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Microsoft Excel Básico

EJE TEMATICO EXCEL BASICO

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Habilidades blandas

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Introducción. Elementos de Excel
Aprenda los pasos básicos para usar Excel 2016, como crear documentos y darles formato,
insertar elementos en los documentos y agregar tablas dinámicas.

Pantalla inicial

La ficha de archivo en Excel es una pestaña de color que se encuentra en la esquina superior
izquierda de la ventana y que proporciona acceso a comandos básicos como abrir, guardar e
imprimir. Al seleccionar la ficha de archivo, se muestra un menú que permite ver las acciones que
se pueden realizar sobre el documento, como guardar, imprimir o crear uno nuevo.

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Las barras
La barra de herramientas de Excel es un conjunto de opciones y funciones que se encuentran en la
parte superior de la interfaz de Excel, debajo de la barra de título y encima de la barra de
etiquetas. Las barras de herramientas contienen íconos o botones que ejecutan los comandos que
se utilizan para trabajar en cada programa. Microsoft creó las barras de herramientas porque a
veces es más fácil hacer clic en un botón que abrir un menú y buscar un comando.

¿Cuál es la función de ayuda en Excel?

Este botón es el que permite invocar la ayuda del sistema en cualquier momento. Dicha ayuda se
despliega de forma específica para cada pantalla, en una ventana independiente, dándole la
facilidad al usuario de que pueda consultarla mientras sigue trabajando en la ventana de la
aplicación.

O use la tecla de función F1 en cualquier momento para abrir la ventana Visor de Ayuda de la
aplicación de Office en la que esté trabajando.

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Empezando a trabajar con Excel
Conceptos
Excel entra dentro de los programas dedicados a desarrollar Planillas electrónicas, también
llamadas hojas de cálculo o planilla de cálculo. Para poder entender mejor este concepto de
planilla electrónica tenemos que conocer algunos elementos básicos que componen esta planilla.
Las columnas:
Las barras que atraviesan la planilla de Excel en forma vertical son denominadas
“columnas”. Cada columna tiene un nombre, Excel las identifica con letras del abecedario,
empezando con la primera columna denominada “A”, todas las letras están en mayúsculas y son
consecutivas hasta llegar a la columna 26 que sería la letra “Z”, como allí termina la cantidad de
letras, a partir de la columna 27 se utilizan dos letras por columnas, serian
“AA”, “AB”, “AC”… y así hasta la última columna que es denominada “XFD”, si contáramos la
cantidad de columnas serían 16.384 columnas por cada “hoja”. En las versiones de Excel 2007,
2010, 2013 y 2016 la cantidad de columnas se mantiene en 16.384. La versión de 2003 y
anteriores solo contaba con un máximo de 256 columnas.
Las Filas:
Las barras que atraviesan la planilla de Excel en forma horizontal, son denominadas “filas”. Las
filas están enumeradas en forma correlativa de arriba abajo empezando con la fila 1 hasta la fila
1.048.576, este es el límite actual para cada hoja de Excel en cuanto a la cantidad de filas por hoja
de cálculo. Es importante siempre aclarar que las versiones anteriores a Excel 2007 la cantidad
máxima de filas eran de 65.536, este aumento en la capacidad de columnas y filas nos permite
manejar una gran cantidad de datos en una misma hoja de Excel.
Las celdas:
La unión de una fila y una columna se denomina “celda”. Por lo tanto cada celda recibe el nombre
de esa unión, como ser: la celda “A1” es la unión de la columna “A” con la fila 1.
Este “nombre” de cada celda también es llamado “coordenada”, “referencia” y “dirección”. Las
celdas son las unidades contenedoras de datos, sean estos datos numéricos, alfanuméricos, texto,
fechas, fórmulas y funciones o cualquier dato que se introduce en la planilla. El anchor y la altura
de cada celda son modificables según la necesidad del usuario. Cada celda puede tener un formato
exclusivo, esto incluye el color, tamaño, tipo de datos, etc. En las celdas podemos hacer
referencias a otras celdas para realizar un cálculo, por ejemplo en la celda A3 se suman las
cantidades contenidas en A1 y A2, por lo tanto el resultado de esa suma se registra en la celda A3
y el dato que es consecuencia de una fórmula de suma simple.
Hemos repasado las partes esenciales de una planilla electrónica, definiendo Columnas, Filas y
Celdas, este conjunto de elementos hace posible crear una planilla de cálculo y un sinfín de
utilidades que nos brinda Excel. Podemos resumir que la principal función de una planilla
electrónica es operar con datos, realizar cálculos y obtener un análisis de la información. Excel
también cuenta con las funciones gráficas que ayudan a expresar resultados en forma visual.
La forma y el orden que Excel nos ofrece para la gran capacidad que posee, está basado en
“Hojas” y “Libros”, por lo tanto a continuación definiremos estos sistemas de agrupación de
planillas electrónicas.

