AUXILIAR DEL

ESTADO

BLOQUE II
TEMA 9. OFIMÁTICA (II).
PROGRAMA DE HOJA DE
CÁLCULO “MICROSOFT
OFFICE 365: EXCEL”.
 AUXILIAR DEL
ESTADO
BLOQUE II
TEMA 9. OFIMÁTICA (II).
PROGRAMA DE HOJA DE
CÁLCULO “MICROSOFT
OFFICE 365: EXCEL”.

ÍNDICE
01 HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES .......................................... 3

02 CÓMO SON LAS PREGUNTAS DE EXAMEN SOBRE EXCEL ...................................................... 5

03 OFFICE: Microsoft Excel ....................................................................................................................... 7

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01 HOJAS DE CÁLCULO:
PRINCIPALES
FUNCIONES Y
UTILIDADES
Microsoft Office Excel es una de las herramientas más importantes para realizar el cálculo, análisis
y visualización de datos e información (mediante tablas, gráficas, letras y números). Nos ayuda a
organizar y procesar datos mediante el uso de columnas y filas con fórmulas y funciones.

Una hoja de cálculo es una forma especial de organizar los datos en filas y columnas para facilitar
su lectura y manipulación.

En Excel 365 y siguientes, el número máximo de hojas de cálculo que se pueden insertar en un
libro depende de la capacidad del disco duro y la memoria RAM disponible. La escala de ajuste puede
establecerse hasta el 400%

A continuación, puedes ver una captura de pantalla de una hoja de cálculo en blanco:

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 Como puedes ver, el documento se compone de columnas (los conjuntos verticales de cuadros
etiquetados A, B, C, etc. en la parte superior de la pantalla) y filas (los conjuntos horizontales de cuadros
etiquetados 1, 2, 3, etc. en la parte inferior de la pantalla). En la intersección de cada fila y columna hay
una celda en la que el usuario puede introducir números o texto. La dirección de cualquier celda se
genera combinando la letra de la columna de la celda con el número de la fila de la misma. Por ejemplo,
la celda resaltada en el diagrama de abajo está en la dirección D3, porque se encuentra en la intersección
de la columna D y la fila 3. Cuando nos referimos a esta CELDA verbalmente, la llamamos "celda D3".

Las combinaciones de teclas más usadas para realizar funciones destacadas en Excel son:

CTRL + 1 Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas

MAYÚS + F2 Edita el comentario de una celda

ALT + «=» Autosuma las celdas seleccionadas

MAYÚS + F11 Inserta una nueva hoja

CTRL + 9 Oculta fila actual

CTRL + 0 Oculta columna actual

CTRL + MAYÚS + 9 Muestra las filas ocultas de un rango

CTRL + MAYÚS + 0 Muestra las columnas ocultas de un rango

Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las mejores características o funciones de Microsoft
Excel que podrás usar para ser más eficiente en tu futuro trabajo como funcionario.

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02 CÓMO SON LAS
PREGUNTAS DE
EXAMEN SOBRE EXCEL
En el presente tema se desarrollarán las funciones principales del software Excel 365 perteneciente
al paquete Office 365 que deberás estudiar para el examen oficial. Este programa permite trabajar con
datos numéricos a partir de las hojas de cálculo.

En el examen de la oposición, te preguntarán acerca de este programa en forma de preguntas tipo

test teórico-prácticas:

Algunos ejemplos de examen:

En Excel 365, ¿qué tipo de referencia es D$2?

a) Mixta

b) Absoluta

c) Relativa

d) Abreviada

En Excel 365, ¿Cuál es la función del signo&?

a) Unir

b) Comparar

c) Separar

d) Fijar

En Excel 365, ¿Qué es trasponer un rango?

a) Cambiar filas por columnas

b) Llevarlo a otra hoja

c) Cambiarlo de sitio

d) Ampliar el rango

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 ¿Qué devolverá la fórmula =CONCAT("Mañana"," ","voy"," ","al"," ","cine.")?

a) Mañanavoyalcine
b) Mañana voy al cine
c) Mañanavoy al cine
d) Mañna voyal cine

En definitiva, tendrás que estudiar este tema pensando en la aplicación práctica que debemos
darle en el examen. Por eso es FUNDAMENTAL entrenar con hojas de cálculo, Excel 365, abierto, de modo
que podamos ir probando las diferentes funciones que iremos aprendiendo.

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03 OFFICE: MICROSOFT
EXCEL

3.1. LA PANTALLA INICIAL DE EXCEL 365

Al abrir Microsoft EXCEL, nos aparece una pantalla inicial como la que ves a continuación. Vamos
a explicar sus componentes fundamentales.

La pantalla que se muestra puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.

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3.2. LA FICHA ARCHIVO
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla, podrás desplegar un menú desde donde lograrás ver las acciones que puedes realizar sobre
los documentos, incluyendo Abrir, Guardar, Imprimir, compartir, crear uno Nuevo…

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en la flecha para

ir atrás.

3.3. MENÚS DE UN LIBRO DE TRABAJO

✓ La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.

Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos
y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,

maximizar y cerrar: .

✓ La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar,
Deshacer o Rehacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que desees. Para ello, haz clic en
una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra.
Si no encuentras la opción en la lista desplegable, puedes seleccionar Más comandos....

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 ✓ La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas
las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la
ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles de trabajo.

Pero, además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual:
las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de
la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar
modificaciones en los gráficos.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma, aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás
pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más
espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

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cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que

encontrarás en la zona derecha inferior .

✓ La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

✓ La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

✓ Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

✓ La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres
botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

3.4. CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel (desde la versión 2007 en adelante) tienen la extensión .xlsx para que
el ordenador los reconozca como tal.

Una plantilla de Excel tiene el formato .xltx

CSV (delimitado por comas): extensión .csv → se trata de un libro guardado como un archivo de
texto delimitado por comas para usarlo en otro sistema operativo Windows. De ese modo se garantiza
que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente.
Guarda solo la hoja activa.

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 Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título
en la parte superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que
se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado solo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras
no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el
número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1,
Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que pueden contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números
y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

Como veíamos en la introducción del tema, una columna es el conjunto de celdas seleccionadas
verticalmente.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo, A, B, C... AA, AB,.IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas
de una hoja de datos.

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 La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se designa con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas tu propia pantalla con
Excel podrás probar todo lo expuesto anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda
se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de
Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas
formas de definir un rango.

Mover o copiar hojas de cálculo o los datos que contienen

Puedes mover o copiar una hoja de cálculo en el mismo libro para organizarlo exactamente como
quieras.

Podemos usar el comando Mover o copiar hoja para mover o copiar hojas de cálculo (también
conocidas como hojas) completas a otras ubicaciones del mismo libro o de otro libro distinto. Puedes
usar los comandos Cortar y Copiar para mover o copiar una parte de los datos a otras hojas o libros.

Cómo mover una hoja de cálculo en un libro

• Selecciona la pestaña de la hoja de cálculo y arrástrala al lugar donde quieras que esté.

verás que al clicar en la pestaña del nombre de la hoja aparecerá

un símbolo de hoja o folio que representa el movimiento que estás llevando a cabo. En la parte superior
se te mostrará una flecha negra que marcará la posición nueva de la hoja.

Copiar una hoja de cálculo en el mismo libro

Existen dos formas:

• Presiona CTRL y arrastra la pestaña de hoja de cálculo hasta la ubicación de pestaña que prefieras.

O también:

1. Haz clic con el botón derecho en la pestaña de hoja de cálculo y selecciona Mover o copiar.

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 2. Activa la casilla Crear una copia.

3. En Antes de la hoja, selecciona el lugar donde quieras colocar la copia.

4. Selecciona Aceptar.

3.5. INTRODUCCIÓN DE DATOS

Después de crear un libro de trabajo, puedes empezar a introducir datos.

En una celda podemos introducir valores constantes o fórmulas.

Los valores constantes que introducimos en las celdas pueden ser de tipo numérico o de tipo
texto.

Las fórmulas permiten obtener resultados a partir de un código que definimos en la celda
precedido siempre por el signo = o +.

La forma más sencilla de ingresar datos es hacer clic en una celda y escribir un valor. Este método
funciona muy bien cuando se introducen algunos datos, pero es menos eficiente cuando se introducen
secuencias largas o series de valores.

Excel permite rellenar series numéricas o de fechas, de dos formas:

• a través de la función Rellenar del Menú de INICIO

• arrastrando el controlador de relleno.

Es decir, la secuencia enero, febrero, marzo, etc. puede realizarse de forma fácil: utilizando la
opción de Autorellenar con el ratón o mediante la función Rellenar. Con Autorelleno, se introduce el
primer elemento de una serie reconocida, se hace clic y se mantiene presionado el botón del ratón en la
esquina inferior derecha de la celda , y se arrastra hasta que la serie se extienda lo suficiente para
acomodar los datos deseados.

Ejemplo: primero escribimos enero

A continuación arrastramos con el ratón desde la esquina inferior derecha, justamente cuando el

ratón cambia de forma: de a

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 Utilizando una herramienta similar, Rellenar, se pueden configurar opciones de relleno específicas.
Si hacemos clic en Rellenar y luego en la opción Series, podemos ver que, en Excel, las series de relleno
pueden ser de varios tipos:

• Series lineales: los valores de la serie se calculan añadiendo al valor introducido inicialmente el
que se establezca en el campo INCREMENTO, pudiendo ser limitada la serie mediante un valor en
LÍMITE.

• Series geométricas: los valores de la serie se obtienen multiplicando cada celda por el
incremento establecido.

• Series cronológicas: los valores de la serie se calculan aumentando a cada celda de la serie de
fechas, designada por la unidad de tiempo, el número introducido en el campo INCREMENTO.

• Series Autorrellenar: esta opción crea series de la misma forma que arrastrando directamente el
cursor desde la esquina inferior derecha de la celda.

Por ejemplo, si deseas crear una serie que comience en 2, aumente en 2 y acabe en 44, puedes
poner 2 en la primera celda y 4 en la segunda celda, seleccionar ambas celdas y luego usar el botón de
llenado para extender la serie hasta el valor final deseado.

O puedes poner un 2 en la primera celda, y mediante las opciones de Rellenado, indicar que el
incremento es de 2 y el límite en 44.

3.6. DESPLAZAMIENTO DE DATOS

Puedes moverte a una celda específica de muchas maneras, pero el método más directo es hacer
clic en la celda deseada. La celda en la que hagas clic aparecerá en negro, y su contenido, si lo hay,
aparecerá en la barra de fórmulas. Cuando una celda es delineada en negro, es la celda activa, lo que
significa que puedes modificar su contenido. Se utiliza un método similar para seleccionar varias celdas
(conocido como rango de celdas): basta con hacer clic en la primera celda del rango, mantener
presionado el botón izquierdo del ratón y arrastrar el puntero del ratón sobre las celdas restantes que
desees seleccionar. Después de seleccionar la celda o celdas con las que deseas trabajar, puedes cortar,
copiar, borrar o cambiar el formato de las mismas.

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 Si necesitaras mover una columna entera (o columnas enteras) de datos a la vez, haz clic en el
encabezado de la columna, situado en la parte superior de la hoja de trabajo. Al hacer clic en el
encabezado de una columna se resaltan todas las celdas de esa columna y te permite copiar o cortar la
columna y pegarla en otro lugar del libro de trabajo. De manera similar, al hacer clic en el encabezado
de una fila se resalta cada celda de esa fila, lo que te permite copiar o cortar la fila y pegarla en otro lugar
del libro de trabajo. Al copiar una celda, un rango de celdas, una fila o una columna, Excel copia el
contenido y el formato de las celdas. Además, con la nueva función Pegar con vista previa, puedes ver el
aspecto de los datos pegados sin tener que comprometerte con la operación de pegado. Para obtener
una vista previa de los datos copia o corta los datos de la hoja de trabajo y, a continuación, en la ficha
Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en la flecha del botón Pegar para mostrar la galería Pegar y
selecciona uno de los iconos. Cuando lo hagas, Excel muestra una vista previa de cómo se verán tus
datos si haces clic en la opción de pegar.

Las opciones de pegado son:

En donde podemos pegar los datos manteniendo el formato de la celda origen, manteniendo
únicamente los valores, las fórmulas, etc:

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 Como puedes ver, podemos copiar y pegar contenido específico de celdas o atributos (como
fórmulas, formatos, comentarios y validación). De forma predeterminada, si usas los famosos iconos de

copiar y Pegar (control + C y control + V), se copian todos los

atributos. Para seleccionar una opción de pegado específica, puedes usar una opción del menú Pegar o
seleccionar Pegado especial:

Opciones de menú de pegado

Selección Para pegar

Todo Todo el formato y contenido de la celda, incluidos los datos

vinculados.

Fórmulas Solo las fórmulas.

Valores Solo los valores tal y como se muestran en las celdas.

Formatos Contenido y formato de la celda.

Comentarios y notas Solo los comentarios y notas adjuntos a la celda.

Validación Solo las reglas de validación de datos.

Todo utilizando el tema Todo el contenido y formato de la celda con el tema aplicado a los
de origen datos de origen.

Todo excepto bordes Contenido y formato de la celda, excepto los bordes de la misma.

Ancho de las columnas El ancho de una columna o rango de columnas en otra columna o
rango de columnas.

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 Formatos de números y Solo el formato de números y fórmulas.
fórmulas

Formatos de números y Solo las opciones de formato de número y los valores de las celdas
valores seleccionadas.

Todo, combinar formatos Combine el formato condicional de las celdas que ha copiado con
condicionales el formato condicional presente en el área de pegado.

Transponer Cambia los datos de las columnas a filas, o viceversa.

