Digitalización y automatización en las pymes

Evitar la sistematización y la automatización de procesos pone a las pymes en una

posición de desventaja frente a competidores que, gracias a la tecnología, pueden ofrecer
un servicio sobresaliente al cliente, tener una relación más fluida con sus proveedores y
llegar a otros mercados en los que solo las empresas que le siguen el paso a la
tecnología pueden hacer negocios.
1- ¿Sobre qué es la temática y en qué consiste?
Automatización
está relacionado con el hecho de convertir ciertos procesos en movimientos automáticos,
y con la disminución de tiempo en una tarea diaria o frecuente, así como con la
inmediatez de las respuestas a los clientes.
Digitalización
Hablar de digitalización es hacerlo de un proceso con una larga vida a sus espaldas, que
comenzó en los años 40 y que tiene su punto álgido con la llegada de la world wide web
(www). No obstante, en los últimos veinte años, ha aumentado su velocidad de
implementación a todos los niveles, en todos los sectores y alcanza multitud de formas:
smartphones, robótica, IoT, Inteligencia artificial, realidad virtual…
Por tanto, es evidente que este proceso de digitalización es hoy ya una necesidad clara
para las empresas independientemente de los tamaños: pymes, micropymes, empresa
grande o, directamente, toda la industria.

2- Hay algunas metodologías de aplicación? Falta AUTOMATIZACION

Digitalización
Para la digitalización existen 5 metodologías para implementarla

 Extreme Programming XP
Si tu empresa, PYME o startup está en proceso de creación o se está consolidando todavía
en el mercado está es tu herramienta perfecta, ya que pone el foco en las relaciones
personales entre los miembros del equipo y con los clientes.
Su objetivo principal es potenciar las relaciones personales, tanto dentro de la empresa
como con el cliente, para fomentar el trabajo en equipo y mejorar el resultado final del
producto.
 SCRUM
Esta metodología consiste en desgranar cualquier ciclo de desarrollo del producto en
productos más pequeños. De esta manera se facilita el desarrollo de proyectos complejos
que exigen flexibilidad y a la vez rapidez.
Mediante la fragmentación de los ciclos de desarrollo puedes ir cumpliendo pequeños
objetivos e irlos sometiendo a la validación del cliente y el equipo de trabajo, para detectar
más fácilmente errores o propuestas de mejora. La comunicación dentro del equipo y con el
cliente es fundamental en la aplicación de esta metodología ágil.
 Kanban
Esta metodología ágil es muy útil para los cabecillas o responsables de los proyectos, ya
que consiste en reflejar visualmente las tareas pendiente, en proceso o terminales. De esta
manera, con una ojeada, el jefe de proyecto puede hacerse una idea global de cómo está
funcionando el equipo y de si está gestionando correctamente el proyecto.
Además, este gráfico debe estar disponible para todos los trabajadores del equipo, porque
así se evita solaparse en las tareas y organizarse su tiempo. Con esta metodología ágil se
consigue mejorar la productividad y el trabajo en equipo.

 Agile Inception
Muchas veces conseguir un consenso entre socios, entre equipos de trabajo o con el cliente
es complicado, pero esta metodología ágil está destinada a facilitarlo. ¿Cómo se consigue?
¡Te lo explicamos!
Consiste en hacer repetidas reuniones orientadas a definir y clarificar los objetivos más
inmediatos a cumplir en que las intervenciones no pueden durar más de 5 minutos. De esta
manera se emite un mensaje claro y directo y es más fácil llegar a un consenso.

 Design Sprint
Esta metodología ágil está promovida por Google Ventures, un servicio de Google, y tiene
el objetivo de dar forma a todo lo que envuelve el proyecto en tiempo récord, idealmente en
5 días. Permite prototipar y validar ideas con el equipo de trabajo y con los clientes para
definir las tareas y estipular 5 fases para encaminar el producto.
Como todos sabemos, un sprint es una carrera a velocidad máxima, y este término aplicado
al desarrollo de productos significa lo mismo. ¡Aplicando el Design Sprint promoverás el
trabajo en equipo a la par que reducirás el tiempo de trabajo!

