MANUAL

MANUAL
DE CONTROL INTERNO
2024
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.
Actualizado por:
Gerencia de Supervisión y Normativa
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.
Diciembre de 2023
Manual de Control Interno
INDICE
I. INTRODUCCION....................................................................................4
II. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO....................................................8
1. COMPONENTES ORGANICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.....8
2. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO..................15
3. SEGURIDAD RAZONABLE..................................................................16
4. NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL..............................16
f. Funciones de la Alta Dirección..........................................................18
g. Determinación de Funciones y Niveles de Autoridad.......................20
h. Métodos de Control Gerencial..........................................................20
i. Políticas y Prácticas de Administración de Personal..........................21
Parte de los procedimientos de control que el Consejo de
Administración debe tomar en cuenta para reforzar el ambiente de
control, se encuentra el establecimiento del Comité de Auditoría el cual
debe ser establecido de acuerdo a lo señalado en NPB4-48 Normas de
Gobierno Corporativo para las Entidades Financieras..........................22
j.2 Comité de Reclamos y Fianzas........................................................24
j.3 Comité de Riesgos...........................................................................27
El Comité estará integrado por cuatro miembros los cuales serán
nombrados por el Consejo de Administración, y se integran de la
siguiente manera:................................................................................30
La Presidencia del comité la está a cargo de un director Propietario del
Consejo de Administración...................................................................31
Funciones del Comité...........................................................................31
Funciones del Comité...........................................................................33
l. Manejo de Conflictos de Intereses.....................................................36
o. Procedimientos de Control...............................................................38
p. Delegación de Controles..................................................................39
q. Tipos de Control...............................................................................40
r. Medidas de Eficacia..........................................................................40
2 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.
Generación de Estados Financieros......................................................41

t. Clasificación de Documentos............................................................42
a. Contabilidad................................................................................42
b. Presupuestos...............................................................................47
c. Caja y Bancos..............................................................................48
i. Activos Fijos....................................................................................63
Seguridad.........................................................................................65.
K. Cuentas por Pagar.........................................................................69
m. Obligaciones y reservas por siniestros.........................................74
La reserva por siniestros no reportados se calculará al cierre de cada
ejercicio contable, con base a las estadísticas de los últimos tres
ejercicios económicos anteriores, la cual será igual al promedio de los
siniestros no reportados en tres ejercicios económicos anteriores, de
conformidad al artículo 25 de la norma NCS-011..............................76
Registro y documentación.................................................................76
 Cada área o ramo deberá remitir el primer día hábil del mes, al
departamento de contabilidad el informe de producción consolidado.
Igual requerimiento debe considerarse para los informes de
devolución de primas y cancelación de pólizas, debidamente
autorizados por la Gerencia del área técnica....................................76
o. Patrimonio.....................................................................................81
s. Otros ingresos................................................................................91
w. Libros Actas de los diferentes organismos....................................96
6. NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN............99
a. Información y Comunicación............................................................99
b. Adecuación de los Sistemas de Información....................................99
c. Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información.
.............................................................................................................99
e. Características de la Información...................................................100
f. Efectiva Comunicación de la Información.......................................101
g. Archivo Institucional.......................................................................101
h. Normatividad Interna.....................................................................102
7. NORMAS RELATIVAS A LA EVALUACIÓN DEL RIESGO.....................103
8. NORMAS RELATIVAS A LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO..............107
8.1. Supervisión..................................................................................107
a. Instancias de Control y Supervisión.............................................107
9. INFRACCIONES.............................................................................109
10. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL...................................109
I. INTRODUCCION
A.ANTECEDENTES
Este Manual constituye una herramienta de apoyo para el desarrollo de las actividades en cada una
de las áreas vinculadas con la gestión Administrativa y Financiera de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. A.C.
de R. L., estableciendo las políticas que norman las operaciones de cada actividad y define tanto los
elementos básicos de entradas al sistema de registro (documentos fuente), como los procesos
necesarios a desarrollar (políticas y procedimientos operativos) y las salidas o resultados del proceso
(sistema de información) que se convierten en el elemento retroalimentador del sistema para dirigir
o reorientar la función Administrativa y Financiera hacia los objetivos que se espera alcanzar en cada
actividad específica; tanto en su Oficina Central como en las Agencias. lo anterior, no importando
que el proceso de la información sea convencional o computarizado, y considerando los aspectos
importantes para suministrar esa información de acuerdo con Normas Internacionales de
Información Financiera, igualmente considerando la normativa prudencial determinada por la
Superintendencia del Sistema Financiero, en lo que respecta específicamente al gobierno
corporativo, aspectos generales y de evaluación de los diferentes tipos de riesgo que enfrenta la
Aseguradora, también se ha incluido aspectos de la Ley contra el lavado de dinero y activos.
En ese contexto, el presente manual se ha formulado sobre el enfoque del control interno COSO II,
que surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos,
definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida. Los resultados de la
tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo de la TREADWAY COMMISSION,
NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING, la cual se creó en Estados
Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El informe
COSO, es actualmente uno de los ejercicios más recientes de integración de control interno, y
retoma las ideas existentes de control que sirven a la Administración en general, para organizar y
mejorar su gestión, la aplicación de este método permitiría disponer de controles internos mejor
identificados que ayuden a minimizar los riesgos, producir información confiable sobre la gestión y
sus resultados, en el marco de los objetivos de las empresas.
En la presente actualización se han incluido algunos aspectos de la revisión de coso a nivel

internacional, la se efectuó en el año de 2017, específicamente con el enfoque de Gestión de
Riesgo Empresarial, considerando para ello los ejes principales incluidos en esta revisión
internacional.
B. OBJETIVOS DEL MANUAL
Se entiende por Sistema de Control Interno como el proceso efectuado por el Consejo de
Administración, Alta Gerencia Gerencia General y Alta Gerencia, y por el personal de la aseguradora,
diseñado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales.
El Manual ha sido diseñado con el fin de documentar los principales sistemas y procedimientos
relacionados con el desarrollo de las actividades de las diferentes áreas y en cumplimiento con las
Normas Internacionales de Información Financiera. Tomando en cuenta la necesidad que los
sistemas y procedimientos deben ser de aplicación práctica y que a la vez ofrezcan la flexibilidad
suficiente para desarrollar las labores Administrativas y Financieras de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.
S.A. DE C.V., el diseño incluye los controles administrativos y financieros requeridos por las Normas
Internacionales de Información Financiera aplicables.
Los objetivos específicos de este Manual son los siguientes:
1. Definir las políticas generales y operativas en las que se basarán los procedimientos de
Aseguradora.
2. Definir las características de la estructura general de control interno y operativo.
3. Contar con procedimientos estandarizados que apoyen y normen la labor Financiera y

Administrativa.
4. Contar con documentación escrita, que tenga la homogeneidad y consistencia suficiente para
permitir al personal adquirir fácilmente los conocimientos sobre las políticas y técnicas
necesarias para realizar eficientemente su trabajo.
5. Definir los controles administrativos necesarios para cada uno de los procedimientos de
operación relacionados con las actividades que se realizan.
6. Ofrecer una guía y orientación a todos los usuarios, sobre la manera como se desarrollan las
actividades Administrativas, Financieras y de gestión para operar dentro de un marco
estructurado y normalizado, con lineamientos claros y homogéneos, que aseguren el uso
racional de los recursos, con procedimientos que garanticen transparencia, objetividad en la
gestión y cumplimiento con Normas Internacionales de Información Financiera y Normativas
Prudencial y Contable de la Superintendencia del Sistema Financiero.
C. IDENTIFICACION Y CONFORMACION DE PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V.
Es la primera cooperativa de Seguros en El Salvador. A la fecha, es la única aseguradora con énfasis

en el sector cooperativo. El Patrimonio de la Institución está compuesto por aportaciones de
personas naturales y jurídicas (pudiendo ser estas últimas de tipo nacional e internacionales). Las
primeras actividades de la Institución son realizadas en el seno de FEDECACES en donde operaba
como un departamento de protecciones; sin embargo, el empuje de sus fundadores culmina con la
creación de un ente separado en julio de 1994. En el año de 1996 inicia sus operaciones como la
primera aseguradora cooperativa.
La Institución forma parte de la Corporación FEDECACES, que está conformada por las siguientes
empresas:
FEDECACES - actividad Financiera
FUNDACION ASESORES PARA EL DESARROLLO – asesoría, consultoría y capacitación empresarial

cooperativa.
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V. - actividad sobre protección y desarrollo familiar.
RESPALDO, Auditoría y Consultoría
COOP PROTEGE, Protección de Ahorros y Estabilización.
La Institución Aseguradora negociará y contratará el programa de reaseguros anualmente con el

grupo LARG (Asociación Latinoamericana para la educación en reaseguro) Grupo Latinoamericano de
Reaseguro) por medio de diferentes reaseguradores de prestigio internacional o a través del apoyo
de un brokers, buscando las mejores condiciones.
Durante el mes de enero de cada año se debe presentar a la Superintendencia del Sistema
Financiero, la Política de riesgos, que incluye a los reaseguradores, según lo establece la normativa.
En el caso de la aseguradora los contratos con los reaseguradores del ramo de vida, tienen
vencimiento en diciembre y del ramo de daños vencen cada 31 de marzo, por lo que estos últimos se
deben informar a la Superintendencia en el mes de abril y para garantizar la continuidad de los
mismos la aseguradora informará al ente fiscalizador en el mes de enero la aplicación de los
contratos negociados en el año anterior y en el mes de abril se informará sobre la nueva política de
riesgos asumida con los reaseguradores.
Las propuestas de ofertas de reaseguros son analizadas en el Comité de Reaseguros, quienes

emiten contrapropuestas si amerita el caso, luego son analizados por el Comité de Riesgos,
quienes emiten opinión como parte de la gestión de Riesgo Técnico, posteriormente dichas ofertas
se presentan al Consejo de Administración, juntamente con el análisis respectivo y que se
relacionan a los aspectos contemplados en el Manual de reaseguros.
Los contratos de reaseguros deben ser negociados y firmados por la Gerencia General de la
aseguradora, estos deberán custodiarse en la caja fuerte bajo la responsabilidad de la Gerencia
Técnica.
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., es miembro de la Federación Internacional de Cooperativas y

Mutuales de Seguros (ICMIF) con sede en Inglaterra y América; del grupo LARG Asociación
Latinoamericana para la educación en reaseguros, con sede en Costa Rica; Igualmente, la
Institución es miembro de la Confederación de Cooperativas del Caribe y Centroamérica (CCC-CA)
con sede en Costa Rica y es miembro, a nivel nacional, del Consejo de Administración del Instituto
Salvadoreño de Fomento Cooperativo (INSAFOCOOP).
Debido a la particularidad de su creación y actividad, la Institución se encuentra normada por la

Ley de Sociedades de seguros y la Ley General de Asociaciones Cooperativas.
Los servicios ofrecidos por la Institución corresponden a los siguientes:
Seguros de Personas Seguros de Daños Fianzas
- Seguridad familiar - Incendio - Licencia juvenil
- Accidentes personales - Garantía hipotecaria - Sostenimiento de ofertas
- Vida Coop. - Vivienda segura - Fiel cumplimiento

- Deuda
- Equipo electrónico - Buena obra
- Vida colectivo
- Dinero y valores - Pagos a terceros
- Vida con Retorno de Prima
- Robo y hurto - Buen funcionamiento
- Canasta Básica
- Fidelidad especial - Vicios ocultos
- Proteger
- Fidelidad - Buen uso de anticipo
- Quirúrgico
- Paramétrico - Gestores de encomienda
- Solidario
- Automotores
- Vida y salud
- Seguro de tarjetas
- Años Dorados
- Retorno Futuro - Seguro de desempleo
- Colectivo Deudores BFA - Maquinaria a la

intemperie
- Transporte
- Todo Riesgo Incendio
- Responsabilidad Civil
II. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
1. COMPONENTES ORGANICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La estructura de control interno para toda entidad comprende cinco elementos básicos
identificados como:
a. Ambiente de control,
b. Actividades de control
c. Información y comunicación
d. La evaluación del riesgo
e. La supervisión y seguimiento
Estos elementos optimizan el uso de los recursos y previenen la inadecuada Administración de los
recursos; asimismo, protegen los activos garantizando la razonabilidad de las cifras presentadas en
los Estados Financieros, de igual manera contribuyen a la eficacia y eficiencia de la gestión
Administrativa a través del mejoramiento de los procedimientos administrativo-contables, que
coadyuvan al logro de los objetivos de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V.
a. AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control establece el fundamento de la institución, para influir la práctica de control.

Es la base de los otros componentes del control interno proporcionando los elementos necesarios
para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno hacia una
adecuada gestión.
El ambiente institucional es uno de los elementos de control interno, que básicamente, tiene que ver
con la imagen institucional e incluye la estructura de la organización, sus políticas, su planificación
estratégica, el conjunto de operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones.
Para el fortalecimiento de dicho ambiente, debe tomarse en cuenta un enfoque basado en controles
claves, eficaces y eficientes.
El gobierno y el deseo genuino del nivel directivo de mantener sistemas efectivos y un estilo
Gerencial orientado hacia la planificación; la identificación y resolución oportuna de problemas
potenciales, dan origen a un ambiente de control efectivo.
10 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

C.V.
La organización interna de cada una de las Gerencias y Jefaturas, debe establecer la manera como se
tomarán y comunicarán las principales decisiones, definiendo responsabilidades para la toma de las
mismas y fijando límites de autoridad apoyándose en las políticas previamente establecidas para tal
efecto.
Las Gerencias o Jefaturas podrán planificar, supervisar y controlar las actividades de la Institución a
partir de controles Gerenciales efectivos y confiables, los cuales, por su naturaleza, comunican
objetivos y promueven actitudes de control, midiendo los resultados reales y comparándolos con los
objetivos fijados.
Para un alcance efectivo, es necesario identificar el tipo de información y el nivel de detalle

requerido que permita la toma de decisiones idóneas y oportunas para el manejo de los factores de
éxito.
b. ACTIVIDADES DE CONTROL
Están constituidas por las políticas, procedimientos y manuales que permiten obtener una
seguridad razonable del cumplimiento de las directrices Administrativas. Tales actividades
ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para enfrentar los factores de
riesgo implicados en el logro de los objetivos de la aseguradora. Estos riesgos se dan en todos
los niveles de la organización; incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones
y autorizaciones, conciliaciones, seguridad de activos, rotación de personal, rendición de
fianzas y segregación de funciones.
Uno de los aspectos a considerar dentro de las actividades de control es lo relativo a la

necesidad de controlar, originando la pregunta ¿qué vamos a controlar?, desde donde se
materializan los criterios técnicos que permiten el diseño de los registros contables, los
distintos informes y demás documentos que ayuden a tener control sobre algo en particular.
Los sistemas deben producir los informes necesarios para cumplir con una gestión
Administrativa oportuna y eficaz, así como para responder a los requerimientos legales
correspondientes, ya que cada uno de ellos necesita información específica para la toma de
decisiones en forma oportuna.

C.V.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de
las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado
en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o
minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad
con el que estén relacionados:
a. Las operaciones
b. La confiabilidad de la información Financiera
c. El cumplimiento de leyes y reglamentos
En muchos casos, las actividades de control consideradas para un objetivo suelen ayudar
también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de
la información Financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

- Preventivo / Correctivos
- Manuales / Automatizados/los informáticos
- Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que

los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debiéndose para ello
explicitar claramente tales funciones.
c. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Deben establecerse los procesos para que la Administración pueda identificar, registrar y
comunicar información relacionada con actividades y eventos internos y externos relevantes para
la organización.
Así como es necesario que todo el personal conozca el papel que les corresponde desempeñar en
la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información
periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los
demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue
oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.
La información operacional, Financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la

dirección, ejecución y control de las operaciones.

C.V.
Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de
actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los
hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de
supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante, resulta importante mantener un
esquema de información acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de
cambios constantes, evolucionan rápidamente.
Por lo tanto, deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en
apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas
exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y
control de estas.
El sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de

gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los
aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer a tiempo
las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de
especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los
individuos dentro del sistema de control interno.
Asimismo, el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con el trabajo de
los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera deben comunicar la
información relevante que generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. Esto es, en
el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente,
descendente y transversal.
La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los
directivos resultan vitales.
d. EVALUACIÓN DEL RIESGO
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y
el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para
ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de
identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y
Externos) como de la actividad.

C.V.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un

componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del
mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información Financiera y con el
cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares. Estableciendo
objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y
determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
a. Una estimación de su importancia / trascendencia.

b. Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
c. Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se
necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el
cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los
cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de
que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.
Existen aspectos cualitativos que pueden merecer una atención especial como son:
1. Cambios en el entorno.
2. Redefinición de la política institucional.
3. Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
4. Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
5. Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
6. Aceleración del crecimiento.
7. Nuevos productos, actividades o funciones.
8. Normativas que requieren se apliquen al funcionamiento operativo de la Aseguradora
e. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO
Incumbe Corresponde a la Dirección la existencia de una estructura de Control Interno idónea

y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel
adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del
tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan
ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o
resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y Externos a la
gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
C.V.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos

modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
Las actividades continuas son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes
que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las
circunstancias sobrevinientes.
En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:
a. Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los

cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican
los controles, y los resultados de la supervisión continuada.
b. Resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. Son
ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (autoevaluación), la
auditoría interna, ejercida por la Junta de Vigilancia (incluidas en el planeamiento o
solicitadas especialmente por la Dirección), Auditores Externos, Oficialía de
Cumplimiento y Unidad de Riesgo.
c. Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas
varíen, predomina una disciplina apropiada y principios inevitables.
La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles
existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina
incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.
d. Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la

eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control.
e. El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la

entidad.
f. Debe elaborarse un plan de acción que contemple:

1. El alcance de la evaluación
2. Las actividades de supervisión continuadas existentes.
3. La tarea de los Auditores internos y Externos.
4. La tarea del Oficial de Cumplimiento
5. La tarea de la Unidad de Riesgo
6. Áreas o asuntos de mayor riesgo.
7. Programa de evaluaciones.
8. Evaluadores, metodología y herramientas de control.
9. Presentación de conclusiones y documentación de soporte
10.Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

C.V.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes
procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas
de ajuste correspondientes. El proceso de comunicación corresponde primeramente a Gerencia
General, Gerencia Financiera Administrativa Financiera, Gerencias de Área y Jefaturas
La coordinación de los cinco elementos anteriores, ambiente de control, actividades de control,

información y comunicación, evaluación del riesgo y supervisión y seguimiento, proporcionan una
estructura que permite mantener una seguridad razonable en cuanto a la absoluta protección de los
activos contra pérdidas por utilización o disposición no autorizada y proporciona la confianza que se
han utilizado registros contables apropiados para la preparación de los Estados Financieros.
Debe considerarse que el costo del control interno no debe exceder los beneficios derivados de su
aplicación y la evaluación de estos factores requiere de una adecuada apreciación y buen juicio de
las máximas autoridades.
2. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del Sistema de

Control Interno corresponde al Consejo de Administración y al nivel Gerencial y demás jefaturas
en el área de su competencia institucional. Corresponde a los demás empleados realizar las
acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.
3. SEGURIDAD RAZONABLE
El Sistema de Control Interno proporciona una seguridad razonable para el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
El sistema de control interno se desarrolla con la ejecución de una serie de acciones y actividades
que ocurren como parte de las operaciones de la institución y que son llevadas a cabo por
personas, mismas que pueden cometer errores de juicio, equivocaciones y participar en actos de
colusión. Por ello es que se señala que el sistema de control interno solo proporciona una
seguridad razonable, no absoluta, de que los objetivos institucionales se vayan a cumplir. Ello tiene
que ver, con la relación costo-beneficio de las actividades de control que se implementan.
4. NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL

C.V.
a. Filosofía de Control Interno
La Administración de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V., debe exigir y respaldar que exista
un planteamiento concreto por parte de la Administración, sobre la filosofía de control interno,
los valores éticos de sus servidores, los valores institucionales y las políticas y estrategias para
su desarrollo, implantación y actualización permanente.
b. Integridad y Valores Éticos
Se deberá considerar en sus políticas, criterios y mecanismos que marquen las pautas que
establezcan los valores éticos institucionales, que a su vez regulan la conducta de todo el
personal de la organización.
En ese sentido, deberá divulgar y aplicar el Código de Ética y conflicto de interés, así como
también adoptará los principios y valores que la identifiquen ante la comunidad, siendo el
personal y la dirigencia los responsables de cumplirlos en primera instancia, siendo importante
que las actuaciones Institucionales y personales deben estar precedidas de la valoración
relativa a la legalidad, honradez, dignidad, carácter, integridad y moral.
La Administración deberá contar con un Reglamento Interno de Trabajo, y divulgarlo de

manera que los empleados conozcan sus derechos y obligaciones y lograr mediante su
aplicación un buen desempeño del personal, el cual será aprobado por el Consejo de
Administración y autorizado por el Ministerio de Trabajo.
Los valores institucionales que, en definitiva, son aquellos estándares que la organización se
propone brindar a sus clientes como justa atención a su preferencia, esto por supuesto, modela
la imagen institucional y le da al cliente la sensación de acciones dentro de un marco de
integridad, lo cual genera un clima de confianza y seguridad.
c. Competencias del personal
En el manual de reclutamiento y selección de personal, manual de descripción y funciones de

puesto aprobados por El Consejo de Administración, se establecen los perfiles y requerimientos
acerca de los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir
adecuadamente sus tareas.

C.V.
Los perfiles y requisitos de contratación deben ser establecidos por el usuario directo. siendo
este el departamento de personal y los niveles superiores; por otro lado, el proceso mismo de
contratación, de igual modo es un acto de la organización ya que cada departamento, en la
dimensión que le corresponde, actúa para evaluar las cualidades del posible candidato, Para la
contratación o promoción de personal, es importante que las personas sean sometidas a
diferentes procesos técnicos, los cuales deberán incluir entrevistas, pruebas técnicas y
psicológicas y procesos de inducción, debiendo ser estas de carácter imparcial en todos los
niveles, sin la injerencia de los cuerpos dirigenciales.
d. Filosofía Administrativa y estilo de operación
Esta referido a los criterios técnicos que regulan los procesos de las operaciones, lo cual se
refleja en el prestigio de la organización hacia fuera (clientes) y hacia adentro (empleados).
La planificación y control operacional, debe incluir planes de desarrollo y los mecanismos de

control y seguimiento dentro del concepto de Empresa en Marcha, poniendo a disposición la
tecnología necesaria para afrontar los cambios de mercado, utilizando mecanismos de
seguimiento como la Auditoría Interna.
e. Estructura Organizacional
La estructura organizacional tiene que ver con una adecuada separación de funciones de
carácter incompatible a nivel de unidades Administrativas, lo cual crea un ambiente físico de la
organización.
El diseño de la estructura orgánica debe incluir las funciones, la dependencia jerárquica, los
canales de información directa, las personas que dirigen, entre otras; de tal forma que la
estructura organizacional de la aseguradora responda a las necesidades de poner en ejecución
las funciones, así como de controlar las mismas.
Uno de los instrumentos utilizados para tal fin es el Manual de Organización y Funciones, que
es el elemento básico para identificar los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad
asignadas a las diferentes áreas, con el fin de lograr la máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos propuestos.

C.V.
Cuando se efectúen cambios en la estructura organizacional de la aseguradora, estos tienen

que ser propuestos por la Gerencia General y aprobados por el Consejo de Administración y
comunicados de manera escrita al área que afecte el cambio.
f. Funciones de la Alta Dirección.

Los miembros del Consejo de Administración deberán incorporar a sus atribuciones, aquellas
que les permita intervenir en los aspectos de control interno que pudieran influir en la toma de
decisiones y en conducción de las operaciones internas.
La delegación por parte del Consejo de Administración a la Gerencia General o en comités que
ejecuten y controlen áreas específicas al interior de la institución, es un mecanismo que
permite enfocar de una mejor manera aquellos sectores que pudieran ser más sensibles para la
Administración de la aseguradora.
El Consejo de Administración en sus relaciones con los grupos de interés, estos deben velar
porque la aseguradora actúe conforme a las leyes y reglamentos aplicables, debiendo cumplir
de buena fe sus obligaciones y tomar decisiones con juicios independientes, observando
aquellos principios adicionales de responsabilidad social que hubiesen previamente aceptado.
Especialmente deberán velar por:
1. Proteger los derechos e intereses de los asegurados y clientes en general
2. Proteger los derechos e intereses de los aportantes y establecer mecanismos para su trato
equitativo.
3. Desarrollar una política de comunicación e información con los aportantes y clientes en

general
4. Desempeñar sus funciones anteponiendo el interés de la aseguradora y con independencia

de criterio.
La Dirección Ejecutiva y/o Presidente Ejecutivo y El Presidente, el Gerente General, deberán

desarrollar sus funciones de acuerdo con los lineamientos estratégicos y las buenas prácticas
de Gobierno Corporativo aprobadas por el Consejo de Administración. Además, deberán
establecer e implementar adecuados controles internos y sistemas de información para
salvaguarda de los activos y de los pasivos.

