Clinica de Actas Eficientes

CLÍNICA DE ACTAS
EFICIENTES
¡GOBERNANZA SCOUT
EN ACCIÓN!
Registrando el Camino Scout, Dejando
Huella en Cada Acta
Temario
Introducción y Objetivos
El Proceso de Elaboración de Actas
El Formato de Sheets para
Seguimiento
Recomendaciones y Buenas Prácticas
Preguntas y Respuestas
Ejercicio Práctico
Conclusiones y Cierre
Comprender la importancia del llenado correcto de las
actas en la gestión y gobernanza scout.
Dominar el proceso de elaboración de actas, incluyendo

elementos clave y su relevancia.
Utilizar el formato de Sheets para un seguimiento efectivo
Objetivos
de actas y consejos regionales y de distrito.
Aplicar recomendaciones y buenas prácticas en el llenado
de la Clínica de actas para una gestión transparente y eficiente.
Aclarar dudas y profundizar conocimientos a través de la

sesión interactiva de preguntas y respuestas.
Principios y Organización
Artículo 60. El Consejo Regional se reúne de manera presencial o virtual por
lo menos una vez cada dos (2) meses, convocado por el Comisionado
Regional o quien haga sus veces, o en reunión extraordinaria a solicitud de
la mitad más uno de sus miembros, considerando la mayoría simple
indicada en el Artículo 57. Toda decisión debe ser tomada por la mitad más
uno, y deben ser asentadas en el acta correspondiente.
Artículo 57. El Consejo Regional es el organismo que atiende y coadyuva a
Marco los Grupos y Distritos Scouts en la aplicación del Programa Scout...El

Comisionado Regional, designado por el Director Ejecutivo Nacional, con voz
y voto; b) Los Comisionados de Distrito, electos y designados; con voz y voto;
Reglamentario
c) Los Asistentes del Comisionado Regional, a razón de uno por cada área de
gestión nacional, y los cooperadores regionales que sean necesarios para el
cumplimiento de la gestión y el apoyo a los Distritos, con derecho a voz; d)
Región
El Director Ejecutivo Nacional, cuando tenga a bien participar, lo presidirá y
asumirá el voto en sustitución del Comisionado Regional.
Artículo 58. El quórum del Consejo Regional lo constituye:

a) La mitad más uno de los Comisionados de Distrito electos y
designados.
Para la constitución del quórum debe estar presente el Comisionado
Regional o el Director Ejecutivo Nacional o el asistente designado por
ellos para que haga sus veces.
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE DISTRITO
DE LA ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA
Artículo 10. Son atribuciones del Secretario: a. Llevar el acta de la reunión y

entregar copia de la misma a los miembros del Consejo Regional y al
Director Ejecutivo Nacional en un periodo no mayor a 15 días posteriores a
Marco
su realización; a. Comprobar que estén presentes los representantes
autorizados para asistir al Consejo Regional; b. Las demás que le asigne el
Comisionado Regional
Reglamentario Artículo 6. La convocatoria a las reuniones ordinarias del Consejo Regional,

se realizarán con mínimo quince (15) días continuos de antelación a la fecha
Región de realización, indicando día, lugar y hora; la convocatoria se realizará como

mínimo por correo electrónico, los responsables de realizar las
convocatorias se encuentran establecidos en el artículo 59 de los Principios
y Organización.
Principios y Organización
Artículo 74. El Consejo Distrital es la instancia natural y permanente que
apoya y supervisa el funcionamiento de los Grupos Scout del Distrito; se
reúne de manera presencial o virtual por lo menos una vez cada dos (2)
meses, convocado por el Comisionado de Distrito o la mitad más uno de los
Marco Jefes de Grupos. El quórum del Consejo Distrital lo constituye: i. El

