Infografía de Manuel Padilla

ACUERDO 060
articulo primero
1 AÑO
ARTICULO PRIMERO: Establecer los
lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de
2001
correspondencia de las entidades
públicas y las privadas que
cumplan funciones
cumplir con los programas de
gestión documental,
públicas,
para la
2 ARTICULO SEGUNDO
producción, recepción, Definiciones de

distribución, seguimiento, Archivo electronico
conservación y consulta de los Comunicaciones oficiales
documentos. Correspondencia.
Documento Electronico de Archivo
3
Documento Original.
articulo tercero Documento Publico
Radicacion de comunicaciones
oficiales
Las entidades deberán establecer de Registro de comunicaciones oficiales.
acuerdo con su estructura, la unidad de Sorie Documental.
correspondencia que gestione de Tabla de retencion documrental
manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa
4 articulo cuarto
Toda entidad debe establecer en los
de gestión documental y los programas manuales de procedimientos los
de conservación, integrándose a los cargos de los funcionarios
procesos que se llevarán en los archivos autorizados para firmar la
de gestión , centrales e históricos. documentación con destino interno y
externo que genere la institución. Las
unidades de correspondencia velarán
articulo quinto
Los procedimientos para la radicación de
5 por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente
los documentos que cumplan con lo
comunicaciones oficiales, velarán por la establecido.
transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se
podrán reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de recepción de
los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de
6 Numeración
articulo sexto
de actos
inmediato su copia debidamente radicada.
Al comenzar cada año, se iniciará la administrativos: La numeración de
radicación consecutiva a partir de uno, los actos administrativos debe ser
utilizando sistemas manuales, mecánicos o consecutiva y las oficinas
automatizados. encargadas de dicha actividad, se
encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes
articulo septimo
7 necesarios y serán responsables de
que no se reserven, tachen o
enmienden números, no se numeren
Comunicaciones internas: Para las los actos administrativos que no
comunicaciones internas de estén debidamente firmados y se
carácter oficial, las entidades cumplan todas las disposiciones
deberán establecer controles y establecidas para el efecto.
procedimientos que permitan
realizar un adecuado seguimiento
a las mismas, utilizando los
códigos de las dependencias, la
numeración consecutiva y
8 articulo octavo
Control de comunicaciones
sistemas que permitan la consulta oficiales: Las unidades de
oportunamente, ya sean éstos, correspondencia, elaborarán
manuales o automatizados. planillas, formatos y controles
manuales o automatizados que
permitan certificar la recepción de
9
los documentos, por parte de los
articulo noveno funcionarios competentes y
dispondrán de servicios de alerta
Conservación documental: Las para el seguimiento a los tiempos
entidades son responsables por la de respuesta de las
adecuada conservación de su comunicaciones recibidas.
documentación, para ello deben incluir
en sus programas de gestión
documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren
la integridad de los documentos desde
el momento de su producción. Así, se
requieren adoptar las normas relativas
10 articulo decimo
a la permanencia y la durabilidad de los Comunicaciones oficiales recibidas:
soportes, tales como la NTC 4436 para Las comunicaciones oficiales que
papel y la NTC 2676 aplicable a los ingresen a las instituciones deberán
soportes digitales. " Cartuchos de disco ser revisadas, para verificar la
flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), competencia, los anexos, el destino y
características dimensionales, físicas y los datos de origen del ciudadano o
magnéticas".
entidad que las remite, dirección
donde se deba enviar respuesta y
asunto correspo
ACUERDO 060
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO 11 AÑO

Comunicaciones oficiales enviadas: Las
comunicaciones oficiales enviadas en
soporte papel, se elaborarán en original y
2001
máximo dos copias, remitiéndose el
original al destinatario, la primera copia a
la serie respectiva de la oficina que genera
12
el documento, teniendo en cuenta los
anexos correspondientes y la segunda
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO
copia reposará en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo Comunicaciones oficiales vía fax: Las
establecido en su tabla de retención comunicaciones recibidas y enviadas por este
documental. En los casos en los cuales
medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la
haya varios destinatarios, se elaborarán
información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la
ARTICULO DÉCIMO TERCERO 13 unidad de correspondencia, la cual se

encargará de dar los lineamientos para el
control y establecer los procedimientos
adecuados para su administración. Las
Comunicaciones oficiales por correo entidades que utilizan para la impresión de los
electrónico: Las entidades que fax, papel químico, deberán reproducir este
dispongan de Internet y servicios de documento, sobre papel que garantice su
correo electrónico, reglamentarán su permanencia y durabilidad.
utilización y asignarán
responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas habilitadas. En
todo caso, las unidades de
14 ARTICULO DÉCIMO CUARTO
Imagen corporativa: Con el propósito
correspondencia tendrán el control de de reflejar una adecuada imagen
los mismos, garantizando el corporativa, las entidades
seguimiento de las comunicaciones establecerán en sus manuales de
oficiales recibidas y enviadas. procedimientos, la manera de
elaborar oficios, cartas, memorandos
y otros, teniendo en cuenta las
ARTICULO DÉCIMO QUINTO
15 normas ICONTEC, existentes para el
efecto. La leyenda de pie de página
debe contener, la dirección, el
Horarios de Atención al
número del conmutador, el número
Público: Todas las unidades de fax institucional, la dirección de la
de correspondencia, página web y la dirección del correo
informarán el horario de electrónico de la entidad.
atención al público en un
lugar visible y de fácil acceso
para los ciudadanos.

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