C.V.
En la norma NRP-17 Normas de Gobierno Corporativo para las Entidades Financieras, establece
las bases mínimas que deben adoptar las entidades para fortalecer sus prácticas de gobierno
corporativo dentro del proceso de gestión de riesgos financieros, operacionales y otros,
conforme a las normativas que rigen a la Aseguradora. conforme a estándares internacionales
en la materia y acordes con la naturaleza y escala de sus actividades.
f.1 Gobierno y cultura
Por otra parte, es importante mencionar que el Gobierno marca el tono en la entidad,
reforzando la importancia de la gestión del riesgo empresarial y estableciendo
responsabilidades de supervisión al respecto. La cultura hace referencia a los valores éticos, a
los comportamientos deseados y a la comprensión del riesgo en la entidad.
A continuación, se detallan aspectos que se deben considerar como parte del Gobierno y
Cultura:
1. El Gobierno ejerce la supervisión de riesgos a través del Consejo de Administración y los

Comités regulatorios y de apoyo.
2. Establece la estructura organizativa.
3. Define la cultura deseada
4. Demuestra compromisos con los valores claves
5. Atrae, desarrolla y retiene a profesionales capacitados.
g. Determinación de Funciones y Niveles de Autoridad.

La Administración debe asegurarse que en forma general todos sus miembros conozcan las
políticas y estrategias de la institución, y de manera puntual por los mandos superiores y
medios, ya que esto permitirá la designación de responsabilidades específicas y el
establecimiento de la autoridad requerida que permita alcanzar los objetivos de control
interno.
h. Métodos de Control Gerencial

La definición, fijación, respaldo y autoridad de las herramientas Gerenciales, así como los
medios de información Gerencial, deben quedar claramente establecidos y conocidos por
todos los niveles operacionales de tal manera que se cumplan oportunamente.

C.V.
Los organismos de control con los que cuenta el Consejo de Administración para controlar y
seguimiento son: La Junta de Vigilancia, quien ejerce el rol de la Auditoría Interna, Comité de
Riesgos, Comité de Prevención de Lavado de Dinero y Activos, Comité Auditoría, Comité de
Fianzas y Reclamos, Reclamos y Fianzas, Comité de Reaseguro, Comité de Seguridad y Riesgos
informáticos, así como las unidades de control que establecen las normas de Buen Gobierno
Corporativo.
La Junta de Vigilancia, de conformidad a la Norma NRP-15 Normas Técnicas de Auditoría

Interna para los Integrantes del Sistema Financiero, tiene la función de realizar la evaluación
del control interno, las operaciones y sus resultados, por tanto y de igual manera necesita no
solo de la definición de funciones y de la independencia de su actuación, sino, además, del
respaldo del Consejo de Administración para garantizar que se evalúen todas las operaciones.
La Junta de Vigilancia debe definirse con responsabilidad y con la autoridad respectiva para que
realice su función sobre la ejecución de las operaciones, de tal manera que genere la
información sobre las acciones llevadas a cabo y promueva el cumplimento de las normativas y
procedimientos, así como la eficiencia en las operaciones que revisa.
i. Políticas y Prácticas de Administración de Personal.

La incorporación de las actividades de control interno no debe limitarse a los aspectos
normativos o impositivos de las acciones o deban ser considerados como elementos aislados
que forman parte de la Administración superior, es indispensable que la Administración de
Personal adopte sus acciones a la esencia de la organización que se encuentra planteada en la
Misión y Visión de donde debe partir la motivación y promoción para que el personal se sienta
parte de la organización y se refleje en sus acciones hacia afuera.
Los sistemas, si es posible, deben incorporar los procedimientos que permitan la evaluación del
desempeño, de tal manera que sea el trabajo realizado el que refleje la calidad de los
empleados y no el criterio personal del evaluador.
Dentro del desarrollo del personal, deberá establecerse una política interna de capacitación, la
cual será orientada a todas las áreas, incluyendo a los cuerpos directivos, tratando de incluir en
esta política evaluaciones previas y que como objetivo sea obtener información para planificar

C.V.
los eventos y áreas curriculares a impartir, evitando la focalización en pocos empleados o

dirigentes.
j. Comités
Los comités constituidos por Ley o Normativa, según el detalle siguiente:
COMITÉ REGULACIÓN
Comité de Auditoria NRP-15; NRP-17
Comité de Fianzas y Reclamos y Fianzas AUTO DISCIPLINA FINANCIERA NCB-022
Comité de Riesgos NRP-17, NRP-20,-NRP-24, NRP-42 Y NRP-23
Comité Seguridad y Riesgo Informático NRP -23 Y NRP-17
LEY CONTRA EL LAVADO DE DINERO Y DE

Comité de Prevención de Lavado de Dinero ACTIVOS NRP 36, INSTRUCTIVO UIF
Comité de Reaseguro CIRCULAR DE LA SSF.
j.1 Auditoría
Parte de los procedimientos de control que el Consejo de Administración debe tomar en cuenta
para reforzar el ambiente de control, se encuentra el establecimiento del Comité de Auditoría
el cual debe ser establecido de acuerdo a lo señalado en NRP-17 Normas de buen Gobierno
Corporativo para las Entidades Financieras.
La conformación, funciones y responsabilidades del Comité, estarán regidas bajo el su propio

reglamento debidamente aprobado por el Consejo de Administración.
Este comité en base al acuerdo del Consejo de Administración está conformado por:
1. Un Presidente, cargo que es ejercido por el Presidente de la Junta de Vigilancia
2. Una secretaria, ejercido por la Secretaría de la Junta de Vigilancia.
3. Tres Vocales, cargo que lo ejercen miembros de la Junta de Vigilancia
4. Dos Vocales cargo que es ejercido por La Gerencia General y el Gerente Administrativo
Financiero de la Aseguradora.

C.V.
Las principales funciones de este Comité serán:
a) Velar por el cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea General de

Asociados, del Consejo de Administración y las disposiciones de
organismos reguladores.
b) Dar seguimiento a los informes del Auditor Interno/Junta de Vigilancia,

del Auditor Externo, Superintendencia del Sistema Financiero, que
formulen sobre las operaciones de la Aseguradora.
c) Informar de forma trimestral al Consejo de Administración del

seguimiento a las observaciones de los informes listados en el literal b)
del art. 10 del reglamento de la Comité de Auditoría.
d) Colaborar en el diseño y aplicación del control interno proponiendo las

medidas correctivas pertinentes.
e) Dar seguimiento al cumplimiento del contrato de auditoría externa,

monitorear el proceso de respuesta a las observaciones incluidas por el
Auditor Externo en su carta de Gerencia.
f) Opinar ante el Consejo de Administración sobre:
i) Cualquier diferencia de criterio entre la Gerencia General y los

Auditores Externos, respecto a políticas y prácticas contables
cuando considere necesarios.
ii) El informe final de los Auditores Externos, especialmente

referente a las salvedades o cualquier calificación de la
opinión.
iii) El análisis realizado desde el punto de vista técnico para

contratar al mismo auditor para el período siguiente o de
sustituirlo en su caso.
g) El comité de Auditoría deberá dar su opinión técnica previa al

nombramiento del auditor externo, analizando anticipadamente la hoja
de vida de los auditores, la propuesta económica, plan de trabajo y
equipo de trabajo para realizar la auditoría. Para lo cual se debe
considerar su independencia respecto de otros servicios profesionales
proporcionando tal como lo estable la norma de acuerdo con lo
establecido en las normas de auditoría externa.
h) Evaluar y opinar sobre el plan de trabajo de la Junta de Vigilancia previa

aprobación del Consejo de Administración y envío a la Superintendencia
del Sistema Financiero. Al igual que sus modificaciones en caso de ser
necesaria o cuando aumenten.
C.V.
i) Asegurarse de la existencia del sistema adecuado que garanticen que la

información financiera sea fidedigna y oportuna, así como que no
existan atrasos en el envío a los entes supervisores.
j) Conocer y analizar la información proporcionada por la administración

y la auditoría interna, que permita verificar que se han identificado y
evaluado los riesgos de la entidad; y que se adopten medidas para la
adecuada administración de dichos riesgos.
k) Informarse acerca del cumplimiento de las políticas institucionales y de

las disposiciones legales y normativas.
l) Requerir a la auditoría interna y auditores externos, revisiones

específicas sobre situaciones que a criterio del Comité sean necesarias;
o, que exija el Consejo de Administración.
Será responsabilidad del Comité mantener un archivo de correspondencia que contenga:
1. La correspondencia recibida de la Superintendencia sobre las auditorias integrales, los

exámenes y evaluaciones de cuentas;
2. La correspondencia e informes recibidos de los Auditores Externos sobre el desarrollo de

la auditoria
3. Las respuestas emitidas por la entidad auditada a la Superintendencia y los Auditores

Externos; y
4. Copia de los informes de auditoría interna y de las respuestas que hayan dado las
diferentes unidades sobre esos informes
j.2 Comité de Fianzas y Reclamos y Fianzas

Se considera conveniente el nombramiento de los miembros del Comité de Fianza y Reclamos,
tanto de Seguros de Vida como de Seguros de Daños y Fianzas, a fin de contar con un organismo
interno que brinde soporte en la toma de decisiones respecto a reclamos de gran magnitud o de
difícil resolución.
El Comité de Fianzas y Reclamos y Fianzas será el responsable de analizar los criterios técnicos y
legales del seguro, para determinar la viabilidad de pago de reclamos de gran magnitud, de difícil
interpretación o resolución.

C.V.
Asimismo, cuando luego de una determinación de pago o no pago de un reclamo, exista

inconformidad o se presente una solicitud de reconsideración por parte del contratante,
asegurado o beneficiario, el Comité analizará la solicitud recibida y emitirá su resolución
fundamentando esta, en criterios puramente técnicos y legales.
Por otra parte, este comité tiene como objetivo principal, el análisis y suscripción de fianzas de
mayor magnitud o de alto nivel de exposición de riesgo, así como la ratificación de la suscripción
mensual de fianzas.
Respecto a la gestión de Fianzas, corresponde al Comité:
 Analizar la viabilidad del riesgo a afianzar,
 Analizar el nivel de realización de las garantías que respaldan las fianzas,
 Verificar el total de exposición por riesgo acumulado de responsabilidades del

fiador,
 Analizar la capacidad de pago, en relación al monto de la fianza,
 Analizar cobertura de reaseguradores en los riesgos asumidos,
 Revisar y analizar la clasificación del fiador y de los obligados solidarios, de

acuerdo a reporte obtenido de la Central de Riesgos de la Superintendencia del
Sistema Financiero u otra central de información,
 Monitoreo de los expedientes de fianzas emitidas, para comprobar la existencia

de la documentación requerida de acuerdo a la normativa vigente y al
formulario F-OP-SUS-02 F-RP-AT-02, de la SSF,
 Requerir documentación o información adicional para el análisis de las

solicitudes de fianzas,
 Autorizar o denegar las solicitudes de fianzas,
 Dar seguimiento al vencimiento de cartera de fianzas.

FUNCIONES PARA GESTIÓN DE RECLAMOS

C.V.
Respecto a la gestión de Reclamos, corresponde al Comité:
1. Verificar que los Reclamos gestionados se enmarcan en las condiciones de las pólizas,
Política de Suscripción y otras normas aplicables,
2. Verificar la información de respaldo de las solicitudes de Reclamos,
3. Revisar que los documentos legales se amparen al Código de Comercio, Ley de Sociedades
de Seguros, Ley de Protección al Consumidor, entre otros,
4. Analizar solicitudes de reconsideración de Reclamos,
5. Comunicar las resoluciones pertinentes, verificando su oportunidad,
6. Elaborar actas o informes sobre los Reclamos aceptados o denegados.
Conformación del Comité de Reclamos
Este Comité estará conformado por los siguientes miembros:
1. Una Presidencia, cargo que ocupa el Presidente de Consejo de Administración o delegado

nombrado por el Consejo de Administración
2. La Secretaria a cargo de la Jefatura de Reclamos
3. Un primer Vocal, a cargo de La Gerencia General
4. Un segundo Vocal, a cargo de la Gerencia Área Técnica Financiera.
5. Un tercer Vocal, a cargo de la Gerencia Financiera de Área Técnica.
Presidente: Coordina y modera la reunión del Comité.
Secretario: Tomar nota de los puntos tratados, de las aportaciones de cada miembro y de la
decisión tomada.
Elaborar un acta de todo el desarrollo de la reunión y procede a registrar en el libro respectivo.

C.V.
Dependiendo del caso y de la clase de seguro del que se trate, deberán estar presentes en la
reunión del Comité:
1) Asesor Médico
2) Asesora Legal
3) Inspector o Ajustador.
Reuniones del Comité
Una vez al mes la Jefatura de Reclamos conjuntamente con la Gerencia General y la Gerencia
Técnica a acuerdan agenda, posteriormente la secretaria del comité jefatura de Área Técnica
convoca a los miembros del comité, estableciendo día y hora de reunión.
Preparación de expedientes
La Jefatura de reclamos del área que corresponda, Vida o Daños, deberá tener el expediente del
reclamo con toda la información y documentación necesaria para presentarlo en reunión del
Comité, el día y hora indicados
Resolución
El secretario del Comité deberá entregar una copia del acta y se elaborará una nota para el
Contratante, Asegurado o Beneficiario, informándole sobre la resolución tomada.

C.V.
Importante mencionar que en los procedimientos se aplicará lo establecido en la política de

Administración de Salvamentos.
j.3 Comité de Riesgos

El Consejo Directivo de la Superintendencia del Sistema Financiero emite las normas para la
Gestión Integral de Riesgos de las Entidades Financieras (NRP-20), su objetivo principal es
establecer los elementos mínimos que deben observar las entidades para la gestión integral de los
riesgos de conformidad con leyes aplicables y estándares internacionales en la materia, acordes
con la naturaleza y escala de sus actividades.
El capítulo III de la normativa de la Superintendencia referido al Entorno para la Gestión Integral

de los Riesgos, en el literal d del art.8 de las funciones del Consejo de Administración, estipula la
creación de un Comité de Riesgos, designar a sus miembros y asegurar su carácter de
independencia.
Objetivo de su creación
Este Comité será el responsable del seguimiento de la gestión integral de riesgo; por lo cual
deberá tener autoridad sobre las áreas operativas para apoyar las labores realizadas por la
Unidad de Riesgos y será el enlace con el Consejo de Administración.
El Comité de Gestión de Riesgos es un organismo de apoyo al Consejo de Administración,

responsable de revisar, verificar la existencia y cumplimiento de las políticas de gestión de
riesgos. de crédito, liquidez, operativo, del negocio, mercado, reaseguros, reputacional
tecnológico entre otros, aplicables a las operaciones de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., y que están
debidamente aprobadas por el Consejo de Administración.
Por otra parte es necesario identificar y evaluar aquellos riesgos que puedan afectar a la
consecución de los objetivos estratégicos y de negocio. Los riesgos se priorizan en función de su
gravedad en el contexto del apetito al riesgo. Posteriormente, la organización selecciona las
respuestas ante el riesgo y adopta una visión a nivel de cartera con respecto al nivel de riesgo
que ha asumido. Los resultados de este proceso se comunican a las principales partes
interesadas en el riesgo.

C.V.

Conformación del Comité
El art. 9 de la norma (NRP-20), establece que: “Las entidades deberán contar con un Comité de
Riesgos, integrado conforme lo indican las Normas de Gobierno Corporativo para las Entidades
Financieras (NRP-17)”.
El Comité de Gestión de Riesgos estará integrado por:
NOMBRES CARGOS
REPRESENTANTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION PRESIDENTE
REPRESENTANTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION VICEPRESIDENTE
GERENTE UNIDAD DE RIESGOS SECRETARIO
GERENTE GENERAL VOCAL
GERENTE ADMINISTRACION Y FINANZAS VOCAL
GERENTE DE TECNOLOGIA VOCAL
DIRECTOR EXTERNO VOCAL
FUNCIONES COMITÉ DE RIESGOS
Las funciones del Comité de Riesgos y otras atribuciones se detallan a continuación, de acuerdo
a la NRP- 20 B4-47: art.10
Artículo 7
Las funciones del Comité de Riesgos son al menos las siguientes:

C.V.
a) Velar por que la Aseguradora cuente con la adecuada estructura organizacional,

estrategias, políticas, manuales y recursos para la gestión integral de riesgos;
b) Proponer para aprobación al Consejo de Administración, al menos lo siguiente:
1. Las políticas y manuales para la gestión integral de riesgos, así como las eventuales
modificaciones que se realicen a los mismos;
2. Los límites de exposición a los distintos tipos de riesgos identificados por la

entidad;
3. Los mecanismos para la implementación de acciones correctivas, así como los

planes de contingencia a adoptar; y
4. Los casos o circunstancias especiales en los cuales se puedan exceder los límites de
exposición, así como los controles especiales sobre dichas circunstancias;
c) Validar lo siguiente:
1. La metodología para identificar, medir, controlar, mitigar, monitorear y comunicar
los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesta la Aseguradora, así
como sus eventuales modificaciones, asegurándose que la misma considere los
riesgos críticos de las actividades que realiza la entidad; y
2. Las acciones correctivas propuestas por la Unidad de Riesgos en el caso que exista
desviación con respecto a los niveles o límites de exposición asumidos;
d) Informar al Consejo de Administración sobre los riesgos asumidos por la entidad, su
evolución, sus efectos en los niveles patrimoniales y las necesidades adicionales de
mitigación, así como de sus acciones correctivas;
e) Informar al Consejo de Administración la ejecución de las políticas aprobadas, velando

por que la realización de las operaciones se ajuste a las políticas y procedimientos
definidos para la gestión de los riesgos;
f) Requerir y dar seguimiento a los planes correctivos para normalizar incumplimientos a

los límites de exposición o deficiencias reportadas;
g) Informar al Consejo de Administración sobre el resultado de los informes elaborados

por la Unidad de Riesgos o quien haga sus veces.
h) Proponer al Consejo de Administración la estructura del Sistema de Gestión de

Seguridad de la Información y Ciberseguridad.

C.V.
i) Revisar, evaluar y proponer para aprobación al Consejo de Administración las

estrategias y políticas para la gestión de la seguridad de la información y de la
ciberseguridad;
j) Aprobar las metodologías de gestión de la seguridad de la información y de

ciberseguridad;
k) Revisar, evaluar y proponer para aprobación del Consejo de Administración el plan y

programa de seguridad de la información y de ciberseguridad;
l) Efectuar el seguimiento de la gestión de la seguridad de la información y de la

ciberseguridad.
m) Revisar, evaluar y proponer al Consejo de Administración la política de continuidad del

negocio para su aprobación.
n) Efectuar el seguimiento de la gestión de continuidad del negocio.
o) Recomendar la implementación de mecanismos adicionales en la ejecución de

pruebas, de tal forma que una vez finalizadas resulten satisfactorias.
p) Revisar el resultado satisfactorio de las pruebas realizadas.
Al examinar el desempeño de la entidad, una organización puede determinar cómo funcionan

los componentes de gestión del riesgo empresarial con el paso del tiempo en un entorno de
cambios sustanciales y qué aspectos son susceptibles de revisar y modificar.
j.4 Comité de Prevención de Lavado de Dinero y Activos, Financiamiento al Terrorismo y la

Proliferación de Armas de Destrucción Masiva
El Consejo de Administración de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., adopta el Reglamento para la

Prevención del Lavado de Dinero y Activos, considerando para tal efecto lo dispuesto en la Ley
Contra el Lavado de Dinero y Activos, el instructivo de la Unidad de Investigación Financiera de
la Fiscalía General de la República, NRP-08 36 Normas técnicas para la gestión de los riesgos del
lavado de dinero y activos y de financiamiento al terrorismo y la Proliferación de Armas de
Destrucción Masiva. Así como las buenas prácticas internacionales dictadas al respecto.

C.V.
Asegurar que PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. cuente con un sistema de administración del riesgo
de lavado de dinero y de activos lo suficientemente efectivo, que apoye a la organización en el
cumplimiento de sus objetivos y evite que la aseguradora sea utilizada para dar apariencia de
legalidad de activos provenientes de actividades delictivas.

Integrantes del Comité:
El Comité estará integrado por seis ocho miembros los cuales serán nombrados por el Consejo
de Administración, y se integran de la siguiente manera:
a) La Presidencia del comité está a cargo de un representante del Consejo de Administración.

director Propietario del Consejo de Administración
b) El Oficial de Cumplimiento, quien ocupa el cargo de la Secretaría
c) La Gerencia General, ejerce el cargo de Vocal
d) La Gerencia de Riesgos, ocupa el cargo de Vocal.
e) El Gerente Administrativo Financiero, ocupa el cargo de Vocal.
f) El Gerente Técnico, ocupa el cargo de vocal
La constitución del Comité se notificará a la UIF conforme a los requisitos exigidos al

nombramiento del Oficial de Cumplimiento.
Los miembros del Comité de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo

deben reunirse al menos una vez cada dos meses, y los acuerdos serán aprobados por mayoría
simple, siendo indispensable la presencia del miembro del Consejo en caso de empate el
presidente de dicho Comité tendrá voto de calidad. Los asuntos tratados en cada sesión deben
quedar registrados en el libro de actas que se lleve para tales efectos, el cual contendrá todos los
asuntos discutidos, los acuerdos aprobados y la firma de cada uno de los miembros asistentes a
cada sesión. El Comité también podrá invitar a otros funcionarios de la Institución en los casos que
se requiera la opinión técnica o cualificada de un experto.

C.V.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE PREVENCIÓN:
1. Revisar y proponer mejoras a la política institucional de prevención del lavado de dinero y

financiamiento al terrorismo, con apego al marco legal nacional e internacional.
2. Revisar y recomendar la aprobación del plan de trabajo anual de Oficialía de Cumplimiento
ante el Consejo de Administración.
3. El presupuesto del Comité está incluido dentro del presupuesto general de las
Aseguradora.
4. Seguimiento de la gestión de la Oficialía de Cumplimiento conforme al Plan Anual de
Trabajo:
a) Analizar trimestralmente el avance del plan anual de trabajo.
b) Conocer oportunamente los hallazgos detectados en materia de lavado de dinero por
la Oficialía; así como las acciones o medidas correctivas que se hayan implementado
para tales efectos.
c) Asegurarse que la Oficialía cuente con Manuales y Políticas para la prevención de
lavado de dinero y Código de Ética.
d) Verificar la elaboración y ejecución del Plan Anual de Capacitación que involucre a
todo el personal de la Aseguradora y que además incluya la capacitación especializada
para el personal de la Oficialía de Cumplimiento en temas de actualidad sobre lavado
de dinero y financiamiento al terrorismo.
5. Asegurarse que el enfoque de la Oficialía de Cumplimiento, además de fortalecer la

estructura de control interno, este más orientada a la prevención que a la implementación
de medidas correctivas.
6. Asegurarse que la Oficialía tenga acceso irrestricto a toda la información y documentación
que maneja la institución relacionada con el lavado de dinero y de activos.
7. Promover y garantizar la independencia de la Oficialía de forma institucional.
8. Establecer los límites de asunción de riesgos para valorar el nivel de exposición en el
cumplimiento del Sistema prevención de lavado de dinero y activos;
9. Definir conjuntamente con el oficial de cumplimiento si una operación detectada como
inusual, es considerada como sospechosa;
10. Conocer, evaluar y proporcionar seguimiento a los informes emitidos y remitidos por el
Oficial de Cumplimiento, con énfasis en los reportes de operaciones inusuales y/o
sospechosas;
11. Brindar seguimiento a los informes emitidos por organismos de fiscalización y auditoría
referentes al Sistema de Prevención de Lavado de Dinero y Activos.
j.5 Comité de Reaseguro
La Superintendencia del Sistema Financiero con base en los artículos 22, 23 y 24 de La Ley de
Sociedades de Seguros, y el literal d) del artículo 35 de la Ley de Supervisión y Regulación del
Sistema Financiero, remitió circular N° SABAO-SEG-24414, de fecha 25 de Octubre de 2017, en la
C.V.
cual solicita la creación del Comité de Reaseguro, formando parte de la estructura organizativa de
la Aseguradora y aprobado por el Consejo de Administración.
- Garantizar la aplicación de la política de distribución de riesgos, que permita a la Aseguradora

mantener la seguridad en sus operaciones, y que estas se apeguen a las políticas y normas
vigentes aprobada por el Consejo de Administración, establecidas en el Manual de
Administración de Reaseguro, así como a las disposiciones legales y administrativas aplicables;
- Monitoreo periódico sobre los objetivos estratégicos establecidos en materia de reaseguros e
informar al Consejo de Administración.
Integrantes del Comité
El Comité Técnico de Reaseguro estará conformado, como sigue:
 Gerencia General
 Gerencia Financiera
 Coordinador de Reaseguro (Coordinador de Comité)
 Gerencia Técnica
La creación del Comité Técnico está bajo la dirección de Gerencia General, para garantizar el buen
funcionamiento respecto a los Programas de Reaseguros que se realizan anualmente y que son
aprobado por el Consejo de Administración.
Funciones del Comité
Las principales funciones del Comité Técnico de Reaseguro, se describen a continuación:

C.V.
1) Revisión y actualización de Manual de Administración de Reaseguro, cuando se requieran

cambios, ya sea por políticas externas o el marco legal, el cual se someterá a la aprobación
del Consejo de Administración respectivamente.
2) Verificar la debida aplicación del Manual de Administración de Reaseguro.
3) Redacción del informe de política de riesgos de los ramos de vida y daños, para la
Superintendencia del Sistema Financiero, según plazos establecidos en la Ley de Sociedades
de Seguros.
4) Análisis de información a presentar a reaseguradores para cotización de contratos de
reaseguro anualmente, según requerimientos de los mismos, lo cual se realiza en dos etapas
(Octubre y Enero de cada año)
5) Analizar cotizaciones presentadas por los diferentes reaseguradores, para la negociación y
colocación de los contratos de reaseguros anualmente, según procedimientos establecidos
en el Manual de Administración de Reaseguro.
6) Someter a aprobación del Consejo de Administración la colocación de los contratos de
reaseguro cada año, previo informe comparativo – analítico de las cotizaciones presentadas ,
previa opinión del Comité de Riesgos.
7) Revisión de los contratos enviados anualmente por los reaseguradores para verificar que
contengan los términos y condiciones pactadas; así como la firma de los mismos.
8) Seguimiento periódico del comportamiento de los contratos de reaseguro y del pago
oportuno de las primas pactadas, en los mismos.
9) Análisis de propuestas que presenten los reaseguradores para formar parte de los contratos
de reaseguros.
10) Atender reuniones de seguimiento con reaseguradores, ya sea virtual o presencial
11) Subsanar observaciones o hallazgos determinadas por Junta de Vigilancia, Auditores
Externos o la Superintendencia.
12) Monitoreo del registro actualizado de los Reaseguradores ante la Superintendencia e
informar al Comité de Riesgos.
13) Garantizar que se lleve un expediente por cada Reaseguradora que respaldan nuestros
programas de Reaseguro
14) Participar en capacitaciones de reaseguros para mantenerse al día, sobre las tendencias de
las técnicas en reaseguro.
15) Atender las visitas que realicen los reaseguradores a nuestras oficinas
16) Recibir informe de la Conciliación mensual de los saldos contables con información
proporcionada por el responsable de Reaseguro

C.V.
17) Recibir informe del coordinador sobre la circularización de saldos anualmente a los
reaseguradores
J.6 COMITÉ SEGURIDAD Y RIESGO INFORMÁTICO DE RIESGO TECNOLOGICO
Brindar dirección estratégica y garantizar que se logren los objetivos relacionados con la seguridad
de la información y ciberseguridad, gestionándolos conforme a las normativas nacionales vigentes
y estándares internacionales, de acuerdo con la naturaleza, tamaño, perfil de riesgo y volumen de
operaciones de la Aseguradora, verificando que los recursos que se asignen se empleen con
responsabilidad para estos fines.