Transponer (girar) datos de filas a columnas o viceversa

Si tienes una hoja de cálculo con datos en columnas que necesitas girar para reorganizarlo en filas,
usa la característica transponer. Con ella, puedes cambiar rápidamente los datos de las columnas a filas,
o viceversa.

Por ejemplo, si los datos tienen el siguiente aspecto, con regiones de ventas en los encabezados
de columna y los trimestres en el lado izquierdo:

La opción transponer reorganiza la tabla de forma que los trimestres se muestran en los
encabezados de columna y las regiones de ventas se pueden ver a la izquierda, como esta:

Nota: Si los datos están en una tabla de Excel, la característica Transponer no se encontrará
disponible. Puedes convertir la tabla en un rango para poder transponer o usar la función
TRANSPONER para girar las filas y columnas.

Pasos:

1. Selecciona el rango de datos que desees reorganizar, incluidas las etiquetas de filas o
columnas, y presiona Ctrl+C.

Nota: Asegúrate de copiar los datos para hacerlo, ya que usar el comando cortar o Ctrl + X no
funcionará.

2. Elige una nueva ubicación en la hoja de cálculo en la que deseas pegar la tabla
transpuesta, asegurándote de que hay suficiente espacio para pegar los datos. La nueva tabla
que pegues allí sobrescribirá por completo cualquier formato o datos que ya se encuentre.

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 3. Haz clic con el botón secundario en la celda superior izquierda de la ubicación en la que

deseas pegar la tabla transpuesta y, a continuación, elige transponer .

4. Después de girar los datos correctamente, puedes eliminar la tabla original y los datos de
la nueva tabla permanecerán intactos.

Sugerencias para transponer los datos

• Si los datos incluyen fórmulas, Excel las actualizará automáticamente para que coincidan con la
nueva ubicación. Comprueba que estas fórmulas usen referencias absolutas. Si no es así,
puedes cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas antes de girar los datos.
• Si deseas girar los datos con frecuencia para verlos desde distintos ángulos, considera la
posibilidad de crear una tabla dinámica para poder dinamizar los datos
rápidamente arrastrando los campos desde el área filas al área columnas (o viceversa) en la lista
de campos de tabla dinámica.

3.7. CINTA DE OPCIONES

Como veíamos, la cinta de opciones contiene 8 fichas diferentes que nos permitirán trabajar en
Excel aplicando los formatos, herramientas y funciones deseados:

Para: Haz clic en: Y luego busca en:

Crear, abrir, guardar, imprimir, compartir o Archivo La vista Backstage (haz en clic en
exportar archivos, o bien cambiar las opciones los comandos del panel izquierdo)

Dar formato, insertar, eliminar, editar o buscar Inicio Los grupos Número, Estilos,
datos en celdas, filas y columnas Celdas y Edición

Crear tablas, gráficos, minigráficos, informes, Insertar Los grupos Tablas, Gráficos,
segmentaciones de datos o hipervínculos Minigráficos, Filtros y Vínculos

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 Delimitar los márgenes de página, los saltos de Disposición Los grupos Configurar página,
página o las áreas de impresión, así como definir de página Ajustar área de impresión, Temas,
las opciones de la hoja Opciones de la hoja

Buscar funciones, definir nombres o solucionar Fórmulas Los grupos Biblioteca de

problemas relacionados con fórmulas funciones, Nombres definidos y
Auditoría de fórmulas

Importar datos, conectarse a datos, ordenar y Datos Los grupos Obtener datos
filtrar datos, validar datos, rellenar valores externos, Conexiones, Ordenar y
rápidamente o realizar análisis Y si filtrar y Herramientas de datos

Revisar la ortografía, revisar, modificar o Revisar Los grupos Revisión,

proteger hojas (se protege la hoja y contenido Rendimiento, Accesibilidad, Datos
de celdas bloqueadas) o libros (proteger e idioma, Cambios, Comentarios,
estructura o ventana sin poder modificar el Notas, Proteger y Entrada de lápiz
nombre o posición de las hojas o insertar

nuevas).

Cambiar las vistas del libro, organizar las Vista Los grupos Vistas de hoja, vista de
ventanas, inmovilizar paneles o grabar macros libro, Mostrar, Zoom, Ventana y
Macros

Vamos a comenzar con la pestaña INICIO

Dentro de INICIO encontramos varios grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,

Estilos, Celdas, Modificar.

Grupo Fuente:

Fuente-> Cambia el tipo de fuente

Tamaño de fuente-> Cambia el tamaño de fuente.

Aumentar Tamaño de Fuente-> Aumenta el tamaño de la fuente.

Disminuir Tamaño de Fuente-> Disminuye el tamaño de la fuente.

Todos los bordes-> Aplica bordes en la o las celdas seleccionadas.

Color de Relleno-> Colorea el interior de las celdas seleccionadas.

Color de Fuente-> Cambia el color del texto.

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 Si deseas acceder a más funciones de formato de Fuente, haz clic en la flecha de la esquina
inferior derecha:

Y se te abrirá el Cuadro de diálogo Fuente:

Grupo Alineación:

Alinear en la parte superior -> Ajusta el texto a la parte superior de la celda.

Alinear en el Medio-> Ajusta el texto para que esté centrado entre la parte superior e inferior de la
celda.

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Alinear en la parte inferior-> Ajusta el texto en la parte inferior de la celda.

Orientación-> Gira el texto en un ángulo diagonal o una orientación vertical.

Ajustar texto -> Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambias el
ancho de columna, el ajuste de datos se adapta automáticamente.

Si no está visible todo el texto ajustado, puede que hayas establecido la fila en un alto específico o que
el texto se encuentre en un rango de celdas combinadas.

Alinear a la Izquierda-> Ajusta el texto a la izquierda.

Centrar-> Centra el texto.

Alinear a la derecha-> Ajusta el texto a la derecha.

Justificar -> Ajusta el contenido para que visible en una celda mostrándolo en varias líneas.

Combinar y Centrar-> une las celdas seleccionada en una sola celda y conserva únicamente los datos
del extremo superior izquierdo.

Grupo Número:

Formato de Número: elige la manera en que se mostrarán los valores en una celda.

Estilo porcentual: muestra el valor de celda como un porcentaje. Ctrl + Mayús + %

Estilo millares: muestra el valor de la celda con un separador de millares

Aumentar decimales: muestra más decimales para obtener un valor más preciso

Disminuir decimales: muestra menos decimales

Grupo Estilos:

Formato condicional: resalta celdas que cumplan un determinado valor o condición, enfatiza
valores según las reglas que establezcamos.

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 Dar formato como tabla: a un conjunto de datos en celdas lo transforma en tabla.

Estilos de celdas: aplica formato a una celda con estilos predefinidos (color de relleno, borde,
fuente…).

Grupo Celdas:

Insertar: inserta columnas, celdas, filas u hojas de trabajo.

Eliminar: elimina columnas, filas, celdas u hojas de trabajo de un libro.

Formato: permite cambiar altura y anchura de filas y columnas, organizar las hojas y protegerlas.

Grupo Edición:

Autosuma: acceso rápido a funciones más comunes: suma(), promedio(), min(), max() y contar().

Rellenar: rellena series numéricas o de fechas.

Borrar: permite borrar contenido o formato de celdas. También elimina hipervínculos.

Ordenar y filtrar: ordena valores de una columna de menor a mayor o en orden alfabético.
También permite establecer un criterio de clasificación específico.

Buscar y seleccionar: despliega un menú con varios accesos directos a: buscar y reemplazar
valores o caracteres, a buscar y seleccionar celdas u objetos que cumplan condiciones específicas (Ir
a).

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 Utiliza el comando Ir a para buscar y seleccionar todas las celdas que contienen tipos específicos
de datos, como fórmulas. Además, utiliza Ir a para buscar solo las celdas que cumplen criterios
específicos, como la última celda de la hoja de cálculo que contenga datos o formato.

Sigue estos pasos:

1. Empezar siguiendo uno de estos procedimientos:

- Para buscar celdas específicas en toda la hoja de cálculo, haz clic en cualquier celda.
- Para buscar celdas específicas dentro de un área definida, selecciona el intervalo, filas o
columnas que desees.

Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haz clic en cualquier celda de la hoja.

2. En la ficha Inicio, haz clic en Buscar y seleccionar > Ir a.

3. Clica en Ir a Especial.

4. En el cuadro de diálogo Ir a Especial, haz clic en una de las siguientes opciones.

Haz clic en Para seleccionar

Comentarios Celdas que contienen comentarios.

Constantes Celdas que contienen constantes.

Fórmulas Celdas que contienen fórmulas.

Nota: Las casillas de verificación debajo de fórmulas definen el tipo de fórmula.

Celdas en blanco Celdas en blanco.

Región actual región actual, como una lista entera.

Matriz actual matriz entera si la celda activa está incluida en una matriz.

Objetos Objetos gráficos, incluidos los gráficos y botones, de la hoja de cálculo y los
cuadros de texto.

Diferencias entre Todas las celdas diferencian de la celda activa en una fila seleccionada. Siempre
filas hay una celda activa en una selección, si este es un rango, fila o columna. Al
presionar la tecla ENTRAR o Tab, puedes cambiar la ubicación de la celda activa,
que es la primera celda de una fila predeterminada.

Si se selecciona más de una fila, la comparación se realiza para cada fila de la

selección y la celda que se usa en la comparación para cada fila adicional se
encuentra en la misma columna que la celda activa.

Diferencias entre Todas las celdas diferencian de la celda activa en una columna seleccionada.
columnas Siempre hay una celda activa en una selección, si se trata de un rango, fila o
columna. Al presionar la tecla ENTRAR o Tab, puedes cambiar la ubicación de la
celda activa, cuyo valor predeterminado es la primera celda de una columna.

Al seleccionar más de una columna, la comparación se realiza para cada

columna de la selección. La celda que se usa en la comparación para cada
columna adicional se encuentra en la misma fila que la celda activa.

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 Celdas Celdas que hacen referencia a la fórmula en la celda activa:
precedentes
Haz clic en Directamente relacionadas para buscar solo las celdas a las que
hacen referencia las fórmulas directamente.

Haz clic en Todos los niveles para buscar todas las celdas que a las que hacen
referencia directa o indirectamente las celdas de la selección.

Celdas Celdas con fórmulas que hacen referencia a la celda activa. Sigue uno de estos
dependientes procedimientos:

Haz clic en Directamente relacionadas para buscar solo las celdas con
fórmulas que hacen referencia directamente a la celda activa.

Haz clic en Todos los niveles para buscar todas las celdas que hagan
referencia directa o indirectamente a la celda activa.

Última celda Última celda de la hoja de cálculo que contiene datos o formato.

Solo celdas Solo las celdas que están visibles en un rango que cruza filas o columnas
visibles ocultas.

Celdas con Solo las celdas que tienen aplicados formatos condicionales:
formatos
condicionales Haz clic en Todas para buscar todas las celdas que tienen aplicados formatos
condicionales.

Haz clic en Iguales a celda activa para buscar las celdas que tienen los mismos
formatos condicionales que la celda seleccionada actualmente.

Celdas con Solo las celdas a las que se han aplicado las reglas de validación de datos:
validación de
datos Haz clic en Todas para buscar todas las celdas a las que se ha aplicado la
validación de datos.

Haz clic en Iguales a celda activa para buscar las celdas que tienen la misma
validación de datos que la celda seleccionada actualmente.

Buscar y/o reemplazar texto y números

Las hojas de trabajo de Excel pueden contener más de un millón de filas de datos, por lo que en
las grandes colecciones de datos es poco probable que tengas tiempo de moverte por una hoja de
trabajo fila por fila para localizar los datos que deseas encontrar. Puedes localizar datos específicos en
una hoja de trabajo de Excel utilizando la ventana de diálogo Buscar y reemplazar, que tiene dos partes
(una con el nombre Buscar y la otra con el nombre Reemplazar). Usando los controles Buscar identificas
las celdas que contienen los datos específicos; usando los controles Reemplazar, puedes sustituir un
valor por otro.

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 Puedes acceder a esta herramienta mediante el acceso rápido control + B o desde el menú de
Inicio:

1. En la pestaña Inicio en el grupo Edición, haz clic en Buscar y seleccionar.

2. Sigue uno de estos procedimientos:

o Para buscar texto o números, haz clic en Buscar.

o Para buscar y reemplazar texto o números, haz clic en Reemplazar.

3. En el cuadro Buscar, escribe el texto o los números que deseas buscar, o haz clic en
la flecha del cuadro Buscar y, a continuación, clic en una búsqueda reciente de la lista.

Puedes usar caracteres comodines, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en tus
criterios de búsqueda:

Usa el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por

ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como "señal".

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 Usa el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por
ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".

Sugerencia: Puedes buscar asteriscos, signos de interrogación y caracteres de tilde (~) en los datos de la
hoja de cálculo anteponiendo un carácter de tilde en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos
que contengan “?”, ¿escribiríamos ~? como criterio de búsqueda.

4. Haz clic en Opciones para definir más la búsqueda si es necesario:

o Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro
de, selecciona Hoja o Libro.
o Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, clic en Por filas o Por
columnas.
o Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haz clic
en Fórmulas, Valores o Comentarios.

Las fórmulas, valores, notas y comentarios solo están disponibles en la pestaña Buscar; y las
fórmulas están disponibles en la pestaña reemplazar.

o Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, selecciona la

casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas.
o Para buscar celdas que contengan solo los caracteres que has escrito en el
cuadro Buscar, selecciona la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.

5. Si deseas buscar texto o números con un formato específico, haz clic en formato y,
a continuación, realiza las seleccionas en el cuadro de diálogo Buscar formato.

Si quieres buscar celdas que coincidan con un determinado formato, puedes eliminar los criterios
del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda específico como ejemplo. Haz clic en la flecha
situada junto a Formato, luego, en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tenga el formato
que quieres buscar.

