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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
ACCIONES CORRECTIVAS,
PRO-P10-16
PREVENTIVAS O DE MEJORA VERSIÓN 20

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora señalados en la ISO 9001:2015 e ISO
19011: 2018, de manera articulada con los planes de mejoramiento requeridos en el modelo MIPG-MECI-LINEAS DE
DEFENSA con el fin de impulsar a los procesos de la entidad al mejoramiento continuo a través de un desarrollo eficiente
y transparente de metodologías orientadas para tal fin.

2. ALCANCE

Se inicia con la identificación o consulta de las no conformidades reales o potenciales y de las oportunidades de mejora;
y termina con el seguimiento y cierre de las acciones suscritas en el plan de mejoramiento institucional (AGR, Procesos,
Individual). Aplica para todos los procesos del SGC.

3. DEFINICIONES

Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable,
para evitar que vuelva a producirse.

Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o de una situación que
puede llegar a presentarse y que se detecta a través del análisis de riesgos, para evitar así su materialización

Acción de mejora. Acción o actividad realizada para mejorar el desempeño de un proceso o la forma como se cumple
un requisito de norma, no hace referencia a una no conformidad, ni a un problema potencial, simplemente es una
oportunidad de mejora.

No conformidad: Es el incumplimiento de un requisito establecido en la normatividad vigente, políticas y los

procedimientos internos que pueda ocasionar insatisfacción en los usuarios.
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Causa: Razón por la cual se ha presentado, o es posible que se presente una no conformidad.

Plan de mejoramiento. Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones
encontradas en la auditoría interna.

4. CONDICIONES GENERALES

Se requiere, que el personal involucrado en el procedimiento conozca sus responsabilidades, respecto al desarrollo de
cada una de las actividades a ejecutar.

Los Planes de Mejoramiento por Procesos e Institucional serán diligenciados directamente en el aplicativo definido para tal
fin, y El “PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL” en el formato FOR-P10-97, de acuerdo a los instructivos.

Las actividades del Sistema Integrado MIPG-MECI-LINEAS DE DEFENSA, relacionadas con los planes de mejoramiento y
acciones de mejora a llevar a cabo por los procesos, están contenidas en este procedimiento.

Para la ejecución de las actividades de este procedimiento, se utilizará la herramienta definida para tal fin.

Las fuentes de información para establecer las acciones preventivas están directamente relacionadas con el análisis de
riesgos, su respectivo mapa de riesgos y los resultados de los seguimientos.

Las fuentes de información para establecer acciones correctivas pueden ser: Auditorías internas o externas de calidad,
auditorías de control interno, auditorías de entes de control, atención de sugerencias, quejas o reclamos, atención de
derechos de petición, seguimiento a indicadores de gestión, revisión por la dirección, el incumplimiento de un parámetro o
criterio definido en los procesos o el incumplimiento de normatividad aplicable a la entidad.

Las fuentes de información para establecer acciones de mejora: Análisis de una situación del desempeño de los procesos,
recomendaciones de control interno en los resultados de los seguimientos, auditorías de los entes certificadores,
auditorías de control interno, auditoría de la AGR o por sugerencias de mejora
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Cuando se necesite reportar una no conformidad a un proceso debe hacerse a través de la herramienta informática
definida para tal fin informando vía docunet y/o correo electrónico al responsable del proceso y a la Oficina de Auditoría y
Control Interno para su seguimiento. Las no conformidades (NC) reales y/o potenciales u oportunidades de mejora se
registran en la herramienta informática mecicalidad. El responsable determina la fuente u origen y las causas de las No
Conformidades (NC) reales, potenciales o de mejora en el SGC, procesos o producto conforme a la metodología para la
identificación de causas código MET-P10-207, para lo cual diligenciará en la herramienta informática definida para tal fin
www.mecicalidad. Puede existir más de una causa y se describen las fuentes u origen de las acciones de acuerdo a la
metodología de identificación de causas.

5. RESPONSABILIDADES

La aplicación y el desarrollo de las actividades del procedimiento, está en cabeza del Jefe de la Oficina de Auditoría y
Control Interno y los responsables de cada proceso.