INTEGRANTES COMITÉ DE SEGURIDAD Y RIESGO INFORMÁTICO
ROL CARGO APORTE PRINCIPAL
Presidente Presidente Decisión Estratégica
Vicepresidente Gerente General Decisión Estratégica
Vocal Gerente de Tecnología e Informática Mitigación de Riesgo Informático
Vocal Gerente de Riesgos Monitoreo de Riesgo Informático
Secretario Oficial de Seguridad Informática Gestión de Seguridad Informática
Asesor Externo Asesor de Seguridad Informática Asesoría en Gestión de Seguridad Informática
Asesor Externo Asesor de Tecnología Informática Asesoría en Mitigación de Riesgo Informático
Asesor Externo Asesor de Supervisión y Normativa Asesoría en Monitoreo de Riesgo Informático
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GOBIERNO
1. Brindar el seguimiento a las acciones y mitigantes implementadas por las Unidades de

Tecnología y de Seguridad a efectos de evitar la materialización de eventos de riesgos de
Ciberseguridad o similares.
C.V.
2. Conocer los riesgos potenciales de TI a que está expuesta la aseguradora con la

finalidad de tomar las decisiones estratégicas correspondientes, así como los informes
presentados por los proveedores.
3. Conocer el presupuesto de inversión en TI y Seguridad de la Información con objetivos
y alcances claros enfocados a la mejora continua del servicio y mitigación de riesgos.
4. Conocer los informes del área de TI y responsables de seguridad de la información
sobre sus funciones asignadas.
5. Conocer el programa de Seguridad de la información a desarrollarse por el área de TI y
el responsable de dicha función.
6. Capacitarse en ciberseguridad y temas de seguridad de la información
7. Realizar monitoreo sobre la aplicación del marco legal a efectos de evitar posibles
señalamientos o sanciones del supervisor.
8. Conocer de primera mano e inmediato, informes de incidentes de ciberseguridad de
forma explícita y clara para las valoraciones pertinentes.
9. Reunirse cada 2 meses o cuando sea necesario para evaluación de la gestión.
COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
De acuerdo a lo establecido en el artículo 17 de Ley General de Prevención de los Lugares de

Trabajo.

El Comité de Salud y Seguridad Ocupacional tendrá funciones generales siguientes:
a) Participar en la elaboración, puesta en práctica y evaluación de la Política y Programa

de Gestión de prevención de Riesgos ocupacionales de la Aseguradora.
b) Incluir en el presupuesto anual, el Programa de Gestión de Prevención de Riesgos
Ocupacionales de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V..
c) Promover iniciativas sobre procedimientos para la efectiva prevención de riesgos,
pudiendo colaborar en la corrección de las deficiencias existentes.
d) Investigar objetivamente las causas que motivaron los accidentes de trabajo y las
enfermedades profesionales, proponiendo las medidas de seguridad necesarias para
evitar su repetición.
e) Proponer a la Administración, la adopción de medidas de carácter preventivo.
C.V.
f) Capacitar a los trabajadores y trabajadoras de la Aseguradora sobre los riesgos propios

de la actividad laboral, observando las acciones inseguras y recomendando métodos
para superarlas.
g) Inspeccionar de las instalaciones de la Aseguradora, con el objeto de detectar las
condiciones físicas y mecánicas inseguras, capaces de producir accidentes de trabajo, a
fin de recomendar a la administración medidas correctivas de carácter técnico.
h) Vigilar el cumplimiento de la Ley General de Prevención de Riesgos en los lugares de
Trabajo.
i) Elaborar el Reglamento de funcionamiento, a más tardar sesenta días después de la
conformación del Comité.
j) Elaboración de su plan de Trabajo y cronograma de reuniones.
k) Enviar mensualmente el registro de incidentes y accidentes al Ministerio de Trabajo.
l) Participar y Coordinar en la conformación y seguimiento de las brigadas: Primeros
Auxilios, Evacuación y Prevención ante desastres naturales y Prevención y Combate de
Incendios.
m) El Comité deberá solicitar y revisar cada año el Plan de Acción y emergencia de cada
brigada formada, a efecto de incorporarlos al Programa Anual de Prevención de
Riesgos ocupacionales de la Aseguradora.
n) El Comité será el encargado de realizar anualmente la evaluación del Programa de
Prevención.
o) Los miembros del Comité deberán recibir capacitación para formación e instrucción en
materia de prevención de Riesgos Laborales
p) El Comité deberá reunirse por lo menos una vez al mes, o cuando las circunstancias lo
requieran, y elaborar el acta respectiva, resguardándola digitalmente.
q) Atender la correspondencia relacionada con el comité de seguridad
r) Informar sobre el estado de las recomendaciones anteriores, de forma trimestral, por

parte del presidente del comité, a la alta gerencia
s) Asistir a todas las reuniones
t) Investigar e informar con prontitud los accidentes graves, de acuerdo con lo

establecido y en los tiempos
u) Contribuir con ideas o sugerencias para el buen desarrollo de los programas

preventivos, evitando esta forma los accidentes que ocurran en la Aseguradora.
v) Sensibilizar a los empleados para que laboren con seguridad y medidas de higiene y
autocuidado.
w) Promover campañas u otro tipo de evento que motive a prevenir los riesgos
ocupacionales.

C.V.
x) Verificar el cumplimiento de los protocolos definidos por el Ministerio de Trabajo y

Ministerio de Salud tal como el Protocolo Integral de Prevención de Riesgos Biológicos
en los lugares de Trabajo.
y) Accionar protocolos internos ante emergencias nacionales tales como pandemias y

desastres naturales.
l. Manejo de Conflictos de Intereses
El objetivo de este apartado es dictar y regular la conducta que deben guardar todos los
dirigentes y empleados de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V., para evitar cualquier
conflicto entre sus propios intereses y los objetivos de la Institución y de sus actividades, según
lo establecido en el Código de Ética y Conflicto de Intereses.
Todo el personal y dirigencia, debe evitar cualquier conflicto de intereses respecto a los
siguientes aspectos:
 Uso de bienes y recursos
 Adquisición y suministro de bienes y servicios
 Uso de la información institucional.
 El secreto o ética profesional.
l.1. Políticas generales sobre conflicto de intereses

1. Será responsabilidad de la Gerencia General analizar y decidir sobre los casos particulares
en los cuales se visualice que existen conflictos de intereses y que no se encuentren
normados previamente en el presente manual.
2. En los casos de documentos e información institucional, de carácter confidencial o uso

restringido, queda terminantemente prohibido utilizar esta información para beneficio de
Directores, dirigentes, empleados o de terceras personas.
3. Ningún empleado o directivo de la Institución podrá intervenir personalmente ni sus

cónyuges, ni parientes dentro del tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad, o
por medio de empresas donde tenga intereses como socio o accionista, en la contratación de
bienes o servicios, donde pudiera derivarse un beneficio económico para él y para la empresa
en que intervenga como socio.

C.V.
4. Ningún empleado o directivo podrá participar en la toma de decisiones que involucre sus
intereses familiares, personales o de cualquier tipo, debiendo ausentarse de la reunión en
cuestión.
L.2. POLÍTICAS APLICABLES

1. En general, las políticas establecidas para PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V., serán
aplicables a todos los empleados y directivos.
2. Todo el personal y dirigencia, sin exclusión, están obligados a informar a la Gerencia

General acerca de cualquier anomalía observada en el proceso de compras o cualquier
otra actividad que ponga en riesgo la institucionalidad.
3. Los dirigentes de mayor nivel jerárquico deberán cumplir el principio de autoridad, cuando
una decisión afecte de alguna forma a un subalterno. Así mismo la Gerencia General en
consulta con la Dirección Ejecutiva y/o el presidente ejecutivo, evaluarán aquellos asuntos
que por su magnitud requieran de la intervención del Consejo de Administración.
m. Confidencialidad de la información accesada

1. Los empleados y dirigentes de la aseguradora deberán observar estricta confidencialidad y
sigilo profesional (ocultamiento y espionaje) en cuanto al manejo de la información
accesada en el ejercicio de sus funciones.
2. En consecuencia, los documentos y la información en cualquiera de sus formas (verbal,

escrita, electrónica o magnética) será considerada propiedad confidencial.
Por consiguiente, los empleados o dirigentes no podrán revelar información relacionada con
proyectos o planes, a personas ajenas. Tampoco podrán brindar declaraciones públicas sin
autorización expresa del Consejo de Administración, para los casos que aplique y la Gerencia
General en su caso.
3. De confirmarse la violación de algún o algunos empleados a los dos literales anteriores se

procederá según el Reglamento Interno de Trabajo.

C.V.
n. Confirmación de conflicto de intereses
La Administración podrá deberá exigir declaración jurada para todo funcionario y empleados en
general que por el nivel de responsabilidad se considere pertinente.
o. Procedimientos de Control
Los procedimientos de control están enfocados a aquellas políticas y procedimientos, además

del ambiente de control que la Administración ha establecido para lograr los objetivos
específicos de la entidad. Los procedimientos específicos de control incluyen:
a) Reportar, revisar y aprobar conciliaciones;
b) Verificar la exactitud aritmética de los registros;
c) Controlar las aplicaciones y ambiente de los sistemas de información electrónica y no

electrónica;
d) Mantener y revisar las cuentas de control y las balanzas de comprobación;
e) Aprobar y controlar documentos;
f) Comparar datos internos con fuentes externas de información;
g) Comparar los resultados de cuentas de efectivo, valores e inventario con los registros
contables;
h) Limitar el acceso físico directo a los activos y registros;
i) Comparar y analizar los resultados financieros con las cantidades presupuestadas;
j) Supervisión de Operaciones;
k) Autorizaciones y Responsabilidades;
La delegación de responsables para autorizar transacciones es un importante factor preventivo

para definir las responsabilidades y compromiso de cada nivel Gerencial y Dirigencia. Lo cual
está regulado en la Política de Autorización la autorización de firmas para operaciones
financieras que se encuentre vigente y aprobada por el Consejo de Administración. de
Operaciones vigente.

C.V.
El objetivo de esta función de control es: Garantizar el cumplimiento de las políticas

Administrativas y Financieras; Asegurar la adecuada contabilización de las operaciones; La
optima ejecución del presupuesto aprobado; La Administración eficiente de los recursos de la
aseguradora.
Los niveles de autorización específicos se han establecido con base a disposiciones emitidas por
el Consejo de Administración, con el propósito de crear condiciones necesarias para que sean
respetadas y además, considerando que dichos niveles no deben generar ningún tipo de atraso
a los usuarios.
p. Delegación de Controles
La Gerencia General es el primer responsable de la función de control interno.
La Junta de Vigilancia ejerce la función de la Auditoría Interna, teniendo la responsabilidad de

cumplir con la normativa que le es aplicable, emitida por la superintendencia del Sistema
Financiero.
La Junta de Vigilancia se apoyará de las diferentes técnicas de auditoría para comprobar la

existencia física de valores y el cumplimiento de las medidas de control.
Registro de operaciones: El registro de las transacciones es responsabilidad del área del

Departamento de Contabilidad, quien delega en los responsables de los puestos operativos del
departamento, lo anterior por la naturaleza de operaciones. Las operaciones generadas en caja
y otras áreas, que se enlazan a la contabilidad de forma automática, deben ser sujetas de
revisión y cuadratura, y contar con la autorización de la jefatura respectiva que genera el
registro contable.
q. Tipos de Control
Los controles internos, serán de prevención y de detección. Los primeros tienen como objetivo
impedir los fraudes y los errores o de reducir lo más que se pueda el riesgo de que se
produzcan. Los de detección tienen por objetivo descubrir o aumentar al máximo las
probabilidades de descubrimiento de los fraudes o errores, de manera que los responsables
puedan tomar pronto las medidas correctivas.

C.V.
r. Medidas de Eficacia
Contabilización oportuna de las operaciones: Las operaciones se contabilizarán tan pronto sean
realizadas, con el objeto de minimizar el riesgo de errores, olvidos o irregularidades.
Área Técnica realizará de forma oportuna la emisión de las pólizas de seguros y fianzas,
endosos, cancelaciones, pago de reclamos.
Área Administrativa realizará de forma oportuna el cumplimiento de las disposiciones

normativas, reglamentarias y directrices del Consejo de Administración.
Tecnología e Informática realizará de forma oportuna el cumplimiento de las políticas de

seguridad informática política de informática, así como el adecuado funcionamiento de los
sistemas informáticos (software) y los equipos de cómputo (hardware) utilizados por la
Aseguradora, debiendo proponer la utilización de tecnología actualizada y adecuada.
Área de Comercialización realizará una adecuada gestión de comercialización de los productos

de seguros que posee la aseguradora, de conformidad a los pronósticos de venta
(presupuestos) anuales de la oficina central y de agencias, de los diferentes canales de
comercialización.
Área de Riesgo realizará una adecuada gestión de riesgo a los que está expuesta la
Aseguradora, para lo cual utilizará la metodología de riesgo de conformidad a las normativas
aplicables. a estándares nacionales e internacionales aplicables al giro de la institución.
Oficialía de Cumplimiento realizará una adecuada gestión de riesgo de Prevención de Lavado de

Dinero y Financiamiento al Terrorismo, para lo cual utilizará la metodología establecida en las
leyes, reglamento e instructivo vigentes en el país relativas a la Prevención de Lavado de Dinero
y Financiamiento al Terrorismo, asimismo considerará los estándares internacionales aplicables
al giro de la institución.
Generación de Estados Financieros

C.V.
En los primeros tres días de cada mes deberán estar disponibles los Estados Financieros, estos
deben ser presentados a la Gerencia Financiera Administrativa Financiera, para su revisión y
análisis
Los estados financieros deberán ser remitidos a la Superintendencia del Sistema Financiero, por
medio de la plataforma electrónica de la Superintendencia del Sistema Financiero denominado
Control de Envíos.
La Gerencia Financiera Administrativa Financiera será responsable de elaborar el respectivo

análisis financiero, el cual se traslada a la Gerencia General y Consejo de Administración, para
evaluar el grado de cumplimiento de los planes, logros de metas y aplicación de la normativa
Financiera.
Los libros contables en los que se registren las operaciones financieras de la aseguradora
deberán estar debidamente autorizados por el ente rector de las cooperativas.
t. Clasificación de Documentos
Los documentos que respaldan operaciones de efectivo y otras operaciones de naturaleza
contable serán ordenados y clasificados al final de cada jornada, de tal forma que facilite su
verificación. Los criterios de ordenamiento y clasificación se basan en el orden correlativo de
los documentos, en este sentido se utilizarán formularios prenumerados en forma correlativa
ascendente para la documentación y registro de las operaciones.
La información que soporte los registros contables deberá archivarse en un lugar adecuado y
de acceso restringido. El Contador es responsable de la custodia de documentos contables.
Control interno por áreas de operación
Estas se refieren a las actividades que realizan las diferentes áreas de la Aseguradora para
cumplir diariamente las actividades. Están relacionadas a las políticas, sistemas y
procedimientos internos. Entre las cuales se encuentran:
a. Contabilidad.
a.1 Registros Contables.

C.V.
Objetivos.
 Asegurar el correcto procesamiento de la información Financiera.
 Proveer información oportuna, veraz y transparente, de acuerdo principios y normas

contables aprobadas, cumpliendo con ello aspectos legales y fiscales vigentes; así como la
aplicación de normas emitidas por la Superintendencia del Sistema Financiero
 Proveer a la administración información razonable y oportuna que facilite la toma de

decisiones.
Registro y documentación. COLOR AMARILLO LO ANTERIOR Y EN CELESTE EL CAMBIO
 Las operaciones serán procesadas y registradas en el sistema

informático contable SIS.Net previo a la autorización
 Los registros son respaldados con los documentos justificante de

las operaciones financieras
 A los documentos procesados se les estampará sello de PROCESADO con la rúbrica de la

persona que lo registró. A los asientos contables procesados serán firmados por la persona
que lo elaboro técnico contable, revisada por el Contador General, autorizada por la
Gerencia Financiera.
 Al final del día, las cajas monetarias trasladan a contabilidad, los cortes de caja diario con
las operaciones del día. Al finalizar el día, las cajas monetarias y no monetarias serán
adjuntadas en la carpeta del servidor “Detalle DTE” con las operaciones y sus respectivos
documentos de respaldo del día.
 Al final del día contabilidad realizará el arqueo de caja monetario el cual se anexa al corte
de caja monetaria.
 Al finalizar el corte de caja del efectivo determinado se custodia en la bóveda, se remesa el

dinero a FEDECACES y Banco por la mañana del siguiente día, la hoja de la remesa se anexa
al corte de caja.
 Las diferencias de efectivo de los cajeros por faltantes reportadas en Caja serán aplicadas a
Cuentas por Cobrar al responsable y descontadas a partir de la siguiente quincena.
 Para casos considerados como valores relevantes se aplicará la Política antifraude y

corrupción y el reglamento interno de trabajo.
 El archivo de los documentos de respaldo de las operaciones se llevará en forma

ordenada, codificada y en fólder que garanticen su protección.

C.V.
 El Contador presentará a la Gerencia Financiera Administrativa Financiera en los primeros

tres días hábiles de cada mes, Balance de comprobación, Estado de Resultados del mes y
acumulado y otros informes financieros complementarios.
 El Contador presentará a la Gerencia Financiera Administrativa Financiera en los primeros

seis días el margen de solvencia, diversificación de inversiones e informe de central de
riesgos.
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera o la persona designada, enviará

diariamente a la Superintendencia del Sistema Financiero, detalle de inversiones en la
plataforma VARE
 La caja chica y/o fondo circulante, realiza reintegro de fondos en promedio ocho veces al
mes, a efecto de registrar oportunamente las operaciones financieras en la fecha que
corresponde, tanto en la oficina central como en las agencias.
 En cuanto lo cual está considerado que la antigüedad máxima de vales provisionales es de

tres días, tanto en oficina central como en las agencias.
 En los casos de operaciones contables recibidas por pagos de primas de seguros por medio
de tarjetas de crédito, el cajero registra en el sistema informático la operación en cuentas
por cobrar pago con tarjeta y abona la cuenta prima por cobrar. Contabilidad liquida la
cuenta por cobrar pago con tarjeta de manera mensual con los DTE comprobantes de
crédito fiscal y documento contable de liquidación. en forma diaria con el enlace en línea
de la página web de los bancos y con los comprobantes de liquidación bancario.
 El cajero registra en el sistema informático la transferencia previamente autorizada, los

documentos justificantes son entregados a contabilidad al final del día o al siguiente día,
para asegurar que se registró en las cuentas autorizadas.
 Así mismo en la caja se realiza la identificación de clientes de acuerdo con los umbrales
establecidos en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero y Activos.
 Área Técnica realiza el cierre de producción a las cuatro de la tarde (4:00 p.m.) y remite a
contabilidad al siguiente día el reporte de producción diario de primas para la verificación
del registro contable (provisión) realizado por Área Técnica de forma automática.
 El área contabilidad llevara control de los documentos contables que requieran firmas de
la siguiente forma:

C.V.
MATRIZ CONTROL DE FIRMAS
1 MANDAMIENTOS (IMPUESTOS) - - - - - - X - - -
2 LIBRO DE COMPRA - - - - X - - - - -
3 LIBRO DE VENTAS - - - - X - - - - -
4 CHEQUES - X - - X - X X - X
5 CERTIFICACION DE CHEQUES - - - - - - X - - -
6 TRANSFERENCIAS - - - - - - X X - X
7 COMISIONES ASESORES X X - - X - X -
8 COMISIONES CORREDORES - X - - X - X X -
9 PAGO DE PLANILLAS - X - - X - X -
10 BOLETAS DE PAGO X - - - - - - - - -
11 CONCILIACIONES X - - X - X - - -
12 REQUISICION PROVEEDURIA - X - X - - - - - -
13 ACTIVO FIJO X - - X - X - - -
14 ASIGNACION DE ACTIVO (FICHA DE ACTIVO FIJO) X X - - X - - - - -
15 ASIENTOS MANUALES (PARTIDAS CONTABLES) - X - - X - X - - -
16 INFORME VISITA A COOPERATIVAS - X - - - X - - - -
17 VALES DE CAJA CHICA X - - - X - X - - -
18 VALES DE CAJA RECLAMOS X - - - X - X - - -
19 ARQUEOS DE CAJA GENERAL, CHICA Y RECLAMOS X X - X - - - - -
20 ESTADOS FINANCIEROS - - - - X - - - X X
Agencias
 El jefe de agencia realizará al menos una vez por semana al final del día el arqueo de caja
monetario, el cual se anexa al corte de caja monetaria. El adjuntara a la carpeta de
“Detalle de pago DTE”
 Al finalizar el corte de caja el efectivo determinado se custodia en el área caja, se remesa

el dinero a la cooperativa financiera y en segunda instancia al Banco por la mañana del
siguiente día, la hoja de la remesa se anexa al corte de caja. En el caso de remesa a la
cooperativa debe realizarse por medio de transferencia de cuenta
 En los primeros tres días de la semana las agencias envían a oficina central los cortes de
caja con los documentos justificantes de las operaciones financieras, en los días que se
haya realizado arqueo este deberá anexarse copia al corte de ese día. En el caso de fin de
mes los cortes de caja son trasladados al siguiente día. Al finalizar el día, las cajas
monetarias y no monetarias de las agencias serán adjuntadas en la carpeta del servidor
“Detalle DTE” con las operaciones y sus respectivos documentos de respaldo del día.
 La caja chica y/o fondo circulante realiza reintegro de fondos una vez a la semana, a efecto
de registrar oportunamente las operaciones financieras en la fecha que corresponde.
 En los casos de operaciones contables recibidas por pagos de primas de seguros por medio
de tarjetas de crédito, el cajero registra en el sistema informático la operación en cuentas
por cobrar pago con tarjeta y abona la cuenta primas por cobrar. Contabilidad liquida la

C.V.
cuenta por cobrar pago con tarjeta en de manera mensual con los DTE comprobantes de
crédito fiscal y documento contable de liquidación. forma diaria con el enlace en línea de
la página web de los bancos y con los comprobantes de liquidación bancario.
Agentes dependientes
 Los agentes dependientes al final del día entregaran a caja el efectivo por los cobros de
primas de seguro obtenidas en el día, el cajero (a), documentará el ingreso de efectivo
por medio del comprobante de caja firmado y sellado por caja, el cual se anexará al
corte del cajero al final de día.
 Los agentes dependientes al final del día entregarán a caja la hoja de remesa a banco
en concepto de cobros de primas de seguro gestionadas durante el día, el cajero
traslada a la encargada de cartera la remesa del banco y los documentos de los cobros
realizados, para que la aplique en la contabilidad.
 Seguridad.
 El acceso al sistema de información contable es restringido y cada empleado podrá

acceder al módulo en el cual procesará los datos que le competen, el sistema informático
obliga al usuario cambiar la clave cada tres meses.
 Los responsables de procesar información contable tendrán claves de acceso al sistema

informático. Estas personas son: el contador y Técnicos contables, el administrador de
cartera.
 Se generan seis claves cada mes para la base de datos en forma automática y son
trasladadas en sobre a Gerencia Financiera y Administrativa para su custodia, y son
utilizadas únicamente en caso de contingencia, previa solicitud de Gerencia de Informática
de conformidad a protocolo.
 Los respaldos se realizan al servidor de base datos, servidores de producción y usuarios de

equipo, los respaldos son almacenados en el centro de datos de la oficina central y la
agencia de San Miguel, como sitio de contingencia, se hace registro diario de los respaldos
 Los archivos de documentos contables se ubicarán en un espacio físico que ofrezca buenas
condiciones, el cual será restringido y que ofrezca garantía para la protección y
conservación de los documentos.
a.2 Manejo de Operaciones Contables.

