Faculta de Ingeniería

<<Ingeniería de Sistemas>>

Grupo 6

Integrantes:

▪ David Gustavo Carhuas Clemente U22231994

▪ Josué Adrián Franco Canchanga U22211123
▪ Russber Alexander Tolentino Pare U20226931
▪ Fernando Joaquin Palomino Martinez U22209852
▪ David Josemaria Garcia Ramos U21201026

Asignatura: Gestión de Proyectos

Docente: Evelyn Lizie Nuñez Bardales

Turno: 24/7
 2024

Estructura del Avance de Proyecto Final 1

i. Descripción de la empresa y/o área afectada por el proyecto a implementar:

a) Nombre de la empresa y/o área

- IPESA (Venta de maquinaria pesada)
- Almacén (Venta de repuestos de maquinaria agrícolas - Minería)
b) Misión, visión de la empresa

Misión:
INSPIRAR A NUESTROS COLABORADORES,
POTENCIAR A NUESTROS CLIENTES,
MULTIPLICAR RESULTADOS

Visión:
TRANSFORMAR EL POTENCIAL EN OPORTUNIDADES

c) Objetivos estratégicos de la empresa y/o área

1. Optimización de la Cadena de Suministro

 Objetivo: Mejorar la eficiencia en la cadena de suministro para asegurar

que los repuestos estén disponibles en el momento justo, reduciendo
tiempos de entrega.
 Estrategias: Implementar tecnologías de inventario automatizado,
integrar sistemas de planificación y gestión logística, y establecer
alianzas estratégicas con proveedores clave.

2. Ampliación de la Oferta de Repuestos

 Objetivo: Incrementar la variedad de repuestos disponibles para cubrir

una mayor demanda de los sectores agrícola, construcción y minería.
 Estrategias: Ampliar el catálogo de productos y crear nuevas alianzas
con proveedores internacionales para abastecer una gama más amplia
de equipos y maquinaria.

3. Mejorar la Satisfacción del Cliente

 Objetivo: Elevar la satisfacción del cliente asegurando la disponibilidad

inmediata de repuestos y proporcionando un servicio rápido y eficiente.
  Estrategias: Establecer tiempos de respuesta más rápidos en atención al
cliente, mejorar la asistencia técnica, y ofrecer garantías y promociones
exclusivas.

4. Digitalización y Automatización

 Objetivo: Adoptar tecnologías digitales para mejorar los procesos de

almacén y venta de repuestos, logrando una operación más eficiente.
 Estrategias: Implementar sistemas de gestión de almacenes (WMS) y
soluciones de e-commerce para la venta de repuestos, optimizando las
operaciones de inventario y distribución.

5. Reducción de Costos Operativos

 Objetivo: Minimizar los costos asociados con el almacenamiento,

distribución y manejo de repuestos sin comprometer la calidad.
 Estrategias: Mejorar la logística interna, optimizar los espacios de
almacenamiento y reducir el stock ocioso mediante una mejor previsión
de la demanda.

6. Expansión Geográfica

 Objetivo: Expandir la cobertura de sus almacenes y puntos de venta de

repuestos en diferentes regiones del país.
 Estrategias: Abrir nuevos centros de distribución o almacenes en zonas
estratégicas para facilitar el acceso a los repuestos, garantizando una
entrega oportuna.

7. Sostenibilidad y Responsabilidad Social

 Objetivo: Integrar prácticas sostenibles en el manejo de almacenes y

logística de repuestos, minimizando el impacto ambiental.
 Estrategias: Implementar soluciones de energía eficiente en almacenes,
reciclaje de embalajes y materiales, y promover el uso de productos que
reduzcan la huella de carbono.

d) Alineamiento del proyecto con los objetivos de la empresa

  Gestión eficiente de inventarios: Implementar un sistema automatizado
(WMS) para controlar el stock, prevenir faltantes y evitar exceso de
productos en almacén.
 Reducción de tiempos de entrega: Optimizar la logística y los procesos
de distribución para garantizar que los repuestos lleguen rápidamente a
los clientes, reduciendo tiempos de espera.
 Mejora en la satisfacción del cliente: Asegurar que los repuestos estén
disponibles de manera oportuna, ofreciendo una experiencia de compra
más rápida y eficiente.
 Digitalización de procesos: Integrar plataformas tecnológicas para
ventas en línea, seguimiento de pedidos y gestión de almacén,
mejorando la operatividad y la visibilidad del inventario.
 Optimización de costos operativos: Reducir los gastos relacionados
con almacenamiento, transporte y distribución mediante mejoras en la
gestión de recursos y optimización de rutas.
 Rotación de inventario: Establecer controles para asegurar una
adecuada rotación de productos, evitando obsolescencia y asegurando la
venta de repuestos que tengan mayor demanda.
 Mejor control logístico: Implementar tecnologías de seguimiento de
envíos en tiempo real para mejorar la transparencia en la cadena de
suministro y asegurar entregas a tiempo.
 Automatización de tareas internas: Automatizar procesos como la
gestión de pedidos, el control de inventarios y el reabastecimiento para
mejorar la eficiencia y reducir errores humanos.