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Las hojas:
Las hojas son unidades de “planillas electrónicas”, un mismo archivo de Excel puede tener varias
hojas o varias planillas. La cantidad de hojas depende de la capacidad de almacenamiento y del
procesador de tu computador, por lo tanto no existe un límite dado por el desarrollador en cuanto a
la cantidad de hojas permitidas en un archivo de Excel. Cada hoja puede ser nombrada de acuerdo
a la preferencia del usuario, pero por defecto en un archivo nuevo de Excel, nos trae una hoja
denominada: “Hoja 1”. Es posible agregar, quitar y ocultar hojas en Excel según necesidad.
Los Libros:
Es básicamente el archivo de Excel y está compuesto por una o varias “Hojas”. De manera
automática el nombre que Excel asigna a un libro nuevo es “Libro1”, este es el nombre del
archivo y puede modificarse según la preferencia del usuario. Los archivos de Excel se
caracterizan por la extensión “.xlsx” a partir de la versión de Excel 2007, anteriores a esta versión,
la extensión era “.xls”, estos datos son importantes a la hora de compartir un Libro de Excel con
algún usuario que no cuente con una versión 2007 o superior de Excel, ya que con Excel 2003 no
se podrán abrir archivos con extensión “.xlsx”, sin embargo con las versiones modernas como
Excel 2016 si podemos abrir libros en formato “.xls” sin problema.

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Introduccion de datos
Una vez conocemos las diferentes partes la pantalla de la interface lo que vamos a ver es cómo
introducir datos dentro de la hoja de cálculo.
Dentro de una hoja de cálculo podemos introducir tres tipos de datos, podemos introducir textos,
podemos introducir números, y podemos introducir fórmulas.
Los textos se introducen simplemente para dar títulos a los conceptos, es decir si hablamos de
euros, de kilos, de unidades, etc., para introducir un texto en Microsoft Excel lo primero que
tenemos que hacer es un clic en la casilla en la cuadrícula que queramos introducir
Por ejemplo, si nosotros en la posición C3 queremos introducir un texto, hacemos un clic con el
ratón en la celda indicada y después directamente desde el teclado empezamos a introducir el
texto.
Una vez hemos escrito el contenido podemos utilizar el signo de validar o bien apretar la tecla
intro o enter de nuestro teclado y se valida
Operaciones con archivos
Creación de un documento
Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para ayudarle a organizar los
datos. Puede crear un libro desde un libro en blanco o una plantilla.

Crear un libro
1. Seleccione Archivo > Nuevo.
2. Seleccione Libro en blanco.

SUGERENCIA: Presione Ctrl+N para crear rápidamente un libro nuevo.

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Crear un libro con una plantilla

1. Seleccione Archivo > Nuevo.

2. Seleccione o busque una plantilla de la lista de plantillas disponibles y, a

continuación, seleccione Crear.

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 Como guardar un archivo de hoja de cálculo
Como en cualquier aplicación, una vez tengamos un ejercicio finalizado, o estemos en proceso, es
conveniente guardarlo en nuestro equipo para evitar
la pérdida de datos.
La forma habitual es, con el ejercicio en pantalla de
Microsoft Excel, pulsaremos el botón disponible en
la esquina superior izquierda del interface, con el
icono de “disco de ordenador”. O la combinación de
teclas CTRL + G.

Para abrir un archivo en Excel,

puedes hacer lo siguiente:
1. Haz clic en la pestaña Archivo
2. Selecciona Abrir
3. Selecciona la ubicación donde el archivo está guardado
4. Selecciona el archivo que se desea abrir
5. Haz clic en Abrir

Realizar el ejercicio propuesto del anexo 1 – Ejercicio 1 y 2

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Creación fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores.
El funcionamiento siempre es el mismo nos colocamos mediante un clic de ratón en la casilla en
la cual queremos introducir la fórmula y para que Microsoft Excel sepa que lo que vamos a poner
a continuación es una fórmula de cálculo, tenemos que empezar siempre con el signo igual (=).
Si no ponemos el signo “=” Excel no calculara.
De manera que empezamos con = y ponemos la operación, por ejemplo, 1500+290,37 apretamos
el intro y automáticamente vemos el resultado de la suma de estos dos valores.
Es muy importante tener en cuenta la siguiente apreciación, en este ejemplo que estamos
realizando para la introducción de datos en la celda correspondiente ,
donde hemos introducido la fórmula la cual la podemos visualizar en la barra de fórmulas en la
parte superior central.
Ahora bien, el funcionamiento de una hoja de cálculo es automatizar los cálculos introducidos en
la misma.
Barra de fórmulas
• Cuando se escribe una fórmula en una celda, también aparece en la barra fórmulas.

