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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
FECHA: xxxx

1. OBJETIVO.

Establecer una metodología para la compra y adquisición de bienes, servicios, materiales,

insumos, equipos, así como la selección, evaluación y revaluación de proveedores y
contratistas críticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la compra y adquisición de bienes, servicios,

materiales, insumos y equipos, así como para la selección evaluación y revaluación de
proveedores y contratistas críticos destinados a las actividades de la empresa XXXX

3. RESPONSABLES

 Gerente Administrativo
 Secretaria

4. DEFINICIONES

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o servicio.

Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la compra de

productos y servicios.

Evaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se evalúa el grado de que un proveedor

se adapta a los criterios de selección establecidos por la compañía. Esta evaluación puede ser
cualitativa o cuantitativamente y se realiza en el momento de la selección.

Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos: Proceso para establecer si

existe un peligro y definir las características de este.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores,
en los equipos o en las instalaciones.

Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u operación.

Proveedor: Es aquella persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios.

Proveedor Crítico: Son aquellos cuyos productos o servicios influyen directamente en la

prestación del servicio de la compañía.

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Proveedor Único: Es aquella persona natural o jurídica que posee la exclusividad para proveer
un bien o servicio determinado.

Revaluación de Proveedores: Proceso de evaluación que se realiza en función de los

resultados obtenidos al tratar con un proveedor y conocer su desempeño respecto a los
requisitos establecidos por la compañía. La reevaluación se realiza en periodos determinados
por los resultados obtenidos.

Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y las
enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección y promoción de la
salud de los trabajadores.

Selección de Proveedores: Se refiere a la identificación y clasificación de los proveedores. La

selección se realiza cuando se comienza con un nuevo proveedor una relación de
aprovisionamiento.

Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades

de un cliente.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Generalidades

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de algún
servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios de la organización, para lo cual
se aplica a los proveedores que están en listado, y se realiza una evaluación a los mismos,
donde se tendrán en cuenta los aquellos que obtengan el mayor puntaje.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas de la compañía que requieran bienes
y/o servicios; con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos determinados de la
compra.

Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la
compra de algún producto o servicio.

2
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5.2 Diagrama de Flujo

COMPRAS

0
1.. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS O
SERVICIOS 1.1. CRITIERIOS PARA
COMPRAS
0 2.1. MONTOS DE
COMPETENCIA PARA LAS
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN
COMPRAS.
DE PROVEEDORES.

0
3. LISTA DE PROVEEDORES
ACTIVOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O SERVICIO.

0
6. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.
Desempeño
0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
8. RETROALIMENTACIÓN A
0 PROVEEDORES Y PLANES DE FIN
0 MEJORA. 0

3
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5.3 Desarrollo Específico del Procedimiento

Ítem Actividad Descripción Responsable

Solicitar el insumo, producto o servicio a la alta

1 Solicitud de Compra y/o dirección y esta determina la viabilidad de la
Servicio solicitud; si esta es denegada se informara al Responsable de
Responsable de Compras; si es aceptada se Compras
determinara con el Responsable de Seguridad y
Salud en el Trabajo establecer los requisitos de
compra y/o servicio en SST que debe cumplir el
proveedor que suministrara lo requerido

La cuantía mensual para caja menor es la que

determine la Alta Dirección; la caja menor es
manejada por la Gerencia, y el periodo de
reembolso se hará mensualmente.

Se establece que los pagos de servicios

contratados, compras y productos se harán por
2 Condiciones Generales – caja menor hasta por un valor correspondiente al Gerencia Administrativa
Criterios de Compras 50% de la base de la caja menor, sin que los
mismos puedan ser fraccionados.

Por lo tanto, queda prohibido el pago por caja

menor de servicios que excedan de esta suma. Se
podrán autorizar por caja menor la adquisición de
bienes y/o servicios que sean necesarios para el
funcionamiento con la previa verificación de que la
organización no los posea en el momento del
requerimiento.

No está permitido efectuar préstamos personales

con recursos de la caja menor.

Montos que excedan lo anteriormente descrito,

son manejados directamente por la Gerencia.

Ítem Actividad Descripción Responsable

Los pagos de servicios contratados, compras y

productos que se hacen por caja menor son
Condiciones Generales – autorizados por la Gerencia. Gerencia Administrativa,
3 Montos de Competencia Responsable de
para las Compras El Responsable de Compras podrá realizar el Compras
pago de servicios contratados, compras de
productos, servicios, equipos y materiales, por un
monto máximo del 50% de la base de la caja

4
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menor, montos que excedan esta cantidad

deberán ser autorizados por el Representante
Legal o Gerencia.

Antes de realizar la compra de algún producto o

servicio, se debe realizar la selección y evaluación
de proveedores.

La selección de proveedores, es la etapa previa al

inicio del proceso de compra, mediante la cual se
4 Selección y Evaluación logra la validación o aprobación de algunos Secretario y Vigia sst
de Proveedores proveedores que tienen las competencias para
satisfacer adecuadamente las necesidades de la
compañía y sus clientes finales, además de
resumir su portafolio de productos y servicios, y
pueden pertenecer al Registro de Proveedores de
la empresa.

Por lo tanto el proveedor o contratista que desee

trabajar con la compañía, debe ingresar y
diligenciar el Formato Único Registro de
Proveedores o de Contratistas y se debe
proporcionar la información indicada en el formato
de selección y evaluación de proveedores.

Los proveedores seleccionados serán los que

obtengan los mayores puntajes de acuerdo a la
evaluación de proveedores o que tengan un
puntaje de calificación igual o superior al 80%.