C.V.
Definición
Este apartado del documento se refiere al registro de operaciones por medio de notas de
abono y cargos bancarios, transferencias internas de cuenta a cuenta y transferencias de
cooperativas y bancos a solicitud de los usuarios (cooperativas, instituciones afines, otras
instituciones y personas particulares) excluyendo las operaciones de efectivo que se tratan
adelante.
Objetivo
 Asegurar la correcta y oportuna aplicación de las operaciones de transferencias y de notas

de cargo y abono
 Asegurar que las transacciones de transferencias y de notas de cargo y abono estén

debidamente autorizadas,
Registro y Documentación
 A fin de llevar un control efectivo de las transferencias de cuenta a cuenta se utiliza carta
de autorización de transferencia de cuentas de ahorro de la aseguradora hacia las
cooperativas o para bancos.
 El Técnico Contable debe llevar en orden cronológico las notas de abono y las
transferencias diarias para efectos de control y verificación posterior, las cuales son
trasladadas por el área de caja.
 El Técnico Contable debe realizar corte diario de los documentos que soporten
operaciones de notas de abono, notas de cargo, transferencias de cooperativas y
bancarias, para su registro.
 Las notas de cargo por cheques rechazados deben trasladarse a Contabilidad para
determinar el origen de la operación de rechazo y respectivo y seguimiento.
 Contabilidad hará cargo del valor por cheque rechazados inmediatamente a las cuentas
que se habían afectado con la operación anterior. Los valores por cheques rechazados
serán cancelados por el titular de la cuenta
 El responsable de las transferencias notificará inmediatamente y enviará a las cooperativas

u otros, los documentos de soporte sobre las retenciones efectuadas y depositadas a sus
respectivas cuentas,
Seguridad

C.V.
 La documentación en forma cronológica deberá protegerse y archivarse en un lugar

seguro.
 Todo el personal que utiliza el sistema informático para consultas poseerá tanto para
ingresar al sistema informático (Red), como para ingresar al sistema la designación de
usuario y claves respectivas.
 Las claves para ingresar al sistema se cambiarán cada tres meses, las que serán del
conocimiento del Departamento de del área de Tecnología e Informática.
 Las medidas de seguridad respecto al uso de claves de acceso informático se regirán por la
Política de Informática, tal como lo establece el procedimiento de Tecnologia e
Informática, establecido en el Sistema de Gestión de Calidad SO 9001.
Custodia de la Información Contable
El archivo de la documentación contable de años anteriores debe estar ubicada en un lugar

seguro con detectores de humo, ambiente de trabajo protegido de la humedad, polvo, debe
tener además puerta exclusiva y con llave.
b. Presupuestos
En la definición de los planes financieros, dichos los presupuestos anuales son propuestos por
la Gerencia Financiera y los estratégicos son elaborados por el equipo gerencial, coordinado
por la Gerencia General y deberán estar vinculados al plan operativo anual. En dichos procesos
participarán tanto la Gerencia General, las demás Gerencias y Jefaturas de la Aseguradora en lo
que le corresponde y deberán someterlos para su aprobación ante el Consejo de
Administración, para que al inicio del año se cuente con proyecciones, las cuales estarán
supervisadas por la Junta de Vigilancia, quienes conocerán el nivel de cumplimiento de los
valores, e informarán sobre las desviaciones que se presenten.
c. Caja y Bancos
c.1. Operaciones de Caja Chica y General.
Objetivos.
 Que las operaciones de ingreso de efectivo se

registren en su totalidad y oportunamente.
 Que las salidas estén debidamente autorizadas.

C.V.
 Reducir los riesgos de malversación en la

manipulación del efectivo.
 Cumplir con las normas sobre lavado de dinero y

financiamiento al terrorismo y otros activos vigentes en El Salvador.
Se establece el procedimiento de control de la caja chica de la siguiente manera:
Para la autorización del pago en efectivo, se ha definido el siguiente procedimiento:
 El fondo de caja chica es de $ 3,500.00 en la Oficina Central y en Agencia San Miguel

US$ 3,000.00 y Agencia Sonsonate US$ 2,000.00, además se cuenta en Oficina Central
el fondo para pagos de reclamos, el cual es de US$ 5,000.00 los montos serán
modificables de acuerdo con las necesidades de pagos inmediatos, cuyos incrementos
serán propuestos por la Gerencia de Administración y Finanzas a la Gerencia General
y son autorizados por el Consejo de Administración.
 El área de caja es la encargada del fondo de caja chica bajo la supervisión del área
financiera administrativa y en las Agencias el jefe respectivo.
 Los vales provisionales se utilizan para documentar compras menores en el mismo día,
los vales son autorizados por el gerente financiero-administrativo y/o el contador
general, máximo tres días posteriores debe liquidarse el vale provisional, dicho vale se
sustituye por un vale preenumerado y autorizado, en los casos que el gasto se ha
menor al efectivo entregado con vale provisional la persona beneficiaria del efectivo
debe entregar a caja el sobrante del dinero
 Los formularios de caja chica (vales) estarán prenumerados correlativamente y solo se

emitirán en original.
 Toda erogación que se haga a través de este fondo, deberá ser autorizada por la Gerencia
General, Gerente técnico, Gerente de Mercadeo y Gerente Administrativo-Financiero o
Contador en ausencia del Gerente Financiero.
 En el caso de las personas responsables para autorizar erogaciones no podrá autorizarse a

sí misma, por lo que deberá hacerlo otra de las personas responsables.
 Todo pago efectuado por medio de este fondo, se documentará de la forma siguiente:
 Factura de consumidor final o crédito fiscal
 Ticket
 Vale de caja chica, debidamente autorizado
 Los vales de caja chica deberán ser emitidos en forma cronológica.

C.V.
 Todo documento que sustente una erogación no se admitirá con tachaduras o

enmendaduras. De igual forma se procederá con los vales de caja chica
 La persona encargada de la caja chica, debe solicitar el reintegro del fondo cuando
este se haya agotado hasta por un 50 % de su valor original.
 Las facturas y recibos deben llevar la autorización de Gerencia General, Gerente

técnico, Gerente de Mercadeo y Gerente Administrativo-Financiero o Contador en
ausencia del Gerente Financiero.
 Los pagos en efectivo por gastos se harán hasta por US$ 500 dólares, en la Oficina
Central, en Agencia San Miguel US$ 500.00 y Agencia Sonsonate US$ 200.00, además
en la Oficina Central para los pagos de reclamos es de US$ 1,000.00 Si el gasto es
mayor de dicho valor deberá emitirse un cheque.
 Los fondos sujetos a liquidar se autorizarán de acuerdo al presupuesto solicitado y a

las justificaciones del evento a realizar. Dichos fondos podrán utilizarse para cubrir
pago de dietas, desplazamiento y alimentación (si se hace fuera de SEGUROS S
FUTURO S.A. DE C.V.) de directivos y/o dirigentes. El valor correspondiente se
entregará en efectivo siempre y cuando se solicite con tres días de anticipación o
según programación.
Responsabilidad en la supervisión de las operaciones de caja Chica y General:
 Las operaciones de caja chica y general serán supervisadas por el área contable,
Gerencia Financiera, Junta de Vigilancia y por Auditoría externa.
 Los arqueos deberán ser realizados por el área contable al final del día y la Junta de
Vigilancia y auditoria externa, de acuerdo a su plan de trabajo.
 El Contador General y Técnico contable asignado será el responsable de la revisión

general y del registro contable de las operaciones de caja.
 El cierre de las cajas se establece a las tres de la tarde (3:00 pm) para lo cual deberán
ordenar los documentos justificantes para que se proceda a realizar el corte de caja
por personal de contabilidad
El Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Gerencia General y Gerencia Financiera son

responsables de supervisar que las operaciones Financieras contables se realicen de acuerdo
con las políticas y normas establecidas, en lo que corresponde a su rol.

C.V.
Registro y documentación
 Para fines de evitar fraudes en operaciones de caja, la cajera no cambiará cheques por
efectivo, en ningún caso particular.
 El área de caja registra los ingresos en efectivo en el sistema contable en concepto de

primas recibidas, remesas y otros pagos efectuados en el día por cualquier concepto.
 El efectivo en caja producto del pago de primas del día, es remesado a FEDECACES y/o
bancos el mismo día, de lo contrario en la mañana del siguiente día, la hoja de la remesa se
anexa al arqueo. Si quedaren valores en efectivo al finalizar el día, el área de caja será la
responsable de su resguardo en bóveda.
 La Solicitud de reintegro de fondos de caja chica, la hará la cajera a través del sistema
informático para el control de vales de caja chica y el Gerente Administrativo Financiero
procede a la autorización de la solicitud para el retiro de la cuenta de ahorro que la
Aseguradora tiene en FEDECACES, el dinero del retiro de ahorro es entregado a la cajera
para concluir el proceso de reintegro de fondos.
d. Depósitos Bancarios
Objetivos
 Que los retiros estén autorizados por las personas designadas y documentados con las hojas
posteadas por la institución financiera.
 Que los productos por intereses se registren en la contabilidad y

respaldados el estado de cuenta electrónico.
 Que los saldos registrados en la contabilidad sean adecuadamente

conciliados con los registros de las instituciones financieras, de forma mensual
 En la contabilidad se llevarán registros separados por cuenta y entidad, para la

contabilización de los depósitos realizados.
 Contabilidad MENSUALMENTE conciliará los saldos del Diario- Mayor con los estados de
cuenta recibidos en físicos y electrónicos y las libretas con los estados de cuenta
electrónicos. Las conciliaciones deben tener firma de quien la elabora, revisa y autoriza.
(Gerencia Financiera Administrativa Financiera, Contador y Asistente Técnico Contable).

C.V.
 Las remesas o depósitos serán respaldados y contabilizados con los comprobantes sellados
de RECIBIDO por el Cajero(a) del Banco, de cooperativas y FEDECACES, y con el registro de la
operación.
 Los pagos por primas de seguro recibidos en las cooperativas se realizan a través del servicio
de Red Activa, transferencia y colecturía, por lo que al final del día efectúan liquidación de
los pagos recibidos y al mismo tiempo envían los comprobantes al departamento de
administración de cartera.
 Las primas de seguro pueden ser comercializadas, bajo el sistema COMERCIALIZADOR

MASIVO, en este caso es FEDECACES quien efectúa estas operaciones en coordinación con
las cooperativas afiliadas al Sistema Cooperativo Financiero FEDECACES, aplicando el
Manual respectivo, exclusivo para este servicio.
 Los retiros de las cuentas serán respaldados y contabilizados con los cheques Boucher y con
los comprobantes de retiros de ahorro, autorizados con dos firmas mancomunadas, de
acuerdo a lo aprobado por el Consejo de Administración.
 Para el requerimiento de un cheque por pagos de reclamos, se requerirá que exista

documento justificativo denominado “trámite de pago de reclamos” y autorizado por la
Gerencia General, Gerente Administrativo Financiero, Gerencia Técnica en función del
monto a pagar.
 Para la emisión de un cheque por gastos operativos, se requerirá que exista documento
justificativo (orden de compra) autorizado por Gerente General y Gerentes de Área
 Los cheques serán firmados por las personas autorizadas, según acuerdo tomado por el
Consejo de Administración, según las políticas vigentes para tal fin.
 Todo cheque será autorizado con dos firmas mancomunadas y deberá usarse protector de
cheques.
 Los autorizados para firma de cheque, no deberán firmar cheques en blanco, caso contrario
y de hecho el Consejo de Administración retirará el uso de estas firmas.
 Se deberán efectuar investigaciones de los cheques pendientes de cobro mensualmente,

además deberá efectuarse una conciliación de cuentas bancarias en forma mensual,
debiendo ser persona diferente a la que emite cheques.
Reaseguradores
 Los reaseguradores envían por correo la transferencia cablegráfica realizada a la

Aseguradora, se consulta al banco respectivo si ha realizado la aplicación a la cuenta,
contabilidad verifica en el área técnica los pagos realizados, posteriormente los
documentos son entregados a contabilidad por parte del mensajero de la Aseguradora.

C.V.
 El área contable procesa en el módulo contable del sistema informático los pagos
realizados y al final realiza la conciliación de la cuenta del banco.
Seguridad
 La responsabilidad sobre la custodia de las chequeras es el Técnico contable encargado de

elaboración de cheques y libretas de ahorro por cuentas en el Sistema Bancario, en
cooperativas y en FEDECACES estará asignado al auxiliar contable responsable de elaborar
la conciliación de la cuenta, al final de cada mes las libretas son trasladadas al Gerente
Financiero-Administrativo para realizar retiros de fondos y su actualización.
 Los contratos de cuentas de cheques y de ahorro serán custodiadas en la caja fuerte o

bóveda, bajo la responsabilidad del Gerente Administrativo Financiero
e. Inversiones
Objetivos
 Que las operaciones de inversión estén registradas en la contabilidad y los saldos

conciliados contra los registros administrativos de la Gerencia Financiera.
 Los certificados de inversión estén resguardados en bóveda
 Las inversiones estarán respaldadas por certificados de depósitos de ahorro a plazo, de

acciones, u otros títulos valores de conformidad a lo establecido en la Ley de Seguro.
 La Gerencia Financiera Administrativa y financiera elabora un control mensual detallado

de los certificados de depósitos a plazo fijo el cual es trasladado a contabilidad para el
registro contable de los intereses devengados y por percibir
 Contabilidad mensualmente y al final del ejercicio conciliará los saldos del Diario Mayor de
las inversiones en depósitos a plazo o títulos valores existentes físicamente, en forma
coordinada con el Gerente Financiero.
 La compra de títulos valores y apertura de certificados de depósitos de ahorro a plazo, de

acciones, u otros títulos valores de conformidad a lo establecido en la Ley de Seguro será
autorizada por la Gerencia General y Gerencia Financiera Administrativa Financiera.

C.V.
 La cancelación de los certificados de depósitos a plazo se hará con instrucción o

autorización de la Gerencia General y gerencia Financiera previa opinión del Comité de
Riesgo.
 Contabilidad llevará registro y control detallado de la rentabilidad de las inversiones

(intereses generados) y la Gerencia Financiera Administrativa Financiera informará
mensualmente al Comité de Riesgo y a la Gerencia General.
Seguridad
 La responsabilidad sobre la custodia de los títulos valores está delegada en la Gerencia

Financiera Administrativa Financiera.
 Los títulos valores serán custodiados en la caja fuerte o bóveda, bajo la responsabilidad de
la Gerencia Financiera Administrativa Financiera
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera realizará revisión periódica de los títulos

que respaldan las inversiones
f.Préstamos
Definición
La colocación de los fondos de crédito, se efectúa a través del mecanismo de Administración de

Fondos, el cual es un servicio financiero que brinda FEDECACES DE R.L., se realiza por cuenta
ajena, consiste en la Administración de recursos financieros bajo criterios definidos por el
administrador del fondo y PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., S.A. DE C.V., estableciéndose un
contrato de servicios, donde se definen compromisos de ambas entidades.
Los montos para colocación en el fondo Administración estarán sujetos a la diversificación de

inversiones realizada mensualmente, la cual permite invertir en operaciones de crédito hasta
un 35% de la base de la inversión.
Objetivos
 Que los préstamos por cobrar se registren correctamente

C.V.
 Que todos los créditos concedidos estén debidamente documentados y cumplan las
normas, reglamentaciones y políticas de crédito.
 El administrador del Fondo en coordinación con la Aseguradora debe implementar

procedimientos de control para reducir el riesgo de pérdida (documentación del análisis
de la capacidad de pago) y riesgo legal relacionado LD-FT (documentar el perfil del cliente
de conformidad a la Ley, Instructivo de LD-FT, y Protección al Consumidor (documentar el
cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Protección al Consumidor)
 Cumplir con las disposiciones de las Normas para Clasificar los Activos de Riesgo Crediticio
y Constituir las Reservas de Saneamiento NCB-022
 Para el otorgamiento de créditos se utilizará el mecanismo de Administración de fondos

por medio de FEDECACES, quien brinda este tipo de servicio
 Mediante el sistema informático se lleva registro detallado por usuario de los préstamos
otorgados y sus recuperaciones
 La documentación de respaldo de los préstamos aprobados lo constituye la solicitud de

préstamos y todos sus anexos, así como los documentos legales que será el mutuo simple
o hipotecario, ambos autenticados por un notario.
 La base del registro es el reporte que envía mensualmente la Gerencia de Servicios

Financieros de FEDECACES por medio del Departamento de Créditos
 Los documentos que respaldan al análisis de los créditos serán archivados en el expediente
individual, los que se llevarán en forma organizada, para facilitar su localización.
 Toda la documentación de los préstamos será resguardada por la institución que

administra los fondos.
 Una vez aprobado el crédito por el Comité de Crédito respectivo y para efectos de
desembolso de los préstamos, será la institución que administra los fondos quién solicita a
la aseguradora los fondos para formalizar la entrega de los mismos.
 El Comité de Créditos estará integrado por la Gerencia General de PUBLIMARKET, S.A. DE

C.V., la Gerencia Financiera Administrativa Financiera; por la Gerencia de Servicios
Financieros de FEDECACES y por un Analista de Créditos del Departamento de Créditos de
FEDECACES.
 El Consejo de Administración de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., AC de RL., autorizará la

administración del fondo de crédito a FEDECACES, lo cual es realizado por medio de un
convenio.
C.V.
 Las operaciones de otorgamiento de créditos, se efectuarán de acuerdo a lo establecido en

el MANUAL DE POLITICAS DE CREDITO elaborado por FEDECACES.
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera recibe el acuerdo de aprobación del

Comité de Créditos y la solicitud de fondos para preparar el desembolso del préstamo.
 Los Administradores del Fondo, deberán enviar mensualmente informes de situación de

créditos, a efectos de informar a la Superintendencia del Sistema Financiero.
 Los Administradores del Fondo, deberán enviar mensualmente a la Aseguradora, informes

de gestión y recuperación, para ser presentados al comité de riesgos.
f.1 Constitución de reservas de saneamiento
Categorías de riesgos
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. deberá constituir para sus activos de riesgo crediticios según lo
establece el artículo 18 de las NCB-022, las reservas mínimas de saneamiento, restando al saldo
de cada deudor el valor de las garantías que los respaldan de las establecidas en los artículos
del 14 al 16 de las Normas Contables Bancarias (NCB-022).
f.2 Normas para la reclasificación contable de los préstamos y contingencias de las sociedades
de seguros (NCS-006)
Los préstamos que tengan cuotas de capital o de intereses con mora superior a noventa (90)
días deben trasladarse de cartera vigente a cartera vencida. Los intereses provisionados y los
que en el futuro se devenguen deben controlarse en la cuenta de orden "Intereses de
Préstamos Vencidos", mientras exista morosidad.
f.3 Operaciones entre partes vinculadas
Las asociaciones cooperativas de seguros que prestan servicios de seguros no son objeto de
estas normas NPS3-03 y el artículo 27 de la Ley de Seguros. La finalidad del fondo en
administración fue creada como una prestación laboral para otorgar préstamos a empleados y
directivos del sistema cooperativa financiero FEDECACES,
f.4 Normas para el reconocimiento contable de pérdidas en préstamos y cuentas por cobrar de
sociedades de seguros (NCS-009)

C.V.
Pérdidas de la cartera de préstamos
Los préstamos con garantía real que tengan más de veinticuatro meses y los sin garantía real
que tengan más de doce meses sin reportar recuperaciones de capital, que no se encuentren
en proceso de ejecución judicial, deberán reconocerse como pérdida, artículo 2 NCS-009.
 Los saldos de capital e intereses de préstamos deberán castigarse contra la reserva de

saneamiento hasta por la suma que tenga constituida reservas, la diferencia no reservada,
si la hubiere, se debitará contra la cuenta de gastos correspondiente, articulo 5 NCS-009.
 También deberán reconocerse como pérdida los préstamos que se encuentren en alguna
de las situaciones siguientes (según articulo 3 NCS-009):
a) Cuando exista carencia de documento ejecutivo para iniciar la recuperación por la vía
judicial;
b) Cuando después de veinticuatro meses de iniciada la acción judicial, no haya sido posible
trabar embargo;
c) En los casos que se haya emitido sentencia de primera instancia a favor de deudor;
d) Cuando no exista evidencia de que el deudor ha reconocido su deuda en los últimos cinco
años
e) Cuando a juicio de la sociedad de seguros no exista posibilidad de recuperación
Seguridad
 Los documentos y de mutuos simples e hipotecarios y otros documentos que garantizan

los créditos otorgados serán custodiados por la institución que maneja los fondos en
Administración.
 La responsabilidad de los expedientes de los créditos otorgados, es de la institución que

maneja los fondos en Administración
 La responsabilidad de la custodia de los documentos originales que respaldan las garantías

de los créditos es de la institución que maneja los fondos en Administración
 La institución que maneja los fondos en Administración es responsable de la recuperación

de la cartera de préstamos de manera Administrativa y judicialmente.

C.V.
 Los valores recuperados producto de los abonos de la cartera de préstamos serán

depositados en una cuenta que la aseguradora ha abierto para tal fin, la cual se encuentra
en la institución que administra los fondos.
g. Cuentas por cobrar
g.1 Cuentas por cobrar de reaseguradores y reafianzamiento
Objetivos
 Los valores por cobrar a los reaseguradores y reafianzadores sean adecuados y

oportunamente registradas.
 Los valores pendientes de pago por los reaseguradores y reafianzadores sean cobrados
según lo convenido en los contratos de reaseguros.
 El coordinador Técnico de Reaseguros elaborará los reportes de Borderó de siniestros a

cargo del reasegurador y envía dentro de los primeros tres días hábiles después de
concluido el mes, al Departamento de área de Contabilidad, por siniestros que sobrepasen
el límite (prioridad o retención) establecido en los contratos de reaseguros. En los casos de
contrato no proporcional será el Borderó de Siniestros.
 El coordinador Técnico de Reaseguro será responsable que se cumplan todas las

condiciones pactadas en los contratos de Reaseguros y Coaseguros, principalmente que
los cobros se realicen dentro del plazo estipulado.
 Los cobros de las cuentas por cobrar deberán ser canceladas por el reasegurador posterior
a la conciliación de saldos, el cual se realiza trimestralmente.
 En los casos de contratos no proporcionales el procedimiento de registro se establece en

el Manual de Reaseguro.
 En los casos de las primas mínimas en depósito, liquidaciones de contratos anuales y

reclamos a cargo de los contratos se establece en el Manual de Reaseguro.
Seguridad

C.V.
 Los informes de Borderó deberán de disponer de un expediente digital, el cual será

responsabilidad del coordinador Técnico de reaseguros. La gerencia Técnica asegura la
adecuada custodia de los expedientes digitales, para lo cual debe tener un respaldo de la
información.
 El coordinador Técnico de Reaseguros elabora la conciliación de saldos mensuales de Área

Técnica con los contables, los cuales son traslados a Gerencia de Área Técnica para
revisión y análisis del Comité de Reaseguros.
g.2 Primas por cobrar
Objetivos
 Que los valores de las primas por cobrar a terceros sean registradas y recuperados
oportunamente.
 Establecer el procedimiento para la administración de cobros y administrador de cartera

de primas de seguros basados en los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V.
 Las primas por cobrar se generan reservas que se calcula a las primas vencidas mayores
a 30 días hasta los 120 días ante el riesgo de no pago de la prima causada para cubrir
los costos causados.
 El indicador de mora se genera por la suma de primas vencidas en rangos de
vencimiento de 31 a más de 120 días, dividido entre el total de la cartera
 La mora se controla con las diferentes acciones de cobranza que se realizan a la cartera
total, tomando de base la mora vencida; la cual se realiza de la siguiente manera:
a. Visitas mensuales a cooperativas para revisión y depuración de la
cartera en mora
b. Cancelación de primas vencidas no recuperadas a 120 días y mas
c. envío de cartas de cobro por correo
d. envió de mensajitos claro para cobro de primas vencidas y cobro
preventivo
e. envío de estados de cuenta por correo electrónico, así como cartas de
cobro
f. arqueo a los asesores de ventas, así como también revisión de cartera
en mora
g. Con la aplicación de primas en el sistema, se genera un documento
tributario electrónico DTE, el cual es enviado electrónicamente al
Ministerio de Hacienda para su aprobación y posterior aplicación
C.V.
Proceso de facturación DTE
1. Se recibe la prima por los medios autorizados como, canales de pago la app,
colecturías, convenios, bancos, cajas, llamadas telefónicas, redes activas, entre
otros.
2. Las primas pagadas por medios digitales viajan a un cajero virtual, donde se coloca
el tipo de documento a emitir sea factura o comprobante de crédito fiscal y es
enviado al Ministerio de Hacienda para generar del DTE
3. Las primas pagadas por notas de abono, redes activas y transferencias son
ingresadas al control documental y asignada a cada cajero para su aplicación y envío
al Ministerio de Hacienda.
Primas en Depósito
 Son todas aquellas primas que se registran y que no se pueden facturar por diferentes
factores internos y externos, de las cuales cada cajero le da seguimiento de forma
mensual a cada prima.
 En los casos de no haber emisión se procede a elaborar un RC para registrarse
contablemente y enviado a cada cuenta de primas en depósito según cooperativa
 Contabilidad debe realizar de forma mensual la conformación de la cuenta en los
primeros 20 días hábiles de cada mes y reportar a cada cajero para el seguimiento y
depuración.
 El cajero revisa periódicamente la cartera si la prima ha sido emitida o renovada
 En caso de estar emitida o renovada se procede con la facturación y generación de DTE
 En caso de una prima en depósito permanecer por más de seis meses se procede a liquidar
internamente enviado a una cuenta de ingresos; o se procede a devolver a la cooperativa en
caso de determinar que fue pago por error o enviado de más a las cuentas de la aseguradora.
 Todo lo relativo a los procedimientos de las primas por cobrar se encuentra en los
procedimientos de ISO. (Procedimientos de cobros y administración de cartera y
Procedimientos de recuperación de mora, vigentes a la fecha).
 El módulo de Colecturía de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., se utiliza para la colecta de

las cuotas de primas de seguros que cobran las cooperativas en forma diaria, el
reporte de los pagos (estados de cuenta por cooperativa) es generado por
FEDECACES, y el reporte de detalle de los asegurados es generado por SIS.NET, los
cuales son revisados por el área de Facturación para emitir las facturas a cada
asegurado y aplicarla a sus cuentas.

