Resumen Ley 1579 de 2012

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
FACULTAD DERECHO Y CIENCIAS POLITICAS Y SOCIALES
NOTARIADO Y REGISTRO
LIZ YESENIA SEDANO ROJAS
LEY 1579 DE 2012
BOGOTÁ DC
6 DE NOVIEMBRE 2024
Principios y Objetivos de la Ley
La Ley 1579 de 2012 tiene como propósito garantizar una adecuada gestión de los
archivos y la conservación del patrimonio documental, favoreciendo el acceso a la
información pública y protegiendo los derechos de los ciudadanos. Los principios
fundamentales que orientan la ley son:
 Transparencia en el manejo de los documentos públicos.

 Acceso a la información pública, facilitando la consulta de los documentos en
los archivos públicos.
 Protección de la información contenida en los archivos, respetando derechos
fundamentales como el de la privacidad y la intimidad.
 Conservación del patrimonio documental del país para las generaciones
futuras.
Definición y Alcance de los Archivos
La ley establece la definición de archivo como el conjunto de documentos que se

producen y reciben en el ejercicio de funciones públicas o privadas. También señala
que todos los documentos creados por las entidades públicas en el desarrollo de
sus funciones tienen la naturaleza de documentos de archivo y están sujetos a la
legislación.
El alcance de la ley incluye tanto a los archivos de las entidades públicas como de
los privados que interactúan con el Estado, garantizando que los documentos sean
gestionados de manera adecuada desde su creación hasta su disposición final.
Gestión Documental
La Ley 1579 de 2012 establece la gestión documental como un proceso integral que
abarca la creación, recepción, organización, conservación y disposición final de los
documentos, a fin de asegurar la correcta administración de la información pública.
Los puntos clave en la gestión documental son:
 Clasificación de los documentos de acuerdo con su valor administrativo,

legal, fiscal, histórico o cultural.
 Conservación de los documentos en condiciones adecuadas para garantizar
su integridad.
 Eliminación de documentos que ya no tengan valor o relevancia
administrativa, siguiendo los procedimientos establecidos por la ley.
El Derecho de Acceso a la Información Pública
La ley refuerza el derecho de los ciudadanos a acceder a la información pública

contenida en los archivos del Estado. Se considera que los documentos de archivo
generados por las entidades públicas son, en principio, de acceso público, salvo
que existan restricciones legales para su consulta. Estas restricciones pueden estar
relacionadas con la seguridad del Estado, la protección de la vida privada, la
defensa de derechos fundamentales o la protección de secretos oficiales.
Protección del Patrimonio Documental
La ley reconoce que los archivos del país son parte del patrimonio cultural de la
nación, por lo que establece medidas para la preservación de los documentos de
valor histórico y cultural. Se señala que el Estado debe garantizar la conservación
de estos documentos en condiciones adecuadas, implementando políticas de
conservación preventiva, restauración y digitalización, así como promoviendo la
creación de inventarios y registros de los documentos de interés cultural.
Digitalización de Archivos
Uno de los aspectos más relevantes de la Ley 1579 de 2012 es el impulso a la

digitalización de documentos. La ley promueve la conversión de documentos físicos
en formato digital para facilitar su conservación y acceso. La digitalización también
busca reducir el uso de espacio físico y mejorar la eficiencia en el manejo de la
información, permitiendo una mejor gestión de los archivos.
Para ello, la ley contempla la creación de sistemas electrónicos y plataformas

digitales para el almacenamiento y acceso de los documentos, asegurando que se
mantengan las garantías de autenticidad y seguridad en el proceso.
Responsabilidades de las Entidades del Estado
Las entidades del Estado, sean nacionales o territoriales, tienen la obligación de

contar con una estructura archivística adecuada que permita la correcta gestión y
conservación de los documentos de archivo. Esto incluye la formación de personal
especializado en archivística, la implementación de sistemas de gestión
documental, y la creación de políticas públicas para el manejo de los archivos.
Cada entidad debe designar un responsable de la gestión de archivos, y se debe

contar con los recursos humanos y tecnológicos necesarios para garantizar el
cumplimiento de las normativas establecidas en la ley.
Creación del Sistema Nacional de Archivos
La Ley 1579 crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA), un sistema integral que
busca coordinar las políticas y prácticas archivísticas a nivel nacional. El SNA está
compuesto por entidades como el Archivo General de la Nación, los archivos
nacionales, los archivos departamentales y municipales, y las entidades privadas
que manejan documentos de interés público.
Este sistema tiene como propósito centralizar la gestión de los archivos, promover
la interoperabilidad entre los diferentes archivos del país y garantizar la uniformidad
en los procedimientos archivísticos.
Control y Supervisión
La ley establece mecanismos de supervisión y control sobre la gestión de los

archivos, con el fin de asegurar que las entidades públicas y privadas cumplan con
las normativas de la ley. El Archivo General de la Nación es la entidad encargada
de supervisar, normar y orientar la implementación de la ley a nivel nacional.
Además, se prevé la elaboración de auditorías y seguimientos periódicos para

evaluar el estado de la gestión documental y la conservación de los archivos.
Disposición Final de los Archivos
La Ley 1579 regula la disposición final de los documentos una vez que hayan
cumplido su función administrativa. Se establece que los documentos deben ser
evaluados y clasificados en función de su valor, y los que ya no tengan valor
administrativo o histórico pueden ser eliminados. Sin embargo, este proceso debe
estar sujeto a un protocolo de destrucción que garantice la confidencialidad y
seguridad de la información.
Capacitación y Profesionalización en Archivística
La ley también establece la necesidad de capacitar a los profesionales y servidores

públicos encargados de la gestión documental. Se prevé la creación de programas
de formación en archivística y la profesionalización de quienes laboran en el área
de archivos.
Sanciones
Finalmente, la Ley 1579 de 2012 establece sanciones para las entidades y

funcionarios públicos que no cumplan con las disposiciones de la ley, en especial
en lo relativo a la correcta gestión de los documentos y el acceso a la información
pública. Las sanciones incluyen medidas disciplinarias y, en algunos casos,
penales.
Conclusión
La Ley 1579 de 2012 es una norma clave para la gestión documental en Colombia,
ya que establece un marco jurídico integral para asegurar la transparencia en la
administración pública, la conservación del patrimonio documental y el acceso a la
información. Su implementación es crucial para modernizar los archivos en el país,
mejorar la eficiencia administrativa y garantizar el derecho de los ciudadanos a
acceder a la información pública.

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