Documentos Comerciales

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge lo siguiente:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto,
constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio.
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o
el comerciante y la comprobación de las actividades de contabilidad.
Nota de pedido o de compra.
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de

compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Nota de ventas.
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la
que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan
en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial
obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.
Remito o remisión.
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes

vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega
al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que
los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación
para que proceda a la emisión de la factura. Por último, el triplicado permanece en
la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.
Factura.
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las

mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor
del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en
poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza
la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella
queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y
medio de prueba legal.
Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de
compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe
reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes
de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su
transformación o incorporación al proceso productivo.
Información necesaria
Para emitir una factura se necesitan incluir algunos datos básicos obligatorios para
la validez de la misma:
Nombre del comprador o vendedor, ya sea una empresa o un particular.
Identificación del producto o del servicio, como el nombre o un código.
El precio por unidad y el precio total de todas las piezas que se han adquirido.
Si existe algún descuento.
Impuestos como el Impuesto sobre el Valor Añadido.
Nota de débito.
Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que la misma indica.
Nota de crédito.
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de

comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de
compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la
factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de
bienes.
Cheque.
Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorización para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago
como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a
la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para
cada tipo de cheque.
Recibos.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre

el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de
la deuda.
Pagaré.
Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a

otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha
establecida y en un domicilio estipulado.

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