SERVICIO NACIONAL DE PROMOCIÓN PROFESIONAL.

SNPP

SEDE ITAUGUÁ.

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE ARCHIVOS.

UNIDAD 2

CONTENIDO: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

1. RESEÑA HISTÓRICA. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. IMPORTANCIA. CLASIFICACIÓN.

 Reseña histórica:
Una reseña histórica es un documento que recopila y presenta de manera resumida la evolución y los
acontecimientos relevantes de un tema determinado o entidad a lo largo del tiempo. Este resumen incluirá
fechas clave, hechos destacados y personajes importantes que han influido en la historia del tema en cuestión.
El propósito de una reseña histórica es proporcionar una visión general de la trayectoria de un tema específico,
permitiendo al lector obtener una comprensión básica de su contexto y desarrollo.
La importancia de una reseña histórica radica en su capacidad para preservar y transmitir conocimiento
histórico. Al condensar información relevante y presentarla de manera concisa, las reseñas históricas facilitan el
acceso a la historia de un tema en particular, ya sea una organización, un evento, un período de tiempo o
cualquier otro aspecto de interés histórico. Estas reseñas son especialmente útiles para aquellos que deseen
obtener una visión general rápida y comprensible de un tema sin tener que adentrarse en un estudio exhaustivo.
 Documento administrativo:
Un documento administrativo es aquel que se utiliza en el ámbito de la administración y gestión de
organizaciones, empresas o entidades gubernamentales. Estos documentos son generados con el fin de recopilar,
transmitir y archivar información relevante para la toma de decisiones, la coordinación de actividades y el
registro de administrativas.
Los documentos administrativos pueden incluir informes, actas, memorandos, cartas, órdenes de trabajo,
solicitudes, presupuestos, entre otros. Estos documentos son utilizados para comunicar información interna y
externa, mantener un registro organizado de las actividades realizadas, facilitar la coordinación entre diferentes
áreas y garantizar la transparencia y la trazabilidad de las operaciones administrativas.
 Importancia:
Los documentos administrativos desempeñan un papel crucial en el funcionamiento de las organizaciones, ya
que son herramientas fundamentales para el registro, la comunicación y el control de las actividades
administrativas. La importancia de los documentos administrativos se puede resumir en los siguientes puntos:
1.1. Registro de información: Los documentos administrativos permiten el registro y la conservación
de información relevante para la gestión de una organización. Estos documentos incluyen contratos,
informes, facturas, órdenes de compra, actas de reuniones, entre otros. Proporcionar una evidencia
escrita de las transacciones, decisiones y acciones realizadas, lo que facilita el seguimiento y la auditoría
de las actividades administrativas.
1.2. Comunicación interna y externa: Los documentos administrativos son medios de comunicación
clave tanto dentro como fuera de la organización. Facilitan la transmisión de información entre los
diferentes departamentos, equipos y niveles jerárquicos de una empresa. Además, se utilizan otros para
comunicarse con proveedores, clientes, instituciones gubernamentales y partes interesadas. Los
documentos administrativos claros y precisos aseguran que la información se transmite de manera
efectiva y se comprende correctamente.
1.3. Toma de decisiones: Los documentos administrativos provistos de datos, informes y análisis
necesarios para respaldar el proceso de toma de decisiones. Estos documentos pueden incluir informes
financieros, informes de ventas, análisis de mercado, evaluaciones de desempeño, entre otros. Al contar
con información precisa y actualizada, los gerentes y líderes pueden tomar decisiones informadas y
fundamentales, lo que contribuye a la eficiencia y eficacia de la organización.
1.4. Control y supervisión: Los documentos administrativos son herramientas para el control y la
supervisión de las operaciones empresariales. Permiten monitorear el cumplimiento de políticas,
procedimientos y regulaciones internas y externas. Los registros adecuados facilitan la detección de
errores, irregularidades o incumplimientos, lo que permite tomar medidas correctivas y evitar posibles
problemas legales o financieros.
 1.5. Responsabilidad y transparencia: Los documentos administrativos son evidencia escrita de las
transacciones y acuerdos realizados en una organización. Proporcionar una base objetiva para determinar
la responsabilidad de las partes involucradas en un proceso o decisión. Además, promueven la
transparencia al permitir el acceso a la información por parte de los interesados, como empleados,
accionistas, clientes y organismos reguladores.
En resumen, los documentos administrativos son esenciales para la gestión eficiente
Clasificación.
Los documentos administrativos pueden clasificarse de diversas formas, dependiendo del criterio utilizado. A
continuación, le proporcionaremos una clasificación utilizada en la gestión documental:
1. Documentos según su naturaleza o función:
Documentos de gestión: Son aquellos utilizados en la administración diaria de una organización, como
informes, comunicaciones internas, notas, etc.
Documentos de archivo: Son aquellos que han cumplido su función primaria y se conservan por su valor
histórico o legal, como contratos, actas, informes finales, etc.
2. Documentos según su forma o soporte:
Documentos en papel: Son aquellos registrados en papel, como cartas, memorandos, facturas impresas.
Documentos electrónicos: Son aquellos registrados y almacenados en formato digital, como correos
electrónicos, documentos de procesador de texto, hojas de cálculo, archivos PDF.
3. Documenentos según su grado de confidencialidad:
Documentos públicos: Son aquellos de acceso libre y que no contienen información sensible o confidencial.
Documentos privados: Son aquellos que contienen información sensible y están sujetos a restricciones de
acceso para proteger la confidencialidad.
4. Documentos según su ciclo de vida:
Documentos activos: Son aquellos en uso frecuente y que requieren disponibilidad inmediata.
Documentos semiactivos: Son aquellos que ya no se utilizan con frecuencia, pero aún tienen un valor
administrativo y pueden requerirse ocasionalmente.
Documentos inactivos o históricos: Son aquellos que han completado su ciclo de vida activo y semiactivo, pero
se conservan por su valor legal o histórico.
Es importante destacar que la clasificación de los documentos administrativos puede variar según la estructura y
necesidades de cada organización. La implementación de un sistema de gestión documental eficiente puede
ayudar a organizar y clasificar adecuadamente los documentos en una entidad.
2. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. LEY.
El Archivo General de la Nación de Paraguay es el organismo encargado de preservar, organizar y difundir el
patrimonio documental del país. Su objetivo es garantizar el acceso a la información histórica y administrativa
de Paraguay, así como promover la investigación y el conocimiento de la historia nacional.
LEY.
 Ley N°1099 / 97 que, Establece la obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el archivo
general de la Nación.
Artículo 1°.- Las reparticiones dependientes del Poder Ejecutivo, del Poder Legislativo y del Poder Judicial,
conservarán en sus archivos los documentos relacionados con sus actuaciones por el plazo de diez años.

