o del puesto a desempear y la flexibilidad econmica o salarial, relacionada con la cantidad y la distribucin de las horas trabajadas.

8.5.8.2.

PRINCIPALES TENDENCIAS FLEXIBILIDAD

DE

LA

El trabajo a tiempo parcial es una de las tendencias ms fuertes en la Comunidad Europea; uno de cada siete empleados trabaja a tiempo parcial y es la frmula que est experimentando un incremento mayor. Porcentaje de empleo a tiempo parcial en Europa: Pas % del conjunto de la mano de obra Alemania Blgica Dinamarca Finlandia(1) Francia Grecia Holanda Irlanda Italia Espaa Luxemburgo 235 13,4 3,2 23,4 8,0 12,2 4,4 31,7 7,5 5,7 6,7 6,9

Noruega(2). Portugal ReinoUnido(3) Suecia(2) Fuentes: Eurostat, (1) (2)

.25,0
.

5,9

23,3 23,0 (1992) Statistic Finland (1991) Sta tistic Arbor O slo, Stockholm) (1993) Labour Force Survey

(3)

Entre los pases que destacan como pioneros estn los pases nrdicos y los Pases Bajos, mientras que los paises del Sur (Italia, Portugal, Grecia y Espaa) tienen un porcentaje inferior al 10% por ahora, con tendencias a ir creciendo. Si nos fijamos en el sexo, claramente hay diferencia entre unos pases y otros, con respecto a la generalizacin del trabajo a tiempo parcial entre las mujeres. Porcentaje de mujeres a tiempo parcial en la UF: Pas % del conjunto de la mano de obra 89,6 S9,6 78,0 S33 64,4 70,2

Alemania(RFA) Blgica Dinamarca Francia Grecia Holanda

236

Irlanda Italia Luxemburgo Portugal Reino Unido (3)

73,2 64,7 81,8 69,8 87,0

Fuente: Women of Europe supplements, pg. 43, Labour Force Survey. Segn se desprende del infonne de la Asociacin Europea para la Direccin del Personal (AEDP, 1995), se invocan cuatro razones para implantar la jornada flexible. En primer lugar, son las presiones econmicas y la necesidad de adoptar una respuesta positiva a la competitividad en el sector privado y a la necesidad de un mayor control del Gobierno para reducir los costes en el sector pblico, como consecuencia del perodo de recesin econmica que se ha vivido en toda Europa en los cinco ltimos aos. En segundo lugar, aparece una tendencia emergente sobre todo entro los jvenes que prefieren una jornada flexible, no vinculante con una empresa; otras razones son el poder compatibilizarlo con otras tarea:s, como el teletrabajo a distancia, la asistencia a conferencias, otras tareas o hobbies. En otros casos, la flexibilidad se ha tenido que adoptar, apunta el informe, obligados por las circunstancias, sobre todo cuando se refiere a mandos o directivos con responsabilidad en la Empresa, para atender a determinados colectivos de personas que trabajan por la noche a tiempo parcial. Como en todas las encuestas, se ha dejado un cuarto factor como cajn de sastre donde se agrupan distintas finalidades de las anteriores, 237

como son: poder contratar a empleados altamente cualificados, responder a las necesidades, adaptarse ms rpidamente a las nuevas oportunidades de empleo trabajo y atender flujos de trabajo variable o estacionario. Termina el informe sealando que la implantacin de la flexibilidad debe ser planificada de forma gradual y armonizada con polticas de personal que facilitan la integracin de todo el colectivo; siempre deben hacerse de forma consensuada y gestionando el cambio para evitar conflictos y mimando la seguridad de los empleados ms fieles, ya que no acaban de ver las ventajas del cambio, sobre todo porque piensan que el sistema tradicional haba dado buenos resultados. Como Consultor estoy viviendo esta situacin muy de cerca, y desde mi punto de vista se corre un gran riesgo en el resto de la plantilla, pues estn viendo una doble estrategia de la Empresa: por una parte estn incentivando la jubilacin voluntaria para los mayores de 50 aos, asegurndoles el cobrar un sueldo hasta la jubilacin y, por otra, se subcontrata trabajos que antes los hacan en la misma Empresa. El choque entre estas dos estrategias no est suficientemente claro en la mente del empleado. Esta situacin genera problemas de inseguridad, miedos, falta de confianza y mantenerse en un stress constante que les hace temer por su futuro, a! mismo tiempo que desciende e! nivel de rendimiento. La convivencia entre trabajadores fijos y de jornada flexible no resulta nada tranquilizadora, con frecuentes roces y riesgos de la colaboracin, lo que genera fallos de calidad. Los mismos Mandos no estn convencidos de que se les pueda exigir el mismo nivel de rendimiento, con lo cual se mantienen en un estado de incertidumbre muy fuerte. Si bien parece que las ventajas son superiores a los inconvenientes, es imprescindible 238

clarificar las polticas a todo el personal; informar sobre las estrategias a seguir para implantar progresivamente la jornada flexible; delimitar los puestos y tareas afectados. No menos importante es superar la resistencia natural de los sindicatos a este tipo de estrategias y medidas. La ruptura o revolucin en las relaciones laborales est creando la necesidad de buscar nuevas formas de Organizacin ms flexibles; cambiar el punto de mira, centrndose en una Organizacin que busca el mejor servicio al cliente; aumentar la capacidad para gestionar el cambio en todo momento, innovando tecnologas, diseos y resultados. A nivel personal, en determinados casos,, el trabajo flexible va a permitir un equilibrio ms sano entre el trabajo y las responsabilidades familiares, sociales y jurdicas. Otra experiencia vivida en los ltimos tiempos y relacionada con la flexibilidad laboral es el seguimiento de aquellas personas que han sido despedidas de una empresa y que tienen que buscar el autoempleo. Los consultores dedicados al outplacement, tratan de ayudar a encontrar un nuevo trabajo y conseguir que estas personas se sientan tiles a Ja sociedad. Como dice Victoria Florez (1993), Consultora de Drake Bean Morin, no estbamos acostumbrados al sndrome de la redimensin, para decrecer, para desinvertir, para despedir (Rey. Capital Humano (1993) n0 54. marzo, pg. 38-42, Art.: Outplacement: una solucin humana ante el despido). El shock que se produce en el trabajador o directivo al principio es difcil de prever y puede traer consecuencias imprevisibles. Los Consultores estn trabajando para poder orientar a estas personas a que sean capaces de tomar decididamente el timn de su carrera y definir su perfil profesional, sealando sus principales logros profesionales y de gestin y, de esta manera, saber realizar su propio 239

marketng, orientando la venta de su profesionalidad a aquellas empresas que puedan beneficiarse de su experiencia y tecnologa adquirida. El cambio en las relaciones laborales est redimensionando el perfil del Director de Recursos Humanos, con el desarrollo de nuevas funciones como la de outplacement, que debe saberla utilizar como herramienta de gestin en determinados momentos de crisis de la propia Empresa.

8.5.9. Orientacin al Mercado y al Cliente Siendo conscientes de los cambios tan acelerados que se estan operando en el entorno, la empresa no tiene ms remedio que acercarse al cliente. La finalidad dominante de una compaa consiste en poner al alcance de sus clientes unos bienes y servicios que sean satisfactorio y que, al mismo tiempo, le supongan unos beneficios aadidos que superen la oferta de la competencia.

8.5.9.1.

ORJENTACION AL CLIENTE La orientacin al cliente es la clave, y las empresas que entiendan mejor la voz del cliente superarn mejor a la competencia. La proximidad del cliente constituye la lnea de demarcacin para contar con unas ventajas competitivas. John Humble (1985) consultor internacional y una de las principales autoridades mundiales en materia de gestin, direccin y calidad de servicio, con quien he trabajado varios programas de consultoria, y concretamente en el relacionado con la competencia, afirma que es el cliente el centro de atencin, tanto de la propia empresa, como de la competencia. John Humble (1985) considera que todos los departamentos de la empresa (marketing, diseo, produccin, finanzas, servicios y personal) deben participar en elaborar bienes y servicios de calidad. La 240

fue rza de esta idea se pone de relieve al analizar la gama de factores que el cliente toma en consideracin. Como factores ms significativos se consideran los siguientes:
-

Grado de ajuste a las necesidades del cliente, tratando de solucionar mejor sus problemas. Diseo y aspecto del producto. Garantas, duracin y cobertura. Servicio postventa que se ofrece. Confianza en que se respetarn las promesas de entrega Disponibilidad y plazos de entrega.

En una economa de mercado libre, no se puede trabajar con el cliente si no se tienen en cuenta sus expectativas y necesidades, para diferenciar una oferta eficazmente, es preciso saber lo que impulsa y atrae a los clientes. Si el mercado no se concibe como segmentos todo resulta intil. El profesor y consultor M.E.Porter (1984) de la Escuela de Harvard, en su libro Estrategia Competitiva. Tcnicas para el Anlisis en los sectores industriales y de la Competencia, Mxico, CECSA, seala cinco factores que determinan la fuerza competitiva, que son: la entrada de nuevos competidores, amenaza de sustitucin poder negociador de los proveedores, poder negociador de los compradores y rivalidad entre competidores ya presentes en el Mercado. Para poder realizar un anlisis del mercado y del sector, los profesores Valero y Bult (1970) del LESE, proponen toda una categoria de datos que conviene tener presente:

241

Lneas de producto Compradores y su comportamiento Productos complementarios Productos sustitutivos Crecimiento (modelos) Tecnologa de produccin y distribucin Tcnicas de comercializacin y ventas Proveedores Canales de distribucin Niveles de innovacin Economa de escala Estrategias competitivas (Enciclopedia de Direccin y Administracin de la Empresa, (1984) Barcelona, Ediciones Orbis, pg. 13-25). En el anlisis de mercado se debe tener en cuenta:
-

Los estilos de vida de los consumidores ingresos,

Trabajo, tiempo libre, hobbies, vivienda, compras...

-

Cambios en las actitudes y hbitos de los consumidores: patrones de gastos predominio de lo ecolgico sensibilidad hacia temas higinicos y sanitarios

Expectativas y tendencias de futuro nuevos escenarios dimensin ldica del trabajo calidad de vida

8.5.9.2.

ESTRATEGIA DE COMPETENCIA

ANALISIS

DE

LA

La rivalidad entre competidores puede estar variando constantemente; no existe un competidor pequeo; lo que hoy es un pequeno 242

movimiento, maana puede convertirse en una amenaza para los gigantes del sector, tal como ha ocurrido con Apple, Microsoft, que han hecho tambalear a la propia IBM y que le ha llevado a una de las situaciones ms crticas de su historia. No es propio de este trabajo el resaltar las tcnicas que los Consultores de ms prestigio han propuesto para el anlisis de la competencia y del mercado, pero que el consultor de empresas debe saber manejar. El Modelo del Baston Consultiing Group (B.C.G.) que se encuentra en la mayoria de los libros de formacin de los consultores y que son presentados en el Apndice del libro de E.Porter (1984) Estrategia Competitiva~~ (Mxico, CECSA), al igual que el Modelo de A.D.Little (tambin llamado madurez del sector/posicin competitiva) que cita el consultor Godot (1994) en Prospectiva y Planificacin Estratgica, Paris, Presse Universit. El B.C.G. matriciales:
-

distingue

cuatro

posiciones

Posicin 1

Fuerte, con fuerte participacin <le mercado y crecimiento fuerte. Es la llamada posicin estrella con alta rentabilidad y dficit de liquidez.

Posicin 2

Fuerte participacin del mercado y crecimiento dbil. Es la denominada posicin vacas de leche (genera buena rentabilidad y excedentes de liquidez).

243

Posicin 3

Dbil participacin de mercado y crecimiento fuerte. Es la llamada dilemas (genera dbil rentabilidad y dficit en liquidez).

Posicin 4

Dbil participacin en mercado y dbil crecimiento. Es la llamada peso muerto (genera escasa rentabilidad y es dbil en liquidez).

En funcin de estas posiciones es fcil adoptar las estrategias para incrementar la posicin primera; controlar o hacer desaparecer la cuarta; y plantearse estratgicamente las posiciones tercera, para invertir y convertirse en lderes, o abandonar el sector. En la presentacin del Modelo A.D.Little, se tienen en cuenta la madurez del sector (comienzo, crecimiento, madurez y declive) y la posicin competitiva (dominante, fuerte, favorable, defendible y marginal). Este modelo permite la clasificacin de la Empresa por segmentos estratgicos y por el grado de dominio de los distintos aspectos para definir el margen de maniobra y la posicin competitiva.

8.5.10.

Conclusin del anlisis del entorno De todo lo expuesto, se deduce que la empresa vive en un entorno, sometida a un conjunto de agentes, de los cuales: Recibe bienes de equipo Compra a proveedores materiales y bienes de equipo 244

Solicita prstamos
-

Invierte sus beneficios en la Banca Paga impuestos Puede beneficiarse de ayudas del Estado

Los agentes econmicos, polticos, culturales y sociotcnicos interactian con la empresa. Segn la teora de los Sistemas, toda actuacin de un elemento relacionado con otro provoca una reaccin en todo el sistema (feedback). Esta influencia puede ser positiva o negativa; un riesgo o una amenaza, y como dice Adizes es una oportuna amenaza que, si se afronta con valenta, puede suponer gran ayuda para el desarrollo de la Organizacin. Los agentes externos ejercen su impacto y relaciones de causa a efecto, a travs de los intercambios econmicos-comerciales, tecnolgicos, socionaturales, administrativos y financieros. Los aspectos externos pueden ser personas individuales o sociales; empresas que ejercen de competencia o incluso el propio Estado, que presiona a las Empresas para que se adapten a las normativas vigentes o a las que se impondrn por exigencias de la Unin Europea, como es el caso de la obligatoriedad de los Sistemas de Calidad o de la defensa del medio ambiente. Se pueden medir los niveles de influencia cuantificando sus resultados y el impacto sobre la produccin de las materias primas. Lo mismo ocurre al determinar las estrategias comerciales, teniendo en cuenta el valor y la competencia en el sector. Los factores de comercializacin, de produccin y de abastecimiento, como preconiza el Modelo McKinsey, permitirn medir el valor de la empresa dentro del sector y las sinergias comerciales o tcnicas de las actividades de la Organizacin, para poder responder de forma adecuada a la influencia de] entorno. Si la influencia del entorno es variable, la respuesta de la empresa ha de ser dinmica, tratando por todos los medios de definir y redisear las estrategias que le permitan controlar los riesgos y reconvertir las amenazas en oportunidades. 245

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Editores. Wieviorka, Michel (1991). Le rnodle EDF: essai de sociologie des organisations. Paris: La Dcuverte.

248

CAPITULO 4 MODELO DE DIAGNOSTICO SINERGETICO DE PROCESOS

CAPITULO

40

MODELO DE DIAGNOSTICO SINERGETICO DE PROCESOS

1.PREMISAS DE PARTIDA

2.

CARACTERISTICAS DE LA VISION TOTAL SISTEMA 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Visin total de] sistema Centralizacin de la tarea en el aqu y ahora Orientacin proactiva La sinergia del equipo El proceso de aprendizaje

E INTEGRADA DEL

2.5. 2.6.
2.7.

El proceso de mantenimiento de la organizacin

Capacidad para el autodesarrollo y autorediseflo de los procesos de trabajo Integracin de procesos cualitativos y cuantitativos de investigacin

2.8.

3.

RADIOGRAFIA DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION (MACRO Y FUNCIONALES) 3.1. 3.2. Plataforma de la organizacin Los macroprocesos esenciales de la organizacin 3.2.1. Los macroprocesos actitudinales 3.2.1.1. 3.2.1.2. 3.2.1.3. 3.2.1.4. Cultura Misin-Visin Los valores compartidos Clima organizativo

3.2.2. Los macroprocesos estructurales 3.2.2.1. 3.2.2.2. Organigrama Polticas y sistemas 249

3.2.2.3. 3.2.2.4.

Sistemas de informacin y comunicacin Sistemas de control de gestin y presupuestario

3.2.3. Macroprocesos directivos 3.2.3.1. 3.2.3.2. 3.2.3.3. 3.2.3.4. 3.3. Planificacin estrategica Direccin o programacin por objetivos (DPO) Direccin y toma de decisiones Estilos de direccin

Anlisis de los procesos de transformacin funcionales 3.3.1. Evaluacin de las distintas funciones 3.3.1.1. 3.3.1.2. 3.3.1.3. 3.3.1.4. Gestin Gestin Gestin Gestin de Mercadotecnia de los Recursos Humanos Econmico Financiera de la Produccin

3.3.2. Nueva visin segn la Reingeniera de Procesos 3.3.2.1. 3.3.2.2. 3.3.2.3. 3.3.2.4. Factores claves de la reingenieria de procesos Caractersticas comunes Diferencias entre enfoque de procesos y tradicional Las cuatro fuerzas de la Reingenieria de Procesos Diferencias entre mejora de Calidad y Reingenieria Consecuencias

3.3.2.5.
3.3.2.6.

4.

MET ODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO SINERGETICO 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Creacin de los sinerequipos Objetivos de los sinerequipos Formacin de los sinerequipos Como garantizar la calidad en el proceso de toma de decisiones Pronosticar la eficacia en la toma de decisiones

5.

PROCESO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS SINEREQUIPOS

250

6.

NORMAS DE APLICACION

7.

DIAGNOSTICO DE UNA ENTIDAD COMERCIAL

8.

DIAGNOSTICO DE UNA ENTIDAD FINANCIRA

Referencias Bibliogrficas.

251

MODELO DE DIAGNSTICO SINERGTICO DE PROCESOS

1.PREMISAS DE PARTIDA Pocas veces en la historia del Diagnstico organizativo se ha podido encontrar un modelo, que permita tener una visin del conjunto y que nos de una descripcin y anlisis de la organizacin como sistema total y directo.
El diagnstico es concebido como un proceso general, global, que tiene su inicio en investigar la causa de un problema; sin embargo tambin se inicia en una oportunidad, o en la bsqueda de unos procesos de mejora en toda la organizacin. Como he dicho antes, el diagnstico debe ser una tarea ordinaria que tiene como finalidad la mejora en la gestin; por lo mismo la recogida de la informacin debe ser una tarea en la que intervienen los protagonistas principales de la organizacin. La recogida de la informacin se debe cuidar con esmero, puesto que de la informacin se va a derivar: La ayuda necesaria para definir los problemas con precisin y exactitud tal como son percibidas por los autores principales de las tareas organizativas. La visin proactiva para analizar los procesos como una oportunidad para la mejora continua y desarrollo organizativo. La exigencia que permita la estimacin de la accin; superando la 1nerc~a y la resistencia al cambio. La bsqueda de alternativas de solucin, que sean plenamente consensuadas por todo el grupo. La determinacin de las prioridades teniendo en cuenta el impacto, repercusiones, recursos , tiempo, beneficio y coste para la organizacin. La programacin de los proyectos, as como la asignacin de las personas, que se encargarn de ejecutar y llevar a trmino los proyectos. Las estrategias que se van a concretar en unas orientaciones precisas que se van a seguir en todos los departamentos al mismo tiempo.

La Investigacin del diagnstico sinergtico lo define como la accin mediante la cual se establece la naturaleza y la magnitud de las necesidades y problemas 252

que afectan AL proceso organizativo; la jerarquizacin de las necesidades y de los problemas en funcin de criterios culturales (ideolgicos), tcnicos, econmicos, o gerenciales; y por ltimo se pretende la mejora en los procesos, determinando estrategias, y aprovechando los recursos disponibles en la organizacin. En conclusin al diagnostico sinergtico constituye el nexo entre el estudioinvestigacin de la accin organizativo, tal como se desarrolla en la actualidad, y la programacin de mejoras de actividades mediante la deteccin de puntos o procesos de mejora, para generar una mayor eficacia, eficiencia y satisfaccin de las personas que trabajan en la organizacin. Todo este proceso de investigacin se realiza en equipo para que las personas se sientan implicadas en esa mejora y busquen su satisfaccin. En todo diagnstico es imprescindible saber o conocer cmo est funcionando la organizacin en estos momentos; despus se debe indicar el camino que debemos seguir para poder cambiar, y finalmente se deben determinar los procesos de intervencin y operativos necesarios para llevarlo a cabo.

2.

CARACFERISTICA DE LA VISIN TOTAL E INTEGRADA DEL SISTEMA

Las caractersticas esenciales del Diagnstico Sinergtico (SYNDAG) se basan en una visin de la organizacin como un sistema, que debe estar en continuo proceso de cambio, adaptndose al entorno y sus principales clientes y proveedores, y al mismo tiempo se pretende realizar una tarea de constante rediseo para adecuar sus estructuras a las necesidades detectadas tinto dentro como fuera del sistema. Entre las caractersticas mas importantes merece destacar:

2.1.

Visin Total del Sistema

Trata de recoger una visin panormica de la organizacin. No se centra en microprocesos internos de una tarea concreta, sino que ms bien trata de identificar los procesos centrales y los funcionales, que determinan la dinmica organizativa. Como dice I.Adizes se centra en los fallos del sistema total, para evitar que se produzcan en el futuro.

2.2.

Centralizacin de la Tarta en el aqu y abon

Se trata de evitar en todo momento que se dispersen las fuerzas buscando 253

en el pasado el origen de los problemas, ms bien procura que se analicen los energas en identificar qu es lo que en estos momentos no esta funcionando bien para tratar de analizarlo.

2.3.

Orientacin Prrpactiva
Los directivos y empleados no deben estar cargados de negativismo. Se trata de aceptar que algo no funciona correctamente, y pensando en el futuro, buscamos la forma, y el diseo correspondiente para que se sientan ms satisfechos con los logros conseguidos. Se pone un nfasis particular en el proceso proactivo en lugar del reactivo. Sus premisas bsicas son respuestas a las preguntas, siguientes:

Procesos Proactivos
QUE anda mal COMO lo vamos hacer AHORA debemos actuar

(vs)
<->

Proceso Reactivo
QUIEN es el responsable y se equivoc PORQU lo hizo CUANDO ocurri y se coment el error

*~>

<->

NOSOTROS como equipo vamos a hacer

<-4

ELLOS en el pasado actuaron as

2.4.

La Sinei~a del Equipo

El diagnstico como caracterstica esencial de la filosofia de 1. Adizes con el cual estoy plenamente de acuerdo, debe su fuerza al descubrimiento del equipo, como elemento bsico de la dinmica organizativa. Toda la Empresa es y debe funcionar como un Equipo que busca la forma de satisfacer las necesidades de los clientes. Los miembros del equipo reconocen su interdependencia, y entienden que tanto las

metas personales como las de la organizacin son ms fciles de

conseguir con el apoyo mutuo, y aprovechando la sinergia derivada del trabajo que se realiza en su clima de confianza, y en el que pueden expresar abiertamente sus ideas, opiniones, desacuerdos y sentimientos. La persona se siente protagonista y trata de aportar lo mejor, que puede de si mismo, sabiendo que los dems del equipo van a valorar positivamente los puntos de vista; lo que le servir para ir adquiriendo confianza en si mismo y descubrir, gracias a la sinergia del grupo, nuevas habilidades y destrezas. El resultado es que el grupo se descubre a si 254

mismo trabajando, y logrando resultados que en otros entornos se consideraran impensables. El saber trabajar en equipo proporciona seguridad, descubrimiento de uno mismo, y permite abordar retos superiores confiando en la actitud abierta, corts y apoyo que proporcionan las personas que estn en el propio equipo.

2.5.

El Proceso de Apttndizaje
El diagnstico tal como yo lo he vivido es un proceso de autoaprendizaje. Con la actitud abierta y participativa, que se crea en el equipo. La postura personal al recibir nuevas informaciones, nuevos referentes y verificaciones, se muestra ms flexible, reconoce sus errores, se le despierta la inquietud de aprender ms de probar, experimentar e investigar; de considerar la contrariedad como un estmulo, y no como un infortunio. Todo esto lo he podido comprobar al realizar el Diagnstico de la propia consultora donde trabajaba, (CESA). La experiencia fue altamente positiva, despertando intereses varios, que se manifstaron en estar dispuestos a intervenir sobre la propia organizacin para modificar el propio comportamiento y el de los dems, originando resultados de integracin, y de mayor comprensin y compromiso en el equipo. Mltiples son los resultados del aprendizaje al realizar el diagnostico grupal; en concreto se aprende a: Respetar los puntos de vista diferentes al propio. Desarrollar las propias habilidades y aplicar en su trabajo todo lo que aprenden. Analizar los problemas organizativos en claves de procesos macro, y micro procesos. Relacionar causa
-

efecto

consecuencias.

Reconocer y seleccionar las claves funcionales ~>erativas y econmicas de la propia organizacin. Sintetizar y tener una visin global de los procesos organizativos. Resolver mejor los problemas si se unen en equipo.

255~

Asumir la responsabilidad compartida por todo el equipo; al tomar parte en el diagnstico y en la seleccin de la solucin consensuada.

2.6.

El Pmceso de Mantenimiento de la Organizacin La tarea de diagnstico no debe ser considerada como una actividad extraordinaria que slo se puede llevar a cabo, cada equis tiempo. Evidentemente existe un diagnstico institucional de tono mayor que exige la atencin de toda la Direccin y empleados, que se debe hacer cada tres o cuatro aos. Pero al vivir en un entorno cambiante, que empuja a las empresas a una continua innovacin en el que las predicciones de ayer, son hoy una realidad, esto exige que se les preste una especial atencin al proceso de mantenimiento de la organizacin. Si a estos factores aadidos la variable competencia, que lucha por innovar en productividad, calidad y servicios, tendremos los elementos necesarios para que se preste una especial atencin al proceso de mantenimiento.
-

Las organizaciones por imperativos y exigencias de un entorno fuertemente competitivo estn sometidas al: Desgaste continuo de energa y replanteamiento de estrategias. Obsolencia tecnolgica y profesional Complegidad de procedimientos. Desfase en la poltica de personal, por la poca o mucha conflictividad laboral. Desajuste en las estructuras organizativas. Desfases en la demanda externa del mercado Fluctuaciones de la moneda. Inflacin y recesin econoguca.

Cualquier variacin en el mercado, o~en la competencia va a influir en los planteanrieutos y estrategias effipresflriales.

256

Las empresas estn obligados a vivir un modelo socioeconmico, tcnico que es fuertemente competitivo lo cual exige una revisin constante de la estructura organizativa, hacindola ms flexible, con una gran preocupacin por las comunicaciones interdepartamentales, y con unas reas funcionales ms integradas para dar respuesta inmediata a los problemas que se plantean. Las funciones principales que deben desarrollarse entorno al proceso de mantenimiento, se basan en la necesidad de buscar el reajuste dinmico de la organizacin. La funcin de mantenimiento est exigiendo un diagnstico constante de la organizacin para: Mantenerse en forma y dar respuesta a las necesidades del entorno. Adecuarse internamente para ser ms eficaces. Provocar una dinmica interna de superacin y de competir solidariamente. Disear una estructura que acompae y fortalezca la estrategia empresarial cambiando procedimientos y ajustando las personas a las funciones para ser ms eficaces. Redisear y reajustar, de forma constante, todo el sistema organizativo para enfrentarse con seguridad a los retos y cambios no planificados. Tomar decisiones mas certeras y eficaces y eficaces. Contar con una mayor capacidad para planificar y redisear constantemente los procesos y los mtodos de trabajos. En una palabra se pretende que el diagnstico sinergtico sea una actividad normal que exige que todos las organizaciones desarrollen las habilidades del diagnosticar los problemas y las situaciones consideradas; valoren las posibles soluciones y las pongan en practica. Se debe considerar el diagnstico como una actividad ms del directivo, y para su realizacin debe contar con todo el equipo.

257

2.7.

Capacidad para el autodesanollo y autorediseo de los procesos de trabajo

Si el diagnstico es un proceso indispensable para toda Organizacin, as como la capacidad para mantener, repasar y redisear mtodos y sistemas, nos est indicando, que alguien debe asumir estas funciones. Para 1. Adizes est claro que la Direccin no puede dedicarse a gestionar y controlar, al mismo tiempo que diagnostica y repara sistemas, mtodos y tecnologa, que impiden la consecucin de resultados con la eficacia, que se han programado. La Direccin necesita de la cooperacin de todas las personas que trabajan en la Empresa. Se deben crear las condiciones adecuadas para realizar el diagnostico dentro de la propia organizacion. Adizes dice, y yo lo he podido emplear que su proceso crea un ambiente de apoyo mutuo dentro de la Organizacin, y logra que se comparta informacin de forma disciplinada, organizada, bien coordinada y con un fuerte espritu de cooperacin.(I. Adizes, 1988). Las organizaciones necesitan consultores que propongan metodologa participativas, y de formacin-accin, concebidas como un proceso de apoyo destinado a ayudar a un grupo a analizar y resolver los problemas que se le plantean. Esta metodologa participativa de formacininvestigacin accin.trabaja con grupos reales, con necesidades y recursos existentes; el equipo debe tener una prospectiva de gestin, identificando y analizando lo que ellos estn diariamente realizando. En este caso el Consultor acompaa a los protagonistas en su proyecto organizativo, y aprenden a resolver problemas reales, con los recursos disponibles, y las tcnicas, que dominan. De esta forma el personal de la Empresa, tiene una oportunidad para desarrollarse, progresar y con su equipo va encontrando la solucin a los problemas. Necesita de la colaboracin de los dems, y el trabajar con otros niveles de la organizacin para ampliar su perspectiva, al mismo tiempo que se logra un compromiso mayor con los proyectos organizativos.

2.8.

Integracin de procesos cualitativos y cuantitativos de investigacin

La aproximacin al estudio del comportamiento de las organizaciones nos lleva a tener ene cuenta no slo los procesos que pueden ser medidos y cuantificados, sino tambin aquellos que recogen la percepcin de las personas en un momento determinado, y que se agrupan por el consenso de todo el grupo.

258

Se han hecho algunas crticas a la metodologa Adizes debida a la dificultad de hablar de garantas cientficas del instrumento que emplea y de la metodologa que sigue. Es totalmente inadecuado hablar de fiabilidad de la metodologa, dada la multiplicidad de formas, contenidos y anlisis. Ante la dificultad de correlacionar los datos, los consultores americanos y espaoles hemos discutido ampliamente la validez de toda la teora de Adizes. La conclusin es que podemos hablar de validez en trminos de utilidadt; es decir, haciendo referencia a la utilizacin de esta metodologa para numerosas investigaciones. La prctica de su utilidad lo demuestra el hecho de haberse aplicado en todo el mundo, y en culturas diferentes, con un resultado positivo. Se puede decir que la metodologa Adizes presenta garantas cientficas en cuanto est unida a una teora de la organizacin como un sistema de interacciones y est vincula al constructo de la sinergia como un factor humano en la dinmica organizativa. El riesgo del mtodo Adizes radica en la falta de definicin de los factores o funciones que integran los distintos subsist2mas. Ante la falta de consideracin de los aspectos relativos a las dimensiones internas de la organizacin, pone el nfasis en estudiar las organizaciones coordinando sus fines, estructura y entorno para evitar la incertidumbre, coincidiendo con Lawrence y Forsch (1969) y la corriente de la contingencia propia de Perrow (1967). En mi visin de la organizacin trato de superar a Adizes, al considerar que las Empresas no slo reciben el impacto del entorno, sino que tambin contribuye a la construccin o destruccin del entorno; obteniendo unos efectos ecolgicos importantes, que en todo momento debe cuidar, para contribuir a su enriquecimiento. Dentro de la metodologa Adizes predomina la visin del comportamiento organizativo, ms que la investigacin causal. Mi postura se une a esta perspectiva, huyendo de las explicaciones causales de los comportamiento organizativos.

259

En sntesis el hilo conductor de esta tesis busca conseguir un modelo integrador que permite armonizar lo cuantitativo con lo cualitativo compaginar la compresin de los procesos organizativos, con una explicacin descriptiva de los hechos. procesar input recogidos del ambiente, con el out-put, que devuelve transformado al entorno. integrar los macroprocesos con los microprocesos crear una cultura social y humana.

La concepcin de este modelo integrador se caracteriza por una serie de procesos dinmicos, organizativos, sociales y personales, con mltiples propsitos y subsistemas, que estn interelacionados tanto a nivel de grupos, y personas, como de roles, centros de poder, comunicacin y toma de decisiones. Como dice Katz y Khan (1978) todas las actividades que se realizan en la organizacin o son complementarias o interdependientes con respecto a un resultado comn.

3.

RADIOGRAFIA DE LOS PROCESOS (MACRO Y FUNClONALES) DE LA

ORGANIZACIN

Se parte de una visin de la organizacin como un sistema integrado orgnicamente. Esta visin de conjunto sistmica, permite distinguir una serie de subsistemas interdependiente, cuya vitalidad est determinada por los procesos y funciones especificas que cada parte tiene asignadas. Del conjunto surge una actividad armonizada, que permite que el sistema funcione con un ritmo e interdependencia recproca. Siguiendo la teora de Adizes la empresa es un sistema orgnico, cuyos rganos vialtes estn determinados por sus procesos; al igual que en el sistema humano, existen rganos, tejidos y msculos cuya sinergia marca la funcionalidad de todo el sistema. Cualquier atrofia disfuncionalidad repercute en todo el organismo. La concepcin de 1. Adizes es de una visin global, cclica en el que todos los subsistemas y procesos se interelacionan, originando una cadena de causalidad, que en problemas de cierta importancia, la clave va estar en abordar los 260

problemas derivados de la primera columna, donde se ubica la cultura y centro propulsor y motor de la energa que dinamiza el sistema.

3.1.-

Platafonna de la onjanizacin
La base de la organizacin esta inspirada en la Teora de los sistemas. Su estructura de desarrollo est delimitada por las cuatro partes esenciales de una organizacin abierta: entorno,procesos de transformacin, resultados, y feed-back.

ENTORNO

>

PROCESOS DE TRANSFORMACIN
.>

RESULTADOS

44
FEED-BAO<

4-

Del Entorno la organizacin importa recursos del medio, que constituyen la energa que se necesita para su funcionamiento e manutencin. El Entorno ejerce una influencia decisiva sobre la organizacin; sus efectos son dificilmente controlables, y su influencia a veces es impredecible. Son muchas las variables que estn incidiendo, desde el punto de vista social, tcnico, econmico y estructural. En este punto, no estoy de acuerdo con 1. Adizes ya que considero la influencia del entorno como un factor decisivo en la dinmica de rejuvenecimiento de la organizacion. 1. Adizes tiene una concepcin ms determinaste, y adopta una postura defensiva, para no dejarse influenciar en exceso por el entorno, ya que se corre el riesgo de que la Empresa pierda su orientacin bsica y se sumerja en un mundo de incertidumbres, que la impidan tomar decisiones. Los pmcesos de tiansfonnacin que componen un sistema u organizacin sirven para mover, y activar los distintos mecanismos con el propsito de cumplir con el fin para el cual fueron diseados. Los Procesos de Transformacin estn divididos en dos grandes bloques, por una parte los cuatro procesos funcionales (Mercadotecnia, Produccin, Recursos Humanos y Finanzas), que 261

son los que soportan la actividad de la empresa y son los que determinan lo que la empresa hace; su operativa y funciones.

Mientras que los grandes procesos de lo que la Empresa Es, o quiere ser viene determinado por los tres grandes procesos relativos a las Actitudes, Estructura y Procesos Directivos, que van a marcar la Direccin, Poltica y Estrategias de la Organizacin.

Los Resultados son el reflejo de los procesos de funcionamiento y direccin de la Empresa. Los resultados se van a manifestar en el cumplimiento de los objetivos y en los beneficios para la Empresa; mientras que desde el punto de vista humano se plasmarn en una satisfaccin personal y grupal, y en una integracin mayor en las metas de la Empresa, como medio para conseguir el desarrollo personal y profesional. Debe existir a todos los niveles un sistema de feed-back que permita constantemente realimentar al sistema, para detectar inmediatamente los problemas y que sirva de informacin, para indicar cmo se estn cumpliendo los objetivos, y al mismo tiempo sirva de alarma, para impedir que los fallos se propaguen, solucionando inmediatamente los problemas y propiciando una sinergia de apoyo constante. De esta forma la empresa se convierte en un sistema que tiene su propio ciclo de vida, mediante el cual es capaz de autorganizarse, autocontrolarse y autodirigirse, manteniendo unas constante vitales independientes, que potencian su autonoa y crean sus propios mecanismos de regulacin y control.

3.2.-

Los macroprocesos esenciales de la organizacin Los investigadores del sistema Adizes han encontrado distintos factores integradores de su esencia. Las ltimas investigaciones de Mintzberg y el estudio de redes, nos confirman que son tres los macrofactores determinantes de la esencia organizativa: la cultura, la estructura y la estrategia. Los tres factores definen el qu, el cmo y hacia donde tiende la organizacin. Son su esencia, y ejercen una influencia determinante en el comportamiento de tos grupos y personas. Yo prefiero llamarles macroprocesos o autopistas por donde circula toda la energa, informacin y los planes estratgicos, conectados entre si, que impulsan el proyecto de empresa. Los tres macro procesos, y sus subsistemas interdependientes se clasifican conforme a los siguientes apartados:

262

MACRONIOCESOS

ACTrrUDINALES
1< 2< 3< CULEURA MISIN VISIN VALORES 2.3.

MACRON~CESOS ESTRUCTURALES

MACROLROCESOS DIRECTIVOS

-4
ORGANIGRAMA PaLmeAs Y SISTEMAS SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMLNICACIN SISTEMAS DE CONTROl. REMUNERACIN 1< 2.3< PLANIFICACIN ESTRATEGICA PRGRAMACIN POR OBJETIVOS (TIPO) TOMA DE DECISIONES ESTILOS DE DIRECCIN

-4
4.ClIMA 4..

Estos tres grandes macroprocesos son los que definen la esencia de la organizacin; son los rganos vitales, que determinan la forma de funcionamiento de todo el sistema. Es como un gran puzzle donde cada rgano tiene sus funciones especificas. En la descripcin de los grandes procesos me interesa resaltar los siguiente.

3.2.1. Los macroprocesos actitudinaJes

Los macro procesos actitudinales son los que determinan el hacia donde se dirige la Empresa. Sino se sabe con claridad qu es los que se pretende, dificilmente podemos estar orientados y centrados en lo que realmente somos y queremos hacer. Bajo el concepto de procesos actitudinales quiero englobar las variables esenciales de la organizacin, los que dan el sentido humano profundo, y son las que definen los cuadernos de navegacin vitales.

3.2.1.1.

LA CULTURA La cultura constituye el eje central, en torno al cual se va tejiendo toda la actividad de la Empresa. En la visin de 1. Adizes es la causa ltima del comportamiento directivo y de las personas, que constituyen la organizacin. Es el punto de 263

referencia obligado, para entender la historia y los ciclos evolutivos. Al hablar de cultura nos estamos refiriendo al conjunto de creencias y comportamientos, que de forza sistemtica y regular determinan la relacin entre las personas y los grupos. Aunque a lo largo de la obra de 1. Adizes la palabra cultura tiene un sentido operativo y comportamental; se refiere tanto al conjunto de normas, que desarrollan los grupos de trabajo, como a la forma de enfrentarse y abordar los problemas. La cultura est presente en todos los procesos de desarrollo y trabajo a nivel grupal e individual. La cultura tiene la fncin de dar cohesin interna, frente a las turbulencias del entorno, y sirve de orientacin en el desarrollo de las personas. En sntesis la cultura organizativa en la terminologa de 1. Adizes, debe ser la que: Impulse la renovacin tecnolgica y su traduccin en resultados operativos. [impulsa la productividad (P)] Promueva el rediseo distante de los procesos de trabajo para su mayor efectividad viene dirigida por los procesos Administrativos (A). Desarrolle la innovacin y creatividad para buscar soluciones satisfactorias para el cliente. Son los procesos emprendedores (E) Ayude a crear un sistema humano, orgnico, donde la persona se sienta integrada y satisfecha. Es el factor integrador (1)

3.2.1.2.-

MISION Y VISION DE LA EMPRESA

El segundo factor vital desarrollado por I.Adizes lo constituye los conceptos ms modernos de mision y visin. I.Adizes, y los consultores Aurelio Flores y Victor Pinedo del equipo de Los Angeles, (California), entienden como factor decisivo, la orientacin al 264

mercado. La misin trata de concretar las necesidades de mercado; no se pueden las organizaciones alejarse del cliente, y por tanto tienen que tener una comprensin exacta de lo que demanda la sociedad. La forma de trabajar la misin para Victor Pinedo, consiste en definir los escenarios donde opera la organizacin; se deben analizar las necesidades que hay en el mercado, para compararlo con lo que estamos haciendo y encontrar las oportunidades que se descubren como fuente de nuevos servicios que se pueden prestar a los clientes. Todo cambio del entorno, ofrece unas oportuno-amenazas, que es necesario aprovechar, y no sentirse atrapado por la amenaza, que toda oportunidad encierra. Este concepto es uno de los puntos fuertes de Adizes las oportunos-amenazas, como estrategia bsica del pensamiento de l.Adizes. Los conceptos de Mision y Visin estn muy unidos, ya que los dos determinan la orientacin vital de la organizacin. Ha sido sobre todo el consultor Victor Pinedo (1995 87), con quien he compartido varios Seminarios sobre el Desarrollo de la Visin el impulsor de la misma. Define la visin como lo que me gustana ser en el futuro. Mientras que la Misin se centra en el presente; la labor de investigacin de mercados se concreta en productos y servicios nuevos, que buscan la satisfaccin del cliente actual. Descubre las diferencias con la competencia y redisea los productos y servicios, que se necesitan:; y termina por preparar al personal (nuevas habilidades y destreza) para que sea eficaz su implantacin.
-

Al realizar la Visin nos situamos en el largo plazo; y se crea la utopa. Lo que nos gustaria ser dentro de cinco aos. Este sentido proactivo es lo que define a las Empresas y organizaciones lderes. Mientras trabajan en aqu y ahora, tienen personas que estn pensando en el futuro. El futuro puede ser posible, siempre que lo programemos y se realicen planes de accin que hagan realidad los programado con cinco o diez aos de autcipacin. 1. Adizes pone reparos a la visin por el riesgo que comporta debido al entorno turbulento en el que 265

nos encontramos. Claramente distingue Misin de Visin. Misin es un insight que me descubre el juego que estoy desarrollando en el presente; la misin supone claridad, no de visin; sabe lo que estoy intentando y cmo lo hago. No puedo ver lo que ser, sino s como soy en el presente. Tanto I.Adizes, como Aurelio Flores, tratan mediante la Misin clarificarse en el presente buscando objetivos operativos, metas medibles y grado de participacin en el mercado. La misin constituye una gua para la orientacin en los mercados y productos, obteniendo una ventaja competitiva y aportando un valor aadido para el cliente. La visin nace del inconformismo del presente y busca la forma de realizar los objetivos en el futuro, y encontrarse ms satisfechos con los objetivos logrados. No me extiende ahora en la metodologa tcnica que on Victor Pinedo, ha desarrollado para definir la misin y visin; la premisa bsica consiste en dar poder a la persona humana, impowerment, para que se sienta comprometido con el futuro de la organizacin.

