TRABAJO PACTICO Nª 1

ELABORACIÓN DEL MPA REFERENTE A CAJA CHICA

PARTICIPANTE: XIMENA BETSABE LUNA QUISPE

CEDULA DE IDENTIDAD: 8335788

Memorándum de Planificación de la “Auditoría de Confiabilidad de Registros y Estados

Complementarios de Caja Chica del Ministerio de Defensa, Gestión 2024”

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1. Antecedentes

En cumplimiento al artículo 15º de la Ley N° 1178 de Administración y Control

Gubernamentales, Normas de Auditoria de Confiabilidad de los Registros y
Estados Financieros vigente por Resolución N° CGE/073/2021 de 28 de
octubre de 2021, Plan Anual de Actividades Gestiones 2024, se instruyó dar
inicio a la “Auditoría de Confiabilidad de Registros y Estados Complementarios
de Caja Chica del Ministerio de Defensa, Gestión 2024”.

1.2. Objetivo

El objetivo del examen será la expresión de:

- Los registros de caja chica y otros que sustentan la emisión del Estado
Complementario de Caja Chica del Ministerio de Defensa al 31 de
diciembre de 2024, así como las deficiencias de control interno emergentes
de la evaluación.
- La Confiabilidad del Estado Complementario de Caja Chica del Ministerio
de Defensa al 31 de diciembre de 2024, así como las deficiencias de
control interno emergentes.

1.3. Objeto

El objeto del examen constituirá la información y documentación procesada por

las diferentes Unidades Organizacionales Sustantivas, Administrativas y
Financieras del Ministerio de Defensa al 31 de diciembre de 2024, mismas que
serán canalizadas a través de los registros presupuestarios, financieros y otros
reportados en el Sistema de Gestión Pública (SIGEP) y Otros.

1.4. Alcance

Nuestro examen se efectuará en conformidad a las Normas de Auditoría de

Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros aprobado mediante
Resolución N° CGE/073/2021 de 28 de octubre de 2021 y Normas Generales
de Auditoría Gubernamental, aprobado mediante Resolución N° CGE/094/2012
de 27 de agosto de 2012, el cual comprenderá el análisis de las operaciones
críticas vinculadas a registros presupuestarios, financieros y otros reportados
en el Sistema de Gestión Pública (SIGEP) y Otros del Ministerio de Defensa en
sus diferentes Direcciones Administrativas, por el periodo comprendido entre el
1 de enero al 31 de diciembre de 2024.

1.5. Metodología

Con la finalidad de evaluar y acumular evidencia suficiente, competente y

pertinente para sustentar la conclusión y alcanzar el objetivo de auditoría, la
 revisión comprenderá las siguientes etapas:
Verificar la solicitud de apertura y cierre de caja chica
Verificar que la solicitud de caja chica no sobrepase los Bs15.000,00 de la
DGAA.
Identificar las reposiciones efectuadas para el fondo de caja chica
Identificar que los respaldos de los gastos cuenten con docuemntacion original

1.6. Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el

desarrollo del trabajo

- Reglamento Específico del Sistema de Presupuestos, aprobado con

Resolución Ministerial N° 0659 de 12 de julio de 2006.
- Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada,
aprobado con Resolución Ministerial N° 1214 de 05 de noviembre de
2007.
- Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa,
aprobado con Resolución Ministerial N° 0402 de 08 de junio de 2012.
- Reglamento Específico del Sistema de Administración del Personal,
aprobado con Resolución Ministerial N° 0397 de 13 de junio de 2016.
- Reglamento Específico del Sistema de Tesorería, aprobado con
Resolución Ministerial N° 0837 de 23 de noviembre de 2017.
- Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones,
aprobado con Resolución Ministerial N° 0767 de 25 de octubre de 2018.
- Reglamento Específico de Inversión Pública, aprobado con Resolución
Ministerial N° 0772 de 26 de octubre de 2018.
- Reglamento Interno del Personal del Ministerio de Defensa, aprobado
con Resolución Ministerial N° 157 de 30 de marzo de 2023.
- Manual de Organización y Funciones, gestión 2020 aprobado con
Resolución Ministerial N° 0111 de 03 de marzo de 2021.
- Reglamento de caja Chica del ministerio de Defensa aprobada con la
Resolución Ministerial Nº 0294 de 10 de agosto de 2020
- La Resolución Administrativa Nº 007/2024 de 10 de enero de 2024
autoriza la apertura de caja chica y designa a los responsables.

2. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD Y DEL OBJETO DE AUDITORÍA

2.1. Antecedentes y marco legal de la creación de la entidad, con

especificaciones de las competencias o atribuciones de la entidad a ser
auditada.

Al crearse la República de Bolivia, en 1825, el Libertador Simón Bolívar solo

tenía como colaborador inmediato a un Secretario General, quien fue Felipe
Santiago Estenos. Con la promulgación de la Primera Constitución Política del
Estado, en 1826, se crearon tres Ministerios: Interior y Relaciones Exteriores,
Hacienda y Guerra y Marina.

Por lo tanto, correspondía atender las primeras tareas administrativas del

periodo de organización de la Republica, asimismo, se instituyo el Ejército con
su Primer Estatuto Orgánico, posteriormente fue denominado “Ministerio de
Guerra”, repartición de carácter político – militar que desempeñó las funciones
administrativas y técnicas del Ejercito Nacional.

En la presidencia del Dr. Aniceto Arce, el Ministerio de Guerra fundó, con

carácter definitivo, el Colegio Militar. Durante las dos últimas décadas del siglo
XIX, la organización y expansión del Estado cobró un nuevo rumbo y la cartera
de Defensa se denominó “Ministerio de Guerra y Colonización”.
 A partir de la creación del Ministerio de Guerra hasta la década de 1980, la
sede de sus funciones fue itinerante, luego fue la Capital de la Republica,
Sucre, en 1900 luego de la Guerra Federal, el Ministerio de Guerra junto al
Gobierno Central, se trasladó la sede de sus funciones a la ciudad de La Paz,
durante la Presidencia del Gral. Enrique Peñaranda, la necesidad de mejorar el
rendimiento y mayor eficiencia en la administración de las Fuerzas Armadas, se
dispuso en 1942, la construcción del edificio situado en la esquina de las calles
20 de octubre y Pedro Salazar donde actualmente reside.

Como parte del poder ejecutivo, su organización, atribuciones y funciones,

consideraron las siguientes disposiciones legales:

- Decreto Ley Nº 10460 del 12 de septiembre de 1972, de Organización

Administrativa del Poder Ejecutivo – LOAPE
- Ley de Ministerios del Poder Ejecutivo Nº 1493 del 17 de septiembre de
1993.
- Ley Nº 1788 del 16 de septiembre de 1997, Ley de Organización del Poder
Ejecut.ivo.
- Ley Nº 3351 del 21 de febrero de 2006 de Organización del Poder
Ejecutivo (LOPE).
- Decreto Supremo Nº 29894 referente a la Estructura del Órgano Ejecutivo
del Estado Plurinacional de 07 de febrero de 2009.

Actualmente la base jurídico - legal que sustenta la institución y organización del

Ministerio de Defensa como base constitutiva del Órgano Ejecutivo del Estado
Plurinacional, tiene fundamento en la Constitución Política del Estado, Ley N° 1405
LOFA “Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas” y Decreto Supremo Nº 4857 de 06 de
enero de 2023 referente a la Organización del Órgano Ejecutivo

2.1.1 Misión

En Resumen Ejecutivo Plan de Operativo Anual 2024, aprobado con

Resolución Ministerial N°486 de 07 de septiembre de 2023, señala que la
Misión del Ministerio de Defensa es:

“Formular e implementar la Política de Seguridad y Defensa Nacional, gestionando los

recursos de las Fuerzas Armadas para el cumplimiento de su mandato constitucional,
coordinando y promoviendo la gestión de riesgos y atención de desastres, lucha contra
el contrabando y acciones de apoyo al desarrollo integral para el Vivir Bien”.
2.1.2 Visión

En Resumen Ejecutivo Plan de Operativo Anual 2024, aprobado con

Resolución Ministerial N°486 de 07 de septiembre de 2023, señala que la
Visión del Ministerio de Defensa es:

“En el año 2025 somos una entidad resiliente, que cuenta con un modelo de gestión
pública orientada a resultados; caracterizada por su transparencia y respeto a la
institucionalidad; reconocida por su capacidad para el diseño e implementación de
políticas y estrategias de seguridad y defensa, gestión de riesgos y atención de
desastres, lucha contra el contrabando y acciones de apoyo al desarrollo integral en
coordinación con las Fuerzas Armadas y los diferentes niveles del Estado”.