3- Como se aplica?
Automatización

Automatizar no tiene que ser costoso o difícil. Lo primero que se tiene que hacer es:

1) Identificar el o los procesos o actividades que hacen que el negocio sea ineficiente o
que le causan errores o problemas. Los dolores de cabeza del negocio. Quien mejor que
tú que conoces tu PyME y sus problemas. Es recomendable que tomes métricas actuales,
que sepas exactamente los que estos dolores de cabeza te están causando.

2) Analiza estos dolores de cabeza y de manera creativa identifica las maneras en las
que podrías realizar la misma actividad de manera más eficiente. Ve como negocios
similares al tuyo hacen las cosas y lo que usan. No solo la competencia, pero giros
similares al tuyo con procesos similares.

3) Comienza por automatizar un proceso a la vez. Date tiempo y se paciente, los

resultados no se notan necesariamente los primeros días. Es un proceso de adaptación.
Lo importante es que una vez que das el paso hacia la automatización no des vuelta atrás
o no hagas el cambio a medias.

4) Después de un mes pregúntate ¿Volvería a regresar y hacer las cosas como antes?
Pregúntale a tus empleados y clientes su opinión sobre el ahora y el antes. Compara las
métricas que tomaste antes de realizar la automatización con tus nuevas métricas. ¿Hay
mejoría?

5) Repite el ciclo hasta que estés satisfecho con la automatización de tu negocio.

Si implementaste bien la automatización en tus procesos deberías de esta haciendo las

cosas considerablemente más rápido que antes, teniendo menos errores y deberías de
ver un ligero incremento en tus ventas.

Digitalizacion

 Diseñar un plan de digitalización. Solo un 19% de las pymes dispone de un plan

estratégico de digitalización, este es un punto clave para la correcta transformación y
adaptación de la empresa. Un proceso de estas características es una inversión a medio y
largo plazo que ha de basarse en un plan estratégico que resuma las acciones, objetivos,
responsables, timings, procesos y herramientas necesarias para su correcta
implementación.

 Definición de objetivos e indicadores de medición. Se han de definir objetivos e

indicadores que permitan a la empresa controlar y revisar cuanto ha beneficiado el cambio
hacia la digitalización a su empresa, revisando cómo aplica y afecta a la productividad,
mejora de la gestión y optimización de procesos. Sin indicadores, no se tiene conciencia de
los resultados obtenidos.

 Planificación de acciones. No planificar, definir y poner fechas a las labores a realizar en

la implementación de un plan de digitalización hará que se demore en el tiempo y no se
termine ejecutando. Por ello es clave indicar responsables, fechas y acciones.

 La herramienta es un medio, no un fin. Las herramientas han de adaptarse a los

procesos de la empresa, su actividad y necesidades concretas, no al revés. No tendremos
una mejor empresa por tener un software más potente si no se adapta a lo que necesitamos.

 Involucración global de la empresa. La digitalización ha de ser una pieza clave y una

visión de toda la empresa, de cualquier departamento y puesto de trabajo (empleados,
colaboradores…). Solo cuando toda la empresa se involucra, se forma y se compromete
con la transformación digital, ésta se puede realizar de una manera ordenada y eficiente.

 Formación digital. Es imprescindible que se forme al equipo en todo el proceso de

implantación para que el uso de herramientas y aplicación e acciones y tareas asociadas
sea lo más productivo y sencillo posible. La trasformación digital es un proceso que
requiere inversión y tiempo pero que no debe distorsionar a la empresa de su core.
  Los datos hay que analizarlos. De nada nos sirve que implementemos herramientas de
gestión y mejora de procesos si no las usamos para el análisis y uso de los datos para la
mejor toma de decisiones de la empresa.

 Asignar un responsable de proyecto. Debe haber una o varias personas, dependiendo del
plan de transformación diseñado, que se encarguen de liderar la implementación del
mismo y su seguimiento.

 Involucrar al cliente en el proceso. Un 56% de las pymes que han participado en la

digitalización afirma que pueden ofrecer una atención mucho más eficaz y cubrir mejor las
necesidades de sus clientes, gracias a la mejora de la personalización y la omnicanalidad
que otorga la tecnología, tanto en mercados nacionales como internacionales.

4- Porque es importante para Colombia o la región?

Automatizacion
Que las pymes en Colombia consideren la automatización como una
herramienta de crecimiento es de vital importancia por el ahorro en tiempo,
dinero y la eficiencia que se logra al interior de las compañías.