3.8. TABLAS
Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, se puede convertir
un intervalo de celdas en una tabla de Excel (antes conocida como lista de Excel).

Ejemplo, tenemos los siguientes datos correspondientes al consumo de los empleados de una
empresa durante los desayunos del primer y segundo trimestre del año.

Producto T1 T2
Chocolate negro 744,60 € 685,22 €
Café 1.541,00 € 1.024,99 €
Pan integral 478,24 € 344,11 €
Tarta de crema 73,80 € 196,53 €
Galletas de avena 389,74 € 496,28 €
Si queremos convertirlos en una tabla, seleccionamos todos los datos y hacemos clic en INSERTAR
> TABLA. Excel nos preguntará lo siguiente:

26
 Como nuestra tabla tiene encabezados, marcamos la casilla y hacemos clic en ACEPTAR.

El formato nuevo será de este tipo:

Producto T1 T2
Chocolate negro 744,60 € 685,22 €
Café 1.541,00 € 1.024,99 €
Pan integral 478,24 € 344,11 €
Tarta de crema 73,80 € 196,53 €
Galletas de avena 389,74 € 496,28 €

Una tabla puede incluir los elementos siguientes:

3.8.1. FILA DE ENCABEZADO

De manera predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla

tiene habilitado el filtrado en la fila de encabezado para que puedas filtrar u ordenar los datos de la
tabla rápidamente.

FILTRAR Y ORDENAR DATOS

Usamos los filtros para ocultar temporalmente algunos de los datos de una tabla y poder
concentrarnos en aquellos que deseamos ver.

Para filtrar un rango de datos:

1. Selecciona cualquier celda del rango.

2. Selecciona datos > filtro.

3. Selecciona la flecha del encabezado de columna que deseas filtrar .

27
 4. Selecciona Filtros de texto o Filtros de número y, a continuación, selecciona una
comparación. Por ejemplo, en la tabla de los productos consumidos, vamos a analizar qué
productos tienen un consumo superior al promedio en el primer trimestre. Para ello hacemos
clic en la flecha del encabezado llamado T1 y luego seleccionamos Filtros de número > Superior
al promedio:

El resultado es:

Producto T1 T2
Chocolate negro 744,60 € 685,22 €
Café 1.541,00 € 1.024,99 €

Si necesitáramos establecer un filtro específico, por ejemplo, seleccionar los productos cuyo
consumo es superior a 300 euros e inferior a 850 euros, hacemos clic en Filtros de número < Entre o en
Filtros de número < Filtro personalizado:

28
 Escribe los criterios de filtro y selecciona Aceptar.

Cuando se colocan los datos en una tabla, los controles de filtro se agregan automáticamente a los
encabezados de tabla.

Selecciona la flecha del encabezado de columna para la columna que deseas filtrar.

1. Desactiva (Seleccionar todo) y selecciona los cuadros que desees mostrar.

29
 2. Haz clic en Aceptar.

La flecha de encabezado de columna cambia a un icono de filtro de este tipo . Selecciona

este icono para cambiar o borrar el filtro.

3.8.2 FILAS CON BANDAS

El sombreado alternativo o la agrupación en bandas ayudan a distinguir mejor los datos.

30
3.8.3. COLUMNAS CALCULADAS

Al escribir una fórmula en una celda de una columna de tabla, puedes crear una columna
calculada en la que esa fórmula se aplica de forma instantánea a todas las demás celdas de la columna
de la tabla.

Para insertar una nueva columna en la tabla, podemos hacerlo escribiendo en la columna
inmediatamente a la derecha de la tabla y Excel extenderá automáticamente la tabla hacia la derecha.
En este ejemplo, creamos una nueva columna escribiendo "Total" en la celda D1.

También puedes agregar una columna de tabla desde la pestaña Inicio:

1. Haz clic en la flecha para Insertar> Insertar columnas de tabla a la izquierda o derecha.

Escribe la fórmula que desees usar y presiona ENTRAR.

31
 En este caso se ha introducido =suma( , a continuación, seleccionamos las columnas Trimestre
1 y 2. Por tanto, Excel genera la fórmula: =SUMA (Tabla1 [@[T 1]: [T 2]]). Esto se denomina una fórmula
de referencia estructurada. El formato de las referencias estructuradas es lo que permite a la tabla
usar la misma fórmula para cada fila. Una fórmula de Excel normal para esto sería =SUMA(B2:C2),
que, a continuación, necesitarías copiar o rellenar hacia abajo si quisieras que el resto de filas también
aplicaran la misma fórmula.

2. Al presionar ENTRAR, la fórmula se rellena automáticamente en todas las celdas de la

columna, tanto por encima como por debajo de la celda donde se introduce la fórmula. La
fórmula es la misma para cada fila, pero ya que es una referencia estructurada, Excel
internamente conoce cada fila en la que está introduciendo la fórmula.

Notas:

o Al copiar o rellenar una fórmula en todas las celdas de una columna de tabla en blanco también
se crea una columna calculada.
o Si escribes o mueves una fórmula en una columna de tabla que ya contiene datos, no se crea
automáticamente una columna calculada. Sin embargo, se muestra el botón Opciones de
Autocorrección para proporcionarte la opción que sobrescribe los datos para que se pueda crear
una columna calculada.
o Si escribes una nueva fórmula que es diferente de las fórmulas existentes en una columna
calculada, la columna se actualizará automáticamente con la fórmula nueva. Puedes elegir
deshacer la actualización y mantener solo la fórmula nueva, utilizando el botón Opciones de
Autocorrección. Esto generalmente no se recomienda, porque puedes impedir que la columna
de actualización automática no se ejecute en el futuro, ya que no sabe la fórmula que se extiende
cuando se agregan nuevas filas.

32
 o Si has escrito o copiado una fórmula en una celda de una columna en blanco y no deseas

conservar la nueva columna calculada, haz clic en Deshacer . También puedes presionar Ctrl
+ Z dos veces.

3.8.4. FILA DE TOTAL

Si partimos de la tabla sin fila de total:

Y queremos activar una fila al final de la misma en la que podamos aplicar diferentes funciones:

1. Vamos a Herramientas de tabla > Diseño y seleccionamos la casilla de verificación Fila de

totales.

2. La Fila de totales se inserta en la parte inferior de la tabla.

33
 Si aplicas fórmulas a una fila de totales, y después desactivas y vuelves a activar la fila de totales,
Excel recordará las fórmulas. En el ejemplo anterior ya habíamos aplicado la función suma a la fila de
totales. Cuando se aplica una fila de totales por primera vez, las celdas estarán vacías.

3. Selecciona la columna de la que deseas obtener el total y, después, selecciona una opción
de la lista desplegable. En este caso, hemos aplicado la función SUMA a cada columna:

Verás que Excel ha creado la siguiente fórmula: =SUBTOTALES(109,[T1]). Esta es una función
SUBTOTAL de SUMA y también es una fórmula de referencia estructurada que es exclusiva de las tablas
de Excel.

También puedes aplicar una función diferente del valor total, como el promedio, el máximo, el
mínimo…, seleccionando la opción Más funciones o creando las tuyas propias.

3.8.5. CONTROLADOR DE TAMAÑO

Un controlador de tamaño en la esquina inferior derecha de la tabla nos permite arrastrar la tabla
hasta el tamaño que deseemos.

34
3.8.6. BORRAR CELDAS

Es posible que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación:

Ir a la pestaña Inicio > Modificar > Borrar, entonces aparecerá otro submenú. Selecciona una de las
opciones disponibles:

→ Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas
celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

→ Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato
Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos
referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas
en el tema correspondiente.

→ Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas,

pero mantiene sus comentarios y su formato.

→ Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no
es objeto de este curso.

→ Borrar Hipervínculos: Si seleccionas esta opción se borrará el enlace pero el formato que Excel
aplica (color azul + subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato deberás pulsar el
icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O
bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Selecciona la celda a borrar y pulsa la tecla
SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

35
3.9. OTRAS OPERACIONES CON DATOS
Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sean literales como
fórmulas. En este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones típicas que se pueden realizar
sobre ellos.

Fórmulas de Matriz Dinámicas y Comportamiento de Matriz Desbordada

Una fórmula de matriz en Excel permite realizar cálculos con matrices (conjuntos de valores), en
lugar de con celdas individuales. Estas fórmulas pueden devolver un único valor o un conjunto de valores
(una matriz).

Ejemplo de una fórmula de matriz: Fórmula que suma el producto de dos conjuntos de valores:

=SUMA(A1:A3 * B1:B3)

Esta fórmula multiplica cada par de valores correspondientes en los rangos A1 y B1, y luego suma
los resultados. Antes de Excel 365, las fórmulas de matriz se introducían usando la combinación de teclas
Ctrl + Shift + Enter. Sin embargo, con las fórmulas de matriz dinámicas, Excel ahora lo hace
automáticamente y gestiona los resultados sin necesidad de esa combinación de teclas.

Fórmulas de Matriz Dinámicas

Las fórmulas de matriz dinámicas permiten que una fórmula calcule automáticamente varios
resultados y "desborde" estos resultados en un rango de celdas adyacentes. Supongamos que tienes una
lista de nombres en el rango A1:A5 y quieres devolverlos en mayúsculas. En lugar de escribir la fórmula
en cada celda individualmente, Excel "desborda" el resultado por todas las celdas necesarias.

Comportamiento de Matriz Desbordada

Cuando una fórmula de matriz genera más de un resultado, Excel desbordará los resultados en
celdas adyacentes.

• Matriz Desbordada: Es el rango de celdas que contiene los resultados de una fórmula de matriz
dinámica.

Ejemplo: =SECUENCIA(5,1)

Esto devolverá una lista de números del 1 al 5 y "desbordará" en un rango vertical, ocupando cinco
celdas hacia abajo.

Indicadores de una matriz desbordada: aparece un borde sutil alrededor del rango desbordado,
lo que indica que ese rango está siendo generado por una fórmula de matriz.

3.9.1 ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos

desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos que
lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayoría
de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden
comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el

cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

36
 Para eliminar filas duplicadas:

Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen
varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de
todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

En la pestaña Datos haz clic en Quitar duplicados . Si te quieres asegurar de

que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de
pulsar el botón.

3.9.2 LA VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas
son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

• Seleccionamos la celda que queremos validar.

• Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos escoger

remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar
en la opción Validación de datos....

37
 Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha,
Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel solo
permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá
un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario
pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen:
podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de
lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a

la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa
celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre
al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

3.9.3 ORDENAR DATOS

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio.
Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar
por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar

y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación
sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger
el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el
conjunto de la fila.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación . Al
pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar.

38
 En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les
da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B.).

Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre
tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de

un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como
se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que
dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

3.10. REFERENCIAS
Al hacer clic sobre una celda cualquiera, en el cuadro de nombres se muestra el nombre de la
celda.

39
 Ese nombre nos permite hacer referencia a la celda (o, mejor dicho, al valor contenido en la celda)
por ejemplo, en una fórmula o en una función.

De forma predeterminada, una referencia de celda es relativa. Por ejemplo, al hacer referencia a
la celda A2 de la celda C2, se realmente hace referencia a una celda que tiene dos columnas a la izquierda
(C menos A) y, en la misma fila (2). Una fórmula que contenga una referencia de celda relativa cambia al
copiar una celda a otra. Por ejemplo, si copias la fórmula = B2 + A2 de la celda C2 a C3, las referencias de
la fórmula en la celda C3 se ajustan una fila hacia abajo y se convierten en = A3 + B3.

Si deseas mantener la referencia de celda original al copiarla, la debemos "bloquear" colocando un

signo de dólar ($) antes de las referencias de celda y de columna. Por ejemplo, cuando se copia la
fórmula = $A$ 2 + $B$ 2 de C2 a D2, la fórmula será la misma. Se trata de una referencia absoluta.

En casos menos frecuentes, tal vez desees hacer una referencia de celda “mixta”, para lo cual
debes colocar el signo dólar delante de la columna o del valor de fila a “bloquear” la columna o la fila (por
ejemplo, $A2 o B$3). En el primer caso, $A2, solo fijamos la columna A, pero la fila se irá actualizando,
mientras que en el caso de B$3, solo fijamos la fila.

Para cambiar el tipo de referencia de celda:

1. Selecciona la celda que contiene la referencia de celda que deseas cambiar.

2. En el barra de fórmulas , haz clic en la referencia de celda que deseas

cambiar.

3. Presiona F4 varias veces hasta aplicar el signo dólar donde desees o escríbelo
directamente.

La siguiente tabla resume qué sucede si una fórmula en la celda A1, que contiene una
referencia, se copia. En concreto, la fórmula se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha, a
la celda C3.

Referencia actual (descripción): Cambia a:

$A$1 (columna absoluta y fila absoluta) $A$1 (la referencia es absoluta)

A$1 (columna relativa y fila absoluta) C$1 (la referencia es mixta)

$A1 (columna mixta y fila relativa) $A3 (la referencia es mixta)

A1 (columna relativa y fila relativa) C3 (la referencia es relativa)

Referencias a otras hojas:

40
 Se puede hacer referencia a celdas que se encuentran en otras hojas de cálculo si se agrega el
nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) al comienzo de la referencia de
celda. En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo denominada PROMEDIO calcula el valor
promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Academia del mismo libro.

1. Se refiere a la hoja de cálculo Academia

2. Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

3. Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

Para aplicar referencias a otras hojas:

1) Haz clic en la celda en la que desees escribir la fórmula.

2) En el barra de fórmulas , escribe = (signo igual) y la fórmula que deseas usar.

3) Haz clic en la etiqueta de la hoja de cálculo a la que va a hacerse referencia.

4) Selecciona la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia.

Nota: Si el nombre de la otra hoja de cálculo contiene caracteres no alfabéticos, debes escribir el
nombre (o la ruta de acceso) entre comillas.

