Procedimiento del Sistema Integrado de Gestión HSEQ-PR-04

Versión 01
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE
DOCUMENTOS DEL SGI Fecha Elaboración:
12/05/2016
ISO 9001: Mejora Continua 8.5.1.
ISO 18001: Identificación de peligros, valoración de 4.3.1.
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riesgos y determinación de controles.
ISO 14001: Aspectos ambientales. 4.3.1

1. OBJETIVO

Definir la metodología para documentar, codificar, revisar, aprobar, modificar, distribuir y

archivar los documentos internos y externos requeridos por el S istema de Gestión

COPIA CONTROLADA
Integral de GSI – GLOBAL SERVCIOS INGENIERIA S.A.S, así como para establecer el
manejo de documentos obsoletos.

Describir las pautas para el control de los documentos de origen interno y externo q u e
por su importancia incidan directamente en el Sistema de Gestión Integral de GSI SAS

2. ALCANCE

Inicia con la identificación y recepción de requerimientos de necesidad de diseño,

mejoramiento e implementación de documentos y registros. Continúa con el análisis de
información, la elaboración del documento y la codificación del mismo. Finaliza con la
socialización del documento, así como el diligenciamiento del formato de control de
cambios.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-9001:2008

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-14001:2004
Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS-18001:2007
Manual de Gestión Integrado
Listado maestro de documentos y registros

4. DEFINICIONES

Actualización: Es realizar los cambios necesarios al documento, después de una revisión.

Aprobación: Actividad que manifiesta la adecuación, aceptación y conformidad de un

documento, además de su alineación con las políticas corporativas.

Base de Datos: Información contenida preferiblemente en un medio magnético,

clasificada por campos numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.

Control de cambios: Es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a

través del tiempo y se evidencia en el número de la versión que se establece desde la
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DOCUMENTOS DEL SGI Fecha Elaboración:
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elaboración inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el mismo

documento y en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

Copia Controlada: Impresión de un documento original, que puede estar dentro o fuera
de la Compañía y sobre la cual existe la responsabilidad de actualizarla de acuerdo con
los cambios que tenga el original

Copia no Controlada: Cualquier copia impresa de un documento se considera no

controlada; al igual que cualquier documento que se entregue con fines de auditoría o
estudio, y sobre los cuales no hay obligación de remplazarla una vez se suceda alguna
actualización.

Divulgación y entrenamiento: Es el proceso de difundir, hacer conocer el contenido y

garantizar el entendimiento del documento entre los directamente involucrados o quienes
requieren su uso.

Documentar: Acción de recopilar, analizar, definir y consolidar en cualquier medio ya sea

escrito, magnético o audiovisual información relativa a los procesos de la organización.

Ddocumento: Datos que poseen significado (información) y su medio de soporte. El medio

COPIA CONTROLADA
de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o eléctrico, fotografía o muestra patrón
o una combinación de estas.

Documento externo: Son aquellos desarrollados por entidades o partes externas a la

organización y que sirven de consulta y guía para la implementación y mantenimiento los
sistemas de gestión por ej. Las normas de los sistemas gestión, las normas legales
aplicables, procedimientos o instructivos del cliente.

Documento interno: Se refiere entre otros, a los siguientes: Manuales, Planes,

Programas, Procedimientos, Instructivos, Planos y Registros de calidad, los cuales hacen
parte del SIG y que son elaborados, revisados y aprobados por personal de GSI S.A.S.

Documento obsoleto: Documento que por alguna modificación ha perdido su vigencia o

validez y no se encuentra publicado.

Documento Original: Documento del SIG publicado en GSI S.A.S.

Documento para información: Son aquellos documentos del Sistema de Gestión de GSI
S.A.S, y su utilización es de carácter informativo.
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Formato de Registro: Es el medio de soporte que se utiliza como plantilla para escribir la
información en los Registros.