Artículo 2°.- Cumplido el plazo de diez años, las instituciones mencionadas en el artículo anterior deberán hacer
entrega, previo ordenamiento y catalogación de los documentos oficiales, al Archivo General de la Nación para
su preservación y custodia.

Artículo 3°.- Exceptúanse de la precedente disposición los documentos relacionados con la defensa nacional o
seguridad del Estado, los que podrán ser conservados por el Ministerio de Defensa Nacional por espacio de
quince años. Una vez cumplido este plazo, toda documentación será depositada en el Archivo General de la
Nación. Quedan igualmente exceptuados los documentos que se rijan por leyes especiales, tales como el
Registro Civil de las personas.

Artículo 4°.- Los documentos existentes en el Archivo General de la Nación estarán librados al acceso público,
el que sólo podrá limitarse cuando la antigüedad o el estado de conservación de los mismos así lo recomienden.

Artículo 5°.- Para los fines de la presente ley, se consideran bienes del Patrimonio Nacional toda documentación
oficial probatoria de actuaciones realizadas por las instituciones públicas tales como escritos, disquetes de
computadoras, microfilmes, fotografías, mapas y planos.

Artículo 6°.- El Director del Archivo General de la Nación, un representante de ambas Cámaras del Congreso y
un representante del Poder Judicial, determinarán conjuntamente los documentos oficiales que serán
conservados en el Archivo General de la Nación.

Artículo 7°.- Los documentos obrantes en el Poder Judicial conocidos como el "Archivo del Terror", previo
ordenamiento y clasificación, serán entregados al Archivo General de la Nación para su conservación.

Artículo 8°.- Los documentos oficiales a ser conservados en el Archivo General de la Nación no podrán ser
donados o vendidos a particulares o destruidos, aun cuando se hallaren en archivos particulares.

