Material de Apoyo Excel Básico

¿Qué es Excel?
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Permite

crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar
datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio.
Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear
modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos
datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad
de gráficos con aspecto profesional.
 La ventana de Microsoft Excel muestra una hoja con una cuadrícula de

filas y columnas. Cada recuadro, o celda, tiene una referencia que
indica su posición en la fila y en la columna, por ejemplo, A1 en cada
celda se va a alojar un dato distinto de la información.
 LIBRO DE TRABAJO: Los documentos creados en Excel se denominan
LIBROS, cada una de ellos se componen de varias hojas de cálculo
almacenadas en un mismo archivo, que se identifican por su extensión.
xlzx. Está formada por 16.384 columnas (XFD) y 1.048.576 filas. El
ancho máximo de las columnas es de 255 caracteres.
 CELDA: Cada una de las casillas rectangulares que componen una hoja
de cálculo y constituye la unidad básica de la misma se denomina celda.
Las celdas se organizan en filas y columnas y su nombre se crea
precisamente combinando la letra de la columna con el número de la fila
en que se encuentran. Nº total de caracteres que puede contener una
celda 32.767 caracteres
1
Partes de la Ventana
Hay que señalar que la versión 2007 y 2010 del programa presentan una
clara diferencia respecto a versiones anteriores en lo que a su interfaz se
refiere. Las herramientas que antes se repartían entre la Barra de menús y
las diferentes barras de herramientas ahora se distribuyen entre la Barra de
herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones
Bajo la Cinta de opciones se halla la Barra de fórmulas, acompañada del

cuadro de nombres que nos indica la celda o el rango seleccionado. La
parte central de la pantalla está ocupada por el Área de trabajo con sus
celdas, acompañada de las típicas Barras de desplazamiento vertical y
horizontal. Esta última comparte el espacio horizontal con las etiquetas de
las hojas. Al pie de la pantalla, la Barra de estado incluye por defecto el
estado de la celda seleccionada, los iconos de acceso directo a las vistas, el
botón de Zoom y el botón deslizante del zoom. Utilizando el menú
contextual de esta barra es posible configurarla para que muestre diferente
información.
La cinta de opciones, la Barra de herramientas de Acceso rápido, la

ficha Archivo, Al hacer clic en la pestaña Archivo, se ven muchos de los
comandos básicos como Abrir, Guardar e Imprimir.
2
En la ficha Archivo podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La
Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando,
guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y
configurando opciones etc., están especialmente diseñados y orientados a
los resultados y facilitan enormemente el trabajo con las diferentes
herramientas del programa, que permiten realizar modificaciones de este
entorno.
La cinta de opciones está diseñada para facilitar la tarea de localizar los

comandos necesarios para ejecutar una acción. Cada una de las fichas de
la cinta reúne los grupos de comandos relacionados con una actividad
concreta (Insertar, diseñar la página, introducir fórmulas, etc.) para pasar de
una ficha a otra basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña o con la
rueda del mouse. Además de las fichas normales, y en función del elemento
seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones fichas contextuales
que incluyen las herramientas de edición propias de dicho elemento
(Herramientas de imagen, Herramientas de tabla, etc.) Junto a algunos
títulos de los grupos de herramientas aparece un pequeño icono que da
acceso a un cuadro de diálogo o a un panel de opciones relacionado con la
categoría a la que pertenecen.
Movimiento a través de la hoja con el teclado
Para moverse Presione del teclado

Arriba o abajo una fila <> ó <>
Izquierda o derecha de una columna <> ó <>
Al comienzo de una fila la tecla <Inicio>
A la última celda con información <Ctrl> + <Fin>
Al principio de la hoja <Ctrl> + <Inicio>
Una pantalla hacia abajo <Av Pág>
Una pantalla hacia arriba <Re Pág>
Avanzar a una hoja <Ctrl>+ Av Pág>
Retroceder una hoja <Ctrl + Re Pág>
Para seleccionar con el teclado

Para Presione del teclado
Extender la selección <Shift>+ las flechitas de

movimiento
Seleccionar una columna entera <Ctrl> + <Espacio>
Seleccionar una fila entera <Shift> + <Espacio>
Shift+Fin+, Shift+Fin+;Shift+Fin+ Extiende la selección
Además del método de selección con el teclado, tiene el método de
selección con el ratón o mouse. El apuntador del ratón con forma de una
cruz  nos indica que podemos hacer una selección
3
Para seleccionar con el ratón, basta con dar
un clic sostenido sobre el área deseada
hasta que esté sombreada.
En la barra de Fórmula aparecen cuantas
columnas y/o renglones se están
seleccionando.
Se puede seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los

encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar
cuantas columnas se deseen. De la misma forma se pueden seleccionar
filas o renglones completos dando un
clic sobre el encabezado de las filas.
Para seleccionar filas, columnas o

celdas que no están contiguas, se
utiliza la tecla <Ctrl> y se usan los

mismos métodos descriptos
anteriormente.
Finalmente, para seleccionar toda la

hoja se puede hacer con el botón que se encuentra a la izquierda del
encabezado de la columna A y arriba del renglón 1 (Botón Seleccionar
Todo) o Ctrl+E
Introducir y modificar datos en las celdas

La introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por
celda. Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a
escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino
realizar algunos cambios, presione la tecla <F2> o haga doble clic sobre la
celda y se cambia o añade la información.
Use la tecla <Tab> para moverse a la siguiente celda de la derecha.

