La comunicación escrita características y requisitos.

La comunicación escrita es un tipo de comunicación en la que el emisor elabora el mensaje empleado, la lengua
escrita y en el que no es necesario coincidir ni en el tiempo ni en el espacio con el receptor

Existen dos tipos de Soporte en escritura

1. Soporte inscrito: se realiza en talla, grava o esculpía
2. Soporte escrito se realiza en papiros pergaminos papel

Características de la comunicación escrita

Unilateralidad: el receptor no puede intervenir, por lo tanto, no hay retroalimentación o feedback
Permanencia: es un acto que perdura en el tiempo, al contrario que la comunicación oral
Elaboración: es necesario pensar el contenido y la forma correcta del mensaje

Comunicación escrita eficaz

1. lenguaje claro y sin dobles sentidos.
2. vocabularios adaptados a las circunstancias.
3. Escritura evita las faltas de ortografía y los errores gramaticales.
4. Presentación respetan los márgenes y la limpieza.
5. Brevedad se breve y emplea frases cortas que faciliten la lectura.
6. párrafos emplean el párrafo no cada idea no olvide relacionarse entre sí

Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita

. Ventajas
El mensaje permanece en el tiempo permitiendo su verificación Las veces necesarias.
Puede servir para transmitir información para que produzca comunicación.
El contenido del mensaje suele estar mejor estructurado, se presenta de forma clara y lógica.

Inconvenientes.
No se produce retroalimentación.
Se dificulta la interpretación.
El emisor debe dedicar mayor tiempo de transmisión y elaboración.

Para evitar ERRORES en la comunicación escrita. Conviene seguir estos principios.

Principio de concisión: ideas precisas y evita la información superflua, no es extenso.

Corrección; respeta las normas ortográficas y gramaticales. verifica fuentes, valida, datos.
Claridad: sin dar lugar a dudas.
Riqueza léxica: vocabulario variado que se adapte al receptor o y al contexto.
Revisión: Una vez finalizado el texto comprueba que se transmite el mensaje de forma correcta

1.2 Etapas para la elaboración y redacción de un texto.

Tipo de texto según el contenido

Histórico: proporciona datos para la comprensión de una época concreta.
Narrativo: relata acontecimientos desarrollados en un tiempo o lugar determinado, pueden
ser real o imaginario.
Argumentativo: expone las razones a favor y en contra de una determinada posición
Expositivo: presenta de forma neutral, unos hechos o realidades.
Descriptivo: con palabras, describe la apariencia de los objetos, animales, personas
emociones.

Etapas, para conseguir la comunicación escrita correcta

1. Analizar la situación: el emisor debe conocer quién será el receptor.

2. definir el objetivo del mensaje que se red que se quiere transmitir
3. recopilar la información.
4. seleccionar la información.
5. Ordenar el contenido seleccionado
6. redactar.
 7. corrección y revisión.
8. impresión del texto.

2 Normas gramaticales y ortográficas

2.1. Gramática: estudia la organización de las palabras dentro de una oración siguiendo las reglas de la Real Academia
Española.

Normas.

 Concordancia: el sujeto concuerda con el verbo, el número y persona; el adjetivo concuerda con el sustantivo
en género y número.
 Uso de preposición: una preposición es una palabra que pone en relación otras palabras entre sí; pero a veces
no se emplea de manera correcta, y produce el Dequeísmo: es el uso indebido de la preposición de delante de
la conjunción qué por ejemplo no sería correcto decir; me alegra de que hayaís obtenido buenas calificaciones
en mi examen; sería correcto: me alegra que hayáis obtenido buena calificación en mi examen.
 Detrás de mí /detrás mío: no es correcto el empleo de adverbios, seguidos de adjetivos posesivos por tanto la
forma correcta de expresión es detrás de mí..
 Cacofonía: es un sonido muy agradable que se genera cuando la combinación de los distintos componentes de
una palabra o de una oración carecen de armonía. Por ejemplo, a la fiesta hay que ir vestidos de forma
informal. Y, a la fiesta hay que ir vestidos de manera informal.
 Abuso de las mayúsculas las personas lo interpretan como si fuera un grito.