Crear una fórmula que hace referencia a valores en otras celdas

1. Seleccione una celda.

2. Escriba el signo igual =.

NOTA: Las fórmulas de Excel siempre comienzan con el signo igual.

3. Seleccione una celda o escriba su dirección en la

celda seleccionada.

4. Escriba un operador. Por ejemplo, – para restar.

5. Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda
seleccionada.
6. Presione Entrar. El resultado del cálculo aparece en la celda que
contiene la fórmula.

Realizar el ejercicio propuesto del anexo 2

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Referencias relativas y Absolutas
Referencias relativas
o Una referencia de celda relativa en una fórmula, como B2:G2, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula, como H2. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si copia o
rellena una fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente.
De forma predeterminada, las fórmulas nuevas usan referencias relativas. Por
ejemplo, si copia la fórmula en H2 a T3, se ajusta automáticamente de
=SUMA(B2:G2) a =SUMA(B3:G3).

Referencias absolutas
o Una referencia de celda absoluta, como $B$2, en una fórmula siempre hace
referencia a una celda en una ubicación específica. La fórmula en H2 con
referencias absolutas debería ser =SUMA($B$2:$G$2). Si cambia la posición de
la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta seguirá siendo la misma.
Por ejemplo, si se copia la fórmula en H2 con referencia absoluta a H3, H2 y H3
tendrán la misma fórmula =SUMA($B$2:$G$2).

Realizar el ejercicio propuesto del anexo 3

Funciones rápidas desde la pestaña de inicio

La pestaña Inicio de Excel contiene herramientas de formato y funciones simples para utilizar
correctamente Excel. La pestaña se divide en múltiples grupos, como Portapapeles, Fuente,
Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición.

Estos son los botones del Portapapeles:

Pegar: Pega el contenido copiado o cortado.

Copiar: Copia el contenido de una o varias celdas seleccionadas a otro lugar de destino (conserva
original y la copia)

Cortar: Mueve el contenido de una o varias celdas seleccionadas a otro lugar de destino (Borra lo
que tengas en las celdas seleccionadas para pegarlo en otro lado)

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Pegar formato: Copia el formato establecido en una celda en otras celdas.

Sección “FUENTE”:

En esta sección de la pestaña inicio, podemos

cambiar el tipo de letra, tamaño de la misma,
cursiva, ponerla en negrita, subrayarla, resaltar,
crear bordes y cambiar el color de la letra.

Sección “Alineación”:

En esta sección, podemos “Alinear” el texto dentro de la o las celdas que deseemos, podemos
centrarlo, llevarlo a la izquierda, arriba o debajo de la celda, incluso a la derecha, también
podemos cambiar el sentido de la dirección del texto, colocarlo a 90º grados, 45º grados, y en
cualquier dirección que deseemos.

También podemos “Ajustar el Texto”, porque a veces el contenido de una celda es mayor a su
tamaño, al ajustar el texto, modificaremos la celda para que todo lo que hayamos escrito en ella,
quepa en ella. Y por último, pero no menos importante, podemos “Combinar y Centrar” varias
celdas, toma todo el contenido en varias celdas y las convierte en una sola celda, centrado el
contenido de la misma, en la imagen anexada, podrás apreciar cada una de estas opciones que nos
ofrece la sección de “Alinear” el texto.

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Sección “Número”:

Acá podemos ver una sección bastante

interesante, que nos permite darle “valor” a
nuestras celdas, dependiendo en qué
sistema necesitemos trabajar ya sea
contablemente, de manera porcentual para
gráficos y cálculos estadísticos, también
podemos darle formato de hora, fecha y
fracciones, es bastante interesante, ya que
nos permitirá expresar en valores
monetarios alfanuméricos nuestras tablas y
ejercicios en Excel.

Sección “Estilos”:

Estilos, es aquella sección, que nos permite dar colores a nuestras celdas, para personalizarlas un
poco, dependiendo de gustos y colores, es muy útil para hacer una presentación de tabla mucho
más aceptable y llamativa, acá en las imágenes, se procederá a explicarte cada uno de las
posibilidades que nos regala Excel, y podrás observar, qué tan útil nos puede resultar.

