ACTIVIDAD DE TRABAJO AUTÓNOMO

Datos generales
Nombre
Carlos Dávila García
Docente
Diseño y Análisis de Proyectos
Asignatura Unidad No. 4
Empresariales

Unidad Evaluación de Proyectos Actividad No. 4

Tipo de actividad de trabajo autónomo

Ejercicios Análisis de
Taller X X Investigación
de práctica caso
Control de
Ensayo Exposición Resumen
lectura
Ejercicios
Análisis de
Artículo de Proyecto
datos
aplicación

Datos de la actividad
Objetivo: Utilizar los conceptos aprendidos en la Unidad IV y desarrollarlos
en un caso de estudio.
Tema de la actividad: Johnson & Rogers Software Engineering, Inc.
Descripción: Leer el caso expuesto a continuación y responder a tres
preguntas.
Orientaciones metodológicas: Para responder a este caso deberá revisar el
material de la semana 1 y 2 de la Unidad IV enviado por correo electrónico
de la plataforma.
Orientaciones prácticas (consideraciones y pasos a seguir para entregar la
actividad):
• Formato: PDF.
• Fecha máxima de entrega: Detallada en la Ruta de Aprendizaje.
• Nombre del archivo: nombreyapellidodelalumno-
DiseñoyAnálisisProyectos-Unidad4Taller4 (formato Word).
• Otros: Responder a cada preguntas entre un mínimo de 60 palabras y
un máximo de 100 palabras. Se debe hacer uso de una matriz (tabla)
para desarrollar sus respuestas.
JOHNSON & ROGERS SOFTWARE ENGINEERING, INC.

Kate Thomas, gerente de proyectos de Johnson & Rogers Software

Engineering, estaba pendiente de su primera “reunión” de equipo de proyectos.
“Reunión” va entre comillas, porque, en realidad, no iba a permanecer sentada
en una mesa con ninguno de los otros miembros del equipo del proyecto. A ella
se le había responsabilizado de un gran proyecto de desarrollo de software en el
cual tomarían parte miembros del equipo tanto del interior de la organización,
como de fuera de ella, ninguno de los cuales estaba actualmente trabajando en
la misma oficina de Redlands, California, donde ella trabajaba. De hecho,
mientras Kate marcaba los nombres en una libreta de apuntes que tenía frente a
ella, no sabía si estar impresionada o aprehensiva acerca del proyecto que estaba
a punto de iniciar.

✓ Vignish Ramanujam (programador sénior): Nueva Delhi, India

✓ Anders Blomquist (diseñador de sistemas): Uppsala, Suecia
✓ Sally Dowd (ingeniero de sistemas): Atlanta, Georgia
✓ Penny Jones (programador júnior): Bristol, Inglaterra
✓ Patrick Flynn (programador junior): San Antonio, Texas
✓ Erik Westerveldt (subcontratista): Pretoria, Sudáfrica.
✓ Toshiro Akame (representante del cliente): Kioto, Japón

Kate se dio cuenta rápidamente de que el reto con este equipo implicaría
hallar la manera de crear un equipo de proyecto integrado con estas personas,
la mayoría de las cuales nunca se habían tratado antes. Aunque Sally y Patrick
trabajaron para Johnson & Rogers en otras secciones de la planta, el resto del
“equipo” era extranjero. Erik, de Sudáfrica, era clave para el proyecto debido a
que su compañía había desarrollado algunos de los procesos especializados que
el proyecto requería y, por tanto, debía tratarse como un socio industrial. Los
otros miembros del equipo habían sido integrados al equipo por Erik o a través
de contactos con altos funcionarios de su compañía. Ella no lo sabía, pero no
tardaría en descubrir cómo se sentían con
el proyecto y cuál sería su nivel de compromiso.

La primera reunión virtual del proyecto se programó para comenzar con

puntualidad a las 9:00 a.m., hora del Pacífico. Esto suscitó el primer problema. A
medida que Kate miraba la cámara montada sobre su monitor, ella observaba la
parte inferior de la pantalla en busca de señales que le indicaran que habían
iniciado sesión los otros miembros del equipo. Finalmente, a las 9:15, se unió
Sally, con Toshiro inició sesión poco después. Mientras conversaban, continuaron
esperando a que los otros miembros iniciaran su sesión. El tiempo seguía
pasando. A las 9:30 a.m., nadie más se había conectado; entonces Kate le pidió
a su secretaria que comenzara a hacer llamadas telefónicas para comprobar si
los otros miembros del equipo estaban tratando de acceder al sistema.
Finalmente, a las 10:25, el equipo estaba integrado por cinco miembros: Anders,
Sally, Penny, Patrick y Toshiro. Se decidió que, en pro de hacer algo, se
comenzaría la reunión con quienes habían iniciado sesión. La reunión empezó
con el orden del día que Kate había preparado y enviado por correo electrónico
el día anterior. A los diez minutos, el enlace del video con Penny se perdió
repentinamente. Los otros miembros del equipo esperaron durante cinco
minutos, y se tornaron impacientes porque Penny no lograba unirse a la reunión.
No había ninguna señal de Vignish o de Erik.

La reunión rápidamente se empantanó en detalles técnicos y los asistentes

se dieron cuenta de que varios de los aspectos técnicos no podrían resolverse sin
la participación de los miembros del equipo que faltaban. A pesar de que él hizo
todo lo posible para ocultarlo, se hizo evidente que Toshiro, en particular, estaba
frustrado por la falta de progreso de la reunión. Kate sugirió que se hiciera un
receso hasta las 11 a. m., mientras ella hacia otro intento por ponerse en contacto
con los miembros que faltaban, pero Toshiro se opuso, diciendo: “Serían las 3
a.m. en mi país.