6. FORMATOS

INS-P1P-77 INSTRUCTIVO “PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS”

INS-P10-78 INSTRUCTIVO “PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL”
FOR-P10-97 FORMATO “PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL”
INS-P10-98 INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL”
MET-P10-207 METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE CAUSAS

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Plan de mejoramiento con la AGR

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PUNTOS DE
RESPONSABLE ACT ACCIÓN TÉRMINO
CONTROL
 Recibir el informe emitido por la AGR del
Despacho del Contralor
 Clasificar los hallazgos determinados por
proceso y remitirlos a los responsables de
suscribir acciones de mejora.
3 días hábiles
Jefe Oficina de Auditoria y
Nota. Es indispensable para el diligenciamiento
Control Interno 1
del plan de mejoramiento consultar el instructivo
Plan de Mejoramiento por Procesos Código INS-
P10-77.

Registro. Plan de mejoramiento institucional

Archivo en Excel- correo electrónico institucional.

Jefe Oficina de Control Interno 2 Evaluar las acciones de mejoramiento propuestas Términos Verificación de
Auditores Internos y verifica los avances reportados en el formato del establecidos en la formulación
aplicativo SIA de la AGR “Plan de Mejoramiento el plan de del Plan
Institucional” auditoría Institucional

Registro. Archivo en Excel con acciones de

mejora evaluadas.

3 Realizar seguimiento y cierre a las acciones Términos

correctivas de acuerdo a lo establecido en el plan establecidos en
de mejoramiento suscrito. el plan de
Auditores Internos auditoría
Registro. Papeles de trabajo, soportes y Ayudas
de Memoria.
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Plan de mejoramiento por procesos

PUNTOS DE
RESPONSABLE ACT ACCIÓN TÉRMINO
CONTROL
 Notificar el informe emitido por OACI a los
responsables
 Subir al aplicativo mecicalidad los hallazgos
 Solicitar a los responsables la suscripción de las
acciones correctivas, preventivas o de mejora en
el aplicativo mecicalidad

Notas:
 Los responsables de los procesos determinan
las acciones correctivas, o de mejora a
implementar, necesarias y adecuadas para
eliminar las causas de las No Conformidades, o
para satisfacer las necesidades de mejora
detectadas; y las documenta en la herramienta
Jefe Oficina de Auditoria y
mecicalidad.
Control Interno 1
 Las acciones preventivas se documentan en la
Auditores Internos
herramienta informática definida para tal fin y las
mismas deben ser adecuadas para eliminar las
causas de las No Conformidades potenciales.
 Es indispensable para el diligenciamiento del
plan de mejoramiento consultar el instructivo
Plan de Mejoramiento por Procesos Código INS-
P10-77.
 La actualización del aplicativo será realizada
cada vez que surja una nueva acción o cuando
la oficina de Control Interno lo requiera.
 Las No Conformidades, se deberán transcribir de
manera textual cuando se trate de auditorías
internas o externas de calidad.
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PUNTOS DE
RESPONSABLE ACT ACCIÓN TÉRMINO
CONTROL
Registro. Comunicación, acciones ingresadas a
mecicalidad.

Jefe Oficina de Auditoria y Verificar la suscripción de las acciones para su Revisar la

Control Interno aprobación y seguimiento, solicitando el análisis de pertinencia de
Auditores Internos 2 causas de acuerdo a la metodología para la las acciones
identificación de causas Código MET-P10-207 suscritas para
eliminar causas
Jefe Oficina de Control Interno Realizar el seguimiento y evaluación a las acciones
Auditores Internos de mejoramiento propuestas y verifica los avances
3 reportados en la herramienta informática definida para 5 días
tal fin y procede a cerrar si es el caso.

Auditores Internos
Profesionales adscritos Elaborar informe de seguimiento y remitirlo al Comité
4
Directivo vía Docunet y/o correo electrónico.

