Control Interno Empresarial - Información y Comunicación y Monitoreo

Auditoria y Control Interno Empresarial
Sesión 4 - 8
CONTROL INTERNO EMPRESARIAL –
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Y MONITOREO
MBA CPC Luis Luyo R

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
• El personal no solo captar una información, sino también la intercambiar para
desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.
• Este componente hace referencia la forma en que las áreas operativas,

administrativas y financieras de la organización identifican, capturan e
intercambian información.
• La información es necesaria para que la entidad lleve a cabo las

responsabilidades de control interno que apoyan el cumplimiento de los
objetivos.
• La información financiera no se utiliza solo para los estados financieros, sino

también en la toma de decisiones.
Por ejemplo toda la información presentada a la dirección con relación a medidas

monetarias, facilita el seguimiento de la rentabilidad de los productos, evolución
de deudores, cuotas en el mercado, tendencias en reclamaciones.
Es importante que la dirección disponga de datos fiables, a la hora de efectuar la planificación,
preparar presupuestos, y demás actividades. Es por esto que la información debe ser de
calidad y tener en cuenta los siguientes aspectos:
•Contenido: ¿Presenta toda la información necesaria?
•Oportunidad: ¿Se facilita en el tiempo adecuado?
•Actualidad: ¿Está disponible la información más reciente?
•Exactitud: ¿Los datos son correctos y fiables?
•Accesibilidad: ¿La información puede ser obtenida fácilmente por las personas adecuadas?
P.13 Usa Información relevante
La organización obtiene o genera y usa información relevante y de calidad para apoyar el
funcionamiento de control interno.
La información con respecto a los objetivos de la entidad es recolectada de las actividades de

la Junta directiva y la alta dirección y sintetizada de tal manera que la administración y demás
personal puedan entender los objetivos y cuál es su role para la consecución de los mismos.
La administración debe desarrollar e implementar controles para la identificación de la

información relevante que soporte el correcto funcionamiento de los componentes. La
información proviene de diferentes fuentes y en diferentes formas.
El siguiente cuadro presenta algunos ejemplos de datos internos y externos y fuentes de las
cuales la administración puede obtener información útil y relevante para control interno.
P.13 Usa Información relevante
P.14 La organización comunica internamente la
información, incluyendo objetivos y
responsabilidades para control interno
La administración debe establecer e implementar políticas y procedimientos que
faciliten una comunicación interna efectiva.
La alta dirección comunica claramente los objetivos de la entidad a través de la

organización para que la administración, personal, contratistas, entiendan sus roles y
responsabilidades en la organización. Estas comunicaciones incluyen:
•Políticas y procedimientos que apoyan al personal en el desarrollo de sus

responsabilidades de control interno.
•Objetivos específicos
•Importancia, relevancia y beneficios de un control interno efectivo.
•Roles y responsabilidades de la administración y demás personal en el desarrollo de
controles.
•Expectativas de la organización a través de toda la organización.
P.14 La organización comunica internamente la información,
incluyendo objetivos y responsabilidades para control interno
Comunicaciones con la Junta directiva
La comunicación entre la administración y la Junta directiva, le proporcionan a la

Junta la información necesaria para ejercer su supervisión de las
responsabilidades de control interno.
Las comunicaciones usualmente se refieren a la adherencia, cambios o

problemas que se presentan en el sistema de control interno.
Las comunicaciones deben ser regulares y frecuentes para que la Junta Directiva
entienda los resultados de las evaluaciones continuas e independientes de la
administración y el impacto de sus resultados.
También es importante una comunicación directa de la Junta Directiva con el

personal, sin la interferencia de la administración cuando sea apropiado.
Canales de comunicación
Para que la información fluya a través de la organización, deben existir canales

adecuados de comunicación. Además es necesario canales para
comunicaciones anónimas o confidenciales que permiten que los empleados
puedan reportar situaciones sospechosas.
Métodos de comunicación
La administración selecciona el método adecuado de comunicación teniendo en

cuenta la audiencia, naturaleza de la comunicación, costo, implicaciones
regulatorias, y demás factores. Algunos métodos son:
•Correo electrónico – email
•Formación presencial o en línea
•Memorandos
•Discusiones uno a uno
•Evaluaciones de desempeño
•Políticas y procedimientos
•Presentaciones
•Anuncios de medios sociales
•Mensajes de texto
•Transmisiones vía internet y otras formas de video
•Sitios web o publicaciones
P.15 La organización se comunica con los grupos de interés
externos en relación a los aspectos que afectan el funcionamiento
del control interno.
Este proceso debe incluir las políticas y procedimientos para obtener y recibir información
de partes externas, y compartir dicha información internamente.
La comunicación con terceras partes permite que estas entiendan eventos, actividades y
circunstancias que puedan afectar su interacción con la entidad. Al mismo tiempo la información
que la entidad pueda recibir de terceras parte puede proporcionar información importante sobre
el sistema de control interno.
P.15 La organización se comunica con los grupos de interés
externos en relación a los aspectos que afectan el funcionamiento
del control interno.
Algunos ejemplos pueden ser:
•Evaluación independiente de los controles internos en los proveedores de servicios externos.

