Tema 8: Excel y Hojas de Cálculo.

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Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1]

Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos usando el estilo de referencia F1C1. Por
ejemplo, si registra un comando, como seleccionar el botón Autosuma para insertar una fórmula que
agrega un rango de celdas, Excel registra la fórmula usando referencias del estilo F1C1, no del
estilo A1.

Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 si activa o desactiva la casilla Estilo de
referencia F1C1 en la sección Trabajo con fórmulas, que se encuentra en la categoría Fórmulas del
cuadro de diálogo Opciones. Para mostrar este cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Archivo

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BUSCARV

Use BUSCARV cuando necesite encontrar elementos en una tabla o rango por fila.

1.Seleccione una celda.

2.Escriba =BUSCARV( y, después, seleccione el valor de búsqueda.

3.Escriba una coma (,) y seleccione el rango o tabla para buscar el valor.

4.Escriba una coma (,) y el número de la columna donde se encuentra el valor de búsqueda.

5.Escriba, FALSO) para buscar a una coincidencia exacta.

6.Presione Entrar.

La fórmula del ejemplo de vídeo es la siguiente:

=BUSCARV(A7, A2:B5, 2, FALSO).

En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente:

= BUSCAR V(valor de búsqueda, rango que contiene el valor de búsqueda, el número de columna
del rango que contiene el valor devuelto, opcionalmente especificar VERDADERO para una
coincidencia aproximada o FALSO para una coincidencia exacta).

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SUMA (función SUMA)

La función SUMA suma valores. Puede sumar valores individuales, referencias o rangos de celda o
una combinación de las tres.

Por ejemplo:

◾=SUMA(A2:A10) Suma los valores de las celdas A2:10.

◾=SUMA(A2:A10, C2:C10) Suma los valores de las celdas A2:10, así como las celdas C2:C10.

SINTAXIS:

SUMA(número1, [numero 2]...¿ ¿ )

Nombre del argumento Descripción

Numero 1 El primer número que desea sumar. El número

puede darse como 4, como una referencia de
celda como B6, o como un intervalo de celdas
como por ejemplo B2:B8

OBLIGATORIO

Núemero2-255 Este es el segundo número que se quiere sumar.

Puede especificar hasta 255 números de esta
forma.

OPCIONAL.

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PRÁCTICAS DE SUMA:

Esta sección trata algunos procedimientos recomendados para trabajar con la función SUMA. La
mayoría de este contenido puede aplicarse para trabajar también con otras funciones.

El método =1+2 o =A+B: aunque puede escribir =1+2+3 o =A1+B1+C2 y obtener resultados
totalmente precisos, estos métodos son propensos a errores por varias razones:

1.Errores de escritura. Imagine que intenta escribir más valores o valores más grandes como estos:

◾=14598,93+65437,90+78496,23

Después, intente validar que sus entradas son correctas. Es mucho más sencillo poner estos valores
en celdas individuales y usar una fórmula SUMA. Además, puede aplicar formato en los valores
cuando están en celdas, haciendo que sean más legibles cuando están en una fórmula.

Use la función SUMA en lugar de los valores codificados de forma rígida en las fórmulas. La
fórmula de la celda D5 es =SUMA(D2:D4)

2.Errores #¡VALOR! al hacer referencia al texto en lugar de a los números

Si usa una fórmula como:

◾=A1+B1+C1 o =A1+A2+A3

Ejemplo de una construcción de fórmula defectuosa. La fórmula en la celda D2 es =A2+B2+C2

Su fórmula puede romperse si no existen valores no numéricos (texto) en las celdas a las que se
hace referencia, lo que devolverá el error #¡VALOR!. SUMA ignorará los valores de texto y le
proporcionará solo la suma de los valores numéricos.

Construcción correcta de la fórmula. En lugar de =A2+B2+C2, la fórmula de la celda D2 es

=SUMA(A2:C2)

3.Error #¡REF! al eliminar filas o columnas

Error #¡REF! provocado al eliminar una columna. La fórmula ha cambiado a =A2+#¡REF!+B2

Si elimina una fila o una columna, la fórmula no se actualizará para excluir la fila eliminada y
devolverá un error #¡REF!, donde la función SUMA la actualizará automáticamente.

