GFPI-F-135GuiadeAprendizaje Organizar Eventos 2
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2. PRESENTACIÓN
Aprendices, un cordial saludo e invitándolos a continuar con el proceso formativo que es de gran
relevancias en el área administrativa. Todo aprendiz de programas del área administrativa, debe
conocer, aplicar las fases para la planeación de los eventos empresariales, como herramienta
fundamental en las organizaciones, son actos que nos permitirá vender la imagen de los productos
o servicios.
Cabe resaltar lo importante que es tener conocimientos en organizar eventos internos que
fortalecen las relaciones de los equipos de trabajos.
Las actividades individuales y grupales deben quedar soportadas en el drive asignadopara tal fin,
como herramienta de evidencias de su proceso formativo, de esta manera se analizan,
retroalimenta y evaluar cada una de las evidencias de aprendizajes.
Llego el momento¡
La puesta en escena de nuestro evento:
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3.3 Actividades de apropiación:
3.3.1 Actividad Cognitiva: Identificar las fases del proceso administrativo aplicado a los eventos
de acuerdo con el protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización.
Descripción de la actividad:
Organizar grupos de trabajo por cada comité.
Escuchar atentamente las indicaciones suministradas por el instructor para la explicación de la temática
y las actividades a realizar
Cada grupo debe ingresar al google drive y consultar la información en la carpeta de EVIDENCIAS:
PLANEACIÓN DE EVENTOS: Etapas del proceso administrativo para la organizacion de eventos.ppt
Socializar en cada comité las diapositivas consultadas
El instructor aclarará las dudas inquietudes a medida que se va desarrollando la temática .
Subir la evidencia de manera individual en el google drive: el cronograma de actividades y el presupuesto
por cada comité, señalando las etapas del evento y las fases del proceso administrativo
Ambiente requerido: Ambiente convencional con acceso a Internet y equipos de Cómputo.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Estrategia: aprendizaje colaborativo Tecnica: cronograma.
Materiales de formación: Guia de aprendizaje, marcadores, computador, Borrador.
Material de apoyo: Consultar el material socializado en las formaciones por parte del instructor.
Evidencias de aprendizaje: Evidencia de conocimiento: cronograma de actividades y presupuesto por cada
comite señalando las etapas del evento y las fases del proceso administrativo
Instrumentos de evaluación: Observación, Lista de chequeo.
Duración de la actividad: 20 horas.
3.3.2 Actividad Procedimental: Diseñar un evento que obedezca a la clasificación y objetivos de los
mismos, identificando las etapas y estructura general del evento como cumplimiento a los requerimientos
instruccionales
Descripción de la actividad:
Organizar grupos de trabajo de tres integrantes.
Escuchar atentamente las indicaciones suministradas por el instructor en la explicación de la temática y
las actividades a realizar.
De acuerdo a la propuesta del tipo de evento que se va a organizar y a poner en marcha, teniendo en
cuenta los siguientes requerimientos:
Solicitud del evento: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, por medio del programa de formación titulada
GESTION EMPRESARIAL, en la ejecución del proyecto formativo: “Asesoría en gestión empresarial a través
de una unidad virtual dirigida a las mi pymes sector comercio en el sur de la guajira” y coincidiendo con el
día mundial de la Marca Propia tiene previsto desarrollar una jornada (eventos) dedicado al “fortalecimiento
de las marcas propias en el sur de la Guajira”, donde entre otros contará con charlas y conferencias, una feria
con stands de exposición de productos, talleres de temáticas varias (economía circular, cultivo urbano,
alimentación saludable, etc.) y conciertos solidarios.
1. Formular el Manual de Funciones y responsabilidades del evento.
2. Identificar las comités o grupos de trabajo necesarios para la gestión del evento y detallar las distintas
funciones que han de realizar cada uno de ellos.
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3. Organizar grupos de trabajos de acuerdo a sus cualidades y habilidades para conformar los comités que
tendrán a cargo la propuesta, puesta en marcha y ejecución del evento:
Organizador
Financiero
Académico
Logístico
Comunicaciones
Cultural
Protocolo
4. Diseñar el Organigrama de la estructura organizativa del evento.
Subir las evidencias al google drive de manera individual: El manual de funciones y procedimiento general
y por comités.