3.2.1.3.

LOS VALORES COMPARTIDOS El tercer factor que define las variables esenciales de la organizacin est constituido por los VALORES, que constituyen los nervios del sistema, y son los que transmiten la energa a todos los rganos y personas de la organizacin. Los valores se consideran como las expresiones ms concretas de la cultura de la organizacin. Los valores pueden ser definidos como una preferencia, se busca lo que se valora; lo que es vlido para la Empresa y la persona; los valores pueden tambin definirse como actitudes mas estables y radicales donde predornina la componente afectiva; es lo preferente; se podria decir que los valores son actitudes ms nucleares en las personas. Los valores estn siempre presente en el comportamiento humano, aunque no necesariamente a un nivel consciente. Lo mismo en las organizaciones, todo lo que dirige el actuar de la Empresa est condicionado por los valores, que son las que marcan las opciones propias de la empresa 266

en un ciclo evolutivo marcan las opciones estratgicas para sintonizar con el entorno social, y satisfacer las necesidades del mercado. En los aos 1978-79 trabaj en la adaptacin espaola de la Escuela de Valores de Clare

W.GRAVES (1976) profesor del National Center

for Values Research NTSU, Denton, Texas. En el Anlisis de los sistemas de valores (Values for Working), se trata de identificar los valores propios de la organizacin y determinar las preferencias, dentro de una Escala compuesta por los siete valores que se consideran han ido perfilando la evolucin de la humanidad. En primer lugar la sociedad ha funcionado a nivel puramanente Reactivo: solo reacciona a la supervivencia por lo que en este primer estadio de la humanidad, se vivi sin valores. En el segundo estadio el Tribal, se busca ante todo la seguridad y el cobijo; se refugia en las personas constituidas en autoridad

(padres, profesores, entrenadores, mandos...).

En el tercer estadio o nivel las personas organizaciones adoptan una postura Egocntrica, buscando en todo momento la defensa de propio yo; pugna por defender la creatividad, y pone un empeo especial en romper las tradiciones y tomar decisiones propias e independientes. El cuarto nivel, denominado Absolutista, se caracteriza por la bsqueda de estructuras, que proporcionan seguridad, orden y normas estables. Establece y promueve roles sociales muy definidos, es proclive a imponer a los dems su verdad y su sistema, reglas y procedimientos. Se entusiasma por defender como norma de comportamiento la disciplina y el ceirse a normas establecidas. 267

En el nivel quinto predomina el valor de la Competitividad, orientado al logro de los objetivos y la satisfaccin de los propios intereses. Goza negociando, dirigiendo y

participando en actividades competitivas. La

competitividad es su campo natural donde se realiza, y trata de dejar claro que el xito, el logro y la superacin son los retos con los que fcilmente se identifica. En el nivel sexto el valor sociocntico, predomina la atencin a los dems, resaltando aquellos valores inherentes a la persona humana y al grupo est presente en aquellos profesionales donde la relacin de ayuda y la introspeccin personal, forman parte de su dedicacin y sentido de la vida. En el sptimo estado se encuentra el valor Personalista, donde la persona trata de vivir saboreanda aL maxtmo su libertad personal. Es propio de las personas que han logrado autorealizarse y buscar nuevas alternativas para buscar el supremo valor de sentirse persona, que han logrado el mximo de realizacion. La sociedad al igual que el individuo segn Graves y Dom Beck (1979) pasan por diversos estadios, donde los valores ejercen de ajustadores y confrontadores de la realidad, desarrollando constelaciones de valores como respuesta a un sistema social abierto, que est en constante cambio y evolucin. Para emprender un cambio de cultura es necesaro cambiar los valores de referencia, transformndolos por otros valores que estn mas en consonancia con el entorno social y cultural. Mi experiencia me permite afirmar que la mayora de Empresas estn _instakdas.en el estadio sociocntrico sobre todo las empresas de servicio, cuya finalidad es la educacin, salud y defensa de la persona; por el contrario en las empresas donde predomina las ventas alimentacin, productos industriales y servicios se instalan en el estadio competitivo. Es curioso comprobar como algunos 268

departamentos de empresas lderes se distinguen por la defensa de valores donde predomina lo tribal, y egocntrico; frente a los departamento centrales, dominados por la defensa de los valores absolutistas, y el obligado cumplimiento de las normas y los procedimientos. El sistema de valores est intimamente ligado a la cultura de la Empresa. En la sociedad actual, es imprescindible, que se tengan en cuenta los cdigos tico, como elemento explcito en la dinmica empresa. Como dice el consultor y Profesor Roberto Carballo (1990) hablando sobre los valores, en el Congreso de Aedipe, las empresas estn necesitando de la aparicin de un conjunto de valores, que ahora ha de ser creados para cubrir una necesidad ya sentida y diseada ah hoc o recreados teniendo en cuenta los orgenes y la mayor recuperacin de la cultura ya vivenciada y compartida... de un cdigo tico que acte como integrador, como cemento social. El sistema de organizacin interna y el sistema de valores son los que dan sentido a las empresas manteniendo los resultados y beneficios obtenidos dentro de un cdigo tico, donde se cultivan los valores bsicos humanos de respeto, responsabilidad individual y grupal, el compromiso de mejora y aprendizaje permanente, la aceptacin de lmites en recursos y medio. En general el cdigo tico forma parte de la cultura y se supone que es los que da sentido y coherencia a la organizacin.

3.2.1.4.

EL CLIMA ORGANIZATIVO El concepto de clima organizativo aunque es algo ambiguo, y confuso; sin embargo la mayora de los autores coinciden en determinar las relaciones existentes entre el clima y la conducta; el clima nos permite entender la forma de trabajar, el grado de satisfaccin y el nivel de rendimiento qIJLe se puede predecir del equipo de trabajo. Argyris (1958) fue uno de los primeros en hablar de clima identificandolo con Cultura organizativa lo 269

relaciona con la personalidad. Sin embargo la mayora se centran en definir el clima de las organizaciones como un conjunto de factores, atributos o dimensiones, que se refieren a las propiedades habituales, tpicas o caractersticas de un ambiente de trabajo concreto, su naturaleza segn es percibida, y sentida por aquellas personas que trabajan en l o estn familiarizadas con l (Lawler y Hackman (1975)). La dimensin percepcin es fundamental ya que nos habla de los procesos subjetivos de las personas, a travs de los cuales se formulan unas impresiones, o juicios, que obedecen a los diferencias individuales en la percepcin del ambiente organizacional. Los investigadores y analistas, tradicionalmente, se han dirigido a estudiar las dimensiones principales del clima organizacional, encontrando como ms significativas las siguientes: La dimensin autonoma comprende: responsabilidad, independencia, oportunidades, que se otorgan en las personas. La dimensin autoridad comprende: estructura impuesta, poder, informacin, evaluacin de objetivos. La dimensin recompensa comprende: satisfaccin personal, logro, beneficios, y recompensas. La dimensin afecto y apoyo comprende: supervisin, formacin, destrezas, y promocion. competencia.

En la practica empresarial las organizaciones estn muy interesadas en medir el clima laboral identificando los aspectos ms significativos y diferenciadores; ya que no consideran el clima laboral como un objeto de anlisis en si mismo, sino por las consecuencias que se observan en la productividad, el absentismo, la rotacin, las relaciones laborales, la eficiencia de la organizacin y en definitiva, en el funcionamiento general de la 270

empresa. Por otra parte el clima laboral no es un hecho esttico, sino muy cambiante, lo que exige la utilizacin de tcnicas que permitan una medida peridica y contrastada de los fenmenos sociales. Por mi experiencia os factores ms sensibles en los que el personal de base se siente emocionalmente comprometido, tanto de la empresa privada, como pblica (CAM y Ayuntamientos) se refiere a problemas de: Cambios-organizativos, por el hecho de despertar una gran incertidumbre en el clima laboral. Retribucin econmica subidal salariales, incentivos, beneficios sociales. Estilos de los directivos y mandos cuando no existe una forma clara de participacin y de integracin de todo el personal. Entono de trabajo y condiciones fisicas. Formacin seleccin y promocin. expectativas de

271

Mi prctica como Consultor me ha llevado trabajar con el modelo de Harrison, cuyo Resumen se expresa en el siguiente cuadro.

CLIMA SEGUN LA TERMINOLOGLA DE HA RRISON CARACTERISTICAS

ORLEN TA CIN AL PODER
SE ELIGEN PERSONALIDADES CONTROLADAS PROCEDIMIENTOS BASADOS EN

INTRIGAS SE FOMENTA

POLTiCAS EL NO CONFIAR EN ELLOS

SE

BUSCAN

CHIVOS

EXPIATORIOS.

CARGAR

OTRO

EL

MUERTO

ORIENTACIN AL !ROL O FUNCIN

. .

ELIGEN PERSONALIDADES HIPER RESPONSABLES Y SUMISAS PROCEDIMIENTOS BASADOS EN PAPELEO, FORMALIDADES, MANUALES ACENTO EN LA JERARQUjA Y STATUS, MODERADA POR LA LEGITIMIDAD Y LEGALIDAD SE ELIGEN PERSONAS CON NECESIDAS DE LOGRO POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONFECCIONADOS PARA CONSEGUIR EL OBJETIVO ACENTO EN LA COMPETENCIA Y EL CONOCIMIENTO

ORIENTACIN A LA TAREA

ORIENr4CIN A LXS PERSONAS

ELIGEN

MIEMBRROS

DE

TODO

TIPO

LA

ORGANIZACIN

CONSTITUYE

UN

INSTRUMENTO

PARA

SATISFACER

LA

NECESIDAD ACENTO EN

DE EL

LA

GENTE DEL

DESARROLLO

PERSONAL

Confort el cuestionario en el Anexo (1) de Harrison, as como el de encuesta de KILMAN-SAXTON para la identificacin de la Cultura Corporativa (anexo 2).

272

3.2.2. Los macroprocesos estructurales

Se considera la organizacin como un sistema abierto complejo, que realiza sus funcionales a travs de los subsistemas. Siguiendo la lnea de Katz y Kahn existe cinco subsistemas claramente diferenciados, que permiten el mantenimiento y el funcionamiento de todo el sistema. Los cinco subsistemas son: Produccin: realiza los trabajos de transformacin Mantenimiento: pone los medios para que se realice el trabajo. Adaptativo: procura la adaptacin al entorno Apoyo: facilita las relaciones institucionales Direccin o Managerial: trata de coordinar, controlar y dirigir los distinto subsistemas. Los macroprocesos, que definen y detenninan la estructuro, tiene como finalidad distribuir las funciones y responsabilidades y coordinar las personas que actan para conseguir los objetivos y metas de la organizacin. Con Mintzberg (1979) podemos definir los procesos estructurales como la suma total de los modos en que est divido el trabajo en distintas tareas y los mecanismos a travs de los cuales consigue la coordinacin entre ellas. La estructura permite dar estabilidad a la organizacin, y ofrecer una imagen de identidad propia. Dos son los elementos esenciales que componen la estructura, por una parte define las unidades y divisin de funciones que la componen y por otra proporciona y define la forma de funcionar en equipo, con un reparto de responsabilidades y formas de coordinacin y de compromiso. El modelo de las macroprocesos estructurales segn dice Harto Roig (1991) (Harvard-Deusto Business Review, 1 ev timerstral), se componen de tres elementos fundamentales, en primer lugar nos indica el nmero de acciones a realizar dentro de la organizacin a distintos niveles; en segundo lugar el sistema de procesos, que significa el modo de estar distribuidas y coordinadas la responsabilidades, y en tercer nivel los perfiles de las personas, elemento vital, energtico, pensador e impulsor de la estructura.

273

Cuatro son los macroprocesos que nos permiten comprender las dimensiones estructurales de la organizacin: organigrama jerrquico, normas, polticas, sistemas de informacincomunicacin, y sistemas de control y remuneracin.

3.2.2.1.

ORGANIGRAMA El diseo de una organizacin est condicionado por una serie de variables que determinan el tipo de organizacin y que normalmente se refleja en su organigrama; es un instrumento heuristico a la hora de analizar y estudiar las estructuras de las organizaciones reales. Para m es el instrumento del que parto para conocer el mapa real de distribucin de funciones y de poder dentro de la organizacion. A lo largo de la Teora de la organizacin se han llevado a cabo mltiples propuestas de clasificacin de las distintas estructuras organizativas, como ya qued espuesto en la primera parte de la tesis, donde de distinguan las grandes configuraciones organizativas. tales como la simple o lineal, la funcional, lajerrquica funcional por especialidades, la divisional la mixta o matricial, y actualmente cada vez se extiende y se habla ms de la estructura en red cuya finalidad es descentralizar funciones, y organizarse en equipos y redes, que. investigan un determinado problema. Se trata de crear temporalmente, unos equipos que se dediquen intensa y exclusivamente a resolver problemas urgentes; su duracin es temporal, y se disuelven tan pronto como hayan encontrado la solucin adecuada a un problema; pueden estar conectados con otros grupos, dentro o fuera de la organizacin de los que reciben apoyo, informacin o tecnologa. Es el equivalente a los grupos sinergticos, que luego estudiaremos, y que propone Adizes para resolver los problemas, con la diferencia de que Adizes los dota de poder, autoridad delegada e influencia para que obtenga la solucin eficaz de los problemas, y no se queden en el planteamiento torico. 274

Debido al entorno competitivo las empresas se estn preguntando si sirve el modelo organizativo vertical. El problema es que la mejora de resultados no se obtienen tan fcilmente en las empresas con grandes estructuras verticales. El paso a una organizacin plana, horizontal con los indispensables niveles, se inpone como una necesidad para que los flujos de trabajo interfuncionales liguen los procesos internos a las necesidades y capacidades, tanto de las proveedores corno de los clientes. Frankostroffy Douglas Smith (1992) de Mac Kinsey y compaia, consultores y especialistas en organizaciones, han ensayado con xito la transformacin de grandes empresas con estructuras verticales, en organizaciones horizontales. Propongan, siguiento el movimiento de la Reingenieria de Procesos de Hammer y Champy (1993) el cambiar a la organizacin lo mas horizontal posible, centrada en los cuatro o cinco procesos clave, sus flujos de actividad, informacin, decisin y materiales, mediante los cuales se pueden obtener dichos objetivos. Se impone la tarea de reducir la jerarquia, confiar en los equipos, y asignar responsabilidades, para obtener unos resultados ms competitivos una mayor satisfaccin del cliente. Los consultores investigadores que se estn especializando en este mbito de la gestin basada en nuevos diseos de procesos, aseguran que el 80% de la complejidad del negocio puede modificarse mediante el diseo de procesos y producto, lo que repercute en el 80% de los costes, el 50% de la calidad y el 50% del tiempo (P.Child, Diederichs, Sanders y Wisniowski (1993) Gestion de la complejidad, Sloan ManagemerLte Review Volumen 33, y N0 1, publicado en I-Iarvard Deusto Business Review). Aunque la afirmacin tan tajante pueda ponerse en duda, no obstante, la via de la investigacin se est abriendo para poder utilizar un enfoque sistemtico para la reduccin de la complejidad, evitando la divisin de las empresas por funciones, y control en el diseo de procesos bsicos de gestin, produccin, marketing y de personal, con lo cual se reduce el tiempo de respuesta al cliente, y los empleados se sienten ms cmodos en una estructura mas simple y con una 275

responsabilidad mayor, que implica mayor grado de confianza en las personas.

3.2.2.2.

POLTICAS Y SISTEMAS Mediante la politica de empresas se trata de establecer los criterios que deben orientar en forma de actuacin concreta de la organizacin. Los sistemas permiten coordinar y homogeneizar las formas de trabajo, y las funciones que debe desempear los directivos. Una vez ms es Mintzberg (1979) quien mejor ha concretado los sistemas de ajuste en la coordinacin. Distingue cinco sistemas de ajuste: entre las personas, cuya finalidad es la coordinarse en in realizacin del trabajo, mediante un simple proceso de comunicacin informal. por supervisin, cuya finalidad es el control y coordinacin de todas personas que trabajan dentro de su unidad o departamento. mediante la estandarizacin del nroceso de realizacin de las tareas, para asegurar la calidad del producto o servicio. estandarizacin de los resultados cuya finalidad es lograr un nivel de rentabilidad y de eficiencia. estandarizacin de las habilidades y destrezas, que deben las personas poseer para lograr las resultados y estar ajustado a su puesto de trabajo. Existen una serie de instrumentos de notable utilidad a la hora de analizar o establecer la estructura organizativa, que el consultor debe manejar con habilidad y destreza. Debe saber leer e interpretar los organigramas, para resolver no 276

pocas dudas en la coordinacin y descubrir zonas de sombra, que es preciso clarificar. El diagrama de tareas permitir coordinar las actividades, y evitar la duplicidad de funciones, tan perjudicial para el correcto entendimiento entre los departamentos. Pero quizs uno de los instrumentos ms eficaces consiste en describir el manual de funciones y Descripcin de puestos de trabajo. He llegado a elaborar una metodologa propia, tratando de compaginar la definicin de las funciones y el perfil profesiogrfico de los puestos de trabajo, donde se recogen las caracteristicas minimas exigibles (Anexo 3). En la estructura del Manual de Funcional se han utilizado los criterios de determinar. 1
.-

Misin del puesto (el para qu) del puesto de trabajo. Funciones especificar que debe desempear. Tareas o actividades concretas que se le puede exigir. Realaciones con otros puestos de unidades funcionales. Parmetros desempeo. para la evaluacin del

2.3.-

4.-

5.-

Los perfiles profesiogrficos permiten evaluar las caracteristicas mnimas exigibles en un puesto de trabajo, teniendo en cuenta el entorno,, la etapa evolutiva de la organizacin y las necesidades especficas del puesto (Anexo 4). El PERFIL comprende: PROFESIOGRAFICO del puesto

Perfil de la Formacin Bsica exigible 2.Perfil profesional.

277

3.-

Perfil de la personalidad 3.1.- Potencial mental 3.2.- personalidad bsica Carcter para el trabajo Estilo directivo Destrezas tcnicas Estilo de aprendizaje

4.5.6.7.-

Una muestra de diez perfiles y diez puntos de puestos de trabajo se presentan en el Anexo (3 y 4), entresacados de distintos Manuales de Funciones y Descripcin de puestos de trabajo, de una compaa lider en el sector. Estos perfiles y manuales han sido elaborados por m y otros colaboradores de CESA, desempeando el puesto de Gerente del Departamento de Formacin.

3.2.13.-

SISTEMA DE COMUNICACIN

INFORMACIN

Se define el sistema de informacin como el flujo de las informaciones dirigidas al interior y exterior de la organizacin, adaptando el aspecto de ordenes, consejos, normas, informes uno de los factores de influencia en las empresas y manejadas de forma deficiente, es la exigencia de sistemas de informacin inadecuados o incompletos, un sistema de informacin bien planificado y aplicado es un instrumento eficaz para la obtencin de resultandos. La organizacin administrativa dentro de la Empresa tiene como funcin facilitar informacin completa, en el tiempo y lugar precisos, pata la realizacin de las actividades, supone que debe crear canales de comunicacin y medios para la difusin de la informacin al menor coste y con la mayor celeridad posible. Un buen sistema de comunicacin permite un alto grado de coordinacin a todos los niveles, garantiza la claridad y precisin de rdenes haciendo ms f~cil la explicacin de tareas de personal, y favorece la
...

278

colaboracin de todos, creando canales de comunicacin. Los consultores al realizar el trabajo de asesoramiento en las empresas, nos encontramos con muchas deficiencias en el sistema de informacin dentro de la Empresa, debido a la falta de un sistema de comunicacin, que permita distinguir entre lo que es comunicacin formal(canales y medio oficiales) y la comunicacin informal, que es la que se concentra en conocer los temas y problemas reales, que interesan a las personas; sistemas y esperanzas, y las interpretaciones dadas a las rdenes y norma oficiales. Al mismo tiempo el consultor debe propiciar crear una politica de las comunicaciones, ya que el funcionamiento de una empresa est garantizado cuando posee un sistema de comunicacin eficiente. La empresa debe tener constantemente iniEbrmado a todo el personal sobre la marcha de la misma, y de los canales e instrumentos que tiene a su disposicin para efectuar la comunicacin en todos los sentidos. El personal de las organizaciones se siente satisfechos cuando sabe exactamente lo que debe hacer, y como debe trabajar para desarrollar todas las tareas de la mejor manera posible. El personal est exigiendo un mayor grado de informacin, y de participacin. En la mayora de las empresas, se est imponiendo un sistema de sugerencias, de empleado hacia la Direccin, con el fin de potenciar la comunicacin ascendente, y se puedan detectar las preocupaciones del personal, no slo de cara a las mejoras personales, sino tambin a mejoras en la organizacin de los procesos de trabajo obtenindose ventajas de orden econmico, de seguridad, de mejora de tiempo y simplificacin de los procedimientos. Mi experiencia contrastada en mltiples tareas de servicio me permite asegurar que el institucionalizar un sistema de informacion basado en las sugerencias est contituyendo un instrumento muy valioso para las organizaciones, de los cuales se obtienen no slo mejora econmica, sino tambin un clima de trabajo mucho ms estimulante y 279

satisfactorio para el empleado como muestra de esta realidad me han permitido entresacar del Boletin interno de la empresa, los datos del programa de calidad y servicio al cliente, que yo dise e impart en 1990. Pmgrana Calidad y Sentido al Cliente Sedes Cursos Personas Asistentes Sugerencias Sugerencias Sugerencias Sugerencias 1 1 15 2 28 521 3 9 180 4 6 116 Total 44 832

de los cursos contestadas y resultas 151 en vias de resolucin 271 en estudio 63 Total 511

511

El coste de la inversin en el programa se vi altamente compensado por los beneficios que supuso para la empresa.

3.2.2.4.-

SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIN Y PRESUPUESTARIO El ltimo macroproceso relacionado con la estructura, viene determinado por los presupuestos y su control. La planificiacin y el control son dos actividades ntimamente relacionadas en el proceso directivo. De hecho, el moderno concepto del control se enuncia como la comparacin entre lo realizado y lo previsto o fijado como objetivo,y las acciones correctoras precisas que deben tomarse para alcanzar los objetivos. As, el control requiere previamente de una definicin de objetivos.., por lo tanto, el control, 280

comienza en el momento de formular el plan... Aclaramos este matiz para indicar con ello ese continuo que forman ambas parcelas del proceso directivo, sin perjuicio de que para su estudio reservemos dos mdulos diferentes. En sntesis, el control pnsnpuestario consiste en que para cada actividad de la Entidad se establece un presupuesto y despus se comprueba el cumplimiento de ste, analizando las posibles desviaciones incurridas. As, se establecen presupuestos de pasivo, coste del dinero, inversiones, ingresos, gastos, etc.., para finalmente construir las cuentas de resultados y balances provisionales. Ms recientemente ha aparecido otra forma de control, el llamado Control de Gestin. Para algunos expertos, y para algunas empresas, ambos coinciden. Para otros, el control de gestin son las informaciones que es precisio tener al nivel ms alto de la empresa para controlar su funcionamiento. El control presupuestario es la aplicacin ulterior del entramado de las polticas y objetivos generales, que pertenecen al campo del control de gestin. Resulta esencialmente claro a efectos diferenciadores las matizaciones que recogemos a continuacin. En primer lugar, el control presupuestario suele manejar solamente datos econmicos, transformables en pesetas. El contml de gestin engloba estos conceptos econmicos, pero incluye tambin previsiones no transformables, en pesetas.

Por ejemplo, una previsin de alteracin del organigrama de la empresa, con los puestos a crear en los prximos aos, es control de gestin; un plan de formacin no encaja en un control presupuestario, pero s en el control de gestin. En segundo lugar, el control presupuestario

281

est basado en presupuestos que se apoyan en previsiones. Una previsin puede estar basada en la simple extrapolacin de los datos del pasado, modificada por una estimacin de los factores que se considera van a tener influencia en el futuro. Por el contrario, en el control de gestin lo fundamental del mismo son los objetivos: es decir, que ha de alcanzar unos determinados resultado econmicos, con una actitud eminentemente activa y no simplemente pasiva, como puede suceder en el control presupuestario.
-

En tercer lugar, el control presupuestario puede estar realizado sin participacin de los mandos y responsables de la empresa. En el control de gestin, por el contrario, se parte de la base que los presupuestos y objetivos hay que establecerlos con la participacin de todos los responsables de la empresa. En cuarto lugar, el control presupuestario puede ser parciaL Por ejemplo, puede haber un control presupuestario de la tesorera. Por el contrario, el control de gestin ha de ser global, ha de comprender todas las variedades econnomicas de la empresa. Por ltimo, el control presupuestario puede limitarse a un ao, estableciendo los presupuestos para el ao siguiente, exclusivamente. El control de gestin ha de tener en cuenta no slo el corto sino tambin el largo plazo, porque hay decisiones que, aunque tomadas hoy, tienen consecuencias sobre varios aos en lo sucesivo y porque es preciso prever, con varios aos de anticipacin para adelantarse a los posibles cambios.

De todo ello se deduce que el control de gestin, por se ms amplio, engloba al control presupuestario, al que mejora sin reuniciar a ningun de los perfeccionamientos que el control 282

presupuestario lleva consigo, y es por tanto el que debemos tener en cuenta al analizar la Forma de repartir los presupuestos, y el contro]L de los mismos.

3.2.3.

Macroprocesos directivos
Dentro de macroprocesos directivos se engloban la planificacin estratgica, la direccin por objetivos, la toma de decisiones y el estilo de direccin. Son los componenetes esenciales de la Direccin moderna. De hecho el Management se distingue por la eleccin de los negocios en funcin de la ventaja competitiva, (estrategia); debe fijar los objetivos, introducciendo en toda autoridad una referencia clara a las metas de la organizacin, (direccin por objetivos); debe asegurar la calidad de las decisiones siguiendo una metodologia que permita la eficacia y la eficiencia, y por ltimo debe manifestar un estilo de direccin que manifieste coherencia en todas sus actuaciones y manifestaciones, liderando la marcha de la empresa hacia un proyecto comun, con objetivos compartidos. La Tarea del consultor en estos cuatro macroprocesos se orienta a conseguir una sensibilidad total en toda la organizacin, para que en el proceso de la eleccin estrtgica, se busque una mayor delegacin de los iniciativas y del poder en el personal operativo. En estos macroprocesos y en los de la primera columna de los macroprocesos actitudinales, es donde he trabajado ms comodamente, aportando tecnologias y diseos de aprendizaje. Como ep los macroprocesos anteriores expreso mi visin de estos procesos, ya que en la metodologia Adizes, no estn suficientemente delimitadas.

3.2.3.1.-

PLANIFICACIN ESTRATEGICA En un proceso que busca el desarrollo de estrategias competitivas, para conseguir colocar a la empresa en una posicin de liderazgo. Exige la participacin de todos los directivos para obtener informacin y conseguir la integracin en la operativizacin de la estrategia. Este proceso exige seguir los siguientes. pasos:

283

Replantearse la cultura de la empresa en relacion a un entorno cambiante y competitivo. 2.Concentrar los recursos en actividades ms rentables para obtener ventajas sobre la competencia. Concretar recursos financieros, tcnicos y humanos y abandonar productos obsoletos, instalaciones antiguas y actividades sin futuro. Elegir las alternativas, evitando las que supongan riesgos y elegiendo los que vayan a tener, que suponian mayor transcendencia e influencia sobre el futuro. Preparar planos de accin para conseguir alcanzar la meta deseada y tomando las decisiones ms oportunas.

3.-

4.

En los grficios de elaboracin propia se expone la sintesis de procesos a seguir en su formulacin: el plan estratgico metodologia de la planificacin anlisis y estudio de alternativas.

284

-fl
PLAN ESTRATEGIGO

MISION OBJETIVOS GENERALES POLITiCAS

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DIAG NO ST;CO INTERNO

DIAGNOSTICO

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DEL ENTORNO

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3.2.3.2.

DIRECCION OBJETIVOS

PROGRAMACION

POR

Expongo a continuacin mi experiencia relacionada con los procesos de implantacin de la Direccin por objetivos. Fue Peter Drucker (1954) quien impuls la direccin por objetivos, como medida para indicar claramente el rendimiento o resultados que se esperan de un equipo de trabajo. Los objetivos representan la finalidad de la organizacin. Con el consultor Jhon Humble (1980-85) tuvo la ocasin de trabajar en varios temas, y uno de los ms importantes fue el conseguir que la formulacin de los objetivos, se obtuvieran de forma participativa. La Direccin por objetivos participativa es una tcnica de direccin que se basa en el siguiente proceso de implantacin: Definir las caractersticas de los objetivos. 2.3.Delimitar las areas claves de resultados. Establecer los objetivos concretos. Programa consensuado, mediante la determinacin de parmetros de medida, donde se especifique mensualmente lo esperado y los resultados reales conseguidos.

4.-

Los cuatro procesos estn en los grficos expuestos a continuacin, que son de elaboracin propia y habiltuales en la labor de consultar. Camteristicas de los Objetivos: Apropiados organizativamente y formulados como compromismo responsabilizado. Definidos como resultados. Dificiles pero alcanzables. Especficos.

288

Claros, breves, inteligentes. Medibles Concretos y precisos Coherentes entre si Coordinados Existe limite de tiempo

Delimitar Anas Claves de Resultados Ambitos concretos en los que se pretende conseguir rtisultados en la organizacin Las areas claves de resultados pueden variar de un perodo de tiempo a otro. El ewcimiento puede ser clave en un momento y, en otro, la rentabilidad. Metas Resultados a perseguir en areas clave en perodos de tiempo normalmente superiores a un ejercicio. Indicadores Criterios para medir el grado de cumplimiento de los objetivos. Objetivos Concretos Resultados especficos a lograr en un periodo determinado de tiempo.

Como Establecer Objetivos Tiempo...Cundo? Formas Fecha de iniciacin Fecha de finalizacin Perodo Fecha fija
-

289

Alcance Corporativos: 1 a 10 aos Divisionales: 1 a 5 aos Departamentales: 1 ao Individuales: 3 meses -l ao

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Cantidad... Cunto? Unidades Monetarias No monetarias Proporcionales

-

Bases para la Estimacin Logrado en el perodo anterior Estndares Unidades producidas Relacin con competidores Estadisticas de mercado Utilizacin de: .espacio .capital .stocks .equipo
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Calidad... Cmo? Coste... Cunto?

290

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3.2.3.3.-

DIRECCIN Y TOMA DE DECISIONES La direccin para que sea eficaz tiene que estar tomando decisiones, que sea objetivas, equitativas y participativas. La solucin de problemas y la adapcin de decisiones son funciones universales de la direccin y de los mandos medios frente al enfoque tradicional del metodo de Kepner Trigo (1965), que fue elaborado despus de mltiples investigaciones sobre los procesos de pensamiento que utilizan las personas para resolver los problemas y adoptar decisiones con eficacia. Su metodologia es muy rigurosa y excesivamente prolija por lo que en la prctica de consultora se ha inpuesto el enfoque elaborado por Richard Lyles (1981), y ha sido con el que yo me he identificado y divulgado durante una dcada. Adquirida por CESA en 1981, el diseo se basa en e! Modelo situacional para la solucin de problemas y la adapcin de decisiones (Plymonth, Massachusetts, USA). Tienen en cuenta que los directivos operan en un mundo dinamico, con fluctuaciones e influencias del entorno costantes; tiene que trabajar con una informacin, que en cortos espacios de tiempo, puede variar, lo cual provoca nuevas decisiones. Expongo a continuacin: el modelo de toma de deciones (mtodo de

pasos)

el anlisis causal de los problemas en el proceso de trabajo.

292

TOMA DE DECISIONES

METODO

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PASOS

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DEFINIR EL PROBLEMA

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1~ QUE VA MAL? 2~ QUE QUEREMOS CONSEGUIR? 3Q QUE OPCIONES EXISTEN? 4Q QUE DEBEMOS HACER? 5Q QUE PODRA IR MAL? 6~ QUE DEBEN SABER LOS OTROS? 7Q HACER QUE SUCEDA

293

Anlisis Causal de los Problemas en el Proceso del Trabajo He utilizado el mtodo de anlisis causal, tomado de la calidad total ya que resulta confusa la aplicacin del primer paso de R. Lyles al definir el problema. Las salidas o resultados estn en funcin de las causas que intervienen en el trabajo. Segn Ishikawa se pueden establecer 5 causas (Mtodo de las SM).

Mano de obra: Las personas que intervienen. Maquinaria: Lo que se necesita para el trabajo y se amortiza. Materiales: Lo que se utiliza en el trabajo y no se amortiza. Mtodos: Lo relativo al cmo se hace. Medio ambiente: Hace referencia al clima y motivacin para el trabajo. Para simplificar la reflexin he reducido las 5 causas a 4, agmpando Maquinaria y Materiales. As simplificamos el anlisis reducindolo a cuatro preguntas bsicas. Mano de Obra Habilidades Informacin Formacin Instruccin La pregunta clave es: Qu necesitamos sabe?? Maquinaria y Materiales Equipamiento Herramientas de trabajo Hardware 294

Software Instalaciones Aprovisionamiento y suministros La pregunta clave es: Qu equipo y suministros necesito? Mtodos Procedimiento Etapas Tareas Operaciones Elementos Normas La pregunta clave es:Qu debo hacer, y cmo lo debo hace?? Medio Ambiente Clima de trabajo Motivacin Trabajo en equipo Integracin La pregunta clave es: Cmo integrar a los otros?

295

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3.2.3.4.

ESTILOS DE DIRECCIN Los estudios sobre los Estilos de Direccin se centraron en un principio en determinar los dos factores independientes sobre el comportamiento del directivo, la atencin a la Tarea y la atencin a la relacin. Tanto la universidad de Ohio (1952) como la de Michigan (1960) encontraron estas dos dimensiones fundamentales del liderazgo. Blake, Monton (1964) han representado su famosa parrilla de los cinco estilos de direccin. Fieder (1965) dio un paso ms sobre la teora de la contingencia del liderazgo. Mi experiencia, durante mas de 10 aos, me ha llevado a desarrollar la terora del liderazgo situacional de Paul Hersey y Blanchard (1980-90). En el enfoque situacional se analiza el estilo de liderazgo desde la situacin real en que se mueven los distintos subgrupos de un colectivo de forma dinmica y cambiante y que exigen un tipo distinto de liderazgo para cada situacin y momento. El trmino situacin se refiere en general a las variables de medio ambiente que afectan al grupo tales como: el clima organizacional; la relaciones personales dentro del grupo; la motivacin e intereses que mueven a los miembros de grupo a realizar una tarea; los estmulos socioeconmicos que condicionan el cambio o la superacin de dificultades; el tiempo que los miembros del grupo llevan en la institucin, etc. Segn el modelo de liderazgo situacicinal ideado por Hersey y Blanchard, no existe ningn estilo de liderazgo mejor ni peor de los anteriormente descritos. Ninguno de ellos es en s mismo vlido para todas las situaciones, lo que existen son distintos momentos condicionados por el ambiente organizacional a los que hay que aplicar diferentes modelos de direccin. El mejor lder sera aquel que tuviese la sensibilidad y capacidad para leer las situaciones cambiantes que le ofrece su grupo y la suficiente versatilidad para adaptarse a las distinatas realidades grupales que le ha tocado conducir. 297

DEFINICIN DE INDICADORES QUE PERMITEN OBSERVAR Y DIAGNOSTICAR A LOS GRUPOS Aspectos que definen el indicador SABEN: Experiencia previa en las tareas y en los temas que se manejan en el trabajo. Conocimientos de los objetivos fijados por el grupo y de las metas de la institucin. Conocimientos y destrezas tcnicas. Capacidad y recursos para resolver adecuadamente los problemas que se presentan. Necesidad de supervisin o capacidad de autocontrol.
-

Aspectos que definen el indicador QUIEREN: Identificacin con los objetivos comunes del grupo y con las metas de la institucin. Motivacin por el logro. Actitud positiva hacia la actividad a realizar. Independencia y criterios de actuacin. Constancia y diligencia. Fidelidad y actitud positiva hacia la institucin. Seriedad a la horade cumolir los horarios y los plazos fijados.
-

298

OAGRAMA DEL LIDERAZGO PAUL HERSEY SITUAClONAL KENNET BLANCHARO

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Baja

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299

Anlisis de Factores que Definen cada Estilo Estilo

10:

Dar Instn,cciones

El grupo se mueve en la situacin Alta tarea, Baja relacin NO SABEN-NO QUIEREN. No le interesa conocer los objetivos de la organizacin, la cual le es hstil. Cumple los mnimos para ganarse el salario como grupo. Suele arrastar una baja autoestima que tampoco intenta superar, se siente desintegrado y sin motivacin La situacin exige un modelo autoritario muy ejecutivo que habr de cumplir la legislacin laboral. Un buen experto que sepa informar, dar instrucciones, interpretar los reglamentos y exigir su cumplimiento.

Estilo 20: Persuadir El grupo se mueve en la situacin Alta tarea, Alta relacin: NO SABEN-QUIEREN. Suele ser un grupo inmaduro, nuevo, con inters y sin experiencia. No conoce los objetivos, no posee habilidades, pero est dispuesto a integrarse en la organizacin en la que se siente satisfecho. Suele moverse en un buen clima de relaciones. La situacin demanda un modelo de persuasin, que oscila entre mandar y apoyar, convenciendo. Ofrezca medios para formarse y valore los resultados positivos del grupo.
30.

Estilo

Participar

El grupo se mueve en la situacin de alta tarea, baja relacin: SABER, es decir, conoce los objetivos de la organizacin y domina con cierta destreza las tcnicas para conseguirlos. Pueden ser incluso buenos profesionales. 300

NO QUIEREN aceptar responsabilidades. Suelen ser grupos con bastante antigUedad en el centro, muy marcados por formalismos y experiencias negativas pasadas.. Rechazan por principio la renovacin y el cambio institucional. La situacin demanda un lder que sepa integrar en el equipo, y entusiasmar. Hay que promover la participacin en todos los miembros del equipo.
40:

Estilo

Delegar

El grupo se mueve en la situacin de Alta tarea, Alta relacin QUIEREN-SABEN. Es un grupo moderno y constructivo. Pued ser enormemente creativo si el lder sabe propocionarle recursos. Conoce y asume los objetivos del grupo que se identifcan con los de la institucin. La tarea bien hecha autorrealiza al grupo. La situacin demanda un modelo laissez faire. Un lder que seapa delegar y confiar en el grupo. Su funcin tcnica es posiblitarle medios, e intervenir lo menos posible integrndose en su seno como un miembro ms que representa a la institucin y que crea un clima clido de trabajo. En la teora del liderazgo situacin se dsmitifca al lider ideal. Por ortra parte se busca sobre todo la madurez y aprendizaje del grupo, pEtra ejercer un estilo determinado de liderazgo. Permite crear un esquema conceptual propio, y ofrece una seguridad psicologica y operativa de mando para direigir intergrando los dos variables esenciales, bsqueda de reslutados y motivacin de personal.