3.11. OPERADORES DE CÁLCULO Y PRIORIDAD EN

EXCEL
Los operadores especifican el tipo de cálculo que deseas realizar en los elementos de una fórmula,
como suma, resta, multiplicación o división. Por lo que aprenderemos el orden predeterminado en el
que los operadores actúan sobre los elementos de un cálculo. También aprenderás a cambiar este orden
usando paréntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y

referencia.

A. Operadores aritméticos

B. Operadores de referencia

C. Operador de concatenación de texto

D. Operadores de comparación

A. Operadores aritméticos

41
 Para realizar operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, o bien para
combinar números y generar resultados numéricos, usamos los operadores aritméticos de esta tabla.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta 3a1

Negativo
–1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

B. Operadores de comparación

Con los operadores de la tabla siguiente, puedes comparar dos valores. Cuando se comparan dos
valores mediante estos operadores, el resultado es un valor lógico verdadero o falso.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) No es igual a A1<>B1

C. Operador de concatenación de texto

Usa el símbolo de "y" comercial (&) para unir o concatenar una o más cadenas de texto con el fin
de generar un único fragmento de texto.

Operador de Significado Ejemplo

texto

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto

& ("y" comercial) ("Norte" & ")
continuo.

D. Operadores de referencia

42
 Combina rangos de celdas para los cálculos con estos operadores.

Operador de Significado Ejemplo

referencia

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las B5:B15
celdas entre dos referencias, estas incluidas

. (punto) Operador de Unión, que combina varias referencias en una SUMA(B5:B15;D5:D15)

sola.

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a B7:D7 C6:C8

celdas comunes a las dos referencias.

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en que se realiza el cálculo puede afectar al valor devuelto por la fórmula,
por lo que es importante comprender el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los
resultados que espera ver.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan
por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres que siguen constituyen una fórmula.
Después de este signo igual puede haber una serie de elementos que se van a calcular (los operandos),
que están separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según
el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden
que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por
ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos) Operadores de referencia

(un solo espacio)

. (punto)

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

*y/ Multiplicación y división

+y- Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

43
 = Comparación
< >
< =
> =
<>

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escribe entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da como resultado el valor de 11, porque
Excel calcula la multiplicación antes de la suma. En primer lugar, la fórmula multiplica 2 por 3 y, a
continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se usan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y después
multiplicará el resultado por 3 para generar 21.

=(5+2)*3

En el ejemplo siguiente, los paréntesis que contienen la primera parte de la fórmula obligarán a
Excel a calcular primero B4 + 25 y después dividirá el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Cuando se escribe una fórmula, Excel espera determinados tipos de valores para cada operador. Si
especificas un tipo de valor distinto del esperado, Excel puede convertir el valor.

La fórmula Emite Explicación

= "1" + "2" 3 Cuando se usa un signo más (+), Excel espera números en la
fórmula. Aunque las comillas significan que "1" y "2" son valores de
texto, Excel convierte automáticamente los valores de texto en
números.

= 1 + "$ 4.00" 5 Cuando una fórmula espera un número, Excel convierte el texto si
está en un formato que normalmente se aceptaría para un número.

="6/1/2001"- 35 Excel interpreta el texto como una fecha con el formato

"5/1/2001" mm/dd/aaaa, convierte las fechas en números de serie y, a
continuación, calcula la diferencia entre ellas.

= RAIZ ("8 + 1") #¡VALOR! Excel no puede convertir el texto en un número porque el texto "8
+ 1" no se puede convertir en un número. Puedes usar "9" o "8" + "1"
en lugar de "8 + 1" para convertir el texto en un número y devolver
el resultado de 3.

44
 = "A" &TRUE ATRUE Cuando se espera texto, Excel convierte los números y valores
lógicos, como verdadero y falso, a texto.

Uso del apóstrofe

Para que Excel no se confunda entre fechas, horarios, cuenta de bancos, DNIs…, se coloca el
apóstrofe antes de la información numérica. Es decir, si queremos escribir una franja horaria que sea de
8-9 tenemos que escribirlo como ‘8-9 ya que de lo contrario aparecerá 08-sep y se alineará a la derecha
como si fuera un número.

3.12. CREANDO FÓRMULAS PARA CALCULAR VALORES

Después de añadir los datos a una hoja de trabajo y definir rangos para simplificar las referencias
de datos, puedes crear una fórmula, que es una expresión que realiza cálculos sobre los datos. Por
ejemplo, puedes calcular el consumo anual de agua en tu vivienda, el promedio de consumo eléctrico
por cada habitante, los consumos máximos, diarios, mínimos, mensuales…

Para escribir una fórmula, se comienza el contenido de la celda con un signo igual (=) o con un
signo (+); cuando Excel lo ve, sabe que la expresión que le sigue debe ser interpretada como un cálculo,
no como texto. Después del signo igual o +, escribe la fórmula. Por ejemplo, puedes encontrar la suma
de los números en las celdas C2 y C3 utilizando la fórmula =C2+C3. Después de introducir una fórmula
en una celda, puedes revisarla haciendo clic en la celda y, a continuación, editando la fórmula en el
cuadro de fórmulas. Por ejemplo, puedes cambiar la fórmula anterior a =C3-C2, que calcula la diferencia
entre el contenido de las celdas C2 y C3.

Si Excel trata alguna fórmula como texto, es porque no has escrito al inicio el signo = o el signo +.

Escribir las referencias de celdas para 20 o 200 celdas en un cálculo sería tedioso, pero Excel facilita
la introducción de cálculos complejos. Para crear un nuevo cálculo, haz clic en la ficha Función y, a
continuación, en el grupo Biblioteca de funciones, Haz clic en Insertar función. Se abre la ventana de
diálogo Insertar función, con una lista de funciones o fórmulas predefinidas, de las que puedes
seleccionar.

3.12.1. INTRODUCCIÓN FUNCIONES

Una función o fórmula nos devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN)

45
 Siguen las siguientes reglas:

o Recuerda que si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo = o +.
o Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.
o Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas, celdas, rangos,
constantes e incluso funciones.
o Los argumentos deben separarse por un punto y coma;

Ejemplo: =SUMA(A5:A12)

En este ejemplo, la función SUMA() devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" identifica un rango de celdas, de este modo, A5:A12 indica que se deben sumar los valores
que contienen las celdas A5, A6, A7, A8, A9, A10, A11, A12. Por lo que la equivaldría a:

= A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la fórmula.

Ejemplo:

=SI(SUMA(A1:D1)>0;”POSITIVO”;”NEGATIVO”)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así
hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas,
de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

3.12.2. ACCESO DIRECTO A LAS FUNCIONES MÁS FRECUENTES

En Excel las funciones más conocidas y utilizadas suelen ser:

Función Descripción

Función SUMA Devuelve la Suma de los valores de las celdas o números indicados.

Función PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si
el intervalo A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20)
devuelve el promedio de dichos números.

Función COCIENTE La función cociente devuelve la parte entera de una división. Por ejemplo si
queremos resolver el cociente de 5/2, la fórmula sería: =COCIENTE(5;2) el
resultado sería 2.

Función CONTAR La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y
cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Usa la función CONTAR
para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango
o matriz de números. Por ejemplo, puedes escribir la siguiente fórmula para
contar los números en el rango A1:A20: =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo,
si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Función CONTARA La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un
intervalo, es decir, que contienen cualquier tipo de información, incluidos los
valores de error y texto vacío (" "). Por ejemplo, si el rango contiene una

46
 fórmula que devuelve una cadena vacía, la función CONTARA cuenta ese
valor. La función CONTARA no cuenta celdas vacías.

Su sintaxis es: =CONTARA (A1:A10), por ejemplo.

Si deseamos contar solo celdas que cumplan con determinados criterios,

usamos la función CONTAR.SI o la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

Función Cuenta el número de celdas vacías de un rango.

CONTAR.BLANCO
Su sintaxis es: =CONTAR.BLANCO (rango)

Se utiliza para contar el número de celdas que cumplen un criterio; por

ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada
Función CONTAR.SI aparece en una lista de clientes.

Función Aplica criterios a las celdas de varios rangos y cuenta el número de veces que
CONTAR.SI.CONJUNTO se cumplen todos los criterios.

Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1;

rango_criterios2; criterios2;…)

En los criterios se pueden usar caracteres comodines, el signo de

interrogación (?) y el asterisco (*). El signo de interrogación se corresponde
con un solo carácter y el asterisco se corresponde con cualquier secuencia de
caracteres. Si deseas buscar un signo de interrogación o un asterisco reales,
escribe una tilde (~) delante del carácter que deseas buscar.

Función MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. La sintaxis es

MAX(número1; [número2]; ...)

Función La función MAX.SI.CONJUNTO devuelve el valor máximo entre celdas

MAX.SI.CONJUNTO especificado por un determinado conjunto de condiciones o criterios. Sintaxis
MAX.SI.CONJUNTO(rango_máximo; rango_criterios1; criterios1;
[rango_criterios2; criterios2];...)
Función MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. La sintaxis es
MIN(número1; [número2]; ...)

Función La función MIN.SI.CONJUNTO devuelve el valor máximo entre celdas

MIN.SI.CONJUNTO especificado por un determinado conjunto de condiciones o criterios.
MIN.SI.CONJUNTO(rango_mínimo; rango_criterios1; criterios1;
[rango_criterios2; criterios2];...)

Función SI devuelve un valor si una condición es verdadera y otro valor si es falsa. Por
ejemplo, =SI(C2="Sí";1;2) quiere decir: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en

caso contrario devolver un 2).

Función O devuelve VERDADERO si alguno de sus argumentos se evalúa como

VERDADERO, y devuelve FALSO si todos sus argumentos se evalúan como
FALSO.
O(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)

Función SI.CONJUNTO La función SI.CONJUNTO comprueba si se cumplen una o varias

condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición
TRUE. SI.CONJUNTO puede sustituir a varias instrucciones SI.CONJUNTO
anidadas y es más fácil de leer con varias condiciones.

Función BUSCAR Sirve para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la
misma posición en una segunda fila o columna.

47
 Función CONSULTAV encuentra elementos en una tabla o en un rango por filas.

Función COINCIDIR Busca un elemento en un rango de celdas y, a continuación, devuelve la

posición relativa del elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1: A3
contiene los valores 5, 7 y 38, la fórmula = COINCIDIR (7; A1: A3; 0) devuelve el
número 2, porque 7 es el segundo elemento del intervalo.

Función ELEGIR Esta función selecciona uno de los 254 valores posibles a partir del rango del
argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como
argumento núm_índice.

Función FECHA Esta función devuelve el número de serie secuencial que representa una
fecha determinada. Esta función es muy útil en situaciones en las que el año,
el mes y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por
ejemplo, es posible que tengas una hoja de cálculo con fechas en un formato
que Excel no reconoce, como AAAAMMDD (AÑOMESDÍA).

Función DIAS Devuelve el número de días entre dos fechas.

Funciones Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto

ENCONTRAR y dentro de una segunda cadena. Devuelven el número de la posición inicial
ENCONTRARB de la primera cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda.

Función REDONDEAR Redondea un número a un número de decimales especificado.

=REDONDEAR(A1, 2)
Función Combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el delimitador que se
UNIRCADENAS especifique entre cada valor de texto que se combinará. Si el delimitador es
una cadena de texto vacío, esta función concatenará los rangos.
Función CAMBIAR La función CAMBIAR evalúa un valor (llamado "la expresión") comparándolo
con una lista de valores y devuelve el resultado correspondiente al primer
valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor
predeterminado opcional.

Además, en la pestaña Inicio de la barra de opciones, el grupo MODIFICAR contiene un acceso

directo a las funciones más utilizadas:

o SUMA
o PROMEDIO
o CONTAR NÚMEROS
o MÁXIMO
o MÍNIMO

Acedemos por tanto desde Inicio:

48
 La última opción del menú que se despliega es “más funciones”. Con este botón tenemos acceso
a todas las funciones de Excel, organizadas por categorías:

Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en la que quieres que
se realice la operación antes de pulsar el botón.

3.12.3. INSERTAR FUNCIÓN

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir
una función en una celda:

1. Nos situamos en la celda donde queremos introducir la función.

2. Clicamos en la pestaña FÓRMULAS y elegimos: FUNCIÓN o hacemos clic en el botón

INSERTAR FUNCIÓN de la barra de fórmulas:

49
 3. Aparecerá este cuadro de diálogo Insertar función que veíamos antes:

Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la

función en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el mismo programa
nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función aquellas que tienen que ver con la
descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría
del cuadro combinado o seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista solo aparezcan
las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la
categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos, haciendo
clic sobre ésta.

Observa cómo conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción. Si tienes dudas, dispones de una ayuda de Excel con descripciones
más detalladas de cada función (también puedes tratarlas directamente con tu tutor de informática).

Al hacer clic en “Aceptar”, la ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función,

donde debemos los argumentos de la función. Este cuadro variará según la función que hayamos
elegido, en este ejemplo se eligió la función PROMEDIO().

50
 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo B1:B2. Para ello, hacemos clic sobre el botón para que el cuadro se haga más
pequeño y podamos ver toda nuestra hoja de cálculo. A continuación, seleccionamos el rango de celdas
o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón
izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda
del rango) y pulsa la tecla ENTER o INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2
habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Solo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacemos clic en Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: si tenemos en la
celda A8 la función =SUMA(A1:A7) e insertamos una fila en la posición 4 con un nuevo valor, la fórmula se
expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A8).

Utilizar Expresiones como argumentos de las funciones

Permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo, la suma de
dos celdas (B1+C3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después
ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo: =SUMA((C3-B3);(C4-B4))

¿Puedes decir tú mismo el resultado?