La función SUMA se ajustará automáticamente para las filas y columnas que se han insertado o

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eliminado

4.Las fórmulas no actualizarán las referencias al insertar filas o columnas

Las fórmulas =A+B+C no se actualizarán si agrega filas

Si inserta una fila o una columna, la fórmula no se actualizará para incluir la fila agregada, donde
una función SUMA la actualizará automáticamente (siempre y cuando no se encuentre fuera del
rango al que se hace referencia en la fórmula). Esto es especialmente importante si espera que su
fórmula se actualice y no lo hace, ya que le proporcionará resultados incompletos que quizás no
detecte.

El ejemplo representa una fórmula SUMA que se expande automáticamente de =SUMA(A2:C2) a

=SUMA(A2:D2) cuando se inserta una columna

5.SUMA con referencias de celda individuales frente a rangos

Usar una fórmula como:

◾=SUMA(A1,A2,A3,B1,B2,B3)

Es igualmente propensa a errores al insertar o eliminar filas dentro del rango al que se hace
referencia por las mismas razones. Es mucho mejor usar rangos individuales, como:

◾=SUMA(A1:A3,B1:B3)

Que se actualizarán cuando se agreguen o eliminen filas.

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Función CONTAR.SI

Use CONTAR.SI, una de las funciones estadísticas, para contar el número de celdas que cumplen
un criterio; por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una
lista de clientes.

En su forma más sencilla, CONTAR.SI indica lo siguiente:

◾=CONTAR.SI(¿Dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere buscar?)

Por ejemplo:

◾=CONTAR.SI(A2:A5;"Londres")

◾=CONTAR.SI(A2:A5;A4)

Ejemplos

Para usar estos ejemplos de Excel, copie los datos de la tabla de abajo y péguelos en la celda A1 de
una nueva hoja de cálculo.

Datos

Datos

manzanas

32

naranjas

54

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melocotones

75

manzanas

86

Fórmula

Descripción

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")

Cuenta el número de celdas con manzanas entre las celdas A2 y A5. El resultado es 2.

=CONTAR.SI(A2:A5;A4)

Cuenta el número de celdas con melocotones, el valor de A4, entre las celdas A2 y A5. El resultado
es 1.

=CONTAR.SI(A2:A5;A2)+CONTAR.SI(A2:A5;A3)

Cuenta el número de manzanas, el valor de A2, y de naranjas, el valor de A3, entre las celdas A2 y
A5. El resultado es 3. Esta fórmula usa CONTAR.SI dos veces para especificar varios criterios, un
criterio por expresión. También puede utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

=CONTAR.SI(B2:B5;">55")

Cuenta el número de celdas con un valor superior a 55 entre las celdas B2 y B5. El resultado es 2.

=CONTAR.SI(B2:B5;"<>"&B4)

Cuenta el número de celdas con un valor distinto de 75 entre las celdas B2 y B5. El símbolo de la
"y" (&) combina el operador de comparación "<>" (no es igual a) y el valor de B4 para leer
=CONTAR.SI(B2:B5;"<>75"). El resultado es 3.

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=CONTAR.SI(B2:B5;">=32")-CONTAR.SI(B2:B5;"<=85")

Cuenta el número de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 entre las celdas
B2 y A5. El resultado es 1.

=CONTAR.SI(A2:A5;"*")

Cuenta el número de celdas que contienen texto entre las celdas A2 y A5. El carácter comodín * se
usa para reemplazar cualquier carácter. El resultado es 4.

=CONTAR.SI(A2:A5;"?????nas")

Cuenta el número de celdas que tienen exactamente 8 caracteres y que terminan con las letras "nas"
entre las celdas A2 y A5. El signo de interrogación (?) se usa como carácter comodín para coincidir
con caracteres individuales. El resultado es 2.

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Problemas comunes

Problema: Qué ha fallado

-Se devolvió un valor incorrecto para cadenas largas.

La función CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas de
más de 255 caracteres.

Para comparar cadenas de más de 255 caracteres, use la función CONCATENAR o el operador
concatenar &. Por ejemplo, =CONTAR.SI(A2:A5;"cadena larga"&"otra cadena larga").

-No se devolvió ningún valor cuando se esperaba uno.

Asegúrese de encerrar el argumento de criterios entre comillas.

Una formula CONTAR.SI recibe un error #¡VALOR! al hacer referencia a otra hoja de cálculo.

Este error se produce cuando la fórmula que contiene la función hace referencia a celdas o a un
rango de un libro cerrado y se calculan las celdas. Para que esta característica funcione, el otro libro
debe estar abierto.