Realizar el ejercicio propuesto del anexo 4

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Los datos
Un dato en Excel corresponde a la información que se almacena en las celdas de la hoja de
cálculo. En general, cada celda tiene un solo tipo de dato. Además de ser almacenada Excel, los
datos pueden ser utilizados para realizar cálculos, crear gráficos, buscar información o filtrar
valores.
Los tres tipos de datos comúnmente utilizados en Excel son: datos tipo texto, datos numéricos y
datos tipo formula.

Datos de texto
Los datos de texto suele ser palabras que se utilizan para etiquetar elementos, como identificar
columnas de datos o para insertar nombres, direcciones, detalles, etc. Los datos de texto pueden
contener números letras y caracteres especiales. Por defecto, los datos de texto se alinean a la
izquierda dentro de la celda.

Datos numéricos
Los datos numéricos corresponden a números pueden ser utilizados en los cálculos. De forma
predeterminada, los números se alinean a la derecha en una celda. Además de los números reales –
tales como 10, 20, 30, 40 – Excel también almacena las fechas y horas como números.

Fórmulas
Una fórmula es una ecuación matemática, como sumar o restar dos números. Las fórmulas,
incluyen funciones utilizadas por Excel. Las formulas permiten realizar operaciones basadas en
una condición o haciendo referencia a otras celdas.

Ordenar datos
La ordenación es una de las herramientas más comunes de administración de datos. Puede
ordenar la tabla por una o más columnas, por orden ascendente o descendente, o crear un orden
personalizado.

Antes de ordenar una tabla:

1. Asegúrese de que no existen filas ni columnas vacías en una tabla.

2. Inserte los encabezados de tabla en una fila en la parte superior.

Encabezado

3. Asegúrese de
que hay por lo menos una columna vacía entre la tabla que quiere ordenar y otra
información en la hoja de cálculo que no está en esa tabla.

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Ordenar la tabla

1. Seleccione una celda en los datos.

2. Seleccione Inicio > Ordenar y filtrar.

O bien, seleccione la pestaña Datos > Ordenar.

3. Seleccione una opción:

• Ordenar de A a Z: ordena la columna seleccionada en sentido ascendente.
• Ordenar de Z a A: ordena la columna seleccionada en sentido descendente.
• Orden personalizado: ordena datos en varias columnas aplicando distintos
criterios de ordenación.

Para usar un orden personalizado:

1. Seleccione Orden personalizado.
2. Seleccione Agregar nivel.

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 3. En Columna, seleccione la columna que quiere Ordenar por en la lista desplegable
y después seleccione la segunda columna que quiere ordenar como Luego por. Por
ejemplo, Ordenar por departamento y Luego por estado.
4. En Ordenar según, seleccione Valores.
5. En Criterio de ordenación, seleccione una opción, como A a Z, De menor a mayor
o De mayor a menor.
6. Repita los pasos 2-5 para cada columna adicional por la que quiera ordenar.

NOTA: Para eliminar un nivel, seleccione Eliminar nivel.

7. Active la casilla Mis datos tienen encabezados si los datos tienen una fila de
encabezado.

Usar filtros
Los filtros proporcionan una forma rápida de buscar y trabajar con un subconjunto de datos en
un rango o tabla. Al filtrar una lista, oculta temporalmente algunos de los datos para poder
concentrarse en aquellos que desea.

Filtrar datos
1. Seleccione una celda dentro de los datos que quiere filtrar.
NOTA: Antes de filtrar los datos, asegúrese de que no hay columnas o filas vacías.

2. Seleccione la pestaña Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro. O bien, seleccione la
pestaña Datos > Filtro.

3. Seleccione la flecha desplegable de filtro de la columna que desea filtrar.

4. Desactive Seleccionar todo, en la parte superior del árbol de datos, y active los
filtros que desee haciendo clic.

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NOTA: Para aplicar filtros en varias columnas, seleccione la primera columna, aplique el filtro y, a continuación, seleccione la
columna siguiente y aplique otro filtro.

Aplicar un filtro personalizado

1. Seleccione la flecha desplegable del filtro y, a continuación, seleccione:
• Filtros de texto: disponibles cuando la columna contenga texto o una mezcla de
texto y números: Es igual a, No es igual a, Comienza con, Termina con o
Contiene.
• Filtros de número: disponibles cuando la columna contenga solo números: Es
igual a, No es igual a, Mayor, Menor que, o Entre.
• Filtros de fecha: disponibles cuando la columna contenga solo fechas: Semana
pasada, Mes que viene, Este mes y Mes pasado.
• Borrar filtro de ‘Columna’: estará disponible cuando la columna ya esté
filtrada.
Seleccione esta opción para borrar el filtro.
• Seleccione Y si ambas condiciones deben cumplirse.
• Seleccione O si solo una de las condiciones debe cumplirse.