ii. Aplicación: Proyecto PMI

a) Proceso de iniciación

● Objetivos del proyecto: El proyecto tiene como objetivo principal la

optimización del proceso de venta y distribución de repuestos para
maquinaria agrícola y de minería, alineándose con los objetivos estratégicos
de IPESA, tales como:

• Mejorar la eficiencia en la cadena de suministro, asegurando

que los repuestos estén disponibles en el momento justo,
reduciendo tiempos de entrega.
• Ampliar la oferta de repuestos, incrementando la variedad para
cubrir la demanda de sectores como la minería y la agricultura.
• Digitalización y automatización, mediante la
implementación de un sistema de gestión de almacenes
(WMS) y una plataforma de comercio electrónico.

● Alcance inicial: El alcance inicial del proyecto incluye:

• Implementación de un sistema WMS (Warehouse Management

System) para mejorar la gestión del inventario y garantizar la
disponibilidad oportuna de repuestos.
• Desarrollo de una plataforma de comercio electrónico para
 la venta de repuestos, que permita a los clientes realizar
compras de manera más eficiente y rápida.
• Optimización de la cadena de suministro, mejorando la
logística para asegurar tiempos de entrega más rápidos y
reducir costos operativos.
• Capacitación a los empleados en el uso de nuevas
tecnologías para asegurar la transición eficiente hacia los
nuevos sistemas.

● Gestión de los interesados: Los interesados clave en este proyecto

incluyen:

 Directores y gerentes de IPESA: Responsables de la toma

de decisiones y del seguimiento de los avances del proyecto.
 Clientes de IPESA: Tanto en el sector agrícola como en el
de minería, que se beneficiarán de una mejor disponibilidad
de repuestos y un servicio más rápido.

 Proveedores internacionales: Involucrados en la

ampliación de la oferta de repuestos y en la gestión de la
cadena de suministro.
 Empleados de almacén y ventas: A quienes se les
capacitará en el uso de las nuevas tecnologías de gestión de
inventario y ventas en línea.
 Equipo de tecnología: Encargado de la implementación y
mantenimiento del sistema WMS y de la plataforma de e-
commerce.

● Acta de constitución del proyecto:

 Guía del PMBOK®
ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO 4.1.3.1

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el Patrocinador del Proyecto. Apoya en la
evaluación de los datos iniciales de un proyecto propuesto por un equipo de alumnos. Es el mínimo de
información necesario para aprobar el proyecto como sujeto de evaluación para el curso. Este documento no
es limitante de la información que el equipo maneje, pero es indispensable para iniciar el Proyecto.
Componente Descripción
Equipo Grupo 6 - Gestion de Proyectos
Nombre del Proyecto Optimización de la Gestión de Repuestos en IPESA

Gerente del Proyecto Carlo Mosoni

Patrocinador del Proyecto Grupo 6 - Gestion de Proyectos

Este proyecto tiene como objetivo mejorar la eficiencia operativa en la venta y

distribución de repuestos de maquinaria agrícola y de minería en IPESA. Esto se
logrará mediante la implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes
Descripcion del Proyecto
(WMS) que optimice el control de inventarios, y una plataforma de comercio
electrónico para facilitar el acceso a los repuestos, con un catálogo ampliado y
procesos de compra más rápidos.
El proyecto es esencial para mejorar la eficiencia operativa y competitividad de
IPESA en los sectores agrícola y de minería. La implementación de un sistema de
gestión de almacenes (WMS) y una plataforma de comercio electrónico permitirá
reducir los tiempos de entrega, optimizar la gestión de inventarios y ampliar la
Justificación del Proyecto
oferta de productos disponibles. Además, incrementará la satisfacción del cliente
al facilitar el acceso a los repuestos y garantizar su disponibilidad oportuna. Todo
esto posicionará a IPESA como un líder en innovación tecnológica dentro de su
industria.