Digitalización

No se trata de “estar a la moda”. La Transformación Digital para las Pymes es una

oportunidad para generar más clientes, aumentar las ventas, volver más rentable el
negocio y ofrecer la mejor experiencia. En otras palabras, transformarse digitalmente
contribuye a optimizar los recursos tecnológicos para el buen funcionamiento en todos los
niveles de una pequeña y mediana empresa.

muchas de las Pymes en Colombia vienen de ser empresas familiares que han crecido
sin el uso de la tecnología. Sin embargo, los nuevos consumidores exigen inmediatez y
respuestas rápidas gracias a Internet, que es la mayor vitrina del mundo, por eso la
importancia de la Transformación Digital. El reto es cambiar la mentalidad de quienes
están al frente de estos negocios y que sean conscientes de la importancia de la
tecnología en sus procesos y los ahorros que se generan. El mercado mundial está
requiriendo empresas digitales y las Pymes no pueden quedarse rezagadas”.

5- Cuales son los beneficios de aplicar esa temática a las empresas de la región?

Automatización
Beneficios

Por todo lo anterior, es claro que la implementación de la tecnología en las pymes es

de gran ayuda, no solo porque las mantiene al día con soluciones cada vez más
avanzadas, sino porque genera competitividad y eficiencia. Por eso hicimos la lista de
los 4 beneficios más notables que puede traerle la automatización a los procesos
productivos de su pyme:
MIDE LOS PROCESOS

1- Mide los procesos

 Cada etapa del proceso que quiera automatizar va a ser sucepible
de medición, de esa manera podrá intervenir y mejorar las
decisiones de gestión.
2 no necesita capacitación

Como lo hemos mencionado, el robot va a ser un aliado del trabajador,

nunca un reemplazo. Y en este caso, cuando un proceso es
automatizado no es necesario formar empleados o someterlos a largos
procesos de capacitación que, además de tiempo, requieren dinero y un
esfuerzo casi inútil, pues con el tiempo, se volverá una tarea repetitiva.
En este punto también es importante destacar que la automatización
procura no alterar procesos existentes.
3-el trabajador en primer plano
La automatización pone por encima de todo al trabajador, toda vez que
sus conocimientos y destrezas empiezan a ser más valorados y, a la vez,
utilizados en otras tareas que requieren del liderazgo y la preparación de
una persona. Los trabajadores tienen la oportunidad de aplicar sus ideas
en beneficio de la pyme.
4-TAREAS SENCILLAS Y REPETITIVAS? LA AUTOMATIZACIÓN ES LA
RESPUESTA

No pretenda que sus trabajadores sientan que están en el mejor lugar para trabajar si
todas las tareas que les puede ofrecer son repetitivas. Le sugerimos que aproveche
todo el talento humano que ya captó y tome esas tareas que si se automatizan le
pueden ofrecer mejoras y oportunidades significativas en la experiencia de sus
clientes.

En conclusión, la administración eficiente requiere una inversión no solo económica

sino un esfuerzo en la capacidad de adaptación y cambio de mentalidad de todos los
miembros de una empresa para que asimilen el uso de las tecnologías de la
información como una herramienta o un asistente útil que realiza las tareas
operativas para que las personas dediquen más tiempo al análisis, a la conquista de
metas y a la creación de estrategias que continúen llevando a su negocio a lo más
alto de la cumbre empresarial

Digitalización
 En la manera en la que gestionamos la atención al cliente.
 La toma de decisiones de compra.
 El conocimiento acumulado sobre nuestro negocio.
 La productividad de la empresa.
  La automatización de tareas
Ventajas y desventajas
Automatización
Ventajas

 Las iniciativas de automatización son más fáciles de implementar en las

pymes que en grandes corporaciones donde la estandarización,
normalización, formalidad y burocracia representan obstáculos para innovar
en procesos.
 Las pymes pueden aprender al probar y fracasar rápido, y a bajo costo lo
que les permite crear soluciones a sus retos internos o externos de una
forma más eficaz.
 La competitividad no solo se mide como antes, en términos de vender
más que la competencia, sino de lo que una empresa es capaz de hacer
mejor que otra y cómo llega con esa oferta de valor a su cliente.