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3.3

Analisis de los procesos de trausfonnacion funcionales

Los procesos de transformacin son los ms interesantes en el diseo de LAdizes. Siguiendo una lnea de causalidad, primero analiza los problemas funcionales de la organizacin, derivados de los cuatro procesos bsicos de la operativa empresarial. En primer lugar est el proceso de mervadotcnia, distinguiendo siempre la parte tecnolgica (tareas, objetivos y resultados) de la parte del proceso de mercado, relativos a cmo se organiza y se potencia la fuerza de ventas. Le sigue en importancia el proceso de produccin, donde se hace referencia a la calidad de produccin y la ingeniera de procesos, al mismo tiempo que se ofrece una calidad satisfactoria al cliente. El proceso de gestin de los Recursos Humanos constituye la base para el desarrollo de los Recursos Humanos, al mismo tiempo que se crean sistemas de apoyo y de promocin para conseguir la integracin de todas las personas en la tarea comn del proyecto empresarial. Para poder consolidar la Empresa es imprescindible contar con unos procesos de Financiacin, que permitan medir la eficacia y la eficiencia en la aplicacin de los recursos empJeados. El anlisis de los problemas derivados de estos cuatro procesos, 1 .Adizes sugiere, que en la mayora de las situaciones, y por influjo de la interdependencia entre todos los elementos del conjunto de la Organizacin, las causas del problema se encuentran en los procesos principales o macroprocesos que orientan, canalizan y dirigen las metas institucionales. Cuando se encuentra la causa en los procesos operativos o funcionales se debe proceder a la reflexin sobre la cultura organizativa, estructura o estrategia, para entender qu es lo que se est viviendo en la Empresa. En sntesis los cuatro procesos funcionales y operativos vienen recogidos en el siguiente esquema, cuya idea original es de Adizes, pero adaptada a mi investigacin y prctica en Consultoria.

303

A.

Procesos funcionales DESARROLLO MERCADOTECNIA Ventas . Marketing

TECNICOS

PRODUCCIN
Sistemas de calidad
. Ingeniera de

procesos

RECURSOS HUMANOS Administracin Adecuacin hombre/puesto

Promocin en equipo

trabajo

Desarrollo

FINANZAS Contabilidad

Poltica Resultados

financiera

Beneficios

Como explica 1. Adizes detrs de la divisin de cada uno de los procesos operativos existen dos subsistemas; el llamado (PA) se encarga de dar estabilidad al funcionamiento de la organizacin (Subsistemas de Ventas, Sistemas de Calidad, Administracin, Rentabilidad); el subsistema dinmico (El), tiene como misin promover el cambio, y el desarrollo (Marketing, Ingeniera de Procesos, Promocin, Resultados Inversiones). Dos enfoques predominan en el anlisis de los procesos de transformacin funcionales; por una parte I.Adizes busca definir las funciones tpicas de las orgamzacioliessiguiel3do un criterio clsicode definicin de las nrinn,nnlrc tareas o actividades que se desarrollan en los distintos departamentos. El segundo enfoque, ms moderno, busca la revolucin en el planteamiento de la estructura organizativa; la nueva teora de la Bussiness Reengineering (Reingenierfa de la Empresa) invita a cambiar de mentalidad y en vez de hablar de tareas, prefiere hablar de procesos. Si Adam Smith dividi el trabajo industrial en tareas, ahora M. Hammer y J. Champy (1986) autores 304

de la Reingeniera de Procesos, comprobaron hace diez aos, que empresas

que mejoraron notablemente su gestin fue porque alteraron sus procesos

o los reemplazaron por otros. Y definieron el Proceso, como conjunto de

actividades, que coordinadas, crean un valor para el cliente. Los autores proponen una nueva forma de pensar. No se preguntan cmo hacemos esto mejor, ms rpido y a menos costo; ms bien se preguntan, por qu hacemos esto?. Piensan que ha llegado el momento de optar por una nueva mentalidad, en la que, en vez de pensar en funciones, se debe maximizar los flujos de trabajo para lograr los niveles ms altos de eficiencia y productividad. 3.3.1. Evaluacin de las lis Untasfunciones: Siguiendo el esquema tradicional se describen cuatro funciones clsicas: 3.3.1.1.GESTION DE MERCADOTECNIA. Comprende dos actividades bsicas, por una parte debe preocuparsepor vender y por crear un mercado donde las estrategas comerciales deben impulsar el liderazgo y la expansin.

FUNCIONES DE VENTAS La gestin de ventas comprender las siguientes actividades:

Investigacin de mercados. Planificacin del producto servicio.

MERCADOTECNIA La gestin sobre mercadotecnia comprende

Definir estrategias. Priorizar la calidad del servicio.

Fijacin

de

precios.

Gestionar

la

atencin

del

cliente.

Relaciones

externas.

Estudiar

la

competencia.

Canales

de

distribucin.

Implantar

estrategias

competitivas.

- Diversificacin

de mercados.

I.Adizes en su proyecto de impulsar la innovacin, cree que las ventas tienen una funcin de predominio
de estructuras que favorecen el desarrollo de

actividades propias de una etapa adolescente, donde predominan los procesos de Produccin y Ventas. Sin embargo, se debe pensar en el maana y desarrollar polticas y estrategias, que supongan adelantarse a la competencia. 305

3.3.1.2.

GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS. Con la gestin de los Recursos Humanos se pueden analizar las funciones tradicionales de Administracin
de Personal, o por el contrario, se puede adoptar un

enfoque ms proactivo, pensando que el personal es

la pieza clave para la renovacin de la Empresa.

PROCESOS DE DESARROLLO
- Seleccin. - Definicin del puesto de trabajo. - Capacitacin. - Sistemas de retribucin. - Establecimiento de normas laborables. - Ergonoma. - Sistemas de comunicacion.
Identificacin de potencial.

Promocin

interna.

Evaluacin

del

desempeo.

Liderazgo

del

equipo.

Inversin

en

formacin.

Planes

de

carrera.

El nuevo enfoque de la Gestin de Recursos Humanos, presupone desarrollar procesos sobre

polticas y estrategias de nersonal, donde al personal-de la Empresa se le ofrezca la oportunidad de

participar, aportando sugerencias, y contribuyendo a definir misin y objetivos de la Empresa. 3.3.1.3. GESTION ECONOMICO FINANCIERA.

El anlisis estratgico de la Gestin Econmico Financiera comporta valorar los recursos y capacidades para obtener ventajas competitivas.
-

El sistema contable es vlido para analizar la

situacin econmica de la Empresa, pero adems, se

requiere tener una visin del negocio a medio y largo plazo, que permita hacer previsiones y tomar

decisiones acertadas y eficaces.

306

CONTABILIDAD
- Sistema contable. - Sistema de costes.
-

PROCESOS DE GESTION
Identificar potencial econmico Anlisis de recursos. - Recursos, capacidades y ventajas competitivas econmicas - Estrategias de crecimiento, expansin, integracin diversificacion.
-

Sistema presupuestano. - Financiacin. - Anlisis econmico financiero.

Recursos dedicados a la

innovacin. Alianzas estratgicas (franquicias, licencias,

-

subcontratacin, joint venture,

capital riesgo, consorcios, redes de empresa

...).

Las tareas de crear alianzas estratgicas se pueden

contemplar como un proceso, compuesto por una

serie de pasos y fases, que determinan las opciones estratgicas para encontrar soluciones econmicas y financieras estables y con futuro para evitar la incertidumbre

3.3.1.4.

GESTIN DE LA PRODUCCIN Las funciones analizadas en esta rea comprende dos actividades bsicas; en la primera predomina la
atencin a asegurar la calidad, mientras que en la

segunda se trata de crear sistemas de mejoras continuas.

307

SISTEMAS DE CALIDAD
-

INGENIERJA DE PROCESOS
Gestin de procesos. calidad total. pensamiento estratgico. - redisear los~i-ocesos de trabajo. - orientacin a los procesos como medida para dar satisfaccin al cliente. - empleo creativo de la tecnologa de la informacion.
-

Diseo del producto.

Programacin tcnica:
-

Programacin y control de produccin. Gestiones de stock.

Racionalizacin de los procesos de produccin: - simplificacin.

-

mtodos de trabajo.

medida del trabajo.

Control de calidad. Mantenimiento. Prevencin de riesgos. La ingeniera de procesos prioriza todo lo que e~ innovar, crear, flexibilizar para disear procesos nuevos de trabajo. Se trata de crear un nuevo tipo de pensamiento lateral orientado a procesos, no a personas, tcnicas y estructuras como lo hacen actualmente los sistemas de calidad. Es un nuevo nodo de pensar la Empresa.

3.3.2.

Nueva visin segn la reingeniera de procesos. La Reingeniera de la Empresa, supone una nueva filosofa, que est revolucionando el mundo de las organizaciones. M. Hammer y J.
Champy, proponen un nuevo manifiesto para operar el cambio de las

organizaciones y que se centren en los procesos claves y esenciales. Proponen una revolucin en su concepcin y forma de funcionar
sus lneas fundamentales son:

308

Cambian las unidades de trabajo. De Departamentos Funcionales a Equipos de Trabajo. Cambian las tareas.

De tareas simples a multidimensionales.

Cambia el papel de las personas. De controlados a reforzados. Cambia la preparacion del trabajo. De entrenamiento a educacin. Cambian los sistemas de remuneracion. De la actividad a los resultados. Los criterios de promocin cambian. De los resultados a la capacidad. los valores cambian. Los empleados trabajan para los clientes no para los jefes. los directivos cambian. De supervisores a entrenadores (facilitadores). las estructuras organizativas cambian. De jerrquicas a planas. los ejecutivos cambian. De anota tantos a lderes.
-

Michael

HAMMER

James

CHAMPY (1.994) RErNGENIERIA

DE LA EMPRESA Madrid. Editorial Pirmide.

3.3.2.1.

FACTORES CLAVES DE LA REINGENIERIA DE PROCESOS.

Todos los esfuerzos de la Reingeniera comienzan por la investigacin de los principales procesos de la Empresa. Se entiende por procesos las tareas repetitivas que se realizan con frecuencia. Por eso se plantean como algo Fundamental.
309

Hay que plantearse, por qu se hacen las cosas y del modo como se hacen. La Reingeniera determinar, primero, qu hay que hacer, y despus, cmo hacerloNo pensar en lo que es sino en lo que debe ser.

La

Reingeniera

es

RADICAL

en

sus

planteamientos. Reingenieria significa reinventar. No se trata de mejoras, ni reforzamiento, ni modificacin del negocio. No se trata de mejoras marginales o incrementales. Hay que ofrecer la BR cuando la Empresa PASA UN PROBLEMA PROFUNDO, PREVE PROBLEMAS O QUIERE DESARROLLARSE AL MXIMO. Lo esencial son los PROCESOS.La palabra CLAVE, porque las empresas piensan en tareas, trabajos, personas o estrncturas, no en PROCESOS.

El PROCESO es un conjunto de actividades que,

tomados globalmente producen un resultado de valor para el cliente. Los PROCESOS van ms all de los departamentos, supone ROMPER la estructura actual. Los PROCESOS son importantes para toda la compaa y, actualmente son: Multifuncionales. Esto significa que enlazan varios Departamentos Funcionales tales como fabricacin, marketing o Recursos Humanos. Se trata de unir los procesos, sin tener en cuenta los departamentos. Ya Hintzberg hablaba de que Fabricacin y Ventas deberan estar integrados, para cortar bloqueos y agilizar los procesos.

310

3.3.2.2.

LAS CARACTERISTICAS COMUNES A LAS REINGENIERIA DE PROCESOS. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Varias tareas se unifican Los trabajadores toman las decisiones.

Las fases de los procesos se desarrollan en

un orden natural. Los procesos tienen mltiples versiones. El trabajo se realiza all donde tenga ms sentido. Se reducen los controles. Se reducen al mnimo las comprobaciones. Un responsable del proceso (case manager), es un slo punto de contacto. Prevalecen unas operaciones hbridas centralizadas 1 descentralizadas.

La Reingenieria exige del directivo unas ideas

claras, creatividad y buen juicio para el diseo de

tareas y organizaciones que soporten el proceso de REENGINEERING. Michael HAMMER CHAMPY (1.994). and James

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3.3.2.4.

LAS CUATRO FUERZAS DE REINGEMERIA DE PROCESOS.

LA

1. 2. 3.

CUSTOMERS COMPETITION CHANGE

CLIENTES

COMPETENCIA CAMBIO.

4.

COLABORADORES

1.LOS CLIENTES MANDAN

Desde los aos 80 los clientes toman las riendas. En USA nunca existi un mercado de masas. Ya no hay el Cliente, sino este Cliente. Los clientes estn ms informados: tienen

ms acceso a innumerables datos, y as aumenta su capacidad de negociacin.

2. LA COMPETENCIA SE INTENSIFICA. El mercado global hace que la competencia sea universal.

3.

EL CAMBIO SE TRANSFORMA EN UNA CONSTANTE. El cambio se ha hecho normal. Su ritmo se ha acelerado. Las Empresas necesitan rallares que detecten los cambios. Las fases de la vida de los productos han pasado de aos a meses.

313

4.

COLABORADORES.
Contar con el personal es esencial para que se pueda producir el cambio. Supone transformar el modo cmo se hace el trabajo. Aparecen nuevos roles directivos que se adapten a dirigir equipos de procesos, donde se pase de trabajar con:
-

tareas simples a multidimensionales. pocos controles. confianza en los colaboradores. criterios educativos, criterios de promocin segn capacidad.

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3.3.2.6.

LAS CONSECUENCIAS En este apartado de las Consecuencias, I.Adizes insiste, que son manifestaciones no deseadas de las columnas anteriores; son consecuencia de las macroprocesos mal gestionados, o por el mal funcionamiento de los cuatro subsistemas operativos. I.Adizes resalta tres consecuencias para la organizacin: la ineficacia, la ineficiencia y los comportamientos disfuncionales del personal. Es evidente que los procesos directivos influyen sobre la eficacia del individuo, del grupo y de la organizacin. La eficacia organizativa ser consecuencia de que las personas trabajen de forma adecuada, y consigan los objetivos que se han propuesto. El grupo, compuesto de personas, si funciona correctamente obtendr unos resultados superiores, a los que cada persona puede obtener por si mismo. Por tanto la organizacin, por medio de los efectos sinergticos, podr obtener mediante el esfuerzo de todos, unas contribuciones sinergticas superiores a las que aportan las personas y los grupos. La razn de ser de la organizacin radica en lograr ese efecto sinergtico. Cuando algo no funciona bien el efecto sinergtico no se consigue, aumenta la ineficiencia por un exceso de costes, superando las previsiones y los recursos previstos. El Consultor, partiendo de las manifestaciones negativas, buscar las causas de la ineficacia e ineficiencia en los comportamientos individuales ( por falta de motivacin, capacidad, actitudes o stress) o en los comportamientos de los procesos funcionales de trabajo ( formas de produccin, falta de calidad, tecnologa deficiente, ineficacia en el equipo de ventas o mala gestin econmica)

316

Cuando la causa no se encuentra en estos niveles debern acudir a los macroprocesos, probablemente sern problemas de estrategia, de estructuras empresariales inadecuadas y, en ltima instancia, se tendr que acudir a la cultura corporativa. La cultura de la organizacin es una manera de observar cmo funciona el comportamiento de las organizaciones. Cambiando la cultura cambiamos la personalidad de la organizacin; desde ella podemos comprender lo que ocurre y cmo se comportan bajo distintas circunstancias las organizaciones y las personas que participan en ellas. (Ott. J. Steven, The Organizational Culture Respective. Monterrey, California. Brooks, 1 .989). En la ltima parte propongo un plan de intervencin para el cambio de cultura

4.

METODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO SINERGETICO

4.1.

Oracin de los sinerequipos 1. Adizes parte creando un grupo de personas representativas de los tres primeros niveles jerrquicos que trabajan juntos para analizar y solucionar problemas. Crea una estructura complementaria. Es una estructura paralela de ndole participativa para permitir una flotacin del fondo hacia arriba de ideas, problemas y soluciones. (l.Adizes (1982). Cmo evitar la incompetencia gerencial. Mxico. Diana, p.262). El funcionamiento de los sinerequipos ha sido una de las tcnicas de Consultoria que a m me ha proporcionado mayor eficacia en el desarrollo de problemas organizativos. Como dice Adizes, los sinerequipos se crean para resolver problemas nuevos cuya definicin no est clara, pero que requieren la cooperacin de distintos niveles organizativos para conseguir una solucin satisfactoria y que pueda realmente, llevarse a la prctica. Aqu, de nuevo, el creativo Adizes aporta dos nuevas herramientas de Consultora con las que he trabajado durante aos: la toma de decisiones y el equipo Capi.T:ratar de ir exponiendo brevemente su funcionamiento, ya que a m me llev varios seminarios de entrenamiento y mucho ms el llevarlo a la prctica en 317

Empresas como IBERIA, Banco Herrero y Caja de Canarias. En el fondo, su estructura es muy parecida a la de los Cculos de Calidad, cuyo descubrimiento ha corrido paralelo a los sinerequipos.

La calidad de la gestin depende de la calidad de las decisiones y de la calidad de su implantacin. Aqu es donde se plantea Adizes cmo poder garantizar la calidad de las decisiones. En la toma de decisiones es donde est el poder, y para que los empleados, segn niveles, tengan esa posibilidad de intervenir, crea una nueva estructura que permite asegurar la participacin de todos los empleados en los nuevos sinerequipos (equipos pata crear y aprovechar la energa interna) y, al mismo tiempo, poder garantizar que lo elaborado en los equipos se lleve despus a la prctica y no se convierta en papel mojado y en tiempo perdido.

4. 2.

Objetivos de los snewqnipos. Son cinco los objetivos que se proponen los equipos sinergticos: Ofrecer la oportunidad para que se realice el diagnstico de la Empresa, aportando cada uno los problemas y o puntos de mejora, que considera necesario. Resolver problemas organizativos que exigen trabajo de equipo (Integracin, 1) y de ideas (E) y perspectivas de personas distintas para elaborar una solucin. Este es el problema primero y fundamental y que urge se ponga en marcha la estructura E, 1 de la Organizacion. Crear equipos de trabajo, aumentando el nivel de comunicacin y el sentido de pertenencia a la Empresa, sabiendo que se cuenta con todas las personas. Se tiene una confianza fundamental en la energa existente dentro de la propia Organizacin. El Consultor podr ayudar a crear los canales que posibilitan el trabajo de equipo; pero ellos son los protagonistas principales. Ofrecer oportunidades experimentales para el desarrollo personal, facilitando el que puedan adquirir nuevas habilidades y destrezas.

318

Esta oportunidad no siempre es aprovechada por todos; existen personas que se inhiben y no quieren participar. Para aquellos ms activos y dinmicos se les ofrece la oportunidad de desempear nuevos papeles y roles a los que nunca haban tenido acceso; descubren otros estilos y formas de comportamiento, la mayora de las veces mucho ms satisfactorios. Ofrecer oportunidades experimentales para el adiestramiento empresarial y el desarrollo de los procesos de toma de decisiones. Esta es una oportunidad nica; los empleados se dan cuenta de cules son los problemas de la Empresa y ellos se sienten Empresa al tratar de buscar las soluciones ms adecuadas para la supervivencia del negocio. Se entrenan en tomar decisiones, siguiendo unos pasos metodolgicos que aseguran la calidad de la decisin tomada. Mediante el proceso de los sinerequipos, se est poniendo en marcha el desarrollo empresarial de las estructuras E,l, que sirve para cambiar el ambiente interno de confianza. En los sinerequipos todos se sienten iguales al tomar las decisiones, aunque en el equipo est un jefe o el Director General. Se requiere tiempo para conseguir crear ese clima de confianza y respeto mutuo para que juntos trabajen en encontrar soluciones creativas y realistas a los problemas que no tienen solucin si no es con la colaboracin de todos.

4.3.

Fomiacin de los sinerequipos. Para que estos grupos (E,!) no sean un fracaso, es necesario que estn unidos a la estructura jerrquica mediante la presencia de representantes de personas que ostentan la direccin en el primero o segundo nivel. Estas personas son los encargados de enviar la informacin a la estructura jerrquica, indicando cules son las inquietudes y las soluciones propuestas y convenidas.

319

Es muy importante que en todos los sinerequipos exista un representante de la autoridad, pues esto es lo que les da credibilidad a los equipos y, al mismo tiempo, va a ser l quien est interesado en llevar a la prctica la solucin pactada. Esta persona representante de la estructura jerrquica forma parte del equipo como uno ms, sin imponer autoridad; dentro de la metodologa Adizes tiene un nombre (POC Canal Participativo de la Organizacin), para indicar que se puede crear por cada nivel y unidad organizada un sinerequipo, de forma que pueden existir sinerequipos a nivel total organizacional, a nivel de divisin, departamento o unidad de trabajo y que siempre tiene que estar un representante de la unidad jrrquica correspondiente a ese nivel.

Todo sinerequipo tiene un tiempo limitado de funcionamiento y est compuesto por 10 15 personas; durante ese tiempo trabajan juntos en horario, normalmente extralaboral, para intentar buscar soluciones a los problemas propuestos. Los sinerequipos tienen unas normas estrictas de funcionamiento que estn expuestas en un Manual, y sus componentes desempean las funciones que permiten el que realmente acten todos los estilos empresariales de direccin y ayuda mientras el equipo est trabajando en la solucin de problemas. Las funciones (Integrador, Ejecutor, Administrador, Canal y Observador) se van rotando, para que todos tengan la oportunidad de experimentar su propio estilo de funcionamiento y los dems puedan observar su comportamiento, distinto al que habitualmente le estn viendo. Es una fuente de aprendizaje extraordinaria y el Consultor externo tiene que ayudar a que se cumplan las normas del juego y motivar para que cada participante se anime a desempear rotativamente los distintos roles o estilos gerenciales.

4.4.

Como garantizar la calidad en el pmceso de toma de decisiones La gerencia est constantemente tomando decisiones. Cmo garantizar que esas decisiones estn bien tomadas y que, adems, se van a llevar a la prctica? Este es uno de los principales problemas que se abordan en la Consultora de Gestin. El gestor est afrontando el cambio y necesita que las decisiones sean ejecutadas lo ms pronto posible. Nadie garantiza la ejecucin, a pesar dc que sea una excelente y brillante idea. Adizes, en este aspecto, fue enormemente previsor y se dio cuenta de dnde 320

radicaba su fallo en la gestin tradicional: las decisiones se tomaban en el top de la Organizacin, siguiendo el cdigo KA, y no se tena en cuenta la estructura E,l, ni en su concepcin ni en su ejecucin. Existen una serie de factores que determinan la calidad en la toma de decisiones y que afectan a la eficacia y a la eficiencia en la ejecucin. Tres son los problemas que se abordan en Consultoria para conseguir la calidad en la toma de decisiones gerencial. Los dos primeros afectan a la estructura y el tercero a la metodologa. En primer lugar, para tomar decisiones de calidad, es preciso que entren en juego las cuatro funciones del estilo gerencial (PAF!); en segundo lugar, para garantizar que se va a llegar a la prctica, debe estar previsto el concepto de Capi; y, en tercer lugar, debe seguirse un itinerario, una metodologa de la toma de decisiones.

4.5.

Pwnosticar la eficacia en la toma de decisiones Si por algo estn preocupadas todas las Organizaciones es por la calidad. Est presente en todos los procesos y en todos los movimientos para mejorar la gestin empresarial. El concepto de Calidad Total abarca a toda la Organizacin, desde el Director General hasta el ltimo empleado de la Empresa; es una cadena, y para que el engranaje de todo el sistema resulte de calidad, es imprescindible que todos los eslabones trabajen y sean responsables de la calidad de lo que producen o del servicio que proporcionan. Al gerente se le exige, sobre todo, calidad en la toma de decisiones. Estoy con Adizes cuando define la calidad de gestin como una decisin que haga a la Organizacin ms eficaz y eficiente, tanto a corto como a largo plazo. Cuando la decisin no cumple ambos criterios, es defectuosa, de baja calidad (I.Adizes (1994) Ciclos de vida de las Organizaciones. Madrid, Diaz de Santos).

321

La coherencia que mantiene con su concepcin es evidente. Al tomar una decisin se deben poner en juego los cuatro procesos gerenciales, PAFI. Son, por tanto, cuatro los factores que se necesita cubrir para que la decisin consiga la eficacia y la eficiencia de la Organizacin. Cuando la organizacin funciona como un Equipo se ponen en juego los cuatro procesos obtenindose una sinergia aadida, que es la que posibilita el trabajo de sntesis desde todos los puntos de vista, desde el top de la organizacin, desde la base, y en el transvase de conocimientos entre todos los departamentos.

5.

PROCESO DE FUNCIONAMWNTO DE LOS SINEREQUIPOS

Para realizar el Diagnstico se debe contar con un Consultor experto y un equipo de personas en torno a los 20 miembros. Los elementos claves del sinerequipo se basan en seguir una metodologa centralizada tcnica y cientficamente. El proceso responde a las cuatro preguntas:

QUE Representada por los objetivos del sinerequipos.

-

Identificar y definir los principales problemas que requieren una mejora para aumentar la eficacia (normalmente se centran en los problemas funcionales, columnas 4 y 5 del cuadro de Diagnstico)

COMO

Responde al afmo operar:

-

En un entorno de aprendizaje se les ofrece una metodologa concreta para el Proceso de toma de decisiones, siguiendo los pasos descritos por I.Adizas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Descongelar Acumular. Deliberar Incubar Iluminar Acomodar Finalizar Reforzar

322

QUIEN

Responde a quienes deben ser los actores. Se seleccionan personas representativas de distintos niveles, al menos tres; luego se proceder a frmar otros equipos en los niveles inferiores, hasta llegar al final. Las personas deben ser representativas de las distintas funciones, departamentos y actividades que realiza la Empresa. La tarea de representatividad es fundamental para crear una visin global de la Empresa.

CUANDO

Tiempo de duracin.
-

Se deben asignar unas fechas de inicio y de conclusin del trabajo. Existen unos tiempos minimos asignados a la duracin de cada sesin: Mnimo: Mximos: Optimos: hora y media horas tres horas.

La duracin de los diagnsticos suelen ser de dos das a tres das, con dedicacin exclusiva.

6.

NORMAS DE APLICACION El Consultor debe seguir unas normas de aplicacin estrictas en el funcionamiento del equipo, fijadas en los manuales de los sinerequipos. El consultor debe ser fiel a las mismas. En sntesis las principales son: 1. 2. Se debe proceder a la acumulacin individual. Se sigue la acumulacin del grupo, por orden dando la oportunidad a que todas las personas hablen. Debe sealarse los acuerdos y desacuerdos. Se seleccionan los problemas claros y objetivos. Se debe deliberar sobre los problemas sintomticos. Formar patrones de caractersticas parecidas. Buscar consenso en un conjunto comn de criterios. 323

3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10.

Negociar sobre los distintos patrones y su asignacin a los epgrafes de cuadro de diagnstico. Finalizar la sesin buscando en todo momento el consenso y el clima positivo y de apoyo mutuo. El Consultor integrador debe finalizar reforzando el esfuerzo y la colaboracin de todos.

En el anexo presento los resultados obtenidos en dos Diagnsticos sinergticos. En el primero se presentan los problemas tal como lo definen los protagonistas; en el segundo anexo se ofrece adems clasificacin de todos los problemas. Se presentan dos cuadros de Diagnstico, pertenecientes a dos Entidades una Comercial (Anexo 6) y la otra Financiera (Anexo 5).

324

7.- SNTESIS DEL DIAGNOSTICO SINERGETICO DE UNA ENTIDAD COMERCIAL Como fcilmente se aprecia en el cuadro merece destacar: 1.Los problemas derivados de las causas organizativas son los que predominan. Ocupando el 49,6 de los problemas en total. Evidentemente conviene empezar por los problemas derivados de las actitudes. Simplemente el que se haya podido realizar el diagnostico ha permitido crear un clima de confianza y de mutuo respeto. Los problemas de conducto tienen su raz en las actitudes creencias y valores que es imprescindible abordar. La entidad ha empezado a abordar un cambio de cultura para no perder el mercado, y separar cuotas de eficiencia, ya que existen posibilidades y retos suficientes. 2.El cambio de tecnologa es algo imprescindible en la Entidad para poder agilizar los procesos internos de la operativa del negocio (20 problemas). Se impone la necesidad de implantar sistemas de calidad, para abordar los problemas de ineficiencia. La direccin es consecuente de estos problemas y est estudiando un plan de renovacin tecnolgicos.

325

3.-

En el rea de Recursos Humanos es imprescindible un cambio de Direccin, debido a los problemas de motivacin e incentivacin. El personal se siente identificado con la organizacin, pero, escasamente motivado. Imprescindible trabajar para crear unos sistemas internos de promocin, y de carrera profesional. La orientacin hacia el cliente debe ser una de las Tareas inmediatas que se deben abordar, junto al cambio de cultura. No se puede vivir de espaldas a los clienws, teniendo asegurado un Mercado Cautivo, que ya no es lo tantos debido a la competencia, que se est presentado en el mercado financiero con la apertura al mercado europeo y al mercado internacional.

4.-

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8.- SINTESIS DEL DIAGNOSTICO SINERGETICO DE UNA ENTIDAD FINANCIERA De la lectura del diagnostico realizado por toda la entidad se desprende, que las 200 personas que trabajan en la entidad estn preocupadas por: 1.Los problemas derivados de los macroprocesos organizativos (53.5%), ya que se presentan ms de la mitad de problemas mejorables. Sobresale por su entidad todos los problemas derivados de la estructura. No funcionan adecuadamente los problemas derivados de los sistemas de comunicacin; los procedimientos no son los adecuados, y la comunicacin es a todas luces insatisfactorios. El organigrama precisa de una revisin a fondo, consiguiendo que sea ms funcional. Se debe revisar los sistemas de valoracin de puestos y la evaluacin del rendimiento. Lo cual est relacionado con la Direccin por objetivos (D.P.O), para resolver los problemas de Gestin.
Existe una exigencia por crear un estilo ms participativo donde se le de

posibilidad a los empleados posibilidad de acceder a la toma de decisiones, y se

escuche la voy del empleado, como cliente interno, que tiene una

responsabilidad y represin enormes en los resultados financieros. En este apartado conviene sealar los problemas relativos al clima organizativo (14), donde es preciso cultivar unas actitudes de confianza, apoyo y de servicio, mediante el reconocimiento recproco.

328

2.-

En los procesos funcionales toda la fuerza recae sobre los Recursos Humanos. Se apunta claramente la necesidad de un cambio de orientacin en la poltica de personal, comenzando por los procesos de seleccin (24), evaluacin formacin (19), y carrera profesional (9). Merece destacar la necesidad que se aprecia en toda la Entidad de la renovacin e innovacin en los productos para no perder la competitividad en el mercado.

Todas estas acciones y propuestas deben ser abordadas por equipos sinergticos, que puedan afrontar los problemas desde un punto de vista tcnico, financiero y operativo, y que busquen soluciones eficaces, respaldadas por todos los equipos.

329

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333

TERCERA PARTE CONSULTORIA DE INTERVENCION

CAPITULO 5 MODELOS DE INTERVENCION DEL CONSULTOR EN LAS ORGANIZACIONES

TERCERA PARTE
CONSULTORIA DE INTERVENCION

CAPITULO 5.

MODELOS DE INTERVENCION DEL CONSULTOR EN LAS ORGANIZACIONES

1.MODELO MECANICISTA 1.1. 1.2. Principios tericos Estrategias de intervencin del Consultor

2.

MODELO DE RELACIONES HUMANAS 2.1

-

Principios tericos de la Escuela de Relaciones Humanas 2.1 .1. Importancia del factor humano en las Organizaciones segn E Mayo
-

2.1 .2. Las metanecesidades de Maslow

2.1.3. Los factores de higiene y motivacin de Herzberg

2.1.4. La teoria emergente Y de McGregor

2.1.5. El comportamiento orgnico de Argyris

2.1.6. La direccin participativa de Likert

2.2.

Estrategias de intervencin del Consultor

3.

MODELO ANTROPOLOGICO 3.1. 3.2. Concepcin de la Empresa Escenarios del Modelo Antropolgico 3.2.1. Escenarios y retos

334

3.2.1.1. 3.2.1.2.

Los cinco escenarios Influencia del organizacional entorno en e! cambio

3.2.1.3.

Compromiso de las empresas con los niveles de Servicio

3.2.2. Marco comunitario de los Recursos Humanos 3.2.2.1.

3.2.2.2.

Tratado constitutivo
Acta nica Europea Tratado de la U.E. Europa un espacio social y econmico Libre circulacin de trabajadores Limitaciones Ventajas Nuevos enfoques

3.2.2.3.
12.2.4.

3.22.5.
3.22.6

3.2.2.7.
3.2.2.8.

3.3.

La Organizacin como sistema cultural abierto 3.3.1. Sistema ideolgico 3.3.2. Sistema sociolgico 3.3.3. Los Recursos Humanos como principal factor estratgico. La gestin estratgica de los Recursos Humanos 3.3.3.1 Elementos clave e informe sobre la situacin de los RR.HH en Espaa 1. Cambios cuantitativos 2. Cambios cualitativos 3. Perfil de los nuevos profesionales 4. Escala de valores 335

5. La funcin del personal 6. Intervencin del Director de RR.JTIH 7. Evaluacin del departamento de personal 8. Funciones del departamento de personal 9. Formas de seleccin lO. Integracin de los nuevos 11. Planes de formacin 12. Inversin en formacin 13. Relaciones industriales 14. Desarrollo de directores

33.3.2.

Conclusin: puntos crticos y retos de futuro

3.3.3.3.

Los Recursos Humanos como principal factor estratgico La gestin estrategica de los Recursos Humanos 1. Importancia de los Recursos Humanos 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Cambios econmicos Cambios demogrficos Derecho y legislacin Complegidad y direccin dificultades de

2. 3.

Nuevo planteamiento de los RR.HH. Gestin estratgica de los RR.HH.

Referencias Bibliogrficas 336

TERCERA PARTE CONSULTORIA DE INTERVENCION

CAPITULO 5.

MODELOS DE INTERVENCION DEL CONSULTOR EN LAS ORGANIZACIONES

Las diversas teorias que se han formulado para explicar el funcionamiento de las Organizaciones responden a la interaccin que se va produciendo en la sociedad. La fuerza impulsora de estos modelos radica no slo en las grandes concepciones tericas de los maestros del pensamiento, sino tambin en la prctica directiva y en las fuerzas sociales y polticas, que estn impulsando nuevos modelos de comportamiento organizacional. Para analizar estos Modelos me he servido del trabajo de investigacin cientfica de Mirvis (1985) y la Enciclopedia de Administracin y Direccin de Empresas (1984) en que ambos siguen una perspectiva evolutiva. La aparicin de cada modelo no supone la desaparicin de los anteriores. En estos momentos nos podemos encontrar Teorias representativas de los distintos Modelos.

Expondr brevemente los principios bsicos del funcionamiento y gestin organizativa y analizar el modelo de funcionamiento del Consultor desde estas teoras clsicas que han ejercido un poder enonne y determinado la forma de actuar de muchos consultores.

1.MODELO MECANICISTA

En el Modelo Mecanicista se intenta responder desde el. punto de vista terico y prctico las siguientes cuestiones:

Cmo definir lo mejor posible qu es lo que cada persona ha de hacer en la empresa para que sta marche bien. Cmo conseguir que cada persona sepa lo ms exactamente posible qu se espera que haga y sea capaz de hacerlo. Cmo conseguir que cada persona quiera efectivamente hacer lo que se le pide, y eso depende tan slo de las contraprestaciones 337

que la Organizacin pueda ofrecerle a cambio.

El contexto social en el que se desarroll el Modelo Mecnico fue a principio de siglo. Cuando comenz a funcionar este Modelo, la economa se caracterizaba por la riqueza de recursos, la mano de obra barata y la poltica del laissez faire. Desde el punto de vista tecnolgico, se lograron grandes avances tanto en la agricultura como en la industria.

La orientacin social existente era la del darwinismo social: la creencia en la supervivencia de los que mejor se adaptan. Es el periodo del encumbramiento de grandes lderes industriales: Henry Ford lanz su modelo de coche T que fue un modelo barato parecido a nuestro seiscientos. Fue quien introdujo en 1914 la cadena de montaje y redujo el tiempo de montaje de los coches de 728 horas a 93 minutos. Los mtodos de que se sirvi fueron el de aplicar la teora cientfica, siguiendo una organizacin estricta y una divisin del trabajo adecuado a cada persona. La Empresa debe funcionar mecnicamente y dirigida por el principio bsico de que hay siempre un Modelo mejor de hacer las cosas. Hacia l tenemos que tender. En este contexto aparece el primer Modelo de Gestin: el del #!Objetivo Racional. En esta etapa la teora medios-fines bsicos se basa en la creencia de que una direccin clara lleva a resultados productivos. El nfasis permanente se pone en la clasificacin de metas, el anJisis racional y en la accin. Se busca en todo momento la eficiencia, los resultados mejores. Si un empleado, sea cual sea su edad, experiencia o preparacin, produce slo un 50% ser automticamente sustituido por otro que produzca el 80 100%. Las decisiones en este Modelo son claras y estn mediatizadas por los resultados; es el nico factor que se tiene en cuenta.

1.1

Principios Tericos
En este Modelo Mecanicista, lo nico que importa es el logro y la optimizacin de los beneficios.

338

En esta teora conductista, las personas aparecen como maximizadores de utilidad; tanto vale la persona en cuanto aporta el mximo de rendimiento. La persona es reducida a pura mano de obra, como una mquina, prescindLiendo de sus habilidades y, sobre todo, de su capacidad de pensar. No cuentan los procesos cognitivos en la accin humana. La teora mecanicista abstrae los procesos cognitivos y motivacionales del ser humano. La persona no cuenta para el funcionamiento de la Organizacin; slo es un engranaje que se puede sustituir fcilmente por otra pieza ms moderna y ms rpida.

En resumen, podemos decir que la orientacin mecanicista ofrece al Consultor una orientacin clara para saber en todo momento cmo actuar. Segn Taylor, en la Organizacin Cientfica del Trabajo, cuando surge un problema en la Empresa se puede encontrar siempre una solucin ptima; es el famoso principio del one best way. Concretamente, segn su visin y forma de actuar en la Organizacin, la relacin ptima consiste en:

1.

Dividir a los trabajadores en dos clases, los que piensan y los que ejecutan las acciones. Desarrollar una ciencia para cada puesto de trabajo con un anlisis pormenorizado del puesto. Parcelar las funciones en tareas lo ms elementales posible. Racionalizar las tareas con estudio de tiempos y movimientos. Seleccionar los trabajadores ms aptos para ejecutarlas. Formar rpidamente a los mismos de cara a una ejecucin literal de consignas. Ofrecer incentivos con primas y salarios segn rendimiento. Apoyar a los trabajadores planificando meticulosamente su trabajo y facilitarles la operativa.

2.

3. 4.

5.
6.

7. 8.

(Adaptado de F. Taylor The Principles of Scientific Management (1911), Ni, Harperand Broders, p.4O/50).

339

Como resumen, F. Petit, citado por J.A. Prez Lpez en Enciclopedia de la Administracin y Direccin de Empresas (1985), afirma que la organizacin cientfica del trabajo ve esencialmente al hombre como una mquina que tiene dos brazos para llevar a cabo tareas repetitivas y, para activar dichos brazos, un incentivo econmico, o en los paises sometidos a una fuerte ideologa, la presin ideolgica. Segn estas teoras, la organizacin, una vez racionalizada, debera funcionar como una especie de mecanismo cuyas medas se ajustan perfectamente entre si.

Junto a este modelo del objetivo racional patrocinado por Taylor, se uni el segundo modelo de gestin, el modelo del Pmceso Interno, cuyos mximos responsables son herederos de las teoras de Max Weber (1971) y Henil Fayol (1916). Preocupados como estaban por lograr el mximo de eficacia y una vez que se haba descubierto el camino ptimo, era necesario buscar la estabilidad. Asegurar que siempre se iban a hacer las cosas de la misma manera. La rutina debe convertirse en el camino para asegurar el camino mejor; la rutina genera estabilidad y seguridad.

Se dio un paso de gigante al estabilizar y definir claramente los procesos, concretando el grado de responsabilidad, la medida, la documentacin y el mantenimiento de los registros. Este proceso evolutivo racional se concret en una serie de leyes que dieron origen al nacimiento de la burocracia. Este nacimiento fue visto como algo positivo, ya que determina que debe:

1.

Existir una divisin de trabajo con responsabilidades claramente definidas. Establecer una lnea jerrquica de autoridad. Seleccionar a las personas en base a sus habilidades tcnicas. Registrar por escrito todas las decisiones tcnicas y mantenerlas permanentemente. Existir normas y procedimientos que se apliquen a todos con uniformidad. Vigilar el nivel de eficiencia de un empleado.

2. 3. 4.

5.

6.

340

7. 8.

Controlar el nivel de rendimiento. Existir unidad jerrquica; el empleado solamente recibe rdenes de un superior. Prevalecer el orden, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Predominar el espritu de cuerpo; en la unin est la fuerza y esta proviene de la armona del personal.

9.

10.

(Resumen de Henri Fayol, General and Industrial Administration (1949), NJ. Pitman PP 20/41).