Ambiente requerido: Ambiente convencional con acceso a Internet y equipos de Cómputo.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Estrategia:aprendizaje: colaborativo Tecnica: propuesta
Materiales de formación: Guia de aprendizaje, marcadores, computador, Borrador,
Material de apoyo: Consultar el material socializado en las formaciones por parte del instructor
Evidencias de aprendizaje: Evidencia de desempeño: Sustentación propuesta manual de funciones y
procedimiento por cada comité
Instrumentos de evaluación: : Observación, Lista de chequeo
Duración de la actividad: 15 horas.
Descripción de la actividad:
Organizar grupos de trabajo de 7 integrantes
Escuchar atentamente las indicaciones suministradas por el instructor en la explicación de la temática
sobre seguridad en los eventos, desarrollarán la actividad de evaluación de riesgos asociada a las
locaciones para eventos que prestan sus servicios en Fonseca y Barrancas.
Harán una visita técnica de inspección de la locación asignada por el instructor
Aplicaran una lista de cheque que pueda soportar los hallazgos encontrados en dicha visita.
(quedará como un anexo del informe de a visita)
Diseñará una matriz de riesgos de acuerdo a los criterios que se establecen en el manual de
seguridad para los eventos emitido por la ABC el 5 de junio de 2024. (socializado en la
formación)
Tomarán las evidencias de los riesos encontrados (fotografías)
DEBERÁ PRESENTAR UN INFORME FINAL en un trabajo escrito en formato PDF, en el formato
de normas APA, en el cada equipo de trabajo deberá:
Ambiente requerido: Salones de eventos: Casa Campo Shadday, Salon de evento Dorados el
Rancho de Tania, Salon de eventos La Viña, Hotel Iparú (barrancas)
Materiales de apoyo: computador, fotocopias, cámara fotográfica o celular, lista de chequeo
para evaluación de riegos diseñada por cada grupo)
Estrategias o técnicas didácticas activas: Estrategia: aprendizaje autónomo Tecnica: informe
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Materiales de formación: Guia de aprendizaje, marcadores, computador, Borrador,
Material de apoyo: Documento adicional Matriz de Seguridad en elos eventos (drive)
Evidencias de aprendizaje: Evidencia de producto: Informe escrito matriz de riesgo de las
locaciones que prestan sus servicios en Fonseca y Barrancas.
Instrumentos de evaluación: observación, lista de chequeo
Duración de la actividad: 15 horas.
3.4.2 Actitudinal: Evaluar la organización del evento de manera responsable, crítica y reflexiva
teniendo en cuenta el tipo de evento y las políticas institucionales
Descripción de la actividad:
Trabajar en los comités de acuerdo al Manual de Funciones
Escuchar atentamente las indicaciones suministradas por el instructor en la ejecución de evento.
Tomarán las evidencias del desarrollo y ejecución del evento, para tal fin designarán el
fotógrafo del comité para el dia del evento.
Cada comité rendirá informe de ejecución de acuerdo al plan de trabajo, el cronograma de
actividades y el presupuesto ejecutado, para tal fin establecemos los siguientes ítems que
minimo debe contener la ejecución.
1. COMITÉ ORGANIZADOR: Diseño carta para invitación de participantes en
Determinación de las necesidades de personal y la el evento
reprogramación de funciones de acuerdo la Diseño carta modelo para enviar a invitados
disponibilidad en cada comité para funciones especiales
especiales el dia del evento: Manejo de RRSS. Procede a la difusión del
Haz un breve resumen de como se desarrollo la evento en las principales redes sociales.
ejecución del evento:. Diseño del Cartel. Diseña el cartel que se
Acto Inaugural enviará a la imprenta. Para ello podrás utilizar
Bienvenida alguno de estas páginas: www.canva.com ;
Sistema de registro de los asistentes www.piktochart.com
Transporte y recepción de ponentes Invitaciones. Diseña las invitaciones que
Desarrollo de las actividades enviarás a los asistentes, por medio de una
Gestión de redes sociales campaña de e-mailing. Podrás servirte de esta
Acto cultural aplicación www.mailchimp.com
Email. Prepara un email de agradecimiento para
Ceremonia de clausura
ponentes y otro para asistentes
Traslados a las terminales de transporte
RRSS. Diseña la propuesta de
Agradecimientos
agradecimiento para todos los participantes
2. COMITÉ DE COMUNICACIONES:
en el evento, en twitter y facebook.