51
 =SUMA((C3-B3);(C4-B4))

Da como resultado: 4.

3.12.4. FUNCIONES ANIDADAS

Usar una función como uno de los argumentos en una fórmula que usa una función se denomina
anidamiento, y nos referiremos a esta función como una función anidada. Por ejemplo, si se anidan las
funciones PROMEDIO y SUMA en los argumentos de la función SI, la siguiente fórmula suma un conjunto
de números (G2:G5) solo si el promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo
contrario, devuelve 0.

=SI (PROMEDIO (F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

Las funciones PROMEDIO Y SUMA están anidadas dentro de la función SI

Puedes anidar hasta 64 niveles de funciones en una fórmula.

Ejemplo: si tenemos la siguiente función =SUMA((PROMEDIO(B2:B4));PROMEDIO(C2:C4)) donde:

Excel resolverá primero los PROMEDIOS y luego hará la suma. Como resultado obtendremos: 16.

Intenta hacer tú mismo estas operaciones en tu Excel.

SI. Función SI

La función SI es una de las funciones más populares de Excel y permite realizar comparaciones
lógicas entre un valor y un resultado que se espera.

Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación
es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.

Por ejemplo,

=SI(C2="Sí";1;2)

dice: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario devolver un 2)

Veamos otro ejemplo juntos:

Utiliza los datos de la siguiente tabla y cópialos en tu Excel:

NOTA 1º NOTA 2º
ALUMNO TRIMESTRE TRIMESTRE NOTA 3º TRIMESTRE PROMEDIO

Juan 9 7 6

Ana 8 10 9

52
 Gonzalo 6 4 3

En la columna 5º, PROMEDIO, calcula el promedio de notas de cada alumno.

Como resultado obtendrás esto:

NOTA 2º
ALUMNO NOTA 1º TRIMESTRE TRIMESTRE NOTA 3º TRIMESTRE PROMEDIO

Juan 9 7 6 7,33

Ana 8 10 9 9

Gonzalo 6 4 3 4,33

A continuación, añadimos una sexta columna en la que queremos saber si el alumno repite el curso
o no. Para ello, la condición de repetir se establece en si obtiene como promedio menos de un 5. Por
tanto, piensa bien cómo utilizar la función SI para que los resultados junto a cada alumno indiquen sí o
no, según si se cumple o no la condición de la nota media.

NOTA 1º NOTA 2º NOTA 3º

ALUMNO TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE PROMEDIO REPITE

Juan 9 7 6 7,33

Ana 8 10 9 9

Gonzalo 6 4 3 4,33

Si introducimos en la columna repite (celda F2) la condición: =SI(E2>=5;"NO";"SÍ"), como resultado

nos saldrá que Juan no repite, pues su media es mayor que 5:

NOTA 1º NOTA 2º NOTA 3º

ALUMNO TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE PROMEDIO REPITE

Juan 9 7 6 7,33 NO

Ana 8 10 9 9

Gonzalo 6 4 3 4,33

Ahora podemos arrastrar la función introducida en Juan para que se actualicen los datos de Ana y
Gonzalo. Para ello nos posicionamos en la esquina inferior derecha de la celda F2, hasta que nos aparezca
una cruz en negrita:

53
 Si clicamos en dicha cruz, podremos arrastrar las fórmulas hacia abajo, hacia arriba, derecha o
izquierda. En nuestro caso queremos hacerlo hacia abajo.

El resultado sería:

NOTA 1º NOTA 2º NOTA 3º

ALUMNO TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE PROMEDIO REPITE

Juan 9 7 6 7,33 NO

Ana 8 10 9 9 NO

Gonzalo 6 4 3 4,33 SÍ

3.12.5. CONTROLAR ERRORES EN FUNCIONES

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los
errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos.

Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como
=PROMEDIO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?

Si pulsamos sobre la pestaña Fórmulas encontraremos el botón Comprobación de errores...

dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

En este apartado vamos a ver la opción, Comprobación de errores..., que realiza la misma tarea
que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú, es decir:

54
 por tanto, vamos de nuevo a la pestaña Fórmulas y hacemos clic en “comprobación de errores”:
nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos ofrece una corrección.

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el
problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, lo rectifiquemos manualmente.

Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si es
que hay más de uno.

Además, disponemos de herramientas útiles como Ayuda sobre este error, u Omitir error, para
dejar la fórmula tal y como está.

El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula y nos
informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los parámetros de la
fórmula:

Otro error muy típico que nos puede aparecer es #VALOR

#VALOR es la forma que tiene Excel de decir "Hay algo incorrecto en la escritura de la fórmula. O
puede que haya algo incorrecto en las celdas a las que hace referencia". El error es muy corriente y

55
puede ser difícil encontrar su causa exacta. Lo normal es que aparezca cuando hacemos referencia a un
cálculo con una celda que no contiene ningún valor numérico.

Por ejemplo:

Si en la celda b5 introducimos: =B2-B1, el resultado será un error #VALOR

También suele ser común el error : #N/D

El error #N/D suele indicar que una fórmula no encuentra lo que se le ha pedido que busque.

La causa más frecuente del error #N/D se deriva de las funciones BUSCARV, BUSCARH, BUSCAR o
COINCIDIR, cuando una fórmula no encuentra el valor al que se hace referencia.

Por ejemplo, si el valor de búsqueda no existe en los datos de origen:

En este caso, el valor “Plátano” no está presente en la tabla de búsqueda, por lo que BUSCARV
devuelve un error #N/D.

56
 Solución: comprueba que el valor de búsqueda existe en los datos de origen, o bien usa un
controlador de errores como SI.ERROR en la fórmula. Por ejemplo, =SI.ERROR(FORMULA();0), que dice
lo siguiente:

• =SI(tu fórmula se evalúa como un error, se muestra 0; en caso contrario, se muestra el

resultado de la fórmula)

Puedes usar “” para no mostrar nada, o bien usar tu propio texto: =SI.ERROR(FORMULA();”Escribir
aquí el mensaje de error”)

Otros errores en fórmulas:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede

ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número entre cero.

#N/D cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

3.12.6. FUNCIONES DE TEXTO

Las principales funciones de texto son:

Funciones de texto Descripción

Función CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo.

Función MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda €

(euros).

Función IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

57
 Funciones de texto Descripción

Funciones ENCONTRAR y Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas
ENCONTRARB de minúsculas).

Función DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de

decimales.

Función MINUSC y MAYUSC Pone el texto en minúsculas y mayúsculas respectivamente.

Función TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto.

Función SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto

Función REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.

Función FORMULATEXTO Devuelve lo que aparece en la barra de fórmulas si selecciona la

celda a la que se hace referencia.

CONCATENAR (función CONCAT)

Se trata de una función de texto, utilizada para unir dos o más cadenas de texto en una sola.

El formato que sigue es:

Nombre del argumento Descripción

Texto1 (obligatorio) El primer elemento para unirse a ellos. El elemento puede ser un valor de
texto, número, o una referencia de celda.

Texto2, ... (opcional) Elementos de texto adicionales para unir. Puede tener hasta 255 elementos,
con un total de 8192 caracteres.

Por ejemplo:

Tomando como referencia la tabla del ejemplo anterior, si escribiéramos en A6:

=CONCAT("La nota media del primer y segundo trimestre de Juan es ";E2)

El resultado sería:

58
 Ejemplos para que realices tú mismo

Para usar estos ejemplos de Excel, copia los datos de la tabla de abajo en la celda A1 de una nueva
hoja de cálculo.

Datos

especie Antonio Fernández

dorada Cuarta Quinta

32

La función CONCAT combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no proporciona delimitador ni
argumentos IgnoreEmpty.

CONCAT reemplaza la función CONCATENAR. Sin embargo, la función CONCATENAR seguirá estando
disponible por motivos de compatibilidad con versiones anteriores de Excel.

Fórmula Descripción

=CONCAT ("La densidad de población de la Crea una frase uniendo los datos de la columna A a
";A3;" ";A2;" es ";A4;"/kilómetro") otro texto. El resultado es: La densidad de
población de la especie dorada es 32/kilómetro.

=CONCAT(B2; " "; C2) Une tres elementos: la cadena contenida en la

celda B2, un carácter de espacio y el valor de la
celda C2. El resultado es Antonio Fernández

=CONCAT(C2; ", "; B2) Une tres elementos: la cadena contenida en la

celda C2, una cadena formada por una coma y un
carácter de espacio, y el valor de la celda B2. El
resultado es: Antonio, Fernández.

=CONCAT(B3; " y "; C3) Une tres elementos: la cadena contenida en la

celda B3, una cadena formada por un espacio, el

59
 carácter "y", otro espacio y el valor de la celda C3. El
resultado es: Cuarta y Quinta.

=B3 & " y " & C3 Combina los mismos elementos que en el ejemplo
anterior, pero usa el operador de cálculo "y" (&) en
lugar de la función concatenar. El resultado es:
Cuarta y Quinta.

Problemas comunes al usar esta función

Problema Descripción

No separar con espacio las Añade un espacio para separar elementos adyacentes de texto. Por
palabras. ejemplo: Excel mostrará =CONCATENAR("Hola";"Mundo") como:

HolaMundo por lo que es importante añadir un espacio detrás de

Hola o delante de mundo:

Hay dos formas de agregar los espacios adicionales como parte de la

fórmula CONCATENAR.

o Agrega comillas dobles con un espacio entre ellas " ". Por
ejemplo: = CONCATENAR ("¡Hola", " ", "mundo!").
o Agrega un espacio después del argumento de texto. Por
ejemplo: = CONCATENAR("Hola ", "mundo!"). La cadena "Hola "
tiene un espacio adicional agregado.
Aparece el valor de error #¿NOMBRE? Normalmente significa que hay comillas que faltan en
#¿Nombre? en lugar del un texto argumento.
resultado esperado.

Si la cadena resultante supera los 32 767 caracteres (límite de la celda), CONCAT devolverá el error
#VALOR!.

Función TEXTO

Da formato a un número y lo convierte en texto.

En su forma más sencilla, la función TEXTO dice:

=TEXTO(Valor al que quieres dar formato ; “Código de formato que quieres aplicar")

Estos son algunos ejemplos que puedes copiar en Excel para experimentar con ellos. Observa los
códigos de formato entre comillas.

Fórmula Descripción

=TEXTO(1234,56;"€#.##0,00") Moneda con separador de miles y 2 decimales, el resultado sería:

€1234,560,00. Ten en cuenta que Excel redondea el valor a 2
posiciones decimales.

60
 Fórmula Descripción

=TEXTO(HOY();"DD/MM/AA") Fecha de hoy en formato DD/MM/AA, por ejemplo, 05/06/19

= TEXTO(HOY();"DDDD") Día de la semana de hoy, por ejemplo, lunes

=TEXTO(AHORA();"H:MM Hora actual, por ejemplo, 13:29

AM/PM")

=TEXTO(0.285;"0.0%") Porcentaje, por ejemplo, 28,5%

= TEXTO(4,34;"# ?/?") Fracción, por ejemplo, 4 1/3

=ESPACIOS (TEXTO(0,34;"#? Fracción, por ejemplo, 1/3. Ten en cuenta que esto usa la función
/?")) ESPACIOS para quitar los espacios iniciales de un valor decimal.

=TEXTO(12200000;"0.00E+00") Notación científica, por ejemplo, 1.22E+07

=TEXTO(1234;"0000000") Agrega ceros a la izquierda (0), por ejemplo, 0001234

=TEXTO(123456;"##0° 00' 00''") Personalizada: latitud y longitud

Función VALOR

Al contrario que la Función TEXTO, la función VALOR convierte una cadena de texto que
representa un número en un número.

Sintaxis: =VALOR(“texto”)

La sintaxis de la función VALOR tiene los siguientes argumentos:

o Rotación: Es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que
deseas convertir.

Observaciones

o El texto puede tener cualquiera de los formatos de número constante, fecha u hora
reconocidos por Excel. Si el texto no se encuentra en ninguno de estos formatos, =VALOR()
devuelve el error #¡VALOR!.
o Por lo general, no es necesario usar la función VALOR en las fórmulas, ya que Excel convierte
el texto en números automáticamente. Esta función se proporciona por motivos de
compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.

Ejemplo

Copia los datos de ejemplo en la celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel.

Si lo necesitas, puedes ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.

Fórmula Descripción Resultado

61
 =VALOR("1.000€") Número equivalente de la cadena de 1000
texto "1.000 €"

=VALOR("16:48:00")- El número de serie equivalente a 4 0,2

VALOR("12:00:00") horas y 48 minutos, que es "16:48:00"
menos "12:00:00" (0,2 = 4:48).

EXTRAE y EXTRAEB (funciones EXTRAE y EXTRAEB)

EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en

la posición que se indique y en función del número de caracteres que se especifique.

EXTRAE siempre cuenta cada caracter como 1, ya sea de un byte o de doble byte e
independientemente de la configuración predeterminada de idioma.

EXTRAEB devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en

la posición que se indique y en función del número de bytes que se especifique.

EXTRAEB cuenta cada carácter como 1.

Sintaxis

=EXTRAE(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres)

=EXTRAEB(texto; posición_inicial; núm_bytes)

La sintaxis de las funciones EXTRAE y EXTRAEB tiene los siguientes argumentos:

o Texto. Es la cadena de texto que contiene los caracteres que deseas extraer.

o Posición_ inicial. Es la posición del primer caracter que deseas extraer del texto. posición
inicial para el primer caracter de texto es 1, y así sucesivamente.

o Núm_de_caracteres. Especifica el número de caracteres que deseas que EXTRAE

devuelva del argumento texto.

o Núm_bytes. Especifica el número de caracteres de texto que deseas que EXTRAEB

devuelva, en bytes.