2-2Ortografía. es el conjunto de normas que regulan la escritura de una lengua.

2.3. Signos de puntuación. son signos gráficos que establecen la jerarquía sintáctica de las proposiciones, y ordenar
las ideas, marcando, pausas y entonaciones correctas.

Coma: es una pequeña pausa y se emplea para delimitar determinados elementos: enumeración, incisos,
interjecciones.

Punto: su principal función es señalar el final de un enunciado y también el final de la abreviatura.

Punto y coma: separar oraciones sintáctica mente independientes, pero con relación semántica entre sí separan los
elementos de una enumeración que, por su complejidad deben incluir signos y, ejemplo, a MARIA, le gusta la comida
dominicana; a Carlos, la comida colombiana; a Gabriel, la comida norteamericana.
Dos puntos: detienen el discurso para realizar enumeraciones. Ejemplos textuales también en los encabezamientos en
los que hace referencia a los destinatarios.

Puntos Suspensivos: se utilizan para señalar la interrupción de un discurso; pueden indicar vacilación o sugerir un
final abierto, sustituye la palabra, etc. lo correcto son….
¿? Y ¡¡:
Comillas “sirven para enmarcar la reproducción de citas textuales, delimitar, títulos de artículos o resaltar
determinadas palabras, por ser en otra lengua, impropias, Existen tres tipos de “; la comilla española: se usan
preferentemente en los textos del español; las “ inglesas que son las que vienen en los teclados; y las “ simples que
tienen dos funciones: para entrecomillar, parte de un texto que ya está entrecomillado y para indicar que una palabra
está siendo utilizada en su valor contextual o definición de otra.

Guion -se utiliza para definir una palabra si no cabe en el mismo renglón. También se usa para unir palabras para que
formen otra compuesta y para expresar intervalos.

Raya—: se usa como signo doble para recoger o encerrar unidades, lingüísticas de carácter complementario y
aclaratorio, por ejemplo, los trabajadores del departamento de ventas, raya, Zahra, Jorge y Almudena raya tienen que
acudir a la reunión de empresa.

paréntesis: delimitan las unidades lingüísticas dentro de una frase con función aclaratoria como fechas o lugares.

Corchetes. Incluye información complementaria o aclaratoria dentro de un texto cuando ya se han utilizado
paréntesis. Cuando los corchetes lleven tres… En su interior significa que está omitiendo parte del texto citado.

2.4 siglas y abreviaturas.

Las siglas son la abreviatura gráfica formada por el conjunto de letras iniciales de una expresión compleja.

Cuando vayan aparece reflejadas varias siglas en un mismo texto. La primera vez que surjan debe escribirse en forma
completa y con las siglas entre paréntesis a partir de este momento podrán usarse solo siglas, por ejemplo,
organización de las naciones unidas (ONU)

Las abreviaturas son la presentación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras. Se colocan las letras finales
o centrales y se cierra generalmente con un punto. Son muy comunes en libros técnicos jurídicos médicos científicos.

2.5 párrafo o formato de las páginas El párrafo es un fragmento de texto formado por un conjunto de líneas
El párrafo es la unidad mínima de redacción para poder desarrollar una idea, normalmente consta de tres partes:
oración principal las oraciones argumentativa y la oración no concluyente. En todas ellas se debe desarrollar la
misma idea clave o principal. Cada párrafo no debería sobre pesar las 10 líneas o tener más de 100 palabras.

5 Documentos escritos en la comunicación empresarial.

uno características de textos utilizados en el ámbito comercial y empresarial.

1. respetar las reglas ortográficas y gramaticales
2. usar jergas comerciales/legal, sin ser excesivamente coloquial ni petulante.
3. utiliza estructuras sintácticas, simples.
4. se conciso y concreto no dejar lugar a duda
5. Usar la voz activa frente a la pasiva.
6. El lenguaje siempre debe de ser respetuoso en especial en aspectos como la edad, discapacidad, raza, religión
7. Evite lenguaje, subjetivo que pueda producir engañar o manipular la persona.
8. Es preferible utilizar lenguaje pasivo frente términos negativos.

2 documentos de la comunicación comercial y empresarial.