Artículo 9°.- Toda persona o institución privada que tuviese en su poder bienes que pudieran ser considerados
del Patrimonio Nacional según el artículo 5o. de esta ley, deberá permitir a las autoridades correspondientes la
evaluación de los documentos a los efectos de su determinación. En caso de que los mismos fueran declarados
como Patrimonio Nacional, sus poseedores deberán hacer entrega de los mismos al Archivo General de la
Nación. Si no lo hicieren en el plazo de seis meses contados a partir del requerimiento, el Estado Paraguayo
podrá iniciar las acciones legales de reivindicación.

Artículo 10°.- El Estado Paraguayo estudiará, en cada caso, las indemnizaciones que pudieran corresponder a
aquellas Instituciones o personas que restituyan al Archivo General de la Nación aquellos bienes considerados
del Patrimonio Nacional.

Artículo 11°.- Los recursos que demanden el funcionamiento del Archivo General de la Nación y el
cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta ley se incluirán en el Presupuesto General de la Nación.

DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES Y DEPARTAMENTALES

Artículo 12°.- Los gobiernos departamentales y municipales deberán conservar en sus archivos respectivos
todos los documentos oficiales relacionados con las actuaciones realizadas.

Artículo 13°.- Las municipalidades y gobernaciones del país deberán crear sus propios archivos, si no los
tuvieran aún y hacer público el acceso a sus respectivos documentos.

Artículo 14°.- Los documentos oficiales que en virtud de una ley anterior hayan sido cedidos o transferidos por
las municipalidades a alguna dependencia del Estado, deberán ser restituidos a las municipalidades de origen,
debiendo efectuarse la restitución en el plazo de un año a partir de la fecha de promulgación de esta ley.
Artículo 15°.- Las municipalidades y gobernaciones tienen la obligación de observar el fiel cumplimiento de lo
que dispone el artículo primero de esta ley, en lo referente a la conservación de los documentos oficiales.

Artículo 16°.- Los recursos que demanden el funcionamiento de los archivos municipales y departamentales
para dar cumplimiento a las disposiciones de la presente ley, serán incluidos en sus respectivos presupuestos de
gastos.

3. DEFINICIÓN. ARCHIVO. ARCHIVOS DE GESTIÓN. ARCHIVO CENTRAL.

Definición: Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen
información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la
disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos. Puede ser en
formato papel o digital.
Archivo de Gestión: Un archivo de gestión es un registro documental utilizado para almacenar y organizar
información relacionada con la gestión de una organización, proyecto o proceso. Estos archivos pueden
contener una variedad de documentos, como informes, actas, contratos, políticas, registros financieros y
correspondencia.
Archivo Central: El Archivo Central es la unidad administrativa o espacio de la entidad en el cual se reciben las
transferencias primarias, es decir el espacio donde se reciben y administran los archivos que cumplieron su
tiempo de permanencia en archivo de gestión y que fueron trasladados al Archivo Central
4. INVENTARIO.
Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa,
que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en
la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.
5. MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS.
La manipulación de documentos se refiere a la acción de modificar, alterar o falsificar documentos con el fin de
engañar, obtener beneficios ilegales o manipular información. Este tipo de actividad es considerado un delito en
la mayoría de los sistemas legales.
La manipulación de documentos puede adoptar diferentes formas, como la falsificación de firmas, la
modificación de fechas o la modificación de contenido. Algunos ejemplos comunes de manipulación de
documentos incluyen la falsificación de contratos, cheques o facturas, la emisión de registros académicos o
médicos, o la modificación de evidencia en un proceso legal.
La manipulación de documentos tiene graves consecuencias legales y éticas. dependiendo del país y las
circunstancias, puede ser considerado fraude, falsificación, falsedad documental u otros delitos similares. Las
penas por manipulación de documentos varían, pero pueden incluir multas significativas, prisión u otras
sanciones legales.
Es importante destacar que la manipulación de documentos es una práctica ilegal y no se debe participar en ella.
Si tiene sospechas de que un documento ha sido manipulado o si tiene dudas sobre la autenticidad de un
documento, es recomendable consultar a un experto legal oa las autoridades competentes para obtener un
asesoramiento adecuado.