Acaba de pasar la medianoche. He estado aquí durante 15 horas y me

gustaría regresar a casa.” Finalmente, se acordó convocar la reunión para
mañana a la misma hora. Toshiro estuvo de acuerdo, pero de mala gana: “¿No
podemos buscar un horario acorde con mi programación?”
Kate prometió considerar el asunto.

La reunión del día siguiente tuvo un éxito relativo. Aunque todos pudieron
iniciar sesión en el sistema, en un plazo razonable, la conexión de Penny siguió
cayéndose, lo cual exasperó a Vignish, el programador sénior. A pesar de que la
reunión se llevó a cabo con cortesía, nadie estaba dispuesto a manifestar sus
opiniones sinceras acerca de las metas del proyecto y de cómo se esperaba que
el equipo ejecutara sus tareas. Después de pedirles a los miembros del equipo
una retroalimentación honesta y conseguir poca respuesta, Kate finalmente
declinó. Además, tenía la sensación de que había algo de animosidad tácita en la
manera en que Patrick y Sally interactuaban.

Después de ajustar la meta general y discutir acerca las responsabilidades

del equipo, Kate les preguntó sobre la fecha en la que se realizaría la próxima
reunión. Siguió un silencio general, y Anders pregunto: “Bueno, ¿con qué
frecuencia usted espera que nos sigamos reuniendo de esta manera? Para ser
honesto, resulta inconveniente para mí asistir a estas sesiones con regularidad,
ya que nuestro equipo de telecomunicaciones está en Estocolmo y tengo que
conducir una hora en cada dirección.”

A continuación, Toshiro tomó la palabra: “Siento tener que repetir este

punto”, dijo, los horarios de las reuniones son muy incómodos para mí. ¿No
podríamos acordar un horario que fuera más aceptable?”
 Kate respondió: “Bueno, ¿qué le parece a las 5 de la tarde. Serían las...”
Kate se detuvo y rápidamente consultó su agenda personal: “9 de la mañana
para usted.” Esta sugerencia fue recibida con una ola de objeciones, la primera
de Penny, quien declaró: “Uh, Kate, sería la 1 a.m. en Inglaterra.”

Apenas terminó de hablar ella, Anders, Erik y Vignish intervinieron: “Kate,

serían las 2 a.m. en Estocolmo y en Pretoria” y “Kate, ¿sabe usted que serían las
6 a.m. en Nueva Delhi?”

Los miembros del equipo discutieron, de ida y vuelta, tratando de

encontrar un horario razonable que todos pudieran cumplir. Finalmente, después
de dar varias vueltas, para acordar el horario de las teleconferencias, Erik tomó
la palabra: “Tal vez no todos necesitamos reunirnos al mismo tiempo. Kate, ¿por
qué no programa reuniones con cada uno de nosotros cuando usted requiera
hablar.”

Kate se opuso diciendo: “Erick, el objetivo principal de las teleconferencias

es mantener el equipo unido, no es para llevar a cabo reuniones uno a uno con
cada miembro del equipo.”

Erik respondió: “Bueno, lo único que sé es que esta es apenas la primera

videoconferencia y se está convirtiendo en una carga.”

Penny tomó la palabra: “Tiene suerte. Al menos su sistema funciona. El

mío viene y va.”

“Bueno, ¿qué tal si se usan solo correos electrónicos?”, sugirió Erik. “De
esa manera. no importa qué hora es en nuestra localidad.”

Los otros miembros del equipo estuvieron de acuerdo en que esta idea
tenía sentido y parecía estar a punto de aprobarse el uso de mensajes de correo
electrónico para las comunicaciones. En ese momento, Kate volvió a entrar en la
discusión y dijo con firmeza: “Miren, eso no es suficiente. Debemos tener la
oportunidad de hablar juntos. Los correos electrónicos no van a permitir eso.”

La discusión continuó. Con el tiempo, los miembros del equipo firmaron y

acordaron que debían “hablar más” acerca de estos temas. La reacción de Kate
fue de decepción y frustración. Ella percibía renuencia entre los miembros del
equipo a hablar sobre estos temas y utilizar el sistema de videoconferencia de la
manera que ella imaginaba. Cuando Kate se sentó a almorzar al mediodía, se
preguntó cómo debería proceder de aquí en adelante.
N° Preguntas Respuesta
Kate reconoce que hay un problema y
que al tratar de complacer a todos en
el equipo, es posible que al final no
pueda complacer a nadie. Nos guste o
no, algunos miembros del equipo
tendrán que cumplir y acatar las
¿Qué le aconsejaría a Kate para que disposiciones. Por otro lado, si existe
procediera? Analice la conversación planificación para las reuniones con
1
que ella tuvo esta mañana. ¿Qué todos los miembros del equipo esto
salió bien? ¿Qué salió mal? los obligará a prepararse y tener
temas a tratar en beneficio de la
compañía, de esta manera podrán
optimizar el tiempo empleado en cada
reunión. La clave es la preparación
anticipada por Kate y todos los demás
en el equipo.
Las reuniones operacionales por
teleconferencia deben utilizarse
adecuadamente estableciendo
agendas para que cada colaborador
sepa cuando tienen la reunión y de
¿Cómo ella puede utilizar la
esta manera sienten la obligación de
tecnología de internet y las
asistir, de igual manera pueden
2 teleconferencias para mejorar el
aprovechar las reuniones virtuales
desarrollo y el rendimiento del
equipo?
para mostrar los indicadores de cada
área de trabajo, así mantendrán un
estándar durante las reuniones
motivando a que el equipo
contribuya en beneficio de la
compañía.

ELABORADO POR: Danilo Vaca