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 2. Especifique las condiciones filtradas.

3. Para filtrar los resultados por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtro
en ambos cuadros.

Realizar el ejercicio del anexo 5

Buscar y reemplazar texto y números en una hoja de cálculo

Use las características Buscar y reemplazar en Excel para buscar elementos en su libro, como un
número o una cadena de texto en particular. Puede buscar el elemento de búsqueda como
referencia o puede reemplazarlo por otra cosa. Puede incluir caracteres comodín, como signos de
interrogación, tildes y asteriscos, o números en los términos de búsqueda. Puede buscar por filas o
por columnas, buscar en comentarios o valores y buscar en hojas de cálculo o libros enteros.
Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo

Use las características Buscar y reemplazar en Excel para buscar elementos en su libro, como un
número o una cadena de texto en particular. Puede buscar el elemento de búsqueda como
referencia o puede reemplazarlo por otra cosa. Puede incluir caracteres comodín, como signos de
interrogación, tildes y asteriscos, o números en los términos de búsqueda. Puede buscar por filas o
por columnas, buscar en comentarios o valores y buscar en hojas de cálculo o libros enteros.

Buscar
Para encontrar algo, presione Ctrl+F o vaya a Inicio > Edición > Buscar &
seleccionar > Buscar.
Nota: En el ejemplo siguiente, hemos seleccionado Opciones >> para mostrar todo el cuadro de
diálogo Buscar. De forma predeterminada, se muestra con Opciones ocultas.

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1. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar, o bien seleccione la
flecha del cuadro Buscar y, después, seleccione un elemento de búsqueda reciente de la lista.

2. Seleccione Buscar todo o Buscar siguiente para ejecutar la búsqueda.

Sugerencia: Al seleccionar Buscar todo, se muestra cada repetición de los criterios que está
buscando y, al seleccionar una repetición específica en la lista, se selecciona su celda. Puede
ordenar los resultados de una búsqueda de Buscar todos seleccionando un encabezado de
columna.

3. Seleccione Opciones>> para definir aún más la búsqueda si es necesario:

 Dentro de: Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero,
seleccione Hoja o Libro.

 Búsqueda Puede optar por buscar Por filas (valor predeterminado) o Por columnas.

 Buscar en Para buscar datos con detalles específicos,

seleccione Fórmulas, Valores, Notas o Comentarios.
Nota: Las fórmulas, los valores, las notas y los comentarios solo están disponibles
en la pestaña Buscar; solo Las fórmulas están disponibles en la pestaña Reemplazar.

 Coincidir mayúsculas y minúsculas: marque esta opción si quiere buscar datos con
distinción entre mayúsculas y minúsculas.

 Hacer coincidir todo el contenido de la celda: compruebe esto si desea buscar celdas
que contengan solo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar.

4. Si desea buscar texto o números con un formato específico, seleccione Formato y, a

continuación, realice las selecciones en el cuadro de diálogo Buscar formato .
Sugerencia: Si quiere buscar celdas que coincidan con un determinado formato, puede
eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda específico como
ejemplo. Seleccione la flecha situada junto a Formato, seleccione Elegir formato de
celda y, después, seleccione la celda que tiene el formato que desea buscar.

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 Reemplazar
Para reemplazar texto o números, presione Ctrl+H o vaya a Inicio > Edición > Buscar y
seleccionar > Reemplazar.
Nota: En el ejemplo siguiente, hemos seleccionado Opciones >> para mostrar todo el cuadro de
diálogo Buscar. De forma predeterminada, se muestra con Opciones ocultas.

1. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar, o bien seleccione la

flecha del cuadro Buscar y, después, seleccione un elemento de búsqueda reciente de la lista.

2. En el cuadro Reemplazar por, escriba el texto o los números que desea usar para reemplazar
el texto de búsqueda.

3. Haga clic en Reemplazar todo o Reemplazar.

Sugerencia: Al seleccionar Reemplazar todo, todas las repeticiones de los criterios que está
buscando se reemplazan, mientras que Reemplazar actualiza una repetición a la vez.

4. Seleccione Opciones>> para definir aún más la búsqueda si es necesario:

 Dentro de: Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero,
seleccione Hoja o Libro.

 Búsqueda Puede optar por buscar Por filas (valor predeterminado) o Por columnas.

 Buscar en Para buscar datos con detalles específicos,

seleccione Fórmulas, Valores, Notas o Comentarios.