Reducir los tiempos de entrega de repuestos mediante la optimización de la

cadena logística.
Objetivos del proyecto y
Digitalizar los procesos de gestión de almacenes y ventas para mejorar la
criterios de medición del
eficiencia.
éxito
Ampliar la oferta de productos disponibles para satisfacer las necesidades de los
sectores agrícola y minero.
Implementación del Sistema WMS.
Desarrollo de plataforma e-commerce.
Requerimientos Principales
Integración de sistemas actuales con las nuevas tecnologías.
(Alto nivel)
Capacitación del personal en el WMS y e-commerce.
Mejora de la logística y tiempos de entrega.
Capacitación insuficiente para el personal.
Riesgos Principales (Alto Problemas de integración de sistemas.
nivel) Dependencia de proveedores internacionales.
Resistencia al cambio tecnológico.
 Inicio del proyecto: 1/10/2024
Selección de tecnología: 2/10/2024
Implementación del WMS: 26/10/2024
Resumen del Cronograma Desarrollo de la plataforma e-commerce: 12/12/2024
de Hitos Capacitación: 12/01/2025
Integración de sistemas: 13/02/2025
Pruebas y ajustes: 05/03/2025
Lanzamiento oficial: 26/04/2025

Implementación del WMS: S/. 15 000

Desarrollo de e-commerce: S/. 19 200
Presupuesto Resumido
Capacitación del personal: S/. 52 200
(Orden de Magnitud)
Integración de sistemas: S/. 48 000
Total presupuestado: S/. 134 400

Colaboración del personal para la capacitación.

Supuestos Cumplimiento de los proveedores internacionales.
Compatibilidad de los sistemas actuales con las nuevas tecnologías.

El presupuesto no debe ser excedido.

El proyecto debe completarse en aproximadamente de 6 a 7 meses.
Restricciones
Dependencia de proveedores externos para repuestos.
Capacitación sin interrumpir las operaciones.
Directores y Gerentes de IPESA.
Clientes de IPESA.
interesados Proveedores internacionales.
Empleados de almacén y ventas.
Equipo de tecnología.
Aprobación del patrocinador (Dirección General).
Requerimientos de Validación técnica del WMS y e-commerce.
aprobación del proyecto Aceptación de pruebas por usuarios clave.
Evaluación final por parte de la dirección.

b) Proceso de planificación:

 Gestión de la integración: La gestión de la integración implica la

coordinación de todos los elementos de un proyecto, abarca desde el inicio
hasta el cierre de este mismo, su objetivo es el asegurar la correcta
ejecución de los procesos y el cumplimiento de los objetivos del proyecto. La
gestión de la integración inicia con la elaboración del acta de constitución,
este documento es creado por el Project Manager y es esencial para el
proyecto, ya que este formaliza el inicio de este, además se especifican
partes como los objetivos, justificación, alcance, responsabilidades de los
miembros del equipo, entre otras partes, todo lo anterior sirve para conseguir
la aprobación de las partes interesadas o corregir algunas cosas si fuera
 necesario. Una vez elaborada el acta de constitución se inicia con la
elaboración del plan de dirección del proyecto, el plan de dirección de un
proyecto es un documento que explica la manera en la que este será
ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado. Integra y consolida todos los
planes de gestión y líneas bases subsidiarias y demás información necesaria
para dirigir el proyecto. Las necesidades del proyecto determinan qué
componentes del plan para la dirección del proyecto son necesarios. Luego
de esto, lo que sigue es gestionar el trabajo del proyecto, en esta etapa se
ejecutan los trabajos mencionados en el plan de dirección según el
cronograma y tareas establecidas. Luego sigue la etapa del monitoreo y
control del trabajo del proyecto, donde se revisa el avance del proyecto y se
elaboran informes respecto a eso, además se revisan posibles cambios en el
proyecto, pudiendo aprobarlos como rechazarlos. Por último, sigue el cierre
del proyecto, donde se revisan los entregables del proyecto y se verifica que
se hayan realizado, además de verificar que los objetivos se hayan
cumplido.

● Gestión del alcance: La gestión del alcance tiene como objetivo principal
definir y controlar qué se incluye y que no en un proyecto, incluye todos los
procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido para completarlo con éxito.
El presente proyecto cubre todo el proceso de Implementación de un sistema
automatizado de gestión de inventarios (WMS), además de la mejora de los
procesos logísticos de la empresa para la venta de repuestos, se realizará la
captura de requerimientos para mejorar la eficiencia de la cadena de
suministro y mejorar la disponibilidad de los repuestos para elevar la
satisfacción del cliente.
La atención se centrará en las mejoras que se puedan implementar con el
uso de los recursos y tecnologías en ese momento, por lo que, el proyecto no
incluirá la implementación de sistemas externos que no sean esenciales para
el funcionamiento del WMS. Si no que, en su lugar, se realizarán
capacitaciones al personal para asegurar una correcta transición al nuevo
sistema.