1.2.

Estmtegias de intervencion del Consultor

Las teoras derivadas del Modelo Mecanicista describen el funcionamiento de las Organizaciones desde el punto de vista formal, suponiendo que todas las Organizaciones siguen una mecnica racional y. por tanto, es muy fcil llegar a determinar principios de actuacin puramente generales y vlidos para todas las Organizaciones.

A la hora de intervenir, el Consultor, desde esta perspectiva, debe tener en cuenta objetivos y estrategias muy concretas. Se sealan como principales:

la estructura formal de la Organizacin, fonnas de organizacin y jerarquizacin. los sistemas de direccin, si obedecen a la unidad de mando. la maximalizacin del beneficio, tratando de identificar las causas que lo impiden y buscando soluciones ptimas. el grado de racionalizacin suficientemente definidos. de los procesos si estn

la distribucin de tareas, cargas y tiempo de dedicacin buscando el mximo de rentabilidad. el valor de la Organizacin que est determinada por la diferencia entre el valor producido y valor entregado, tratando 341

de conseguir el valor ms valioso posible, consiguiendo maximalizar la diferencia. Evidentemente, el marco de referencia mecanicista es muy simple, y deja muy poco espacio para el desarrollo de la accin e intervencin del Consultor.

El modelo es esttico, no contempla los cambios que la interaccin provoca entre la Organizacin y el entorno.

En segundo lugar, lo ms grave es la negacin de la propia persona humana; el reduccionismo que hace del hombre como si fuera una mquina. No se puede admitir que slo exista el motivo econmico, descuidando los valores y aptitudes intelectuales de la persona humana que son los que le mueven a actuar y a enfrentarse con el trabajo. Es verdad que un cierto grado de eficacia es condicin necesaria para que la Organizacin exista, pero la maximizacin de la eficacia no es condicin suficiente para valorar la Organizacin. Existen otros elementos que la persona valora ms, como el reconocimiento, el estatus, la promocin y la calidad del trabajo bien hecho.

Es verdad que en la actualidad existe una revisin crtica de la Teora Cientfica que est dirigida por el Boletn de la Sociedad Taylor.

Los principios de la Direccin Cientfica son vistos desde un punto de vista ms pragmtico. El mismo Taylor afirma que cualquier sistema que produce un aumento de la produccin triunfar a pesar de cualquier oposicin, lo queramos o no. (Taylor, Frederick, W (1987) The Principies of Scientific Management, Chicago, Dorsey Press, PP 66-81).

El mismo dice que es una falacia pretender que al trabajador se le convierta en una mquina. La Direccin Cientfica nunca pretendi eso; fue un movimiento que supuso un progreso, una mejora; termina diciendo esta teora no impide la iniciativa del trabajador; produce verdadera iniciativa. La mayora de nuestros progresos proviene de nuestros trabajadores, pero de una forma legtima. (Taylor, 1987, Principios de la Direccin Cientfica, PP 65-86, Lecturas de Teora de la Organizacin, 1993, Vol 1, MAP, Madrid).

342

2.

MODELO DE RELACIONES HUMANAS

En el proceso evolutivo-histrico, dos acontecimientos decisivos han marcado la mitad del siglo: el derrumbamiento de la Bolsa (1929) y la Segunda Guerra Mundial (1939 - 1945).

Se produce una gran revolucin tecnolgica en el sector primario y secundario, con la aparicin de los bienes de consumo que posibilitan un estatus de bienestar creciente.

Frente a la concepcin mecanicista, surgen nuevos movimientos que contemplan la Empresa como un organismo social donde la persona juega un papel decisivo.

Las reacciones y crticas a los modelos mecanicistas surgieron principalmente en un contexto psicolgico y hacan ms hincapi

en aspectos

individuales y de grupo que en aspectos

organizacionales propiamente dichos. As, la Escuela del Factor Humano insisti en la necesidad de considerar las diferencias individuales y los factores fisiolgicos y psicolgicos de los miembros de la Organizacin y la Escuela de las Relaciones Humanas insisti principalmente en la necesidad de considerar los aspectos informales dentro de la Organizacin y, en especial, la influencia de los grupos sobre el comportamiento de los individuos y sobre su rendimiento. Sealan la necesidad de formular estos modelos y fundamentarlos en una nueva concepcin del ser humano que no le reduzca a mero mecanismo ni a mero conjunto de roles, normas y tareas sino que tenga presentes sus dimensiones humanas, su capacidad y crecimiento y desarrollo, su personalidad y su posibilidad de autorrealizacin.

Como ejemplo de esta nueva concepcin, es til recordar por su gran autoridad como Consultor al Profesor Chester 1. Barnard, y reproducir algo que dice en el prefacio de su libro 1he Functions of Ihe Execudve, ((1938), l4~ Edition, Cambridge, 1960) acerca de las experiencias de fondo que le movieron a escribir sobre el tema: Aunque aprend relativamente pronto a actuar con eficacia en las Organizaciones, no comenc a entender lo que en ellas ocurre, ni la actuacin de las personas 343

dentro de ellas hasta mucho ms tarde: cuando tom conciencia de que las teoras econmicas y los intereses econmicos desempeaban una funcin efectivamente indispensable, pero secundaria. Esta madurez en la toma de conciencia de la necesidad de investigar profundamente sobre el ser humano y sobre lo que le mueve a actuar, a fin de elaborar una autntica teora -una teora capaz de mejorar la accin prctica en las Empresas- ha llevado a multitud de investigaciones cuya concepcin de fondo ya no es mecanicista sino ms bien la que denominbamos pscosociolgica. Son todas ellas investigaciones que estudian a la Empresa como un organismo social, en el que se producen y distribuyen bienes econmicos, pero cuya realidad completa no puede ser captada ni entendida si se miran tan slo los procesos que tienen lugar en el plano econmico. (Pg. 178).

El desarrollo tecnolgico y sus repercusiones sobre la Organizacin produce una mayor teenificacin del trabajo y, en muchos casos, una mayor mecanizacin que empobrece el trabajo, lo hace ms montono y dificulta la interaccin y la relacin con los otros trabajadores. Ante esta situacin, que se desarroll fuertemente despus de la Segunda Guerra Mundial, los psiclogos van a defender la necesidad de un enriquecimiento de la tarea (job enrichment) que la haga ms atractiva y motivadora, y la necesidad de nuevos sistemas de organizacin construidos sobre modelos alternativos de hombre a los propuestos por el conductismo o el psicoanlisis. Estos autores ponen de manifisto que la organizacin formal convencional est construida sobre una serie de supuestos psicolgicos que no permiten el desarrollo personal de los miembros. Es necesario construir nuevos modelos sobre supuestos alternativos.

Los supuestos del funcionamiento organizacional se basan ms en la psicologa y la sociologa que en la economa como en el Modelo Mecanicista. Es ms, superando el Mecanicismo, los psicosocilogos afirman que maximizar el logro de objetivos de la Organizacin debe ser posible compaginarlo con el logro de los objetivos mximos a nivel personal.

344

2.

Principios Tericos de la Escuela de Relaciones Humanas

El Modelo de Relaciones Humanas ha tenido un desarrollo muy amplio a lo largo de la historia. Mi formacin psicopedaggica me ha permitido profundizar en sus principios, as como en la aplicacin prctica en las Tareas de Consultora a lo largo de veinte aos. Me interesa resaltar las aportaciones de los principales autores que han influido en mi formacin y prctica con las Organizaciones. Trato de exponer los autores principales que me han servido de gua en la prctica de la Consultora.

2.1.1. Importancia del Factor Humano en las Organizaciones segn G.E.Mayo

En la dcada de 1920, los estudios psicolgicos sobre los trabajadores se referian esencialmente a las condiciones materiales del trabajo. E.Mayo (1946), como muchos otros, comenz estudiando las causas de la fatiga, el absentismo laboral... Todo grupo de trabajo tena su propia estructura social, sus propias reglas de comportamiento, que limitaba su produccin voluntariamente pese a la existencia de premios. Los caracteres informales de ese grupo, no previstos por la Organizacin formal, explicaban muy bien su actitud. Otros estudios, entre 1933 y 1943. conformaron, en otras situaciones, la importancia de conocer la estructura real de los grupos de trabajo para el establecimiento de buenas relaciones entre ellos y sus jefes.

La ms clebre de las investigaciones de E.Mayo (1946) se llev a cabo en la Westem Electric. E.Mayo realiz un estudio muy prolongado y amplio, que dur desde 1927 a 1932, sobre el comportamiento social de los hombres en el trabajo; las conclusiones de su equipo dieron origen a la Escuela de las Relaciones Humanas (tambin llamada Escuela 1 nteraccionista) que demostr la importancia que tienen, en el rendimiento del trabajador, su estado de nimo, la estructura informal de su grupo, el tipo de autoridad ejercida por su jefe y su mayor o menor participacin en la determinacin de su propio trabajo.

345

Otra razn de la importancia de estas investigaciones en los Estados Unidos fue probablemente el deseo de mostrar que el funcionamiento democrtico puede tener un contenido real dentro de la Empresa. Gran nmero de investigadores en psicologa fueron motivados por esta idea.

E.Mayo, en sus dos libros principales, no expuso detalladamente ni el desarrollo de esas experiencias n i las conclusiones de los estudios Hawthorne y la Escuela de las Relaciones Humanas. Todo ello fue relatado mucho mejor por F.G.Roethlisberger y W.J.Dickson en su obra Management and the worker ((1939) Cambridge Harvard, University Press) por T.N. Whitehead en The industrial worker (1938) y por G.Homans en The human group ((1950), Cambridge Harvard, University Press). Lo esencial del aporte de la Escuela de las Relaciones Humanas puede resumirse as:
-

La suma del trabajo cumplido por un obrero no est determinada por su capacidad fisica, sino por su capacidad social/humana. Las remuneraciones no econmicas desempean un papel fundamental en la motivacin y la felicidad del trabajador. Una mayor especializacin no es la forma ms eficaz de divisin del trabajo. Los trabajadores no reaccionan a la direccin de la Organizacin, a sus normas y a sus recompensas como individuos sino como miembros de un grupo.

La base del movimiento de relaciones humanas trata de conciliar las relaciones ente el individuo y la organizacin; lo ms significativo dentro de esta corriente de investigacin fue que los sistemas democrticos participativos obtenan mejores resultados que los sistemas autoritarios y unidireccionales.

El modelo psicosociolgico contempla las Organizaciones desde un punto de vista formal e informal. Frente a la estructura real, formal, existe una estructura informal que es la que determina la orientacin de la Organizacin. Cualquier Consultor sabe que 346

depende de quin sea el Director de Produccin o de Recursos Humanos para que la Organizacin y el clima del Departamento tenga unas caractersticas de seriedad y compromiso o, por el contrario, impere el desorden o la incompetencia.

Los anlisis de las estructuras reales no se entienden sin tener en cuenta el factor humano, que ayuda a crear sistemas espontneos de colaboracin o de dispersion.

Se acenta en esta corriente el punto de vista de la persona, sus habilidades, destrezas y estados fisicos y psquicos.

2.1.2. Las Metanecesidades de Maslow

Abraham Maslow (1954), en su libro M[otivation and Personality (N.Y.) seala que la causa (el motivo) del comportamiento humano es la bsqueda de la satisfaccin de muchas necesidades, que se presentan con distinto grado de urgencia. Si una persona siente a la vez ms de una necesidad se mover para tratar de satisfacer la ms urgente.

Establece una jerarqua de necesidades humanas. Postula un dinamismo por el que se van satisfaciendo esas necesidades. Adems de unas necesidades primarias mnimas que cubrir tiene otras meta-necesidades o valores humanos a satisfacer, como pueden ser la justicia, colaboracin.. Primero deben satisfacerse las necesidades mnimas para poder acceder a las de nivel

superior. Maslow (1954) construye una teora basndose en

cuatro premisas bsicas:

1.

Existen unas necesidades fundamentales, bsicas, que tienen el carcter de instintivas.

2.

Las cinco necesidades bsicas se configuran de forma progresiva, en relacin con su valor para el mantenimiento y supervivencia humana.

34.7

Maslow establece la siguiente escala de necesidades que, como se puede observar en el grfico, se exponen de forma segmentada:

-Necesidades fisiolgicas: Tienen una base fisiolgica. El hambre es la primera necesidad y no existen otras necesidades si sta no est cubierta. Luego aparecen las otras necesidades fisiolgicas como son ejercicio, descanso, cobijo y proteccin contra los elementos de la naturaleza. Necesidades bsicas: alimento, agua, desarrollo fisiolgico, libidinal y motrico. Estas necesidades son mutuamente dependientes e independientes de las de otro rango.

-Necesidad de segurdad: Proteccin contra las amenazas y peligros. El hombre busca en lo conocido estable su seguridad y se opone a todo lo que cambia.

-Necesidades sociales: Relaciones sociales del individuo, propiedad, asociacin, reconocimiento social. Dar y recibir afecto, sentirse aceptado por otros.

-Necesidades del ego: La autoestima tiene un doble aspecto: por una parte, comprende la propia estimacin, confianza y sentimiento de competencia profesional y cumplimiento del deber y, por otra, comprende Ja reputacin y el reconocimiento por los dems de todo ello.

-Necesidad de la pmpia autortealizacin: Se refiere al desarrollo de todas las potencialidades, a las posibilidades de ser creativo y a la satisfaccin completa en el trabajo. El hombre intenta conseguir y agotar todas las posibilidades de que dispone y lograr el sentido de autorrealizacin.

348

3.

La premisa de aspirar a las necesidades superiores. Esta es la premisa que concede a la teora, de Maslow su orientacin dinmica.

Maslow afirma que las necesidades de rango superior en esta escala van apareciendo a medida que se van satisfaciendo las necesidades de los grados inferiores de tal forma que no puede pensarse en la satisfaccin de las ltimas hasta tanto las primeras queden cubiertas. 4. La premisa de un desarrollo diferente de la intensidad de las necesidades cuando se incrementa su. satisfaccion.

Maslow cree que todas estas necesidades actan sobre el hombre con distinto grado de intensidLad. Nunca una necesidad est completamente satisfecha por mucho tiempo. En un mismo comportamiento podemos satisfacer varias necesidades al mismo tiempo.

La jerarqua de necesidades de Maslow corresponde a una norma general a la que se ajusta la mayora de las personas; esto no indica que el funcionamiento de cada persona se ajuste a esta forma de proceder. Existen personas que pueden renunciar a necesidades bsicas por idealismo o satisfaccin profesional.

El Consultor est trabajando constantemente con este esquema de necesidades; la mayora de los conflictos laborales se presentan porque algunas de estas necesidades bsicas no estn suficientemente satisfechas por la Empresa.

Maslow era consciente de que faltaba en su teora una visin ms completa de! hombre que, unido a una concepcin antropolgica, explicar de fondo el comportamiento de la persona humana. La contrastacin de la teora de Maslow ha sido validada empricamente por Poner (1961), Huizinga (1970) y Alderger (1972); no obstante, aparecen nuevos aspectos que sugiere Aderger que seria necesario revisar, con respecto a la intensidad y satisfaccin cuando la persona est influida por el fracaso en la consecucin de satisfacer necesidades superiores.

349

LAS NECESIDADES DE LAS PERSONAS EN LA ORGANIZACION

DE PRESTIGIO

SOCIALES

DE PROTECCION

FISIOLOGICAS

JERARQUIA DE NECESIDADES

SEGUN MASLOW

Elaboracin propia.
350

2.1.3. Los Factores de Higiene y Motivacin de Herzherg (1954)

Herzberg es otro de los investigadores que han contribuido al estudio de la motivacin humana en el trabajo. Despus de estudios profundos que refiere en su libro Work and the Nature of the Man, (1966, Cleveland, Ohio) llega a la destruccin de algunos mitos. Concretamente demostr que no eran factores suficientemente motivadores algunas prcticas que hasta entonces se tenan como tales, por ejemplo, la reduccin de la jornada, los incrementos salariales, as como otros beneficios marginales para el trabajador. Distingui entre factores que son necesarios en el trabajo, porque su ausencia o escaso volumen son causa de desmotivacin o desmoralizacin y que llam factores de higiene y los factores verdaderamente motivadores, que influyen e impulsan e] comportamiento humano en el trabajo.

En una amplia encuesta experimental entrevist a 2000 ingenieros y contables, preguntndoles, primero, sobre acontecimientos que hubieran tenido en su trabajo que les hubiesen producido satisfaccin laboral y, segundo, que tratasen de averiguar los factores que haban influido en esa satisfaccin. El mismo proceso se repiti preguntndoles por acontecimientos desagradables de su vida laboral y los factores que influyeron ms en esa situacin.

Los factores no gratificantes que influyeron en el descontento laboral fueron los siguientes:

Organizacin de la empresa. Supervisin de los jefes. Condiciones de trabajo. Nivel salarial. Relaciones interpersonales.

Examinados detenidamente estos factores de insatisfaccin, aprecia que describen las relaciones del trabajador con contexto o ambiente en que se produce un trabajo y, por eso, les denomin factores HIGIENICOS, en analoga con terminologa mdica que significa preventivo-ambiental o mantenimiento externo. 351

se el se la de

Los factores de satisfaccin han sido llamados MOTIVADORES, ya que son eficaces para motivar el esfuerzo de la persona. Los principales factores que se encontraron son los siguientes:

Logro o consecucin de los objetivos. Reconocimiento del trabajo. El trabajo en si mismo. Responsabilidad. Promocin.

Los factores de higiene son necesarios, son la base. Su ausencia desmoraliza u ectriiye t0rl r,nt,orhknnarnnn son, por ~ solos, factores motivadores, aunque se lleven a extremos.

Herzberg, con el desarrollo de su teora de los dos factores de la

motivacin, distingue los factores que producen satisfaccin y los factores que producen insatisfaccin. La satisfaccin en el trabajo (o bien la insatisfaccin) de la persona surgen de la valoracin que l realiza de su trabajo. Los factores de insatisfaccin se encuentran en el contexto de trabajo y, cuando la persona los vive como desagradables, surge la insatisfaccin; por el contrario, los factores de satisfaccin proceden de, y

tienen su origen en, la naturaleza intrnseca del propio trabajo y

son percibidos como un trabajo interesante que le permite asumir responsabilidades, aportar resultados y son fuente de consideracin para una promocin futura.

Est claro, dentro de esta teora, que no se puede dar un salto cualitativo entre las dos dimensiones satisfaccin insatisfaecin. Una persona, por mucho que deje de estar insatisfecha, nunca pasar a estar satisfecha si seguimos utilizando los mismos factores higinicos (poltica de la Empresa, supervisin tcnica, salario, relaciones interpersonales o las condiciones de trabajo). Para poder dar el salto cualitativo conviene proporcionar a la persona factores intrnsecos (logro, reconocimiento, trabajo en s, mayor grado de responsabilidad o promocin) para que la persona se sienta satisfecha en el trabajo.
-

352

TRABAJO Y SATISFACCION DE NECESIDADES

FRECUENCIA DE PORcENTAJES SENTIMIENTOS NEGATIVOS HACIA EL TRABAJO FRECUENCIA DE PORCENTAJES SENTIMIENTOS POSITIVOS HACIA EL TRABAJO

50

40

30

20

10

10

20

30

40

50

FAC#ORES~ MOTIVACINALS
LOGRO

RECONOCIMIENTO
TRABAJO EN S MISMO

RESPONSABILIDAD

PROMOCION

FACTORES DE MA I4TBNIMIEN TO
POLTICA Y ADMINISTRAClON DE LA EMPRESA

j
Facto,er dc Iasstfs( <:Ida etates de 5 tIsfaccIda 69% 19% ssmteslaleato

SUPER VIS! ON TCNICA

SALARIO
RELACIONES NTER PERSON.
31%

*1% motIvacl.

CONDIC. TRABAJO

COMPARACION DE aCTORES CON SENTIMIENTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS HACIA EL TRABAJO

Inspirado en el Autor y de elaboracin propia.

353

As, por ejemplo, el salario debe ser tal, que el trabajador no pierda la moral por demasiado bajo y de tal nivel, que el trabajador se sienta bien pagado. Pero no por aumentar ms el salario motivaremos ms al individuo. Dejar de estar descontento; pero no influye como factor interno que le impulse a buscar la satisfaccin y el logro de los objetivos.

El mismo Herzberg llega a la conclusin de que el obrero no es

simplemente un par de manos puestas a apretar tuercas en una cadena de montaje, sino una persona completa, con su propio ego, que, si se le motiva suficientemente, puede ponerse al servicio de la empresa con grandes resultados. Si, por el contrario, simplemente se incardina artificialmente en una organizacin de trabajo, su nivel de rendimiento ser siempre muy escaso.

Del estudio se derivan dos resultados esenciales. Primero, no son los mismos factores los que producen satisfaccin que los que producen insatisfaccin en el trabajo. En segundo lugar, el opuesto a la satisfaccin laboral no es la insatisfaccin laboral, sino ms bien es no tener satisfaccin en el trabajo. Como dice Herzberg, la satisfaccin laboral est basada en dos rasgos unipolares, no es nica. Por el hecho de dejar de estar insatisfecho no me vuelvo satisfecho; se necesita que acten otros factores para que las personas se sientan satisfechas.

Un ambiente higinico o de mantenimiento previene el descontento en el trabajo; impide y corta la insatisfaccin. Pero para conseguir que una persona se sienta satisfecha, es preciso desarrollar los factores motivadores.

Mi experiencia como Consultor me ha llevado a confirmar los datos de Herzberg (1966) y a concretar ms los datos tal como se exponen en el grfico adjunto. Los resultados de la insatisfaccin me han llevado a comparar las actitudes positivas y negativas hacia el trabajo. Mientras que en los factores de mantenimiento predomina la insatisfaccin (69%) sobre la satisfaccin (19%); los factores motivacionales son en s mismos fuente de satisfaccin en un 81%, frente al 3 1% dc insatisfaccin. Asimismo, en el grfico se expresa la frecuencia

de porcentajes de sentimientos positivos y negativos de cada uno

de los diez factores que intervienen en la movilizacin de
354

energas del trabajador. En la parte central del grfico est la situacin central, neutralizada, marcada por el O; a ambos lados se va indicando el porcentaje de la fuerza de los sentimientos positivos y negativos de cada uno de los factores.

355

ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO

PLANIFICAR

ORGANIZAR
DIRECTIVO

DIRIGIR CONTROLAR

DISTANCIA SOCIAL ALIENA ClON

y

TRABAJADOR

HACER
r

La desigualdad de funciones segn Myers

Grfico de elaboracin propia

356

Como dice Herzberg, la motivacin es un tema humano universal. Los seres humanos actuamos siguiendo determinados mviles y buscando determinados fines; la motivacin en el trabajo est condicionada, segn Herzberg, por factores intrnsecos al propio trabajo y por factores extrnsecos. En el

grfico viene extresado el porcentaje de satisfaccin y de

insatisfaccion.

En la teora de Herzberg no queda suficientemente explicado el

tiempo de duracin de la incidencia positiva o negativa; la

importancia de los factores motivadores viene condicionada por la presencia o no de los factores de higiene; mientras los efectos de estos no se reduzcan, la influencia de los factores motivadores ser minima. Uno de los factores crticos dentro de la motivacin es el reconocimiento, que se presenta como factor de motivacin, siendo as que la realizacin del mismo

viene actualizada por la referencia de un superior al trabajo

correctamente realizado. Es uno de los factores ms crticos, y que en las investigaciones est sometido a revisin, debido a que, cuando existe, el reconocimiento es un factor decisivo en Ja satisfaccin personal; la fa]ta de reconocimiento, sobre todo

en ciertos niveles, supone una de las fuentes ms importantes de

insatisfaccin

La revisin de la teora de Herzberg sigue centrando actualmente

el debate sobre la validez y fiabilidad de sus mtodos. Se puede considerar como vlido que todos los factores analizados por Herzberg provocan tanto sentimientos de satisfaccin como de insatisfaccin; los tantos por ciento, asi como las causas que los

generan, estarn siempre sometidos a revisin cientfica y

metodolgica. El Consultor, al investigar los fundamentos de la satisfaccin en e] trabajo, debe tener en cuenta la incidencia que los factores desfavorables ejercen sobre la realizacin del trabajo, obstaculizando la aparicin e influencia de los factores motivadores. Cuando pudiera esperarse una gran motivacin en los empleados, por su sueldo y tipo de trabajo, nos encontramos que no existe tal respuesta, debido, por ejemplo, al entorno de trabajo o al estilo de determinados Jefes o Mandos.

357

ENRIQUECIMIENTO VER TIC4L

1. EL TRABAJADOR NO SE RESISTE A CAMBIAR, SE RESISTE A SER MANIPULADO. 2. TODO TRABAJO PUEDE SER MEJORADO O ENRIQUECIDO. 3. TODO TRABAJADOR TIENE CAPACIDAD PARA ENRIQUECER TRABAJO. 4. AL TRABAJADOR LE GUSTA ENRIQUECERLO SATISFECHO DE SU TRABAJO. Y SENTIRSE

SU

5. AL TRABAJADOR LE GUSTA SENTIRSE INTEGRADO EN UN EQUIPO DE TRABAJO. 6. LOS QUE DESEMPEAN EL TRABAJO SON LOS MAS PREPARADOS PARA ENRIQUECERLO. 7. CON FRECUENCIA PROXIMA. PROMOTOR. 9. EL ROL DEL TRABAJADOR ES SER MANAGER DE SU AREA VE RESPONSABILIDAD. ESTO EXIGE UNA PREPARACION FUNCIONAL

8. EL SUPERVISOR DEBE SER COORDINADOR, CONSULTOR Y

ESTILOS CONTRAP UBSTOS DE MANDO

T
PLJ4NIFIC PLANIFICA

D
DIRIGE

T D
DIRIGE CON TROLA

y
CON TROLA

Nr
HACE

4
T
HACE 358

2.1.4. La Teora Emergente Tde Mac-Gregor McGregor, D. (1960) en The Human Side of Enterprise, N.Y., plantea dos teoras distintas sobre el estilo de direccin, basada
en dos supuestos opuestos sobre la naturaleza y motivacin humana. Douglas Mac-Gregor fue el que bautiz a la teora X como estilo de direccin convencional y que l basa en tres afirmaciones tradicionalmente aceptadas en el pasado:

A la mayor parte de la gente no le gusta trabajar.

La mayor parte de la gente tiene que ser obligada para

conseguir que trabaje y de ah la necesidad de los controles, las amenazas y los castigos.

La mayor parte de la gente trabaja slo lo mnimo imprescindible, no tiene ambicin y evita hacerse cargo
de nuevas responsabilidades.

La mayora de la gente es resistente al cambio.

Mac-Gregor, aunque admite que las afirmaciones anteriores son exageradas, tambin las acepta en parte como dignas de tenerse en cuenta. La empresa volcada en una finalidad econmica se basa en proposiciones y creencias como la presentada en la Teora K. Las estructuras organizativas convencionales y los programas polticos y practicos directivos reflejan dichos principios. MeGregor se dio cuenta de que el hombre no es asi,

sino que es visto as, y es una consecuencia de la naturaleza de

las Organizaciones industriales, cuyos directivos piensan as de los trabajadores. Convencido de ello, ofrece como alternativa la llamada teora Y que McGregor basa en:

El ser humano toma diferentes actitudes ante el trabajo segn su propia experiencia anterior. En la Empresa el mando autocrtico no es el nico medio en la obtencin de resultados. El obrero no est por naturaleza contra los objetivos empresariales, sino que su aceptacin depende de cmo le sean presentados. 359

Normalmente el trabajador desea la responsabilidad.

-

El obrero es capaz de solucionar problemas organizativos, de produccin, etc., pues posee imaginacin y dotes creativas. Si el entorno de la empresa es adecuado, el trabajador

tiene ocasin de motivarse por s mismo con el trabajo. En definitiva, McGregor preconiza una Empresa modelo mediante el autodesarrollo del trabajador.

CENTRADOS EN LA TEORIA Y

La teora Y se va perfilando ms y se enriquece gracias a los

estudios citados y a otras muchas experiencias. Resumiendo, a diferencia de la teora X que centraba su atencin en la produccin y escasamente valoraba a la persona que la realizaba,

la teora Y mantiene que debe valorarse debidamente al

personal, el cual, convenientemente motivado, puede contribuir

a la obtencin de una produccin en cantidad y calidad

adecuadas.

En el Manual para la Implantacin de los Crculos de Calidad y Productividad de E.Martinez Grande, (1985), se presenta el siguiente esquema para la distribucin de las funciones en la direccin por la Teora Y, a la hora de tomar las decisiones. Se muestra el camino seguido en la Empresa tradicional occidental, y la eleccin de alternativa en la empresa, donde se trabaja con el espritu de la Calidad Total.

360

PLAN IFICACION DE LA EMPRESA ORGANIZACION DE LA EMPRESA ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS GENERALES

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DISTRIBUCION DE FUNCIONES EN LA DIRECCION POR TEORIA ~V

Grfico de elaboracin propia

361

LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA OCCIDENTAL

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LA ELECCION DE ALTERNATIVA EN LA EMPRESA C.T.

ASCIENDE COMO UNA OFRENDA

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6 -J

Elaboracin propia.

363

Al menos el hombre es tan importante como la produccin. Este nuevo estilo de direccin, centrado en el empleado y reconociendo el gran valor que puede tener su grado de motivacin, lleva a la persona al logro de objetivos ambiciosos y a la colectividad a la conquista de resultados satisfactonos.

En el grfico se aprecian las funciones encomendadas a los diversos nivelesjerrquicos de la Empresa en la direccin por la

teora Y. Se distingue entre una alta direccin que planifica,

organiza y fija los objetivos generales de la empresa y una direccin intermedia que planifica, organiza, dirige y controla el corto plazo.

El trabajador de base realiza el trabajo como en la teora X, pero participan tambin junto con la direccin intermedia en las tareas directivas del corto plazo.

Es un gran paso en la direccin participativa. Todos, de alguna forma, participan en la gestin. Se llega a un grado avanzado de co-gestin, siempre limitado por las posibilidades de las polticas y objetivos generales impuestos por la alta direccin.

Esta co-gestin es francamente motivadora y los resultados son muy positivos. Las bases en que se asienta la teora Y no son otras que la puesta en prctica de las normas para el desarrollo de las tareas (job development) que se han comentado, y que tambin propona Herzberg, incrementando al mximo los factores motivadores del individuo y que, en resumen, son:

Aumento de responsabilidades en el propio trabajo. Disminucin de normas y controles y aumento de libertad en mtodos y medios. Evitar la fragmentacin procurando que el trabajo individual sea un bloque completo unitario. Informacin directa de resultados del propio trabajo. Encargo de nuevos trabajos de progresiva mayor dificultad.
364

Encargo de tareas que lleven al individuo a la consecucin de un grado profesional ms alto.

A la vista de estos programas debe evitarse pensar que el jefe abdica. Todo esto debe conseguirse sin merma de autoridad, sin

la prdida de un nivel de mando, ms bien consiguiendo un alto

grado de ascendiente sobre todos los colaboradores.

En resumen, la teora Y est cimentada en los siguientes puntos:

El esfuerzo fisico y mental consumido en el trabajo es tan natural como el consumido en un deporte o diversin. El hombre puede obtener unos objetivos previamente acordados si se le permite escoger los medios y los sistemas. A ms responsabilidad y mayor importancia del objetivo a lograr, mayor satisfaccin del ego y mayor motivacin para seguir en marcha.

La capacidad imaginativa y de creatividad para resolver

un problema est al alcance de una gran mayora.

B.

DISTRIBUCION DE FUNCIONES EN LA TEORIA Y

En la gestin al estilo de la teora Y se aprecian dos claros

niveles separados: en primer lugar, la alta direccin, el consejo, los ejecutivos, la direccin general que se mantiene en las alturas, limitndose a:

Planificar la Empresa a largo plazo. Organizar la Empresa.

Establecer los objetivos generales.

El segundo nivel est constituido por la direccin de planta, departamento o divisin, que a su vez:

365

Planifica

Organiza
Dirige y Controla

las actividades de la empresa referidas al cono plazo, haciendo

intervenir tambin en estas cuatro funciones a los trabajadores

con los cuales especifica los objetivos concretos, establece los programas, elige las estrategias, fija los medios, conduce y controla la ejecucin.

Obsrvese el gran avance de la teora Y sobre la teora X. La participacin del trabajador en las tareas de los directores, en la gestin o gobierno de la Empresa, le integra en la misma y le ofrece mayores posibilidades de logro y motivacin. Y no se olvide que el logro de la empresa, los resultados, son la suma de logros de cada uno de sus elementos.

El fracaso de la direccin basada en la Teora Y se debe a que la Direccin no est convencida de estas ideas. Como dice el

propio MeGregor slo la direccin que tiene confianza en las

capacidades humanas y que tambin est orientada hacia objetivos empresariales, ms que hacia la preservacin del poder personal, puede comprender las implicaciones de esta teora emergente. Este tipo de direccin podr encontrar y aplicar con xito otras ideas innovadoras mientras nos dirigimos lentamente hacia la aplicacin total de una teoria como la Y. (McGregor (1986) The Human Side of Enterprise, N.Y., Songmann

Publishing Group, PP 134-144).

2.13. El comportamiento orgnico de CiIS Aigyris (1957)

En las ciencias del comportamiento se est desarrollando un nuevo campo sobre la conducta humana en las Organizaciones. A este campo se le llama comportamiento orgnico, segn Chris Argyris (1957) (Sorne problems in conceptualizng organizational climate, Administrative Science Quaterly, n0 2, PP 501-20). Al inicio, toda Organizacin tiene dos comportamientos bsicos, que son el individuo y la Organizacin formal. Casarlos, es poco menos que imposible. El individuo sano para subsistir necesita entrar en conflicto y para poder 366

mantener su estado de salud debe desarrollar sus tcticas informales y su mundo informal. El comportamiento informal del individuo y de la Organizacin son necesarios para mantener e] equilibrio y la salud mental.

La teora del comportamiento orgnico est en sus comienzos y necesita ser sometida a una experimentacin rigurosa y cientfica. Las proposiciones de Argyris son las siguientes:

1.

Existe una falta de congruencia entre las necesidades de

los individuos sanos y las exigencias de la Organizacin formal.

2.

Los resultados de esa perturbacin son la frustracin, el fracaso y el conflicto.

3.

El grado de conflicto tender a aumentar en determinadas condiciones, dependiendo del grado de inmadurez y de dependencia.

4.

Los principios formales de la Organizacin generan rivalidad a nivel horizontal de unos contra otros.

5.

El comportamiento adaptador mantiene la autorregulacin y es un obstculo para la integracin.

6.

El comportamiento adaptador del empleado tiene un efecto acumulativo, vuelve a influir en la Organizacin y se refuerza.

7.

Cienos

comportamientos

directivos

contribuyen

aumentar el antagonismo.
8. Otras acciones de la gerencia pueden disminuir el grado de incongruencia entre el individuo y la Organizacion.

367

9.

La direccin centrada en el empleado dar resultados en la medida en que estn imbuidos de la cultura orgnica y en el autoconcepto de los individuos.

10.

Las dificultades e incongruencias pueden desaparecer en la medida que exista una orientacin realista.

Todas estas proposiciones necesitan de una investigacin sistemtica. Los principios en s, al ser tan generalistas, pueden tener su parte de verosimilitud.

El mismo Argyris reconoce que estas proposiciones deben servir para despertar el inters por nuevas investigaciones.

Como resumen podemos decir que Chris Argyris (1957) clasifica a la gente en dos grupos:

Personas maduras, que aceptan el trabajo, aumentan su responsabilidad e independencia, tienen objetivos a largo plazo y van ocupando posiciones sucesivamente ms altas en la vida.

Personas inmaduras, que son siempre pasivos, dependen de los dems, ponen sus miras en el corto plazo y siempre estn subordinados a la voluntad de otros.

Argyris afirma que la Organizacin de la Empresa no favorece la solucin de esta situacin pues la propia Organizacin empresarial, el mando y la forma de establecer los controles apoyan que sean slo unos pocos los que toman decisiones y una gran mayora los que se sientan subordinados, de tal manera que la empresa frustra a personas maduras, capaces de grandes realizaciones, por no permitirles iniciativas, y provoca que las inmaduras se sientan bien dentro de la masa anodina subordinada sin intentar salir de ella.

Como posibles soluciones de este estado de cosas, Argyris propone: 368

La diversificacin de las tareas para evitar la monotona.

-

Libertad para escoger el mtodo de trabajo. Libertad para establecer la cadencia del propio trabajo.
Mxima responsabilidad en el logro de los objetivos.

As, el resultado del trabajo, la consecucin de los objetivos, no es una cosa impuesta por el mando, sino un desafio que el trabajador debe vencer si se precia de bueno. El logro de los resultados pasa a ser el motor del trabajador.

Como muestra de la evolucin de la madurez personal, Argyris ha estudiado las distintas actitudes que el empleado mantiene
ante el trabajo, y examina cules son los motivadores

principales, grado de responsabilidad, percepcin de ~us situaciones y el compromiso que adquiere consigo mismo y gop
la Organizacin. Se resumen en el grfico siguiente:

369

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2.1.6. La Direccin Participativa de Likert (1961)

El socilogo norteamericano Rensis Likert (1961) estudia las Empresas y las clasifica en cuatro tipos. En el primer tipo el mando no tiene confianza en el subordinado y, por lo tanto, la decisin debe tomarla el jefe y el subordinado slo realizar. Otros dos tipos de Empresa con caractersticas intermedias nos llevan al cuarto tipo en el que el mando tiene completa confianza en los subordinados, por lo que las decisiones son tomadas en toda la amplitud de niveles jerrquicos pero siempre con una armona

integradora. Intermedio entre el primero y cuarto existen otros dos

con caractersticas intermedias, cuyo perfil es bastante difuso e incompleto.
EJ primer tipo es el clsico de la teora X orientado a la

produccin. El cuarto tipo es el sistema participativo que mejorar la productividad por s mismo, debido a que el origen de la productividad est en la motivacin del individuo. Los estudios de Likert sobre la direccin participativa han sido muy tiles en la elaboracin de normas y principios hoy aceptados generalmente pero que en su momento constituan novedades. He aqu algunos conceptos de este autor:
-

No es lo mismo un grupo de personas trabajando en tareas relacionadas que un equipo o grupo de trabajo. Las reuniones por s mismas no hacen equipo. Se puede vivir reunido permanentemente y no constituir equipo. Todo equipo de trabajo necesita un jefe. Las decisiones deben ser tomadas por el jefe de grupo con el apoyo y la aquiescencia de todo el grupo. La rotacin en los puestos de trabajo en una Compaa facilita la mutua comprensin de los problemas.

Como resumen, Likert propone una direccin participativa usando el equipo de trabajo como elemento motivador. As lo expresa en sus libros Likert, R. (1961), New Patterns of Management, N.Y. y The Human Organization, its Management aud Value (1967), N.Y..
371

3.

EL MODELO ANTROPOLOCICO

3.1.

Concepcin de la EmpRsa

En una economa global, caracterizada por una intensa competencia, las Organizaciones y Empresas se preguntan si podran subsistir en un mundo en constante cambio. Los negocios deben mejorar de manera constante y para mejorar es necesario cambiar.

Ante todo, la Empresa se define antropolgicamente como una realidad humana cuya finalidad ltima es la organizacin dc las personas para satisfacer una serie de necesidades sociales y personales.

Como dice Juan Antonio Lpez en El funcionamiento de las Organizaciones: necesidad de un paradigma completo (1986), cualquier visin realista de la empresa suele reconocer que sta tiene la funcin de crear riqueza (eficacia) a travs de la aplicacin de unas capacidades operativas especificas (lo que llambamos su objeto), para satisfacer unas necesidades concretas (que denominbamos misin externa). En sntesis, pues, al pensar en la empresa, de un modo u otro se est pensando en las tres dimensiones siguientes:

La cantidad de riqueza que crea a travs de su operar.

Su capacidad de hacer cosas, de operar. Su capacidad de saber qu cosas hay que hacer.

Las dimensiones que definen la calidad de una Empresa vienen expresadas segn el mismo autor por los siguientes rasgos: eficacia, profesionalidad y coherencia.

372

EMPRESA

EFICACIA CAPACIDAD DE CREAR RIQUEZA VALOR ECONOMICO

PROFESIONALIDAD CAPACIDAD DE HACER COSAS VALOR SOCIOLOGICO

COHERENCIA CAPACIDAD DE SABER QUE COSAS HAY QUE HACER VALOR MORAL

373

El logro de eficacia se logra a travs de la profesionalidad y la coherencia. La eficacia se logra mediante la consecucin de los objetivos previamente programados. Para poder realizar las tareas se necesitan personas competentes y capacitadas, dispuestas y motivadas al logro de los objetivos personales y de la Empresa. La coherencia en la direccin implica saber dar unidad a la Organizacin, siendo fieles a unos valores culturales que se asumen como propios. La coherencia lleva implcito un valor moral, de exigencia consigo mismo y que est en consonancia con la identidad de la propia Empresa.

Como se puede apreciar en el cuadro, los tres valores de la Empresa estn indicando que las Organizaciones asumen en su comportamiento determinados valores: econmico, social y moral a los que quiere ser fiel, conservando su propia identidad.