 Coincidir mayúsculas y minúsculas: marque esta opción si quiere buscar datos con
distinción entre mayúsculas y minúsculas.

 Hacer coincidir todo el contenido de la celda: compruebe esto si desea buscar celdas
que contengan solo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar.

5. Si desea buscar texto o números con un formato específico, seleccione Formato y, a

continuación, realice las selecciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.

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Realizar el ejercicio propuesto del anexo 6

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Formatos de Celdas
Ajustes y alineación de texto
Para cambiar la forma en que se muestran los datos una celda, puede combinar celdas,
alinearlas, ajustar el texto de las celdas o girar el texto.
Girar

Ajustar texto a
celda
Combinar

Alinear los datos Otras opciones

una alinead

Formatos de datos
Puede mostrar formatos de número como moneda, porcentajes, decimales, fechas, números de
teléfono o números del seguro social.

Selección
formato de
Aumentar/Disminuir
decimale

Formato Otras opciones

moneda formato

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Control del tamaño, color y tipo de fuente
Aplique formato a las celdas para hacer que destaquen con fuentes, tamaños de fuente, colores
y bordes.
Fuente

Tamaño de la fuente

Negrita Color de la
fuente

Cursiva Color de la
Subrayado celda

Bordes de
celda

Realizar el ejercicio del anexo 6

Cambio de estructura de las hojas en un libro

De forma predeterminada, aparece una hoja de cálculo en un libro, pero puede agregar más,
cambiarles el nombre o eliminarlas, según sea necesario.

Insertar una hoja de cálculo

1. Siga uno de estos procedimientos:

En la pestañaHoja, seleccione
de la actual.

• . Se agregará una nueva hoja de cálculo a la

derecha
• Seleccione Inicio > Insertar > Insertar hoja.
• Haga clic con el botón derecho en una hoja, haga clic en Insertar y, en la el
cuadro Insertar cuadro, seleccione Hoja de cálculo.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo cuyo
nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
2. Escriba un nuevo nombre para la Hoja y, después, presione Entrar.
SUGERENCIA: Haga doble clic en el nombre de la hoja en la pestaña Hoja cambiarle el nombre rápidamente.

Eliminar una hoja de cálculo

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 1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar .

3. Si la hoja está vacía, se eliminará, pero si contiene datos, aparecerá un mensaje
emergente. Seleccione Eliminar para confirmar la eliminación.

Ocultar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea ocultar.
2. Haga clic en Ocultar.

Insertar Hoja
Eliminar Hoja
Cambiar nombre

Ocultar Hoja

Insertar o eliminar filas o columnas

Pequeños cambios en el diseño de la hoja de cálculo pueden suponer grandes mejoras en
legibilidad. Inserte y elimine filas, columnas y celdas para organizar la hoja de cálculo.

Insertar una columna o fila

1. Seleccione la letra de la parte superior de una
columna para seleccionar toda la columna, o
seleccione el número de fila para seleccionar una fila.
2. Seleccione la pestaña Inicio > Insertar > Insertar
columnas de hoja.
O bien, haga clic con el botón derecho en la letra de
la columna o en el numero de una fila y seleccione Insertar.

NOTA: Se inserta una nueva columna a la izquierda y una nueva fila encima de la seleccionada.

Eliminar una columna o fila

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 1. Seleccione la columna o fila a eliminar.
2. Seleccione la pestaña Inicio > Eliminar > Eliminar columnas de hoja.
O bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de
una fila y seleccione Eliminar.

Insertar una celda

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.
2. Haga clic con el botón derecho en las celdas
seleccionadas y elija Insertar.
3. En el cuadro Insertar, seleccione una
opción:

Desplazar las celdas hacia la derecha: desplaza las

celdas a la derecha a fin de dejar espacio para las
nuevas celdas.

Desplazar las celdas hacia abajo: desplaza las celdas hacia abajo a fin de dejar espacio para
las nuevas celdas.
Insertar toda una fila: inserta una nueva fila.
Insertar toda una columna: inserta una nueva columna.

Ocultar filas y columnas

Muestre u oculte filas o columnas en la hoja de cálculo para mostrar únicamente los datos que
necesita ver o imprimir.

Seleccionar filas o columnas

1. Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Encabezado de columna

Encabezado de fila

Ocultar filas o columnas

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después,
seleccione Ocultar.
Mostrar filas o columnas
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 1. Seleccione las columnas adyacentes a las columnas ocultas.
2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Mostrar.

Modificar tamaño de filas y columnas

Puede ajustar de forma manual el ancho de columna o el alto de fila (para hacerlo, arrastre los
límites de la celda, o cambie automáticamente el tamaño de columnas y filas para ajustar los
datos).