2.1.3 Estructura Organizativa

El Decreto Supremo N° 4857 - Estructura Organizativa del Poder Ejecutivo del

 Estado Plurinacional de 6 de enero de 2023, en su Artículo 32.-
(ESTRUCTURA JERÁRQUICA), establece: (Página 15).

“ARTÍCULO 32.- (ESTRUCTURA JERÁRQUICA).

I. La estructura jerárquica del Ministerio de Defensa, es la siguiente:

MINISTRA(O) DE DEFENSA

- Viceministerio de Defensa y Cooperación al Desarrollo Integral

* Dirección General de Políticas de Defensa y Cooperación al Desarrollo Integral
* Dirección General Territorial Militar
* Dirección General de Logística
* Dirección General de Bienes, Patrimonio e Infraestructura de las Fuerzas
Armadas
* Dirección General de Seguridad Nacional Aeroportuaria
* Dirección General de Intereses Marítimos Fluviales, Lacustres y de Marina
Mercante
* Dirección General de Zonas de Seguridad Fronteriza

- Viceministerio de Defensa Civil

* Dirección General de Emergencias y Auxilio
* Dirección General de Prevención y Reconstrucción

- Viceministerio de Lucha Contra el Contrabando

* Dirección General de Lucha Contra el Contrabando

II. El Ministerio de Defensa, contará además con una Dirección General de Derechos
Humanos e Interculturalidad en las Fuerzas Armadas.”

Estructura Organizacional del Ministerio De Defensa

Asimismo, en “Manual de Organización y Funciones”, aprobado con Resolución

Ministerial N° 111 del 03 de marzo de 2021, expone las Unidades
Organizacionales del Ministerio de Defensa a nivel Unidad y Sección.

2.1.4 Tuición

De conformidad a la estructura organizacional expuesto en el Plan Operativo

Anual Gestión 2024, aprobado por Resolución Ministerial N° 486 de 7 de
septiembre de 2023 y conforme con el “Manual de Organización y Funciones”,
aprobado con Resolución Ministerial N° 111 del 03 de marzo de 2021, así como
 el “Clasificador Institucional de las Entidades Presupuestables, gestión 2024”,
se encuentran bajo tuición del Ministerio de Defensa las siguientes
instituciones:

a) Unidades Desconcentradas del Órgano Ejecutivo

- Comando en Jefe de las FF.AA. (D.A.-2)

- Comando General del Ejecito (D.A.-3)
- Comando General de la Fuerza Aérea Boliviana(D.A.-4)
- Comando General de la Armada Boliviana (D.A.-5)
- Registro Internacional Boliviano de Buques – RIBB. (D.A.-6)
- Instituto Geográfico Militar - IGM. (D.A.-7)

b) Instituciones Públicas Descentralizadas:

- Escuela Militar de Ingeniería (EMI).

- Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica (SEMENA).
- Servicio Nacional de Hidrografía Naval (SNHN).
- Servicio Nacional de Aerofotogrametría (SNAF).
- Servicio Geodésico de Mapas (SE-GEOMAP).

c) Instituciones de Seguridad Social

- Corporación del Seguro Social Militar (COSSMIL).

d) Empresas Públicas – Empresas Nacionales

- Transportes Aéreos Bolivianos (TAB).

- Corporación de las Fuerzas Armadas para el Desarrollo Nacional
(COFADENA).
- Empresa Naviera Boliviana (ENABOL).
- Empresa Pública Transporte Aéreo Militar (TAM).
- Complejo Agroindustrial Buena Vista (CABV).
- Empresa Servicios Aéreos Bolivianos (ESABOL).

