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Manual de Excel

IF4501: Sistemas de información y ofimática

21/05/2022
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Tabla de contenido
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Introducción

¿Qué es Excel? Excel es una hoja de cálculo que permite trabajar con números y otros

datos de forma muy sencilla. Para esto se utiliza una cuadricula, donde en cada celda de la

cuadricula se pueden introducir números, letras y gráficos. Allí se pueden realizar cálculos

matemáticos de forma automática o usando fórmulas que a su vez son muy sencillas a la hora de

usarlas.

Otra ventaja de Excel es que nos facilita a gran escala el análisis de datos, ya que cuando

estos son muy extensos, Excel nos permite filtrarlos y hacer con ellos un trabajo mucho más

fácil, ordenado y entendible. En este trabajo explicaremos muchas de las funciones y utilidades

que este programa posee.

1. Elementos de Excel
1.1 Pantalla de inicio
Al iniciar Excel nos vamos a encontrar una pantalla como se muestra a continuación:
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1.2 filas
Las filas están conformadas por las celdas que van de forma horizontal y se pueden

identificar con los números que van en la parte izquierda de la tabla hacia abajo.

1.3 columnas
Las columnas conformadas por las celdas que van de manera vertical y se identifican con

las letras que aparecen en la parte superior de la tabla hacia la derecha.

Para insertar filas o columnas, damos click derecho en la parte donde queremos

agregarla, luego en insertar y se elige la deseada.

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1.4 fuente
En la página de inicio nos podemos encontrar tipo de fuente este nos ayuda a cambiar

tipo, color y tamaño de la letra, así mismo nos ayuda a subrayar textos, poner en negrilla o

cursiva como se muestra en la siguiente imagen:

1.5 alineación
Esta función nos sirve para centrar o mover a derecha o izquierda el texto, así como a

combinar celdas independientes para formar una sola celda (Para esto se deben seleccionar las

celdas que se deseen y así combinarlas) como se muestra a continuación:

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Debemos tener en cuenta que para hacer esto preferiblemente las celdas deben de estar

vacías ya que si estas están llenas solo se conservara el valor de una sola de ellas y el resto se

eliminaran.

1.5.1 Ajustar texto

Este sirve para ajustarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de la columna, el ajuste de

texto se adapta automáticamente

 Primero se selecciona la función ajustar texto

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 Luego nos vamos a una celda y introducimos el texto que queramos y el automaticamente

va a ajustar lo que pusimos.

1.6 Número

este se usa para redondear los números con decimales, también usa la notación científica

(exponencial) para los números grandes que contienen 12 o más dígitos, como se muestra en la

siguiente imagen:
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Este elemento de numero contiene diferentes formatos los cuales tienen diferentes

funciones, como se muestra a continuación:

1.6.1 Formatos de numero:

 General: la mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la

opción general se muestran tal y como se escriben

 Numero: se usa para la presentación de números en general. Se puede especificar

el número de posiciones decimales que se van a usar y el modo en que se

muestran los números negativos.

 Moneda: se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda

predeterminado junto a los números.

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 Fecha y hora: muestra el número de serie que representa la fecha y la hora, según

el tipo y el idioma seleccionados (ubicación).

 Porcentaje: multiplica el valor de la celda por 100 y muestra los resultados con el

icono de porcentaje (%)

 Fracción: muestra un numero como fracción, según el tipo de fracción que se

especifique.

 Científico: muestra un numero en notación exponencial, en el que se remplaza

parte del número por E+n.

 Texto: en este se trata el contenido de la celda como texto y muestra igual a como

se escribe

 Especial: muestra el código como un código postal o un número de teléfono.

 Personalizado: este permite modificar un formato que se agregue a la lista de

códigos de formato de número.

1.6.2 decimales
Con esta función también podemos colocar y quitar decimales y se hace de la siguiente

manera:

 Seleccionamos el número a trabajar

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 Para colocar más decimales, la función señalada con color verde es la indicada

 En cambio, si se desea disminuir decimales la función subrayada con rojo es la

correcta
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1.7 Estilos
Este elemento de inicio nos sirve para darle estilos a la celda, también para

bloquear las celdas o que cualquier usuario realice cambios en estas, en la siguiente

imagen podemos ver el formato de estilos:

Para saber (menores o mayores, perdidas o ganancias, quien pierde o quien gana) se seguirán los

siguientes pasos:

 Preferiblemente se señalan los datos primero

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 Nos vamos a inicio en formato condicional y luego a escalas de color

 En más reglas podemos configurar de acuerdo al formato que se nos pida

 Lo configuran de acuerdo a su necesidad y lo aplican quedando como resultado:

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1.8 Celdas
este nos sirve para eliminar, insertar o elegir el formato de celda que se desee, como se

muestra en la siguiente imagen:

1.9 Edición
este elemento de Excel contiene diferentes funciones como se ve a continuación:

1.9.1 Autosuma
esta es una de las funciones más utilizadas de Excel, nos permite de forma cómoda y

rápida, sumar las celdas seleccionadas.