Determinación de las necesidades materiales y
3. COMITÉ DE LOGISTICA:
de comunicación para el desarrollo del I
Determinación de las necesidades técnicas
seminario taller Guajira. (stands, vallas, globos,
y en equipos (escenarios, equipos de
mapas, folletos y cartelería, ambientación,
imagen y sonido, estructuras efímeras.
merchandising, baños portátiles, etc. , justifique
Determinar las necesidades logísticas de
teneiendo en cuenta el plan de divulgación del
cada una de los siguientes ítems:
evento)
Acto Inaugural
Bienvenida
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Sistema de registro de los asistentes Acto cultural
Transporte y recepción de ponentes Traslados a las terminales de transporte
Desarrollo de las actividades Agradecimientos
Gestión de redes sociales 6. COMITÉ CULTURAL
Acto cultural Elaboración de colgantes para escarapelas,
Ceremonia de clausura Elaboracion de recordatorios
Traslados a las terminales de transporte Decoración
Agradecimientos. Haz un breve resumen de cómo se ejecuto el
4. COMITÉ ACADEMICO: evento.
Programa del evento. Como se definió Acto Inaugural
el programa final del evento. Bienvenida
Ponentes e invitados especiales: Sistema de registro de los asistentes
quienes se contemplaron, hojas de Transporte y recepción de ponentes
vidas. Selección definitiva de los Desarrollo de las actividades
ponentes y que temática desarrollo Gestión de redes sociales
cada uno Ceremonia de clausura
Haz un breve resumen de cómo hizo la Acto cultural
ejecución del evento. Traslados a las terminales de transporte
Acto Inaugural Agradecimientos
7. COMITÉ FINANCIERO:
Bienvenida
Formas de financiación del evento.
Sistema de registro de los asistentes a. Presupuesto interno o presupuesto propio
Transporte y recepción de ponentes b. Patrocinadores
Desarrollo de las actividades c. Colaboradores
Gestión de redes sociales d. Donativos
Ceremonia de clausura e. Espacios publicitarios
Acto Cultural f. Otros
Traslados a las terminales de transporte Haz un breve resumen de cómo se ejecutó
presupuestalmente el evento.
Agradecimientos.
5. COMITÉ DE PROTOCOLO:
Acto Inaugural
Asistentes: Identifica los tipos de asistentes Cocktail de bienvenida
previstos y su número aproximado Sistema de registro de los asistentes
Haz un breve resumen de cómo se ejecuto Transporte y recepción de ponentes
el evento. Desarrollo de las actividades
Acto Inaugural Gestión de redes sociales
Bienvenida Ceremonia de clausura
Sistema de registro de los asistentes Fiesta de despedida
Transporte y recepción de ponentes
Traslados a las terminales de transporte
Desarrollo de las actividades
Agradecimientos
Gestión de redes sociales
Ceremonia de clausura
DEBERÁ PRESENTAR UN INFORME FINAL en un trabajo escrito en formato PDF, aplicando las
normas APA, en el cada equipo de trabajo deberá:
1. Diseñar la ruta de ejecución de la tarea asignada dando cumplimiento a la ejecucion total
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del cronograma de actividades y el plan de acción para la puesta en marcha del evento por
cada comité.
2. Reporte de incidencias por comité: tener en cuenta los siguientes items
Control de tiempo.
cambio de proveedor
control de costes.
3. Además, deberá hacer un paso a paso fotográfico de todo el proceso que le corresponde
como equipo.
Ambiente requerido: Locación del evento: Biblioteca del CAA
Materiales de apoyo: computador, fotocopias, cámara fotográfica o celular.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Estrategia: aprendizaje autónomo Tecnica: informe
Materiales de formación: Guia de aprendizaje, marcadores, computador, Borrador,
Material de apoyo:
Evidencias de aprendizaje: Evidencia de producto: informe escrito sobre la propuesta del evento.
Instrumentos de evaluación: observación, lista de chequeo
Duración de la actividad: 15 horas.
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4. PLANTEAMIENTO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE PARA LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO
FORMATIVO.
Actividad
Fase del Técnicas e
del Actividad de Evidencias de
proyecto Criterios de Evaluación Instrumentos de
proyecto Aprendizaje Aprendizaje
formativo Evaluación
formativo
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equipos audiovisuales, y demás recursos; los
servicios, las medidas de seguridad y salud
ocupacional, requeridos para el desarrollo del
evento.