Comunicación interna en la empresa son los escritos que se utilizan para que los empleados se comuniquen entre sí y
la comunicación externa. Son documentos que sirven para la comunicación de los empleados o representantes de la
empresa con el exterior.

2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial.

Comunicación interna o memorando: también llamado memorando, es un documento escrito que tiene carácter de nota
o recado. Se usa principalmente para transmitir órdenes o realizar solicitudes a los empleados.
Características:
La redacción debe de ser breve y sencilla, debe de contener la palabra memorándum, la información solo debe
contener un asunto o un único tema, la extensión máxima debe de ser de media hora.
Estructura.
Encabezamiento: membrete: nombre o logotipo de la empresa y palabra de la palabra. Memorando.
Cuadro clasificador: destinatario remitente fecha asuntos no se incluye el formulismo del saludo.
Cuerpo es el contenido
Pie: firma y ante firma.

Aviso:El aviso es un documento escrito breve que proporciona información dirigida a un número elevado de
destinatarios.
Características:
Es un documento breve claro y con lenguaje sencillo, debe contener la palabra aviso, la extensión máxima debe de ser
de media hoja, normalmente la empresa tiene en su papelería corporativa, un modelo con membrete de la empresa
Estructura:
Encabezado: membrete, nombre o logotipo de la empresa, cuadro clasificador: destinatario remitente fecha asunto, no
se incluye el formulismo del saludo.
Cuerpo: es el contenido del viso.
Tres pies: firma y ante firma.

Informe: es un documento escrito que detalla las características y circunstancias de una actividad un hecho o un
asunto.
Características.
Es un documento más extenso que los memorandos o los avisos. Sirve para transmitir información y puede incluirse
organigramas gráficos fotografías y incluye unas conclusiones.
Existen 4 tipos de informes según su contenido: expositivo se limita a describir de forma objetiva, el hecho asunto
actividad en el no suele incluir ni recomendaciones ni conclusiones por ejemplo un dossier Interpretativos, recopila la
información, la analiza en interpreta es necesario incluir recomendaciones o conclusiones. Valorativos, tiene la misma
característica que los interpretativos con la diferencia de que este tipo de informes incluya opinión personal del autor,
persuasivos, la finalidad es convencer al receptor del mensaje para que tome determinadas decisiones,
Estructura.
1. Portada si el informe consta de varias hojas, en la que se incluya el título del informe, el nombre de la persona
o equipo que ha realizado, destinatario y fecha.
2. Síntesis o sumario. Es un resumen inicial que suele contener los informes más largos.
3. Introducción: incluye el motivo por el cual se han decidido realizar dicho. Informe.
4. Encabezamiento o membrete: nombre y logotipo de la empresa y la palabra. Informes informe consta de más
de una página suele ponerse esta información en el encabezado del documento.
5. Cuerpo o desarrollo es el contenido del informe, suele estar dividido en apartados: la información objetiva y
la información complementaria que consiste en estadísticas, tablas, gráficos, imágenes.
6. Conclusiones se expone por escrito en el documento, los informes expositivos no tienen conclusiones.
7. Pie: firma ante firma lugar y fecha.

Convocatoria es el documento escrito en el que se solicita determinadas personas que asistan a una reunión, en lugar,
día y hora concretos, para tratar unos asuntos preestablecidos.
Características:
En el documento debe configurar los nombres de las personas o el grupo que están convocados, por ejemplo
departamento de ventas, propietarios de fincas, accionistas; el documento debe contener asuntos para tratar en la
convocatoria ordenados en puntos diferentes., la redacción debe de ser breve y sencilla; debe contener la palabra
convocatoria; la extensión máxima debe de ser una hoja, salvo que exista muchos puntos para tratar la reunión,
cuestión que no es común; uno de los puntos del orden del día de las convocatorias suele ser ruegos y preguntas.
Existen diferentes tipos de convocatorias.
La convocatoria en el ámbito laboral: se citan los empleados previamente para que sepan qué asuntos se van a tratar y
las convocatorias fuera del ámbito laboral.
Según el motivo de la convocatoria, poder tener determinadas particularidades por obligación legal.
Dos de las convocatorias más frecuentes son la realización por motivo de la reunión en la comunidad de propietarios
y las juntas de accionistas de la sociedad de capitales, normalmente en las organizaciones empresariales.
En la legislación vigente se determina cuál es el número mínimo de convocatorias que debe realizar
Deben comunicarse por escrito y normalmente se utiliza la misma estructura en los documentos de una misma
comunidad de propietarios su empresa.
Las convocatorias deben de ir firmadas por el presidente de la comunidad de propietarios o por el administrador o
administradores de la sociedad. Lo mismo sucede con las actas que dan fe de lo ocurrido en dicha reunión...
Estructura:
Encabezado: membrete o título tipo de convocatoria; datos de la convocatoria, persona convocada en lugar de la
convocatoria, fecha y lugar no se incluye al formulismo del saludo.
Cuerpo: orden del día.
Pie lugar, fecha firma y ante firma.
Diligencias: en determinadas ocasiones suelen ser añadirse debajo del pie, alguna diligencia para hacer constar
algunos hechos determinados. Por ejemplo, la exclusión del derecho al voto si los propietarios no se encuentran al
corriente del pago.