En este modelo antropolgico, los tres valores se interrelacionan

es labor del Consultor saber ver el peso especifico que cada uno de esos valores desempean en la Empresa. Existen empresas con valores disfuncionales donde lo econmico se
y

coloca como nico valor en alza, desvirtuando los otros dos. En

otras Organizaciones, el valor social, de participacin y de trabajo en equipo est proescrito como medio para evitar la influencia y el poder de las personas sociales.

Por el contrario, la finalidad de la empresa no se puede limitar a ganar dinero. Necesita someterse a unas normas sociales de comportamiento que le permitan sentirse en sintona con unos valores sociales y morales que realcen su poder e influencia con el entorno en el cual se estn desarrollando, y con su poder de transformacin estn contribuyendo a crear riqueza y aumentar la calidad de vida de las personas.

374

3.2.

Escenarios del Modelo Antmpolgico

Frente al modelo mecanicista y psicosociolgico que imper en la primera mitad del siglo, se est imponiendo otro tipo de

modelo. Durante la segunda parte del siglo (1950-75), la economa vivi la sorpresa del embargo del petrleo. De repente,
todos los supuestos sobre energa barata y todos los patrones dc vida basados en los mismos principios estaban en peligro. A finales de los 70, la economa se tambalea bajo el peso de la inflacin y la depresin.

Los nuevos acontecimientos protagonistas del final de siglo, corno son: posibilidad de otra crisis energtica, recesin mundial, desregulacin de nuevas industrias, crisis en las posibilidades de desarrollo y limitaciones de materia prima, estn exigiendo el cambio de cultura que implique tener en cuenta lo sustancial del desarrollo humano tcnico y profesional. Cinco son los escenarios que estn exigiendo una nueva cultura antropolgica. Los nuevos postulados econmicos sitan el mundo empresarial en un contexto de continua transformacin y cambio. Sus caractersticas son: agilidad, liberalizacin, flexibilidad e innovacin. Estas caractersticas se ven acentuadas en los cinco escenarios que definen este final de siglo. Las caractersticas de estos cinco escenarios han sido contrastadas por mi experiencia a lo largo de los cinco ltimos aos, como resultado de la necesidad de implantar y crear un Sistema de Calidad en diversas Empresas de Servicios. Las Empresas deben trabajar con un fuerte y doble compromiso de respeto al cliente interno y de respetar los compromisos adquiridos con los clientes. Estos valores van a marcar el grado de identificacin que tiene la Empresa con los valores sociales y morales.

375

3.2.1. Escenarios y retos

3.2.1.1. LOS CINCO ESCENARIOS

PRIMER ESCENARIO: RETOS DEL ENTORNO SOCTOECONOMICO

Impacto del Acta Unica Europea (1993). Este acontecimiento est cambiando la cultura y forma de trabajar en las Organizaciones. Aumento de competitividad a todos los niveles. Explosin de la informacin; las telecomunicaciones estn acercando a todo el mundo. Libertad de transacciones y movimientos de capital. Interdependencia global entre todas las naciones industrializadas. Internacionalizacin del sistema financiero
y

monetario.

Mundializacin de todos los negocios. Las Empresas adquieren una dimensin internacional para la que no estn preparadas. Cambios de tecnologa, que permitan asegurar la calidad y ofrecer servicios en tiempos record just in time. Incorporacin de la mujer al trabajo.

376

SEGUNDO ESCENARIO: ENTORNO 2000 La mayora de los socilogos y expertos nos

muestran unas caractersticas tpicas de final de siglo, cuyas manifestaciones se describen por:
-

Ritmo acelerado de cambio en la era postindustrial.

Entorno crecientemente: Impredecible Competitivo Plagado de riesgos

Exigencia de Mayor profesionalizacin Talante flexible, capacidad de adaptacin continua y de reacciones giles

Como dice Tom Peters, se est pasando:

De la edad de lo predecible a la de lo
incierto.

De la era del elefante a la de la gacela.

De la era de la pirmide a su destruccin

y al grupo operativo.
-

De la era de la mquina a la era del

trabajador. (Tom Peters: Thriving
011

Chaos).

Los rasgos del nuevo profesiona]L: Capacidad de aceptar riesgos razonables

377

como algo natural. Disposicin para asumir responsabilidades. Mentalidad innovadora, permeable a las nuevas exigencias.

Gestin eficaz, rentabilizando su unidad de

trabajo. Espritu emprendedor continuidad. Promotor
y

frente

la

gestor del cambio.

378

TERCER ESCENARIO: LA EVOLUCION DEL

CLIENTE

El Cliente es lo primero. Vivimos la revolucin del Cliente.

Hay que crear una total sensibilidad y respuesta al Cliente, tanto interno como externo. Se estn produciendo unos cambios de mentalidad muy
acelerados, pasando:

Del servicio estandarizado al servicio a

medida. Del servicio en cadena al servicio pret a porter.

Del servicio indiscriminado al servicio personalizado.

-

Del servicio burocratizado al servicio del

pequeo detalle (small is. beautiful).

-

Del servicio circunstancial al servicio

integral y de post-venta.

CUARTO ESCENARIO: LA CALIDAD TOTAL

El trabajo est exigiendo que todos los niveles de

la Empresa trabajen al impulso de la cultura de la

Calidad. Cada persona debe ser responsable de la

calidad con que trabaja. Esta cultura de la calidad explica un cambio en los estilos de Direccin y
Gestin que supone una:
-

Actualizacin de los estilos de gestin.

Direccin centrada en el Cliente. Gestin participativa.

379

Todos estamos comprometidos: Comunicacin Ilusin compartida Orgullo profesional Sinergia que nace del grupo

QUINTO ESCENARIO: RETOS DE LA NUEVA CULTURA

La nueva cultura de Calidad y Servicio al Cliente

se centra en: -Redescubrir al Cliente Ser lderes en atencin - calidad - servicio Innovar a todos los niveles Optimizar el activo humano potenciando un estilo de delegacin y descentralizacin de funciones Crear un estilo caracteriza por: de gestin que se

Optimizacin de la rentabilidad Bsqueda de la calidad

Obsesin por el Cliente

Direccin participativa Visin amplia del negocio, sin fronteras pequeas Bsqueda continua de las ventajas competitivas Estmulo a la innovacin

Eliminacin de burocracia
380

Definir y transmitir una estrategia clara de calidad y servicio al Cliente.

Se pueden resumir los escenarios en el siguiente

cuadro que tiene una especiaL significacin, ya que trata de correlacionar la influencia del entorno sobre la Empresa:

381

3.2.1.2

INFLUENCIA DEL ENTORNO EN EL CAMBIO ORGANIZACIONAL

Los cambios de entorno (tecnolgico, sociolgico, econmico y geopolitico) estn originando una transformacin en los procesos de trabajo y en el producto o servicio que se ofrece al cliente.

Aceleracin y profundidad de los cambios del entorno

Turbulencias crecientes y cambios en tecnologa de todas las profesiones

Entorno TECNOLOGICO Mecanizacin, automatizacin, capital intensivo en maquinaria

TRANSFORMACION RAPIDISIMA DEL

Entorno SOCIOLOGICO Mundializacin del consumo y

VALOR AADIDO
POR LAS EMPRESAS

personalizacin del marketing

Entorno ECONOMICO

Proceso de concentracin, fusiones, absorciones

Y
OFERTADO A LOS

CLIENTES Entorno GEOPOLITICO Desarrollo de cambios polticos, rapidez de transportes y comunicaciones Cuadro I&laboracin ~t~ia.

382

3.2.1.3. COMPROMISO DE LAS EMPRESAS CON LOS NIVELES DE SERVICIO

Las Empresas estn obligadas y comprometidas a responder con unos niveles de

servicio dependiendo del grado de relacin establecido entre Empresa y Cliente. El sentido moral del compromiso exigen mantener las obligaciones por ambas partes. Mi experiencia me ha llevado a distinguir tres niveles de compromiso y respuesta:

III

Relacin y cooperacin con el Cliente para soluciones personalizadas e innovadoms.

II
Voluntad decidida de superar la

obligacin de proporcionar un
medio (entrega de producto (1)) para comprometerse con los resultados (satisfacer necesidad) (2).

1
Respeto de los compwmisos adquiridos

para un segmento de mercado

suficientemente amplio (compromisos

en calidad, plazo y ptcio).

Cuadro dc elaboracin propia.

Est claro que el modelo antropolgico lleva consigo la aceptacin de unos valores

de compromiso de obligado cumplimiento para las Organizaciones.

383

3.2.2. Marco comw,itario de los recunos humanos Es necesario tener en cuenta la revolucin que supone para la Empresa Espaola el tener en cuenta el marco
comunitario para conseguir desarrollar los Recursos

Humanos situndolos al nivel de las empresas europeas. Conviene tener en cuenta los siguientes acontecimientos
histricos: 3.2.2,1. TRATADO CONSTITUTIVO DE LA

COMUNIDAD ECONOMICA EUROPEA

-

Firmado en Roma, el 27 de marzo de 1957.

Objetivos: El establecimiento de un Mercado

Comn Europeo en lo econmico y social.

3.2.2.2.
-

ACTA IiJNICA EUROPEA

Firmada en Luxemburgo el 17 de febrero de 1986 y posteriormente en La Haya el 28 de febrero de 1986.

Entr en vigor el 1 de julio del 87. Objetivos: Completa el tratado de Roma para hacer posible el mercado nico europeo, que

supone:
Mercado interior sin fronteras en 1993.

Ms poderes para el Parlamento Europeo.

Ms polticas comunitarias.

Ms recursos para fondos estructurales.

3.2.2.3.
-

TRATADO DE LA UNION EUROPEA Firmado en Maastricht el 7 de febrero de 1992.

384

Establecimiento progresivo, en un periodo de doce aos, dividido en tres etapas de cuatro anos. Objetivos: Organizar de modo coherente y solidario las relaciones entre los estados miembros y entre sus pueblos, que supone:

Principio de ciudadana europea (libre

residencia, voto, etc.). Mayor poder para el Parlamento Europeo. Principio de subsidiariedad (la Unin Europea slo interviene cuando pueda conseguir mayor eficacia que los estados

miembros por sealado). Decisiones por mayora en el Consejo de

la Unin Europea. Nuevas competencias polticas. Unin econmica y monetaria (establecimiento de moneda nica - ECU

en 1997 o 1999).
Establecimeinto de fondos de cohesin

(Espaa, Portugal, Irlanda y Grecia).

Mayor proteccin social. Creacin de poltica seguridad comun. 3.2.2.4. EUROPA DESDE 1993: exterior y de

UN

ESPACIO

SOCIAL Y ECONOMICO COMUN

-

La Europa de 1993 es una Europa sin fronteras.

Espacio comn por el que pueden circular libremente todos los ciudadanos europeos y en el que pueden moverse libremente de un estado

a otro las mercancas, los capitales y los

servicios. 385

La Comunidad Econmica Europea en este nuevo horizonte conleva:

Un espacio social comn que tiene como pilar bsico la Carta Comunitaria de los Derechos Sociales Fundamentales de los Trabajadores (1989). Los objetivos de este espacio social comn son:
*

El establecimiento de un conjunto de derechos sociales fundamentales La mejora progresiva de las condiciones de vida y de trabajo de los trabajadores Libre circulacin de trabajadores Fondo social europeo: instrumento financiero para fomentar las oportunidades de empleo y la movilidad geogrfica y profesional de los trabajadores

Polticas de empleo y formacin

profesional

Dialogo social: participacin institucional, participacin en la Empresa, concertacin social, negociacin colectiva.

Un espacio econmico ms integrado: libre circulacin de mercancias, servicios y capitales.

386

3.2.2.5. LIBRE CIRCULACIN DE TRABAJADORES La libre circulacin de trabajadores hace

posible que todo ciudadano de un pas

comunitario pueda trasladarse a otro Estado

Miembro y ocupar un empleo en iguales condiciones que los nacionales de dicho estado. Esto comporta:
-

Igualdad de derechos

De trato
Polticos De Seguridad Social

Libertad de permanencia

entrada,

residencia

Eliminacin de visados Taijeta de residencia renovable automticamente por cinco aos. Posibilidad de acceso a puestos de trabajo

en la Comunidad.
-

Eliminacin del permiso de trabajo.

Reconocmento de ttulos profesionales.

387

3.2.2.6.

LIMITACIONES A LA LIBRE CIRCULACION DE TRABAJADORES

-

Slo puede ser limitada por razones justificadas de orden pblico, seguridad pblica o salud pblica.

Los empleos en la Administracin Pblica

estn excluidos de la libre circulacin de trabajadores. Siempre que impliquen una participacin directa o indirecta en el ejercicio de poderes pblicos. Luxemburgo tiene un periodo transitorio de adaptacin que finaliza el 31 de diciembre de 1995.

388

3.2.2.7. VENTAJAS EUROPEO

DEL

MERCADO

UNICO

Incremento de la dimensin potencial del mercado, basada en 350 millones de consumidores.

-

Creacin espacio tecnolgico y cientfico

que favorece la innovacion.

Mejora de la competitivdad internacional de las Empresas a travs de una reduccin de los costes.

Reduccin

de

precios

en

productos

financieros, seguros y servicios pblicos.

-

Mayor crecimiento de las economas y del bienestar

Facilidades para:
El ejercicio de las profesiones liberales en otros Estados Miembros. La movilidad de la mano de obra.

a implantacin de Empresas.

389

3.2.2.8

NUEVO ENFOQUE DE LOS RECURSOS

HUMANOS PREMISAS A TENER EN CUENTA PARA FIJAR UNA POLTICA DE RECURSOS HUMANOS
-

Entorno general y sectorial en los aspectos productivos, econmicos y sociales. Cultura organizativa de la Empresa. Objetivos estratgicos a conseguir. Identificacin con la direccin en la visin estratgica de Recursos Humanos. Detenninacin y asignacin de los medios tcnicos y humanos necesarios. Dotacin presupuestaria para abordar la poltica ms adecuada.

390

CONCEPTOS PROFESIONAL

DE

ACTUACION

-Eficacia: Conseguir establecidos.

los

objetivos

-Eficiencia: Utilizar ptimamente recursos que se tienen asignados.

los

-Calidad: Conseguir la satisfaccin del Cliente Interno (empleado) y Externo (Cliente) mediante la aportacin del trabajo en equipo, conducente a una reduccin de los costes de produccin y a una mejora en los sistemas y en la calidad en el trabajo, as como obtener unos productos y servicios ajustados a las necesidades del Cliente.

FIJACION DE LA Recursos Humanos Misiones: Controlar Planificar Establecer Gestionar *

POLTICA

DE

Dimensionamientoadecuado de la plantilla

Desarrollar Humanos

los

Recursos

-Finalidades Prever necesidades (cuantitativas y cualitativas) de los Recursos Humanos precisos para conseguir la consecucin de los fines de la Compaa. 391

Descubrir las capacidades potenciales del personal. Desarrollar y capacidades. potenciar

esas

Retener y aprovechar a los empleados capaces a travs de un clima de motivacin y satisfaccin en el trabajo. -Polticas Pitver Poltica de administracin y gestin de plantillas
*

Aplicacin informtica de nmina y gestin de

Recursos Humanos con descentralizacin de la

informacin.
*

Recibos

de

salarios

confidenciales sin necesidad e firmar por el trabajador.

*

Sistema de productividad administrativa en sucursales.

Planificacin de plantilla Auditora oficial documentacin

Control de presencia Organigrama por reas y centros de trabajo con asignacin de puestos y empleados.

Retener -Poltica salarial 392

Valoracin de puestos Estructura salarial Retribucin variable productividad Propuestas salariales -Poltica social Beneficios sociales empleados Actividades deportivas y sociales -Poltica de relaciones de trabajo Negociacin calendarios laborales Negociacin mejoras convenio sector Gestin de la participacin de los representantes de los trabajadores -Poltica de comunicacin e informacin Tablones de anuncio Entrevistas de salida Encuesta clima laboral Reunin anual empleados por reas/centros de trabajo Principios de actuacin profesional Buzn de sugerencias Felicitaciones a los empleados en fechas sealadas Reuniones peridicas con dirigentes

-Poltica de salud laboral Reconocimientos mdicos anuales Reconocimientos e:specficos

Mancomunidad servicios mdicos

Campaas vacunacin antigripal Plan de evacuacin Seguimiento I.L.T. Mapa salud laboral DeseuNi r -Poltica de apreciacin y evaluacin del desempeo y capacidades 393 Descripcin de puestos de trabajo

Valoraciones y evaluaciones de desempeo Evaluaciones de potencial Anlisis cualitativo de la plantilla

Poltica de seleccin
Perfiles profesionales Seguimiento empleados Plan acogida

Desarmilar
-

Poltica de planificacin y desarrollo de carreras profesionales

Plan de desarrollo y sucesin de

dirigentes.
-

Poltica de formacin interna

Formacin de empleados dirigentes Formacin en calidad y

Poltica de promocin interna Convocatorias internas Seleccin interna Seguimiento promociones

3.3.

La Oganizacn como Sistema Cultural Abierto

Como se ha visto, la Organizacin/Empresa afronta la necesidad de competir en un entorno ambiguo y a la vez competitivo. Los criterios bsicos de la eficacia organizativa son su capacidad de adaptarse y la capacidad de respuesta.

Los profesionales e investigadores de las Organizaciones como Katz y Kanhn en la Universidad de Michigan, y Lawrence y Lorsch en Harvard, han comenzado a desarrollar el Modelo de Organizacin de Sistemas Abiertos para poderse adaptar a los 394

cambios rpidos e impredecibles.

Uno de los conceptos importantes de un sistema abierto es el input o algo que entra en el sistema, procedente del entorno. El input en un Modelo Antropolgico es muy complejo y comprende: energa, informacin, recursos (materiales, econmicos, tcnicos, humanos), ideas sobre la concepcin humana de la empresa.

El ncleo esencial de la Empresa est determinado por tres sistemas: ideolgico, sociolgico y tecnolgico.

3.3.1. Sistema Ideolgico

El Consulta debe saber analizar el sistema ideolgico, donde se reflejan las creencias, valores, ritos y mitos de una Organizcin. Cada Empresa necesita de unos

objetivos y metas que representan y nos ofrecen la

orientacin bsica de la Empresa. Las Organizaciones tienen objetivos mltipes; e inclusive, como dice Perrow (1966), se pueden distinguir unos objetivos oficiales y otros reales. As mismo, se puede apreciar si en la Empresa predominan los objetivos proactivos o reactivos; si predominan los objetivos de produccin sobre los de servicio, etc.. Estos objetivos pueden referirse a los objetivos concretos de produccin servicio y objetivos con respecto a las caractersticas que tiene que tener el producto servicio de una determinada Empresa. Como indicamos en el cuadro-resumen, fundamentalmente hoy se da una importancia decisiva en el sistema ideolgico de la Empresa a lo que se llama Cultura. La Cultura proporciona sentido, direccin y movilidad a la Empresa; es una energa dinmica que impulsa a la Organizacin y que proporciona unidad. Cultura es la que se comparte en cuanto a filosofia, valores. creencias, ritos, supuestos y reglas no escritas. La cultura representa el valor smbolo de la Organizacin, el rasgo distintivo por el cual las Organizaciones, aun teniendo los mismos objetivos mantienen unas diferencias significativas entre ellas. No es lo mismo el liderazgo que ostenta American Express que el que pueda proporcionar la Empresa Dinners Club; mientras que la primera es lider en calidad
-

395

del servicio, sintindose orgullosa de poder reponer la tarjeta en caso de prdida en 24 horas, Dinners Club se contenta con priorizar el valor econmico, centralizando como punto fuerte el ser la que menos cuesta su renovacin anual.

396

3.3.2. Sistema sociolgico

En el sistema sociolgico se tiene en cuenta la importancia que tiene la persona en la Organizacin. En

las Organizaciones antropolgicas, el individuo, junto con el cliente, desempean una funcin vital y central en el
desarrollo organizativo.

El individuo, la persona, es el motor de todo el sistema organizativo. El individuo est en interaccin con la Organizacin. La interaccin siempre entraa un sentido de obligacin mutua: existe entre los dos un contrato
psicolgico de reciprocidad por el que la persona se compromete a trabajar siguiendo unas normas marcadas por la Empresa. El contrato psicolgico, como dice Huse, constituye la suma total de las expectativas percibidas

por el individuo y la Organizacin acerca de su relacin.

(El Comportamiento Humano en la Organizacin, (1988),

Deusto, Bilbao).
Las investigaciones ms importantes en este terreno nos

indican que la forma en que un lider motiva a otros depende de su propia motivacin, de la exactitud de sus
percepciones de las necesidades de sus trabajadores del contrato psicolgico que mantiene con sus subordinados y de la eficacia en el proceso de comtiLnicacin. Como dice Kolb no vemos a las personas como son, sino como lo que ellas significan para nosotros (Kolb, 1980,

Organizational Psychology, an Experiential Approach, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NY).

3.3.2.1. ELEMENTOS CLAVE EN EL DESARROLLO

DE LOS RECURSOS HUMANOS

Para poder subrayar el papel esencial del Sistema Sociolgico, el desarrollo de los Recursos Humanos ha tenido un reflejo muy importante en las Organizaciones. Presento algunas cifras de como ha evolucionado la situacin de los Recursos Humanos en Espaa, extradas de la sntesis presentada en la IX Convencin de Jefes

de Personal de las Cajas de Ahorros y elaborado

por la asociacin Espaola de Direccin de

397

Personal -AEDIPE- donde el profesor y amigo J.M.Renter de Cabo, vinculado a la Escuela de Alta Direccin y Administracin -EADA-

present en el ao 1990.
INFORME SOBRE LA SITUACION DE LOS

RECURSOS HUMANOS EN ESPAA

1. Cambios cuantitativos Un mayor nmero de profesionales en el mercado con unos elevados niveles de formacin. Disminucin del nmero de trabajadores no cualificados y una no aceptacin de ofertas de trabajo, cuando stas son dirigidas para puestos de poco contenido profesional. Mayor nmero de licenciados, destacando como aspecto diferencial de esta oferta el importante

nmero de mujeres con un alto nivel

de

preparacin y con una ambicin positiva para desarrollar una carrera profesional. Este anlisis y como consecuencia de lo anterior, podra concluirse diciendo que existen ms especialistas altamente cualificados en el mercado de trabajo.

2.

Cambios cualitativos.

La posibilidad de desarrollar unas polticas de

contratacin ms flexibles, por ejemplo contratos temporales, prcticas, formacin, tiempo parcial y

con una nueva tendencia que empieza a ser la

aplicacin en determinadas reas de la empresa consistente en la contratacin como colaboradores a profesionales independientes. Un mercado de trabajo en movimiento y dinmico, donde existen posibilidades para los buenos profesionales. Estos profesionales tambin han adquirido y

398

desarrollado habilidades y experiencias en diversas reas de la Empresa y en algunas ocasiones con experiencia internacional, bien en su periodo formativo o en proceso de prcticas. Cierta tendencia a colocar en puestos de

responsabilidad directiva a personas jvenes, lo

que est produciendo un rejuvenecimiento de las Organizaciones y en sus puestos clave a personas

con mentes ms flexibles para hacer frente a un entorno cambiante y en ebullicion.

3. Perfil de los nuevos pmfesionales Como consecuencia de todo ello, las Organizaciones contarn con un mayor nmero de personal preparado que, a su vez, presenta caractersticas diferenciadas: Ms independientes y crticos. Menos comprometidos con la Empresa por

plantearse una carrera profesional pluri-empresa. Menos motivados para obtener seguridad de su futuro en la empresa. En este sentido puede
afirmarse que ha pasado a la historia aquella frase

Esta Empresa es para toda la vida.

4.

Escala de valores En la escala de valores, el trabajo es importante pero no prioritario. Altamente motivados para el formacin como profesionales. desarrollo y

Deseos de rentabilizar desde el primer momento

el trabajo personal, por lo carrera profesional. que se intenta

maximizar los ingresos desde el inicio de la Estas nuevas caractersticas hacen que exista un
deseo cada da ms arraigado en las nuevas

399

generaciones de ser recompensados en funcin del esfuerzo y resultados personales aportados y no de pertenecer a una determinada escala o nivel salarial. Estas consideraciones generales con las que convive y debe desarrollar su gestin profesional el responsable de los Recursos Humanos de la Empresa, exigen un anlisis ms detallado de las diferentes facetas que inciden en la funcin, por este motivo a continuacin paso a exponer los puntos ms significativos de los estudios a los que me he referido con anterioridad.

5.

La funcin de personal yio Recursos Humanos en la Empresa Espaola Existe un reconocimiento de la funcin, habiendo

superado una etapa inicial donde la funcin

nicamente se conceba desde un punto puramente administrativo, para evolucionar posteriormente a

una funcin de carcter legal y llegando a la

situacin actual donde el responsable de la funcin es miembro del Comit de Direccin o de un rgano similar en el 75% de las Empresas que contestaron a la investigacin. A pesar de lo anterior, es necesario reforzar el papel profesional del responsable del factor

humano en la Empresa, en las etapas de

planificacin de la estrategia de la Organizacin debido a que el estudio muestra que el nivel de participacin en la fase de formulacin es baja en relacin a otras reas funcionales de la Organizacin. El nivel de participacin es: En la fase_de decisin_el 33% de las Empresas. A ttulo de consulta el 60% de las Empresas No participa en ninguna de las fases el 7% de los casos.

400

6.

Intervencin del Director de Recursos Humanos

En relacin al mbito de actuacin debe

significarse una total intervencin en las funciones tradicionales y una progresin en nuevos campos de actuacin siendo la frecuencia de intervencin en cada una de las actividades consideradas, la siguiente: Relaciones laborales 100%

Retribucin Seleccin Formacin

Aspectos sociales Desarrollo Recursos Humanos Apreciacin capacidades

99% 99% 85%

78% 66% 63%

Apreciacin desempeo
Desarrollo organizativo

56%
51%

7.

Evaluacin del Departamento de Personal

La evaluacin de la actuacin del Departamento de Personal y de los responsables de la gestin slo se realiza en el 53% de las Empresas encuestadas mediante un sistema de objetivos
preestablecidos y debidamente formalizados,

hecho que contrasta de manera importante si se

tiene en cuenta que uno de los principales promotores de los sistemas de evaluacin de resultados en la Empresa es el propio titular de la funcin que se somete a estudio.

8.

Funciones del Departamento de Personal Una tendencia significativa a resaltar es que el 34% de las Empresas encuestadas han establecido una clara diferenciacin entre la funcin de personal de corto pazo (Relaciones Laborales, Administracin de Salarios, Entrenamiento, etc) y la de Recursos Humanos, ms orientada al medio y largo pazo (Seleccin, Planes de Carrera y Sucesin, Formacin y Desarrollo de Directivos,

etc.).

401

Entre las Empresas que todava no han realizado dicha diferenciacin, un 28% prev que introducirn la misma en un plazo de cinco aos.

Parece ser que se introduce en Espaa un modelo

organizativo que en Europa se halla plenamente establecido.

402

9.

Formas de reclutamiento y seleccin de personal A pesar de que siempre se define esta funcin en

la Empresa recurrimos a la definicin de asegunr la disponibilidad de la persona ms 8pta para el puesto adecuado en el niomenlo oportuno, existe
todava una cierta improvisacin en cuanto a la planificacin de necesidades.

En trminos generales, la planificacin se realiza

como mximo a dos aos, siendo la prctica

dominante la anual, lo que hace suponer que mas

que una planificacin lo que existe es una

presupuestacin dentro de los planes anuales. En relacin a la movilidad o reclutamiento interno, los procedimientos internos habituales son la bsqueda informal, y se observa que existe todava una falta de aplicacin de la informtica con creacin de bases de datos amplias que faciliten la mencionada labor. Asimismo se constata que no existen programas de rotacin de puestos como un medio para la
cobertura de necesidades y de formacin y desarrollo del personal, esta medida, la cual

considero de suma importancia, nicamente es

aplicada en un 6% de las Empresas investigadas.

Cuando esta ltima medida es llevada a la

prctica, el diseo y gestin corren a cargo de la lnea y el Departamento de Personal.

403

Referente a la movilidad interna, uno de los

problemas ms corrientes que las Empresas encuentran es la dificultad de superar la resistencia a la movilidad geogrfica, problema que en los ltimos aos presenta mayores

dificultades por la creciente incorporacin de la mujer en el mundo de la Empresa y la existencia

de carreras paralelas. Existe una clara diferenciacin en los

procedimientos

ms

utilizados

para

el

reclutamiento y seleccin externa en fncin del nivel del puesto a cubrir. Para puestos directivos y de alta cualificacin, las

prcticas ms usuales son la captacin directa a travs de empresas de head hunters en un 27% de los casos o bien mediante las relaciones
personales que permiten detectar el candidato idneo.

Para niveles ejecutivos y tcnicos los medios de captacin utilizados son los que se indican a
continuacin: Anuncio en Prensa Gabinete de seleccin Centros docentes Colegios profesionales Programas de prcticas 73% 67% 32% 27% 23%

404

Si el colectivo a contratar corresponde al nivel operativo los sistemas de reclutamiento

experimental algn cambio, siendo en este caso

los sistemas utilizados los siguientes: Anuncio en Prensa INEM Centros docentes Gabinete de seleccin Programas de prcticas 61% 59% 51% 40% 40%

A pesar de las dificultades de encontrar personal para determinadas actividades, no se detecta, salvo

alguna excepcin muy puntual, la existencia de

planes o acuerdos con centros docentes para

asegurar un flujo de profesional hacia la Empresa.

Tambin se observa que no existen polticas en

las grandes Empresas respecto a La contratacin de personal perteneciente a grupos o minoras como podran ser: personal disminuido, personas de
edad avanzada y en paro de larga duracin, minoras tnicas, etc..

La responsabilidad del proceso de seleccin

recaen en la gran mayora de los casos en el Departamento de Personal, pero en el proceso de cierre del mismo se observa una fuerte participacin de la lnea de mando. Esta participacin es ms elevada en la medida que el puesto a cubrir tiene ms importancia dentro de la Empresa.

405

10.

Integracin de los nuevos Finalmente constatar que la acogida e integracin

del nuevo empleado en la Empresa es una prctica

incipiente, los datos que a continuacin se reflejan son claro exponente de una realidad: Slo el 15% de las Empresas investigadas disponen de un Manual de Acogida y el 40% de los participantes en la investigacin manifiestan carecer de un programa de acogida para los empleados de nivel operativo.

it.

Planes de Fonnacin Existe una preocupacin por el tema, si bien se carece, de una sistematizacin o base para la definicin de sus necesidades.

Esta afirmacin se flindamenta en que el 62% de

las Empresas desarrollan actividades de manera habitual y el 38% restante lo hacen

espordicamente. Como en otras reas de la funcin, la existencia de planes formalizados es una prctica poco habitual a medio o largo plazo, existiendo una respuesta afirmativa unnime cuando sta se refiere al plazo de un ao. Una vez se pone de manifiesto que en todas las Empresas los sistemas presupuestarios estn bien establecidos, no tanto los de planificacin o previsin a plazos superiores.

El mtodo de anlisis para la deteccin de las necesidades ms practicado es el de la entrevista individual o el cuestionario, en ambos casos la utilizacin de dichos procedimientos puede constatarse en el 40% de las Empresas.

406

La existencia de programas, definidos y en

catlogo, dados a conocer por la Direccin de

Personal al resto de la Organizacin, es una prctica que empieza a establecerse en las

Empresas, al menos de esta manera responden afirmativamente el 48% de las Empresas. No obstante se observa que subsiste la tcnica de

programar la accin formativa a travs de la

peticin individual, sistema fuertemente arraigado cuando ms nivel se tiene dentro de la Organizacin. Peticiones individuales: A nivel directivo A nivel ejecutivo 54% 49%

A nivel mando medio

A nivel operativo

25%
11 %

La carencia de planes de formacin especficos en las Empresas no permite evaluar la eficacia de las inversiones realizadas bajo este epgrafe.

407

12.

Inversin en Formacin

A pesar de lo expuesto, el 60% de las Empresas encuestadas manifiestan disponer de un

presupuesto global de formacin y el 28% lo tienen establecido por unidades organizativas.

Las cantidades invertidas en formacin distan

mucho de las prcticas existentes en los pases de la Comunidad Econmica Europea. Quisiera una vez ms poner de manifiesto que

sera necesario proceder a una revisin del actual

sistema de cotizacin de la cuota de Formacin Profesional, la cual en estos momentos tiene ms la consideracin de tasa fiscal que la dedicacin

de unos recursos econmicos para la formacin.

Existe un sentimiento generalizado entre todos los profesionales dedicados a la funcin de Personal y de los Recursos Humanos, que seda necesario

implantar en Espaa, el modelo Francs, donde la Empresa es responsable de administrar el 1 ,20% de la masa salarial para acciones de formacin, y en el supuesto de no dedicar los recursos necesarios a dicho concepto el revertir las
cantidades no invertidas a la Hacienda Pblica.

Bien

por

la

influencia

de

lo

expuesto

anteriormente o por la poca sensibilidad de las Empresas en materia de formacin, las cantidades invertidas a dicho concepto son las que a continuacin se indican: El 30% de las empresas dedican menos del 0,5% de la masa salarial a formacin. El 41% dedica entre el 0,5% y el 1% de la masa salarial a dicho presupuesto.

408

El 15% se encuentra entre el 1% y el 1,5% de la masa salarial. Empresas que inviertan ms del 1,5% y hasta el
3% slo son el 9% de la muestra investigada.

Finalmente, el 6% de las Empresas encuestadas, dedican unos recursos superiores al 3% de la

masa salarial.

Todos estos recursos dedicados distan bastante de la recomendacin de la Direccin General de Poltica Econmica, que considera que el presupuesto de formacin debera fijarse entre el 5% y el 7% de la masa salarial. La media europea puede fijarse en un 3% aproximadamente. Como se puede apreciar, distamos mucho de estar a nivel europeo. 13. Relaciones Industilales Recientemente se han celebrado elecciones sindicales y como siempre la infonnacin final
respecto a los resultados de las mismas ha sido

motivo de controversia, no obstante, si puede afirmarse que existe una bipolarizacin entre las dos centrales mayoritarias CC.OO. y UGT, tendencia que se rompe totalmente cuando se analiza la representatividad en el Pas Vasco donde la mayora la ostenta el sindicato autctono
ELA.STV.

Puede afirmarse, a pesar de los altos ndices de participacin en las mencionadas elecciones, que el nivel de afiliacin no es significativo. Ha sido necesario que transcurriera tiempo para que las Empresas y especialmente los
responsables del factor humano en las mismas, se

concienciaran de la necesidad de establecer

vehculos de comunicacin directa entre la

Direccin y el personal, todo ello sin menoscabar 409

los derechos de los Delegados de Personal y Comits de Empresa.

Otro factor importante a destacar dentro de la

estrategia de Recursos Humanos de las Empresas

es la cohabitacin de los Convenios Colectivos

con polticas especficas e individualizadas que permitan considerar las realizaciones a nivel personal y en consecuencia poder instrumentar programas de retribucin y desarrollo personal a nivel individual. 14. Desarwllo de Directivos

En los ltimos aos se han incorporado en los

Departamentos de Personal o de Recursos

Humanos, la poltica y estrategia a seguir para asegurar la captacin y retencin de profesional de nivel que permita la consecucin de los
objetivos empresariales. En este sentido se est realizando una

transformacin de las prcticas, mediante la elaboracin de programas especficos a nivel de empresa, con el fin de garantizar no slo una
formacin adecuada para la funcin, sino la

progresiva implantacin de un estilo y cultura

comn en la Organizacion.

Esta realidad en estos momentos es de aplicacin

en las empresas multinacionales con lo cual su

incidencia en el contexto de la muestra estudiada

es irrelevante, pero si se observa una tendencia de implantacin progresiva.

3.3.3.2.

CONCLUSION: PUNTOS CRITICOS Y RETOS

DE FUTURO

Todo lo expuesto es un resumen del estudio

realizado por un grupo de profesionales con el fin de conocer cules eran las prcticas y polticas de gestin de Recursos Humanos en E~paa.

410

Puntos crticos
-

Se constata la falta de datos fiables de donde

sacar conclusiones vlidas y generales. Deben

desarrollarse e implantarse en la Empresa bases

de datos que permitan llevar a trmino una gestin integrada de Recursos Humanos y facilitar de esta manera el proceso de toma de
decisiones.
-

Ms del 30% de las Empresas investigadas carecen de un sistema formal de descripcin de

puestos de trabajo, siendo este documento clave para la introduccin de otros procedimientos y sistemas de importancia capital. Igualmente debe ponerse de manifiesto que el 90% de las

Empresas carecen de sistemas previsionales o planificacin de necesidades a medio pazo, con lo que se pone de manifiesto que la improvisacin continua siendo un arte de
gestin.
-

Como un elemento ms de esta situacin se observa la carencia de planes formalizados de reclutamiento y seleccin. Tambin se observa
que no existen procedimientos de acogida e integracin del personal a su incorporacin en

la Empresa, lo que priva de una eficacia a corto plazo y de una plena a medio y largo plazo.
-

La tercera parte de las Empresas carecen de

planes de formacin, en otros casos los presupuestos son claramente insuficientes y, finalmente, existe un apoyo limitado a las acciones formativas.

Es

necesario

establecer

de

una

manera

generalizada los sistemas de valoracin de

puestos de trabajo y apreciacin del desempeo, poltica establecida nicamente en el 40% de las empresas, as como los sistemas de identificacin de potenciales prctica establecida nicamente en el 60% de las Organizaciones investigadas.

411

De asignatura pendiente puede calificarse el desarrollo de sistemas estructurados y formalizados de comunicacin interna, elemento vital para conseguir la identificacin y motivacin del personal en el proyecto empresarial.

Retos de Futino Una poblacin activa con un nivel de formacin

ms alto, lo que lleva aparejada una mayor

exigencia de participacin en la gestin de las

Organizaciones. Este futuro exige de los Directivos de Personal lo

siguiente: La Direccin de Recursos Humanos har bien en

adoptar un punto de vista estratgico y empearse en desarrollar unas polticas de recursos humanos
coherente con el Plan Estratgico de la Empresa, todo ello en colaboracin con sus colegas del equipo de direccin de la Empresa. Este enfoque requiere y a su vez exige una mayor profesionalizacin del responsable de la funcin que sometemos a estudio. Para concluir y siguiendo el modelo del grupo de

profesores de Harvard Business School, el futoro

de la accin de Recursos Humanos pasa por:
-

Dar poder a los empleados.

Establecer vas de comunicacin con los empleados y de dilogo con los representantes sindicales.

Flujo de Recursos Humanos.

Planificar y sistematizar el reclutamiento, la seleccin, la apreciacin del desempeo, la identificacin de potenciales, la formacin y la promocin. Disear planes de carrera y de sucesin con el fin de asegurar el activo humano de la Empresa.

412

Sistemas de recompensas

Desarrollar paquetes retributivos que sean interna y externamente equitativos y que faciliten la incorporacin y retencin del
personal vlido de la Organizacion.
-

Sistemas de trabajo.
Disear sistemas de trabajo que hagan a ste ms atractivo y alienten la creatividad de los

empleados en aras a un objetivo bsico: la calidad.

3.3.3.3

LOS RECUROS HUMANOS COMO PRINCIPAL FACTOR ESTRATEGICO. LA GESTIN ESTRATEGICA DE LOS RECURSOS HUMANOS

Davanna, C. Fombruri y N. Tichy (1990),

Consultores internacionales, afirman que es un

tpico hablar de la creciente importancia de la

Gestin del Personal o de los Recursos Humanos.

Estamos llegando a una poca en que la

Gestin de los Recursos Humanos debe ocupar un lugar ms prominente en las decisiones de la Empresa. El valor y el poder de estos recursos es sencillamente demasiado grande para el tipo de respuesta reactiva ente las presiones que les

ha caracterizado en el pasado. En su forma actual, la funcin de personal, o las relaciones

industriales o cualquiera que sea el nombre que se le d, no es caractersticamente una de las principales fuerzas impulsoras de una Empresa.

En el campo de personal, hay una fuerte

tradicin reactiva ms bien que proactiva. (Human Resources Management: Estrategic Perspective, 1981, Organizational Dynamics,

Winter).
413

1.

Importancia de los RR. Hill.

Se acepta en general que la creciente importancia de la Gestin de los Recursos Humanos obedece a factores como los siguientes: 1.1 Cambios econmicos En el decenio de 1980-90 se produjeron los problemas interrelacionados de la inflacin, la escasez de las inversiones de capital y los pequeos incrementos de la productividad. Segn las previsiones, estas tendencias continuarn presionando sobre la productividad. Adems, la economa sigue estando cada vez ms orientada hacia los servicios y utiliza por tanto la mano de obra de manera cada vez ms intensa.