Observaciones a tener en cuenta

o Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve “” (texto vacío).

o Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más
núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el
final de texto.
o Si Núm_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el error #¡VALOR!.
o Si Núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el error #¡VALOR!.
o Si núm_bytes es negativo, EXTRAEB devuelve el error #¡VALOR!.

62
 Ejemplo

Datos

Aislante cerámico #124-TD45-87

Alambre de cobre #12-671-6772

Resistencias #116010

Fórmula Descripción (resultado) Resultado

=EXTRAE(A2;1;ENCONTRAR(" #";A2;1)-1) Extrae el texto desde la posición 1 Aislante

hasta la posición de "#" en la celda cerámico
A2 (aislante cerámico)

=EXTRAE(A3;1;ENCONTRAR(" #";A3;1)-1) Extrae el texto desde la posición 1 Alambre de

hasta la posición de "#" en la celda cobre
A3 (alambre de cobre)

MAYUSC (función MAYUSC)

Esta función pone el texto en mayúsculas.

Sintaxis: =MAYUSC(texto)

La sintaxis de la función MAYUSC tiene los siguientes argumentos:

• Texto. Es el texto que deseas pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.

Por ejemplo:

Copia los datos de ejemplo de la tabla siguiente en la celda A1 de una hoja de cálculo nueva de
Excel.

Datos: El examen se celebrará el lunes a las 10 de la mañana.

Fórmula Descripción Resultado

=MAYUSC(A2) Devuelve todas las EL EXAMEN SE CELEBRARÁ EL LUNES A LAS 10 DE LA

mayúsculas del texto MAÑANA.
en la celda A2.

63
 ENCONTRAR y ENCONTRARB (funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB)

Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda
cadena y devuelven un número que representa la posición inicial de la primera cadena de texto a partir
del primer carácter de la segunda.

Importante:

=ENCONTRAR siempre cuenta cada carácter como 1, ya sea de un byte o de doble byte,
independientemente de la configuración de idioma predeterminada.

=ENCONTRARB cuenta cada carácter de doble byte como 2, si se ha habilitado la edición de un

idioma que admita DBCS y posteriormente se establece como idioma predeterminado. De lo
contrario, la función contará cada carácter como 1.

Sintaxis

=ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial])

=ENCONTRARB(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial])

La sintaxis de las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB tiene los siguientes argumentos:

• Texto_buscado. Es el texto que se desea encontrar.

• Dentro_del_texto . Es el texto que a su vez contiene el texto que se desea encontrar.

• Núm_inicial. Especifica el caracter a partir del cual comienza la búsqueda. El primer

carácter de dentro_del_texto es el caracter número 1. Si omites núm_inicial, se supone
que es 1.

Observaciones

• Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB distinguen entre mayúsculas y minúsculas,

y no permiten el uso de caracteres comodín. Si no deseas realizar una búsqueda con
distinción de mayúsculas y minúsculas, o usar caracteres comodín, utiliza HALLAR y
HALLARB.

• Si texto_buscado es " " (texto vacío), ENCONTRAR coincide con el primer caracter de la
cadena de búsqueda (es decir, el caracter de núm_inicial o 1).

• Texto_buscado no puede contener caracteres comodín.

• Si Texto_buscado no aparece dentro_del_texto, ENCONTRAR y ENCONTRARB devuelven

el error #¡VALOR!.

• Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR y ENCONTRARB devuelven el error

#¡VALOR!.

• Si Núm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto, ENCONTRAR y

ENCONTRARB devuelven el error #¡VALOR!.

• Usamos núm_inicial para omitir un número específico de caracteres. Por ejemplo,

supongamos que estamos trabajando con la cadena de texto:
"AAF1193.AtuendoParaJóvenes". Para encontrar el número de la primera "A" que aparezca
en la cadena de texto, establecemos núm_inicial en 8, de modo que la función no busque
en la parte correspondiente al número de serie. ENCONTRAR comienza por el carácter 8,

64
 localiza texto_buscado en el siguiente carácter y devuelve el número 9. ENCONTRAR
siempre devuelve el número de caracteres desde el principio de dentro_del_texto,
contando los caracteres omitidos si núm_inicial es mayor que 1.

Ejemplos

Copia los datos de ejemplo en la tabla siguiente a partir de la celda A1 de una hoja de cálculo nueva
de Excel.

Datos

Martín Díaz

Fórmula Descripción Resultado

=ENCONTRAR("A";A2) Posición de la primera "A" en la celda #VALOR, ya que no hay

A2 ninguna A mayúscula.

=ENCONTRAR("a";A2) Posición de la primera "a" en la celda A2 2

=ENCONTRAR("a";A2;3) Posición de la primera "a" en la celda 10

A2, empezando por el tercer carácter

3.12.7. OTRAS FUNCIONES

RESIDUO (función RESIDUO)

Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo
signo que núm_divisor.

Sintaxis:

RESIDUO(número,divisor)

Número: es el número que se desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener.

Divisor: es el dígito por el cual se va a dividir el valor de Número.

Observaciones

Si divisor es 0, RESIDUO devuelve el valor de error #¡DIV/0!. Ya que no se puede dividir por 0.

Ejemplo:

Fórmula Descripción Resultado

=RESIDUO(4;2) Residuo de 4/2 0

=RESIDUO(-3;2) Residuo de -3/2. Lleva el mismo signo que el divisor 1

65
 =RESIDUO(3;-2) Residuo de 3/-2. Lleva el mismo signo que el divisor -1

=RESIDUO(-3;-2) Residuo de -3/-2. Lleva el mismo signo que el divisor -1

Estadísticas

Funciones de texto Descripción

Da como resultado el número central de un rango

MEDIANA
=MEDIANA(Rango)

Devuelve el número que más se repite en un rango

MODA
=MODA(Rango)

Devuelve la varianza de un rango

VAR
=VAR(Rango)

Media aritmética de un rango

PROMEDIO
=PROMEDIO(Rango)

Número que está en la posición “k” de un ranking que empiece por el

mayor
K.ESIMO.MAYOR
=K.ESIMO.MAYOR(Rango;K)

Número que está en la posición “k” de un ranking que empiece por el

K.ESIMO.MENOR menor

=K.ESIMO.MENOR(Rango;K)

Fecha

Función FECHA Esta función devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha
determinada. Esta función es muy útil en situaciones en las que el año, el mes
y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo,
es posible que tengas una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel
no reconoce, como AAAAMMDD (AÑOMESDÍA).

Función DIAS Devuelve el número de días entre dos fechas.

Función DIA Devuelve el número de día de una fecha, expresado como un número entero
entre 1 y 31.
DIA(núm_de_serie) La fecha del día que intenta buscar

Función AHORA Devuelve la fecha y la hora actual

=AHORA()

Función HOY Devuelve la fecha actual

=HOY()

66
Función MES Devuelve el mes (nº) de una fecha

=MES(fecha)

Función SIFECHA Calcula el tiempo entre una fecha de inicio y una fecha de fin. El formato de ese
tiempo puede ser:

- Y: años

- M: meses

- D: días

- YM: meses quitando años completos

- MD: días quitando meses y años completos

=SIFECHA(fecha inicio; fecha fin; formato)

Función HORA Devuelve la hora de un rango

=HORA(horario)

Función MINUTO Devuelve los minutos de un horario

=MINUTO(horario)

Función SEGUNDO Devuelve los segundos de un horario

=SEGUNDO(horario)

Función NSHORA Construye un horario a partir de 3 valores

=NSHORA(horas;minutos;segundos)

Función DIAS.LAB Calcula los días laborales entre dos fechas quitando los sábados, domingos y un
rango de fechas festivas.

=DIAS.LAB(fecha inicio; fecha final; fechas festivas)

Función DIA.LAB Calcula una fecha final después de sumar a una fecha inicial un nº de días
laborales, sin contar sábados, domingos y festivos.

=DIA.LAB(fecha inicio; días laborales; fechas festivas)

Función Calcula los días laborales entre dos fechas quitando los días de fin de semana
DIAS.LAB.INTL (argumento) y un rango de festivos.

=DIAS.LAB.INTL(fecha inicio; fecha final; fin de semana; fechas festivas)

Función Calcula una fecha final después de sumar a una fecha inicial un nº de días
DIA.LAB.INTL laborales, sin contar el argumento “fin de semana” ni rango de festivos.

=DIA.LAB.INTL(fecha inicio; días laborables; fin de semana; fechas festivas)

67
 Búsqueda

Función BUSCARV Buscar un valor en una tabla y devolver otro. Se busca en vertical en la primera
columna de la tabla.

=BUSCARV(Valor buscado;Tabla;Columna a devolver; Exacto o aproximado??)

Función BUSCARH Buscar un valor en una tabla y devolver otro. Se busca en horizontal en la
primera fila de la tabla.

=BUSCARH(Valor buscado;Tabla;Columna a devolver; Exacto o aproximado??)

Función COINCIDIR Devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una columna
o una fila.

=COINCIDIR (Valor buscado; Rango de columna o de fila; 0)

Función INDICE Devuelve el contenido de la celda que se encuentra en una posición dentro
de una columna.

=INDICE(Rango de columna; Posición)

3.13. FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar operaciones, sino también aplicar formato a nuestra hoja de
cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir
la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo,
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo
las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o
mal.

A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de

aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

3.13.1. FUENTE

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente,
el tamaño, estilo y color del contenido de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de
diálogo o la banda de opciones. A continuación, te describimos estas dos formas, en cualquiera de las
dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Si deseas que el texto o los números de una celda aparezcan en negrita o cursiva o tengan un
subrayado simple o doble, selecciona la celda y, en la pestaña Inicio, elige el formato que desees:

68
 Para aplicar un estilo de fuente distinto, haz clic en la flecha situada junto a la fuente
predeterminada Calibri y elige el estilo que desees.

Para aumentar o disminuir el tamaño de la fuente, haz clic en la flecha situada junto al tamaño
predeterminado 11 y elige otro tamaño de texto.

Para cambiar el color de fuente, haz clic en Color de fuente y elige un color.

Para agregar un color de fondo, haz clic en Color de relleno situada junto a Color de fuente.

Para aplicar tachado, superíndice o subíndice, haz clic en el selector de cuadro de diálogo y
selecciona una opción en efectos.

69
 Cambiar la alineación del texto

Puedes colocar el texto de una celda para que esté centrado, alineado a la izquierda o alineado a
la derecha. Si se trata de una línea de texto larga, puedes aplicar Ajustar texto para que todo el texto sea
visible.

Selecciona el texto que desees alinear y, en la pestaña Inicio, elige la opción de alineación que
desees.

Borrar formato

Si cambias de opinión después de aplicar cualquier formato, para deshacer la acción, selecciona
el texto y, en la ficha Inicio, haz clic en Borrar > Borrar formatos.

70
Cambiar formato a celdas utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

71
 El cual nos permite modificar el formato de:

A. NÚMEROS

B. ALINEACIÓN DEL TEXTO

C. FUENTE

D. BORDES DE CELDA

E. RELLENO DE CELDA

F. PROTEGER CONTENIDO DE CELDA

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

A continuación, vamos a explicar las distintas opciones de formateo que podemos aplicar desde
este cuadro de diálogo Fuente.

A. NÚMEROS

Aquí podemos cambiar el formato de fecha, números con decimales, formatos de texto y moneda,
porcentajes, fracciones (ésta última NO permite el uso de decimales), etc.

72
 Por ejemplo, imaginemos que tenemos que introducir las fechas de inicio de curso de cada
alumno.

Alumno Inicio curso

José 14/04/2018

Ana 02/05/2017

Macarena 11/09/2018

Pedro 04/01/365

María 03/12/2018

El formato de fecha introducido es: día/mes/año, pero Excel nos permite seleccionar todas las
celdas que llevarán formato fecha y escoger entre varios. Te recomendamos que hagas pruebas con
estos datos y tú mismo compruebes qué resultados obtienes al aplicar formato fecha: “miércoles,14 de
marzo de 2012”, “14-mar·, etc:

Si por ejemplo quisiéramos conocer el día exacto de inicio del curso, podríamos escoger la segunda
opción de formato: “miércoles,14 de marzo de 2012”, obteniendo como resultado:

Alumno Inicio curso

José sábado, 14 de abril de 2018

Ana martes, 2 de mayo de 2017

Macarena martes, 11 de septiembre de 2018

Pedro viernes, 4 de enero de 365

María lunes, 3 de diciembre de 2018

Al introducir texto en una celda, por ejemplo"2/2", Excel supone que se trata de una fecha y le da
formato según la configuración predeterminada del panel de control, es decir, verás que si introduces:
2/2 el resultado de Excel será "02-feb". Si cambias la configuración de fecha en el panel de control, el
formato de fecha predeterminado en Excel cambiará según corresponda. Si no te gusta el formato de

73
fecha predeterminado, puedes elegir otro formato de fecha en Excel, como "2 de febrero de 365" o
"2/2/19". También puedes crear tu propio formato personalizado haciendo clic en la categoría:
Personalizada del cuadro de diálogo Fuente.

Nota: Los formatos de fecha que comienzan por un asterisco (*) cambiarán si se cambia la
configuración de fecha y hora regional en el Panel de control. Los formatos sin asterisco no cambiarán.

IMPORTANTE: si en alguna celda con valores ves como resultado ##### es posible que la celda
no sea lo suficientemente ancha para mostrar el número entero. Trata de hacer doble clic en el borde
derecho de la columna que contiene las celdas con #####. De esta manera se cambiará el tamaño de
la columna para ajustar el número. También puedes arrastrar el borde derecho de la columna para que
tenga cualquier tamaño que desees.

Como te indicábamos, haz pruebas de formato del tipo: moneda, porcentaje, número de decimales
a mostrar (dentro de la categoría Número), etc.

Aquí vamos a explicar cómo crear un formato personalizado.