Listado Maestro de Documentos y Registros: Relación de documentos internos y

externos del Sistema Integrado de Gestión, en él se destacarán aquellos que presentan
resultados obtenidos en la gestión o proporcionan evidencia de las actividades
desempeñadas.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Se define como conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Registro: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas

o de los resultados alcanzados. Un registro se puede escribir o se puede almacenar en
cualquier medio de soporte de datos.

Revisión: Es la actividad de evaluación de la aplicación, contenido y forma relacionados

en un documento con el fin de asegurar su conveniencia y adecuación. El número de la
revisión indica las veces que ha sido modificado el documento.

COPIA CONTROLADA
Sistema Integrado de Gestión (SIG): Conjunto de procesos, estructura organizacional,
planificación, responsabilidades, prácticas, y recursos que buscan generar productos y
servicios que satisfagan las necesidades del cliente, y al mismo tiempo controlan la
afectación sobre la calidad, el ambiente, la seguridad y salud en el trabajo y
responsabilidad social.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración.

5. RESPONSABILIDADES

R: Responsable del desarrollo de la actividad y/o Proceso

S: Supervisa o aprueba la actividad y/o proceso
C: Persona consultada durante el desarrollo de la actividad y/o proceso
I: Personas que están informadas de la actividad y/o proceso

Cargo R S C I
Gerente X X X
Supervisor X X X
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Ingenieros de campo X X X
Coordinador HSEQ X X X X
Profesional HSEQ de Campo X X X X
Todos los cargos X

Adicionalmente, serán responsabilidades del Profesional de Sistemas realizar copias en

medio magnético como respaldo de la documentación de SIG cada mes.

6. REQUISITOS GENERALES

La aplicación del presente procedimiento requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Emplear el modelo descrito en el anexo 1

 Emplear lenguaje claro y sencillo
 Resumir textos con tablas y figuras
 Garantizar consenso y representatividad de las personas involucradas en el
documento

COPIA CONTROLADA
Armonizar el contenido del documento con los documentos precedentes.
 Verificar el cumplimiento de las políticas de GSI S.A.S
 Garantizar la coherencia del contenido.
 Todo el contenido del documento se manejará en formato ARIAL 12

La elaboración de formatos, manuales, planes y otros documentos elaborados por GSI

S.A.S tendrá como mínimo la siguiente información:

 Logo corporativo
 Identifique si es un procedimiento o formato del Sistema Integrado de Gestión
 Nombre
 Normas certificadoras (Estas no se deben modificar)
 Numerales de la norma
 Código
 Versión
 Fecha de Elaboración
 Numeración de paginas

Al final de todo documento deberá contener la siguiente información:

 Lado derecho: Logo de PAR Servicios e Izquierdo Logo de RUP

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6.1. Estructura de la Documentación

La figura 1 presenta la jerarquía y campo de aplicación genérico de los documentos del

Sistema de Gestión Integral de GSI S.A.S.

NIVEL 1
NORMATIVIDAD
LEGAL

MANUALES
POLÍTICAS NIVEL 2
OBJETIVOS

PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
GUÍAS NIVEL 3
INSTRUCTIVOS
CARACTERIZACIONES
PLANES

COPIA CONTROLADA FORMATOS

REGISTROS
DOCUMENTOS SOPORTE
NIVEL 4

A continuación, se presentan los pasos a seguir para la elaboración, documentación y

presentación del contenido de los documentos del Sistema Integrado de Gestión:

6.2 Encabezado

Todo documento del SIG llevara en la parte superior de cada hoja el siguiente
encabezado.
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6.3. Parámetros de Codificación

Para identificar los documentos del Sistema Integrado de gestión se ha establecido la

siguiente estructura de codificación:

XXX-X-#

TIPO DE

COPIA CONTROLADA
PROCESO
GGE: Gestión Gerencial
PS: Prestación de Servicios
DOCUMENTO
Caracteres
alfabéticos así:
CONSECUTIVO
Numérico
consecutivo
RH: Gestión de Recursos Humanos. MAN: Manual
COMP: Gestión de Recursos Compras. PR: Procedimiento
HSEQ: Seguridad y salud en el trabajo PROG: Programas
GA: Gestión Ambiental F: Formato
Q: Calidad.