Comisionado de Distrito; ii. La mitad más uno de los Jefes o Sub Jefes de
Grupo registrados en la ASV a la fecha.
Reglamentario Artículo 75. El Consejo Distrital está integrado por:
Distrito
a) El Comisionado de Distrito, quien lo convoca y preside, con voz y voto;
b) Los Jefes o Subjefes de Grupo, con voz y voto por Grupo Scout registrado;
c) Los Asistentes y Cooperadores Distritales, con derecho a voz;
d) El Comisionado Regional cuando tenga a bien participar, con derecho a
voz.
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE DISTRITO
DE LA ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA
Artículo 17. La convocatoria a un Consejo Distrital Ordinario, debe realizarse

con al menos diez (10) días calendario de antelación a la celebración del
mismo, reflejando la agenda a tratar. La convocatoria a un Consejo Distrital
Marco
Extraordinario, debe realizarse con al menos cinco (5) días calendario de
antelación a la celebración del mismo, reflejando la agenda a tratar, el lugar
y la fecha de la reunión.
Reglamentario Artículo 19. El Consejo de Distrito levantará un acta en cada sesión realizada,
que debe ser firmada por todos los participantes, donde dejará constancia
Distrito
del lugar y fecha de la reunión; de la forma y antelación de la convocatoria;
del nombre de los asistentes; de todos los asuntos tratados, de las
decisiones tomadas o acuerdos establecidos, del número de votos emitidos
cuando así se solicite, del número de acta correspondiente, de la fecha y
hora de la clausura.
El Proceso de Elaboración de Actas
Elementos Redacción de Anexos y Registros de

Aprobación y
Destacables en Puntos Documentos Consultas
Firma del Acta
un Acta: Tratados: Adjuntos Electrónicas
Elementos Fecha, hora y lugar de la reunión.
Destacables en Fecha de la Convocatoria.
Modalidad de la reunión
un Acta: (presencial o virtual).
Tipo de sesión (ordinaria o
extraordinaria).
Nombre de la región o distrito que
se reúne.
Agenda, incluyendo el orden del día
de la reunión.
Redacción de Redactar los temas discutidos de
Puntos Tratados: manera clara y concisa.
La importancia de incluir
decisiones tomadas y acciones
acordadas.
Uso de un lenguaje preciso y
objetivo.
Aprobación y
Firma del Acta: La necesidad de que los asistentes
aprueben el contenido del acta.
Importancia de la firma como
confirmación de la conformidad de
los asistentes.
Alternativas para la aprobación en
reuniones virtuales.
Anexos y
Documentos Cómo incluir anexos en el acta
Adjuntos: para adjuntar documentos
relevantes.
La importancia de enviar los
anexos con anticipación para
una revisión adecuada.
Registros de
Consultas
Electrónicas: Posibilidad de tomar decisiones
sobre propuestas por medios
electrónicos.
Inclusión de dichas decisiones en el
acta de la reunión siguiente.
El Formato de Sheets
para Seguimiento
El Formato
de Sheets
para Introducción al Formato de
Sheets.
Seguimiento Demostración Práctica.
Beneficios del Formato de
Sheets.
Mantenimiento y Respaldo de
Datos.
Recomendaciones
para un Llenado de
Actas Eficiente:
Recomendaciones
para un Llenado Claridad y Concisión.
de Actas Eficiente Registros Precisos de
Decisiones.
Tiempos de Entrega y
Revisión.
Inclusión de Anexos
Relevantes.
Consistencia y Uniformidad.
Apoyo Tecnológico.
Ejercicios Prácticos y
Actividades Interactivas
Cierre y Conclusiones

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Marco los Grupos y Distritos Scouts en la aplicación del Programa Scout...El

Artículo 58. El quórum del Consejo Regional lo constituye:

Artículo 10. Son atribuciones del Secretario: a. Llevar el acta de la reunión y

Reglamentario Artículo 6. La convocatoria a las reuniones ordinarias del Consejo Regional,

Región de realización, indicando día, lugar y hora; la convocatoria se realizará como

Marco Jefes de Grupos. El quórum del Consejo Distrital lo constituye: i. El

Reglamentario Artículo 75. El Consejo Distrital está integrado por:

Artículo 17. La convocatoria a un Consejo Distrital Ordinario, debe realizarse

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