1.2. Cambios demogrficos En los aos 80-90, se unir a la fuerza de trabajo la poblacin resultante del auge demogrfico posterior a la segunda guerra mundial. Se traba de un grupo de personas bien formadas, con grandes expectativas de carrera profesional y de satisfaccin en el trabajo. Sin embargo, al mismo tiempo la fuerza de trabajo ir envejeciendo. Las modificaciones de la legislacin sobre jubilaciones han hecho que este fenmeno se produzca de manera todava ms rpida de lo que hubiera sucedido sobre una base demogrfica exclusivamente. Estos cambios demogrficos impulsan a una utilizacin eficaz de los Recursos Humanos. Si bien en el pasado el rpido crecimiento industrial proporpiq~aba< na salida para las crecientes expectativas y profesionalismo de la fuerza de trabajo, esto no suceder as en el caso de la mayora de las Organizaciones durante los aos 80. En primer lugar, cada vez ms la fuerza de trabajo tiene un exceso de 414

estudios y preparacin par los puestos de trabajo disponibles: titulados universitarios hacen ahora trabajos que hace un decenio se hubieran hecho con el ttulo de bachiller y, en muchos casos, personas con el titulo MBA estn haciendo trabajos que en otro tiempo desempaaran titulados de la enseanza secundaria. Esto, unido a las altas expectativas de trabajo significativo que tienen los posibles empleados, plantea a las Organizaciones un grave problema de Recursos Humanos.

1.3. Derecho y Legislacin Otro factor que influye profundamente en las Organizaciones es el entorno reglamentario, sobre todo en las esferas de respuesta a los conflictos, sanitaria y de seguridad. Nueva legislacin europea sobre los Recursos Humanos.

1.4. Creciente complejidad y dificultades de la direccin Las mismas ferzas que se ejercen sobre la funcin de los Recursos Humanos son las que, en parte, hacen cada vez ms compleja y dificil la direccin general de las corporaciones. En el decenio de 198090, adquirir una importancia crtica para la organizacin, la seleccin, desarrollo y remuneracin e incentivacin de los directivos.

A pesar de estas demandas de cambio, se han realizado escasos progresos. Un nmero cada vez mayor de grandes corporaciones se debate con problemas de Recursos Humanos, pero pocas o ninguna han creado la funcin de Recursos Humanos fuerte y prctica que necesitan.

415

En este articulo se describe un conjunto de medidas de accin para las Organizaciones que estn interesadas en elevar el nivel de su funcin de personal o de Recursos Humanos.

Se tratan en profundidad los siguientes aspectos:

Ultimos adelantos en la Gestin de Recursos Humanos. Evaluacin de la capacidad de Gestin de Recursos Humanos de una Compaa mediante la Auditoria de la Gestin de Recursos Humanos (AGRH). Directrices para una estrategia de Recursos Humanos.

2.

Nuevo planteamiento de los Recunos Humanos

Hacemos nuestra presentacin utilizando los tres niveles de la direccin de Robert Anthony: estratgico, directivo y operativo.

El nivel estintgico, que abarca la formulacin de polticas y la fijacin de metas globales, se refiere principalmente al posicionamiento de largo plazo de la Organizacin en su entorno. Las preguntas criticas que se plantean en el nivel estratgico son las siguientes: cul es la misin central de la Organizacin? en qu operaciones o negocios debe estar? Habida cuenta de los puntos fuertes y dbiles de la Organizacin en el entorno deseado, cul debera ser su estrategia?

El nivel dhrctivo se refiere a la disponibilidad y asignacin de los recursos para llevar a cabo el plan estratgico. Para hallarse en el negocio y operaciones especificados en el nivel estratgico, qu capital, informacin y recursos shumanos 416

necesita la Compaa? La perspectiva temporal es el medio plazo y el plan estratgico establece caractersticamente los parmetros.

En el nivel operativo, se lleva a cabo la gestin diaria de la Organizacin -en teora bajo los planes directivos y estratgicos- trata de conseguir los objetivos a corto plazo de forma eficaz y eficiente.

En la figura 1 se enumeran las actividades de Recursos Humanos relacionadas con los niveles estratgico, directivo y operativo. Estos representannicamente un subconjunto de las principales funciones de Recursos Humanos, para fines ilustrativos. Por ejemplo, en el campo de la seleccin de personal y asignacin de puestos, las actividades del nivel operativo comprenden los planes anuales de contratacin y dotacin de personal. El nivel directivo se ocupa ms bien de la planificacin del personal para un futuro a medio plazo. Por ejemplo,l si la Compaa va a abrir dos fbricas en distintas panes del pas, qu tipos de personas se necesitarn y cmo van a encontrarse?

417

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418

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Las actividades del nivel estratgico se ocupan del futuro a largo plazo. Qu tipos de personas se necesitarn para gestionar y dirigir la Organizacin en el futuro? Partiendo de ahi, se analizan las implicaciones de la posicin a largo plazo de manera que orienten las prcticas actuales de seleccin, asignacin de puestos y formacin. Si, por ejemplo, una importante Compaia petrolera formula un plan estratgico de operaciones en orden a una importante diversificacin para el ao 2000., qu tipos de personas debe reclutar ahora, de manera que dentro de unos aos posea empleados capaces de dirigir la Compaa diversificada?

Las cuestiones estratgicas enumeradas en la figura 1 se centran en las cuestiones de largo plazo, de poltica general y de sistemas. Slo un puado de Organizaciones estadounidenses consideran la Gestin de los Recursos Humanos de manera sistemtica en el nivel estratgico. Esto es as por muchas razones, entre otras las siguientes:

Como la direccin no percibe la necesidad de abordar estas cuestiones, sigue adelante con la planificacin estratgica de las operaciones, sin prestar mayor atencin al lado humano de la Organizacin.

2.

En general, la propia funcin de Recursos Humanos no es suficientemente competente para ser de gran valor en el nivel estratgico. En el paso de las actividades operativas a las estratgicas se requieren capacidades distintas.

3.

La naturaleza de los datos sobre Recursos Humanos es radicalmente distinta de la de los datos sobre marketing, -produccin o finanzas por ejemplo. 419

3.

La Gestin Estratgica de los Recursos Humanos

Para funcionar eficazmente, las necesitan tres elementos centrales:

empresas

1.

Misin y Estrategias

La Organizacin tiene que tener una razn de ser, unos medios para emplear el dinero, los materiales, la informacin y las personas con objeto de llevar a cabo la misin. 2. Estructura de la Organizacin

Las personas se organizan para cumplir la misin de la Organizacin y realizar las tareas necesarias. 3. Gestin de los Recursos Humanos

Las personas se contratan para la Organizacin con el fin de que desempeen cometidos que define la divisin del trabajo. Los rendimientos deben vigilarse y debe retribuirse a las personas de modo que sigan siendo productivas.

En la figura de la pgina siguiente se presentan estos elementos bsicos como sistemas interrelacionados que se hallan incorporados en el entorno de trabajo. En el pasado, la gestin de los Recursos Humanos estaba en gran media ausente de los procesos generales de gestin/direccin estratgica. As pues, nuestro propsito aqu es contribuir a que la gestin de los Recursos Humanos forme parte integrante del rea estratgica en las Organizaciones.

420

ENTe RNO EXTER:op

421

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424

CAPITULO 6

METODOLOGA DE INTERVENCION EN CONSULTORIA

CAPITULO 6.

METODOLOGA DE INTERVENCION EN CONSULTORL4

1.

ELABORACIN DE LA METODOLOGA

2.

DEFINICIN DE MTODOS DE CONSULTORA

3.

MODELOS DE INTERVENCIN EN CONSULTORJA 3.1. Modelo clsico de intervencin del consultor 3.1.1. Fases de la metodologa de la intervencin clsica 3.1.1.1. 3.1.1.2. 3.1.1.3. 3.1.1.4. 3.1.1.5 3.1.1.6 3.1.1.7 3.1.2 Localizacin del problema Anlisis de la situacin Evaluacin preliminar y evaluacin operativa Elaboracin del proyecto de intervencin Puesta en prctica del proyecto comn Evaluacin de los resultados Finalizacin de la accin

Dinmica del proceso de intervencin clsica 3.1.2.1 3.1.2.2 El proceso de intervencin en el orden cronolgico Fases de la metodologa del orden lgico

3.2.

Modelo mdico de intervencin en consultora 3.2.1. Claves del modelo 3.2.2. Puntos crticos 3.2.3. Condiciones de eficacia

3.3.

Modelo experto de intervencin en consultoria 3.3.1. Claves del diagnstico 3.3.2. Comparacin entre modelo mdico y modelo experto 3.3.3. Procedimiento de diagnstico experto

425

3-3.4.. Fases y Tcnicas 3.3.5. Planificacin del modelo experto 33.6. Puntos crticos 3.3.7. Condiciones de eficacia

3.4.

Modelo cclico de intervencin 3.4.1. Fases del modelo cclico 3.4.2. Puntos crticos

3.5.

El modelo de consultora de procesos 3.5.1. Contacto inicial con el cliente organizacin 3.5.2. Reunin exploratoria 3.5.3. El contrato psicolgico 3.5.4. Setting del consultor 3.5.5. Diagnstico versus intervencin

3.5.6. Dinmica de intervencin centrada en el proceso de grupo 3.5.7. Intervenciones centradas en ofrecer feedback 3.5.8. Intervenciones especiales de instruccin o asesoramiento individual, grupal o institucional 3.5.9. Evaluacin de resultados

Referencias Bibliogrficas

426

CAPITULO 6.

MIETODOLOGIA DE INTERVENCION EN CONSULTORIA

En este apartado parto del presupuesto de que el Consultor de Organizaciones utiliza en su actividad uno o varios mtodos y que stos pueden explicitarse, describirse, analizarse tanto desde el punto de vista de la prctica como de la teoria.

1.

ELABORACIN DE LA METODOLOGIA

La metodologa del trabajo como Consultor no surgi de la nada, sino que se elabor a partir de la acumulacin y la sistematizacin de experiencias prcticas y a partir de los aportes de las ditrentes ciencias humanas en pleno progreso (psicologa, sociologa, psicosociologa y, ms recientemente, empresariales, economa y antropologa). Este esfuerzo de sistematizacin, con la elaboracin conceptual que de ella se desprende, fue especialmente importante en los Estados Unidos desde la segunda dcada de este siglo.

La segunda forma de sistematizacin de la prctica utiliza una aproximacin ms !IcientficaQ con las herramientas que ponen a su disposicin las diversas ciencias humanas y particularmente la utilizacin de los mtodos de investigacin. El libro de Mathilde Du Ranq uet, Nouvelles perspectives (1978) Nouvelle Recherche, Toulouse, destaca, en su segunda parte, varias investigaciones de este tipo que concluyeron en aportes considerables en el plano de la metodologa profesional. Del mismo modo, una reciente publicacin de Laurence Schulman titulada Etude Sur le processus daide (1977) School of Social Work, University of British Columbia, Vancennes, Canad, efecta un anlisis detallado y exhaustivo de las diversas variables que intervienen en el proceso de ayuda. Igualmente, en Canad y los Estados Unidos, los artculos publicados sobre la intervencin a corto pazo, la intervencin en situacir de crisis, son producto de la experimentacin de nuevas formas de trabajo analizadas y sistematizadas por una investigacin aplicada al trabajo como Consultor.

427

2.

DEFINICIN DE MTODOS DE CONSULTORA

El trabajo del Consultor fue descrito en trminos de actos profesionales (entrevista, gestiones, elaboracin de proyectos...) y tambin en trminos de funcin (de informacin, de ayuda, de relacin y de asesoramiento). Aqu vamos a abordar el trabajo del Consultor en trminos de mtodo y de proceso.

El mtodo es la manera de hacer (decir o ensear) algo siguiendo determinados principios y con un cierto orden. El mtodo de trabajo es, en efecto, la manera como acta el Consultor desde su primer encuentro con el cliente/Organizacin hasta que finaliza su accion.

El mtodo se puede dividir fcilmente en diversas fases con fines de estudio y de profundizacin, pero la aproximacin al Cliente/Organizacin que proponemos aqu trata de enlazar cada acto profesional de naturaleza diferente, y cada etapa del mtodo con el fin de darle a la accin del Consultor una coherencia y continuidad.

La metodologia es la parte de una ciencia que estudia los mtodos a los cuales ella recurre y aunque consideramos el trabajo del Consultor ms como un arte que como una ciencia, emplearemos la palabra metodologa en esa acepcin del trmino. La metodologa nos permite as delimitar y estudiar la o las maneras de actuar en Consultora, la forma de proceder segn un determinado orden y siguiendo ciertos principios, es decir el (los) mtodo(s).

Es esencial recordar que un mtodo es siempre un medio y no un fin en s; la metodologa es la manera de hacer, pero no define los objetivo que quiere alcanzar ni los valores a los cuales uno se refiere. El mtodo es un instrumento para alcanzar objetivos previamente determinados, est subordinado a los valores y a los fines, pero existe una relacin estrecha entre los objetivos perseguidos y la manera de actuar, ta] como lo expresa la seora Konopka (1971):

Nuestra manera de actuar debe estar de acuerdo con los fines que perseguimos (...) Gandhi se expres al respecto de una manera admirable: Los medios se asemejan a la semilla, el fin se asemeja al rbol y existe la misma relacin inviolable entre los medios y el fin que entre la semilla y el rbol... 428

3.

MODELOS DE INTERVENCIN EN CONSULTORIA

3.1.

El Modelo Clsico de Intervencin del Consultor

En la base de este Modelo est la concepcin del rol del Consultor como agente de cambio (cambios personales o individuales, cambios grupales, cambios en Organizaciones). El objetivo de cambio reemplaza a los objetivos curativos, preventivos y promocionales del modelo mdico.

A partir de su comprensin de la dinmica social y psicolgica en la que se halla la Organizacin, el Consultor debe determinar los objetivos precisos del cambio que se quiere alcanzar y los medios para lograrlo. Esta definicin de los objetivos y de los medios se denomina a menudo Proyecto del Consultor o Proyecto de Intervencin. La definicin de los objetivos y la eleccin de los medios se realizan confrontando los proyectos de los diferentes elementos que estn frente a frente; la negociacin da como resultado un proyecto comun.

Otros trminos se inscriben tambin en este nuevo modelo: segn su papel de agente de cambio, el Consultor lleva a cabo intervenciones Hablar de intervencin equivale a querer actuar, intervenir en un asunto quiere decir tomar parte voluntariamente, hacerse mediador, interponer su profesionalidad. Consiste, pues, en acentuar la accin, lo que el Consultor hace. Lo que se pone de relieve es la voluntad consciente de modificar, por su accin, la situacin del cliente/Organizacin. La palabra intervencin tiene, en nuestra opinin, ms fuerza que la de accin, aunque se utilizan a menudo como sinonimos.

La combinacin de estos elementos del modelo -relacin, cambio, proyecto, intervencin- nos lleva a una palabra clave de este modelo de referencia: la estrategia.

La estrategia se define como el arte de combinar, con vistas a la victoria, la accin de las fuerzas militares polticas morales, econmicas, implicadas en la conduccin de una guerra moderna. Arte de dirigir un conjunto de disposiciones. Una 429

estrategia puede definirse como el arte de hacer concurrir un conjunto de medios a un fin. La estrategia toma en cuenta elementos de naturaleza diferente tales como los recursos humanos, materiales, el tiempo, la personalidad, etc., y trata de prever la evolucin y las interacciones dinmicas entre esos elementos. Se pone el acento en los aspectos dinmicos y cambiantes, en la definicin de los fines que se quieren alcanzar y en el anlisis de los diferentes elementos que componen la situacin. El concepto de estrategia nos remite a la nocin de arte, de creacin; si la estrategia corresponde al arte, no puede ser cientfica ni nica, no puede estar segura de su xito. Son posibles varias estrategias para llegar a un mismo fin, cada artista o estratega concebir eventualmente diferentes estrategias; lo esencial es concebir la que tenga mayores posibilidades de xito.

Si bien el empleo de las palabras cambio, proyecto e intervencin ha arraigado rpidamente desde hace una decena de aos en el campo de la Consultora, el de estrategia tambin se est imponiendo en los ltimos aos con una fuerza especial.

3.1.1. Fases de la metodologa de intervencion clasica

En la prctica profesional, el Consultor se ve enfrentado a una realidad dinmica y contradictoria, en constante movimiento. Su intervencin apunta a producir, a suscitar o a reforzar cambios previamente definidos, en diferentes planos: en el plano de las relaciones interpersonales, en el plano de las relaciones grupales y en el plano de la propia Organizacin.

Las fases del mtodo se describen como: anlisis de la situacin, diagnstico y tratamiento. Algunos autores aaden evaluacin y fin del tratamiento. Esas tres fases corresponden, en la prctica, a las etapas del comienzo, medio y fin de la intervencin; en cada uno de esos momentos se insiste ms en: el anlisis de lo que sucede, la elaboracin de una opinin profesional y la puesta en prctica de un plan de tratamiento a corto, mediano y largo plazo.

430

Las fases del mtodo de intervencin en Consultora pueden enumerarse, en orden lgico de la manera siguiente:

Localizacin del problema Anlisis de la situacin Evaluacin preliminar y operativa Elaboracin de uno o varios proyectos de intervencin por el Consultor. Puesta en prctica del proyecto comn y de las intervenciones escogidas. Evaluacin de los resultados. Finalizacin de la accin.

3.1.1.1.

LOCALIZACIN DEL PROBLEMA El punto de partida es el encuentro con el cliente, representante de una Organizacin, pero ese encuentro puede producirse de maneras muy diferentes. Puede tratarse de una solicitud directa formulada por la Direccin, una solicitud de servicio, de una solicitud formulada por otro Departamento, puede tratarse de un problema social advertido por el Director de Personal... La localizacin del problema requiere aclarar: Quin solicita qu? Para quin? A quin est dirigida la solicitud? Este punto de partida condicionar inevitablemente la sucesin de gestiones profesionales. Esta localizacin del problema permite identificar el tipo de Organizacin que solicita ayuda, consejo o asesoramiento.

431

3.1.1.2.

ANLISIS DE LA SITUACIN El anlisis de la situacin consiste en recoger informaciones acerca de la Organizacin, su situacin, el contexto global... En el anlisis de la situacin, los conocimientos -numerosos y variados- en ciencias humanas y sociales adquieren toda su significacin en la prctica. La luz que aportan los diferentes conocimientos permiten que se tomen significativos los datos recogidos y que puedan reubicarse en un conjunto. De este modo, ha de utilizar los conocimientos que aportan la psicologa, la sociologa, la psicosociologia, la economia, el marketing, etc., sus nociones sobre la legislacin social y sobre las instituciones, a fin de comprender y delimitar la realidad social en la que actua. El anlisis de situacin se realiza a partir de dos ejes interdependientes: por una parte, el anlisis global del sector de intervencin (sector empresarial); por otra parte, la solicitud o el problema en cuestin.

3.1.1.3.

EVALUACIN PRELIMINAR EVALUACION OPERATIVA

Se trata aqu de elaborar, a partir de los elementos recogidos en el anlisis de situacin, una sntesis y una interpretacin de los datos, de formular hiptesis de trabajo. La evaluacin es una sntesis explicativa, el Consultor relaciona los diferentes elementos que ha encontrado, tanto en el plano particular como en el plano general, se dedica especialmente a sacar a la luz las interrelaciones entre los diversos factores (materiales, tcnicos, 432

sociales, econmicos, productivos) y a comprenderlos en su dinmica. Se describirn, as, las fuerzas internas y externas sobre las cuales podr apoyarse la intervencin, lo mismo que los puntos ms dbiles o menos dinmicos. La evaluacin desemboca en la elaboracin de un proyecto de intervencion.

3.1.1.4.

ELABORACION DEL PROYECTO DE INTERVENCIN

Esta elaboracin dificilmente puede separarse de la evaluacin operativa, es decir la que lleva a definir los objetivos precisos del cambio. El definir los objetivos del cambio supone determinar el objetivo general de la intervencin, la meta que pretendemos lograr con la intervencin. La elaboracin del Proyecto Intervencin supone tres operaciones: de

Determinacin de objetivos de intervencin especficos, ya sean objetivos parciales, centrados en un aspecto o en un problema delimitado (en funcin de la demanda y de los medios de que se dispone), o bien objetivos escalonados en el tiempo ( a corto, medio y largo plazo).

Determinacin del nivel de intervencin, es decir, la definicin del cliente. El Consultor puede centrar su accin en un individuo, un grupo, un departamento o en toda la Organizacin. La determinacin del nivel de intervencin implica determinar 433

quin es el cliente, y esta detenninacin es esencial para la seleccin de los medios ulteriores.
-

La eleccin de los tipos de intervencin o de las estrategias. Es imprescindible formalizar un contrato que permita asegurar la relacin y las formas de intervencin, dejando constancia del proceso a realizar y de los compromisos contrados por ambas partes, Empresa y Consultor.

3.1.1.5.

PUESTA EN PRCTICA PROYECTO COMN

DEL

El Consultor utiliza diferentes formas de intervencin en funcin de los objetivos de cambio perseguidos y del tipo de intervencin escogido. Deber programar las acciones de intervencin indicando: objetivos, tareas, personas, tiempo, recursos y medios para la realizacin del proyecto.

3.1.1.6,

EVALUACION DE LOS RESULTADOS Consiste en medir el camino recorrido, en evaluar los cambios que se produjeron en la situacin entre el comienzo y el final de la intervencin. La evaluacin de los resultados puede ser parcial, en el trascurso de la intervencin con el fin de hacer un balance y reajustar, eventualmente, los objetivos de trabajo, o final cuando se trata de finalizar la intervencin.

434

3.1.1.7.

FINALIZACIN DE LA ACCIN La intervencin del Consultor en una situacin individual o de grupo tiene que estar limitada en el tiempo. Todo tiene un comienzo, un desarrollo y un fin, y muy paradjicamente pocos autores hablaron realmente de finalizacin de la intervencin. Este fin puede muy bien ser percibido como una muerte o como un renacimiento. Lo que es cierto es que el fin de la accin est presente desde el primer contacto entre la Organizacin, el cliente y el Consultor.

3.1.2. Dinmica del proceso de intervencin clsico

Las fases de la metodologa de intervencin son reconocibles en la prctica, pueden ser delimitadas con fines de estudio y de examen profundo. En la prctica, las diferentes fases de la metodologa no se confunden, son simultneas, se presentan en el mismo momento.

Durante una entrevista, el Consultor recibe una solicitud, la evala y elabora hiptesis, utiliza diversas formas de intervencin segn esas hiptesis (clarificacin, apoyo, informacin persuasin, etc.) recoge datos; en funcin de los nuevos datos, modifica su percepcin inicial del pedido, elabora y propone un plan de trabajo, lo confronta con el del cliente, da fin al encuentro. Luego reflexiona, trata de comprender lo que ha sucedido y de prever lo que har en el prximo encuentro, etc..

En una sola entrevista, cualquiera sea su duracin, podemos encontrar en forma casi simultnea, todas las fases de la metodologa descritas antes en orden lgico. Igualmente, cuando se trata de la reunin de un gmpo, encontramos elementos de cada una de las. etapas precedentemente mencionadas.

435

El trabajo de consultora es ms completo si lo definimos en trminos de proceso. Un proceso es un camino, un desarrollo. Esta nocin de evolucin, de desarrollo en el tiempo, de planos que se interponen y se encadenan constituyendo un todo coherente es lo que mejor refleja la realidad de la prctica en Consultora. Realidad que no se puede encerrar en categorias y etiquetar; realidad en la cual la Organizacin cliente y el Consultor son los actores que, interrelacionndose, tienen que llegar a una accin conjunta que permita el desarrollo y mejora de la Empresa.

Al principio se insiste inevitablemente en la recogida de datos e informacin, en la comprensin de la demanda y de la situacin de partida que se concretan en una evaluacin preliminar. Hacia la mitad de la intervencin, se elabora el Proyecto, se redacta el contrato y la puesta en marcha de estrategias de intervencin. Hacia el final de la intervencin se pondr nfasis en la ejecucin de las estrategias, en la programacin de tiempos y consecucin de resultados y en la evaluacin de la intervencin.

El proceso metodolgico puede describirse grficamente como un movimiento en espiral con un punto de partida, el problema del cliente, y un punto de llegada, flnal del proceso, en donde las diferentes fases del mtodo se interrelacionan sin confundirse ni excluirse. En tanto que la gestin en orden lgico puede representarse en forma lineal con fases que se suceden unas a otras.

436

~&.2.. El proceso de intervencin en orden cronolgico Solicitud o problema Anlisis de situacin Evaluacin preliminar y operativa Elaboracin del proyecta de intervencin y contrato Puesta en prctica de las estrategias de intervencin Evaluacin de los resultadas Finalizacin A.2.2. b) Fases de la metodologa en orden lgico 1. Solicitud o problema 2. Anlisis de situacin 3. Evaluacin preliminar y operativa
4.

1.
2.
3.

Elaboracin del proyecto social y contrato

4.

5. Puesta en prctica de las intervenciones 6. Evaluacin de las resultados 7. FinaJizacin

5. 6.
7-

437

3.2.

Modelo Mdico de Intervencin en Consultoria

3.2.1. Claves del modelo

Durante mucho tiempo, la metodologa tom del modelo de tratamiento mdico gran nmero de sus referencias y su terminologa. El mtodo se divida en varias fases o etapas -estudio (o indagacin) de la situacin, diagnstico, tratamiento, evaluacin y finalizacin del tratamiento- tomadas directamente del lenguaje mdico.

Es cuestin, para el Consultor, de tratar una enfermedad social o disfuncin organizativa. El es quien puede aportar respuestas o soluciones, remedios, al que sufre de una carencia o una disfuncin social. El tratamiento es prescrito por quien puede determinar, en el diagnstico, el mal que sufre el otro; trata entonces de establecer tipologas de diagnstico y de sistematizar las respuestas (tratamiento) susceptibles de resolver cada tipo de enfermedad social u organizativa.

Este modelo de tratamiento con fuerte influjo mdico se modific por influencia de las corrientes psicoanalticas y psicoteraputicas posteriores, sin perder, sin embargo, sus principales caractersticas. La palabra tratamiento fue reemplazada por terapia y se habla de terapia social, de socioterapia, de psicoterapia, de terapia de apoyo, ciruga organizativa, etctera.

En su libro Social Case Work, Bray y Twenlinckx nos explican que existen dos formas de tratamiento: 1) El tratamiento indirecto, llamado tambin socioterapia, centrado en el ambiente exterior de la Organizacin y que opera mediante la modificacin del medio, y 2) el tratamiento directo o psicoterapia, centrado en la Organizacin y que consiste en aportar ayuda tcnica y social para superar la crisis.

Este modelo mdico-psico-teraputico adoptaba trminos que reforzaban aun ms el modelo cuando se hablaba de 438

los objetivos del tratamiento. Estos objetivos se definan como curativos, preventivos y promocionales. Los tratamientos curativos se dirigan a las Organizaciones enfennas. Los tratamientos preventivos se utilizaban cuando exista una situacin de riesgo -o de degradaciny se trataba de proceder a prevenir situaciones conflictivas. Los objetivos promocionales que acompaarn siempre a los otros dos se originan probablemente en las corrientes de educacin ecolgica y de educacin sanitaria (higiene, diettica, etc.) y su pertenencia al modelo mdico nos parece menos evidente.

3.2.2. Puntos criticos

En este Modelo Mdico o Clnico de Intervencin, es el Consultor quien tiene la prerrogativa de hacer un diagnstico y proponer el tipo de terapia adecuada para la solucin de los problemas. El Consultor se convierte en el hombre fuerte y propone lo que se debe hacer. Todo el problema se delega en el Consultor quien, llevado de su experiencia y conocimientos tcnicos, aconseja lo que se debe hacer. Crea tina relacin de dependencia y no ayuda a desarrollarse y madurar personalmente a la Organizacin.

3.2.3. Condiciones de eficacia

Todos los consultores estn de acuerdo en que este modelo puede ser eficaz en determinados momentos y bajo ciertas condiciones: A. Cuando se considera beneficioso que alguien, desde fuera, indique qu es lo que est bien o mal desde su punto de vista. Es un chequeo que en determinados momentos puede ser til para evitar complacencias o para estimular. Cuando la organizacin cliente ha diagnosticado perfectamente el problema y ha buscado el Consultor adecuado, evitando de- esta manera diagnsticos equivocados.
-

II.

439

C.

Cuando el grupo est dispuesto a colaborar revelando la informacin precisa y exacta para hacer el diagnstico. Cuando el cliente sabe interpretar el diagnstico y poner en prctica la solucin propuesta. Cuando el cliente se siente satisfecho con la solucin propuesta y le facilita la forma de enfrentarse con los problemas. Cuando existen situaciones traumatizantes y es necesario acudir a una ciruga de choque o de intervencin traumtica para algunos miembros que estn poniendo en entredicho la supervivencia de la Empresa u Organizacin. Es til, a veces, descargar sobre un agente externo (el Consultor) la solucin que resultaba impopular.

D.

E.

F.

3.3.

Modelo Experto de Intervencin en Consultora

3.3.1. Claves del diagnostico

Para poder profundizar en los conocimientos de la Empresa, a veces se recurre al Profesional-Experto en diagnstico para analizar e identificar las causas del problema y proponer soluciones que permitan mejorar la eficacia organizativa.

El diagnstico es una herramienta de Direccin muy importante, ya que permite, dependiendo de cada situacin, acudir al Consultor/Experto para que provea de informacin de tipo externo, que comprende la evolucin del mercado, el volumen de la demanda, preferencias de los clientes, evolucin tecnolgica, desarrollo de polticas psicosociales o sistemas socio-culturales.

En otras ocasiones, se acude al Consultor/Experto para que evale la propia situacin empresarial en cuanto a materia prima, preparacin tecnolgica, cualificacin del 440

personal, recursos financieros y evaluacin de ratios de productividad.

Haciendo una comparacin podemos observar cmo el Modelo Mdico-Clnico, como el Modelo Experto, sigue procesos muy similares en cuanto a la forma de diagnosticar y enfrentarse con los problemas derivados de la accin.

441

3.3.2.

Comparacion entre modelo medico-apeno

MODELO MEDICO

MODELO EXPERTO EN ORGANIZACIONES/EMPRESAS

FASES EMPRESAS

HOMBRES

Problemas humanos

Diagnstico

Enfermedades Identificacin
Programa de
-

Consultor/Experto analiza indicadores busca las causas y responsabilidades internas y externas Identificacin

Propuestas

Programa de

actuaciones terapia ciruga

-

actuaciones

n~uuaa lic ict.upeIdUIWl

medidas estructurales Puesta en marcha

Tratamiento Seguimiento mdico Curacin

Aplicacin Verificacin Objetivos

_________________________

Control de la gestin Recuperacin

______________________________

La equivalencia entre los dos modelos es evidente. En ambos casos se recurre a un agente externo para diagnosticar los posibles problemas humanos o de relaciones existentes en el sistema humano y en el Experto
se trata de identificar las disfunciones del sistema tcnico,

econmico o administrativo. Los dos siguen el mismo

procedimiento para conseguir la curacin desde el punto de

vista humano, o la recuperacin u optimizacin de cualquiera de los otros sistemas.

442

3.3.3. Procedimiento de diagnostico expeno

Dependiendo del problema que la Empresa-cliente quiera abordar, as se insistir ms en el anlisis externo o en el interno. Lo esencial es verificar el nivel de las actividades y resultados centrales, para programar un proyecto de futuro que suponga una recuperacin.

ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE DIAGNOST[CO

ANALISIS EXTERNO

U

ANA LISIS INTERNO u u Medios materiales Medios humanos Medios financieros Conocimientos tcnicos Estrategias Politicas Organizacin Mtodos de gestin Sistema de control

Posicin del mercado Actuacin de la competencia Evolucin tecnolgica Mercado de trabajo Situacin poltica Factores socio-culturales Sistema de valores

Actividades y resultados actuales

Proyectos y tendencias para el futuro

Actividades futuras Resultados posibles

443

El esquema de procedimiento de diagnstico no asegura automticamente la consecucin de los resultados, si no va acompaado de un Proyecto de recuperacin, correccin de disfunciona]idades y, potencialmente, de alternativas concretas, viables y ajustadas a los recursos y medios con que cuenta la Empresa. 3.3.4. Fases y tcnicas El Mtodo Experto supone seguir una metodologa perfectamente definida y el dominio de unas tcnicas que deber emplear para garantizar la solvencia del proceso.

FASES 1. 2. MIsin de la empresa Reformulacin eventual FInalidades y tendencias de directivos Expresin de alternativas y tendencias Definicin de la poltica general Objetivos cuantitativos y cualitativos Clasificacin de objetivos que se quieren obtener: financieros, comerciales, tcnicos, sociales, etc..

TECNICAS ENTREVISTA ENTREVISTA

ENTREVISTA 3.

DIAGNOSTICO
4. Anlisis del entorno

Anlisis externo, mercado, clientes, competencia, proveedores, formas de financiacin, situacin del entorno socio-cultural DIAGNOSTICO 5. Anlisis del potencial interno Medios materiales y humanos, conocimientos tcnicos, recursos financieros, comportamiento de los agentes DIAGNOSTICO 6. Explicacin de los resultados obtenidos en funcin del contexto externo y del potencial interno; anlisis de interacciones 444

FASES 7. Medidas aisladas y planes futuros Anlisis de las necesidades y capacidades reales de la empresa, proyeccin de futuras tendencias. Planificacin de la estrategia Definicin, segn las posibles opciones, de una estrategia bien de tipo global o por actividades que tenga en cuenta siempre los objetivos previamente determinados Evaluacin y simulacin de
estrategias

TECMCAS DIAGNOSTICO

8.

REFLEXION

9.

PREVISION

Utilizacin de modelos de simulacin, sobre todo de tipo financiero, para conocer sus posibles resultados 10. Eleccin de la estrategia adecuada A partir de criterios y preferencias de directivos, se decide la estrategia empresarial ms idnea Planificacin operativa Especificacin de las acciones que se llevarn a cabo: objetivos sectoriales, medios necesarios, presupuesto, asociacin/negociacin Supervisin de la gestin Organizacin de sistemas, eleccin de indicadores, procedimiento para analizar posibles desviaciones y medidas correctoras DECISION

11.

PLAN DE ACCION

12.

CONTROL

Esquema de Jean-Pierre Thibaut (1994): Manual de Diagnstico en la Empresa -Madrid, Edit. Paraninfo, Pp. 18-44.

445

3.3.5.

Planificacin del modelo expe no El Modelo Experto se caracteriza por una rigurosidad y precisin en su forma de actuar, que implica una programacin detallada de sus fases de desarrollo, contenido, actividades y personas de contacto con la Empresa cliente. La agenda del Modelo Experto est
perfectamente definida, muy acorde con la forma de

proceder de la Empresa.

EJEMPLO DE PlANNING DE TRABAJO

Orden 1

Contenido de las fases Primera toma de contacto con direccin y mandos Visita al lugar Concertar citas Anlisis econmico y financiero

Naturaleza del trabajo Informacin y comunicacin sobre la utilidad del diagnstico Recogida y anlisis del balance, cuenta de resultados y anlisis contable Trabajo individual del analista

Personas a citar Direccin y mandos directivos

Direccin financiera Experto contable Personas responsables del Proyecto

Adaptacin metodolgica y orientacin en funcin de los resultados financieros Diagnstico comercial Diagnstico tcnico Diagnstico de personal

Recogida y anlisis de informacin Recogida y anlisis de informacin Recogida y anlisis de informacin

Director comercial Clientes Director tcnico Proveedores Director de personal Delegados

446

Orden
7

Contenido de las fases

Diagnstico de la funcin administrativa y financiera

Naturaleza del trabajo

Recogida y anlisis de informacin

Personas a citar Director administrativofinanciero Banqueros Direccin general Mandos intennedios Direccin general Estado Mayor Direccin general Estado Mayor El analista o el equipo mixto

Diagnstico de organizacin Diagnstico de gestin Diagnstico estratgico Sntesis del diagnstico Conclusiones y recomendaciones Presentacin de conclusiones y recomendaciones a la empresa Redaccin del informe final

Recogida y anlisis de informacin Recogida y anlisis de informacin Recogida y anlisis de informacin Trabajo de reflexin, de bsqueda de ideas Discusiones y programacin de medidas postuladas Realizacin del informe definitivo

9 10 11

12

Direccin y mandos operativos

13

Equipo de Consultora

Adaptado del Modelo de Jean Pierre Thibaut (1994), (Diagnstico de la Empresa,

Editorial Paraninfo, Madrid, pg. 44).

3.3.6.

Puntos criticos La Empresa-cliente se comporta pasivamente y confa en la Ciencia y el saber hacer del ConsultorExperto. Se compra la informacin y la experiencia y se paga en funcin del prestigio de la Empresa Consultora.

447

La informacin obtenida viene de fuera y no se repara si dentro existen recursos o medios que pudieran ser explotados y que revirtieran posiblemente sobre el sistema.

Existen muchos Proyectos de Consultoria elaborados por eminentes Consultores-Expertos que ni siquiera se han ledo ni verificado. Han pasado a engrosar los dossieres secretos de muchos Directivos que han podido costar millones y a los que no se les ha sacado ninguna rentabilidad.

3.3.7. CONDICIONES DE EFICACIA

Para que este Modelo funcione con eficacia es preciso que:

El cliente diagnostique correctamente el problema y no sea fruto de un capricho o moda del Directivo para su autocomplacencia o justificacin.

El cliente se haya asesorado convenientemente sobre la capacidad, competencia y profesionalidad de la Empresa Consultora.

El cliente haya definido perfectamente el tipo de informacin que necesita, sin ningn tipo de distorsiones o interferencias, identificando las necesidades reales.

El cliente acepte las consecuencias derivadas del diagnstico o servicio que se le ha prestado y

448

trate de activarlo llevndolo a la prctico empresarial y sabiendo asumir las consecuencias.

3.4. La

Modelo Cclico de Intervencin aproximacin

psicolgica ha prestado atencin al comportamiento de los individuos y de los grupos integrados dentro del contexto organizativo. Por otra parte, los socilogos han prestado una atencin especial al estado de los factores estructurales, formales y normativos de las Organizaciones. Si integramos ambos conceptos nos encontramos con tres niveles de anlisis.

En el Primer Nivel se estudia el comportamiento organizacional en cuanto es comportamiento de unas pci-sunas con ciertas caractersticas psicolgicas. En el Segundo Nivel se analizan los comportamientos individuales en cuanto se desarrollan en un ambiente social de grupo. En el Tercer Nivel, Organizacional, se estudian los sistemas internos de roles y reglas establecidas dentro de la Organizacin; la estructura y funcionamiento de las redes de comunicacin; la influencia del liderazgo formal e informal, as como los centros de poder y niveles jerrquicos. Estos tres niveles constituyen el sistema organizacional interno, que a su vez estar influido por el contexto social y el sistema tecnolgico externo. Por eso, seala Pugh que hay que estudiar la estructura y el funcionamiento de las Organizaciones y la conducta de los individuos y grupos en ella, en conexin con el entorno social y tecnolgico (Pugh, 1965, 235).

Este estadio permite llegar a descubrir los aspectos tanto formales como informales de las Organizaciones y su influencia sobre los comportamientos humanos. De hecho, existen aspectos informales de la Organizacin, como son los valores, sentimientos y motivaciones, cuya influencia sobre el comportamiento son evidentes. Existe una tendencia a buscar el equilibrio entre las compensaciones y contribuciones que el individuo percibe y est dispuesto a dar a la Organizacin. La teora del equilibrio propuesto por March y Simon concibe la participacin de los miembros en la Organizacin en funcin de

449

dos condiciones: la primera, la eficacia en la consecucin de los objetivos de la Organizacin; y la segunda, la eficacia en la satisfaccin de las necesidades y aspiraciones de los propios miembros. (March y Simon, 1977, 109-110).

Desde el punto de vista cclico, existe una interrelacin mutua entre el individuo y la Organizacin, compensados entre las expectativas de las personas y los recursos que la Organizacin pone a disposicin de los individuos y las necesidades y habilidades que la persona satisface y est dispuesta a emplear. Este resumen se ve expuesto en el cuadro siguiente:

ORGANIZACIONES DEMANDAS Expectativas comunicadas Recursos organizacionales, (gente, actividades,

INDIVIDUOS Necesidades y objetivos Habilidades y energas

RECURSOS

Figura 1 .- Resumen de las contribuciones a la interaccin individuo-organizacin (PORTER, LAWLER y HACKMAN, 1975, 109).

Los principales estadios de este Modelo vienen expuestos a continuacin, y grficamente los autores los plasman en el siguiente grfico

450

Modelo del desempeo individual en las organizaciones formulado por Porter, Lawler
y Hackman (1975)

451

3.4.1. Fases del modelo cclico

Estadio 1:

Percepcin y evaluacin de las demandas organizacionales, que se desprenden de sus objetivos y necesidades y de las de sus miembros.

Estadio 2:

El sujeto realiza una redefinicin de las tareas originadas por las demandas organizacionales que l tiene que realizar. Esta redefinicin tiene en cuenta generalmente las necesidades organizacionales e incluye ciertas tareas personales que surgen de sus propias expectativas.

Estadio 3:

Desarrollo de un plan comportamental que considera las estrategias para la ejecucin de las tareas y el esfuerzo previsible a invertir.