Acta: es un comento escrito en el que se certifica lo acordado o tratado en una junta o reunión.
Características:
En el documento debe constar el nombre y apellidos de los asistentes a la reunión o junta; en el ámbito empresarial se
debe reflejar el nombre de acta de junta universal, cuando se ha realizado una convocatoria de junta general de una
sociedad de capital a la que han asistido todos los convocados; se debe recoger el orden del día con los acuerdos
adoptados; se han de incluir la forma abreviada las siguientes intervenciones de los participantes con los convocados;
se debe recoger los ruegos y preguntas, si no hubieran existido, también se hace constar., El documento debe
contener los asuntos para tratar en la convocatoria ordenados en puntos diferentes; la redacción debe de ser breve y
sencilla, pero reflexionando Todos los datos relevantes; debe contener la palabra acta; y el documento suele estar
elaborado por un secretario, nombrado por la realización de las juntas o reuniones, también firme el documento para
dar fe de lo sucedido en la reunión
Estructura:
Encabezamiento: membrete o título nombre del acta; datos de la convocatoria hora fecha y lugar de la convocatoria
asistencia a la convocatoria. No se incluye el formulismo del saludo.
Cuerpo: orden del día con; intervenciones y acuerdos adoptados; hora de finalización de la reunión.
Pie firma en ocasiones la firma también el secretario, ante firma lugar y fecha.

Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas: es un documento en el que se realizan apuntes breves sobre los
mensajes que se deben transmitir al destinatario ausente, en caso de recibir una llamada o visita.
Características.
Es un documento breve; se encuentra preestablecido en los huecos para realizar correctamente las anotaciones de los
datos importantes.
Estructura:
Debe constar los siguientes datos: fecha, hora, destinatario, remitente, empresa o personal, datos de contacto. Teléfono
de la empresa teléfono móvil, correo electrónico, situación y mensaje.

2.2. Documentos de la comunicación externa empresarial con carácter comercial

certificados o carátulas de fax la tarjeta de invitación notas de regalo, saluda, felicitación.

