Lectura 2 - 2da Parte

Validación de Datos
Por validar, se entiende la posibilidad de controlar el ingreso de un cierto tipo de

dato a una celda o un rango de celdas, o el intervalo dentro del cual se debe encontrar
el valor a ingresar. De este modo se evita el ingreso de datos que pueden ser
incorrectos. Por ejemplo, cuando ingreso la fecha de una factura, puedo validar que
esta fecha se encuentre en un intervalo de fechas coherentes (p.e. entre el 1/1/2020
y el 31/12/2020), de modo que, si se ingresa una fecha fuera de ese intervalo, me
indique como erróneo dicho valor.
Abra el archivo 0202.xls, en el cual tenemos un listado de facturas
correspondientes a un grupo de clientes.
Es necesario ingresar la fecha correspondiente a
cada factura, en la columna Fecha, restringiendo el
ingreso para las fechas comprendidas dentro del año
2020.
Seleccione el rango C3:C15, luego en la ficha

Datos seleccionar Validación de Datos, elija la
ficha Configuración. En Permitir elija tipo de
Datos Fecha, y luego en Fecha Inicial y Fecha
Final colocar los limites correspondientes (o sea
entre 1/1/2020 y 31/12/2020) y haga clic en
Aceptar.
Ingrese en C3, intencionalmente, la

fecha 5/10/2021, que es un valor fuera
del límite, lo cual hará aparecer el
siguiente Mensaje de error.
Si hacemos clic en el botón Reintentar, volvemos al modo edición de la celda

para poder reingresar el valor. En caso de hacer clic en Cancelar, se anula
directamente esta acción volviendo a la celda activa de la hoja.
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Haga clic en Cancelar.
Podemos personalizar este Mensaje de error, para que nos muestre la leyenda
que nosotros queramos, de modo que el usuario sepa el motivo de su error.
Seleccione nuevamente el rango C3:C15. Luego en el menú Datos /Validación,
elija la ficha Mensaje de error. Escriba como mensaje de error, Ingrese una fecha
dentro del año 2020. Haga clic en Aceptar.
Vuelva a ingresar la fecha 5/10/2021 y vea como se muestra ahora el mensaje de

error personalizado.
También es posible agregar Mensajes Entrantes, de modo que, al posicionarse
sobre esa celda, indique un mensaje advirtiendo al usuario sobre los datos a ingresar,
de modo de evitar valores erróneos.
Seleccione una vez más el rango C3:C15. Luego en el menú Datos /Validación,
elija la ficha Mensaje Entrante. Escriba como mensaje entrante, Ingrese una
fecha (solo del año 2020). Haga clic en Aceptar.
Se puede observar ahora que, al posicionarse sobre las celdas validadas, aparece
el mensaje entrante.
Si deseamos permitir que la celda que se está restringiendo esté en blanco o si
desea definir límites que utilicen una referencia de celda, o una fórmula que dependa
de celdas que inicialmente están en blanco, deberemos comprobar que la casilla de
verificación Omitir blancos está activada.
Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco,
tratándolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificación Omitir
blancos.
Al definir los mensajes de errores, tanto sea para mensaje de entrada o mensaje
de error, veremos además que estos pueden tener un título significativo y en el caso
del Mensaje de error un Estilo de mensaje.
En la columna Pagos, es necesario ingresar los valores abonados por el cliente.
Dichos Pagos solo pueden ser positivos (mayores a 0) y no pueden superar al valor
de la columna Importes, que representa el valor comprado.
Realice la correspondiente validación de las celdas del rango E3:E15, limitando el
ingreso de valores a aquellos que se encuentren dentro del Intervalo comprendido
entre 0 y el valor correspondiente. Como Mensaje Entrante debe aparecer:
“Ingrese el monto abonado”, y como Mensaje de Error: “Solo valores positivos.
No supere Importe.”
Nota: Aquí debemos validar primero solo la celda E3, para valores entre 0 y la celda D3, y luego
copiar E3 al resto de las celdas. Al copiar esta celda hacia abajo, por existir una referencia relativa
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de celda, hará que los valores correspondientes al Importe (D4, D5, etc.) aparezcan correctamente
validados para las celdas correspondientes (es decir se copian los valores de validación).
Listas desplegables mediante Validación de Datos
Ya hemos visto que una de las alternativas para controlar el tipo de datos
permitidos en una celda o en un rango de celdas, es el uso de Validación de Datos,
una herramienta muy útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel
con diferentes usuarios y deseamos limitar las opciones de datos que se deben
ingresar en las celdas.
La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban
datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no
válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede
proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así
como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, ya vimos cómo podemos establecer que en un rango sólo sean
válidos valores enteros entre 0 y un valor definido en una celda, evitando que los
usuarios ingresen valores incorrectos.
Otra variante es que en el criterio de validación le indiquemos que en dicho rango