Estadio 4:

Ejecucin de la conducta que surge del plan elaborado, modulada y limitada por las habilidades del sujeto, sus capacidades y su nivel de activacin.

Estadio 6:

Proceso de feedback dirigido a aspectos organizacionales e individuales.

Se trata de un Modelo Cclico de Anlisis y de Intervencin que es necesario analizar en grupos. Este Modelo ha dado lugar, segn lo plantea McGrath (1976) a concebir la conducta organizacional como el resultado de la interrelacin de tres sistemas conceptualmente independientes:

A.

El entorno fisico y tecnolgico en el que la conducta tiene lugar.

452

B.

El medio social, o los patrones de interrelaciones personales en que ocurre.

C.

El sistema personal de la persona focal cuya

conducta se considera.

Estos tres sistemas interactan o se interseccionan entre s. (Figura 3). Las intersecciones del ambiente fsico y del ambiente social representan lo que Barker denomin settings comportamentales. (Barker y Wright, 1955). Se trata de la operacin conjun[ta de un medio fsico y de los patrones dominantes de conducta. La interseccin del sistema personal y del ambiente fsico-tecnolgico determina las tareas mientras que la interseccin de aquel con el ambiente social determina los roles, que aunque son conceptos relacionados, no se identifican.

Tres sistemas intersectados para la conducta organizacional. (McGRATH, 1976, 1368)

453

Si la conducta ocurre como inerseccin de los tres sistemas y tenemos en cuenta las intersecciones mencionadas, podemos afirmar que la conducta es el resultado de las tareas, los roles y los settings comportamentales. Ahora bien, a partir de estos elementos, es posible delimitar de varias maneras el concepto de conducta organizacional. Si atendemos especialmente al sistema personal implicado, la conducta organizacional es cualquier conducta de un miembro de la organizacin, tenga lugar o no en su contexto fsico o social. Por el contrario, si atendemos predominantemente al sistema fsico-tecnolgico, la conducta organizacional seria nicamente la realizada en el tiempo, lugar y con los objetos relativos a la organizacin. La tercera posibilidad es atender principalmente al sistema social-interpersonal que estructura el entorno organizacional. De acuerdo con ella, la conducta organizacional seria la originada por la propia organizacin, sea realizada por sus miembros o no. 3.4.2. Puntos cnticos

En este Modelo Cclico faltan las pruebas experimentales y las herramientas de trabajo que facilitan el uso del Modelo.

Pretender un cambio intencional y sistemtico de la conducta requiere conocer los fenmenos y procesos pero, al mismo tiempo, sera necesario experimentar la forma de reorientarlos y modificarlos.

Asimismo, faltan estrategias de intervencin concretas para planificar el cambio, tanto a nivel individual como grupal y organizacional.

Es un Modelo muy significativo pero con escasa proyeccin prctica. Experimentalmente se han desarrollado algunas investigaciones matemticas que estudian la probabilidad de retener a un individuo dentro de la Organizacion. 454

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455

3.5.

El Modelo de Consultoria de Pmcesos

La Consultoria es un proceso que requiere respetar su tempus y ritmo para adecuar la relacin y buscar soluciones satisfactorias entre Empresa y Consultor.

En primer lugar, trato de descubrir y comentar cmo es el proceso de Consultora tpico propuesto por E.H.Schein. Se parte de una actitud muy abierta en la relacin entre Consultor y Empresa. Permite elaborar una serie de etapas de difcil separacin, calificacin y determinacin. Estn implicados y estrechamente relacionados unos con otros; no se les puede separar, se dan a la vez.

3.5.1. Contacto inicial con el cliente/organizacion

El cliente acude al Consultor por mltiples razones, o bien porque detecta una carencia o porque percibe un problema que no puede resolver por s mismo.

Son muchas las ocasiones en las cuales la Empresa se enfrenta con una necesidad: problemas de crecimiento, exceso de plantilla, reduccin de volumen de negocio o implantacin de una nueva tecnologa...

Se trata de una primera reunin exploratoria donde se puede detectar cual es la postura que adopta la Empresa y; esta reunin es el primer paso hacia el inicio de la relacin entre ambas panes.

El Consultor debe percibir cul es el tipo de ayuda que puede ofrecer y si entra dentro de las expectativas de lo que la Empresa desea.

En este primer contacto, a juicio de E.H. Schein (1988, y. 1), Consultora de Procesos, Iberoamericana Espaa, lo ms importante es que alguien dentro de la Organizacin acepte la premisa de que las relaciones y los procesos 456

interpersonales que acompaan a la solucin de los problemas organizacionales constituyen importantes objetivos de aprendizaje (Schein, 1988, Pp. 119-120, V.l.).

Este seria el elemento esencial en la Consultora de Procesos: reconocer que al establecer una relacin ambas partes van a aprender algo que puede ayudar a mejorar el funcionamiento y la efectividad de la Empresa. El

Consultor no es un gur que lo sepa todo a priori.

Necesita experimentar y seguir el proceso de descubrimiento acertado para comprender la situacin del problema desde el propio cliente y junto con l buscar la solucin ms adecuada.

De este contacto inicial se va a definir la relacin y se va a intentar recorrer juntos todo el proceso de la Consultora, proceso que se va a convertir en un aprendizaje para los dos. El Cliente tiene una idea vaga de lo que est pasando, pero percibe que algo anda mal, no se atreve a concretarlo, se encuentra en una situacin

de apftndlzaje y necesita que el Consultor, mediante una

serie de preguntas, indagaciones y mtodos, llegue a definir el problema y concretar el tipo de ayuda y solucin que necesitan.

3.5.2. Reunion exploratoria

Todos los procesos y movimientos deben ser conjuntos entre el Sistema del Consultor y el de la Empresa. Aunque el Consultor prepare detenidamente las reuniones, debe llegar un momento en que ambas partes se renan para pensar juntos y preparar todos los pasos del procesos de esta reunin exploratoria. Los elementos ms esenciales en esta reunin y que pueden marcar la orientacin futura deben tratar de responder a estas tres preguntas: quines deben asistir, objetivos y actitud. En cuanto a los asistentes, los autores partidarios de este tipo de intervencin estn de acuerdo, usando una 457

terminologa propia del argot en Consultoria, en afirmar que deben asistir los conversos; aquellos que estn convencidos de la necesidad de la intervencin y de que necesitan ayuda externa.

Evidentemente, en esta reunin deben estar las personas

de mayor rango dentro de la Empresa o en Departamento,

para que aporten la visin de los problemas y, por supuesto, deben comparecer las personas que estn directamente implicadas en el problema.

No es el momento de enfrentarse con personas escpticas u opuestas a la intervencin. Se deben facilitar las cosas y llegar el momento de poder enfrentarse o ganar para la causa a los oponentes y distantes.

Lo esencial de esta reunin es definirjuntos cules deben ser los objetivos a lograr. Como objetivos prioritarios se encuentran:

Definir con mayor precisin el problema.

Comprobar la disposicin del cliente si est dispuesto a llegar al fondo del problema o quedarse en la superficie, si busca maquillar la situacin sin entrar a fondo en los problemas.

Valorar si como profesionales estn dispuestos a recorrer juntos el proceso.

Formular juntos los siguientes pasos del proceso.

El tercer elemento de xito en esta reunin viene determinado por la actitud de colaboracin que debe iluminar todo el proceso. La colaboracin debe partir de una disposicin en la cual todos, desde su punto de vista, pueden aportar sus informaciones, que permitan definir el problema en toda su profundidad, sin que nadie se 458

reserve informaciones privilegiadas que sesguen o entren en contradiccin con la visin del problema. Tarea del Consultor es hacer ver las contradicciones aparentes para llegar a una definicin de conjunto del problema. Nadie, de los que estn dispuestos a colaborar, estorba; su visin es importante y debe ser recogida.

3.5.3. El contrato psicologico

Conviene dejar bien claro desde el principio cul es el tipo de contrato o compromiso que se va a desarrollar mientras dura la relacin. En el contrato se debe indicar los servicios que se prestarn, el coste y la forma de pago, el tiempo real de dedicacin, concretada en horas de presencia real y de estudio en Laboratorio. En consecuencia, se debern concretar los honorarios precisos y forma de pago.

Se deben concretar y explicitar claramente las expectativas de la Organizacin, evitando subterfugios y expectativas que nunca fueron definidos.

Asimismo, el Consultor debe definir la Forma y estilo de trabajar, los medios que va a necesitar, el tiempo de dedicacin de los Directivos y las reuniones previstas con los grupos naturales de trabajo.

3.5.4. Setting del consultor

El Consultor tiene definido claramente su forma trabajo y por lo mismo es muy escrupu]Loso a la hora definir el escenario de trabajo. Mientras acta, tiene papel a desarrollar y su escenario principal es Empresa, es all donde debe situar su taller

de de un la de

aprendizaje y extraer las consecuencias que se derivan de

esta forma de actuar. Estoy de acuerdo con E.H.Schein en los cuatro criterios que formula para seleccionar el escenario de actuacin. Comento y defino la forma de actuacin de Sehein al mismo tiempo que aporto variaciones derivadas de mi forma de actuacin. 459

En la forma de trabajar del Consultor se requiere:

A.

Saber ubicar el escenario de trabajo lo ms cerca de los actores principales de los acontecimientos que se pretende recomponer. Nada de entrevistas ni de cuestionarios. (E.H.Schein, 131) es partidario de ubicarse all donde se desarrolla la accin y que precisa de una mejor solucin de los problemas en que se encuentran. Estoy de acuerdo en que este debe ser el primer punto de partida y que se debe consensuar con el cliente o representante de la Organizacin.

B.

Estar lo ms cerca posible de la cima de la Organizacin o del Sistema del Cliente (E.H. Schein, 130). Totalmente de acuerdo, si el Consultor no entra en contacto con estos niveles,

no podr determinar cules son las normas,

objetivos y criterios de actuacin. Este criterio es vital para pulsar la cultura de la Empresa y determinar su identidad organizativa.

C.

Buscarse el escenario en el cual resulte fcil observar los procesos de solucin de problemas interpersonales y grupales (EH SCHEII4, 130). El Consultor debe observar los procesos en su situacin real y analizar las, relaciones que se establecen entre los miembros del equipo. De esta manera se observarn los cambios reales y operativos de trabajo, que son susceptibles de mejorar o transformar.

D.

Dedicar tiempo a observar el proceso de trabajo, as como los instrumentos, medios, recursos y tiempo de dedicacin. Todo proceso productivo de la Empresa est condicionado por la tarea a realizar, recursos humanos y tcnicos y el nivel de ejecucin. Observar en vivo la forma de trabajar y las relaciones va a ser uno de los elementos esenciales. Este aspecto no ha sido suficientemente definido por E.H. Schein y 460

requiere que el Consultor le dedique tiempo para su correcta comprension.

E.

Hacer operativo su estilo o forma de trabajar para que aprendan a confiar en l y en su profesionalidad. Debe dar prioridad a trabajar de cara a los clientes. No se fa de informaciones confidenciales que puedan condicionar su ptica a la hora de observar. Necesita trabajar con el equipo de trabajo, objeto de mejora, y con ellos poder aprender las dificultades, trabas e inconvenientes que sufren de tener que realizar su tarea.

El Consultor privilegia el contacto y observacin

directa e informal, prescindiendo de

otros

instrumentos standardizados que le impiden captar el entorno con toda su riqueza y elementos condicionantes. Esto no impide que en determinadas circunstancias y en Empresas de grandes dimensiones sea necesario emplear los mtodos informales y los formales, manejando cuestionarios y entrevistas personales y grupales en profundidad.

Dentro de todo este proceso, el Consultor se convierte en un elemento ms del proceso y no en una persona extraa que observa desde fuera el acontecer y representacin de la accin social que se vive en la Empresa.

3.5.5. Diagnstico venus intervencin

No es fcil distinguir la etapa de diagnstico independiente de la intervencin. Son partes del mismo proceso; depende de en qu aspectos se pone el acento; si solamente se pretende recoger informacin, pondramos el acento en el diagnstico; si la infonnacin es valorada para definir el problema de intervencin, estaremos acentuando el aspecto interventor. 461

Tradicionalmente, la informacin se recoge antes de intervenir; es decir, se observa, se entrevista, se realizan sondeos y grupos de informacin para elaborar el diagnstico y, posteriormente, sugerir medidas de intervencin correctivas o de mejora.

Segn E.H. Schein, en los procesos de Consultoria no existe tal distincin; el Consultor debe dar por hecho que todos sus actos, as como su comportamiento en general constituyen una intervencin de algn tipo (Sehein, 1988, p. 139, V.I.). Ms claro es al afirmar que todos los actos del Consultor constituyen una forma de intervencin

Recoger informacin es una forma de intervencin, tiene su impacto y crea determinadas expectativas en los clientes. Para evitar el efecto de influencia del Consultor, E.H. Schein propone la desestructuracin de las tcnicas tradicionales, para evitar que el cliente haga sus hiptesis sobre la intencin con que se formulan. Prefiere que en todo momento el Consultor sea coherente consigo mismo y manifiesta claramente lo que pretende. En funcin de esta claridad, su mensaje debe ir dirigido y formulado a preguntar:

qu funciona bien o mal de la Organizacin. qu se puede mejorar quin y cmo se toman las decisiones en la Empresa

Las preguntas del Consultor deben ser directas y orientadas al doble objetivo comn de preocupacin por las relaciones dentro de la Organizacin y por la eficacia organizativa.

Hay que evitar preguntas ambivalentes y que produzcan mensajes distorsionantes; as prefiere evitar preguntas generales sobre valores, u opiniones sobre estilos de 462

Direccin. Como herramientas slidas de recogida de la informacin considera la observacin directa, las entrevistas individuales o grupales y cuestionarios de tipo informal, siempre que sean lo ms abiertos posible.

De la manera cmo se recoge la informacin depende la validez de esa informacin, evitando la distorsin y el halagar al Consultor con las respuestas que desea oir.

3.5.6. Dinmica de la intervencin centrada en el proceso de grupo

Una de las formas de intervencin ms querida y apreciada por E.H. Schein es la observacin y el manejo de la agenda de trabajo del grupo, diseada para confrontar e influir deliberadamente sobre el proceso del grupo (E.H. Schein, 1988, pp. 152-154).

En este momento del proceso, Schein da un salto

cualitativo y se propone influir sobre el grupo de trabajo. Expresamente, renuncia a intervenir en el contenido operativo, bien sea sobre Produccin, Marketing o Finanzas, para centrarse en los procesos de trabajo del grupo.

Observa la dinmica de trabajo, los procesos de intervencin y de desarrollo de cualquier reunin. En vez de proponer modelos o patrones de trabajo, procede a la inversa, trata de descubrir cul es el patrono idea! para el funcionamiento de este grupo y trata de estructurar y formalizar todo el material derivado del proceso de trabajo del grupo.

Mediante pequeos input tericos de informacin precisa, deja al grupo que selecciona los elementos esenciales para su dinmica ms eficaz y satisfactoria.

463

El Consultor acta como observador y extrae el material de informacin que devolver al grupo para que lo analice y tome decisiones. Como elementos de anlisis propone, a modo de sugerencias sin que pretenda ser exhaustivo, las siguientes preguntas e interrogantes:

A.

Anlisis del proceso de trabajo del grupo

-

Agenda de asuntos tratados (operativos, relaciones)

B.

Problemas derivados de ese proceso

-

Comunicacin, reacciones, recursos aprovechados y energa desperdiciada.

C.

Anlisis del propio proceso interno y de las

relaciones interpersonales
-

Grado de satisfaccin y aportaciones

D.

Problemas derivados del propio proceso interno de relacin

-

Bloqueos, frustraciones, liderazgo

E.

Atmsfera del grupo

-

Libertad de expresin Grado de aceptacin Forma de compartir ideas, planos y problemas

F.

Tipos de reuniones de
-

Trabajo Relacin

464

G.

Reuniones de confrontacin para

-

Examinar las relaciones

Definir los papeles de cada uno

Dar y recibir feedback.

El papel del Consultor en estos procesos de intervencin ms primarios y directos tienen como finalidad una orientacin de aprendizaje activo y productivo: conseguir una evaluacin del proceso de funcionamiento del grupo para ver si cumple sus objetivos y, finalmente, el Consultor, al observar el proceso de grupo, verifica su funcionamiento y propone orientaciones de mejora.

3.5.7. Intervenciones centradas en ofrecerfeedback

No slo se trata de observar la dinmica de los procesos del grupo y su agenda de trabajo. E.H. Schein, propone el poder dar informacin de retorno, basada en observaciones directas o indirectas tanto personales como grupales.

Aqu surgen cuatro tipos posibles de intervencin. En primer lugar, la observacin directa. El grupo no siempre est dispuesto a entender, comprender y aceptar las informaciones derivadas de los datos recopilados en la observacin directa de cada persona y de su forma de trabajo. De todos modos, aqu hay que seguir tambin un proceso: primero, se debe hablar de los problemas generales del grupo, antes que enfrentarse a clarificar la forma de intervenir personal.

La forma de intervenir dando feedback debe ser muy

genrica, con preguntas sobre las principales aportaciones del grupo; reas sobre las que deseada centrarse el grupo; puntos fuertes y dbiles del grupo de trsbajo. En ocasiones, puede ser til acudir a grupos de nivel superior, sean o no directivos, para que ofrezcan pautas 465

sobre la gravedad, importancia y urgencia de los principales problemas con los que se enfrenta la Empresa en estos momentos. Su respuesta puede ayudar a canalizar las energas del Grupo y a la sintonizacin vertical y de referencia con la autoridad.

No se trata de que la gerencia o los directivos les resuelvan los problemas, sino ms bien de contribuir a una mejor y mayor informacin y estimular la participacin en una misma orientacin, para ser ms productivos.

De todos modos, el grupo no necesita salirse de su dinmica y todos los problemas deben ser abordados en grupo. Cuando surgen dificultades con personas en concreto, puede recurrirse a la entrevista individual, pero con la condicin de que el Consultor devuelva al grupo la informacin recogida y la presente de forma que sirva de aprendizaje para todo el grupo.

Por ltimo, la retroalimentacin individual debe ayudar a la persona a encontrarse con el grupo, con una actitud ms positiva y receptiva, evitando actitudes defensivas y de pasividad. A este tipo de intervencin, E.H. Schein la llama intervenciones de confrontacin personal o grupal; el Consultor debe estar muy atento a la disposicin del grupo para enfrentarse a ellos y que le sirva de aprendizaje en el desarrollo personal y grupal.

3.5. & Intervenciones especiales de instruccion o asesoramiento individual, grupal o estructural

El tratar de asesorar al individuo o grupo fuera de la dinmica del proceso no debe ser una regla general sino, como se desprende de la teora de E.H. Schein, una excepcin.

Existen momentos y circunstancias especiales en el grupo en que el Consultor podr ofrecer una intervencin 466

particularmente instructiva

sobre aspectos tericos

relativos a las relaciones humanas o relacin de ayuda. Siempre debe ser algo tangencial y obligado por las circunstancias. Ms que un apunte terico, E.H. Schein est convencido de que todo el proceso de Consultora es ya, de por si, una ocasin para aprender y que la persona o grupo madure.

Asimismo, el asesoramiento individual o grupal slo se utilizar en determinadas ocasiones. En esas ocasiones, aconseja E.H. Schein, que puede ser ms eficaz si el Consultor seala al grupo lo que acaba de ocurrir y le invita a examinar las consecuencias. (Schein, y , Pp. 164-68).

En ocasiones, el grupo est demandando una intervencin puntual queser til ofrecer para rebajar la agresividad, tensin o pasividad del grupo o de una persona.

Si la situacin afecta a una persona, es conveniente reflejarlo al grupo y que ste decida; si no es capaz de enfrentarse al grupo, puede ser til abordar en particular a la persona y ofrecerle un feedback sobre su situacin para tratar de encontrar una actitud ms positiva de colaboracin en la prxima sesin grupal.

Fieles a los principios de la Consultoria de procesos, el Consultor no debe intervenir en problemas de estructura organizativa, ni indicar cmo se podran hacer las cosas mejor. La misin del Consultor de procesos es aumentar la capacidad para resolver problemas, no solucionrselos (Schein, pp. 169, V.l.).

Slo existe una excepcin y es cuando el cliente desea elaborar un mtodo de recopilacin de datos, o la frmula para enfrentarse a determinados problemas de interrelacin (Schein, 169, V.I.).

En estas ocasiones, se puede indicar varios procedimientos para que el grupo elija y, al mismo 467

tiempo, proponer las frmulas de quin, qu y cmo manejar la situacin presentada.

El Consultor no puede reservarse conocimientos acumulados y aconsejados por su experiencia, pero siempre bajo la ptica de ayudar al grupo u Organizacin a aprender, ms que actuar con una actitud de experto que implanta e impone una forma de actuacin concreta

al grupo.

3.5.9. Evaluacin de los resultados

El Consultor debe tener muy claro cules son los objetivos que en la Consultora de procesos debe conseguir, respecto al cambio de valores, actitudes y la forma o estilo de los procesos de trabajo. Aunque es difcil evaluar estos aspectos cualitativos, no debe olvidar que tiene como objetivos conseguir: desarrollar la Organizacin, mejorar su forma de trabajar, optimizar el desarrollo de habilidades relacionadas con el proceso de trabajo y las comunicaciones interpersonales. Por tanto, debe encontrar pruebas de que esas metas se estn consiguiendo.

Como muestras de que se han conseguido los resultados,

E.H. Schein sugiere distintas pautas entra las que

destacan (Schein, pp. 17
-

185, V.I.):

A.

Predominio del inters por tratar personales versus problemas de tarea.

asuntos

El Consultor de Procesos debe priorizar el valor personal por encima de la tarea, en contra de lo que el grupo desea; su inters permitir equilibrar ambos problemas.

B.

Predominio de la atencin prestada al proceso sobre el contenido. 468

Para mejorar la Organizacin deben ser considerados conjuntamente, tanto el contenido como los procesos organizativos.

C.

Ponderar los resultados a medio o largo plazo en

relacin con las exigencias del corto plazo. Esto es otro de los valores a modificar. La Direccin busca resultados inmediatos y es labor del Consultor valorar el tiempo invertido en crear procesos adecuados sobre las tareas y relaciones interpersonales, pues esta inversin conduce a un cumplimiento final ms rpido y eficiente de las tareas, como propone el estilo japons frente al americano, que se preocupa excesivamente por los resultados presentes.

D.

Bsqueda de los diagnsticos y soluciones constantes frente a las soluciones rpidas e inmediatas. No se pueden adoptar soluciones rpidas, automticas; toda solucin debe estar precedida de un diagnstico que pondere todas las circunstancias cambiantes del entorno. Lo que en ese momento es vlido en otro momento estar completamente obsoleto y fuera de lugar. Sin el proceso de diagnstico no podr adaptarse al cambio ni conseguir la flexibilidad organizacional.

En sntesis, la habilidad ms importante que debe adquirir el sistema Cliente es la de diagnosticar sus propios problemas y trabajar en ellos, tanto desde el punto de vista interpersonal, corno grupal y organizacional.

El grupo debe sentirse seguro manejando estos procesos, de forma que, llegado el momento, debe estar preparado para funcionar autnomamente, no dependiendo del Consultor. Llegado ese momento, el Consultor certificar la madurez del grupo y buscar otras formas de intervencin. La reduccin de la participacin del 469

Consultor debe ser decidida conjuntamente, buscando su reduccin progresiva para confirmar que los grupos pueden funcionar eficaz y autnomamente, solucionando los problemas.

470

REFERENCIAS BIIBLIOCRAFICAS

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472

CAPITULO 7 CONSULTORIA DE INTERVENCION EL DESARROLLO ORGANIZATIVO: CONSULTORIA, ESTRATEGIA Y MODELOS DE INTERVENCION

CAPITULO 7. EL

CONSULTORIA DE INTERVENCION ESTRATEGIA Y

DESARROLLO ORCANIZATIVO: CONSULTORIA,

MODELOS DE INTERVENCION 1.DESARROLLO ORGANIZATIVO (D.O.) 1.1. 1.2. Introduccin Evolucin histrica del Desarrollo Organizativo 1.2.1. Importancia de los Sistemas de Aprendizaje en el D.O. 1.2.2. Sistema de Participacin Grupal en el ID.O. 1.2.3. Importancia de las Relaciones Humanas en al D.O. 1.3. Aproximacin al concepto de D.O. 1.3.1. Visin Terica 1.3.2. Estrategia 1.3.3. Programa Educacional 1.3.4. Cambio Planificado Gerencialmente 1.3.5. Tecnologa 1.3.6. Calidad Humana 1.3.7. Sistema Abierto 1.3.8. Cambio de Valores 1.3.9. Ingeniera de la Intervencin 1.3.10 Consultoria de Procesos 1.4. 1.5. Lo que es y no debe ser e] D.O. Objetivos y finalidad del D.O.

473

2.

LA CONSULTORIA BASADA EN EL 0.0. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Objetivos de Consultoria basados en los principios del DO. Supuestos bsicos de 0.0. Objetivos operativos del D.O. Caractersticas del 0.0.

3.

ESTRATEGIAS Y MODELOS DEL 0.0.

3.1.
3.2. 3.3. 3.4.

Necesidad de planificar el camb lo

Proceso de cambio Anlisis de las resistencias al cambio Cmo reducir las fases.de resistencia al cambio

3.5. 3.6.
3.7. 3.8.

Fases del cambio planificado Metodologa del cambio

El cambio transformador Preguntas que se debe hacer al Consultor
-

Cundo es conveniente el D.O. Cundo triunfa el D.O. Cundo fracasa el 0.0. Estrategias que se deben emplear Habilidades que proporciona el D.O.

4.

MODELO DE INTERVENCION EN CONSULTORIA ESPECIFICOS DEL 0.0.

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Enfoque de procesos Enfoque de tarea Tcnicas de intervencin en Consultora del DO Futuro del D.O.; enfoque integrador de sistemas

Referencias Bibliogrficas. 474

1.

DESARROLLO ORGANIZATIVO

1.1.

lntmduccin

Las rpidas mutaciones tcnicas que se registran en el panorama cultural, social cientfico de la sociedad actual estn impulsando el cambio, no slo del entorno, sino tambin de las estructuras organizativas. Ante el ritmo de cambio tan espectacular y turbulento, es preciso mentalizarse y considerar el cambio como algo natural.

Como afirma Alvin Tffler (1980) en el Shock del futum una organizacin esttica no puede sobrevivir en un contexto de cambio rpido y no planificado. Las Organizaciones modernas tienen que ser capaces de generar los medios para provocar el cambio desde dentro y mantenerse en un estado de renovacin continua.

Como dice la UNESCO (1990) la idea de formar al hombre para el cambio debe convertirse en idea esencial; pero adaptarse al cambio ya no es suficiente. Toda formacin debe permitir prever el cambio, con el fin de orientarse y dominarlo. Estas exigencias a nivel personal resultan fundamentales de cara a las Organizaciones; las estructuras organizativas deben convertirse en sistemas abiertos y flexibles que posibilitan una respuesta rpida a las situaciones sociales envueltas en un dinamismo sin precedentes.

En un mundo en cambio constante, un dilema medular para los

ejecutivos y lderes es saber cmo mantener la estabilidad de sus Organizaciones y, al mismo tiempo, adaptarse de forma creativa a las fuerzas externas: estimular la innovacin y cambiar los supuestos, la tecnologa, los mtodos de trabajo, los papeles que se desempeaban y las relaciones, as como la cultura de la Organizacin. (Beckhard y Harris (1988): Transiciones Organizacionales, Administracin del Cambio. Mxico, Addison, Wesley).

La mayora de las empresas si desean sobrevivir, necesitan enfrentarse al reto del cambio, y al desarrollo de las estrategias directivas apropiadas para el entorno cambiante en el que se mueven.

475

1.2.

Evolucin Histrica del Desanullo Organizativo (D.O.)

El Desarrollo Organizativo (DO.) ha tenido un origen totalmente dinmico; desde un principio se le calific de evolutivo y como una medida de adaptacin a los distintos entornos, grupos o instituciones. Se mueve en ambientes de cambio, bien sea partiendo de las personas para incidir en las Organizaciones o, al contrario, el origen se sita en la Direccin y provoca el cambio en los grupos y personas.

Histricamente podemos considerar tres races bien diferenciadas que han provocado el resurgir del Desarrollo Organizativo.

1.2.1

Importancia de los Sistemas de Aprendizaje en el DO.

La primera raz histrica se centra en los estudios e investigaciones de Kurt Lewin (1 890-1947). Se interes primero en los procesos cognitivos de percepcin y aprendizaje; luego estudi los fenmenos en los pequeos grupos (liderazgo, ambiente social, valores y normas grupales) para abordar finalmente las presiones sociales impuestas a los grupos por la tecnologa, la economa, la ley y la poltica.

En 1944 cre la expresin group dynamics (dinmica grupal). Por los temas tratados, por su proceso experimental, por su enfoque desde varias disciplinas, ejerci considerable influencia en los trabajos psicolgicos de su poca. Es considerado como el fundador de una escuela, la escuela lewiniana, cuya enorme produccin cientfica prosigue todava hoy.

El mtodo de K.Lewin, aplicado al estudio de la personalidad y de las relaciones humanas en los grupos, se opone al mtodo psicoanaltico que consiste en interpretar el pasado remontndose a l y ajeno, por lo tanto, al enfoque de S.Freud. Ese mtodo, que l mismo llam teora del campo (y tambin teora dinmica y psicologa topolgica) es ms una metateora que sirve para elaborar una Teora. Kurt Lewin puede ser considerado como uno de los primeros en utilizar los anlisis multidisciplinarios

476

La investigacin terica debe ser til en el plano de la accin. Kurt Lewin afirma que nada es tan prctico como una buena teora e intenta demostrarlo en sus estudios sobre:
-

la autocracia el desprecio de s mismo el que recibe las bofetadas los conflictos entre grupos los malos rendimientos en la industria los hbitos alimentarios el atraso mental en los nios

En 1947 funda los Laboratorios Nacionales de Entrenamiento (NTL) en Bethel, Maine, cuya finalidad fue el desarrollo y el aprendizaje grupal.

En 1950, con las ideas de Kurt Lewin, se va extendiendo por todo EE.UU. el movimiento de la Dinmica de Grupos. Sus discpulos y amigos, K.Benne, L.Bradford y R.Likert comienzan a distinguir dos tipos de grupos. El grupo A, grupo de aprendizaje de destrezas cognitivas, y el grupo T: es el grupo principal y es el grupo de aprendizaje vivencial. Adems, se hace un estudio de los fenmenos de la transformacin del aprendizaje vivencial en el propio grupo.

Estos dos grupos son necesarios en todo entrenamiento de Dinmica de Grupos; el primero provee de material bsico y de herramientas de trabajo, mientras que el segundo se centra en el anlisis de los procesos, en las reacciones y sentimientos que se provocan en los participantes del Grupo.

El inters de K.Lewin por los fenmenos de grupos reducidos lo llev a crear el Research Center for Group Dynamic en el Massachusetts Institute of Technology (que a su muerte pas a la Universidad de Michigan). Colabor en la fundacin de los National Training Laboratories para formar a los hombres de empresa en los mtodos de la dinmica grupal, mtodos que se desarrollaron mucho despus de l y hasta fueron utilizados en psicoterapia, combinados con otros psicosociolgicos, como lo hizo Moreno.

Para K.Lewin, la principal fuente de resistencia al cambio consiste en el temor a apartarse de las normas del grupo. Si todos los miembros 477

cuestionan juntos esas normas, el cambio resulta ms fcil; por lo tanto, es ms sencillo modificar los hbitos de un grupo que los de un individuo aislado. De manera ms general, K.Lewin considera que los grupos estn siempre en un equilibrio casi estacionario y que para modificarlo hay que transmitir una presin en el sentido del cambio y disminuir la resistencia a ese cambio.

Esta teora le llev a desarrollar una metodologa propia para conseguir el cambio, tanto en las personas como en grupo.

En 1956, Robert Blake, H. Shepard y Jane Monton acuan el trmino

de Desarrollo Organizacional; desde entonces cobra un significado muy preciso, como una metodologa para el cambio organizacional planificado, aplicable a grupos industriales.

Esta primera raz del D.O. basa su fuerza en la dinmica de grupos de

relaciones humanas. Mis primeros trabajos en las Empresas (1975-85)

estaban marcados por el entrenamiento en Dinmica de Grupos. Estos

trabajos de Consultoria, tanto en la Universidad como en la Empresa, me permitieron una aproximacin a la Organizacin, al mismo tiempo

que era un instrumento fabuloso para conseguir entrenar a las personas

a trabajar en grupo, seleccionando objetivos, actividades y tareas a realizar. La evaluacin de las sesiones con Directivos y Mandos era enormemente satisfactoria y creaba un espiritu de colaboracin y apertura hacia los dems.

Mi experiencia en este campo en los aos 1975-85, me llev a fundar

en el I.C.C.E. el Departamento de Dinmica de Grupos junto con otros

Consultores: Pablo Gaeta y Manuel Pallars. Durante una dcada, todas las semanas se celebraban sesiones de Dinmica de Grupos, siguiendo la orientacin fundamental de Kurt Lewin. Los asistentes eran personas representantes de Organizaciones o alumnos de la Facultad de Ciencias de la Educacin que deseaban experimentar este mtodo. En una segunda etapa (1985-90), el entrenamiento en relaciones humanas y en los grupos lo he realizado internamente en las Empresas, con el Departamento de Personal, y otras veces con los Equipos Directivos de las Empresas.

478

1.2.2

Sistema de participacin grupal en el D.O.

La segunda raz histrica del D.O. tiene como hombre-clave a Ransis Likert (1903), quien fund en 1946 al Centro de Investigaciones
Sociales de la Universidad de Michigan. Su preocupacin fue la aplicacin de sus investigaciones al campo de las Organizaciones y a la Direccin de Empresas.

R.Likert (1903) estableci como principio fundamental de Organizacin, el de las relaciones integradas, principio que pretende que todas las relaciones entre los miembros de una Organizacin integren los valores personales de cada uno. Es menester que cada uno se sienta importante y necesario en el seno de la Organizacin; nadie puede trabajar eficazmente si no tiene conciencia de ser til. Este principio slo puede aplicarse estableciendo grupos de trabajo. R.Likert opone la forma tradicional de Organizacin hombre-contra-hombre (man-to-man) a la nueva forma por grupo. La forma hombre-contra-hombre presenta grandes desventajas:

No permite incluir en una decisin a todas las personas involucradas. Limita la comunicacin de arriba hacia abajo slo a lo que es favorable para las personas en cuestin. Tiende a solucionar los problemas slo desde un punto de vista parcial (por ejemplo, el punto de vista de un departamento). Suscita reacciones negativas de cada responsable para proteger su rea de dominio. Refuerza el control jerrquico; cuanto ms fuerte es ste, mayor hostilidad hay entre los subordinados.

Por el contrario, la forma de Organizacin por grupos permite

relaciones integradas:

El grupo, abierto a todos los problemas de su nivel, hace posible que cada uno se exprese.

479

Los responsables se sienten ms obligados hacia un grupo, sobre todo despus de una discusin dentro de l. El grupo permite reducir eficazmente las desviaciones.

R.Likert piensa que la forma de Organizacin por grupos debe aplicarse en todo el mbito de la Empresa. Hasta es conveniente que cada responsable sea miembro de dos grupos: de uno donde sea subordinado y de otro donde sea jefe. Algunas experiencias demostraron que muchas dificultades encontradas por un jefe provenan del mal funcionamiento de uno de los dos grupos de que formaba parte. Por ejemplo, un capataz que tena dificultad en la comunicacin con su jefe de taller, no era

capaz de hacer trabajar eficazmente a sus obreros. R.Likert llega a

recomendar que, de tanto en tanto, un jefe participe en reuniones con los subordinados de sus subordinados.

A partir de esas ideas, R.Likert trat de establecer una nueva teora de la direccin de empresas asentada en la naturaleza de las acciones recprocas entre responsables y subordinados que se elabor sobre la base de encuestas en forma de cuestionarios sobre los tipos o sistemas de administracin aplicados por las empresas. La evaluacin de esos sistemas se efectu a partir de las respuestas de varios centenares de ejecutivos de empresas norteamericanas importantes a un conjunto de preguntas referidas a:

las motivaciones de ejecutivos y empleados (utilizacin de incitaciones, amenazas, recompensas, etctera). las comunicaciones internas. (intensidad, direccin ascendente, descendente o ambas a la vez, fidelidad, etctera). los procesos de interaccin e influencia (grado de cooperacin. grado de confianza, etctera). los procesos de toma informacin, etctera). de decisin (nivel, participacin,

la manera de fijar los objetivos o de establecer directivas (rdenes discutibles o no, admitidas o rechazadas, etctera).

480

R.Likert explica la eficacia del sistema de participacin grupal por:

-

la cooperacin entre todos los empleados, o principio de las relaciones integradas. la prctica de actuar en grupo para tomar decisiones y aplicar controles; para R.Likert, el trabajo de grupo es siempre superior, aunque esta prctica no descarta la responsabilidad de los directivos. la fijacin de objetivos ambiciosos para la empresa y para cada uno de sus miembros: triunfar en el plano econmico es una exigencia fundamental para todos que slo puede lograrse si la Organizacin persigue objetivos ambiciosos.

R.Likert cree que la superioridad del sistema de participacin grupal en

el futuro har desaparecer progresivamente los otros sistemas de administracin.

.2.3 Impoflancia de las relaciones humanas en el D.O.

El Desarrollo Organizacional tiene como tercera raz la importancia de las Relaciones Humanas. En 1947 se crea el Instituto de Relaciones Humanas de Tavistok, cuya finalidad es tomar en consideracin no slo las dimensiones humanas sino tambin las tcnicas.

Las Compaas Saab Volvo (Suecia) Galnes de la General Foods

Topeka, Kansas han permitido el desarrollo de grupos de trabajo, donde

se recoge la capacidad de sinergia derivada en las aportaciones de la persona. El grupo tiene capacidad de autodiseo, autodireccin y autocontrol, dentro de la Organizacin total.

El movimiento de las Relaciones Humanas ha permitido considerar el recurso humano en la Empresa como un elemento igual al recurso

econmico, tcnico o la propia materia prima imprescindible para la

transformacin productiva. El recurso humano es el protagonista fundamental en la Organizacin, de forma que las nuevas tecnologas de la implantacin de la calidad no seran posibles sin la preparacin y asuncin de esos trminos por la persona humana.

481

La transcendencia del factor humano a la hora de afrontar los nuevos

problemas tecnolgicos le convierten tambin en el recurso estratgico por excelencia, dada la alta repercusin que sus aportaciones pueden tener para las Empresas.

Es ms la calidad de servicio al cliente la que hace la diferencia y esa

calidad del servicio no la pueden dar las mquinas. Solamente la

persona puede marcar la diferencia en el trato con el cliente. El activo humano constituye en este final de siglo el centro de la estrategia del negocio. Las personas se estn dando cuenta de que no existe la Empresa sin su colaboracin y participacin.

En las Empresas, la Direccin de Recursos Humanos ha tenido un desarrollo extraordinario, de forma que hoy se coloca en el mismo nivel en el Organigrama de la Empresa que el Director Tcnico, el Director Financiero o el Director de Marketing.

La Direccin de Recursos Humanos ha tenido una evolucin normal

que se ha ido consolidando en los ltimos aos. Como Consultor de

Recursos Humanos, he trabajado por consolidar en las Empresas un Organigrama donde la Direccin de Personal tuviera una posicin consolidada, partiendo de la definicin de la poltica de personal, as como su participacin en delimitar y concretar la estrategia de la Empresa, as como la adhesin y nimo hacia la aplicacin del plan y la participacin son factores decisivos para el xito.

Charles-Henri Besseyre des Horts (1992) en su obra Vers une gestin

strategique des ressources humaines distingue las tres misiones de la gestin de Recursos Humanos para poner en prctica la estrategia de empresa: adquirir, estimular y desarrollar las competencias de la Empresa. Debe entenderse la competencia como <conjunto de saber, de habilidades, de capacidad de aprendizaje y armona de trabajo en grupo que posea cada persona en la Empresa.

La misin de adquisicin de competencias consiste en facilitar a la Empresa, para el cumplimiento del plan estratgico, de las personas que posean esas competencias, bien a travs del reclutamiento interno y, si esto no fuera posible, a travs del externo.

482

La misin de estimulacin de competencias tiene como finalidad activar esas competencias, adoptando medidas como una remuneracin atractiva, el reconocimiento del trabajo bien realizado, un espacio para la participacin e iniciativa, unas condiciones de trabajo satisfactorias.

La misin de desarrollo de las competencias trata <le facilitar a las personas de la Empresa las oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional, donde el papel de la Direccin y del jefe directo cobran especial importancia. La posibilidad de desempeo de puestos de mayor responsabilidad, proporcionando la formacin previa necesaria, constituye la esencia de la gestin de carreras en la Empresa. As mismo la informacin y la comunicacin son elementos necesarios para que las personas cumplan sus objetivos, factor de su propio desarrollo profesional.

Estas tres misiones separadas para su anlisis y comprensin deben funcionar como un todo armnico y coherente.