C.V.
Seguridad
 El acceso a modificar la información previa autorización de la Gerencia Financiera

Administrativa Financiera, sobre los saldos de primas por cobrar a terceros será
restringido, para evitar alteraciones o modificaciones no autorizadas.
g.3 Cuentas por Cobrar a Empleados y Dirigentes
Objetivos
Que los valores por cobrar a empleados y dirigentes sean autorizados por las personas
designadas y registrados en la contabilidad, en el caso de los directivos se considera lo
estipulado en el Reglamento de Dietas.
 Las erogaciones con cargo a cuentas por cobrar de empleados(as) serán suficientemente
documentadas y autorizadas por la Gerencia Financiera Administrativa Financiera
correspondiendo a la Gerencia general las autorizaciones respecto a dirigentes, Gerencias
y Jefaturas, en ausencia de la Gerencia General autorizará la Gerencia Financiera
Administrativa, Los cargos de la Gerencia General serán autorizados por el Gerencia
Financiera Administrativa.
 Contabilidad llevará registro detallado de las cuentas por cobrar de empleados(as) y

dirigentes(as).
 Las diferencias de menos reportadas en Caja serán aplicadas a Cuentas por Cobrar al
responsable del manejo y descontadas total o parcial a partir de la siguiente quincena
 Contabilidad es el responsable de deducir de la planilla de sueldos los saldos de los

empleados.
 Para el pago de dietas o compensaciones de gastos, se elaborará planilla por la asistente

Gerencia General para el Consejo de Administración y para la Junta de Vigilancia lo realiza
la asistente de Junta, el técnico de auditoria en el caso de otras deducciones a efectuar a
cada directivo, el detalle de estas las proporcionará contabilidad.
 MENSUALMENTE Contabilidad cotejará los saldos del Diario Mayor con el detalle de las
cuentas por cobrar a empleados(as) y dirigentes(as), con el objeto de investigar

C.V.
diferencias, hacer las correcciones y los descuentos respectivos. Contabilidad realizará

mensualmente la revisión a detalle de las cuentas por cobrar a empleados(as) y
dirigentes(as) con el objeto de validar los descuentos aplicados mensualmente.
 Si el empleado(a) o dirigente(a) no liquida en un período máximo de tres días, después de

haberse efectuado el evento al cual se erogó el fondo. Siendo los conceptos por cuentas
por cobrar los siguientes: Fondos sujetos a liquidar y gastos de representación. En caso de
los empleados se procederá al descuento de su salario a través de planilla y en el caso de
los dirigentes se descontará de planilla de dietas o compensaciones. Lo anterior deberá ser
monitoreado por el Contador de la Aseguradora.
Seguridad
 El acceso a modificar la información sobre los saldos de cuentas por cobrar a

empleados(as) y dirigentes(a) será restringida, para evitar alteraciones o modificaciones
no autorizadas. Las modificaciones a esta cuenta solo las podrán efectuar el contador
general y Técnico contable, previa autorización de la Gerencia Financiera Administrativa
Financiera.
 La Administración llevará el control de estas cuentas y notificará al empleado(a) sobre sus

cuentas pendientes.
g.4. Otras cuentas por cobrar
Objetivos
 Que los valores a cobrar a terceros sean registrados y recuperados

oportunamente
 Que las cuentas por cobrar sean autorizadas

C.V.
 Las erogaciones con cargo a cuentas por cobrar a terceros serán suficientemente
documentadas con los justificantes y autorizadas por la Gerencia Financiera Administrativa
Financiera.
 Contabilidad llevará registro detallado de las cuentas a cobrar a terceros.
 Contabilidad es responsable de aplicar los abonos que realicen otros deudores
 Mensualmente contabilidad informará sobre la situación de las cuentas por cobrar a

terceros, a la Gerencia Financiera Administrativa Financiera para el seguimiento
respectivo.
Seguridad
 El acceso a modificar la información sobre los saldos de cuentas por cobrar a terceros será
autorizado por la Gerencia General o Gerencia Financiera, para evitar alteraciones o
modificaciones no autorizadas, previo reporte de los aumentos y/o disminuciones y saldos,
ocurridos en el mes.
h. Intereses por Cobrar
Objetivos
 Asegurar que los intereses sean registrados en la

contabilidad según la operación financiera que las origina.
 Que los registros contables por reconocimiento de

intereses se encuentren adecamente documentados.
 Contabilidad llevará registro detallado de los intereses por cobrar, generados por la
cartera de préstamos que administra FEDECACES, depósitos a plazo en bancos y los títulos
valores que se generan en la bolsa de valores.
 MENSUALMENTE contabilidad cotejará los saldos del Diario Mayor con el detalle de los
intereses por cobrar, con el objetivo de investigar diferencias y hacer las correcciones
respectivas.
C.V.
 Las operaciones de intereses por cobrar serán registradas con base al reporte mensual de
préstamos e intereses generados por FEDECACES y en el caso de los intereses por los
depósitos a plazo fijo y de los títulos valores que se generan en la bolsa de valores con
base al reporte administrativo proporcionado por la Gerencia Financiera
Seguridad
 El acceso a modificar la información sobre los intereses por cobrar de la cartera en

administración, será restringida y bajo la responsabilidad de FEDECACES.
i. Activos Fijos
i.1 Inmuebles, Mobiliario y Equipo
Objetivos
 Asegurar que el saldo de la cuenta de Inmuebles, Mobiliario y Equipo se encuentre

respaldada por el inventario físico.
 Asegurar que los incrementos por compras, donaciones, regalías o permutas y las
disminuciones por venta, donaciones, regalías, permutas o por desuso se encuentren
respaldadas con los documentos justificantes.
 Las adquisiciones de mobiliario y equipo del período serán definidas por la Gerencia
General y Gerencia Financiera Administrativa Financiera e incluidas en el presupuesto del
plan operativo anualmente, sobre la base de una definición de necesidades en forma
integral y Autorizadas por el Consejo de Administración.
 Las ADQUISICIONES se harán previo estudio y evaluación del funcionario delegado,

disponiendo de por lo menos DOS a TRES OFERTAS O COTIZACIONES, dependiendo del
monto, con el objeto de procurar calidad, bajo costo y garantía, según se establece en el
Sistema de Gestión de Calidad ISO establecido en el procedimiento vigentes de acuerdo
con la política de activos fijos aprobada por el Consejo de Administración.

C.V.
 El Técnico contable codificará cada bien ingresado a la Aseguradora correlativamente

agregándole el código del catálogo de cuentas, para identificar la agrupación de bienes con
similares características y ubicación geográfica, como: sillas, escritorios, ventiladores,
calculadoras, computadoras etc., fecha de adquisición, ubicación y otros. Ejemplo 180303-
1-01, en donde 18= rubro del activo fijo en el catálogo que se llama inmueble mobiliario y
equipo; 03=mobiliario y equipo; 03=equipo de computación; 1= equipo de computación, y
el último número corresponde al número correlativo de la existencia de los bienes. Para el
caso de las agencias se identifican con las iniciales del nombre de estas, como sigue: ASM
igual a Agencia San Miguel (ASM-180303-1-01), ASS igual a Agencia Sonsonate (ASS-
180303 1-01)
 El departamento de contabilidad tiene como responsabilidad efectuar los inventarios

semestralmente, con el propósito de conciliar con los registros contables
 Para efectuar los registros respectivos como inventario, el valor será como mínimo de
US$ 500.00 por unidad, en los casos que el precio sea inferior se evaluara si la compra es
por lote y supera o es igual al valor mínimo en cuyo caso procederá el registro al
inventario, aplicando la política para tal fin.
 El Técnico contable agregará al costo de cada bien las ampliaciones y mejoras

capitalizadas, y los revalúos efectuados, revelándolo por separado en los registros
auxiliares, debiendo observar en lo pertinente lo que establece la norma para contabilizar
revaluó en los inmuebles de Sociedades de Seguros (NCS-008).
Respecto a la diversificación del riesgo de los activos de la aseguradora no podrá disponer

dentro del activo fijo, bienes raíces urbanos no habitacionales que excedan del diez por
ciento de la base de inversión, de conformidad a las disposiciones establecidas en el art.
34 de la ley de Seguros en su literal p).
 La Gerencia General, la Gerencia Financiera y la jefatura correspondiente, definirán las

RESPONSABILIDADES SOBRE LOS BIENES EXTRAVIADOS Y/O DETERIORADOS POR
NEGLIGENCIA del empleado que lo opera o custodia. En caso que la responsabilidad
recaiga en los empleados Los bienes serán sustituidos con cargo a ellos, recuperando el
valor en un solo pago o por cuotas según el monto.
 El Técnico contable mensualmente elabora listado de bienes obsoletos y totalmente

depreciados, el que presentará al contador general para revisión y ser trasladado a la
Gerencia Financiera Administrativa Financiera. En casos especiales según valor del bien se
fórmula propuesta a la Gerencia General para su autorización, quien analizará si se
requiere una autorización del Consejo de Administración, quienes definirán el destino de
los bienes de acuerdo a propuesta.
 El Técnico contable registra en cuentas de orden los bienes obsoletos y totalmente

depreciados, el descargo de las cuentas de orden será en los casos de venta o que se
autorice su desecho, por la venta se hará referencia al acuerdo del Consejo de
Administración.

C.V.
 Otros procedimientos de Registro y control se encuentran estipuladas en la política de

activos fijos vigente a la fecha.
Seguridad
 Las salidas de mobiliario y equipo por préstamos Externos, serán documentados según
formulario F-OP-IF-02 para equipo informática y para mobiliario se utilizará el formulario
denominado hoja de traslado de activo fijo y autorizados por la Gerencia Financiera
Administrativa Financiera
 Los traslados o permutas de mobiliario y equipo temporales o permanentes entre

unidades, serán autorizados por la Gerencia Financiera Administrativa Financiera quien
notificará a Contabilidad para el cambio de lugar de ubicación geográfica y responsable del
mismo.
i.2 Equipo de Transporte
Objetivos
 Asegurar que el saldo de la cuenta de Equipo de Transporte se encuentre respaldada por

el inventario físico.
 Asegurar que los incrementos por compras, donaciones, regalías o permutas y las
disminuciones por venta, donaciones, regalías, permutas o por desuso se encuentren
respaldadas con los documentos justificantes.
 Asegurar que las adquisiciones de equipo de transporte sean registradas correctamente y

los documentos de propiedad se encuentren a nombre de la Aseguradora.
 Con el fin de optimizar el uso de vehículos, los usuarios de los mismos elaborarán
programa semanal de visitas, en el formulario respectivo, en el cual se especificará el

C.V.
nombre del responsable, los lugares de visita, las actividades que se realizarán, y tiempo
de uso; de acuerdo al Reglamento uso de vehículos vigente.
Seguridad
La Gerencia Financiera Administrativa Financiera, es el responsable del control de vehículos y de

su mantenimiento.
j. Cargos diferidos
j.1 Papelería y útiles
Objetivo
 Que las adquisiciones y las existencias de la papelería y útiles se registren adecuadamente

y se respalden con los inventarios físicos de forma semestral
 Las compras se realicen según el proceso ISO y los usos de la papelería se encuentren
autorizados y documentados
 El saldo mensual de la cuenta contable se respalda con el reporte que genera el

programa informático.
 Las adquisiciones de papelería y material de oficina del período serán incluidas en el

presupuesto anual, sobre la base de una definición de necesidades en forma integral.
 Las adquisiciones se harán previo estudio y evaluación del funcionario asignado, aplicando
el sistema de calidad ISO, (P-OP-AF-01) con el objeto de procurar calidad, bajo costo,
experiencia en entrega, prestigio comercial, facilidades de pago y garantía.
 Las existencias a mantener en inventario de papelería y útiles deberán cubrir el consumo

de por lo menos tres meses.
 Las adquisiciones serán registradas y controladas por encargada de proveeduría, en el

sistema informático de proveeduría por cada artículo con toda la información, como:

C.V.
nombre del producto, cantidad, así como entradas por compras y salidas por
requisiciones, y la existencia por cada transacción cuando ocurran.
 Los empleados de todas las áreas elaborarán la requisición electrónicamente por medio
del sistema informático de proveeduría y esta será autorizada por el Contador y/o Técnico
Contable en dicho sistema, luego la solicitud es impresa por la encargada de la
proveeduría quien se encarga de solicitar la firma de recibido del bien.
 Las salidas de papelería se documentarán a través de un reporte correlativo que emite el

sistema por cada requerimiento efectuado, este reporte contiene: fecha de solicitud,
cantidad de papelería o útiles aprobados y cantidad de papelería y útiles entregados.
 La solicitud de papelería y útiles es impresa por la encargada de la proveeduría, para

realizar la entrega de los artículos al empleado solicitante, este firmará al pie del reporte,
una vez haya recibido la papelería y útiles solicitada.
 Los ingresos y salidas de proveeduría quedan registrados en el sistema de proveeduría de

forma automática y en el departamento de contabilidad al final del mes realiza el registro
contable.
 Contabilidad realizará inventario físico de las existencias SEMESTRALMENTE tomando

como base el registro individual de los artículos en el programa informático de
proveeduría.
 Con el detalle del inventario físico se elaborará el cuadro de valuación de las existencias a
esa fecha, el cual será presentado a la Gerencia Financiera Administrativa Financiera para
su revisión y determinar causas de faltantes y sobrantes en las existencias, si las hubiera.
 Las pérdidas de papelería y útiles serán cargadas al empleado(a) que tendrá la

responsabilidad de su custodia, previa autorización de la Gerencia General a través de
informe detallado que traslada la Gerencia Financiera Administrativa Financiera.
Seguridad
 La responsabilidad del sistema mecanizado de proveeduría estará asignado a la encargada

de proveeduría
 Los artículos en existencia serán custodiados en un área con acceso restringido, el cual
será diferente a quien lleva el control contable.
 La llave de la bodega donde se guarda la papelería será de USO EXCLUSIVO del

responsable de la custodia. En ausencia de la encargada, podrá asumir la responsabilidad
de entrega de papelería o la Gerencia Financiara Administrativa quienes poseen llave de la
bodega.

C.V.
j.2 Seguros y Fianzas Patrimoniales
Objetivos
 Prevenir riesgos futuros sobre daños ocasionados en bienes muebles e inmuebles.
 Prevenir riesgos en pérdida de valores
 Brindar o proveer de la protección de seguros al Recurso Humano de la aseguradora en lo

relativo a riesgos de: muerte, accidentes de trabajo o de cualquier otra índole
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera será la responsable de la custodia de las

pólizas y la administración de los seguros.
 Dos meses antes del vencimiento de las pólizas la Gerencia Financiera Administrativa
Financiera informará a la Gerencia General del vencimiento de las mismas
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera será el responsable de cotizar

nuevamente ante casas corredoras o empresas aseguradoras los costos y beneficios de los
seguros a adquirir, vigencias, sumas aseguradas, tarifas y condiciones de asegurabilidad.
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera presentará propuesta a la Gerencia

General sobre la viabilidad de contratar el nuevo servicio de seguros determinando la
empresa que prestará el servicio.
 En los casos de ingreso de nuevos directivos y personal deberá incorporarse a la póliza de

seguros institucionales, lo cual será realizado por el área técnica, previo requerimiento de
la jefatura de Talento Humano
 Contabilidad registrará el valor de las primas de los seguros adquiridos y amortizará

mensualmente la cuenta de Gastos Pagados por Anticipado.
Seguridad
 Las pólizas de los seguros serán resguardadas en caja fuerte bajo la responsabilidad de la
Gerencia Técnica.
 En el caso de retiro de empleados por renuncias o despidos o vencimientos de directivos,

Talento Humano informará a la Gerencia Técnica a efecto de cancelar las primas de los
seguros de vida de los empleados o directivos a los que se hace referencia.

C.V.
j.3 Seguro Catastrófico.
Objetivo
Amortizar mensualmente el valor de las primas pagadas
 Amortizar contablemente el costo del valor de las primas pagadas como cuenta de gastos
pagados por anticipado.
Seguridad
Los contratos de reaseguros serán resguardados en caja fuerte bajo la responsabilidad de la

Gerencia Financiera Administrativa Financiera Técnica
j.4 Amortización de Licencias de Software,
Objetivos
Registrar contablemente el costo de adquisición de las Licencias de Software
Mensualmente, contabilidad amortizará un valor, hasta la liquidación del costo de adquisición.
Seguridad
La Gerencia de Tecnología controlará las licencias en forma digital obteniendo el código de licencia
y su archivo de instalación en la consola habilitada por el proveedor, lo cual deberá hacerse del
conocimiento y autorización por la Gerencia Financiera Administrativa Financiera.
K. Cuentas por Pagar

K.1 Cuentas por pagar de reembolsos por comisiones a cooperativas
C.V.
Objetivos
Asegurar un correcto registro de los reembolsos de las comisiones a pagar a las cooperativas
por primas facturadas de SEGUROS que las cooperativas colocan por medio del asesor de la
Aseguradora y los ejecutivos del comercializador masivo.
 PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V. pagará los reembolsos las comisiones sobre primas
facturadas, a través de formulario de sistema de calidad ISO.
 Los ingresos por ventas de primas de seguro, se reciben por medio del sistema Red Activa,
cuentas bancarias y cuentas en FEDECACES.
 La cooperativa envía a la administradora de cartera de la aseguradora el listado de pagos

de prima y el comprobante Red Activa, cuenta bancaria o cuenta en FEDECACES para
proceder a la facturación.
 Para un mejor control, deberá registrarse en la Contabilidad de la Cooperativa, en una

cuenta por pagar por cada Comprobante de Ingreso.
No deben realizarse concentraciones diarias por ingresos, salvo que haya pagos masivos
en concepto de primas.
En el caso de los seguros adheridos a préstamos se mantendrán los procedimientos anteriores

y en el caso de los seguros individuales se usa el módulo de colecturía de PUBLIMARKET, S.A.
DE C.V. AC de RL., para los seguros emitidos, en el caso de nueva colocación de seguros en el
primer pago de la prima se utilizará transferencia o Red Activa, a partir del segundo pago se
utilizará el módulo de colecturía.
Seguridad
La aseguradora realizará visitas a la cooperativa en los casos de gestión de mora en las primas
de seguro, recoger las solicitudes de seguros, copias de comprobantes de depósito entre otros,
y para conciliar el saldo contable en caso necesario.

C.V.
El Técnico Contable de la aseguradora solicita diariamente a Caja Central de FEDECACES, el

listado de los pagos recibidos y mensualmente solicita la consolidación de esto pagos para
conciliar el saldo de las cuentas.
K.2 Cuentas por pagar
K.2.1 Proveedores
Objetivos
Asegurar un correcto registro de las cuentas por pagar a los proveedores
 La aseguradora por medio de contabilidad realizará provisión al final de cada mes de todos
los pagos pendientes
 El pago se hace efectivo al vencimiento del quedan que se ha extendido para un plazo no
mayor de 30 días.
K.2.2 Agentes y Corredores
Objetivo
Asegurar un correcto registro de las comisiones a los agentes y corredores, por primas
facturadas
 Contabilidad elaborará el reporte de las primas facturadas por plan de seguros iniciales y/o
renovaciones, en base a tabla de comisiones de Agentes y Corredores.
 Con base al reporte de comisiones previamente elaborado solicita autorización a Gerencia

Financiera Administrativa Financiera para realizar la provisión en la contabilidad, respecto
al a efectuar a los agentes

C.V.
 En los primeros cinco días hábiles después del cierre contable mensual, posterior al envío
del balance a la Superintendencia del Sistema Financiero a excepción de los cierres
contables de junio y diciembre en los cuales se tienen quince y veinte días
respectivamente, para poder obtener la producción total, se encuentra disponible el pago
a los agentes y corredores, el cual será documentado con el abono a la cuenta de ahorro
en el caso de los agentes y para los corredores, puede ser efectivo hasta US$ 200.00 y
mayores a este, será con el cheque Boucher.
Seguridad
El contador deberá verificar mensualmente en el programa de comisiones el registro de la

provisión para el pago de las comisiones a los agentes y corredores, contra los registros
contables en caso de diferencias debe determinar el origen a efecto de corregirlas, e informar a
la Gerencia Financiera Administrativa Financiera.
L. Reaseguros
Mediante el contrato de reaseguro operativo, el asegurador (cedente) y el o los reaseguradores

(aceptante/s) acuerdan trabajar bajo la modalidad de contrato automático operativo donde se
establece la retención por siniestro a cargo de la cedente la aceptación de la capacidad máxima
del contrato del reaseguro y el costo del contrato (tasas) y la prima mínima de depósito.
L.1. Objetivos
Tres son los objetivos primordiales del reaseguro:
1. Ser un factor de disminución del riesgo, evitando pérdidas descomunales o posibles

quiebras: una Aseguradora firma un contrato de reaseguro cuando el riesgo de un
contrato excede el límite tolerable, llamado pleno, que podría soportar.
2. Función de financiación: permite a las Aseguradoras incrementar el volumen de sus

negocios, al tener la seguridad de un respaldo añadido, aceptan mayores riesgos y firman
mayor número de seguros.
3. Reduce la Pérdidas Financieras: Protege a los aportantes y/ asociados de la Aseguradora

contra posibles pérdidas de capital social.
L.2. Aspectos de orden legal

C.V.
El art. 22 de la Ley de Sociedades de Seguros se refiere a la distribución de riesgos, en el cual se

establece que las sociedades de seguros deberán elaborar una política de distribución de
riesgos, por las responsabilidades que asuman al realizar las operaciones de seguros, en el
mismo se establece además, que se deberá hacer del conocimiento de la Superintendencia, la
política y límites definidos que aplicaran en cada ejercicio económico, a más tardar en el primer
mes del ejercicio correspondiente.
En el caso de los seguros generales y fianzas, el periodo de vigencia es de marzo de un año a

febrero del siguiente año, la política de riesgo se envía a la Superintendencia del Sistema
Financiero en el mes de abril.
El art. 29 del Reglamento de la Ley de Sociedades de Seguros, establece que las sociedades de
seguros deben solicitar por escrito a la Superintendencia del Sistema Financiero, la inscripción
de los reaseguradores extranjeros con los cuales trabaja en las operaciones de reaseguro
cedido, para lo cual habrá que presentar la información referida en el mismo artículo.
El proceso de inscripción en la Superintendencia del Sistema Financiero, corresponde a cada

Reasegurador, en el caso de la Aseguradora debe verificar la inscripción en el Registro Público
que para tal fin lleva la Superintendencia.
Los artículos 30, 32 y 33 del reglamento de la Ley de sociedades de Seguros, se refieren

también al proceso de inscripción de reaseguradores o corredores de seguros
Todo lo relativo a la negociación y contratación del programa de reaseguros de la aseguradora

se encuentra contenido en el respectivo Manual para la Administración de Reaseguros
m. Obligaciones y reservas por siniestros
Objetivos
 Que los reclamos sean oportunamente atendidos y adecuadamente

evaluados
 Asegurar un correcto registro contable de los reclamos y reservas
 Que los reclamos y reservas estén debidamente documentados

C.V.
 Que se disponga de los recursos necesarios (reservas) para enfrentar las obligaciones
derivadas de siniestros ocurridos en el ejercicio corriente
 Que las reservas por siniestros se determinen y registren según lo requiere la Ley de
Sociedades de Seguros y la normativa específica establecida por la Superintendencia del
Sistema Financiero.
 Los procedimientos y documentación mínima necesaria para documentar los reclamos

deberá realizarse, conforme lo señalan el instructivo establecido en el Sistema de Gestión
de Calidad ISO, tramitación de un siniestro de personas y Tramitación de un siniestro de
daños; del sistema de calidad ISO.
 El registro contable en las cuentas de pasivo de reclamos se hará MENSUALMENTE al

recibir los informes internos de siniestros. Dichos informes serán elaborados por el jefe de
reclamos por cada ramo y deberán ser remitidos a contabilidad el primer día hábil de cada
mes.
 El técnico de cada área llevará un archivo individual por cada reclamo

(archivo de siniestro)
 El área Técnica emitirá el primer día hábil del mes, los informes que son base para la
constitución de las reservas por siniestros, los cuales son enviados a contabilidad para
hacer la provisión, contabilidad solicitará a Gerencia Financiera Administrativa la
autorización del registro contable de la provisión.
 Contabilidad mensualmente deberá constituir o liberar las reservas por siniestros que
requiere la Superintendencia del Sistema Financiero, con base a las disposiciones del literal
c) del Artículo 33 de la Ley de Sociedades de Seguros, el artículo 23 de su reglamento y el
CAPITULO IV de las Normas para la constitución de las reservas técnicas de las sociedades
de seguros. (NCS-011)
 El área técnica procesara la información de los créditos fiscales por los servicios de talleres
de la red de seguros, a efecto de que se reflejen en la contabilidad
 Mensualmente contabilidad conciliará con el reporte de siniestros pagados contra los

registros del área técnica, en caso de diferencias deberá determinarse el origen y hacer las
correcciones respectivas.
m.1 Siniestro Reportados

C.V.
La reserva para siniestros reportados, se constituyen de acuerdo con el valor reclamado y que
su liquidación definitiva se encuentre pendiente de liquidación, más los gastos que se deriven
del mismo.
Contabilidad deberá constituir o liberar las reservas por siniestros que requiere la
Superintendencia del Sistema Financiero, con base a las disposiciones del Art. 33 de la Ley de
Seguros, el CAPITULO IV de su reglamento y las normas para la constitución de las reservas
técnicas de las sociedades de seguros (NCS-011)
m.2 Siniestros no Reportados
La reserva por siniestros no reportados se calculará al cierre de cada ejercicio contable, con
base a las estadísticas de los últimos tres ejercicios económicos anteriores, la cual será igual al
promedio de los siniestros no reportados en tres ejercicios económicos anteriores, de
conformidad al artículo 25 de la norma NCS-011..
Trimestralmente según el anexo No. 3 de la norma NCS-011, el área técnica elaborará un

informe de valuación de las reservas de siniestros, el cual deberá ser firmado por la Gerencia
General y el representante legal de la aseguradora y estar disponible para la Superintendencia
del Sistema Financiero para análisis posterior.
Seguridad
 Los archivos de siniestros serán custodiados por el técnico de cada

ramo en archivo metálico o en medio electrónico.
 Los informes de cálculos de reservas de siniestros debidamente autorizados por la

Gerencia Financiera Administrativa Financiera serán anexados a la partida respectiva.
m.3 Reservas de riesgo en curso, matemáticas, de previsión y contingencial de fianzas y de

terremoto.
Objetivos
 Constituir y mantener las reservas en valores líquidos para poder enfrentar obligaciones
presentes o futuras para cumplimiento del art. 34 de la ley de sociedades de seguros.