● Gestión de cronograma: La gestión de cronograma es un proceso integral

que abarca la planificación, desarrollo, control y monitoreo de un proyecto,
asegurando que las actividades del proyecto se completen dentro de un
tiempo previsto.
● Gestión de costes
En el proyecto de optimización de la gestión de repuestos en IPESA, gran
parte de los costos estarán asociados al personal involucrado en la
implementación del sistema de gestión de almacenes (WMS) y la plataforma
de e-commerce. Debido a que IPESA ya cuenta con infraestructura
tecnológica y licencias de software necesarias, se ha decidido exonerar los
costos relacionados con hardware y software, utilizando recursos de
contingencia del área de tecnología.

Sin embargo, el principal costo identificado es el del personal tanto interno

como externo, quienes son responsables del desarrollo y ejecución del
proyecto. Entre ellos se incluye personal de logística, tecnología y ventas,
además de colaboradores externos que serán contratados para la
implementación de las soluciones tecnológicas y la capacitación de los
empleados. Adicionalmente, el equipo de ventas será capacitado para el
manejo de la nueva plataforma de e-commerce, y el personal de almacén
aprenderá a utilizar el WMS para optimizar la gestión de inventario.
Rol Cantidad % de Costo Costo Total
tiempo Mensual (S/) (S/)
Especialista 1 100% 2,500.00 15,000.00
en WMS
Desarrollador 1 100% 3,200.00 19,200.00
E-commerce
Analista de 1 100% 2,700.00 16,200.00
Logística
Equipo de 4 100% 8,000.00 48,000.00
Tecnología
Asistentes de 3 100% 6,000.00 36,000.00
Proyecto

● Gestión de calidad
En el proyecto de optimización de la gestión de repuestos en IPESA, se
implementarán controles de calidad basados en los estándares de gestión
ISO 9001, que aseguran que los procesos de la empresa cumplan con las
normas internacionales. El objetivo es optimizar la eficiencia operativa y
garantizar la disponibilidad de repuestos de alta calidad para los sectores
agrícola y de minería.

El éxito en la gestión de calidad depende tanto de los procesos como de las

personas involucradas. Para ello, se implementarán programas de
capacitación y formación del personal de almacén y ventas, con el fin de que
puedan utilizar de manera óptima las nuevas tecnologías, como el sistema
WMS (Warehouse Management System) y la plataforma de e-commerce.
Este enfoque asegura que los colaboradores cuenten con las herramientas y
conocimientos necesarios para realizar su labor de manera eficiente,
alineando su desempeño con los altos estándares de calidad de la empresa.

Además, se establecerán alianzas estratégicas con proveedores

internacionales para garantizar que los repuestos ofrecidos cumplan con los
requerimientos de calidad exigidos por los clientes. La creación de vínculos
sólidos con los proveedores asegurará un flujo constante de productos de
calidad, mejorando tanto la satisfacción del cliente como la posición
competitiva de IPESA en el mercado.

Finalmente, se medirá la satisfacción del cliente y se realizarán mejoras

continuas en los procesos, con el fin de ofrecer un valor agregado en cada
interacción comercial, manteniendo un enfoque en la eficiencia operativa y la
calidad del servicio.
 ● Gestión de recursos

En el proyecto de optimización de la gestión de repuestos en IPESA, la

gestión de recursos se centrará en la utilización eficiente de los recursos
humanos, tecnológicos y materiales para lograr los objetivos del proyecto.

- Conociendo a nuestros clientes: Es crucial conocer a fondo a los clientes

de IPESA, en los sectores agrícola y minero. Esto nos permitirá entender
mejor sus necesidades y expectativas respecto a la disponibilidad y
calidad de los repuestos, lo que nos ayudará a optimizar la gestión de
recursos y asegurar que los productos ofrecidos cumplan con sus
demandas.

- Crear un buen equipo de trabajo: El éxito del proyecto dependerá en gran

medida del equipo. Se formará un equipo interdisciplinario que incluirá
personal de logística, ventas, tecnología, y proveedores externos. Se
asegurará que todos los miembros del equipo estén alineados con los
objetivos del proyecto y sean capacitados en el uso de las nuevas
herramientas tecnológicas, como el sistema WMS y la plataforma de e-
commerce.