•Evaluaciones independientes de auditores de control interno sobre el reporte financiero y no
financiero de la entidad.
•Comentarios de los clientes relacionados con: la calidad de los productos, cambios
inapropiados o pérdida de recibos.
•Nueva o cambiantes leyes, reglas, regulaciones, o estándares.
•Resultados del cumplimiento de las regulaciones pertinentes.
•Preguntas de los vendedores relacionadas a la oportunidad o falta de pagos para la venta de
bienes.
•Publicaciones en organizaciones patrocinadoras o sitios web de medios sociales o
herramientas de comunicación.
ACTIVIDADES DE MONITOREO
Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de mejoramiento

continuo, así mismo el sistema de control interno debe ser flexible para reaccionar ágilmente y
adaptarse a las circunstancias.
Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están
presentes y funcionando en la entidad.
Es importante determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura de

control interno, teniendo en cuenta:
•Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la entidad.

•Evaluaciones separadas.
•Condiciones reportables.
•Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.
Es importante establecer procedimientos que aseguren que cualquier deficiencia detectada que
pueda afectar al sistema de control interno, sea informada oportunamente para tomar las
decisiones pertinentes.
Los sistemas de control interno cambian constantemente, debido a que los procedimientos que
eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia por diferentes motivos como la
incorporación de nuevos empleados, restricciones de recursos, entre otros.
P.16 Conduce Evaluaciones Continuas y/o independientes
Las evaluaciones continúas están integradas en los procesos de negocio en los diferentes
niveles de la entidad y suministran información oportuna, debido a que permiten una supervisión
en tiempo real y gran rapidez de adaptación. El uso de la tecnología apoya las evaluaciones
continuas, tienen un alto estándar de objetividad y permiten una revisión eficiente de grandes
cantidades de datos a un bajo costo.
Las evaluaciones independientes se ejecutan periódicamente y pueden variar en alcance y

frecuencia dependiendo de la evaluación de riesgos, la efectividad de las evaluaciones
continuas y otras consideraciones de la dirección. Estas evaluaciones no están incluidas en los
procesos del negocio, pero permiten determinar si cada uno de los componentes está presente
y funcionando
P.17 Evalúa y Comunica deficiencias
La organización evalúa y comunica las deficiencias de control interno de forma oportuna a las
partes responsables de aplicar medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo,
según corresponda.
Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno deben ser

comunicadas a las partes indicadas en la organización y oportunamente para que se adopten
las medidas necesarias.
Este proceso se denomina Informe de deficiencias, que le permite a la dirección estar enterado
de lo que no está funcionando en forma adecuada.
Una deficiencia es definida como un defecto en uno o más componentes y principios relevantes
que reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos.
P.17 Evalúa y Comunica deficiencias
Cuando se determina que existe una deficiencia grave respecto a la presencia y funcionamiento
de un componente o principio del sistema de control interno, la organización no puede concluir
que ha cumplido con los requisitos de un sistema de control interno efectivo.
•Deficiencia de control Interno: Defecto en un componente y en los principios relevantes, que

reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos.
•Deficiencia importante/mayor: Deficiencia del control interno o combinación de deficiencias

que de manera severa reduce la probabilidad de que la entidad pueda lograr sus objetivos.
También se presenta cuando uno o más componentes no están presentes o funcionando.
GRACIAS

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• Este componente hace referencia la forma en que las áreas operativas,

• La información es necesaria para que la entidad lleve a cabo las

• La información financiera no se utiliza solo para los estados financieros, sino

Por ejemplo toda la información presentada a la dirección con relación a medidas

•Contenido: ¿Presenta toda la información necesaria?

•Oportunidad: ¿Se facilita en el tiempo adecuado?

•Actualidad: ¿Está disponible la información más reciente?

•Exactitud: ¿Los datos son correctos y fiables?

La información con respecto a los objetivos de la entidad es recolectada de las actividades de

La administración debe desarrollar e implementar controles para la identificación de la

La alta dirección comunica claramente los objetivos de la entidad a través de la

•Políticas y procedimientos que apoyan al personal en el desarrollo de sus

La comunicación entre la administración y la Junta directiva, le proporcionan a la

Las comunicaciones usualmente se refieren a la adherencia, cambios o

También es importante una comunicación directa de la Junta Directiva con el

Para que la información fluya a través de la organización, deben existir canales

La administración selecciona el método adecuado de comunicación teniendo en

•Evaluación independiente de los controles internos en los proveedores de servicios externos.

Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de mejoramiento

Es importante determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura de

•Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la entidad.

Las evaluaciones independientes se ejecutan periódicamente y pueden variar en alcance y

Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno deben ser

•Deficiencia de control Interno: Defecto en un componente y en los principios relevantes, que

•Deficiencia importante/mayor: Deficiencia del control interno o combinación de deficiencias

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