T5 INFORME PROCEDIMIENTO OPERATIVO NORMALIZADO

PRESENTADO POR

JAIRO ALBERTO ROJAS JUSPIAN

SAMUEL RICO

GRUPO
8490

DOCENTE

JHON EDER CASTILLO ESPINOSA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO

FACULTAD DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

SANTIAGO DE CALI

2024
 INTRODUCCIÓN

En el entorno empresarial actual, contar con procedimientos bien definidos y estructurados es

esencial para garantizar la calidad, seguridad y eficiencia en las operaciones diarias. Los
Procedimientos Operativos Normalizados (PON) son herramientas clave que permiten estandarizar
procesos, minimizar errores y optimizar el uso de recursos, asegurando que las actividades se
realicen de manera coherente y conforme a las normativas vigentes.

El presente PON está enfocado en la Recepción de Mercancías dentro del Supermercado La Gran
Colombia, una de las áreas críticas para el correcto funcionamiento del negocio. La recepción de
mercancías es un proceso vital, ya que representa el primer punto de control sobre los productos
que se pondrán a disposición del cliente final. Una correcta gestión de este proceso no solo
garantiza que los productos lleguen en óptimas condiciones, sino que también permite mantener
un control riguroso del inventario, evitar pérdidas económicas por productos en mal estado, y
asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad que los clientes esperan.

Además, este PON incluye un componente fundamental: la Preparación y Capacitación ante

Emergencias y el Plan de Respuesta a Emergencias, que son necesarios para mitigar los riesgos
asociados a situaciones críticas que podrían surgir durante la recepción de mercancías o en otras
áreas del supermercado. Las emergencias, como incendios, sismos o derrames de productos
peligrosos, representan un alto riesgo tanto para la integridad física de los empleados y clientes
como para las instalaciones. Por ello, es vital que todo el personal esté preparado y capacitado
para actuar de manera rápida y efectiva ante cualquier eventualidad.
 Objetivo

General

Establecer un Procedimiento Operativo Normalizado (PON) para la Recepción de Mercancías en el

Supermercado La Gran Colombia que garantice la correcta verificación, registro y almacenamiento
de los productos, con el fin de asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad, higiene y
seguridad, optimizar el control de inventario y minimizar los riesgos de accidentes laborales y
emergencias.

Específicos

 Estandarizar el proceso de recepción de mercancías para asegurar que todos los productos
que ingresen al supermercado cumplan con los estándares de calidad y cantidad
establecidos, evitando errores y pérdidas económicas por productos en mal estado o con
discrepancias en las cantidades recibidas.

 Implementar un sistema de control de inventarios eficiente que permita registrar

correctamente las mercancías recibidas y gestionar de manera adecuada su
almacenamiento, facilitando la correcta rotación de los productos y reduciendo el riesgo
de caducidad o deterioro de los mismos.

 Capacitar al personal en la correcta manipulación de la mercancía y en el uso de equipos

de protección personal (EPP), garantizando la seguridad de los trabajadores en todas las
etapas del proceso, desde la descarga hasta el almacenamiento de los productos.
Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas del Supermercado La Gran Colombia que se encargan
de la recepción de mercancías, incluyendo el personal de recepción, supervisores de área, los
encargados del inventario y el personal de emergencia.

Responsabilidades

 Gerencia: Responsable de proporcionar los recursos necesarios para la correcta

implementación del procedimiento y asegurar que se cumpla. También supervisar la
implementación de los planes de emergencia.

 Supervisores de área: Encargados de supervisar la recepción de mercancías y la

capacitación del personal en los procedimientos de emergencia.

 Personal de recepción: Responsable de verificar la calidad, cantidad y estado físico de las

mercancías recibidas, así como de su correcto registro en el sistema. Además, deben estar
capacitados para reaccionar en caso de emergencia.

 Encargado de inventario: Responsable de la actualización y control del inventario de

acuerdo con las mercancías ingresadas, y de apoyar en la gestión de emergencias.

 Brigada de Emergencia: Personal capacitado para actuar ante situaciones de emergencia,

liderar las evacuaciones y coordinar la respuesta inicial.

Descripción del Procedimiento

Verificación de la documentación

 Al recibir la mercancía, el personal encargado debe solicitar y revisar la documentación

correspondiente (facturas, guías de transporte, órdenes de compra).

 Verificar que los documentos coincidan con el pedido realizado, tanto en la cantidad de
productos como en los detalles de los mismos.

Inspección de la mercancía

 Revisar visualmente cada uno de los productos para asegurar que cumplen con los
estándares de calidad (estado físico, empaque en buen estado, sin daños visibles).

