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    Taller - Utilización de Las Herramientas de Ofimática. Realizar Un Taller Práctico Con Las Herramientas Ofimáticas - GA1-220501046-AA2-EV01

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    Taller- Utilización de las herramientas de ofimática. Realizar un taller práctico con las herramientas ofimáticas - GA1-220501046-AA2-EV01

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    Aprendiz

    ANDRES FELIPE DE AVILA BLANCO

    DESARROLLO DE PRODUCTOS ELECTRONICOS

    FICHA (2879902)

    Taller- Utilización de las herramientas de ofimática. Realizar un taller


    práctico con las herramientas ofimáticas – OPC - GA1-220501046-AA2-EV01

    SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

    SENA

    Instructor

    Juan David Ortiz

    GC-F -005 V. 05
    INTRODUCCION

    Ofimática, a veces también llamado burótica, designa al conjunto de técnicas,


    aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina
    para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados.

    La ofimática está muy relacionada con el proceso tecnológico de la información ya


    que permite que exista una simplificación de una cantidad de tareas.
    Con la aparición de los computadores y las nuevas tecnologías se habilita un
    nuevo escenario en las organizaciones.

    1. ¿QUÉ ES OFIMÁTICA?

    La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para


    optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina.
    La palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e informática. Las
    herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular
    información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a una red de
    internet.
    La estructura ofimática suele estar constituida por las computadoras y sus
    periféricos. Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de
    oficinas puede realizarse con las herramientas de la ofimática de forma mucho
    mejor, más simple y rápida.
    La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la masificación y
    modernización de los productos de oficina, fue un cambio positivo e importante,
    como por ejemplo el salto de las máquinas de escribir a las computadoras de
    escritorio o la invención de la fotocopiadora. Actualmente el principal proveedor de
    suites ofimáticas es Microsoft Office, aunque es pagado, y dentro de los
    proveedores libres está OpenOffice.
    Algunos procedimientos y herramientas ofimáticas son:
    Las suites de ofimática incluyen las siguientes herramientas:

    SUITES DE OFIMÁTICA SE REFIERE:

    • Soluciones de escritorio: Es la solución tradicional que están instaladas


    directamente en los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo,
    Microsoft Office y Open Office.
    • Soluciones online: Están en un servidor externo al cual se accede por la
    conexión de internet, yse pueden crear documentos de texto, hojas de
    cálculo, etc, como si estuviesen en el escritorio.

    GC-F -005 V. 05
    Ejemplos: Google Apps, Office 365.Con esta solución se consigue una
    accesibilidad a la información desde cualquier dispositivo con conexión a
    internet y alojando la información en la nube, sin tener que mantener
    infraestructuras complejas dentro de la empresa

    • HERRAMIENTAS OFIMATICAS
    Google Apps es un paquete de productividad basado en la nube para
    ayudar a autónomos y pequeños negocios a conectarse y a trabajar desde
    cualquier lugar y dispositivo.
    Es fácil de configurar, utilizar y administrar, lo que permite trabajar de forma
    más inteligente.
    Cuenta con varias aplicaciones
    Web con funciones similares a las suites informáticas tradicionales: Gmail,
    Google Groups,
    Google Calendar, Google Talk, Google Docs y Google Sites.
    Adicionalmente a estas aplicaciones
    existe Google Apps Marketplace, que es una tienda virtual para los usuarios
    de Google Apps que
    contiene diversas aplicaciones, tanto gratuitas como de pago, que se
    pueden instalar para personalizar el usuario de Google Apps.
    Las principales funcionalidades ofrecidas son las siguientes:
    • Gmail: Correo electrónico con búsqueda integrada con la tecnología de
    Google, 30 GB de espacio de almacenamiento, posibilidad de usar el
    servicio sin conexión, direcciones de correo electrónico personalizado, etc.
    Si se posee un dominio propio Google apps ofrece la posibilidad de crear
    correos con el nombre del dominio (pe. [email protected]).
    • Google Calendar: Concertar fácilmente citas a horas que venga bien a
    todo el mundo, recibir recordatorios de reuniones y compartir calendarios.
    • Google Drive: Google Drive permite almacenar los archivos en la nube,
    compartirlos y tener acceso a los mismos desde cualquier lugar.
    • Google Docs: permite disponer de un procesador de textos, una hoja de
    cálculo, un programa para realizar presentaciones y otro para dibujar. Se
    pueden editar documentos en el ordenador de trabajo y continuarlo en casa
    sin necesidad de utilizar pendrives. Además permite la edición de
    documentos por varios usuarios simultáneamente con lo que resulta una
    excelente herramienta colaborativa
    2. OFFICE

    Office 365 es una versión gratuita en la nube del conjunto de


    aplicaciones de Microsoft Office que es una de las suites más usadas
    en todo el mundo.
    Incluye

    GC-F -005 V. 05
    -Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web App-
    . En estaversión de Office se han reducido las funcionalidades con respecto al
    software que se instala en el disco duro. Las aplicaciones web permiten a los
    usuarios acceder a sus documentos directamente desde cualquier parte dentro de
    un navegador web así como compartir archivos en línea

    - Procesador de textos (Ej. Word de Microsoft).