- Control en las finanzas: Se establecerá un estricto control financiero para

gestionar los recursos de manera eficiente, optimizando los costos y
garantizando que no se exceda el presupuesto asignado. Se realizarán
revisiones periódicas para asegurar que los recursos financieros se
utilicen de forma adecuada y se detecten áreas de mejora en la
administración de los costos operativos.

- Haciendo uso de la tecnología: El proyecto aprovechará al máximo los

recursos tecnológicos disponibles, como el sistema de gestión de
almacenes (WMS) y la plataforma de ventas online. Estos sistemas
mejorarán la gestión de inventarios, permitirán una mayor visibilidad en
tiempo real del stock disponible y optimizarán los procesos logísticos, lo
que reducirá los tiempos de entrega y mejorará la satisfacción del cliente.

● Gestión de comunicaciones: La gestión de comunicaciones asegura que la

información fluya de manera efectiva entre los interesados del proyecto. En
este caso, los interesados clave son los directores y gerentes de IPESA, los
clientes, los proveedores internacionales y los empleados de almacén y
ventas. Para mantener una comunicación clara y eficiente, se propone:

- Plan de comunicación: Definir un plan de comunicación que detalle los

canales y la frecuencia de las actualizaciones del estado del proyecto. Se
utilizarán correos electrónicos, reuniones semanales y plataformas de
colaboración en línea para compartir informes de progreso y resolver
dudas.
- Reuniones de seguimiento: Programar reuniones semanales con los
gerentes de área para revisar el avance del proyecto, identificar
obstáculos y ajustar el plan según sea necesario.
- Informes de estado: Enviar informes quincenales a la dirección general y
otros interesados relevantes, informando sobre el progreso, los hitos
alcanzados y los próximos pasos.
- Gestión de feedback: Implementar mecanismos para recibir
retroalimentación tanto de los empleados capacitados como de los
clientes, asegurando la mejora continua en las fases de implementación y
operación del sistema WMS y la plataforma de comercio electrónico.

● Gestión de riesgos: La gestión de riesgos es crítica para identificar,

evaluar y mitigar los riesgos que puedan afectar el proyecto. Los riesgos
principales en este proyecto incluyen:

- Riesgo de capacitación insuficiente: Existe la posibilidad de que los

empleados no se adapten rápidamente a las nuevas tecnologías.
Mitigación: Se organizarán múltiples sesiones de capacitación y soporte
continuo durante los primeros tres meses después de la implementación.
- Fallas en la integración de sistemas: La integración del sistema WMS con
los sistemas actuales puede generar problemas técnicos. Mitigación:
Contar con un equipo de TI dedicado para la integración, realizar pruebas
exhaustivas antes de la implementación total y tener un plan de
contingencia.
- Dependencia de proveedores internacionales: Los retrasos o problemas
con los proveedores internacionales pueden afectar la ampliación de la
oferta de repuestos. Mitigación: Diversificar los proveedores y establecer
contratos de contingencia para asegurar el suministro continuo.
- Resistencia al cambio: El personal podría mostrar resistencia al uso de
nuevas tecnologías. Mitigación: Involucrar a los empleados desde las
primeras etapas del proyecto, explicando los beneficios y ofreciendo
incentivos.

● Gestión de adquisiciones: La gestión de adquisiciones se refiere a la

obtención de bienes y servicios necesarios para completar el proyecto. En
este caso, las adquisiciones incluyen tanto tecnología como productos físicos
(repuestos y equipos). Las actividades clave son:

- Selección de proveedores: Se establecerá un proceso para seleccionar

proveedores tanto de software (WMS y plataforma de e-commerce) como
de repuestos. Se considerará la reputación, los tiempos de entrega y los
costos.
- Negociación de contratos: Negociar contratos con los proveedores
seleccionados, asegurando precios competitivos y plazos de entrega que
se alineen con el cronograma del proyecto.
- Gestión de inventario: Implementar mecanismos de control para
garantizar que los repuestos adquiridos se mantengan en niveles
óptimos, evitando excesos o escasez.
- Control de calidad: Asegurar que tanto los repuestos como las
tecnologías adquiridas cumplan con los estándares de calidad
 establecidos, implementando controles de calidad en todas las
adquisiciones.

c) Proceso de Ejecución:

 Gestión de la Integración

1. Inicio del Proyecto

- Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto: Definir la

justificación del almacén, los objetivos de ventas y servicio, así como
los requisitos básicos. Incluir las partes interesadas (clientes,
proveedores, equipo interno) y sus expectativas.
- Identificación de Stakeholders: Identificar a todas las partes
interesadas clave y documentar sus necesidades e influencia
en el proyecto.