Por ejemplo, tenemos una lista de los nombres de clientes. Queremos añadir puntos (.) para que
se vea más claro y también que se ajuste automáticamente.

Veamos un ejemplo:

Tenemos esta tabla

Alumno Inicio curso

José sábado, 14 de abril de 2018

Ana martes, 2 de mayo de 2017

Macarena martes, 11 de septiembre de 2018

Pedro viernes, 4 de enero de 365

María lunes, 3 de diciembre de 2018

Y queremos que se vea así:

Alumno Inicio Curso

José................ sábado, 14 de abril de 2018

Ana................. martes, 2 de mayo de 2017

Macarena........ martes, 11 de septiembre de 2018

Pedro.............. viernes, 4 de enero de 365

María............... lunes, 3 de diciembre de 2018

74
 Solución:

Selecciona el rango en el que deseas poner los puntos (.). Puedes seleccionar toda la columna y
luego presionar Ctrl +1 y se abrirá el cuadro de diálogo de Formato de celdas.

Luego vamos a la categoría Personalizada y elegimos el tipo general @

En el recuadro “tipo” podemos escribir a la derecha de @ cómo queremos que se rellene nuestra
celda. Para ello tenemos que introducir el siguiente formato: @*.

Es decir, fundamental aplicar un asterisco detrás de @ y a continuación el carácter deseado, en

este caso el punto, con el cual queremos completar cada texto.

Una vez presiones Aceptar, verás que se añaden los puntos finales y que se ajusta
automáticamente al tamaño de la celda.

En la categoría Especial podremos seleccionar los siguientes tipos de datos: Código postal,
Número de teléfono y Número del Seguro Social.

75
 B. ALINEACIÓN

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, sigamos los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación y si el formato viene fijado
en las opciones de acceso rápido de la pestaña Inicio, directamente no perdemos tiempo y la
seleccionamos desde la barra de opciones que veíamos anteriormente:

En caso, contrario, dentro de la Pestaña Alineación de Formato de celdas, podremos especificar

más detalles de formateo:

76
Las opciones de esta ficha son:

Alineación del texto Horizontal: Coloca el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

▪ GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo
de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

▪ IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas

independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece Sangría: que por
defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en 1, la entrada de la celda comienza
un caracter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo
de la celda.

▪ CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

▪ DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,

independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de
Sangría como el anterior: por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en 1, la
entrada de la celda comienza un caracter más a la izquierda, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde derecho de la celda.

▪ RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación, sino que repite el dato de la celda para
rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito 1 y elegimos la opción
Rellenar, en la celda aparecerá 11111111111 hasta completar la anchura de la celda.

▪ JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la
derecha como por la izquierda.

▪ CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

▪ DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar

todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente. Esta
opción solo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer
clic sobre la flecha de la derecha podrás optar por una de las siguientes opciones:

77
▪ SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

▪ CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

▪ INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

▪ JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por
la inferior.

▪ DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es
necesario, amplía el tamaño de la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º, en sentido
opuesto a las agujas de un reloj, hasta 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, Excel utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pero si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la
altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para
lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro, por ejemplo, árabe, hebreo, etc.

C. FUENTE

Podemos cambiar:

Fuente: Son los tipos de letra disponibles.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con cada
tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Puedes elegir de la
lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha
se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

78
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, haz clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel tiene
por defecto.

D. BORDES

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

A continuación, vamos a analizar las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

▪ Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

▪ Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

▪ Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a colocar o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) haz clic sobre los botones

79
 correspondientes. Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color
y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir un color diferente para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma
más rápida:

E. RELLENOS

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás.

80
 Color de fondo: puedes elegir de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.

Color de trama: puedes elegir de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la
trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma
más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro
caso, en amarillo.

En caso de querer otro color de sombreado, lo seleccionamos desde la flecha derecha del botón.
Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de
celdas.

3.13.2. EL FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional permite aplicar colores en las celdas que corresponden a condiciones
específicas, como valores duplicados o que cumplan criterios específicos, por ejemplo, "mayor que 100"

81
o "menor que 0". Hay opciones para resaltar reglas de celdas y configurar reglas superiores e inferiores.
También puedes mostrar la clasificación de celdas individuales comparadas con un rango de valores con
barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. El formato condicional es dinámico, lo que
significa que se ajustará automáticamente a medida que cambien los valores.

Opciones de formato condicional Formato condicional con escalas de colores

Por ejemplo: resaltar los 10 elementos superiores de un rango

Con la opción 10 elementos superiores podrás identificar rápidamente los mejores resultados de
un rango (por ejemplo, las mejores 10 notas de una lista de alumnos según una clasificación). De forma
similar, también puedes seleccionar las opciones 10 elementos inferiores, 10 % superiores o inferiores,
o Por encima o debajo de la media. Después de especificar una regla, puedes cambiar el valor de los 10
elementos superiores a cualquier valor que necesites.

Sigue los pasos a continuación para descubrir cómo resaltar los 10 rendimientos de calificaciones
de alumnos:

Alumno Calificación

Julieta 4

Valentín 8

Francisco 5

José 1

Rosa 9

María 7

82
 Jesús 3

Carmen 5

Carlos 8

Roberto 2

Lucía 4

Ana 8

Carla 6

Nicolás 7

Juan 8

Felipe 1

Gustavo 8

Violeta 10

1. Selecciona el rango donde quieras aplicar el formato. En la ilustración anterior, hemos

seleccionado la columna Calificación.

2. En la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional > Reglas superiores e inferiores > 10
elementos superiores.

83
 3. Después, puedes ajustar el número de opciones que quieras hacia arriba o hacia abajo, así
como el color de relleno.

El resultado sería:

Alumno Calificación

Julieta 4

Valentín 8

Francisco 5

José 1

Rosa 9

María 7

Jesús 3

Carmen 5

Carlos 8

Roberto 2

Lucía 4

Ana 8

Carla 6

Nicolás 7

Juan 8

Felipe 1

Gustavo 8

Violeta 10

Resaltar valores positivos, neutros y negativos con iconos

84
 Usamos un conjunto de iconos para indicar de forma visual dónde se encuentran los valores en
determinados rangos de una escala de números o porcentajes. En esta sección, comparamos el

rendimiento de los alumnos anteriores con iconos de positivo , neutro y negativo .

Alumno Calificación
Julieta 4
Valentín 8
Francisco 5
José 1
Rosa 9
María 7
Jesús 3
Carmen 5
Carlos 8
Roberto 2
Lucía 4
Ana 8
Carla 6
Nicolás 7
Juan 8
Felipe 1
Gustavo 8
Violeta 10

Para ello:

1. Selecciona el rango donde quieras aplicar el formato.

2. En la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional > Conjuntos de iconos. A

continuación, selecciona el estilo del conjunto de iconos que prefieras.

85
 3. Excel intentará interpretar los datos y aplicará el formato en consecuencia. Si quieres
cambiarlo, ve a la pestaña Inicio y clica en Formato condicional > Administrar reglas. A
continuación, selecciona Regla de conjunto de iconos > Editar regla. Después, ajusta la
sección “Mostrar cada icono según estas reglas”. En este caso, configuramos la regla para que
cualquier valor superior a 5 sea positivo, cualquier valor entre 4 y 5 sea neutro, y cualquier valor
inferior a 4 sea negativo.

Si usas escalas de colores, puedes resaltar valores para mostrar un rango y comparar los máximos
y mínimos (por ejemplo, tenemos valores de precipitaciones medias, de enero a junio, en varias ciudades
de España).

Precipitación media (mm) anual y mensual en capitales de provincia

Anual Media Meses ene feb mar abr may jun

Albacete (Aeropuerto) 367 31 21 24 28 48 48 36

Alicante 336 28 22 26 26 30 33 17

Almería (Aeropuerto) 196 16 23 21 15 20 14 10

86
Ávila 400 33 32 22 23 42 50 37

Badajoz 463 39 52 43 33 52 40 18

Barcelona (Aeropuerto) 640 53 41 29 42 49 59 42

Bilbao (Aeropuerto) 1195 100 126 97 94 124 90 64

Burgos (Aeropuerto) 555 46 46 42 31 65 69 46

Cáceres 523 44 58 43 35 49 48 23

Seguimos estos pasos:

1. Selecciona el rango que contenga los valores a los que quieras aplicar formato.

2. En la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional > Escalas de colores. A

continuación, selecciona la escala que prefieras. En este caso, usamos la Escala de
colores rojo-amarillo-verde.

Precipitación media (mm) anual y mensual en capitales de provincia

Anual Media Meses ene feb mar abr may jun
Albacete (Aeropuerto) 367 31 21 24 28 48 48 36
Alicante 336 28 22 26 26 30 33 17
Almería (Aeropuerto) 196 16 23 21 15 20 14 10
Avila 400 33 32 22 23 42 50 37
Badajoz 463 39 52 43 33 52 40 18
Barcelona (Aeropuerto) 640 53 41 29 42 49 59 42
Bilbao (Aeropuerto) 1195 100 126 97 94 124 90 64
Burgos (Aeropuerto) 555 46 46 42 31 65 69 46
Cáceres 523 44 58 43 35 49 48 23

3.14. ESTILOS DE CELDA

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarnos de que las celdas tengan un formato
coherente, puedes usar un estilo de celda. Un estilo de celda es un conjunto definido de características
de formato, como fuentes y tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de

87
celda. Para evitar que cualquier usuario realice cambios en celdas específicas, también puedes usar un
estilo de celda que bloquee las celdas.

Microsoft Excel tiene varios estilos de celda integrados que puedes aplicar o modificar. También
puedes modificar o duplicar un estilo de celda para crear tu propio estilo de celda personalizado.

Aplicar un estilo de celda

1. Selecciona las celdas a las que deseas aplicar formato. Para obtener más información, ve
a seleccionar celdas, rangos, filas o columnas en una hoja de cálculo.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo estilos, haz clic en la flecha de lista desplegable en la

galería de estilos y selecciona

3. el estilo de celda que quiera aplicar.

Crear un estilo de celda personalizado

1. En la pestaña Inicio, en el grupo estilos, haz clic en la flecha de lista desplegable en la

galería de estilos y, en la parte inferior de la galería, haz clic en nuevo estilo de celda.

2. En el cuadro nombre de estilo, escribe un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda.

3. Haz clic en Formato.

4. En las distintas pestañas del cuadro de diálogo formato de celdas, selecciona el formato
que deseas y, a continuación, haz clic en Aceptar.

5. De nuevo en el cuadro de diálogo estilo, en el estilo incluye (según el ejemplo), desactiva

las casillas de verificación de los formatos que no desee incluir en el estilo de celda.

6. Haz clic en Aceptar.

88
 Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda existente

1. En la pestaña Inicio, en el grupo estilos, haz clic en la flecha de lista desplegable más en
la galería de estilos.

2. Sigue uno de estos procedimientos:

Para modificar un estilo de celda existente, haz clic con el botón secundario en ese
estilo de celda y, a continuación, haz clic en modificar.

Para crear un duplicado de un estilo de celda existente, haga clic con el botón
secundario en ese estilo de celda y, a continuación, haz clic en duplicar.

3. En el cuadro nombre de estilo, escribe un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda.

Nota: Un estilo de celda duplicado y un estilo de celda con el nombre cambiado se agregan a la lista de
estilos de celda personalizados. Si no cambias el nombre de un estilo de celda integrado, el estilo de
celda integrada se actualizará con los cambios que realices.

4. Para modificar el estilo de celda, haz clic en formato.

5. En las distintas pestañas del cuadro de diálogo formato de celdas, selecciona el formato
que desee y, a continuación, haz clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo estilo, en el estilo incluye, Activa o desactiva las casillas de

cualquier formato que hagas o no deseas incluir en el estilo de celda.

Quitar un estilo de celda de los datos

Puedes quitar un estilo de celda de los datos de las celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de
celda.

1. Selecciona las celdas a las que se ha aplicado formato con el estilo de celda que quieres
quitar. Para obtener más información, elije seleccionar celdas, rangos, filas o columnas en una
hoja de cálculo.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo estilos, haz clic en la flecha de lista desplegable más en
la galería de estilos.

3. En bueno, malo y neutro, haz clic en normal.

Eliminar un estilo de celda predefinido o personalizado

Puedes eliminar un estilo de celda predefinido o personalizado para quitarlo de la lista de estilos
de celda disponibles. Al eliminar un estilo de celda, también se quita de todas las celdas a las que se ha
aplicado formato.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo estilos, haz clic en la flecha de lista desplegable más en
la galería de estilos.

2. Para eliminar un estilo de celda predefinido o personalizado y quitarlo de todas las

celdas que tienen el formato, haz clic con el botón secundario en el estilo de celda y, a
continuación, haz clic en eliminar.

3.15. CAMBIOS DE ESTRUCTURA

89
3.15.1 ALTO DE FILA

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande
utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura
de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda
la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se
realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila...

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para
indicar decimales utilizar el punto decimal de teclado numérico, debido a que según el sistema puede
variar entre sistema decimal (punto) o el sistema inglés (coma).

Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacemos clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar,
en la cabecera de la fila.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición. Conforme
movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

90
 4. Al final soltar el botón del ratón.

3.15.2 AUTOAJUSTAR

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más
alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

2. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.

3. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

Este segundo método es mucho más rápido:

1. Sitúate sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la
fila.

2. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá
en una flecha de dos puntas.

3. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

3.15.3 ANCHURA DE COLUMNA

En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la
anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

1. Selecciona las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

91
 2. Despliega el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

3. Elige la opción Ancho de columna... Aparecerá este cuadro de diálogo.

4. Escribe la anchura deseada. Haz clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Situamos el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la

columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

3. Mantenemos pulsado el botón del ratón, y arrastramos la línea a la nueva posición.

4. Observa cómo conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

5. Suelta el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

3.12.4 AUTOAJUSTAR A LA SELECCIÓN

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho,
utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1. Selecciona las columnas a las que desees modificar la anchura.