 Comprobar la fecha de vencimiento en productos perecederos para asegurarse de que

cumplan con los requisitos de vida útil establecidos.

 Registrar cualquier irregularidad, como daños o discrepancias en la cantidad, en un

formato de recepción de mercancía.
Ingreso de mercancías al sistema de inventario

 Una vez verificada la mercancía, se procede a registrar el ingreso de los productos en el

sistema de inventario.

 El registro debe incluir: cantidad recibida, lote, fecha de vencimiento (en el caso de
productos perecederos), y cualquier observación relevante (productos dañados o en mal
estado).

Almacenamiento de la mercancía

 Colocar los productos en las áreas de almacenamiento correspondientes, siguiendo las

normas de higiene y seguridad.

 Los productos perecederos deben almacenarse en las cámaras de refrigeración o

congelación según corresponda, y aquellos productos no perecederos deben almacenarse
de acuerdo con las categorías asignadas (alimentación, bebidas, limpieza, etc.).

 Los productos deben estar ordenados siguiendo el principio de Primero en Entrar, Primero
en Salir (PEPS), para garantizar la rotación adecuada del inventario.

Registro de incidencias

 Si durante la inspección o almacenamiento se detecta alguna anomalía (productos en mal

estado, vencidos o en cantidades incorrectas), se deberá registrar dicha incidencia en un
formato de no conformidad.

 Informar al proveedor si es necesario, y documentar la acción correctiva correspondiente

(devolución, cambio de productos, etc.).

Plan de Preparación y Capacitación ante Emergencias

Objetivo: Capacitar al personal del supermercado en la identificación de riesgos y en la respuesta

ante emergencias que puedan surgir en el proceso de recepción de mercancías o en las áreas de
almacenamiento.

Capacitación:

 Todo el personal de recepción y supervisores deberá recibir capacitación sobre el manejo

de emergencias, incluyendo el uso de extintores, evacuación, primeros auxilios y manejo
de sustancias peligrosas (en caso de que aplique).
  La brigada de emergencia deberá realizar simulacros de evacuación al menos dos veces al
año, con participación de todo el personal.
 Capacitar al personal en el reconocimiento de situaciones de emergencia como incendios,
derrames de productos peligrosos, sismos, entre otros.
 El programa de capacitación incluirá instrucciones sobre cómo manejar situaciones que
impliquen un riesgo para la salud y seguridad de los empleados y clientes.

Equipos de emergencia:

 Debe asegurarse que haya extintores, botiquines de primeros auxilios y señalización de

rutas de evacuación accesibles y en buen estado.
 Las áreas de almacenamiento deberán contar con detectores de humo y alarmas que se
revisarán periódicamente.

Plan de Respuesta a Emergencias

Identificación de Emergencias Potenciales

 Incendios: Causados por fallas eléctricas, manejo inadecuado de productos inflamables o

malas instalaciones.

 Sismos: Debido a la localización geográfica del supermercado.

 Derrames de sustancias peligrosas: Si se manejan productos químicos de limpieza u otros

productos riesgosos.

 Emergencias médicas: Que puedan afectar a empleados o clientes durante el proceso de

recepción de mercancías o en otras áreas del supermercado.

Pasos a seguir en caso de emergencia

Incendios:

 Activar la alarma de incendio.

 El personal debe evacuar inmediatamente siguiendo las rutas de evacuación señaladas.
 El líder de la brigada de emergencia debe intentar apagar el fuego con extintores si es
seguro hacerlo.
 Llamar a los bomberos y esperar en el punto de encuentro.

Sismos:

 Mantener la calma y evacuar el área siguiendo las rutas de evacuación.

 Alejarse de las estanterías y de objetos que puedan caer.
 No usar ascensores durante la evacuación.
Derrames de sustancias peligrosas:

 Aislar el área afectada y evacuar al personal cercano.

 Utilizar los equipos de protección personal (EPP) adecuados para contener el derrame si es
seguro.
 Notificar a las autoridades locales si el derrame es de gran magnitud.

Emergencias médicas:

 Contactar inmediatamente con los servicios médicos de emergencia.

 Aplicar primeros auxilios si es necesario, utilizando el botiquín de primeros auxilios.

Punto de encuentro y evacuación

El punto de encuentro para el personal y clientes en caso de emergencia se encuentra en el área

de estacionamiento del supermercado, lejos de las áreas de riesgo.

Control y Registro

 Se debe llenar un formato de Registro de Recepción de Mercancías donde se incluya:

 Fecha de recepción.
 Proveedor.
 Productos recibidos y cantidad.
 Estado de los productos.
 Incidencias o no conformidades.
 Nombre del personal que realizó la recepción.

 Los documentos de recepción (facturas, guías de transporte) deben archivarse

adecuadamente y estar disponibles para cualquier auditoría o revisión.