2. Planificación del Proyecto

- Desarrollo del Plan para la dirección del Proyecto: Elaborar el

plan que integrará todas las áreas de gestión del proyecto,
asegurando que las actividades de adquisición, control de inventario
y atención al cliente estén alineadas con los objetivos del almacén.
- Gestión de Alcance: Definir el catálogo de repuestos, abarcando las
piezas esenciales para maquinaria agrícola y minera, así como los
servicios adicionales (por ejemplo, consultas técnicas).
- Gestión de Cronograma: Establecer un cronograma para las
actividades principales, como el abastecimiento, control de inventario
y gestión de pedidos, incluyendo plazos para los pedidos a
proveedores.
- Gestión de Recursos y Costos: Asignar recursos específicos para
cada actividad y definir el presupuesto global, incluyendo el cálculo
de costos de adquisición, almacenamiento y venta.
- Plan de Calidad: Definir criterios de calidad para los productos y el
servicio al cliente, asegurando que los repuestos cumplan con los
estándares requeridos.

3. Ejecución del Proyecto

- Gestión del Inventario y Adquisición de Repuestos:

Realizar compras iniciales de inventario y coordinar con
proveedores la entrega continua de los productos
necesarios.
- Implementación de Sistemas de Gestión: Integrar
sistemas de inventario y facturación que permitan gestionar
los pedidos, el stock, y la disponibilidad en tiempo real.
- Desarrollo de Relaciones con Proveedores: Mantener
contacto constante con los proveedores para asegurar el
 suministro de repuestos de calidad en el tiempo adecuado.
- Capacitación del Personal del Almacén: Entrenar al
personal en la utilización de sistemas de gestión, atención al
cliente y manejo de inventarios.
- Actividades de Venta y Atención al Cliente: Habilitar
canales de atención al cliente y establecer puntos de venta
tanto físicos como en línea para maximizar la accesibilidad y
el servicio.

4. Monitoreo y Control del Proyecto

- Monitoreo de la Ejecución del Proyecto: Evaluar

continuamente el progreso del proyecto, asegurándose de
que el inventario y la atención al cliente se alineen con los
objetivos.
- Control de Inventario: Monitorear el nivel de stock en
tiempo real, detectando rápidamente necesidades de
reabastecimiento o reducción de existencias.
- Control de Calidad: Realizar inspecciones de los repuestos
al momento de recepción y durante el almacenamiento para
asegurar que cumplan con los estándares de calidad
definidos.
- Evaluación Financiera y de Costos: Verificar
continuamente el presupuesto, ingresos por ventas y
analizar las desviaciones para hacer ajustes.
- Reportes de Avances: Elaborar informes regulares que
resuman el rendimiento del proyecto, permitiendo hacer
ajustes para optimizar la operación.

5. Cierre del Proyecto

- Cierre Administrativo y Contractual: Finalizar las

actividades de compras y cerrar formalmente cualquier
acuerdo con proveedores.
- Evaluación Final y Documentación de Lecciones
Aprendidas: Documentar los logros y las áreas de mejora
identificadas durante el proyecto, con el fin de optimizar
futuros proyectos de gestión de almacenes.
- Entrega de Resultados y Cierre Formal: Verificar que se
hayan cumplido los objetivos y entregar los resultados
finales, asegurando la continuidad de la operación del
almacén.
 Fase Entrada Herramientas y Salidas
Técnicas
Inicio del Justificación, Reuniones de Acta de
Proyecto objetivos, arranque, análisis Constitución
stakeholders de interesados del Proyecto
Planificación Requisitos del Análisis de Plan para la
almacén, requerimientos, Dirección del
presupuesto planificación de Proyecto
inventarios
Ejecución Plan aprobado, Sistema de Inventario
recursos inventario, abastecido,
asignados capacitaciones personal
capacitado
Monitoreo y Informes de KPIs, revisiones de Reportes de
Control desempeño, stock, informes desempeño,
inventario, financieros ajustes en
presupuesto procesos
Cierre Evaluación del Revisión final, Documento de
proyecto, reunión de lecciones
feedback lecciones aprendidas
aprendidas

 Gestión de Calidad

- Definición de Estándares de Calidad

Establecer claramente las especificaciones técnicas y de calidad
de los repuestos, basadas en las normativas del sector (por
ejemplo, normas ISO, seguridad industrial, durabilidad,
compatibilidad). Esto asegura que los productos cumplan con los
requisitos de rendimiento y seguridad antes de ser vendidos.