Ítem Actividad Descripción Responsable

Se diligencia el formato para la requisición del

producto o servicio y se entrega al Responsable
de Compras a la Secretaria

Se realiza la revisión de la requisición del Proveedor, Gerente

producto o servicio, si el insumo o servicio es Administrativo,
5 Requisición de Productos autorizado se procede a realizar la cotización Responsable de
y/o Servicios respectiva con los proveedores. Compras, secretaria

Si es un nuevo producto o servicio y el proveedor

no se encuentra registrado en el formato de
selección y evaluación de proveedores, continúa
con la actividad del ítem dos (2)

Si el proveedor se encuentra registrado en el

formato de selección y evaluación de

5
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proveedores se continúa con la actividad del

ítem cuatro (4)

Cuando se requiere la contratación de mano de

obra calificada se deben establecer las
competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

6 Cotizaciones La Secretaria (o) solicita la cotización respectiva

al proveedor(es) seleccionada(s), mediante Secretaria
llamada telefónica, correo electrónico, o de forma
presencial.

Solicitar el insumo, producto o servicio al

proveedor finalmente seleccionado mediante la
7 Orden de Compra o orden de compra, remisión o compra directa. Responsable de
Remisión Compras, Secretaria
La orden de compra o remisión puede ser
enviada vía correo electrónico, fax, otros medios
de comunicación o de forma presencial.

Ítem Actividad Descripción Responsable

El responsable de solicitar el producto y/o

servicio, realiza la recepción del mismo.

Se debe verificar el estado de entrega del

producto y/o servicio de acuerdo a la orden de
compra y la factura, revisando que las
características, cantidades, especificaciones y
los precios de los ítems de la orden de compra Proveedor, , Gerente
8 Recepción del Producto y/o sean iguales a los de la factura y el total de las Administrativo,
Servicio dos coincidan con el mismo valor. Responsable de
Compras, Secretaria
Se debe devolver el producto y/o servicio al
proveedor, si no se cumplen los parámetros para
recibir el mismo, y realizar el debido registro en
la hoja de vida del proveedor.

Volver al ítem cinco (5) cuando remitan

nuevamente el producto y/o servicio.

Cuando el proveedor entrega el producto y/o

servicio se debe dejar registro de la verificación
del estado de entrega del mismo en la orden de
remisión del proveedor, orden de remisión de la
empresa, en la factura u otro documento según
sea el caso.

Se debe Archivar en la respectiva AZ la orden de

compra y/o servicio o remisión, factura, y orden
de cobro en los casos que aplique.

6
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Anualmente se realiza la revaluación de

proveedores críticos, de acuerdo a la calificación
9 Revaluación de obtenida durante todo el año y se decide sobre la Responsable de
Proveedores necesidad de nuevos proveedores en el caso de Compras, Secretaria,
que la organización se encuentre insatisfecha sst
con algún proveedor actual.

Los proveedores seleccionados serán los que

obtengan los mayores puntajes. De acuerdo a la
revaluación de proveedores o que tengan un
puntaje de calificación igual o superior al 80%.

Ítem Actividad Descripción Responsable

Proveedor,
Retroalimentación a De acuerdo con el resultado de la evaluación de Representante Legal,
10 Proveedores y Planes de desempeño se informara al proveedor sobre el Gerente Administrativo,
Mejora resultado obtenido para que pueda tomar las Responsable del SST,
acciones preventivas, correctivas, de mejora o Secretaria
planes de acción para la mejora continua del
sistema.

Como parte del proceso de selección de los

proveedores se deberá incluir y verificar el
cumplimiento de los requisitos mínimos, tales
como:

- Afiliación y Pagos a Seguridad Social

- Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
Requerimientos del - Políticas SST o Calidad y Medio Ambiente Responsable del SST,
11 Sistema de Gestión en - Políticas de Prevención del consumo de responsable de
Seguridad y Salud en el Tabaco, Alcohol y Sustancias Psicoactivas Compras, Secretaria
Trabajo - Matriz de Peligros y Riesgos
- Matriz de identificación de Aspectos e Impactos
Ambientales
- Plan de Emergencia
- Certificación Siniestralidad (Accidentalidad)
generado por la ARL de los últimos dos (2) años,
con una Periodicidad Anual y dicha certificación
debe incluir mínimamente el número de
accidentes totales, número de accidentes que
generaron incapacidad; número de días de
incapacidad generados y numero de
enfermedades laborales generadas
- Constancia de Entrega de Elementos de
Protección Personal
- Otros dependiendo las tareas a encomendar a
dicho contratista p proveedor (certificaciones de
alturas, valoraciones psicofísicas, entre otros)

7
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6. ANEXOS

 – Formato lista de Proveedores

 – Formato requisición de producto o servicio

 – Formato de Orden de Compra o Servicio

 – Formato de Selección, Evaluación y Revaluación de Proveedores

 – Formato de Comunicado de Resultado de Evaluación de Desempeño a Proveedores

7. CONTROL DE DOCUMENTOS

____________________________
xxxxxxxxxxxxxxx
Representante Legal

8
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CONTROL DE REVISIONES Y APROBACIONES

Código del
Documento Interno ( ) Copia Controlada SI ( ) NO ( )
documento:

Documento Externo ( ) Documento Obsoleto SI ( ) NO ( )

Re Descripción de
Fecha Versión No. Elaborado Aprobado cambios
visado efectuados

Fecha de
Distribución:
Entrega:

Gerente ( )

Responsable SST ( )

Vigía o COPASST ( )

Personal Administrativo ( )