Plan de mejoramiento individual

RESPONSABLE ACT ACCIÓN TÉRMINO PUNTOS DE

CONTROL
Solicitar al responsable del Proceso registrar en el Revisar la
formato FOR-P10-97 “Plan de Mejoramiento pertinencia de las
Individual”, los aspectos por mejorar de los servidores acciones
públicos adscritos al área, provenientes de la suscritas para
Jefe Oficina de Control
autoevaluación de control, autoevaluación de la eliminar causas
Interno 1 1 día
gestión, evaluación del Sistema de Control Interno, las
recomendaciones de auditoría interna y los resultados
de las evaluaciones del desempeño.
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RESPONSABLE ACT ACCIÓN TÉRMINO PUNTOS DE

CONTROL
Notas:
 Es indispensable para el diligenciamiento del
formato” consultar su instructivo Plan de
Mejoramiento Individual Código INS-P10-98.
 El servidor público, determina las acciones que
permitan corregir las debilidades detectadas, para
lo cual deberá completar el diligenciamiento del
formato INS-P10-97 “Plan de Mejoramiento
Individual”.
 El plan de mejoramiento individual se debe
suscribir una vez se identifiquen las debilidades o
aspectos por mejorar provenientes de la
autoevaluación de control, autoevaluación de la
gestión, evaluación del Sistema de Control Interno,
las recomendaciones de auditoría interna y los
resultados de las evaluaciones del desempeño.
 El jefe del área realiza seguimiento y cierre a las
acciones del plan de mejoramiento individual y
remitirlo a la Dirección Administrativa y Financiera
para ser incluidos en las respectivas hojas de vida,
con copia a la Oficina de Auditoría y Control
Interno.

Registro. Acta de Seguimiento y Cierre Plan de

Mejoramiento.
Jefe Oficina de Control 2 Realizar el seguimiento y evaluación a las acciones de
Interno mejoramiento propuestas y verificar los avances y
Auditores Internos cierre de las mismas reportadas en el formato INS- 3 días
P10-97 “Plan de Mejoramiento Individual”.

Jefe Oficina de Control 3 Elaborar el informe de seguimiento a los planes de

Interno mejoramiento individual y remitirlo a la alta dirección 2 días
Auditores Internos con copia a la Dirección Administrativa y Financiera.
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RESPONSABLE ACT ACCIÓN TÉRMINO PUNTOS DE

CONTROL
Secretaria 4 Archivar el informe y el formato INS-P10-97 “Plan de
Mejoramiento Individual”. 1 día

No Conformidad Clientes Externos.

Los clientes externos (la comunidad y sujetos de control) que necesiten reportar una no conformidad en el servicio, deben
diligenciar el formato “Quejas” FOR-P3-55 en su primera parte y entregarla en la ventanilla única, quien los remite a la
Oficina de Control Fiscal Participativo

El Jefe de la Oficina de Control Fiscal Participativo, registra la queja en el SIPAC e informa al Director Administrativo de
Control Interno Disciplinario y al responsable del proceso que está afectando la calidad del servicio por el incumplimiento
de los requisitos definidos en las normas ISO 9001:2015 e ISO 19011: 2018 y los establecidos por la entidad.

El responsable de la no conformidad por el incumplimiento de los requisitos debe registrar las acciones correctivas a
tomar en el formato “Quejas” FOR-P3-55, e informa al cliente externo las acciones que adelantará la Contraloría y las
registrará en los planes de mejoramiento individual según aplique (Queja), con copia a la Dirección Administrativa y
Financiera y a la Oficina de Auditoria y Control Interno para su seguimiento.

Cuando se trate de una queja derivada de la declaratoria de no conformidad de un producto y/o servicio, se procederá de
acuerdo con el procedimiento Control del Servicio y/o Producto no conforme en la actividad quejas de usuarios.

REVISADO POR: JEFE OFICINA ASESORA DE APROBADO POR: JEFE OFICINA DE FECHA IMPLEMENTACIÒN
PLANEACIÓN, NORMALIZACIÓN Y CALIDAD (P2) AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO (P10) OCTUBRE 13 DE 2022