Prácticas recomendadas

Realice este procedimiento

SUGERENCIA
¿Por qué?

Tenga en cuenta que CONTAR.SI pasa por alto mayúsculas y minúsculas en las cadenas de texto.

Los criterios no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. En otras palabras, la cadena "manzanas"
y la cadena "MANZANAS" darán como resultado la misma cantidad de celdas.

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Use caracteres comodín.

Los caracteres comodín, como el signo de interrogación (?) y asterisco (*), pueden usarse en
criterios. El signo de interrogación reemplaza cualquier carácter individual. El asterisco reemplaza
cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un
asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

Por ejemplo, =CONTAR.SI(A2:A5;"manzana?") contará todas las instancias de "manzana" con una
última letra que podrá variar.

Asegúrese de que los datos no contienen caracteres incorrectos.

Al contar valores de texto, asegúrese de que los datos no contienen espacios al principio ni al final,
de que no haya un uso incoherente de las comillas rectas (' o ") ni tipográficas (‘ o “) y de que no
haya caracteres no imprimibles. En estos casos, CONTAR.SI puede devolver un valor inesperado o
incorrecto.

Intente usar la función LIMPIAR o la función ESPACIOS.

Para mayor comodidad, use rangos con nombre.

CONTAR.SI admite el uso de rangos con nombre en una fórmula (por ejemplo,
=CONTAR.SI(fruta;">=32")-CONTAR.SI(fruta;">85"). El rango con nombre puede estar en la
hoja de cálculo actual, en otra hoja de cálculo del mismo libro o en una hoja de cálculo de otro
libro. Para hacer referencia a otro libro, ese libro también debe estar abierto.

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FORMATO

Formatos de número disponibles en Excel:

** General
O bien, puede elegir una de estas opciones:

En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para cosas como monedas, porcentajes,
decimales, fechas, números de teléfono o números de la seguridad social.

1.Seleccione una celda o un rango de celdas.

2.En la pestaña Inicio, seleccione Número en la lista desplegable.

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◾Presione CTRL + 1 y seleccione Número.

◾Haga clic con el botón derecho en la celda o el rango de celdas, seleccione Formato de celdas… y
elija Número.

◾Seleccione la flecha pequeña, el iniciador de cuadros de diálogo y, después, seleccione Número.

3.Seleccione el formato que desee.

Formatos de número:

Para ver todos los formatos de número disponibles, haga clic en el selector de cuadro de diálogo
junto a Número, en el grupo Número de la pestaña Inicio.

Botón del selector de cuadro de diálogo en el grupo Número

Formato

Descripción General:

Formato de número predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un número. La mayor parte
de los números a los que se aplica el formato con la opción General se muestran tal y como se
escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todo el número, el
formato General redondea los números con decimales. El formato General también usa la notación
científica (exponencial) para los números grandes (12 o más dígitos).

Número

Se usa para la presentación de números en general. Se puede especificar el número de posiciones

decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los
números negativos.

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Moneda

Se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los
números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un
separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

Contabilidad

Este formato también se usa para valores monetarios, pero alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha

Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de fecha, según el tipo y
la configuración regional (ubicación) especificados. Los formatos de fecha que comienzan con un
asterisco (*) responden a cambios de la configuración regional de fecha y hora, que se especifican
en el Panel de control. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del Panel
de control.

Hora

Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora, según el tipo y
la configuración regional (ubicación) especificados. Los formatos de hora que comienzan con un
asterisco (*) responden a cambios de la configuración regional de fecha y hora, que se especifica en
el Panel de control. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del Panel de
control.

Porcentaje

Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje (%).
Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar.

Fracción

Muestra un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique.

Científico

Muestra un número en notación exponencial, en el que se reemplaza parte del número por E+n,

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donde E (exponente) multiplica el número anterior por 10 elevado a n. Por ejemplo, un formato
Científico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado
a la décima potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar.

Texto

Este formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si
se escriben números.

Especial

Muestra un número como un código postal, un número de teléfono o un número de seguridad social.

Personalizado

Permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Use este formato para
crear un formato personalizado que se agregue a la lista de códigos de formato de número. Se
pueden agregar entre 200 y 250 formatos de número personalizados, según la versión de idioma de
Excel que esté instalada en su equipo. Para obtener más información sobre formatos personalizados,
vea Crear o eliminar un formato de número personalizado.