NOTA: Si una columna es demasiado estrecha para mostrar los datos, verá ### en la celda.

Cambiar el tamaño de las columnas

1. Seleccione una columna o un rango de columnas.
2. Coloque el puntero en el límite entre los encabezados de columna.

3. Arrastre el límite para cambiar el ancho. Esto cambia el tamaño de todas las
columnas seleccionadas al mismo ancho.

Cambiar el tamaño de las filas

1. Seleccione una fila o un rango de filas.
2. Coloque el puntero en el límite entre los números de fila.
3. Arrastre el límite para cambiar el alto.

Realizar el ejercicio propuesto

Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza
unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un
mensaje de error.
Sintaxis =Nombre_funcion(parametros)
Los argumentos,parametros o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3.

Usar funciones
1. Seleccione una celda en la hoja de cálculo.
2. Seleccione Fórmulas y, a continuación, una función en una categoría en el grupo
Biblioteca de funciones.

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 3. Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango de celdas.

4. De forma predeterminada, el valor resultante aparece en la celda seleccionada y se

muestra la fórmula en la barra de fórmulas.

Usar Insertar función

1. Seleccione una celda en la hoja de cálculo.
2. Seleccione Fórmulas > Insertar función.
3. Escriba el nombre de la función en el cuadro Buscar una función o seleccione la
categoría de la función.
4. Seleccione una función.
5. Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango de celdas.
Para insertar una función, escriba el signo igual = y el nombre probable de la
función en la celda. Se mostrará una lista. Seleccione una función de la lista.

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 2

Usar Autosuma para sumar números

Si necesita sumar una columna o fila de números, deje que Excel realice los cálculos
automáticamente. Seleccione una celda junto a los números que desea sumar, haga clic
en Autosuma en la pestaña Inicio, presione Entrar y habrá terminado.

He aquí un ejemplo. Para agregar los números de enero a este

presupuesto de ocio, seleccione la celda B7, la celda que está
justo debajo de la columna de números. Después haga clic
en Autosuma. Aparecerá una fórmula en la celda B7 y Excel
resaltará las celdas que está sumando.

Presione Entrar para visualizar el resultado (95,94) en la celda

B7. También puede ver la fórmula en la barra de fórmulas de
la parte superior de la ventana de Excel.

Funciones mas frecuentes

Funciones max, min, promedio y suma
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Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser
sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. También en estos
casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior
izquierda.

Realizar el ejercicio del anexo 7

Funciones de fecha y hora (referencia)

Función Descripción

Función FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

Función SIFECHA Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas. Esta función es útil
en las fórmulas en las que necesite calcular una edad.
Función DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.
Función AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.
Función SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo.
Función HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.
Función DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.
Función DIA.LAB Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un
número determinado de días laborables.
Función AÑO Convierte un número de serie en un valor de año.

Realizar el ejercicio del anexo 8

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Busquedas y referencias
BuscarV y BuscarH

La función BUSCARV y BUSCARH en Excel son algunas de las funciones más

utilizadas en las hojas de cálculo. Pero en muchas ocasiones los usuarios no saben cuál de
estas funciones deben utilizar o desconocen su funcionamiento al detalle. Por ello, en este
tutorial te explicamos las funciones BUSCARV y BUSCARH paso a paso.

Cuando usar la función buscarv en excel

La función BUSCARV busca un valor en la primera columna de la izquierda del
rango/tabla seleccionado y devuelve un dato de la misma fila en una columna específica
del rango.
Utiliza la función BUSCARV cuando el valor buscado se encuentre en la primera columna
de la izquierda del rango de datos.
Un truco para saber cuándo usar la función BUSCARV es fijarse en la ubicación de los
encabezados de los datos. Si los encabezados están organizados en una fila entonces
debes usar la función BUSCARV que realiza búsquedas de forma vertical.

Función buscar en excel

La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y
como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que
especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma
matricial.

Forma Vectorial de la Función Buscar

Empecemos explicando la forma vectorial de la función BUSCAR. Bajo esta forma
podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una
sola fila. La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:

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 • Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
• Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por
una sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
• Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de
resultados que deseamos obtener.
El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la
función devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado
deberá ser del mismo tamaño que Vector_de_comparación.

Ejemplo de la función buscar en forma vectorial

Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y
de los cuales deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su
nombre.

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Función Buscarh
La función BUSCARH busca un valor en la fila superior del rango/tabla seleccionado y
devuelve un dato de la misma columna en una fila específica del rango.