Indicadores de Rendimiento

Tasa de devolución de mercancías.

Tiempo promedio de recepción.

Porcentaje de errores en el inventario.

Frecuencia de simulacros realizados.

Tasa de cumplimiento en las capacitaciones de emergencia.

Revisión y Actualización del Procedimiento

Este Procedimiento Operativo Normalizado debe ser revisado y actualizado cada seis meses o
cuando ocurra un cambio significativo en las operaciones de recepción de mercancías o en las
medidas de seguridad y emergencia.

Matriz de Riesgos - Planes de Emergencia - Supermercado La Gran Colombia

N° Emergencia Riesgo Consecuencia Probabilidad Impacto Nivel Medida de Responsable

Potencial Identificado de Control
Riesgo
1 Incendio Falla en Daños Media Muy Alto Extintores, Brigada de
equipos estructurales, alto simulacros, emergencia
eléctricos, lesiones mantenimiento
materiales graves o eléctrico
inflamables fatales
2 Terremoto Movimiento Colapso de Baja Muy Alto Simulacros, Brigada de
sísmico estructuras, alto señalización de emergencia
lesiones rutas de
graves o evacuación,
fatales planes de
evacuación
3 Derrame de Fuga de Intoxicación, Baja Alto Medio Capacitación en Personal
sustancias productos riesgo de manejo de capacitado
peligrosas químicos explosión químicos,
equipos de
protección
personal (EPP)
4 Emergencia Ataque Muerte, Baja Alto Medio Botiquín de Personal
médica cardíaco, lesión primeros capacitado
desmayo, permanente auxilios,
lesiones capacitación en
graves primeros
auxilios,
contacto con
servicios
médicos
5 Evacuación Desorden o Lesiones por Baja Alto Medio Simulacros Brigada de
por pánico caídas, regulares, emergencia
emergencia tropiezos señalización
clara de rutas
de evacuación
6 Explosión Fugas de Destrucción Baja Muy Alto Revisión Personal
gas o de alto periódica de capacitado
productos instalaciones, sistemas de gas,
inflamables muertes equipos
detectores de
fugas
7 Inundación Falla en Daños Baja Alto Medio Mantenimiento Personal de
sistemas de materiales, preventivo de mantenimiento
drenaje, interrupción sistemas de
lluvias de drenaje, planes
intensas operaciones de contingencia

Matriz de riesgo supermercado la gran Colombia

N° Actividad Riesgo Consecuencia Probabilidad Impacto Nivel Medida de Responsable

Identificado de Control
Riesgo
1 Recepción de Caída de Lesiones Media Alto Alto Uso de Personal de
mercancías mercancías físicas al equipos de recepción
durante la personal protección
descarga personal
(EPP),
capacitación
2 Almacenamiento Derrame de Riesgo de Baja Alto Medio Capacitación Personal de
de productos líquidos o intoxicación en manejo recepción
productos o de productos
químicos quemaduras peligrosos
químicas
3 Inspección de Productos en Riesgo para Media Alto Alto Inspección Supervisores
productos mal estado o la salud del rigurosa de de área
perecederos vencidos consumidor fechas de
vencimiento,
rotación
PEPS
4 Manejo de carga Lesiones por Daños físicos Alta Medio Alto Capacitación Personal de
pesada sobreesfuerzo al personal en recepción
(espalda, ergonomía y
brazos) manejo de
carga, uso de
carretillas
5 Emergencia: Fallas eléctricas Daños Baja Muy Alto Simulacros, Brigada de
Incendio o manejo estructurales, alto extintores, emergencia
inadecuado de lesiones o revisión
productos pérdidas periódica de
inflamables instalaciones
eléctricas
6 Emergencia: Movimiento Lesiones Media Muy Alto Capacitación Brigada de
Sismo sísmico durante graves o alto , simulacros, emergencia
el proceso de fatales, rutas de
recepción o daños evacuación
almacenamient estructurales señalizadas
o
7 Emergencia: Fuga o derrame Intoxicación, Baja Alto Medio Uso de EPP, Personal
Derrame de de productos riesgo de contención capacitado
sustancias químicos en incendios de derrames,
peligrosas áreas de aislamiento
recepción de áreas
8 Evacuación por Desorden o Lesiones por Baja Alto Medio Simulacros Brigada de
emergencia pánico durante caídas o regulares, emergencia
la evacuación tropiezos señalización
de rutas de
evacuación
9 Emergencia Ataque de salud Lesiones Baja Alto Medio Botiquín de Personal
médica de empleados o graves o primeros capacitado
clientes fatales auxilios,
capacitación
en primeros
auxilios