sólo debe permitir el ingreso de
determinados valores que forman
parte de una “lista”.
Por ejemplo, ubiquémonos en la
Hoja 2.
Esta Hoja de nuestro libro dispone
de una lista de productos con sus
correspondientes precios.
Supongamos que deseamos, a los
efectos de realizar una facturación,
diseñar una “lista desplegable” que permita
“listar” los productos y elegir el producto, sin necesidad de escribir su descripción
o nombre.
Tengamos presente que estos procedimientos para validar el ingreso en una celda
permiten minimizar los errores humanos, en este caso el error de escritura si el
usuario tuviese que escribir la descripción o el código del producto.
3
1. En la celda E1 deseamos lograr
la lista desplegable. Para ello nos
posicionamos en dicha celda,
accedemos a la cinta Datos
seleccionamos Validación de
Datos y en el criterio de validación
debemos seleccionar la opción
“Permitir Lista”. En el cuadro
“Origen” ingresaremos el rango
donde se encuentran los nombres
de los productos que desplegará la
lista. Para
nuestro ejemplo es el rango
$A$3:$A$19
Si desea crear en la celda E2 una
lista desplegable, asegúrese de que
esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
Si esta casilla no está activada el ingreso en la celda E2 deberá realizarse por
teclado, pero Excel rechazará cualquier valor que no forme parte de la lista
seleccionada en Origen.
Recuerde que ya se ha visto que a través de la ficha “Mensaje de error” de la

ventana de Validación de datos, es posible configurar el texto que se desea mostrar
en estos mensajes de error cuando Excel detecta datos no válidos.
Por otro lado, para especificar si la celda se puede dejar en blanco (o si la lista
puede incluir celdas en blanco), active o desactive la casilla de verificación Omitir
blancos.
Al finalizar el procedimiento,
observaremos que al posicionarnos en la
celda E1 dispondremos de una “flecha” que
nos desplegará la lista de productos que
pueden seleccionarse.
4
Aclaración Importante
Validación con datos origen en otra hoja
Sólo disponible para Versión 2013 o posteriores de Microsoft Excel
El procedimiento visto anteriormente tiene como limitación, en versiones

anteriores, que Excel solo aceptará como origen de los datos, listas que se
encuentren en la misma hoja que la celda en la cual estamos validando con una lista
desplegable.
Por ejemplo, si la tabla de productos se encontrara en la Hoja 3 no la podremos
utilizar para diseñar una lista desplegable validando una celda de la Hoja 2 (al
menos, tal como se explicó en las páginas anteriores).
Si intentamos hacerlo, en dichas versiones, Excel nos mostrará un mensaje de
advertencia tal como:
La solución es definir los Datos de Origen como un “Nombre de bloque”, vale

aclarar que este tema, se verá en próximas lectura del material.
Supongamos que la tabla de Productos que vimos en la Hoja 2, la tenemos en la
Hoja 3 de nuestra hoja de cálculo.
Seleccionamos el bloque A3:A19 (que contiene la lista de nuestros productos) y
creamos el nombre de Bloque PRODUCTOS utilizando el “cuadro de nombres”.
Los pasos para definir NOMBRE a un bloque de celdas, tal como se expresó en
párrafos anteriores, se describirán en la lectura del próximo material (Lectura 4).

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Validación de Datos

Por validar, se entiende la posibilidad de controlar el ingreso de un cierto tipo de

Seleccione el rango C3:C15, luego en la ficha

Ingrese en C3, intencionalmente, la

Si hacemos clic en el botón Reintentar, volvemos al modo edición de la celda

Vuelva a ingresar la fecha 5/10/2021 y vea como se muestra ahora el mensaje de

Listas desplegables mediante Validación de Datos

Otra variante es que en el criterio de validación le indiquemos que en dicho rango

Recuerde que ya se ha visto que a través de la ficha “Mensaje de error” de la

El procedimiento visto anteriormente tiene como limitación, en versiones

La solución es definir los Datos de Origen como un “Nombre de bloque”, vale

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