Dispone cuidadosamente los equipos, medios
audiovisuales y demás elementos requeridos por
los ponentes o conferencistas y por la audiencia,
para el desarrollo del evento.
Identifica de manera responsable las necesidades
presupuestales de cada comité.
Proyecta diligentemente el presupuesto de
acuerdo con datos reales (costo de vida e Índice
de precios al consumidor ipc) e imprevistos para
el desarrollo del eventoPresenta de manera
oportuna la propuesta de servicios y costos de
acuerdo con el tipo de evento, el protocolo, el
presupuesto asignado y los requerimientos del
cliente, aplicando las normas técnicas vigentes
para su elaboración.
Calcula cuidadosamente el costo del evento y lo
contrasta con el presupuesto inicial para su ajuste,
teniendo en cuenta la cuantía real para el
desarrollo del evento
Actitudinal: Evidencia de Participa diligentemente en la planeación y Estrategia:
producto: Informe organización de eventos, de acuerdo con las aprendizaje
Evaluar la escrito sobre fases del proceso administrativo, siguiendo el
organización del evaluacion de conducto regular de acuerdo con el autónomo
evento de riesgos y seguridad organigrama y normas institucionales.
manera en las locaciones y Opera de manera responsable los recursos Tecnica:
responsable, salones de eventos tecnológicos requeridos para la planeación, Informe
coordinación y ejecución del evento.
crítica y Informe escrito Elabora cuidadosamente los cronogramas de
reflexiva sobre la propuesta actividades para cada comité. Instrumentos
teniendo en del evento Desarrolla de manera responsable las de evaluación:
cuenta el tipo actividades inherentes a las funciones Observación,
correspondientes a la fase de ejecución del Lista de
de evento y las evento, verificando el cumplimiento del
políticas programa establecido en la agenda chequeo
institucionales Aplica estrictamente las normas de etiqueta
y protocolo nacionales e internacionales
durante el montaje del sitio donde se
realizará el evento.
Aplica de manera cortés el procedimiento
para la recepción y el registro de
participantes, invitados y conferencistas al
evento, en español, entregando el distintivo,
la agenda y material previsto
Orienta el montaje del auditorio, aplicando
las normas de protocolo, de acuerdo con el
tipo de evento.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Aperitivo: Un pequeño platillo o bebida usada para incitar el apetito del comensal, que se
entrega previo a una cena de gala (mientras se sienta a los invitados).
Asistentes: Los individuos listados a participar en una conferencia o evento. Este término
también toma en cuenta prensa, exhibidores, ponentes e invitados.
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Atención al cliente: Se centra en resolver los problemas que los clientes han identificado. La
clave de la asistencia es proporcionar los medios y los métodos para solucionar el problema
Base de datos: Consiste en un archivo con toda la información disponible acerca de los
asistentes, participantes, expositores y empresas involucradas en el evento.
Evento: Se refiere a la totalidad de actividades con una meta definida por la cual se lleva a
cabo la conferencia, junta, reunión, fiesta, celebración, gala, cóctel, etc.
Experiencia del cliente: Es la suma de todos los contactos, desde el descubrimiento e
investigación de un producto hasta su compra, pasando por su uso real y su seguimiento por
parte de la marca.
Lobby: Área de entrada a un edificio donde se realizará un evento. Esta área se utiliza para
fines del evento como recibidor, lugar de registro, para montar exhibiciones o incluso para
servir alimentos o aperitivos.
Maestro de ceremonias: Persona que sirve de enlace entre el lugar, el cliente y los
invitados. Ayuda a llevar el orden, las reglas y las regulaciones de un evento – llama a los
invitados a cenar, a sentarse, anuncia las conferencias, etc.
Servicio al cliente: Se refiere a los métodos que emplea una empresa para ponerse en
contacto con sus clientes y garantizar, que el bien o servicio ofrecido llegue a sus
consumidores y sea empleado de manera correcta.
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
(BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA).
5. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
http://biblioteca.sena.edu.co/
http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=10390236
Como organizar eventos con éxitos Jijena Sánchez, Rosario; EDITORIAL Ugerman Editor, 2010
https://www.youtube.com/watch?v=Gp5RmBAHKhM
https://www.youtube.com/watch?v=126qcOzMBeY
fracaso empresariales https://www.youtube.com/watch?v=yMmk6FMXFA4
http://www.shoshan.cl/tesoros2005/un_nuevo_dia_de_trabajo.html
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