Usar formato condicional para resaltar información en Excel

El formato condicional puede ayudar a que los patrones y tendencias en sus datos sean más visibles.
Para usarlo, cree reglas que determinen el formato de las celdas en función de sus valores, como los
siguientes datos de temperatura mensual con colores de celda vinculados a valores de celda.

Ejemplo de formato condicional

Puede aplicar formato condicional a un rango de celdas (tanto a una selección como a un rango con
nombre), a una tabla de Excel y, en Excel para Windows, incluso a un informe de tabla dinámica.

Si desea cambiar la forma en que aparecen los datos en una celda, puede girar el ángulo de la fuente
o cambiar la alineación del texto.

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Cambiar la orientación del texto en una celda

1.Seleccione una celda, fila, columna o rango.

2.Seleccione Inicio > Orientación

La opción Orientación de Excel le ayuda a girar el texto de una celda. y después seleccione una
opción.

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Puede girar el texto hacia arriba, hacia abajo, en sentido horario o en sentido antihorario, o bien
alinear el texto verticalmente:

Fila de texto girada en varios grados.

Girar texto en un ángulo preciso

1.Seleccione una celda, fila, columna o rango.

2.Seleccione Inicio > Orientación .

La opción Orientación de Excel le ayuda a girar el texto de una celda. > Formato de alineación de
celdas.

3.En Orientación en el lado derecho, en el cuadro Grados, use la flecha arriba o abajo para
establecer el número exacto de grados que quiere girar el texto de celda seleccionado.

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Los números positivos giran el texto hacia arriba. Los números negativos giran el texto hacia abajo.

Alinear una columna o una fila

Para empezar, seleccione la celda o las celdas que quiera alinear. Puede alinear texto en una sola
celda, un rango de celdas, una fila o filas, una columna o columnas, o toda la hoja de cálculo. (Use
Ctrl+A para seleccionar todas las celdas).

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1.Seleccione las celdas que quiere alinear.

2.En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, seleccione una opción de alineación horizontal:

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El botón Alinear a la izquierda

Alinear a la izquierda

El botón Centrar.

Centrar

El botón Alinear a la derecha.

Alinear a la derecha

3.En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, seleccione una opción de alineación vertical:

El botón Alinear arriba.

Alinear arriba

El botón Alinear en el medio.

Alinear en el medio

El botón Alinear en la parte inferior.

Alinear abajo

Cambiar el formato de una celda

Puede aplicar formato a celdas enteras y a los datos que se encuentran dentro de una celda o un
grupo de celdas. Para entenderlo mejor, imagine que las celdas son el marco de una imagen y que la
imagen que se encuentra dentro del marco son los datos.

Celdas formales, es decir, las que se les quiere aplicar forma:

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1.Seleccione las celdas.

2.Vaya a la cinta de opciones para seleccionar los cambios como Negrita, Color de fuente, o
Tamaño de fuente.

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Aplicar estilos de Excel

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1.Seleccione las celdas.

2.Seleccione Inicio > estilo de celda y seleccione un estilo.

Modificar un estilo de Excel

1.Seleccione las celdas con el estilo de Excel.

2.Haga clic con el botón derecho en el estilo aplicado en Home > Estilos de celda.

3.Seleccione Modificar > Formato para cambiar lo que desee.

Agregar una marca de agua en Excel

Microsoft Excel no tiene un botón integrado para agregar marcas de agua. Pero puede usar una
imagen (como un logotipo) para crear una marca de agua.

Crear una marca de agua

1.Seleccione Insertar > Encabezado y pie de página.

2.Pulse en el encabezado y, en la pestaña Elementos del encabezado & pie de página de la cinta de
opciones, haga clic en Imagen.

3.Seleccione una de las opciones disponibles para insertar la imagen. En el encabezado, verá &
[Imagen].

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4.Pulse en cualquier lugar fuera del encabezado para ver la marca de agua.

Dar formato a la imagen de marca de agua

1.Haga clic en el encabezado de la hoja de cálculo.

2.En la pestaña Elementos del encabezado & pie de página , haga clic en Formato de imagen.

3.En el cuadro de diálogo Formato de imagen , seleccione la pestaña Imagen > Color > seleccione
una opción.

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Tablas y gráficos

Crear tablas y aplicarles formato

Cree una tabla y aplíquele formato para agrupar de forma visual los datos y analizarlos.

1.Seleccione una celda con datos.

2.Seleccione Inicio > Dar formato como tabla.

3.Elija un estilo para la tabla.