C.V.
 Que las reservas técnicas sean determinadas y registradas según la ley de sociedades de
seguros y las Normas para la Constitución de las Reservas Técnicas de las Sociedades de
Seguros NCS-011 y la circular N°999 emitida el 28 de junio de 2023 sobre “Acuerdos
tomados por el Comité de Normas del Banco Central de Reserva de El Salvador,
relacionados a la aprobación de modificaciones al Manual de contabilidad para sociedades
de seguros” establecida por la Superintendencia del Sistema Financiero.
 La Jefe de Suscripción remite en los primeros tres días hábiles del mes,
al departamento de contabilidad el informe de producción consolidado. Igual requerimiento
debe considerarse para los informes de devolución de primas y cancelación de pólizas,
debidamente revisados y firmados por la Jefe de Suscripciones.
 Contabilidad revisa los reportes de producción emitidos por área
técnica en que consta el detalle de las primas diferidas y anticipadas a liberarse, cancelaciones
y devoluciones efectuadas, posteriormente se procede a la constitución de reservas según la
normativa, los cuales son revisadas y autorizadas por el Gerente Administrativo Financiero.
Reservas de riesgo en curso
Las reservas para riesgo en curso deberán calcularse y constituirse mensualmente, sobre las
primas netas causadas (de devoluciones y cancelaciones), por cada ramo de seguro, también se
revertirán las reservas constituidas correspondientes al ejercicio anterior.
En el caso de primas que cubran periodos mayores a un año, el cálculo se hará solamente por la
porción correspondiente a doce meses y el resto se considera pasivo diferido.
Para el cálculo de esta reserva se utilizará el método de fraccionamiento de los

veinticuatroavos con base a los saldos de ingresos netos de las primas por cobrar según el
anexo No. 1 de la norma NCS-011.
Trimestralmente según el anexo No. 3 de la norma NCS-011, se elaborará un informe de

valuación de las reservas de riesgo en curso, el cual deberá ser firmado por la Gerencia General
y el representante legal de la cooperativa.
Reservas matemáticas

C.V.
Las reservas matemáticas para los seguros de vida de vida individual de largo plazo se deben
calcular y construir trimestralmente. Para su cálculo se debe utilizar la tabla de mortalidad, el
interés técnico y las formulas actuariales que contenga la nota técnica de cada clase de seguro.
Para calcular las reservas matemáticas de los seguros clásicos de vida individual, se utilizará el
método retrospectivo equivalente al valor actual de las obligaciones futuras, menos el valor
actual de las primas futuras por recibir en caso se utilice otro método deberá ser autorizado
por la Superintendencia del Sistema Financiero, de acuerdo a lo estipulado en la norma NCS-
011.
Al final del cada trimestre el actuario elabora un informe de la composición de las reservas
matemáticas, para su envío a la Superintendencia del Sistema Financiero.
Reserva de previsión y contingencial de fianzas y de terremoto.
El cálculo de las reservas de previsión deberá efectuarse mensualmente, con el cinco por
ciento (5%) de las primas netas de reaseguros del ramo de “Seguros de Incendio y Líneas
Aliadas” de cada mes, tal como lo establece la Norma NCS-11 emitida por la
Superintendencia del Sistema Financiero en su Art. 27
El monto máximo de la reserva se establecerá mediante el procedimiento siguiente:
a) El monto total expuesto (MTE), se multiplicará por el 12%, cuyo resultado será la pérdida
máxima probable (PMP).
b) A la pérdida máxima probable (PMP), se le deducirá las responsabilidades cubiertas

mediante los contratos de excesos de pérdidas.
c) El monto resultante determinará la responsabilidad no cubierta.
d) La reserva para riesgos catastróficos, será igual a la prioridad concertada en dichos

contratos, más la responsabilidad no cubierta a cargo de la cedente, menos el monto de
margen de solvencia establecido para el riesgo catastrófico.
Esta reserva es aplicable a todos los riegos de origen catastrófico.

C.V.
En caso de presentarse eventos como terremotos, erupciones volcánicas, tormentas

tropicales, maremotos, huracanes, inundaciones por desbordes de ríos, mares, lagos o
lagunas y otros riesgos con consecuencias catastróficas, la reserva puede ser consumida
hasta el monto de la responsabilidad neta a cargo de la Aseguradora para posteriormente
continuar constituyendo la reserva acumulativa con la misma base técnica.
Reserva Social y Catastrófica.
Al final del año de los excedentes se separa un 20% que son destinados a fortalecer la reserva
catastrófica de patrimonio de conformidad a lo establecido en artículo setenta y siete de los
estatutos de la Aseguradora.
Así mismo se constituirá la reserva social de conformidad a lo establecido en el artículo nueve

de los estatutos de la Aseguradora.
n. Otros pasivos
Objetivos
 Que los valores de las Primas Percibidas y no Devengadas se registren contabilidad

oportunamente
 Que las comisiones provenientes del control del Fondo en Administración se contabilicen
oportunamente de acuerdo a la normativa del ente fiscalizador
 Que el Débito Fiscal IVA por las operaciones de ingreso de la Aseguradora, se registren
oportunamente de acuerdo a la facturación diaria emitida
n.1 Primas Percibidas no Devengadas y primas anticipadas
Las aplicaciones efectuadas a esta cuenta se calcularán mensualmente, tomando de base el

informe de producción respectivo emitido por el área técnica y las vigencias de las pólizas
emitidas.

C.V.
Como parte del proceso de negociación y contratación de los productos que

ofrece la Aseguradora, surgen las siguientes condiciones al momento de pago
de primas:
a. Primas pagadas anticipadamente cubriendo riesgos a uno o más años:

Son aquellas que son pagadas cuando se firma la solicitud del seguro, en
la cual el asegurado paga varios años de cobertura; en este caso se
registra contablemente la primas por el primer año (vigente) y el resto
de años se contabiliza en la cuenta Primas Percibidas no devengadas
El Área Técnica llevará un registro mensual, detallando los vencimientos,
debiendo informar a Contabilidad sobre las emisiones de los años
subsiguientes y registrando en el informe de producción, los nuevos
cauces de primas producto.
b. Primas pagadas anticipadamente cubriendo riesgos con vigencia de un

año:
Son aquellas que son pagadas cuando se firma la solicitud del seguro, en
la cual el asegurado requiere y deja establecido en la solicitud que la
vigencia iniciará a partir de uno a tres meses posterior a la firma de la
solicitud; en este caso el pago se registra contablemente en la cuenta
Depósitos por Operaciones de Seguros. El área Técnica informará
mensualmente el reporte de primas emitidas anticipadamente y las
liberaciones correspondientes al mes a Contabilidad.
Este rubro está conformado por primas recibidas en la Aseguradora, para

cubrir riesgos con vigencias anticipadas. La suscripción del seguro se
diferencia de las primas pagadas por anticipado
Seguridad
 El área técnica será el responsable de realizar mensualmente el cálculo de las primas a

diferir, conservando tanto en medios impresos y electrónicos el detalle de las mismas.
 El área técnica cuando efectúa las emisiones, el sistema informático genera
automáticamente los registros correspondientes.
n.3 Debito fiscal IVA
 El impuesto de IVA se calculará diariamente en función de facturación emitida,

considerando lo establecido en la Ley del Impuesto al Valor Agregado y el Código
Tributario vigente
 En caso de incurrir en multas por pagos extemporáneos, errores u omisiones, serán por
cuenta de la persona responsable a quien se le atribuye el incumplimiento.
C.V.
Seguridad
 El Técnico Contable será el responsable de verificar los cálculos del impuesto del IVA sobre
la facturación emitida diariamente
 El Técnico Contable deberá mantener archivados mensualmente los Documentos
Tributarios electrónicos “DTE” (facturas , Créditos Fiscales, Comprobantes de retención,
Sujetos excluido) en forma cronológica.
 El Técnico Contable será el responsable de asegurar que los libros legales se encuentren
actualizados.
 El área de facturación ingresa la cuota del seguro a facturar y el al sistema
automáticamente realiza el cálculo del impuesto IVA, además la información se registra
automáticamente en el libro legal de ingresos IVA.
 Al final del mes el auxiliar técnico contable determinará el impuesto a pagar por concepto
IVA, liquidando el débito con el crédito fiscal, el cual estará respaldado con el cuadro de
proporcionalidad IVA.
o. Patrimonio
o.1. Aporte social pagado y suscrito
Objetivos
 Asegurar que las aportaciones recibidas y pagadas sean registradas correcta y

oportunamente.
 Que el cálculo de interés a pagar sobre los aportes sea de acuerdo a la ley General de
asociaciones cooperativas, estatutos y a la política vigente
 Que el cálculo de interés a pagar sobre los aportes sea de acuerdo a la ley General de
asociaciones cooperativas, estatutos, de conformidad a lo aprobado por la Asamblea
General de Asociados
 Registro y documentación.
 El Ingreso de aportaciones se documentará con la solicitud de ingreso aprobada por el

Consejo de Administración en base a la política de capitalización existente.

C.V.
 El valor de cada aportación será de CIENTO CATORCE 29/00 dólares, según lo establecido
en los Estatutos de la Aseguradora.
 El valor de la membrecía para personas jurídicas será de CINCUENTA Y SIETE 14/00 dólares
y para personas naturales de ONCE 42/00 dólares.
 Contabilidad llevará control individual de las aportaciones suscritas y pagadas; de ingreso y

retiro de los inversionistas.
 La emisión de los certificados de aportación, será conforme a lo dispuesto en los Estatutos

de la Aseguradora.
 La emisión de certificados por aportes voluntarios, será conforme al valor de cada

aportación y se emitirán de forma trimestral
 La liquidación de aportaciones se documentará con la solicitud de retiro aprobada por el

Consejo de Administración en donde se establezca la fecha y número de acta.
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera por delegación del Consejo de

Administración, será el encargado de llevar el control del libro de Registro de Asociados,
 El libro de asociados deberá estar autorizado por el INSAFOCOOP
 El registro del valor de las aportaciones de cada asociado, se controlará a través de

reportes del auxiliar contable.
 La liquidación de aportaciones deberá efectuarse con el valor real en caso de pérdida del
valor nominal del capital social, de conformidad a lo siguiente:
Procedimiento de Cálculo:
Indicador Formula:
Pérdida Acumulada / Aportaciones Pagadas
Valor Real de la Aportación Factor de Pérdida
(Factor de Pérdida) * (Valor Nominal de la Aportación)
 La emisión de certificados de aportación se hará siempre y cuando este completo el valor

pagado de una aportación el cual deberá ser firmado por el presidente y Tesorero del
Consejo de Administración
 El responsable de la custodia y emisión de los certificados de aportación será la Gerencia

Financiera Administrativa Financiera
 La Gerencia General deberá asegurar que la aseguradora cuente con el capital social
mínimo requerido por la Superintendencia del Sistema Financiero, así también con una
política de CAPITALIZACION, aprobada por el Consejo de Administración; Además en el
plan estratégico se estableces proyecciones de aportes voluntarios por parte de las

C.V.
cooperativas, que permita contar con la reglamentación para el tratamiento de

necesidades de capital.
 Las Gerencias General y la Administrativa Financiera, deberán dar seguimiento a los

acuerdos pactados por las cooperativas afiliadas, respecto aportes opcionales en función
de las perspectivas financieras incluidas en el plan estratégico.
 La Gerencia Financiera Administrativa Financiera son responsable que se cumpla con los
requerimientos de la ley de Seguros y su Reglamento respecto al patrimonio neto mínimo
art. 29 y 30 de la Ley de Sociedades de Seguros y a las disposiciones de las normas para el
cálculo del patrimonio neto mínimo de las sociedades de seguros (NPS3-03)
 Mensualmente la Aseguradora deberá remitir en los primeros cinco días hábiles de cada
mes, informe de Aporte Social Pagado, a la Superintendencia del Sistema Financiero,
según Norma NRP-37 “NORMAS TÉCNICAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO DE ACCIONISTAS EL COMITÉ DE NORMAS”
En todo caso, el Patrimonio Neto Mínimo no podrá ser menor al monto del capital social,
mínimo exigido por la Superintendencia del Sistema Financiero.
Contabilidad elaborará cada mes los informes requeridos según los anexos de la norma (NPS3-
01), que se refiere a la norma para el cálculo del patrimonio neto mínimo de las sociedades de
seguros los cuales serán revisados y autorizados por la Gerencia Financiera Administrativa
Financiera.
Seguridad
 Los tacos originales de los certificados de aportación de los asociados serán custodiados en
caja fuerte bajo la responsabilidad del la Gerencia Financiera Administrativa Financiera.
 Los archivos de los informes remitidos a la Superintendencia sobre la determinación del

patrimonio neto, la determinación de la relación deuda total sobre patrimonio neto, el
cálculo del margen de solvencia y el cálculo del patrimonio neto mínimo serán custodiados
electrónicamente por el contador.
o.2. Reservas de capital
Objetivo

C.V.
Que su creación, incremento y uso se registre de acuerdo a lo regulado en los estatutos, la

Ley General de Asociaciones Cooperativas y la Ley de sociedades de Seguros.
 La creación de las reservas patrimoniales se hará de acuerdo a lo establecido en los

estatutos de la aseguradora. El aumento o creación de nuevas reservas no contenidas en
los estatutos se hará a través de acuerdo del Consejo de Administración.
 El Consejo de Administración podrá hacer propuestas de creación de otras reservas a la

asamblea general de asociadas, que su creación sea para fines específicos.
 El respaldo para el uso de las reservas patrimoniales será el acuerdo del organismo
correspondiente, de acuerdo a los estatutos y a las políticas del Consejo de
Administración. En ningún caso podrán utilizarse las reservas de capital, cuando ello
implique el incumplimiento del patrimonio neto mínimo.
 Contabilidad registrará y controlará las operaciones efectuadas, así como el saldo de las
reservas patrimoniales en los libros contables autorizados por el organismo
gubernamental respectivo.
 De conformidad al Art. 18 de la Ley de Sociedades de Seguros la cooperativa deberá

retener de sus utilidades, al cierre del ejercicio, después de las reservas legales, una
cantidad equivalente al monto de los productos pendiente de cobro neto de reservas de
saneamiento. Estas utilidades retenidas no podrán repartirse mientras dichos productos
no hayan sido realmente percibidos. En ningún caso la aseguradora podrá distribuir
excedentes, cuando ello implique el incumplimiento del patrimonio neto mínimo.
 La reserva social, establecida en los estatutos, se constituirá sobre el total de los negocios
anuales, generados con asegurados no cooperativistas, dicha reserva se calcula
obteniendo un porcentaje del margen de operación del periodo (excedentes brutos del
periodo/ primas totales del periodo) dicho factor se multiplica por los negocios con no
cooperativistas obteniendo así el monto de la reserva social a constituir.
Seguridad

C.V.
Los acuerdos relacionados con la creación, incremento y uso de las reservas patrimoniales
serán registrados en los libros de actas de los organismos correspondientes, los cuales serán
custodiados por el gerente general o la persona que él designe.
Reserva catastrófica
El cálculo se realiza anualmente sobre los resultados brutos que por estatutos es el 20%. Esta
reserva servirá para cubrir futuras eventualidades catastróficas en exceso de la cobertura de los
contratos de reaseguros, siempre aprobado por la Asamblea General.
p. Donaciones
Objetivos
 Que las donaciones recibidas sean correctamente registradas.
 Que las donaciones no sean distribuidas entre los asociados.
 El respaldo para el registro de donaciones será el convenio o documento de donación

firmado entre las partes relacionadas.
 Contabilidad debe preparar un detalle de las donaciones existentes al final del ejercicio
que incluya: agente donante, tipo de donación, monto del bien o valor recibido.
 Las donaciones se registrarán en el superávit no distribuible
Patrimonio Restringido
Al cierre de cada ejercicio, anual la aseguradora retendrá después de la reserva legal una
cantidad equivalente al monto de los productos pendientes de cobro neto de reservas de
saneamiento. Estas utilidades retenidas no podrán repartirse como dividendos mientras dichos
productos no se hayan sido realmente percibidos, según el artículo 18 de la Ley de Sociedades
de Seguro.
Seguridad

C.V.
Los convenios de donación originales serán custodiados en caja fuerte o bóveda, bajo la
responsabilidad de la Gerencia Financiera Administrativa Financiera
q. INGRESOS
Objetivos
 Que los productos generados se registren correctamente
 Que los ingresos se documenten apropiadamente
 Cumplir con las disposiciones relacionadas con esta área establecida por la Ley de
Sociedades de Seguros y la normativa establecida por la Superintendencia del Sistema
Financiero.
Todos los ingresos deberán registrarse en el mes que se perciben
 Los ingresos provenientes de primas producto estarán respaldadas por la emisión de los
respectivos avisos de cobro. Además, los seguros se contratarán por medio de pólizas
previamente depositadas en la Superintendencia del sistema financiero de conformidad a
lo que establece el Art. 47 de la Ley de Sociedades de Seguros y el Instructivo para el
Depósito de Pólizas de seguros por parte de las sociedades de seguros (NPS4 -04)
 Los técnicos de vida y daños serán responsables que la copia de las pólizas se encuentre en
los expedientes individuales creados para tal fin, debiendo presentar evidencia sobre la
conformidad del seguro respecto a los términos del convenio.
 El contador será responsable del cálculo de las reservas técnicas (siniestros y riesgos en
curso)
 El gerente Administrativo Financiero mensualmente cotejará los saldos contables con los
cálculos correspondientes.
 El gerente administrativo Financiero deberá autorizar los asientos contables y los anexos
que justifican el reconocimiento de ingresos provenientes de Liberación de Reservas
Técnicas.
 Respecto a los ingresos generados por atrasos en el pago de primas, el departamento de

administración de cartera, aplicará lo establecido en el procedimiento de administración
de cartera de cobros P-OP-AC-01

C.V.
Seguridad
Los comprobantes de ingresos serán custodiados por contabilidad según lo indicado en las
operaciones de caja del presente manual y los procedimientos para la Administración de
cartera.
r. Gastos
r.1. Devoluciones y cancelaciones de primas de seguros
Objetivos
 Todas la cancelaciones y devolución de las primas se encuentren

debidamente autorizadas
 Asegurar un correcto registro de las primas de seguro a devolver.
 Los gastos originados por devolución y cancelaciones de primas se registren oportuna y

correctamente.
 Que los gastos por devolución y cancelaciones de primas se documenten apropiadamente.
 Cuando se ha cancelado una póliza y se ha pagado la prima en su totalidad el asegurado

tendrá derecho a la devolución de la prima no devengada del tiempo pendiente hasta la
expiración del plazo de la póliza, revirtiendo el registro de la cuenta de disponible.
 Si el asegurado no se presentare a retirar la prima no devengada, esta se registrará

contablemente en cuentas de pasivo.
 Contabilidad a través del administrador de cartera llevará un registro individual por cada
prima a devolver con todos los datos relacionados, pasará reporte periódicamente a la
Gerencia Financiera Administrativa Financiera para que esta coordine con el staff de
vendedores el aviso a la persona que se le devolverá la prima.
 La recepcionista deberá llamar por teléfono al asegurado informando que pase a las
oficinas administrativas de la Aseguradora, para retirar el cheque por devolución y/o
cancelación de la póliza, al cumplir un año de emisión después de un año deberán
devolver los cheques no retirados por el asegurado, al Gerente Administrativo Financiero
C.V.
para que gire instrucciones a contabilidad de anulación de los cheques y su registro

contable.
En los casos de los cheques Boucher de los asegurados que los retiraron, los cajeros
deberán entregarlos a contabilidad para su archivo en la partida de diario.
 Contabilidad generará MENSUALMENTE el reporte para el pago de la comisión a los

vendedores.
 Contabilidad deberá validar el registro de las registrar las cancelaciones por cada tipo de
plan de pólizas iniciales y renovaciones, en las cuentas de gastos por cancelaciones y
devoluciones.
 El administrador de cartera gestiona con el departamento de contabilidad las primas a

devolver, que incluye el nombre de la persona, valor de la prima y número de póliza.
Seguridad
 Las pólizas de los seguros que tengan devolución de primas estarán custodiadas en las
áreas técnicas, bajo la responsabilidad de los encargados de vida y daños.
 Los técnicos de cada ramo llevarán un archivo de las primas que se devuelvan o se
cancelen, debiendo especificar los motivos que originaron la cancelación del seguro o
fianza.
 Los endosos de las cancelaciones serán archivados por cada plan de seguro de forma
mensual.
r.2 Gastos de Directores
Objetivo
 Que sean correctamente contabilizados.
 Que los pagos sean debidamente autorizados

C.V.
 La Gerencia Financiera Administrativa y Financiera llevará el control presupuestario de los

gastos.
 Se autoriza el pago de dietas sobre la base al Reglamento de Dietas aprobado por el

Consejo de Administración.
 El pago de las dietas a los directivos se realizará por medio de planilla, autorizado por
Gerencia General, Gerencia Financiera y contador, los pagos serán de acuerdo a tabla
autorizada.
 Los gastos de atenciones a directivos y otros gastos serán autorizados por la Gerencia
General y Gerencia Financiera.
Seguridad
 Cualquier gasto no autorizado pagado por la Cajera(o) será cargado a su cuenta y

descontado en la próxima quincena, el valor total o parcial.
 La Gerencia Financiera Administrativa y Financiera de forma selectiva verificará la

autorización de los pagos de gastos efectuados, Contabilidad lo realizará en forma diaria
en el tiempo de registro contable.
r.3 Gastos de Personal
Objetivos
 Que sean correctamente contabilizados.
 Que los gastos sean debidamente autorizados.
 Disminuir el riesgo de usos indebidos de gasto.
 Contabilidad respaldará los gastos de personal con los documentos autorizados por la
Gerencia General y Gerencia Financiera, tales como: cotizaciones al ISSS, AFPs, INSAFORP,
facturas por gastos de atenciones y recreaciones, recibos de pago de viáticos.
 La Gerencia Financiera Administrativa financiera será la encargada de autorizar la planilla

para el pago de salarios de empleados.