- Control de Calidad en Recepción y Almacenaje

Implementar procedimientos de inspección rigurosos al recibir
los repuestos y antes de almacenarlos. Verificar que los productos
estén en buen estado y cumplan con los estándares de calidad
acordados, asegurando que se almacenen en condiciones
óptimas para evitar daños o deterioro.

- Mejora Continua
Recoger retroalimentación de clientes y realizar auditorías
internas periódicas para identificar áreas de mejora en la calidad
de los productos y procesos. Utilizar esta información para
implementar acciones correctivas y preventivas, mejorando
continuamente la eficiencia del almacén y la satisfacción del
cliente.
 - Gestión de la Satisfacción del Cliente
Asegurarse de que los repuestos ofrecidos cumplan con las
expectativas de los clientes en cuanto a calidad, tiempo de
entrega y servicio postventa. Mantener un sistema de
seguimiento de la satisfacción del cliente y gestionar de
manera eficiente las devoluciones o reclamos de productos
defectuosos.

 Gestión de Recursos

1. Planificación y Asignación de Recursos Humanos

Definir las necesidades de personal para cada área (recepción, inspección,
ventas, almacén, etc.) y asignar roles claros. Es crucial asegurar que cada
trabajador esté capacitado para realizar tareas específicas y que el equipo
esté equilibrado para una operación eficiente.
2. Gestión Eficiente de Inventarios
Controlar y gestionar el inventario de repuestos mediante un sistema de
gestión automatizado para evitar faltantes o excesos de stock. Esto también
incluye la organización adecuada del almacén para facilitar el acceso a los
productos y mantener su calidad.
3. Presupuesto y Control de Costos
Establecer un presupuesto para la compra de repuestos, almacenamiento, y
operaciones del almacén, controlando los costos de adquisición y
asegurando que los márgenes de ganancia sean sostenibles. Es
fundamental evitar sobrecostos y maximizar la rentabilidad.
4. Selección y Monitoreo de Proveedores
Evaluar y seleccionar proveedores confiables que ofrezcan repuestos de
calidad y entregas puntuales. Además, realizar un seguimiento continuo del
desempeño de los proveedores para garantizar que mantengan altos
estándares de calidad y cumplan con los acuerdos establecidos.
5. Optimización de Recursos Tecnológicos
Implementar sistemas de gestión de inventarios (SGI) para monitorear los
niveles de stock y realizar pedidos automáticos. También, evaluar la
automatización de ciertos procesos operativos para aumentar la eficiencia y
reducir el margen de error en el manejo de repuestos.

Proceso Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

Planificación de - Identificación de - Planificación de Recursos - Asignación de roles y

Recursos Humanos necesidades de personal Humanos responsabilidades
 - Perfil de habilidades - Análisis de cargas de - Plan de capacitación y
requeridas trabajo y horarios desarrollo del personal

Gestión de - Datos de inventarios - Sistema de Gestión de - Niveles de inventario

Inventarios actuales Inventarios (SGI) actualizados

- Información de demanda - Técnica de control de - Reportes de rotación de

de productos inventarios (FIFO, LIFO) inventarios

Presupuesto y - Información financiera - Análisis de costo-beneficio - Plan financiero y

Control de Costos (gastos, ingresos) presupuesto actualizado

- Datos de ventas y - Herramientas de control de - Control de márgenes de

compras costos y análisis financiero ganancia y reducción de
costos
Selección y - Información de - Evaluación de proveedores - Lista de proveedores
Monitoreo de proveedores potenciales (auditorías, informes de aprobados
Proveedores desempeño)
- Historial de desempeño - Sistema de calificación de - Reportes de desempeño de
de proveedores proveedores proveedores

Optimización de - Información sobre - Software de Gestión de - Mejora en el control de

Recursos sistemas actuales y Inventarios (SGI), ERP inventarios y procesos
Tecnológicos necesidades tecnológicas automatizados
- Evaluación de procesos - Análisis de eficiencia - Procesos operativos más
operativos operativa y automatización eficientes y reducidos en
de procesos errores

 Gestión de Comunicaciones

1. Planificación de la Comunicación
Definir claramente los objetivos de comunicación dentro de la
organización, identificar las audiencias clave (empleados, proveedores,
clientes) y elegir los canales adecuados (correos electrónicos, reuniones,
plataformas digitales). Esto asegura que la información fluya de manera
eficiente y efectiva.

2. Comunicación Interna Eficiente

Establecer protocolos claros para la comunicación interna, garantizando
que el personal esté informado sobre los procedimientos operativos,
actualizaciones de inventarios y prioridades. Reuniones regulares y
plataformas colaborativas son esenciales para mantener a todos los
equipos alineados.