Carta comercial: es el principal documento que se utiliza como medio de comunicación externa en la empresa para
dirigir e intercambiar información con otras empresas, clientes, proveedores.
Características:
Es un documento creado para fomentar las relaciones en el ámbito comercial; la redacción debe de ser profesional,
adecuada, con trato respetuoso y amable a pesar de que puede existir confianza con el destinatario en las cartas
comerciales, no es correcto tutear a las personas; la información que se quiera transmitir debe de ser clara y directa;
debe de ser una carta personalizada, dirigida al destinatario única y exclusivamente. Es un error realizar envíos
masivos con saludos genéricos por ejemplo estimados señores/señoras.
Estructura: no tiene una estructura preferida el diseño depende de la originalidad de la papelería corporativa.
Encabezamiento: membrete de la empresa suele situarse en la parte superior izquierda y contiene los siguientes datos:
nombre de la empresa, dirección NIF, web, correo electrónico y logotipo; datos de la del destinatario: suelen situarse
en la parte derecha, más abajo del membrete de la empresa nunca en línea con él y contiene los siguientes datos:
nombre de la empresa nombre y apellido receptor y dirección postal completa
referencias: normalmente se utiliza abreviaturas, numéricas o alfanuméricas para identificar la referencias: N/ref:
nuestra referencia; S/ref su referencia
Asunto: descripción breve del tema que hace referencia a la carta.
Lugar y fecha completa:
Cuerpo: en el saludo, siempre debe utilizarse un formulismo
Texto: la exposición debe de ser clara y concisa
Despedida se suele utilizar por ejemplo atentamente,
Pie o cierre
Nombre, firma y ante firma. Se suele situar en la esquina inferior derecha. También es como añadir la firma autógrafa,
es decir, la rúbrica escrita de puño letra. Suele firmarse en un color diferente al negro o al color de la letra de la carta,
para que no se confunda Mayormente suele ser el color azul.
En ocasiones, si la persona que debe firmar la carta se encuentra ausente puede estar otra persona autorizada para que
quede constancia debe firmar autorizado incluyendo las siglas de abreviatura P. O significa por orden; P. A significa
autorizado; P. P. Para este caso en concreto por poder es necesario que el firmante tenga un poder notarial que le
permita firmar el documento que incluye esta abreviatura.
Anexo son documento. adjunto, por ejemplo, facturas cheques. Para que no haya error. Es conveniente incluir una nota
en la parte inferior derecha recordando la existencia del anexo.
Posdata: es un breve mensaje que se incluye cuando la carta ya está concluida

2.3 documento de la comunicación externa empresarial sin carácter comercial.

Certificado: es un documento escrito que asegura la veracidad de un hecho.

Características.
Es un documento que se suele expedir a solicitud del interesado, tiene que firmarlo una persona de la organización
con autoridad suficiente para emitir el certificado; los certificados suelen dar veracidad sobre los siguientes asuntos:
participación de eventos, asistencia, resultados académicos; debe contener la palabra, certificado o certifico;
normalmente las empresas tienen en su papelería un modelo
Estructura.
Encabezado: formado por el membrete, nombre, logotipo de la empresa y la palabra certifico
cuerpo se redacta en primera o tercera persona se comienza el cuerpo con la palabra certifico, escrito en mayúsculas, y
seguida de: y posteriormente se incluye el hecho que se quiere certificado.; Pie suele añadir una frase tipo que haga
constar la certificación del añadido en el cuerpo del documento por ejemplo, y para que conste a los efectos
oportunos, firmo el presente certificado en y a petición del interesado, y a efectos su presentación en…; firmante,
firma lugar y fecha en ocasiones, puede verse escrita a la fecha en letra, por querer, otorgar al documento carácter
solemne

2.4 textos protocolarios en el ámbito empresarial.

Los textos protocolarios no tienen carácter comercial, su finalidad son palabras de cortesía hacia una persona..

Saluda.: Es un documento escrito de carácter solemne utilizado principalmente para agradecimiento, felicitaciones,
invitaciones.
Características es un documento breve lenguaje Cortés y protocolario; el soporte que sutiliza es el papel, tamaño,
cuartilla de buena calidad; se redacta en tercera persona; contiene la palabra, saluda; normalmente las empresas tienen
papelería corporativa.
Estructura.
Encabezado: nombre, cargo y datos profesionales del remitente; palabras saluda en tamaño grande y fuerte marcado en
mi vida.
El cuerpo contiene el comunicado.
Lugar y fecha completa, por ejemplo.
Cierre se suele incluir una frase Formal de cortesía final a modo de despedida

Invitación a tarjeta de invitación. es un documento de carácter Formal que tiene con la finalidad invitar al receptor
Características: la redacción debe de ser Formal y cortés la invitación puede ser personalizada; si el contenido del
mensaje no fuera personalizado. El sobrecito debe especificar el nombre del destinatario.
Estructura: debe contener membrete fecha, lugar, saludo del destinatario motivo, petición de confirmación es opcional,
y despedida.

Felicitaciones y notas de regalo. Son escritos dirigidos para expresar. Enhorabuena al destinatario por un hecho
concreto como por ejemplo el nacimiento de un hijo, casamiento felicitaciones de las fiestas navideñas.