C.V.
 Las Gerencias de Área previa autorización de la Gerencia General deberán asegurarse que
el gasto a efectuar esté incluido en el presupuesto del período. En caso no este
presupuestado debe solicitarse autorización a Gerencia General.
Seguridad
 Cualquier gasto no autorizado y pagado por la Cajera será cargado a su cuenta o

descontado en la próxima quincena total o parcial.
 Los valores registrados en concepto de gastos pendientes de liquidar, se deberá conceder

un plazo no mayor a tres días para que el empleado presente los recibos o facturas
correspondientes, de no cumplirse el plazo, este valor deberá ser descontado de la planilla
de sueldos.
 La Gerencia Financiera Administrativa y Financiera de forma selectiva verificará la

autorización de los pagos de gastos efectuados, Contabilidad lo realizará en forma diaria
en el tiempo de registro contable.
r.4 Gastos Generales
Objetivos
 Que se registren
oportunamente y apropiadamente.
 Que los gastos estén

debidamente autorizados.
 Evitar desviaciones o mal

uso de los recursos.
 Contabilidad respaldará los gastos de mantenimiento de equipo, con los contratos

firmados por la Gerencia Financiera Administrativa Financiera o Gerencia General y el
proveedor.

C.V.
 Los pagos de mantenimiento efectuados en forma anticipada serán amortizados

mensualmente por Contabilidad.
 El respaldo de los gastos generales serán las facturas o recibos por los servicios recibidos.
 El Gerente Financiero, previa firma de convenios de mantenimiento deberá asegurarse

que es la mejor opción, a sugerencia del personal especializado.
 Contabilidad MENSUALMENTE genera el reporte contable al Gerente Administrativo

Financiero sobre el comportamiento de los gastos realizados, para que se efectúe
comparativo de lo realizado con lo presupuestado.
 El número de cotizaciones para efectuar cualquier gasto está indicado en el

procedimiento que se establece en ISO.
Seguridad
 Cualquier gasto no autorizado, pagado por la Cajera será cargado a la cuenta por cobrar
 Los valores entregados para efectuar compras de artículos, deberán liquidarse contra
presentación de justificante, en un plazo no mayor a tres días.
 La Gerencia Financiera Administrativa y Financiera diariamente supervisará la autorización

de los pagos de gastos efectuados, en la revisión de las operaciones de caja. Contabilidad
lo realizará en la revisión de los movimientos diarios.
s. Otros ingresos.
Objetivos
 Asegurar que los ingresos recibidos se registren correctamente.
 Que los ingresos recibidos estén de acuerdo a los valores contratados para tales
operaciones.

C.V.
 El Departamento de Contabilidad llevará control de los otros ingresos recibidos en

concepto de ingresos financieros, de inversión, ingresos por recuperación de activos y
disminución de provisiones e ingresos extraordinarios de ejercicios anteriores
 El Departamento de Contabilidad llevará control de los ingresos recibidos en concepto de

operaciones de intermediación.
 El ingreso se documentará con el formulario de ingreso respectivo.
Seguridad.
En todo lo que respecta a la documentación en concepto de ingresos, el departamento de

contabilidad llevará un archivo de estos ingresos.
t. Contingentes y compromisos
Objetivos
 Que las responsabilidades por las sumas aseguradas, derivadas de la contratación de

seguros valores de las Primas Percibidas y no Devengadas se registren oportunamente
 Registrar oportunamente transacciones que no afecten Activos, Pasivos, Patrimonio y
Resultados del período, pero que a futuro puedan o no convertirse en hechos financieros y
cuya incorporación en los libros es necesaria para reflejar su vinculación con derechos
 Registrar contablemente para efectos de control, activo fijo totalmente depreciado,
intereses en suspenso por préstamos vencidos y otros documentos recibidos en custodio
 Registrar y aplicar el Reglamento del Fondo de Seguridad Cooperativo
 Las Áreas Técnica serán las responsables de emitir mensualmente los borderó por la
emisión de negocios cedidos a reaseguradores, de acuerdo a los Contratos de Reaseguro
definidos
 El Área Técnica realizará el cálculo de reajuste de forma trimestralmente en la cuenta
contable respectiva de forma automática en el módulo de reaseguros los valores en
concepto de Sumas Aseguradas por tipo de negocio y clase de Contrato de Reaseguro,
posteriormente el técnico contable revisa y validará la aplicación contable.

C.V.
 El Área Técnica trimestralmente efectuará las liberaciones de sumas aseguradas cedidas a

favor del reasegurador a fin de reflejar los compromisos adquiridos por la Aseguradora y
que sirva para nuevos ejercicios económicos como base para nuevas colocaciones de
reaseguros
 El Contador supervisará un control del activo fijo totalmente depreciado que aún siga en
utilización, debidamente codificado
 El Contador supervisará mensualmente las aplicaciones correspondientes sobre los
usuarios del Fondo de Seguridad Cooperativo
 El área Administrativa Financiera, enviará trimestralmente a los usuarios del Fondo de
Seguridad Cooperativo, estados de cuenta en la cual se mostrará la situación económica,
indicando aportes propios, aportes institucionales y rendimientos
Seguridad
 El área contable mantendrá archivos electrónicos con copias de los borderó contabilizados
a efectos de efectuar trimestralmente conciliación de cuentas con los respectivos
reaseguradores
 El Contador mantendrá respaldo de todas las operaciones registradas en el Fondo de
Seguridad Cooperativo, así como expediente con los correspondientes Estados Financieros
u. Impuestos
Objetivos
 Evitar multas por incumplimiento a las leyes tributarias.
 Adecuado y oportuno registro de

las transacciones.
 Aprovechar cualquier ventaja

fiscal que pueda presentarse en el desarrollo de las operaciones.
 Contabilidad registra y documentará en los libros del IVA, las transacciones de ingresos
(facturas), compras (comprobantes de crédito fiscal), diariamente y otras operaciones
establecidas en el Código Tributario.

C.V.
 Contabilidad elaborará detalle de la aplicación de la proporcionalidad en la deducción del

crédito fiscal, con base a los registros de los libros del IVA, mensualmente
 Contabilidad llevará archivo y control separado de las declaraciones presentadas mensual

y anualmente.
 La renovación oportuna de la exención del impuesto sobre la renta será responsabilidad

de la Gerencia Financiera Administrativa Financiera.
Seguridad
 Las tarjetas del número de Identificación Tributaria, tarjeta de IVA y la exención del
impuesto estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia Financiera Administrativa y
Financiera.
 Las multas impuestas por los organismos del estado en materia tributaria por no llevar
adecuadamente los registros o por declaraciones extemporáneas y erróneas, serán
cargadas a los responsables.
u.1 Nombramiento de Auditor Fiscal
La Asamblea General ha autorizado al Consejo de Administración para que nombre y contrate

al auditor Fiscal, el acuerdo faculta de forma indefinida a dicho Consejo.
u.2 Exención de impuesto de renta y municipales
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.S S.A. DE C.V., está exenta del pago de impuesto sobre la renta e
impuestos municipales, según se establece en el artículo 72 de la Ley General de Asociaciones
Cooperativas, la cual tiene vigencia a partir de la aprobación por parte del Ministerio de
Economía y a solicitud de la aseguradora por un periodo de cinco años renovable por periodos
iguales.
v. Operaciones de control para prevenir el Lavado de Dinero y de Activos
Definición
C.V.
Se entenderá por lavado de dinero y de activos, cualquier operación, transacción, acción u

omisión encaminada a ocultar el origen ilícito y a legalizar bienes y valores provenientes de
actividades delictivas cometidas dentro o fuera del país, por personas naturales o jurídicas que
realicen operaciones Financieras con PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V.
Objetivo
Mediante el presente mecanismo se persigue Establecer la referencia a las normas de control

interno denominado Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y
de Financiamiento al Terrorismo, de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al
Terrorismo, de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V. aplicará para la prevención, detección y
reporte de operaciones relacionadas con el lavado de dinero y de activos, en cumplimiento a lo
dispuesto en la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos, al Reglamento de la Ley contra el
Lavado de Dinero y de Activos, Instructivo de la Unidad de Investigación Financiera y la Normas
Técnicas para la Gestión de los Riesgos, de Lavado de Dinero y Activos y de Financiamiento al
Terrorismo NRP-08.
La administración asegurará que las áreas operativas den cumplimiento a los

procedimientos y controles de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al
Terrorismo, siendo las siguientes: Mercadeo, Caja y Facturación, Área Técnica y Reclamos,
Oficialía de Cumplimiento y Junta de Vigilancia.
Los procedimientos y controles de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al

Terrorismo, se encuentran en los siguientes documentos: Manual del Sistema de
Administración del Riesgo, de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo, Manual de
Politicas LAFT, Política Conoce a tu Cliente y Contraparte, Reglamento del Comité de
Prevención y Plan Anual de Trabajo y Plan Anual de Capacitación de Oficialía de
Cumplimiento, Política conoce a tu Empleado y Directivos, Política antifraude y Corrupción
y otras disposiciones vigentes interna y monitoreo del perfil del cliente y sus transacciones,
entre otros que a requerimiento de Ley se elaboren.
Seguridad

C.V.
Para garantizar la seguridad y aplicación del marco legal, la Aseguradora establece el área
de Oficialía de Cumplimiento a cargo de un Oficial de Cumplimiento, así como la
metodología y mecanismos informáticos para ejercer el control de estas operaciones
Financieras.
w. Libros Actas de los diferentes organismos
Objetivos
 Los libros de los cuerpos directivos estén debidamente autorizados por el ente rector de
las cooperativas.
 Que los acuerdos estén respaldados legalmente mediante los asientos de las actas en los
libros respectivos.
 Evitar pérdida de los libros que contienen los acuerdos de cada organismo de dirección y
comité de apoyo.
 El secretario de cada cuerpo directivo y comité de apoyo asentará las actas en cada libro
previa aprobación de su contenido.
 Los libros de actas deberán permanecer en las instalaciones de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.
S.A. DE C.V.
 Las actas deben ser firmadas por los miembros de los cuerpos directivos, para lo cual
deben estar con registros a penúltima reunión.
Seguridad
Los libros de actas de los diferentes organismos de la aseguradora, serán guardados en un lugar
con llave y bajo la custodia y responsabilidad de la Gerencia General, quien delegará a la
asistente de Gerencia el resguardo del libro de actas del Consejo de Administración y Comité de
educación; el libro de actas de la Junta de Vigilancia estará bajo la custodia del auditor interno
asistente de la Junta de Vigilancia.

C.V.
La custodia de los demás libros de Comités, estarán a cargo de cada responsable de la gestión.
x. Otros Controles de Seguridad
Para controlar la seguridad de las instalaciones y del recurso humano de la Aseguradora, es

necesario entre otros, lo siguiente:
x.1 Circuito Cerrado de Televisión.
 El Circuito cerrado de televisión y las cámaras se ubicarán estratégicamente en los lugares

recomendados por la empresa de seguridad que facilita el servicio, previa aprobación de la
Gerencia General y ejecutado por la Gerencia Financiera, según el requerimiento de
mejora es necesario realizar una evaluación del sistema de seguridad con el objetivo de
realizar las mejoras. En cuanto a las condiciones de uso, deberán estar plasmadas en los
contratos acordados con el proveedor.
 Se establece que para el monitoreo de las imágenes y el resguardo de los videos se

contará con un servidor ubicado en los servidores del área de informática y dos monitores,
que para el caso un monitor se ubicará en el área de la Gerencia Financiera Administrativa
y el otro monitor en el área de vigilancia del primer nivel y otro monitor instalado en el
sótano.
 Los responsables del control de los monitores y del servidor, estarán a cargo de la
Gerencia de Tecnología e Informática con el apoyo de vigilancia en el área de atención al
cliente y en el sótano.
 A requerimiento de la Gerencia General o Gerencia Financiera Administrativa Financiera,

revisará los archivos electrónicos diarios que han sido almacenados en el servidor, ello con
el objeto de observar aspectos relativos a la seguridad de las instalaciones.
x.2 Vigilancia armada
 El procedimiento de seguridad de la visita controlada se refiere a informar a los vigilantes

de las personas que visitaran a la aseguradora para reuniones o por servicios de
mantenimiento, con la finalidad de garantizar el ingreso de estas a las instalaciones de la
aseguradora.
 El procedimiento de seguridad de la visita no controlada se refiere a los casos de personas

que no se tiene previamente conocimiento de la visita, para lo cual el vigilante debe
preguntar el motivo de la visita e informar a la Gerencia Financiera Administrativa

C.V.
Financiera si procede el ingreso a las instalaciones de la aseguradora, o informar a

recepción para que contacte con las personas con las cuales atenderán al visitante.
 El vigilante en turno debe identificar a los clientes frecuentes que realizan operaciones
financieras con la aseguradora con el objetivo de asegurar el ingreso de estas personas.
 Al finalizar el turno, el arma y demás accesorios del vigilante quedará en custodia del
vigilante en turno, quien las entregará al siguiente día a su sustituto.
 En ningún momento los vigilantes están autorizados para usar el arma y el equipo de
trabajo bajo su responsabilidad en horas fuera de trabajo y fuera de las instalaciones
 Las armas de seguridad deben estar registradas en la Oficina de Registro de Armas de la

Defensa Nacional.
 Dar capacitaciones a los vigilantes de la aseguradora, como por ejemplo prácticas de tiro u
otros relativos a su rol.
 Informar a los vigilantes de las personas que pueden entrar a las instalaciones de la
aseguradora en horarios no laborales.
Agencias
Se debe contar con circuito de cámara de video vigilancia, monitoreados desde la oficina
central de la aseguradora.
Para el caso de las agencias aplica las dos medidas de seguridad anteriores.
En caso de eventos extraordinarios relativos a seguridad el jefe de agencia debe informar a

la Gerencia General o Gerencia Financiera Administrativa Financiera sobre dichas
situaciones.
Inmuebles propiedad de la Aseguradora
Se debe contar con circuito de cámara de video vigilancia, monitoreados desde la oficina
central de la aseguradora
En caso de eventos extraordinarios relativos a seguridad el vigilante debe informar a la

Gerencia General o Gerencia Financiera Administrativa Financiera sobre dichas
situaciones.
C.V.
6. NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
a. Información y Comunicación
Para poder tomar decisiones correctas y oportunas, así como controlar las operaciones de la
aseguradora, respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de
información adecuada y oportuna. Los Estados Financieros constituyen una parte importante
de la información mencionada.
b. Adecuación de los Sistemas de Información

Los sistemas de información que se diseñen e implanten deben ser acordes con los planes
estratégicos y los objetivos institucionales, debiendo ajustarse a sus características y
necesidades.
c. Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información.

La aseguradora debe diseñar los procesos que le permitan identificar, registrar y recuperar la
información, de eventos internos y Externos, que requieran. Para ello podrá respaldarse de lo
siguiente:
c.1 Seguridad Física de la Información
El cuarto de servidores como parte de la central de información, deberá estar localizado en un

área restringida, debiendo estar bajo la responsabilidad del Jefe del departamento de
tecnología e informática, contando el área del sistema con detectores de humo, extractores de
humo, ambiente de trabajo protegido de la humedad, polvo, debe tener además puerta
exclusiva y con llave. La Gerencia General, Gerente de Tecnología y jefe de Área deberán
administrar la necesidad de quienes serán los autorizados para el uso de Internet.
d. Seguridad Lógica de la Información
Objetivos
 Que los niveles de seguridad estén definidos.
 Definir los dirigentes autorizados para la divulgación de la información Financiera.
C.V.
 La clave de la caja fuerte únicamente la conocerá el responsable de administrar la misma y

la Gerencia General tendrá la clave escrita en sobre sellado que se usará en ausencia del
responsable además en el sobre se incluirá copia de llave de la caja. La apertura del sobre
para el uso de la clave por parte de la Gerencia General, se hará en presencia del
Contador, quien dará fe de la emergencia. La clave una vez utilizada por la Gerencia
General, deberá cambiarse nuevamente y custodiarla en sobre sellado.
Seguridad
 La clave de seguridad será confidencial y únicamente será conocido por Gerencia

Financiera Administrativa Financiera.
 Se deberá realizar auditorías a los sistemas informáticos previa autorización de Consejo de

Administración, con el fin de determinar que los procesos correspondan a los autorizados
y que la información no sea manipulada o modificada.
e. Características de la Información
La información que se procesa en PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V., debe considerar al
menos los cuatro siguientes atributos, para que sea de calidad:
i. Confiable: con el cumplimiento de esta característica, es que el usuario acepta y utiliza

la información para la toma de decisiones.
ii. Oportuna: significa esta característica, que la información debe llegar a manos del
usuario en el tiempo adecuado para tomar sus decisiones.
iii. Suficiente: esto tiene que ver con la cantidad de la información que debe recibir,
procurando que se disponga solo la que sea necesaria para tomar sus decisiones.
iv. Pertinente: este atributo señala que la información que se entrega al usuario, debe ser
solo la requerida, es decir solo aquella que es importante, significativa para el
cumplimiento de sus competencias.
f. Efectiva Comunicación de la Información
La información debe ser comunicada al usuario, interno y Externo, que la necesita, en la forma
y el plazo requeridos para el cumplimiento de sus competencias.
C.V.
En ese sentido los canales de comunicación deben ser tales que permitan la circulación
expedita de la información, de modo que esta sea trasladada al usuario competente que la
necesite, la que debe ser distribuida en un formato adecuado y dentro del plazo conveniente
para que pueda cumplir adecuadamente con sus responsabilidades. Como medida preventiva,
estos canales serán usados uniformes y constantemente por el personal, para hacer llegar, a la
persona indicada dentro de la aseguradora, el conocimiento requerido acerca de las situaciones
que le competen.
Para la comunicación externa se aplicarán controles más rigurosos, a fin de procurar que se
divulgue sólo la información que proceda. En este caso se debe definir y comunicar claramente
cual información es pública y a partir de qué momento.
Para el caso de requerimientos de las diferentes áreas de la aseguradora, para desarrollo en el

sistema informático, la Gerencia de Tecnología e Informática, llevará un control de los
requerimientos y las realizaciones de los mismos.
g. Archivo Institucional
La institución deberá contar con un espacio físico para preservar la información, en virtud de su
utilidad y de requerimiento jurídico, financiero y técnico.
Los plazos están definidos en las leyes que aplican para cada caso
h. Normatividad Interna
Para el buen funcionamiento y control de las operaciones que se brindan, se requiere de
lineamientos y regulaciones, tanto internos como de entes fiscalizadores a los que está
sometida la aseguradora, es por ello la necesidad de contar con normativas, entre las cuales
están las siguientes:
 Estatutos y Reglamentos de funcionamiento de la aseguradora.
 Reglamento Interno de Trabajo.
 Manual de control Interno
 Políticas de Administración de Liquidez e Inversiones para el manejo de Liquidez.
 Política de Inversión en Préstamos
C.V.
 Política de Capitalización
 Procedimiento para contabilizar las operaciones de reaseguros
 Política de Activo Fijo.
 Política de Inversiones
 Política de Informática
 Política de Suscripción y Emisión de Fianzas de Garantía
 Política de Desplazamiento y Dietas
 Política de Viáticos y Transporte
 Reglamento de uso de Vehículos
 Sistema de Gestión de Calidad
 Código de Ética y Conflicto de interés
 Código de Buen Gobierno Corporativo
 Políticas por tipo de riesgos
 Ley de Sociedades de Seguros
 Normativa Prudencial y Contable de la Superintendencia del Sistema Financiero
 Normativa Técnica emitida por el Banco Central de Reserva
 Código de Comercio
 Ley de Protección al Consumidor
 Ley de Lavado de Dinero y de Activos y de financiamiento al terrorismo.
 Ley General de Asociaciones Cooperativas y su Reglamento
 Manual de Organización-Funciones y Descripción de Puestos
 Manual del Sistema de Gestión Integral de Riesgos
 Reglamento del Comité de Riesgos
 Reglamento del Comité de Fianzas y Reclamos y fianzas
 Reglamento de Comité de Auditoría
 Reglamento del Comité de Prevención
 Reglamento de Comité de Reaseguro
 Reglamento del Comité de Seguridad y Riesgo informático Riesgo Tecnológico
C.V.
 Reglamento del Comité de Salud y Seguridad Ocupacional
 Manual de Gestión de Riesgo Operacional
 Manual, Políticas y Reglamentos generales de Prevención de Lavado de Dinero y Activos
 Manual Técnico de Seguros
 Manual Técnico de Reaseguros
 Código Tributario
 Código de Trabajo
 Ley del Seguro Social
 Reglamento de Oratoria
 Fondo de Inversión en Préstamos
 Política Salarial
 Plan de Trabajo
 Plan Estratégico
 Política de Administración de salvamentos
 Procedimiento para la Administración de Cartera y Cobros
 Ley General de Salud Ocupacional
 Y demás procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
7. NORMAS RELATIVAS A LA EVALUACIÓN DEL RIESGO Y ÁREAS DE CONTROL

Definición
Debe entenderse como un proceso estratégico realizado a nivel general, mediante el cual
identifican, miden, controlan y monitorean los distintos tipos de riesgos a que se encuentran
expuestas y las interrelaciones que surgen entres estos, para proveer una seguridad razonable en
el logro de los objetivos institucionales. Dicha gestión deberá estar acorde a la magnitud de las
actividades, negocios, naturaleza, perfil de riesgos, recursos propios y de terceros. NRP-20
NORMAS TECNICAS PARA LA GESTION INTEGRAL DE RIESGOS DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS.
Objetivo
C.V.
Establecer los elementos mínimos que deben observarse para la gestión integral de riesgos de
conformidad con las leyes aplicables y estándares en la materia, acordes con la naturaleza y
escala de sus actividades.
Dirección y Compromiso
La administración La Alta gerencia asegurará que las áreas estratégicas den cumplimiento a los
estándares internos establecidos para el cumplimiento de la normativa aplicable, se presenta
gráfica sobre la asunción y gestión en la Aseguradora para el apoyo en la toma de decisiones de
los organismos de dirección sobre los riesgos inherentes al negocio y la relación de los
procedimientos en sus diferentes categorías, los eventos adversos, las áreas expuestas a los
riesgos y el posible impacto que ocasionaría a PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., así como la
materialización de tales eventos, son las funciones o tareas fundamentales que prioriza la
Unidad y Comité de Riesgos, de acuerdo al siguiente esquema:
La gestión del riesgo empresarial, la estrategia y el establecimiento de objetivos funcionan

juntos en el proceso de planificación estratégica. Se establece un apetito al riesgo y se alinea
con la estrategia; los objetivos del negocio ponen en práctica la estrategia al tiempo que sirven
de base para identificar, evaluar y responder ante el riesgo.
Marco Conceptual por tipo de Riesgo
C.V.
Riesgo de crédito: Es la posibilidad de pérdida, debido al incumplimiento de las

obligaciones contractuales asumidas por una contraparte, entendida esta última como un
prestatario o un emisor de deuda.
Riesgo de mercado: Es la posibilidad de pérdida, producto de movimientos en los precios

de mercado que generan un deterioro de valor en las posiciones dentro y fuera del
balance o en los resultados financieros de la entidad.
Riesgo de liquidez: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por no disponer de los recursos

suficientes para cumplir con las obligaciones asumidas, incurrir en costos excesivos y no
poder desarrollar el negocio en las condiciones previstas.
Riesgo operacional: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas, debido a las fallas en los

procesos, el personal, los sistemas de información y a causa de acontecimientos externos;
incluye el riesgo legal, riesgo de fraude, riesgo tecnológico, riesgo estratégico y de
contexto.
Riesgo reputacional: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas, producto del deterioro de

imagen de la entidad, debido al incumplimiento de leyes, normas internas, códigos de
gobierno corporativo, códigos de conducta, lavado de dinero, entre otros.
Riesgo técnico: Es la posibilidad de pérdidas por inadecuadas bases técnicas o actuariales

empleadas en el cálculo de las primas y de las reservas técnicas de los seguros,
insuficiencia de la cobertura de reaseguros, así como el aumento inesperado de los gastos
y de la distribución en el tiempo de los siniestros.
Riesgo de Continuidad del Negocio NRP-24
Siendo el proceso para identificar, medir, monitorear, controlar, mitigar y divulgar y gestionar
todos los riesgos a los cuales PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. se encuentra expuesto, en el marco del
conjunto de objetivos, políticas, procesos, procedimientos y acciones, establecidas para este
propósito, según:
A) RIESGO DE CRÉDITO: Es la posibilidad de pérdida, debido al incumplimiento de las

obligaciones contractuales asumidas por una contraparte, entendida esta última como un
C.V.
prestatario o un emisor de deuda, un reasegurador o un reafianzado. Sin perjuicio de lo

establecido en las “Normas para la Gestión del Riesgo Crediticio y de Concentración de
Crédito” (NPB4-49), la gestión de este riesgo deberá considerar, de conformidad a las políticas
de cada entidad, la observancia o no de principios de responsabilidad socioambiental en las
actividades y recursos a financiar.
B) RIESGO DE MERCADO: Es la posibilidad de pérdida, producto de movimientos en los precios

de mercado que generan un deterioro de valor en las posiciones dentro y fuera del balance o
en los resultados financieros de la aseguradora.
C) RIESGO DE LIQUIDEZ: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por no disponer de los recursos