Desventajas

 Temor a ser excluidos de sus puestos de trabajo. Los empleados pueden

enfrentar este temor. Sin embargo, las empresas que automatizan sus procesos
tienen la capacidad de generar más puestos de trabajo. Esto, porque son más
prósperas y eficientes; y pueden abordar una mayor cantidad de proyectos y
atender a más clientes satisfechos.
 Costo de inversión. Implementar una solución de automatización de procesos
implica una inversión inicial considerable. Sin embargo, este factor debe
analizarse en comparación con los beneficios que generará en términos de
productividad y cumplimiento. ¡Pero déjanos sorprenderte todavía más! La
implementación de soluciones en la nube genera costos notablemente inferiores
a las soluciones no automatizadas. Incluso, pueden ser menores que los que
consume tu tecnología actual.
 Pérdida en la flexibilidad. Modificar los flujos de trabajo de las tareas y
procesos puede implicar cierta rigidez. Esto se minimiza con un proceso previo
de consultoría y planificación. El mismo, debe ofrecértelo el proveedor de la
solución. De igual manera, debes hacer una elección inteligente del producto de
automatización: Debes fijarte en que sea versátil y escalable en relación a la
transformación que va a tener tu empresa en el futuro.

Digitalizacion
Ventajas
1. Conecta con clientes cada vez más digitalizados
Internet es hoy un escaparate para negocios de cualquier tamaño. No obstante, solo el 48%
de las pymes ha creado una página web, según un estudio de GoDaddy.
Algunas estrategias de acercamiento a los clientes incluyen desarrollar una estrategia de
posicionamiento online para lograr que los internautas encuentren el negocio o
generar contenidos de calidad en redes para construir relaciones largas que lleven a la
fidelización. Además, los diferentes tipos de publicidad online son también plataformas
eficientes para multiplicar fácilmente el número de personas que conocen el negocio, sus
productos o sus servicios.

2. Gana en eficiencia
La digitalización implica que la empresa avanza hacia la optimización, mediante procesos
como la asignación de recursos de acuerdo al Big Data, la automatización o el
almacenamiento en la nube.
Aquí radica la especial importancia de la digitalización de una empresa pequeña
o mediana: se libera a los empleados de muchos procesos tediosos, que pueden realizarse
de forma más eficiente automáticamente. Esto permite explotar al máximo los recursos
económicos y humanos de un negocio.

3. Transforma productos o servicios

La digitalización de una empresa no solo conlleva la transformación de
procesos internos, sino que puede impulsar también el desarrollo de nuevos productos o
servicios. Por ejemplo, una tienda de ropa local que genera un catálogo online y de venta a
domicilio, trascendiendo su local físico; o una academia de idiomas que crea cursos online.
Ambos están expandiendo el modelo de negocio a través de la digitalización.
La digitalización estimula así la cultura de la innovación y la flexibilidad, adaptando la
empresa a la realidad cambiante del mundo actual.

¿Cómo digitalizar una empresa?

1. Analizar las necesidades y los recursos
En primer lugar, la empresa debe estudiar cómo las personas, equipos y procesos en la
organización van a poder aprovechar este proceso y qué mejoras pueden
aplicarse a través de la digitalización. En esta fase también se establece qué
recursos van a emplearse para lograrlo y los objetivos cuantificables que se desea obtener.

2. Asegurar la comunicación interna

La incertidumbre ante el cambio puede incomodar a parte de la plantilla, pero el éxito de la
digitalización va a depender de la participación de todos.
Una comunicación interna eficaz se centrará en los beneficios que cada área de la empresa
va a lograr gracias a esta transformación.

3. Implementación y formación
La implementación debe tener en cuenta las capacidades actuales de las personas en la
empresa y proporcionar los recursos necesarios para su formación, si fuera necesario.
Tan solo un 23,4% de pymes y un 4,0% de microempresas ofrecen formación en nuevas
tecnologías a sus empleados, según el último informe e-PYME. No obstante, la formación
de los empleados supone un paso esencial para lograr que nadie se quede atrás en el
proceso de implementación.

4. Optimización
Tras la implementación, el trabajo de digitalización de una empresa no termina. En la
última etapa, será necesario analizar los resultados respecto a los objetivos
marcados en la fase de análisis. La finalidad de este proceso es poder corregir aquellos
procesos que necesiten mejoras, introduciendo a la empresa en un perfeccionamiento
continuo.
Desventajas
 El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente
proceso de digitalización.
 No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos
de autor.
 Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para
cambiar los equipos obsoletos.

Conclusiones y recomendaciones