Telegrama: Es un mensaje breve que permite la entrega rápida en el que queda acreditado el contenido del texto.
Características: aparte los datos del destinatario deben de ser claros y con el nombre completo para evitar confusiones.
El precio del envío aumenta si se envía un mensaje con más de 50 palabras. Por eso suelen eliminarse artículos
preposiciones en los mensajes.
En este caso el soporte de papel es impreso en la oficina de correos o empresa de mensajería, te vaya a entregar el
mensaje.

3.Documentos relacionados con la administración pública.

La administración pone disposición de los ciudadanos unos formularios para facilitar la redacción de diversos
documentos que permiten realizar solicitudes, contestaciones, requerimientos queja. Que no suelen ser obligatorios
estos formularios utilizarlos, aunque sea recomendable

Solicitud o instancia: Es el documento en el que se realiza una petición a un organismo oficial por parte del interesado,
cuando se considere que le está menoscabando un derecho o quiere acceder a un interés legítimo.
Características no es necesario que tenga una estructura ni que el documento sea aportado por la administración, pero
sí que tenga unos requisitos o datos mínimos.
Estructura Datos personales del solicitante, nombre, DNI, fecha de nacimiento, domicilio teléfono, correo electrónico.
Exposición de los hechos; se comienza con formulismos, escribiendo, expone o expongo, y posteriormente se explica
todos los hechos y razonamientos que justifican la petición del organismo administrativo. Si fueran varios, se separa
en distintos párrafos y se enumeran.
Solicitud tras la formulación solicitado, solicito se formulan la petición o peticiones concretas si son varios, será en
párrafos separados y numerados.
Documentación los documentos irán enumerados los que vayan adjunto.
Medio de referencia y lugar; el solicitante indicará el lugar por el que prefiere recibir la notificación.
Fecha y firma.
Y órganos centro unidades administrativas a la que se dirige.

Denuncia es el escrito que se presenta ante la autoridad competente para dar conocimiento de una infracción
ilustrativa o delito penal.
La estructura es similar a la solicitud con la diferencia que la denuncia se está poniendo en conocimiento una
infracción o delito. En la instancia se realiza una petición y la administración correspondiente.

Alegaciones y recursos. Cuando las empresas o personas físicas se encuentran con un procedimiento abierto en la
administración, ya sea a solicitud del interesado, porque tengo un interés legítimo o bien porque se halle inmerso en
un procedimiento sancionador, tiene derecho a presentar las alegaciones a los recursos que por ley se establezca.

Las alegaciones son las argumentaciones, expresiones, aportación de documentos, si fuera necesario y lo consideran
conveniente el afectado que tiene la oportunidad de presentar el interesado a lo largo del procedimiento mientras aún
se encuentra abierto.

El documento de las alegaciones debe contener.

 Nombre apellido DNI del declarante.
 Asunto procedimiento en el que realiza la alegación especificando si se conoce el número de expediente.
 Declaración: exposición del motivo de la alegación ordenada de los datos, hechos o argumentos que el
ciudadano desea que el órgano competente tenga en cuenta en el momento de resolver.
 Si se alega más de un hecho, se detalla cada uno de ellos en un párrafo diferente, encabezado por “que“y el
número con cifras o letras correlativas.
 Relación nominal de todos los documentos que el ciudadano aporta junto con las alegaciones.
 Lugar fecha de firma.
 Destino de órgano centro unidad al que se dirige.

El recurso es la impugnación de un acto administrativo que realiza el interesado cuando se ha cerrado un
procedimiento. Normalmente se suele solicitar la modificación, anulación o revocación de los actos administrativos,
impugnados.
Existen diferentes tipos de recursos.

1. recurso de alzada: se interpone contra la resoluciones y actos que no agotan la vía administrativa.
2. recursos potestativos de reposición: imponen contra actos que ponen fin a la vía administrativa.

Estructura:
Nombre apellido, así como identificación personal.
El acto que se recurre y la razón de su impugnación.
Lugar fecha firma del recurrente identificación del medio y en su caso, lugar que se señale a efectos de notificación
incluyendo el DNI.
Órgano centro unidad administrativa al que se dirige.
Las demás particularidades exigidas en su caso por las disposiciones específicas.