suficientes para cumplir con las obligaciones asumidas, incurrir en costos excesivos y no poder
desarrollar el negocio en las condiciones previstas.
D)RIESGO TÉCNICO. Es la posibilidad de pérdidas generadas por incrementos inesperados en la

siniestralidad y gastos, debido a inadecuadas bases técnicas o actuariales empleadas para:
establecer la tasa pura de riesgo para cada ramo de seguro, determinar la tasa comercial o
primas, la evaluación y aceptación de los riesgos asegurados o políticas de suscripción, la
cobertura de reaseguros y el cálculo de las reservas técnicas
E) RIESGO OPERACIONAL: Posibilidad de incurrir en pérdidas debido a fallas en los procesos, en las
personas, en los sistemas de información y a causa de acontecimientos externos; incluye el
riesgo legal que consiste en la posibilidad de ocurrencia de pérdidas debido a fallas en la
ejecución de contratos o acuerdos, al incumplimiento de normas, así como a factores externos
tales como cambios regulatorios, procesos judiciales, entre otros.
F) RIESGO REPUTACIONAL. Es la posibilidad de incurrir en pérdidas, producto del deterioro de

imagen de la aseguradora, debido al incumplimiento de leyes, normas internas, códigos de
gobierno corporativo, códigos de conducta, lavado de dinero, entre otros.
G) RIESGO LEGAL. Es la posibilidad de que se presenten pérdidas o contingencias negativas para la

aseguradora, como consecuencia de fallas en contratos y transacciones que pueden afectar su
funcionamiento regular, derivadas de error, dolo, negligencia o imprudencia en la concertación,
instrumentación, formalización o ejecución de contratos y transacciones. Constituyen también una
fuente de riesgo legal, el incumplimiento de leyes o normativa correspondiente.
C.V.
H) RIESGO TECNOLOGICO: Es la probabilidad de pérdidas financieras por fallas, interrupción,

alteración, pérdida de información y continuidad operativa por eventos relacionados con el acceso
o uso de la tecnología, que afecta el desarrollo de los procesos del negocio, la confidencialidad,
integridad, y disponibilidad de la información.
I)RIESGO DE LAVADO DE DINERO: Es la posibilidad de pérdida, daño o exposición a sanciones que

puede sufrir la aseguradora que por la naturaleza de sus operaciones está propensa a ser utilizada
directa o indirectamente como vehículo para el lavado de dinero y/o la canalización de recursos
hacia la realización de actividades terroristas.
J) RIESGO DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO: Posibilidad de incurrir en pérdidas a la consecuencia de

la materialización riesgos internos o externos que provoquen la interrupción de operaciones
generando impactos económicos, materiales, reputaciones y legales de forma negativa a
consecuencia de la no continuidad de los servicios.
k)RIESGO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: La posibilidad de pérdidas por la no aplicación del

conjunto de medidas que permiten resguardar y proteger la información cumpliendo con las
propiedades de confidencialidad, integridad y disponibilidad de esta, con el fin que las amenazas
no se materialicen.
L) RIESGO ANTIFRAUDE/CORRUPCIÓN: Posibilidad de incurrir en pérdidas o afectaciones

financieras, a consecuencia de la ejecución de actos realizados de manera ilegal o incorrecta, con
el objetivo de obtener algún beneficio económico propio o de un tercero involucrado.
M)RIESGO CONTEXTO ESTRATÉGICO Posibilidad de pérdida por la toma de malas decisiones que
no estén acordes al contexto estratégico de la Aseguradora entorno a la misión, visión, la
estructura organizacional, los aspectos operativos, financieros y legales, y la percepción de los
diferentes grupos de interés en los cuales desarrolla sus actividades de carácter comercial y social.
En PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., las políticas, consignan criterios específicos para cada uno de los
procesos de la gestión integral, incluyen roles y/o responsabilidades que les corresponden a las
diferentes instancias de la estructura organizacional involucradas en la gestión de riesgos y se
encuentran inmersas en los manuales, políticas y procedimientos, aprobados por el Consejo de
Administración y la Alta Gerencia, a continuación, se detallan los tipos de riesgo.
C.V.
Por lo que, todas las metodologías, procedimientos de gestión, indicadores, herramientas y otros,
serán definidos y administrados a través de cada una de las políticas de riesgos, las cuales deberán
estar acorde a los requerimientos normativos debidamente validadas por el Comité de Riesgos y
aprobadas por el Consejo de Administración, siendo:
MANUALES POLITICAS REGLAMENTOS CÓDIGOS Y PLANES
1. Manual del Sistema 1. Política de Gestión 1. Reglamento del 1. Código de Buen

de Gestión Integral de Riesgo de Comité de Riesgos. Gobierno
de Riesgos. Mercado. 2. Reglamento del Corporativo.
2. Manual de Gestión 2. Política de Gestión Comité de 2. Código de Ética y
de Riesgo de Riesgo de Prevención. Conflicto de Interés.
Operativo. Liquidez. 3. Reglamento del 3. Planes de
3. Manual de Gestión 3. Política de Gestión Comité de Continuidad de
de Riesgo de de Riesgo Técnico. Seguridad y Riesgo Negocio.
Crédito. 4. Política de Gestión Informático. 4. Planes de Trabajo
4. Manual del Sistema de Riesgo 5. Planes de
Reputacional. Capacitación
de Gestión de
5. Política de Gestión
Continuidad de
de Riesgo Legal.
Negocio.
5. Manual del Sistema
de Riesgo
e Administración de
Tecnológico e
Riesgo LD/FT -
Informático.
SARLAFT.
6. Manual de Politicas de Riesgo
LAFT. Antifraude y
7. Manual del Sistema corrupción.
de Control Interno. 8. Política de
Continuidad de
Negocio.
9. Politicas de
Seguridad de la
Información.
10. Politicas de gestión
de oficialía de
cumplimiento.
Por lo anterior, estos documentos deberán ser actualizados acorde a la periodicidad que las
Normas Técnicas establezcan.
TIPO DE RIESGO AREA EXPOSICIÓN
1. RIESGO OPERATIVO La exposición al riesgo operativo es monitoreada por todas las
C.V.
(Legal, Tecnología) Todas las áreas áreas, en la cual cada una establece sus programas de
detección, evaluación, monitoreo y capacitación con base a las
cuales se mitigan las posibles fallas o desviaciones de
procesos, personas, tecnología o acontecimientos externos.
2. RIESGO TÉCNICO Área Técnica La valoración y exposición al riesgo técnico, está encaminada a
la gestión y análisis de la rentabilidad de productos no
pudiendo ser menor al 10%, sobre la cual se monitorean todos
los factores tanto de costos y gastos asociadas a los
productos.
3. RIESGO DE LIQUIDEZ Área Financiera La exposición de liquidez se entiende como eventos

extraordinarios para cubrir instrumentos de pasivos no
previstos, por lo que esta situación está controlada por la
estrategia de inversiones, es decir que si existe un riesgo de
liquidez se ejecutan las políticas definidas al respecto.
4. RIESGO DE MERCADO Área Financiera La exposición a este riesgo es considerada prudente

invirtiendo en instrumentos con plazos y tasa ya establecidos
y bajo los niveles de sensibilidad que cumplan en todo
momento con el límite establecido por la SSF.(NPS3-02)
5. RIESGO DE CRÉDITO Área Financiera La cartera de préstamos de PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., no

buscará incrementar significativamente la exposición a este de
riesgo de contraparte, en todo caso se maneja de forma
prudencial y cualquier desviación es monitoreada por el
Comité de Crédito de los administradores del fondo y Comité
de Riesgos.
6. RIESGO Área de Mercadeo Los niveles de exposición a este riesgo, son con base a las
REPUTACIONAL evaluaciones de desempeño de la Aseguradora, respecto al
Área de Reclamos
uso de la marca, calidad de productos y servicios, gobierno
corporativo, empleados, servicio al cliente, desempeño
financiero, cumplimiento regulatorio y balance social, a fin de
determinar áreas críticas y oportunidades de mejora.
7. RIESGO DE LA/FT Oficialía de Para la gestión del riesgo de LA/FT, se considera lo requerido
Cumplimiento por la Unidad de Investigación Financiera y los factores y
evaluación constante de Clientes, Productos/Servicios,
Canales de Distribución y Zonas Geográficas.
Se utiliza alerta temprana…………. Reporte de gestión de riesgo cuantitativo…….trimestral
Se utiliza SICURIC ……………………… Reporte de gestión de riesgo cuantitativo…..trimestral
Herramienta tecnológica para la gestión integral de riesgo. Mapa de calor y riesgo consolidado
C.V.
Los procedimientos y controles de riesgo se encuentran en los siguientes documentos: Manual de

Gestión Integral de Riesgo, Manual de Gestión de Riesgo Operativo, Política Gestión de Riesgo
Liquidez y Mercado, Política de Gestión Reputacional y Política de Gestión de Riesgo Técnico y
Aseguramiento, Plan de Trabajo Operativa y Reglamento del Comité de Riesgo entre otros.
Seguridad
Para garantizar la seguridad y aplicación de la gestión integral de riesgo la Aseguradora establece

la Unidad de Riesgo a nivel gerencial, así como la metodología y mecanismos informáticos para
ejercer la identificación, medición, control, mitigación, monitoreo y comunicación.
8. NORMAS RELATIVAS A LA GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE DINERO Y ACTIVOS,

FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO Y LA PROLIFERACIÓN
Definición
Se ha establecido el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Dinero y Activo,

Financiamiento al Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva
(SARLAFT), que se integra con la Gestión Integral de Riesgo de la Aseguradora, además, funciona
como herramienta que previene que la Aseguradora sea usada como intermediaria para encubrir
dinero, asegurar bienes muebles o inmuebles, obtenido por actividades conexas al
LDA/FT/FPADM.
Por lo anterior, se ha establecido un enfoque basado en riesgos, es decir, cuando existan riesgos
mayores, la aseguradora, deberá ejecutar medidas intensificadas para administrar y mitigar esos
riesgos; y que, por su parte, cuando los riesgos sean menores, pueden aplicar medidas
simplificadas, todo lo cual debe quedar justificado y documentado en las evaluaciones sobre el
riesgo llevadas a cabo. No deberán aplicarse medidas simplificadas cuando exista una sospecha de
LDA/FT/FPADM.
Así mismo, parte de la gestión se enfoca en el conocimiento del cliente, seguimiento y control de
las operaciones inusuales y reporte de las operaciones sospechosas, según lo indica el marco legal
vigente.
Objetivo
Objetivos de la Gestión del Riesgo de LAFT
a) Evitar ser utilizados como medio o canal para el lavado de dinero, financiamiento al
terrorismo o para la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva
b) Establecer un sistema de administración estable y actualizado, según contextos interno y
externo contra vulnerabilidades que puedan afectar a la Aseguradora
C.V.
c) Mantener controles internos adecuados y eficientes que permitan identificar las señales
de alerta y tipologías de lavado de dinero.
d) Proteger a la aseguradora de riesgo reputacional, riesgo legal, riesgo de contagio por
lavado de dinero.
Dirección y Compromiso
La Aseguradora, en relación con lo establecido en el Instructivo de la UIF, ha establecido una

estructura organizacional adecuada al tamaño y naturaleza, en la cual se limita y se separa las
funciones establecidas directamente para el gobierno corporativo y funcionarios que laboran en
PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., en la cual se identifican los niveles de dependencia e interrelación que
corresponden a cada una de las áreas involucradas en la gestión del Riesgo LDA/FT/FPADM.
En relación a lo anterior, la Oficialía de Cumplimiento tiene dependencia directa del Consejo de

administración, y en la parte administrativa de la Gerencia General, manteniendo sus funciones
gerenciales, en lo que respecta su rol, lo que ayuda a la independencia para realizar la gestión y
reportar e informar a la UIF los riesgos asociados con el lavado de dinero y de activo,
financiamiento al terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva,
manteniendo interacción estratégica a través de la vinculación con las áreas correspondientes
Los manuales, políticas y lineamientos en general, relacionados a la prevención del riesgo de

lavado de dinero y activos, serán de conocimiento y manejo obligatorio de todo el personal de la
Aseguradora, por lo que, la Oficialía de Cumplimiento deberá establecer los canales necesarios
para compartir de forma efectiva las modificaciones o el establecimiento de nuevos procesos.
Sin embargo, toda la información relacionada a monitoreo de transacciones inusuales y reporte de

operaciones sospechosas, solamente serán del conocimiento del Oficial de Cumplimiento Titular y
Suplente.
Toda la información relacionada a los clientes y contrapartes, deberán ser conservadas por un
periodo no menor de 15 años, según lo establecido en la Ley Contra Lavado de Dinero y Activos.
9. NORMAS RELATIVAS A LA GESTIÓN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO
Definición
C.V.
El Consejo de Administración, la Alta Gerencia y el personal deben gestionar permanentemente la

continuidad del negocio . La gestión de la continuidad del negocio debe ser adecuada a la
naturaleza, tamaño y complejidad de las operaciones, productos y servicios que ofrecen.
Por lo anterior el Consejo de Administración y la Alta Gerencia serán responsables de establecer y

mantener un Sistema para la Gestión de la Continuidad del negocio, que permita a la entidad
proteger a su personal, activos, mantener la operación al mínimo aceptable al presentarse
incidentes de interrupción y recuperar el nivel normal de operaciones una vez se superen las fases
de emergencia, lo cual deberá hacerse en coordinación con la Unidad de Riesgos y Comité de
Riesgos.
Dicho sistema, estará a cargo de una persona responsable, a efectos de garantizar su
actualización, seguimiento, tratamiento e implementación.
Objetivo
Establecer las disposiciones mínimas que deben considerar PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. para
implementar un Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio y criterios para la adopción de
políticas, planes, metodologías y procedimientos acordes a las mejores prácticas internacionales,
el tamaño, naturaleza de sus operaciones, segmentación de negocios y la complejidad
organizacional de cada entidad y, de esta forma, fortalecer su gestión de riesgos operacionales.
Los manuales, políticas, planes, procesos y otros documentos relacionados a la gestión de

continuidad de negocio, serán del conocimiento de todo el personal involucrado, asimismo, las
medidas de control y seguimiento, se aplicaran conforma a la Norma Técnica vinculada.
Dicha documentación deberá ser aprobada por el Consejo de Administración, según la frecuencia
establecida en el marco legal.
10. NORMAS RELATIVAS A LA GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y

CIBERSEGURIDAD
Definición
Seguros Fututo, establece un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información el cual guarda

consistencia con el Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio y con la gestión de los
riesgos operacionales.
Por lo que, en su estructura organizacional acorde a sus productos, servicios, operaciones,
C.V.
tamaño, perfil de riesgos y modelo de negocio, se ha delimitado claramente las funciones, roles,
responsabilidades y facultades asociadas a la seguridad de la información y la ciberseguridad, así
como los niveles de dependencia e interrelación que corresponden.
Asimismo, se cuenta con un programa de capacitación a efectos que todo el personal reconozca a
la seguridad de la información y ciberseguridad como una de sus responsabilidades, aplicando las
medidas de confidencialidad que fueran necesarias.
Dicho sistema, estará a cargo de una persona responsable, a efectos de garantizar su actualización,
seguimiento, tratamiento e implementación.
Objetivo
Establecer los criterios mínimos para la gestión de la seguridad de la información y la

ciberseguridad de la misma, acordes a las mejores prácticas internacionales, naturaleza, tamaño,
perfil de riesgo de las entidades y volumen de sus operaciones.
Los manuales, políticas, planes, procesos y otros documentos relacionados a la gestión de

seguridad de la información y ciberseguridad, serán del conocimiento de todo el personal
involucrado, asimismo, las medidas de control y seguimiento, se aplicaran conforma a la Norma
Técnica vinculada.
Dicha documentación deberá ser aprobada por el Consejo de Administración, según la frecuencia
establecida en el marco legal.
NORMAS RELATIVAS A LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO
8.1. Supervisión
El Consejo de Administración debe realizar la supervisión y evaluación sistemática de los
componentes y elementos que forman parte del ambiente de control interno. Esta supervisión
y evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o
necesarios, para promover el apoyo a las áreas en las cuales se ha identificado dicha debilidad.
a. Instancias de Control y Supervisión

El Consejo de Administración, contará con las instancias en las cuales delegará las actividades
de control y Supervisión:
C.V.
 La Junta de Vigilancia, con rol de la auditoria interna y cumplimiento de las normativas

aplicables
 La Auditoría Externa, con rol de emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados
Financieros de la Aseguradora.
 La Auditoría Fiscal, con el rol de emitir opinión sobre el cumplimiento de las Obligaciones
Tributarias.
 Oficialía de Cumplimiento, encargado de la Oficialía de Cumplimiento de conformidad a lo

establecido en el artículo 14 de la Ley Contra El Lavado de Dinero y De Activo.
 Unidad o Gerencia de Riesgos: de conformidad a lo establecido, en las normas de Buen

Gobierno Corporativo y Normas de Gestión de Riesgos. en el inciso segundo del artículo 8 de
las Normas para la Gestión Integral de Riesgo de las Entidades Financieras NRP-20
 Técnico de Continuidad de Negocio: de conformidad a lo establecido, Normas de Gestión

de Riesgos y Normas de Continuidad de Negocio.
 Oficialía de Seguridad Informática: de conformidad a lo establecido, Normas de Gestión de

Riesgos y Normas de Seguridad de la Información.
a.1. Auditoría Externa, Fiscal e Interna
Informes de Auditoria
Objetivos
 Presentar informes y dictámenes de la situación Financiera, económica y fiscal de la

aseguradora.
 Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones de las auditorias.
 Definir acciones para superar las debilidades de control y las deficiencias operativas
reportadas por las auditorias.
 La Junta de Vigilancia presentará al Consejo de Administración informes trimestrales de las

auditorías realizadas.
C.V.
 La Auditoría Externa presentara informes y dictamen semestrales previa publicación de los

Estados Financieros, al Consejo de Administración de acuerdo a la normativa de la
Superintendencia del Sistema Financiero
 La auditoría fiscal presentara informe de la auditoria de acuerdo a plazos establecidos en

el Contrato y lo estipulado en el Código Tributario.
 Los hallazgos encontrados por la Junta de Vigilancia, la auditoria Externa son trasladados a
la Gerencia Financiera Administrativa Financiera y áreas vinculadas, además este informe
es presentado al Comité de Auditoría y Consejo de Administración de forma trimestral. en
el caso de la Junta de Vigilancia el informe es presentado trimestral al Comité de Auditoria.
 La Junta de Vigilancia informara al Consejo de Administración de los avances o la

superación total de las deficiencias y debilidades planteadas por los organismos de
supervisión y Vigilancia, de forma trimestral.
Seguridad
El informe de Junta de Vigilancia y de Auditoria Externa estará en agenda del Consejo de

Administración en las reuniones trimestrales.
a.2 Tecnología e Informática
Esta área deberá garantizar el buen funcionamiento Integral del sistema, para el registro
oportuno de las operaciones de cada área, de manera que pueda atender los requerimientos y
generar la información oportuna y confiable.
Igualmente deberá ejecutar las funciones establecidas en la política de informática aprobada

por el Consejo de Administración.
9. INFRACCIONES INTERNAS
Cualquier infracción a lo establecido en el presente manual será sancionada de acuerdo a lo
establecido en el Reglamento Interno de trabajo vigente, las cuales se enumeran a
continuación:
Tipo de infracción interna Casos

a) Amonestación verbal privada por el jefe  Incumplimiento de cualquier
inmediato. Una sola vez se hará la llamada de procedimiento, políticas, normas o
atención.
C.V.
leyes aplicables a la Aseguradora.
b) Amonestación por escrito firmada por el jefe  Incumplimiento de cualquier

inmediato. Máximo 3 amonestaciones procedimiento, políticas, normas o
escritas. leyes aplicables a la Aseguradora y
que de acuerdo a informes
presentados por los organismos de
fiscalización implique posibles
sanciones a la Aseguradora y que son
realizadas en segunda ocasión por el
funcionario
c) Suspensión sin goce de salario por un día  Cuando se cometan faltas que dañen
la imagen reputacional de la
Aseguradora
d) Suspensión sin goce de salario por más de  Ocultamiento de información sobre

un día y hasta treinta días, previa procesos a organismos de supervisión
autorización y calificación de motivos de la y fiscalización
Dirección General de Inspección de
trabajo. Antes de imponer cualquiera de
las sanciones anteriores, deberá oírse
previamente al(a) trabajador(a) a fin de
que pueda justificar los motivos de la
contravención por su parte
e) Terminación del Contrato Individual de  Negligencia reiterada en el

Trabajo, de conformidad al Artículo 50 cumplimiento de las funciones
del Código de Trabajo vigente, sin asignadas y que implique a la
responsabilidad para la Cooperativa Aseguradora sanciones de parte del
supervisor y organismos
fiscalizadores.
10. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

El contenido del Manual de Control Interno, no es rígido, dado que está sujeto a cambios
originados por modificaciones en el ambiente de control, incremento de operaciones,
modernización, entre otros; sin embargo, se establece su actualización integral, cada dos años.
C.V.
En caso de cambios en algún apartado del presente Manual de Control Interno, puede
realizarse con el encargado del área, la Gerencia General y Gerencia Financiera Administrativa
Financiera, posteriormente los cambios deben ser revisados por el Comité de Auditoría y
aprobados por el Consejo de Administración.
El cumplimiento y ejecución del presente manual será responsabilidad de la Gerencia General y

la Gerencia Financiera Administrativa Financiera.
A continuación, se presenta el proceso de actualización describiendo los correspondientes pasos:
Esquema para actualizar el Manual de Administración y Control Interno:
Usuario 1. Identifica la necesidad de hacer modificaciones.
2. Solicitar a la Gerencia General la modificación o el cambio al Manual de

Control Interno.
3. Revisa y analiza el material recibido, determina lo adecuado de la solicitud,
Gerente razona el requerimiento con el usuario y aprueba el cambio o la
Administrativo modificación sugerida, trasladando la información al Gerente General para
Financiero su Visto Bueno.
4. Estudia la solicitud, si considera útil y conveniente la modificación o adición

presenta propuesta a Consejo de Administración para su aprobación.
Gerente General
5. Efectúa los cambios en el Manual, redactando con precisión los cambios

Gerente
aprobados.
Administrativo
Identificar en el Manual de Control Interno el punto de acta de aprobación
Financiero
por parte del Consejo de Administración.
C.V.
Aprobado por el Consejo de Administración, en acta número 612, de fecha 4 de febrero de

2022, según punto de acta número cinco.
Aprobado por el Consejo de Administración, en acta número __________, de fecha

__________________, según punto de acta número___________________ .
Secretario del Consejo de Administración
C.V.

MANUAL

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PUBLIMARKET, S.A. DE C.V.

Generación de Estados Financieros......................................................41

En la presente actualización se han incluido algunos aspectos de la revisión de coso a nivel

B. OBJETIVOS DEL MANUAL

Los objetivos específicos de este Manual son los siguientes:

2. Definir las características de la estructura general de control interno y operativo.

3. Contar con procedimientos estandarizados que apoyen y normen la labor Financiera y

C. IDENTIFICACION Y CONFORMACION DE PUBLIMARKET, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V.

Es la primera cooperativa de Seguros en El Salvador. A la fecha, es la única aseguradora con énfasis

FEDECACES - actividad Financiera

FUNDACION ASESORES PARA EL DESARROLLO – asesoría, consultoría y capacitación empresarial

RESPALDO, Auditoría y Consultoría

COOP PROTEGE, Protección de Ahorros y Estabilización.

La Institución Aseguradora negociará y contratará el programa de reaseguros anualmente con el

Las propuestas de ofertas de reaseguros son analizadas en el Comité de Reaseguros, quienes

PUBLIMARKET, S.A. DE C.V., es miembro de la Federación Internacional de Cooperativas y

Debido a la particularidad de su creación y actividad, la Institución se encuentra normada por la

Los servicios ofrecidos por la Institución corresponden a los siguientes:

Seguros de Personas Seguros de Daños Fianzas

- Seguridad familiar - Incendio - Licencia juvenil

- Accidentes personales - Garantía hipotecaria - Sostenimiento de ofertas

- Vida Coop. - Vivienda segura - Fiel cumplimiento

- Retorno Futuro - Seguro de desempleo

- Colectivo Deudores BFA - Maquinaria a la

- Todo Riesgo Incendio

II. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

1. COMPONENTES ORGANICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

d. La evaluación del riesgo

El ambiente de control establece el fundamento de la institución, para influir la práctica de control.

10 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

Para un alcance efectivo, es necesario identificar el tipo de información y el nivel de detalle

Uno de los aspectos a considerar dentro de las actividades de control es lo relativo a la

11 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que

La información operacional, Financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la

12 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

El sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de

d. EVALUACIÓN DEL RIESGO

13 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

a. Una estimación de su importancia / trascendencia.

Incumbe Corresponde a la Dirección la existencia de una estructura de Control Interno idónea

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:

a. Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los

d. Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la

e. El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la

f. Debe elaborarse un plan de acción que contemple:

15 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

La coordinación de los cinco elementos anteriores, ambiente de control, actividades de control,

2. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del Sistema de

4. NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL

16 Actualizado: Diciembre 2023, por la Gerencia de Supervisión y Normativa de PUBLIMARKET, S.A. DE

a. Filosofía de Control Interno