De acuerdo a la Ley de Empresas Nº 466 de 26 de diciembre de 2013, las

citadas empresas públicas se constituyen en Empresas Estratégicas del Estado.

Los artículos 55 y 58 de la citada Ley, definen el control y la forma de ejercer el

mismo en las citadas empresas.

2.1.5 Principales Autoridades y Personal

a) Máxima Autoridad del Ministerio de Defensa

La Máxima Autoridad es el Ministro de Defensa, cargo que fue ocupado

durante la Gestión 2024, conforme de detalla a continuación:

Cuadro N° 1
Ejercicio de funciones
Nombres y Apellidos Documento de Designación
Del Al
Edmundo Novillo Decreto Presidencial Nº 4389 de
09/11/2020 A la fecha
Aguilar 09/11/2020
Fuente: Decreto Presidencial

b) Autoridades Ejecutivas del Ministerio de Defensa

 Cuadro N° 2
Fecha de Hasta Doc. de
No. Grado Nombre Completo Puesto
ingreso fecha Designación
Viceministro de Defensa y Vigente
Gral. Ejto.
1 Antonio Garcia Cooperación al Desarrollo 05/01/2023 R.S.N°27953
RA.
Integral
Juan Calvimontes Viceministro de Defensa Vigente
2 Dr. 12/11/2020 R.S. N°27227
Camargo Civil
Gral. Brig. Viceministro de Lucha Vigente
3 Daniel Vargas 23/04/2021 R.S. N°27498
(SP) Contra el Contrabando
Lic Dirección General de Vigente
4 Iriarte Montaño 13/11/2020 R.M. N°0481
Planificación
Dirección General de Vigente
5 Lic. Shirley Fuentes Derechos Humanos e 02/02/2021 R.M. N°0651
Interculturalidad
Dirección General de Vigente
6 Lic. Sheila Eilen Terán 13/07/2023 R.M. N°0370
Asuntos Administrativos
Dirección General de Vigente
7 Abog. Rodrigo Ibañe 21/11/2022 R.M. N°0004
Asuntos Jurídicos
Fuente: Unidad de Recursos Humanos, respaldo a Nota DGAA.U.RR.HH.SDRMP. N°0616/2024 de 09/04/2024

c) Responsables de las operaciones técnicas, administrativas,

contables, presupuestarias y de tesorería

Responsable Unidad
Juan Pablo Ríos Despacho Ministro
Teresa Jordan Viceministerio de Defensa y Cooperación al Desarrollo
integral - VIDECODI

Pedro Infante Viceministerio de defensa civil VIDECI

Julio Cesar Viceministerio de lucha contra el contrabando VLCC

Pedro Picapiedra Dirección general de asuntos administrativos

Margarita Flores Dirección general de planificación

Armado Paredes Dirección general territorial militar
Pedro Infante Dirección general de intereses marítimos fluviales
lacustre y marina mercante

Julian Lopez Apoyo administrativo proyecto SIDACTA

Ingrid Perez Consejo supremo de defensa del estado plurinacional

Pepe Luis Tribunal permanente de justicia militar

Juan Carlos Tribunal supremo de justicia militar

2.2. Antecedentes y marco legal del objeto de la auditoría.

El Decreto Supremo N° 4857 del 6 de enero de 2023, Estructura Organizativa

del Poder Ejecutivo del Estado Plurinacional, define las siguientes atribuciones
para el Ministro de Defensa y los Viceministerios, tal como se describe a
continuación:

ARTÍCULO 112.- (DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS).

I. La Dirección General de Asuntos Administrativos tiene las siguientes funciones:

a) Dirigir y llevar adelante toda la administración y finanzas de la estructura

central del ministerio, en el marco de la normativa legal vigente;
b) Desarrollar, implementar y supervisar la aplicación de los sistemas financieros
y no financieros establecidos en las normas de Administración y Control
Gubernamentales;
c) Prestar asistencia técnica en el ámbito de su competencia, cuando sea
requerida;
d) Asesorar y apoyar en asuntos administrativos a la Ministra(o),
Viceministras(os) y demás estructura del ministerio;
e) Emitir resoluciones administrativas para resolver asuntos de su competencia;
f) Asumir la representación en temas administrativos y financieros para la
estructura central del ministerio;
g) Ejecutar las funciones y tareas delegadas por la Ministra(o);
 h) Elaborar y presentar los estados financieros auditados en cumplimiento a
normas legales vigentes;
i) Dirigir la organización y supervisar la gestión documental, biblioteca, archivo
central y los sistemas informáticos de la estructura central del ministerio;
j) Supervisar los temas inherentes a la administración de personal del ministerio.
(…)