Use la tecla <Shift> + <Tab> para moverse una celda a la izquierda.
Use la tecla <Enter> para moverse una celda hacia abajo.
Use la tecla <Shift> + <Enter> para moverse una celda hacia arriba.
Utilice los comandos Cortar, Copiar o Pegar: Realice la selección y haga

clic con el botón secundario (derecho) del mouse para ver el menú
contextual y luego seleccionar el comando adecuado.
Para borrar datos de una celda: Seleccione la celda y presione la tecla

Supr.
Si comete un error: Haga un clic en el botón Deshacer.
4
Para rellenar un rango de celdas: Para rellenar un rango de celdas con el
mismo texto o valor, escriba el texto o el valor en una de las celdas y, a
continuación, arrastre el controlador de relleno en cualquier dirección.
Arrastre el controlador de relleno
Para buscar la función correcta fácil y rápidamente: Haga clic en el botón

Insertar función de la barra de fórmulas y obtendrá ayuda para encontrar la
función que necesite y crear una fórmula.
5
FÓRMULA: Son los elementos esenciales de una hoja de cálculo.
Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos la hoja en una
calculadora que actualiza los resultados cada vez que se modifica una variable.
Una fórmula puede consistir en una operación con constantes o puede hacer
referencia a otras celdas. Un ejemplo del primer caso sería la expresión =8+5
que da siempre el mismo resultado, en cambio, una fórmula del segundo tipo,
como =B3-10, devolverá un resultado diferente en la celda que la contiene
cada vez que el contenido de la celda B3 varíe. Las fórmulas pueden escribirse
directamente en las celdas, o bien a través de la Barra de Fórmulas, que es la
forma más correcta. Toda fórmula debe ir precedida del signo igual (=) que la
identifica como tal en el programa.
Información general de las fórmulas:

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver
información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones,
etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=) o con el signo
más (+).
A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se
pueden escribir en una hoja de cálculo.
 =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
 =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

 En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede
afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante
comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el
orden para obtener los resultados deseados.
Orden de cálculo
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de
Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los
caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual
están los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo,
constantes o referencias a celdas. Estos se encuentran separados por
operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha,
según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Uso de paréntesis
 Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de
la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente
fórmula da un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes
que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al
resultado.
=5+2*3
6
 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel
sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que
se obtiene 21.
= (5+2)*3
 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la

fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Mensajes de error
En algún momento puede producirse el hecho que nos equivoquemos en la

realización de una fórmula y ésta intente realizar cálculos con datos
erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y
un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observe
los siguientes mensajes de error y su causa:
#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0

#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos
Puede ajustar el espaciado y la alineación de los datos: arrastrando o

haciendo doble clic en la línea del encabezado. Puede girar el contenido de
las celdas 90 grados hacia arriba o hacia abajo. Seleccione la celda y, a
continuación, haga clic en Orientación (Ficha Inicio), del grupo Alineación,
seleccione la orientación que desee.


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¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Permite

 La ventana de Microsoft Excel muestra una hoja con una cuadrícula de

Bajo la Cinta de opciones se halla la Barra de fórmulas, acompañada del

La cinta de opciones, la Barra de herramientas de Acceso rápido, la

La cinta de opciones está diseñada para facilitar la tarea de localizar los

Movimiento a través de la hoja con el teclado

Para moverse Presione del teclado

Para seleccionar con el teclado

Extender la selección <Shift>+ las flechitas de

Se puede seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los

Para seleccionar filas, columnas o

utiliza la tecla <Ctrl> y se usan los

Finalmente, para seleccionar toda la

Introducir y modificar datos en las celdas

Use la tecla <Tab> para moverse a la siguiente celda de la derecha.

Utilice los comandos Cortar, Copiar o Pegar: Realice la selección y haga

Para borrar datos de una celda: Seleccione la celda y presione la tecla

Si comete un error: Haga un clic en el botón Deshacer.

Arrastre el controlador de relleno

Para buscar la función correcta fácil y rápidamente: Haga clic en el botón

Información general de las fórmulas:

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la

En algún momento puede producirse el hecho que nos equivoquemos en la

#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0

Puede ajustar el espaciado y la alineación de los datos: arrastrando o

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