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1.9.2 Promedio
esta busca el promedio de las celdas que cumplan un determinado conjunto de

condiciones o criterios. Los pasos para utilizar el promedio son los siguientes:

1. Selecciona las celdas de las que deseas conocer el promedio

2. Haz clic en la flecha que está al lado de autosuma

3. Luego en promedio
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4. Dar click en promedio y se desplegara como se muestra en la siguiente imagen:

5. Luego presionar enter y se calculara el promedio automáticamente, y si se desea conocer

el promedio de más valores simplemente es arrastrar y aparecerá inmediatamente.

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1.10 Opciones de autorelleno

Esta comúnmente es utilizada para completar una serie o frecuencia de datos que van

repetitivamente como se muestra a continuación

Como podemos ver estos datos van en orden y para que aparezcan de manera automática los que

faltan solo se deben seleccionar y arrastrar hasta donde se requiera.

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1.11 Para saber el origen de un número:

 Se selecciona el número que se desea rastrear. (En este caso el número 55)

 Nos dirigimos a formulas

 Y luego a precedentes
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 Y finalmente nos indicará con una flecha de donde proviene el número, además de ello en

o subrayado mostrara que formula se ha utilizado para dar con él número.

En el mismo sitio también encontraremos la opción dependientes que nos indica que números

son dependientes a la celda seleccionada

 En este caso la celda seleccionada es la (A1) y con la flecha nos indican que ese número

es dependiente de los demás para que no se altere la suma y el resultado final

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Nota: como dato importante podemos incluso coger un número que se encuentre en otra hoja

para saber su origen, ya que posiblemente puede ser dependiente o procedente de algún otro

número que no necesariamente este en su misma hoja. Si no queremos que las flechas de los

precedentes y dependientes queden indicadas se pueden eliminar.

Para agregar más hojas de caculo nos dirigimos a la parte inferior, donde nos aparecerá la hoja en

la que estamos trabajando, al lado de esta aparece un signo más que claramente indica agregar

hojas nuevas.
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Además de esto, también podremos nombrar, eliminar, mover, copiar o proteger cada una de

ellas.

Damos click derecho en la hoja deseada y se nos desplegaran todas las opciones mencionadas

anteriormente:

1.12 Función si

Esta sirve para devolver un valor si una condición es verdadera y otro si es falsa, en el siguiente

ejemplo vamos a ver que estudiantes reprobaron y cuales aprobaron

 Primero insertamos las notas de cada materia, con su respectivo promedio, el cual ya

vimos anteriormente como se utiliza

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 Luego vamos a ir a la casilla donde queremos que nos aparezca el promedio y ponemos

igual (=) y después SI y (, entonces nos aparecerá lo siguiente

 Después ponemos las condiciones, las cuales son que si su promedio es mayor o igual

que 3 a APROBADO y si no REPROBO

 Luego presionamos enter y el automáticamente nos cumplirá con las condiciones dadas

1.13 gráficos

Los gráficos en Excel son representaciones visuales de datos q nos permiten hacer una

comparación de forma visual. También son muy útiles para resumir o crear reportes de una gran

cantidad de datos. A continuación haremos un ejemplo de grafico sobre una empresa

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 Primero colocamos los valores de los sueldos de trabajadores en el mes de enero y

febrero

 Después damos click en insertar y nos aparecerá una parte donde dice gráficos

 Luego seleccionamos los valores que queremos graficar

 Posteriormente damos click en el grafico que queramos y nos aparecerá como en la

siguiente imagen:
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Nota: en esta se muestra la comparación de los sueldos de enero con los sueldos de febrero de

cada trabajador.

Conclusión

Con la realización de este trabajo, nos pudimos dar cuenta que Excel es una gran herramienta de

trabajo, la cual es de gran utilidad para la realizacion de nuestros deberes; aprendimos muchas

funciones y fórmulas que en un principio no comprendíamos, además de que los cálculos y

números se vuelven mucho más sencillos de resolver y entender en este programa.