    o Word. Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle
    formato a cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro
    tipo de cosas, como páginas web.
    - Hoja de cálculos (Ej. Excel de Microsoft).
    o Excel. Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear
    archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de
    cuenta, elaborar estadísticas y demás.
    - Gestor de datos (Ej. Access de Microsoft).
    o Access. Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se
    puede controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras
    acciones similares
    - Programa para presentaciones (Ej. PowerPoint de Microsoft).
    o Power Point. Es el programa ideal para desarrollar presentaciones.
    Es ideal para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes,
    sonidos, videos y demás.
    - Herramienta de diagramas (Ej. Visio de Microsoft).
    - Programas de correo electrónico o Outlook. Sirve para administrar el
    correo electrónico. Incluye además la posibilidad de llevar control de una
    agenda con calendario. Tiene también recordatorios.

    3. OPEN OFFICE

    Apache Open Office es una suite ofimática libre (de código abierto y distribución
    gratuita) líder para el procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones,
    gráficos, bases de datos y más. Se encuentra disponible envarios idiomas y
    funciona en todos los sistemas comunes. Almacena todos sus datos en un
    formato que es un estándar internacional y puede también leer y escribir
    archivos producidos por otros paquetes de oficina. Mediante las aplicaciones y
    distintos programas que engloba facilita la automatización de actividades
    requeridas en el día a día de tu negocio como pueden ser:
    - Generar textos o preparar material gráfico o diseño, realizar cálculos y
    gráficos - Guardar y analizar datos de clientes, ventas, ...
    - Acceder y analizar a información sobre el sector, sobre comportamientos
    del consumo, o sobre tendencias o evolución de tus productos o servicios,
    para adelantarte a los competidores.

    GC-F -005 V. 05
    - Disponer de utilidades que te agilizan tareas administrativas, como
    diccionarios, calculadoras, editores de imágenes, comprensores de
    ficheros para reducir su tamaño y facilitar su almacenamiento o envío
    posterior.
    - Visualizar archivos y documentos enviados por tus clientes y proveedores al
    ser compatibles con tu paquete ofimático.

    Las aplicaciones incluidas en la suite ofimática Apache OpenOffice son las


    siguientes

    - Writer: es el procesador de textos de la suite ofimática similar a Microsoft


    Word. Permit exportar archivos de texto a los formatos PDF y HTML sin
    software adicional, lo que permite que pueda ser utilizado como un editor
    WYSIWYG para crear y editar página web.
    - Calc: es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Calc
    ofrece una seri de características no presentes en Excel, incluyendo un
    sistema que, automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la
    disposición de la información del usuario. Calc también puede exportar
    hojas de cálculo para el formato PDF.
    - Impress: es un programa de presentación similar a Microsoft Power Pointo
    Keynote de Apple. Puede exportar presentaciones al formato SWF,
    permitiendo que se reproduzca en cualquier computadora con un
    reproductor de Flash instalado. También incluye la capacidad de crear
    archivos PDF, y la capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint
    (ppt). Su formato original es ODP.
    - Base: es un programa de base de datos similar a Microsoft Access. Apache
    OpenOffice Base permite la creación y manejo de bases de datos,
    elaboración de formularios e informes que proporcionan a los usuarios
    finales un acceso fácil a los datos.

    - Draw: es un editor de gráficos vectoriales y herramienta de diagramación,


    similar a Microsoft Visio y comparable en características a las primeras
    versiones de Corel DRAW. Ofrece «conectores» entre las formas, que
    están disponibles en una gama de estilos de línea y facilitan la
    construcción de los dibujos, como diagramas de flujo. Tiene características
    similares a la edición de software de escritorio como Scribus y Microsoft
    Publisher. Draw también puede exportar sus creaciones al formato PDF y
    al estándar SVG.
    - Math: es una aplicación diseñada para la creación y edición de fórmulas
    matemáticas. La aplicación utiliza un lenguaje de marcado para crear las

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    fórmulas. Dichas fórmulas pueden ser incorporadas dentro de otros
    documentos de OpenOffice.org, tales como los creados por Writer;
    permitiendo al usuario la posibilidad de incrustarlas al documento como
    objetos OLE. Math soporta múltiples fuentes y puede exportar fórmulas a
    los formatos de archivo
    ODF, PDF
    Software de Aplicación
    - Hardware y Software
    - Programa Informático
    - Sistema Operativo
    - Porcesador de texto

    - 3. DE ACUERDO A LA GUIA CONTESTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

    1. Que es la ofimática

    2. importancia de las herramientas informáticas en una empresa

    3. tipos de herramientas ofimáticas

    4. recorte y pegue en el cuaderno figuras sobre herramientas tecnológicas

    5. realice unas diapositivas sobre recursos humanos en una empresa.6. Tablas de

    retención documental

    a. Concepto

    b. Quienes elaboran las tablas de retención documental

    7. Archivo

    a. Que es un archivo

    b. Para que sirven los archivos en las empresas u organizaciones

    c. Realice un paralelo entre archivo y documento

    d. Cuáles son las características de un archivo

    e. Que es un archivo físico

    GC-F -005 V. 05
    f. Que es un archivo electrónico

    GC-F -005 V. 05

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