Sealamos que el nuevo enfoque de recursos humanos sita a cada jefe como el autntico director de los recursos humanos que le han sido asignados. El es el responsable de la seleccin, de la formacin, de la evaluacin, de las recompensas y llamadas de atencin.

Cul es entonces el papel de las direcciones de recursos humanos? Progresivamente deben ir adoptando un papel de ayuda, asesora consultora hacia la lnea.

Finalmente, una informacin procedente de un estudio de investigacin realizado por Price Waterhouse y la Cranfleid School of Management en 1990. en el que participaron a travs de cuestionarios unas 5.000 Empresas del sector pblico y privado de cinco pases de la Comunidad Europea (Reino Unido, Francia, Espaa, Sueciay Alemania). El estudio estaba centrado en la gestin de recursos humanos. Algunas de las conclusiones fueron:

La Direccin de Recursos Humanos es cada vez ms estratgica. La jerarqua ve aumentar sus responsabilidades sobre sus recursos humanos.

483

En cuanto a reclutamiento se est sustituyendo en parte por la formacin a largo plazo. La remuneracin variable se generaliza. La formacin se desarrolla, teniendo ms en cuenta las demandas del mando y los empleados. Las empresas tienen una tendencia clara a comunicar ms y de manera ms directa con el personal. Se incrementa la flexibilidad en la Organizacin del trabajo. La referencia a Espaa; el Estado seala que la implicacin del responsable de Recursos Humanos en la decisin estratgica es dbil. Asimismo, que los espaoles son los nicos en no considerar que la direccin de las personas es la primera necesidad, prefiriendo centrar su esfuerzo en el campo de las nuevas tecnologas. Finalmente, en el marco de las relaciones sociales, los dirigentes espaoles son excepcin en cuanto que comunican con los trabajadores ms por escrito que oralmente.

Como Consultor experto en los Recursos Humanos he trabajado en definir y desarrollar todo un Sistema de Recursos Humanos. Sirvan como ejemplo los tres grficos siguientes donde se definen:

Marco terico de los Recursos Humanos (grfico primero) Subsistemas de la Direccin de Recursos Humanos (grfico segundo) Plan estratgico de los Recursos Humanos (grfico tercero).

484

RECURSOS HUMANOS

NEGOCIADO DE PERSONAL:

ADMINISTRACION

....SECCION DE PERSONAL:

RELACIONES LABORA

DEPARTAMENTO DE PERSONAL:

RELACIONES SOCIALES SE L E COlON RETRIBUCION

DEPARTAMENTO DE PERSONAL:

FORMACION NIVELES MEDIOS/BAJOS PROMOCION

DIVISION DESARROIL RECURSOS HUMANOS~

DESARROLLO DE DIRECTIVOS ANALISIS CLIMA DE LA ORGANIZACION

Fuente: Elaboracin propia

485

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486

PLAN ESTRTEGICO

Y DilIECCION

DE RRHH

del trabajo Condiciones de trabajo, salud, seguridad (calidad de vida en el trabajo) Gestin de los flujos
<contratacin.

ventajas...)

Efectivos

Evaluacin

de empresa (a medio plazo) Comunicacin Competencias

destinos,
planificacin,

de los relevos. mofrilidad. promocin) instancias representativas del personal

Acogida y formacin

Fuente: Le Boterf (1988), Les Editions dOrganization, Paris. Capital Humano (1990), n0 31, febrero, Madrid.

487

1.3.

Apmxinacn al concepto de D.O.

Analizadas las tres races histricas del D.O. y teniendo en cuenta el peso que supone la influencia pedaggica del aprendizaje, la dinmica

de los grupos y las relaciones humanas, todo ello nos permitir

encuadrarlo en la estructura organizativa. Las tres races histricas ponen su nfasis en el desarrollo de tecnologas diferentes y especficas que permiten combinaciones variadas segn el tipo de problema organizativo que pretendan resolver y el diseo de trabajo que la Consultoria pretenda abordar. Los distintos autores investigados tratan de resaltar un aspecto de la riqueza vital que tiene la nueva visin del DO.. As, dependiendo de cmo la emplean, unos autores enfatizan el procedimiento tcnicocientfico o gerencial; otros, el desarrollo o terapia de grupo, mientras que una ltima corriente pone el acento en el entrenamiento de laboratorio para el cambio organizacional. El concepto de DO. segn los diversos autores nos permite clasificarlos segn el aspecto que quieren resaltar. Sirvan como ejemplo las siguientes definiciones, enumeradas con un espigrafe para indicar la visin que se quiere recoger:

1.3.1. Visin Terica

El D.O. se puede definir como una filosofa del trabajo ya que busca una forma distinta de hacer las cosas, de acuerdo a unos principios, y tratando de ser coherente en la prctica con los mismos.

1.3.2. Estrategia
Es una compleja estrategia pedaggica con la finalidad de cambiar creencias, valores y estructuras de las Organizaciones, de modo que estas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologas, mercados, desafos y al desafiante ritmo de los propios cambios. (Bennis (1988) Desarrollo Organizacional; su naturaleza, los origenes y perspectivas, Mxico, Addison Wesley).

1.3.3. Programa educacional Es un programa educacional a largo plazo orientado a mejorar los procesos de resolucin de problemas y renovacin de una

488

Organizacin a travs de:

-

una administracin ms colaboradora y efectiva con la

cultura organizativa.

asistencia de un agente de cambio o estabilizador.

uso de teoras y tecnologas pertinente a las ciencias del comportamiento organizacional. investigacin activa.

(Chiavenats, 1. (1992) Introduccin a la teora general de la Administracin. Colombia, McGraw-Hill, 28 edicin).

1.3.4. Cambio plw4ficado gerencialmente Desarrollo Organizacional es un esfuerzo planificado de toda la Organizacin y administracin desde la Alt.a Gerencia para aumentar la efectividad y eficacia de la Organizacin, por medio de intervenciones planificadas en los procesos de la entidad, los cuales aplican los conocimientos de las Ciencias del Comportamiento. (Heckhard, 1988, Desarrollo Organizacional: estrategias y modelo. Madrid, Addison-Wesley).

1.3.5. Tecnologa El DO. es una nueva tecnologia que desarrolla un Plan de Trabajo, empleando una concepcin de la Organizacin unas tcnicas, unas estrategias y tctics para sacar a una corporacin de una situacin deficitaria a otra que constituye una excelencia, siendo para ellos su DO. un modo sistemtico de alcanzar un ideal de excelencia corporativo. (Modelo Grid). (Blake y Muoton (1973) El modelo de cuadro organizacional grid. Mxico EVA. Fondo Educativo lnteramericanoj.
,

1.3.6. Calidad Hwnana

El 0.0. es una estrategia cuyo objetivo es incrementar la eficacia

organizativa, haciendo que sus miembros comprendam mejor y

manejen los diferentes procesos que se desarrollan. Entiende

necesario crear dentro de las Organizaciones un clima propicio al diagnstico y al cambio de comportamientos (interpersonales, en grupo, entre grupos) para mejorar la calidad de las decisiones, de 489

las comunicaciones y la calidad del factor humano (Guiot (1985) Organizaciones sociales y comportamientos. Barcelona, Herder). 1.3.7. Sistema Abierto El D.O. es considerado como un proceso de cambios planeados en sistemas sociotcnicos abiertos, dirigidos a aumentar la eficacia y salud de la Organizacin para asegurar e! crecimiento mutuo de la Empresa y sus empleados. (Faria Mello (1983) Desarrollo Organizacional. Mxico, Limusa).

1.3.8. Cambio de Valores

Promocin del cambio de valores de la persona en el sistema en conexin con el cambio de comportamientos recprocos. (D.N.Hampton (1974) Organizational Behavior and the practice of management. Scott, Glenview).

1.3.9. Ingeniena de la Intervencin El DO. no es una teora de la Organizacin sino aplicacin de sta. Es ingenieTia o intervencin legitimada por la bondad de la
teora que la respalda. Es una intervencin dirigida al mayor aprovechamiento de la sinergia del sistema-solucin de conflictos, reorganizacin de tareas, comunicacin, para promover el desarrollo (JAGarmendia (1990) Desarrollo de la Organizacin y Cultura de la Empresa. ESIC, Madrid).

1.3.10. Consultorio de Procesos

El D.O. est basado en conceptos y mtodos de las Ciencias del

comportamiento, que consideran a la Organizacin como un sistema global y se comprometen a mejorar su eficacia a largo plazo, mediante intervenciones constructivas en proceso y estructuras organizativas. (E.H.Schein (1990) Consultara de Procesos. Su papel en el Desarrollo Organizacional. Mxico, Addison-Wesley).

En sntesis, podemos indicar algunos elementos que son fundamentales y comunes en el Desarrollo Organizacional, entresacados de distintos autores. Supone: -Cambio planificado

490

Proceso colaborador y participativo Estrategia apoyada en conceptos y resultados de investigacin Una metodologa que indica la forma de ajustarse al cambio Proceso de autocorreccin, autorrenovacin, por los miembros de la propia Organizacion. Un agente de cambio (Consultor)
-

Una respuesta a algunos problemas o necesidades percibidas dentro de la Organizacin. Una evaluacin en trminos de contribucin a la mejora de la eficacia organizativa.

(Ferretes, Pava y Molina E. (1995) La preparacin del profesor para el cambio en la institucin educativa. Barcelona, p.fl.

1.4.

Lo que es y no debe ser el DO.

Mucho se ha escrito sobre lo que es y lo que no es el 13.0.: como sntesis se recoge este esquema que me ha parecido muy vllido de Ferreres y Molina. modificado, y que puede servir de punto de partida para centrar las ideas del Consultor especialista en el tratamiento de las Organizaciones.

491

DESARROLLO ORGANIZATIVO
DEBE SER Un proceso dinmico, dialctico y continuo: de cambios planeados a partir de diagnsticos realistas, utilizando estrategias-mtodos-instrumentos que optimicen la interaccin entre personas y grupos, u para perfeccionamiento-renovacin continuo de sistemas abiertos, tendentes a aumentar eficacia y salud de la Organizacin y asegurar la supervivencia y desarrollo mutuo de la empresa y sus empleados.

REQUIERE
visin global de la empresa enfoque de sistemas abiertos compatibilidad con las condiciones de medio externo contrato consciente y responsable delos directivos desarrollo de potencialidades de personas-grupos-subsistemas y sus relaciones (internas y externas) institucionalizar el proceso y autosustentar los cambios. IMPLICA u
U

valores realsticamente humanisticos adaptacin, evolucin y/o renovacin, o sea, cambio (tecnolgico-econmico-administrativo o estructural) que implicar modificacin de hbitos o comportamientos NO DEBE SER

u
U

u u
U

un curso o capacitacin (aunque sea a veces necesario) solucin de emergencia para un momento de crisis sondeo de opiniones solamente para informacin intervencin aislada desligada de los procesos gerenciales iniciativa sin continuidad en el tiempo una especie de laboratorio en una isla cultural aislada Esfuerzo de especialistas y otras personas sin compromiso de los ejecutivos responsables sesiones de diagnstico, sin generar soluciones y acciones maniobra de ejecutivo para obtener-preservar ventajas proceso para explorar-manipular-castigar individuos/grupos un medio de hacer que todos queden contentos algo que termine siempre en un final feliz

Conceptuacin del Desarmlo Organizacional

(Ferreirs y Molina, 1995) 492

1.5.

Objetivos y Finalidad del D.O.

En la mayora de los procesos del 13.0. se encuentran estos objetivos bsicos y la finalidad que busca el Consultor, de forma que se pueden considerar como un todo integrado, diferencindose en dos etapas criticas del mismo proceso.

Objetivos Bsicos

Consultara Conocer la realidad organizacional y asegurar la retroinformacin a los participantes del sistema cliente
Reconocer las realidades organizacionales y de apertura para diagnosticar y solucionar problemas Confrontarlos y cambiarlos Que no exista manipulacin entre los subsistemas del cliente Que las reas tcnica, administrativa e interpersonal se fortifiquen Que exista sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo Liberar la energia bloqueada en individuos y grupos o que ha sido referida en los puntos de contacto e intervencin entre ellos Que exista una meta comn

Obtener o generar la informacin objetiva necesaria

Crear un clima de receptividad

Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias Establecer un clima de confianza Desarrollar las potencialidades de los individuos Desarrollar la capacidad de colaboracin entre individuos y grupos Buscar nuevas fuentes de energa (fsica, mental y emocional)

Compatibilizar armonizando e integrando las necesidades y objetivos de la empresa y de quienes forman la misma Estimular la necesidad de establecer objetivos, metas y fines Despenar la conciencia de establecer objetivos, metas y fines

Orientar la programacin de actividades y evaluacin de los desempeos de los sectores, grupos e individuos Que exista un buen comportamiento de los hombres en las Organizaciones

493

Objetivos Bsicos
Buscar normas informales

Consultorio
Que caractericen la cultura especfica de la Organizacin

Examinar el cmo, cundo, dnde y cunto de los valores y concepciones

Observar cmo influyen sobre los objetos, mtodos, procesos, comportamientos, desempeos y resultados obtenidos Adaptabilidad en el funcionamiento de la Organizacin Que exista un orden en el proceso

Analizar las demandas, restricciones, oportunidades, cambios, desafos del medio externo Asociar la autoridad legal y el estatus funcional a las tres competencias tcnica, administrativa e interpersonal
Desarrollar a la Organizacin a travs del desarrollo de los individuos

Lograr la unin de objetivos

Compatibilizar y optimizar metas, recursos, estructuras, procedimientos y comportamientos

Perfeccionar los procesos de comunicacin a todos los niveles Estimular las emociones y sentimientos de las personas

Que exista una cultura y haya trascendencia

Una mejor informacin y soluciones para las estrategias Proporcionar datos vlidos sobre la realidad organizacional. Porque, si se reprimen, disfrazan, niegan o rechazan, constituiran factores negativos para la salud organizacional. Porque su canalizacin inteligente y autntica se constituya tambin en energa liberada para fines productivos para las personas y la Organizacin.

Cuadm Resumen con adaptacin pmpa Varios (1994) ABC del Desannlo Organizacional. Espaa, Trillas.

494

2.

LA CONSULTORIA BASADA EN EL D.O.

2.1.

Objetivos de Consultada basados en los Principios del D.O.

Segn el programa de intervencin que se disee podemos entresacar

los siguientes objetivos sintetizados de varios autores:

Desarrollar un sistema viable y capaz de autorrenovarse, que

pueda organizarse de varias maneras dependiendo de las tareas.

-

Hacer ptima la efectividad creando mecanismos de continuo mejoramiento

Avanzar hacia una gran colaboracin y poca competencia entre unidades interdependientes.
Crear condiciones donde se hace aflorar el conflicto y se maneja. Tomar decisiones atendiendo a las fuentes de informacin (autoridad del conocimiento). (Beckhard, 1988).

Faria (1983) presenta una extensa relacin de objetivos de los cuales seleccionamos los ms directamente vinculados con las definiciones y supuestos comunes analizados en apartados anteriores.

Crear clima de receptividad para reconocer las realidades organizacionales y de apertura para diagnosticar y solucionar problemas. Desarrollar potencialidades de los individuos en las reas de las tres competencias: tcnica, administrativa e interpersonal. Desarrollar capacidad de colaboracin entre individuos y grupos, conducente a la sinergia de esfuerzos y al trabajo en equipo.

Poner conflictos, fricciones y tensiones

sobre la mesa y

tratarlos de modo directo, racional y constructivo.

-

Analizar la adaptacin del funcionamiento de la Organizacin, en relacin a caractersticas del medio externo.

495

Perfeccionar sistema comunicaciones.

procesos

de

informacin

Identificar puntos de bloqueo y recursos de varios tipos.

(Citado por Ferreres y Molina (1995) pp. 98-99).

2.2.

Supuestos bsicos del Desantilo Organizacional (D.O.)

La definicin ms completa sobre el Desarrollo de las Organizaciones se la debemos a Beckhard (1988).

Beckhard ha sido uno de los Consultores especialistas en el D.O. Propone una serie de rasgos que pueden servimos de definicin:

Es un empeo de cambio planificado que supone Diagnstico sistemtico correctamente Plan estratgico Motivacin de todos sus recursos humanos

de que algo no funciona

Que compromete el sistema tota!

-

mediante un proceso colaborador y participativo que implica a todo el sistema organizacional, tanto social, cultural, como tcnico.

Conducido por la Direccin

-

como elemento esencial en sintona con la cultura de la Empresa

Con el objetivo de aumentar la eficacia y eficiencia del sistema 496

Conseguir el Organizacin

funcionamiento ms

efectivo de

la

Acta mediante intervenciones planificadas que aplican las aportaciones de las Ciencias del Comportamiento sobre motivacin, poder, comunicacin, percepcin, normas, problesolving, conflicto, intergrupos. objetivos.

(Beckhard (1988) Desarrollo organzacional. Estrategias y modelos. Madrid, Addison-Wesley).

2.3.

Objetivos operativo del Desannlo Organizacional (D.O.)

La mayora de los autores, Kas y Rosenzwig (1988), Chiavenats (1992), Beckhard (1988), pone el acento en los siguientes objetivos operativos.

Desarrollar un sistema viable y capaz de autorrenovarse, de forma que

-

La funcin determine la estructura correctamente

Optimizar la efectividad de la estructura estable y los sistemas temporales, con una

-

Informacin de retomo Que se convierte en fuente de energa constante

Potenciar la cooperacin versus competencia entre las unidades funcionales de forma que se consiga

Crear condiciones en donde se hace aflorar el conflicto y se le

trabaja para buscar la solucin
-

Evitando energa para eludir, cubrir, maniobrar

Mejorar la toma de decisiones basada en informacin y no en estatus: 497

Se busca en todo momento la descentralizacin en la toma de decisiones, de forma que las personas se responsabilicen de las decisiones que se hayan adoptado.

2.4.

Caractersticas del Desannlo de Organizaciones

En la aproximacin conceptual al Desarrollo Organizacional parece existir un consenso al determinar el momento en que surge el 13.0.; y el impacto que ha tenido en la ltima dcada (1985-1995) se estn multiplicando los estudios para tratar de delimitar las caractersticas esenciales del 13.0., entre las cuales se destacan:

Se trata de un programa planificado que involucra a todo el sistema organizativo y a todos los niveles

Lo pilota la Direccin y se compromete en sus desarrollo, prestndole los recursos necesarios.

Est relacionado con los objetivos de forma directa para conseguir resultados de forma eficaz y eficiente.

Supone un esfuerzo a largo plazo, no son acciones puntuales que pueden afectar a un solo departamento.

Est orientado a la accin inmediata potenciado por un plan de adiestramiento y aprendizaje.

Enfocado al mundo de las actitudes y comportamiento, comporta un cambio de comportamiento en el operar y hacer.

Provoca situaciones de aprendizaje basadas en la experiencia real; el aprendizaje en la accin constituye su forma de actuar constante.

Se centra en el grupo como unidad bsica de trabajo, de forma que desde el grupo se consiguen mejores resultados que desde la persona.

498

3.

ESTRATEGIAS Y MODELOS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Recorriendo la literatura sobre D.O. aparece bien tipificado y documentado como dicen Ferreres y Molina (1995), que el D.O. es una estrategia de intervencin para la mejora de Organizaciones, potenciando al tiempo sus capacidades para el cambio y la resolucin de problemas. (Organizacin escolar como contexto de cambio, Pp. 105-112).

Tres son los aspectos que me interesa destacar a la luz de mi experiencia como Consultor de Organizaciones; por una parte, el estudio del cambio y las dificultades que comporta lograr la modificacin o movimiento de un estado a otro estado organizativo o el pasar de un tipo de conducta a otra, con las resistencias o susceptibilidades que comporta tanto a nivel grupal como personal.

En segundo lugar, me interesa proponer los modelos que se emplean en el diagnstico e intervencin del D.O.; mejor dicho tratar de exponer los Modelos que yo mismo he manejado como Consultor en distintas Organizaciones, tanto industriales como de servicios.

3.1.

Necesidad de planificar el cambio

El consultor debe trabajar con las Empresas presionado por el corto plazo; sus intervenciones estn sometidas a la presin del tiempo, de los intereses y por la competencia. Hay que conseguir el cambio de hoy para maana. No se puede pedir al personal un cambio de actitud cuando se implanta una nueva tecnologa informtica o de calidad, si previamente no se ha trabajado en una mentalizacin, abordando las dificultades que supone el cambio, desarrollando las habilidades y destrezas que requiere el uso de la nueva tecnologa, y mucho ms dificil resulta el cambio de actitudes en el estilo y fornia de trabajo que se quieren implantar. Muchos cambios han fracasado por la falta de programacin de las destrezas y por la carencia de un plan.

499

3.2.

Pmceso de cambio Se requiere planificar el cambio como medio para conseguir que sea eficaz y produzca los resultados beneficiosos que se buscan con el
cambio.

En general existen una serie de razones que aconsejan la planificacin

del cambio; como principales razones, sealamos las siguientes:

Para conseguir que los efectos del cambio perduren.

Para saber vender los beneficios del cambio. Para obtener un cambio participativo. Para asegurar el compromiso de todos. Para aplicar el cambio que la Organizacin necesita.
Para seleccionar la tecnologa ms adecuada.

Para poder programar las etapas de forma congruente. Para poder confrontar de forma adecuada las resistencias al
cambio.

Para conseguir los resultados esperados de forma eficiente.

Para asegurar la gestin del cambio en todas las etapas y niveles.

Todo cambio en las Organizaciones supone abandonar determinadas estructuras, procedimientos y comportamientos para adquirir otros que

supongan una adaptacin al entorno y lograr la estabilidad necesaria en la Organizacin, que facilite la eficacia y la eficiencia. El proceso de cambio planificado a nivel organizacional implica que se tenga en cuenta y se respete el proceso de cambio que debe darse en las
personas.

500

Proceso de cambio planificado

Para salvar los obstculos que los individuos oponen al cambio. K.Lewin desarroll este modelo aplicable, tanto a nivel individual como grupal y organizacional. En la etapa de descongelacln se produce un desequilibrio, insatisfaccin; el individuo duda de su forma de comportarse; se plantea los problemas y se da cuenta de que no consigue lo que deseaba. Con el cambio planificado atravs de diagnstico se pretende darse cuenta
de que algo no va bien; existen problemas; detecta nuevas necesidades

insatisfechas, quiere conseguir nuevas metas y esto le ob][iga a planificar y programar la forma de conseguirlas, determinando y concretando objetivos y metas asequibles. En la segunda etapa de Movimiento es cuando verdaderamente se opera el cambio. La inseguridad e inestabilidad le obliga a ponerse en accin. Necesita informacin dentro y fuera, comparar lo que hace la competencia; seleccionar las alternativas ms recomendadas y poner en prctica la solucin, abandonando viejas estructuras y procedimientos
mientras las personas se identifican y asimilan los nuevos procesos.

501

En la tercera etapa de Recongelacin, una vez estabilizado el cambio, conseguido un estado de homeostasis; con una mejor adaptacin, el sistema busca su equilibrio al mismo tiempo que se da cuenta de los beneficios que reportala nueva situacin. Considera el efecto del cambio en el resto de los subsistemas y fija de forma definitiva el nuevo patrn de conducta mediante ciertos mecanismos de apoyo para que se asegure en los efectos del cambio. Si a nivel individual es preciso cambiar internamente de mentalidad, otra variable a tener en cuenta es el tiempo que se invierte para lograr la modificacin deseada, al mismo tiempo que los resultados para consolidarse necesitarn ms tiempo. Elton Mayo (1949). Paul Hersey (1987) y Blanchard (1987), han establecido un esquema grfico que tiene en cuenta las dos variables de resistencia y tiempo. Variab!es del Proceso de Cambio Alta

COMPORTAMIENTOS ORGANI ZATIVOS COMPORTAMIENTOS GRUPALES COMPORT. INDIVIDUALES ACTITUDES/VALORES

E~st~a

HABILIDADES/APTITUDES

CONOCIMIENTO

Baja Corto plazo

Tiempo

Largo plazo

502

3.3.

Anlisis de las resistencias al cambio

El Consultor sabe por experiencia que la resistencia al cambio es algo natural, tanto por parte del individuo como del grupo y del Sistema organizativo. La resistencia es un fenmeno psicosocial que necesita ser analizado para poner contrarrestarlo con otras fuerzas propulsoras y facilitadoras del cambio. Mediante un check-list se pide a la persona que analice cules son los sentimientos que le dominan y le impiden enfrentarse al cambio con objetividad y racionalidad. A las causas ms comunes y clsicas hay que unir las derivadas de mi experiencia consultiva. Sealo como ms relevantes las siguientes:
Causas de las resistencias a nivel personal

Percepcin -

Selectiva:

preferimos aquellas fuentes de informacin con las que simpatizamos del cambio, previndolo amenaza para el individuo como

Distorsionadora

Los hbitos adquiridos Son una resistencia muy importante por el ahorro de energa que supone y el rechazo a invertir nueva energa disponible.

La homeostasis La constancia en los estados fisiolgicos es caracterstica del ser humano.

Miedo a lo desconocido Miedo al riesgo y al temor de enfrentarse con problemas nuevos.

503

La dependencia y regresin Tendencia a buscar seguridad en el pasado.

Apego a lo conocido Es ms fcil seguir con las rutinas que permiten un manejo rpido y sencillo.

La prioridad Somos reiterativos y nos aferramos a lo que nos condujo al xito.

Tendencia a conservar la estabilidad Todo cambio exige una desestabilizacin y puede revelar el aparecer de mecanismos no controlados.

Miedo a demostrar la incompetencia Este es uno de los factores ms fuertes, si nos sacan del terreno que dominamos

Falso complejo de impotencia al hombre le gusta definirse como vctima de las circunstancias que escapan a su control. Asumir que l puede intervenir y cambiar la situacin parece una quijotada.

El super-ego Desde el primer no de sus padres, el nio intemaliza un cdigo de controles: la desviacin se castiga.

La regresin Tendencia a buscar seguridad en el pasado.

Resistencias a nivel social y organizativo

El Consultor tiene que estar trabajando con los individuos, pero enseguida se percata de que a nivel grupal y organizativo surgen otras resistencias que deber analizar y concretar. con frecuencia se aducen como razones:

504

Conformidad con las normas Las normas sirven para regular la conducta de los individuos y grupos y hay muchas razones ocultas que se escudan en estas normas para no cambiar, mientras no se dictamine lo contrario.

Cultura de la Organizacin La cultura de una Organizacin es lo que da unidad e identidad a la vida de la Organizacion. Si durante aos lo hemos hecho as, es difcil ahora que nos impongan otros valores y creencias. Estas resistencias se acentan en Organizaciones Administrativas y con un dominio en el Mercado, que pueden actuar como autnticos monopolios, imponiendo sus normas y formas de comportamiento a los usuarios y clientes.

Coherencia del Sistema Dificultad de cambiar una parte sin que el todo quede afectado.

Los intereses creados y el poder acumulado. Crea resistencias muy fuertes, por lo que se pueda perder.

El tab El cambio tecnolgico se consigue con relativa facilidad. No ocurre lo mismo cuando el cambio tiene como objetivo algo que pueda afectar las creencias y valores.

Rechazo a lo extranjero Sospechamos e incluso somos hostiles a todo lo que viene del exterior.

No existe el compromiso comn Se ha generado una divisin de opiniones entre personas que estn a favor y otras en contra, provocando la ralentizacin y, en otras ocasiones, el bloqueo al cambio.

El costo o beneficio del cambio no ha sido definido El factor econmico juega un papel decisivo en el cambio; si se reflejasen los resultados en el corto plazo, tanto a nivel personal como en la cuenta de resultados, fcilmente se conseguirn ms adeptos para el cambio deseado. Los resultados econmicos son signos evidentes de credibilidad en la mayora de las Empresas y
505

en otras Organizaciones se buscar ms la satisfaccin de los clientes, tanto internos como externos.

En resumen, el Consultor se puede encontrar con esta tipologa de resistencias que, simplificadas, podran resumirse en este cuadro, as como las estrategias a emplear:

Resistencias

Estrategias de Consultorfa

A.

NO SABE

Informacin, clarificacin, training Proporcionar herramientas, medios y las destrezas correspondientes Paciencia Se trata de involucrar a todos Grupos de sensibilizacin Participar en equipos de cambio rpido. Experiencias positivas a corto plazo.

B.

NO PUEDE

C.

NO CREE

D.

NO QUIERE

Desaconsejar Abandono No perder tiempo ni empearse en lo imposible La Organizacin no est madura para iniciar un cambio. Honestamente, conviene retirarse, evitando hacer una faena de alio, sin considerar el aspecto econmico del que pudiera resultar agraciado.

506

3.4.

Como reducir los focos de resistencia al cambio

Siempre he tenido en cuenta los focas de resistencia al cambio comentados por Goodwin Watson (1971), en Concepts for Social Change, NTL, Washington, que, aunque no tengan categora de ley, s gozan de una gran fuerza orientadora en la Consultoria. Los focos de resistencia en el individuo y en las instituciones obedecen a unos principios concretos. No son leyes absolutas, pero se basan en generalizaciones muy reales y tangibles. Los reorganizamos aqu bajo tres interrogantes: Quin inicia el cambio? Qu tipo de cambio triunfa? Como podremos realizarlo? Por qu medios? En qu clima? A.
Quin inicia el cambio?

1.

La resistencia ser menor si los afectados sienten que el proyecto es de ellos y no ha sido prefabricado y realizado por agentes externos. La resistencia ser menor si los altos directivos lo apoyan con entusiasmo.

2.

B.

Qu tipo de cambio triunfa?

3. La resistencia ser menor si los afectados lo ven como medio de reducir ms que aumentar los compromisos actuales. La resistencia ser menor si el proyecto concuerda con los valores e ideales mantenidos desde hace tiempo por el grupo afectado. La resistencia ser menor si el programa ofrece la oportunidad de iniciar una nueva experiencia capaz de interesar a los participantes.

4.

5.

507

6.

La resistencia ser menor si los participantes no sienten amenazada su autonoma o seguridad.

C.

Metodologa para iniciar el cambio

7.

La resistencia ser menor si los participantes colaboran en la etapa de diagnstico, de modo que estn de acuerdo en los problemas bsicos y sientan su importancia. La resistencia ser menor si el cambio se adopta por consenso del grupo. La resistencia ser menor si los que proponen el cambio empatizan con los que se oponen al mismo, reconocen las objeciones vlidas y toman las medidas oportunas para evitar miedos innecesarios. La resistencia ser menor si los innovadores aceptan desde un principio que las innovaciones probablemente se comprendern con dificultad e incluso pueden ser mal interpretadas y proveen los medios de establecer un circuito continuo de feedback sobre las percepciones en torno al proyecto para clarificar cuantos datos sean necesanos. La resistencia ser menor si los participantes expernentan entre ellos aceptacin, seguridad, confianza y apoyo. La resistencia ser menor si el proyecto queda abierto a revisin y reconsideracin por si la experiencia indica que conviene cambiar algunos matices.

8. 9.

10.

11. 12.

D.

El clima de cambio

13.

La disponibilidad para el cambio aparece gradualmente como caracterstica de ciertos individuos, grupos, organizaciones y civilizaciones. Estos no viven mirando con nostalgia el pasado y su siglo de oro, sino que tratan de anticipar su utopa de futuro, fomentan la espontaneidad de la juventud y estimulan y protegen la innovacin hasta que queda probado su valor. El ideal aparece as cada da ms tangible.

508

3.5.

Fases en el cambio planificado

Teniendo en cuenta el modelo del Campo de Fuerzas de Kurt Lewin, Faria (1988) hace una sntesis muy completa de los pasos a seguir en el proceso de cambio panificado, y de esta manera lograr el Desarrollo Organizativo, incluyendo definicin del problema, procedimientos para el diagnstico del campo de fuerzas, estrategias y plan de accin para poder asegurar que el cambio se ha consolidado en la Organizacin. Presenta el modelo adaptado por Ferreres y Molina (1995) como uno de los ms completos, aunque dependiendo de la etapa evolutiva en que se encuentre el grupo y del grado de madurez consolidada, se centrar en una fase u otra; no se puede abordar todo en una misma sesin, requiere varias sesiones espaciadas donde se puedan ir analizando las variables y componentes de cada fase. Las fases no deben tener un sentido lineal, sino que cada etapa puede volverse hacia otras, de forma que se consiga recoger toda la informacin vlida y procesara a lo ]argo de todo el proceso. Como se aprecia en el planteamiento del cambio, tienen una fuerza especial las tres fases centrales (5, 6, 7) dedicadas al diagnstico del campo de fuerzas, su evaluacin y las estrategias para contrarrestar o apoyar las fuerzas que van a permitir la consolidacin del cambio. Un proceso de cambio no ser efectivo si no se desarrollan ambas estrategias, positivas y negativas. Este aspecto lo desarrollo despus de presentar todas las fases en el planteamiento del cambio. Puede tener la siguiente evolucin, contrastada con la experiencia llevada a cabo en varias Empresas.
Fases en el planeamiento total del cambio

1.

PROBLEMA Ncleo de la dificultad percibida. Esencia de lo que se quiere modificar o evitar. 1.1. 1.2. 1.3. Identiflque el problema en una primera aproximacion. Defina el mejor ncleo especfico, esencia concreta. Elabore con detalle; caracterizacin clara, precisa, realista, completa.

509

2.

SITUACION Cobertura del problema. Descilba sucintamente: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
2.5.

Sntomas sobre la posible existencia de un problema. Quin lo percibi, cundo, cmo, dnde, etc.? Aspectos y condiciones que intervienen en el problema. Cmo ha evolucionado la situacin? Causas posibles Efectos psicolgicos y reacciones emocionales. Otros efectos, consecuencias o repercusiones: materiales, ecolgicos, polticos, econmicos, etc..

2.6.

3.

SITUACION DESEADA (NUEVA) 3.1. 3.2. Resultados esperados. Objetivos finales. Situacin ideal. Especiflque ncleo y cobertura de la nueva situacin.

4.

OBJETIVOS INTERMEDIOS O RESULTADOS PARCIALES Se debern concretar segn la situacin en la Empresa y las metas competitivas a conseguir.

5.

DIAGNOSTICO DEL CAMPO DE FUERZAS

5.1.

Tipos:
-

PRO: Propulsoras, positivas en la resolucin del problema. CONTRA: problema DUDOSAS: inestables Restrictivas, impiden resolver el neutrales,

Indefinidas, indecisas,

5.2.

Listar en cada categora las posibles fuerzas.

510

6.

EVALUACION DEL CAMBIO DE FUERZAS 6.1. Identificar importancia ACTUAL de cada tipo de Fuerza en la lista confeccionada (nada, poco, regular...) Verificar el peso de las distintas fuerzas.

6.2.
7.

ESTRATEGIA

7.1. 7.2.

A]terar equilibrio del campo de fuerzas. Resolver el problema. Lluvia de ideas: escriba las posibles acciones para:
-

Disminuir, anular, paralizar, cada fuerza Contra. Aumentar, fortalecer, estimular cada fuerza Pro. Bloquear, activar como fuerza Pro cada fuerza Dudosa posibles la y seale las ms

7.3. 7.4.
7.5.

Revise ACCIONES prometedoras. Haga, en columna, ESCOGIDAS

USTA

DE ACCIONES RECURSOS Y

Mada en dos nuevas columnas: RESTRICCIONES.

8.

PIAN DE ACCION 8.1. Integre la LISTA DE ACCIONES, RECURSOS, RESTRICCIONES en un Plan Global de acciones coordinadas. Especifique en el Plan, si es posible:
-

8.2.

SECUENCIA PRIORIDAD INTERDEPENDENCIA de la accin OBJETIVO: finalidad/meta de cada accin

TAREAS O ACTIVIDADES: Subdivisiones de

cada accin

511

EJECUTOR O RESPONSABLE de la accin/tarea CUANDO: fechas, pocas, duraciones, fechaslmite. DONDE: locales de las acciones/tareas COMO: METODOS Y PROCEDIMIENTOS CUANTO: RECURSOS (personas, material, dinero) OBSERVACIONES: cuidados, detalles especiales 9. CONTROL DEL PLAN DE ACCION Prevea: Sistema de verificacin y retroalimentacin para control de 9.1. acciones y evaluacin de resultados 9.2. Indicadores de cambios de cada accin/tarea
-

Quin, cmo, cundo, dnde se har Verificaciones (observaciones y mediciones) Evaluaciones (y criterios) Retroinformacin (a quin informar)

3.6.

Metodologa del cambio

Presento a continuacin un esquema que he empleado multitud de veces al abordar en Consultora los cambios a nivel grupal o en las relaciones interpersonales. Pasos: 1. El primer paso necesario para el anlisis es identificar el problema sobre el que trabajar. He aqu algunas sugerencias para elegir el problema:

512

A.

Elegir un tema que preocupa a la Direccin, indicando las razones tcnicas, econmicas, cuestin de rentabilidades o de los recursos humanos. La concrecin del problema exige determinar las variables que lo definan.

B. C. 2.

Es un tema que atae a toda la Organizacin, a un Departamento o slo a personas? Posibilidad de la Direccin de influir en l?

La mayor parte de los planteamientos podemos formularlos de modo que describan dos cosas: A. B. La situacin tal como est ahora La situacin tal como querra que estuviera (IDEAL).

3.

Las situaciones problemticas podemos analizaras en trminos de fuerzas que empujan al progreso o las que resisten y mantienen el problema.

Fuerzas de Apoyo Fuerzas de Resttencia

-

4.

Cules son las fuerzas de apoyo y resistencia que afectan la situacin que quiere mejorar? Trate de recoger todas ellas, incluyendo factores personales, sociales, sentimientos, recursos materiales... Haga una lista con todas ellas tal como le viene, sin control crtico o seleccin. Despus eliminar los datos menos importantes, haga dos listas: Fuerzas de resistencia y otra para las de apoyo. Analice ambas listas y subraye aquellas que ahora le parecen ms importantes, y sobre las que cree puede actuar de modo constructivo. Hgalo en ambas listas.

5.

513

6.

Ahora, para cada fuerza de resistencia, seale acciones capaces de reducir su efecto o eliminaras completamente. Un bombardeo de ideas puede ser til. Escriba en lista: FUERZA RESISTENCIA A Posibles acciones para reducir FUERZA RESISTENCIA B Posibles acciones para reducir

7.

Ahora realice la misma operacin para cada fuerza de progreso que ha subrayado. FUERZA DE APOYO A Posibles acciones para aumentar FUERZA DE APOYO B Posibles acciones para aumentar

8.

el punto de partida puedan ser los puntos de presin. Esta puede llevar a la molestia y ah tenemos motivacin para el cambio.
QUiz

Si insistimos en fuerzas de apoyo a veces slo provocamos aumento de las de resistencia. Lo mejor ser elegir la tcnica segn las circunstancias. Revise las listas de acciones y subraye las que parecen prometer mas. 9. Haga lista de las subrayadas y marque para cada accin los materiales, recursos humanos que tienen a su mano para realizar la accin. A C C
>

RECURSOS

10.

Ahora revise lista de acciones y programa y elimine aquellos puntos que no encajan en el plan y aada otros nuevos que quiz redondean accin de conjunto.

514

11.

El paso final es planificar un mtodo de evaluacin para aplicarlo a medida que se pone en prctica. Ponga en lista los pasos de esta evaluacin. Ya est preparado para actuar.

12.

515

Ejemplos sacados de la prctica de Consultarla EJEMPLO 1. DIAGNOSTICO DE LA DISPOSICION AL CAMBIO

Fuerzas en individuos

Fuerzas en el sistema

Conocimiento, habilidades, competencia Autocontrol Tolerancia de la ambigaedad Autoestima Motivacin CONDUCEN A

Cultura/clima Status de sistema en la Organizacin Consecuencias percibidas de xito a fracaso Confianza, autoestima

Grado de inseguridad sentida

0 Bajo nivel de seguridad

10 Alto nivel de seguridad

La respuesta al cambio ser Escucha Clarificacin Exposicin de alternativas Evaluacin Incorporacin de nuevos datos

La respuesta al cambio ser Rechazo Supresin Distorsin Demora Regresin Prcticas del Curso Experto en Tcnicas de Consultora (1994-5), UCM 516

EJEMPLO 2. NUEVA FORMA DE ANALISIS CON RESPECTO AL CAMBIO MEDIANTE EL ANALISIS DEL STATUS QUO PRESENTE STATUS QUO PRESENTE

Fuerzas conductoras Promesas de mayores recompensas financieras Amenazas Deseo de mejor imagen con los grupos corporativos Quejas de los consumidores Deseo del departamento de hacer las cosas mejor Presin de los accionistas para obtener ms dividendos Deseo de mayores recompensas financieras

Fuerzas resistentes Falta de conocimiento sobre qu es exactamente lo que est mal Falta de personal Moral baja

Equipamiento pobre Calidad de producto pobre y entrega tarda Falta de convencimiento de que hay algo nuestro en el proceso

100%

50%

NUEVO STATUS QUO Grado de fuerza

50%

100%

Prcticas del Curso Experto en Tcnicas de Consultora (1994-5), UCM

517

ABRIR CONTINUACIN CAPTULO 7