6.4. Control de Documentos y Registros

6.4.1 Elaboración: Para la elaboración de un documento el dueño de proceso o área

identifica las necesidades por las cuales se requiere la creación de un nuevo documento,
además de esto junto con el representante de la dirección se debe garantizar que la
información cumple los requisitos tanto de la organización, de SISOMA, legales, del
cliente y los exigidos por las normas. La redacción del documento debe ser fácilmente
comprensible, con buena redacción y concreta, para así evitar malas interpretaciones.
Todo documento que cobijado por el alcance de éste procedimiento debe ser revisado en
cuanto a su adecuación y conveniencia antes de la emisión.
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6.4.2 Revisión: Es realizada por el dueño del proceso y/o Coordinador del área al que
corresponda y consiste en verificar la adecuada documentación del proceso y la
funcionalidad del documento.

La actualización de los documentos se lleva a cabo por decisión de la gerencia, una

auditoría interna o externa, revisión por la dirección o decisión del dueño del proceso; y si
se requiere realizar cambios y/o actualizaciones para que el documento sea apropiado,
éste debe ser elaborado por el dueño del proceso y enviado al coordinador de HSEQ para
su verificación vía correo electrónico, en físico o magnético. Una vez revisado por el Líder
de HSEQ, el documento es devuelto para aprobación por parte del dueño del proceso,
identificando los cambios realizados; El dueño del proceso debe divulgar el documento a
los interesados dejando el respectivo registro de la divulgación y entrega (vía correo
electrónico, físico o magnético).

Se prohíbe la modificación directa sobre los documentos controlados por parte de los
usuarios. Se entiende por “modificación directa” aquellas realizadas en manuscrito,
métodos mecánicos o electrónicos para alterar el contenido de los documentos aprobados.

El control de Registros se efectuará según las disposiciones del registro HSEQ-MT-01

“Listado maestro de documentos y registros”. Para la recuperación de los registros se

COPIA CONTROLADA
usarán separadores o indicadores que los identifiquen dentro de las carpetas que los
contengan.

Anualmente se realizará una revisión a los procedimientos por parte de los líderes de
procesos únicamente a los documentos que han sufrido alguna modificación durante los
últimos 12 meses.

6.4.3 Edición y codificación: Una vez el documento elaborado ha superado

satisfactoriamente la etapa de revisión es incluida dentro del Sistema Integrado de
Gestión de GSI SAS Durante esta actividad el Coordinador HSEQ se asegura de la
legibilidad del documento. Le asigna una identificación única (código), según lo
establecido en el numeral 6.3 de este procedimiento.

A su vez el Coordinador HSEQ verifica que el documento no genere conflictos con otros
documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Podrán existir documentos que no requieren de código, los cuales serán identificados por
su nombre y relacionados en el listado maestro de documentos y registros HSEQ-MT-01.

6.4.4 Aprobación: una vez se han hecho los cambios, se realiza la aprobación de los
documentos cuando estos sean acordes y adecuados a los procesos. La aprobación se
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registra con firma o correo electrónico del dueño del proceso, el gerente general o el
gerente de operaciones.

Si como resultado de las actividades de revisión o aprobación, el documento resulta

inadecuado, debe ser nuevamente elaborado, con sujeción a los ajustes ordenados por
los responsables de la revisión y aprobación.

Una vez aprobados los documentos, el Coordinador HSEQ debe actualizar el listado
maestro Documentos y Registros.

6.4.5. Almacenamiento

Los documentos se almacenarán de acuerdo a las necesidades de cada proceso.