2. Despliega el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

3. Elige la opción Autoajustar ancho de columna.

El segundo método es mucho más rápido.

1. Nos situamos sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en
la cabecera de la columna.

2. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón
se convertirá en una flecha de dos puntas.

3. Haz doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto

que hayas introducido en la columna.

92
3.15.4 ANCHO ESTÁNDAR DE COLUMNA

Excel nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen
asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguimos los siguientes pasos:

1. Desplegamos el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

2. Elige la opción Ancho predeterminado...

3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

4. Escribe la anchura estándar deseada y pulsa el botón Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran asignada
una anchura particular.

3.16. INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas
operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del
diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

3.16.1 INSERTAR FILAS EN UNA HOJA

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos
falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como
fila seleccionada.

93
 Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a
añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirá habiendo
1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas
añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón
para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

3.16.2 INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA

Excel 365 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

1. Selecciona la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

2. Selecciona el menú Insertar de la pestaña Inicio.

3. Elige la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos
situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirá
habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá

el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

3.16.3 INSERTAR CELDAS EN UNA HOJA

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente
un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.

94
 De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas. Si no quieres que sea
así deberás:

1. Seleccionar la flecha del menú Insertar.

2. Elegir la opción Insertar celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Emerge el cuadro de diálogo Insertar celdas.

elige la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen
hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan
las del final de la hoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las
filas y columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva
celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro
visto anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que
para columnas o filas.

3.16.4 INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO DE TRABAJO

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más.
El número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a
la izquierda de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar.

95
 3. Elegir la opción Insertar hoja.

O bien pulsar la combinación de teclas Mayus + F11.

Otra forma es pulsando el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior .

En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha.

3.17. GRÁFICOS
Los gráficos ayudan a que visualicemos los datos de una forma más efectiva.

3.17.1 CREAR GRÁFICOS

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente.

Crear un gráfico

1. Selecciona datos para el gráfico.

2. Selecciona Insertar > Gráficos

3. Selecciona un gráfico de los que se muestran en el menú Gráficos ara obtener una vista
previa del gráfico.

Nota: Puedes seleccionar los datos que quieras en el gráfico y presionar ALT + F1 para crear un gráfico
inmediatamente, pero es posible que no sea el mejor gráfico para los datos. Si no ves un gráfico que te
guste, selecciona la pestaña Todos los gráficos para ver todos los tipos de gráfico.

4. Selecciona un gráfico.

5. Selecciona Aceptar.

96
 Las opciones de insertar gráfico son:

- Seleccionar los que se muestran por defecto en el menú de Gráfico

- Todos los tipos de gráficos: en el que se nos muestran todas las opciones disponibles para
que escojamos el deseado.

Una vez insertado el gráfico en tu hoja de cálculo, verás que aparece en la barra de menús dos
pestañas: Diseño de gráfico y Formato.

97
Agregar un título al gráfico

1. En el gráfico, seleccione el cuadro "título del gráfico" y escriba un título.

2. Seleccione el signo + en la parte superior derecha del gráfico.

3. Seleccione la flecha situada junto a Título del gráfico.

4. Seleccione Superposición centrada para que se muestre el título sobre el gráfico, o Más
opciones para ver opciones adicionales.

5. Haga clic con el botón secundario en el título del gráfico para darle formato con opciones
como relleno o contorno.

Quitar un título de gráfico

1. Haga clic en el gráfico.

2. Seleccione el signo + en la parte superior derecha del gráfico.

3. Desactive la casilla situada junto al título del gráfico.

Mostrar una leyenda de gráfico

1. Seleccione un gráfico y, a continuación, seleccione el signo más en la parte superior

derecha.

2. Seleccione leyenda y, a continuación, la flecha situada junto a ella.

3. Elija dónde desea que aparezca la leyenda en el gráfico.

Ocultar una leyenda de gráfico

1. Seleccione una leyenda para ocultarla.

2. Pulse Suprimir.

Mostrar u ocultar una tabla de datos

1. Seleccione un gráfico y, a continuación, seleccione el signo más en la parte superior

derecha.

2. Para mostrar una tabla de datos, elija tabla de datos, seleccione la flecha situada junto a
ella y, a continuación, seleccione una opción de presentación.

3. Para ocultar la tabla de datos, desactive la opción tabla de datos.

Agrega una línea de tendencia

1. Selecciona un gráfico.

2. Selecciona Diseño > Agregar elemento de gráfico.

98
 3. Selecciona Tendencia y, después, selecciona el tipo de línea de tendencia que quieras,
como Lineal, Exponencial, Extrapolar lineal o Media móvil.

GRÁFICOS DE MAPA

Puedes usar un gráfico de mapa para comparar valores y mostrar categorías en distintas regiones
geográficas. Úsalo cuando tengas regiones geográficas en los datos, como países o regiones, estados,
provincias o códigos postales.

1. Solo tienes que introducir una lista de valores geográficos, como país, estado, condado, ciudad,
código postal, y así sucesivamente, selecciona la lista y ve a la pestaña Datos > Tipos de datos >
Geography. Excel convertirá automáticamente los datos en un tipo de datos geográfico e incluirá
propiedades relevantes para los datos que puede mostrar en un gráfico de mapa.
2. Selecciona cualquier celda dentro del rango de datos y, a continuación, ve a la pestaña Insertar >
gráficos >Mapas> mapa relleno.

Dar formato al gráfico de mapa

Una vez creado el gráfico de mapas, puedes ajustar fácilmente su diseño. Solo tienes que hacer clic en
el mapa y, a continuación, elegir entre las pestañas Diseño de gráfico o Formato de la cinta de
opciones. También puedes hacer doble clic en el gráfico para iniciar el Panel de tareas Formato
de objeto, que aparecerá en el lado derecho de la ventana Excel objeto. Esto también mostrará las
opciones de serie específicas del gráfico de mapa.

GRÁFICOS DE EMBUDO

Los gráficos de embudo muestran valores a través de varias fases de un proceso. Por ejemplo, podrías
usar un gráfico de embudo para visualizar el número de oportunidades de ventas en cada fase de una
canalización de ventas. Normalmente los valores disminuyen de forma gradual, lo que permite que las
barras se asemejen a un embudo.

Haz clic en insertar > Insertar un gráfico de cascada, embudo, cotización, superficie o
radial > embudo.

99
3.17.2 AÑADIR UNA SERIE DE DATOS

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que
aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles
relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro
de diálogo:

100
 En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán
en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda A1 a la B13 (26
celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar
las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal
(categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series
para poder crearse (por ejemplo, los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen) se bastan con uno solo.

En todo caso, un gráfico en Excel puede contener Eje X, Eje Y y Eje Z. El caso de 3 ejes sería el de un
gráfico Excel de superficie por ejemplo, en el que queremos representar las 3 dimensiones X, Y, Z.
Aunque los gráficos más utilizados suelen ser los que trabajan sobre el plano X-Y.

Utiliza el botón Editar para modificar la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las
series o categorías.

101
 El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa.
Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar
entre filas y columnas de la pestaña Diseño.

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde
donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

Los cambios que vayas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico.

Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.

3.17.3 CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO

En la pestaña Diseño podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir qué ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la
cuadrícula para leer mejor los resultados:

102
 En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales.
Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes
tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos
que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...".

En la sección Etiquetas de datos podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el

gráfico o configurar la Leyenda:

103
 Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones
para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).

También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te
permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el
sombreado y la iluminación.

Si lo que quieres es desplazarlos, solo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlos

donde desees.

La primera opción Área de trazado, solo estará disponible para los gráficos bidimensionales.

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos
tridimensionales disponibles:

Excel 365 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después
de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus
comportamientos y resultados.

104
 Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes
sacarle a estas características.

Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá
unos u otros.

Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en
uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la

sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización
de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes
(áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de
forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del
gráfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también
podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división
principales, etc.

Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar,
o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Formato.

En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.

105
 A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para iniciar la ventana que
ya comentábamos al configurar la leyenda.

Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos u otros. Por ejemplo,
las líneas de división principales no tienen opción de modificar el relleno, porque obviamente no se
puedes rellenar una línea. En cambio, la serie de datos sí que permite colorear el relleno, e incluso
establecer el grado de transparencia.

Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón
Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo predeterminado que
le hubiésemos aplicado.

Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que contenga el gráfico
no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como
son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, éstas herramientas
se comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de

un elemento de la leyenda con la herramienta , lo que hará Excel será asignar el color
indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o líneas, es
decir, a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la
herramienta de relleno el color de una serie, automáticamente se modificará el de la leyenda.

3.17.4 MODIFICAR EL TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparece una especie de marco en el gráfico, este
marco consta de 8 conjuntos de 3 puntos cada uno

Los controles que se encuentran al medio de cada una de las esquinas establecen el ancho
y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles de las esquinas podrás modificar su tamaño
manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y
hacerlo más grande o pequeño.

3.17.5 LOS MINIGRÁFICOS

Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se trata de una
novedad de Excel 365 que permite insertar un pequeño gráfico representativo en una única celda que

106
representará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que
representan unos determinados valores.

El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.

Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta:

Herramientas para minigráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones
básicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo
a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el
más alto, el más bajo...).

A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo

seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello, debemos
utilizar la opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para
minigráfico. Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a eliminar para que aparezca la barra y
pulsaremos el botón Borrar.

Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la celda, por lo que,
si consideramos que es demasiado pequeño, solo debemos aumentar el ancho de la columna que lo
contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que queremos
es cambiar el grosor de la línea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.

3.18. TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que te
permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.

Crear una tabla dinámica

1. Selecciona las celdas a partir de las que quieras crear una tabla dinámica.

Nota: Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un encabezado de solo una fila.

2. Selecciona Insertar > Tabla dinámica.

3. En Seleccione los datos que desea analizar, haz clic en Seleccionar una tabla o rango.

107
 4. En Tabla o rango, comprueba el rango de celdas.

5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, selecciona Nueva hoja de
cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo
existente y, después, selecciona la ubicación en la que quieras que aparezca la tabla dinámica.

6. Selecciona Aceptar.

Añadir campos a la tabla dinámica

1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, activa la casilla del nombre del campo en el
panel Campos de tabla dinámica.

Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas: los campos no numéricos se
agregan a Filas, las jerarquías de fecha y hora se agregan a Columnas y los campos numéricos se
agregan a Valores.

108
 2. Para mover un campo de un área a otra, arrastra el campo al área de destino.

Cómo ordenar datos en una tabla dinámica

1. En una tabla dinámica, haz clic en la flecha situada junto a las celdas Etiquetas de
fila y Etiquetas de columna para ordenar.

2. Haz clic en un campo de la fila o columna que deseas ordenar.

3. Haz clic en la flecha en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y, a continuación, haz

clic en la opción de ordenación que desee.

109
 4. Para ordenar datos en orden ascendente o descendente, haz clic en Ordenar de A a
Z u Ordenar de Z a A.

Las entradas de texto se ordenarán en orden alfabético, los números se ordenarán del más
pequeño al más grande (o viceversa) y las fechas u horas se ordenarán de la más antigua a la más
reciente (o viceversa).

Ordenar una columna que no tiene un botón de flecha

Puedes ordenar por valores individuales o por subtotales si haces clic con el botón derecho en una
celda, selecciona Ordenar y, a continuación, elige un método de ordenación. El criterio de ordenación se
aplica a todas las celdas en el mismo nivel en la columna que contiene la celda.

En el siguiente ejemplo, los datos en el nivel de categoría (Casco, Bolsa de viaje) se ordenan
alfabéticamente, de A a Z.

Para ver los totales generales de los productos, ordenados de mayor a menor, elije cualquier
número en la columna Total general y ordena según dicho criterio.

110
 Sugerencia: Para buscar rápidamente lo que necesitas, puedes agrupar, filtrar o aplicar formato
condicional a la tabla dinámica o gráfico dinámico.

Establecer opciones personalizadas de ordenación

Para ordenar los elementos específicos manualmente o cambiar la ordenación, puedes establecer
tus propias opciones de ordenación:

1. Haz clic en un campo de la fila o columna que deseas ordenar.

2. Haz clic en la flecha en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y, a continuación, haz

clic en Más opciones de ordenación.

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, selecciona el tipo de orden que deseas:

o Haz clic en Manual para reorganizar elementos arrastrándolos.

111
 o No puedes arrastrar elementos que se muestran en el área Valores de la Lista de
campos de la tabla dinámica.
o Haz clic en Ascendente (A a Z) por o Descendente (Z a A) por y, a continuación, elije
el campo que deseas ordenar.
o Para obtener otras opciones, haz clic en Más opciones y elije la opción que desas en el
cuadro de diálogo Más opciones de ordenación:

o En Ordenación automática, activa o desactiva la casilla Ordenar automáticamente

cada vez que se actualice el informe para permitir o detener la ordenación
automática cada vez que se actualicen los datos de la tabla dinámica.
o En Primer criterio de ordenación, selecciona el orden personalizado que deseas usar.
Esta opción solo está disponible cuando se ha desactivado la casilla Ordenar
automáticamente cada vez que se actualice el informe.

Excel tiene listas personalizadas de días de la semana y de meses del año, pero también
puedes crear tu propia lista personalizada para la ordenación.

Nota: Un criterio de ordenación de la lista personalizada no se conservará al actualizar los datos en la

tabla dinámica.

o En Ordenar por, haz clic en Total general o Valores en columnas seleccionadas para
ordenar por estos valores. Esta opción no está disponible al establecer la ordenación
en Manual.

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