Proyecto de aplicación No.

Darwin Enrique Niebles Vargas

Lucas Adolfo Giraldo Ríos

Dirección de Proyectos PMI I.

2024
Gestión del Alcance

En España, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal fue

desarrollada para adaptar la Directiva 95/46/CE. Dicha ley tenía por objeto garantizar y proteger, en lo

que concierne al tratamiento de los datos personales y los derechos fundamentales de las personas físicas,

y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

La ley sería de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los hagan

susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y

privado. Se regiría por la ley todo tratamiento de datos de carácter personal cundo el tratamiento sea

efectuado en territorio español en el marco de las actividades de un establecimiento del responsable del

tratamiento.

Después de varias modificaciones de la ley orgánica, la Unión Europea (UE) desarrolla el nuevo

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de Consejo, conocido como Reglamento General

de Protección de Datos, el cuál entró en vigor hace ya 18 meses desde hoy, pero comenzará a aplicarse

exactamente a partir de 4 meses desde la fecha de hoy, resultando obligatorio para las organizaciones

implementar las nuevas medidas. Este Reglamento deroga la Directiva 95/46/CE

El Reglamento pretende armonizar en todos los países de la Unión Europea la protección de las personas

físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de datos. Además, trata

de dar respuesta a la realidad de los datos personales dentro de la sociedad de la información actual.

Los nuevos requerimientos del Reglamento plantean importantes retos para todas las entidades debido al

elevado volumen de datos personales que gestionan, convirtiendo la protección de datos personales en un

aspecto crítico que todas las organizaciones deben tener presente. El Reglamento es una norma

directamente aplicable al ordenamiento jurídico español, no requiriendo de normas internas específicas ni

de desarrollo ni para su aplicación.

El Reglamento contiene conceptos, principios y mecanismos similares a los establecidos por la Directiva

95/46. Por ello, las organizaciones que en la actualidad cumplen con la LOPD tienen buena base de partida

para evolucionar hacia una correcta aplicación del nuevo reglamento.

De forma general, las nuevas consideraciones que habrán de tenerse en cuenta son los siguientes:

Dos elementos de carácter general constituyen la mayor innovación del Reglamento para los responsables

y se proyectan sobre todas las obligaciones de las organizaciones:

• Se requiere que las organizaciones analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y qué

tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo.

• Consentimiento reforzado: el consentimiento debe ser “inequívoco”, siendo aquél que se ha

prestado mediante una manifestación del interesado o mediante una clara acción afirmativa. NO

se admiten de ningún modo las formas de consentimiento tácito o por omisión, ya que se basan

en la inacción. Se contemplan situaciones en las que el consentimiento, además de inequívoco,

ha de ser explícito:

- Tratamiento de datos sensibles.

- Adopción de decisiones automatizadas.

El consentimiento puede ser inequívoco y otorgarse de forma implícita cuando se deduzca de una acción

del interesado, por ejemplo: cuando el interesado continúa navegando por una web y acepta así el que se

utilicen cookies para monitorizar su navegación.

La información a los interesados, tanto respecto a las condiciones de los tratamientos que les afecten como

en las respuestas a los ejercicios de derechos, deberá proporcionarse de forma concisa, transparente,

inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.

La información a los interesados deberá facilitarse por escrito, incluidos los medios electrónicos cuando

sea apropiado.

• Nuevos derechos como “Derecho al Olvido”: consecuencia de la aplicación del derecho de

borrado de los datos personales.

• Nuevos derechos como la “portabilidad”: implica que los datos personales del interesado se

transmiten directamente de un responsable a otro, sin necesidad de que sean transmitidos

previamente al propio interesado, siempre que ello sea técnicamente posible. El derecho de
 portabilidad es una forma avanzada del derecho de acceso por el cual la copia que se proporciona

al interesado debe ofrecerse en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.

• Derecho de acceso: se reconoce el derecho a obtener una copia de los datos personales objeto del

tratamiento. Los responsables podrán atender a este derecho facilitando el acceso remoto a un

sistema seguro que ofrezca al interesado un acceso directo a sus datos personales.

• Los datos serán recogidos con fines determinados: si se recogen datos con una finalidad

determinada no se pueden utilizar los datos con una finalidad diferente.

• Obligación de implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación, incluso sobre los

datos considerados de nivel básico.

• Determinar, como figura clave, el “Data Protection Officer” (DPO) o “delegado de Protección de

Datos” (DPD), que será obligatorio en:

- Autoridades y organismos públicos.

- Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales las operaciones de

tratamiento que requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.

- Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales el tratamiento a gran

escala de datos sensibles.

• Notificaciones de “violaciones de seguridad de los datos”. Las violaciones de seguridad son

comúnmente conocidas como “quiebras de seguridad” que incluye todo incidente que ocasione

la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos,

conservados o tratados de otra forma, ola comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.

Por ejemplo: la pérdida de un ordenador portátil, el acceso no autorizado a las bases de datos de

una organización (incluso por su propio personal) o el borrado accidental de algunos registros,

constituyen violaciones de seguridad a tenor del RGPD y deben ser tratadas adecuadamente.

Algunas obligaciones por parte de las organizaciones con las siguientes:

- Cuando se produzca una violación de la seguridad de los datos, el responsable debe notificar a la

autoridad de protección de datos competente, a menos que sea improbable que la violación

suponga un riesgo para los derechos y libertades de los afectados.

 - La notificación de quiebra a las autoridades debe producirse sin dilación indebida y, ser posible,

dentro de las 72 horas siguientes a que el responsable tenga constancia de ella.

- La notificación ha de incluir un contenido mínimo:

• La naturaleza de la violación.

• Categorías de datos y de interesados afectados.

• Medidas adoptadas por el responsable para solventar la quiebra.

• Si procede, las medidas aplicadas para paliar los posibles efectos negativos sobre los interesados.

- Los responsables deben documentar todas las violaciones de seguridad.

- El RGPD añade a los contenidos de la notificación las recomendaciones sobre las medidas que

pueden tomar los interesados para hacer frente a las consecuencias de la quiebra.

¿Qué se solicita en base a la información anterior?

La organización para la que Ud. trabaja es una gran empresa de ingeniería que está compuesta por diversos

departamentos como:

• Recursos humanos.

• Financiero.

• Ingeniería eólica.

• Ingeniería hidráulica.

• Ingeniería geotérmica.

• Obra civil

• Legal y tramitaciones.

• Sistemas.

• Oficina de dirección de proyectos (PMO).

Como miembro del Departamento de Sistemas de la organización, eres designado director del Proyecto

para adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear los sistemas o herramientas

necesarios para implementar todas las medidas anteriormente mencionadas, incluidas en el RGPD, las

cuales deben quedar implementadas antes de la fecha marcada por el Reglamento (+4 meses a partir de
hoy), bajo posibilidad de incurrir en sanciones elevadas por su incumplimiento. Los sistemas o

herramientas pueden afectar a cualquier departamento dentro de la organización.

El proyecto es considerado crítico por parte de la organización, cuya estructura es matricial fuerte, por lo

que se le proporciona un nivel de autoridad, capacidad de decisión y disponibilidad sobre recursos muy

elevada. Podrá solicitar recursos humanos tanto del departamento de sistemas como de otros

departamentos de la organización. Al mismo tiempo, se le ofrece la posibilidad de contratar a un experto

externo si lo considera necesario por no existir o no estar disponible algún perfil determinado dentro de

la organización. Se le asigna un presupuesto de 200.000€ como máximo. Teniendo en cuenta la

importancia del proyecto, el patrocinador del proyecto será el director de la oficina de proyectos (PMO).

Habrá que tener en consideración los siguientes supuestos para desarrollar adecuadamente los análisis

posteriores:

• Su organización cumple en su totalidad la normativa previa existente en relación a la protección

de datos (LOPD 15/1999).

• A la fecha de hoy, su organización aún no ha comenzado a adaptar sus sistemas y herramientas a

las consideraciones del nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD), por lo que Usted debe

comenzar desde cero.

• Su organización cuenta con procesos, procedimientos y políticas que deben ser respetadas y

como, por ejemplo, las siguientes:

- Política de control y gestión de riesgos.

- Política de Compliance.

- Política de Ciberseguridad.

• Cualquier otro dato o información no incluida en este documento será supuesto para el director

del Proyecto.

Con la información de la que se dispone, se requiere el desarrollo de la Estructura de desglose del trabajo

para este proyecto. Hasta el nivel que cada uno considere.

 ACTA DE CONSTITUCIÓN
Proyecto Modificación del reglamento de protección de datos para la Empresa de

Ingeniería
Patrocinador Gerencia General
Preparado por Darwin Niebles Vargas
Revisado por Darwin Niebles Vargas
Aprobado por Director PMO

PROPÓSITO DEL PROYECTO

Implementar las mejoras y adaptación dentro de la organización con el fin de dar cumplimiento en

los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD 15/1999), para dar cumplimiento

a lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos del Parlamento Europeo (UE)

2016/679, en un plazo no mayor a 4 meses a partir de la publicación de dicho reglamento.