6.4.6 Acceso / Localización:

La versión actualizada de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión se

encuentra en PC del Coordinador de HSEQ, Se establece que cualquier impresión se
considera copia no controlada. En lo que respecta a los registros, estos reposarán en las
bases de operación en donde se generen. En caso de culminarse un proyecto, el grueso

COPIA CONTROLADA
de la información será enviada a la sede administrativa para su custodia en los archivos
inactivos de la Organización.

6.4.7 Identificación de cambios y estado actual de los documentos:

Los cambios que se hagan a cualquier documento deben registrarse al finalizar el mismo
en la tabla de Control de Cambios, en la que se especifica el responsable de la
aprobación, la sección que se ha modificado, la descripción de lo que se modificó y la
fecha de la aprobación. Antes de modificar los documentos se debe revisar el control de
cambios para corroborar si el cambio a realizarse alinea con los anteriores.

6.4.8. Distribución:
La distribución de los documentos actualizados y aprobados se realiza por medio de
correos electrónicos. La notificación de los nuevos documentos o de cambios de versión
se hará por medio de correo electrónico en el que se informan los principales cambios
realizados.

6.4.9. Documentos obsoletos:

El dueño del proceso respectivo debe recoger las copias del documento obsoleto y
garantizar su no uso destruyéndolo o inhabilitándolo para su uso, igualmente verificará
que en Internet se encuentren los documentos aplicables a su área con las
modificaciones y divulgará a los afectados los cambios realizados.
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A los HSEQ de los proyectos se les distribuyen los documentos en medio magnético o
físico, quienes son los responsables de remplazar las copias obsoletas por vigentes y de
divulgar los documentos.

6.5. Recuperación y Control de Documentos y Registros Generados

Los coordinadores de cada proceso, los líderes de proyectos y los profesionales HSEQ,
serán los responsables de custodiar y mantener organizada la información y los Registros
que se generen en cada uno de los lugares en donde GSI – GLOBAL SERVICIOS
INGENEIRIA S.A.S presta sus servicios. Permanentemente se hará inspección visual que
sea legible en los lugares de trabajo incentivando al personal para que archive su
información oportunamente y no la acumule en los puestos de trabajo.

Una vez se finalice un proyecto, los coordinadores enviaran la documentación a la sede

administrativa para su custodia y/o envió al archivo muerto. La recuperación de la
información se hará por el nombre del respectivo proyecto.

El uso de los logos de los entes certificadores y evaluadores o con los cuales tengamos
algún tipo de vínculo que exija su uso se llevará a cabo de acuerdo con los manuales

COPIA CONTROLADA
dados por dichas entidades y será custodiado bajo el área de HSEQ e Información
Tecnológica.

LUGAR
CÓDIGO TITULO RESPONSABLE DISPOSICIÓN
ARCHIVO
HSEQ-MT- Listado Maestro de Documentos PC HSEQ COORDINACION Archivo muerto por
01 HSSEQ 2 dos años. luego
se destruye o se
usa como reciclaje

ANEXO 1: ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS SETIP INGENIERIA SA

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1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4. DEFINICIONES

5. RESPONSABILIDADES

Las personas encargadas de la elaboración del documento son del Dpto. de HSEQ quien
emite el documento y lo divulga a la gerencia para su respectiva aprobación.
Los supervisores de los procesos hacen parte también de la elaboración de documentos
quienes los remitirán a Dpto. de HSEQ de la empresa para su respectiva codificación e
ingreso al SGI

6. REQUISITOS GENERALES

7. REGISTROS

CÓDIGO
COPIA CONTROLADATITULO
LUGAR
ARCHIVO
RESPONSABLE DISPOSICIÓN
HSEQ-MT-01 Listado Maestro de Documentos PC HSEQ COOR HSEQ Archivo muerto por
2 dos años. luego
se destruye o se
usa como reciclaje

8. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Cambio realizado Elaborado por Aprobado por

01 12/05/2016 Elaboración documento Giovanni Ibarra Marcos Guerron