C2-2024. Practica 2. Caso de Estudio

Parte A: Preguntas para Determinar la Necesidad de un Estudio Detallado de
Sistemas
Para prepararse adecuadamente para la reunión con el propietario de la compañía y evaluar

si es necesario emprender un estudio detallado del sistema, es crucial hacer preguntas que
permitan entender en profundidad la operación actual de la empresa, sus clientes y los
procedimientos existentes. Aquí hay algunas preguntas clave que se deben formular:
1. **Sobre la Compañía y su Operación:**

- ¿Cómo se gestionan actualmente los inventarios del almacén? ¿Qué sistema o método
utilizan para el seguimiento de los artículos?
- ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrenta actualmente en la administración del
inventario y el procesamiento de órdenes?
- ¿Qué tipo de informes o análisis realiza para la gestión de inventario y el procesamiento
de pedidos?
2. **Sobre los Clientes:**

- ¿Cómo realizan sus pedidos los clientes en la actualidad? ¿Cuál es el volumen de
pedidos por canal (mostrador, teléfono, correo, representantes de ventas)?
- ¿Qué problemas han reportado los clientes en relación con el proceso de pedidos y la
gestión del inventario?
3. **Sobre los Procedimientos Actuales:**

- ¿Qué procesos siguen desde que se recibe un pedido hasta que se envía al cliente?
¿Cómo se lleva a cabo la confirmación y el seguimiento de los pedidos?
- ¿Cómo manejan las excepciones, como cambios en los pedidos, devoluciones o
problemas de stock?
- ¿Qué tipo de tecnología o software están utilizando actualmente para el procesamiento
de pedidos y la gestión del inventario? ¿Qué limitaciones encuentran en su sistema actual?
4. **Sobre el Futuro del Sistema:**

- ¿Qué funcionalidades específicas espera que tenga el nuevo sistema automatizado?
- ¿Cómo planean manejar el aumento en el volumen de ventas con el sistema propuesto?
- ¿Existen características adicionales o mejoras que desearía implementar en el futuro?
Estas preguntas permitirán obtener una visión clara de la operación actual de la empresa y
ayudarán a determinar la necesidad de un estudio detallado de sistemas.
Parte B: Importancia de Conceptos Generales de Sistemas
**a. Frontera del Sistema**

- **Definición:** La frontera del sistema es la línea que separa el sistema de su entorno
externo.
- **Importancia:** Identificar la frontera del sistema es esencial para entender qué está
incluido dentro del sistema y qué está fuera de él. Esto ayuda a definir el alcance del
proyecto y a determinar los requisitos.
- **Ejemplo:** En el sistema de gestión de inventario propuesto, la frontera del sistema
podría incluir el software de inventario y el hardware de escaneo de códigos de barras,
mientras que el entorno externo incluiría a los clientes y proveedores.
**b. Medio Ambiente del Sistema**

- **Definición:** El medio ambiente del sistema incluye todos los factores externos que
afectan al sistema, pero que están fuera de su control directo.
- **Importancia:** Comprender el medio ambiente del sistema ayuda a anticipar cómo los
cambios externos pueden impactar en el sistema y a diseñar soluciones que sean robustas
frente a estos factores.
- **Ejemplo:** En el caso del sistema de procesamiento de pedidos, el medio ambiente
puede incluir factores como el mercado de productos de limpieza, las regulaciones
comerciales, y las condiciones de transporte.
**c. Retroalimentación**
- **Definición:** La retroalimentación es el proceso mediante el cual el sistema recibe
información sobre su rendimiento y ajusta sus operaciones en consecuencia.
- **Importancia:** La retroalimentación permite al sistema mejorar continuamente al ajustar
sus operaciones basadas en el desempeño y los resultados.
- **Ejemplo:** En el sistema de gestión de inventario, la retroalimentación puede incluir
informes de ventas y niveles de stock que ayudan a ajustar los pedidos de reposición.
**d. Sistema Abierto**

- **Definición:** Un sistema abierto es aquel que intercambia información con su entorno y
está sujeto a influencias externas.
- **Importancia:** Los sistemas abiertos son más flexibles y adaptables a cambios en el
entorno, lo cual es crucial para mantenerse competitivo.
- **Ejemplo:** El sistema de pedidos de la compañía debe ser abierto para integrarse con
los sistemas de los proveedores y adaptarse a cambios en la demanda.
**e. Sistema Cerrado**

- **Definición:** Un sistema cerrado opera de manera autónoma y no intercambia
información con su entorno.
- **Importancia:** Aunque menos flexible, un sistema cerrado puede ser más controlable y
predecible.
- **Ejemplo:** Un sistema de gestión de inventario interno que no se conecta con
proveedores ni clientes podría ser considerado cerrado.
**f. Subsistema**
- **Definición:** Un subsistema es un componente de un sistema más grande, con funciones
y objetivos específicos.
- **Importancia:** Identificar subsistemas ayuda a descomponer el sistema en partes
manejables y a comprender mejor las interacciones internas.
- **Ejemplo:** Dentro del sistema de gestión de pedidos, un subsistema podría ser el
módulo de control de inventario.
**g. Interfase**
- **Definición:** La interfase es el punto de interacción entre dos sistemas o entre un
sistema y su entorno.
- **Importancia:** Una buena definición de la interfase asegura que los sistemas puedan
comunicarse y trabajar juntos de manera efectiva.
- **Ejemplo:** La interfase entre el sistema de pedidos y el sistema de inventario permite la
actualización automática de los niveles de stock.
**h. Estándar de Desempeño**

- **Definición:** Un estándar de desempeño es un criterio establecido para medir la eficacia
y eficiencia del sistema.
- **Importancia:** Los estándares de desempeño permiten evaluar si el sistema está
cumpliendo con sus objetivos y metas, y guiar las mejoras necesarias.
- **Ejemplo:** En el sistema de gestión de inventario, un estándar de desempeño podría ser
el tiempo promedio de procesamiento de un pedido.
Estos conceptos son fundamentales para un analista de sistemas al desarrollar un sistema

de información, ya que proporcionan una base para entender el entorno del sistema, su
funcionamiento, y su integración con otros sistemas y procesos.

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Para prepararse adecuadamente para la reunión con el propietario de la compañía y evaluar

1. Sobre la Compañía y su Operación:

2. Sobre los Clientes:

3. Sobre los Procedimientos Actuales:

4. Sobre el Futuro del Sistema:

a. Frontera del Sistema

b. Medio Ambiente del Sistema

d. Sistema Abierto

e. Sistema Cerrado

h. Estándar de Desempeño

Estos conceptos son fundamentales para un analista de sistemas al desarrollar un sistema

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