OBJETIVOS DEL PROYECTO
• Implementar en 4 meses las mejoras necesarias para cumplir con lo requerido en la LOPD

15/1999 y el Reglamento Europeo 2016/679.

• Implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación en un tiempo máximo de 4

 meses.

• Incurrir en un costo de implementación inferior a 200.000€.

REQUISITOS DE ALTO NIVEL
• Recursos humanos: Documentar manuales de funciones y procedimientos en caso de
que haya necesidad de modificar algunos procesos, con el fin de poder entrenar a los
funcionarios.
• Legal y tramitaciones: Garantizar cumplimiento al 100% de lo solicitado en la normativa.

• Sistemas: Desarrollo de aplicaciones o sistemas necesarios para poder realizar el correcto

manejo de la protección de datos.

DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO

• Manuales y procedimientos actualizados, con base a los cambios que se ejecuten durante la

implementación del proyecto.

• Validadores y listas de chequeo que permitan validar que se cumpla con la normativa.

• Entrega de aplicativo de gestión de datos que garantice el adecuado manejo de la protección

de datos, de fácil manejo y que cumpla con políticas de seguridad informática y sistema de

back up.
RIESGO GENERAL DEL PROYECTO
El principal riesgo con que cuenta el proyecto en este momento es la restricción del tiempo para

poder tener implementadas las mejoras requeridas para cumplir con el Reglamento (UE) 2016/679

del Parlamento Europeo, porque se debe garantizar contar con altos estándares de seguridad y lograr

que se incluyan todos los lineamientos definidos en el reglamento.

RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS

FASE I - INICIO DEL PROYECTO lun 28/10/24 mie 30/10/24

FASE II - PLANEACIÓN DEL PROYECTO vie 1/11/24 jue 7/11/24

FASE III - ANÁLISIS Y DISEÑO vie 8/11/24 mar 21/11/24

FASE IV - EJECUCIÓN vie 22/11/24 jue 27/02/25

FASE V - OPERACIÓN vie 28/02/25 Lun 3/03/25

FASE VI - CIERRE mar 4/03/25 mar 4/03/25

RECURSOS FINANCIEROS PRE-APROBADOS
200.000€.
LISTA DE INTERESADOS CLAVE
• Bibiana López – Director de Recursos humanos.
• Nur Fernández – Gerente Financiero.
• Heider Martínez – Directora Departamento Legal y tramitaciones.
• Alfredo Arteaga – Director de Sistemas.
• Darwin Niebles – Oficina de dirección de proyectos (PMO).
REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
• Sistema informático o aplicación para el manejo de los datos: Aprueba director de
departamento legal y tramitaciones.
• Conformidad en los requisitos del Reglamento (UE) 2016/679: Aprueba director de
departamento legal y tramitaciones.
• Herramientas de Back Up y Seguridad informativa: Aprueba director de Sistemas.
CRITERIOS DE SALIDA DEL PROYECTO
• Diligenciamiento y firma de los entregables definidos en la planeación del proyecto para cada
una de las fases.
• Entrega de herramienta para garantizar la protección de datos.
DIRECTOR DE PROYECTO ASIGNADO
Director de proyecto: Darwin Enrique Niebles Vargas

• Tiene como responsabilidad dirigir y coordinar cada una de las fases hasta su finalización.
• Conformar el equipo de implementación del proyecto vinculando personal de las diferentes
áreas que sean necesarias con el fin de poder cumplir a cabalidad con los tiempos y entregables
definidos.
• Realizar seguimientos periódicos para evaluar cumplimiento de cronograma.
• Presentar informes de ejecución al patrocinador del proyecto de forma periódica.
• Velar por la correcta utilización de los recursos.
• Realizar solicitudes de recursos adicionales con su debido sustento en caso de ser requerido.
PATROCINADOR
German Rodriguez: Es quien finalmente aprueba la conformidad del proyecto previo al cierre,
así mismo es quien puede asignar o retirar de manera autónoma recursos al proyecto.
 Referencias

Valdez, Félix. El Acta de constitución del proyecto.

http://proyectics.blogspot.com/2020/11/elacta-de-constitucion-del-proyecto.html