Utiliza la función BUSCARH cuando el valor buscado se encuentre en la primera fila

superior del rango de datos.
Para saber cuándo usar la función BUSCARV fíjate en la ubicación de los encabezados de
los datos. Si los encabezados están organizados en una columna entonces debes usar la
función BUSCARH que realiza búsquedas de forma horizontal.

Función BuscarH en Excel

Veremos el uso de la función BUSCARH con los mismos datos que la función BUSCARV
pero organizados de forma diferente. Solo hemos cambiado los datos de filas a columnas,
algo que puedes hacer fácilmente usando la función trasponer de Excel.
BUSCARH(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_filas; rango) donde:
 Valor buscado será el que aparezca en la celda donde has insertado el desplegable.
De esta forma el resultado mostrado cambiará en función del mes que elijas.
 La matriz_tabla será el rango de datos donde se encuentre tanto el valor buscado
como el valor que queremos que nos arroje la función. Selecciona un único rango
que contenga ambos elementos.
 Indicador_filas se refiere a la posición de la fila donde está el dato que nos debe
arrojar la función dentro del rango establecido. En este caso 3.
 Rango FALSO para obtener correspondencia exacta.
Realizar el ejercicio del anexo 9

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Creacion de gráficos de datos
Los gráficos ayudan a visualizar los datos de una forma más efectiva.

Crear un gráfico
1. Seleccione los datos para el gráfico.
2. Seleccione la pestaña Insertar > Gráficos recomendados.

3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos recomendados para obtener una vista

previa del gráfico.

NOTA: Puede seleccionar los datos que desee en el gráfico y presionar ALT + F1 para crear un gráfico inmediatamente, pero es
posible que no sea el mejor gráfico para los datos. Si no ve un gráfico que le guste, seleccione la pestaña Todos los gráficos para
ver todos los tipos de gráfico.

Eliminar un gráfico
1. Seleccione el gráfico.
2. Presione Suprimir.

Dar formato a un gráfico

Para personalizar el aspecto del gráfico, use las opciones de formato para cambiar el título, el
diseño, el color del tema y el estilo de gráfico.
Título del gráfico
Eje
vertical
Título
del
eje Leyenda
vertical

Título del eje

horizontalEje horizontal
Un gráfico se compone de varias secciones, como el título, área de trazado, título de eje vertical
(valor), título de eje horizontal (categoría) y las leyendas.

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Agregar un título al gráfico
1. Seleccione Título del gráfico y escriba un título.
O bien, para seleccionar el título de los datos de una celda, seleccione el título del
gráfico, escriba = celda (por ejemplo, =D1) en la barra de fórmulas y, a
continuación, presione Entrar.
2. Para aplicar formato al título, use las opciones de Fuente en la pestaña Inicio para:

• Seleccionar una fuente y un tamaño de

fuente • Poner la fuente en negrita,
cursiva o subrayada • Cambiar el color
de la fuente:
NOTA: También puede usar estas opciones para dar formato a los títulos de ejes.

Cambiar el diseño de gráfico

1. Seleccione el gráfico.
2. En Herramientas de gráficos, seleccione Diseño > Diseño rápido.

3. Desplace el puntero sobre las opciones para obtener una vista previa y seleccionar
un diseño.

Cambiar el estilo de gráfico

1. Haga clic en Diseño y seleccione la flecha desplegable para ver todas las opciones.
2. Seleccione un estilo de gráfico.
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 2
Seleccionar un estilo de tema para agregar color
1. En el gráfico, seleccione el Área de trazado, el área interior que muestra los datos
trazados.
2. En Herramientas de gráficos, seleccione Formato.
3. Seleccionar un estilo de Estilos de tema.

2
El estilo seleccionado se aplicará al área de trazado.

Imprimir un documento
Desde un mismo lugar, puede ver el aspecto que tendrá un documento impreso, configurar las
opciones de impresión e imprimir un archivo.

1. En la pestaña Archivo > Imprimir.

2. Escriba el número de copias que desea imprimir en el cuadro Copias.
3. En Impresora, asegúrese de que está seleccionada la impresora que desea.
4. En Configuración, se encuentran seleccionados los valores de configuración de
impresión predeterminados para la impresora. Si desea cambiar algún parámetro, haga
clic en el mismo y seleccione otro nuevo.
5. Pulse Imprimir para imprimir.

2
5
Imprimir
3
Impresora

Configuración

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Establecer una o varias áreas de impresión

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que quiera definir como área de impresión.
2. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión > Establecer área de
impresión.

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Agregar celdas a un área de impresión existente

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión
existente.
2. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión > Agregar al área de
impresión.

Borrar el área de impresión

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de
impresión.
2. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Borrar área de impresión.

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