3. Comunicación Transparente con Proveedores

Mantener una comunicación constante con los proveedores para
asegurar la puntualidad de las entregas, la calidad de los productos y
resolver cualquier problema rápidamente. Esto también incluye la
negociación de acuerdos claros y la retroalimentación regular sobre su
desempeño.
 4. Atención y Comunicación con Clientes
Ofrecer canales de comunicación accesibles para los clientes,
informándoles sobre el estado de sus pedidos, tiempos de entrega y
cualquier inconveniente. Además, proporcionar respuestas rápidas y
claras a consultas y quejas es fundamental para garantizar su
satisfacción.

5. Gestión de la Información y Reportes

Implementar sistemas eficientes para gestionar la información relacionada
con ventas, inventarios y comunicaciones con proveedores y clientes.
Generar informes regulares y evaluaciones de desempeño ayuda a tomar
decisiones informadas y mejorar continuamente las operaciones.

Reunión Frecuenci Participantes Objetivo Entregable A Cargo de Observaciones

a General
Reunión de Semanal Jefes de área, Alinear las Informe de Coordinador Asegurarse de que
Coordinación personal clave operaciones estado de de Almacén todos los
Interna del almacén diarias, revisar inventarios, departamentos estén
estado de ventas, tareas actualizados sobre
inventarios y los procesos y
ventas prioridades. Es
importante tener un
seguimiento
detallado de las
tareas pendientes.
Reunión de Mensual Gerente de Revisar Informe de Gerente de Debe incluir una
Proveedores compras, desempeño de desempeño de Compras evaluación continua
equipo de proveedores, proveedores, del servicio de los
logística, discutir plazos nuevos proveedores para
proveedores de entrega, acuerdos identificar posibles
clave calidad de mejoras en el
productos proceso de
suministro.
Reunión con Trimestral Equipo de Recoger Informe de Gerente de Recoger opiniones y
Clientes ventas, feedback sobre satisfacción Ventas sugerencias para
atención al productos y del cliente, mejorar la
cliente servicios, acciones a comunicación con
 resolver seguir los clientes.
problemas y Asegurar que las
establecer preocupaciones de
nuevas los clientes sean
promociones abordadas
rápidamente.
Reunión de Mensual Jefes de área, Evaluar Informe de Jefe de Asegurar que las
Seguimiento personal de progreso de progreso del Proyecto metas del proyecto
de Proyectos operaciones, proyectos proyecto estén alineadas con
responsables de relacionados las operaciones
proyectos con la mejora diarias y los
de operaciones, recursos
tecnología, etc. disponibles.
Reunión de Quincenal Todo el Asegurar que Boletín Recursos Fomentar un
Comunicación personal del todos los informativo, Humanos ambiente de
Interna almacén, empleados acta de la comunicación
gerencia estén reunión abierta y
informados de transparente.
cambios en Proveer
procesos, actualizaciones
políticas y relevantes para el
noticias personal, como
relevantes cambios de políticas
o nuevas
herramientas.

 Gestión de Riesgos
 Gestión de Adquisiciones
 Gestión de Interesados

i. Proceso de Seguimiento y Control

 Gestión de la Integración
 Gestión de Alcance
 Gestión de Cronograma
 Gestión de Costes
 Gestión de Calidad
 Gestión de Recursos
 Gestión de Comunicaciones
 Gestión de Riesgos
 Gestión de Adquisiciones
 Gestión de Interesados

ii. Procesos de Cierre:

 Gestión de Integración
 b. Conclusiones.

1. Optimización Operativa: La implementación del Sistema de Gestión de

Almacenes (WMS) y la plataforma de comercio electrónico mejorará
significativamente la eficiencia en la gestión de inventarios y distribución de
repuestos, permitiendo reducir los tiempos de entrega y mejorando la
satisfacción del cliente.

2. Digitalización y Automatización: El uso de nuevas tecnologías en IPESA,

como la digitalización de procesos y la automatización en la venta y control de
inventarios, no solo facilitará la gestión interna, sino que también garantizará una
mayor disponibilidad de productos, lo que ayudará a la empresa a mantenerse
competitiva en el mercado.

3. Capacitación y Gestión de Cambio: El éxito del proyecto dependerá en gran

medida de la capacitación del personal en las nuevas herramientas tecnológicas.
Para mitigar riesgos, como la resistencia al cambio, será clave un enfoque
continuo en la formación y adaptación del equipo a los nuevos sistemas.

LINK DEL VIDEO:

https://youtu.be/2o_ImxPZEJY