2.3 Responsables de las operaciones Administrativas, y Financiera.

De acuerdo a la resolución Administrativa Nª007/2024 de 10 de enero de 2024 en

el art. 4 señala:
“Designar a los responsables de Manejo de caja chica del ministerio de Defensa y
sus reparticiones gestión 2024 de acuerdo al siguiente detalle:

Unidad Solicitante Responsable

Despacho Ministro Juan Pablo Ríos
Viceministerio de Defensa y Cooperación al Teresa Jordán
Desarrollo integral - VIDECODI
Viceministerio de defensa civil VIDECI Pedro Infante
Viceministerio de lucha contra el contrabando Julio Cesar
VLCC
Dirección general de asuntos administrativos Pedro Picapiedra
Dirección general de planificación Margarita Flores
Dirección general territorial militar Armado Paredes
Dirección general de intereses marítimos Pedro Infante
fluviales lacustre y marina mercante
Apoyo administrativo proyecto SIDACTA Julian Lopez
Consejo supremo de defensa del estado Ingrid Perez
plurinacional
Tribunal permanente de justicia militar Pepe Luis
Tribunal supremo de justicia militar Juan Carlos

3. MATRIZ ADE PLANIFICACION DE CAJA CHICA

Ver ANEXO 1

4. NIVEL DE MATERIALIDAD

Considerando la naturaleza y objeto de nuestra Auditoría, se efectuará la revisión del

100% de la Caja Chica.

5. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Efectuada la revisión de las auditorias de gestiones pasadas, no se identificó trabajo

específicos relacionados con caja chica.

6. APOYO DE ESPECIALISTAS

Por la naturaleza de la auditoría, no se requerirá el apoyo de especialistas.

7. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

A continuación se detalla el personal y las horas asignadas para la ejecución de la

auditoría:

Nombres y apellidos Cargo Horas

asignadas
Lic. Silvia Molina Jefa de Auditoría Interna 20
Lic. Guadalupe Eulalia Paco Supervisora 10
Lic. Ximena Betsabe Luna Quispe Auditor Interno 60
 Nombres y apellidos Cargo Horas
asignadas
Total horas 90

8. PROGRAMAS DE TRABAJO

Adjunto al presente documento, se encuentra el Programa de Trabajo que incluye

procedimientos orientados al logro del objetivo de auditoría.

PARA CAJA CHICA

Parámetros de Revisión:
a) Oficio de solicitud dirigido al Director General de Asuntos Administrativos
b) Informe de Necesidad que justifique el motivo del gasto
c) Recibo de entrega de fondos al Solicitante

Autorización y Aprobación

A1. Verificar que la solicitud del solicitante esté aprobado por el D.G.A.A.
B1. Verificar que el Informe de Necesidad esté aprobado por el Jefe Inmediato Superior
C1. Verificar que el recibo de entrega de fondos al Solicitante tenga firmas de
elaboración, revisión y aprobación y que esté firmado por el beneficiario que recibe
los recursos.

De los Descargos:

Adquisición de Bienes:

D1.Verificar la Factura original de compra del bien (Con sello en el reverso, firma de
encargado de almacenes, encargado de activos fijos y firma del o los responsables del
gasto.
E1 Acta de entrega del bien si corresponde.

Adquisición de Servicios:

F1 Factura original de la compra de servicio, (con sello en el reverso y firma del o los
responsables del gasto).
G1. Acta de conformidad del servicio

Descargo de pasajes Área Urbana:

H1. Recibo por el monto percibido, firmado por el interesado y el Jefe de su repartición.

Verificar que todos los descargos fueron realizados en el plazo de 5 días