4.En el cuadro de diálogo Crear tabla, establezca el rango de celdas.

5.Marque la opción La tabla tiene encabezados si procede.

6.Seleccione Aceptar.

Crear un gráfico de principio a fin

Los gráficos le ayudan a que la audiencia visualice los datos de una forma más efectiva. Obtenga
información sobre cómo crear un gráfico y agregar una línea de tendencia. Puede iniciar el
documento a partir de un gráfico recomendado o elegir uno de nuestra colección de plantillas
predefinidas . Chart templates | Microsoft Create

Crear un gráfico

1.Seleccione datos para el gráfico.

2.Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.

3.Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos recomendados para obtener una vista previa del
gráfico.

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Note: Puede seleccionar los datos que quiera en el gráfico y presionar ALT + F1 para crear un
gráfico inmediatamente, pero es posible que no sea el mejor gráfico para los datos. Si no ve un
gráfico que le guste, seleccione la pestaña Todos los gráficos para ver todos los tipos de gráfico.

4.Seleccione un gráfico.

5.Seleccione Aceptar.

Agregar una línea de tendencia

1.Seleccione un gráfico.

2.Seleccione Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico.

3.Seleccione Tendencia y, después, seleccione el tipo de línea de tendencia que quiera, como
Lineal, Exponencial, Extrapolar lineal o Media móvil.

Agregar o quitar títulos de un gráfico

Para facilitar la comprensión de un gráfico, puede agregar títulos de gráfico y de eje a cualquier tipo
de gráfico. Los títulos de los ejes suelen estar disponibles para todos los ejes que se pueden mostrar
en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (series) de gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos
(como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. No puede agregar
títulos de ejes a gráficos que no tengan ejes (como gráficos circulares o gráficos de anillos).

Agregar un título al gráfico

1.En el gráfico, seleccione el cuadro "Título del gráfico" y escriba un título.

2.Seleccione el signo + en la parte superior derecha del gráfico.

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3.Seleccione la flecha situada junto a Título del gráfico.

4.Seleccione Superposición centrada para que se muestre el título sobre el gráfico, o Más opciones
para ver opciones adicionales.

5.Haga clic con el botón derecho en el título del gráfico para aplicarle formato con opciones como
Relleno o Esquema.

Quitar un título de gráfico

1.Haga clic en el gráfico.

2.Seleccione el signo + en la parte superior derecha del gráfico.

3.Desactive la casilla situada junto a Título del gráfico.

Mostrar u ocultar una leyenda de gráfico o una tabla de datos

Puede mostrar u ocultar la leyenda de un gráfico. Mostrar una leyenda puede dar a los lectores más
información sobre el gráfico, mientras que ocultar una leyenda puede dar un aspecto más limpio al
gráfico.

1.Seleccione un gráfico y seleccione el signo más situado en la parte superior derecha.

2.Seleccione Leyenda y seleccione la flecha situada junto a ella.

3.Elija dónde desea que aparezca la leyenda en el gráfico.

Ocultar una leyenda de gráfico

1.Seleccione una leyenda para ocultarla.

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2.Pulse Suprimir.

Mostrar u ocultar una tabla de datos

1.Seleccione un gráfico y seleccione el signo más situado en la parte superior derecha.

2.Para mostrar una tabla de datos, seleccione Tabla de datos, seleccione la flecha situada junto a ella
y seleccione una opción de visualización.

3.Para ocultar la tabla de datos, desactive la opción Tabla de datos.

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POWER QUERY
Importar datos de la web

1.Abra Excel y, en la pantalla de inicio, seleccione Nuevo.

En el cuadro Buscar plantillas en línea, busque Power Query.

2.Abra el tutorial de Power Query y presione Crear.

3.En la hoja de cálculo Importar datos de la web , copie la dirección URL, que es una página de
Wikipedia para la clasificación de la Copa Mundial de la FIFA.

4.Seleccione Datos > Obtener> de transformación & desde la web.

5.Presione CTRL+V para pegar la dirección URL en el cuadro de texto y, después, seleccione
Aceptar.

6.En el panel Navegador , en Opciones de presentación, seleccione la tabla Resultados .

Power Query se mostrará una vista previa en el panel Vista de tabla de la derecha.

7.Seleccione Cargar. Power Query transforma los datos y los carga como una tabla de Excel.

8.Haga doble clic en el nombre de la pestaña de hoja y, a continuación, cámbiele el nombre a

"Resultados de copas mundiales".

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